1.Las comunicaciones escritas

Son aquellas comunicaciones en las que se utiliza el lenguaje escrito para intercambiar información dentro de la empresa entre esta y su entorno. Podemos incluir dentro de las comunicaciones escritas:

cartas, facturas, informes, revistas e impresos, folletos, paquetes, postales, avisos

hay dos tipos:• Comunicaciones internas• Comunicaciones externas

1.1 circulación interna de la correspondencia en entidades

privadas• se utiliza como medio de participación de los

trabajadores. • Los trabajadores se sienten implicados en la toma

de decisiones. • una buena comunicación interna ayuda a

aumentar el rendimiento del trabajo.• Mejorar la relaciones de los propios trabajadores

y eficacia del trabajo en grupo.

1.2 canales y medios de comunicación

las empresas disponen de una amplia relación de canales y medios

par difundir la información en toda la organización.

Medios de comunicación

Características

Tablón de anuncios Colocados de forma estratégica para poder ser leídos.

Reuniones Pueden ser individuales o de grupo.

Memorando También conocido como nota interior

2. Servicio de correos

Para poder hacer llegar sus comunicaciones escritas externas. Puede optar entre utilizar:• El servicio de correos.• Medios propios.• Empresas de mensajería. se pueden realizar diferentes tipos de envío:• Variedad de servicios y productos.• Aumento de los tipos de servicios en poco tiempo• Adaptación a las necesidades de los usuarios al efectuar un envió, en el resguardo aparece un

código de barras numerado

2.1 Servicios ofertados por correos

PRODUCTOS SERVICIOS ADICIONALES

Libros y publicaciones

LibrosEnvío de libros y material videográfico con un peso máximo de 2 Kg.

•Recogida y entrega a domicilio.

•Modalidad tiempo para envíos en los que su distribución ha de efectuarse en fechas puntuales.

•Gestión de respuestas comerciales.

Periódicos y publicaciones

Modalidad de impresos para periódicos y revistas con un peso máximo de 2Kg. Y una tirada mínima de 1.000 ejemplares.

Envíos publicitarios.

PublicorreoDocumentación promocional, muestras de catálogos con un peso máximo de 500 g. entregados en domicilio.

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PublibuzonCon idénticas características pero sin que aparezcan los datos del destinatario.

2.2 Modalidades de envío

Modalidad de envío Características ServiciosCertificado Entregas en las que se

garantiza la recepción del destinatario mediante su firma. La tarifa de este servicio en superior a la de un envío ordinario.

•Cartas.•Paquetería.•Paquete Express.•Notificaciones administrativas.

Correo urgente Los envíos realizados bajo esta modalidad garantizan la rapidez de llegada. Su reparto se realiza en días y horarios en los que no lo hace el correo ordinario.

•Cartas.•Paquetería.•Notificaciones administrativas.

Reembolso Cualquier tipo de envío puede acogerse a esta modalidad. En ella el destinatario deberá abonar en la oficina.

•Paquetería.•Cartas.•Paquete Express.

2.3 Tarifas a cambios de los servicios ofrecidos por correo, el

usuario deberá abonar unas tasas, que se materializan en lo sellos etiquetas o estampas de franqueo.

el coste y el tiempo de envió varia dependiendo de: el destino del envió.• El tamaño y el peso del objeto.• de la modalidad elegida para realizar un

envió.

3. Recepción y registro de la correspondencia

encargada de la manipulación de la correspondencia externa que llega o sale de la organización a través del servicios de correoso de empresas de mensajeria

3.1 entrada de la correpondencia Genera una serie de tareas que podemos

agrupar en:• recepción• Apertura y selección• Registro distribución

Recepción y clasificación

• La correspondencia llega al exterior a través de los servicios correos o de empresas especializadas en mensajeria.

• Apertura y selección no toda la correspondencia que llega a la empresa puede ser abierta por el personal encargado de ello.

• Registro la mayoría de las empresas a pesar de no ser obligatorios dispone de un libro para anotar la información de toda la documentación que les llega y localizar con mas rapidez cada documento

• Distribución una vez seleccionadas registrada la correspondencia se distribuyen entre los diferentes departamentos y personal a la que va dirigida

3.2 salida de la correspondencia

Este se encarga de realizar una serie de tareas que finalizan con la expedición de lo mismo:

• registro • Plegado • Franqueo y expedición

Registro de la misma manera que ocurría para el registro de salida no es un libro obligatorio para empresas y particulares y sigue siéndolo para organismos oficiales

plegado y ensobrado cuando el volumen es considerable, algunas empresas disponen de maquinaria especifica para realizar esta tareas

franqueo y expedición si la correspondencia se va a enviar utilizando al servicios de correos, será necesario franquearlo

4 medios temáticos. funciones y procediento

• 4.1 • fax son los documentos que se envía en la

empresa tanto interna como externamente.• Correo electrónico se trata de un sistema de

comunicación electrónica tanto interna como externa

• Tratamiento de documentación a través de Internet sistema que va imponiendo en la mayoría de las administraciones publicas que permite la tramitación a través de Internet de procedimiento de distintas índoles.

conclusiones

• Nos parece importante por que así podemos comunicarnos mediante distintos funciones y procedimientos

He utilizado el libro y también Internet

fin

Hecho por: Daniela german Briones, Maria del mar Vicente Hernández, Francisco ramón santiago Beltrán