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SISTEMAS DE INFORMACION
La informacin en las organizaciones
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Primeras consideraciones
El papel de la informacin consiste en soportar los conocimientosindispensables para el ejercicio de una actividad
Disear un Sistema de Informacin (SI) implica: determinar los conocimientos adecuados para realizar una determinada
actividad
establecer las informaciones necesarias para soportar esos conocimientos
ordenar los medios de elaboracin, conservacin y transmisin de esasinformaciones
Las actividades que se han elegido para concretar el objetivo de laorganizacin constituyen la base sobre la que debe levantarse todo elsistema de elaboracin, conservacin y transmisin de informacin
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Algunas pautas simplificadas para el diseode SI (primera etapa)
El primer paso del organizador consiste en determinar con precisinlas funciones bsicas(aquellas que se han elegido para concretar losobjetivos de la organizacin)
Si en este proceso se descubren deficiencias en la organizacin de lasfunciones bsicas se las debe corregir antes de proceder a organizar lainformacin
Corregidas las funciones bsicas, se determinan sus necesidades deinformacin, las que pueden ser satisfechas por:
Informaciones producidas por otras funciones bsicas El ambiente
Funciones creadas especialmente para ello (funciones administrativas)
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Algunas pautas simplificadas para el diseode SI (segunda etapa)
Las funciones administrativas creadas en la etapa anterior paraproducir las informaciones necesarias requeridas por las funcionesbsicas, tienen -a su vez- necesidades de informacin. Estas puedenser satisfechas por:
Informaciones producidas por otras funciones (bsicas o administrativas)ya definidas
El ambiente
Otras funciones administrativas creadas especialmente para ello
Iterando este procedimiento hasta que todas las necesidades deinformacin hayan sido satisfechas por alguna fuente de informacinse construye la red de informacin
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Algunas pautas simplificadas para el diseode SI (tercera etapa)
La ltima etapa se consagra a la eleccin de los medios adecuadospara procesar, almacenar y transmitir la informacin que se haencontrado significativa luego de las etapas anteriores
Actualmente es casi inevitable que un sistema de informacin implique eluso de tecnologas de informacin y comunicacin (TIC) involucrando
Sistemas de Procesamiento Electrnico de Datos (SPED)
Sistemas de Comunicacin de Datos
En nuestra poca estas tecnologas no faltan. La dificultad radica,bsicamente, en la eleccin de las ms adecuadas
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Caractersticas relevantes de las pautas propuestas
Si bien aplicable a situaciones ideales cada una de las etapassugeridas intenta lo siguiente:
Primera etapa: Brindar sustento lgico a la segunda, asegurando la construccin de una red
de informacin til a los objetivos de la organizacin
Evitar la inclusin de funciones administrativas que no tengan una verdaderarazn de ser
Primera y segunda etapa:
Evitar que la discusin se centre exclusivamente en la forma exterior delsistema de informacin (los medios), lo que llevara a terminar haciendo lomismo que antes con herramientas ms poderosas
Destacar que el sistema de informacin es ms que los medios utilizados paraimplementarlo
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Algunas consideraciones sobre las pautaspropuestas
Como sugerimos, son fcilmente aplicables en aquellas situacionesideales en las que debe disearse el sistema desde el comienzo.
En situaciones en las que el sistema est implementado yfuncionando, y se debe hacer una mejora del mismo, puede haberdificultades para su aplicacin
Seguido estrictamente puede dificultar el completo uso de lacapacidad transformadora de las nuevas TIC
Por ello es ms conveniente pensar el proceso ms como una espiralque como una cascada
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Posibles causas para construir o revisar un SI
Algunas de las posibles causas para construir o revisar un SI son lassiguientes:
Se crea o se suprime una funcin bsica
Constitucin de una nueva organizacin, lanzamiento de nuevos productos o
servicios, integracin vertical o tercerizacin, etc
Se modifica una funcin bsica
Expansin o contraccin de una actividad
Se modifica alguno de los factores que influyen en la organizacin de lainformacin
Nuevas obligaciones legales o sociales
Se comprueban defectos en el SI
Errores, complejidad de los procedimientos, costos elevados, etc
Aparece un nuevo medio de tratamiento de informacin
Ha transcurrido un tiempo prudencial desde el ltimo estudio
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La primera etapa
El procedimiento a seguir es el siguiente:
Descubierto un problema en el SI (o la necesidad de un SI), se lo debeplantear correctamente. Esto significa:
delimitar el campo a estudiar
fijar los objetivos que se deben alcanzar
Esto implica conocer suficientemente bien:
el contexto (por lo que deben relevarse los servicios que se vern afectados)
los recursos disponibles (tiempo, dinero, perfiles del personal, etc)
Planteado con precisin el problema se determinan las funciones bsicas
involucradas y se verifica que la organizacin de las mismas resultasatisfactoria, procediendo a su revisin en caso necesario.
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Delimitacin del campo de accin (I)
Algunas consideraciones:
No es posible limitar sistemticamente el campo de accin delorganizador a los mrgenes estrictos del problema, tal como aparece aprimera vista
Los circuitos de informacin estn fuertemente entretejidos y no esracional decidir a priori que los lmites del campo de accin delorganizador coincidirn con los de un servicio
Con el propsito de ampliar el cuadro de los estudios, se llevarn lasinvestigaciones a todos los sectores que puedan estar vinculados con elproblema
No debe temerse en esta primera etapa explorar un conjunto defunciones an sabiendo que su revisin detallada e integral supera lasposibilidades de estudio del momento
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Delimitacin del campo de accin (II)
Nuevas consideraciones:
El campo de estudios ampliado se reducir en las sucesivas etapasteniendo en cuenta
la necesidad de resolver el problema planteado,
en un lapso de tiempo establecido y
respetando limitaciones de recursos humanos y materiales
Otro factor que limita el campo de accin son aquellas caractersticasdefinidas como intocables, como p.e.
Las obligaciones legales, reglamentarias, contractuales, convencionales
La normalizacin de los procedimientos dentro de la organizacin
Las posturas adoptadas por personas cuyas decisiones no se discuten
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Determinacin de los objetivos
Algunas consideraciones:
Los objetivos no pueden fijarse definitivamente cuando surge lanecesidad de un estudio del SI, sino que deben precisarse en una de lasprimeras fases del mismo
Un estudio del SI no siempre es consecuencia de la necesidad de resolverun problema. Por ejemplo, puede ser iniciado por la aparicin de unnuevo medio de tratamiento de la informacin. En esos casos no hay unverdadero objetivo salvo:
Analizar si las cosas se pueden hacer mejor de lo que se hacen
Determinar que nuevas cosas resultan ahora factibles (tanto tcnica comoeconmicamente)
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Las funciones bsicas
Son las actividades materiales mediante las cuales la organizacinpersigue sus objetivos. En su beneficio debe converger toda lainformacin procesada en la organizacin
Las funciones bsicas pueden ser internaso externas
Cmo hallar las funciones de base? Un medio sencillo consiste enformular la pregunta por qu?, en forma sucesiva a partir de unaactividad administrativa (p. e. la que constituye el objeto delproblema)
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Las frecuencias y volmenes
Una vez halladas las funciones bsicas, se deben determinar lasfrecuencias y volmenes ms significativos de cada una
En general no son necesarios nmeros exactos. Lo importante es el ordende magnitud (se trata de cientos, de miles o de millones de casos?)
Dado que el SI que se est construyendo o modificando se utilizardurante un tiempo, no slo se deben considerar los valores pasados yactuales, sino que estosms cualquier otra informacin disponible-deben utilizarse para proyectar los valores futuros, al menos por eltiempo en el que se espera utilizar el SI
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Las frecuencias y los volmenes
FrecuenciasoVolmenes
Tiempo
Observacionespasadas
Duracin delestudio
Proyeccin (vida del SI)
Zona deincertidumbre
Zona deincertidumbre
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Crtica de las funciones bsicas
La organizacin y el funcionamiento de las funciones bsicas, puedenno ser satisfactorias desde el punto de vista propio de la funcin
Por ello, al comenzar el estudio es necesario recurrir a un organizadortcnico para que proceda a revisar y sugerir las modificacionesnecesarias a las funciones bsicas
El organizador de la informacin debe interactuar con el organizadortcnico
No es conveniente continuar avanzando hasta que no se establezcanalgunas precisiones respecto de la organizacin futura que adoptarnlas funciones bsicas
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Esquema de las operaciones de la primera etapa
1. Definir el estudio
a) Descubrir el problemab) Delimitar el campo de accinc) Fijar los objetivos
2. Determinar las funciones bsicas
a) Encontrar las funciones bsicasb) Determinar las frecuenciasc) Verificar la organizacin de las funciones bsicas
3. Controlar la unidad de visin
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La segunda etapa
La segunda etapa consiste en:
Determinar las informaciones necesarias para las funciones bsicas
Definir el proceso de elaboracin de esas informaciones
Es necesario destacar que en esta etapa el trmino informacin debeexcluir toda referencia al medio o soporte, el que ser determinadorecin en la tercera etapa del mtodo
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La segunda etapa
El procedimiento a seguir es el siguiente: Se determinan las necesidades de informacin de cada una de las
funciones bsicas
Una necesidad de informacin es la expresin de un conjunto deinformaciones imprescindibles para el ejercicio de una funcin (bsica oadministrativa)
Parte de las necesidades de informacin de las funciones bsicas sernsatisfechas por
Informaciones producidas por otras funciones bsicas, a las que adems de suactividad normal se le exige que produzcan informacin
El ambiente
Para proveer aquellas necesidades de informacin que han quedadoinsatisfechas despus del paso anterior, se crean funcionesa las quellamamos funciones administrativas-, cuya nica misin es producir esasinformaciones
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La segunda etapa
Para llevar a cabo la tarea para la que fueron creadas las funcionesadministrativas necesitan -a su vez- informacin. Nuevamente, estasnecesidades de informacin de las funciones administrativas pueden sersatisfechas por:
Informaciones producidas por otras funciones (bsicas o administrativas) yadefinidas
El ambiente
Para proveer aquellas necesidades de informacin que han quedadoinsatisfechas despus del paso anterior, se crean nuevas funcionesadministrativas, las que a su vez tienen necesidades de informacin que...
Iterando este procedimiento hasta que todas las necesidades deinformacin hayan sido satisfechas por alguna fuente de informacin seconstruye la red de informacin
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La segunda etapa
Una posible enumeracin de necesidades de informacin La siguiente enumeracinque de ningn modo puede considerarse
exhaustiva-, pretende orientar en la determinacin de las necesidades deinformacin
De carcter general Las operaciones que deben realizarse
Los resultados que deben obtenerse
Los modos operativos (justifican las funciones administrativas de direccin, organizacindel trabajo y formacin del personal). Pueden ser reglas generales o particulares de accin
Los momentos de ejecucin
Las autorizaciones
La correccin (normalmente producida por una funcin de control)
Los apremios (dem anterior)
Los pagos (reales o simplemente contables)
Los descargos, recibos, certificados, etc
La motivacin
Las realimentaciones
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La segunda etapa
En general aplicables a las funciones bsicas La identificacin delos materiales, piezas y productos a utilizar
La identificacin de las herramientas
La identificacin del lugar de operaciones
Las cantidades por procesar
Propias de una funcin de abastecimiento (a modo de ejemplo) La especificacin de los artculos
Las previsiones de consumo
Las disponibilidades inmediatas y a plazo
Las fuentes de aprovisionamiento
La calidad
Los plazos de entrega
Los precios
Las condiciones eventuales
Los mtodos para determinar las cantidades a pedir
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La segunda etapa
Cmo representar una red de informacin?
Una posibilidad es utilizar un grafo orientado en el que
Los nodos son funciones (bsicas o administrativas)
Un arco del nodo A al nodo B representa una informacin producida porla funcin A que es utilizada por la funcin B
En una visin a muy alto nivel esta representacin es til, perocuando crece el nmero de nodos (funciones) y arcos (informaciones)resulta difcil de administrar salvo que se cuente con un programaadecuado
Alternativamente, podemos representar la red mediante un conjuntode fichas (una para cada funcin)
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La segunda etapa
Cada ficha de funcin contendr: Datos de la funcin
Un cdigo que permita identificar la funcin y eventualmente su tipo (p. e.FB01 para identificar la funcin bsica 01, FA05 para la funcin administrativa
05) El nombre de la funcin (normalmente un verbo en infinitivo seguido de un
modificador si fuera necesario)
Una breve descripcin de la funcin
El cdigo y/o el nombre de la unidad funcional que realiza la funcin (definidoms adelante)
Datos de las necesidades de informacin Para cada necesidad de informacin
El cdigo de la funcin que produce la informacin que se necesita
La descripcin de la informacin necesaria (y eventualmente un cdigo asignado ala misma)
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La segunda etapa
Datos de los productos de informacin Para cada producto de informacin
La descripcin del producto de informacin (y eventualmente un cdigo asignado almismo)
El o los cdigos de las funciones que utilizan ese producto de informacin
Eventualmente en una ficha anexa, las reglas de produccin de ese producto deinformacin. Estas reglas indicarn:
Como mnimo las informaciones a partir de las cuales se obtiene el producto deinformacin
Idealmente, el mtodo a emplear para obtener el producto de informacin a partir de lasinformaciones necesarias
Algunas consideraciones Si se opta por no asignar un cdigo a cada una de las informaciones que
circulan en el sistema deben extremarse los cuidados para usar siempre
la misma descripcin Debe tenerse presente que una necesidad de informacin puede provenir
de una nica funcin, en tanto que un producto de informacin puede serutilizado por una o ms funciones
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Cdigo de lafuncin
Nombre de la funcin
Unidad funcional que la ejecuta
Descripcin de la funcin
NECESIDADES DE INFORMACIN
Origen Descripcin
PRODUCTOS DE INFORMACIN
Descripcin Destino
Representacin de la red de informacin (I)
Tantas filascomo senecesiten
Tantas filascomo senecesiten
Normalmente unverbo en infinitivo
El cdigo de lafuncin queproduce lainformacin
El/los cdigo(s) de la(s) funcin(es)que consumen la informacin
Las descripcionesdeben coincidir enlas funcionesproductoras yconsumidoras
Utilizado para identificar las funciones productoras y consumidoras
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Cdigo de lafuncin
Nombre de la funcin
Unidad funcional que la ejecuta
PRODUCTOS DE INFORMACIN
Descripcin
Reglas de Produccin
Informaciones Mtodos
Representacin de la red de informacin (II)
Tantas filas
comoinformacionesproduzca lafiuncin
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Las unidades funcionales
Hasta ahora slo nos hemos referido a lo que hay que hacer(funciones), lo que se necesita para hacerlo(informaciones) y lo quese produce(informaciones)
Es evidentemente que tambin debemos establecer quien debe
hacerlo Definimos unidad funcionalcomo el conjunto de recursos (personas
y/o medios) encargados de realizar ciertas funciones, entre cuyoselementos no conviene hacer distinciones en el nivel en el que se esttrabajando
Una unidad funcional puede realizar una funcin o una combinacinde funciones bsicas y/o administrativas. Inversamente, una funcinslo puede ser realizada por una unidad funcional
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Las unidades funcionales
Cmo se atribuyen las funciones a las unidades funcionales?
En algunos casos puede estar impuesto previamente (en general ocurreas con las funciones bsicas)
En otros casos debe establecerlo el organizador. Para ello distinguimosentre
Deducciones: La produccin de una informacin cuando los datos necesarios ylas reglas a emplear estn completamente definidos
Decisiones: La produccin de una informacin cuando los datos necesarios noestn totalmente disponibles o las reglas no estn completamente definidas
En el caso de las decisiones, la asignacin a una unidad funcional se hace
en la segunda etapa. En el caso de las deducciones se posterga hasta latercera etapa.
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Esquema de las operaciones de la segunda etapa
1. Construir la red de informacina) Repetir mientras queden necesidades de informacin
insatisfechasa.1) Determinar las necesidades de informacina.2) Establecer las que pueden ser satisfechas por
a.2.1) Otras funciones ya creadasa.2.2) El ambiente
a.3) Crear las funciones administrativas necesarias
2. Determinar las unidades funcionales preestablecidas
3. Atribuir las unidades funcionales a las decisiones
4. Controlar la unidad de visin
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El nivel de detalle
A que nivel de detalle debe realizarse la tarea de diseo del SIdefinida anteriormente? Es conveniente proceder con un enfoque sistmico, para lo cual
Puede partirse inicialmente de la vista de la organizacin como un sistemacontrolado que interacta con su ambiente intercambiando:
Informacin
Otros elementos (materiales o no)
A partir de all puede verse al sistema como compuesto de dos subsistemas,donde cada uno interacta con el ambiente y ambos interactan entre s.
Un subsistema de informacin (existente en todas las organizaciones)
Un subsistema especfico de la organizacin
El subsistema de informacin est compuesto de grandes funciones (en el
sentido que le hemos dado hasta ahora), que pueden a su vez descomponerseen funciones ms elementales, etc.
El nivel de descomposicin depende, obviamente, del objetivo del estudio