REPORTE DE

GESTIÓN Q4- anual

CRECIMIENTO ABSOLUTO

Logros

• Enfoque en gestión de proyectos garantizó un cambio radical en el volúmen del programa.

• 825% de crecimiento con respecto al periodo de gestión anterior, en intercambios realizados (EBequest: 33 XP ; EBelieve: 4 XP).

• Desarrollo de procesos de control con el EP para dar cumplimiento a los criterios de Auditoría (Cumplimiento por encima del 80% en todos los periodos de revisión).

• Empoderamiento de proyecto social a nivel nacional que se convirtió en proyecto bandera del LC.

• Experiencia en P-BOX.

• Net Promoter Score.

COOPERACIÓN INTERNACIONAL

• El proceso de Cooperación Internacional se desarrollo con el

propósito de abrir el mercado del LC en materia de MA.

• Este proceso se llevo a cabo por medio de inversiones del fondo

operativo en beneficios para los trainees de summer y eventos

internacionales, se dejaron cooperaciones con los siguientes países:

Reporte IGIP

Acompañamiento constante e intervención directa en los proyectos.

Estandarización y fortalecimiento de los procesos

Enfoque en Pipeline del Área

ESTR

ATE

GIA

S

Q4

GCP´s

Utilización de canales de comunicación eficientes para mejorar el flujo interno de información.

Alineación de tiempos de respuesta con el TN takers.

Obtención de certificación CLO

Acercamiento a empresas como Shlumberger, Facebook en Colombia y Bimbo.

Fidelización y mejoramiento de las relaciones con nuestros aliados

Estandarización en los costumer Flows del Area. (TN Takers / EP´s )

Centralización de la información técnica y teórica para apalancar los procesos. Fidelización y mejoramiento de las relaciones con nuestros aliados

GC

Ps

An

ua

les

GCP´s

Estandarización en los costumer Flows del Area. (TN Takers / EP´s )

Centralización de la información técnica y teórica para apalancar los procesos.

GC

Ps

An

ua

les

Lea

rnin

g

po

ints

A

nu

ale

s Timelines extendidos para la generación de proyectos

Alineación de Expectativas con los Trainees

La falta de conocimiento y estandarización de los procesos al inicio del termino genera complicaciones para lograr las metas propuestas

Est

rate

gias

Q4

Estandarización de procesos debido al

cambio de plataforma

Sesiones informativas personales y entrevista

virtual

Foco en pipeline de aplicantes

Convenio con facultades

Costumer flow claro y estandarizado

Auditoria como foco

Procesos mas rápidos y eficientes Relación

con los EPS

GCPs

Tiempo de contacto

Foco en el marcado

Tasas de conversión

BCPs

Resultados oGCDP 2014

53 RA

42 MA 39 RE

OGIP 2014

TLP

Project Adviser

Project manager

TLP

VP CEM VP CSI

The Team 2014

Liz Gonzales

Wil

Caro

Lau

Elizabeth Ramirez

Leo Santi Gil

Santi Ruiz Clau Puerto

Vale

Dani Botero Kevin Lisa

Liz

Cumplidas

1. Cambio de estructura para equilibrar tasas de conversión 2. Enfoque en el ER y en la eficiencia de las tasas de conversión 3. Mejorar el Tracking de aplicantes. 4. Protocolos para ser aplicantes 5. Introducción de nuevos productos 6. Entrenamiento pre EXPA

Estrategias del año

1. Acercamiento al MC 2. Capacitación en EXPA 3. Canales de comunicación con los Eps 4. Implementación de MRBs Virtuales 5. Roles específicos para auditoria 6. Entrenamiento y alineamiento de los EPs 7. Re Raise

1. Tasa de conversión de interesado a Aplicante 2. Eficiencia de procesos de legalización para el RA 3. Asistencia a las reuniones y eventos 4. Rotación de equipo 5. Falta de soporte al Match de los Eps demasiado

enfoque en RA y en delivery 6. No hubo muchos espacios de comunicación

presencial con los Eps

Puro VGA!!

Estrategias Principales

RECLUTAMIENTO • Campaña interna #TodoSomosReclutamiento – Comité empoderado con el

proceso de reclutamiento ( TM como un área de ventas) • Reclutamiento rápido y sencillo ( 2 semanas ) Reconocimiento en LDC !! • Cumplimos satisfactoriamente la necesidad de talento en las áreas en los

tiempos necesarios para apalancar las operaciones. • Reconocimiento del programa de líder global reflejado en # de aplicantes (

mas de 150 aplicantes al link nacional) • Estandarización del proceso de selección ( Entrevista, taller por

competencias y alineación de expectativas de los aplicantes) • Estudio de mercados para promoción enfocada a perfiles específicos. • Análisis y descripción de cargos para aumentar la tasa de retención (TODOS

LOS MIEMBROS DE AIESEC EN ECI CONTABAN CON SU JD O MOF)

Estrategias Principales

Soporte a Intercambios

• Plan de incentivos en sinergia con finanzas • Promoción interna en sinergia con Comm • Acompañamiento a trainees antes de su llegada y durante su

experiencia • Returnee day

GCDP IXP Summer ( 8 miembros en intercambio; 2 Returnees) IXP Winter ( 4 Miembros en intercambio) Micro XP Summer (8 trainees)

Estrategias Principales

MINIMOS DE CALIDAD EN LAS EXPERIENCIAS. • Reconocimiento por parte del comité acerca de cuales son los mínimos de calidad

de experiencias TLP y TMP • Seguimiento a experiencias de equipo (OC´s) • Cierres de experiencia a miembros ( Retiros , recesos , Re-allocation) • Formatos estandarizados para 121 ( DDL de aplicación ) • Miembros Espía (Evaluación de reuniones y compromisos ) • Herramienta de seguimiento para evaluación de performance ( Master Track)

EMPODERAMIENTO Y CULTURA ORGANIZACIONAL • AIESEC days ( VGA Day, Trabajo en equipo, LC simulation) • Campaña interna #PuroVGA , #SoyunmiembroVGA • Re- estructuración de logo y creación de camisa oficial del comité • Reuniones de córner (sinergias, confianza y trabajo en equipo) • Identidad de la EBequest ( compromiso y legado como mensaje final) • Identidad de TLPs ( M&M , medios de comunicación efectivos) • Rewards and Recognition enfocado en retos de colaboración ( Puntos ECI)

Good Case Practices

Reclutamiento

Políticas de membresía y proceso legal estructurado

Soporte a GCDP ( IXP y Micro XP)

Seguimiento a experiencias ( Quality Team )

Sistema de reconocimientos ( Puntos ECI)

Sinergias ( Finanzas, Educación, OGCDP )

Pipeline de membresía y liderazgo

Sinergia ( MKT + COMM , GIP )

Herramienta de seguimiento ( Ejecucion)

Campaña interna ( Cultura organizacional )

Returnee Day

Red Alumni

Plan carrera ( Mentoring )

Evaluación de ciclos de educación.

Bad Case Practices

Sin excusas y dando siempre lo mejor CUMPLIENDO LA PROMESA!!! https://www.youtube.com/watch?v=FzdTjf4Fktc

REPORTE DE GESTIÓN Q4- anual

LINA MARIA LASSO CARABALI

EB MANAGER EDUCATION AND DEVELOPMENT

• KM cierres de experiencia (Recopilación de información)

• Estructuración del programa de SDP – Construcción de lineamientos

ESTR

ATE

GIA

S

Q4

GC

Ps

An

ua

les

• Canales de comunicación con TLPs

• Capacitaciones en Diferentes ambientes globales de aprendizaje

• Asistencia a los espacios del Comité

• Sinergia con TM

• Capacitadores externos

• Contenidos brindados

• Falta de sinergia con COMM • Falta de evaluación a los espacios

realizados (Zonalito, AIESEC DAY) • Falta de seguimiento al

compromiso de los TLPs • Falta de estandarización de

procesos • Falta de organización con el

calendario

BC

Ps

An

ua

les

MUCHAS GRACIAS

VGA MEMBERS

REPORTE DE GESTIÓN Q4- anual

MARKETING & COMM

MKTEAM

• Seguimiento y soporte a las áreas

operativas

• Ejecución estrategia de Familias

Globales

ESTR

ATE

GIA

S

Q4

GC

Ps

An

ua

les

• Campaña referidos

• Fortalecimiento de alianzas

(Aparición en medios de las Universidades)

• Capacitación en ventas

Soporte IGCDP

Stands con BTLs estratégicos

Participación en ferias

Realización estudio de Mercado

• Tasa de conversión de aplicantes a Ra muy baja

• Capacitación para uso de Blog

• No ejecución efectiva

de estrategias Comm

• No ejecución de Global

Village

BC

Ps

An

ua

les

MUCHAS GRACIAS

VGA MEMBERS

REPORTE DE GESTIÓN Q4- anual

Andres Felipe Baez Acosta

EB MANAGER IM

• KM (Recopilación de información)

• Soporte GIS

ESTRATEGIAS Q4

GCPs Anuales

• Estandarización de Canales de comunicación.

• Capacitaciones GIS

• KMs Centralizados

• Falta de sinergia con COMM

• Buen uso del Blog

• Seguimiento de Plan de medios

• BI

• Sinergia con Áreas de operaciones

BCPs Anuales

FINANCE & MANAGEMENT

RESOURCES MANAGEMENT 1. Dejar 20 millones de patrimonio en el

comité. 2. Sin deudas con la oficina nacional. 3. Procesos legales y financieros en orden. 4. Cultura de OCs Autosostenibles

EXCHANGE SUPPORT 1. Fast Responding 2. Apoyo y consultoría para ICX

(Presupuestos, Visado, Convenios, Fechas, seguimiento metas)

3. Soporte en proyectos de ICX

Governability & Auditing 1. Compendium local creado en el

2014. 2. Pleno derecho es un privilegio. 3. Cumplimiento +80% de las ultimas

dos auditorias.

Lo logramos!!!! Cumplir nuestros Milestones en Finance.

1. Respuesta rápida para solucionar problemas 2. Uso Efectivo de Expa, Start y Podio. 3. Cumplimiento de DDL 4. Manejo del flujo de caja. 5. Presencia en eventos de finanzas a nivel nacional e internacional. 6. Plan de riesgos al perder liquidez funciono correctamente. 7. Consolidación de la Gobernabilidad del comité al crear el compendium

local. 8. Finanzas empoderado a soportar al comité y no solo ser caja y bancos. 9. Análisis de inversiones. 10. Pago de nomina puntuales según acuerdos establecidos con los trainees GIP. 11. La Auditoría se cumple. 12. Seguimiento a cumplimientos de RA MA RE de intercambio con la EB.

1. Falta de capacitación en procesos de Delivery y planeación de proyectos para soportar adecuadamente el Summer.

2. Baja ejecución del presupuesto. 3. Legalizaciones lentas al no soportar el proceso

con las áreas de intercambio directamente. 4. Afiliación Salud trainees IGIP.

“Cada acción que realizamos debe estar orientada a generar

valor a nuestros productos”

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