Post on 22-Jan-2018
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
ING. HUMBERTO SALAMEA CARPIO
2016
UNA GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN
OBJETIVOS
META DE LA PROPUESTA
• ARCHIVO
• TRAZABILIDADtrazabilidad (RAE).
producto en cada una de sus etapas.• DOCUMENTO
• EMPÍRICO
VOCABULARIO
GESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO HISTÓRICO
CULTURA DE EVIDENCIA
EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
DE LAS UNIVERSIDADES
Y ESCUELAS POLITÉCNICAS
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE APRENDIZAJE,
CARRERAS Y PROGRAMAS
INFORMACIÓN PARA LA
EVALUACIÓN
CALIDAD DE LA INFORMACIÓN
ALGUNOS INDICADORES PROPUESTOS PARA LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL EN LO REFERENTE A DOCUMENTOS
1RA EDAD
ARCHIVO OFICINA
• DOCUMENTOS EN TRÁMITE
• DOCUMENTOS RECIBIDOS AL AÑO
• DOC. FINALIZADOS AÑOS, CONSULTAS Y VALOR ADMINISTRATIVO
2DA EDAD
ARCHIVO INTERMEDIO
• DOCUMENTOS SIN VIGENCIA ADMINISTRATIVA
• CONSULTA FRECUENTE (ADMINISTRATIVOS-CIUDADANÍA)
• DOCUMENTOS CON VIGENCIA FISCAL O LEGAL
3RA EDAD
HISTÓRICOS
• DOCUMENTOS CON VALOR CULTURAL O INVESTIGACIÓN CON MÁS DE 30 AÑOS
Archivo
Central
Archivo
HistóricoArchivo de
Gestión
Transferencias
primarias
Transferencias
secundarias
CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
VALORACIÓNPRIMARIA
VALORACIÓNSECUNDARIA
VALORES
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVOS
LEGALES
FISCALES
ACADÉMICOS
VALORES
SECUNDARIOS
CULTURALES
CIENTÍFICOS
HISTÓRICOS
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
POLÍTICAS
INSTITUCIONALES
RESPONSABILIDADES
REQUISITOS
RECURSOS
INSTRUMENTOS
MEJORA
PROCESO RECOMENDADO PARA SU APLICACIÓN
SECRETARÍA GENERAL
RECTORADO
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DEPENDENCIASADMINISTRATIVAS
DEPENDENCIAS ACADÉMICAS
UNIDADES ACADÉMICAS
FLUJO DE INFORMACIÓN
OTRAS DEPENDENCIAS
ARCHIVO FÍSICO Y DIGITAL
VICERRECTORADO ACADÉMICO
SECRETARIA
VINCULACIÓN
INVESTIGACIÓN
BIENESTAR ESTUDIANTIL
COORDINACIÓNSEGUIMIENTO A
GRADUADOS
AUTORIDADES DE LAS UNIDADES ACADÉMICAS
La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.
D o c u m e n t o s d e f a x o i m p r e s i o n e s d e c o r r e o e l e c t r ó n i c o s i nv a l o r l e g a l , s o n i n s t r u m e n t o s d e c o m u n i c a c i ó n e m p l e a d o s p a r ao p t i m i z a r t i e m p o s y a g i l i z a r t r á m i t e s ; q u e n o e x c l u y e n e lt r á m i t e d e r e c e p c i ó n o e n v í o d e l d o c u m e n t o o r i g i n a l y s ó l os e r á n m a t e r i a d e a r c h i v o t e m p o r a l h a s t a q u e s e r e c i b a n l o so r i g i n a l e s .
Desde la aparición de la norma ISO 15489, otras normas publicadas por ISO han venido a completar el abanico de normas sobre gestión de documentos:
- ISO 15489-1:2001 Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 1: Generalidades - ISO/TR 15489-2:2001 Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 2:
Guía de aplicación - ISO 23081-1:2006 Información y documentación – Procesos de gestión de documentos –
Metadatos para documentos - Parte 1: Principios - ISO 22310:2006 Información y documentación – Guía de aplicación para la redacción de
normas en relación a los requisitos de gestión de documentos en dichas normas - ISO/TS 23081-2:2007 Información y documentación – Procesos de gestión de documentos
– Metadatos para documentos - Parte 2: Normas conceptuales y para su implantación.
NORMAS ISO 15489-ARCHIVOS
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
• FASE I.-
• FASE II.-
• FASE III.-
• FASE IV.-
• FASE V.-
• FASE VI.-
• FASE VII.-
EJEMPLO DE TABLAS DE REGISTROS PARA DOCUMENTOS
DEPENDENCIA EMISORA
NÚMERO DE
OFICIO/FECHA CONTENIDO PLAZO DE TRÁMITE UBICACIÓN FÍSICA OBSERVACIONES
RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCAREGISTRO DOCUMENTAL RECIBIDO Nro
NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA FECHA
RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
REGISTRO DOCUMENTAL GENERADO Nro
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DATOS DE RECEPCIÓN
DESTINATARIO
REFERENCIA DEL
DOCUMENTO
NÚMERO DE
OFICIO/ FECHA
NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA FECHA
RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCAVICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
REGISTRO DOCUMENTAL TRAMITADO Nro
DESTINATARIO
REFERENCIA DEL
DOCUMENTO
NÚMERO DE
OFICIO/ FECHA
DATOS DE RECEPCIÓN
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
FORMULÓ: RECIBIÓ: FECHA:
RECOMENDACIÓN PARA GUARDAR ARCHIVOS“GOOGLE DRIVE”
DEL DESORDEN Y EL CAOS…
A LA ORGANIZACIÓN Y EL ORDEN…!!!
VISIÓN DISTORSIONADA VISIÓN REAL
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA
• Alonso, José; García, Montserrat; Lloveras, M. Rosa. (s/f). Marco Sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.
• Diccionario de la real Academia de la Lengua Española, versión digital
• CES. (2016). Primer encuentro Nacional de Archivos Universitarios, Quito, Ecuador.
• UNESCO. (2008). Manual de gestión documental.
• www.usergioarboleda.edu.co/santamarta/.../gestión_documental_capacitación_2014.p.
• www.salud.df.gob.mx/ssdf/transparencia_portal/presentaciones/admdoc.pptx