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INFORME PRÁCTICA EMPRESARIAL EN APOYO A LA REVISIÓN DE CUENTAS
DE ENTIDADES PÚBLICAS DEL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA
PRESENTADO POR:
KAREN DAHANA ORJUELA MATEUS
ID: 435594
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE IBAGUE
FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA
IBAGUÉ
2018
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INFORME PRÁCTICA EMPRESARIAL EN APOYO A LA REVISIÓN DE CUENTAS
DE ENTIDADES PÚBLICAS DEL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA
PRESENTADO POR:
KAREN DAHANA ORJUELA MATEUS
ID: 435594
Práctica profesional como trabajo de grado para optar el título de contador púbico
CORDINADORA PRÁCTICA
LILIANA PATRICIA CAMARGO CONDE
ASESOR TÉCNICO
GERSON LUIS VILLALBA RAMIREZ
ASESORA METODOLÓGICA
LUDIVIA HERNANDEZ AROS
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE IBAGUÉ
FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA
IBAGUÉ
2019
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Contenido Introducción .................................................................................................................................. 4
Objetivos ....................................................................................................................................... 5
Marco referencial .......................................................................................................................... 6
Marco teórico ............................................................................................................................ 6
Marco contextual ..................................................................................................................... 12
Marco legal .............................................................................................................................. 13
Resultados ................................................................................................................................... 15
2.1. Apoyo al área de control fiscal y medio ambiente en el proceso de revisión y rendición de
cuentas, en los 12 municipios asignados del departamento del Tolima..................................... 15
2.2. Analizar y comparar la información de las cuentas bancarias, ejecución de ingresos y gastos,
cubrimiento de las pólizas, mapa de riesgos, publicación de contratación reportadas por los
entes de control ....................................................................................................................... 17
2.3. Apoyar en la preparación del informe fiscal y financiero, de las 11 entidades de servicios
públicos. .................................................................................................................................. 28
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Introducción
A continuación se presenta el resultado de los objetivos alcanzados, iniciando con la
explicación de las plataformas que utiliza la Contraloría Departamental para el cotejo de
información como el SIA, SIA OBSERVA, CHIP, SECOP y los formatos que se utilizan
para la conformación de los informes preliminares y finales de cada una de las entidades
asignadas con sus respectivo análisis en general de los hallazgos relevantes encontrados en
el proceso de revisión de cuentas de las empresas de servicios públicos del departamento del
Tolima. En el tiempo de ejecución de las prácticas empresariales se contribuyó con el
desarrollo de papeles de trabajo, informes preliminares, controversias para llegar a la
realización del informe final que son explicados y analizados al transcurso del desarrollo del
trabajo.
Tomando de referencia lo estipulado en el acuerdo 219 del 27 de octubre de 2014, que
reglamenta las modalidades de trabajo de grado como requisito para optar títulos académicos
en los programas de grado de la Universidad Cooperativa de Colombia, el artículo 3 del
presente acuerdo establece la práctica social, empresarial y solidaria como modalidad de
grado. Por consíguete el trabajo elaborado es basado en el apoyo atribuido al área de la
dirección técnica de control fiscal y medio ambiente de la Contraloría Departamental de
Tolima para la revisión de la cuenta anual de las empresas de servicios públicos de los
municipios de Armero Guayabal, Fresno, Guamo, Natagaima, Herveo, Purificación,
Roncesvalles, Líbano, Coyaima, San Antonio y Venadillo.
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Objetivos
Objetivo general
Acompañar en el proceso de revisión de cuentas vigencia 2017 y elaboración de informe
fiscal de las entidades de servicios públicos de Fresno, Guamo, Roncesvalles, Líbano,
Natagaima, Purificación, San Antonio, Venadillo, Coyaima, Armero Guayabal, Herveo.
Objetivos específicos
Apoyar el área de control fiscal y medio ambiente en el proceso de revisión y
rendición de cuentas, en los 12 municipios asignados del departamento del Tolima.
Analizar y comparar la información de las cuentas bancarias, ejecución de ingresos y
gastos, cubrimiento de las pólizas, mapa de riesgos, publicación de contratación
reportadas por los entes de control
Apoyar en la preparación del informe fiscal y financiero, de las 11 entidades de
servicios públicos.
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Marco referencial
Marco teórico
Según el blog de economía y emprendimiento emprendepyme.net, la desconfianza por parte
de los ciudadanos hacia la administración pública se ha visto afectada en los últimos años,
así como también la carencia de control interno y supervisión de los diferentes dineros de las
arcas públicas, como de las licitaciones públicas ha desembocado en grandes casos de
corrupción y fraude; entonces, nace el siguiente interrogante, ¿ninguno de los tipos de
auditorías que existen se pueden utilizar para tal fin?. Pues, la auditoría gubernamental, es el
tipo de auditoria que se centra precisamente en la supervisión de la gestión de la economía
pública; que ésta se gestione de manera transparente, eficaz y responsable. Continuando así,
se reitera que la auditoria nace a raíz de descubrir fraudes, errores e inconsistencias dentro
de una organización; es decir, que la principal premisa y objetivo de una auditoria es revelar
por medio de un informe previamente realizado y detallado a un área específica en
diagnóstico para una toma de decisiones, lo cual permite evaluar e involucrar resultados
determinantes que sean convincentes para así, posteriormente, ejecutar la planeación y el
control de dicho proceso, y, además de efectuar sugerencias y/o recomendaciones que estén
en pro de mejorar la eficiencia de recursos, labores y en general de mejorar el control interno
de la entidad.
En ese orden de ideas, el gobierno de un país es uno de los principales actores en una
economía de mercado. Las formas en que dicho sector interviene en una economía son
variadas, pero convencionalmente se simplifican en los libros de texto de macroeconomía en
dos vías: el gasto público y los impuestos. Estos, discuten el efecto del Gasto Público y de
los Impuestos sobre el nivel de actividad económica y demás variables de interés (Alonso,
Cantera y Orozco 2006).
Por otra parte, un concepto que va muy de la mano con la auditoría es el de La Revisión de
Cuentas. La cual se define como la acción, deber legal y ético, que tiene todo funcionario o
persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de
fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato
que le ha sido conferido, que se derive de su gestión fiscal. Así mismo informar la acción de
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comunicar a la Contraloría, sobre la gestión fiscal desplegada con los fondos, bienes y/o
recursos públicos y sus resultados. (Contraloría de Caquetá, 2018)
Control interno en el sector publico
El control interno en el sector público tiene como fin corregir las entidades que presentan
ineficiencias al momento de presentar información a los entes de control como es la
Contraloría y la Contaduría general de la nación, su objetivo principal es la eficiencia,
eficacia, transparencia, economía y calidad de los servicios y operaciones, se refiere a los
controles internos que adopta la administración institucional, para asegurar que los procesos,
actividades, recursos y operaciones se realicen de acuerdo a criterios de efectividad,
eficiencia, economía, transparencia y calidad.( A, Guerrero pág. 5)
Contraloría General de la Nación
Como muchos colombianos saben y según el artículo 119 de la Constitución Política de
Colombia de 1991, la Contraloría General de la Nación, es el ente u órgano que labora en pro
de ejercer control a nivel fiscal de todo el país.
Así entonces, “la Contraloría es la encargada del control fiscal de la nación. Además, es la
encargada de evaluar los procesos que se llevan a cabo en otras entidades del estado teniendo
en cuenta que de ellas dependen factores económicos y ambientales entre otros” (Const.,
1991, art. 119).
De acuerdo a la información que reposa en el portal web de la Contraloría General de la
Nación, la historia de la contraloría se remonta a la firma de lo que se llamó en ese entonces
“Organización de la contabilidad oficial y creación del Departamento de Contraloría”, que
se gestó con la firma del Presidente de la República Pedro Nel Ospina; su ministro del tesoro
Gabriel Posada, y los Presidentes del Senado, Luis de Greiff y de la Cámara Ignacio Moreno,
mediante la expedición de la Ley 42 expedida el 19 de julio de 1923. Dicha Ley lo que
promovía era la reorganización de las finanzas públicas, las cuales estaban envueltas en una
profunda crisis que se produjo por la inestabilidad social y económica debido a las guerras
originadas en el pasado siglo. Dicho departamento comenzó a funcionar en firme el 1º de
septiembre de 1923, en donde el presidente Ospina nombró a a Eugenio Andrade como
primer Contralor General de la República.
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Contraloría departamental del Tolima
La Contraloría Departamental del Tolima es la entidad que se encarga de ejercer el control
fiscal en el Departamento del Tolima. A continuación se presentan datos verídicos que se
encuentran el portal web de la Contraloría Departamental del Tolima.
El Objetivo de la Contraloría es fortalecer institucionalmente la entidad para optimizar la
vigilancia de los recursos públicos, el talento humano, el esquema institucional y promover
la participación ciudadana en el control fiscal. Su misión es ejercer en el Departamento del
Tolima, el control posterior de manera selectiva e inmediata, para la vigilancia de la gestión
fiscal a las instituciones territoriales y a los particulares y/o entidades que manejen fondos o
bienes del estado, estableciendo y aplicando metodologías que promuevan la participación
ciudadana y la cultura del autocontrol, a través de la mejora continua e innovación de los
procesos, de las competencias de los funcionarios y del uso de las TIC´s.” (Contraloría
Departamental del Tolima, 2018)
Imagen 1. Organigrama Contraloría Departamental
Fuente Contraloría Departamental del Tolima, 2018)
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Control Fiscal
El control fiscal es una función pública, la cual vigila la gestión fiscal de la administración
y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus
órdenes y niveles, la constitución política en Colombia estipula que:
El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la
República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o
entidades que manejen fondos o bienes de la Nación. Dicho control se ejercerá en forma
posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca
la ley. Esta podrá, sin embargo, autorizar que, en casos especiales, la vigilancia se realice
por empresas privadas colombianas escogidas por concurso público de méritos, y
contratadas previo concepto del Consejo de Estado. La vigilancia de la gestión fiscal del
Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado
en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los
casos excepcionales, previstos por la ley, la Contraloría podrá ejercer control posterior
sobre cuentas de cualquier entidad territorial. (Constitución política de Colombia, 1991,
art 267)
Este seguimiento es realizado a las empresas públicas, que están obligadas a diseñar y
llevar procedimientos de control interno de acuerdo a la ley según el Artículo 269. En las
entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar,
según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de
conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar
la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. (Constitución
política de Colombia, 1991, art 269)
La Contraloría Departamental del Tolima, con fundamento en las facultades otorgadas por
el Artículo 272, en concordancia con los artículos 267 y 268 de la Constitución Nacional
y la Ley 42 de 1993, practica procedimiento de Revisión a la rendición de la Cuenta anual
delas entidades de servicios públicos vigencia 2017, consistente en el cotejo de saldos en
la rendición de la cuenta anual rendida a través del aplicativo SIA, frente a los registros:
del Balance General, modelo CGN 2005 001, saldos y movimientos, el CHIP de la
Contaduría General de la Nación y la Agencia Nacional de Contratación Pública –
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Colombia Compra Eficiente el aplicativo SECOP I e información suministrada por el
Sujeto de Control.
Instancias de elaboración, revisión, aprobación y modificación
Las instancias responsables de elaboración, revisión, aprobación y modificación del PGA,
son:
Para la elaboración del PGA la instancia competente es la Dirección Técnica de
Control Fiscal y Medio Ambiente, conjuntamente con la Dirección Técnica de
Planeación.
En la fase de revisión y consolidación la instancia pertinente será la Dirección Técnica
de Control Fiscal y Medio Ambiente.
La aprobación corresponderá al Comité Operativo Institucional
La modificación del PGA se surtirá conforme al procedimiento documentado, a instancias
de la Dirección Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente. (E. Hincapié, pág. 8 (2013).
Programa de evaluación y revisión de la información de la cuenta anual rendida por la
entidad pública en el departamento del Tolima
El Objetivo de la evaluación y revisión de cuentas es establecer si la información rendida
por las entidades públicas a través del SIA es consistente y susceptible de verificación, si
fue oportunamente reportada a la Contraloría Departamental del Tolima, dentro de los
plazos y en los formatos establecidos para este fin (Resolución 254 de 2013). El área de
control fiscal y medio ambiente estipula un procedimiento para la verificación de las
cuentas asignadas, con los siguientes ítems:
1. Verificar que la cuenta anual de la vigencia de la administración o la entidad se haya
rendido dentro del término otorgado para ello en la Resolución 254 de 2013,
diligenciando la totalidad de formatos habilitados para ello. Construya observación
sobre el Particular.
2. Analizar la información rendida a través del SIA en el formato F02- Movimiento
cuentas bancarias, verificando que el saldo final de contabilidad, tesorería y bancos
concuerde con el saldo final de la cuenta 11.10 Depósitos en Instituciones Financieras
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reportados en el Balance General, modelo CGN 2005 001 “Saldos y Movimientos”
del Chip de la Contaduría General de la Nación
3. Confrontar la información rendida a través del SIA, los saldos reportados en el
formato F04- Movimiento de inventarios con los saldos de las subcuentas de la cuenta
15 Inventarios, del Balance general, modelo CGN 2005 001 “saldos y movimientos”
del Chip de la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre, si existen
diferencias, elaborar cuadro descriptivo en el que se reflejen las diferencias
4. Confrontar la información rendida a través del SIA, los saldos reportados en el
formato F09 y F10- ejecución presupuestal de ingresos y gastos, con los actos
administrativos de aprobación, liquidación y modificación del presupuesto de
ingresos de la respectiva vigencia, si existen diferencias, elaborar cuadro descriptivo
en el que se reflejen las diferencias.
5. Comparar el CGR presupuestal con ingresos y gastos del Chip. si existen diferencias,
elaborar cuadro descriptivo en el que se reflejen las diferencias
6. Solicitar inventario de bienes devolutivos a 31 de diciembre homologado al catálogo
de cuentas de la CGN, luego confrontar los saldos reportados en la información
rendida a través del SIA en el formato F12- Boletín de almacén, frente a los registros
de la cuenta 16 propiedad Planta y equipo del Balance General, Modelo CGN - 001
“saldos y movimientos” del Chip de la Contaduría General de la Nación con corte a
31 de diciembre; si existen diferencias, elaborar cuadro descriptivo en el que se
reflejen las diferencias.
7. Requerir relación de bienes muebles e inmuebles asegurados, revisar en formato F13-
Póliza de amparo de fondos y bienes, que las pólizas relacionadas estén amparando el
periodo a auditar y que el valor asegurado en la póliza de bienes guarde relación con
el valor de la propiedad planta y equipo que aparece contabilizada en el balance
general, Modelo CGN- 001 “saldos y movimientos” del Chip de la Contaduría
General de la Nación con corte a 31 de diciembre y comparar con el inventario
requerido.. Construya observación sobre el particular.
8. Constatar que la información contractual reportada a través de la plataforma SIA
Observa y que coincida con la registrada en el Secop para el mismo periodo, y realizar
clasificación de la contratación según modalidad.
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9. Solicitar a la oficina de control interno los informes de seguimiento y evaluación al
mapa de riesgos.
10. 10. En el proceso de la revisión del formato F20 CDT – Mapa de riesgos, solicitar
evidencias de la acción de la administración del riesgo, evaluar los riesgos registrados,
las acciones propuestas y el estado de las mismas.
11. Solicitar a la entidad la valoración jurídica de probabilidad de éxito o fracaso de las
demandas en contra de la entidad. Con base en el porcentaje establecido por la entidad
de pérdida o fracaso de la demanda calcule el valor de la provisión estimada, este
resultado, confrontarlo con lo registrado en la cuentas de orden litigios y demandas
del CGN presentado a la Contaduría. Requerir los pagos efectuados durante la
vigencia a auditar por concepto de sentencias y conciliaciones, con los soportes. En
el proceso de la revisión del formato F21 CDT – Litigios y demandas, cotejé el valor
total del cuadro de las demandas presentadas en la rendición de la cuenta anual,
rendida a través del aplicativo “SIA”, frente a los registros del balance general,
modelo CGN - 001 “saldos y movimientos” del CHIP de la Contaduría General de
la Nación con corte a 31 de diciembre de la vigencia a auditar, se tenga registro de la
provisión en proporción razonable a las pretensiones notificadas a la entidad pública.
12. Requerir el informe de seguimiento al plan de mejoramiento por parte de la oficina
de control interno. En el proceso de la revisión del formato F23- CDT – informe
avance plan de mejoramiento de revisión de la cuenta, si lo hay, realice seguimiento
al cumplimiento de las acciones suscritas por el sujeto vigilado.
Marco contextual
La siguiente tabla muestra las empresas de servicios públicos asignadas con
fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 272, en concordancia con los
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artículos 267 y 268 de la Constitución Nacional y la Ley 42 de 1993, para practicar el
procedimiento de revisión a la cuenta anua.
Tabla 1. Empresas de servicios públicos asignadas
Empresas de servicios públicos
N° Razón Social Representante Legal Municipio Vigencia
1 CORFRESNOS E.S.P Víctor Hugo Gómez Lozano Fresno 2017
2 ESPAG E.S.P Gloria Patricia Olivera Guamo 2017
3 ESPRON E.S.P Jaime Caicedo Restrepo Roncesvalles 2017
4 EMSER E.S.P Sandra Milena Quijano
Contreras Líbano 2017
5 ESPUNAT E.S.P Henry Trujillo Conde Natagaima 2017
6 PURIFICA E.S.P Juan Carlos Villegas Navarro Purificación 2017
7 EMPOSANANTONIO
E.S.P Cristelia Rojas Salazar San Antonio 2017
8 VENADILLO S.A E.S.P Jhon Carlos Cedano Labrador Venadillo 2017
9 EMPUCOY E.S.P Miguel García Reyes Coyaima 2017
10 ESPAG S.A E.S.P Federein Gonzales León Armero
Guayabal 2017
11 EMPOHERVEO E.S.P Adriana Gálvez Romero Herveo 2017
Fuente: el autor
Las empresas asignadas para la revisión de cuentas, prestan los servicios públicos de
alcantarillado, aseo y acueducto de los municipios del Departamento del Tolima. Se le realiza
el seguimiento de estas empresas ya que según la Ley 142 de Julio 11 de 1994 "Por la cual
se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones”
estipula las empresa de servicios de alcantarillado, acueducto y aseo como pública, lo cual
es catalogada para el control y seguimiento de ellas por medio de la Contraloría
Departamental.
Marco legal A continuación, se relacionan las leyes con los temas de estudio
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Tabla 2. Normatividad aplicada por la contraloría departamental
Marco legal
Nro. y fecha Titulo Articulo
1991 Constitución
Política Artículos 267, 272, 268
Decreto 1537 de
2001
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87
de 1993 en cuanto a elementos técnicos y
administrativos que fortalezcan el sistema de
control interno de las entidades y organismos del
Estado.
1 y 2
Decreto 2145 de
1999
Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de
Control Interno de las entidades y organismos de
la administración pública de orden nacional y
territorial y se dictan otras disposiciones.
12
Ley 87 de 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio
del control interno en las entidades y organismos
del Estado y se dictan otras disposiciones
Ley 850 de 2003 Por medio de la cual se reglamentan las veedurías
ciudadanas
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la
nación
Por la cual se dictan disposiciones relacionadas
con el Control Interno Contable
Ley 42 de 1993 Sobre la organización del sistema de control fiscal
financiero y los organismos que lo ejercen
272,274,277,28
4
Ley 87 de 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio
del control interno en las entidades y organismos
del Estado y se dictan otras disposiciones
Decreto 1268
26/07/2017
Por el cual se reglamenta el Portal Central de
Transparencia Fiscal (PCTF) en virtud del artículo
239 de la Ley 1753 de 2015 y se adiciona una
sección al Libro 2, Parte 8, título 1, Capítulo 8, del
Decreto 1068 de 2015 "Por medio del cual se
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Hacienda y Crédito Público"
Ley 42 de 1993 Capítulo I, Principios y Sistemas 10
Fuente: Información de la Contraloría Departamental adaptada por el autor
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Resultados
2.1. Apoyo al área de control fiscal y medio ambiente en el proceso de revisión y
rendición de cuentas, en los 12 municipios asignados del departamento del Tolima.
Por medio del memorando de planeación n°055-2018-111 se designó la revisión de cuentas
anuales para las empresas de servicios públicos de Fresno, Guamo, Roncesvalles, Herveo,
Armero Guayabal, Purificación, Natagaima, Líbano, San Antonio, Venadillo, Coyaima, bajo
la supervisión de un funcionario público especializado que lleva el control del trabajo
realizado.
Inicialmente se realizó el requerimiento de información de las empresas para la comparación
y revisión de las cuentas en contraste a la información que las entidades rinden en el programa
SIA, CHIP y SECOP, a continuación se evidencian las plataformas nombradas:
Imagen 2. Plataforma del chip
El Consolidador de Hacienda e
Información Financiera Pública -
CHIP
Es una herramienta a través de la cual
se genera, transmite y difunde la
información financiera producida por
las entidades públicas con destino al
gobierno central, las entidades de
control y la ciudadanía en general
Fuente. Contaduría General de la
Nación
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La operación del CHIP integra a los usuarios de las entidades nacionales y territoriales, y a
la comunidad en general, a través de normas, tecnologías, procesos y procedimientos que
aseguran el beneficio común de obtener información financiera territorial confiable, oportuna
y completa, necesaria para la correcta toma de decisiones por parte del gobierno central.
(Contaduría General de la Nación, 2018)
Imagen 2. Plataforma del SIA
El SIA es una herramienta informática en
ambiente WEB diseñada para facilitar la
rendición de cuenta en línea sobre la
ejecución presupuestal y contractual que
realizan las entidades públicas del país, la
cual le permite a las Contralorías realizar
control y seguimiento continuo en tiempo
real sobre la ejecución de los dineros
públicos de todas sus entidades vigiladas.
(C. Guzmán (2017), pág. 7)
Imagen 3. Plataforma SECOP
Es un sistema electrónico que entre otras
funcionalidades, permite a las entidades
estatales cumplir con las obligaciones de
publicidad de los diferentes actos
expedidos en los procesos contractuales y
permite a los interesados en participar en
los procesos de contratación, proponentes,
veedurías y a la ciudadanía en general,
consultar el estado de los mismos.
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Al bajar la información para la revisión de la cuenta de las empresas de servicios públicos se
evidencio que de las once empresas asignadas diez empresas subieron la información el mes
de marzo y la empresa de servicios públicos de Coyaima no reporto la información que es
exigida por la Contraloría Departamental del Tolima por este motivo no se realizó la revisión
de esta empresa, además el requerimiento enviado no fue atendido en el tiempo estipulado
de tres días, sino que llego a los 2 meses de la fecha de envió.
El procedimiento realizado por el ente de control fue un proceso sancionatorio donde se
explica las dos razones por las cuales se inicia el sancionatorio de esta empresa de servicios
públicos, primero por no reportar la información en la fecha establecida por la Contraloría
Departamental del Tolima que es en el mes de marzo de cada año y segundo por no contestar
el requerimiento enviado para hacer la revisión de la cuenta de la vigencia 2017.
La manera de realizar el proceso sancionatorio es tener los soportes de la cedula, ingresos
mensuales, manual de funciones y acta de posesión correspondientes al gerente que estaba
a cargo en el mes de marzo de la vigencia 2017 y el gerente a cargo en el mes que fue enviado
el requerimiento es decir en el mes de agosto del 2018.
2.2. Analizar y comparar la información de las cuentas bancarias, ejecución de ingresos
y gastos, cubrimiento de las pólizas, mapa de riesgos, publicación de contratación
reportadas por los entes de control
El procedimiento realizado con base a las plataformas es descargar la información rendida
por las entidades públicas a la contraloría departamental y la contaduría general de la nación
para realizar el cotejo de la información con la información que suministra la misma. En el
chip se evidencia los estados financieros de las entidades públicos y en el SIA la información
por medio de formularios que se explicaran a continuación
Formato f02 movimiento cuentas bancarias
En el formulario de movimiento cuentas bancarias se realiza comprobación de que las
conciliaciones y extractos bancarios enviados por la entidad en contraste con los valores
respecto a la información rendida en el aplicativo SIA y CHIP como se muestra en la
siguiente tabla.
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Tabla 3. Formato F02 Bancos
Código (C) Nombre De La
Cuenta
SALDO
FINAL
BALANCE
GRAL,
31/12/2017-
CHIP
Formato F02 -
Tesorería 2017 Diferencia
1.1.10.05 CUENTA CORRIENTE 507.312.261
387.597.680
119.714.581
1.1.10.06 CUENTA DE AHORRO 406.225.386
247.280.482
158.944.904
TOTAL 913.537.647 634.878.162 278.659.485
Código (C) Nombre De La
Cuenta
SALDO
FINAL
BALANCE
GRAL,
31/12/2017-
CHIP
Formato F02 -
Contabilidad
2017
Diferencia
1.1.10.05 CUENTA CORRIENTE 507.312.261
387.597.680
119.714.581
1.1.10.06 CUENTA DE AHORRO 406.225.386
247.280.481,70
158.944.904
TOTAL 913.537.647 634.878.162 278.659.485
Código (C) Nombre De La
Cuenta
SALDO
FINAL
BALANCE
GRAL,
31/12/2017-
CHIP
Formato F02 -
Extractos
bancarios 2017
Diferencia
1.1.10.05 CUENTA CORRIENTE 507.312.261
387.597.680
119.714.581
1.1.10.06 CUENTA DE AHORRO 406.225.386
247.280.482
158.944.904
TOTAL 913.537.647 634.878.162 278.659.485
Fuente: Información extraída del SIA adaptada por el autor
El proceso de revisión de la cuenta anual correspondiente a la vigencia Fiscal 2017 de la
empresa de servicios, se toma el rubro total “11.10 depósitos en instituciones financieras”
desglosando sus subcuentas 11.10.05 cuenta corriente y 11.10.06 cuenta de ahorro y se
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cotejó la información rendida por la entidad en el aplicativo SIA, frente a la información
reportada a la Contaduría General de la Nación (aplicativo CHIP), evidenciando si hay o
no diferencias significativas.
Según la revisión de la cuenta de bancos se observó que las empresas de servicios públicos
presentan diferencias en la comprobación de la información de los extractos bancarios ya que
al momento de reportar la información no se encuentra la totalidad de los cheques en tránsito
de la entidad.
Así al momento de contrastar la información del CHIP frente al SIA todas las empresas de
servicios públicos presentaron diferencias en los extractos bancarios reportados por la
entidad sujeta de control en la plataforma SIA de la Contraloría Departamental del Tolima.
Formato F04 movimiento de inventarios
El proceso de revisión de la cuenta anual correspondiente a la vigencia fiscal 2017, rendida
por las Empresas de Servicios Públicos del Tolima asignadas, para el rubro “15
INVENTARIOS” se coteja la información rendida por la Entidad en el aplicativo SIA frente
la información reportada a la Contaduría General de la Nación (aplicativo CHIP),
determinando si hay o no diferencias significativas tal como se presenta en la siguiente tabla:
Tabla 4. Formato F04 Movimientos de inventarios
Código Contable
(C) Denominación
saldo final
balance Gral.,
31/12/2017- chip
(D) Saldo
Final Almacén
SIA dic/2017 DIFERENCIA
151090
OTRAS
MERCANCIAS EN
EXISTENCIA $13.486.827 $13.486.827 $ -
151032 MEDIDORES DE
AGUA.LUZ Y GAS $815.000 $815.000 $ -
151803
MATERIALES
REACTIVOS Y DE
LABORATORIO $ - $ - $ -
151013 ACEITES Y
LUBRICANTES $ - $ - $ -
151011
COMBUSTIBLES Y
OTROS DERIVADOS
DEL PETROLEO $ - $ - $ -
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151009 PRODUCTOS
QUIMICOS $52.600 $52.600 $ -
151811
ELEMENTOS Y
ACCESORIOS
ACUEDUCT $1.847.034 $1.847.034 $ -
151812
ELEMENTOS Y
ACCESORIOS DE
ALCANTARILLADO $4.691.000 $4.691.000 $ -
151821 Elementos y accesorios
de aseo $ - $- $ -
151030
EQUIPOS DE
COMUNICACION Y
COMPUTACION $ - $- $ -
151034
ELEMENTOS DE
PROTECCION Y
SEGURIDAD
PERSONAL $ - $- $ -
151890 OTROS
MATERIALES $149.900 $ 149.900 $ -
Fuente: Información extraída del SIA adaptada por el autor
Según la revisión de la cuenta de inventarios se evidencio que las empresas de servicios
públicos no presentan diferencias en la comprobación de la información de inventarios. Ya
que al ser empresas prestadoras de servicios sus inventarios son mínimos.
Formato F12 boletín de almacén
Se realiza el cotejo de información de la cuenta “16 propiedad planta y equipo” reportada en
el SIA frente al reporte de propiedad planta y equipo enviada por la entidad. Verificando
que los valores sean verídicos. Por medio de la tabla N° 5
Tabla 5. Formato F12 boletín de almacén.
CODIGO CUENTAS FORMATO
F_12 SIA
LISTADO DE INVENTARIO
DE RESPONSABILIDADES
2017
DIFERENCIAS
160501 Urbanos $135.623.700 $ 135.623.700 -
164001 Edificios y casas $124.140.000 $ 124.140.000 -
164590 Otras plantas. ductos y
túneles $343.060.400
$ 343.060.400
-
165010 Líneas y cables de
telecomunicaciones $69.487.200
$69.487.200
-
165511 Herramientas y Accesorios $2.232.000 $2.232.280 - $280
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165590 Otra maquinara y equipo $5.719.186 $5.718.906 $280
166090 Otro equipo médico y
científico $4.181.583
$4.181.583
-
166501 Muebles y enseres $500.000 $500.000 -
167002 Equipo de computación $11.353.000 $11.353.188 - $188
167090
Otros equipos de
comunicación y
computación
$497.828
$ 497.640
$188
Fuente: Información extraída del SIA adaptada por el autor
Según la revisión de la cuenta de boletín de inventarios refleja que las empresas de servicios
públicos no presentan diferencias en la comprobación de la información de la propiedad
planta y equipo.
Ejecución del presupuesto
Según la Contaduría General de la Nación el presupuesto público es una de las herramientas
fundamentales para la ejecución de la política económica por parte del Estado. Es el
instrumento mediante el cual ejerce su función de financiador o proveedor directo de bienes
y servicios (Contaduría General de la Nación); por consiente, es importante en la revisión de
cuentas tener detallada la información rendida sobre la ejecución de ingresos y gastos de las
entidades públicas, para la comparación y verificación de la misma.
Formato F09 ejecución de ingresos
Tomando la información enviada por la E.S.P, como primera instancia se toma de base
el acta de aprobación de presupuesto para iniciar el proceso de revisión, y se procede a
agregar las modificaciones del presupuesto como las adiciones y reducciones que presenta la
empresa para revisión y así verificar si los saldos de las cuentas reportadas en el programa
SIA son verídicas.
Tabla 6.
Al desagregar los ingresos corrientes más representativos como es la cuenta de ventas de
servicios se observan las cuentas de servicio de aseo, servicio de acueducto y servicio de
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alcantarillado la cual por medio de porcentajes se refleja la participación de cada una de ellas,
como se evidencia en la siguiente tabla:
Tabla 7. Descripción de la cuenta venta de servicios
DESCRIPCION VENTA DE
SERVICIO RECAUDO SIA % PARTICIPAN
Servicio de acueducto $34.467.316 31%
Servicio de alcantarillado $24.935.085 23%
Servicio de aseo $50.185.174 46%
TOTAL $109.587.575 100%
Fuente: Información extraída del SIA adaptada por el autor
Realizando el cotejo de información de la participación de la cuenta Venta de Servicios se
evidencia que las empresas de servicios públicos establecen un porcentaje alto en el servicio
de aseo, seguido por el servicio de acueducto y por último el servicio de alcantarillado.
Formato F10 ejecución de gastos
Adicionalmente a la agregación de las adiciones y reducciones, se presenta de forma general
los movimientos presupuestales de crédito y contracrédito según reporte enviado en adjunto
a la respuesta del requerimiento, para obtener el presupuesto definitivo que debe dar
concordancia por el formato f10 del SIA , tal como se evidencia en la siguiente tabla:
Tabla 8. F10 ejecución de gastos.
Descripción
Presupuesto
formato F10
Gastos
vigencia2017
Valor inicial +
Valores actos
administrativos De
Modificación
CGR_
Presupuestal
2017
Diferencia
presupuesto de
gastos
vigencia 2017 $431.763.153 $535.526.306 $431.763.153 $103.763.153
Fuente: Información extraída del SIA adaptada por el autor
Analizada la ejecución presupuestal de gastos de la vigencia 2017, de las empresas de
servicios, se observan los comportamientos de los compromisos presupuestales por medio de
las cuentas que rinden en el formato F10 ejecución de gastos frente a los recaudos enviados
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como soporte, la siguiente tabla muestra la diferencia y arroja un déficit o un superávit según
lo recaudado.
Tabla 9. Análisis gastos vs recaudo
DESCRIPCION
(F10_
GASTOS
/2017)
% DE
DISTRIBUCION
DEL GASTO
RECAUDO
ACUMULADO
/2017
GASTOS FUNCIONAMIENTO
132.876.099 41%
338.015.235 GASTOS INVERSION
195.123.901 59%
TOTAL DEL PRESUPUESTO DE
GASTOS/2017
328.000.000 100%
DIFERENCIA ( RECAUDO
ACUMULADO - COMPROMISOS
10.015.235 3%
SUPERAVIT
PRESUPUESTAL
Fuente: Información extraída del SIA adaptada por el autor
Según la revisión de la cuenta de ejecución de gastos evidencia que ocho de las once empresas
de servicios públicos presentan diferencias en la comprobación de la información del
presupuesto.
Formato F13 póliza de amparo de fondos y bienes
Se hace la verificación de las pólizas que son presentadas por el ente público en el aplicativo
SIA observa, con los papeles soportes enviados mediante el requerimiento. Revisando si las
fechas de la póliza cubre la vigencia desde 01 enero 2017 a 31 de diciembre de 2017 y si
están respaldados todos los bienes y si tiene al día la póliza contra todo riego.
Tabla 10. F1 pólizas de amparo de fondos y bienes.
BIEN
ASEGURADO
TIPO DE
AMPARO
ASEGURAD
ORA
No. DE
POLIZA
COBERTURA DE LA
POLIZA
OBSERVACI
ON
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INICIA FINALIZ
A
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
CUBRE LA
VIGENCIA
2017
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
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SECTOR
OFICIAL
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
POLIZA DE
MANEJO
GLOBAL
SECTOR
OFICIAL
ONEROSO
LA
PREVISORA
S.A.
3000322 15/08/2017 15/08/2018
SOAT DAÑOS A
TERCEROS
LA
PREVISORA
S.A.
4,138E+09 15/11/2017 14/11/2018 NO ESTA
SOPORTADO
SEGURO
AUTOMÓVIL
ES PÓLIZA
INDIVIDUAL
RESPONSABI
LIDAD CIVIL
EXTRACONT
RACTUAL
LA
PREVISORA
S.A.
3004237 05/11/2017 05/11/2018
CUBRE
VIGENCIA
HASTA
AGOSTO DE
2017, NO
ESTAN
SOPORTADO
S LOS
SIGUIENTES
MESES
SEGURO
TODO
RIESGO
CONTRATIST
A POLIZA DE
DAÑOS
CONTRATOD
O RIEGO
LA
PREVISORA
S.A.
1001490 05/11/2017 05/11/2018
NO ESTA
SOPORTADO
SOAT DAÑOS A
TERCEROS
LA
PREVISORA
S.A.
4,137E+09 08/09/2017 07/09/2018 NO ESTA
SOPORTADO
Fuente: Información extraída del SIA adaptada por el autor
En la revisión de la cuenta en el formato de pólizas se encuentra que las empresas de servicios
públicos presentan los papeles soportes correspondientes a los bienes asegurados, sin
embargo cuatro empresas no soportan que la vigencia 2017 este completamente cubierta. Y
en especial la empresa de E.S.P Herveo póliza se observa que solamente se registra el
aseguramiento de un vehículo camión Chevrolet FTR, como se muestra en el documento
soporte remitido por la entidad. No se evidencia en los documentos aportados que la entidad
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durante la vigencia 2017, haya cumplido con la obligación legal de velar por la conservación
e integridad del patrimonio público, mediante el amparo a través de una póliza de seguros
que garantice la protección financiera de la entidad ante el riesgo de desastres o pérdida de
los bienes fiscales, tal como lo establece el artículo 107 de la Ley 42 de 1993.
Formato SIA observatorio
Se verifica durante la vigencia 2017 el número de contratos celebrados reportados tanto en
el SIA observatorio como en el SECOP. Los datos y valores deben de ser los mismos en los
aplicativos no dando diferencia alguna, como se demuestra en la gráfica siguiente:
Tabla 11. Formato SIA observatorio
CONTRATACION SIA
OBSERVATORIO 217
CELEBRADOS Y
PUBLICADOS EN EL SECOP DIFERENCIAS
cantidad valor total cantidad valor cantidad valor
43 $ 218.970.966 37 $ 209.221.832 6 $ 9.749.134
Fuente: Información extraída del SIA y SECOP adaptada por el autor
Según la revisión de la cuenta de ejecución del SIA observatorio se vio que las empresas de
servicios públicos presentan diferencias en la comprobación de la información de los
contratos celebrados al contrastar las plataformas del SIA frente al SECOP.
Formato F20 mapa de riesgos
Las entidades presentan a través del aplicativo SIA el formato del mapa de riesgos, y remiten
de los documentos soportes que evidenciaran la ejecución de las acciones propuestas con el
fin de mitigar o evitar la ocurrencia de los riesgos identificados, frente a la vigencia 2017
Según la revisión de la cuenta de mapa de riesgos se vio que todas las empresas de servicios
públicos presentan diferencias en la comprobación de la información, ya que no concuerdan
las fechas de los avances para mitigar o evitar la ocurrencia de los riesgos identificados.
Formato F21 litigios y demandas
En el proceso de la revisión a la rendición de la cuenta anual correspondiente a la vigencia
fiscal 2017 de la entidad pública, para la cuenta “2701 litigios y demandas.” se cotejó la
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información rendida por la Entidad el aplicativo SIA frente a la información reportada a la
Contaduría General de la Nación (aplicativo CHIP) a corte 31 de Diciembre de 2017, con el
fin de verificar si la empresa lleva el seguimiento correspondiente de las demandas a favor y
contra que tiene en proceso.
Si la empresa de servicios públicos no tiene demandas debe enviar un soporte respaldado por
el abogado y el representante legal, certificando que la empresa no tiene demandas al corte
del año 2017.
La confrontación de información rendida se hace de la siguiente manera:
Tabla 12. Formato F21 litigios y demandas
Código Contable Nombre De
La Cuenta
SALDO FINAL
BALANCE GRAL.
31/12/2017(Miles) CHIP
Valor
demanda F21 Diferencia
2701 LITIGIOS Y
DEMANDAS $164.474.682 $160.240.057 $4.234.625
Fuente: Información extraída del SIA y CHIP adaptada por el autor
Según la revisión de la cuenta de litigios y demandas se vio que las empresas de servicios
públicos seis presentan diferencias frente al valor reportado en el chip y el valor suministrado
en la plataforma del SIA, además los valores que son reportados como litigios no concuerda
con los valores que son firmados por el representante jurídico de la entidad. Y cinco empresas
de servicios públicos concuerdan los valores reportados en las dos plataformas y en los
procesos que lleva el abogado o representante legal.
Formato F23 plan de mejoramiento
Se verifica que el plan de mejoramiento de la vigencia 2016 se esté llevando a cabo, la
información suministrada este acorde a las metas previstas y el cumplimiento este de acuerdo
a lo programado, adicionalmente la entidad de servicios públicos debe suministrar
documentación que evidencie la realización de las acciones planteadas y el informe de
seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno.
Según la revisión de la cuenta de plan de mejoramiento las empresas de servicios públicos
que deben realizar este formato cumplen con la realización de los planes de mejoramientos
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asignados, Sin embargo, la revisión de la evidencia y la efectividad de la acción están
supeditadas a procedimiento que programe la Contraloría Departamental del Tolima.
2.3. Apoyar en la preparación del informe fiscal y financiero, de las 11 entidades de
servicios públicos.
Para llegar a la preparación del informe final de cada una de las empresas de servicios
públicos asignadas se necesita realizar por medio del ente de control primero el informe
preliminar ya explicado anteriormente luego de que estos informes estén listos para el envió
a cada una de sus entidades se les da un plazo de tres días hábiles después de la fecha de
envió para que por medio de un informe llamado controversia las entidades expliquen las
diferencia que se encontraron al momento de realizar el cotejo de información entre las
plataformas SIA, SIA OBSERVA, CHIP y el requerimiento enviado por las empresas de los
documentos requeridos.
La controversia es de suma importancia que sea enviada con sus soportes correspondientes
para tener claridad de las diferencias que se encontraron en el informe preliminar, en el
proceso de la revisión de la controversia se leen la justificación que da el ente sujeto al control
por cada una de las observaciones que fueron encontradas y se revisa que evidentemente en
los soportes se respalde dicha información.
Las empresas de servicios públicos asignadas que se defendieron mediante la controversia
fueron: E.S.P Armero Guayabal, E.S.P Purificación, E.S.P San Antonio, E.S.P Líbano, E.SP
Herveo, E.S.P Fresno, E.S.P Roncesvalles, E.S.P Venadillo, donde según los argumentos y
sus soportes se hicieron las modificaciones pertinentes para plasmarlo en el informe
definitivo. Las empresas de E.S.P Natagaima, E.S.P guamo no realizaron controversia por
este motivo el preliminar se confirma completamente y pasa a ser el informe definitivo.
El auditor encargado con apoyo de la pasante toma la decisión de confirmar, eliminar o
modificar dicha observación de la controversia para que se tenga en cuenta al momento de
ejecutar el informe definitivo, en este informe se realiza el pronunciamiento de la cuenta
donde se explica si se fenece o no se fenece la cuenta de la siguiente manera:
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“En consideración a lo previsto en los artículos 14 al 17 de la Ley 42 de 1993 y con base en
las atribuciones conferidas por los numerales 1 y 2 del artículo 268, en concordancia con el
artículo 272 de la Constitución, el Contralor Departamental del Tolima, con fundamento en
el estudio de los documentos allegados que soportan legal, técnica, financiera y
contablemente las operaciones realizadas por la Empresa de Servicios Públicos, dictamina
que la cuenta correspondiente a la vigencia fiscal 2017 rendida por el sujeto de control a
través del aplicativo “SIA”, SE FENECE.” (Contraloría Departamental del Tolima, 2018)
Las empresas de E.S.P Purificación, E.SP Líbano, E.S.P Venadillo y E.S.P San Antonio SE
FENECE las cuentas en el informe definitivo y las empresas: E.S.P Armero Guayabal, E.S.P
Guamo, E.SP Herveo, E.S.P Fresno, E.S.P Roncesvalles, E.S.P Natagaima NO SE FENECE
las cuentas.
En el caso de las cuentas que no se fenecieron se realiza un proceso sancionatorio por motivo
de diferencias en los formatos establecidos, así que se recopilan los soportes de la cedula,
ingresos mensuales, manual de funciones y acta de posesión correspondientes al gerente que
estaba a cargo de la vigencia 2017 para iniciar dicho proceso.
Conclusiones
Las empresas de servicios públicos no presentan la totalidad de la información que se les
exige para la revisión de cuenta, por este motivo hace que sea difícil la realización del cotejo
de información y no sea efectiva en pro del mejoramiento de ellos como entidad pública.
El trabajo desarrollado en la Contraloría Departamental del Tolima en el área de control
fiscal y medio ambiente, ha hecho un papel elemental en la contribución de conocimientos
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especialmente en el énfasis de Auditoria en el sector público, obteniendo bases para en un
futuro desempeñarme en el campo laboral.
Trabajar en apoyo con un profesional especializado en el proceso de revisión de cuentas
aportó conocimientos normativos que me ayuda a tener claro lo temas vistos durante mi
formación académica y que no lo había llevado a la práctica.
Recomendaciones
La Contraloría Departamental de Tolima debería implementar un modelo de auditoria para
revisión de la cuenta actualizada acorde a las normas internacionales y no basarse en un
esquema creado hace muchos años.
El apoyo que hacen los pasantes en la Contraloría es de suma importancia, por este motivo
pienso que merecen un mejor espacio laboral, ya que los pasantes no tienen un puesto de
trabajo fijo y deben de desplazarse de un lugar de trabajo a otro.
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Referencias bibliográficas
Alonzo, Cantera, Orozco. Sector público y déficit fiscal, (2006), recuperado de
https://www.icesi.edu.co/departamentos/economia/publicaciones/docs/Apecon9.pdf
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Contraloría departamental del Tolima. (s.f.). Contraloría Departamental del Tolima
página web. Recuperado 4 septiembre, 2018, de
http://contraloriatolima.gov.co/webcontraloria/
Contraloría Departamental del Caquetá. (s.f.). Revisión de cuentas. Recuperado 4
septiembre, 2018, de http://cdc.gov.co/
Guerrero, A. (s.f.). CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO
COLOMBIANO. Recuperado de
https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/11131/GuerreroTorresEzeq
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Política, C. (1991b). Leyes desde 1992 - Vigencia expresa y control de constitucionalidad,
página web Recuperado 4 septiembre,
2018,http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/constitucion_politica_1991.h
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