Técnicas para la mejora de los resultados en

SanidadKaizen

yMétodo Lean

Mª José Merino.

¿De quéestamos

hablando?

“Según el método Kaizen" gracias a los pequeños detalles se obtienen

grandes resultados.

¿En qué se parecen las organizaciones sanitarias a la

industria aeroespacial?

Algunas de las Filosofías o Técnicas de Gestión se han extendido de unos sectores

a otros con resultados exitosos

KAIZEN EN SANIDAD: CÓMO COMPROMETER ALPERSONAL SANITARIO EN

LA MEJORA CONTINUA SOSTENIBLE

El secreto del éxito en Toyota

• En los años 50 Toyota, fruto de la escasez, crea un Sistema con varias técnicas: Lean, Kaizen, Kanbany otros métodos basados en la mejora de la calidad, con incremento de la producción y controlando los costes

• En la base de todo el Sistema Toyota hay una completa e incondicional confianza en las capacidades del personal.

• Es esta confianza, el verdadero carburante que hace que se mueva la organización y le ha permitido alcanzar unos niveles excelentes entre los más altos del mundo.

Afirmación de los directivos de Toyota

“Nosotros obtenemos resultados brillantes con personas de capacidad media que trabajan en

procesos brillantes

Nuestra competencia obtiene resultados mediocres de personas brillantes que operan en procesos

mediocres

Cuando se encuentran en dificultadas tratan de contratar personas todavía más brillantes

Mientras no cambien de estrategia, lo único que podemos hacer es superarlos”

Algunas definiciones

• “Kaizen", término japonés que hace referencia al "cambio continuo como mejora", aplicable en muchos casos al esfuerzo colectivo o “mejoramiento en marcha que involucra a todos”.

• Gemba Kaizen es una expresión japonesa construida a partir de los términos Gemba(puesto de trabajo) y Kaizen (mejorar).

• Lean significa eliminación de la “muda” o desecho, que es todo aquello que no aporta valor

KAIZEN = Comprometer a todos en su propio cambio

• Cuando se abraza como una filosofía, las personas encuentran oportunidades de aplicarlo en su vida personal y profesional

• Existe un tópico que afirma que las personas odian el cambio pero a través del Kaizen, descubrimos que a la gente le gustan sus ideas y le gustan los cambios cuando son iniciados por ellos. • Una pequeña mejora anima a otras en un ciclo positivo

Peter Scholtes dijo: “Las personas no se resisten al cambio, se resisten a ser cambiadas”

• Kaizen es mejorar cualquier cosa en cualquier lugar.

• Es una forma de mejorar: • la realización del trabajo • la motivación del personal

El Kaizen cierra la brecha entre el personal y la dirección

• El pensamiento Kaizen refuerza la búsqueda de soluciones sencillas y baratas.

• Se debe usar la “creatividad antes que el dinero”

• La solución a los problemas no siempre pasa por:• Más personas• Más espacio• Más instalaciones y equipos médicos

Necesitamos asegurar que los profesionales tienen lo que necesitan para dar una buena asistencia…

…pero podemos retarnos a buscar soluciones creativas antes de incrementar los costes

¿Por qué debemos cambiar?

• Los pacientes se merecen lo mejor• Ofrecer un servicio eficiente que fluya sin interrupciones,

libre de defectos y que no genere tensiones genera satisfacción de manera directa y es la mejor manera de mejorar la Calidad asistencial.

• Los profesionales sanitarios se merecen lo mejor• Los profesionales sanitarios que trabajan en entornos no

optimizados, con altos porcentajes de actividades sin valor añadido, se frustran y se estresan

• El país se merece lo mejor. • El coste de la sanidad pública supone un peso cada vez

mayor del PIB y se está empezando a cuestionar su sostenibilidad a medio plazo

Bases del Kaizen• El Kaizen comienza como una serie de

pequeños cambios, dirigidos a implicar a todos los profesionalesen la mejora de su entorno de trabajo

• El respeto por las personas es clave para cualquier transformación

• Todos los profesionales pueden aprender sobre Lean, y por tanto mejorar sus procesos

• Sin embargo, mantener una transformación Lean y vencer la resistencia al cambio requiere el compromiso de los profesionales y una visión a largo plazo

• Las personas que trabajan en una cultura que ha desterrado la culpa, que trabajan basándose en datos y que buscan la mejora continuamente tienen un gran liderazgo y responderán con resultados increíbles

Kaizen en Sanidad• El sector sanitario se encuentra en medio de un

cambio importante

Aquellas organizaciones que comprometen a sus profesionales en el desarrollo de estrategias para • mejorar la gestión, • aumentar la satisfacción y • afinar los procesos para reducir la variabilidad y los

costes…

…estarán bien posicionadas para sobrevivir en un entorno post reforma

“No es la especie más fuerte la que sobrevive, ni la más inteligente, sino la que responde mejor al cambio”.

Charles Darwin

¿Qué es Kaizen?• “Kaizen” es una pequeña

mejora llevada a cabo por los que realizan el trabajo en un departamento.

• Se trata de una pequeña mejora, de bajo coste y bajo riesgo que puede ser implantada fácilmente.

•Es una metodología y una filosofía que se debe aplicar de forma continua para motivar y retar a todos los miembros de la organización para que utilicen la creatividad con la finalidad de mejorar su trabajo diario.

KAIZEN: UNA PALABRA PODEROSA

• Si se implanta esta cultura, los empleados se sienten valorados, disminuyen los costes y mejoran los resultados

• Los pequeños cambios, baratos y fáciles de implantar, pueden sin duda conseguir un cambio relevante en los resultados y aumentar la satisfacción de los profesionales.

• A medio plazo mejoran las condiciones de seguridad del paciente y al mismo tiempo mejoran la productividad y la calidad de la asistencia sanitaria

El mayor espacio del mundo es el espacio para la mejora – Anónimo

Sugerencias y mejora continua

• Kaizen supone buscar la mejor forma de hacer el trabajo y cambiar el método actual de hacerlo.

Un fallo es sólo la oportunidad de comenzar de nuevo de forma más inteligente.” Henry Ford

Mejora

Principios básicos

• A largo plazo, utilizar el fallo como una oportunidad de aprendizaje genera una organización más robusta.

• Aprender que se debe escuchar más al equipo y que a veces la única forma de avanzar es dar un paso atrás.

• El Kaizen comienza con pequeños cambios

“El secreto para salir adelante está en comenzar. El secreto para comenzar es romper tus complejas tareas convirtiéndolas en tareas manejables, y entonces empezar con la primera.” – Mark Twain

Kaizen e implicación• El Kaizen anima a los

profesionales a comenzar con pequeños cambios que no requieran la coordinación con un gran número de personas, cambios enfocados a su trabajo y al espacio en el que trabajan.

• En un enfoque Kaizen, no empezamos intentando mejorar lo que otros hacen. En lugar de eso, se trata de mejorar lo que cada uno hace

“No hay grandes problemas, son sólo la suma de un montón de pequeños problemas.” – Henry Ford

Kaizen y Motivación• Una vez los beneficios se acumulan por unas pocas

mejoras pequeñas, la motivación y la confianza crecen, permitiendo al personal abordar mejoras más difíciles y duraderas

Definición del espíritu Kaizen

• Entusiasmo: El convencimiento de que las cosas mejorarán mañana sin importar lo duras que están hoy.

• Go see (ve y mira): El deseo de salir del despacho y experimentar las cosas de primera mano; la voluntad de los directivos de trabajar con el personal de primera línea con humildad y apertura mental.

• Mánchate las manos: Nos arremangamos y probamos las mejoras con nuestros colegas

El Kaizen trata sobre…

• Pedir a todos los profesionales que busquen e identifiquen oportunidades de mejora.

• Dar autoridad a todos los profesionales para que implanten pequeñas mejoras en su trabajo diario.

• Reconocer a los empleados por esas mejoras.

• Compartir y difundir las mejoras en la organización, junto con las lecciones aprendidas.

Principios del Kaizen

• Primer principio: Pedir• Se debe empezar por preguntar a las personas

para que busquen ideas enfocadas a hacer el trabajo más fácil

• Segundo principio: dar autoridad a todo el personal para mejorar su puesto de trabajo• En la cultura Kaizen, un responsable tendrá

mejor imagen si su equipo realiza mejoras

• Tercer principio: Reconocer• El registro de las mejoras y el exponerlas en

público permite que la persona o las personas que las hicieron reciban el reconocimiento que merecen

• Cuarto principio: Compartir• Compartir permite que otros se beneficien de

las ideas y descubran que también pueden hacer mejoras similares en sus puestos de trabajo.

Principios del Kaizen

Niveles de Kaizen

Kaizen “rápido y fácil”

Encuentra Discute Implanta Documenta Comparte

Principios Kaizen

• Da autoridad al profesional para lograr el cambio

Principios Kaizen

Principios Kaizen

Kaizen es para todos

Healthcare Kaizen

• Los profesionales de la sanidad:

• Se preocupan profundamente de sus pacientes

• Quieren dar la mejor atención, con una calidad asistencial perfecta, a sus pacientes, y

• Tienen la capacidad y el deseo de usar su creatividad para mejorar su entorno de trabajo.

¿Por qué Lean en Sanidad?

¿En qué consiste el Método Lean?

• Hacer más con menos recursos

• Según Taiichi Ohno se trata de mejorar los procesos mediante la implicación de los trabajadores a través de la eliminación de todo aquello que no aporta valor añadido

• Además, contribuye a la flexibilidad interna de las organizaciones

Orden y limpieza

A prueba deerrores

Resultados

Calidad desdeel origen

Gestión porprocesos

Eliminación delo inútil

Control visual

Orientación al cliente

Estrategia global

Coordinaciónglobal

Pull-No Push

Polivalenciadel personal

Estandarización

Pequeños lotes

Conceptos básicos de la metodología Lean

¿Qué es Shojinka?

• Técnica Lean basada en la polivalencia de los profesionales

• Aumenta el conocimiento de los procesos

• Disminuye los conflictos

• Potencia el trabajo en equipo

• Estimula la mejora continua

• Aumenta la capacidad de respuesta

Just in time

• Producir solo los bienes necesarios

• En el momento oportuno

• En las cantidades precisas

• Se trata de sincronizar la producción con la demanda, adaptándose a la flexibilidad de dicha demanda, mediante un sistema de producción Pull

¿Qué es la estrategia de las 5 s

¿Qué es un tablero Kanban?

Objetivos Lean

LEAN

Potenciar alpersonal

Hacer el trabajoa tiempo

Identificar los problemasantes de que seademasiado tarde

Ajustar los recursos a la demanda

Hacerlo bien a la primera

Aprenderhaciendo

Eliminarlo inútil

Mejorarel flujo

Tipos de Muda en Sanidad

Resultados de la implantación del Kaizen y del método Lean

• A medida que la implantación progresa los directivos perciben la mejora de • los procesos, • la moral del personal, • la satisfacción del paciente y • la calidad del servicio.

Bases del pensamiento Lean

• Producir en lotes pequeños• Reducir inventarios• Procesar productos de alta

calidad• Reducir los costos• Reducir los tiempos de

entrega• Ser más competitivos• Carga de trabajo más

equilibrada

Mejora continua

Bases del pensamiento Lean

Bases del pensamiento Lean

• Integrar a todo el personal de una organización hacia los objetivos clave utilizando medios indirectos en vez de presión directa, creando un sentimiento de necesidad y convencimiento.

• Integrar todas la tareas, ya sean rutinarias o de mejora, en función de los objetivos clave de la empresa coordinando todos los esfuerzos y recursos.

• Realinear eficazmente los objetivos y actividades en función de los cambios de entorno.

Hoshin kanri o despliegue de medios para alcanzar objetivos

Utilidad del pensamiento Lean

• La metodología Lean permite conservar e incluso crear empleos

• El compromiso de los empleados permite mejoras constantes • de la calidad, • mejoras en la atención al paciente

y • mejoras en los resultados

financieros

Pilares del pensamiento Lean

Lean Healthcare: un modelo para orientar los procesos hacia la

creación de valor

• El especialista interviene solo cuando se le requiere

• Para ello hay que ser creativo y reinventar los procesos

• Los tres pilares básicos son:• Cultura de la innovación• Procesos eficientes con flujo en la atención• Un sistema basado en valores como el servicio

y la autosuficiencia

Y todo, sin grandes presupuestos

Lean Healthcare en el mundo

El modelo Lean en España a nivel sanitario

• Mejorar la calidad• Reducir los errores• Mejorar la calidad

asistencial y su percepción por los usuarios

• Mejorar la seguridad• Seguridad del paciente• Seguridad laboral

• Reducir el Lead Time• Listas de espera de

pacientes• Tiempos de ciclo

Objetivos del método Lean

Reducir el coste total y aumentar la

eficiencia y eficacia sin aumentar la

presión sobre el personal

La mejora impacta en los pacientes, los profesionales y la

sociedad

Principios del modelo Lean Health care

El valor lo define el cliente y lo crean las personas que intervienen en el proceso

Principio 1: Eliminación sistemática del muda

Eliminación del muda

MUDA

Materiales

Medicación

Instrumental

Equipos

Pacientes

Los 7 Flujos

Profesionales

Información

Principio 2: Estandarización

• Dos mitos sobre el trabajo en los hospitales:

• El trabajo es siempre distinto y no se puede estandarizar

• Falso, hay una gran parte del trabajo que es rutinario y repetitivo

• El trabajo creativo no se puede estandarizar

• Falso, la música es una actividad creativa que incluye multitud de estándares, empezando por el pentagrama

Estandarización

• Un estándar Lean esla mejor manera, según el proceso y la tecnología disponibles de llevar a cabo una actividad en las mejores condiciones de calidad, seguridad, higiene y productividad

• El estándar Lean lo define quien trabaja con él, no la dirección

• Nos permite que los procesos, las personas, los materiales, las instalaciones…funcionen:• A la velocidad correcta• Sin errores

La clave está en la perfección: cuanto más perfecto sea el proceso, mayor será la velocidad a la que pueda ejecutarse

Principio 3: Respeto por las personas

• Respeto por las personas es reconocer y valorar la capacidad de analizar, decidir y poner en práctica acciones

• Se debe preguntar al personal cual es el problema y analizarlo con ellos

• Se debe preguntar por las causas hasta descubrir la verdadera raíz del problema

• Se deben buscar las soluciones y cuestionarlas

• Permitir que los afectados lleven a cabo las acciones

Principio 4: Trabajo en equipo

• Un equipo es una forma de organización particular del trabajo, donde se busca en conjunto que aflore el talento colectivo y la energía de las personas

• Lo deben integrar las personas que llevan a cabo el proceso y que pueden dar la visión de todo el flujo de valor

• Los participantes poseen las habilidades y conocimientos necesarios y tienen autonomía para llevar a cabo las mejoras

• Deben ser informados de los resultados obtenidos

Mejorassistémicas

Mejoras del flujo de valor

Pequeñas mejoras en ellugar de trabajo

Comporta-mientos

Actitudes

Valores organizativos(CAMBIO CULTURAL)

El cambio medible lleva al cambio cultural

Prog

resi

ón

ProgresiónPrincipio 5:

Mejora continua

Estándare

s

de trab

ajo

Defectos

Defectos

Espera

Proceso Inve

ven-

tario

Transporte

Movim

ientoSobr

epro

-du

cció

n

La mejora continua y el cambio cultural

“Somos lo que hacemos día a día, de modo que la excelenciano es un acto, sino un hábito” (Aristóteles)

Elementos del modelo

Mejorassistémicas

Mejoras del flujo de valor

Pequeñas mejoras en ellugar de trabajo

Prog

resi

ón

La metodología

Estándare

s

de trab

ajo

Defectos

Defectos

Espera

Proceso Inve

ven-

tario

Transporte

Movim

ientoSobr

epro

-du

cció

n

Tipología de Proyectos

Kaizen día a día

Eventos Gemba

Proyectos estratégicos/Tácticos

Modelo Lean: el método científico

• El método es sencillo:

• Que cada persona se enfrente a cada

Modelo Lean: el método científico

problema con un método sencillo y riguroso: el ciclo PDCA

• Que cada problema se resuelva teniendo en cuenta 4 requisitos:

• Trabajar con datos y hechos• Priorizar• Buscar las causas raíz y actuar sobre ellas• Estandarizar

Las herramientas del modelo

VSM = Value Stream Maping (Mapa del flujo de valor)Pull = Flujo continuo y reducción de lotesSMED = Single minute Exchange Die (cambio rápido de utillajes)TPM = Mantenimiento productivo total3P = Proceso de desarrollo de nuevos productos y procesosJIT = Just in timeJidoka = Automatización inteligenteTakt time = Sincronizar la producción con la demanda del clienteReducción del Lead time = Tiempo de entregaQFD = Despliegue de la función calidadHeijunka = Nivelación de las cargas de producciónTPS = Sistema de producción Toyota

Experiencia en el Hospital de Calahorra

Resultados

No hacen falta grandes inversiones

Hospital de Calahorra

• Para los grandes cambios estratégicos (kaikaku), que se hacen periódicamente para obtener una mejora radical, hay que invertir.

• Para los pequeños cambios cotidianos que proporciona el Kaizen en el contexto táctico de la mejora continua, no hace falta invertir dinero, solo creatividad.

Gestión de los subalmacenes en planta

Experiencia en el Hospital Clínic de Barcelona

Experiencia en el Hospital Clínic de Barcelona

Experiencia en el ParcSanitari Pere Virgili

Experiencia en el ParcSanitari Pere Virgili

Experiencia en el ParcSanitari Pere Virgili

Experiencia en el ParcSanitari Pere Virgili

Experiencia en el ParcSanitari Pere Virgili

Experiencia en el ParcSanitari Pere Virgili

Resumiendo

• Lean es una herramienta para analizar sobre el terreno los problemas con participación del personal implicado

• Obliga a:

• Ir a ver• Identificar los problemas• Implicar a los profesionales• Cambiar de mentalidad• Aceptar los cambios

Problemas frecuentes detectados

• Exceso de estock• Exceso de movimientos y

desplazamientos “redundantes”• Mala ubicación del aparataje• Exceso de tiempo consumido para

hacer los pedidos

Causas

• Problemas de organización entre los profesionales y los servicios que deben colaborar en los procesos transversales

• Desconocimiento de los estocajes reales necesarios

• Ausencia de sistemas de información accesibles

• Falta de percepción de los problemas “YA ESTAMOS BIEN”

• Años de reducción presupuestaria

Soluciones

• Estudio de los flujos de trabajo y adaptación de los recursos a las necesidades REALES detectadas

• Definición de los estocks basadas en los consumos reales

• Ubicación de los distintos recursos en los lugares más adecuados para evitar movimientos redundantes

• Delimitación de zonas y rotulación adecuada para evitar movimientos redundantes

• Organización de los almacenes• Redefinición de la sistemática de pedidos

Fomentar la colaboración

Desarrollar, atraer y retener el talento

• ¿Cómo conseguir que las personas desarrollen sus habilidades y se sientan orgullosas y satisfechas en su espacio de trabajo?• Fomentar que los trabajadores se formen y

formen a otros, codo con codo• Definir procesos claros y eficientes• Comodidad, orden y limpieza en el espacio de

trabajo• Favorecer las relaciones interpersonales entre

los compañeros

Conclusiones

¿Qué hace falta para conseguir los resultados esperados?

APOYOS + EMPATÍA + DIÁLOGO +TRABAJO EN EQUIPO

LEAN ES LA CHISPA PERO…HAY QUE REMAR

MUCHAS GRACIAS