Post on 07-Dec-2015
description
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION
INFORME DE PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES
REALIZADO EN:
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO
GERENCIA DE ADMINISTRACION- SUBGERENCIA DE LOGISTICA – ALMACEN
PRESENTADO POR:
DINA DORIS HUANCHI QUISPE
PARA OPTAR EL GRADO ACADEMICO DE BACHILLER EN ADMINISTRACION
PUNO – PERU
2015
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
2
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN
INFORME DE PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES
REALIZADO EN:
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO
GERENCIA DE ADMINISTRACION - SUB GERENCIA DE LOGISTICA – ALMACEN
PRESENTADO POR:
DINA DORIS HUANCHI QUISPE
PARA OPTAR EL GRADO ACADEMICO
BACHILLER EN ADMINISTRACION
DECANO: Dr. EDGAR CALLOHUANCA AVALOS
DIRECTOR DE ESTUDIOS Dr. TOMAS VELIZ QUISPE
COORDINADOR DE PRÁCTICAS
PRE PROFESIONALES E. P. A.
ADMINISTRACIÓN:
MSC. MANUEL ANCHAPURI QUISPE
ASESOR: LIC. ADM. GERMAN MOLINA CABALA
EGRESADA: DINA DORIS HUANCHI QUISPE
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
3
Dedicatoria
Dedico este informe de prácticas
Pre –Profesionales, a mis queridos
padres por apoyarme en todo momento,
dándome las fuerzas necesarias para
seguir adelante.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
4
INDICE
RESUMEN ......................................................................................................................................... 6
INTRODUCCION .............................................................................................................................. 7
CAPITULO I. ..................................................................................................................................... 8
1. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................................... 8
1.1. UBICACIÓN GEOGRAFICA ........................................................................................... 8
1.2. INFORMACION INSTITUCIONAL. ................................................................................ 9
1.2.1. DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACION. ................................................ 9
1.2.2. NATURALEZA. ......................................................................................................... 9
1.2.3. FINALIDAD. ............................................................................................................... 9
1.2.4. BASE LEGAL .......................................................................................................... 10
1.2.5. ALCANCE. ............................................................................................................... 10
1.3. MISION Y VISION, OBJETIVOS DE LA INSTITUCION .......................................... 10
1.4.1. DESCRIPCION Y ESTRUCTRA ORGANICAY ADMINISTRATIVA. ................. 13
1.5. GERENCIA DE ADMINISTRACION............................................................................ 16
1.5.1. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION .... 16
1.5.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL GERENTE DE
ADMINISTRACION ................................................................................................................ 17
1.5.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL SUB GERENTE DE
LOGISTICA ............................................................................................................................. 19
1.6.7. FUNCIONES DEL ESPECIALISTA EN ALMACÉN .......................................... 24
CAPITULO II. .................................................................................................................................. 26
2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS ........................................................... 26
2.1. ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA. .................................. 26
2.2. ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE INTERNAMIENTO ................... 28
2.3. ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS COMPROBANTES DE
SALIDA (PECOSA) ........................................................................................................................ 29
CAPITULO III .................................................................................................................................. 32
3. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL................................................................................. 32
3.1. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................. 32
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
5
3.1.1. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ...................................................................................... 32
3.1.2. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO .............................................................................. 33
3.1.3. ALMACÉN ....................................................................................................................... 34
3.1.4. PROCESO TÉCNICO DE ALMACENAMIENTO ....................................................... 34
3.1.4.1. DOCUMENTOS DE INGRESO ................................................................................ 38
3.1.5. PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION ............................................................... 39
a) Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) ....................................................................... 43
4.1. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA ...
4.2. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE
INTERNAMIENTO ...................................................................................................................... 46
4.3. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS
COMPROBANTES DE SALIDA ............................................................................................... 48
CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 51
RECOMENDACIONES.................................................................................................................. 52
........................................................................................................................................................... 59
........................................................................................................................................................... 60
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
6
RESUMEN
El presente informe de prácticas pre – profesionales realizado en la Municipalidad
Provincial de Puno, en la sub gerencia de Logística – área almacén, durante un
periodo de cuatro meses (del 31 de septiembre del 2014 al 31 de diciembre del
2014)
Tiene como finalidad fundamental de dar a conocer las actividades realizadas;
analizar y conocer la problemática, para luego proponer soluciones. El informe
consta de cuatro capítulos:
Capítulo I: se detalla la descripción de la organización; Municipalidad Provincial
de Puno, como la ubicación geográfica, información institucional, datos generales,
Naturaleza, Finalidad, base legal, alcance, descripción de la estructura orgánica
de la Municipalidad Provincial como del área de Almacén; y las funciones de cada
área.
Capítulo II: se desarrolla la descripción de las actividades realizadas como el
registro de orden de compra, elaboración de guías de internamiento, elaboración
de pedido comprobante de salida y el archivamiento de orden de compra.
Capítulo III: se describe el marco teórico y conceptual sobre las actividades
desarrolladas durante el periodo de prácticas.
Capítulo IV: se analiza cada una de las actividades antes descritas, para luego
plantear soluciones que contribuyan los objetivos del área de almacén.
Al final del informe se pone a consideración las conclusiones y se proponen las
recomendaciones que podrán tomarse en cuenta para mejorar la labor de dicha
área. De igual manera se anexa algunos documentos y/o formularios utilizados
durante el proceso de cada actividad.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
7
INTRODUCCION
La Municipalidad Provincial de Puno, es persona jurídica de derecho público
interno, tiene sede en la ciudad de Puno. Se rige por las normas contenidas en la
Constitución Política del Perú, la Ley Orgánica de Municipalidades, su Reglamento
de Organización y Funciones y Disposiciones y Reglamentos Internos. La
personería y representación legal de la Municipalidad Provincial de Puno es
ejercida por su Alcalde.
Hoy en día se habla mucho sobre la gestión de almacén, el cual se entiende
como un criterio para seleccionar el material que ha de salir del almacén para
atender una petición concreta y de forma oportuna. El almacén instalará por un
determinado tiempo lo que se habrá pedido con la orden de compra, para luego
entregar a las diversas oficinas y obras ejecutadas por la municipalidad Provincial
de Puno, a través del documento fuente el Pedido Comprobante de Salida –
PECOSA.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
8
CAPITULO I.
1. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN
1.1. UBICACIÓN GEOGRAFICA
La Municipalidad Provincial se encuentra ubicado en la Provincia y
Departamento de Puno.
En el gráfico N° 01 se aprecia el plano de la ciudad, el cual está delimitado
por el norte con la provincia de San Román por el sur con la provincia de
Collao, por el oeste con la región de Moquegua y por el este el Lago
Titicaca.
GRAFICO Nº 01:
LIMITES DE LA PROVINCIA DE PUNO
Fuente: Plan Estratégico Institucional 2011-2014. MPP
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
9
1.2. INFORMACION INSTITUCIONAL.
1.2.1. DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACION.
La Municipalidad Provincial de Puno es el órgano de Gobierno Local, es
también una persona jurídica de derecho público con autonomía política,
económica y administrativa en los asuntos de su competencia encargadas
de prestación de servicios de ámbito local y del desarrollo integral,
sostenible y armónico de sus circunscripciones. Es la institución que se
encarga de la administración local en un pueblo o ciudad, representando al
vecindario, promueve la adecuada prestación de los servicios públicos y
locales y promotor del desarrollo local.
1.2.2. NATURALEZA.
La Municipalidad Provincial de Puno, goza de autonomía política,
económica y administrativa en los asuntos de competencia con sujeción al
ordenamiento jurídico conforme estable la Constitución Política del Estado,
la Ley Orgánica de Municipalidades y demás normas legales vigentes a la
fecha.
1.2.3. FINALIDAD.
La Municipalidad Provincial de Puno, es el órgano responsable de ejercer la
Administración Municipal de la Provincia de Puno.
Son Fines:
Representar al vecindario de su jurisdicción.
Promover y conducir el desarrollo económico social de la Provincia sobre la
base de una adecuada programación y planificación de sus necesidades.
Garantizar la adecuada prestación de los servicios públicos locales.
Propiciar la participación de los vecinos en las acciones del Gobierno Local,
en armonía con las políticas y planes nacionales y regionales del desarrollo.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
10
1.2.4. BASE LEGAL
La Municipalidad Provincial de Puno, actúa en base a:
Constitución Política del Perú.
Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972.
Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado Nº 27658.
Decreto Supremo Nº 074-95-PCM, Transferencia de Funciones de Ex INAP.
1.2.5. ALCANCE.
La Municipalidad Provincial de Puno, tiene como ámbito de aplicación a
toda la provincia de Puno.
1.3. MISION Y VISION, OBJETIVOS DE LA INSTITUCION
DESCRIPCIÓN DE LA VISIÓN AL 2021
“Provincia de Puno con su lago sagrado de los incas, líder de la integración
y capital del Turismo Regional, promotora de potencialidades humanas y
culturales; con uso sostenible de sus recursos naturales y ecológicos;
emprendiendo actividades económicas competitivas para el mercado
interno y externo; su ciudadanía es organizada, participativa y democrática,
con localidades ordenadas, saludables y articuladas por redes viales
asfaltadas”.
VISIÓN INSTITUCIONAL.
“Es una institución moderna que brinda servicios de calidad, eficiencia y
eficacia, con gestión transparente, su personal es solidario, competente,
identificado con su provincia y ciudad, elevada vocación y mística de
servicio y que ha logrado Confianza de sus contribuyentes”.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
11
MISIÓN INSTITUCIONAL.
“La Municipalidad Provincial de Puno representa al vecindario, promueve la
adecuada prestación delos servicios públicos locales y el desarrollo integral
sostenible y armónico de su circunscripción (Ley 27972). Planificando,
ejecutando e impulsando a través de los organismos competentes el
conjunto de acciones destinadas a promover el desarrollo económico local y
proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado para la satisfacción de sus
necesidades vitales de vivienda, salud, educación, recreación, transportes y
comunicaciones”.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS.
a. Promotora de Potencialidades Humanas y Culturales.
b. Líder de la Integración y Capital del Turismo.
c. Emprendimiento de Actividades Económicas Naturales y Ecológicas
con Localidades Saludables.
d. Localidades Ordenadas, Saludables, Seguras y Articuladas por
Redes Viales Asfaltadas.
e. Uso Sostenible de Recursos Naturales y Ecológicos con Localidades
Saludables.
f. Ciudadanía Organizada, Participativa y Democrática.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
12
1.4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE
PUNO
GRAFICO Nº 02: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE PUNO
Fuente: Manual de Organización y Funciones. MPP.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
13
1.4.1. DESCRIPCION Y ESTRUCTRA ORGANICAY ADMINISTRATIVA.
La Estructura Orgánica de la Municipalidad Provincial de Puno, según la
modificación aprobada por la Ordenanza Municipal Nº 317-2011-CMPP de
fecha 19 de Diciembre del 2012 es la Siguiente:
CUADRO Nº 01:
DESCRIPCION DE LA ESTRCUCTURA ORGANICA Y ADMINISTRATIVA DE
LA MUNICIPALIDAD DE PUNO
ÓRGANOS DE
GOBIERNO
MUNICIPAL
Concejo Municipal
Alcaldía
ÓRGANOS DE
COORDINACION
Comisiones Permanentes
Comisiones Especiales
Consejo de Coordinación Local Provincial
Comité Provincial de Defensa Civil
Comité Provincial de Seguridad Ciudadana
Comité Provincial del Medio Ambiente
Comité Provincial de Administración del PVL
ÓRGANO DE
DIRECCIÓN
Gerencia Municipal
ÓRGANO DE
CONTROL INTERNO
Oficina de Control Institucional
ÓRGANO DE
DEFENSA JUDICIAL
Procuraduría Pública Municipal
Gerencia de Asesoría Jurídica
Gerencia de Planificación y Presupuesto
o Subgerencia de Planificación y Programación de
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
14
ÓRGANO DE
ASESORAMIENTO
Inversiones
o Subgerencia de Presupuesto
o Subgerencia de Desarrollo Organizacional
o Subgerencia de Cooperación Técnica Internacional y Pre
o Inversión
Oficina de Supervisión y Liquidación de Inversiones
ÓRGANOS DE
APOYO
Secretaria General
o Unidad de Imagen Institucional y Protocolo
o Unidad de Registro Civil
o Unidad de Archivo
Oficina de Ejecución Coactiva
Oficina de Tecnología Informática
Oficina de Atención y Orientación al Vecino
Gerencia de Administración
o Subgerencia de Personal
o Subgerencia de Logística
o Subgerencia de Tesorería
o Subgerencia de Contabilidad
Gerencia de Administración Tributaria
o Subgerencia de Recaudación Tributaria
o Subgerencia de Finanzas y Operaciones
Gerencia de Desarrollo Urbano
o Subgerencia de Planeamiento y Control Urbano
o Subgerencia de Catastro
Gerencia de Transportes y Seguridad Vial (*)
o Subgerencia de Registro de Transportes
o Subgerencia de Inspecciones de Tránsito
Gerencia de Turismo y Desarrollo Económico
o Subgerencia de Turismo y Comercio Exterior
o Subgerencia de Actividades Económicas
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
15
ÓRGANOS DE
LÍNEA
o Subgerencia de Promoción Empresarial y Desarrollo
Económico Rural
Gerencia de Medio Ambiente y Servicios
o Subgerencia de Gestión Ambiental y Salud Pública
o Subgerencia de Parques, Jardines y Conservación de
Áreas Verdes
o Subgerencia de Protección Ciudadana y Defensa Civil
Gerencia de Ingeniería Municipal
o Subgerencia de Estudios Definitivos
o Subgerencia de Obras Públicas y Mantenimiento
o Subgerencia de Desarrollo Humano y Participación
Ciudadana.
o Subgerencia de Promoción Social y Participación
Ciudadana.
o Subgerencia de Promoción de Educación, Cultura y
Deporte.
o Subgerencia de Desarrollo de la Mujer, Niño, Adolescente y
Adulto Mayor
o Subgerencia de Programas Sociales
ORGANOS
DESCONCENTRADOS
Programa Especial de Operación y Mantenimiento de Maquinaria
y Equipo.
Programa Especial Policlínico Municipal
Programa Especial Terminal Terrestre
Programa Especial de Centros Comerciales
Programa Especial de Complejos Culturales y Recreativos
Programa Especial de Proyectos Estratégicos
Programa Especial de la Bahía del Lago
EMPRESAS
MUNICIPALES
EMSA-Puno
Instituto Vial Provincial Puno “IVP-Puno”
Fuente: Elaboración propia. Abril. 2015
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
16
1.5. GERENCIA DE ADMINISTRACION.
La Gerencia de Administración, es el Órgano de apoyo responsable de la
administración de los recursos humanos, materiales, económicos,
financieros y logísticos de la Municipalidad, depende de la Gerencia
Municipal. Está a cargo de un Gerente, quien coordina sus actividades con
las unidades orgánicas a su cargo, demás dependencias de la institución y
para el mejor cumplimiento de sus funciones orgánicamente cuenta con las
siguientes subgerencias:
- Subgerencia de Personal.
- Subgerencia de Logística.
- Subgerencia de Tesorería.
- Subgerencia de Contabilidad.
1.5.1. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION
GRAFICO Nº 03: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Fuente: Manual de Organización y Funciones. MPP. Abril 2015
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
17
1.5.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL GERENTE DE
ADMINISTRACION
Conducir y dirigir la formulación de las políticas públicas de gastos con
austeridad y el Plan de Modernización de la Administración de Recursos
Disponibles y Logística de la Municipalidad, tomando como base la visión,
misión y objetivos estratégicos del Plan de Desarrollo Provincial Concertado
de Puno de largo alcance y/o del Plan Estratégico Institucional “PEI”, Plan
Operativo Institucional “POI” y metas del Presupuesto Institucional de
Apertura “PIA” o del “PIM”.
Dirigir la programación, ejecución, evaluación y seguimiento de los objetivos
y metas aprobadas para la administración de personal, de bienes
materiales, económicos, financieros, presupuestarios y de logística de la
Municipalidad, concordantes con la Ley General del Sistema Nacional de
Presupuesto Nº 28411, Ley Anual de Presupuesto de la República,
Reglamentos y Directivas vigentes sobre la materia.
Optimizar el uso racional y austero de los recursos públicos disponibles de
la Municipalidad, destinados a gastos corrientes y gastos de capital,
conforme el crédito presupuestario autorizado para el ejercicio fiscal
vigente, prohibiendo autorizaciones de gastos sin el financiamiento
correspondiente, con arreglo a la legislación aplicable.
Ejercer y supervisar el control interno previo y simultáneo a las autoridades,
funcionarios y servidores públicos de la Municipalidad, como responsable
de la administración de los sistemas de personal, logística, tesorería y
contabilidad.
Dirigir y disponer la implementación del presupuesto municipal por
resultados a nivel de programas pilotos con su respectiva estructura
funcional programática, a fin de obtener determinados objetivos específicos,
mejorando el apoyo a la administración de los servicios públicos
municipales con calidad, eficiencia y evaluando los resultados obtenidos.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
18
Orientar y/o asesorar al Titular de Pliego, al Gerente Municipal, gerentes,
directores, subgerentes y jefes de unidades, sobre la responsabilidad de
lograr que los objetivos y las metas establecidas en los planes de desarrollo
local concertados y el presupuesto institucional, se reflejen en las
funciones, programas, subprogramas, actividades y proyectos u obras
planificadas.
Supervisar y controlar el destino y la ejecución del crédito presupuestario
para la que haya sido autorizado en los presupuestos anuales, o la que
resulte de las modificaciones presupuestarias aprobadas conforme las
prioridades establecidas en los planes de desarrollo local concertados.
Establecer y actualizar las normas y directivas reglamentarias para la
óptima administración de los recursos humanos, materiales, económicos y
financieros de la Municipalidad.
Proveer oportunamente los recursos y servicios necesarios a las diferentes
dependencias de la Municipalidad, para el cumplimiento de sus objetivos y
metas establecidas en los planes de desarrollo local concertados y el
presupuesto institucional anual vigente.
Participar en las licitaciones, concursos públicos y/o de méritos y en las
adjudicaciones directas que convoque la Municipalidad.
Supervisar la correcta aplicación de las normas a los sistemas de personal,
logística, tesorería y contabilidad gubernamental.
Dirigir la programación y ejecución anual y mensual o trimestral de los
compromisos económico-financieros para su pago, de acuerdo a las
prioridades de la Alta Dirección, manteniendo el control de la liquidez
presupuestal.
Presentar y exponer la información económica, financiera, presupuestaria y
contable a las sesiones del Concejo Municipal y/o al Alcalde, dentro de los
plazos previstos por la Alta Dirección y las disposiciones legales vigentes.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
19
1.5.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL SUB GERENTE DE
LOGISTICA
Dirigir la formulación o modificación, publicación, ejecución y evaluación del
Plan Anual de Contrataciones “PAC” de la Municipalidad Provincial de
Puno, así como las políticas de contrataciones de bienes, servicios u obras,
acordes con la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y otras
normas legales vigentes que rigen sobre la materia.
Consolidar y proponer al Titular de Pliego o máxima autoridad
administrativa delegada, el proyecto del Plan Anual de Contrataciones “PAC
para su aprobación correspondiente, el cual deberá prever todas las
contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirán durante el
año fiscal vigente, que están comprendidos en el Presupuesto Institucional
de
Apertura “PIA” o modificadas en el Presupuesto Institucional Modificado
“PIM”. Una vez aprobada, éste PAC deberá ser publicado en el Sistema
Electrónico de Contrataciones del Estado “SEACE”.
Coordinar y/o solicitar asesoramiento al Organismo Supervisor de las
Contrataciones del Estado “OSCE”, sobre el uso o administración eficiente
del Registro Nacional de Proveedores “RNP”, a través del cual podrán
participar los postores y/o contratistas inscritas en él y que no estén
impedidos, sancionados ni inhabilitados para contratar con el Estado. Cuya
publicación del RNP debidamente actualizado se encuentra en el portal de
la OSCE. La Municipalidad Provincial de Puno, en su Subgerencia de
Logística, sólo podrá llevar y mantener un listado interno de proveedores,
consistente en una base de datos que contenga la relación de aquellos, sin
que estén ausentes. Discriminados o excluidos las micro y pequeñas
empresas de la localidad o Región de Puno.
Dirigir y coordinar la elaboración de las bases de selección, para la licitación
pública, el concurso público, adjudicación directa y adjudicación de menor
cuantía.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
20
Calificar los requisitos para convocar al proceso de selección, bajo sanción
de nulidad, constatando los siguientes instrumentos públicos vigentes o
existentes:
- Plan Anual de Contrataciones “PAC”.
- Expediente de contratación, debidamente calificado y
aprobado.
- Disponibilidad de recursos con su fuente de financiamiento.
- Bases de selección, debidamente aprobadas; salvo las
excepciones autorizadas.
Supervisar y controlar la custodia y seguridad de los expedientes de
contrataciones, con todas las actuaciones realizadas, desde el
requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, debiendo
incluir las ofertas no ganadoras.
Calificar y procesar los requerimientos de bienes, servicios u obras sobre la
base del Plan Anual de Contrataciones, las especificaciones técnicas
señaladas por el área usuaria, expediente técnico aprobado y disponibilidad
física del terreno en el caso de obras o lugar donde se ejecutará la misma,
teniendo en cuenta los plazos de duración establecidos para cada proceso
de selección, con el fin de asegurar la oportuna satisfacción de las
necesidades del área usuaria que requiere su contratación.
Supervisar y controlar la aplicación de los procedimientos técnicos
establecidos para la prohibición de fraccionamiento y exoneración de
procesos de selección de las contrataciones de bienes, servicios y la
ejecución de obras, conforme la nueva Ley de Contrataciones del Estado y
su Reglamento.
Determinar y/o definir en coordinación con las áreas usuarias, el valor
referencial de las contrataciones, con el fin de establecer el tipo de proceso
de selección y gestionar la asignación de los recursos presupuestales
necesarios, determinados sobre la base del estudio que ofrece el mercado,
y para el caso de proyectos de inversión el valor referencial.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
21
1.6. AREA DE ALMACEN
Es la parte de la subgerencia de logística en la estructura orgánica y
funcional de la municipalidad provincial de puno con objetivos bien
definidos, de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales.
Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que
corresponden a los procesos técnicos de abastecimiento y distribución de
materiales a las distintas unidades orgánicas y obras de inversión pública,
ejecutadas por la municipalidad por la modalidad de administración directa.
1.6.1. VISION
Ser una unidad líder dentro de los almacenes de las instituciones públicas
de la región, a través de su éxito en el logro de sus objetivos, innovación,
tecnología y habilidad para competir exitosamente dentro de la
municipalidad provincial de puno
Destacando además por su dedicación a la formación, capacitación y
desarrollo de su recurso humano, respeto integral al medio ambiente y
compromiso con el desarrollo de la región.
1.6.2. MISION
El compromiso de almacén central de la municipalidad provincial de puno
es la satisfacción de las necesidades y expectativas del usuario de la
entidad suministrándole soluciones integrales en atención de
requerimientos de materiales racionalmente bajo el principio de justo a
tiempo utilizando la más avanzada tecnología en todos los campos de
logística garantizando su eficiencia y eficacia en el tiempo para
mantenernos como líderes en atención de materiales y rentabilidad.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
22
1.6.3. OBJETIVOS
a. Mejorar las actividades de gestión de almacenes y atención de
requerimientos del usuario.
b. Proporcionar capacitaciones en gestión de almacenes al personal de
almacén para lograr una gestión eficiente de almacenes, un aumento
promedio en el logro de las metas y objetivos.
1.6.4. LOS PRINCIPIOS BASICOS DE ALMACEN
El almacén de la municipalidad provincial de puno se rige bajo los
siguientes principios:
1. La custodia fiel y eficiente de los materiales debe encontrarse siempre
bajo la responsabilidad de una sola persona en almacén.
2. El personal de cada almacén debe ser asignado a especialistas en
recepción, almacenamiento, registro, revisión, custodia, y control de
inventarios.
3. Debe existir una sola puerta de entrada y salida bajo estricto control.
4. En cada almacén se debe llevar registros obligatorios, kárdex y bincar o
control visible de almacén manual o computarizado, mantener al día el
movimiento de materiales y control interno de entradas y salidas.
5. Informar a la unidad orgánica de control de inventarios y a contabilidad
de los movimientos mensuales de entradas y salidas de almacén.
6. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al
almacén
Todo movimiento de materiales de entrada y salida debe ser respaldada por
documento firmado “PECOSA” valido para la Municipalidad Provincial de
Puno.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
23
1.6.5. ESTRUCTURA ORGANICA
GRAFICO N° 05: ESTRUCTURA ORGANICA
DEL AREA DE ALMACEN
Fuente: informe N°037-2014-MPP/GA/SGL-AA. Área almacén. Abril 2014
1.6.6. FUNCIONES DEL AREA DE ALMACEN
Para proporcionar un servicio eficiente, son funciones de almacén:
1. Recepción de materiales
2. Registro de entradas y salidas de almacén
3. Almacenamiento de materiales
4. Mantenimiento de materiales y almacén
5. Despacho de materiales
6. Emisión y tramite de pedido comprobantes de salida “PECOSA” por toda
fuente de financiamiento.
7. Emitir y remitir mensualmente la información consolidada por toda
fuente de financiamiento el movimiento de entradas y salidas de
almacén a la sub gerencia de contabilidad.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
24
1.6.7. FUNCIONES DEL ESPECIALISTA EN ALMACÉN
Aplicar los procesos, subprocesos y procedimientos técnicos planificados
para el microsistema de almacenamiento de bienes y servicios en caso de
impresión de boletajes y recibos o similares; tanto para gastos corrientes y
gastos de capital u obras de la Municipalidad.
Recibir y registrar las órdenes de compra “O/C” y órdenes de servicio “O/S”
provenientes como resultado de licitación pública, concurso público, de
adquisiciones directas o de compras de menor cuantía ejecutados.
Apoyar en la emisión de informes de conformidad, sobre los bienes
recepcionados en el almacén.
Efectuar el almacenamiento de bienes y servicios (en casos de boletajes,
recibos o similares) en el almacén o lugares autorizados, clasificándolos por
productos y según el catálogo de bienes.
Aplicar los procesos, subprocesos y procedimientos técnicos establecidos
para el registro y su mantenimiento en kárdex o tarjetas de control, sobre
los ingresos, salidas y saldos de bienes y servicios, tanto en orden
alfabético y según catálogo vigente.
Recibir los requerimientos de bienes y servicios de las diferentes unidades
orgánicas de la Municipalidad.
Elaborar las pecosas para distribuir los bienes y servicios requeridos por las
diferentes dependencias u obras de la Municipalidad, en forma oportuna,
racional, sistemática y eficiente.
Tramitar y hacer seguimiento de las pecosas conforme los procedimientos
establecidos.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
25
Centralizar y alistar información sobre el movimiento integral del almacén
de la Municipalidad.
Apoyar la tarea de procesamiento de la información contable.
Aplicar los procesos, subprocesos y procedimientos técnicos de
almacenamiento y distribución de los bienes materiales por actividades y
obras o proyectos de inversión municipal.
Custodiar los bienes de la Municipalidad, conforme las normas y
procedimientos internos de seguridad y conservación establecidos.
Verificar la ubicación y disposición física de los bienes en el almacén o en
los lugares autorizados.
Verificar la existencia de los bienes materiales en forma diaria, semanal o
mensualmente, a fin de dar el suministro regular, oportuno y eficiente en el
movimiento del almacén.
Organizar los ambientes o instalaciones autorizados para almacenar los
bienes materiales.
Recepcionar, tramitar y archivar documentos recibidos y remitidos de su
competencia.
Remitir al responsable del control patrimonial, copia de las órdenes de
compra de bienes duraderos o de inmuebles nuevos adquiridos.
Otras funciones específicas permanentes que le asigne el Especialista en
Almacén.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
26
CAPITULO II.
2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS
2.1. ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA.
Una de las primeras actividades que consta en llevar a cabo el registro de
órdenes de compra en el libro correspondiente; los cuales son documentos
en el que se detallan los bienes adquiridos, las especificaciones de los
bienes, su meta, su afectación presupuestal y su precio (ver anexo 01).
Los bienes que se adquieren a través de la orden de compra son para las
dos sub áreas: almacén de operación (los cuales están relacionados con
las necesidades internas de la organización como por ejemplo útiles de
escritorio); y almacén de inversión (están relacionados a los materiales de
construcción para las diferentes obras que se están desarrollando).
Dicho registro se realiza en un cuaderno de actas con cuadros diseñados
manualmente como se precia en el cuadro N° 02, en el que se consignan
los siguientes datos:
Nombre del proveedor o razón social
Numero de orden de compra
Número SIAF
Monto de la orden de compra
Fecha de ingreso de la orden a almacén
Para realizar el registro es necesario hacer lo siguiente:
1) Anotar el nombre del proveedor. (persona natural o jurídica)
2) Anotar el número de orden de compra.
3) Copiar el número SIAF con el que fue registrado la adquisición.
4) Anotar también el monto de la adquisición.
5) Es muy importante anotar la fecha de registro para poder ubicar en que
parte del proceso se encuentra una orden de compra.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
27
CUADRO Nº 02:
LIBRO DE REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA
N° PROVEEDOR N° O/C N° SIAF MONTO FECHA
…
1065 INFOTEL NET 4332 1086 809.73 15/11/14
1066 GORDILLO PEREZ
WIKE
4600 3521 10
140.00
21/11/14
…
Fuente: Elaboración Propia. Abril 2015
Cabe resaltar que después del registro de la orden de compra
correspondiente, el siguiente paso consta en adjuntar los siguientes
documentos:
copia de la orden de compra, documento clave para la
elaboración de guías de internamiento, que después es archivado
en las oficinas del área de almacén.
Original de la Guía de remisión, es importante porque en él se
consignan las firmas de los responsables del pedido de cada área;
como en el caso de almacén de inversiones donde se consignan las
firmas del residente de obra, del asistente administrativo y de la
entidad; dichos datos ayudaran para la elaboración del Pedido
Comprobante de Salida “PECOSA”.
Factura, es necesario contar con la factura cuando el monto supera
los S/. 10, 000 soles.
Contrato de la entidad con el proveedor, de la misma manera es
importante contar con el contrato cuando el monto es muy alto o
mayor a los S/. 10, 000 soles.
La guía de remisión, la factura y el contrato se encuentran adjunto
en la orden de compra.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
28
2.2. ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE INTERNAMIENTO
Las Guías de Internamiento son documentos que respaldan que un bien ha
ingresado al almacén, en él se consignan el nombre del bien, la cantidad,
el precio y la fecha de ingreso (ver anexos 02).
Para esta actividad contamos con el siguiente material que nos fue
asignado por el jefe de almacén para realizar esta actividad:
Una computadora corei5, debidamente equipada
Un escritorio de oficina
Una impresora laser
Útiles de escritorio
Cabe resaltar que esta oficina cuenta con el sistema de almacén
denominado “Aliaga Ingenieros” que nos ayuda en el proceso de
internamiento de órdenes de compra para lo cual se debe seguir los
siguientes pasos:
GRAFICO N° 06: PROCESO DE INTERNAMIENTO
DE ORDEN DE COMPRA
1. Apertura del sistema
2. Ingresar usuario y contraseña
3. Ingresar a la pestaña "aplicaciones"
4. click en el ítem órdenes de compra elegir la opción guías de internamiento
5. identificar e ingresar el número de orden de compra
6. Internar los bienes de manera conjunta, o por partes segun sea el caso
7.guardar los datos consignados en el formato
8. ingresar la fecha de internamiento la cual será la fecha que tiene la factura que remite el proveedor
9. Por ultimo verificar que todos los datos estén debidamente ingresados y guardar.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
29
Esta operación se deberá realizar para cada orden de compra que
deseamos internar, siempre teniendo en cuenta la fecha de internamiento y
que el monto a internar sea igual al de la orden de compra para no cometer
ningún error.
Además este registro es importante debido a que sin él, no se pueden
elaborar los pedidos comprobantes de salida.
2.3. ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS COMPROBANTES DE
SALIDA (PECOSA)
Este documento evidencia de que el bien ha salido del almacén, este puede
ser un bien de operación o de inversión; es decir, materiales de oficina o
materiales de construcción para las diferentes obras. Para validar el
documento, es de suma importancia que se consigne la firma del
administrador, subgerente de logística, subgerente de contabilidad y jefe
de almacén (ver anexos 03)
Para la emisión de este documento es necesario que se obtengan y
verifiquen los documentos auxiliares requeridos como la orden de compra,
guías de remisión y otros. Para cada orden de compra se debe formular una
PECOSA, se imprimen seis ejemplares los cuales se distribuyen para las
siguientes áreas: Tesorería, Contabilidad, Abastecimiento, Administración,
Almacén y Logística.
Este documento con la firma de los responsables del pedido es la evidencia
de que el bien ha sido entregado al destinatario correspondiente. Además
un ejemplar de este documento queda archivado en la Oficina de Almacén.
Los cuales son empastados a fin de año bajo estricto orden numérico.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
30
Para efectos de la elaboración del documento, esta oficina cuenta con el
sistema de almacén denominado “Aliaga Ingenieros” que nos ayuda en el
proceso de elaboración de pedido comprobante de salida en el cual se debe
seguir los siguientes pasos:
GRAFICO N° 07: PROCESO DE ELABORACIÓN DE PEDIDO
COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA)
1. Apertura el sistema de almacén
2. Ingresar el usuario y contraseña
3. Ingresar a la pestaña "aplicaciones
4. Click en el ítem de pedido comprobante de salida (PECOSA ) opcion nuevo
5.consignar datos como el área usuaria, persona que hizo el requerimiento, la fecha, la afectación presupuestal, etc.
6. Una vez llenado la pecosa, hacer click en
guardar, luego en imprimir
7. Se imprime por seis copias que
posteriormente se distribuyen y archivan
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
31
2.4. ACTIVIDAD Nº 04: ARCHIVAMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA
Para esta actividad se necesita que las órdenes de compra estén
debidamente internadas y que cuenten con pedido comprobante de salida.
Se debe utilizar los archivadores de órdenes de compra que son un total
de ocho archivadores en los cuales se debe archivar una vez que haya
culminado todo su trámite.
Junto a cada orden están adjuntas una copia de las Guías de remisión y su
factura.
Las órdenes son archivadas en estricto orden numérico, para realizar
cualquier consulta si se presentase.
Para lo cual debemos tener en cuenta lo siguiente:
para cada orden haya sido expedido su pedido comprobante de salida y
que cuente con su número de registro que nos ayudara a su rápida
ubicación cuando surja alguna consulta.
cada orden de compra cuente con su respectiva guía de remisión.
cada orden de compra este archivado en el lugar que le corresponda
según número correspondiente en el archivador.
Ubicar el archivador en el lugar adecuado correspondiente.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
32
CAPITULO III
3. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL
3.1. MARCO TEÓRICO
3.1.1. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Para Faura, (1999) La administración pública es un conjunto de ideas,
actividades, normas, procesos institucionales y otras formas de conducta
humana que determina como se distingue y ejerce la autoridad política y
como se atiende los intereses públicos. (P.23)
Además clasifica la Administración pública en el Perú según el área donde
desarrolla sus actividades se clasifican en:
Administración Nacional, que abarca todas las dependencias
ministeriales, las instituciones públicas y las empresas estatales.
Administración Regional, que cubre el área de las regiones y de
las circunscripciones departamentales.
Administración Local, que cubre el área denominada Municipal
o Comunal. (P.24)
Mientras que para Sanchez, (1999) es la organización a traves de la cual
se ejerce la funcion de Gobierno y se desarrolla los procesos productvos
de bienes y servicios que el gobierno decide tomar o mantener a su cargo.
Comprende los organos correspondientes al Gobierno Nacional, los
Gobiernos locales, los organismos Publicos descentralizados y los sistemas
Administrativos. (P. 30).
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
33
3.1.2. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
Según la el Decreto Ley Nº 22065, el sistema de Abastecimiento es el
conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones,
procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o
suministro, empleo y conservación de medios materiales; así como
acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad
de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la
Administración Publica.
Por su lado Castañeda, (1996) lo conceptúa como uno de los sistemas
auxiliares, en cualquier tipo de organización, que tiene por finalidad proveer
todas las necesidades de bienes y servicios que requiere la organización
para su normal desempeño o desenvolvimiento, siguiendo un orden lógico o
metodología establecida:
a. Programación
b. Adquisición
c. Almacenamiento
d. Distribución
e. Despacho (p. 28).
Para Andia, (2012) en todas las entidades de la administracion publica
existira un organo responsable basicamente del desarrollo y conduccion de
los procesos tecnicos para el abasecimiento tanto de bienes, como de
servicios.por lo que son procesos tecnicos de abastecimientos:
a. Catalogación
b. Registro de proveedores
c. Programación
d. Registro y control
e. Adquisición
f. Recuperación de bienes
g. Almacenamiento
h. Seguridad
i. Distribución (P.203)
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
34
3.1.3. ALMACÉN
Anaya, (2008) define como: lugar donde físicamente se almacenan los
stocks de productos comerciales o industriales que posteriormente van a
ser objeto de distribución o transformación (P. 20)
Por su lado Castillo, (2014) señala que el almacen es un area fisica
seleccionada bajo criterios y tecnicas adecuadas, destinadas a la custodia y
conservacion de los bienes que van a emplearse para la producion de
servicios o de bienes economicos.
Asi mismo menciona que las actividades que en el se realizan
esencialmente son las que corresponden a los procesos tecnicos de
Abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribucion.
3.1.4. PROCESO TÉCNICO DE ALMACENAMIENTO
Según la Resolución Jefatural N° 335-90 INAP/DNA indica que: El
almacenamiento es un proceso técnico de abastecimiento, las actividades
concernientes a este proceso están referidas a la ubicación temporal de
bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia como vía
para trasladarlos físicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan.
Consta de las fases siguientes: recepción, verificación y control de calidad,
internamiento, registro y control y custodia.
FASES:
a) Recepción
Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del
momento que los bienes han llegado al local del almacén y termina con
la ubicación de los mismos en el lugar designado para efectuar la
verificación y control de calidad.
La recepción se efectúa teniendo a la vista los documentos de recibo
(orden de compra o Guía de remisión u otro documento análogo)
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
35
Las operaciones concernientes a la recepción se ejecutaran
conforme a lo siguiente:
- Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega:
los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc. A fin de informar
sobre cualquier anormalidad.
- Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y
asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los
documentos de recibo.
- Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las Guías y en el
exterior del mismo bulto.
Esta acción no será necesaria cuando el número y características
de los bienes recepcionados permitan efectuar una verificación
cuantitativa sin problema alguno,
- Anotar en la documentación de recibo:
Nombre de la persona que hace la entrega
Nombre de la persona que recibe la mercadería
Número y placa del vehículo utilizado en el transporte
(cuando sea pertinente)
Fecha y hora recepción
b) Verificación y control de calidad
Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser
ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de
almacenaje, comprende las acciones siguientes:
- Retirar los bienes de los embalajes
- Una vez abiertos los bultos se procederá a revisar y verificar su
contenido en forma cuantitativa y cualitativa
- La verificación cuantitativa se efectuara para comprobar que las
cantidades recibidas son igual a las que se consignan en la
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
36
documentación de recibo. Incluye las comprobaciones
dimensionales de identificación, tales como: longitud, capacidad,
volumen, peso, gravedad, presión, temperatura, etc.
- La verificación cualitativa, denominada control de calidad se
realizara para verificar que las características y propiedades de
los bienes recepcionados estén de acuerdo con las
especificaciones técnicas solicitadas.
- La verificación y control de calidad se efectúa en presencia de la
persona que hace la entrega cuando la cantidad y características
de los bienes permitan realizar la verificación cuantitativa y
cualitativa en el momento de la recepción
- Si por el número y características de los bienes recepcionados
fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y
control de calidad, el jefe de almacén suscribirá la guía respectiva
dando conformidad solo por el número de bultos recibidos y el
peso bruto respectivo.
- Tratándose de bienes que por sus características ameritan ser
sometido a prueba de conformidad, las pruebas o exámenes
serán encargados por el jefe de órgano abastecimiento a
especialistas o entes especializados del mismo organismo u otros
organismos del sector público y excepcionalmente a las del
sector no público.
- La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable
de almacén en el rubro de la orden de compra y guía respectiva.
Se sustenta en la verificación que este realice o con el informe
favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el
párrafo anterior.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
37
c) Internamiento
Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los lugares
previamente asignados. Se ejecutaran las labores siguientes:
- Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento,
dimensión, etc.
- Ubicar los bienes en el lugar que previamente se le ha designado
en la zona de almacenaje. Se hará de tal manera que su
identificación sea ágil y oportuna.
- Si el almacén de Abastecimiento no cuenta con los equipos o
ambientes especiales para la conservación de determinados
bienes, estos se internaran a través de otros órganos u
organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la
custodia corresponde a estos últimos. El jefe de almacén efectúa
la constatación del ingreso y da conformidad del mismo.
d) Registro y control
Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje. Se procederá a
registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible – Bincard, la misma
que se será colocada junto al grupo de bienes registrados. Para
aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros
conceptos distintos de la compra se procederá previamente a formular
la correspondiente Nota de Entrada de Almacén.
Copia del documento de ingreso (Orden de Compra – Guía de
internamiento o Nota de Entrada a Almacén) será remitida al área
respectiva para efecto del registro del ingreso en la tarjeta de Existencia
Valorada de Almacén – Kardex.
e) Custodia
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los
bienes almacenados conserven las mismas características físicas y
numéricas en que fueron recibidos.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
38
3.1.4.1. DOCUMENTOS DE INGRESO
a) Orden de Compra
Según Hargadon, Bernard, & Munera, (1996) definen como:
Documento que dispone a un vendedor entregar mercaderías o
materiales descritos a un precio determinado. Al momento de la
aceptación por parte del vendedor, una orden de compra se
transforma en un contrato. Son elaboradas en el área de
abastecimiento.
La Orden de Compra es una autorización al proveedor para entregar
los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados
por una compañía deben acompañarse de las Órdenes de Compra,
que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su
uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos:
Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el
pedido
Numero de Orden de Compra
Nombre y dirección del proveedor
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
Términos de entrega y pago
Cantidad de artículos solicitados
Numero de catalogo
Descripción
Precio unitario y total
Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo
total de la orden
Firma autorizada.
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al
departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y
otra copia para el departamento de compras. (P. 21)
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
39
3.1.5. PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION
Para Castillo, (2013) Comprende las acciones que se realizan en almacén
con el objeto de distribuir bienes a las diferentes Unidades Orgánicas de la
entidad, de acuerdo a los requerimientos formuladas en el CUADRO DE
NECESIDADES, priorización de actividades y disponibilidad presupuestal
de las dependencias. En la distribución se utiliza el documento fuente
llamado PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA, en la primera parte del
formulario “pedido” la dependencia solicitante consigna la cantidad, nombre
de los bienes requeridos y en la segunda parte “comprobante de salida” el
almacenero anota la cantidad precio unitario y total de bienes adquiridos.
Por su parte Baily & Garcia, (1984) lo define como un Conjunto de
actividades de naturaleza técnico-administrativo referida a la directa
satisfacción de necesidades. Se sustentan de la coordinación y toma en
cuenta las constantes variaciones de necesidades, existencias no
informadas; tanto dentro y fuera de la entidad, incluye las operaciones de
traslado interno referidas a los bienes y servicios.
Según el Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento el
Proceso técnico de Abastecimiento, es un conjunto de actividades de
naturaleza técnico – Administrativa, referida a la directa satisfacción de
necesidades por parte del área usuaria, en este proceso se formula el
pedido comprobante de salida de materiales, por parte del área solicitante,
donde también, es un documento fuente mediante el cual facilita la atención
y despacho de los materiales o bienes solicitados por la sección o
dependencia correspondiente contabilizándose en forma inmediata.
Consta de las fases siguientes: formulación del pedido, autorización de
despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega
al usuario.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
40
FASES:
a) Formulación del pedido
- Se emplea el Formulario Pedido – Comprobante de Salida
- Se formularan en base a los respectivos cuadros de necesidad
debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la
entidad y disponibilidad de bienes en almacén.
- El órgano de abastecimiento establecerá un calendario para la
presentación de pedidos de aquellas dependencias cuyo
consumo de bienes sea constante.
- Los pedidos de bienes que no son de consumo regular serán
presentados de acuerdo al periodo consignado en el
correspondiente cuadro de necesidades.
- La formulación del pedido – comprobante de salida corresponde
a la unidad usuaria y la autorización para la atención, al jefe del
órgano de Abastecimiento.
- Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la
atención de los pedidos a un grupo de bienes, el órgano de
abastecimiento puede asumir la formulación de pedido –
comprobante de salida.
- Una vez suscrito por el jefe de la dependencia solicitante, los
pedidos – comprobante de Salida serán remitidos al Director o
jefe de abastecimiento para recabar la respectiva autorización de
despacho.
b) Autorización de Despacho
La autorización se otorgara para aquellos bienes que figuran en el
respectivo cuadro de necesidades.
Se autorizara pedidos no programados solo en el caso que se deriven
de situaciones de emergencia calificadas por el Director General de
Administración o quien hace uso de sus veces en la entidad; y se
atenderá con cargos a los stocks de seguridad.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
41
Esta fase comprende lo siguiente:
Numeración y registro de pedido – comprobante de Salida
Aprobación del director o jefe de abastecimiento
Valorización del pedido – comprobante de salida
Registro de las salidas autorizadas en las Tarjetas de Existencia
Valoradas de Almacén
c) ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES
- El responsable de almacén recibirá los pedidos - comprobante
de salida y aprobados, dispondrá el acondicionamiento de los
bienes para su entrega.
- Retirar los bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar
destinado para el despacho.
- En el caso de distribución con destino a localidades fuera del
perímetro de ciudad será necesario determinar el tipo de
embalaje a utilizar para lo cual se tomara en cuenta los factores
siguientes:
Destino de la carga
Transbordos a que se someterá la carga durante la
travesía
Características físicas del material a embalarse.
Peso y volumen de la carga.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
42
d) CONTROL DE MATERIALES
- En cada almacén se establecerá un control de salida de
materiales, el que será encargado al personal de seguridad o
vigilancia, o una persona que para tal función se designe.
- El encargado de acarreo o transporte de los bienes, presentara
al salir del almacén pedido – comprobante de salida a la persona
encargada del control de salida de materiales, quien verificara si
el contenido de los bultos concuerda con el documento y retendrá
una copia del mismo, la que será entregada al área respectiva del
control del stocks.
- Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad
utilizando medios de transporte, el transportista presentara en los
puestos de vigilancia de la entidad copia del pedido –
comprobante de salida respectivo.
e) ENTREGA DE MATERIALES
- En el momento de hacerse entrega de materiales, se cuidara que
la persona que realiza la recepción lo haga en forma serena y
consciente.
- Será precaución del responsable de almacén que la dependencia
de destino devuelva el pedido – comprobante de salida con la
conformidad respectiva y en forma oportuna.
- Es función inherente al almacén que los bienes a despachar fuera
del perímetro de la ciudad, estén amparadas por una cobertura
de seguro.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
43
3.1.5.1. DOCUMENTOS DE SALIDA
a) Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)
Documento fuente que tiene por objetivo establecer el pedido y el
despacho de los artículos que cada dependencia solicita, así
como informa las cuentas efectuadas por el movimiento de
bienes.
Según Uturuncu, (2002) se emiten por:
Ajuste de faltantes de Inventario
Baja de Bienes
Y por cualquier otro concepto que signifique salida física o
documentaria de bienes
Para la emisión de este documento es necesario que se
obtengan y verifiquen los documentos auxiliares requeridos y se
formulara en original y cuatro copias, distribuidas de la siguiente
forma:
Original, para remitir a la unidad de contabilidad y tesorería
de la oficina de Administración.
1ra. Copia, para el beneficiario o Gerencia Local de destino
2da. Copia para el archivo de Administración de la Gerencia
Local.
3ra. Copia para el archivo del Almacén de la Gerencia Local.
4ta. Copia, para el Área de Proyectos de la Gerencia Local
(solo en caso de distribución secundaria)
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
44
3.2. MARCO CONCEPTUAL
ABASTECIMIENTO: orientada suministrar bienes, los cuales se emplean
para la producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes
económicos a través de las distintas entidades que constituyen la
Administración Publica.
ALMACEN: Es una área física seleccionado bajo criterios y técnicas
adecuadas, destinado a la custodia y conservación de los bienes que se
van a emplear para la producción de servicio o de bienes económicos.
DISTRIBUCION: consiste en la entrega de los bienes y artículos
almacenados, a cada uno de las dependencias o áreas usuarias
solicitantes.
BIENES:
Productos materiales o inmateriales que poseen un valor económico,
susceptibles de ser valuados en términos monetarios y que satisfacen
alguna necesidad o producen beneficios económicos.
SERVICIOS: son aquellas actividades identificables, tangibles, que son el
objeto principal de una operación que se concibe para proporcionar la
satisfacción de necesidades de los consumidores.
ORDEN DE COMPRA: formulario por el cual se solicita al proveedor la
atención de un pedido de bienes.
PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA: documento a través del cual se
materializa la distribución de los bienes que salen del Almacén con destino
al usuario final.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
45
CAPITULO IV
4. ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS
4.1. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE
COMPRA
PROBLEMÁTICA:
Actividad que se encuentra dentro del Proceso técnico de Almacenamiento,
las tareas que se realizan en este proceso técnico están referidas a la
ubicación temporal de los bienes, teniendo como documento fuente la
Orden de Compra.
Según Hargadon, Bernard, & Munera, (1996) “La Orden de Compra es una
autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una
factura”. Por lo general se incluyen 11 aspectos, de los cuales tres
aspectos importantes no se encuentran en los términos de la Orden de
Compra de la entidad en estudio los cuales son:
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de
la orden
Son aspectos importantes que deberían estar considerados sobre todo la
fecha, que es uno de los factores que determina el tiempo de entrega de los
bienes, el hecho de que este término no esté en la orden de compra hace
que la entrega de bienes puede tardar como anticipar en llegar al almacén.
Lo que si se toma en cuenta es la hora y fecha de recepción; pero no se ve
el pacto de la fecha de pedido y entrega. Además, no se determina el costo
total de la orden; lo que si en las empresas privadas es un factor importante
conocer su costo de envío, el seguro que está relacionado a los bienes que
se está trasladando hasta llegar al almacén. En entidad pública, no le dan la
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
46
debida importancia porque las metas están direccionadas a la directa
satisfacción de las necesidades de la comunidad puneña.
Otro punto por mejorar en esta actividad es que no existe un formato
impreso que cuente con los ítems para registrar las Órdenes de Compra,
por lo que los servidores públicos, deben improvisar en cuadernos de actas
y elaborar manualmente sus cuadros y muchas veces el registro no es
legible por lo que se retrasa aún más en la búsqueda del registro del
documento atendido, por ende demora la ubicación del archivo del
documento según sea la carga laboral, el cuaderno de registro de la orden
de compra ayudara en todo el proceso de almacenamiento.
SOLUCION QUE SE PLANTEÓ:
Implementar un control electrónico; es decir, que el formulario debe estar
diseñado virtualmente con los ítems debidamente definidos y enumerados
lo cual mejoraría mucho el tiempo de registro de órdenes de compra y por
ende, la búsqueda y ubicación de los documentos requeridos; que también
deberían estar escaneados. Además aportaría a que el registrador sea aún
más ordenado con dichos documentos y archivos.
4.2. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE
INTERNAMIENTO
PROBLEMÁTICA:
Las Guías de Internamiento son documentos que respaldan que un bien ha
ingresado al almacén, esta operación se realiza para cada orden de compra
que deseamos internar, teniendo en cuenta la fecha de internamiento, la
cual será la fecha que tiene la factura que remite el proveedor. La
problemática más resaltante de esta actividad es que los órdenes de
compra adjuntos con la guía de remisión y la factura, deberían llegar a esta
oficina por fechas de manera correlativa, a medida que se generan órdenes
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
47
de compra se deberían ir internando las órdenes de compra tomando en
cuenta la fecha, para luego emitir pecosas; sin embargo, se recepciona las
órdenes de compra con fechas diferentes incluso existen ordenes con
fechas de meses anteriores, además hay órdenes de compra sin la
documentación completa como el cuadro de necesidad, o muchas veces la
falta es por parte del proveedor al no contar con la factura correspondiente,
por ende queda pendiente el internamiento y el proceso de pago también es
demoroso; estos son los aspectos que obstaculiza el proceso de
internamiento teniendo en cuenta que la fecha es de vital importancia para
este proceso.
Por otra parte, se tuvo la oportunidad de utilizar el sistema o software de
almacén que se encuentra instalado en todas las computadoras del
almacén central, que es utilizado, para realizar el internamiento de bienes
que ingresan al almacén de la municipalidad provincial de Puno por lo que
se pudo apreciar que necesita actualizar algunos aspectos del sistema o
software, para hacerlo más fácil de manipular, como el tamaño de la
ventana y el tamaño de las letras, que son muy pequeñas y otras
características, lo cual hace ilegible los datos por lo que se puede cometer
un error de registro.
SOLUCION QUE SE PLANTEÓ:
Se propuso internar las órdenes de compra que se recepciona en el
momento oportuno, las órdenes que lleguen a destiempo deberán der
internados el próximo mes; de manera que no perjudique el proceso de
internamiento y la emisión de PECOSAS.
Se propuso realizar o solicitar modificación de algunos aspectos del
software de almacén a los proveedores de dicho sistema, el cual aportara a
un mejor registro y por ende a un mejor funcionamiento del sistema de
almacén evitando así los malos registros que traerían conflictos entre los
servidores públicos y los administrados
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
48
4.3. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS
COMPROBANTES DE SALIDA
PROBLEMÁTICA:
La elaboración del pedido comprobante de salida es una actividad que
forma parte del proceso técnico de distribución, que tiene como objetivo
distribuir bienes a las diferentes Unidades Orgánicas de la entidad, cuyo
documento fundamental para dicha distribución es el PEDIDO
COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA), mediante el cual facilita la
atención y despacho de los materiales o bienes solicitados.
Según Uturuncu, (2002) las PECOSAS se emiten por:
Ajuste de faltantes de Inventario
Baja de Bienes
Y por cualquier otro concepto que signifique salida física o
documentaria de bienes
Se concuerda con el autor ya que estas tres actividades significan la salida
física de un bien y la pecosa se emite únicamente si estos han salido del
almacén.
Por otro lado en estos tres casos es de mucha importancia emitir el Pedido
Comprobante de Salida; ya sea para acreditar que un bien ha salido del
almacén, con la finalidad de cumplir con las necesidades o simplemente
para respaldar que un bien físico ha salido del almacén como es el caso de
ajuste faltante de inventario y baja de bienes. Cabe resaltar que este debe
contar con la firma del solicitante, ya que evidencia que el bien ha sido
recepcionado satisfactoriamente. Todo esto debe ser realizado dentro de un
tiempo establecido y respetando las normas que regulan este
procedimiento, sin embargo, he notado que generalmente el PEDIDO
COMPROBANTE DE SALIDA es elaborada cada fin de mes y no en su
oportunidad, debido a que el jefe de Abastecimiento no autoriza el
despacho de los bienes en forma pertinente y el almacenero no elabora la
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
49
PECOSA como debe ser, solo se entrega materiales con una hoja de
requerimiento para posteriormente ser regularizado y firmado la PECOSA.
Esto se generaría irregularidades en el manejo de bienes.
Este hecho además genera que la devolución de las PECOSAS sean
deficientes y no como lo indica la Resolución Jefatural N° 335-90 INAP/DNA
“Será precaución del responsable de almacén que la dependencia de
destino devuelva el pedido – comprobante de salida con la conformidad
respectiva y en forma oportuna”. Estos hechos perjudican y retrasan
significativamente el proceso de emisión de pecosas y su respectivo
archivamiento, ocasionando a veces la elaboración de duplico de pecosas
por perdidas de documento.
Por otro lado el sistema de almacén “aliaga ingenieros” se encuentra
desactualizada, pues no se puede incluir la numeración de pecosa de
manera virtual; actualmente la numeración es incluido manualmente con
un enumerador y necesita tiempo extra, es molestoso debido que no se
encuentra en óptimas condiciones lo que hace ineficiente este proceso.
SOLUCION QUE SE PLANTEÓ:
Mejorar el aspecto de trabajo en equipo y una buena organización, lo
recomendable es elaborar las pecosas virtualmente en el sistema “aliaga
ingenieros”, al momento en que las órdenes de compra llegan al área de
almacén. Una vez que el jefe de Abastecimiento autorice el despacho de
los bienes, solamente se pasa a emitir la PECOSA actualizando la fecha,
para su posterior entrega a los solicitantes de manera que la devolución por
parte de estos también sea oportuna.
Además se debe mejorar el aspecto del sistema de almacén así como
configurar algunos ítems como la enumeración, la fecha, etc. para evitar
que el sistema colapse y a la vez evitar la enumeración manual del pedido
comprobante de salida, lo que aportara a realizar en tiempo record los
pedidos comprobantes de salida (PECOSA).
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
50
ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 04: ARCHIVAMIENTO DE ORDEN DE
COMPRA
PRÓBLEMATICA:
El archivamiento de órdenes de compra se realiza de manera adecuada en
los correspondientes archivadores los cuales una vez culminado el año son
enviados a empastar gracias a esto, se mantienen organizados y se pueden
ubicar fácilmente estos documentos, que se necesitan consultar; sin
embargo, estos documentos empastados no se encuentran adecuadamente
ubicados dentro de la oficina del almacén.
SOLUCION QUE SE PLANTEÓ:
Se debe poner en claro al momento de notificar la orden de compra al
proveedor, que los materiales a internar deben estar completos, según las
características, en los plazos determinados y establecidos en el contrato.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
51
CONCLUSIONES
1. En cuanto al registro de Órdenes de Compra actualmente no existe un
formato impreso que cuente con los ítems, para registrar, por lo que los
servidores públicos, deben improvisar en cuadernos de actas y elaborar
manualmente dichos cuadros y muchas veces el registro que realizan no es
legible.
2. Las órdenes de compra que se recepciona en la oficina de Almacén no son
por fechas correlativas. El software de “Aliaga Ingenieros”, utilizado para la
elaboración de las Guías de Internamiento, es de vital importancia dentro
del almacén. sin embargo es importante su actualización para hacerlo más
fácil de manipular, por los servidores públicos que muchas veces necesitan
de ayuda cuando se presenta un imprevisto con el sistema, lo que demanda
un tiempo extra en la elaboración de dicho documento.
3. Mejorar el aspecto de trabajo en equipo y una buena organización, se debe
elaborar las pecosas virtualmente en el sistema “aliaga ingenieros”, una vez
aprobado el despacho de materiales por parte del jefe de abastecimiento,
se procede a su emisión. El software de “Aliaga Ingenieros”, necesita
actualizar algunos aspectos como la fecha, la numeración y su aspecto,
debido a que toma mayor tiempo, tener que añadir manualmente la fecha y
la numeración.
4. El archivamiento de Órdenes de Compra se realiza adecuadamente en los
respectivos archivadores, que una vez culminado el año son enviados a
empastar; sin embargo estos empastados no cuentan con una adecuada
ubicación ya que los gabinetes para los archivos están repletos de
documentos similares.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
52
RECOMENDACIONES
1. En cuanto al registro de Órdenes de Compra, se debe implementar un
control electrónico, que dinamice dicha labor y se debe tener cuidado con la
documentación, porque se trata de una institución pública, por lo que se es
responsable de todo cuanto acontezca dentro de la misma, por lo que se
recomienda, revisar periódicamente si la documentación se encuentra
completa y en su adecuada ubicación.
2. Se recomienda internar las órdenes de compra que se recepciona, en el
momento oportuno, las órdenes que lleguen a destiempo deberán der
internados el próximo mes. Además se debe solicitar al proveedor del
software “Aliaga Ingenieros” la modificación de algunos aspectos como el
tamaño de las letras, ventanas debido a que son ilegibles; lo cual
dinamizara, evitando los malos registros, que traerían conflictos entre los
servidores públicos.
3. Es recomendable que se trabaje en equipo y una buena organización es lo
que hace falta en todo el sistema de Abastecimiento. Se debe solicitar al
proveedor del software “Aliaga Ingenieros” la actualización de algunos
aspectos como la enumeración automática y la fecha, además es necesario
realizar una pequeña capacitación sobre el uso y manejo de dicho software,
esto aportara a desarrollar una labor más productiva.
4. Con respecto al archivamiento de Órdenes de Compra y documentos
similares se debe implementar más gabinetes para su adecuada
conservación además se debe tener muy en cuenta a quienes se facilita
estos documentos por que podrían sufrir alteraciones, perdidas, etc.
Informe de Prácticas Pre- Profesionales
53
BIBLIOGRAFÍA
MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (MOF) ACTUALIZADO MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DE PUNO. (2013). PUNO.
REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF) ACTUALIZADO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO. (2013). PUNO.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO. (21 de ENERO de 2014). Obtenido de
WWW.MUNIPUNO.GOB.PE/MISION-VISION
Anaya Tejero, J. J. (2008). Almacenes: Analisis, diseño y organizacion. Madrid :
ESIC.
Baily, P. J., & Garcia Mendoza, A. (1984). Administracion de Compras y
Abastecimiento. Mexico: CECSA.
Catañeda Santos, V. (1996). Abastecimiento General de Bienes y Servicios. Lima:
CEPREACCSA.
Hargadon, Bernard, J., & Munera cardenas, A. (1996). contabilidad de costos.
Bogota: Norma.
Sanchez Ramirez, F. (1999). "Administracion Publica" Tomo I. Lima.
Uturuncu Mamani, F. (2002). Administracion Publica en el Sistema de
Abastecimiento.
Normas Legales
Manual De Administración De Almacenes Para el Sector Público
Nacional aprobado por Resolución Jefatural Nº 335- 90- INAP/DNA.
Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento 1997
Trabajos de Investigación
Castillo Humpiri, J. (2013). Analisis de los Procesos Tecnicos de
Abastecimiento del Gobierno Regional Puno. Puno