Post on 08-Jun-2015
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Antecedentes de la empresa: Tienda de Abarrotes y supermercado creada en un municipio semi-urbano en el 2005 actualmente cuenta con 3 sucursales.
Misión: A través de un buen servicio, buscamos superar las necesidades de despensa: frutas y verduras, abarrotes, limpieza, hogar, higiene y salud, satisfaciendo así las necesidades de supermercado en poblaciones semi-urbanas .
Visión: Consolidarse como una de las mejores cadenas abarrotera, con un crecimiento sostenido y profesional que permita cubrir más regiones.
Empresa
Descripción del ProblemaNo existe información que respalde la compra de nueva mercancía. Dado que no hay un control de la misma en existencia (almacén) y entre una sucursal y otra, entre otras cosas tampoco se considera un pronóstico de la mercancía a vender (demanda esperada Área de Compras) y fácilmente cuando se hace una nueva compra sin tener esta información los inventarios llegan a caducarse o simplemente no hay mas mercancía porque esta en su proceso de compra
PROBLEMÁTICA ANALIZADA
PROPORCIONAR AL
AREA DE COMPRAS Y FINANZAS
INFORMACIÓN A TIEMPO
QUE LES PERMITA LA TOMA DE
DESICIONES PARA LA
PRODUCTIVIDAD DE LA EMPRESA
RECURSOSBases de Datos
por Punto de Venta (3)
Base de Datos de Almacén
Proveedor de Ti
PARTNERSÁrea de Compras
y Área de Finanzas
CLIENTSInternos:
ProveedoresExternos:
Consumidor
INNOVATIONSProductsInternet
Servidor CentralInventarios Pc
PalmServices:
Actualizaciones Automatizadas
OBJETIVO DEL SERVICIO (MARCO ESTRATÉGICO)
PROYECTO SOLUCIÓN POR ÁREA
SISTEMAS• Se espera que
se renueve el catálogo de Clientes, Proveedores y Productos que incluya columnas de la información solicitada en los Reportes.
ALMACEN Y PUNTOS DE
VENTASe pretende que
ambas áreas reporten la
mercancía en el momento de su
baja o ingreso en la misma
COMPRAS Y FINANZAS
El objetivo es que la empresa siempre cuente con información valiosa para un mejor control de sus costos y su
flujo de efectivo,.
PERSONAL• Es necesario
revisar los reportes de información de tal manera que se capacite al personal por áreas para la entrega de los mismos, asimismo reasignar funciones al personal para una mejor captura de la información
OBJETIVO: Las áreas involucradas se podrán comprometer a través de la mejora en cuanto a la reducción de costos de operación (optimización de inventarios) para proveer desde un mejor servicio al consumidor y hacer a la empresa más competitiva, entendiendo esta última como el logro de una rentabilidad igual o superior a los rivales en el mercado.
MEDIDAS DE PROGRESO Y DESEMPEÑO
SISTEMAS
•Catálogos eficientes crearan los reportes completos
ALMACEN Y PUNTOS DE
VENTA
•Disminución de quejas de ambas áreas por desabastecimiento o material caduco. Esto se verá reflejado en la reducción de los costos de operación.
COMPRAS Y FINANZAS
•Mayor liquidez para nuevos créditos o pagos puntuales a proveedores será medido a través del área de Finanzas
PERSONAL
•Una vez mejoradas las ventas podrá funcionar el pago a personal por comisión, dado que generalmente no se llega a esta meta por el problema de inventarios.
Tomar soluciones considerando a las herramientas tecnológicas como un apoyo que de manera aislada entregan soluciones mágicas, no permite tomar pensar que las decisiones son tomadas por personas, por lo que es muy importante considerar el análisis que se hace sobre la información entregada por estas herramientas.
Las MPYMES que cuenten con esta capacidad podrán responder a clientes, socios comerciales y empleados contando con toda aquella información que necesiten en cada momento, lo que les llevará a tomar mejores decisiones, incrementar sus ventas y mejorar la fidelidad de sus clientes.
SOLUCIÓN CON INNOVACIÓN
La solución Propuesta es el uso de Terminales de Datos para el levantamiento de Inventarios vía
satélite con conexiones IP, estas nos mantendrán en contacto entre los Punto de Venta y Almacén sin necesidad de tener que contratar Internet en todos los Puntos de Venta dado que representa
un costo mayor, además estas terminales enviarán la Información directamente a Compras
quien se dedicará al análisis directo de esta información que permite ser descargada en la PC
además de la elaboración de reportes para la toma de decisiones. Logrando así requisiciones de compra en base a pronósticos el mismo paquete incluye para el cálculo de la demanda esperada.
El uso de las terminales “Inventario Palm PC” también permite la opción que desde la misma
máquina y a través de una impresora se puedan imprimir los reportes, si fuese necesario para
cada Punto de Venta en el mismo momento de la toma de datos.
Análisis de
Costos
Modelo MAU
Solución Propuesta
Paso 5: Inversión en Infraestructura
Paso 6 al Paso 8: Implementación del Programa y Programa de pruebas y fallas .
Paso 9: Integración de los otros dos Puntos de Venta.
Plan de Trabajo
Elementos de Administración del proyecto Recursos financieros y Humanos
Consideraciones de staff y recursos humanos Reestructuración de las actividades a realizar sin necesidad de incrementar personal para el posterior entrenamiento específico por funciones y en base a objetivos, el proyecto no incluye la creación de nuevo personal, ni aún en la automatización de procesos se planea el despido del mismo.
Costos y fuentes de fondeo
Riesgos y Formas de Mitigarlos
A pesar de que se logre la implementación del proyecto este no tendrá éxito sino se esta capturando la información correctamente y en tiempo, esto no necesitara revisarse porque en menos de una semana se estará volviendo al problema original “Puntos de Venta quejándose a Compras por desabastecimiento” y a su vez este quejándose porque hay desperdicio en almacén, para lo cual se debe capacitar al personal y hacer la supervisión aleatoria de todos los procesos.
ARGUMENTOS EN CONTRA SOLUCIÓN
Alternativas Consideras
Se considero que la problemática analizada radica no solo en el sistema sino también en el personal y como hasta ahora se ha planeado el sistema ahora no solo la solución sino el éxito dependerá del personal para lo cual se plantean las siguientes alternativas.