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SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO
INFORME TRIMESTRAL DE SEGUIMIENTO IMPLEMENTACIÓN
NUEVO MARCO NORMATIVO CONTABLE. CORTE A JUNIO 2017
1. OBJETIVO
El presente informe tiene como finalidad, valorar la gestión realizada y el grado de avance
de implementación del Nuevo Marco Normativo de Regulación Contable Publica (NMNC)
de conformidad con el numeral 5 de la Directiva 007 de 2016 y Directiva 01 de 2017 de la
Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., así mismo efectuar seguimiento a las observaciones y
recomendaciones formuladas por la Oficina de Control Interno de la SDDE, en sus informes
anteriores.
2. MARCO LEGAL
De acuerdo con el Parágrafo 1° del Artículo 40 del Decreto 1406 de 1999, el cual fue modificado
mediante Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013, “estarán a cargo de los respectivos empleadores
las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por
enfermedad general, tanto en el sector público como en el privado; y de las Entidades Promotoras de Salud a
partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente”.
Ley 1314 de 2009 “Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera
y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el
procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”.
Artículo 6 de la Ley 1314 de 2009 “Establece que bajo la dirección del Presidente de la República y con
respeto de las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública a cargo de la Contaduría General de
la Nación, los Ministerios de Hacienda y Crédito Público, y de Comercio, Industria y Turismo, obrando
conjuntamente, expedirán principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de la información”.
Resolución Contaduría General de la Nación No. 533 de 2015 de 2015 “Por la cual se incorpora, en el
Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras
disposiciones”.
Instructivo No 002 del 2015 "Instrucciones para transición al Marco Normativo para entidades del
gobierno "Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envió a la
Contaduría General de la Nación para las entidades públicas sujetas al ámbito de la Resolución No 533 del 8
de Octubre de 2015". Contaduría General de la Nación.
Resolución 113 de 2016, “por la cual se incorpora la Norma de impuesto a las ganancias y se modifica la
norma de acuerdos de concesión desde la perspectiva de la entidad concedente, en las normas para el
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Reconocimiento, Medición, presentación y Revelación de los hechos económicos del Marco Normativo para
las entidades de Gobierno del Régimen de Contabilidad Publica”
Resolución 193 de 2016. Por la cual se expide el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno
Contable.
Resolución No. 693 del 06 diciembre de 2016 “Mediante la cual la CGN modificó el cronograma de
aplicación del nuevo marco normativo contable”. Periodo de Preparación Obligatoria: 8 de Oct. De 2015
a 31 de Dic de 2017.
Directiva Distrital No. 007 de 2016 “Lineamientos Para La Implementación Del Nuevo Marco Normativo
De Regulación Contable Pública Aplicable A Entidades De Gobierno En Bogotá Distrito Capital”.
Directiva Distrital No.001 del 09 de febrero de 2017 “Mediante la cual se actualizan los lineamientos
para la implementación del nuevo marco normativo contable aplicable a entidades de gobierno distrital.”
Cartas Circulares de 2016 y 2017 de la Contadora Distrital de Bogotá – Lineamientos para la
implementación de las nuevas normas contables.
A la luz de la resolución No. 693 del 06 diciembre de 2016 “Mediante la cual la CGN modificó el
cronograma de aplicación del nuevo marco normativo contable”. Periodo de Preparación Obligatoria: 8 de
Oct. De 2015 a 31 de Dic de 2017. Señala así:
Cronograma:
Período de preparación obligatoria: “Es el comprendido entre la fecha de publicación de la Resolución
693 de 2016 y el 31 de diciembre de 2017. En este período, las entidades formularán y ejecutarán, bajo el
liderazgo de la alta dirección, los planes de acción relacionados con la preparación para la implementación
obligatoria del Marco Normativo, teniendo en cuenta los plazos y requisitos que establezca la CGN.
Dentro del plan de acción deberá considerarse que al 1º de enero de 2018, las entidades determinarán los
saldos iniciales de los activos, pasivos y patrimonio y cuentas de orden, de acuerdo con los criterios del nuevo
marco normativo, y los cargará en los sistemas de información, para dar inicio al primer período de aplicación.
Primer período de aplicación: Es el comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2018. Durante
este período, la contabilidad se llevará bajo el nuevo marco normativo para todos los efectos.
A 31 de diciembre de 2018, las entidades presentarán los primeros estados financieros con sus respectivas
notas bajo el nuevo marco normativo, así:
a. Estado de situación financiera a 31 de diciembre de 2018
b. Estado de resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018
c. Estado de cambios en el patrimonio del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018
d. Estado de flujo de efectivo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018
Los estados financieros presentados en el primer período de aplicación (a 31 de diciembre de 2018) no se
compararán con los del período anterior. “
Así mismo la Resolución 693 de 2016 en relación con la evaluación que realiza Control Interno establece que
las entidades de gobierno bajo el ámbito de la Resolución 533 de 2015, y sus modificaciones, implementarán
el Procedimiento para la evaluación del Control interno contable, entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de
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2018. El informe anual de evaluación del control interno contable del 2016 y 2017 se realizará de acuerdo con
lo dispuesto en la Resolución 357 de 2008”. Fuente: Contaduría General de la Nación. Resolución 693 de
2016. Artículo 1 y 5
3. METODOLOGÍA
En el presente informe se aplicaron las técnicas de observación, revisión, indagación y análisis, se
realizaron las pruebas de control para verificar la ejecución y cumplimiento de las acciones
estipuladas en el plan de acción y a los lineamientos establecidos y normatizados.
Se solicitó a la Dirección de Gestión Corporativa mediante cordis 2017IE6404 del 16 agosto de
2017, los avances asociados a la implementación del NMNC; así mismo se tomó como insumo los
informes anteriores que genero la Oficina de Control Interno, sobre los seguimientos a la
implementación del NMNC en la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico.
4. ALCANCE
Este informe se generó con base en la información suministrada por la DGC- area de contabilidad
y teniendo en cuenta el grado de avance de implementación del Nuevo Marco Normativo de
regulación contable pública de conformidad con la directiva 007 de 2016 numeral 5. y la directiva
01de 2017 de la alcaldia mayor de Bogotá, realizados en el período 1 de enero al 30 de junio de
2017
5. AVANCES EN LA ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN
5.1 se anexa el cronograma de la SDDE, que se llevará a cabo durante el año 2017, en la
implementación del Nuevo Marco Normativo contable
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Cuadro No.1
Fuente: Dirección de Gestión Corporativa.
Teniendo en cuenta modificaciones del cronograma de la SDDE, (periodo de preparación obligatoria)
establecido entre 15 de octubre de 2015 al 31 de diciembre de 2017, no se observa cumplimiento de
la fase de ejecución según cuadro anterior, (evidencia enviada para el anterior informe, Cordis
No.2017IE2788)
Conforme al desempeño de estas actividades, tomando en cuenta la información entregada a la OCI
y de acuerdo con el seguimiento realizado, el nivel de ejecución del Plan de Implementación y el
cronograma de actividades es bajo, por lo que se invita que se establezcan los mecanismos necesarios
que aseguren su cumplimiento en los términos establecidos en la normatividad vigente.
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Directiva 001 de 2017 “Con el objetivo de dar continuidad a las estrategias ya implementadas, es
fundamental considerar los siguientes aspectos, que se constituyen en factores claves de éxito, para dar
continuidad a la determinación de los saldos iniciales y a la aplicación de la norma a partir del 1° de enero de
2018”.
De acuerdo a la directiva 001 de 2017 de 9 de febrero, emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá
D.C. se presenta el siguiente cuadro, con el seguimiento realizado:
Cuadro No. 2
CON
SECU
TIVO
ACTIVIDAD SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL
INTERNO
1
Actualizaciones de manuales
procesos y procedimientos de
acuerdo a las políticas contables
definidas, teniendo en cuenta las
fechas establecidas y la
normatividad existente.
La OCI, no evidencia manuales y/o procesos
efectuados y actualizado en la Implementación del
Nuevo Marco Normativo Contable.
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Fortalecimiento de los procesos de
revisión, análisis y depuración de
rubros contables con el fin de
presentar saldos iniciales acordes
con la realidad financiera de la
entidad, aunando esfuerzos con las
áreas de gestión y/o entidades
involucradas.
Cumplimiento al Instructivo 002 de
2016 de la Contaduría General de la
Nación
La entidad -Dirección de Gestión Corporativa-
(DGC) describe seguir directrices, procedimientos,
instrucciones y lineamientos externos o internos
para el análisis y depuración de las cifras y demás
datos contenidos en los estados contables, no
anexan evidencia de lo anterior.
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Conciliación de inventarios de
bienes en bodega y/o servicio,
incluyendo los muebles e inmuebles
que se encuentran a su disposición,
administración en custodia,
comodato o manejo.
La entidad (DGC) explica avance y desarrollo de
actualización de inventarios - reconocimiento
contable de los inmuebles recibidos en
administración y/o comodato; para ajustar los
valores a la realidad económica de la Entidad- no
anexan evidencia de dichas conciliaciones.
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Estados financieros comparativos,
corte a 30 de junio de 2016 y 30 de
junio de 2017, en formato en Excel,
y su publicación en la página web de
la entidad.
La entidad (DGC) expone de cuentas ajustadas y/o
reclasificadas, no se observa publicación en la
página web de la entidad, de Estados Financieros
comparativos de las vigencias 2016 - 2017 primer
semestre.
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Políticas contables, la culminación
de ajustes o generación de las
mismas de conformidad con el
Nuevo Marco Normativo Contable.
No se observa documento de políticas contables
elaboradas por la SDDE, identificando
específicamente las necesarias para cada área,
teniendo en cuenta a los lineamientos de la SHD
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Pruebas para la determinación de
saldos iniciales bajo el NMNC.
La DGC- área de contabilidad dice “Tal como se
indicó en el punto anterior, los saldos iniciales son los
que se van a determinar el 1 de enero de 2018, por lo que
se dificulta predecir cuales va a ser por cada rubro”.
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Conciliaciones de las cuentas por
cobrar incapacidades.
La DGC. Expone: “luego de revisar y analizar la
documentación y gestión de cobro coactivo y persuasivo,
en reunión con el comité de Saneamiento contable se
determinó la viabilidad de coordinar con el área jurídica
el castigo de aquellas deudas que por su morosidad son
irrecuperables”.(no se anexa evidencia de lo
anterior).
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Conciliaciones de la cuenta por
cobrar “Cuentas Reciprocas
No se observó respuesta por parte de DGC –
contabilidad.
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Conciliaciones de la cuenta por
cobrar “Recursos entregados en
Administración.
De acuerdo con la información suministrada por el
líder del proceso contable, se evidencia relación de
convenios pendientes anexada por DGC; no se
observó pruebas físicas de lo anterior ni
conciliaciones de recursos entregados en
administración.(ver cuadro No.3)
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Cumplimiento de lo acordado en la
mesa de trabajo con la Secretaría
Distrital de Hacienda.
La DGC anexa documento mesa de trabajo realizada
el día 8 de Junio de 2017, con la Secretaria de
Gobierno y la Secretaria de Hacienda Distrital y el
día 2 de agosto de 2017 con la SHD; no soportan
evidencia a cumplimiento de compromisos.
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Determinación de saldos iniciales
definitivos a 1 de enero de 2018 y
elaboración de documento técnico
que explique en detalles variación
de saldos iniciales y su impacto en el
patrimonio
La DGC dice “Tal como se indicó en el punto anterior,
los saldos iniciales son los que se van a determinar el 1
de enero de 2018, por lo que se dificulta predecir cuales
va a ser por cada rubro”. No se evidenció la
realización de este documento.
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Constancia del envío y el formulario
debidamente diligenciado
“Formulario Variaciones
Significativas Sector Central Local”
Se recibió por parte de la DGC, 6 folios de
“CGN2005_001_SALDOS_Y_ MOVIMIENTOS”
de 01 enero a 30 junio de 2016.
No anexan lo pertinente al periodo de junio de 2017
(ver pantallazo No 1)
Fuente: elaboracion propia- de acuerdo a la directiva 01 de 2017 y resoluciones 533 de 2015 y 693 de 2016
CGN.
Teniendo como referente el cuadro anterior y el seguimiento realizado a la informacion entregada
por la DGC- contabilidad, se determinó como va el avance de las actividades para la
implementacion del Nuevo Marco Normativo Contable de la SDDE.
El nivel de ejecución del Plan de Implementación y el cronograma de actividades es bajo, por lo que
se recomienda que se establezcan los mecanismos necesarios que aseguren su cumplimiento en los
términos establecidos en la normatividad vigente. Se recomienda a la Dirección de Gestión
Corporativa, hacer seguimientos periódicos al cumplimiento del Plan y cronograma de ejecución,
(autocontrol) de tal manera que se puedan establecer las acciones preventivas, correctivas y de mejora
a que haya lugar, con el fin de asegurar el cumplimiento de la normatividad vigente.
La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico debe contar con las actas en las cuales se tratan
temas de las principales acciones y estrategias realizadas dentro del proceso de acompañamiento
en la implementación del proceso de convergencia , vigencia 2017, así mismo los listados con los
aspectos donde se: recomienda, revisar, proyectar o actualizar políticas contables específicas de la
Entidad, de las cuentas propiedad, planta y equipo, activos intangibles entre otros, como también el
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documento preliminar al manual de políticas contables ajustado a los lineamientos del Nuevo Marco
Normativo contable NMNC, para la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico.(no se anexó
avances de estos temas).
Pantallazo No. 1
Se accedio a la pagina web de la entidad SDDE, verificando la publicación de los Eatados financieros
comparativos a junio 2016 y 2017, y se evidencio que no se ha efectuado dicha publicación.
Determinacion de saldos iniciales definitivos a 1 de enero de 2018……… debe existir en proceso de
documentacion, a fin de determinar los saldos iniciales, su impacto e implementación del nuevo
marco normativo contable, para elaboración del documento tecnico final; este documento tecnico se
debe estar elaborando, donde se explique en detalle la variacion de los saldos iniciales y su impacto
en el patrimonio, supresión de subcuentas para hacer manejable el catálogo de cuentas, como tambien
el cargue de saldos en el sistema de informacion. ( la DGC-contabilidad no allegó documento a la
OCI).
5.2 Recursos entregados en administracion
Verificada la entrega de avance para la cuenta recursos entregados en administracion la DGC, anexa
el siguiente cuadro:
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Cuadro No. 3
Fuente: Dirección de Gestión Corporativa
Asumiendo la información reportada en el cuadro anterior, se observa que la Entidad viene
acumulando depuraciones, así mismo se observa que los recursos entregados en administración
presentan saldos por cobrar, a falta de auxiliares contables y conciliaciones de esta cuenta, que no
fueron entregados por el área de contabilidad (DGC), se observa el caso de Fiducoldex-Procolombia,
Convenio 220 De 2015, Universidad Nacional De Colombia, Convenio 443 De 2012, Universidad
Distrital Francisco José De Caldas, Convenio 266 De 2014, Corporación Bogotá Región Dinámica
Invest In Bogotá Convenio 222 De 2015; (sin información de liquidación según cuadros), en este
orden de ideas, estarían reflejando en los estados contables de la SDDE, realidad económica del
convenio, hechos económicos que dan origen a las transacciones contables en la cuenta 142402 que
no son oportunos, lo que estaría generando distorsión negativa de recursos entregados en
administración en esta cuenta contable.
5.3 Conciliación cuentas reciprocas
Teniendo en cuenta seguimiento efectuado a este proceso, no se evidencia gestión administrativa
como tampoco existe conciliación con terceros para depuración de estos saldos por parte del área
responsable de operaciones reciprocas.
Se insiste en la importancia de evidenciar las actividades de depuración y conciliación de las cuentas
por cobrar, entre otras las Cuentas reciprocas, cuentas por cobrar de incapacidades laborales, cuenta
de ejecución financiera de convenios (1-4-24-02 En Administración), recomendación efectuada en
los informes anteriores entregado por la OCI, cordis 2017IE3682.
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5.3.1 Guía para elaboración de los formularios chip categorías información contable pública
convergencia:
4. CATEGORÍAS ADMINISTRADAS POR LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
- CGN
4.1 Categorías Información Contable Pública e Información Contable Pública - Convergencia En
estas categorías las entidades públicas deben reportar trimestralmente (con cortes al 31 de marzo, 30
de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre), la información financiera.
Están conformadas por tres formularios:
Saldos y movimientos
Operaciones reciprocas
Variaciones Trimestrales Significativas
Este último formulario aplica a partir del corte de diciembre de 2016, en reemplazo del formulario
“notas específicas”. Los anteriores formularios son de obligatorio reporte en todos los trimestres.
Fuente: tomado de la página www.contaduría.gov.co recomendaciones para el reporte de información.
La OCI no contó con la documentación- información, reportes trimestrales a la CGN a junio de
2017, para efectuar evaluación y avance de la gestión realizada.
Dentro de la etapa de planeación el área corporativa deja la actividad: “Estudiar la normativa y
elaborar el material para la capacitación interna de las áreas involucradas, para ser cumplida como fecha
final el 31-08-2017” (etapa de planeación actividad 6 en actualización Plan de acción NMNC), para
la oficina de control Interno no es consistente la fecha de cumplimiento de esta actividad, ya
que la etapa de planeación, ya se debió dar por terminada.( informe anterior cordis 2017IE3682).
No se informa a la Oficina de Control Interno cumplimiento del cierre de la etapa de planeación.
Con respecto al corte de 30 de junio de 2017 y teniendo en cuenta la información suministrada por
la DGC-Contabilidad, los requerimientos no reflejan avances, como tampoco se entregó
documentos a la OCI.
Verificada la información entregada por el área de contabilidad- Dirección de Gestión
Corporativa de la SDDE, se observa que para los saldos iniciales correspondiente, no anexan
evidencias de las diferentes depuraciones que se aplicaron para definir estos saldos iniciales; en
este orden de ideas no hay certeza que los saldos enviados a la Contaduría General de la Nación
son saldos depurados, ya que no se conoce de conciliaciones efectuadas respectivamente; en el
informe anterior generado por la Oficina de Control Interno se recomendaba, “Elaborar de manera
individual y con los soportes suficientes cada uno de los registros de reclasificación y depuración de las
cuentas”(.recomendación informe anterior cordis 2017IE3682).
No se evidencia documentación del estado de avance del proceso. Se recomienda documentar
adecuadamente cada una de las fases del proyecto de implementación del Nuevo Marco Normativo,
así como las diferentes reuniones y mesas de trabajo realizadas por los equipos técnicos y operativos.
La Oficina de Control Interno nuevamente genera la misma observación, ya que para el seguimiento
al avance del NMNC de la SDDE a junio de 2017 por parte de la OCI, el líder del proceso de
implementación, no anexa la documentación respectiva.
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5.4 Cuenta Incapacidades
Cabe resaltar que durante la entrega del seguimiento del trimestre anterior se indicó información a
la OCI referente a la cuenta incapacidades dicho documento es nuevamente entregado documento
en el que no se observa conciliación por parte del área responsable , ni avances al respecto.
5.5 Conciliación y depuración saldos de los beneficios a empleados y prestaciones sociales
La DGC-contabilidad con el fin de cumplir con sus funciones y en aras de depurar saldos en este
periodo de transición, efectuó los cálculos y ajustes de los pasivos originados por el reconocimiento
del beneficio a empleados de permanencia, CON CORTE A 30 DE JUNIO DE 2017 dando
cumplimiento al instructivo 002 y resolución 7060 CGN, Circular 51 de 2016 y carta circular No. 46
de 2016 SHD.
La DGC-Contabilidad aclara que dentro este análisis se evidenció algunas inconsistencias que afectan
la razonabilidad de los estados financiero, lo cual se demuestra en el siguiente cuadro:
Fuente: Dirección de Gestión Corporativa.
5.5.1. Aspectos por Resaltar.
Determinación del estado actual de la estructura contable y financiera, bajo el actual régimen de
contabilidad pública y determinar los impactos de la implementación del nuevo marco normativo, se
concluyó la cuenta correspondiente beneficios a empleados y prestaciones sociales, registra un
avance significativo en cuanto análisis, ajustes y reclasificaciones en tanto la entidad determinó el
estado real de esta cuenta y realizó la depuración y conciliación frente a los registros contables
existentes a 31 de Diciembre de 2016
Es substancial que se aporten los documentos respectivos a los análisis, ajustes y/o reclasificaciones
frente a las depuraciones correspondientes a los registros contables.
6. Reuniones con otras entidades
8 de junio de 2017- “En las instalaciones de la Dirección Distrital de Contabilidad – DDC se reunieron los
asesores y profesionales de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico - SDDE, con los profesionales y
consultores de la Dirección Distrital de Contabilidad, con el objetivo de retroalimentar la estructura del
manual de políticas contables de Bogotá D.C. como entidad contable pública, recomendar la elaboración de
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las políticas de operación atendiendo lo indicado en el Anexo de la Resolución 193 de 2016 y revisar los temas
específicos y requerimientos para el SICAPITAL. En este sentido, la DDC manifestó lo siguiente:
Se emitió la Circular 057 de 2017 que da la línea en el sentido de la estructura de Bogotá como entidad contable
pública, por lo que las políticas contables transversales emitidas por la Dirección Distrital de Contabilidad
serán las que rijan a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.
Atendiendo lo establecido en el Anexo de la Resolución 193 de 2016, la SDDE deberá emitir sus políticas de
operación, mediante las cuales se aseguren el flujo de información hacia el área contable, la incorporación de
todos los hechos económicos realizados por la entidad, y la presentación oportuna de los estados financieros
a los diferentes usuarios. Adicionalmente, se socializa cómo debería estar conformada la estructura del área
contable y la gestión por procesos y los manuales de políticas contables (a cargo de la DDC), procedimientos
y funciones (a cargo de la SDDE). También se indica la identificación de los factores de riesgo y el
establecimiento de acciones de control.
Se tiene previsto que la prueba de saldos iniciales se realice para la SDDE con saldos a junio en el mes de
agosto de 2017.
En cuanto a las revisiones de los temas específicos de SICAPITAL, socializa la forma en que la Secretaría
Distrital de Hacienda tiene previsto hacer las especificaciones técnicas y los escenarios que está utilizando
para la incorporación de bienes de PPyE y otras.
Al respecto la SDDE manifestó lo siguiente:
Se han realizado avances en el proceso de depuración contable y se cuenta con un inventario y avalúo de los
bienes actualizado.
Se realizó una prueba de saldos iniciales con saldos a 31 de Dic de 2016.
Plantean las inquietudes respecto a las especificaciones técnicas del SICAPITAL.
La SDDE informa que no ha podido adelantar las reuniones con el área jurídica ni con los otros organismos
y entidades para la determinación de control del bien inmueble sobre el cual se encuentra ubicada la parte
administrativa (plaza de los artesanos).
Compromisos por parte de la SDDE
Envío de la justificación técnica de los elementos que consideren materiales por su naturaleza y que van a
incorporar como PPyE, y como intangibles, y si tienen (detallarlos) beneficios a los empleados diferentes a los
establecidos en la política transversal.
Fecha de cumplimiento: 25 de agosto de 2017.
Responsable: grupo consultor”.
Fuente: información entregada por la DGC
Cumplimientos por parte de la SDDE: el área de contabilidad no aporta evidencias de avances a los
compromisos establecidos en reunión.
2 de Agosto de 2017- “En las instalaciones de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico se
reunieron el profesional de la Dirección Distrital de Contabilidad – DDC y el grupo de consultores en
implementación del nuevo marco normativo contable de la DDC, con el equipo de trabajo en
implementación del nuevo marco normativo contable de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico,
con el fin de revisar algunos aspectos particulares relacionados con el proceso de implementación al
interior de la SDDE entre los cuales se planteó los siguientes:
Requerimientos técnicos sobre el sistema SICAPITAL, manuales de procedimientos, Manual de Políticas
Contables, manejo de los bienes inmuebles de la SDDE.
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1.Por parte de la SDDE se plantean dudas respecto de los requerimientos técnico contables que deben ser
remitidos por parte del área contable al área de sistemas
Por parte de la DDC se indicó que los requerimientos sobre el sistema SICAPITAL deben ser sobre
aquellos cambios específicos que se hayan identificado y se manejen a través del sistema. Igualmente se
indicó que con relación a la implementación de los desarrollos y avances del aplicativo SICAPITAL, se
debe tratar con el área de convenios de la Secretaría Distrital de Hacienda
2. Por parte de la SDDE manifiestan los inconvenientes que se presentan al interior de la entidad respecto
del conocimiento y ejecución de las actividades de las áreas transversales y misionales, y que inciden en
el flujo de información y documentación hacia el área contable, dificultando el proceso contable.
Por parte de la DDC se recomienda evaluar los procesos y realizar los ajustes o actualizaciones
correspondientes y documentar y socializar los manuales de procedimientos.
3. Por parte de la DDC se presenta al equipo de trabajo de la SDDE la estructura del manual de Políticas
contables, haciendo énfasis en que de conformidad con la circular 57 expedida por la DDC, Bogotá D.C.
es la Entidad Contable Pública conformada por diferentes dependencias, organismos, órgano de sin
personería jurídica y Fondos de Desarrollo Local y en este sentido el Manual de Políticas Contables de
Bogotá D.C. será expedido por la Dirección Distrital de Contabilidad y deberá ser observado por las
diferentes dependencias y organismos que componen la Entidad Contable Pública Bogotá D.C., aplicable
en este caso, a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico como organismo que integra el nivel
central.
Igualmente se indicó que las políticas de operación serán definidas por las dependencias u organismos, y
en estas se podrán incluir aquellos aspectos asociados a asegurar el flujo de información desde las áreas
de gestión al área financiera.
4. Finalmente por parte de le SDDE se expone las dificultades que presenta actualmente la secretaría para
el manejo, reconocimiento y medición de los bienes inmuebles donde funciona actualmente la Secretaría
Distrital de Desarrollo económico teniendo en cuenta que no hay claridad jurídica respecto de la
titularidad de dichos bienes y de los derechos u obligaciones de los convenios o comodatos mediante los
cuales se entregó dichos inmuebles a la Secretaría.
Compromisos por parte de la SDDE:
1.Generar una mesa de trabajo entre la Secretaría Distrital de desarrollo Económico y la Dirección
Distrital de contabilidad, en la cual participe el área de Sistemas – Convenios de la Secretaría Distrital de
Hacienda con el fin de revisar las dudas y requerimientos relacionados con el aplicativo SICAPITAL. Y
conocer los nuevos avances y desarrollos que tenga la SDH.
2. Generar mesas de trabajo entre la Secretaría Distrital de desarrollo Económico y las entidades
involucradas (IDRD, DADEP, Artesanías de Colombia, Etc.) en el manejo y control de los bienes
inmuebles de la Secretaría, con el fin de clarificar el estado jurídico, administrativo y contable de dichos
bienes inmuebles. Igualmente la SDDE se compromete a realizar mesas de trabajo con su área jurídica
para aclarar temas de los bienes inmuebles sobre los cuales tienen establecidas sus instalaciones.
Fecha de cumplimiento: Sujeto a la disponibilidad de funcionarios de la SDDE.
Responsable: Equipo de implementación NMNC Secretaría de Desarrollo Económico.
Fuente: información entregada por la DGC
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Cumplimientos por parte de la SDDE: el área de contabilidad describe en esta acta:
“Se gestionó reunión con el responsable, para la revisión de aspectos específicos de SICAPITAL.
La SDDE manifiesta que no ha sido posible realizar las mesas de trabajo ni con el área Jurídica ni con las
otras entidades u organismos “.
No se anexa avances a los compromisos en estas reuniones a la Oficina de Control Interno.
7. DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA -resolución de contraloría No. 72-2000
“Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos
administrativos cuenten con la documentación sustentatoria que los respalde, para su verificación
posterior.
Comentario:
01. Una entidad pública debe disponer de evidencia documentaria de sus operaciones. Esta
documentación debe estar disponible para su verificación por parte del personal autorizado.
02. La documentación sobre operaciones y contratos y otros actos de gestión importantes debe ser
Integra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización
por los auditores internos o externos.
03. Corresponde al órgano de administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos
que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación
sustitutoria, durante el periodo de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes.
04. Algunos criterios para velar que la documentación sustentatoria está completa son los siguientes:
- La documentación sustentatoria es completa cuando cuente con todos los elementos necesarios
para respaldar las transacciones.
- Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y reflejan la naturaleza
de las operaciones y corresponde a montos exactos.
- Los documentos originales que respaldan transacciones deben estar registrados y archivados en
forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados.
- Cumplir con las normas establecidas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado por
Superintendencia Nacional de Administración Tributaria SUNAT.
05. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o
decisiones institucionales, debe estar a disposición, para acciones de verificación o auditoria, así como
para información de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos”
Se ha contado con la asesoría y acompañamiento de la secretaría de Hacienda del Distrito, mediante
reuniones políticas contables, guías, documento de diagnóstico, como propuestas y apoyo para la
implementación del nuevo marco normativo, que son insumos y herramientas importantes para que la
SDDE avance en este proceso.
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8. RECOMENDACIONES
La Oficina de Control Interno recuerda las resoluciones Nos. 743 de 2013, 414 de 2014 y 533 de
2015, así como el instructivo No. 02 de 2015 expedido por la Contaduría General de la Nación
(CGN), la directiva Distrital No. 001 de 20126 y demás instructivos emitidos por la Dirección de
Contabilidad y la CGN, carta circular No. 54 de febrero de 2017 emitida por la contadora General
de Bogotá sobre cambios en la vigencia de los documentos técnicos emitidos por la Secretaria de
Hacienda Distrital.
Dar estricto cumplimiento al cronograma establecido en el plan de acción con las actividades
propuestas en la etapa de ejecucion, (no se evidenció documento de la matriz donde se pueda
demostrar los evances).
Efectuar seguimientos periódicos por parte de la Dirección de Gestión Corporativa (autocontrol) al
cumplimiento del Plan y cronograma de ejecución, de tal manera que se puedan establecer las
acciones preventivas, correctivas y de mejora a que haya lugar, con el fin de asegurar el cumplimiento
de la normatividad vigente.
Realizar seguimiento por parte del área de contabilidad, sobre los recursos ejecutados de acuerdo
con los informes reportados por cada uno de los asociados, igualmente a los interventores y
supervisores respectivos a cada convenio.
Efectuar la gestión suficiente para girar, liquidar o depurar los convenios, evitando así acumulación
de cuentas por pagar y/o cobrar, dando cumplimiento a los compromisos que asume la SDDE. Lo
anterior presuntamente contradeciría lo indicado por la SDDE en sus notas a los estados financieros.
Realizar los ajustes necesarios de acuerdo con el instructivo No. 002 de 2015 en las cifras de los
estados financieros, reflejando la trazabilidad con sus soportes pertinentes.
Ajustar los procedimientos internos aplicables, teniendo en cuenta los efectos operacionales y
funcionales en el proceso contable con el apoyo de los responsables del SIG.
Reiteramos: concluir la elaboración documento técnico que explique en detalle la variación de los
saldos iníciales y su impacto en el patrimonio.
Reiteramos: Evidenciar las actividades de depuración y conciliación de las cuentas por cobrar, entre
otras las Cuentas reciprocas, cuentas por cobrar de incapacidades laborales, cuenta de ejecución
financiera de convenios (1-4-24-02 En Administración), recomendación efectuada en los informes
anteriores entregado por la OCI., y entrega los soportes pertinentes a la Oficina de Control Interno.
Materializar el proceso de acciones de responsabilidad y cobros de incapacidades a terceros.
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Reiteramos: De acuerdo a las normas contables existentes, se deben soportar con documentos las
reclasificaciones y ajustes en la cuenta por cobrar incapacidades, por los efectos que pueda llegar a
tener en cuanto a posibles detrimentos patrimoniales. Importante establecer qué acciones
administrativas y/o jurídicas se han efectuado, para la recuperación de estos valores que a la fecha no
han sido restituidos. Indispensable efectuar conciliación entre contabilidad y el área del manejo de
Incapacidades. (Informe anterior, cordis 2017IE3682).
Dar cumplimiento a la norma – resolución de contraloría No. 72-200- documentación sustentatoria
BELISARIO DE JESÚS ROJAS RINCÓN Jefe Oficina de Control Interno
Proyectó: María Clara Leal Rincón / Profesional Especializada
08 de septiembre de 2017.