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Madrid, Noviembre de 2017
Tecnología e innovación aplicadas a los viajes de empresa
III Observatorio. Edición 2017
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2Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
Índice del estudio
1 2 3 4 5
Presentación del estudio.
Resumen ejecutivo. Situación actual.
Orientación a la tecnología e
innovación.
El ciclo del viaje corporativo.
6
El ciclo del viaje corporativo.
7
El ciclo del viaje corporativo.
8
El ciclo del viaje corporativo.
9
El ciclo del viaje corporativo.
10
El futuro del viaje corporativo.
11
La empresa orientada a la tecnología en el viaje
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1.
Presentación del estudio. Novedades en la tercera edición
4Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
1.1 Presentación del estudio
Dos años después de la elaboración de la segunda oleada del
Observatorio para conocer el uso de la tecnología aplicada a la
gestión de los viajes de empresa, Amadeus España y Descyfra
Consulting han desarrollado una nueva edición del estudio.
Durante este periodo hemos vivido una recuperación sostenida
de los viajes corporativos. El cumplimiento de las políticas de viaje,
control de los gastos, desarrollo de las funcionalidades de la
tecnología adquirida y la gestión de los viajes ”end to end” han
sido los pilares del trabajo de los travel managers.
En su tercera edición y fruto del trabajo de las oleadas
anteriores, el estudio incorpora dos importantes novedades.
1. Creación del índice de Orientación a la Tecnología en el
Viaje de Empresa (iOTV), cuyo objetivo es obtener un
indicador del uso de la tecnología en esté ámbito,
facilitando el conocer su evolución periódica.
2. Identificación de mejores prácticas. Clasificando a las
organizaciones en función del iOTV se han determinado
las características y comportamientos de las empresas con
alta orientación a la tecnología.
Gracias a las opiniones y experiencias de una muestra
representativa de gestores de viajes, el estudio pretende
convertirse en la fuente de información de referencia para todos
los actores que participan en el viaje corporativo.
Amadeus España - Descyfra Consulting
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2.
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Resumen ejecutivo. Principales hallazgos y conclusiones
6Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
2.1 Principales hallazgos y conclusiones
Perfil de la empresa orientada a la tecnología.
• El nivel de orientación tecnología (iOTV) tiene relación directa con el número de empleados, el porcentaje de viajeros y el gasto en la empresa.
• El índice también es superior cuando los viajes son gestionados por los departamentos de compras y en las organizaciones donde se tomas las decisiones sobre viajes de forma centralizada.
• El nivel de satisfacción con las tecnologías implantadas es sensiblemente superior (al menos el 20%) en las organizaciones orientadas a la tecnología. En el caso de las herramientas de autorreserva la diferencia es del 42,7%.
• Las principales diferencias en la gestión de los viajes son:
• Aumento de la negociación directa con proveedores, especialmente taxi, tren y transfers.
• Automatización de los procesos de pre-aprobación (61,5% frente a 38,1%) e integración en la herramienta de autorreserva (49,6% vs. 18%).
• Implantación de la herramienta de autorreserva: 100% vs. 45,3%.
• Proceso para la gestión de gastos del viaje: 94,9% frente al 43,2%.
• Sistemas de estadísticas sobre viajes: 100% frente al 64,8%.
• Medición del impacto en el medio ambiente: 53,9%, casi 20 puntos por encima del resto.
• El travel manager es el pilar para lograr esta orientación en las empresas con alta orientación tiene asignada mayor nivel de responsabilidad en funciones como el fomento y gestión de la herramienta de autorreserva o los gastos del viaje.
Orientación a la tecnología en el viaje corporativo.
• Las empresas españolas cuentan con un nivel medio de orientación a la tecnología en el viaje (iOTV): 43,1 puntos sobre un máximo de 100.
• Existe una elevada dispersión entre los resultados obtenidos:
• Empresas con alta orientación (iOTV mayor a 67 puntos) son sólo el 20% del total y cuentan con un promedio de 78 puntos.
• El resto de empresas que suponen el 80% del conjunto, cuentan con un promedio casi 45 puntos por debajo: 33,4 puntos.
• Las tecnologías con mayor importancia para las empresas son aquellas que relacionadas directamente con el control del gasto: herramientas de autorreserva, control del gasto y sistemas de reporting y medios de pago.
• Las organizaciones aprueban la tecnología empleada actualmente en sus organizaciones: 3,08 sobre 5 puntos. Los sistemas para la gestión de gastos del viaje obtienen la mayor puntuación: 3,63.
• Durante los dos últimos años no ha aumentado significativamente la penetración de las tecnologías disponibles, sin embargo, los travel managers han trabajado de forma exhaustiva en el desarrollo e implantación de nuevas funcionalidades.
7Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
2.1 Principales hallazgos y conclusiones
Proceso de solicitud previa
• El 72,5% de las empresas tiene un proceso de solicitud previa para sus viajes. La cifra es similar (71,9%) al anterior estudio.
• El principal área de trabajo ha sido la automatización del proceso, cuya implantación sube hasta el 60% de las empresas. Sin embargo, sólo 3 de cada 10 lo han integrado en la herramienta además de automatizarlo.
La gestión del viaje.
• Las reuniones y eventos internos (55,1% de las empresas) y con clientes (75,3%) son el principal motivo de los viajes corporativos.
• La profesionalización en gestión de los viajes está ampliamente extendida:
• El 89,3% de las empresas cuentan con un política de viajes definida.
• Más del 60% de las compañías negociación directamente con los principales proveedores, especialmente hoteles (87,1%), aerolíneas (65,7%), tren (60,1%) y alquiler de vehículos (71,9%).
• Se empiezan a incluir proveedores para gestionar viajes “end to end”: taxis (43,8%), cabify (23%) o servicios de parking (19,1%).
• En los dos últimos años el principal área de trabajo ha sido desarrollar la tecnología existente y sus funcionalidades.
• A la hora de incorporar tecnología, el servicio técnico y la parametrización son los criterios más importantes: 43,1% y 27,6% respectivamente. El precio y la rapidez en la implantación suponen menos del 30%.
Herramienta de autorreserva
• Constituye el elemento con mayor importancia para los entrevistados. Su implantación se mantiene estable en torno al 58% de las compañías y en la mayoría de los casos, corre a cargo de la agencia de viajes.
• La tasa de adopción se ha incrementado en 20 puntos porcentuales hasta llegar al 59,2%.
• Dos de cada tres compañías han desarrollado un plan para la mejora de la implantación. En el caso de aquellas.
• En el caso de aquellas compañías que han ejecutado el plan de forma completa, la adopción asciende al 81,1%.
• El ahorro promedio obtenido es del 15,5%, 4 puntos más que hace 2 años. Cuando el plan de ejecuta completamente, el ahorro alcanza el 17,7%.
• La gestión de peticiones especiales es la principal área de mejora, sólo el 46,1% de las empresas con herramienta tiene formularios en la herramienta solicitar contenido no incluido en la herramienta.
8Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
2.1 Principales hallazgos y conclusiones
Conectividad del viajero
• La penetración del smartphone se ha mantenido estable en torno al 60% durante los dos últimos dos años.
• El uso durante el viaje corporativo, es el elemento menos importante para los travel managers. La mayor parte de usos posibles: uso de autorreserva, información georreferenciada o notificaciones se utilizan de forma residual.
Gestión de los gastos
• El 54,5% de las compañías dispone de un sistema para la liquidación de los gastos a a través de un software específico.
• En esta tecnología, la principal área de trabajo ha sido la digitalización de tickets. El 50% de las compañías con el proceso automatizado han implantado esta tecnología (+25pp respecto a 2015).
• A diferencia de los viajes corporativos, liderados por compras o servicios generales, la adopción de esta tecnología esta fomentada por finanzas o administración (62,9% de los casos).
Reporting y medios de pago.
• Tres de cada cuatro compañías ha habilitado un sistema para obtener estadísticas de sus viajes, con un leve crecimiento (+6 p.p) respecto hace dos años.
• El impulso en esta área se ha producido en la elaboración de cuadros de mando. El 62% de las organizaciones cuenta con esta funcionalidad frente al 42,7% de 2015.
• La principal fuente de información (casi exclusiva) sigue siendo la agencia de viajes (82,2%).
• La penetración de los diferentes medios de pago se mantiene estable. La tarjeta de crédito corporativa (Travel Account) es el principal medio se pago (62,0% de todas las empresas)
Política medio - ambiental
• El porcentaje de compañías que mide el impacto medio ambiental ha permanecido relativamente bajo en estos dos años, 39,7% frente al 33,3%.
• La agencia de viajes es la principal fuente de información y es empleada por el 90% de las compañías
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Orientación a la tecnología e innovación. El Índice OTV
3.
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Gastos del viaje
• Automatización del proceso, proveedor, digitalización de tickets, sponsor del proyecto, evaluación de la herramienta…
10Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
3.1 El índice de Orientación a la Tecnología en el viaje (iOTV)
Pasos para la construcción del índice
Objetivos del índice
• Única métrica homogénea para
conocer el nivel de orientación a la
tecnología en sus viajes corporativos
y que permita:
• Conocer su evolución en el
tiempo.
• Autoevaluación delas empresas
para conocer su nivel,
compararse con otras
organizaciones y determinar su
evolución en el tiempo.
Metodología
• En primer lugar obtenemos la
importancia que tiene cada
tecnología en la gestión de los viajes
de las organizaciones.
• A continuación, se evalúa la
percepción de cada organizaciones
sobre la implantación de cada
tecnología en su organización.
Resultado
• Para cada organización, se obtiene
una medida del índice (entre 0 y 100
puntos) como la suma ponderada de
su valoración de cada tecnología y
ponderada por la importancia
asignada.
Solicitud previa
• Automatización del proceso, integración con la herramienta de autorreserva, evaluación de la herramienta…
Herramienta de autorreserva
• Proveedor, usuarios, planes de adopción, contenido especial, tasa de adopción, ahorro obtenido, evaluación…
Conectividad en el viaje
• Penetración del Smartphone, utilización en el viaje (autorreserva, aplicaciones, política, notificaciones, evaluación…
Sistemas de reporting y pagos
• Creación de cuadros de mando, proveedores, fuentes de información, evaluación de herramientas, medios de pago empleados,
11Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
3.2
Importancia alta Importancia BajaImportancia media Importancia promedio: 20,0%9,5pp Distancia a la importancia media
20,8pp
Herramientas de autorreserva
40,8%
-9,8pp
Solicitud previa (Pre-aprobación)
10,2%
3,2pp
Gestión de los gastos del viaje
23,2%
-13,7pp
Conectividad de los viajeros
6,3%
-0,5pp
Sistemas de pago y reporting
19,5%
Construcción del iOTV |¿Qué tecnologías en el viaje corporativo tienen mayor importancia para las organizaciones?
12Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
3.2
9,5% Distancia a la satisfacción global Importancia alta Importancia BajaImportancia media Satisfacción global: 3,08
3,08
Satisfacción global con el uso de tecnología en
los viajes
10,6%
3,41
Solicitud previa (Pre-aprobación)
9,1%
3,36
Sistemas de pago y reporting
1,7%
3,14
Conectividad de los viajeros
17,7%
3,63
Gestión de los gastos del viaje
7,8%
3,32
Herramientas de autorreserva
3.2 Construcción del iOTV |¿Cuál es el nivel de satisfacción con las tecnologías implantadas actualmente? ¿Cuáles están por encima de la satisfacción global?
Nota: las notas varían entre 1 (totalmente insatisfecho) y 5 (totalmente satisfecho)
13Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
3.3
0 - 10pt 10,7%
11 - 20pt 10,1%
21 – 30pt 12,9%
31 – 40pt 16,3%
41 - 50pt 12,9%
51 – 60pt 9,0%
61 – 70pt 11,8%
71 – 80pt 10,1%
81 – 90pt 3,9%
91 – 100pt 2,2%
iOTV – Distribución de las puntuaciones iOTV – Puntuaciones edición 2017
0 - 10pt
11 - 20pt
21 – 30pt
31 – 40pt
41 - 50pt
51 – 60pt
61 – 70pt
71 – 80pt
81 – 90pt
91 – 100pt
Empresas con alta orientación a la tecnología: 78,0 puntos
Empresas con media o baja orientación a la tecnología: 33,4 puntos
Promedio empresas entrevistadas: 43,1 puntos
Valor del iOTV |¿Cuál es el nivel de orientación a la tecnología en el viaje de las organizaciones en España?
Base: 178 respuestas
Alta orientación: iOTV mayor a 67 puntos (21,9% de las empresas).
Orientación media: iOTV Entre 66 y 40 puntos.
(28,0% de las empresas).
Orientación baja: iOTV Menos de 40 puntos.
(50,1% de las empresas) .
14Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
3.4
iOTV - Política de viajes definida
10pt
20pt
30pt
40pt
50pt
60pt
70pt
80pt
90pt
100pt
El perfil de la empresa |¿qué diferencias existen entre las empresas en función de su orientación a la tecnología en el viaje?
iOTV - Número de empleados
10pt
20pt
30pt
40pt
50pt
60pt
70pt
80pt
90pt
100pt
iOTV - % empleados viajeros
10pt
20pt
30pt
40pt
50pt
60pt
70pt
80pt
90pt
100pt
iOTV promedio: 43,1 puntos
Sí: 45,5 puntos
No: 23,6 puntos
Más de 1000: 46,2 puntos
100-199: 35,4 puntos
200-499: 42,6 puntos
500-999: 41,7 puntos
Menos de 100: 34,3 puntos
51% - 70%: 50,8 puntos
11% - 30%: 42,5 puntos
Más del 70%: 47,8 puntos
31% - 50%: 43,2puntos
Menos del 10%: 28,4 puntos
15Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
3.4
iOTV - Gasto anual en viajes
10pt
20pt
30pt
40pt
50pt
60pt
70pt
80pt
90pt
100pt
El perfil de la empresa |¿qué diferencias existen entre las empresas en función de su orientación a la tecnología en el viaje?
iOTV - Responsable de viajes corporativo
10pt
20pt
30pt
40pt
50pt
60pt
70pt
80pt
90pt
100pt
iOTV - Ámbito en la toma de decisiones
10pt
20pt
30pt
40pt
50pt
60pt
70pt
80pt
90pt
100pt
50K€ - 125K€: 29,9 puntos
Internacional: 46,9 puntos
Local: 38,5 puntos
Menos de 50K€: 22,3 puntos
(1)Muestra no representativa.
125K€ - 250K€: 36,2 puntos(1)
1M€ - 5M€: 39,0 puntos
250K€ - 500K€: 41,2 puntos
500K€ - 1M€: 44,5 puntos
Más de 5M€: 54,4 puntos
Serv. Generales: 40,2 puntos
Finanzas / Admin.: 33,5 puntos
RR.HH: 44,2 puntos
Compras: 48,3 puntos
iOTV promedio: 43,1 puntos
16Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
Atributo del producto Diferencia
Satisfacción promedio: 3,08
4,08 42,7%2,86Herramientas de autorreserva
4,23 34,0%3,15Solicitud previa – (Pre-aprobación)
4,05 20,4%3,37Gestión de los gastos del viaje
3,95 26,9%3,11Sistemas de pago y reporte
3,67 22,8%2,99Conectividad de los viajeros
3,74 29,1%2,90Satisfacción con el uso de la tecnología en los
viajes de la organización
Orientación Alta Orientación Media / Baja
3.5 El perfil de la empresa |¿qué diferencias existen entre la percepción de las empresas con alta y baja orientación a la tecnología sobre la satisfacción?
Orientación Alta Orientación Media - Baja
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Situación actual. Características principales del viaje corporativo.
18
20,2%
16,9%
9,0% 8,4% 7,9% 7,9%6,7% 6,7%
4,5% 3,9% 3,9%1,7% 1,7% 0,6%
Otros Industria Comunicación Serv. Prof. Utilities Banca y seguros Comercio Sanidad Transporte Construcción Hosteleria Educación Otros servicios Aosciaciones
Ámbito de las decisiones sobre viajes
Sector de actividad
4.1 El viaje corporativo en cifras | ¿Qué características tienen las empresas analizadas?
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
Gasto anual en viajes
6,2% 6,2%
1,7%
9,6%
14,6%12,9%
18,0%
30,9%
De 0€ a 50m€ De 50m€ a 125m€
De 125m€ a 250m€
De 250m€ a 0,5M€
De 0,5M€ a 1M€
De 1M€ a 2,5M€
De 2,5M€ a 5M€
Más de 5M€
44,4%
55,6%
Local(Independientede central)
Internacional(Centralizada)
92,7%
7,3%
Sí No
19
Uso de pólizas de seguro
Motivo del viajeÁrea responsable de los viajes
Número de empleados Porcentaje de empleados viajeros
8,4%
11,1%
12,4%
8,4%
59…
Menos de 100
De 100 a 199
De 200 a 499
De 500 a 999
Más de 1000
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
9,6%
39,3%
26,4%
16,9%
7,9%Menos del 10%
Del 11% al 30%
Del 31% al 50%
Del 51% al 70%
Más del 70%
36,6%
11,4%6,7%
26,8%
18…
Compras
Finanzas /Administración
RecursosHumanos
ServiciosGenerales
Otros
55,1%
75,3%
18,0%
31,5%34,8%
Reuniones y eventosinternos
Reuniones y eventos conclientes
Reuniones y eventos conproveedores
Captación de nuevosclientes
Formación de empleados
4.1 El viaje corporativo en cifras | ¿Qué características tienen las empresas analizadas?
20Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
4.2
89,3%De las organizaciones cuentan con con una
política de viajes definida.
Implantación de la política de viajes
Política de viajes y proveedores |¿Qué porcentaje de empresas cuenta con una política de viajes? ¿qué proveedores utilizan?
Servicios adicionales utilizados en los viajes corporativos
Blablacar 0%
Airbnb 8,4%
Homeaway 1,1%
Cabify 23,0%
Mytaxi 12,4%
Taksee 9,0%
eltenedor 6,2%
Tripadvisor 6,7%
Parkings 19,1%
Otros 14,6%
Proveedores con negociación directa
87,1%
65,7%60,1%
71,9%
43,8%
19,1%
Hoteles /Proveedoresde hoteles
Aerolíneas Tren Alquiler devehículos
Taxis Transfers
21Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
4.3 Soluciones tecnológicas |¿Cómo perciben las empresas la incorporación de soluciones tecnológicas para sus viajes?
La agencia de viajes
influye a la hora de
incorporar tecnología3,49
La política de viajes se
cumple tal y como ha sido
definida
3,66
Estoy satisfecho con el
uso de tecnología en los
viajes de mi empresa
3,08
iOTV AltaiOTV
Medio - BajoDif.
3,54 3,47 1,8%
3,95 3,58 10,2%
3,74 2,90 29,1%
Nota: las notas varían entre 5 (totalmente de acuerdo) y 1(totalmente en desacuerdo)
22
4.3 Soluciones tecnológicas |¿Cuáles son los criterios más importantes a la hora de implantar tecnología relacionada con viajes?
• Objetivo: Determinar la importancia de los diferentes criterios a la hora de seleccionar un proveedor de tecnología.
• Se solicita a cada entrevistado que elija entre dos de los criterio aquel que tiene para el mayor importancia en una escala entre 0 y 10.
• Con la agregación de los resultados y el análisis de diferencias, obtenemos el peso de cada criterios (siguiente página).
Metodología
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
Precio
Precio
Precio
Rapidez en implantación
Rapidez en implantación
Parametrización
Rapidez en implantación
Parametrización
Mantenimiento / servicio técnico
Parametrización
Mantenimiento / Servicio técnico
Mantenimiento / servicio técnico
10. Este criterio es
mucho más importante
5.Ambos criterios
son igual de importantes
0. Este criterio es
mucho más importante 1 2 3 4 6 7 8 9
5,26
5,98
5,86
5,96
5,75
5,22
23
7,0%
21,5%
27,6%
43,9%
Precio
Rapidez enimplantación
Parametrización
Mantenimiento /servicio técnico
4.3 Soluciones tecnológicas |¿Cuáles son los criterios más importantes a la hora de implantar tecnología relacionada con viajes?
Resultados globales Resultados en función del iOTV
8,5%
23,8%
25,7%
42,0%
Precio
Rapidez enimplantación
Parametrización
Mantenimiento /servicio técnico
5,6%
21,1%
28,4%
44,8%
Precio
Rapidez enimplantación
Parametrización
Mantenimiento /servicio técnico
Orientación Alta
Orientación Media - Baja
Metodología
• A través del análisis de los valores obtenidos en la
comparación de los pares (pagina anterior), se
obtiene la importancia de cada uno de los
criterios.
• La parametrización y el mantenimiento son los
elementos más importantes. El precio tiene una
importancia limitada para los travel managers..
• Apenas existen diferencias entre las tipologías de
empresa. En el caso de aquellas con un iOTV alto,
la suma de precio y rapidez supera el 30%.
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
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El ciclo del viaje corporativo. El proceso de solicitud previa.
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25Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
72,5%De las organizaciones
cuentan con un proceso de pre-aprobación. De las
cuales un 2,3% lo están implantando actualmente.
Proceso de solicitud previa (Pre – aprobación)
Integración con la herramienta de autorreserva
59,7%De las organizaciones
tienen automatizado este proceso. El 40,3% restante
lo realizan a través de email o teléfono.
Automatización del proceso
51,2% (+8,5 p.p)
2015
71,9% (0,6 p.p)
2015
5.1 Solicitud previa |¿Qué procesos se han implantado para gestionar las solicitudes de viaje? ¿Están integrados con otros sistemas?
32,6%De las organizaciones
tienen automatizado han integrado el proceso con
su herramienta de autorreserva.
Además el 29,5% de las empresas que cuenta
con el sistema de solicitado previa lo tiene
automatizado e integrado con la herramienta de
autorreserva
70,0% (2,5 p.p)
2013
47,5% (+12,2 p.p)
2013
3,50
3,12
3,553,71 3,70
Menos del10%
Del 11% al30%
Del 31% al50%
Del 51% al70%
Más del70%
3,25
3,19
3,50
3,08
3,27
3,22
3,67
3,68
De 0€ a 50m€
De 50m€ a 125m€
De 125m€ a 250m€
De 250m€ a 0,5M€
De 0,5M€ a 1M€
De 1M€ a 2,5M€
De 2,5M€ a 5M€
Más de 5M€
26
Gasto anual en viajes
Porcentaje de empleados viajerosToma de decisiones
Principales sectores
1 2 3 4 5
Media Desv. Típica Coef. Var.
Valoración Global
Mediana
Promedio punto de encuentro: 3,41
3,55
3,77
3,25
3,54
3,88
Banca y Seguros
Comunicación
Utilities
Industria
Serv. Profesionales
3,16
3,60
Local (Independiente) Internacional (Centralizada)
5.2 Evaluación de herramientas|¿Cuál es el nivel de satisfacción con las herramientas para la solicitud previa (pre-aprobación)?
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
3,41 33,3%1,144,0
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El ciclo del viaje corporativo. Herramientas de autorreserva
6.
28Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
6.1
57,3%De las organizaciones ha
implantado una herramienta de
autorreserva. De ellas el 7,9% lo está implantando
actualmente..
Implantación de herramientas de autorreserva
Encargado de la reserva de los viajes
Encargado de la implantación de la herramienta
58,4% (- 1,1 p.p)
2015
Autorreserva |¿Cuál es el nivel de implantación de las herramientas de autorreserva? ¿Qué actores han participado en este proceso?
78,4%
34,3%
2,9%
Agencia de Viajes La propia empresa Otros
22,5% 21,6%
55,9%
El propio viajero Secretari@ / Asistente Ambos
29,8% (+27,5 p.p)
2013
3,60
3,60
3,18
3,40
3,10
Banca y Seguros
Comunicación
Utilities
Industria
Serv. Profesionales
3,25 3,19 3,26 3,36
4,29
Menos del10%
Del 11% al30%
Del 31% al50%
Del 51% al70%
Más del70%
3,00
3,36
5,00
3,11
3,38
2,67
3,60
3,32
De 0€ a 50m€
De 50m€ a 125m€
De 125m€ a 250m€
De 250m€ a 0,5M€
De 0,5M€ a 1M€
De 1M€ a 2,5M€
De 2,5M€ a 5M€
Más de 5M€
29
Gasto anual en viajes
Porcentaje de empleados viajerosToma de decisiones
Principales sectores
1 2 3 4 5
Media Desv. Típica Coef. Var.
3,32 31,4%1,05
Valoración Global
Mediana
3,0
Promedio punto de encuentro: 3,32
3,203,41
Local (Independiente) Internacional (Centralizada)
6.2 Evaluación de herramientas|¿Cuál es el nivel de satisfacción con las herramientas de autorreserva?
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
30Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
6.3 La adopción de la herramienta|¿Cuál es la tasa de adopción de la herramienta? ¿Qué porcentaje tiene planes de adopción? ¿cuál es su resultado?
Tasa de adopción: % de viajes reservados vía la herramienta
0%
5%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
59,2%
Promedio 2017
4,9%
5,9%
2,0%
5,9%
2,9%
7,8%
7,8%
13,7%
8,8%
17,6%
15,7%
6,9%
63,7%De las organizaciones con
herramienta de autorreserva ha
implantado un plan para mejorar la adopción.
Con el diseño del plan, la tasa de adopción es del 60,9%.
44,6%De estas organizaciones ha implantado el plan de
forma completa y tal y como estaba diseñado.
• Cuando el plan se ejecuta de forma completa, la tasa de adopción asciende al 81,1%.
• La satisfacción promedio con la tecnología en estas organizaciones sube al 3,93 (+18,4%)
42,9% (+17,7pp)
Promedio 2015
31Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
6.4 Contenido y ahorro generado|¿Qué otro contenido adicional está incluido? ¿Cuál es el ahorro promedio obtenido con el uso de la herramienta?
Contenido adicional incluido en la herramienta
15,5%Es el ahorro promedio
obtenido por las organizaciones que han
implantado una herramienta de autorreserva.
• 16,1% al desarrollar un plan de implantación.
• 17,7% al completar el plan.
15,5%
Promedio 2017
11,2% (+4,3pp)
Promedio 2015
43,1%
2,0%
12,8%
30,4%
2,9%4,9%
Desconocido Sin ahorros Del 1% al 10% Del 11% al20%
Del 21% al30%
Más del 30%
46,1%De las compañías cuentan con un formulario en la
herramienta para solicitar contenido no disponible
67,7%
45,1%50,0%
33,3%
Tarifa corporativa Renfe Extras de Arerolíneas
48,4% (-2,3pp)
2015
33,9% (12,2pp)
2013
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El ciclo del viaje corporativo. Conectividad del viajero.
7.
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33Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
7.1 La conectividad del viajero |¿Cuál es la penetración del smartphone? ¿Qué uso realizan para la gestión de sus viajes corporativos?
% de empleados con smartphone (línea y datos) (1)
0%
5%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
61,4%
Promedio 2017
62,3% (-0,9 p.p)
Promedio 2015
0,6%
1,7%
4,5%
6,7%
9,6%
7,9%
9,6%
10,7%
10,1%
10,1%
15,2%
13,5%
5.
Siempre
3.
A veces
1.Nunca
2.
Rara vez
4.
Habitualmente
Uso de las herramientas de
autorreserva
1,89
1,78
Descarga de aplicaciones
3,19
2,34
Acceso a información georreferenciada en
destino
2,8
2,25
Acceso a la política de viajes
2,59
2,45
Alertas sobre seguridad, cambios, recomendaciones
2,79
2,66
Comparten información en redes sociales
2,26
1,67
(1) Proporcionados por la empresa
3,24 3,29
2,78
3,28 3,15
Menos del10%
Del 11% al30%
Del 31% al50%
Del 51% al70%
Más del70%
2,57
3,33
2,86
3,11
3,57
Banca y Seguros
Comunicación
Utilities
Industria
Serv. Profesionales
3,00
2,95
3,67
2,66
3,59
3,82
3,44
3,07
De 0€ a 50m€
De 50m€ a 125m€
De 125m€ a 250m€
De 250m€ a 0,5M€
De 0,5M€ a 1M€
De 1M€ a 2,5M€
De 2,5M€ a 5M€
Más de 5M€
34
Gasto anual en viajes
Porcentaje de empleados viajerosToma de decisiones
Principales sectores
1 2 3 4 5
Media Desv. Típica Coef. Var.
3,14 39,6%1,24
Valoración Global
Mediana
3,0
Promedio punto de encuentro: 3,14
3,21 3,08
Local (Independiente) Internacional (Centralizada)
7.2 Evaluación de herramientas|¿Cuál es el nivel de satisfacción con las herramientas para la conectividad de viajeros?
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
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El ciclo del viaje corporativo. Gestión de los gastos.
8.
36Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
54,5%De Las organizaciones
realiza la liquidación de sus gastos de viaje de forma automatizada a través de
un software específico
Proceso de liquidación de los gastos del viaje
28,9%
62,9%
20,6% 18,6% 18,6%
Compras Finanzas /Administración
Recursos Humanos Servicios Generales Informática /Sistemas
Departamento decisor en la incorporación de la herramienta
50,5%De las organizaciones con el proceso automatizado,
cuentan con un sistema de digitalización de tickets
Sistema de digitalización de tickets
25,0% (+25,5 p.p)
2015
8.1 Gastos de viaje |¿Qué procesos se han implantado para gestionar los gastos de viaje? ¿Cuál es el nivel de adopción de tecnología? ¿quién es el sponsor?
3,50
3,50
3,25
3,94
3,00
Banca y Seguros
Comunicación
Utilities
Industria
Serv. Profesionales
37
3,40 3,493,65
3,834,00
Menos del10%
Del 11% al30%
Del 31% al50%
Del 51% al70%
Más del70%
3,67
3,46
3,00
3,79
3,40
3,75
3,85
3,63
De 0€ a 50m€
De 50m€ a 125m€
De 125m€ a 250m€
De 250m€ a 0,5M€
De 0,5M€ a 1M€
De 1M€ a 2,5M€
De 2,5M€ a 5M€
Más de 5M€
Gasto anual en viajes
Porcentaje de empleados viajerosToma de decisiones
Principales sectores
1 2 3 4 5
Media Desv. Típica Coef. Var.
3,63 24,0%0,87
Valoración Global
Mediana
4,0
Promedio punto de encuentro: 3,63
3,58 3,66
Local (Independiente) Internacional (Centralizada)
8.2 Evaluación de herramientas |¿Cuál es el nivel de satisfacción con las herramientas para la gestión de las notas de gastos?
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
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El ciclo del viaje corporativo. Sistemas de pagos y reporting.
9.
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39Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
72,4%De las organizaciones
cuenta con un sistema para obtener estadísticas sobre los viajes. De ellas, el 5,1%
lo está implantando actualmente.
Utilización de sistemas para analizar los datos del viaje
82,2%
20,2%27,9%
0,4%4,7%
Agencia de viajes Medios de pago Interno (Ej. Contabilidad)Proveedores de viajes Otros
Fuentes de información empleadas.
62,0%De estas organizaciones,
cuenta con una herramienta capaz de
generar cuadros de mando.
Capacidad para generar cuadros de mando o Dashboards
42,7% (+19,3 p.p)
2015
66,4% (+6,0 p.p)
2015
9.1 Gestión de informes |¿cuál es el nivel de implantación de los sistemas de reporting? ¿Cuáles son las fuentes de información? ¿Cómo se distribuyen los análisis?
40
3,67
3,163,36 3,42
3,91
Menos del10%
Del 11% al30%
Del 31% al50%
Del 51% al70%
Más del70%
3,50
3,06
3,00
3,22
3,38
3,50
3,44
3,49
De 0€ a 50m€
De 50m€ a 125m€
De 125m€ a 250m€
De 250m€ a 0,5M€
De 0,5M€ a 1M€
De 1M€ a 2,5M€
De 2,5M€ a 5M€
Más de 5M€
Gasto anual en viajes
Porcentaje de empleados viajerosToma de decisiones
Principales sectores
1 2 3 4 5
Media Desv. Típica Coef. Var.
3,36 29,2%0,98
Valoración Global
Mediana
3,0
Promedio punto de encuentro: 3,36
3,273,43
Local (Independiente) Internacional (Centralizada)
9.2 Evaluación de herramientas|¿Cuál es el nivel de satisfacción con las herramientas de reporting implantadas en la organización?
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
3,82
3,23
3,00
3,45
3,25
Banca y Seguros
Comunicación
Utilities
Industria
Serv. Profesionales
41Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
9.3 Medios de pago empleados |¿Cuáles son los principales medios de pago empleados? ¿Cómo ha evolucionado su uso en los últimos años
2017 2015 Penetración promedio: 41,1%9,5pp Evolución 2017 - 2015
Tarjeta de crédito personal y
corporativa
40,3%
Tarjeta de créditocorporativa (Travel
Account)(1)
63,5%
-
Anticipos de la empresa al
viajero
33,3%
-5,3 p.p.
Tarjeta (débito / crédito) del
viajero)
23,3%
31,3 p.p.
Transferencia de la empresa a la
agencia
40,3%
28,6%
40,0%
82,2% 82,2%
• En 2015 se preguntaron de forma conjunta.
• En 2017 el 82,9% de las empresas eligió cualquiera de las dos opciones de pago.
(1) Travel Account: Medio de pago que funciona como una tarjeta de crédito virtual (sin emisión de plástico), con un único número que permite a la agencia pagar en nombre de la empresa, los viajes de sus empleados.
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El futuro del viaje corporativoLa visión del travel manager
10.
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43Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
10.1 Política medioambiental | ¿Qué seguimiento se realiza de los contaminantes asociados al viaje?
39,7%De los TM’s mide los
contaminantes emitidos en los viajes
de la organización.
Monitorización de los contaminantes
91,3%
17,4%
29,0%
4,3%
85,0%
2,5%
10,0%
2,5%
Agencia de Viajes Proveedores finales Información interna Otras fuentes
Fuentes de información utilizadas
32,6% (+7,1 p.p.)
2015
95,7%
63,8% 60,9%
15,9%8,7% 8,7%
80,0%
7,5%2,5%
10,0%
Avión Tren Alquiler de coche Hotel Transfer Otros
Medios de transporte analizados
31,1% (+8,6 p.p)
2013
44
10.2 El papel del travel manager |
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
¿Qué funciones tiene asignadas el travel Manager? ¿Existen diferencias en función de la orientación a la tecnología
Definición y comunicación de la política de viajes
76,4%
84,7%
Cumplimiento de la política de viajes
85,4%
94,9%
Optimizar los gastos de viaje (vuelo, hotel…)
85,4%
92,3%
Optimizar los gastos de las notas de viaje (parkings,
taxis, restaurantes…)
59,6%
63,6%
Gestión de la herramientas de autorreserva
65,7%
89,7%
Fomento de la adopción de las herramientas de
autorreserva
70,8%
87,2%
Pre-aprobación
39,9%
43,6%
Gestión del sistema de liquidación de gastos de
viaje
29,8%
35,9%
Análisis de las estadísticas de viaje
82,6%
94,9%
Otras (……)
12,3%
21,1%
Orientación AltaTotal empresas
44,9%
45
10.3 Áreas de trabajo | ¿Qué áreas de trabajo identifican? ¿Cómo puede ayudar la tecnología?
De los TM’s encuestados posibles mejoras en la gestión de los viajes
corporativos
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
Área de mejora identificada
• Parametrización de la herramienta de autorreserva.
• Mejora en la adopción: usabilidad de la herramienta.Cumplimiento de la política
Gestión de procesos
Soporte al viajero
Viajes “end to end”
El papel del Travel Manager
• Automatización y simplificación de procesos. Reducir el tiempo y recursos necesarios en la reserva, aprobación, cambios o liquidación.
• Información de incidencias o disminución del precio de una reserva.
• Aplicación de herramientas de movilidad en todo el ciclo del viaje: de la reserva a la liquidación del gasto.
• Información adicional del viaje: seguridad, visados, impuestos.
• Incluir todos los servicios necesarios para un viaje ‘end to end’: restaurantes, parkings, Renfe.
• Integración de toda la información del viaje (agencias, medios de pago y servicios complementarios…) en los sistemas de reporting y gestión de gastos.
• Personalización de los informes. Control del coste real del viaje.
• Informes en tiempo real.
• Formación técnica sobre nuevos productos, tendencias,Compartir mejores prácticas…
• Formación sobre gestión del cambio cultural en la organización.
46Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
10.4 Tendencias | ¿Cuáles son los retos para el viaje corporativo en los próximos años?
73,1%De los TM’s
encuestados identifica retos concretos para los próximos años.
• Aumenta la oferta de productos low-cost.
• Acuerdos con compañías de ‘economía colaborativa’.
• Mejora de condiciones con proveedores de alcance global.
Relación con proveedores
• Control de todos los gastos del viaje, costes ”end to end”.
• Integrar todos los proveedores en los sistemas de reporting.
• Control y análisis en tiempo real.
Control del gasto
• Formación para que el Travel Manager pueda formar al viajero en las nuevas herramientas y cultura.
• Mejora de la experiencia del viajero en todo el ciclo del viaje. Personalización.
• Automatización y simplificación de los procesos.
• Seguridad del colaborador durante el viaje.
Viajero
• Información en tiempo real y en cada etapa del ciclo del viaje.
• Omnicanalidad.
• Gestión integral del viaje a través del móvil.
• Seguridad: mejorar la geolocalización del viajero.
• Seguimiento de la fatiga del viajero frecuente.
Movilidad
Procesos
• Mejora de la adopción de herramientas de autorreserva.
• Agilización del proceso de autorización y gestión de los gastos del viaje.
• Homogeneización de procesos en países diferentes.
• Alertas de seguridad globales: terrorismo, conflictos, catástrofes…
• Automatizar viajes repetitivos y mejorarlos.
• Implantar una única herramienta para reservar todos los proveedores necesarios en un viaje.
• Sistema de valoración online de los servicios como tripadvisor.
Tecnología
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La empresa orientada a la tecnología. Comportamientos relevantes.
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48Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
11.1 La empresa orientada a la tecnología |¿Que comportamientos siguen las empresas con alto iOTV frente al resto?
iOTV – Nivel medio o alto iOTV – Nivel medio o bajo
Política de viajes 94,9% tiene una política de viajes definida. 87,8% tiene una política de viajes definida.
Proveedores con
negociación directa
• 89,7% Hoteles.
• 66,7% Aerolíneas.
• 76,9% Trenes.
• 74,4% Alquiler de vehículos.
• 53,8% Taxis
• 28,2% Transfers
• 86,3% Hoteles.
• 65,5% Aerolíneas.
• 56,1% Trenes.
• 71,2% Alquiler de vehículos.
• 39,6% Taxis
• 16,5% Transfers
Proceso de solicitud previa
79,5% tiene un proceso de pre-aprobación.
• 61,5% ha automatizado el proceso
• 49,6% Lo ha integrado en la herramienta de
autorreserva.
70,5% tiene un proceso de pre-aprobación.
• 38,1% Ha automatizado el proceso.
• 18,0% Lo ha integrado en la herramienta de
autorreserva
Herramientas de
autorreserva
100% tiene herramienta de autorreserva.
• 70,0% Tasa de adopción promedio
• 79,5% Ha desarrollado un plan de adopción.
• 58,1% Ha completado el plan de adopción.
45,3% tiene herramienta de autorreserva.
• 52,4% Tasa de adopción promedio.
• 54,0% Ha desarrollado un plan de adopción.
• 32,4% Ha completado el plan de adopción.
49Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa
11.1 La empresa orientada a la tecnología |¿Que comportamientos siguen las empresas con alto iOTV frente al resto?
iOTV – Nivel medio o alto iOTV – Nivel medio o bajo
Conectividad en los viajes 69,5% de los empleados tiene smartphone. 59,1% de los empleados tiene Smartphone
Gestión de informes y
pagos
100% tiene un sistema de estadísticas sobre
viajes.
• 74,4% cuenta con un sistema que genera
dashboards.
64,8% tiene un sistema de estadísticas sobre
viajes.
• 56,7% cuenta con un sistema que genera
dashboards.
Gastos de viaje
94,9% tiene un proceso automatizado para
gastos.
• 56,8% de ellos tiene un sistema para la
digitalización de tickets..
43,2% tiene un proceso automatizado para
gastos.
• 46,7% de ellos tiene un sistema para la
digitalización de tickets.
Política medio – ambiental 53,9% mide los contaminantes de sus viajes 35,6% mide los contaminantes de sus viajes
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Anexo. Información metodológica.
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51
• Empresas con implantación en territorio nacional que cuenten con la figura del gestor de viajes (Travel Manager).
• Tamaño: 2.000 empresas aproximadamente.
Universo• Encuesta online
dirigida a decisores sobre viajes corporativos (Travel Managers).
• Se envía una comunicación previa informando del propósito del estudio.
• Aproximación abierta: se identifica Amadeus España y Descyfra como responsables.
Recogida de información
• Listado de organizaciones con Travel Managers proporcionado por una asociación sectorial.
• Cada empresa se considera una unidad muestral y su percepción tiene la misma importancia.
Marco y tipo de muestreo
• 178 encuestas completas.
• Tasa de respuesta: 8,9%.
• Error muestral: 7,01% para un nivel de confianza del 95% y una población finita (2000 compañías).
Tasa de respuesta y error
• Del 5 al 31 de Ju1o de 2017.
• Envío de un mail informativo previo al trabajo de campo: 3 de Julio de 2017.
Trabajo de campo
Información metodológica | ¿cuáles son las características del estudio?
Innovación y tecnología aplicadas a los viajes de empresa