Post on 21-Mar-2020
I
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO EN:
INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA C.P.A.
TEMA:
IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA EL CONTROL INTERNO DEL CLUB DE CLASES
Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL
AUTOR:
CHICAIZA URVINA EVELYN KARINA
DIRECTOR DE TESIS:
MSC. MARIO GANCHALA
QUITO-ECUADOR
2012
II
APROBACIÓN DEL TUTOR:
En calidad de Director de tesis, certifico que bajo mi dirección la Srta. Chicaiza
Urvina Evelyn Karina ha desarrollado la tesis de grado: “IMPLEMENTACIÓN
DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA EL CONTROL
INTERNO DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL” por
lo cual doy fe que dicho trabajo reúne los requisitos y meritos suficientes para
ser sometido a presentación y evaluación por parte del jurado examinador que
se designe.
------------------------------------ Msc. Mario Ganchala
Director de Tesis
III
AUTORÍA DE TESIS
Las ideas, conceptos, procedimientos, análisis, interpretaciones y resultados vertidos
en el presente trabajo “Implementación de un Manual de Procedimientos
Contables para el Control Interno del Club de Clases y Policías de
la Policía Nacional” son de exclusiva responsabilidad de la autora.
ATENTAMENTE:
________________________
Evelyn Karina Chicaiza Urvina
C.I. 1717001695
IV
DEDICATORIA
A mi madre, quien con amor, dedicación y paciencia me formó para ser una mujer de bien y con su ejemplo a luchar para alcanzar mis metas
A mi padre, porque estuvo siempre apoyando y dándome fuerzas para concluir una etapa más de mi vida, gracias por ayudarme y estar junto a mí.
A mi hermana, quien ha sido el pilar fundamental y mi inspiración para seguir adelante y por quien lucho cada día para ser una mejor persona. A mi novio, quien me apoyó incondicionalmente en
todo momento para alcanzar hoy este sueño.
V
AGRADECIMIENTO
A Dios por haberme dado las fuerzas para seguir adelante con fe, y esperanza para poder concluir este trabajo. A mi director Mario Msc. Ganchala por dirigirme en la elaboración de mi tesis, por compartir sus conocimientos y brindarme su tiempo y ayuda. A la Universidad Tecnológica Equinoccial, por formarme como profesional a través de sus docentes que con sus experiencias y sabias enseñanzas nos supieron orientar hacia la resolución de los problemas de la sociedad. A todas las personas que forman parte del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, por su ayuda, apoyo y darme la oportunidad de realizar mi tesis en esta noble Institución. A todas y cada una de las personas que compartieron conmigo en algún momento de mi vida a mis profesores y amigos quienes dejan grandes recuerdos y bonitas enseñanzas.
VI
INTRODUCCIÓN
Los Manuales de Normas y Procedimientos son instrumentos de vital importancia
para las organizaciones de hoy, ya que ellos contienen una serie de directrices,
pautas y lineamientos para guiar el curso de acción en el desenvolvimiento de las
actividades dentro de las mismas.
Estos manuales se diseñan de acuerdo a la naturaleza, tamaño y actividades de las
organizaciones. Es por eso que, la presente investigación tuvo como objetivo
general el “Implementar de un Manual de Procedimientos Contable para el Control
Interno del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional”, y con objetivos
específicos el estudio de los registros contables, verificando si están en
concordancia con la naturaleza de la institución, con los P.C.G.A. y con las
disposiciones legales; al mismo tiempo identificando los controles internos aplicados
en la institución y estudiando cada uno de los procedimientos contables llevados a
cabo.
El proceso investigativo se llevó a cabo mediante el instrumento de recolección de
datos, como: El cuestionario.
Una vez analizada la información, los resultados obtenidos arrojaron que la empresa
no cuenta con una estructura organizacional adecuada, que muestre una verdadera
departamentalización de la áreas existentes y que agrupe las actividades normales
de la entidad; también existen un debilitamiento en el ambiente de control interno,
por la ausencia del manual de normas y procedimientos contables.
Igualmente se observó debilidades en los registros y procedimientos contables de la
organización, que deben corregirse y adaptarse a los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados (P.C.G.A).
1
ÍNDICE GENERAL
CARÁTULA ................................................................................................................ I
APROBACIÓN DEL TUTOR: .................................................................................... II
AUTORÍA DE TESIS ................................................................................................ III
DEDICATORIA ........................................................................................................ IV
AGRADECIMIENTO ................................................................................................. V
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... VI
ÍNDICE GENERAL .................................................................................................... 1
CAPÍTULO I: EL PROBLEMA ................................................................................. 10
Tema........................................................................................................................ 10
Introducción. ............................................................................................................ 10
Planteamiento del Problema. ................................................................................... 11
Formulación del Problema. ...................................................................................... 12
Justificación. ............................................................................................................ 12
Objetivos. ................................................................................................................. 13
Objetivo General ................................................................................................ 13
Objetivos Específicos ........................................................................................ 13
Hipótesis: ........................................................................................................... 13
Variables de la Investigación ............................................................................. 14
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL .............................................. 15
Empresa ............................................................................................................... 15
Definición ........................................................................................................... 15
Objetivo ............................................................................................................. 15
Características................................................................................................... 16
Clasificación de las empresas ........................................................................... 16
Funciones de la empresa .................................................................................. 18
Elementos de la empresa .................................................................................. 18
Finalidades económicas y sociales de las empresas ......................................... 18
Policía Nacional .................................................................................................. 19
2
Definición ........................................................................................................... 20
Objetivo ............................................................................................................. 20
Organización ..................................................................................................... 20
Manuales ............................................................................................................. 20
Definición ........................................................................................................... 21
Utilidad .............................................................................................................. 21
Características................................................................................................... 21
Tipos de manuales ............................................................................................ 22
Ventajas y limitaciones de la utilización de Manuales ........................................ 23
Importancia de los Manuales ............................................................................. 23
Tipos de Manuales ............................................................................................ 24
Control Interno .................................................................................................... 26
Definición ........................................................................................................... 26
El Control Interno en el Marco de la Empresa ................................................... 27
Tipos de Control Interno .................................................................................... 27
Clasificación del Control Interno ........................................................................ 27
Objetivos del Control Interno ............................................................................. 28
Elementos del control Interno ............................................................................ 28
Flujogramas ........................................................................................................ 28
Definición ........................................................................................................... 29
Importancia ........................................................................................................ 29
Características................................................................................................... 29
Tipos de Flujogramas ........................................................................................ 30
Simbología de los Flujo gramas ......................................................................... 31
Contabilidad ........................................................................................................ 32
Definición ........................................................................................................... 32
Tipos de Contabilidad ........................................................................................ 32
Objetivos de la Contabilidad .............................................................................. 33
Importancia de la contabilidad ........................................................................... 34
Proceso Contable ............................................................................................... 34
Definición ........................................................................................................... 34
Comprobantes o documentos mercantiles ......................................................... 34
3
Importancia ........................................................................................................ 35
Estado de Situación Financiera ......................................................................... 35
Libro Diario ........................................................................................................ 35
Asiento .............................................................................................................. 35
Libro mayor ....................................................................................................... 35
Libros Auxiliares ................................................................................................ 36
Balance de Comprobación ................................................................................ 36
Ajustes y Resultados ......................................................................................... 36
Cierre de Libros ................................................................................................. 37
Estados Financieros .......................................................................................... 37
Normas de Contabilidad ..................................................................................... 37
Definición ........................................................................................................... 38
Normas Internacionales de Contabilidad ........................................................... 38
Normas Internacionales de Información Financiera (NIF) .................................. 46
Plan General de Cuentas .................................................................................... 50
Definición ........................................................................................................... 50
Activo ................................................................................................................ 50
Activo Corriente .............................................................................................. 50
Activo Fijo....................................................................................................... 51
Activo Fijo Depreciable ............................................................................... 51
Activo Fijo no Depreciable ........................................................................... 52
Activo Diferido (Activo No Circulante Intangibles): .......................................... 52
Otros Activos .................................................................................................. 52
Pasivo ............................................................................................................... 53
Pasivo A Corto Plazo o Corrientes ................................................................. 53
Pasivo A Largo Plazo o No Corrientes ........................................................... 53
Otros Pasivos ................................................................................................. 53
Patrimonio ......................................................................................................... 54
Capital Social ................................................................................................. 54
Reservas ........................................................................................................ 54
Superávit De Capital ...................................................................................... 55
Superávit De Operación ................................................................................. 55
4
Ingresos............................................................................................................. 55
Ingresos Operacionales.................................................................................. 55
Ingresos no Operacionales ............................................................................. 56
Costos ............................................................................................................... 56
Costos Operacionales .................................................................................... 56
Gastos ............................................................................................................... 57
Gastos de Administración ............................................................................... 57
Gastos de Venta............................................................................................. 57
Gastos Financieros ........................................................................................ 58
Cuentas de Orden ............................................................................................. 58
Cuentas de Orden Deudoras .......................................................................... 58
Cuentas de Orden Acreedoras ....................................................................... 58
CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ..................................... 59
Métodos de la Investigación.................................................................................. 59
Situación Actual ................................................................................................. 60
Antecedentes .................................................................................................... 60
Misión ................................................................................................................ 60
Visión ................................................................................................................ 61
Valores Corporativos ......................................................................................... 61
Plan de procesamiento de la Información .......................................................... 61
Interpretación de Resultados ............................................................................. 62
Análisis de Resultados ...................................................................................... 70
CAPÍTULO IV: PROPUESTA .................................................................................. 72
Tema .................................................................................................................... 72
Datos Informativos ................................................................................................ 72
Justificación .......................................................................................................... 73
Objetivos ............................................................................................................... 73
Objetivo General ................................................................................................ 73
Objetivos Específicos ........................................................................................ 73
FODA del Club de Clases y Policías ..................................................................... 74
Análisis .............................................................................................................. 74
Fortalezas y Debilidades Internas ...................................................................... 74
5
Oportunidades y Amenazas Externas ................................................................ 74
Matriz resumen de Fortalezas y Debilidades ..................................................... 75
Matriz resumen de Oportunidades y Amenazas. ............................................... 76
Organigrama Estructural Actual ............................................................................ 77
Organigrama Estructural Propuesto ...................................................................... 78
MANUAL DE FUNCIONES .................................................................................. 79
Funciones Nivel Ejecutivo .............................................................................. 79
Asamblea General .......................................................................................... 79
Directorio Nacional ......................................................................................... 80
Presidente ...................................................................................................... 81
Vicepresidente ............................................................................................... 82
Comisión De Fiscalización ............................................................................. 83
Funciones Secretaría General ........................................................................ 84
Secretaria ....................................................................................................... 84
Funciones del Departamento de Auditoría Interna ....................................... 85
Auditor Interno ................................................................................................ 85
Funciones del Departamento de Tesorería .................................................... 86
Tesorero ......................................................................................................... 86
Funciones del Departamento de Contabilidad .............................................. 87
Contador General ........................................................................................... 87
Asistente Contable ......................................................................................... 88
Auxiliar Contable ............................................................................................ 89
Funciones del Departamento de Talento Humano ........................................ 90
Jefe De Talento Humano ................................................................................ 90
Funciones Personal de Servicios Generales ................................................. 91
Recepcionista ................................................................................................. 91
Mensajero ...................................................................................................... 92
Conserje ......................................................................................................... 93
Funciones Departamento de Servicio Social................................................. 94
Encargado del Departamento de Servicio Social ............................................ 94
Funciones del Departamento de Comunicación Corporativa ...................... 95
Encargado del Departamento de Comunicación Corporativa ......................... 95
6
Funciones del Departamento de Asesoría Jurídica ...................................... 96
Asesor Legal .................................................................................................. 96
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES ................................................ 97
Introducción ....................................................................................................... 97
Estructura del Plan de Cuentas ......................................................................... 97
Detalle del Plan de Cuentas .............................................................................. 98
Descripción de los Procesos de las Cuentas Contables .................................. 105
Caja Chica ................................................................................................... 105
Políticas del fondo de Caja Chica .............................................................. 105
Reglamento Fondo de Caja Chica del Club de Clases y Policías .............. 106
Procedimientos de Caja Chica .................................................................. 110
Creación/Ampliación del fondo de Caja Chica ...................................... 110
Flujograma ............................................................................................. 113
Tipos de asientos contables ................................................................... 114
Procedimiento para la liquidación de Caja Chica ...................................... 114
Flujograma ............................................................................................. 116
Formato para liquidar el fondo de caja chica .......................................... 117
Tipos de asientos contables ................................................................... 118
Control de Caja Chica .................................................................................. 119
Arqueo de Caja Chica ............................................................................... 119
Procedimientos para el arqueo de Caja Chica ....................................... 119
Flujograma ............................................................................................. 120
Ejemplo .................................................................................................. 121
Asientos contables para el arqueo de Caja Chica .................................. 122
Bancos ........................................................................................................... 124
Objetivo ........................................................................................................ 124
Reglamento de la cuenta Bancos ................................................................. 124
Procedimiento para la elaboración de cheques para pago a proveedores .... 129
Flujograma ................................................................................................... 130
Tipos de asientos contables ......................................................................... 131
Procedimiento para la elaboración de Transferencias Bancarias para pago a
proveedores ................................................................................................. 131
7
Flujograma ................................................................................................... 133
Tipos de asientos contables ......................................................................... 134
Procedimiento para la elaboración de cheques para pago de Ayudas Sociales
..................................................................................................................... 134
Flujograma ................................................................................................... 136
Tipos de asientos contables ......................................................................... 137
Procedimiento para la elaboración de transferencias bancarias para pago de
Ayudas Sociales ........................................................................................... 137
Flujograma ................................................................................................... 139
Tipos de asientos contables ......................................................................... 140
Depósitos Bancarios .................................................................................... 140
Procedimiento para Depósitos Bancarios ..................................................... 140
Flujograma ................................................................................................... 141
Tipos de asientos contables ......................................................................... 142
Control de la Cuenta Bancos ........................................................................ 142
Conciliación bancaria ................................................................................ 142
Políticas .................................................................................................... 142
Proceso para la elaboración de la Conciliación Bancaria .......................... 143
Flujograma ................................................................................................ 144
Ejemplo de Conciliación Bancaria ............................................................. 145
Cuentas por Cobrar ....................................................................................... 148
Políticas de las Cuentas por Cobrar ............................................................. 148
Análisis de la Cartera de Crédito .................................................................. 149
Procedimiento para provisionar Cuentas Incobrables ................................... 150
Flujograma ................................................................................................... 151
Ejemplo de Cuentas Incobrables .................................................................. 151
Cuentas por Pagar ......................................................................................... 152
Políticas de Cuentas por Pagar .................................................................... 152
Procedimiento de Compras Locales ............................................................. 153
Flujograma ................................................................................................... 154
Solicitud de los Departamentos al Jefe de Talento Humano ..................... 155
Solicitud del Jefe de Talento Humano para el Tesorero del Club .............. 155
Facturación .................................................................................................... 156
8
Políticas ....................................................................................................... 156
Formato de la Factura ............................................................................... 157
Forma de llenar ......................................................................................... 158
Procedimiento de Facturación para arriendo de oficinas .............................. 158
Flujograma ................................................................................................... 159
Procedimiento de Facturación para alquiler de salón social ......................... 160
Flujograma ................................................................................................... 161
Ingresos por Aportaciones de Socios Activos y Pasivos .......................... 162
Introducción .................................................................................................. 162
Ayuda Social ................................................................................................ 162
Socios Activos .............................................................................................. 162
Socios Pasivos ............................................................................................. 163
Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Activos ............... 163
Flujograma ................................................................................................... 164
Tipos de asientos contables ......................................................................... 165
Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Pasivos .............. 165
Flujograma ................................................................................................... 166
Tipos de asientos contables ......................................................................... 167
Formatos y Documentos Contables ............................................................. 167
Comprobantes de Ingreso ............................................................................ 167
Comprobantes de Egreso ............................................................................. 169
Ordenes de Pago ......................................................................................... 170
Retenciones ................................................................................................. 171
Liquidación De Compras ............................................................................. 173
Comprobantes de Caja Chica....................................................................... 174
Forma de llenar los comprobantes de Caja Chica ..................................... 174
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................. 175
Conclusiones ...................................................................................................... 175
Recomendaciones .............................................................................................. 176
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 178
ANEXOS: ............................................................................................................... 181
9
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1: Determinación de la Existencia de un Manual de Procedimientos
Contables ................................................................................................................. 62
TABLA 2: Determinación de la Existencia de Control Interno Contable ................... 63
TABLA 3: Determinación de la Aplicación del Plan de Cuentas y Técnicas Contables
en el Registro de Operaciones. ............................................................................... 64
TABLA 4: Determinación si un Manual de Procedimientos Contables Garantizará el
Trabajo del Personal ................................................................................................ 65
TABLA 5: Revisión Periódica de Registros Contables Adecuados .......................... 66
TABLA 6: Elaboración de Comprobantes de Contabilidad para el Registro de
Transacciones .......................................................................................................... 67
TABLA 7: Existencia de Políticas, Procedimientos y Prácticas Contables
Actualizadas............................................................................................................. 68
TABLA 8: Evaluación de la Normativa Contable en la Empresa .............................. 69
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1: Determinación de la Existencia de un Manual de Procedimientos
Contables ................................................................................................................. 62
GRÁFICO 2: Determinación de la Existencia de Control Interno Contable .............. 63
GRÁFICO 3: Determinación de la Aplicación del Plan de Cuentas y Técnicas
Contables en el Registro de Operaciones. .............................................................. 64
GRÁFICO 4: Determinación si Manual de Procedimientos Contables Garantizará el
Trabajo del Personal ................................................................................................ 65
GRÁFICO 5: Revisión Periódica de Registros Contables Adecuados ...................... 66
GRÁFICO 6: Elaboración de Comprobantes de Contabilidad para el Registro de
Transacciones .......................................................................................................... 67
GRÁFICO 7: Existencia de Políticas, Procedimientos y Prácticas Contables
Actualizadas............................................................................................................. 68
GRÁFICO 8: Evaluación de la Normativa Contable en la Empresa ......................... 69
10
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
TEMA.
IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA
EL CONTROL INTERNO DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL.
INTRODUCCIÓN.
Se considera de gran importancia realizar la implementación de un Manual de
procedimientos contables para el control interno del Club de Clases y Policías de la
Policía Nacional puesto que será una importante herramienta para registrar
adecuadamente la información y establecer el principio de orden en la entidad.
Actualmente la organización no cuenta con un manual que permita un control interno
adecuado, esto da como resultado continuos errores en el registro de información
contable, por lo tanto es elemental la creación de una herramienta que pueda regular
este tipo de funciones erróneas que ocasionan pérdidas de tiempo y esfuerzos
innecesarios.
Mediante la adaptación de este manual de procedimientos, se podrá normar el
desarrollo de funciones de las actividades, además facilitará el llevar a cabo el
control interno en el Club de Clases y Policías y de esta manera cumplir con los
objetivos y metas propuestas.
El Manual se utilizará como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, su contenido poseerá información ordenada y sistemática, en la cual
se establecerán claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos, lo que
será de mucha utilidad para lograr una eficiente administración de la entidad.
11
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Se ha determinado que el Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, no
dispone de una adecuada organización estructural que le permita disponer de una
buena administración, ni de un procedimiento adecuado para planificar sus
actividades y tomar decisiones oportunas.
Una evaluación preliminar de control interno de la empresa ha determinado que no
dispone de documentos normativos para llevar a cabo una buena administración
como por ejemplo: manuales de: políticas, funciones y de procedimientos que
permitan disponer de criterios para llevar a cabo el control de su gestión y la
eficiencia y eficacia de este facilite la optimización de la gestión empresarial.
A esto se suma el incumplimiento de la responsabilidad social interna y externa, todo
esto termina afectando no solo a los socios, directivos y trabajadores, si no que
afecta a la sociedad misma usuaria de los servicios que brinda la organización.
Consecuentemente si la entidad continua adoptando el proceso actual, es posible
que los errores aumenten y se dificulte el control de los mismos, es decir, que un
manual podrá evitar cometer equivocaciones en el proceso contable y de esta
manera tomar decisiones oportunas y acertadas.
Por lo tanto la aplicación de este manual, pretende ser una herramienta que sirva
para el manejo adecuado, ordenado y a la vez agilizar los procesos contables y
aumentar el logro de sus objetivos.
Por otra parte este manual ofrecerá al personal una guía para la ejecución de sus
labores, que resultará valiosa para instruir al personal de reciente ingreso y de esta
manera evitar errores o pasar por alto aspectos elementales o de gran importancia.
12
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.
La realización de un manual de procesos contables para el control interno, está
encaminado para mejorar la administración y se obtenga optimización de la gestión
empresarial, la investigación responderá a las siguientes preguntas:
¿Cuenta la empresa con un manual de procedimientos contables para el control
interno?
¿El manual servirá para qué el personal evite cometer errores en el proceso
contable?
¿Este manual facilitará el control interno en las actividades de la empresa?
¿La implementación de este manual permitirá mejorar las actividades de la
empresa?
¿Qué beneficios se obtendría si se aplica un manual de procedimientos contables
para el control interno?
JUSTIFICACIÓN.
Esta investigación es necesaria porque actualmente la empresa no cuenta con un
manual de procedimientos contables para el control interno que permita un
adecuado manejo y desarrollo en las funciones que se llevan a cabo, por lo tanto
esta propuesta está encaminada a desarrollar disciplina en el manejo económico y
administrativo al interior de la organización, además se mejorará las actividades que
se llevan a cabo mediante un adecuado manejo contable al momento de realizar las
operaciones, a mas de esto es un gran aporte para poder evitar errores en el manejo
de información y servirá como una importante herramienta para los socios,
directivos y trabajadores que aplicaran este manual para mejorar la calidad de los
servicios que se ofrecen a la sociedad.
Con esta propuesta además se intenta establecer estándares de operación y
gestión, que permitan obtener suficiente información para diagnosticar e
implementar nuevas y mejores alternativas en el manejo contable, además se
pretende crear un eficiente medio que guie a la gran cantidad de inquietudes que
13
tienen tanto los directivos como los profesionales contadores que participan en la
empresa.
La creación de este manual le permitirá a la organización contar con un medio de
consulta sobre la realización de las operaciones que en él se contemplan, contribuye
a mejorar la calidad de información así como también minimizar errores que
pudieran existir por la falta de un material de información de este tipo.
OBJETIVOS.
OBJETIVO GENERAL:
Implementar un manual de procedimientos contables para un control interno
adecuado, que sirva como herramienta para normar el desarrollo de las funciones en
el manejo contable y que permita la toma de decisiones acertadas en forma
oportuna y de esta manera establecer políticas y controles para un eficiente
desempeño administrativo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Estar al tanto de la situación actual en la que se encuentra la empresa en cuanto
al manejo contable a través de un diagnostico.
Conocer la estructura organizacional para verificar si la empresa cumple con la
misión, visión y objetivos que se planteó la organización.
Determinar si la empresa cuenta con documentos normativos para llevar a cabo
una buena administración.
Identificar cuáles son las falencias en el proceso contable y administrativo.
Desarrollar políticas que permitan mejorar el control interno de la empresa.
HIPÓTESIS:
Al implementar un Manual de Procedimientos Contables en el Club de Clases y
Policías de la Policía Nacional se logrará mejorar sustancialmente el sistema de
control interno, así como normar las diferentes actividades de la organización, que
14
facilitará la toma de decisiones tanto en los niveles operativos como de los
directivos.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
Variables Dependientes:
Organización actual del Club.
Procedimientos contables existentes.
Detectar y analizar los diferentes tipos de errores y decisiones.
Prevenir la ejecución de actividades que conlleven altos niveles de riesgo
operativo y financiero.
Operaciones internas de la organización.
Variables Independientes:
Reglamentos internos existentes.
Normas internacionales de información financiera.
Incidencia de disposiciones gubernamentales en la economía empresarial.
Desviaciones económicas y tributarias en el país.
15
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
EMPRESA.
“Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una
tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se
combinan; asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le
permita realizar contratos y captar recursos financieros. (s/p)” 1
Para formar una empresa es necesario tomar decisiones sobre la utilización de
factores de la producción para ofrecer bienes y servicios de acuerdo a las
necesidades de los consumidores y de esta manera conseguir suficientes recursos
económicos.
Definición.-
Es una entidad compuesta por capital propio y trabajo que se dedica a actividades
de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad.
Objetivo.-
El objetivo de una empresa es la consecución de un beneficio a través de la
satisfacción de una necesidad de mercado. La satisfacción de las necesidades que
plantea el mercado se concreta en el ofrecimiento de productos (empresa agrícola o
sector primario, industrial o sector secundario, servicios o sector terciario), con la
contraprestación de un precio.
Para determinar o fijar con precisión los límites del mercado debemos distinguir
entre:
1 Engel Sofia Bustamante, www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml
16
Ámbito geográfico: como delimitación geográfica del entorno de actividad de la
empresa.
Ámbito conceptual: como delimitación conceptual del mercado, relativa a la
definición del producto o servicio (informático, financiero, etc.) o bien, delimitación
referida al colectivo de personas o entidades potencialmente usuarias de los
productos o servicios (infantil, profesional, etc.).
Características.-
Desde una perspectiva económica, la empresa se caracteriza como una
entidad autónoma de producción de bienes o servicios, en la que se integran
de forma coordinada diversos medios productivos (trabajo humano y
elementos materiales e inmateriales), bajo la dirección del empresario.
Desde un punto de vista jurídico, el concepto de empresa no está claramente
establecido, debiéndose llegar al mismo, de forma indirecta, a través de la
noción de empresario.
Clasificación de las empresas:
Por su naturaleza:
Industriales: son aquellas que se dedican a transformación de materias
primas en nuevos productos.
Comerciales: son aquellas que se dedican a la compra y venta de productos.
Mixtas: son aquellas que prestan un servicio a cambio de dinero.
Por el sector al que pertenecen:
Públicas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector público (estado).
Privadas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado (personas
naturales o jurídicas).
Mixtas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado y al sector
público.
17
Por la integración del capital:
Unipersonales: son aquellas cuyo capital pertenece a una persona natural.
Pluripersonales: son aquellas cuyo capital pertenece a dos o más persona
naturales.
Según la forma jurídica:
Individuales: si sólo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a
terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo
hasta el monto del aporte para su constitución. Suelen ser empresas
pequeñas o de carácter familiar.
Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro
de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la
sociedad comanditaria, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad
por acciones simplificada.
Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.
Según su tamaño:
Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores,
Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 49 trabajadores, y
Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.
Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.
Según su ámbito de actuación:
Empresas locales: son aquellas empresas que venden sus productos o
servicios dentro de una localidad determinada.
Empresas nacionales: son aquellas empresas que actúan dentro de un solo
país.
Empresas internacionales: si su radio de actuación abarca a dos o más
países.
18
Funciones de la empresa.-
La empresa en una economía de mercado cumple con las siguientes funciones
generales:
Organiza y dirige básicamente el proceso de producción, si bien, a veces, se
le marcan o regulan ciertos aspectos y líneas de actuación de su actividad por
los organismos estatales de planificación y dirección económica.
Asume ciertos riesgos técnico-económicos inherentes a la anterior función,
riesgos que se matizan por los principios de responsabilidad y control de la
empresa.
Elementos de la empresa.-
Capital instrumental: es el conjunto de bienes y derechos que constituyen
parte del patrimonio de la empresa; son los factores estáticos de la
producción. Se incluyen todos los elementos que integran el activo del
balance.
El elemento humano: está formado por las personas que aportan su trabajo a
la empresa. Es el elemento dinámico de la producción.
Los trabajadores o empleados:
El empresario,
Los propietarios,
La organización: los diferentes factores o funciones de la empresa necesitan
ser coordinados a través de una estructura organizativa, en la que se
establezcan las diferentes áreas o niveles jerárquicos de la organización.
Finalidades económicas y sociales de las empresas.-
Finalidad económica externa, que es la producción de bienes o servicios para
satisfacer necesidades de la sociedad.
Finalidad económica interna, que es la obtención de un valor agregado para
remunerar a los integrantes de la empresa. A unos en forma de utilidades o
dividendos y a otros en forma de sueldos, salarios y prestaciones. Esta finalidad
19
incluye la de abrir oportunidades de inversión para inversionistas y de empleo para
trabajadores. Se ha discutido mucho si una de estas dos finalidades está por
encima de la otra. Ambas son fundamentales, están estrechamente vinculadas y se
debe tratar de alcanzarlas simultáneamente. La empresa está para servir a los
hombres de afuera (la sociedad) y a los hombres de adentro (sus integrantes).
Finalidad social externa, que es contribuir al pleno desarrollo de la sociedad,
tratando que en su desempeño económico no solamente no se vulneren los valores
sociales y personales fundamentales, sino que en lo posible se promuevan.
Finalidad social interna, que es contribuir, en el seno de la empresa, al pleno
desarrollo de sus integrantes, tratando de no vulnerar valores humanos
fundamentales, sino también promoviéndolos.
POLICÍA NACIONAL
“La Policía Nacional cumple con un conjunto de tareas y responsabilidades
relativas al mantenimiento del orden público, seguridad de las personas y de
los bienes, conservación de la moralidad pública, prevención e investigación
de delitos, aprehensión de los delincuentes, control del tránsito, transporte
terrestre y movimiento migratorio en el País; y, otras funciones de carácter
general que deben cumplirse en todo el País. (s/p)”2
La Policía Nacional desempeña un conjunto de actividades encaminadas al
bienestar de la población a nivel nacional, cumple con una formación basada en
derechos humanos, que permiten salvaguardar la integridad de los habitantes y la
soberanía del Ecuador.
2 Policía Nacional del Ecuador, http://es.wikipedia.org/wiki/Polic%C3%ADa_Nacional_del_Ecuador
20
Definición.-
La Policía Nacional es una institución estatal de carácter civil, armada, técnica,
disciplinada, profesional y altamente especializada, cuya misión es atender la
seguridad de la ciudadanía y el orden público, y proteger el libre ejercicio de los
derechos y la seguridad de las personas dentro del territorio nacional.
Objetivo.-
La Policía Nacional del Ecuador tiene como objetivos fundamentales defender la
soberanía Nacional, garantizar el orden interno, la seguridad individual y social a
través de la prevención disuasión y represión; cumpliendo y haciendo cumplir las
leyes y normas jurídicas y coadyuvar al desarrollo de la Nación.
Este conjunto de actividades está bajo la responsabilidad de las diferentes
Direcciones Nacionales de Servicios y Unidades Especiales que integran la Policía
Nacional del Ecuador, los mismos que constituyen los órganos técnicos- científicos
que se encargan de planificar y definir las políticas de los servicios policiales.
Organización.-
La Policía Nacional está subordinada al Ministerio del Interior y dirigida desde la
Comandancia General, bajo la cual están los distritos y bajo estos, a su vez, los
comandos provinciales. También existen cuerpos de élite que están
administrativamente subordinados a la Comandancia General, aunque
operacionalmente dependen de los distritos.
MANUALES.
“Suelen contener información y ejemplos de formularios, información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas,
autorizaciones o documentos necesarios, que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa. (s/p)”3
3 Franklin Fincowsky Enrique Benjamín/www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
21
Toda la información que se encuentra en un manual facilita las labores de auditoría,
evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus
jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Definición.-
Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones y procedimientos de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación.
Utilidad.-
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción
de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su
evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.
Características:
Satisfacer las necesidades reales de la empresa,
Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación,
22
Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas,
Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad,
Redacción simple corta y comprensible,
Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios,
Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones,
Tener un proceso continuo de revisión y actualización,
Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización, y;
Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la
empresa.
Tipos de manuales.-
Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma
general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.
Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben
ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están
dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece
y el rol que cumple.
Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la
actuación y dirección de una empresa en particular.
Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben
realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.
Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas
particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.
23
Ventajas y limitaciones de la utilización de Manuales.-
Ventajas:
Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y
sectoriales de la empresa.
Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos
empleados.
Logran y mantienen un sólido plan de organización.
Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos
de la organización.
Limitaciones:
Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas
administrativos que se puedan presentar.
Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar
un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.
Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar
un manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Importancia de los Manuales.-
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los
procedimientos dentro de una organización; a través de ellos se logra evitar grandes
errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos
pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de
funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la
organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña
24
histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los
procedimientos y tareas de determinado departamento.
Tipos de Manuales.-
Manual de Organización: Es la versión detallada por escrito de la organización
formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad,
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de
comunicación y coordinación de una organización.
También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una
unidad administrativa en particular.
Manual de políticas: Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos
por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando
la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a
ser seguidos en la toma de decisiones.
Manual de Normas y Procedimientos: Es la expresión analítica de los
procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas
a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos: Este manual comprende los
lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además, incluyen
toda la información referente a la organización (antecedentes, estructura orgánica,
funciones, organigramas, etc.).
25
También, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que
incorpora información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos
para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.
Manual para Especialistas: Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de
aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por
ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.
La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es
recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente
grande como para justificarlo.
El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y
capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta para
la realización de las tareas asignadas.
Manual de Empleado: Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal
nuevo así como también para posterior entrenamiento, este manual es
especialmente útil para niveles intermedios u operativos.
Manual de Finanzas: Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos
que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger
en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus
deberes en todos los niveles de la administración.
Manual de Sistemas: Debe ser desarrollado a medida que se realiza el sistema, y
está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente
manera: Objetivos del sistema, diseño de datos, arquitectura física del sistema,
índice de componentes, etc.
26
Manual de Calidad: Es un documento que enuncia la política de la calidad y que
describe la eficacia del sistema de una organización. Este manual puede estar
relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte
seleccionada de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del
manual se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer.
CONTROL INTERNO.
“El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable
de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados
contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. Además se
encuentran criterios de efectividad en la estrategia de la empresa. (s/p)”4
Es importante mencionar que el control interno es un plan en donde se prevén todas
las medidas administrativas dentro de la entidad para el logro de los objetivos; se
establecen las políticas y procedimientos que persigue la entidad con el fin de
salvaguardar los recursos con que cuenta.
Definición.-
Control interno, es una expresión que se utiliza con el fin de describir las acciones
adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar
y monitorear las operaciones en sus entidades. El sistema de control interno
comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar
la confiabilidad de los datos contables.
4 Anónimo, http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml
27
El Control Interno en el Marco de la Empresa.-
Mientras más grande y compleja sea una empresa, es mucho más importante la
existencia de un adecuado sistema de control interno, entonces una entidad
unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.
Pero cuando hay empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y
varias tareas delegadas, los empresarios descuidan los procesos y es necesario un
mecanismo de control interno.
Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la
complejidad de la organización.
Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia
sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser
controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura
que se eviten los fraudes.
Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones, es primordial la
existencia de un sistema de control interno estructurado.
Tipos de Control Interno.-
Control interno administrativo: se relaciona con la eficiencia en las operaciones
establecidas por el ente.
Control interno contable: comprende el plan de la organización y los registros que
conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros
contables.
Clasificación del Control Interno.-
Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los
estados contables, dado que no se relacionan con la información Contable.
28
Específicos: Se relacionan con la información Contable y por lo tanto con las
aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están
desde el origen de la información hasta los saldos finales.
Objetivos del Control Interno:
Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o
negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables, los cuales son
utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
Promover la eficiencia de la explotación.
Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Elementos del control Interno:
Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional
de la autoridad y la responsabilidad.
Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados
para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los
ingresos y los gastos.
Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.
Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que
han de estar en proporción con sus responsabilidades.
FLUJOGRAMAS.
“EL Flujograma consiste en representar gráficamente un procedimiento
administrativo, hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo,
por medio de símbolos que ayudan a la realización de rutinas simples, tiene la
ventaja de indicar las unidades involucradas y los responsables de su
ejecución. (s/p)”5
5 Chiavenato Adalberto/ http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml
29
Los flujogramas, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de
alguna cosa, son de gran importancia para las empresas y personas ya que brindan
elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos,
así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.
Definición.-
Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen
un procedimiento o parte de este, constituyendo su secuencia cronológica, según su
formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de
ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia
recorrida el tiempo empleado, etc.
Importancia.-
Es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un
procedimiento o parte de este, el flujograma de conocimiento o diagrama de flujo,
como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas
o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la
realización de cualquier método y sistema.
Características.-
La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser
prácticos.
La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y
confusas en su interpretación.
Los diagramas permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso
sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta
30
forma, con una fotografía aérea que contiene los aspectos principales de una
región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
Tipos de Flujogramas.-
Según su forma:
Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia
abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su propósito.
Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda
a derecha.
Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y
puede apreciarse mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su
comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea
vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de
más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre
el plano arquitectónico del área de trabajo.
Por su propósito:
De Método: Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera
de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe ejecutarla y
dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.
Analítico: Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de
la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve
cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante
consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación
complementaria, se usa formato vertical.
31
De Espacio: Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona
durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él
De forma: pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o
por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la
forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión
horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la
organización o a los individuos.
De Labores: Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se
efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un
procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. Se usa el formato
vertical.
Espacio por el que se desplaza: Cuando el dato es importante, expresa el tiempo
empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.
Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujo gramas de las clases
anteriores. Se usa el flujo grama de formato vertical para combinar labores, métodos
y análisis.
Simbología de los Flujo gramas.-
Óvalo o Elipse: Inicio y término.
Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o
procedimientos).
Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).
Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un
procedimiento).
Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma
permanente).
32
Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el
almacenamiento del documento).
CONTABILIDAD.
“La contabilidad es un sistema que mide las actividades del negocio, procesa
esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los
encargados de tomas las decisiones, además recoge, resume, analiza e
interpreta datos financieros de una empresa. (p/1)”6
La contabilidad es importante principalmente para la toma de decisiones y control de
la empresa, presenta los registros, previamente realizados, suministra información
en un momento dado, de manera sistemática y útil para las distintas partes
interesadas.
Definición.-
Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro, clasificación, análisis e
interpretación de las transacciones que se realizan en una entidad con el propósito
de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico
o período contable.
Tipos de Contabilidad.-
Contabilidad general: es un sistema de información para predeterminar, registrar,
acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de
producción, distribución, administración y financiamiento.
Contabilidad Gubernamental: es la técnica que registra sistemáticamente las
operaciones que realizan las dependencias y entidades del sector público, así como
los eventos económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto
de generar información financiera, presupuestal, programática y económica que
facilite a los usuarios la toma de decisiones y fiscalización.
6 Bravo Valdivieso Mercedes, Contabilidad General
33
Contabilidad Bancaria: se ocupa de la capacitación, la medición y la valoración de
todos aquellos elementos financieros que circulen internamente en un banco.
Contabilidad de Seguros: es aquella que estudia los estados financieros de las
instituciones destinadas a asegurar riesgos ajenos a través de la suscripción de un
contrato de seguro.
Contabilidad Financiera: es un sistema de información que expresa en términos
cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así
como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar
información útil y segura a usuarios externos a la organización.
Contabilidad Administrativa: sistema de información al servicio de las necesidades
internas de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar, las
funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones.
Contabilidad Fiscal: sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las
obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico.
Objetivos de la Contabilidad:
Su principal objetivo es suministrar información razonada, con base en
registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o
público. Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
34
Importancia de la contabilidad.-
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,
los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.
PROCESO CONTABLE.
“Se refiere a las operaciones y transacciones que registra la Contabilidad en
un período determinado, regularmente el del año calendario o ejercicio
económico, desde la apertura de libros hasta preparación y elaboración de
estados financieros. (p/42)”7
El proceso contable Informa sobre la situación financiera, el resultado de sus
operaciones y los cambios que se dan en la empresa, es muy útil para la toma de
decisiones y a la vez evaluar el trabajo de la administración.
Definición.-
Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período
contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las
transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario
al libro mayor, la contabilización de los asientos de ajuste, y, finalmente la
elaboración del balance de comprobación y demás estados financieros, posterior al
cierre.
Comprobantes o documentos mercantiles.-
Son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de las
transacciones que se realizan en la empresa.
7 Mercedes Bravo Valdivieso. Contabilidad General
35
Importancia.-
Son de gran importancia por cuanto proporcionan un mayor grado de confiabilidad y
validez a los registros contables; los documentos comerciales son utilizados como
referencia y como comprobantes en caso de desacuerdo legal.
Estado de Situación Financiera.-
Se elabora al iniciar las operaciones de la empresa con los valores que conforman el
Activo, Pasivo y patrimonio de la misma.
Libro Diario.-
Es un registro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una
empresa. La anotación de un hecho económico se llama asiento; es decir, en él se
registran todas las transacciones realizadas por una organización.
Asiento.-
Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras que reciben valores y
en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el principio de partida doble.
Libro mayor.-
En este libro se registran en forma clasificada y de cuentas todos los asientos
jornalizados previamente en el Diario.
Los valores registrados en el debe del Diario pasa al Debe de una cuenta de
Mayor y los valores registrados en el Haber de una Cuenta de Mayor, este
paso de denomina Mayorización.
El libro mayor tendrá tantas cuentas como número de acuerdo a la
codificación prevista en el “Plan o Catálogo de Cuentas”.
El Libro Mayor debe ser fuerte y durable, no debe llevar errores, tachones, ni
borrones, por lo que quien lo lleva debe ser muy dedicado.
36
Libros Auxiliares.-
Para efectos de control es conveniente que el Libro Mayor se subdivida en los
Mayores Auxiliares necesarios para cada una de las cuentas. Este registro se
realiza utilizando las subcuentas e individualizando la información contable
especialmente la que se refiere a Cuentas y Documentos por Cobrar y Pagar.
Balance de Comprobación.-
Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los
débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea
deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un
estado financiero.
El balance de comprobación sirve para verificar la razonabilidad de los saldos, refleja
la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso,
este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.
Ajustes y Resultados.-
Se elabora al término de un período contable o ejercicio económico. Los ajustes
contables son estrictamente necesarios para que las cuentas que han intervenido en
la Contabilidad de la empresa demuestren su saldo real o verdadero y faciliten la
preparación de los Estados Financieros.
Los ajustes que con más frecuencia se presentan son aquellos que se refieren a:
Acumulados,
Diferidos,
Depreciaciones,
Consumos,
Provisiones,
Regulaciones,
Otros ajustes.
37
Los ajustes se jornalizan en el Libro Diario y se procede a la respectiva
mayorización.
Cierre de Libros.-
Se elaboran al finalizar el ejercicio económico o período contable con el objeto de:
Centralizar o agrupar las cuentas que ocasionan gasto o egreso.
Centralizar o agrupar las cuentas que generan renta o ingreso.
Determinar el resultado final, el mismo que puede ser:
Ganancia, utilidad o superávit
Pérdida o déficit.
Estados Financieros.-
La contabilidad tiene como uno de sus principales objetivos conocer la situación
económica y financiera de la empresa al término de un período contable o ejercicio
económico, el mismo que se logra a través de la preparación de los siguientes
Estados Financieros:
Estado de Situación Económica
Estado de Ganancias Retenidas
Estado de Situación Financiera
Estado de Flujo de efectivo
Estado de Cambios en el patrimonio
NORMAS DE CONTABILIDAD.
“Cuando se inicia con la actividad contable en una empresa, utilizando las
normas de contabilidad correspondientes, se debe tener en cuenta que la
actualidad comercial gire en torno a la globalización, y precisamente en el
ámbito contable, la misma implica que las empresas adopten un cuerpo único
en cuanto a las normas de contabilidad. (s/p)”8
8 http://www.gestionyadministracion.com
38
La existencia de las normas de contabilidad en una empresa permite crear un marco
normativo de referencia con el fin de lograr uniformidad en los objetivos de la
información suministrada y obtener datos comparables en el tiempo y en el espacio.
Definición.-
Son especificaciones contables en constante renovación identificadas por las
instituciones que las ponen en circulación, pudiendo ser generales (con rango de
ley) o sectoriales.
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).-
NIC 1 Presentación de Estados Financieros:
El objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de
los estados financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que
los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma
entidad correspondientes a períodos anteriores, como con los de otras entidades
diferentes.
NIC 2 Inventarios:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un
tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que
debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos
correspondientes sean reconocidos.
Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así
como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del período, incluyendo
también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir
costos a los inventarios.
39
NIC 7 Estados de Flujo de Efectivo:
El objetivo de esta Norma es requerir el suministro de información sobre los cambios
históricos en el efectivo y sus equivalentes de una entidad mediante un estado de
flujo de efectivo en el que los flujos de fondos del período se clasifiquen según que
procedan de actividades de operación, de inversión y de financiación.
NIC 8 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores:
El objetivo de esta Norma es prescribir los criterios para seleccionar y modificar las
políticas contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar
acerca de los cambios en las políticas contables, de los cambios en las estimaciones
contables y de la corrección de errores.
NIC 10 Hechos Ocurridos Después de la Fecha del Balance:
El objetivo de esta Norma es prescribir:
Cuándo una entidad ajustará sus estados financieros por hechos ocurridos
después de la fecha del balance; y
Las revelaciones que la entidad debe efectuar respecto a la fecha en que los
estados financieros han sido autorizados para su publicación, así como
respecto a los hechos ocurridos después de la fecha del balance.
La Norma exige también, a la entidad, que no elabore sus estados financieros bajo
la hipótesis de negocio en marcha, si los hechos ocurridos después de la fecha del
balance indican que tal hipótesis de continuidad no resulta apropiada.
NIC 11 Contratos de Construcción:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los ingresos
ordinarios y los costos relacionados con los contratos de construcción. Debido a la
naturaleza propia de la actividad llevada a cabo en los contratos de construcción, la
fecha en que la actividad del contrato comienza y la fecha en la que termina el
mismo caen, normalmente, en diferentes períodos contables, por tanto, la cuestión
fundamental al contabilizar los contratos de construcción es la distribución de los
40
ingresos ordinarios y los costos que cada uno de ellos genere, entre las etapas
contables a lo largo de los cuales se ejecuta.
Esta Norma debe ser aplicada para la contabilización de los contratos de
construcción, en los estados financieros de los contratistas.
NIC 12 Impuesto a las Ganancias:
El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable del impuesto a las
ganancias. Para los propósitos de esta Norma, el término impuesto a las ganancias
incluye todos los impuestos, ya sean nacionales o extranjeros, que se relacionan con
las ganancias sujetas a imposición. El impuesto a las ganancias incluye también
otros tributos, tales como las retenciones sobre dividendos, que se pagan por parte
de una entidad subsidiaria, asociada o negocio conjunto, cuando proceden a
distribuir ganancias a la entidad que presenta los estados financieros.
NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de propiedades,
planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan
conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en sus
propiedades, planta y equipo, así como los cambios que se hayan producido en
dicha inversión. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable
de propiedades, planta y equipo son la contabilización de los activos, la
determinación de su importe en libros y los cargos por depreciación y pérdidas por
deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos.
NIC 17 Arrendamientos:
El objetivo de esta Norma es el de prescribir, para arrendatarios y arrendadores, las
políticas contables adecuadas para contabilizar y revelar la información relativa a los
arrendamientos. La clasificación de los arrendamientos adoptada en esta Norma se
basa en el grado en que los riesgos y ventajas, derivados de la propiedad del activo,
afectan al arrendador o al arrendatario. Un arrendamiento se clasificará como
41
financiero cuando se transfieran sustancialmente todos los riesgos y ventajas
inherentes a la propiedad. Por el contrario, se clasificará como operativo si no se
han transferido sustancialmente todos los riesgos y ventajas inherentes a la
propiedad.
NIC 18 Ingresos Ordinarios:
La principal preocupación en la contabilización de ingresos ordinarios es determinar
cuándo deben ser reconocidos. El ingreso es reconocido cuando es probable que los
beneficios económicos futuros fluyan a la entidad y estos beneficios puedan ser
medidos con fiabilidad. Esta Norma identifica las circunstancias en las cuales se
cumplen estos criterios para que los ingresos ordinarios sean reconocidos. También
suministra una guía práctica sobre la aplicación de tales criterios.
NIC 19 Beneficios a los Empleados:
Los beneficios a los empleados comprenden todos los tipos de retribuciones que la
entidad proporciona a los trabajadores a cambio de sus servicios. El objetivo de esta
Norma es prescribir el tratamiento contable y la revelación de información financiera
respecto de los beneficios de los empleados.
NIC 20 Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a
Revelar sobre Ayudas Gubernamentales:
Esta Norma trata sobre la contabilización e información a revelar acerca de las
subvenciones del gobierno, así como de la información a revelar sobre otras formas
de ayudas gubernamentales.
NIC 21 Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda
Extranjera:
Una entidad puede llevar a cabo actividades en el extranjero de dos maneras
diferentes. Puede realizar transacciones en moneda extranjera o bien puede tener
negocios en el extranjero. Además, la entidad puede presentar sus estados
financieros en una moneda extranjera. El objetivo de esta Norma es prescribir cómo
42
se incorporan, en los estados financieros de una entidad, las transacciones en
moneda extranjera y los negocios en el extranjero, y cómo convertir los estados
financieros a la moneda de presentación elegida.
NIC 23 Costos por Intereses:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable para los costos por
intereses.
Los costos por préstamos incluyen intereses en sobregiros y préstamos bancarios,
cargos financieros en arrendamientos y diferencias de cambio en prestaciones en
moneda extranjera cuando se consideran como ajustes a los costos por intereses.
Los costos por intereses deben ser reconocidos como gastos del período en que se
incurre en ellos, salvo si fueran capitalizados.
NIC 24 Informaciones a Revelar sobre Partes Relacionadas:
El objetivo de esta Norma es asegurar que los estados financieros de una entidad
contengan la información necesaria para poner de manifiesto la posibilidad de que
tanto la posición financiera como el resultado del período puedan haberse visto
afectados por la existencia de partes relacionadas, así como por transacciones
realizadas y saldos pendientes con ellas.
NIC 26 Contabilización e Información Financiera sobre Planes de Beneficio por
Retiro:
Esta Norma se aplica a los estados financieros de planes de beneficio por retiro,
cuando éstos se preparan. Planes de beneficio por retiro son acuerdos en los que
una entidad se compromete a suministrar beneficios a sus empleados, en el
momento de terminar sus servicios o después, ya sea en forma de renta periódica o
como pago único, siempre que tales beneficios, o las aportaciones a los mismos que
dependan del empleador, puedan ser determinados o estimados con anterioridad al
43
momento del retiro, ya sea a partir de las cláusulas establecidas en un documento o
de las prácticas habituales de la entidad.
NIC 27 Estados Financieros Consolidados y Separados:
Está Norma será de aplicación en la elaboración y presentación de los estados
financieros consolidados de un grupo de entidades bajo el control de una
controladora. Estados financieros consolidados son los estados financieros de un
grupo, presentados como si se tratase de una sola entidad económica.
NIC 28 Inversiones en Empresas Asociadas:
Esta Norma se aplicará al contabilizar las inversiones en asociadas. No obstante, no
será de aplicación a las inversiones en asociadas mantenidas por:
Entidades de capital-riesgo, o
Instituciones de inversión colectiva, como fondos de inversión u otras
entidades similares, entre las que se incluyen los fondos de seguro ligados a
inversiones que desde su reconocimiento inicial hayan sido designadas para
ser contabilizadas al valor razonable con cambios en el resultado del período.
NIC 29 Información Financiera en Economías Hiperinflacionarias:
La presente Norma será de aplicación a los estados financieros individuales, así
como a los estados financieros consolidados, de una entidad cuya moneda funcional
es la moneda correspondiente a una economía hiperinflacionaria. Esta Norma no
establece una tasa absoluta para considerar que, al sobrepasarla, surge el estado
de hiperinflación. Es, por el contrario, un problema de criterio juzgar cuándo se hace
necesario re expresar los estados financieros de acuerdo con la presente Norma.
NIC 31 Participaciones en Negocios Conjuntos:
Esta Norma se aplicará en la contabilización de las participaciones en negocios
conjuntos, así como para informar sobre sus activos, pasivos, gastos e ingresos en
los estados financieros de los participantes e inversores, con independencia de las
44
estructuras o formas que adopten las actividades llevadas a cabo por tales de
negocios conjuntos.
NIC 32 Instrumentos Financieros: Presentación e Información a Revelar:
El objetivo de esta Norma es establecer principios para presentar los instrumentos
financieros como pasivos o patrimonio neto y para compensar activos y pasivos
financieros. Ella aplica a la clasificación de los instrumentos financieros, desde la
perspectiva del emisor, en activos financieros, pasivos financieros e instrumentos de
patrimonio; en la clasificación de los intereses, dividendos y pérdidas y ganancias
relacionadas con ellos, y en las circunstancias que obligan a la compensación de
activos y pasivos financieros.
NIC 33 Ganancias por Acción:
El objetivo de esta Norma es establecer los principios para la determinación y
presentación de la cifra de ganancias por acción de las entidades, cuyo efecto será
el de mejorar la comparación de los desempeños entre diferentes entidades en el
mismo periodo, así como entre diferentes periodos para la misma entidad.
El punto central de esta Norma es el establecimiento del denominador en el cálculo
de las ganancias por acción.
Esta Norma será aplicada por las entidades cuyas acciones ordinarias, ya sean
actuales o potenciales, se coticen públicamente, así como por aquellas acciones
potenciales en los mercados públicos de valores. Cualquier entidad que presente la
cifra de ganancias por acción, la calculará y presentará de acuerdo con esta Norma.
NIC 34 Información Financiera Intermedia:
El objetivo de esta Norma es establecer el contenido mínimo de la información
financiera intermedia, así como prescribir los criterios para el reconocimiento y la
medición que deben ser seguidos en los estados financieros intermedios, ya se
presenten de forma completa o condensada. La información financiera intermedia,
45
si se presenta en el momento oportuno y contiene datos fiables, mejora la capacidad
que los inversionistas, prestamistas y otros usuarios tienen para entender la
capacidad de la entidad para generar beneficios y flujos de efectivo, así como su
fortaleza financiera y liquidez.
NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos:
El objetivo de esta Norma consiste en establecer los procedimientos que una entidad
aplicará para asegurarse de que sus activos están contabilizados por un importe que
no sea superior a su valor recuperable.
Un activo estará contabilizado por encima de su valor recuperable cuando su
importe en libros exceda del monto que se pueda recuperar del mismo a través de
su utilización o de su venta. Si este fuera el caso, el activo se presentaría como
deteriorado, y la Norma exige que la entidad reconozca una pérdida por deterioro del
valor de ese activo.
NIC 37 Provisiones, Activos Contingentes y Pasivos Contingentes:
El objetivo de esta Norma es asegurar que se utilicen las bases apropiadas para el
reconocimiento y la medición de las provisiones, activos y pasivos de carácter
contingente, así como que se revele la información complementaria suficiente, por
medio de las notas a los estados financieros, como para permitir a los usuarios
comprender la naturaleza, calendario de vencimiento e importes, de las anteriores
partidas.
NIC 38 Activos Intangibles:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los activos
intangibles que no estén contemplados específicamente en otra Norma.
Esta Norma requiere que las entidades reconozcan un activo intangible si, y sólo si,
se cumplen ciertos criterios. La Norma también especifica cómo determinar el
46
importe en libros de los activos intangibles, y exige la revelación de información
específica sobre estos activos.
NIC 39 Instrumentos Financieros. Reconocimiento y Medición:
El objetivo de esta Norma es el establecimiento de principios para el reconocimiento
y la medición de los activos financieros y pasivos financieros, así como de algunos
contratos de compra o venta de partidas no financieras.
NIC 40 Propiedades de Inversión:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las propiedades de
inversión y las exigencias de revelación de información correspondientes.
NIC 41 Agricultura:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable, la presentación en
los estados financieros y la información a revelar en relación con la actividad
agrícola.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIF).-
NIIF 1 Adopción, por Primera Vez, de las Normas Internacionales de
Información Financiera:
El objetivo de esta NIIF es asegurar que los primeros estados contengan
información de alta calidad que:
Sea transparente para los usuarios y comparable para todos los períodos que
se presenten;
Suministre un punto de partida adecuado para la contabilidad según las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF); y
Pueda ser generada a un costo que no exceda a los beneficios.
En particular, esta NIIF exige que la entidad, al preparar el balance que sirva como
punto de partida para su contabilidad según las NIIF, haga lo siguiente:
47
reconocerá todos los activos y pasivos cuyo reconocimiento es requerido por
las NIIF;
no reconocerá como activos o pasivos partidas que las NIIF no reconozcan
como tales;
reclasificará los activos, pasivos y componentes del patrimonio neto, y
aplicará las NIIF en la medición de todos los activos y pasivos reconocidos.
NIIF 2 Pagos Basados en Acciones:
El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información financiera que ha de
incluir una entidad cuando lleve a cabo una transacción con pagos basados en
acciones. En particular, requiere que la entidad refleje en el resultado del período y
en su posición financiera, los efectos de las transacciones con pagos basados en
acciones, incluyendo los gastos asociados a las transacciones en las que se
conceden opciones sobre acciones a los empleados.
La NIIF requiere que la entidad reconozca las transacciones por pagos basados en
acciones en sus estados financieros, incluyendo las transacciones con los
empleados o con terceros que vayan a ser liquidadas en efectivo, con otros activos o
con instrumentos de (capital) patrimonio de la entidad.
NIIF 3 Combinaciones de Empresas:
El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información financiera a revelar por
una entidad cuando lleve a cabo una combinación de negocios.
Una combinación de negocios es la unión de entidades o negocios separados en
una única entidad que emite información financiera. El resultado de casi todas las
combinaciones de negocios es que una entidad, la adquirente, obtiene el control de
uno o más negocios distintos, las entidades adquiridas.
48
NIIF 4 Contratos de Seguros:
El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información financiera que debe
ofrecer, sobre los contratos de seguro, la entidad emisora de dichos contratos (que
en esta NIIF se denomina aseguradora), hasta que el Consejo complete la segunda
fase de su proyecto sobre contratos de seguro.
En particular, esta NIIF requiere:
Realizar un conjunto de mejoras limitadas en la contabilización de los
contratos de seguro por parte de las aseguradoras;
Revelar información que identifique y explique los importes de los contratos
de seguro en los estados financieros de la aseguradora, y que ayude a los
usuarios de dichos estados a comprender el importe, calendario e
incertidumbre de los flujos de efectivo futuros procedentes de dichos
contratos.
NIIF 5 Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta y Operaciones
Discontinuadas:
El objetivo de esta NIIF es especificar el tratamiento contable de los activos
mantenidos para la venta, así como la presentación e información a revelar sobre las
operaciones discontinuadas.
NIIF 6 Exploración y Evaluación de Recursos Minerales:
El objetivo de esta NIIF es especificar la información financiera relativa a la
exploración y evaluación de recursos minerales.
Desembolsos:
Efectuados por una entidad en relación con la exploración y la evaluación de
recursos minerales, antes de que se pueda demostrar la factibilidad técnica y la
viabilidad comercial de la extracción de recursos minerales. La búsqueda de
recursos minerales, incluyendo minerales, petróleo, gas natural y recursos similares
no renovables, realizada una vez que la entidad ha obtenido derechos legales para
49
explorar en un área determinada, así como la determinación de la factibilidad técnica
y la viabilidad comercial de la extracción de recursos minerales.
NIIF 7 Instrumentos Financieros: Información a Revelar:
El objetivo de esta NIIF es requerir a las entidades que, en sus estados financieros,
revelen información que permita a los usuarios evaluar:
la relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera y en el
rendimiento de la entidad; y
la naturaleza y alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos
financieros a los que la entidad se haya expuesto durante el período y en la
fecha de presentación, así como la forma de gestionar dichos riesgos.
La NIIF se aplica a todas las entidades, incluyendo a las que tienen pocos y muchos
instrumentos financieros.
NIIF 8 Segmentos de Operación Principio básico:
Una entidad revelará información que permita que los usuarios de sus estados
financieros evalúen la naturaleza y los efectos financieros de las actividades de
negocio que desarrolla y los entornos económicos en los que opera.
La NIIF específica la manera en que una entidad debe proporcionar información
sobre sus segmentos de operación en los estados financieros anuales, también
establece los requerimientos para la revelación de información relacionada sobre
productos y servicios, áreas geográficas y principales clientes.
50
PLAN GENERAL DE CUENTAS
“El plan de cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende
de las características de cada empresa, constituye un listado lógico y
ordenado de las cuentas de Mayor General con su denominación y código
correspondiente. (p/38)”9
Un plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar
los hechos contables de una empresa, las cuales deben ser clasificadas y
codificadas de manera ordenada y sistemática a fin de que muestren las cuentas
de Activo, Pasivo, Patrimonio, Cuentas de Orden, Cuentas de egresos y Cuentas de
ingreso.
Definición.-
El plan de cuentas está constituido por el conjunto de cuentas que la empresa
espera utilizar para el registro de sus operaciones. Debe estar elaborado de
acuerdo a una metodología determinada y clasificado de acuerdo a un orden
preestablecido.
Activo.-
Se agrupan las cuentas que representan bienes, valores y derechos que son de
propiedad de la empresa; se presentan de acuerdo a la liquidez o facilidad de
conversión de dinero en efectivo.
Activo Corriente: Comprende el dinero y otros recursos y derechos que
razonablemente se espera convertir en efectivo, consumir o vender en un periodo
que no exceda de un año.
Activo Corriente Disponible: corresponde a los fondos disponibles que
representan dinero en efectivo o especies de transformación en dinero.
9 Bravo Valdivieso Mercedes, Contabilidad General
51
Caja: Representa todo lo que la empresa tiene en billetes, monedas o cheques
recibidos por cualquier concepto; (ventas de mercancías al contado, pagos
efectuados por los clientes, aportes en efectivo, cobros de ingresos o rentas varias,
ventas al contado, dinero recibido).
Bancos: Representa el dinero que la empresa a consignado o depositado en las
diferentes entidades financieras en cuentas corrientes o de ahorros.
Activo Corriente Exigible: se refiere a lo que posee la empresa en cuentas y
documentos que es exigible para su convertibilidad en dinero.
Cuentas por Cobrar: Son los valores que una empresa debe cobrar a sus clientes
por concepto de mercancías vendidas a crédito.
Documentos por cobrar: representan derechos exigibles a través de documentos a
favor del negocio.
Activo Corriente realizable: representa los bienes de convertibilidad a corto plazo.
Mercadería: constituye los bienes de la empresa destinados a la venta o a la
producción para su posterior venta.
Activo Fijo: Es la inversión en infraestructura. Equipos, Maquinarias, Herramientas,
Vehículos, Terrenos, Oficinas, Bodegas.
Activo Fijo Depreciable: son activos que pierden valor por su uso, obsolencia o
destrucción parcial o total.
Muebles y enseres: muebles y enseres de propiedad de la empresa, contabilizados
a precio de costo.
52
Edificios: Representa los valores que la empresa posee en casas, locales, edificios y
toda clase de construcciones terminadas.
Activo Fijo no Depreciable: activos que no se desvalorizan pese a su uso.
Terreno: precio de costo de los lotes de tierra donde se encuentran construidos los
edificios y también los terrenos donde no hay construcción de propiedad de la
empresa.
Construcciones en Curso: representa todos los costos y gastos invertidos en la
construcción de edificios, oficinas, bodegas, plantas industriales o almacenes con el
fin de ser utilizados en la producción de bienes o servicios. Una vez concluidas las
obras sus saldos se trasladarán a las cuentas correspondientes.
Activo Diferido (Activo No Circulante Intangibles): Son los gastos realizados por
la empresa, y que una vez pagados no son recuperables o reembolsables.
Generalmente estos gastos se efectúan al construir la empresa y son de un valor
considerable.
Pagos por Anticipado: representan una erogación efectuada por servicios que se van
a recibir, por bienes que van a consumirse en el uso exclusivo del negocio y cuyo
propósito no es el de venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo, estos pagos
constituyen en la mayoría de los casos un bien intangible, que implica un derecho o
privilegio y para que puedan reconocerse deberán ser capaces de generar
beneficios o evitar desembolsos contra resultados futuros.
Otros Activos: Son bienes y derechos de propiedad de la empresa, que no están a
su servicio o explotación del negocio. Ejemplo: terrenos no utilizados, muebles en
desuso y otros.
53
Inversiones a Largo Plazo: son las que se realizan mediante la adquisición de
papeles o títulos negociables y que se mantendrán en la empresa por períodos
superiores a un año.
Pasivo.-
Son la deudas que una empresa tiene para con terceras personas que no sean
socios, accionistas o dueños.
Pasivo A Corto Plazo o Corrientes: Son todas las obligaciones, apreciables en
dinero, a cargo de la empresa, las cuales deberán cancelarse en un plazo no mayor
de un año, o dentro del periodo contable.
Cuentas por pagar: Deudas que tiene la empresa, ya sean nacionales o del exterior
por compra de mercancías o servicios a crédito.
Obligaciones financieras: Representa el valor de los prestamos que la empresa ha
recibido de entidades financieras.
Pasivo A Largo Plazo o No Corrientes: Son las deudas que debe pagar la
empresa a largo plazo, es decir en un período mayor a un año.
Obligaciones financieras a Largo Plazo: Son las deudas a largo plazo que la
empresa debe cumplir con entidades financieras por concepto de préstamos. Se
maneja de igual forma que la cuenta obligaciones financieras del pasivo corriente.
Hipotecas por Pagar: Cuenta que anota las obligaciones de la empresa, contraídas
con respaldo de bienes inmuebles.
Otros Pasivos: Comprende otros pasivos de la entidad que no han sido incluidos en
los demás grupos de la clase Pasivos.
54
Ingresos Diferidos: Se registran los ingresos efectivamente percibidos de manera
anticipada por la entidad que no corresponde reconocer como resultados del período
debido a que los mismos aún no se han devengado.
Operaciones Pendientes de Imputación: Se registran los saldos acreedores de las
operaciones que por razones operativas internas o por las características de la
operación no es posible imputar inmediatamente a las cuentas definitivas. Estas
partidas deben ser regularizadas, mediante su imputación a las cuentas en que
corresponde su registro definitivo, en un período no mayor a los treinta días
naturales contados desde la fecha de origen de la misma.
Patrimonio.-
Obligaciones de la empresa con los dueños, derechos de los asociados sobre la
empresa, está conformada por el valor de las cuotas sociales o acciones que han
aportado los dueños de la empresa, además del superávit que contiene las
utilidades retenidas y las reservas.
Capital Social: Representa los recursos que los socios o propietarios han invertido
en su empresa; (El aporte inicial de los socios y el incremento de capital efectuado
por los socios según escritura pública).
Capital Pagado: Representa el capital que la empresa ya utilizó y fue pagado.
Reservas: Representa los valores que las sociedades designan de sus utilidades,
en cada ejercicio contable, para proteger el patrimonio de la empresa.
Reserva Legal: Se registran las apropiaciones de las utilidades liquidas del ejercicio,
con el fin de cumplir disposiciones legales y proteger el patrimonio social.
55
Reserva Estatutaria: Destino del beneficiario cuyo importe anual debe estar prefijado
en los estatutos de la empresa, atendiendo a sus propias consideraciones de
funcionamiento interno.
Superávit De Capital: Representa las ganancias netas para distribuir entre los
socios, obtenidas en ejercicios anteriores o en el presente ejercicio contable,
liquidadas después de calcular las reservas y los impuestos de cada período
contable.
Donaciones de Capital: En esta cuenta se registran los importes recibidos como
donación para capitalizar de manera definitiva a la entidad.
Superávit De Operación: Al finalizar el ejercicio contable o cierre de período, los
registros de las operaciones realizadas por el ente económico deben arrojar
resultados que pueden ser utilidad o pérdida.
Utilidad del Ejercicio: Esta cuenta registra los beneficios obtenido por el ente
económico y las operaciones y las operaciones realizadas en el período.
Ingresos.-
Comprende las cuentas representativas de los ingresos del período por valores
recibidos de bienes y servicios entregados.
Ingresos Operacionales: Ingresos recibidos o no, pero devengados efectivamente
en un período, y que son producto del giro normal de la empresa.
Ventas: Se registran todas las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa.
Devolución en Ventas: Registra el valor de las devoluciones originadas en ventas
realizadas por el ente económico.
56
Ingresos No Operacionales: Comprende los ingresos provenientes de
transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del
ente económico.
Arriendos Ganados: Registra el valor de los ingresos obtenidos por arrendamientos
de las propiedades, planta y equipo del ente económico a terceros y que no
corresponde al desarrollo de la actividad principal.
Comisiones Recibidas: Registra el valor de los ingresos no operacionales que el
ente económico obtiene a título de comisiones originadas en conceptos tales como
venta de seguros, derechos de autor y programación, comisiones por recaudo o
inversión publicitaria.
Costos.-
Representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la
adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los
cuales un ente económico obtuvo sus ingresos.
Costos Operacionales: Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las
erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la
producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente
económico obtiene sus ingresos.
Compras: Se registran los valores de todas las adquisiciones de mercaderías que
realiza la empresa (costo).
Devolución en Compras: Se registran los valores que por devolución de las
mercaderías compradas se presentan a la empresa.
57
Gastos.-
Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que
incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un
ejercicio económico determinado.
Gastos de Administración: Son los ocasionados en el desarrollo del objeto social
principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o
valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la
gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las
políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico
incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial,
legal y administrativa.
Gastos sueldos: Son los gastos de la administración de recursos humanos por
sueldos y salarios a favor del personal de la entidad.
Vacaciones: Gastos administrativos por concepto de vacaciones anuales no
utilizadas por el empleado y que la entidad asume como gasto extraordinario.
Gastos de Venta: Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del
objeto social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las
sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados
con la gestión de ventas encaminada a la dirección, planeación, organización de las
políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente
económico.
Gasto Mantenimiento y Reparaciones: Registra los gastos ocasionados por concepto
de mantenimiento y reparaciones que se efectúan en desarrollo del giro operativo
del ente económico.
58
Arrendamientos: Registra el valor de los gastos pagados o causados por el ente
económico originados en servicios de arrendamientos de bienes para el desarrollo
del objeto social.
Gastos Financieros: Comprenden los gastos en que se incurran, relacionados con
las operaciones financieras.
Cuentas de Orden.-
Registra los valores reales de la empresa y no afecta la situación financiera de ésta
ni los resultados de los ejercicios.
Cuentas de Orden Deudoras: Agrupa las cuentas que reflejan hechos o
circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura
financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro
utilizadas para efectos del control interno de activos, información gerencial o control
de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los
registros contables de los activos y las declaraciones tributarias.
Garantías Otorgadas: Registra el importe de los bienes inmuebles, valores
mobiliarios y otros bienes muebles que, siendo parte de sus activos, son entregados
por el ente económico a terceros en garantía de créditos obtenidos o por otras
obligaciones contraídas.
Cuentas de Orden Acreedoras: Agrupa las cuentas que registran los compromisos
o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por tanto puedan
llegar a afectar la estructura financiera del ente económico.
Garantías Recibidas: Registra el importe de los bienes inmuebles, valores
mobiliarios y otros bienes inmuebles que han sido recibidos en garantía de
operaciones realizadas por el ente económico, así como los valores equiparables a
garantía real.
59
CAPÍTULO III:
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN
Se utiliza el método de observación porque es una técnica que permite conocer la
información, los datos de los procesos y necesidades en el Club de Clases y
Policías, además se observará directamente el funcionamiento del sistema actual, la
documentación y los procesos utilizados; el método inductivo ya que se
determinarán los acontecimientos en las actividades de la Institución para conocer
las funciones del personal y los acontecimientos que suceden a diario; además se
incluye el método documental utilizado para la recopilación adecuada de datos
mediante análisis de documentos y contenidos que permitirán descubrir los hechos
por los que se generan problemas en el proceso contable de esta forma es posible
crear un manual que se ajuste a las necesidades del personal y de la institución en
general.
Además el método de análisis para dividir en partes los procesos que se presentan
en la Administración e ir plasmando organizadamente en el documento a realizar.
Como se puede notar los métodos de la investigación se han aplicado en todas las
etapas de la investigación y seguirán siendo aplicadas en el desarrollo del trabajo
investigativo del diseño e implementación de un manual de procedimientos
contables para control interno del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional.
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS.
Por las características de datos, la técnica que se utiliza es la encuesta utilizando
como instrumento el cuestionario, aplicándolo a la muestra que son las diferentes
jefaturas, personal administrativo y operativo del Club de Clases y Policías. (Ver
Modelo Cuestionario Anexo I)
60
El cuestionario fue previamente validado para establecer su confiabilidad y de esta
manera se pueda aplicarlo.
SITUACIÓN ACTUAL
El Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, se dedica a la entrega de
servicios y beneficios sociales a todos los clases y policías del Ecuador en cuanto a:
Ayudas Económicas, Asesoría Jurídica, Servicios Funerarios y odontológicos.
El Club ofrece sus servicios a todos los socios y dependientes en situaciones graves
con los mejores beneficios, con la finalidad de contribuir al desarrollo social y
promover la integración y salud familiar.
ANTECEDENTES
EL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL, es una Institución
creada el 26 de Febrero de 1988 fecha en la cual adquiere personería jurídica, es
una entidad de derecho privado, sin fines de lucro y su domicilio principal está en la
ciudad de Quito.
El Club está integrado por los Clases y Policías en servicio activo y pasivo de la
Policía Nacional del Ecuador, la principal finalidad de la Institución es la de contribuir
al bienestar social, legal, cultural, económico y deportivo de sus socios.
MISIÓN
Contribuir con el desarrollo socio - cultural de sus asociados, a través de la entrega
oportuna de servicios, beneficios y atención personalizada de calidad, administrando
y optimizando los recursos existentes, a fin de destinarlos a cumplir los objetivos de
interés común.
61
VISIÓN
Ser una organización sólida, con presencia a nivel nacional, brindando a sus
asociados servicios y beneficios de calidad, con la perspectiva de mejoramiento
continuo y sólidos principios éticos y humanísticos.
VALORES CORPORATIVOS
Compromiso: con los socios que necesitan de nuestra ayuda para mejorar
sus condiciones de vida a través de la dotación de ayudas económicas.
Transparencia: para mejorar los asuntos personales e institucionales con
integridad y probidad.
Eficiencia: para poder lograr todo lo establecido o para darnos cuenta que con
la lucha diaria es posible sacar adelante nuestra Institución.
Responsabilidad Social: entrega y sacrificio a favor de las personas menos
fuertes, colaboración y amor para realizar este trabajo solidario.
Profesionalismo: que servirá para dar pronta solución a todos los Clases y
Policías que están atravesando calamidades propias o de sus familiares.
PLAN DE PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La recopilación de los datos se lo realizó mediante un cuestionario que fue aplicado
a las diferentes jefaturas, personal administrativo y operativo del Club de Clases y
Policías; los datos se registraran de la siguiente manera:
Tabulación: ordenar los datos en filas y columnas en una matriz, con título,
columna, encabezado, cuerpo, y notas de pie de página.
Graficación: Presentar en gráficos como histogramas, pastel, columnas, etc.
Análisis e interpretación: Exponer un criterio sobre los datos obtenidos y
resultados conseguidos.
La recopilación de los datos se realizó por medio de un cuestionario, el mismo fue
aplicado a los empleados del Club de Clases y Policías.
62
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
ENCUESTA REALIZADA A LOS TRABAJADORES DEL CLUB DE CLASES Y
POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL
PREGUNTA 1: ¿Existe un manual de procedimientos contables en la Institución?
TABLA 1: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)
Si 0 0%
No 28 87,50%
No conozco 4 12,50%
TOTAL 32 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
GRÁFICO 1: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
Interpretación:
EL 87,50% de los empleados dicen que no existe y el 12,50% no conocen sobre la
existencia de un manual de procedimientos contables.
0,00%
87,50%
12,5%
Manual de Procedimientos Contables en la Institución
Si
No
No conozco
63
PREGUNTA 2: ¿Existen políticas de control interno contable en la entidad?
TABLA 2: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE CONTROL INTERNO
CONTABLE
Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)
Si 5 15,62%
No 21 65,63%
No conozco 6 18,75%
TOTAL 32 100%
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
GRÁFICO 2: DETERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
Interpretación:
El 65,63% de los empleados respondieron que no, el 18,75% no conoce y el
15,62% dice sí existen políticas de control interno.
15,62%
65,63%
18,75%
Politicas de control interno contable
Si
No
No conozco
64
PREGUNTA 3: ¿La entidad aplica el Plan general de Cuentas y demás técnicas
contables para el registro de sus operaciones?
TABLA 3: DETERMINACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS Y
TÉCNICAS CONTABLES EN EL REGISTRO DE OPERACIONES.
Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)
Si 24 75%
No 1 3%
No conozco 7 22%
TOTAL 32 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
GRÁFICO 3: DETERMINACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS Y TÉCNICAS CONTABLES EN EL REGISTRO DE OPERACIONES.
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
Interpretación:
El 75% de los empleados dicen que si se aplica, el 22% no conoce y el 3% afirman
que no se aplica.
75%
3%
22%
Aplición del Plan General de Cuentas y técnicas Contables para el registro de
operaciones.
Si
No
No conozco
65
PREGUNTA 4: ¿Cree usted que un manual de procedimientos garantizaría el
trabajo del personal de la Institución?
TABLA 4: DETERMINACIÓN SI UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES GARANTIZARÁ EL TRABAJO DEL PERSONAL
Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)
Si 11 34%
No 17 53%
No conozco 4 13%
TOTAL 32 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
GRÁFICO 4: DETERMINACIÓN SI UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES GARANTIZARÁ EL TRABAJO DEL PERSONAL
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
Interpretación:
El 53% de los encuestados dicen que no garantiza, el 34% si y el 13% no conoce.
34%
53%
13%
Manual de procedimientos contables garantiza el trabajo del personal.
Si
No
No conozco
66
PREGUNTA 5: ¿Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los
registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?
TABLA 5: REVISIÓN PERIÓDICA DE REGISTROS CONTABLES ADECUADOS
Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)
Si 2 6%
No 29 91%
No conozco 1 3%
TOTAL 32 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
GRÁFICO 5: REVISIÓN PERIÓDICA DE REGISTROS CONTABLES ADECUADOS
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
Interpretación:
El 91% de los encuestados responden que no se hacen verificaciones, el 6% afirma
si se realizan y el 3% no conoce.
6%
91%
3%
Verificación periódica de registros contables adecuados.
Si
No
No conozco
67
PREGUNTA 6: ¿Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se
elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?
TABLA 6: ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE CONTABILIDAD PARA EL
REGISTRO DE TRANSACCIONES
Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)
Si 30 94%
No 0 0%
No conozco 2 6%
TOTAL 32 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
GRÁFICO 6: ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE CONTABILIDAD PARA EL REGISTRO DE TRANSACCIONES
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
Interpretación:
El 94% de los encuestados responden que si se elabora y el 6% no conoce.
94%
0% 6%
Elaboración de documentos contables para el registro de transacciones
Si
No
No conozco
68
PREGUNTA 7: ¿Las políticas, procedimientos y demás prácticas contables se
encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del
proceso contable?
TABLA 7: EXISTENCIA DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y PRÁCTICAS
CONTABLES ACTUALIZADAS
Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)
Si 7 22%
No 23 72%
No conozco 2 6%
TOTAL 32 100%
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
GRÁFICO 7: EXISTENCIA DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y PRÁCTICAS CONTABLES ACTUALIZADAS
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
Interpretación:
El 72% de los encuestados dicen que no, el 22% responde que si y el 6% no
conoce.
22%
72%
6%
Políticas, procedimientos, y practicas contables actualizadas como guía del proceso contable.
Si
No
No conozco
69
PREGUNTA 8: ¿Cómo calificaría la parte normativa en el área contable que existe
actualmente en la entidad?
TABLA 8: EVALUACIÓN DE LA NORMATIVA CONTABLE EN LA EMPRESA
Opciones No. De Encuestados Porcentaje (%)
Excelente 0 0%
Buena 5 16%
Regular 11 34%
Deficiente 16 50%
TOTAL 32 100%
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
GRÁFICO 8: EVALUACIÓN DE LA NORMATIVA CONTABLE EN LA EMPRESA
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Evelyn Chicaiza U.
Interpretación:
El 50% dice que es deficiente, el 34% regular, y el 16% indica que la normativa es
buena.
0% 16%
34%
50%
Normativa en el área contable
Exelente
Buena
Regular
Deficiente
70
ANÁLISIS DE RESULTADOS
El personal del Club de Clases y Policías desempeña una serie de funciones que
deben ser realizadas con eficiencia, eficacia, y efectividad sin embargo estas
actividades no son las más acertadas debido a la falta de un manual
procedimientos, esto da como resultado el desconocimiento especialmente en el
área contable, a tal efecto que ocurren fallas que van desde el inicio de las
actividades, es decir, desde la contratación de personal; por lo tanto si la Institución
tuviera procesos estandarizados se podría dar una guía correcta de las funciones a
desarrollar al personal nuevo y antiguo.
Es de gran importancia de tener un buen sistema de control interno contable en las
organizaciones, debido a que la empresa que aplique controles en sus operaciones
contables, conducirá a conocer la situación real de las mismas, por consiguiente, el
Club de Clases y Policías necesita un plan de organización en todos los
procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio,
para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los
datos contables; de lo anterior se desprende, que todos los departamentos que
conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre
van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad
dentro de la organización.
A pesar de que la Institución aplica el Plan General de Cuentas establecido, la gran
mayoría del personal desconoce si son las apropiadas y las que revelan
adecuadamente las operaciones realizadas, por lo tanto es fundamental contar con
un manual que permita capacitar al trabajador para que entienda todos los
conceptos y aplique correctamente en plan general de contabilidad en todas las
operaciones diarias que se realizan en la empresa.
Por otro lado la falta de verificaciones periódicas en los valores y en los registros
contables lleva a errores continuos especialmente de los funcionarios de poca
experiencia y que desconocen las actividades que se realizan en la empresa, por lo
71
tanto es importante analizar constantemente las operaciones realizadas, esto
ayudará a tomar los correctivos necesarios y a obtener mejores resultados.
En cuanto a la elaboración de comprobantes de contabilidad se detectó que la
Institución si los utiliza, sin embargo es importante evaluar si son los idóneos y
cumplen con lo dispuesto por la ley además de servir como de soporte de las
operaciones de la empresa; al utilizar comprobantes propios del negocio para
respaldar todas las operaciones comerciales que se realicen, se están dando pasos
muy importantes para lograr controlar internamente la Institución.
Las prácticas contables que se utilizan actualmente, no son una guía adecuada para
el proceso contable por lo tanto la no aplicación correcta de las normas contables,
incide directamente en la razonabilidad de la información contenida en los estados
financieros: balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de cambios en
el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo; lo que conlleva a deteriorar la
relación con los clientes, proveedores, y el Estado; porque sin las normas contables,
los resultados obtenidos serán incorrectos, lo que afecta la credibilidad del ente
empresarial.
Finalmente la mayoría de los funcionarios de la organización califica a la normativa
existente como deficiente, de tal forma que esto impide cumplir con los objetivos
propuestos, por lo tanto es primordial tomar los correctivos necesarios ante esta
situación; esto permitirá la toma de decisiones acertadas y al mismo tiempo el
crecimiento Institucional.
72
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
TEMA.
IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA
EL CONTROL INTERNO DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL.
DATOS INFORMATIVOS.
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL
Club de Clases y Policías de la Policía Nacional
RUC
1791323688001 (Ver Anexo II)
LEMA
“Nuestra obligación es servir a los socios, la vuestra es hacer respetar sus derechos”
UBICACIÓN
Av. Orellana E2-09 y 10 de Agosto
PRESIDENTE
Sargento Segundo de Policía Kleber Porfirio Sánchez Samaniego
LOGOTIPO
73
JUSTIFICACIÓN
El Club de Clases y Policías, es una institución que requiere de un manual de
procedimientos contables, el cual establezca políticas, técnicas, y actividades que
permitan cubrir las necesidades de la organización, para tener un apropiado control
sobre los procesos que se vienen desarrollando en el área contable.
El manual de procedimientos contables para el control interno permitirá un adecuado
manejo y desarrollo en las funciones que se llevan a cabo, por lo tanto se podrá
poner disciplina en el manejo económico y administrativo al interior de la
organización, además de mejorar las actividades mediante un adecuado manejo
contable al momento de realizar las operaciones, a mas de esto es un gran aporte
para evitar errores y servirá como una importante herramienta para los socios,
directivos y trabajadores que aplicarán esta guía para mejorar la calidad de los
servicios que se ofrecen a la sociedad.
Es primordial contar con una guía que ayude desarrollo de la empresa y el
mejoramiento de los procesos haciéndolos más eficientes y eficaces; y de esta
manera facilitar la toma de decisiones de forma oportuna.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Establecer un instructivo que ayude a la aplicación adecuada de las operaciones
contables para mejorar el sistema de control interno y de esta manera establecer
políticas y controles para un eficiente desempeño administrativo a fin de realizar la
toma de decisiones acertadas en forma oportuna.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Determinar funciones y responsabilidades para el adecuado manejo contable
de las operaciones de la empresa.
74
Establecer los procedimientos necesarios para el registro de operaciones los
cuales revelen adecuadamente los hechos y transacciones registradas.
Estar al tanto de la situación actual de la empresa en cuanto al manejo
contable.
Disponer de una guía normativa y de consulta al personal que desconoce las
actividades de la Institución.
Determinar si la empresa cuenta con documentos normativos para llevar a
cabo una buena administración.
Implementar el Manual de Procedimientos Contables que suministre
información necesaria en los diferentes procesos existentes.
FODA DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS
Análisis
La evaluación de las fortalezas y debilidades de los recursos de una empresa y sus
oportunidades y amenazas externas, lo que comúnmente se conoce como análisis
FODA, proporciona una buena perspectiva de la posición de una institución.
La matriz FODA es una importante herramienta que ayuda a los gerentes a
desarrollar estrategias.
Fortalezas y Debilidades Internas: Son las actividades que una organización sí
puede controlar.
Oportunidades y Amenazas Externas: Se refieren a las tendencias y
acontecimientos económicos, sociales, culturales, demográficos, ambientales,
políticos, legales, gubernamentales, tecnológicos y competitivos que podrían
beneficiar o perjudicar significativamente a una organización en el futuro.
75
Matriz resumen de Fortalezas y Debilidades
FORTALEZAS DEBILIDADES
Capacidad de diversificación en los
servicios ofrecidos
Los beneficios que brinda el Club no
se transmiten a todos los policías
Experiencia en el mercado Desconocimientos de las
necesidades del Cliente
Alianzas estratégicas con
proveedores
No contar con una administración de
procesos y procedimientos definidos
Continua capacitación de los
trabajadores
Poca experiencia en marketing y
publicidad.
Cobertura geográfica amplia del servicio a
entregar.
Falta de comunicación entre
Departamentos
76
Matriz resumen de Oportunidades y Amenazas.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Aumento creciente de la demanda
en las diferentes regiones del país Desarrollo de nuevas empresas.
Pocas empresas dedicadas entregar la
variedad de servicios que ofreceré.
Saturación de la demanda de
servicios
Ofrecer servicios complementarios a
los dados.
Falta de credibilidad de los miembros
de la Policía Nacional debido a
directorios anteriores que no
cumplieron con los beneficios
establecidos
Aprovechar las fallas que deja la
competencia en el mercado
No prestar atención a la competencia
y perder ventaja en el mercado.
Prestigio y Diferenciación Cambio en las necesidades del
cliente
En un análisis FODA siempre hay que recordar lo siguiente:
Las oportunidades
deben
aprovecharse
Las debilidades deben
eliminarse.
Las amenazas deben
minimizarse
Las fortalezas deben
ser utilizadas
77
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL.
ASAMBLEA GENERAL
DIRECTORIO NACIONAL
PRESIDENCIA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
CONTADOR GENERAL
ASISTENTE CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
TESORERIA SERVICIO SOCIAL
RECUSRSOS HUMANOS
COMUNICACION CORPORATIVA
78
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO.
ASAMBLEA GENERAL
DIRECTORIO NACIONAL
PRESIDENCIA
VICEPRESIDENCIA
DEPARTAMENTO CONTABLE
SECCIÓN CONTABILIDAD
GENERAL
RECAUDACIÓN PAGOS
PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
DEPARTAMENTO DE TALENTO
HUMANO
SERVICIOS GENERALES
MENSAJERÍA
RECEPCIÓN
DEPARTAMENTO DE SERVICIO
SOCIAL
AUDITORÍA INTERNA
SECRETARÍA
ASESORÍA JURIDÍCA
COMISIÓN DE FISCALIZACIÓN
79
MANUAL DE FUNCIONES
FUNCIONES NIVEL EJECUTIVO
ASAMBLEA GENERAL
7. Exigir rendición de cuentas a los organismos del Club.
4. Conocer y resolver los informes del Directorio Nacional, Comisión de Fiscalización
y Tesorería.
5. Autorizar la adquisición y construcción de bienes y servicios cuyo valor sobrepase
a las 500 remuneraciones, previo informe favorable de la Comisión de Fiscalización.
6. Conocer y aprobar los proyectos de reformas al Estatuto.
REQUISITOS
Elegir a los miembros del Directorio Nacional y Comisión de Fiscalización.
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL NIVEL EJECUTIVO
NOMBRE DEL CARGO
JEFE INMEDIATO
Ser Policía Nacional en servicio activo
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO
OBJETIVO: Cumplir y hacer cumplir lo establecido en el estatuto y el Reglamento del
Club.
FUNCIONES
1. Elegir a los miembros del Directorio Nacional.
2. Elegir a los miembros de la Comisión de Fiscalización.
3. Conocer, analizar y resolver sobre las acciones legales y administrativas a
seguirse en contra de los miembros del Directorio Nacional y Comisión de
Fiscalización, que se presume hayan incurrido en actos punibles en el ejercicio de sus
funciones.
ASAMBLEA GENERAL
NINGUNO
90
RESPONSABILIDADES
80
DIRECTORIO NACIONAL
5. Resolver sobre le derecho del socio a percibir beneficios económicos que
otorga el Club.
6. Promocionar y difundir las actividades y beneficios del Club.
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL NIVEL EJECUTIVO
NOMBRE DEL CARGO DIRECTORIO NACIONAL
JEFE INMEDIATO ASAMBLEA GENERAL
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO5
2. Nombrar y remover a los empleados necesarios para la administración de Club.
3. Elaborar y aprobar el presupuesto anual.4. Fijar las políticas del Club en los campos: administrativo, económico, legal,
social, cultural y deportivo.
Representar al Club de Clases y Policías administrativa, civil y penalmente.
OBJETIVO: Regir el destino del Club a nivel nacional.
FUNCIONES1. Cumplir y hacer cumplir las Leyes, Estatuto y Reglamento de la Entidad, así
como las resoluciones de la Asamblea General.
REQUISITOS
Ser socio activo del Club.
No haber sido sancionado anteriormente por el Club.
RESPONSABILIDAD
Haber ejercido su profesión policías con notoria probidad.
10. Analizar y aprobar semestralmente los estados financieros del Club, previo
informe favorable de la Comisión de Fiscalización.
11. Elaborar los reglamentos necesarios para el desarrollo de las actividades del
7. Exigir al Presidente del Directorio Nacional, Presidente de la comisión de
Fiscalización y Tesorero del Club, informes de las actividades y labores realizadas
anualmente.
8. Elaborar el plan económico y aplicar los sueldos de los empleados del Club, de
conformidad con la Ley.
9. Supervisar el Sistema Contable de la Institución.
81
PRESIDENTE
Requisitos intelectuales: Tener conocimiento en Administración de Empresas.
Ambiente: oficina
4. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la
menor cantidad de tiempo, dinero, es decir optimizando los recursos disponibles.
5. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios
para el desarrollo de los planes de acción.
2. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
3. A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y
estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL NIVEL EJECUTIVO
NOMBRE DEL CARGO PRESIDENTE
JEFE INMEDIATO DIRECTORIO NACIONAL
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
OBJETIVO: Planear, dirigir y controlar las actividades de la empresa.
FUNCIONES
1. Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los
factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la
empresa.
Responsabilidades adquiridas: supervisión y control del personal para garantizar
el buen funcionamiento de la empresa.
6. Supervisar el ágil procedimiento para el cumplimiento de las obligaciones y
prestaciones contempladas en el Reglamento.
REQUISITOS
Ser Policía Nacional de tropa en servicio activo.
RESPONSABILIDADES
Actitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía,
puntualidad.
82
VICEPRESIDENTE
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL NIVEL EJECUTIVO
NOMBRE DEL CARGO VICEPRESIDENTE
JEFE INMEDIATO PRESIDENTE
REQUISITOS
RESPONSABILIDADES
Ser Policía Nacional en servicio activo
Velar por el buen funcionamiento del Club.
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
OBJETIVO: Ejercer la autoridad administrativa del Club, de sus empleados
en las diferentes áreas y en conjunto con el presidente
FUNCIONES
1. Coordinar las actividades administrativas y controlar las actividades de los
funcionarios y empleados.2. Presentar informes periódicos al Directorio Nacional sobre las actividades
desarrolladas y las novedades encontradas.
3. Reemplazar en las funciones al Presidente, por ausencia o delegación del
titular.
83
COMISIÓN DE FISCALIZACIÓN
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL NIVEL EJECUTIVO
NOMBRE DEL CARGO COMISIÓN DE FISCALIZACIÓN
JEFE INMEDIATO ASAMBLEA GENERAL
REQUISITOS
RESPONSABILIDAD
Tener conocimiento de Derecho, Administración, Contabilidad y/o afines
calidad que deberá justificarse con su respectivo título.
Todos los miembros serán responsables administrativa, civil y penalmente de
las resoluciones que adopten.
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO3
OBJETIVO: Fiscalizar las actividades económicas, financieras y
administrativas de la Institución.
FUNCIONES
1. Revisar, analizar y supervisar los estados financieros, sistema informáticos,
libros de contabilidad, registros, comprobantes, contratos inversiones y
demás documentos y acciones referentes al manejo económico y
administrativo de la entidad.2. Elaborar el informe de fiscalización a la gestión administrativa y financiera
realizada por el Directorio Nacional.
3. Realizar arqueos de caja y revisión de los estados financieros de la
Institución.4. Presentar anualmente a la Asamblea General el informe de labores de la
Comisión de Fiscalización, sobre la situación económica, financiera y
administrativa del Club.
84
FUNCIONES SECRETARÍA GENERAL
SECRETARIA
2. Llevar la agenda del presidente y anunciar las personas que lo soliciten.
3. Elaborar y presentar informes mensuales.
4. Disposición a nuevas tareas asignadas.
Experiencia: 2 años
Ambiente: oficina
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES SECRETARIA GENERAL
NOMBRE DEL CARGO SECRETARIA GENERAL
JEFE INMEDIATO PRESIDENTE
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
OBJETIVO: Ayudar a llevar un orden de los archivos y documentos de la
empresa
FUNCIONES
1. Recibir,revisar,contestar,enviar y archivar la correspondencia y documentos
de la empresa.
RESPONSABILIDADES
Recibir y enviar documentos confidenciales de la empresa y mantener
discreción de no publicar datos.
Actitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía,
puntualidad.
REQUISITOS
Requisitos intelectuales: bachiller comercial, atencion al cliente
85
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
AUDITOR INTERNO
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DE AUDITORÍA INTERNA
NOMBRE DEL CARGO AUDITOR INTERNO
JEFE INMEDIATO PRESIDENTE
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
OBJETIVO: Examinar y evaluar la idoneidad y efectividad del sistema de
control interno y de su eficacia para alcanzar los objetivos encomendados
FUNCIONES1. Desarrollo de programas de trabajos, definición de objetivos, alcances,
metodología e informes.
2. Revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera y operativa y
los medios utilizados para identificar, medir, evaluar, recomendar y entregar
resultado de dicha información.
3.Utilización económica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la
economía y la eficiencia con la que se emplean los recursos de la empresa.
4. Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad, efectividad
de los procesos, funciones, sistemas.
5. Respecto del personal debe garantizarse la formación técnica y experiencia
de los auditores internos son los apropiados para las auditorías que efectúan.
5. El departamento de auditoría interna debe poseer u obtener los
conocimientos, aptitudes y disciplinas requeridos para llevar a cabo sus
responsabilidades
Mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al
cumplimiento de sus objetivos y metas.
REQUISITOS
Título profesional en auditoría
Conocimiento de normas legales
Experiencia en el manejo de temas operativos y de gestión
RESPONSABILIDAD
Conocimiento en Excel
86
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
TESORERO
9. Depositar dentro de las veinte y cuatro horas laborables, en las cuentas
bancarias de la Entidad, los valores recaudados por concepto de fondos.
10. Preparar conjuntamente con el contador, el proyecto de presupuesto anual
de ingresos y egresos, para someterlo a consideración y aprobación del
Directorio Nacional.
Asegurar la liquidez de la empresa, optimizar el uso de recursos y/o
inversiones financieras.
REQUISITOS
Ser socio activo del Club
Poseer titulo, en cualquiera de las especializaciones: Bancaria, Financiera y
Contable
RESPONSABILIDAD
Experiencia en actividades afines
8. Presentar anualmente a la Asamblea General y semanalmente al Directorio
Nacional, el informe económico sobre los movimientos de ingresos, egresos y
los demás documentos que le fueren solicitados.
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
OBJETIVO: Controlar ingresos, egresos y estado de bancos, identificar el
estado real de la tesorería en los procesos de registro de movimientos
diarios, libro de caja, impresión de cheques y conciliación bancaria.
FUNCIONES
1. Responsabilizarse solidariamente con el Presidente del Directorio Nacional
por el manejo económico y financiero del Club.
2. Cumplir con las resoluciones adoptadas por la Asamblea General y el
Directorio Nacional.
3. Recaudar los fondos, aportaciones ordinarias y extraordinarias del Club; y,
disponer su inmediato deposito y registro contable.
4. Suscribir conjuntamente con el Presidente del Directorio Nacional, los
cheques y más documentos relacionados con la actividad económica y
financiera del Club.
5. Cancelar los valores por beneficios sociales y más emolumentos
económicos, autorizados por el Directorio Nacional.
6. Responder solidariamente con el Presidente por los valores, documentos,
bienes muebles e inmuebles y más enseres entregados para su manejo y
custodia.
7. Recomendar al Directorio Nacional sobre los planes de inversión,
rentabilidad y utilización de fondos del Club para beneficio de sus socios.
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
NOMBRE DEL CARGO TESORERO
JEFE INMEDIATO PRESIDENTE
87
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CONTADOR GENERAL
2. Llevar en orden los libros mayores.
3. Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de la empresa.
5. Clasificar los estados financieros.
6. Asesorar al Presidente y demás miembros del Directorio Nacional.
Experiencia: 3 años
Ambiente: oficina
8. Sugerir la aplicación de políticas contables de acuerdo a los principios de
contabilidad generalmente aceptados y a las necesidades de la institución.
9.Supervisar el archivo.
10. Verificar la correcta aplicación de Leyes Tributarias.
Actitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía,
puntualidad, orden, discreción, compromiso, eficaz, agilidad mental y destreza
para los números.
REQUISITOS
Requisitos intelectuales: profesional en el área Contador Publico
RESPONSABILIDAD
Mantener e informar de los estados financieros de la institución.
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE
NOMBRE DEL CARGO CONTADOR GENERAL
JEFE INMEDIATO PRESIDENTE
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
OBJETIVO: Proporcionar la información contable requerida por los Directivos
de la Institución de forma ordenada y sistemática, cumpliendo con las normas,
reglamentos y leyes estatales así como el cumplimiento de los requerimientos
de los organismos de control que nos rigen.
FUNCIONES
1. Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera del plan
de cuentas.
7. Cumplir y hacer cumplir al personal a su cargo, las disposiciones emanadas
por las leyes y reglamentos vigentes de la Institución.
88
ASISTENTE CONTABLE
4. Elaboración de reporte de ingresos y egresos.
5. Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.
6. Participa en la elaboración de inventarios.
7. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
8. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Experiencia: 2 años
Ambiente: oficina
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE
NOMBRE DEL CARGO ASISTENTE CONTABLE
JEFE INMEDIATO CONTADOR GENERAL
RESPONSABILIDAD
NUMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO2
OBJETIVO: Llevar un control y registro adecuado de documentos, a fin de
mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la
Institución.
FUNCIONES
1. Encargado del proceso de nómina que tiene que ver con el manejo de los
ingresos, descuentos, seguros de asistencia médica, descuentos del IESS y
retenciones de impuestos de los empleados.2. Creación de carpetas de empleados para registro de cédulas, documentos
del IESS, contratos de trabajo, avisos de entrada, avisos de salida y cualquier
otro documento relacionado con el empleado.
3. Lleva el control de vacaciones y permisos, así como de días adicionales de
trabajo.
Requisitos intelectuales: Conocimientos generales de contabilidad
REQUISITOS
Control, manejo y aplicación de las cuentas de la empresa
Actitudes :proactivo, maduro, honesto, responsable, respetuoso, tolerante,
criterio, autonomía, puntualidad, orden, discreción, compromiso, solución de
problemas, seriedad, discreción.
89
AUXILIAR CONTABLE
1. Controlar y determinar los manejos en efectivo
2. Registrar las operaciones contables.
4. Estar a disposición a nuevas tareas asignadas.
Experiencia: 1 año
Ambiente: oficina
Control y manejo de las cuentas de la empresa
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO2
OBJETIVO: Ayudar a llevar las finanzas de la empresa para garantizar un
orden equitativo.
FUNCIONES
3. Elaborar cheques, declaraciones tributarias, facturas y demás documentos
contables.
REQUISITOS
Requisitos intelectuales: Conocimientos generales de contabilidad
RESPONSABILIDAD
Actitudes :proactivo, maduro, honesto, responsable, respetuoso, tolerante,
criterio, autonomía, puntualidad, orden, discreción, compromiso, solución de
problemas, seriedad, discreción.
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE
NOMBRE DEL CARGO AUXILIAR CONTABLE
JEFE INMEDIATO CONTADOR GENERAL
90
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
JEFE DE TALENTO HUMANO
Título universitario en recursos humanos o en administracion de empresas
Conocimiento en manejo de personal
Experiencia: 3 años
RESPONSABILIDADES
Planificar o programar con su equipo, la capacitación del personal a través de
cursos, seminarios u otros, que lleven a cabo empresas o instituciones
profesionales, dedicadas a estas acciones.
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DE TALENTO HUMANO
NOMBRE DEL CARGO JEFE DE TALENTO HUMANO
JEFE INMEDIATO PRESIDENTE
5. Hacer la evaluación del desempeño de los colaboradores.
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
FUNCIONES
2.- Establecer el perfil y diseño de puestos.
3. Desarrollo y gestión de la política y administración de beneficios sociales.
4.Mantener todos los registros necesarios concernientes al personal.
OBJETIVO: Planificar, administrar, controlar, supervisar y calificar para la
contratacion del recurso humano que cumple funciones administrativas,
juridicas, tecnicas y otros servicios laborales.
1.- Proporcionar a la Administración de la Entidad y demás áreas de la
Empresa, asesoramientos técnicos, información especializada y
recomendaciones, que sirvan de soporte para la toma de decisiones
económicas y financieras.
Requisitos intelectuales:
Ambiente: oficina
6. Realizar programas de recreación laboral con la finalidad de integrar a los
colaboradores.
7. Preparar los contratos de personal.
8. Asesorar y participar en la formulación de la política de personal.
9. Elaborar el presupuesto de gastos de personal.
10. Llevar el control de asistencia del personal e informar al Directorio sobre
las novedades.
REQUISITOS
Conocimiento en legislacion laboral
91
FUNCIONES PERSONAL DE SERVICIOS GENERALES
RECEPCIONISTA
1. Contestar y efectuar llamadas telefónicas
2. Recibir y clasificar la correspondencia externa e interna y distribuirla.
4. Colaborar en la atención a los miembros del Directorio Nacional.
5. Atender al público en general.
6. Otras inherentes a su cargo y que le sean asignadas.
Experiencia: 2 años
Ambiente: oficina
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES SERVICIOS
NOMBRE DEL CARGO RECEPCIONISTA
JEFE INMEDIATO JEFE DE TALENTO HUMANO
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
OBJETIVO: Mantener un registro y control adecuado de la documentación
recibida interna y externa.
FUNCIONES
3. Elaborar un cuadro diario, semanal y mensual de salida y entrada de
correspondencia.
REQUISITOS
Requisitos intelectuales: Bachiller con conocimientos generales de
Windows y Microsoft Office: Word, Excel, Power Point y redacción
RESPONSABILIDAD
Actitudes: Buen trato en la atención al público, discreción
Recepción adecuada de documentación.
92
MENSAJERO
1. Realizar depósitos en los diferentes bancos.
2. Llevar documentación a los proveedores, clientes o lugares indicados.
3. Atender cualquier solicitud del área administrativa o técnica.
4. Retiro de materiales en la locación del proveedor.
7. Estar a disposición a nuevas tareas asignadas.
Experiencia: 2 años
Ambiente: exterior, oficina
Requisitos intelectuales: Bachiller con licencia de vehículo liviano y moto
RESPONSABILIDAD
Actitudes: Excelente historial en el manejo de vehículos.
Realizar labores de mensajería y chofer.
REQUISITOS
6. Revisar el adecuado funcionamiento del vehículo asignado y velar por el
mantenimiento del mismo.
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES SERVICIOS
NOMBRE DEL CARGO MENSAJERO
JEFE INMEDIATO JEFE DE TALENTO HUMANO
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
OBJETIVO: Apoyar a la administración en el traslado de documentos y
personal, así como mantener en buenas condiciones el vehículo asignado.
FUNCIONES
5. Trasladar a los miembros del personal de la institución para diligencias
relacionadas con el que hacer y trabajo del Club.
93
CONSERJE
1. Supervisar la seguridad del edificio, efectuando recorridos continuos.
3. Abril las oficinas y hacer la limpieza de las mismas
Experiencia: 1 año
Ambiente: oficina
Salvaguardar la seguridad del Club.
REQUISITOS
Requisitos intelectuales: Bachiller
RESPONSABILIDAD
Actitudes: colaboración en las labores específicas del servicio.
4. Llevar el registro de las personas que ingresan al edificio.
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES SERVICIOS
NOMBRE DEL CARGO CONSERJE
JEFE INMEDIATO JEFE DE TALENTO HUMANO
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
OBJETIVO: Velar por la seguridad de las oficinas del Club.
FUNCIONES
2. Supervisar la asistencia y trabajos que desarrollan los contratistas
encargados de la mantención de las instalaciones y equipos sujetos a
contratos de mantención.
94
FUNCIONES DEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL
ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL
Experiencia: 2 años
Ambiente: oficina
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL
NOMBRE DEL CARGO ENCARGADO DE SERVICIO SOCIAL
JEFE INMEDIATO PRESIDENTE
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
OBJETIVO: Asegurar que las ayudas entregadas sean oportunas.
FUNCIONES1. Dar a conocer a los socios todos los beneficios existentes y los que se
crearen en el Club.
RESPONSABILIDAD
Actitudes: colaboración en las labores específicas del servicio.
Entregar las ayudas económicas en forma oportuna.
2. Constatar que los socios mantengan sus aportaciones vigentes,
4. Hacer entrega directa a los socios del presente por paternidad y maternidad.
REQUISITOS
Requisitos intelectuales: Título en Psicología
3. Receptar la documentación de los socios solicitando ayudas económicas.
6. Enviar al medico tratante los expedientes de los socios para evaluar tipo de
enfermedad y asignar porcentaje de ayuda económica.7. Entregar al departamento de contabilidad el informe de ayudas sociales
para el respectivo pago a los socios.8. Entregar informes al Directorio Nacional mensualmente de todas las ayudas
entregadas.
5. Revisar y certificar que el solicitante haya cumplido con todos los
documentos requisitos para recibir ayudas económicas.
95
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA
ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA
2. Desarrollar el perfil del Club tras la marca.
3. Contar con información actualizada de los beneficios del Club.
4. Elaborar publicad acerca de los beneficios del Club.
5. Actualizar la pagina web.
6. Informar al Directorio Nacional de las actividades realizadas.
Experiencia: 2 años
Ambiente: oficina
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN
CORPORATIVA
NOMBRE DEL CARGOENCARGADO DEL DEPARTAMENTO DE
COMUNICACIÓN CORPORATIVA
JEFE INMEDIATO PRESIDENTE
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO1
OBJETIVO: Transmitir al socio, los servicios que brinda la Institución de forma
creativa, diferenciada, directa y organizada.
FUNCIONES
1. Desarrollar iniciativas para obtener la identidad de la Institución.
REQUISITOS
Requisitos intelectuales: Título en Comunicación Social
RESPONSABILIDAD
Actitudes: colaboración y creatividad en las labores específicas del servicio.
Dar a conocer al club de clases y policías mediante la publicidad.
96
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ASESORÍA JURÍDICA
ASESOR LEGAL
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ASESORÍA LEGAL
NOMBRE DEL CARGO ASESOR LEGAL
JEFE INMEDIATO PRESIDENTE
NÚMERO DE PERSONAS
EN EL CARGO2
OBJETIVO: Colaborar en la asesoría legal permanente a los socios del Club,
demás Jefes de Departamento y Unidades y, en general, al resto de los
funcionarios que componen la Institución sobre la correcta interpretación y
aplicación de las normas legales, entre otras, a fin de que todos los
procedimientos, documentos y acciones se adecúen al marco jurídico vigente.
FUNCIONES
Colaborar con el en Club en materia jurídica.
1. Intervenir como patrocinador o procurador judicial del Club
REQUISITOS
Ser Abogado o Doctor en Jurisprudencia en libre ejercicio profesional.
RESPONSABILIDAD
2. Emitir criterios jurídicos sobre las ayudas que otorga el Club a los socios y
beneficiarios.3. Elaborar proyectos de reformas estatutarias y reglamentaria, cuando lo solicite
la Asamblea General o el Directorio Nacional.
4. Cumplir las resoluciones adoptadas por el Directorio Nacional.
5. Brindar asesoramiento en asuntos jurídicos, cuando los socios lo requieran.
6. Asesorar y emitir el respectivo informe jurídico en los contratos en que el Club
intervenga o sea de su interés.
97
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
INTRODUCCIÓN
La complejidad que conlleva el día a día de una sociedad requiere que, a medida
que aumenta el tamaño de ésta, el personal se especialice en una de las áreas que
componen la gestión de la empresa; una de estas partes es la contabilidad.
Ante las diferencias de criterio que se produzcan entre personas es esencial
establecer un manual de procedimientos contables. Un manual de esta índole es un
instrumento de información en el que se recogen, de forma secuencial y cronológica,
las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones del
departamento contable. La manera de llenar los documentos, la contabilización de
los movimientos, etc. Son ejemplos de operaciones que deben ser definidas para
que se utilicen criterios uniformes, de forma que su comprensión sea más clara.
El manual debe asignar tareas a cada uno de los empleados de la sociedad,
asegurar el cumplimento de las políticas internas y asegurar la fiabilidad e integridad
de la información financiera.
La creación de un manual permite instalar un sistema de control interno, el cual
permite detectar con mayor facilidad los posibles errores y de esta manera lograr la
eficiencia y eficacia de las operaciones; generar datos contables exactos y fiables; y
aplicar las políticas internas de la Institución.
ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS
Esta sección del manual tiene como finalidad mostrar la estructura de la codificación
contable, permitiéndole al usuario una rápida identificación del código requerido para
el registro de las operaciones.
98
La estructura de codificación utilizada permite la incorporación de cuentas
adicionales al catálogo, conforme a las necesidades futuras de información,
manteniendo la consistencia en el registro monetario y cronológico de todas las
transacciones, considerando en forma integral los aspectos contables, así como los
de control interno contable, ejercidos a través de registros auxiliares.
El método a utilizar es, fácil de entender y es el más utilizado en la práctica contable
por ser integrados y generalizar.
Grupo Subgrupo Cta. Mayor Grupal Cta. Mayor Auxiliar
1. 1.1 1.1.01 1.1.01.001
Grupo.- En este se agrupan las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, gastos,
ingresos, y cuentas de orden.
Subgrupo.- En este se agrupan las cuentas del activo corriente, diferido, fijo, pasivo
corriente, fijo, diferido, capital, reservas, resultados.
DETALLE DEL PLAN DE CUENTAS:
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA
1. ACTIVO
1.1. ACTIVO CORRIENTE
1.1.1. ACTIVO DISPONIBLE
1.1.1.01 Caja
1.1.1.02 Caja Chica
1.1.1.03 Bancos
1.1.1.03.01 Bco. Pichincha Cta. Cte. 3030318104
1.1.1.03.02 Bco. Pichincha Cta. Cte. 34658229-04 Ayuda Social
1.1.2 ACTIVO EXIGIBLE
99
1.1.2.01 Cuentas Por Cobrar
1.1.2.01.01 Provisión Cuentas Incobrables
1.1.2.02 Anticipos Proveedores
1.1.2.03 Impuestos Por Cobrar
1.1.2.04 Impuestos Retenidos
1.1.2.04.01 IVA en Compras
1.1.2.04.02 IVA en Servicios
1.1.2.04.03 IVA Activos Fijos
1.1.2.05 Cuentas Por Cobrar Empleados
1.1.2.05.01 Anticipo Empleados
1.1.2.05.02 Préstamos Empleados
1.1.2.05.03 Otras Cuentas Por Cobrar Empleados
1.2. ACTIVOS FIJOS
1.2.1. ACTIVO FIJO NO DEPRECIABLE
1.2.1.01 Terrenos
1.2.2. ACTIVO FIJO DEPRECIABLE
1.2.2.01 Edificaciones
1.2.2.02 Depreciación Acumulada Edificaciones
1.2.2.03 Maquinaria y Equipos
1.2.2.04 Depreciación Acumulada Maquinaria y Equipo
1.2.2.05 Muebles y Enseres
1.2.2.06 Depreciación Acumulada Muebles y Enseres
1.2.2.07 Equipos de Oficina
1.2.2.08 Depreciación Acumulada Equipos de Oficina
1.2.2.09 Equipos de Computación
1.2.2.10 Depreciación Acumulada Equipos de Computación
1.2.2.11 Vehículos
100
1.2.2.12 Depreciación Acumulada Vehículos
2. PASIVO
2.1 PASIVO CORRIENTE
2.1.1. Proveedores por Pagar
2.1.2. Obligaciones Personal por Pagar
2.1.2.01 Sueldos por Pagar
2.1.3. Obligaciones IESS por Pagar
2.1.3.01 Aportes IESS por Pagar
2.1.3.02 Prestamos IESS por Pagar
2.1.3.03 Beneficios Sociales por Pagar
2.1.3.04 Decimo Cuarto Sueldo por Pagar
2.1.3.05 Decimo Tercer Sueldo por Pagar
2.1.3.06 Fondos De Reserva por Pagar
2.1.4 Impuestos por Pagar
2.1.4.01 1% Bienes Retención en la Fuente
2.1.4.02 1% Activos Fijos Retención en la Fuente
2.1.4.03 1% Promoción y Publicidad Retención en la Fuente
2.1.4.04 1% Transporte Retención en la Fuente
2.1.4.05 2% Servicios Retención en la Fuente
2.1.4.06 8% Dietas Retención en la Fuente
2.1.4.07 10% Honorarios Profesionales Retención en la Fuente
2.1.4.08 30% Retención IVA
2.1.4.09 70% Retención IVA
2.1.4.10 100% Retención IVA
2.1.4.11 100% Liquidación de Compras o Servicios Retención IVA
2.1.4.12 Cuentas Por Pagar SRI
101
2.1.5 IVA por Pagar
2.1.5.01 IVA en Ventas
3 PATRIMONIO
3.1. CAPITAL Y RESERVAS
3.1.1. Capital
3.1.1.02 Devolución Aportes
3.1.1.02.01 Devolución Aportes Socios Activos
3.1.1.02.02 Devolución Aportes Socios Pasivos
3.1.1.03 Valores a Capitalizar
3.1.2. Reservas
3.1.2.01 Reservas por Revalorización del Patrimonio
3.1.1.04 Resultados Ejercicios Anteriores
3.1.1.04.01 Resultados Ejercicios 2008
3.1.1.04.02 Resultados Ejercicios 2009
3.1.1.04.03 Resultados Ejercicios 2010
3.1.1.04.04 Resultados Ejercicios 2011
3.2. RESULTADOS
3.2.1. Resultados Ejercicios
3.2.1.01 Resultados Del Ejercicio Actual
4. INGRESOS
4.1. INGRESOS OPERATIVOS
4.1.1. Ventas
4.1.1.01 Ingresos Alquiler Inmuebles
4.1.1.02 Otros Ingresos Operacionales
4.1.2. Ingresos Aportaciones
4.1.2.1 Ingresos Aportaciones Socios
102
4.1.2.1.01 Ingresos Aportaciones Socios Activos
4.1.2.1.02 Ingresos Aportaciones Socios Pasivos
4.2. INGRESO NO OPERACIONALES
4.2.1 Venta de Activos Fijos
4.2.2 Otros Ingresos no Operacionales
5. GASTOS
5.1. GASTOS DE PERSONAL
5.1.1. Gastos Sueldos de Personal
5.1.1.01 Gastos Sueldos
5.1.1.02 Horas Extras
5.1.2. Beneficios Sociales e Indemnizaciones
5.1.2.01 Aporte Patronal
5.1.2.02 Decimo Cuarto Sueldo
5.1.2.03 Decimo Tercer Sueldo
5.1.2.04 Fondos de Reserva
5.1.2.05 Vacaciones
5.1.2.06 Desahucio
5.1.2.07 Despido Intempestivo
5.1.3. Otros Beneficios Personal
5.1.3.01 Capacitación
5.1.3.02 Uniformes
5.1.3.03 Agasajos Personal
5.2. GASTOS OPERACIONALES
5.2.1. Gastos Administrativos
5.2.1.01 Ayudas Sociales
5.2.1.01.01 Ayuda por Maternidad
103
5.2.1.01.02 Ayuda Enfermedad Socios
5.2.1.01.03 Ayuda Enfermedad Cónyuge
5.2.1.01.04 Ayuda Enfermedad Hijo
5.2.1.01.05 Ayuda Cirugía Socios
5.2.1.01.06 Ayuda Cirugía Conyugue
5.2.1.01.07 Ayuda Cirugía Hijos
5.2.1.01.08 Ayuda Discapacidad Socios
5.2.1.01.09 Ayuda Discapacidad Cónyuge
5.2.1.01.10 Ayuda Discapacidad Hijos
5.2.1.01.11 Ayudas Eventuales
5.2.1.02 Gastos de Gestión
5.2.1.02 Honorarios Profesionales
5.2.1.03 Dietas Directivos
5.2.1.04 Mantenimiento y Reparación Equipos
5.2.1.05 Mantenimiento y Reparación Edificios
5.2.1.06 Mantenimiento y Reparación Vehículos
5.2.1.07 Mantenimiento y Reparación Varios
5.2.1.08 Combustible
5.2.1.09 Acarreos y Encomiendas
5.2.1.10 Seguros
5.2.1.11 Publicidad
5.2.1.12 Suscripciones y Publicaciones
5.2.1.13 Energía Eléctrica
5.2.1.14 Agua Potable
5.2.1.15 Teléfono
5.2.1.16 Internet
5.2.1.17 Alimentación
104
5.2.1.18 Movilización Interna
5.2.1.19 Movilización Directivos
5.2.1.20 Atención Socios
5.2.1.21 Gastos Suministros de Oficina
5.2.1.22 Gastos de Aseo y Limpieza
5.2.1.23 Gastos de Cafetería
5.2.1.24 Impuestos y Tasas Municipales
5.2.1.25 Gastos Legales
5.2.1.26 Gastos Depreciación
5.2.1.27 Gasto Cuentas Incobrables
5.2.1.28 Gastos Asamblea
5.2.1.29 Servicios Exequiales
5.3. GASTOS NO OPERACIONALES
5.3.1. Gastos Financieros
5.3.1.01 Gastos Bancarios
5.3.2. Gastos no Deducibles
5.3.2.01 Multas e Intereses
105
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE LAS CUENTAS CONTABLES
CAJA CHICA
La mayoría de las empresas tienen disponible un fondo de efectivo para efectuar
pagos frecuentes por montos relativamente pequeños, este fondo se conoce como
Caja chica.
Debito: Por el monto recibido por la empresa.
Crédito: Por los desembolsos menores realizados en la empresa.
Políticas del fondo de Caja Chica.
Debe haber una sola persona responsable de la Caja chica.
La persona responsable de la Caja chica, no debe tener acceso a la
contabilidad, ni a los cobros.
La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos, según se
especifique en los comprobantes pagados por la Caja chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar
aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras
y letras, el monto pagado.
Cuando queda poco dinero en Caja chica, es necesario realizar la liquidación
del fondo para su respectiva reposición.
106
Si la reposición de caja chica se realiza con frecuencia es necesario aumentar
el fondo previa autorización de las personas involucradas.
Reglamento Fondo de Caja Chica del Club de Clases y Policías.
EL DIRECTORIO NACIONAL DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL
Que, el día 20 de Julio del 2006, se aprobó el Reglamento para la administración del
fondo fijo de caja chica;
Que, es necesario determinar, los procedimientos administrativos y financieros para
el establecimiento del fondo fijo de caja chica;
Que, es urgente y necesario actualizar la normativa interna del Club de Clases y
Policías de la Policía Nacional para adecuarla a sus reales necesidades;
RESUELVE:
EXPEDIR EL SIGUIENTE REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL
FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
Capítulo I
FONDO DE CAJA CHICA
Art. 1.- Finalidad del Fondo.- El Fondo Fijo de Caja Chica, tiene como finalidad
habilitar el pago en efectivo para atender necesidades urgentes o gastos menores;
que por su valor reducido, no deban ser cubiertos mediante cheques; y que por sus
características no puedan ser previsibles.
107
Art. 2.- Programación y apertura.- El Directorio Nacional autorizará la apertura y
establece un fondo fijo de caja chica sobre la base de la factibilidad económica y
presupuestaria del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, para realizar
pagos de menor cuantía y de acuerdo a los límites fijados, cuya cuantía en ningún
caso superará el valor determinado en el artículo 3 del presente Reglamento.
De igual manera determinará los incrementos o reducciones que sean necesarios,
de conformidad a la asignación presupuestaria correspondiente y saldo disponible.
Art, 3.- Límites.- La cuantía del fondo fijo de caja chica será de $150 (CIENTO
CINCUENTA DÓLARES).
Art. 4.- Custodia de la Caja Chica.- El fondo fijo de caja chica, se mantendrá en
efectivo y será manejado por una persona designada por el Directorio Nacional del
Club de Clases y Policías de la Policía Nacional que no sea parte del Departamento
de Contabilidad, ni realice labores de Registro y control contables.
Art. 5.- Responsabilidad.- La custodia y manejo del fondo fijo de caja chica, será
responsabilidad de la persona designada para su administración y deberá responder
personal y pecuniariamente por la cantidad entregada.
Art.6.- Órdenes de desembolsos.- El custodio del fondo fijo de caja chica efectuará
desembolsos, de conformidad con las disposiciones generales del Directorio
Nacional, siempre y cuando cada comprobante no exceda de veinticinco dólares (25)
de los Estados Unidos de América, previa autorización del Presidente del Club de
Clases y Policías de la Policía Nacional.
Art. 7. Las personas que reciban dineros del fondo fijo de caja chica presentarán, en
un plazo no mayor a 24 horas, los comprobantes que respalden las transacciones
efectuadas.
108
Art. 8. Utilización del fondo normal.- El fondo normal fijo de caja chica se utilizará
para pagar la adquisición de los siguientes bienes y servicios:
Adquisición de suministros y materiales, útiles de aseo;
Reparaciones pequeñas de instalaciones, eléctricas, telefónicas, servicio
de plomería y albañilería;
Envío de correspondencia oficial, pago de fletes; pago de movilización
urbana, peajes, calificados como urgentes;
Reproducción de documentos (fotocopias);
e) Pago de refrigerios, decoraciones y/o arreglos florales cuando se efectúe
reuniones de carácter oficial, para justificar estos últimos gastos, la secretaria
del respectivo cuerpo colegiado certificará la lista de asistentes y/o los actos
que ameriten estas erogaciones; y,
f) Otros que no excedan del monto establecido en el Art. 6 de este
reglamento.
Art. 9.- Prohibición.- No podrá utilizarse el fondo fijo de caja chica, para el pago de:
Servicio o gastos personales,
Anticipos de dietas, viáticos y subsistencias, y,
Préstamos.
Art. 10.- Manejo y uso del fondo fijo de caja chica.- El manejo y uso del fondo fijo
de caja chica, observará los siguientes procedimientos:
Se incluirán solamente facturas, notas de venta o liquidaciones en compras
que por su naturaleza correspondan a las determinadas en el Art. 8 del
presente reglamento;
b) Los gastos efectuados por caja chica se resumirán en el formulario "Vale
de Caja Chica", el mismo que estará legalizado con firmas de
responsabilidad del custodio y del funcionario que solicita el gasto;
Las facturas, notas de venta-o liquidaciones en compras y más documentos
que respalden el egreso de caja chica, se adjuntaran a los vales de caja.
109
Para realizar el detalle de gastos del fondo fijo de caja chica, se utilizará el
formulario "Resumen del Gasto de Caja Chica", en el mismo se
especificarán los valores de caja chica en orden numérico y cronológico, y se
anexarán las facturas o recibidos originales qué respalden el egreso.
El custodio del fondo fijo de caja chica, velará porque se cumpla con
estas normas de control y el incumplimiento de estos deberes dará lugar a
establecer responsabilidad personal y pecuniaria por omisión de conformidad con la
ley.
Art. 11.- Reposición del fondo.- La persona designada para la administración de
este fondo, deberá presentar obligatoriamente al Presidente del Club de Clases y
Policías de 'la Policía Nacional, y éste a su vez al Tesorero del Club, el resumen de
caja chica al que se adjuntarán los formularios en orden numérico y las facturas,
comprobantes, recibos de compraventa origínales y demás documentos que
prueben el gasto.
La reposición del fondo fijo de caja chica se la realizará cuando se haya consumido
el 70%; por ningún motivo el fondo podrá exceder a lo establecido en el Art. 3 de
este Reglamento.
Se procederá a la reposición del fondo luego de que el resumen de caja chica sea
revisado por los funcionarios responsables. La solicitud de reposición se remitirá al
Presidente del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional.
Aquellas facturas o recibos que no cumplan con lo dispuesto en el presente
reglamento, serán devueltas al responsable del manejo del fondo y no serán
consideradas para su reposición.
Al final de cada ejercicio económico, la persona encargada presentará al Presidente
del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, y éste al Directorio Nacional, la
110
justificación del gasto efectuado en el último fondo asignado y el saldo no utilizado
será considerado para la reposición al iniciar el siguiente período.
Art. 12.- Formularios.- Los formularios que se utilizarán para la justificación del
gasto y reposición del fondo son:
a) Resumen del Gasto de Caja Chica ; y,
b) Vales de caja chica.
En los formularios descritos se hará constar el valor en números y letras, el
concepto, la fecha en orden cronológico y las firmas de responsabilidad del custodio
del fondo y del funcionario que solicita el gasto.
Art. 13.- Supervisión.- El Departamento de Contabilidad verificará, analizará y
liquidará los valores correspondientes a los fondos fijos de caja chica, así como
también efectuará arqueos sorpresivos.
Art. 14.- Vigencia.- El presente reglamento entrará en vigencia con Resolución de
Directorio, a partir de su aprobación mediante la primera discusión (14 de julio del
2006 y segunda discusión (20 de julio del 2006), fecha en la cual entra en vigencia
derogando al anterior, hasta que éste sea incluido en las Reformas al Reglamento
General.
Procedimientos de Caja Chica
Creación/Ampliación del fondo de Caja Chica
111
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Creación/ ampliación del fondo de Caja
Chica
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Tesorero
3. CONTROL DEL PROCESO: Auditor Interno
Proceso Responsable Descripción
1 Contador
Identifica la necesidad de crear o
ampliar el fondo de caja chica,
realiza un oficio de petición para el
presidente y copia para el archivo
2 Presidente
Recibe el oficio y aprueba la
creación del fondo, envía el
documento a tesorería para
verificación de fondos disponibles
3 Tesorero
Recibe el oficio aprobado, verifica
la disponibilidad de fondos y
autoriza a contabilidad
crear/ampliar el fondo de caja
chica
4 Auxiliar Contable
Recibe la autorización, emite el
cheque, egreso y orden de pago;
envía al departamento de
tesorería mediante oficio para las
firmas respectivas
Proceso Responsable Descripción
112
5 Tesorero
Recibe el oficio, verifica, aprueba,
firma los documentos y envía al
presidente
6 Presidente
Aprueba los documentos, firma y
entrega al tesorero para el pago
7 Tesorero
Recibe los documentos firmados,
entrega el cheque al responsable
de caja chica; envía egreso, orden
de pago y oficio al archivo de
contabilidad
8 Auxiliar contable Archiva egreso, orden de pago y
oficio
9 Custodio de Caja Chica Recibe el cheque, cambia y
maneja el fondo.
113
Flujograma
CREACIÓN Y/O AMPLIACIÓN DE FONDO CAJA CHICA
CUSTODIO DE
CAJA CHICA
AUXILIAR
CONTABLETESOREROPRESIDENTECONTADOR
INICIO
IDENTIFICA LA
NECESIDAD DE
CREAR O AMPLIAR
EL FONDO DE CAJA
CHICA, REALIZA EL
OFICIO DE PETICIÓN
AL PRESIDENTE
OFICIO DE
PETICIÓN
RECIBE EL
OFICIO,
APRUEBA Y
ENVÍA A
TESORERÍA
PARA LA
VERIFICACIÓN
DE FONDOS
OFICIO
APROBADO POR
PRESIDENTE
RECIBE OFICIO
APROBADO,
VERIFICA
DISPONIBILIDAD
DE FONDOS Y
AUTORIZA A
CONTABILIDAD
CREAR O
AMPLIAR EL
FONDO DE CAJA
CHICA
OFICIO
APROBADO Y
AUTORIZADO
RECIBE
AUTORIZACIÓN,
EMITE CHEQUE
Y ENVÍA A
TESORERÍA
PARA LAS
FIRMAS
RESPECTIVAS
OFICIO
APROBADO Y
AUTORIZADO
CHEQUE
RECIBE EL
OFICIO,
VERIFICA,
APRUEBA Y
FIRMA LOS
DOCUMENTOS Y
ENVÍA AL
PRESIDENTE
RECIBE,
VERIFICA,
APRUEBA,
FIRMA LOS
DOCUMENTOS Y
ENVÍA A
TESORERÍA
PARA EL PAGO
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
ENTREGA EL
CHEQUE AL
RESPONSABLE DE
CAJA CHICA Y LOS
DOCUMENTOS AL
ARCHIVO DE
CONTABILIDAD
EGRESO
ORDEN DE
PAGO
OFICIO
APROBADO Y
AUTORIZADO
OFICIO
APROBADO Y
AUTORIZADO
CHEQUE
EGRESO
ORDEN DE
PAGO
CHEQUE
EGRESO
ORDEN DE
PAGO
OFICIO
APROBADO Y
AUTORIZADO
EGRESO
ORDEN DE
PAGO
CHEQUE
RECIBE EL
OFICIO, EL
EGRESO Y LA
ORDEN DE
PAGO Y
ARCHIVA
OFICIO
APROBADO Y
AUTORIZADO
EGRESO
ORDEN DE
PAGO
RECIBE EL
CHEQUE,
CAMBIA Y
MANEJA EL
FONDO
CHEQUE
A
FIN D
EL
PROCESO
$
COPIA OFICIO
RECIBIDO
A
114
Tipos de asientos contables
Para la creación/ampliación de caja chica
Ejemplo
Apertura del fondo de caja chica por $150.00
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
1.1.1.02 Caja chica
150,00
1.1.1.03 Bancos
150,00
1.1.1.03.01 Bancos Pichincha 3030318104 150,00
v/. Para la creación del fondo de
caja chica.
Procedimiento para la liquidación de Caja Chica
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Liquidación de Caja chica
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Encargado del fondo de Caja chica
3. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero
Proceso Responsable Descripción
1
Custodio del
fondo de Caja
chica
Identifica la necesidad de realizar la liquidación,
una vez cumplido con el porcentaje requerido para
liquidar el fondo, realiza la liquidación y envía los
comprobantes al contador, copia de los
documentos para el archivo
115
Proceso Responsable Descripción
2 Contador
Recibe la liquidación de Caja Chica con todos los
comprobantes , revisa, aprueba y envía a tesorería
para verificación de documentos y firmas de
responsabilidad en los comprobantes
3 Tesorero
Recibe la liquidación de caja chica, firma los
comprobantes y envía a contabilidad para el
registro de la liquidación
4 Auxiliar
Contable
Recibe los documentos aprobados, realiza el
asiento contable para liquidar y elabora el cheque
de reposición, comprobante de egreso y orden de
pago; envía al tesorero para las firmas respectivas.
5 Tesorero
Recibe los documentos y el cheque, firma y envía
al presidente para las firmas respectivas
6 Presidente Recibe los documentos, firma y entrega al tesorero
para la cancelación
7 Tesorero
Recibe los documentos, manda al archivo de
contabilidad la liquidación, comprobantes de caja
chica, egreso y orden de pago.
Entrega el cheque al custodio de caja chica
8
Custodio del
fondo de Caja
Chica
Recibe el cheque, lo cambia y maneja el fondo
116
Flujograma
LIQUIDACÓN DE CAJA CHICA
CONTADOR PRESIDENTEAUXILIAR
CONTABLETESORERO
CUSTODIO DE
CAJA CHICA
INICIO
IDENTIFICA LA
NECESIDAD DE
LIQUIDAR EL
FONDO DE CAJA
CHICA.
REALIZA LA
LIQUIDACIÓN Y
ENVÍA LOS
COMPROBANTES
AL CONTADOR
COMPROBANTES
DE CAJA CHICA
RECIBE LA
LIQUIDACIÓN DE
CAJA CHICA,
FIRMA LOS
COMPROBANTES
Y ENVÍA A
CONTABILIDAD
PARA EL
REGISTRO DE LA
LIQUIDACIÓN
LIQUIDACIÓN DE
CAJA CHICA
APROBADOCOMPROBANTES
DE CAJA CHICA
APROBADOS
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
APROBADOS,
REALIZA EL ASIENTO
CONTABLE PARA
LIQUIDAR EL FONDO.
REALIZA EL CHEQUE
DE REPOSICIÓN Y
ENVÍA AL TESORERO
PARA LAS FIRMAS
RESPECTIVAS
LIQUIDACIÓN DE
CAJA CHICA
APROBADO
COMPROBANTES
DE CAJA CHICA
APROBADOS
CHEQUE
COMPROBANTE
DE EGRESO
ORDEN DE PAGORECIBE LOS
DOCUMENTOS Y
EL CHEQUE,
FIRMA Y ENVÍA
AL PRESIDENTE
PARA LAS
FIRMAS
RESPECTIVAS
LIQUIDACIÓN DE
CAJA CHICA
APROBADO
COMPROBANTES
DE CAJA CHICA
APROBADOS
CHEQUE
FIRMADO
COMPROBANTE
DE EGRESO
FIRMADO
ORDEN DE PAGO
FIRMADO
RECIBE LOS
DOCUMENTOS,
FIRMA Y
ENTREGA AL
TESORERO
PARA LA
CANCELACIÓN
LIQUIDACIÓN DE
CAJA CHICA
APROBADO
COMPROBANTES
DE CAJA CHICA
APROBADOS
CHEQUE
FIRMADO
COMPROBANTE
DE EGRESO
FIRMADO
ORDEN DE PAGO
FIRMADO
A
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
FIRMADOS, PAGA EL
CHEQUE Y ENVÍA LA
LIQUIDACIÓN,
COMPROBANTES DE
CAJA CHICA, EGRESO Y
ORDEN DE PAGO AL
ARCHIVO DE
CONTABILIDAD
LIQUIDACIÓN DE
CAJA CHICA
APROBADOCOMPROBANTES
DE CAJA CHICA
APROBADOS
RECIBE LA
LIQUIDACIÓN DE
CAJA CHICA Y LOS
COMPROBANTES,
REVISA, APRUEBA Y
ENVÍA A TESORERÍA
PARA VERIFICACIÓN
DE DOCUMENTOS Y
FIRMAS DE
RESPONSABILIDAD
EN LOS
COMPROBANTES
CHEQUE
FIRMADO
LIQUIDACIÓN DE
CAJA CHICA
APROBADO
LIQUIDACIÓN DE
CAJA CHICA
COPIA DE
LIQUIDACIÓN Y
COMPROBANTES
RECIBE LA
DOCUMENTACIÓN
Y ARCHIVA
LIQUIDACIÓN DE
CAJA CHICA
APROBADO
COMPROBANTES
DE CAJA CHICA
APROBADOS
A
COMPROBANTE
DE EGRESO
FIRMADO
ORDEN DE PAGO
FIRMADO
RECIBE EL
CHEQUE,
CAMBIA Y
MANEJA EL
FONDO DE CAJA
CHICA
CHEQUE
FIRMADO
$
FIN DEL
PROCESO
COMPROBANTES
DE CAJA CHICA
APROBADOS
COMPROBANTE
DE EGRESO
FIRMADO
ORDEN DE PAGO
FIRMADO
117
Formato para liquidar el fondo de caja chica
Dra.………………………………………………………
CONTADORA GENERAL
CLUB DE CLASES Y POLICIAS DE LA POLICIA NACIONAL
Presente.
Reciba un cordial saludo.
Esperando su debida atención al presente me suscribo.
Atentamente
-------------------------------------------
NUMERO DE
DOCUMENTOVALOR SALDO
DESGLOCE DEL FONDO
FONDO ASIGNADO
REPOSICION DE
CAJA CHICA
SALDO EN CAJA
SUMAS IGUALES
Adjunto al presente sírvase encontrar los documentos que justifican los gastos realizados con el fondo Fijo de Caja chica,
desde esta dependencia, por un valor total de …………………………………………………………………………, destinados
para su correspondiente reposición.
LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA
DETALLE DE LOS COMPROBANTES
118
Tipos de asientos contables
Para la liquidación del fondo de Caja Chica
Ejemplo
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
5.2.1.18 Movilización Interna 30,00
5.2.1.21 Gastos Suministros de oficina 20,00
5.2.1.22 Gastos Aseo y limpieza 9,50
1.1.1.02 Caja chica 69,50
v/. Para la liquidación del
fondo de caja chica.
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
1.1.1.02 Caja chica 69,50
1.1.1.03 Bancos
69,50
1.1.1.03.01 Bancos Pichincha 3030318104 69,50
v/. Para la reposición del fondo de caja chica.
119
CONTROL DE CAJA CHICA
Arqueo de Caja Chica
Es la verificación que los valores monetarios físicos en poder del encargado de la
Caja Chica estén en la cantidad exacta.
Procedimientos para el arqueo de Caja Chica
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Arqueo de Caja Chica
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auditor Interno
3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente
Proceso Responsable Descripción
1 Auditor Interno
Realiza sorpresivamente el arqueo de
caja chica, solicita al encargado todos
los documentos y valores
2 Custodio de Caja Chica Entrega todos los documentos y el
dinero en efectivo
3 Auditor Interno
Efectúa el arqueo y realiza el informe
de las novedades encontradas al
Presidente
4 Presidente
Revisa el arqueo de caja chica con él
informe, firma, toma las decisiones
necesarias y entrega al auditor interno
5 Auditor Interno
Da a conocer al custodio las
decisiones mediante copia del informe
y archiva la documentación
120
Flujograma
ARQUEO DE CAJA CHICA
PRESIDENTECUSTODIO DE
CAJA CHICA
AUDITOR
INTERNO
INICIO
REALIZA
SORPRESIVAMEN
TE EL ARQUEO
DE CAJA CHICA.
SOLICITA AL
ENCARGADO
TODOS LOS
DOCUMENTOS Y
VALORES
SOLICITUD DE
DOCUMENTOS Y
VALORES
RECIBE LA
SOLICITUD,
ENTREGA TODOS
LOS DOCUMENTOS
Y DINERO EN
EFECTIVO
DOCUMENTOS
DINERO EN
EFECTIVO
RECIBE LOS
DOCUMENTOS Y
VALORES.
EFECTÚA EL
ARQUEO DE CAJA
CHICA.
DEVUELVE LOS
DOCUMENTOS Y
VALORES E
INFORMA LAS
NOVEDADES
ENCONTRADAS AL
PRESIDENTE
DOCUMENTOS
DINERO EN
EFECTIVO
ARQUEO DE
CAJA CHICA
INFORME
RECIBE LOS
DOCUMENTOS Y
DINERO EN
EFECTIVO
DOCUMENTOS
DINERO EN
EFECTIVO
RECIBE EL
ARQUEO DE CAJA
CHICA CON EL
INFORME, FIRMA,
TOMA DECISIONES
NECESARIAS Y
ENTREGA AL
AUDITOR INTERNO
ARQUEO DE
CAJ. CHICA
INFORME CON
LAS DECISIONES
NECESARIAS
RECIBE EL INFORME
CON LAS
DECISIONES
NECESARIAS, HACE
CUMPLIR AL
CUSTODIO DE CAJA
CHICA Y ARCHIVA
LOS DOCUMENTOS
ARQUEO DE
CAJ. CHICA
INFORME CON
LAS DECISIONES
NECESARIAS
COPIA DE
INFORME
A
RECIBE COPIA
DEL INFORME Y
CUMPLE CON LA
DECISIONES
COPIA DE
INFORME
FIN DEL
PROCESO
121
Ejemplo
Arqueo de Caja Chica
FECHA: _________________ RESPONSABLE: ___________________
HORA: __________________ MONTO : $100
PRESENTACION DE VALORES
45,00
No. DENOMINACIÓN VALOR
5 1,00 5,00
2 10,00 20,00
4 5,00 20,00
1,95
10 0,01 0,10
5 0,10 0,50
7 0,05 0,35
2 0,50 1,00
54,05
3 Movilización 4,00
1 Suministros de aseo 15,00
5 Cafetería 21,03
1 Útiles de oficina 14,02
TOTAL 101,00
SOBRANTE 1,00
Elaborado por:______________
Responsable:________________
NOTA: Los valores y documentos fueron contados y revisados en mi presencia y devueltos a entera satisfacción. Existe un
sobrante de $1,00
CLUB DE CLASES Y POLICIAS DE LA POLICÍA NACIONAL
ARQUEO DE CAJA CHICA
BILLETES
MONEDAS
PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS
122
Asientos contables para el arqueo de Caja Chica
Para la liquidación del fondo de caja chica
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
5.2.1.18 Movilización Interna 4,00
5.2.1.21 Gastos Suministros de oficina 14,02
5.2.1.21 Gastos Aseo y limpieza 15,00
5.2.1.22 Gastos de Cafetería
21,03
1.1.1.02 Caja chica 54,05
v/. Para la liquidación del
fondo de caja chica.
Para la reposición de fondo de Caja Chica
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
1.1.1.02 Caja chica 54,05
1.1.1.03 Bancos 54,05
v/. Para la reposición del
fondo de caja chica.
123
Para registrar sobrante de Caja Chica
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
1.1.1.02 Caja chica 1,00
4.2.2. Otros Ingresos no Operacionales
1,00
v/. Para registrar el sobrante de
caja chica de caja chica.
Para registrar faltante de Caja Chica
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
1.1.2.05 Cuentas por Cobrar Empleados
1,00
1.1.2.05.03 Otras Cuentas por Cobrar Empleados 1,00
1.1.1.02 Caja chica
1,00
v/. Para registrar el faltante de caja chica de caja chica.
124
BANCOS
Objetivo
Lograr que las cuentas corrientes bancarias del Club de Clases y Policías sean
manejadas correctamente de forma tal que constituya una herramienta de gestión
Administrativa hacia la consecución de los fines y propósitos institucionales.
Debito: Depósito en efectivo, cheques por resultado de las operaciones comerciales
mantenidas por la empresa.
Crédito: Todos los cheques emitidos por pagos efectuados por la empresa.
Reglamento de la cuenta Bancos
El Directorio del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, emite el presente
Reglamento de
La CUENTA BANCOS de acuerdo con los siguientes artículos:
Capítulo I
Aspectos Generales
Ámbito de Aplicación
Este reglamento tiene la finalidad de permitir administrar eficientemente la Cuenta
Bancos para el desarrollo normal de las actividades de la Institución, a través de un
conjunto de normas, métodos y procedimientos que faciliten al personal el
125
cumplimiento de las funciones asignadas y evaluar el cumplimiento de normas de
control interno en el manejo de este fondo.
Uso del Reglamento de la Cuenta Bancos
Conocer este reglamento forma parte de los deberes y responsabilidades, de
todo el personal del Club de Clases y Policías.
Cumplir las disposiciones de este reglamento sobre el manejo del fondo
operativo es obligación de todo el personal involucrado respecto a autorizar,
manejar, registrar y controlar el uso del fondo y de los documentos de soporte
respectivos.
Capítulo II
Apertura de la cuenta Bancos
La apertura de la cuenta autorizada por el Directorio de la Institución, será para uso
exclusivo de las actividades generadas por el Club. Esta cuenta deberá ser abierta
por el Representante Legal de la Organización.
El Tesorero y Presidente del Club deberán registrar sus firmas ante la entidad
financiera puesto que sus firmas actuaran conjuntamente.
Utilización del Fondo
Los fondos existentes en la cuenta Bancos tendrán como uso exclusivo el
movimiento de negocio la Institución.
El proceso de retiro de fondos de la cuenta bancos estará sujeta únicamente
a la reposición del fondo de compras o del fondo de caja chica previa
presentación y aprobación de las liquidaciones.
En ningún caso se utilizarán o se transferirán estos fondos a otras actividades
sin aprobación directa de la Asamblea General.
126
Funcionarios Responsables de su manejo
La persona encargada de la custodia de la chequera será el auxiliar contable
encargado de la emisión de cheques y la libreta de ahorros estará a cargo del
Tesorero del Club. Los estados de cuenta mensuales o una copia mensual de la
libreta de ahorros deberán ser presentados al departamento de Contabilidad
contabilización de todas las transacciones realizadas.
Cuantía Limite del Fondo
Los montos máximos y mínimos que la cuenta Bancos, deberán ser aprobados y/o
modificados por la Asamblea General de la Institución.
Control de la Cuenta
Para asegurar el uso idóneo de los recursos de la cuenta Bancos:
El Contador deberá realizar y enviar al Directorio informes periódicos de los
ingresos y egresos registrados. De dicha diligencia se dejará constancia en
actas de las novedades que se presenten, especialmente aquellas que
afecten el giro del negocio, lo que servirá de base para la toma de decisiones.
Capítulo III
Disposiciones Transitorias
El Reglamento de la cuenta Bancos podrá ser reformado en cualquier tiempo, por
iniciativa del Directorio en pleno o a petición escrita al Directorio por parte de la
Presidencia del Club; manteniendo siempre la participación de Asamblea General
para las reformas que impliquen cambios en el uso de los fondos que no sean
referentes al giro normal del Club.
127
ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS Y CHEQUES
Responsabilidades.
Es responsabilidad de Secretaría entregar la documentación, al Auxiliar encargado
de recibir todos los documentos externos del Departamento de Contabilidad;
previamente aprobada por el señor Presidente del Club.
Es responsabilidad de Contabilidad emitir los cheques y entregar mediante oficio al
Departamento de Tesorería o subir las transferencias bancarias correspondientes a
la plataforma informática de las cuentas designadas por los socios o proveedores.
Es responsabilidad del Señor Presidente aprobar electrónicamente las transferencias
bancarias y/o la emisión de cheques y firmarlos.
Es responsabilidad del Señor Tesorero General mantener en custodia los cheques
girados y no cobrados, aprobar y firmar los pagos respectivos tanto en
transferencias bancarias como en cheque luego de la revisión pertinente del
presupuesto establecido para el año en curso, vigilando los montos establecidos de
acuerdo al Estatuto y Reglamentación interna.
Tipos de gastos para la elaboración de cheques y transferencias.
Pago a proveedores: Compra autorizada de bienes, materiales y suministros
necesarios en la institución.
Honorarios profesionales: Considera el pago mensual a los Abogados a nivel
Nacional por Asesoría Jurídica a los socios del Club de Clases y Policías de la
Provincia a la que pertenecen.
Dietas: Pago mensual a los Directivos Nacionales de acuerdo a sesiones realizadas.
128
Impuestos: En cumplimiento al pago mensual de impuestos de acuerdo con la
normatividad establecida por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
Ayudas sociales: Corresponden a los pagos que se realizan a los Clases y Policías
por ayudas económicas en caso de enfermedades graves, cirugías, discapacidad y
prótesis de socios, cónyuges e hijos.
Requisitos para la elaboración de cheques y transferencias:
Autorización de presidencia en las facturas, requerimientos y demás
documentos de respaldo, además de cumplir con los montos establecidos.
En caso de que los montos excedan y no puedan ser aprobados por el
presidente del Club se deberá respaldar el gasto con las resoluciones
tomadas por el Directorio Nacional.
En caso de facturas deberán estar dentro de los cinco días permitidos por
la Ley de Régimen Tributario y no estar caducadas.
En el caso de pagos por Ayudas Sociales los expedientes deberán ser
presentados de acuerdo a los requisitos establecidos por el CCPPN.
Para Transferencias por ayudas económicas, el Departamento de Servicio
Social deberá realizar el archivo magnético de acuerdo a los
requerimientos del Banco.
129
Procedimiento para la elaboración de cheques para pago a proveedores
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Elaboración de cheques para pago a
proveedores
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable
3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente y Tesorero
Proceso Responsable Descripción
1 Recepcionista Recepta la documentación para pagos y
entrega a la Secretaria
2 Secretaria Entrega los documentos al Presidente
para la autorización
3 Presidente Autoriza los documentos para pagos y
los dirige a contabilidad
4 Auxiliar Contable
Recibe los documentos, revisa las
facturas y/o requerimientos autorizados
con todos los documentos de respaldo y
elabora el cheque, comprobante de
egreso y orden de pago; envía los
documentos al Presidente mediante
oficio para la firma respectiva
5 Presidente Recibe los documentos, firma y envía al
Tesorero para pago a proveedores
6 Tesorero
Recibe los documentos, paga al
proveedor y envía el egreso, orden de
pago y documentos de respaldo a
contabilidad
7 Auxiliar Contable Archiva los documentos
130
Flujograma
ELABORACIÓN DE CHEQUES PARA PAGO A PROVEEDORES
TESOREROAUXILIAR
CONTABLEPRESIDENTESECRETARIARECEPCIONISTA
INICIO
RECEPTA LA
DOCUMENTACIÓN
PARA PAGOS Y
ENTREGA A LA
SECRETARIA
DOCUMENTOS
PARA PAGOS
AUTORIZA LOS
DOCUMENTOS
PARA PAGOS Y
LOS DIRIGE AL
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
PARA PAGOS Y
ENTREGA AL
PRESIDENTE
DOCUMENTOS
PARA PAGOS
DOCUMENTOS
PARA PAGOS
AUTORIZADOS
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
AUTORIZADOS.
ELABORA EL
CHEQUE,
COMPROBANTE DE
EGRESO Y ORDEN
DE PAGO.
ENVÍA LOS
DOCUMENTOS AL
PRESIDENTE
MEDIANTE OFICIO
PARA LAS FIRMAS
RESPECTIVAS
CHEQUE
COMPROBANTE
DE EGRESO
ORDEN DE
PAGO
DOCUMENTOS
AUTORIZADOS
OFICIO
A
RECIBE LOS
DOCUMENTOS,
FIRMA Y ENVÍA
AL TESORERO
PARA PAGO A
PROVEEDORES
CHEQUE
FIRMADO
COMPROBANTE
DE EGRESO
FIRMADO
ORDEN DE
PAGO FIRMADO
OFICIO
A
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
FIRMADOS, PAGA EL
CHEQUE AL
PROVEEDOR Y
ENVÍA EL EGRESO Y
ORDEN DE PAGO AL
ARCHIVO DE
CONTABILIDAD
CHEQUE
FIRMADO
COMPROBANTE
DE EGRESO
FIRMADO
ORDEN DE
PAGO FIRMADO
PAGA AL
PROVEEDOR
RECIBE LA
DOCUMENTACIÓN
FIRMADA Y
AUTORIZADA
COMPROBANTE
DE EGRESO
FIRMADO
ORDEN DE
PAGO FIRMADO
COPIA DE
OFICIO
DOCUMENTOS
AUTORIZADOS
DOCUMENTOS
AUTORIZADOS
A
FIN DEL
PROCESO
131
Tipos de asientos contables
Ejemplo
Pago de Honorarios por Asesoría Legal mes de agostos $800
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
5.2.1.02 Honorarios Profesionales 800,00
1.1.2.04.02 IVA en Servicios 96,00
2.1.4.07 10% honorarios profesionales Rte. Fte. 80,00
2.1.4.10 100% Retención IVA 96,00
1.1.1.03 Bancos
720,00
1.1.1.03. 01 Bancos Pichincha 3030318104 720,00
v/. Para pago de dietas Directorio Nacional
Procedimiento para la elaboración de Transferencias Bancarias para pago a
proveedores
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Elaboración Transferencias Bancarias
para pago a proveedores
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable
3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente y Tesorero
Proceso Responsable Descripción
1 Recepcionista Recepta la documentación para pagos y entrega a la
Secretaria
2 Secretaria Entrega los documentos al Presidente para la
autorización
3 Presidente Autoriza los documentos para pagos mediante
transferencias y los dirige a contabilidad
132
Proceso Responsable Descripción
4 Auxiliar
Contable
Recibe los documentos, revisa las facturas y/o
requerimientos autorizados con todos los
documentos de respaldo y elabora las transferencias
bancarias.
Realiza un reporte al presidente de las transferencia
para su aprobación electrónica mediante la banca
virtual
5 Presidente
Recibe el reporte y aprueba las transferencias
mediante la banca virtual.
Envía el reporte al tesorero para su revisión y
aprobación
6 Tesorero
Recibe el reporte, aprueba transferencias y entrega
el estado de cuenta con las transferencias
procesadas a contabilidad para la elaboración de
egresos
7 Auxiliar
Contable
Recibe el estado de cuenta, elabora los
comprobantes de egreso con los documentos de
respaldo.
Envía a presidencia mediante oficio para la firma
correspondiente
8 Presidente
Recibe los documentos, firma y envía la tesorero
para la firma correspondiente en los comprobantes
de egreso
9 Tesorero
Recibe los documentos, firma los egresos y envía a
contabilidad para archivo
10 Auxiliar
Contable
Recibe los documentos firmados y envía al archivo
133
Flujograma
ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS PARA PAGO A PROVEEDORES
TESOREROAUXILIAR
CONTABLEPRESIDENTERECEPCIONISTA SECRETARIA
INICIO
RECEPTA LA
DOCUMENTACIÓN
PARA PAGOS Y
ENTREGA A LA
SECRETARIA
DOCUMENTOS
PARA PAGOS
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
PARA PAGOS Y
ENTREGA AL
PRESIDENTE
DOCUMENTOS
PARA PAGOS
AUTORIZA LOS
DOCUMENTOS
PARA PAGOS Y
LOS DIRIGE AL
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD
DOCUMENTOS
PARA PAGOS
AUTORIZADOS
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
AUTORIZADOS.
ELABORA LAS
TRANSFERENCIAS Y
EMITE UN REPORTE
AL PRESIDENTE
PARA SU
APROBACIÓN
MEDIANTE LA
BANCA VIRTUAL
REPORTE DE
TRANSFERENCIAS
RECIBE EL
REPORTE Y
APRUEBA LAS
TRANSFERENCIA
MEDIANTE LA
BANCA VIRTUAL.
ENVÍA EL REPORTE
AL TESORERO PARA
SU REVISIÓN Y
APROBACIÓN
REPORTE DE
TRANSFERENCIAS
RECIBE EL
REPORTE,
APRUEBA
TRANSFERENCIAS
MEDIANTE LA
BANCA VIRTUAL Y
ENTREGA EL
ESTADO DE
CUENTA CON LAS
TRANSFERENCIAS
PROCESADAS A
CONTABILIDAD
PARA LA
ELABORACIÓN DE
EGRESOS
ESTADO DE
CUENTA
REPORTE DE
TRANSFERENCI
ASRECIBE EL ESTADO
DE CUENTA CON
LAS
TRANSFERENCIAS
PROCESADAS,
ELABORA LOS
COMPROBANTES
DE EGRESOS,
ADJUNTA
DOCUMENTOS
APROBADOS DE
RESPALDO Y ENVÍA
AL PRESIDENTE
MEDIANTE OFICIO
PARA LA FIRMA
RESPECTIVA
COMPROBANTE
S DE EGRESO
DOCUMENTOS
AUTORIZADOS
DE RESPALDO
OFICIO
COPIA DE
OFICIO
A
RECIBE LOS
DOCUMENTOS,
FIRMA Y ENVÍA AL
TESORERO PARA LA
FIRMA
CORRESPONDIENTE
EN LOS
COMPROBANTES
DE EGRESO
COMPROBANTE
S DE EGRESO
FIRMADOSDOCUMENTOS
AUTORIZADOS
DE RESPALDO
OFICIO
RECIBIDO
A
RECIBE LOS
DOCUMENTOS,
FIRMA LOS
EGRESOS Y
ENVÍA A
CONTABILIDAD
PARA ARCHIVO
COMPROBANTE
S DE EGRESO
FIRMADOSDOCUMENTOS
AUTORIZADOS
DE RESPALDO
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
FIRMADOS Y
ENVÍA AL
ARCHIVO
COMPROBANTE
S DE EGRESO
FIRMADOSDOCUMENTOS
AUTORIZADOS
DE RESPALDO
A
FIN DEL
PROCESO
134
Tipos de asientos contables
Ejemplo
Pago de Dietas por el mes de agostos al Directorio Nacional mediante transferencia
bancaria $400
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
5.2.1.03 Dietas Directivos 400,00
1.1.2.04.02 IVA en Servicios 48,00
2.1.4.06 8% Dietas Rte. Fte. 3,84
2.1.4.10 100% Retención IVA 48,00
1.1.1.03 Bancos 396,16
1.1.1.03. 01 Bancos Pichincha 3030318104 396,16
v/. Para registrar pago de dietas Directorio Nacional mediante transferencia bancaria
Procedimiento para la elaboración de cheques para pago de Ayudas Sociales
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Elaboración de cheques para pago de Ayudas
Sociales
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable
3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente y Tesorero
Proceso Responsable Descripción
1 Recepcionista
Recepta y entrega las solicitudes de
Ayudas Económicas al encargado de
Servicio Social
2 Encargado de Servicio
Social
Recibe las solicitudes y envía mediante
oficio al médico tratante para la
asignación de porcentajes de ayudas
135
Proceso Responsable Descripción
3 Medico
Recibe las solicitudes y asigna montos
de ayudas, envía al Departamento de
Servicio social mediante un informe
4 Encargado de Servicio
Social
Recibe los documentos con la asignación
de montos y envía mediante oficio a
contabilidad para elaboración de
cheques
5 Auxiliar contable
Revisa la documentación y realiza los
cheques, comprobantes de egreso y
orden de pago y adjunta las solicitudes.
Envía los documentos mediante oficio al
Presidente para las firmas de
responsabilidad
6 Presidente
Firma los documentos y envía al
Tesorero para las Firmas respectivas y
pago a los socios
7 Tesorero
Firma los documentos, paga a los
beneficiarios y entrega los documentos a
contabilidad para archivo
8 Auxiliar Contable Recibe los documentos para archivo
136
Flujograma
ELABORACIÓN DE CHEQUES PARA PAGO DE AYUDA SOCIAL
PRESIDENTE TESOREROAUXILIAR
CONTABLEMÉDICO
ENCARGADO DE
SERVICIO SOCIALRECEPCIONISTA
INICIO
RECEPTA Y
ENTREGA LAS
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS AL
ENCARGADO
DEL
DEPARTAMENTO
DE SERVICIO
SOCIAL
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
RECIBE LAS
SOLICITUDES Y
ENVÍA AL
MEDICO PARA
EVALUACIÓN Y
ASIGNACIÓN DE
PORCENTAJES
DE AYUDAS
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
OFICIO
COPIA DE
OFICIO
A
RECIBE LAS
SOLICITUDES,
EVALÚA LAS
ENFERMEDADES Y
ASIGNA
PORCENTAJE DE
AYUDA, ENVÍA UN
INFORME AL
DEPARTAMENTO
DE SERVICIO
SOCIAL
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDA
OFICIO
A
RECIBE LAS
SOLICITUDES CON
EL INFORME DE LOS
PORCENTAJES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS Y
ENVÍA MEDIANTE
OFICIO AL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD CON
LOS MONTOS A
PAGAR PARA
ELABORACIÓN DE
CHEQUES
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICA
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDA
OFICIO
COPIA DE
INFORME Y
OFICIO
A
RECIBE LAS
SOLICITUDES CON
EL INFORME DE
MONTOS
ASIGNADOS DE
AYUDAS, ELABORA
LOS CHEQUES.
EGRESOS Y
ORDENES DE PAGO.
ENVÍA MEDIANTE
OFICIO AL
PRESIDENTE PARA
FIRMAS DE
RESPONSABILIDAD
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDA
CHEQUES
EGRESOS
ORDENES DE
PAGO
OFICIO
ENTREGA DE
CHEQUES
OFICIO DE
SERVICIO
SOCIAL
COPIA DE
OFICIO
ENTREGA DE
CHEQUES
A
RECIBE LOS
DOCUMENTOS,
FIRMA Y ENVÍA AL
TESORERO PARA
FIRMAS
RESPECTIVAS Y
PAGO DE CHEQUES
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICA
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDAS
CHEQUES
FIRMADOS
EGRESOS
FIRMADOS
ORDENES DE
PAGO
FIRMADOS
OFICIO
ENTREGA DE
CHEQUES
RECIBE LOS
DOCUMENTOS,
FIRMA, PAGA A LOS
BENEFICIARIOS Y
ENVÍA LOS
DOCUMENTOS AL
DEPARTAMENTOS
DE CONTABILIDAD
PARA ARCHIVO
A
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDAS
ORDENES DE
PAGO
FIRMADOS
EGRESOS
FIRMADOS
CHEQUES
FIRMADOS
PAGA A
BENEFICIARIOS
$
RECIBE
DOCUMENTOS
FIRMADOS PARA
ARCHIVO
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDAS
ORDENES DE
PAGO
FIRMADOS
EGRESOS
FIRMADOS
A
FIN DEL
PROCESO
137
Tipos de asientos contables
Ejemplo
Pago de Ayuda económica por enfermedad del socio $300
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
5.2.1.01.02 Ayuda Enfermedad Socio 300,00
1.1.1.03. 02 Bancos 300,00
v/. Para pago de ayuda
económica por
enfermedad del socio
Procedimiento para la elaboración de transferencias bancarias para pago de
Ayudas Sociales
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Elaboración de Transferencias bancaria
para pago de Ayudas Sociales
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable
3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente y Tesorero
Proceso Responsable Descripción
1 Recepcionista
Recepta y entrega las solicitudes de Ayudas
Económicas al encargado del departamentos de
Servicio Social
2 Encargado de
Servicio Social
Recibe las solicitudes y envía mediante oficio al
médico tratante para la asignación de porcentajes
de ayudas de acuerdo al tipo de enfermedad
138
Proceso Responsable Descripción
3 Médico
Recibe las solicitudes y asigna montos de ayudas
y envía al Departamento de Servicio social
mediante un informe
4 Encargado de
Servicio Social
Recibe los documentos con la asignación de
montos y envía mediante oficio al Departamento
de contabilidad para elaboración de
transferencias, adjunta archivo magnético
5 Auxiliar contable
Revisa la documentación y sube el archivo
magnético a la banca virtual.
Emite un reporte con el listado de transferencias
elaboradas y envía al Presidente para la
respectiva autorización
6 Presidente
Revisa el reporte, aprueba transferencias
mediante la banca virtual y envía el reporte al
Tesorero para su aprobación
7 Tesorero
Recibe el reporte, aprueba transferencias
mediante la banca virtual y entrega el estado de
cuenta con las transferencias procesadas al
departamento de contabilidad para elaboración
de egresos
8 Auxiliar Contable
Recibe el estado de cuenta y realiza los egresos,
adjunta documentos de respaldo y envía al
Presidente mediante oficio para firmas de
responsabilidad
9 Presidente Recibe los documentos, firma y envía al tesorero
para las firmas correspondientes
10 Tesorero Recibe los documentos, firma y envía a
contabilidad para el archivo
11 Auxiliar Contable Recibe los documentos firmados y archiva
139
Flujograma
TRANSFERENCIAS BANCARIAS PARA PAGO DE AYUDA SOCIAL
TESOREROPRESIDENTEAUXILIAR
CONTABLEMÉDICO
ENCARGADO DE
SERVICIO SOCIALRECEPCIONISTA
INICIO
RECEPTA Y
ENTREGA LAS
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS AL
ENCARGADO
DEL
DEPARTAMENTO
DE SERVICIO
SOCIAL
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
RECIBE LAS
SOLICITUDES Y
ENVÍA AL
MEDICO PARA
EVALUACIÓN Y
ASIGNACIÓN DE
PORCENTAJES
DE AYUDAS
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICA
OFICIO
COPIA DE
OFICIO
A
RECIBE LAS
SOLICITUDES,
EVALÚA LAS
ENFERMEDADES Y
ASIGNA
PORCENTAJE DE
AYUDA, ENVÍA UN
INFORME AL
DEPARTAMENTO
DE SERVICIO
SOCIAL
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDAS
OFICIO
A
RECIBE LAS
SOLICITUDES CON
EL INFORME DE LOS
PORCENTAJES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS Y
ENVÍA MEDIANTE
OFICIO AL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD CON
LOS MONTOS A
PAGAR PARA
ELABORACIÓN DE
TRANSFERENCIAS,
ADJUNTA ARCHIVO
MAGNÉTICO
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDAS
ARCHIVO
MAGNÉTICO
COPIA DE
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDAS
A
RECIBE LAS
SOLICITUDES CON
EL INFORME DE
MONTOS
ASIGNADOS DE
AYUDAS, SUBE EL
ARCHIVO
MAGNÉTICO A LA
BANCA VIRTUAL Y
EMITE UN REPORTE
AL PRESIDENTE
PARA LA
RESPECTIVA
AUTORIZACIÓN
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDAS
REPORTE DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
ARCHIVO
MAGNÉTICO Y
COPIA DE
REPORTE
A
RECIBE EL
REPORTE Y
APRUEBA LAS
TRANSFERENCIA
MEDIANTE LA
BANCA VIRTUAL.
ENVÍA EL REPORTE
AL TESORERO PARA
SU REVISIÓN Y
APROBACIÓN
REPORTE DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
RECIBE EL
REPORTE,
APRUEBA
TRANSFERENCIAS
MEDIANTE LA
BANCA VIRTUAL Y
ENTREGA EL
ESTADO DE
CUENTA CON LAS
TRANSFERENCIAS
PROCESADAS A
CONTABILIDAD
PARA LA
ELABORACIÓN DE
EGRESOS
ESTADO DE
CUENTA
REPORTE DE
TRANSFERENCI
AS
A
RECIBE EL ESTADO
DE CUENTA CON LAS
TRANSFERENCIAS
PROCESADAS,
ELABORA LOS
COMPROBANTES DE
EGRESOS, ADJUNTA
DOCUMENTOS DE
RESPALDO Y ENVÍA AL
PRESIDENTE
MEDIANTE OFICIO
PARA LA FIRMA
RESPECTIVA
EGRESOS
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDAS
OFICIO PARA
ENTREGAS DE
EGRESOS
ESTADO DE
CUENTA Y
COPIA DE
OFICIO
A
RECIBE LOS
DOCUMENTOS,
FIRMA Y ENVÍA AL
TESORERO PARA LA
FIRMA
CORRESPONDIENTE
EN LOS
COMPROBANTES
DE EGRESO
EGRESOS
FIRMADOS
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDAS
OFICIO PARA
ENTREGAS DE
EGRESOS
A
RECIBE LOS
DOCUMENTOS,
FIRMA LOS
EGRESOS Y
ENVÍA A
CONTABILIDAD
PARA ARCHIVO
EGRESOS
FIRMADOS
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDAS
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
FIRMADOS PARA
EL ARCHIVO
A
EGRESOS
FIRMADOS
SOLICITUDES DE
AYUDAS
ECONÓMICAS
INFORME CON
PORCENTAJES
DE AYUDAS
FIN DEL
PROCESO
140
Tipos de asientos contables
Ejemplo
Pago de Ayuda económica por cirugía del socio $400 mediante transferencia
bancaria
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
5.2.1.01.05 Ayuda Enfermedad Socio 400,00
1.1.1.03. 02 Bancos 400,00
v/. Para pago de ayuda
económica por
enfermedad del socio
Depósitos Bancarios
Se denomina depósito a cualquier dinero que se entrega al banco para que éste lo
guarde. Es decir, cualquier cuenta corriente o de ahorro que tengamos abierta en
una entidad es un fondo de depósitos.
Procedimiento para Depósitos Bancarios
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Depósitos Bancarios
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Conserje
3. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero
Proceso Responsable Descripción
1 Auxiliar Contable
Recibe el Cheque del Cliente para
depósito, realiza la papeleta de
depósito y entrega al mensajero
141
Proceso Responsable Descripción
2 Mensajero
Recibe el cheque con la papeleta y
deposita en la entidad bancaria;
entrega el depósito a contabilidad
3 Auxiliar Contable Registra el asiento contable y
entrega al Tesorero
4 Tesorero Verifica valores, firma los
documentos y envía a contabilidad
5 Auxiliar contable Archiva los documentos
Flujograma
DEPÓSITOS BANCARIOS
TESOREROMENSAJEROAUXILIAR
CONTABLE
INICIO
RECIBE EL
CHEQUE DEL
CLIENTE,
REALIZA LA
PAPELETA DE
DEPÓSITO Y
ENTREGA AL
MENSAJERO
CHEQUE
PAPELETA DE
DEPÓSITO
RECIBE EL
CHEQUE, LA
PAPELETA Y
DEPOSITA EN LA
ENTIDAD
BANCARIA.
ENTREGA EL
DEPOSITO A
CONTABILIDAD
DEPÓSITO
RECIBE EL
DEPÓSITO Y
ELABORA EL
ASIENTO
CONTABLE.
ENTREGA AL
TESORERO PARA
REVISIÓN Y FIRMAS
DE
RESPONSABILIDAD
DEPÓSITO
REGISTRO
CONTABLE
RECIBE EL
REGISTRO
CONTABLE,
REVISA LOS
VALORES Y
ENVÍA A
CONTABILIDAD
LOS
DOCUMENTOS
FIRMADOS
DEPÓSITO
REGISTRO
CONTABLE
FIRMADO
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
FIRMADOS PARA
ARCHIVO
DEPÓSITO
REGISTRO
CONTABLE
FIRMADO
A
FIN DEL
PROCESO
142
Tipos de asientos contables
Ejemplo
Alquiler de salón social $50
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
1.1.1.03 Bancos 50,00
4.1.1.01 Ingresos alquiler Inmuebles 44,64
2.1.5.01 IVA en Ventas 5,36
v/. Ingreso por Alquiler de Salón Social
Control de la Cuenta Bancos
El control de la cuenta Bancos se realizará a través de la Conciliación Bancaria la
misma que será realizada mensualmente por el Tesorero del Club.
Conciliación bancaria
Se utiliza como herramienta de control para identificar movimientos bancarios que no
estén contabilizados, detectar posibles faltas u omisiones e identificar operaciones
financieras no reconocidas por los bancos, a fin de obtener información confiable,
oportuna y veraz y así evitar descuidos o negligencias en el futuro.
POLÍTICAS
Las conciliaciones bancarias se elaborarán mensualmente por el Tesorero
Se informa los resultados de las conciliaciones a Presidencia, Comisión de
Fiscalización y Contabilidad para aclaración de partidas pendientes o
cualquier área que desee consultar.
143
Proceso para la elaboración de la Conciliación Bancaria
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Elaboración de la Conciliación Bancaria
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Tesorero
3. CONTROL DEL PROCESO: Presidente
Proceso Responsable Descripción
1 Tesorero
Baja el estado de cuenta de la
plataforma virtual del bancos a fin
de mes y solicita a contabilidad el
mayor de bancos a la fecha
2 Auxiliar Contable Imprime el mayor y entrega al
tesorero
3 Tesorero
Realiza la conciliación bancaria e
informa a contabilidad de todos
los registros no contabilizados
4 Auxiliar Contable Realiza los asientos contables y
entrega al contador
5 Contador Revisa, aprueba e informa al
tesorero
6 Tesorero
Recibe informe e imprime la
conciliación bancaria, envía una
copia a contabilidad
7 Auxiliar Contable Archiva copia de la conciliación
bancaria
144
Flujograma
CONCILIACIÓN BANCARIA
CONTADORAUXILIAR
CONTABLETESORERO
INICIO
BAJA EL ESTADO DE
CUENTA DE LA
PLATAFORMA
VIRTUAL DEL
BANCO A FIN DE
MES Y SOLICITA A
CONTABILIDAD EL
LIBRO MAYOR DE
BANCOS A LA
FECHA
SOLICITUD DEL
LIBRO MAYOR
DE BANCOS
IMPRIME EL
MAYOR DE
BANCOS Y
ENTREGA AL
TESORERO
MAYOR DE
BANCOS
SOLICITUD
MAYOR DE
BANCOS
A
RECIBE EL
MAYOR DE
BANCOS,
REALIZA LA
CONCILIACIÓN
BANCARIA E
INFORMA A
CONTABILIDAD
LOS REGISTROS
NO
ELABORADOS
INFORME DE
REGISTROS NO
ELABORADOS
MAYOR DE
BANCOS
A
RELAIZA LOS
ASIENTOS
CONTABLES Y
ENTREGA AL
CONTADOR
PARA REVISION
REGISTROS
CONTABLES
INFORME DE
REGISTROS NO
CONTABILIZADOS
A
REVISA Y FIRMA
LOS ASIENTOS
CONTABLES E
INFORMA AL
TESORERO
INFORME AL
TESORERO
ASIENTOS
CONTABLES
RECIBE INFORME E
IMPRIME LA
CONCILIACIÓN
BANCARIA, ENTREGA
UNA COPIA A
CONTABILIDAD
A
CONCILIACIÓN
BANCARIA
INFORME
COPIA DE
CONCILIACIÓN
BANCARIA
A
RECIBE COPIA
DE
CONCILIACIÓN
BANCARIA
COPIA DE
CONCILIACIÓN
BANCARIA
A
FIN DEL
PROCESO
145
Ejemplo de Conciliación Bancaria
Cheques y depósitos realizados por la empresa:
01-03-11 Ch/001 se cancela publicidad para cuatro meses $250 cada mes
04/03/11 Ch/002 Compra de suministros de oficina $950
05/03/11 Ch/003 Compra de materiales para departamento de Servicio Social
$400
08/03/11 DP/6000 depósito por cobro de Arriendo $900
10/03/11 Ch/004 Pago de transporte $100
12/03/11 Ch/005 Pago por materiales de aseo y limpieza $180
14/03/11 Ch/006 Compra de sillas para salón social $57
16/03/11 DP/6300 Depósito por $100
17/03/11 Ch/007 Compra de calculadora por $260 (anulado)
17/03/11 Ch/008 Reemplaza transacción anterior
18/03/11 Ch/009 Anticipo de sueldo para secretaria $800
22/03/11 DP/6500 Cobro por alquiler de salón social $445
25/03/11 Ch/010 Compra de suministros de oficina $41.20
27/03/11 DP/6900 Depósito $200
30/03/11 DP/7000 Depósito cobro arriendo $540
30/03/11 DP/7100 Depósito por $520
30/03/11 Ch/011 Pago de honorarios asesor jurídico $800
Estado de cuenta recibido:
ESTADO DE CUENTA BANCO PICHINCHA CTA.CTE:
3030318104 MARZO 2011
FECHA No. DCTO DETALLE DÉBITOS CRÉDITOS SALDO
03/03/2011 DP 8036 Depósito 7000,00 7000,00
03/03/2011 ND 3450 Chequera 75,00 6925,00
03/03/2011 CH 001 Cobro Ventanilla 1000,00 5925,00
05/03/2011 CH 003 Cobro Ventanilla 400,00 5525,00
08/03/2011 DP 6000 Depósito 900,00 6425,00
146
FECHA No. DCTO DETALLE DÉBITOS CRÉDITOS SALDO
10/03/2011 CH 004 Cobro Ventanilla 100,00 6325,00
12/03/2011 CH 005 Cobro Ventanilla 180,00 6145,00
12/03/2011 ND 860 Agua Potable 68,80 6076,20
16/03/2011 DP 6300 Depósito 100,00 6176,20
17/03/2011 CH 008 Cobro Ventanilla 260,00 5916,20
18/03/2011 CH 009 Cobro Ventanilla 800,00 5116,20
22/03/2011 DP 6500 Depósito 454,00 5570,20
23/03/2011 NC 890 Préstamo Bancario 3200,00 8770,20
23/03/2011 ND 3490 Servicio telefónico 22,73 8747,47
25/03/2011 CH 010 Cobro Ventanilla 41,20 8706,27
27/03/2011 DP 6900 Depósito 200,00 8906,27
27/03/2011 ND 341 Estado de Cuenta 2,00 8904,27
Libro de Bancos:
No. DETALLE
No.
DP/CH DÉBITOS CRÉDITOS SALDO
1 Saldo Inicial 7000,00
3 publicidad para cuatro meses CH 001 1000,00 6000,00
4 Compra de suministros de oficina CH 002 950,00 5050,00
5 Compra de materiales CH 003 400,00 4650,00
8 deposito por cobro de Arriendo DP 6000 900,00 5550,00
10 Pago de transporte CH 004 100,00 5450,00
12
Pago por materiales de aseo y
limpieza CH 005 180,00 5270,00
14 Compra de sillas para salón social CH 006 57,00 5213,00
16 Depósito DP 6300 100,00 5313,00
147
No. DETALLE
No.
DP/CH DÉBITOS CRÉDITOS SALDO
17 Compra de calculadora CH 008 260,00 5053,00
18 Anticipo de sueldo para secretaria CH 009 800,00 4253,00
22 Cobro por alquiler de salón social DP 6500 445,00 4698,00
25 Compra de suministros de oficina CH 010 41,20 4656,80
27 Depósito DP 6900 200,00 4856,80
30 Depósito cobro arriendo DP 7000 540,00 5396,80
30 Depósito DP 7100 520,00 5916,80
30 Pago de honorarios asesor jurídico CH 011 800,00 5116,80
Conciliación Bancaria
Saldo en Libros 5116,80
(+) Notas de crédito 3200,00
NC Préstamo Bancario 3200,00
(-) Notas de Débito -168,53
ND Chequera -75,00
ND Agua Potable -68,80
ND Estado de cuenta -2,00
ND Servicio telefónico -22,73
(=) Saldo Conciliado $ 8.148,27
Saldo en Bancos 8904,27
(+) Depósitos en Tránsito 1060,00
Cobro de arriendo 540,00
Deposito 520,00
(-) Cheque girados y no cobrados -1807,00
CH002 -950,00
CH006 -57,00
CH011 -800,00
(+/-) Error en Bancos -9,00
DP 6500 -9,00
(=) Saldo Conciliado $ 8.148,27
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO DEL PICHINCHA CTA. CTE. No. 3030318104
AL 31 DE MARZO DEL 2011
148
CUENTAS POR COBRAR
Cuentas por cobrar es el nombre de la cuenta donde se registran los incrementos y
los recortes vinculados a la venta de conceptos diferentes a productos o servicios,
en el caso del club es de servicios. Esta cuenta está compuesta por letras de cambio
y pagarés a favor de la empresa.
Las cuentas por cobrar, por lo tanto, otorgan el derecho a la organización de exigir a
los suscriptores de los títulos de créditos el pago de la deuda documentada. Se trata
de un beneficio futuro que acredita el titular de la cuenta.
Políticas de las Cuentas por Cobrar
La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para
la administración exitosa de las cuentas por cobrar.
Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las
empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de
crédito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas
dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de
crédito similares.
Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar,
normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un
número determinado de días. Aunque todas las cuentas por cobrar no se
cobran dentro el periodo de crédito, la mayoría de ellas se convierten en
efectivo en un plazo inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por
cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa.
149
El monto máximo de crédito otorgado a nuestros clientes es el que pueda
contraer para el pago puntual del crédito
El tiempo máximo que le otorga la empresa a un cliente es de 30 días de
crédito.
Transcurridos los días del plazo se otorgaran máximo 20 días más de plazo y
en caso de no atender al llamado el cliente será llevado a cobro jurídico
ordenado por la administración de la empresa.
El crédito únicamente se lo otorgará para el alquiler/arriendo de los locales
comerciales pertenecientes a la institución.
ANÁLISIS DE LA CARTERA DE CRÉDITO
Análisis de crédito le permite analizar los antecedentes crediticios para sus clientes
en una disposición multiempresarial. Se pueden ver y analizar los antecedentes
crediticios para un cliente y se lo realizara de la siguiente manera:
Modelo Análisis de Cartera
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL
ANÁLISIS DE CARTERA DE CRÉDITO POR VENCIMIENTO
CLIENTE FECHA
VENCIMIENTO VALOR %
VENCIMIENTO
0-30
DÍAS
31-90
DÍAS
91-108
DÍAS
181-360
DÍAS
+360
DÍAS
Cliente
“X” 15/08/2010 100.00 7%
Cliente
“Y” 25/12/2008 900.00 52%
Cliente
“Z” 30/12/2009 700.00 41%
TOTAL 1700.00 100%
150
Procedimiento para provisionar Cuentas Incobrables
Las provisiones de cuentas incobrables se la realizan cada fin de año y el mismo que
se provisionará de acuerdo a la ley tributaria la misma que señala una provisión del
1% total de cuentas incobrables.
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Provisión de cuentas incobrables
5. RESPONSABLE DEL PROCESO: Contador General
6. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero
Proceso Responsable Descripción
1 Contador
Realiza el análisis de cartera
de crédito y determina las
cuentas incobrables. Envía el
listado al auxiliar para
realizar el asiento contable
2 Auxiliar Contable
Realiza los asientos
contables para la provisión
de cuentas incobrables. Y
genera el comprobante de
diario para su aprobación
3 Tesorero
Verifica conformidad de los
asientos y manda los
documentos a contabilidad
4 Auxiliar Contable Archiva documentos
151
Flujograma
PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES
TESOREROAUXILIAR
CONTABLECONTADOR
INICIO
REALIZA EL
ANÁLISIS DE
CARTERA DE
CEDRITO Y
DETERMINA LAS
CUENTAS
INCOBRABLES.
ENTREGA EL
LISTADO AL
AUXILIAR PARA
REALIZAR EL
ASIENTO
CONTABLE
LISTADO
CUENTAS
INCOBRABLES
RECIBE EL
LISTADO DE
CUENTAS
INCOBRABLES,
REALIZA EL
REGISTRO
CONTABLE Y
GENERA LOS
COMPROBANTES
DE DIARIOS PARA
APROBACIÓN
LISTADO
CUENTAS
INCOBRABLES
COMPROBANTE
S DE DIARIOS
VERIFICA
CONFORMIDAD
DE ASIENTOS,
APRUEBA Y
ENVÍA LOS
DOCUMENTOS A
CONTABILIDAD
LISTADO
CUENTAS
INCOBRABLES
COMPROBANTE
S DE DIARIOS
APROBADOS Y
FIRMADOS
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
FIRMADOS
LISTADO
CUENTAS
INCOBRABLES
COMPROBANTE
S DE DIARIOS
APROBADOS Y
FIRMADOS
A
FIN DEL
PROCESO
Ejemplo de Cuentas Incobrables
Código Descripción Parcial Debe Haber
5.2.1.26
1.1.2.01.01
----------x-----------
Gasto Cuentas Incobrables
Provisión Cuentas Incobrables
V/ Para el registro de las cuentas
incobrables
50.00
50.00
152
CUENTAS POR PAGAR
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales,
servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a
Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por Pagar a
Largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por
cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada
pago efectuado. También deben analizarse por edades de vencimiento para evitar el
pago de moras o indemnizaciones.
POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR
Deben separarse las funciones de recepción, de autorización del pago y de firma
del cheque para su liquidación.
Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago
según controles contables, con los de los suministradores.
Es preciso mantener al día los anexos de Cuentas por Pagar, y no presentar
saldos vencidos.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben
controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
153
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los anexos de
las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control
correspondientes.
Se debe negociar con el proveedor los días de crédito con cada proveedor y las
formas de pago.
Procedimiento de Compras Locales
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Compras Locales
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Recursos Humanos
3. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero
Proceso Responsable Descripción
1 Jefe de Talento
Humano
Recibe las solicitudes de materiales requeridos
por los diferentes departamentos de la
Institución e informa al tesorero
2 Tesorero
Recibe la solicitud con el detalle de productos,
verifica, aprueba y envía a contabilidad para
realizar la compra
3 Auxiliar
Contable
Realiza la compra, y emite la orden de compra
al de recursos humanos
4 Jefe de Talento
Humano
Recibe los materiales y verifica con la factura,
distribuye a los diferentes departamentos y
entrega la factura a contabilidad
5 Auxiliar
Contable
Recibe la factura, ingresa al sistema contable,
registra como cuenta por pagar. Envía al
tesorero para su aprobación
154
Proceso Responsable Descripción
6 Tesorero Aprueba la documentación y envía a
contabilidad para su archivo.
7 Auxiliar
Contable
Recibe los documentos y archiva.
Flujograma
COMPRAS LOCALES
AUXILIAR
CONTABLETESORERO
JEFE DE TALENTO
HUMANO
INICIO
RECIBE LAS
SOLICITUDES DE
MATERIALES
REQUERIDOS POR
LOS DIFERENTES
DEPARTAMENTOS E
INFORMA AL
TESORERO
MEDIANTE UNA
SOLICITUD CON EL
DETALLE DE
PRODUCTOS
SOLICITUD CON
DETALLE DE
PRODUCTOS
SOLICITUD DE
CADA
DEPARTAMENTO
A
RECIBE LA
SOLICITUD CON
EL DETALLE DE
PRODUCTOS,
VERIFICA,
APRUEBA Y
ENVÍA A
CONTABILIDAD
PARA REALIZAR
LA COMPRA
SOLICITUD CON
DETALLE DE
PRODUCTOS
APROBADO
RECIBE LA
SOLICITUD CON EL
DETALLE DE
PRODUCTOS,
REALIZA LA
COMPRA Y
ENTREGA LOS
MATERIALES Y LA
FACTURA AL JEFE
DE TALENTO
HUMANO
MATERIALES
FACTURA
SOLICITUD CON
DETALLE DE
PRODUCTOS
APROBADO
A
RECIBE LOS
MATERIALES Y
VERIFICA CON LA
FACTURA.
DISTRIBUYE A LOS
DIFERENTES
DEPARTAMENTOS Y
ENTREGA LA
FACTURA A
CONTABILIDAD
FACTURA
MATERIALES
ENTREGA A LOS
DIFERENTES
DEPARTAMENTOS
RECIBE LA
FACTURA
INGRESA AL
SISTEMA,
REGISTRA
COMO CUENTAS
POR PAGAR,
ENVÍA LOS
DOCUMENTOS
AL TESORERO
RECIBE
LOS
DOCUMEN
TOS,
APRUEBA
Y ENVÍA A
CONTABILI
DAD
FACTURA
ASIENTO
CONTABLE
FACTURA
ASIENTO
CONTABLE
APROBADO
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
PARA ARCHIVO
FACTURA
ASIENTO
CONTABLE
APROBADO
A
FIN DEL
PROCESO
155
SOLICITUD DE LOS DEPARTAMENTOS AL JEFE DE TALENTO HUMANO
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
SOLICITUD DE COMPRA
Departamento: ______________
Responsable: _______________
Descripción: ____________________________________________________
___________________________________________________
ELABORADO POR: RECIBIDO POR: FECHA DE ENTREGA:
SOLICITUD DEL JEFE DE TALENTO HUMANO PARA EL TESORERO DEL CLUB
No. _____
Fecha: ____________________________________________
Nombre de Responsable: ____________________________________________________________
Institución: ________________________________________________________________________
Ref.: ________________________________________________________________________
Motivo: ________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
SUBTOTAL
Condiciones de Pago: Contado _______ IVA
Crédito _______ TOTAL
Son: ___________________________________________________________________ DÓLARES.
Solicitado por: Autorizado por:
JEFE DE TALENTO HUMANO TESORERO
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS CLUB DE CLASES Y POLICÍAS
DE LA POLICÍA NACIONAL DE LA POLICÍA NACIONAL
PETICIÓN
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL
ADQUISICIÓN DE BIENES
DETALLE DE PRODUCTOS
156
FACTURACIÓN
Es una transferencia de crédito comercial de su titular a un tercero, se añade
generalmente una operación de crédito, en este caso, el comprador efectúa el pago
al contado al vendedor sin esperar el vencimiento del crédito.
El Club de Clases y Policías tiene como actividad principal la entrega de beneficios
sociales mediante la entrega de ayudas económicas, sin embargo factura por el
arrendamiento de locales comerciales y alquiler de salones sociales disponibles en
edificio de propiedad de la Institución.
Políticas
a) El departamento de contabilidad estará obligado a expedir factura por los
servicios prestados a los a los socios y clientes que hagan uso de las oficinas
o salones sociales del Club.
b) Las facturas expedidas deberán cumplir con los siguientes requisitos:
Lugar y fecha de expedición.
Razón Social del cliente.
Domicilio del cliente.
Descripción del servicio prestado.
Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o
letra, así como el monto de los impuestos.
Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión.
Así como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o convenios
para su correcta emisión.
157
c) Los datos facturados serán responsabilidad del personal de Contabilidad que
emita la factura.
Formato de la Factura
158
Forma de llenar
Fecha: Es la fecha en que emitimos nuestra factura
Datos del Cliente: Aquí se incluyen todos los datos del cliente: Nombre,
Identificación (cédula o ruc), dirección y teléfono.
Detalle: Describimos en tipo de servicio que se va a prestar (arriendo o
alquiler de salón social).
Valor Total: Valor del servicio sin incluir el Impuesto al valor Agregado (IVA).
Subtotal: Se repite el valor del servicio sin incluir el IVA.
IVA 12%: Cálculo del 12% del subtotal de la factura.
Total: Suma del subtotal con el IVA
Firma del Cliente: Firma de la persona que hace uso del servicio.
Firma Club de Clases y Policías: Firma de la persona que elabora la factura.
Procedimiento de Facturación para arriendo de oficinas
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Facturación para arriendo de
oficinas
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable
3. CONTROL DEL PROCESO: Contador General
Proceso Responsable Descripción
1 Cliente Solicita la facturación por
arriendo de oficina
2 Recepcionista
Entrega la solicitud al
departamento de
contabilidad
3 Auxiliar Contable Realiza la factura y
entrega a recepción
159
Proceso Responsable Descripción
4 Recepcionista
Entrega la factura original
al cliente y la copia a
contabilidad
5 Cliente Recibe la factura original
6 Auxiliar Contable Recibe copia de la
factura y envía al archivo
Flujograma
FACTURACIÓN PARA ARRIENDO DE OFICINAS
AUXILIAR
CONTABLERECEPCIONISTACLIENTE
INICIO
SOLICITA LA
FACTURACIÓN
POR ARRIENDO
DE OFICINA
SOLICITUD DE
FACTURACIÓN
RECIBE LA
SOLICITUD Y
ENTREGA AL
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD
SOLICITUD DE
FACTURACIÓN
RECIBE LA
SOLICITUD,
REALIZA LA
FACTURA Y
ENTREGA A
RECEPCIÓN
FACTURA
SOLICITUD DE
FACTURACIÓN
A
RECIBE LA
FACTURA, HACE
FIRMAR AL
CLIENTE,
ENTREGA LA
ORIGINAL Y
ENVÍA LA COPIA
A CONTABILIDAD
FACTURA
ORIGINAL
FIRMADA
COPIA DE
FACTURA
RECIBE COPIA
DE LA FACTURA
COPIA DE
FACTURA
A
FIN DEL
PROCESO
RECIBE
FACTURA
ORIGINAL
FACTURA
ORIGINAL
160
Procedimiento de Facturación para alquiler de salón social
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Facturación para alquiler de salón
social
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable
3. CONTROL DEL PROCESO: Contador General
Proceso Responsable Descripción
1 Cliente Solicita la facturación
alquiler de salón social
2 Recepcionista
Entrega la solicitud al
departamento de
contabilidad
3 Auxiliar Contable
Realiza la factura y el
contrato.
Entrega a recepción
4 Recepcionista
Entrega la factura original
y copia del contrato al
cliente y copia de la
factura y contrato original
a contabilidad
5 Cliente Recibe factura original y
copia del contrato
6 Auxiliar Contable Recibe copia de la
factura y envía al archivo
161
Flujograma
FACTURACIÓN PARA ALQUILER DE SALÓN SOCIAL
AUXILIAR
CONTABLERECEPCIONISTACLIENTE
INICIO
SOLICITA LA
FACTURACIÓN
POR ALQUILER
DE SALON
SOCIAL
SOLICITUD DE
FACTURACIÓN
RECIBE LA
SOLICITUD Y
ENTREGA AL
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD
SOLICITUD DE
FACTURACIÓN
RECIBE LA
SOLICITUD, EMITE
LA FACTURA Y
ADJUNTA EL
CONTRATO.
ENTREGA A
RECEPCIÓN
SOLICITUD DE
FACTURACIÓN
FACTURA
CONTRATO
A
RECIBE LOS
DOCUMENTOS Y
ENTREGA AL
CLIENTE PARA
LA FIRMA
CORRESPONDIE
NTE, ENTREGA
FACTURA
ORIGINAL Y
COPIA DE
CONTRATO AL
CLIENTE.
ENVÍA COPIA DE
FACTURA Y
CONTRATO
ORIGINAL A
CONTABILIDAD
FACTURA
COPIA DE
FACTURA
CONTRATO
COPIA DE
CONTRATO
FIRMA LOS
DOCUMENTOS Y
RECIBE
FACTURA Y
COPIA DEL
CONTRATO
FACTURA
ORIGINAL
COPIA DE
CONTRATO
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
FIRMADOS
COPIA DE
FACTURA
CONTRATO
ORIGINAL
A
FIN DEL
PROCESO
162
INGRESOS POR APORTACIONES DE SOCIOS ACTIVOS Y PASIVOS
Introducción.
La principal finalidad del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional del
Ecuador es la de contribuir al bienestar social y económico de sus socios, entonces
sus directivos, deben organizar servicios de ayuda y asistencia social.
La demanda de los socios del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional revela
una latente realidad de acceso a ayudas sociales que alivien sus condiciones
familiares, que, es un derecho de cada uno de sus asociados el acceder a las
ayudas que brinda o puede brindar su organismo, de acuerdo a su disponibilidad
económica.
Ayuda Social.- Es el aporte económico o incentivo, que el Club de Clases y Policías
otorga a sus socios y sus dependientes, con el objeto de aliviar en parte la
necesidad que atraviesan a consecuencia de: enfermedades graves y/o
catastróficas, cirugías de emergencia, prótesis, invalidez, maternidad - paternidad,
fallecimiento de niños menores de un año e hijos con capacidades especiales.
Socios Activos.- Son todas las personas que ingresan a las filas de la Policía
Nacional dados el alta con el grado de Policías, de conformidad con la normativa
vigente de la Policía Nacional; debiendo la Comandancia General remitir la nómina
de los nuevos socios para su registro en la Institución.
163
Socios Pasivos.- Es el personal en servicio pasivo que hubiere obtenido la
calificación de sus letras de retiro y/o cesantía o por invalidez, y manifestare su
voluntad de mantenerse como socio del Club.
Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Activos
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA
POLICÍA NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Registro de aportaciones Socios
Activos
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable
3. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero
Proceso Responsable Descripción
1 Comandancia
Envía al Club mensualmente el archivo
magnético de todos los socios en servicio
activo
2 Tesorero
Recibe el archivo y compara el número de
aportaciones de los socios con el depósito
realizado en la cuenta del banco; una vez
revisado envía a contabilidad la información
para el registro contable
3 Auxiliar
Contable
Recibe la información, realiza el registro
contable y envía a presidencia para su
aprobación.
4 Presidente
Aprueba y envía el archivo magnético al
departamento de Servicio Social y los
documento a Contabilidad
164
Proceso Responsable Descripción
5 Servicio Social Mantiene el archivo para poder brindar
servicios y ayudas económicas
6 Auxiliar
Contable
Archiva el documento
Flujograma
REGISTRO DE APORTACIONES SOCIOS ACTIVOS
ENCARGADO DE
SERVICIO SOCIALPRESIDENTE
AUXILIAR
CONTABLETESORERO
COMANDANCIA
GENERAL
INICIO
ENVÍA
MENSUALMENTE
EL ARCHIVO
MAGNÉTICO AL
CLUB CON EL
LISTADO DE
TODOS LOS
SOCIOS EN
SERVICIO
ACTIVO
ARCHIVO
MAGNÉTICO
CON EL LISTADO
DE SOCIOS EN
SERVICIO
ACTIVO
RECIBE EL ARCHIVO
MAGNÉTICO Y
COMPARA EL
NÚMERO DE
APORTACIONES DE
LOS SOCIOS CON
EL DEPÓSITO
REALIZADO EN LA
CUENTA DEL
BANCO.
ENVÍA A
CONTABILIDAD LA
INFORMACIÓN PARA
EL REGISTRO
CONTABLE
ARCHIVO
MAGNÉTICO
CON EL LISTADO
DE SOCIOS EN
SERVICIO
ACTIVO
DEPÓSITO
REALIZADO EN
EL BANCO
RECIBE LA
INFORMACIÓN,
REALIZA EL
ASIENTO
CONTABLE,
EMITE EL
COMPROBANTE
DE INGRESO Y
ENVÍA AL
PRESIDENTE
PARA SU
APROBACIÓN
ARCHIVO
MAGNÉTICO
DEPÓSITO
REALIZADO EN
EL BANCO
COMPROBANTE
DE INGRESO
RECIBE LA
INFORMACIÓN Y
FIRMA
DOCUMENTOS.
ENVÍA A
CONTABILIDAD EL
COMPROBANTE DE
INGRESO CON EL
DEPÓSITO Y A
SERVICIO SOCIAL
EL ARCHIVO
MAGNÉTICO
ARCHIVO
MAGNÉTICO
DEPÓSITO
REALIZADO EN
EL BANCO
COMPROBANTE
DE INGRESO
FIRMADO
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
DEPÓSITO
REALIZADO EN
EL BANCO
COMPROBANTE
DE INGRESO
FIRMADO
A
MANTIENE EL
ARCHIVO
MAGNÉTICO
PARA PODER
BRINDAR
SERVICIOS Y
AYUDAS
ECONÓMICAS A
LOS SOCIOS
ARCHIVO
MAGNÉTICO
FIN DEL
PROCESO
165
Tipos de asientos contables
Ejemplo
Aportaciones Socios Activos mes de Noviembre $140.380,86
Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Pasivos
CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: Registro de aportaciones Socios
Pasivos
2. RESPONSABLE DEL PROCESO: Auxiliar Contable
3. CONTROL DEL PROCESO: Tesorero
Proceso Responsable Descripción
1 Socios Pasivo
Realiza una solicitud al Presidente para
continuar como socios del Club; entrega el
documento en Secretaría
2 Secretaria Revisa y entrega el documento al Presidente
3 Presidente Aprueba y entrega Servicio Social
4 Servicio Social Realiza el trámite para continuar con los
descuentos del socio e informa a Tesorería
5 Tesorero
Recibe la información de aportaciones socios
pasivos, revisa el depósito realizado en la
cuenta bancaria, envía a contabilidad la
información para el registro contable
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
1.1.1.03 Bancos 140.380,86
1.1.1.03.01 Banco pichincha 3030318104 140.380,86
4.1.2.1.01 Ingresos Aportaciones Socios Activos 140.380,86
v/. Para el aporte de socios activos
166
Proceso Responsable Descripción
6 Auxiliar
Contable
Realiza el asiento contable y envía los
documentos a presidencia.
7 Presidente Aprueba y envía el documento a Contabilidad
8 Auxiliar
Contable
Envía el documento al archivo
Flujograma
REGISTRO DE APORTACIONES SOCIOS PASIVOS
AUXILIAR
CONTABLETESORERO
ENCARGADO DE
SERVICIO SOCIALPRESIDENTESECRETARIASOCIO PASIVO
INICIO
REALIZA UNA
SOLICITUD AL
PRESIDENTE
PARA
CONTINUAR
COMO SOCIO
DEL CLUB.
ENTREGA EL
DOCUMENTO A
LA SECRETARIA
SOLICITUD
RECIBE LA
SOLICITUD,
REVISA Y
ENTREGA AL
PRESIDENTE
SOLICITUD
RECIBE LA
SOLICITUD,
APRUEBA Y
ENTREGA AL
ENCARGADO DE
SERVICIO
SOCIAL
SOLICITUD
RECIBE LA
SOLICITUD Y
REALIZA EL
TRÁMITE
PERTINENTE
PARA
CONTINUAR
CON EL APORTE
DEL SOCIO.
INFORMA AL
TESORERO
SOLICITUD
INFORME DE
APORTACIONES
A
RECIBE LA
INFORMACIÓN
DE LAS
APORTACIONES
DE SOCIOS
PASIVOS,
COMPRARA CON
EL DEPÓSITO EN
EL BANCO Y
ENTREGA LA
INFORMACIÓN A
CONTABILIDAD
PARA EL
REGISTRO
CONTABLE
INFORME DE
APORTACIONES
DEPOSITO EN EL
BANCO
REVISA LA
INFORMACIÓN,
REALIZA EL
ASIENTO
CONTABLE Y
EMITE EL
COMPROBANTE
DE INGRESO.
ENVÍA LOS
DOCUMENTOS
AL PRESIDENTE
PARA
APROBACIÓN
INFORME DE
APORTACIONES
COMPROBANTE
DE INGRESO
RECIBE LOS
DOCUMENTOS,
APRUEBA,
FIRMA Y ENVÍA A
CONTABILIDAD
INFORME DE
APORTACIONES
COMPROBANTE
DE INGRESO
FIRMADO
RECIBE LOS
DOCUMENTOS
INFORME DE
APORTACIONES
COMPROBANTE
DE INGRESO
FIRMADO
A
FIN DEL
PROCESO
167
Tipos de asientos contables
Ejemplo
Aportaciones Socios Pasivos mes de Noviembre $ 5630,00
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-------x-------
1.1.1.03 Bancos 5630,00
1.1.1.03.01 Banco pichincha 3030318104 5630,00
4.1.2.1.02 Ingresos Aportaciones Socios Pasivos 5630,00
v/. Para registrar el aporte de socios activos
FORMATOS Y DOCUMENTOS CONTABLES
El Club de Clases y Policías realiza facturación, comprobantes de ingreso,
comprobantes de egreso , comprobantes de retención, órdenes de pago,
liquidaciones de compra, comprobantes de caja chica y cheques, los mismos que
son archivados en orden numérico y secuencial en el departamento de
Contabilidad.
COMPROBANTE DE INGRESO
168
Forma de llenar los comprobantes de Ingreso:
Lugar y Fecha: Ciudad y la fecha del deposito
Deposito: Se incluye el número de depósito bancario
Cta. Numero: Se describe el número de cuenta en el que fue realizado el
deposito
Ciudad: Lugar de la Transacción
Banco: Se incluye el nombre del banco al que fue realizado en depósito
Cuenta Nro.: Se describe el número de cuenta al que fue realizado el
deposito
Cheque: En caso de que el depósito se realice mediante cheque se incluye el
número del documento
Son: Cantidad del depósito en letras
Concepto del Ingreso: Descripción por la que se ocasionó el deposito
Código: número del código de la cuentas designadas en el plan general de
cuentas
Cuentas: Registro del nombre de las cuentas
Debe: Valor de la cuenta deudora
Haber: Valor de la cuenta acreedora
Elaborado por: Rubrica o firma de la persona que realiza en comprobante
Contabilidad: Rubrica o firma del contador general
Tesorero (a): Rubrica o firma de Tesorero del Club
Presidente: Firma o rubrica del Presidente
169
COMPROBANTES DE EGRESO
Forma de llenar los comprobantes de Egreso:
Transferencia o Cheque Nro.: Descripción del número de cheque o de la
orden de la transferencia
Cta. Cte. Nro.: Se describe el número de cuenta del banco al que se realiza
el debito
Pagar a la orden de: Se incluyen el nombre del beneficiario
$: Valor en números
La suma de: Valor en letras
Fecha: Día de elaboración del cheque o transferencia
170
Concepto del Gasto: Concepto por el que se realizó el pago
Código: Descripción del código de las cuentas designadas en el plan general
de cuentas
Cuentas: Registro del nombre de las cuentas
Debe: Valor de la cuenta deudora
Haber: Valor de la cuenta acreedora
Elaborado por: Rubrica o firma de la persona que realiza en comprobante
Contabilidad: Rubrica o firma del contador general
Tesorero (a): Rubrica o firma de Tesorero del Club
Presidente: Firma o rubrica del Presidente
Recibí Conforme: Nombres y Apellidos del beneficiario; numero de Ruc o
cédula
ORDENES DE PAGO
171
Forma de llenar las Órdenes de Pago:
Lugar y Fecha: Descripción de la ciudad y día de la elaboración del Cheque
Proceder al pago de: Descripción del valor en letras
A la orden de: Se incluyen el nombre del beneficiario
Por concepto de: Concepto por el que se realizó el pago
Atentamente: Firma del Presidente del Club
Nota: Las órdenes de pago se utilizan exclusivamente para pagos mediante Cheque.
RETENCIONES
Forma de llenar las Retenciones:
Fecha: Fecha de elaboración de la retención de acuerdo a la fecha de la
factura
Sr. (es): Nombre del proveedor
172
Ruc o C.I.: Número de identificación del proveedor
Dirección: Domicilio del proveedor
Comprobante de venta: Descripción del número comprobante de venta
(factura o liquidación de compra)
No. Comprobante de Venta: Descripción del numero de factura o liquidación
de compras
Ejercicio Fiscal: Año actual
Base imponible para la retención: Monto del subtotal e IVA sujetos a
retención
Impuesto: Identificación del tipo de impuesto (Renta y/o IVA)
Código del Impuesto: Descripción del código de acuerdo al tipo de compra y
conforme a la Ley
% de Retención: Aplicación del porcentaje de retención de acuerdo a la tabla
tributaria
Valor Retenido: Valor en números del monto retenido
Total: Suma de los valores retenidos (Renta e IVA)
Concepto de retención: Descripción del gasto (compra de bienes o
servicios)
No. Egreso: Número de documento en el que fue registrada la compra
No. Cheque: Número de documento con el que se realiza el pago
Agente de retención: Firma del Contador General
Proveedor: Firma del Cliente
(Ver Anexo III, porcentajes de retención en la Fuente)
173
LIQUIDACIÓN DE COMPRAS
Forma de llenar las Liquidaciones de Compras:
Fecha: Es la fecha en que se emite la liquidación de compras o servicios
Datos del Cliente: Aquí se incluyen todos los datos del cliente: Nombre,
Identificación (cédula o ruc), dirección y teléfono.
Lugar de la transacción: Descripción del la ciudad en que se emite el
documento
Cantidad: Número de productos o cantidad de servicios
Concepto: Detalle de la compra
V. Unitario: Precio de cada unidad del producto o servicio
V. Total: Precio total de la compra sin incluir el Impuesto al valor Agregado
(IVA).
Subtotal: Se repite el valor del servicio sin incluir el IVA.
IVA 12%: Cálculo del 12% del subtotal de la factura.
Total: Valor de subtotal más el IVA
Comprador (emisor): Firma de la persona que hace uso del servicio.
Vendedor: Firma la persona que presta en bien o servicio
174
COMPROBANTES DE CAJA CHICA
Forma de llenar los comprobantes de Caja Chica:
Cantidad: Valor en números del Comprobante de Caja Chica
Fecha: Día de elaboración del comprobante
Concepto: Detalle de la compra
Valor: Precio total de la compra
Recibí conforme: Datos de la persona que recibe el dinero: nombre, firma y
número de identificación.
Elaborado por: Firma del Custodio del fondo
Tesorero: Firma de la persona que aprueba el gasto
Contabilidad: Firma de revisión por el Contador General
175
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
1. De acuerdo al estudio realizado en el Club de Clases y Policías de la Policía
Nacional, se encontró debilidad en el Control Interno que se aplica en esta
institución, debido a la carencia de una adecuada Estructura Organizacional
que muestre los diferentes estratos, las áreas departamentales, los diferentes
cargos que deben cumplirse de acuerdo al servicio que brindan. La ausencia
de esta estructura ha impedido el diseño de políticas de revisión constantes
sobre procedimientos y diseño de los sistemas que deben crearse; impidiendo
al mismo tiempo la ejecución de las actividades de control interno.
2. En la Institución, no existe una herramienta que facilite la toma de decisiones
administrativas y ayude al trabajo diario de todos los empleados, ya que no
están definidas con exactitud las funciones y responsabilidades de todos los
departamentos que forman parte de la entidad.
3. En la actualidad la Institución no obtiene resultados satisfactorios, la carencia
de un Manual de Procedimientos Contables ha hecho que la entidad no
brinde los resultados deseados, esto se debe al desconocimiento de
principios, normas y procedimientos vigentes.
4. Además, el estudio también mostró debilidades en los registros y algunos
procedimientos contables, debido a la falta de control interno, carencia de
personal suficiente que realice las múltiples actividades en cada área; y a la
ausencia de un Manual de Normas y Procedimientos que dicte lineamientos
generales y políticas específicas para ejecutar los procedimientos, en
concordancia con Normas Legales y Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
176
5. El manejo externo de la contabilidad es poco aceptable, que lleva como
consecuencia una falta de la organización, los informes que se tienen en la
actualidad no son oportunos ni eficientes, no se los tiene como una base de
ayuda para la proyección de presupuestos, flujos de efectivo entre otros; los
registros contables que actualmente se maneja simplemente sirve para
cumplir con requerimientos fiscales y laborales; la planeación financiera es
muchas veces improvisada y se desperdicia recursos humanos importantes.
6. La falta de una guía de procedimientos ocasiona que el tipo de servicio que
se brinda no sea el más adecuado, por lo que los socios no se sienten en su
totalidad conformes.
7. Los directivos actualmente no toman decisiones adecuadas por falta de
conocimiento en cuanto a los procesos de la Institución, es por eso de vital
importancia la implementación del presente manual, ya que evitará la pérdida
de tiempo y esfuerzos innecesarios.
RECOMENDACIONES
1. Enfocarse en organizar mejor la institución, para poder coordinar las
actividades propias al servicio, diseño de cargos especializados y específicos
para cada actividad. Esto permitirá la contratación de personal idóneo,
calificado, suficiente y con vocación de servicio, para desempeñar eficiente y
eficazmente sus funciones.
2. Se sugiere que el presente Manual sea aplicado para un mejor
desenvolvimiento de las actividades contables y funcionales en el Club de
Clases y Policías.
3. Efectuar un seguimiento continuo al Manual de Procedimientos Contables, el
mismo que debe estar acorde con los cambios que se presenten en la
empresa, y en la Legislación Ecuatoriana acorde con todo el sector
empresarial.
177
4. Luego de experimentarse los cambios estructurales, se aconseja revisar e
implementar la herramienta que en esta investigación se brinda, que es el
Manual de Normas y Procedimientos, específicamente para el área contable;
donde se encontrarán los lineamientos a seguir en el curso de acción de los
procedimientos contables; acogidos a la naturaleza de la institución, a la
normativa legal vigente, y a los Principios de Contabilidad generalmente
aceptados.
5. Efectuar análisis de las cuentas contables y de los informes, para poder dar
un mejor asesoramiento a los Directivos responsables.
6. Unificar criterios para poder seguir brindando ayuda a los policías del Ecuador
y de esta manera aliviar en parte las necesidades que atraviesan.
7. Enfocarse en la toma de decisiones por parte de la directiva de la Institución,
para poder dar un mejor manejo de la Institución.
178
BIBLIOGRAFÍA
AUTORES:
BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Editorial Nuevo Día, Quito, 2006.
CHIAVENATO, Adalberto, Iniciación a la organización y control, Editorial
Mac. Graw Hill, México, 2001.
FERNANDEZ, Ma, El control Fundamento de la Gestión por procesos y la
Calidad Total, 2ª edición, Madrid, 2003
FOWLER, Newton Enrique, Cuestiones Contables Fundamentales, Macchi
2001
FRANKLIN, Enrique B, Organización de Empresas. Análisis, Diseño y
Estructura, Ediciones Mc Graw Hill, México, 2002.
OROZCO, Cadena José, Contabilidad General, Edit. Productora de
Publicaciones, Quito-Ecuador 2006.
SHIM, Jaek, Contabilidad Administrativa, Editorial: Mc. Graw- Hill, Edición
1990
VASCONEZ, José Vicente, Contabilidad Intermedia, Dimaxi, Quito, 2000.
VILLACIS, Juan, Las Auditorias del Tercer Milenio, Graficare, Ecuador
1999,
ZAPATA, Sánchez Pedro, Contabilidad General, Editorial Mac-Graw Hill,
Colombia, 2004.
179
LEYES, NORMAS:
Código Tributario, edición febrero del 2012
Estatuto del Club de Clases y Policías
Ley de Régimen Tributario Interno y Reglamento de aplicación a la Ley de
Régimen Tributario Interno edición 2012
Normas Internacionales de Contabilidad
Normas Internacionales de Información financiera
180
WEBGRAFÍA:
Anónimo,
http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml
Chiavenato Adalberto
http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml
Engel Sofia Bustamante,
http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml
Franklin Fincowsky Enrique Benjamín
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
Hernández Esteve Esteban,
http://www.aecal.org/comisiones/historia//la historiadelacontabilidad.htm
Policía Nacional del Ecuador,
http://es.wikipedia.org/wiki/Polic%C3%ADa_Nacional_del_Ecuador
http://www.gestionyadministracion.com
181
182
ANEXO I
CUESTIONARIO
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA CONTROL INTERNO.
Objetivo: Obtener información para implementar un manual de procedimientos
contables para un control interno adecuado, que sirva como herramienta para
normar el desarrollo de las funciones en el manejo contable y que permita la toma de
decisiones acertadas en forma para un eficiente desempeño administrativo.
DATOS INFORMATIVOS.
Nombre: ____________________________________
Cargo: ______________________________________
MARQUE CON UNA X
1. ¿Existe un manual de procedimientos contables en la Institución?
____ SI
____ NO
____ NO CONOZCO
2. ¿Existen políticas de control interno contable en la entidad?
____ SI
____ NO
____ NO CONOZCO
3. ¿La entidad aplica el Plan general de Cuentas y demás normas técnicas
contables para el registro de sus operaciones?
____ SI
____ NO
____ NO CONOZCO
183
4. ¿Cree usted que un manual de procedimientos garantizaría el trabajo del
personal de la Institución?
____ SI
____ NO
____ NO CONOZCO
5. ¿Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros
contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores
correctos?
____ SI
____ NO
____ NO CONOZCO
6. ¿Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se
elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?
____ SI
____ NO
____ NO CONOZCO
7. ¿Las políticas, procedimientos y demás prácticas contables se
encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación
efectiva del proceso contable?
____ SI
____ NO
____ NO CONOZCO
8. ¿Cómo calificaría la parte normativa en el área contable que existe
actualmente en la entidad?
____ Excelente
____ Buena
____ Regular
____ Deficiente
¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!
184
ANEXO II
RUC DE LA EMPRESA
185
ANEXO III
Porcentajes de Retención
Retenciones en la fuente de IVA
RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
AGENTE DE RETENCIÓN
(Comprador; el que realiza el
pago)
RETENIDO: El que vende o transfiere bienes, o presta servicios.
ENTIDADES Y
ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO
Y EMPRESA
S PÚBLICAS
CONTRIBUYENTES
ESPECIALES
SOCIEDADES
PERSONAS NATURALES
OBLIGADA A LLEVAR CONTABILI
DAD
NO OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD
EMITE FACTUR
A O NOTA
DE VENTA
SE EMITE LIQUIDACIÓN DE COMPRAS DE BIENES O ADQUISICIÓN
DE SERVICIOS (INCLUYE
PAGOS POR
ARRENDAMIENTO AL
EXTERIOR)
PROFESIONALES
POR ARRENDAMIE
NTO DE BIENES
INMUEBLES PROPIOS
ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y EMPRESAS PÚBLICAS
BIENES NO
RETIENE SERVICIO
S NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 30% SERVICIOS
70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100% SERVICIOS
100%
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 100%
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 100%
CONTRIBUYENTES ESPECIALES
BIENES NO
RETIENE SERVICIO
S NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 30% SERVICIOS
70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100% SERVICIOS
100%
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 100%
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 100%
SOCIEDAD Y PERSONA NATURAL OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD
BIENES NO
RETIENE SERVICIO
S NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO
RETIENE SERVICIO
S NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO
RETIENE
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100% SERVICIOS
100%
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 100%
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 100%
CONTRATANTE DE SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN
BIENES NO
RETIENE SERVICIO
S NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 30%
BIENES NO
RETIENE SERVICIO
S 30%
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 30%
BIENES NO
RETIENE
SERVICIOS 30%
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 100%
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 30%
------------------
COMPAÑÍAS DE SEGUROS Y REASEGUROS
BIENES NO
RETIENE SERVICIO
S NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 30% SERVICIOS
70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100% SERVICIOS
100%
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 100%
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS 100%
EXPORTADORES (ÚNICAMENTE EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES QUE SE EXPORTEN, O EN LA COMPRA DE BIENES O SERVICIOS PARA LA FABRICACIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN DEL BIEN EXPORTADO)
BIENES NO
RETIENE SERVICIO
S NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 100%
SERVICIOS 100%
BIENES 100%
SERVICIOS 100%
BIENES 100%
SERVICIOS
100%
BIENES 100% SERVICIOS
100%
BIENES 100% SERVICIOS
100% ------------------
186
Retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta