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7/24/2019 RAMP, El Servicio de Usuario
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Los
serviciosde
archivo
elconceptodeusuario
unestudiodel R M P
Programa
General de Informacin y
UNISIST
Organizacin de las NacionesUnidas
para la
Educacin
la Ciencia y laCultura
Pars 1984
7/24/2019 RAMP, El Servicio de Usuario
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Original ingls
PGI-84/WS/5
PARIS,1984
LOS SERVICIOS DE ARCHIVO Y EL CONCEPTO DE USUARIO:
ESTUDIO DEL RAMP
preparado por
Hugh A. Taylor
Programa General de Informacin y UNISIST
Organizacin de las Naciones Unidas
para la Educacin,la Ciencia y la Cultura
7/24/2019 RAMP, El Servicio de Usuario
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Asiento de catlogo que se recomienda:
Taylor, Hugh A.
Los Servicios de archivo y el concepto de usuario
;
Estudio del RAMP/preparado por Hugh A. Taylor
/para el/ Programa General de Informacin y UNISIST - Pars:
Unesco,
1984. - iii, 72pgs.;30 cm. - (PGI-84/WS/5)
I. Ttulo
II. Programa General de Informacin y UNISIST
III.
Programa de Gestin de Documentos y de Archivos (RAMP)
Unesco, 1984
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PROLOGO
Para atender las necesidades de los Estados Miembros, y en particular de los
pases en desarrollo, en los campos especializados de la gestin de documentos y la
administracin de archivos, la Divisin del Programa General de Informacin de la
Unesco ha establecido un Programa a Largo Plazo de Gestin de Documentos y de
Archivos
(RAMP).
Los elementos bsicos del programa RAMP se cien a los temas generales del
Programa General de Informacin. Por ello, el RAMP comprende proyectos, estudios
y otras actividades destinados a:
1. Promover la formulacin de polticas y planes de informacin (nacionales,
regionales e internacionales).
2.
Promover y difundir mtodos y normas para el tratamiento de la informacin.
3. Contribuir al establecimiento y desarrollo de las infraestructuras de
informacin.
4. Contribuir al establecimiento y desarrollo de los sistemas especializados
de informacin en los campos de la educacin, de la cultura y la comunica
cin y de las ciencias exactas y naturales y las sociales.
5. Fomentar la formacin de los especialistas y de los usuarios de la
informacin.
El presente estudio, preparado en virtud de un contrato con el Consejo Interna
cional de Archivos
(CA),
apunta a ayudar a los archiveros y, por ende, a los espe
cialistas de la informacin a crear, desarrollar y evaluar unos sistemas y servicios
de archivo modernos, en particular en relacin con el concepto de usuario y la fun
cin de ste en tales sistemas y servicios.
Se agradecer el envo de observaciones y sugerencias a la Divisin del Progra
ma General de Informac ion (Unesco, 7 Place de Fontenoy, 75700
Pars),
a la cual
pueden solicitarse tambin otros estudios preparados con arreglo al programa RAMP
y que se enumeran en el apndice del presente estudio.
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INDICE
Pgina
INTRODUCCIN 1
1. INDOLE DEL PROBLEMA 3
1.1 La necesidad de comunicar en un medio ambiente frgil 3
1.2 Creciente percepcin de los archivos como elementos
del patrimonio 4
1.3 Los medi os de registro y la funcin del archivero 4
1.4 Evolucin de los archivos 7
2. LA INFORMACIN, EL USUARIO Y EL UNIVERSO DEL SABER 10
2.1 Caracterst icas de la informacin 10
2.2 El cerebro humano y la localizacin o recuperacin
de informacin 12
2.3 El universo del saber y el mtodo cientfico 12
2.4 El dilema del archivero 13
2.5 Utilizacin de la informacin 14
3. NECESIDADE S Y COMPORTAMIENT O DE LOS USUARIOS 16
3.1 Necesidad es fundamentales 16
3.2 Aspect o subjetivo de la investigacin 17
3.3 Reaccin del archivero ante el comportamiento del usuario 18
3.4 Reaccin del bibliotecario ante el comportamiento del usuario. . . . 19
3.5 Los administradores y los archiveros como usuarios 21
3.6 El acceso y los archiveros 23
4.
EL PRELUDIO AL SERVICI O: INVENTARIOS PREV IOS, EVALUACIN Y ADQUISICIN . 25
4.1 Inventarios previ os 25
4.2 Evaluacin 25
4.3 Adquis icin 26
5. EL USUARIO EN LA SALA DE TRABA JO: PERFECCIONAMIENTO
DE LOS SISTEMAS MANUALE S 29
5.1 El archivo tradicional 29
5.2 Posibles perfeccionamientos 30
5.3 Los "archivos totales" 31
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Pgina
5.4 Fotografas 33
5.5 Pelcula y sonido 35
5.6 Cuadros, dibujos, estampas y mapas 36
6. LOS ARCHIVOS LEGIBLES EN MAQUINA 40
6.1 Problemas para el usuario 40
6.2 Problemas para el archivero 44
7.
LA AUTOMATIZACIN EN LA SALA DE TRABAJO 47
7.1 Necesidad de la automatizacin 47
7.2 Beneficios para los investigadores 48
7.3 Beneficios para los archiveros 49
7.4 Consecuencias para la normalizacin 49
7.5 Relaciones con los sistemas de bibliotecas automatizados. . . 50
8. LAS REDES 53
8.1 Orgenes 53
8.2 Tipos 53
9. MAS ALLA DE LA SALA DE TRABAJO: LOS SERVICIOS DE EXTENSION . . . . 56
9.1 Actitudes 56
9.2 Definicin y alcance 56
10. EL USUARIO EN EL FUTURO: FORMACIN E INVESTIGACIN Y DESARROLLO. . 58
10.1 Formacin 58
10.2 Investigacin y desarrollo 59
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INTRODUCCIN
Por su misma naturaleza, el presente estudio ha tenido que abarcar un campo
muy extenso, para intentar situar el tema de los servicios de archivo y los usua
rios en el contexto de las tcnicas de comunicacin existentes y de otras formas
anlogas de evolucin de la bibliotecologa.
He procurado abordar los aspectos ms destacados que se examinan actualmente
en las obras publicadas de modo tal que quepa considerarlos como un todo y en estre
cha relacin mutua. La profesin de archivero necesita urgentemente sus propios
estudios sobre los usuarios, y espero que este anlisis preliminar tenga una cierta
utilidad prctica inmediata y suscite, adems, investigaciones especficas y cient
ficamente respetables sobre el particular. Lamento sobre todo que se limite casi
exclusivamente a las fuentes publicadas en ingls, a causa en gran parte de mis la
gunas en el conocimiento de otras lenguas.
Estoy muy especialmente agradecido al Dr. Frank B. Evans por sus orientaciones
y a Michael Cook, de la Universidad de Liverpool, y a Michael Roper, de la Public
Record Office de Londres, que leyeron tambin el original y me aportaron muy tiles
sugerencias.
Hugh A. Taylor
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1 .
INDOLE DEL PROBLEMA
1.1 La necesidad de comunicar en un medio ambiente frgil
1.1.1 La superficie de nuestro planeta es mucho ms frgil de lo que sola
pensarse. La explotacin del medio natural nos ha puesto en una situacin de grave
peligro ecolgico. El medio ambiente estrictamente humano ha sido desestabilizado
por la destruccin de la vida en gran escala y por la creciente disparidad entre
los ricos y los pobres. A ello se suma la amenaza de nuestra aniquilacin, que no
da muestras de estar disminuyendo. A diferencia del mundo animal, nuestra voluntad
de sobrevivir como especie no es instintiva; somos todos nosotros criaturas que
han de depender de sus instituciones y costumbres culturales para mantener suexis
tencia,
y tenemos que procurar constantemente realizarnos a travs de ellas para
evitar el desastre. Pero se observan signos de percepcin del problema, as como
movimientos que podran llevarnos a un mundo ms estable, a condicin de que poda
mos sobrevivir y trascender los cambios de nuestros valores y prioridades, la manera
de vernos a nosotros mismos y el modo en que comunicamos. La causa esencial del
problema es la necesidad de comunicar ms plenamente, no slo con palabras y gestos
sino tambin por medio de todos nuestros sentidos y de la tecnologa de la comunica
cin, que es una prolongacin de nosotros mismos.
1.1.2 Como archiveros, no debemos pensar que trabajamos aisladamente al servi
cio de pequeos "pblicos" esotricos, sino como parte integrante de un entornocul
tural del que depende la supervivencia de la humanidad. La cultura es una palabra
casi imposible de definir, pero cabe entenderla en este contexto como lo que nos ha
ce ms acabados y ms capaces de interactuar plenamente con los dems en nuestra
"aldea mundial".
1.1.3 Para salir airosos en nuestra funcin de conservadores del pasado, debe
mos ante todo ser comunicadores, no slo en el sentido limitado de propugnar un pun
to de vista o de mejorar nuestra imagen pblica (aunque esto puede resultar necesa
rio a veces) sino porque ello se deriva ms bien de la impresionante tarea de
transmitir la memoria colectiva de una generacin a la siguiente, aumentando la ca
pacidad de recordar y cargando esa memoria con los recursos dignos de ser conserva
dos permanentemente, lo cual constituye quiz la labor ms difcil de todas. El
mejor modo de percibir el valor de nuestro trabajo consiste en imaginar un organis
mo que tuviera la facultad de destruir todo lo consignado en todo tipo de medios,
entre ellos el texto impreso. El resultado sera probablemente una amnesia genera
lizada que desembocara en la locura, por lo muy intensamente que dependemos de los
elementos que componen nuestros medios de registro para todo lo que hemos llegado
a ser y como puntos de referencia en el futuro.
1.1.4 Junto con nuestros colegas de las bibliotecas, los museos, las galeras
de arte y quienes trabajan en lugares histricos, a todos nos consta que nuestro en
torno cultural entero, en su relacin con el pasado, es tambin frgil en un senti
do fsico y, por ende, tambin en un sentido social. Los cidos, subproductos de
la industria, y los residuos y desechos han acelerado la destruccin de la piedra,
del papel y de otros materiales, por lo que el hecho de conservar documentos, libros
y otros objetos en los archivos no garantizar por s slo su supervivencia. A ello
se suma la destruccin provocada por la ignorancia, las guerras, la violencia y las
calamidades naturales. Es verdaderamente prodigioso que no hayamos perdido ms
cosas.
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1.2 Creci ente percepcin de los archivos como elementos del patrimonio
1.2.1 Desde hace much o tiempo se aprecian los docume ntos como fuente para el
historiador y para la investigacin tradicional, pero hay una percepcin profunda y
en rpido crecimiento de l valor, en el plano local, de objetos mviles y de fenme
nos naturales del pasado que permanecen en su punto de creacin, o cerca de l, co
mo bien cultural positiv o, con el cual est estrechamente asociado el concepto de
"bienes cultu rales" , y como parte integrante de una apreciacin ms holstica de la
localidad y de la poca,que implica no solamente leer sobre el pasado sino tambin,en
cierta medida, experimentar el pasado en el presente.
1.2.2 Semejante movimiento reviste una inmensa importancia para los archive
ros,
ya que abre rpidamente perspectivas casi infinitas de utilizacin. Al mismo
tiempo,
la bsqueda de las races familiar es, independientemente de que est rela
cionada con un temor subconsciente de extincin o con la creciente visin de la fa
milia humana como un conjunto de clanes y tribus en el sentido prealfabeto, ha cam
biado ya la faz de l servicio de archiv os, al responder nosotros a un nmero creciente
de consultas genealgicas. La vinculacin de la historia familiar y personal con
el movimiento en pro del patrimonio tendr resultados de gran al cance, al colaborar
nosotros ms estrechamente con nuestros colegas de las dems profesiones consagra
das a la conservacin y al aumentar la aprobacin popular de nuestra existenc ia, de
la cual se deriva indirectamente un gran apoyo financiero. Todo ello contribuye a
llevarnos al centro de unas organizaciones sociales en el cual estuvimos antao,
como custodios de la memoria colectiva.
1.3 Los medi os de registro y la funcin del archivero
1.3.1 Al describir el crecimiento de nuestra profes in, tendemos a limitarnos
a los dos ltimos siglos en Europa, pero para poder percibir nuestro pleno potencial
quiz sea til examinar el modo de conservar documentos y registros en un marco mun
dial y a lo largo de los siglos.
1.3.2 Nos gusta pensar que somos una de las profesiones ms antiguas, y debe
ramos considerar, por ell o, cmo hemos evolucionado al cambiar los medios de regis
tro cuya custodia nos han encargado desde hace miles deaos,y cmo los propios
documentos y nosotros hemos influido en nuestros usuari os. Es posible que lleguemos
a la conclusin de que la situacin que vivimos hoy tiene precedentes en el pasado,
que pueden ayudarnos a encontrar nuestro camino rumbo al futuro.
1.3.3 El presente estudio versa sobre los servicios prestados a los usuarios
y, por supuesto, en cierto sentido todo lo que hacemos constituye un servicio que
les facilitamos, directa o indirectamente. Si no hay usuarios (entre ellos nosotros
mismos),
los documentos y la informacin que contienen tendrn slo un potenci al,
una "energa" tensada, la cual se descarga por medio de la interaccin dinmica de
la intervencin humana con:
a) el "portador", por ejemp lo, el pergamino, el papel o la cinta magntica;
b) la configuracin y la forma de los smbolos (alfabeto cuneiforme , pictogr
fico o
fontico);
c) la propia informacin, definida en general como un "contenido".
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1.3.4 Los tres elementos han incidido poderosamente en la funcin del archive
ro a lo largo de los siglos como custodio de documentos y, para poder comunicarple
namente con nuestros usuarios, hemos de comprender los efectos de los modos de comu
nicacin que forman parte del mensaje, puesto que todos los mensajes se han concebido
para producir efectos de un tipo uotro-*-).
1.3.5 Para las comunidades no alfabetas el pasado se renueva constantemente
y se celebra mediante la reconstitucin de mitos y leyendas tribales como parte in
tegrante de una sabidura colectiva, comunicada en parte por el shamn, y gracias a
la cual aprenden verdades perdurables sobre ellas mismas. No hay un sentido lineal
de un tiempo cada vez ms remoto, ni de un desarrollo o progreso histrico que se
las arregla para fragmentar las experiencias culturales en las sociedades alfabeti
zadas. Los ritos y deberes consuetudinarios se transmiten por medio de la tradicin
oral; el patrimonio de la tribu radica en la totalidad de su vida y su destreza,
arraigadas en sus tierras y recursos naturales. Puede haber en ello un mensaje pa
ra nosotros, al pasar a una era postalfabetizada que no viene configurada en la
misma medida que antes por el texto y la tirana de la palabra. Nuestros usuarios
y nosotros mismos estamos empezando a manejar una amplia gama de medios cuya inter
pretacin har que la "lectura literal" resulte inadecuada, como ocurre con las
fotografas^).
1.3.6 Nuestro alfabetismo ejerce una profunda influencia sobre el modo que te
nemos decomunicar-^) ,lo cual es muy importante a la vez para los archiveros y para
los bibliotecarios, como custodios que son de la comunicacin alfabeta. Estas ideas
pueden ayudarnos a comprender cmo percibimos los documentos, y cabe considerarlas
como una extensin del estudio de la diplomtica, forma en la cual se transmite la
informacin en los archivos textuales. Existen, por ejemplo, ciertos paralelos
interesantes en las formas de consignacin de la informacin subsiguientes al manus
crito y al libro impreso que merecen ser estudiadas por los archiveros. Las tabli
llas de arcilla no se escriban, sino que se grababan como con la mquina de escri
bir;
los carretes de microfilmes recuerdan a los documentos en rollos de pergamino
y las cintas sonoras, con ciertos problemas similares en materia de localizacin o
recuperacin.
1.3.7 Se ha explicado adecuadamente el impacto de los materiales propios de
los medios de registro en la organizacin de la sociedad^) y, por ende, en los usua
rios: ello puede dar a los archiveros ideas sobre la dinmica de una burocracia
cuyas pruebas proporcionan los documentos de archivo. El papiro y el papel, por
ejemplo, podan transportarse rpida y fielmente a grandes distancias, fomentando
con ello una administracin civi'l muy centralizada y las operaciones militares.
Por ltimo, los medios de comunicacin en esa forma tienen un complejo impacto en
nuestros sentidos, que no entendemos todava cabalmente. El empleo del alfabeto
fontico para transmitir informacin repercuti probablemente en nuestros sentidos,
que estn cambiando una vez ms al estar rodeados nosotros, como archiveros, de im
genes visuales que intentamos interpretar correctamente para los usuarios y para
nosotros mismos. Al mismo tiempo, la linealidad del texto impreso -la exacta repe-
tibilidad de las lneas por medio de la imprenta- ha contribuido a moldear nuestra
concepcin de la ciencia, la perspectiva y, sobre todo, nuestra percepcin de la
historia. Es ste un vasto tema que no es posible glosar ahora, pero que repercute
poderosamente en nuestro modo de enfocar la localizacin de la informacin en era
postalfabeta, al procurar nosotros complementar los textos con una buena compren
sin de las imgenes y del reconocimiento de pautas.
1.3.8 El alfabetismo textual no es sino una parte de nuestro patrimonio,pues
to que somos los herederos de la produccin subsistente de todos los sistemas de
comunicacin. Nuestra misin ha consistido en ocuparnos de las actas no slo de las
familias y las burocracias pblicas, sino tambin de todas las facetas de la socie
dad, del pasado reciente y (mediante la gestin de documentos) del futuro previsible.
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1.3.9 Paraunslo medio hemos reunidounamontaadepapel,que es a su vez
meramenteunfragmentode laproduccin totalde laburocracia pblicaoprivada
engendrada durantela eraindustrial,en lacualelformato repetitivodellibro
mayor,delcopiadordecartasy de losexpedientes parodiabalaproduccinenmasa
ylafragmentacinde lacadenademontaje. Acopiamos tambin imgenes, fotogra
fas,
mapas
o
pelculas,
y
nuestra funcin tradicional
de
conservacin
de
documen
toshasido configuradaa la vez por losmedios correspondientesaesos documentos,
antes descritos,y porotros mediosdecomunicacin (pictograma, ideograma, alfabe
to fontico, manuscritoopgina impresa,contodalaiconografaconsiguiente). A
ellosesumalaproduccinderadioytelevisin,lacomputadoray elsatlite,que
puede registrarsede unmodoms omenos permanente; no es,pues,asombrosoque la
evaluaciny laseleccin planteen problemas ingentes. En laactualidad,elsimple
costode laconservacin imponesuspropias exigenciasy nosimpide quedar ahogados
enun mar dedocumentos. Pero estn siendo producidasyconservadas cadavez ms
cosascon uncosto relativamente menor,y nosestamos acercando rpidamentea un
momentoen elcuallainformacin pasara ser elprincipal producto bsico,y es
posible
que
lleguemos nosotros
a
nuestra apoteosis profesional.
1.3.10
Se
ha
dicho
que la
automatizacin
es tan
instantnea
que se ha
converti
doen unaextensindenuestro sistema nervioso. Estamos empezandoya adarnos
cuentade que lossistemasdelocalizacin, basadosenformasdeindizacinydes
cripcin textualqueantes slo daban unos resultados relativamente satisfactorios,
enelmejorde loscasos,soncadavezmenos capacesdeatenderlasnuevas exigen
ciasde loscientficoseintelectuales. En la era de lacomputadora, entramosen
un periodode''tribalismo" mundialen elsentidode que,como individuos, estamos
aprendiendoarelacionarnosconnosotros mismosy connuestro entornomuyprofunda
mente,locual tieneunfiel reflejoen elestudiodequienesnoforman partede
las lites,lacuantificacinyotras novedadesenrelacincon laforma narrativa
referenteapersonas destacadas(por logeneral, hombres)ysucesos. Seest descen
tralizandolaadministracin,y seest devolviendolarpida disponibilidadde in
formacinysabiduraaindividuosygrupos pequeospormediodelterminalde
computadora,elcual acta cadavezmsen unaforma interactivay"oral"queexige tc
nicas totalmente distintas. Marshall McLuhanhasealadoque:
Al escribir,setiendeaaislarunaspectode untema dadoy acentrar directa
y constantementelaatencinen eseaspecto. En eldilogo,hay unainteraccin
igualmente naturaldemltiples aspectosdecualquier asunto. Esainteraccin
de aspectos puede engendrar ideasodescubrimientos. Encontrasteconello,
un punto
de
vista
es
meramente
un
modo
de
considerar algo. Pero
el
discerni
miento
es la
brusca percepcin
de un
complejo proceso
de
interaccin.
Es un
contactocon lavidade lasformas. Quienes estudianlaprogramacin inform
ticahanaprendidoelmododeabordar estructuralmente todoslosconocimientos.
Para poder transferir
a una
cinta cualquier tipo
de
conocimiento,
es
necesario
entenderlaformadelmismo. Estohasuscitadoeldescubrimientode ladife
rencia bsica entre conocimiento clasificadoyreconocimientodepautas^).
1.3.11
Como archiverosquesomos hemos intentado esquivarlospeores excesos
deunaclasificacin inapropiada,ynuestro creciente manejodemediosnotextuales
constituye
un
desafo
a
nuestra aculturacin lineal
y a
nuestra formacin terica.
Estamos constantemente implicadosen elmosaicodedocumentos supervivientesy
enlatramadeinformacinque lospenetra. Nobuscamosunaclasificacin artifi
cialmente impuestaportemas, sinounautntico "reconocimientodepautas"en un
ordendearchivado orgnico,en lamedidaen que esadecuadooposible. Elhecho
de trabajarcon losmaterialesde esemodonosdepara percepciones singulares,que
procuramos transmitir
a los
usuarios mediante
la
descripcin
y la
indizacin
en to
dassusformas. Segn McLuhan:
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Cuandounasituacin est demasiado cargadadedatos, desaparecenlosdetalles
ysemanifiesta clarsimamentelapautaderelacionesqueofrecen. Essteuno
deloselementosde ladinmicadel"fallo como progreso""'.
1.3.12 Setratade unejemplo bastante tpicode lamaneraen queMcLuhan
pre
senta como
si
fuera
un
hecho
lo que es un
mero sondeo;
la
realidad
no es tan
sim
ple.
Elprofesor Theall precisaque:
La informacinno escosade noespecialistas. Por muygeneralesqueseanlos
procesosdeprogramaciny elmododealmacenar materialesen unacomputadora,
opera nicamente medianteelsuministrodematerialapartirde unaampliaga
madefuentes especializadas. Sepodra afirmarque lainformacin slo pasa
aserinteresanteen lamedidaen queconsisteenmateriales especializadosy
diferenciados,ya que sindiferenciacinnopuede haber comunicacinniapren
dizaje.
McLuhanda uncarcter demasiado amorfoa eseconceptodeintegracin
mediantelainformacin,altener exclusivamente presenteelhechodeque,en
su sentidomsgeneral,lainformacines unanocinmuyabstractaygenerali
zada,con unatecnologa abstractaygeneralizadaque lagobierna. Peroel
tipodeinformacinqueest abrumandoa lasociedades laingente cantidadde
detalles concretosque espreciso dominaryentender''.
-1.3.13 Enello radicalatensin entreelarchiveroy elusuario, entreel m
tododepesquisa basadoen la"procedencia", utilizandolapautadelorden original
como base paralaestrategiadebsqueda,y lalocalizacin medianteunaindizacin
muy especficaporternas^).
1.4 Evolucinde losarchivos
1.4.1 Antesdeexaminareltemade losserviciosdearchivoy elusuarioen
la llamada sociedad postindustrial
de hoy,
puede
ser
til considerar
la
funcin
del
conservadordedocumentosen elmundo antiguo, cuandolasociedady losservicios
no haban sido fragmentados todavapor ladominacindelracionalismo cientficoy
del progreso industrial. Esimportantsimo asimismo sealarque laconcepcinde
la biblioteca como depsitodeescritosy detextos sobrelastransacciones humanas
y otros aspectosdelsaber,encontraposicina losarchivos,quecontenanlas
actasde laspropias transacciones,nopareca existir"',enparte porquesuconte
nido estaba todol enforma manuscritay enparte tambin porquenohaba surgido
todavalahistoria comounaramadeinvestigacin basadaendocumentos escritos,
consudifcil bsquedadeformulaciones definitivasde lorealmente ocurrido. Ha
baunatradicinmuydesarrollada, segnlacuallosarchivos estabanalservicio
delaburocracia, siendosusprincipales usuarioslospropios creadores,yesosdo
cumentos eran utilizados tambin
por el
pblico probablemente como
se
utilizan
hoy
los registros de lapropiedad,porejemplo, peroen lamedidaen que eltemplopo
daserademsunpalacio,unafortaleza,unaempresa comercialy lasededel go
bierno,su
biblioteca
se
cea
a sus
temas
de
inters
en lo que
llamaramos
hoy ma
terialesdebibliotecay dearchivo. Cabe discutirsi elartede laescritura
estabilizlareliginoviceversa, peroel queconservabalosdocumentos custodia
banosolamente informacin sino sobre todo sabidura. Alsaber leeryescribir
poda transmitirelcontenidodelibrosydocumentosy, porconsiguiente, segua
siendounelemento capital paralaadministracin. Probablemente discurrilafor
made losregistros administrativosen lamansinde losreyes sacerdotes. Lafun
cindecustodioy, a lavez,deadministradoren lasededelpoder persisti
durante siglosysiglos hastaque, con laaparicinde la"ilustracin" cientfica,
el pasado pas
a ser
sinnimo
de
oscuridad.
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1.4.2 Paradjicamente, la moderna profesin de archivero naci de los decretos
de la Revolucin Francesa, la cual separ finalmente el pasado del presente y, en
cierto sentido, redujo al conservador de los registros a la condicin de servidor del
historiador. Ello constituir siempre una parte importante de nuestro trabajo, pero
tenemos que prepararnos para mucho ms si queremos actualizar todo nuestro potencial
llegando a dominar todos los medios de registro, al procurar reconquistar nuestro
puesto en el corazn mismo de los sistemas administrativos e informativos, en los
cuales es preciso tomar cada vez ms decisiones sobre la retencin permanente de do
cumentos automatizados, y su forma ms eficaz, en el momento mismo de su creacin si
queremos que sobrevivan. Al prepararnos en esa forma, pasaremos a ser consultores
a la vez que conservadores, apreciados por nuestros conocimientos no solamente de
los archivos del pasado sino tambin de la ndole, las limitaciones y el impacto de
los documentos durante todo su ciclo vital.
1.4.3 Los elementos de esas antiguas bibliotecas merecen ser objeto de un de
tenido anlisis, habida cuenta de la cooperacin renovada entre archiveros y biblio
tecarios.
El arte de la escritura permiti la codificacin y consignacin de la
tradicin oral con lo que, al cabo del tiempo, debilit el poder de la misma. La
alfabetizacin contribuy a normalizar los conocimientos, y se empez a disponer en
las bibliotecas oficiales de textos correctos. La forma, el tamao y el material
de los documentos se normaliz tambin en cierta medida, por razones de comodidad
funcional, hasta que la aparicin del cdice suplant gradualmente al rollo. Las
tablillas de arcilla llevaban a menudo un marbete previo para su utilizacin. Las
normas impuestas y consignadas en el punto de creacin tienen un valor inmenso para
el usuario y para el conservador, y esto es particularmente cierto en el caso de
los documentos legibles en mquina.
1.4.4 Las bibliotecas del mundo antiguo eran grandes y se utilizaban bien,-
sus materiales estaban ordenados en general por materias; los inventarios topogr
ficos adecuadamente manejados, dan fe de la existencia de medios de localizacin
eficaces, en forma de una bibliografadescriptiva^-'-''
. .
Se observa que la clasifica
cin no era tan rgida ni detallada que liquidara el carcter orgnico de los mate
riales de archivo. Al amparo del conservador de los documentos, los archivos y los
libros coexistan en una forma muy bien adaptada a la sociedad de aquellos tiempos.
Cabe decir de las civilizaciones sumeria, babilnica y asira que "pocas pocas hay
en la historia del hombre occidental que pongan tan claramente de manifiesto la
funcin cultural de las artes grficas de comunicacin y el valor prctico de unos
archivos y bibliotecas bienorganizados" 1).
1.4.5 En siglos ms recientes, el libro impreso nos separ de nuestros colegas,
los bibliotecarios,cuyas bibliotecas crecieron a ese mismo ritmo y a menudo redujeron
a un segundo plano nuestros centros de archivo. Ello nos enfrent, a veces, pero
es ya evidente que lo que nos une es ms que lo que nos separa, y en el futuro debe
ramos prestarnos ms atencin mutua en nuestros esfuerzos por atender a los usua
rios,recurriendo a nuestras tradiciones distintas para formular soluciones comunes
o similares, especialmente al problema de los materiales no textuales, que tenemos
en comn en la mayora de los casos.
1.4.6 La finalidad del presente estudio es explorar esas posibilidades, en
nuestro afn de restaurar la concepcin esencialmente holstica de la sabidura, el
saber y la informacin, practicados por nuestros remotosantepasados^).
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NOTAS
1) Hugh A. Tayl or, The Media of Record: Archives in the Wake of McLuhan, Atla nta,
Georgia Arch ive, Vol . 6, nQ 1, 1978, pg s. 1-10.
2) Marshall McLuha n, Understanding Media : the Extensions of Man , Nueva York,
McGraw-Hill, 1964, 359 pgs.
3) Marshall McLuha n, The Gutemberg Galaxy: the Making of Typographical Man ,
Toronto, University of Toronto Pres s, 1969 , 293 p gs .
4) Harold A. Innis , The Bias of Communica tion, Prlogo de Marshall McLuhan,
Toronto, University of Toronto Pre ss, 1971, 226 pg s.
5) Innis, op. cit., pg. ix.
6) McLuhan, The Gutemberg Galaxy, pg. 7.
7) Donald F. The all, The Medium is the Rear View Mirror , Montr eal, McGill-Queens
University Press, 1971, pg. xv.
8) Richard H. Lyt le, Intellectual Access to Arch ives :
1. Provenance and Content Indexing Methods of Subject Retri eval, America n
Archivist, Vol. 3 3, nQ 1, 1980, pg s. 64-75
Richard H. Lytle, Intellectual Access to Archives:
2.
Report of an Experiment comparing Provenance and Catalogue Indexing
Methods of Subject Retrieval, American Archivist, Vol . 43 , no 2, 1981
pgs.191-207.
9) Elmer D. Johnso n, History of. Libraries in the Western World, Metuchen, N.J.,
2a.
edicin, 1976, 354 pgs.
Elmer D. Johnson, Communication: an Introduction to the History of Writi ng,
Printing, Books and Libraries, 4a. edicin, Metuchen, N.J., The Scarecrow
Press Inc., 1973, 304 pgs .
10) James Thompson , A History of the Principles of Librarianship, Lond res, Clive
Bingley, 1977, 236 pgs.
11) Johnson, History of Librar ies, pg. 30.
12) Vanse unas formulaciones muy meditadas sobre la profesin de archivero, as
como sobre sus relaciones con los usuarios , en los discursos de l Dr. Felix
Hull,Presidente de la Society of Archivists , 1978- 1983, enumerados en la
bibliografa.
Vase una exposicin general de las investigaciones relativas a los usuarios
de las bibliotecas en G. Ford, comp. , User Studi es: an Introductory Guide
and Select Bibliography, CRUS occasional paper 1, University of Sheffield,
1977,
92 pgs.
Adems,las actas del Consejo Internacional de Archivos de 1978 versan esencia l
mente sobre la utilizacin de los archivo s. Se reproducen en Archivum , Vol . 29 ,
1982.
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- 10 -
2. LA INFORMACIN, EL USUARIO Y EL UNIVERSO DEL SABER
2.1 Caractersticas de la informacin
2.1.1 Empleamos con tanta libertad la palabra "informacin" que propendemos a
dar por sentado su significado. Anthony Debons ha escrito lo siguiente:
Hablamos de la informacin, en un sentido, como si fuera un nombre, una cosa
que podemos comprar, vender, adquirir o utilizar, pero tambin como si fuera
un verbo, esto es, como algo que hacemos: obtener informacin, desarrollar
la informacin... Yo prefiero concebir la informacin como un proceso y como
un producto, estando representados ambos por leyes diferentes pero mutuamente
relacionadasD.
2.1.2 A mi juicio, nuestra profesin percibe ms o menos esos dos aspectos
desde hace tiempo. Pero, por muy buenas que puedan ser las fichas de un ndice o
catlogo en su descripcin de un elemento de informacin, por su misma naturaleza
esos asientos son muy limitados en lo que pueden expresar. No podrn sustituir
nunca al archivero, que alimenta constantemente la operacin de acopio de informa
cin, a la vez que entiende la ndole y la relacin complejas de unas fuentes, que
no podrn describirse nunca con palabras escritas. Cada vez ms, las computadoras
estn en condiciones de tratar esas relaciones, pero no podremos nunca prescindir
de la mente humana, que es infinitamente ms sutil. Al hablar de sistemas, no nos
referimos meramente a listas y fichas de catlogo sino a los archiveros de referen
cias,cuya calidad y conocimientos pueden superar totalmente a nuestros "medios de
localizacin" materiales, hasta el punto de llegar a ser una fuente de gran vigor
para un archivo... y tambin de ciertas debilidades, por cuanto son mortales y por
que acabarn jubilndose tarde o temprano.
2.1.3 En relacin con la educacin de los nios, Jean Piaget distingue con
razn entre el conocimiento figurativo y el operativo, y esto puede tener
utilidad al examinar nosotros los sistemas de localizacin. El conocimiento opera
tivo guarda relacin con todos los tipos de destreza, como las de saber andar,
interpretar reglas sociales, escribir o pensar histricamente. La medida en la
cual nuestros usuarios poseen ese tipo de informacin incide directamente en la
medida en la cual pueden aumentar su conocimiento figurativo, que es "la informa
cin como hecho codificado" que conocen bien todos los que manejan medios de loca
lizacin.
2.1.4 Es posible que deseemos que nuestros medios de localizacin hagan ms
de lo que son capaces, al suponer que basta con una proliferacin interminable de
la informacin figurativa. Segn Hans Furth:
... la importancia asignada tradicionalmente al medio simblico como portador
de conocimientos puede pasar fcilmente por alto el punto esencial en el que
descansa todo el saber, esto es, el sujeto operativo. Bsicamente, el conoci
miento operativo no depende de ningn elemento simblico o figurativo espec
fico,
mientras que la comprensin de todo contenido especfico, simblico o
no,depende siempre de la capacidad operativa de asimilar ese contenido que
tiene una
persona^).
2.1.5 Llevemos ms lejos nuestro anlisis terico de la informacin. Podemos
concebirla como una forma de energa que ilumina las relaciones entre personas, lu
gares y sujetos (al fin y al cabo, "iluminar" es una metforafamiliar). A juicio
de Klaus Otten, hay tres clases de informacin:
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1. La informacin estructural, que se codifica (lingsticamente y de otros
modos) y clasifica. Un ejemplo excelente es el catlogo en fichas.
2. La informacin probabilista es el acto de comunicar entre personas, o entre
personas y medios de localizacin (incluso cuando se "hablan" dos computado
ras?) . En qu medida se transmite la informacin estructural?
3. La informacin semntica se refiere a todo el contexto de la informacin
que est siendo transmitida y a las hiptesis formuladas al crear inicial-
mente el sistema. Suponemos que la informacin se asimila en ciertas for
mas,basadas en sistemas de comunicacin anteriores. Cules son esos
sistemas? La cosa resulta ms clara cuando comparamos en inventario con
el ndice como medio de localizacin. La informacin contextual transmiti
da por el inventario ser probablemente mucho mayor, aunque la estructural
resulte quiz menor. En un sentido ms general, "el sistema de valores
del usuario se superpone a unas correspondencias semiarbitrariamente asig
nadas entre las estructuras simblicas y el significado
.
2.1.6 Esas variedades de informacin no existen solamente en nuestros medios
de localizacin sino tambin en los documentos a los que se refieren, y hemos de
observar adems que "en materia de informacin, se llevan a cabo tres operaciones:
almacenamiento, transmisin y adopcin de una decisin". En relacin con los archi
vos,ello consiste en la evaluacin y retencin del documento original, el modo en
que localizamos o recuperamos el contenido (hoy en da, no tiene por qu ser con
los ojos) y -lo cual es importantsimo desde el punto de vista de los medios de
localizacin- la "adopcin de una decisin", o tratamiento. Cmo se transmitir
la informacin contenida en ese documento en una forma selectiva, condensada y abre
viada? Para ello se requieren unas decisiones cruciales del archivero, con objeto
de que el resultado no quede deformado en definitiva.
2.1.7 El anlisis de los antecedentes culturales de los archivos, las biblio
tecas y los medios de registro y de comunicacin pone de manifiesto que la captura
de una informacin idnea por el usuario constituye una operacin sumamente comple
ja. Hemos visto que el medio comunica su propio mensaje, por ejemplo si es unele
mento del patrimonio fuertemente evocador de su poca o simplemente porque tiene
una forma ms pictrica que textual. Aspues,hay una confrontacin del usuario
con el contenido del libro o documento que ha pedido, y en ella su experiencia no
ser idntica a la de otro usuario, por lo mismo que dos testigos observan de
dis
tinto modo el mismo accidente de circulacin.
2.1.8 Esas experiencias variarn en funcin de la formacin previa y los antece
dentes del usuario y de la finalidad que vaya a tener la informacin. Cabe pregun
tar tambin a este respecto
:
en qu medida era idneo el elemento?, quedaron
plenamente atendidas las necesidades del usuario? Debido a todas esas variables y
porque,
en cierto sentido, el contenido no existe antes de ser utilizado, cabra
decir que "el usuario de cualquier medio es su contenido", el cual variar de una
persona a otra. En suma, "el mensaje de todo proceso de comunicacin humana es la
totalidad de sus efectos, materiales, mentales y sociales, independientemente de
que sean deliberados o n o " ' . No podemos aceptar la teora de la comunicacin basa
da en eltransporte^),con arreglo a la cual la informacin consiste simplemente en
que "casen" las seales enviadas y las recibidas. La transmisin por radio en una
lengua desconocida para el oyente resultar igualmente ininteligible siendo la re
cepcin buena o mala. Una carta puede no transmitir los sentimientos de quien la
ha escrito.
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2.2 El cerebro humano y la Idealizacin o recuperacin de informacin
2.2.1 Los que estn en pugna son los hemisferios derecho e izquierdo del cere
bro: el izquierdo sita el espacio visual en un marco de claros perfiles, con unos
centros y unos lmites fijos dentro de los cuales los procesos son lgicos, analti
cos y lineales, como en las operaciones de clasificacin, indizacin y bsqueda l
gica de soluciones; el derecho percibe el espacio acstico, sin centros ni mrgenes,
y en l las percepciones son holsticas, simblicas, intuitivas y creadoras, y abar
can pautas abstractas y figuras complejas, como las que se producen a menudo al
hojear libros o simplemente cuando se suea despierto.
2.2.2 En su forma actual, nuestros sistemas de localizacin se han basado
intensamente hasta ahora en las dotes desarrolladas por el hemisferio izquierdo,
cuando en realidad deberamos intentar fomentar cada vez la intervencin del dere
cho. Cabe expresar verbalmente esto en un complejo comportamiento lingstico que
rebasa por el momento las posibilidades de> la computadora. De ah que se propugne
"una base formal, ms una capa de experiencia adquirida en interaccin con la comuni
dad verbal cooperativa"
> .
El cientfico busca un sentido preciso para cada palabra,
mientras que la mayora de los humanistas utilizan la lengua natural con todos sus
significados asociados y en toda su plenitud. En el extremo ms opuesto estn los
poetas,
cuyas palabras entraan sugerencias amplias y generales.
2.2.3 Es posible que ello haya contribuido en cierta medida a indicar la ra
zn por la cual puede resultar tan huidiza la bsqueda de informacin idnea. En
contraste con los archiveros, que han tendido a hacer hincapi en los aspectos de
su labor relacionados con la custodia y a crear sistemas de localizacin centrados
en la procedencia y en el orden orgnico, los bibliotecarios, con su mayor orienta
cin de servicio, disponen de muchas obras sobre los estudios relativos a los usua
rios ,
que merecen ser cuidadosamente examinadas por los archiveros en su afn de
encontrar soluciones pero, incluso as, los datos precisos sobre las pautas de com
portamiento y las estrategias de los usuarios siguen siendo muy limitados y van
asociados a una definicin incoherente de la formacin. Como dice T.D. Wilson:
El problema no parece radicar tanto en la inexistencia de una definicin nica
como en la incapacidad de emplear una definicin adecuada al nivel y a la fina
lidad de la investigacin. Se emplea la palabra "informacin" en el contexto
de los estudios sobre los usuarios para designar con ella una entidad o fenme
no fsico (como en el caso de las preguntas referentes al nmero de libros que
se han ledo en un periodo de tiempo dado, el nmero de suscripciones a revis
tas,etc.),el cauce de comunicacin mediante el cual se transfieren los men- .
sajes (como cuando hablamos de informacin oral o escrita) o unos datos fcticos,
determinados empricamente y presentados en un documento o transmitidos de
palabra'', como son los hechos, los consejos o las opiniones.
Es esta una muy valiosa advertencia, que debern tener presente los archiveros que
emprendan estudios semejantes.
2.3 El universo del saber y el mtodo cientfico
2.3.1 El quehacer fundamental de los cientficos e intelectuales ha consistido
en elaborar y acrecentar una masa coherente de conocimientos, que rebasa los recur
sos de una sola biblioteca y que implica la relacin contextual del propio conoci
miento. Para atender tal necesidad, han surgido bibliotecas que se han especializa
do sin demasiada planificacin general, y algunos bibliotecarios han propugnado el
acceso a la informacin consignada mediante una metodologa de resolucin de proble
mas recurriendo a modeloscientficos^),la cual entraa los siguientes elementos:
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1. Individuacin del problema.
2. Anlisis de las soluciones presentes.
3. Deteccin de los obstculos que impiden progresar.
4. Concepcin y ensayo de nuevas soluciones, que suscitarn a su vez nuevos
problemas.
2.3.2 Todo ello presupone un acervo autnomo y objetivo de conocimientos
coherentes, elaborado con el transcurso del tiempo en forma de un corpus de leyes.
Semejante mtodo se inspira en una concepcin particular de la ciencia, segn la
cual adquirimos nuestro conocimiento del mundo al resolver los problemas que plan
tea,haciendo conjeturas y descartando errores, emparejando las hiptesis con la
realidad. No hay nada finalista en ello. El modo de enfocar la verdad es asint-
tico; no coincide nunca, plenamente, pero el resultado es una aproximacin realis
ta.
Los cientficos se incorporan al quehacer corporativo pblico mediante publica
ciones,
crticas y nuevas teoras.
2.4 El dilema del archivero
2.4.1 Los archiveros se identificarn fcilmente con semejante concepcin pe
ro nuestras dificultades se agravan debido a la ndole misma de nuestros fondos.
Procuramos construir una masa coherente de conocimientos mediante la informacin
acopiada en el curso de nuestro trabajo para poder comprender mejor nuestros medios
de localizacin, y eso est vinculado muchas veces a libros, artculos, notas de
pie de pgina y citas de historiadores y de otros especialistas en un enfoque al
que se puede tener acceso, al menos en cierto grado, gracias a los sistemas de lo
calizacin bibliogrficos. Pero existe, adems, una amplia masa de informaciones
que no han conseguido apresar nuestros medios de localizacin y un caos mayor toda
va de informacin potencialmente disponible merced a tcnicas de evaluacin y es
trategias de adquisicin. Todo ello constituye nicamente la materia prima de "un
conjunto coherente de conocimientos" y es,pues,muy diferente de la mayora de los
materiales de biblioteca.
2.4.2 Los bibliotecarios pueden argir que tampoco ellos han conseguido apre
sar la informacin por falta de medios analticos y estrategias apropiadas de loca
lizacin, pero hay (o debe haber) una coherencia a propsito del contenido de un
libro escrito sobre unas transacciones humanas que brilla por su ausencia en una
coleccin de documentos, en particular los legajos de correspondencia general refe
rente a esas mismas transacciones en el sentido de un "acervo de conocimientos",
contrapuesto a la informacin organizada.
2.4.'
Anlogamente, la mayora de los materiales que se publican, o que sim
plemente
ve
imprimen, tienen una cierta identidad gracias a su autor o su ttulo,
debido a la cual la adquisicin o, cuando menos la localizacin, resultan relativa
mente fciles en casi todos los casos. Lo que se imprime va destinado a ser ledo
por otros, y ha de tener por ello un cierto impacto en la sociedad. Casi nada de lo
manuscritoh:perseguido nunca esa finalidad, y es preciso buscarlo. Mientras los
archiveros nc han ordenado y descrito sus adquisiciones y dado pblicamente a cono
cer tal informacin por conducto de los medios ms bien limitados de que disponen
en la actualidad, su utilizacin para la construccin de una masa coherente de cono
cimientos es tambin limitada. Carecemos, adems, de una idea clara de lo que est
todava
'ah",
en manos privadas.
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2.4.4 Lo que tienen los archiveros es, en su mayor parte, un conjunto organi
zado de documentos, y de experiencia al respecto. En cuanto un usuario reacciona
ante esos materiales, pasa a ser el contenido, y la masa resultante de conocimientos
ser una cuestin de percepcin. Entra en juego la interpretacin, como en el caso
de la aplicacin de una serie de disposiciones legales.
2.4.5 Debido a esa falta de coherencia, la localizacin plantea un problema
infinitamente ms complejo para el archivero, pero las tcnicas de tanteo pueden
constituir la base para cierta parte de una buena metodologa, en vez de recurrir a
an mtodo aleatorios, como nos ocurre actualmente a la mayora de nosotros.
2.5 Utilizacin de la informacin
2.5.1 Se ha sealado ya"^ que la utilizacin deseada repercute mucho ms en
la informacin necesaria que la disciplina propia del usuario. Varios estudios
relativos a la informacin cientfica y tecnolgica (ICT) han puesto de manifiesto
que,
para el cientfico, la ICT significa un conocimiento organizado, parte inte
grante del acervo coherente del saber, para el tcnico un conocimiento aplicado, y
para el especialista de la informacin quiz solamente unos hechos que hay quefaci
litar,
sin tener demasiado en cuenta la necesidad o el problema de la utilizacin.
Tambin en este caso, los conceptos de valor pueden incidir en el sentido de expre
siones clave. El acceso "directo" a la informacin implica todos los originales
pertinentes para el investigador, compendios de puntos de vista para el planifica-
dor,y reseas y referencias para el responsable de la informacin.
2.5.2 Esos sistemas de valores diferentes, en su aplicacin a usuarios dife
rentes de un mismo material, merecen ser estudiados ms detenidamente por los archi
veros en relacin con los niveles de detalle que manejan en sus medios de localiza
cin.
Procede tomar en consideracin no solamente las disciplinas y profesiones de
los usuarios sino tambin sus funciones y cometidos. No se entender del mismo modo
el tratamiento de la informacin en la administracin pblica, en las empresas y en
las instituciones cientficas, ya que sus supuestos son distintos. En qu medida
podemos atender las necesidades de un pblico tan diversificado?
2.5.3 Hay que reconocer una vez ms que la calidad es una variable independien
te: hasta qu punto es exacta y apropiada la informacin facilitada en nuestros
medios de localizacin? Se consumen muchas energas en las operaciones de repudio,
al comunicar informacin de un grupo de usuarios a otro. Como usuarios que son, los
archiveros viven lo mismo al evaluar los archivos pblicos o al adquirir una colec
cin en vez de otra, en el sector privado, y con ello seleccionan informacin para
incorporarla a los medios de localizacin.
2.5.4 Un alto nivel de seleccin eficaz y de formulacin global puede servir
para llegar a ms personas, lo cual puede ser un factor pertinente al proceder a la
evaluacin del proceso selectivo. Pero si no se consigue la eficacia y los medios
de localizacin no estn a la altura de las necesidades, el usuario tendr que de
dicar tiempo a "elevar el producto hasta el nivel que requiera la accin". Para
prevenir de antemano al investigador, habr que indicar claramente en un medio de
localizacin los sesgos y la omisin metdica y lgica de informacin.
2.5.5 Por ser todo usuario un individuo complejo, la relacin con la informa
cin ser multidimensional. Como dice HolmerHall:"Cuando prospera la dicotoma, la
simplificacin excesiva pretende negar el derecho a ser diferentes". Tenemos que
saber lo ms posible sobre los usuarios, y no simplemente cules son sus campos de
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- 15 -
inters inmediato. Debemos pensar tambin ms en los usuario s eventuales al elab o
rar nuestros medi os de localizacin. Qu busca n? Ha de servir un solo medio de
localizacin para todos los tipos de usuarios? El inters que suscitan los medio s
concebidos especficamente para los genelogos es verdaderamente un signo de los
tiempos
.
NOTAS
1) Anthony Debon s, comp. Information Science: Search for Identity, Nueva York,
Harcourt, Bruce, Jovanovich, 19 72, pg. 13 .
2) Debons, op. cit., pg . 25
3) Debons, op. cit., pg. 99
4) Barrington Nevitt, Archivist and Comprehensivist, trabajo indito, presentado
a la Association of Canadian Archivists en 1978, pg. 2.
5) Claude E. Shannon y Warren Weaver, The Mathematical Theory of Communication,
Urbana, University of Illinois Pres s, 1949, 117 pg s.
6)
J.C.R.
Licklider, Libraries of the Futur e, Cambridge, Mas s., M.I.T. Press,
1965,pg. 205.
7) T.D. Wilson, On User Studies and Information Needs, Journal of Documentation,
Vol. 37, no 1, 1981, pg. 3.
8) Don R. Swanson, Libraries and the Growth of Knowledge, Library Quarterly,
Vol.
4 9, 1979, pg s. 3-25.
9) Homer J. Ha ll , Patterns in the Use of Information: The Right to be
Different, Journal of the American Society for Information Science,
marzo de 1981, pgs . 103-112.
10) No obstante, al planificar para el futuro, no sabemos exactamente: "1) lo que
ser la sociedad enton ces; 2) lo que significarn las pala bras ; 3) cmo reac
cionar la gente; y 4) cmo interpretar los acontecimientos". Allen Kent.
"Insoluble proble ms", Debons, op . cit ., pg. 301.
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3. NECESIDADES Y COMPORTAMIENTO DE LOS USUARIOS
3.1 Necesidades fundamentales
3.1.1 Hastaaqu,hemos examinado e intentado definir un universo o acervo
de conocimientos y documentos que incitan por igual a los bibliotecarios y a los
archiveros a elevar al mximo su utilizacin mediante todos los cauces posibles de
informacin. Hemos visto que, en cierto sentido, el usuario pasa a ser el conteni
do por medio de una interaccin, y que los usuarios tienen niveles distintos de ne
cesidades segn sus disciplinas, conceptos de valor y funciones en la sociedad.
Mientras no recurren a ese acervo de conocimientos y documentos no se puede decir
que haya una informacin en sentido dinmico; a lo largo de los siglos, los conser
vadores han procurado preservar esos recursos y facilitarlos, al mismo tiempo. Pero
hay que distinguir entre el acceso intelectual y el hecho de "facilitarlos" fsica
mente,
como hay que distinguir entre ese acceso intelectual y el hecho de que el
usuario se sienta plena o parcialmente atendido en sus necesidades. Cules son
esas necesidades y en qu medida es el conservador, ms que el usuario, el respon
sable de satisfacerlas?
3.1.2 En lo tocante a las humanidades y las ciencias sociales, las necesida
des del usuario son esencialmente de carcter humano, y es indispensable abordar
el problema del modo ms holstico posible. En lo que atae a nuestros medios de
localizacin, a menudo tenemos que armonizar las peticiones de informacin con unas
pautas de localizacin concebidas para que resulten aplicables e idneas con respec
to al mayor nmero posible de cohortes. Cuando los bibliotecarios del mundo antiguo
clasificaron sus colecciones, iniciaron una tradicin de ordenamiento de sus recur
sos en una forma que ha persistido hasta nuestrosdas. Se ha podido adaptar la
clasificacin al crecimiento de los conocimientos, y en esa medida ha constituido
una poderosa respuesta a la demanda de los usuarios, al contribuir a reducir el
campo de bsqueda. Pero, inevitablemente, la clasificacin ha fragmentado los re
cursos de un modo que resulta cada vez menos aceptable en nuestro mundo interdisci
plinario de aprendizaje y accin. Anlogamente, los usuarios propenden a ordenar
sus "necesidades" en "listas de compra" fragmentadas, mientras que sus autnticas
necesidades slo pueden determinarse a partir de una mayor comprensin del usuario
como persona.
3.1.3 Cabe considerar la satisfaccin de las necesidades generales como una
jerarqua de medidas encaminadas a la
plenitud^),
lo cual puede desbordar loslmi
tes de una pesquisa sustantiva-. Segn Maslow, nuestras necesidades fisiolgicas
deben ser las primeras que queden satisfechas y, hasta que no lo son, dominannues
tros pensamientos, como ocurre cuando sentimos constantemente hambre. Vienen
des
pus las necesidades relativas a la seguridad, el orden y la eliminacin del miedo.
Una vez mitigado el miedo, podemos aceptar el amor y el afecto, y reaccionar con
una mayor confianza frente a los dems, a la vez que nos sentimos ms seguros de no
sotros mismos. Mejora nuestra opinin propia y advertimos un mayor aprecio de los
dems para con nuestra persona, lo cual engendra una sensacin general de confianza
en uno mismo, de fuerza y de idoneidad personal. Esto trae consigo a su vez laple
na realizacin personal y una autntica percepcin de lo que somos, en toda nuestra
singularidad.
3.1.4 Hemos deformado, al resumirla as, la tesis de Maslow, pero tiene un in
ters directo para nuestro conocimiento y comprensin de los usuarios. El deseo de
conocer y de entender, incluso en el caso de quienes tienen que satisfacer todava
sus necesidades bsicas, depende de ellas. No sabemos gran cosa en materia de psico-
patologa cognoscitiva, ya que la sed de saber no suele revestir la forma de una
llamada de auxilio neurtica, pero la aplicacin de la teora de las necesidades a
nuestro caso podra ser la siguiente:
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3.1.5 La necesidad bsica de todos los usuarios poco familiarizados con los
centros de archivo no es necesariamente la respuesta a una consulta especfica, que
puede ser una mera tentativa, sino ms bien a preguntas no formuladas como: "Es
aqu donde pueden contestar mis preguntas?", "Cmo he de comunicar en este entorno?
"Cmo puedo orientarmeaqu?"o "Qu es lo que se supone que s ya?" Esencialmen
te ,se trata de una necesidad de conocer y de entender el proceso. Una vez satis
fecha esa necesidad, se tendr una sensacin de seguridad gracias a un sistema de
localizacin claro y lgico, por muy simple que pueda ser, con sus catlogos, inven
tarios e ndices adecuadamente ordenados. Si el usuario puede sentirse relativamen
te seguro y tranquilo en ese entorno en el cual se elimina la desconfianza (que es
de por s, una forma de miedo) y la atmsfera no es manifiestamente amenazadora, se
podr establecer una relacin ms personal y empezarn a aflorar las autnticas nece
sidades del investigador. Al quedar saciadas, ya sea mediante el empleo directo de
medios de localizacin o bien con la ayuda del personal, se crear un ambiente de
confianza y de seguridad, el personal apreciar al usuario y, en una cierta pequea
medida, habr progresado la plena realizacin de cada uno.
3.2 Aspecto subjetivo de la investigacin
3.2.1 Una vez ms, hay que hacer hincapi, primero, en las necesidades bsicas
del individuo como persona, ms que en la operacin de consulta. Tras ello, el acer
vo de conocimientos o documentos dejar de ser una entidad objetiva "cientficamen
te"impersonal, y se convertir en un recurso que no es posible comunicar plenamente
al margen del usuario (incluyendo al
archivero).
En una forma anloga, Maslow dice
que la ciencia no es autnoma y no se regula a s misma, sino que es fundamental
mente una criatura y una creacin del cientfico, derivada de diversas actividades,
1
quese parecen mucho a las de los archiveros y los bibliotecarios, los cuales resuelven
tambin problemas, hacen preguntas, recurren a la intuicin, formulan hiptesis,ensayan,
comprueban y verifican los resultados, procuran ampliar las generalizaciones,discurren
imtodos y tcnicas y acopian la historia y los documentos de la profesin.
3.2.2 En suma, "la ciencia es slo un medio de acceso al conocimiento de la reali
dad natural, social y psicolgica"^. A juicio de Patrick Wilson, a pesar del impacto
subjetivo del fsico, persiste toda una serie de constantes fsicas muy precisamen
te determinadas, de leyes y teoras fundamentales que contrastan radicalmente con
las ciencias sociales y del comportamiento, debido en gran parte a la complejidad
caracterstica de los seres humanos. Los motivos, las normas y los grupos sociales
cambian constantemente de un modo que no es posible contar ni medir, y toda clasifi
cacin del comportamiento, por ejemplo, en conformista y marginal, desemboca en una
visin altamente subjetiva de lo que esnormal^).
3.2.3 Wilson sugiere asimismo que puede resultar til considerar una gran par
te de las investigaciones en ciencias sociales (con la salvedad de la economa) como
una especie de historia, en la cual se conciban las ciencias sociales como historia
actual,
de un modo muy parecido a como cabria concebir la historia como una antropo
loga cultural retrospectiva. Adems, muchas investigaciones de ciencias de la
tierra tienen carcter descriptivo e histrico locual,a su vez, est relacionado
con la geografa y, en particular, con la geografa humana. Existe,pues,una fran
ja muy ancha de conocimientos y de investigaciones en curso que son:
1. Incompletos. No hay una finalidad que quepa calificar de historia
"definitiva".
2.
Poco concluyentes y que necesitan una revisin constante
3. Discutibles, ya que se basan en una interpretacin y una eleccin de
perspectivas^).
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3.2.4 Lo que nos ocupa, es, de hecho, una obra de arte que apunta a producir
un efecto: el empleo de documentos y otras fuentes del saber para producir una
transcripcin coherente de la complejidad humana mediante una formulacin generali
zada que pueda aprehender y utilizar el lector.
j
3.3 Reaccin del archivero ante el comportamiento del usuario
3.3.1 Los archiveros necesitan saber muchas ms cosas sobre el modo en que
los cientficos de las disciplinas citadas llevan a cabo sus investigaciones y
acrecientan el universo del saber. Necesitamos una ciencia del crecimiento del sa
ber,una ciencia de la informacin que guarde con el almacenamiento y la localizacin
o recuperacin la misma relacin que la fsica con la ingeniera-^ .
3.3.2 Al igual que en el caso de otras ciencias del comportamiento, la de la
informacin es todava predominantemente histrica, con una vertiente terica dbil
y un conjunto de conceptos basados en la experiencia prctica. Esto es particular
mente cierto en el caso de los archivos. Ahora bien, una ciencia de los archivos
que formulara preceptos a partir de la interfaz de los medios de las fuentes de in
vestigacin con los estudios interdisciplinarios podra incitarnos a crear los efec
tos que necesitamos nosotros y los usuarios, en vez de reaccionar constantemente
ante unas causas engendradas por las necesidades especficas de los usuarios. Con
ello,habramos de interesarnos ms no slo por el contenido de los documentos (as
es como reaccionamos ante los usuarios) sino tambin por la utilidad posible de los
mismos,como parte integrante de las estrategias de adquisicin de originales y de
copias e introduciendo elementos crticos a la vez que descriptivos en los medios
de localizacin.
3.3.3 Observamos ya que, con la salvedad de las ciencias fsicas ms objetivas
y especficas, que no nos conciernen en general como archiveros, la franja restante
de lo que cabe calificar en general de investigacin histrica plantea muchos de
los problemas que tienen que resolver todos los humanistas, los cuales han de recu
rrir cada vez ms a bibliotecas corporativas y sistemas de bibliotecas para comple
tar sus propias colecciones demateriales^). Del mismo modo que, en una poca de
dificultades econmicas, la poltica de adquisicin de una biblioteca ha de sopesar
los pros y los contras de las series, contrapuestas a las monografas, y los mate
riales retrospectivos en comparacin con los de actualidad, as tambin los archive
ros imponen limitaciones a la investigacin por conducto de sus archivos, mediante
sus normas de evaluacin y acopio de manuscritos.
3.3.4 El humanista aprecia la utilidad de hojear, lo cual rebasa los lmites
de la clasificacin y del ordenamiento orgnico y permite que unas nociones vagas e
indistintas interacten con las fuentes. Puede ser necesario operar con varias fuen
tes simultneamente para evitar las distorsiones lineales y un enfoque estrictamente
seriado del tiempo y de la cultura. Weinstraub pregunta tambin si hay una relacin
necesaria entre una mayor cantidad de informacin y un conocimiento significativo.
Existir,pues,el peligro de amasar y localizar ms y ms sobre menos y menos?
Como archiveros, no nos ocupamos de medidas y cantidades exactas, e incluso para
los historiadores cuantitativos las series ms ricas y ms completas de archivos
tienen graves limitaciones por la ndole y las limitaciones mismas de la informacin
que contienen.
3.3.5 Cmo podremos saber si, pese a todos nuestros esfuerzos, se han satis
fecho las necesidades del investigador? Esto plantear siempre un problema particu
larmente difcil. Las peticiones de materiales no indican necesariamente su idonei
dad, la cual puede estar en proporcin inversa al nmero de elementos buscados.
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3.3.6 La peticin inicial de un usuario no puede ser sino una mera conje tura,
ya que lo que le hace falta se limita a una descripcin del problema existente en
esemomento^). Puede derivarse de una cita inexacta o intrascendent e. Consta que
slo se recurre a las bibliotecas cuando el xito parece probable e, incluso en tal
caso, puede ocurrir que los bibliotecarios tengan que interpretar las necesidades
por medio de conjeturas fragmentarias y un recuerdo imperfecto de "atributos locali-
zables".
Procede,pues,des tac arl a utilidad de un sistema que tenga en cuenta las
conjeturas. Esos atributos conjeturables son:
a) inherente s, en el artculo o la cita;
b) asignados, como cuando vienen proporcionados por bibliotecarios, encabeza
mientos, categoras de clasificacin y trminos de catlogo.
El dilogo consiste en una conjetura inic ial, perfeccionada gr adualmente median te
listas de autores y ttulos y "subconjuntos de repudio" lo antes p o s i b l e .
3.3.7 Los estudios sobre el empleo de las biblioteca s por los investigadores
de ciencias humanas han tenido un xito muy limitado, a pesar de su cuidadosa plani
ficacin, y los resultados han solido ser muy hipotticos, confirmando las impresio
nes adquiridas gracias a la experiencia de los propios bibliote carios . "Hasta la
fecha, la mayora de las investigaciones han sido de carcter exploratorio o prepa
ratorio"^)
.
En uno de esos estudiosrecientes^),menos de da mitad de los universi
tarios de un programa de doctorado participantes haban pedido ayuda y asesoramiento
al personal de archivo para sus investigaciones, y sus consultas se haban limitado
a hacer preguntas sobre los prstam os entre bibl iote cas. En el campo de las ciencias
humanas,
los materiales de investigacin no se quedan anticuados, como lo confirma
el anlisis de las pautas y los ndices de cit as. Parece predominar el mane jo de
monografas sobre el de series^O). Garfield afirma que los especialistas de las
ciencias humanas no se basan necesariamente de un modo lgico y directo en la obra
de sus prede cesore s, sino que emprenden rumbos totalmente nuevos. En todo caso , la
reinterpretacin les devuelve a los textos clsicos de un modo que se observa menos
en las investigaciones cient ficas. Semejante empleo de un gran nmero de ttulos
slo puede corroborarse en general, ya que la modalidad consistente en hojear en
las estanteras desborda todos los lmites estadsticos.
3.3.8 Se han propuesto otras pautas generalizadas de comportamiento que po
dran convertirse tambin en la base de estudios relativos a losusuariosll)
#
g
n
las fuentes de informacin, habra que distinguir claramente entre los sistemas de
localizacin formales y no formales, es decir, entre las bibliotecas y las institu
ciones que no se dedican primordialmente a la informacin, en contraste con el hecho
de reunir de un modo no formal a individuos, en particular por conducto del "colegio
invisible" 2),de bibliotecarios y de colegas, que exigen del usuario que revele la
amplitud de sus conocimientos (o de su ignorancia) por razones de reciproc idad, pe ro
que pueden lastimar tambin la opinin que tenga cada uno de s mis mo. Las necesi
dades pueden quedar modificadas por el entorno econmico de quienes son ricos o po
bres en informacin. Los sistemas poltico s pueden prohibir incluso ciertas catego
ras de informacin pura y simplemente.
3.4 Reaccin del bibliotecario ante el comportamiento del usuario
3.4.1 Tradic ionalme nte, los bibliotec arios han procur ado ayudar a los usuarios
de dosmodos 3). El primero consiste en proporci onar un producto final , en forma de
una informacin que necesita el usua rio. Esto lleva a lo que se ha calificado de
teora mxima de la labor de referencias, en virtud de la cual se facilita al lector
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todas las citas, monografas y materiales similares necesarios. La segunda da orien
taciones a los lectores por medio de los diversos sistemas de localizacin, pero
esencialmente les deja la plena responsabilidad de encontrar el material necesario.
3.4.2 Esto sume al lector en una especie de perplejidad si la funcin del bi
bliotecario no resulta clara en algn caso particular. "Cunta ayuda, y de qu
tipo,puede darme el bibliotecario?". Durante cierto tiempo, algunas bibliotecas
descartaron totalmente la ayuda de ese tipo, mientras que otras insisten ahora en
ella,por razones de economa.
3.4.3 La tradicin didctica segn la cual los bibliotecarios son educadores
tiene sus orgenes en los primeros aos del movimiento de las bibliotecas pblicas
gratuitas.
Se acoge de buen grado a quienes desean perfeccionarse personalmente,
ellos mismos, al paso que se parte del principio de que los estudiantes han dereci
bir su formacin en los centros docentes, con lo que se les acoge mucho menos favo
rablemente. Por ello, muchos no vuelven a la biblioteca al entrar en la vida adulta.
3.4.4 Puede ocurrir tambin que los archiveros compartan ese mismo criterio
subconscientemente y que lamenten a menudo que los profesores de segunda enseanza
y de universidad dejen que sean ellos quienes instruyan y asesoren a los estudian
tes sobre sus proyectos, en proporcionesdesmedidas. Por sas y otras razones, ms
an que la de un solo estudiante la aparicin en los archivos de un grupo de ellos
suscita con frecuencia una actitud algo ambivalente.
3.4.5 El hecho de recurrir demasiado a la instruccin plantea el problema de
que el usuario no sabe a ciencia cierta si tiene que encontrar las respuestas a
partir de direcciones muy generales en cuanto a las fuentes, ni en qu medida el
archivero o el bibliotecario son lo suficientemente competentes como para atender
descripciones de necesidades y preguntas ms detalladas, o incluso si van a acoger
amablemente tales preguntas. Por consiguiente, la incapacidad de comunicar puede
desembocar en una sensacin de indiferencia, percibida por el usuario, lo cual no
se neutraliza con manifestaciones ocasionales de defensa del servicio pblico.
3.4.6 La resolucin de tales- problemas subraya la necesidad de dar a los usua
rios una instruccin muy completa sobre los recursos y servicios de la biblioteca o
del archivo, gracias a la cual tanto el personal como ellos puedan trabajar ms
estrechamente juntos.
3.4.7 Con tal fin, se ha instado a los bibliotecarios
14
' a recurrir menos a
unos sistemas automatizados activos de localizacin, que pueden engendrar una fuer
te proporcin de citas intrascendentes, y ms a su conocimiento personal de las
fuentes mejorando para ello los registros bibliogrficos e insistiendo ms en la
descripcin del contenido. Por ejemplo, en ciertos casos la analtica podra abar
car los encabezamientos de algunas monografas. Se describen con el gradosufi
ciente de detalle los materiales en los catlogos temticos? De todas maneras,
debe haber siempre un mediador con formacin intelectual y conocimientos a laanti
gua usanza, capaz de aquilatar, volver a formular y resolver las consultas mediante
tanteos,puesto que la mayora de las bases de datos se cien a la lgica booleana,
que permite eliminar y aadir trminos pero que no puede aceptar una reformulacin.
Por ser cada vez ms compleja la localizacin automatizada, se necesitarn urgente
mente
mediadores:
deeste tipo. Shinebourne recomienda tambin que, para poder eva
luar el punto de vista de un autor, tendra que haber mucha ms informacin en rela
cin con sus afiliaciones, su finalidad y objetivo al crear su obra, la metodologa
adoptada y el resultado y las conclusiones de todo lo que se haya encontrado, ya sea
prescriptivo o bien descriptivo. Semejante actividad sera paralela al inters del
archivero por una informacin bsica similar, tal como se detalla en las "notas so
bre el alcance y el contenido" y otras introducciones similares de los inventarios.
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3.5 Los administradores y los archiveros como usuarios
3.5.1 Resulta ya evidente que las bibliotecas y los archivos tienen muchas
cosas en comn en lo que atae a las-necesidades de los usuarios, pero existen
ade
ms ciertos problemas especiales que, en gran medida, se limitan a los archivos.
3.5.2 Se han formulado algunos conceptos y definiciones tiles
15
^ partiendo
del supuesto bsico de que los archivos son creados orgnicamente por personas e
instituciones en el curso de sus tareas, para sus propios fines, y no primordial-
mente para el uso y la informacin de otros, como en el caso de las obras editadas.
Lo que los bibliotecarios llaman a menudo "documentos oficiales", por ejemplo los
informes anuales impresos de los departamentos oficiales, son materiales de archivo
seleccionados para uso e informacin inmediatos del pblico en general por medio de
la publicacin y, como tales, pasan a ser materiales de biblioteca, si bien con
ciertos problemas de localizacin en comn con los documentos originales.
3.5.3 Delmas distingue entre el "compilador/usuario" que busca documentos con
fines jurdicos, fiscales y administrativos en general en unos "archivos administra
tivos",
los cuales no estn al alcance del pblico, y el "lector/usuario" que busca
informacin en los "archivos histricos". A su juicio, resulta una estril repeti
cin establecer archivos por separado, y nos recuerda que, de hecho, los ciudadanos
privados utilizan ciertas clases de archivos administrativos que han de llevarse
reglamentariamente con fines de registro de la propiedad, tasacin fiscal, etc.
Los archivos administrativos no son utilizados nicamente por los responsables gu
bernamentales y los funcionarios a sus rdenes, sino tambin por dirigentes de em
presas privadas interesadas por los recursos naturales, por ejemplo. Esos archivos
ayudan a menudo a los investigadores, al producir documentos informativos sobre la
situacin del momento, a los cuales puede tener acceso a veces el pblico. Tales
archivos administrativos estn muy descentralizados, y encierran una masa muy varia
da de informacin sobre la institucin matriz, y convendr recordar a los usuarios
la existencia de ese servicio-, que es paraarchivstico en el sentido histrico y
que, siempre que sea posible, habr que relacionar estrechamente con la gestin de
documentos y archivos histricos, de modo tal que todas esas actividades se comple
menten mutuamente.
3.5.4 Delmas seala tambin que los archiveros son usuarios de los archivos
cuando los someten a tratamiento o los consultan por cuenta del pblico, y que el
acceso de ste est directamente relacionado con la utilizacin pblica, lo cual
parece indicar que los estudios referentes a los usuarios deberan abarcar adems
las consultas contestadas por correo y por telfono, a propsito de las cuales ca
bra acopiar mucha informacin.
3.5.5 Delmas se interesa sobre todo por los usuarios de los documentos insti
tucionales o gubernamentales en todas las fases de su vida; Berner, en cambio, sub
raya ciertas caractersticas de los archivos histricos, que comprenden tambin do
cumentos del sector
privado
1(
5);
haciendo una til distincin entre la "tradicin de
archivos pblicos" (TAP) y la "tradicin de manuscritos histricos"
(TMH),
en su re
lacin con los usuarios en los Estados Unidos, pero que puede tambin tener inters
en otros pases.
3.5.6 La tcnica de tratar residuos fragmentarios de documentos de familia de
un pasado remoto (habitualmente en forma de correspondencia) por medio de la catalo
gacin y el control en el nivel de cada elemento segn los principios de la biblio-
tecologa TMH contrasta con el tratamiento de los archivos pblicos segn el rgano
u oficina de origen y por el orden original de su creacin
(TAP).
Berner afirma
que la ci-asificacin por temas recurriendo a la TMH da una ilusin de unidad orgni
ca que quiz no exista ya. Desde hace algn tiempo, las grandes colecciones de
V
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documentos privados que abarcan una amplia gama de medios y que son relativamente
completas en el sentido archivstico han trado consigo la quiebra del mtodo de
tratar cada elemento por separado recurriendo a la TMH. Se estima con razn que
esas acumulaciones son orgnicamente de archivo como las de las instituciones p
blicas,
pero incluso en tal caso un ordenamiento demasiado limpio y simtrico puede
enmascarar el contexto original de ciertos documentos.
3.5.7 Se tiende, en general, claramente a renunciar a la descripcin porele
mentos (salvo en el caso de los documentos de inters excepcional) y a preparar
inventarios de las colecciones manuscritas similares a los preparados para los ar
chivos pblicos, siendo el ttulo del legajo el nivel de descripcin ms bajo.
3.5.8 Esas dos tradiciones, complicadas por el rpido desvo que suscita la
TMH y su impacto en los sistemas de localizacin, plantean problemas a cada usuario
de un archivo y suscitan dificultades especiales para los archiveros. La mayora de
los grandes archivos habrn acumuladopues,a lo largo de losaos,un conjunto de
medios de localizacin de una calidad, una precisin y una complejidad variables,
ordenados algunos de ellos segn la TMH y otros segn la TAP. Berner seala adems
que,
si existe un catlogo colectivo de personas, lugares y materias, es probable
que sea ilgico, idiosincrsico y subjetivo y que carezca de una fuerte disciplina
interna. Adems, la TMH ha calado en el modo de tratar los manuscritos en AACR II
(si bien este aspecto est siendo investigadoactualmente),y en una de las princi
pales bases de datos bibliogrficos de los Estados Unidos, que contiene tambin
informacin de archivo, a saber, la OCLC, por no hablar de la NUCMC, que no ha
sido autorizada todava.
3.5.9 Es posible que el enfoque del archivado mediante la TAP, que implica a
menudo una gestin de documentos, una fase de prearchivado u otra forma de retencin
selectiva, est dando ya una mayor coherencia a los ttulos y a la normalizacin de
los nombres propios.
3.5.10 Como los documentos de archivo son rara vez elementos concretos y depen
den de su relacin contextual original para la plena comprensin de su contenido,
los archiveros de la TAP han recurrido ampliamente al ordenamiento como parte im
portante de la operacin descriptiva total y, por medio de l, a aclarar la forma y
la pauta de los bloques de informacin contenidos en los documentos. Salvo cuando
el inventario sea muy somero o preliminar, la descripcin del contenido no deber
rebasar la descripcin fsica, si bien ser mucho ms baja que la catalogacin
elemento por elemento, propia de la TMH. En contraste con ello, la descripcin bi
bliogrfica de un libro empleando las reglas AACR II se centra en la descripcin
fsica y en la identificacin de nombres. La descripcin se limita a encabezamien
tos aislados a partir de un tesauro como, por ejemplo, los Library of Congress
Subject Headings.
3.5.11 La inexistencia de normas constituye un grave obstculo para la auto
matizacin y sus ventajas consiguientes para el usuario, que examinaremos msade
lante.
No obstante, los archiveros intentan familiarizarse en general con el conte
nido de las series y colecciones que someten a tratamiento, y es ste un factor po
sitivo y muy constructivo. Tambin quedan al margen de toda norma los ndices, que
pueden prepararse directamente a partir de los documentos originales, de descripcio
nes de elementos o declaraciones contenidas en los inventarios.
3.5.12 Como hasta la fecha se han adoptado pocas normas, salvo en un cierto
nmero de centros de archivo, los investigadores tienen que recurrir a la mediacin
personal del archivero, el cual ha de dirigirse a su vez a especialistas y a conoci
mientos especficos de orden superior. Esto no cambiar probablemente nunca, ni si
quiera despus de ser aceptadas unas normas, porque los arehivos se ocupan de lo
nico y de lo especfico, por lo menos en el nivel del elemento.
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3.5.13Podemos advertir ya que el usuario sacar gran provecho del estudio por
los bibliotecarios de los mtodos de descripcin del contenido propio de los archive
ros,
y del estudio por los archiveros de los formatos normalizados, la construccin de
tesauros,lenguajes de indizacin y formatos normalizados, a los que han dedicado tanta
atencin los bibliotecarios y los especialistas de la ciencia de la informacin. De
momento,los archiveros han efectuado pocos estudios sobre las necesidades y el com
portamiento de los usuarios. Al insistir tanto en el ordenamiento, hemos tendido a
apartarnos de la construccin
textual,
que es todava en gran parte descriptiva de
elementos burocrticos, en una reconstruccin de la burocracia sin los burcratas.
Esto resulta de gran utilidad, pero quiz se haya insistido demasiado en ello. Sabemos
que,
en el mejor de los casos, prestamos un servicio que satisface ms o menos a
nues
tros clientes, pero ello se debe a que, sin un estudio ulterior, no hay modo de que
ninguno de nosotros sepamos hasta qu punto podramos ser mejores.
3.5.14Los archiveros constituyen el vnculo entre el contenido y la orientacin
de la procedencia, especialmente cuando el acceso temtico se limita al ndice de la
gua general del archivo,y los investigadores deducen los temas o materiales a partir
de los nombres de personas que piensan que estn asociados a ellos
17
'. Los archiveros
suponen que los investigadores desean una precisin modesta y una alta tasa de aciertos
en unos archivos ordenados en funcin de la procedencia. Se puede mejorar esa precisin?
3.6 El acceso y el archivero
3.6.1 El servicio ms vital que puede prestar el archivero a un investigador es
probablemente el acceso a los materiales solicitados. Como este tema ha sido estudia
do hace poco, lcida y largamente por Sue Holbert en su manual sobre la referencia y
elacceso
1
^),bastar ahora con un resumen. El acceso puede ser de tres tipos:
3.6.1.1 Acceso
fsico.
Est relacionado con la evaluacin y la adquisicin,
dado que el documento que se busca puede haber dejado de existir o no haber sido re
cibido por el archivo. Est tambin relacionado con el acceso intelectual, puesto
que un horario cmodo y una buena sala de trabajo que estimulen la reflexin y la
intuicin pasan a ser factores importantes, y los servicios de copia pueden consti
tuir el nico modo de facilitar el acceso a distancia. Se puede negar el acceso
por razones de conservacin o porque los materiales no han sido tratados todava.
Conviene recordar que el derecho al acceso fsico no significa necesariamente una
estricta igualdad de acceso, puesto que un investigador que viva lejos del archivo
y que no est en condiciones de pagar una copia no tendr acceso en tal sentido.
Por esa misma razn, los contribuyentes reciben a veces privilegios especiales en
forma de una reduccin de los impuestos.
3.6.1.2Acceso legal. Puede ocurrir que se restrinja el acceso a ciertos mate
riales por motivos de seguridad nacional o de respeto de la vida privada, pero los
archiveros deben procurar facilitar al pblico la mayor masa posible de materiales y
conseguir un plazo de aos para los dems. En cierto sentido, se puede considerar
que los materiales vedados no existen, pero el archivero ha de estar por lo menos en
condiciones de revelar su existencia en los archivos. En los archivos universitarios,
puede haber prioridad de acceso en favor de los profesores y estudiantes, dedicndose
una consideracin nicamente secundaria al pblico en general. Habr que precisar de
antemano tales normas de acceso.
3.6.1.3 Acceso intelectual. Depende de la eficacia de toda la operacin de
archivado ya que las demoras de tratamiento, la disponibilidad de medios de locali-
zacin deficientes, unos archiveros incompetentes y unos medios de copia poco
efi
caces demorarn o coartarn todos ellos el acceso intelectual. Habr que procurar
muy especialmente no retirar deliberada y sistemticamente materiales, a no ser
que sean objeto de restricciones legales. Si el archivero ha hecho todo lo posible
por satisfacer al investigador y puede justificar la falta de acceso alegando retra
sos en las operaciones de tratamiento, habr que explicar esto al investigador.
Todo el mosaico de la informacin recuperable o localizable en un archivo es en
gran medida subjetivo y selectivo,