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1
UNIVERSIDAD ALAS PERUANASFACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUITECTURAESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E
INFORMÁTICA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN III
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION APLICANDO TECNOLOGIA WEB PARA LA
UNIDAD DE TRANSFERENCIA Y RENDICION DE CUENTAS DEL PROGRAMA NACIONAL DE ALIMENTACION ESCOLAR QALI WARMA
PRESENTADO POR EL ALUMNO
ADOLFO OMAR MONTERO JINES
DOCENTE
JOSE LEONOR RUIZ NIZAMA
2
LIMA-PERÚ
2,015
i
ContenidoDEDICATORIA........................................................................................................................ii
AGRADECIMIENTOS.............................................................................................................iii
RESUMEN.............................................................................................................................iv
INTRODUCCIÓN....................................................................................................................v
ÍNDICE PRINCIPAL...............................................................................................................vi
ÍNDICE DE GRÁFICOS.........................................................................................................vii
ÍNDICE DE TABLAS.............................................................................................................viii
ÍNDICE DE FORMATOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO.................................................ix
ÍNDICE DE ANEXOS..............................................................................................................x
ii
DEDICATORIA El presente trabajo está dedicado a mi familia
iii
AGRADECIMIENTOS Agradezco a mis docentes por su paciencia y dedicación.
iv
RESUMEN
El objetivo del desarrollo del Proyecto es el de brindar la herramienta suficiente para dar soporte a los procedimientos de los procesos que involucran la transferencia y rendición de cuentas de los recursos financieros transferidos a los comités de compra u organizaciones que se constituyan para proveer bienes y servicios para las prestaciones alimentarias del programa, en el marco del modelo de cogestión El sistema seria es de aplicación para la Unidad de Transferencia y Rendición de Cuentas, Unidad de Prestaciones, Unidades Territoriales, Comités de Compra y Organizaciones que intervengan en el proceso de transferencia de recursos y rendición de cuentas
El proyecto es de aplicación de las Unidad de Transferencia y Rendición de Cuentas, Unidades Territoriales, Comités de Compra y Organizaciones que intervengan en el proceso de transferencia de recursos y rendición de cuentas, permite registrar los procedimientos de los procesos que involucran la transferencia y rendición de cuentas de los recursos financieros transferidos a los comités de compra u organizaciones que se constituyan para proveer bienes y servicios para las prestaciones alimentarias del programa, en el marco del modelo de cogestión
El marco normativo vigente en el que la Unidad de Transferencia y Reedición de cuentas está inmerso permite entrever la urgencia y necesidad del establecimiento de un mecanismo que permita dar cumplimiento a lo establecido, y cuyas características le permitan atender las necesidades de información,
v
INTRODUCCIÓN
Mediante Decreto Supremo N° 008-2012-MIDIS fue creado el Programa Nacional de
Alimentación Escolar Qali Warma, cuyo propósito es brindar un servicio alimentario de
calidad a los niños y niñas a partir de (03) tres años de edad en los niveles inicial y
primaria; asimismo en la Ley de Presupuesto para el año fiscal 2013, Ley 29951, en su
Octogésima Cuarta Disposición Complementaria Final autoriza al Ministerio de Desarrollo
e Inclusión Social para que a través del PNAE Qali Warma, realice transferencias de
recursos financieros a los comités u organizaciones que se constituyan para proveer
bienes y servicios del Programa, a fin de alcanzar los objetivos a cargo del mismo.
La transferencia de recursos es el procedimiento a través del cual el Programa de
Alimentación Escolar Qali Warma (PNAEQW), determina, autoriza y ejecuta las acciones
necesarias para el desembolso de recursos financieros a los Comités de Compras u
Organizaciones, debidamente reconocidos a efectos de financiar la contratación de los
bienes y servicios necesarios para la ejecución de las prestaciones a cargo del programa,
mientras que la rendición de cuentas es la obligación de responder e informar dentro de
los plazos establecidos, que tiene el Comité de Compra u Organizaciones, sobre la
administración de los recursos financieros transferidos y la ejecución de los gastos
realizados en un determinado periodo de tiempo.
vi
ÍNDICE PRINCIPAL
CAPÍTULO I: ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN.............................................................13
1.1 Datos generales de la institución:.................................................................................13
1.1.1. Nombre de la Institución....................................................................................13
1.1.2. Rubro o Giro del Negocio...................................................................................13
1.1.3. Breve Historia.....................................................................................................13
1.1.4. Organigram actual..............................................................................................14
1.1.5. Descripción de las Áreas funcionales................................................................14
1.1.6. Descripción general del proceso de negocio.....................................................17
1.2 Fines de la Organización..............................................................................................20
1.2.1 Vision..................................................................................................................20
1.2.2 Misión..................................................................................................................20
1.2.3 Valores................................................................................................................20
1.2.4 Objetivos Estratégicos........................................................................................21
1.2.5 Unidades Estratégicas de Negocios...................................................................22
1.3 Análisis externo.............................................................................................................23
1.3.1 Análisis del entorno general................................................................................23
1.3.2 Análisis del entorno competitivo.........................................................................24
1.3.3 Análisis de la posición competitiva - Factores claves de éxito...........................24
1.4 Análisis Interno..............................................................................................................24
1.4.1 Recursos y capacidades.....................................................................................24
1.4.2 Análisis de la cadena de valor............................................................................25
1.5 Análisis Estratégico.......................................................................................................25
1.5.1 Análisis FODA.....................................................................................................26
1.5.2 Matriz FODA.......................................................................................................27
1.6 Descripción de la problemática.......................................................................................1
1.6.1. Problemática........................................................................................................1
1.6.2. Objetivos..............................................................................................................2
1.7 Resultados esperados....................................................................................................2
vii
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO DEL NEGOCIO Y DEL PROYECTO............................4
2.1 Marco teórico del Negocio.............................................................................................4
2.2 Marco teórico del Proyecto............................................................................................4
2.2.1 Gestión del Proyecto..........................................................................................4
2.2.2 Ingeniería del Proyecto......................................................................................6
2.2.3 Soporte del Proyecto..........................................................................................7
2.2.4 Planificación de la calidad..................................................................................8
2.2.5 Identificación de estándares y métricas.............................................................9
2.2.6 Diseño de formatos de aseguramientos de calidad........................................10
CAPÍTULO III: INICIO Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO............................................12
3.1. Gestión del proyecto....................................................................................................12
3.1.1. Iniciación............................................................................................................12
3.1.2. Planificación.......................................................................................................17
CAPÍTULO IV: EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO.................32
4.1. Gestión del proyecto....................................................................................................32
4.1.1. Ejecución............................................................................................................32
4.1.2. Seguimiento y control.........................................................................................32
4.2. Ingeniería del proyecto.................................................................................................32
4.3. Soporte del proyecto....................................................................................................32
4.3.1. Plantilla de Seguimiento a la Gestión de la configuración actualizado..............32
4.3.2. Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado............32
4.3.3. Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño................32
CAPÍTULO V: CIERRE DEL PROYECTO..........................................................................33
5.1. Gestión del Cierre del proyecto...................................................................................33
5.1.1. Acta de Aprobación de entregables...................................................................33
5.1.2. Lecciones aprendidas........................................................................................33
5.1.3. Acta de Cierre del Proyecto...............................................................................33
5.2. Ingeniería del proyecto.................................................................................................33
5.3. Soporte del proyecto....................................................................................................33
5.3.1. Plantilla de Seguimiento a la Gestión de la configuración actualizado..............33
5.3.2. Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado............33
5.3.3. Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño................33
CAPÍTULO VI: EVALUACIÓN DE RESULTADOS..............................................................34
6.3. Indicadores claves de éxito del Proyecto.....................................................................34
viii
6.4. Indicadores claves de éxito del Producto....................................................................34
CAPÍTULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................................35
7.1 Conclusiones.................................................................................................................35
7.2 Recomendaciones........................................................................................................35
ix
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Grafico: Organigrama institucional......................................................................................13
Grafico: Fases del proceso de atención del servicio alimentario........................................16
Grafico: unidades estrategicas de la organizacion.............................................................21
Grafico: Cadena de valor de la organización......................................................................24
x
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla: Procesos de la cadena de valor...........................................................................18
Tabla PESTEL de la organización....................................................................................22
Tabla Análisis de entorno competitivo...........................................................................23
Tabla Análisis interno de la organización.......................................................................24
Tabla: Análisis FODA de la organización........................................................................25
Tabla: Matriz FODA de la organizacion...........................................................................26
Tabla: Adaptado de Craig Larman: “UML y Patrones” 2Ed. 2003.................................11
xi
ÍNDICE DE FORMATOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO
xii
ÍNDICE DE ANEXOS
xiii
CAPÍTULO I: ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN
1.1 Datos generales de la institución:
1.1.1. Nombre de la Institución
Programa Nacional de Alimentación Escolar QaliWarma
1.1.2. Rubro o Giro del Negocio
El Programa Nacional de Alimentación Escolar QaliWarma, es un programa de
asistencia alimentaria dirigida a la población escolar tiene como finalidad brindar
un servicio alimentario de calidad a niños y niñas del nivel inicial (a partir de los 3
años de edad) y primario de las instituciones educativas públicas en todo el
territorio nacional
1.1.3. Breve Historia
Mediante Decreto Supremo N° 008-2012-MIDIS fue creado el Programa Nacional
de Alimentación Escolar QaliWarma, cuyo propósito es brindar un servicio
alimentario de calidad a los niños y niñas a partir de (03) tres años de edad en los
niveles inicial y primaria; asimismo en la Ley de Presupuesto para el año fiscal
2013, Ley 29951, en su Octogésima Cuarta Disposición Complementaria Final
autoriza al Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social para que a través del PNAE
QaliWarma, realice transferencias de recursos financieros a los comités u
organizaciones que se constituyan para proveer bienes y servicios del Programa,
a fin de alcanzar los objetivos a cargo del mismo.
xiv
1.1.4. Organigram actual
Grafico: Organigrama institucional
1.1.5. Descripción de las Áreas funcionales
Dirección Ejecutiva.- es la unidad de mayor autoridad ejecutiva y administrativa,
depende estructural y funcionalmente del despacho del Vice ministerio de
Prestaciones sociales del Midis, y tiene a su cargo la decisión estratégica,
coordinación y supervisión del programa. Se encuentra encargado de un Director
Ejecutivo.
La dirección ejecutiva cuenta con un coordinador técnico que tiene a su cargo
funcionalmente la función de apoyar al Director Ejecutivo en la supervisión y
coordinación de las unidades territoriales y técnicas del programa de acuerdo a
los temas que se le asigne, asi como otras funciones complementarias que le
Direccion Ejecutiva
Unidad de Prestaciones Unidad de Transferencias Unidades Territoriales Unidad de Supervision
y Monitoreo
Unidad de Administracion
Unidad de Planeamiento , Programacion y Presupuesto
Unidad de comunicacion e Imagen
Institucional
Unidad de Asesoria Juridica
xv
sean asignados o delegadas por el Director Ejecutivo para ser cumplidas en
coordinación con las unidades de administración interna.
Unidad de Administración.- es la unidad de apoyo encargada de la
administración de los recursos humanos, materiales, económicos y financieros.
Tiene a su cargo el tramite documentario y el archivo del programa asi como
desarrollar, implementar, gestionar sistemas de información e infraestructura
tecnológica. Esta a cargo de un jefe y depende jerárquicamente de la dirección
ejecutiva.
Unidad de Comunicación e imagen institucional.- es la unidad de apoyo
encargada de difusión de la labor del programa a través de los medios de
comunicación, las relaciones publicas internas y externas así como la elaboración
e implementación de propuestas de estrategia comunicacional, en el marco de los
lineamientos y criterios dictados por el MIDIS. Está a cargo de un jefe y depende
jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva.
Unidad de planeamiento y presupuesto.- es la unidad de asesoramiento
encargada de conducir y coordinar los procesos de los sistemas administrativos
de planeamiento, presupuesto, modernización de la gestión pública e inversión
pública. Está a cargo de un jefe y depende jerárquicamente de la Dirección
Ejecutiva.
Unidad de asesoría jurídica.- es la unidad de asesoramiento, que tiene a su
cargo la responsabilidad de emitir opinión legal en asuntos de competencia del
programa, dictaminar sobre aspectos legales de las actividades del programa y
absolver las consultas legales que le sean formuladas por la Dirección Ejecutiva y
las demás unidades del programa. Está a cargo de un jefe y depende
jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva
xvi
Unidad de prestaciones.- es la unidad técnica responsable de planificar y
organizar los procesos de prestación del servicio alimentario y asistencia técnica,
teniendo en cuenta las diferentes modalidades de gestión del programa. Es
asimismo responsable de desarrollar en coordinación con el Sector educación y
en el marco de la curricular escolar, herramientas de apoyo educativo relacionado
con nutrición y hábitos alimentarios saludables. Está a cargo de un jefe y depende
jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva
Unidad de Transferencias y rendición de cuentas.- es la unidad técnica,
responsable de planificar, organizar y programar los procesos vinculados con las
transferencias de dinero a los operadores de las modalidades de gestión y
supervisar la rendición de cuenta de estos. Está a cargo de un jefe y depende
jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva
Unidad de Supervisión y monitoreo.- es la unidad técnica, responsable de
planificar, organizar y ejecutar los procesos vinculados con el seguimiento y
control de corto, mediano y largo plazo sobre la gestión operativa realizada por el
programa. Para lograr este propósito la unidad define en coordinación con las
unidades técnicas, los indicadores de proceso, producto y resultado que permitan
medir la gestión de la prestación del servicio. Esta unidad trabaja en coordinación
permanente con las unidades territoriales, de las cuales recibe información la que
consolida para el cálculo de los indicadores respectivos y para proponer las
oportunidades de mejora en la gestión y los procesos operativos así como las
medidas preventivas y correctivas que deban aplicarse a fin de coadyuvar al logro
de los objetivos del programa. Está a cargo de un jefe y depende jerárquicamente
de la Dirección Ejecutiva
Unidades Territoriales.- es la encargada de la ejecución de actividades
orientadas a la prestación del servicio del programa en el marco de criterios y
mecanismos establecidos por las unidades competentes del programa en
xvii
cumplimiento de las políticas y lineamientos dictados por la Dirección Ejecutiva.
Está a cargo de un jefe y depende jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva
1.1.6. Descripción general del proceso de negocio.
El programa adopta un modelo de cogestión que constituye un mecanismo que
involucra la participación articulada y de cooperación entre actores de la sociedad
civil y sectores público y privado a efectos de proveer un servicio de calidad a los
usuarios del PNAE QaliWarma.
El proceso para la atención del servicio alimentario comprende las fases:
planificación del menú escolar, proceso de compra y gestión del servicio
alimentario.
Grafico: Fases del proceso de atención del servicio alimentario
El PNAE QaliWarma supervisa y brinda asistencia técnica permanente durante las
fases que comprende el proceso de atención del servicio alimentario mediante la
modalidad de cogestión, a través de sus unidades territoriales.
xviii
Una de los principales procesos es la transferencia de recursos que es el
procedimiento a través del cual el Programa de Alimentación Escolar QaliWarma
(PNAEQW), determina, autoriza y ejecuta las acciones necesarias para el
desembolso de recursos financieros a los Comités de Compras u Organizaciones,
debidamente reconocidos a efectos de financiar la contratación de los bienes y
servicios necesarios para la ejecución de las prestaciones a cargo del programa.
Los procesos de transferencia y rendición de cuentas se constituyen en pilares
importantes, para garantizar una adecuada prestación del servicio alimentario en
virtud del honramiento de los contratos firmados con los proveedores de
productos y raciones dentro de los plazos pactados, cuidando así también la
imagen de eficiencia del Programa
xix
Tabla: Procesos de la cadena de valor
1.2 Fines de la Organización
Proceso: Gestión de servicio alimentarioSub proceso: Definición de recetas.- Definir recetas regionales considerando requerimientos energéticos de los usuarios, patrimonio alimentario regional y hábitos alimentarios saludables.Sub proceso: Definición del Modelo de Gestión del Servicio Alimentario.- Diseñar y definir las modalidades de gestión de servicio alimentario, considerando el territorio, los actores así como los procesos operativos de funcionamiento (adquisición, almacenaje, preparación, distribución, consumo, limpieza, rendición de cuenta, entre otros)Proceso: Provisión de Asistencia Técnica.Sub proceso: Elaboración de lineamientos, herramientas y manuales para el desarrollo de Asistencia Técnica a los operadores.- Establecer lineamientos, herramientas y manuales de asistencia técnica para la gestión del servicio alimentario de acuerdo al modelo de gestión establecido; y desarrollar las actividades acompañamiento y asistencia técnica a los operadores.Sub proceso: Ejecución de la asistencia técnica.- Poner en marcha los talleres de capacitación y las actividades de acompañamiento de los operadores del servicio
UNIDAD DE PRESTACIONES
Proceso: Supervisión OperativaSub proceso: Planificación de la supervisión del programa.- Elaborar y formalizar el Plan para la ejecución de la Supervisión del Programa.Sub proceso: Ejecución de la Supervisión del programa.- Realizar la supervisión del programa, a fin de detectar oportunamente deficiencias, obstáculos o necesidades.Proceso: Monitoreo Social.Sub proceso: Diseño de las herramientas de monitoreo social.- Identificar herramientas de monitoreo social y adaptar para su puesta en marcha en el programa.Sub proceso: Ejecución Monitoreo Social.- Realizar Monitoreo Social y seguimiento en la prestación del servicio mediante la aplicación de consejos de vigilancia, veedores ciudadanos, entre otros.
UNIDAD DE SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Proceso: Gestión de Transferencia monetariaSub proceso: Recopilación y análisis de información.- Recopilar la información necesaria para determinar el número de raciones alimentarias requeridas en los distintos ámbitos territorialesSub proceso: Programación de Gastos.- Programar la ejecución de gastos, de acuerdo con la disponibilidad de recursos monetarios y según requerimientos de cada ámbito territorialSub proceso: Ejecución de la Transferencia Monetaria.- Procesar la transferencia monetaria, a los operadores, según corresponda, de acuerdo a los arreglos normativos y marco legal correspondiente.Sub proceso: Rendición de cuentas.- Revisar, evaluar y dar conformidad a las rendiciones de cuenta de cada operador conciliando el monto transferido y gastado.Sub proceso: Constitución y funcionamiento de operadores.- constitución de operadores de acuerdo a los arreglos normativos y marco legal correspondiente y funcionamiento de los operadores
UNIDAD DE TRANSFERENCIAS
xx
1.2.1 Vision
El Programa Nacional de Alimentación Escolar es eficiente, eficaz y articulado,
promueve el desarrollo humano a través del servicio alimentario de calidad en
cogestión con la comunidad local
1.2.2 Misión
Programa que brinda servicio alimentario con complemento educativo a niños y
niñas matriculados en instituciones educativas públicas del nivel inicial y primario,
a fin de contribuir a mejorar la atención en clases, la asistencia escolar y los
hábitos alimenticios, promoviendo la participación y la corresponsabilidad de la
comunidad local.
1.2.3 Valores
Integridad.- Somos coherentes con los principios y acciones del MIDIS. En
nuestro trabajo, un comportamiento integro implica rectitud y probidad al actuar.
Ello supone mantener normas y principios éticos mediante un comportamiento
honesto, atendiendo siempre la verdad.
Conduciéndonos de esta manera, fomentamos la credibilidad de la sociedad en
las instituciones públicas y contribuirá a generar una cultura de confianza y
partición social.
Compromiso: Institucional y personal.- El compromiso institucional implica, cumplir
con nuestras obligaciones de trabajo, haciendo más de lo esperado, para lograr
los objetivos trazados. El compromiso personal supone que los trabajadores
tengan una actitud de entrega y ahínco al desplegar sus labores. Se entiende no
xxi
solo como una obligación contraída sino también como una responsabilidad
personal y profesional, con las labores encomendadas, las actividades
emprendidas y la palabra dada, en el marco de una gerencia publica de alto
desempeño, especializada en temas sociales y comprometidos con el logro de
resultados.
Vocación de servicio y solidaridad.- todos aquellos que desempeñan función
pública deben conducirse con una actitud colaboradora, solidaria y empática, de
respeto y apoyo hacia la sociedad y los demás trabajadores con quienes
interactúa. La vocación de servicio es fundamental en la función pública, sobre
todo considerando que se trabaja para y por la población en situación de
exclusión.
En este sentido, la vocación de servicio y la solidaridad son valores que deben
practicarse con especial énfasis en las personas o grupos sociales en proceso de
inclusión.
1.2.4 Objetivos Estratégicos
Garantizar el servicio alimentario durante todos los días del año escolar a los
usuarios del programa de acuerdo a sus características y las zonas donde
viven.
Contribuir a mejorar la atención a los usuarios del programa en clases,
favoreciendo su asistencia y permanencia.
Promover mejores habitas de alimentación en los usuarios del programa.
1.2.5 Unidades Estratégicas de Negocios
xxii
Número limitado de áreas en las cuales la obtención de resultados satisfactorios
asegurará un rendimiento competitivo para el individuo, el departamento o la
organización. Son áreas donde las "cosas deben ir bien" para que el negocio
pueda alcanzar y mantener sus metas establecidas….John F. Rockart.
Grafico: unidades estrategicas de la organizacion1.3 Análisis externo
1.3.1 Análisis del entorno general
Direccion Ejecutiva
Unidad de Prestaciones
Componente Educativo
Cmponente Alimentario
Gestion de compra
Articulacion
Unidad de Transferencias
Seguimiento de contratos
Unidades Territoriales
Supervision de compras
Gestion administrativa
Coordinacion tecnica
Componente alimentario
Unidad de Supervision y Monitoreo
Supervision y evaluacion
Monitoreo y seguimiento
Atencion de denuncias, quejas y reclamos
Unidad de AdministracionUnidad de Planeamiento ,
Programacion y Presupuesto
Unidad de comunicacion e Imagen Institucional
Unidad de Asesoria Juridica
xxiii
POliticos
Cambio en políticas de gobierno ministerial Inestabilidad de las autoridades del programa El programa cuenta con todo el apoyo politico del gobierno central, dado que es
el programa emblema del actual gobierno.
EConomicos
Asignación suficiente de recursos económicos Ejecución presupuestal insuficiente Reasignación de recursos El programa cuenta con más de mil millones de presupuesto para el
cumplimiento de sus metas, en el sector es el programa que cuenta con mayor presupuesto, además de la Ley de Presupuesto, el programa cuenta con su propia normatividad.
SOcioculturales
Necesidad de la existencia del programa Rechazo del servicio alimentario. El programa se desarrolla en un entorno social vulnerable a nivel nutricional, se
desarrolla ademas en un entorno social que percibe de apoyo social
T Ecnologicos
Inexistencia de medios tecnológicos suficientes. El programa realiza sus actividades en un entorno en el cual la tecnología
logra relacionar a sus unidades operativas.
E Cologicos
No existen factores determinantes
L Egales
Marco normativo propio Inobservancia de normas nacionales
Tabla PESTEL de la organización
1.3.2 Análisis del entorno competitivo
AMBIENTE CARACTERISTICAS
Clientes Usuarios del programa
Rival El programa, al ser un programa social, no cuenta con
xxiv
un entorno competitivo
Laboral Organizado jerárquicamente
Proveedores A nivel nacional
Global/Indeterminado Inestable considerando la característica del programa (social)
Tabla Análisis de entorno competitivo
1.3.3 Análisis de la posición competitiva - Factores claves de éxito
Al ser un programa social del estado, no se cuenta con competidores en el sector.
1.4 Análisis Interno
1.4.1 Recursos y capacidades
Componente Interno Descripción
Organización Jerárquicamente organizado
A pesar de que el programa no cuenta con documentos de gestión suficientes para el desarrollo organizativo como un manual de organización y funciones cuenta con un manual de operaciones que de alguna manera ordena el funcionamiento del programa
Talento Humano Profesionales con capacidad y experiencia
El programa cuenta con personal distribuido a nivel nacional lo que muestra mucha capacidad de operación, sin embargo aun no existen los recursos suficientes para desarrollar sus capacidades.
Comercialización No se comercializa
Operativo Se encuentra en las unidades territoriales.
El programa se encuentra aun en implementacion de recursos tanto materiales como humanos
xxv
Financiero Asignación de recursos suficientes
El programa está posicionado a nivel nacional y cuenta con presupuesto suficiente para el desarrollo de sus actividades
Tabla Análisis interno de la organización
1.4.2 Análisis de la cadena de valor
Grafico: Cadena de valor de la organización
1.5 Análisis Estratégico
1.5.1 Análisis FODA
xxvi
FORTALEZAS
1. Alta dirección con alto nivel de preparación y liderazgo
2. El programa está presente a nivel nacional3. Marco de convenios establecidos que contribuyen
con el logro de los objetivos y resultados en función a los usuarios del programa.
4. Aprendizaje acumulado y sinergia en procesos comunes que facilitan la optimización del uso de los recursos del programa
DEBILIDADES
1. Limitaciones en el proceso de focalizacion genera filtraciones, subcobertura
2. Ausencia de un sistema de informacion integrado que afecta la programacion, ejecucion, monitoreo y evaluacion
3. Bajo nivel de alineamiento y coordinacion entre los programas del MIDIS en temas como articulacion territorial, informacion y comunicación con usuarios y otros
4. Incertidumbre en la continuidad laboral limita el desarrollo y compromiso de los trabajadores
5. Areas de apoyo en proceso de consolidacion6. Equipos de trabajo conformados por profesionales
que provienen de organizaciones con diversas culturas afectan la integracion.
OPORTUNIDADES
1. El gobierno ha priorizado el tema de inclusión social y ha asignado recursos disponibles por el crecimiento económico sostenido de los últimos años en el país.
2. Las tecnologías de información y comunicación aplicada a la gestión social facilita los procesos al posibilitar la interconexión de los sistemas de información del estado.
3. Conocimiento acumulado y registros administrativos de programas ejecutados en las entidades que conforman el sector está disponible para ser sistematizado y usado como referencia para mejorar la efectividad del programa
4. Proceso de articulación ya iniciado en los sectores y en los tres niveles de gobierno
5. Algunas empresas que operan en zonas de extrema pobreza disponen de recursos y muestran disposición para contribuir con el estado en temas de desarrollo social
6. La existencia de programas de cooperación internacional en temas de desarrollo e inclusión social brindan la posibilidad de trabajar conjuntamente y compartir experiencias y aprendizaje
7. Los gobiernos regionales y locales tienen un marco normativo que les asigna la función de ejercer liderazgo en temas de desarrollo e inclusión social en su ámbito de influencia territorial
AMENAZAS
1. Vulnerabilidad frente a factores policitos2. Corrupcion3. Presion mediatica respecto a los avances en
materia de atencion del programa4. Conflictos de autoridad con otros sectores5. Deficit de competencia en los niveles de ejecucion,
especialmente en zonas alejadas o de alto riesgo6. La administracion publica no ha incorporado la
innovacion como fuente de mejoras radicales7. La intervencion del programa, para algunos
segmentos poblacionales, generan la idea de que es un derecho recibir programas asistencialistas
8. Insuficiente fuentes de informacion gubernamental9. Dispersion poblacional en las zonas mas alejadas
Tabla: Análisis FODA de la organización
27
1.5.2 Matriz FODA
Análisis Interno
Fortalezas Debilidades
Información existente en unidades
descentralizadas
Personal con conocimiento en todas las
unidades territoriales
No existen mecanismos de registro de
información integrada que permita la
evaluación y toma de decisiones
Multiplicidad de procesos no integrados
Aná
lisis
Ext
erno
Opo
rtuni
dade
s
Tecnologías de información
implementadas en todo el país
Estrategias FO (Diversificación) Estrategias DO (Enfoque)
Aprovechar recursos de TI existentes
para remitir información integrada
Implementación de un sistema de
información
Am
enaz
as
Desabastecimiento inminente por
falta de pagos
Estrategias FA (Geográfica) Estrategias DA (Reducción)
Registro de información crítica para
procesos de pago
Reingeniería de procesos en búsqueda
de su integración
Tabla: Matriz FODA de la organizacion
28
1.6 Descripción de la problemática
1.6.1. Problemática
La Unidad de Transferencia y Rendición de Cuentas a través del Manual de
Transferencias y rendición de cuenta establece en su numeral 5.3.2.11 se
registre y/o actualice, en el Sistema de Transferencias y Rendición de Cuentas
información referida a datos de cada Comité de Compras, Integrantes de cada
Comité de Compras, Proveedores de cada Comité de Compras, Contratos,
Valorizaciones, Transferencias y liquidación de contratos, del mismo modo una
de las funciones asignadas a la Unidad de Transferencias y rendición de
cuentas normada a través de la R.M. 174-2012-MIDIS Manual de Operaciones
Qali Warma numeral II.2.7, ítem d. dispone la consolidación y análisis de la
informaron remitida por las Unidades Territoriales sobre el número de usuarios,
estructura de costos, entre otros
Este marco permite entrever la necesidad del establecimiento de un
mecanismo que permita dar cumplimiento a lo establecido, pero además debe
contar con las características concordantes a requerimientos propios de este
tipo de registro, es decir el modulo debe tener características de:
Acceso desde cualquier ubicación
Obtiene información actualizada constantemente.
Independencia de plataforma de trabajo
Un mínimo costo de implementación y de mantenimiento
Debe ser multiusuario.
Debe ser de fácil distribución.
Debe contar con el factor de escalabilidad.
Debe ser modular.
29
Debe ser de tecnología Open Source.
Debe tener seguridad basado en usuarios y roles.
1.6.2. Objetivos
La finalidad del proyecto es la de proveer a la Unidad de Transferencia y
Rendición de cuentas (UTRC) un software que le permita supervisar y
controlar en línea el flujo de sus operaciones, transferencias y rendiciones, con
el marco del presupuesto asignado para tales fines y poder realizar las
correcciones de ser necesarias
1.7 Resultados esperados
El proyecto consiste en implementar un sistema de información que cumpla
con las especificaciones requeridas para obtener el control necesario de los
procesos de transferencia de fondos a los comités de compra así como de las
respectivas rendiciones de cuentas, así poder que el marco presupuestal sea
ejecutado bajo un sistema de gestión de calidad.
El proyecto debe permitir:
El registro de datos generales
El registro de contratos
El registro de valorizaciones
El registro de transferencias
La asignación de recursos financieros al correspondiente comité de compra
El seguimiento y control del proceso de transferencia
El seguimiento y control del proceso de rendición de cuentas a través de la
liquidación del contrato.
30
El tipo de sistema a implementar seria Tipo de sistema transaccional, pues
este tipo de sistema permitirá la creación, captura, manipulación, modificación
y almacenamiento de información producto del desarrollo de las actividades de
la UTRC.
En este punto es preciso indicar que no sería viable, por el momento, la
adopción de un ERP, pues, si bien es cierto que su modularidad e integralidad
mejoraría significativamente la gestión de la información institucional, el
sistema de información (ERP) está diseñado especialmente para procesos de
negocios estandarizados (producción, venta, compras, logística, contabilidad,
gestión de proyectos, GIS, inventarios, control de almacén, pedidos, nominas,
etc.) que en su mayoría corresponden al área administrativa, discriminando
así, de alguna manera a las áreas técnicas institucionales (Prestaciones,
Transferencias y Supervisión) ya que, además, la normatividad aplicada en
estas áreas técnicas es altamente especializada, con procesos, por ende, .
A pesar de las características especializadas y subyacentes del proceso de
información propias de un programa social es posible diseñar, implementar y
desarrollar un sistema de gestión con características ERP, es decir un sistema
que pueda integrar en un único sistema todos los procesos por los que
atraviesa la institución manteniendo una base de datos única, con motor de
base de datos, que permita modelar y automatizar todos los procesos básicos
con el objetivo de integrar información, sin embargo esta tarea corresponde
tanto a la unidad orgánica de sistemas, que en el caso de la institución recae
en una coordinación (Coordinación de Informática y Gestión de la Información
CIGI), como en la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática, por
tanto esta tarea estaría fuera del alcance del presente proyecto.
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO DEL NEGOCIO Y DEL PROYECTO
31
2.1 Marco teórico del Negocio
La transferencia de recursos es el procedimiento a través del cual el Programa
de Alimentación Escolar Qali Warma (PNAEQW), determina, autoriza y ejecuta
las acciones necesarias para el desembolso de recursos financieros a los
Comités de Compras u Organizaciones, debidamente reconocidos a efectos de
financiar la contratación de los bienes y servicios necesarios para la ejecución
de las prestaciones a cargo del programa, mientras que la rendición de cuentas
es la obligación de responder e informar dentro de los plazos establecidos, que
tiene el Comité de Compra u Organizaciones, sobre la administración de los
recursos financieros transferidos y la ejecución de los gastos realizados en un
determinado periodo de tiempo.
Los procesos de transferencia y rendición de cuentas se constituyen en pilares
importantes, para garantizar una adecuada prestación del servicio alimentario
en virtud del honramiento de los contratos firmados con los proveedores de
productos y raciones dentro de los plazos pactados, cuidando así también la
imagen de eficiencia del Programa
La Unidad de Transferencia y Rendición de Cuentas a través del Manual de
Transferencias y rendición de cuenta establece en su numeral 5.3.2.11 se
registre y/o actualice, en el Sistema de Transferencias y Rendición de Cuentas
información referida a datos de cada Comité de Compras, Integrantes de cada
Comité de Compras, Proveedores de cada Comité de Compras, Contratos,
Valorizaciones, Transferencias y liquidación de contratos, del mismo modo una
de las funciones asignadas a la Unidad de Transferencias y rendición de
cuentas normada a través de la R.M. 174-2012-MIDIS Manual de Operaciones
Qali Warma numeral II.2.7, ítem d. dispone la consolidación y análisis de la
informaron remitida por las Unidades Territoriales sobre el número de usuarios,
estructura de costos, entre otros.
2.2 Marco teórico del Proyecto
2.2.1 Gestión del Proyecto
La guía del PMBOK es un estándar de la gestión de proyectos
32
desarrollado por el Project Management Institute (PMI), el cual en
1987 publicó la primera edición del PMBOK en un intento por
documentar y estandarizar información y prácticas generalmente
aceptadas en la gestión de proyectos y que a la fecha ya está
traducido en once idiomas. El PMBOK comprende un conjunto de
conocimientos de la dirección de proyectos y proporciona
referencias básicas acerca de ésta; los planteamientos del PMBOK
Guide son aplicables a cualquier tipo de organización, pero por su
condición genérica es necesario realizar adecuaciones o
modificaciones que respondan a las necesidades reales de la
organización a la que se aplicara la metodología.
El PMBOK Guide plantea que la dirección de proyectos es una
esfuerzo integrador, con esto se refiere a que los procesos y las
áreas que lo componen actúan como un sistema, donde las
acciones o la falta de ella en un área específica repercuten en las
demás. La gerencia del proyecto integra todos los aspectos de los
proyectos, lo que se refleja en la interrelación de los mismos.
El PMBOK Guide considera todos los procesos de la gerencia de
proyectos: inicio, planeación, ejecución, control y cierre y denomina
las áreas que componen los procesos como: “las nueve áreas del
conocimiento”, estas son:
Gestión de la integración del proyecto.
Gestión del alcance del proyecto.
Gestión de tiempos del proyecto
Gestión de costos del proyecto.
Gestión de la calidad del proyecto.
Gestión de los recursos humanos del proyecto.
Gestión de las comunicaciones del proyecto.
Gestión de los riesgos del proyecto.
Gestión de las adquisiciones del proyecto.
2.2.2 Ingeniería del Proyecto
33
El método a utilizar para el desarrollo del Sistema será el método
Watch, el método es un marco metodológico que describe los
procesos técnicos, gerenciales y de soporte que deben emplear los
grupos de desarrollo de aplicaciones empresariales
Está fundamentado en: CMMI: Capability Maturity Model del
Software Engineering Institute, RUP: Rational Unified Process y
PMBOK
Éste método tiene ventajas en el desarrollo de aplicaciones, entre
las que se pueden mencionar:
- Agrega visibilidad al proyecto de desarrollo, permitiendo que los
usuarios del sistema y el grupo de desarrollo conozcan el
estado del proyecto en cualquier momento.- Facilita al líder del proyecto la planificación y el control del
mismo.- Establece un marco metodológico único que estandariza el
proceso de desarrollo y unifica la información que se produce a
lo largo del proyecto. - Se fundamenta en la ingeniería basada en componentes de
software y emplea las mejores prácticas, técnicas y notaciones
utilizadas actualmente en la industria de software.
El método consta de los siguientes tres componentes:
Modelo del producto: que describe el producto que se va a
desarrollar, estableciendo las características arquitectónicas
generales de la aplicación.
Modelo del proceso: Mediante el cual se describe de manera
estructurada el conjunto de actividades que el grupo de desarrollo
debe seguir para producir la aplicación.
Modelo del grupo de desarrollo: Que describe los roles que tendrán
cada uno de los miembros del grupo de desarrollo y su
organización.
Dentro del modelo de procesos establecido en el método Watch se
establece un marco metodológico cíclico, iterativo y controlado,
mediante el cual en cada iteración se desarrolla una nueva versión
34
del sistema o un nuevo subsistema.
Para el modelado se utilizara el Lenguaje Unificado de Modelado
UML, este lenguaje permite representar los diferentes aspectos de
un sistema de software de una manera clara y versátil, de modo
que cualquier persona lo pueda entender, y que se puedan
expresar de manera explícita y clara las diferentes características
del sistema en la etapa previa a su construcción, obteniendo a la
vez una documentación que permite la evolución y revisión del
mismo
Para el desarrollo del sistema se utilizara el lenguaje de
programación PHP y el manejador de bases de datos MySQL. Se
incorporara funcionalidades en JavaScript para algunos
componentes.
2.2.3 Soporte del Proyecto
En esta seccion se reune conceptos en torno al grupo de procesos
de soporte y apoyo para el correcto cumplimiento de la gestion e
ingeneria del proyecto, estos procesos corresponden a la gestion
de metricas, el aseguramiento de la calidad y la gesiton de la
configuracion, se denomina Gestión de la Configuración al conjunto
de procesos destinados a asegurar la calidad de todo producto
obtenido durante cualquiera de las etapas del desarrollo de un
Sistema de Información, a través del estricto control de los cambios
realizados sobre los mismos y de la disponibilidad constante de una
versión estable de cada elemento para toda persona involucrada en
el citado desarrollo. Estos dos elementos (control de cambios y
control de versiones de todos los elementos del S.I.) facilitan
también el mantenimiento de los sistemas al proporcionar una
imagen detallada del sistema en cada etapa del desarrollo. La
gestión de la configuración se realiza durante todas las fases del
desarrollo de un sistema de información, incluyendo el
mantenimiento y control de cambios, una vez realizada la puesta en
producción.
Según la interfaz Gestión de la Configuración definida basada en el
modelo de procesos del ciclo de vida de desarrollo ISO/IEC 12207
35
(Information Technology - Software Life Cycle Processes) así como
en la norma ISO/IEC 15504 SPICE (Software Process Improvement And Assurance Standards Capability Determination), los elementos
de configuración del software incluyen:
Ejecutables
Código Fuente.
Modelos de datos.
Modelos de procesos.
Especificaciones de requisitos.
Pruebas.
Y para cada uno de estos elementos se almacenará al menos:
Nombre.
Versión.
Estado.
Localización.
2.2.4 Planificación de la calidad
La calidad es definida por el cliente en última instancia y representa
qué tan cerca están el proyecto y los entregables de cubrir los
requisitos y las expectativas del cliente.
La calidad es medida por el cliente en última instancia. No es
decisión del equipo del proyecto determinar el nivel de calidad
requerido por el proyecto. El equipo del proyecto necesita
comprender los requerimientos y las expectativas del cliente y
entonces alcanzar dichas expectativas.
Debido a que la calidad es definida por el cliente, podría parecer
que se trata de algo totalmente subjetivo. Sin embargo, hay mucho
de la calidad que puede ser hecho objetivamente. Esto requiere
descomponer el período genérico de la "calidad" en aspectos
específicos que son importantes para el cliente. Entonces se
observa cada una de los aspectos individuales y se determina uno
o más indicadores que puedan ser registrados para medir la
característica.
36
La gestión de métricas y de la calidad están relacionadas. Es muy
difícil mejorar la calidad de sus resultados o la eficiencia de sus
procesos si no se reúnen las métricas. Las mediciones se utilizan
para dar alguna indicación del estado a partir de la calidad (la
calidad de los resultados y la calidad de los procesos del proyecto)
y si la calidad está aumentando o disminuyendo. Además de
determinar el nivel de calidad en un proyecto, los indicadores
también se pueden utilizar para proporcionar criterios objetivos para
determinar si el proyecto se ha realizado correctamente.
Además de entender la definición de la calidad del cliente, es
importante reconocer los intereses de otros grupos de interés.
Dependiendo de los roles de estos grupos, pueden tener otros
requisitos de calidad que necesiten ser satisfechos
La captura de las métricas consisten en la información básica,
como la forma en que el proyecto está avanzando en términos de
costo y duración. Al final del proyecto, estas cifras pueden
compararse con las estimaciones originales para ayudar a
determinar qué tan bien el proyecto fue llevado a cabo frente a las
expectativas. Las métricas de satisfacción de los clientes también
se pueden obtener después de que el trabajo esté terminado.
No hay generalmente una necesidad de capturar las métricas más
sofisticadas en los resultados de los proyectos ya que las
prestaciones suelen ser también bastante pequeñas. No es
necesario recopilar las métricas para la mejora de procesos, ya que
no hay suficiente tiempo para realizar mejoras o tomar acciones con
base en los resultados de las mediciones.
2.2.5 Identificación de estándares y métricas
Estándar IEEE/EIA 12207.- Esta norma establece las directrices
sobre aseguramiento de la calidad de software para asegurar al
cliente que el software cumple con los requerimientos que el
usuario define, requerimientos reglamentarios, técnicos y de la
organización. Entre las directrices determina cuales son los
objetivos de calidad, objetivos del proceso de aseguramiento de la
calidad y cuales son esos procesos de aseguramiento de la calidad.
37
Estándar ISO/IEC 9126 Modelos de calidad para Software.- Esta
norma se orienta a dos áreas para la calidad del producto software,
calidad interna - externa, y calidad en uso del producto software.
Modelo de Calidad Interna y Externa; este modelo determina
características y sub características, que sirven para evaluar la
calidad interna y la calidad externa de un producto software
(Funcionalidad, Confiabilidad, Usabilidad, Eficiencia, Mantenimiento
y Portabilidad)
Modelo de Calidad en Uso; este modelo propone métricas de
calidad en uso categorizadas en las cuatro características:
Efectividad, Productividad, Seguridad Física y Satisfacción.
ISO 90003 Sistema de gestión de la calidad de los Sistemas de
Información.- La norma ISO 90003 Diseño e implementación de
sistemas de gestión de la calidad con una especialización en
adquisición, suministro, desarrollo, instalación y mantenimiento de
software y servicios de soporte; la cual se deriva de la norma ISO
9001: 2000 Sistemas de Gestión de Calidad.
Estándar ISO/IEC 15939 Modelos de medición de Software.- Este
modelo sirve para evaluar los procesos de medición de software y
se subdivide en los grupos: Modelo de Procesos de Medición y
modelo de Información de Medición
2.2.6 Diseño de formatos de aseguramientos de calidad
Para poder controlar la calidad del software es necesario, ante todo,
definir los parámetros, indicadores o criterios de medición, ya que,
como bien plantea Tom De Marco, "no se puede controlar lo que no
se puede medir".
Para poder identificar los costos y beneficios del software se
definieron los atributos de calidad. La intención es separar el
software en atributos que puedan ser medidos o cuantificados (en
términos de costo beneficio). Ejemplos de estos atributos son
confiabilidad, adaptabilidad, usabilidad y funcionalidad.
Para clasificar los atributos de calidad del software se definieron
38
varios modelos, uno ellos fue el modelo FURPS+. Este modelo fue
desarrollado por Robert Grady y Deborah Caswell de Hewlett
Packard
Bajo el acrónimo FURPS+, por sus siglas en inglés, se definen las
siguientes características:
Sigla Tipo de requerimiento Descripción
F Funtional Funcional Características, capacidades y
algunos aspectos de seguridad
U Usability Facilidad de uso Factores humanos (interacción),
ayuda, documentación
R Reliability Fiabilidad Frecuencia de fallos, capacidad
de recuperación de un fallo y
grado de previsión
P Perfomance Rendimiento Tiempos de respuesta,
productividad, precisión,
disponibilidad uso de los
recursos
S Supportability Soporte Adaptabilidad, facilidad de
mantenimiento,
internacionalización, facilidad de
configuración
+ Plus Implementación Limitación de recursos,
lenguajes y herramientas
hardware
Interfaz Restricciones impuestas para la
interaccion con sistemas
externos
Operaciones- Gestion del sistema, pautas
administrativas, puesta en
marcha
39
Empaquetamiento Formas de distribución
Legales Licencia, derecho de autor
Tabla: Adaptado de Craig Larman: “UML y Patrones” 2Ed. 2003
40
CAPÍTULO III: INICIO Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
3.1. Gestión del proyecto
3.1.1. Iniciación
A. Acta de constitución del proyecto
1. Objetivo del Acta de Constitución
El acta de constitución del proyecto es un documento que autoriza formalmente el comienzo de un proyecto o fase, y debe ser emitido por una gerencia de alto nivel de la organización., el acta otorga al Project Manager autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto
El beneficio clave de este proceso es un inicio y unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto.
El acta de constitución del proyecto establece una relación de colaboración entre la organización ejecutora yla organización solicitante, se utiliza incluso para establecer acuerdos internos en el seno de una organización con objeto de asegurar la entrega adecuada de acuerdos.
El proyecto iniciara formalmente con la aprobación del acta. Se selecciona y asigna un director del proyecto tan pronto como sea posible, preferiblemente durante la elaboración del acta de constitución del proyecto, y siempre antes de comenzar la planificación.
41
2. Descripción del Acta de Constitución
Project Charter
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en implementar un sistema de información que cumpla con las
especificaciones requeridas para obtener el control necesario de los procesos de
transferencia de fondos a los comités de compra así como de las respectivas rendiciones
de cuentas, así poder que el marco presupuestal sea ejecutado bajo un sistema de gestión
de calidad.
Definición del producto del proyecto
Definición de requisitos del proyecto
El proyecto debe permitir:
El registro de datos generales El registro de valorizaciones El registro de transferencias La asignación de recursos financieros al correspondiente comité de compra El seguimiento y control del proceso de transferencia El seguimiento y control del proceso de rendición de cuentas a través de la liquidación
del contrato.El tipo de sistema a implementar seria Tipo de sistema transaccional, pues este tipo de
sistema permitirá la creación, captura, manipulación, modificación y almacenamiento de
información producto del desarrollo de las actividades de la UTRC., pero además debe
contar con las características concordantes a requerimientos propios de este tipo de
registro, es decir el modulo debe tener características de:
• Acceso desde cualquier ubicación• Obtiene información actualizada constantemente.
42
• Independencia de plataforma de trabajo• Un mínimo costo de implementación y de mantenimiento• Debe ser multiusuario.• Debe ser de fácil distribución.• Debe contar con el factor de escalabilidad.• Debe ser modular.• Debe ser de tecnología Open Source.• Debe tener seguridad basado en usuarios y roles.
En este punto es preciso indicar que no sería viable, por el momento, la adopción de un
ERP, pues, si bien es cierto que su modularidad e integralidad mejoraría significativamente
la gestión de la información institucional, el sistema de información (ERP) está diseñado
especialmente para procesos de negocios estandarizados (producción, venta, compras,
logística, contabilidad, gestión de proyectos, GIS, inventarios, control de almacén, pedidos,
nominas, etc.) que en su mayoría corresponden al área administrativa, discriminando así,
de alguna manera a las áreas técnicas institucionales (Prestaciones, Transferencias y
Supervisión) ya que, además, la normatividad aplicada en estas áreas técnicas es
altamente especializada, con procesos, por ende, .
A pesar de las características especializadas y subyacentes del proceso de información
propias de un programa social es posible diseñar, implementar y desarrollar un sistema de
gestión con características ERP, es decir un sistema que pueda integrar en un único
sistema todos los procesos por los que atraviesa la institución manteniendo una base de
datos única, con motor de base de datos, que permita modelar y automatizar todos los
procesos básicos con el objetivo de integrar información, sin embargo esta tarea
corresponde tanto a la unidad orgánica de sistemas, que en el caso de la institución recae
en una coordinación (Coordinación de Informática y Gestión de la Información CIGI), como
en la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática, por tanto esta tarea estaría
fuera del alcance del presente proyecto.
Objetivos del proyecto
Concepto Objetivos Criterio de éxito
1. Alcance Uunidades territoriales de
trabajo
Sede Central
Sistema
operando en el
100% de las
Unidades
Territoriales
43
2. Tiempo Cuatro meses.
3. Costo S/. 35,000
Finalidad del proyecto
La finalidad del proyecto “Sistema de información para la Unidad de Transferencia y
Rendición de Cuentas” es la de proveer a la Unidad de Transferencia y Rendición de
cuentas (UTRC) un software que le permita supervisar y controlar en línea el flujo de sus
operaciones, transferencias y rendiciones, con el marco del presupuesto asignado para
tales fines y poder realizar las correcciones de ser necesarias
Justificación del proyecto
Justificación cualitativa Justificación Cuantitativa
Flujo de
ingresos
No aplica
Flujo de
egresos
No aplica
VAN No aplica
TIR No aplica
RBC No aplica
Designación del Project Manager del Proyecto
Nombre Adpñfp Montero
Jines
Niveles de autoridad
Reporta a Alain Guevara Ninguna
Supervisa a Paul Rivas Galloso
Cronograma de Hitos del Proyecto
Hito o evento significativo Fecha programada
Acta de Constitución del proyecto Fin de la primera semana de
inicio del proyecto
Entrega del plan del proyecto Fin de la tercera semana de
44
inicio del proyecto
Tareas de diseño y programación Fin de la décimo semana de
inicio del proyecto
Elaboración de documentos del proyecto Fin de la décimo segunda
semana de inicio del proyecto
Implementación del sistema Fin de la décimo quinta semana
de inicio del proyecto
Acta de cierre del proyecto Fin de la décimo sexta semana
de inicio del proyecto
Organización o grupos organizacionales que intervienen en el proyecto
Organización o grupo organizacional Rol que desempeña
Jefe de Proyecto Definir el proyecto así como su
alcance, controla y supervisa el
avance del proyecto a lo largo
del ciclo de vida del mismo,
resuelve ocurrencias que
aparecen durante la ejecución
del proyecto, define las
actividades y los responsables
de cada una de estas, asegura
que se cumplan los tiempos y
costos programados, monitorea
el avance, asegura la calidad y
administra los riesgos
Usuario especialista Diseña, ejecuta e informa el
resultado de las pruebas sobre
el desarrollo de los sub módulos
del sistema así como de su
integración con otros módulos,
Analista Programador Es el responsable del
levantamiento de información,
analiza, diseña y programa,
implementa, y documenta los
45
diversos sub módulos del
sistema
Asistente programador Coordina con el(los) usuario(s)
especialista(s) la creación de
su(s) cuenta(s) de usuario,
prepara la documentación
técnica y de usuario en
coordinación con el Analista
Programador.
Principales amenazas del proyecto
Falta de interés en la explotación del sistema por parte de los clientes
Falta de interés de las autoridades del programa en el desarrollo y/o implementación del
proyecto
Carencia de los recursos tecnológicos necesarios para la explotación del software
Principales oportunidades del proyecto
Alto interés de los usuarios finales de contar con una herramienta que agilice sus
operaciones
Exigencias de las autoridades de control en contar con información oportunamente
Presupuesto preliminar del proyecto
Concepto Monto
Planificación del proyecto
Análisis y diseño del sistema
Codificación e implementación del sistema en la sede
central
Elaboración de la documentación técnica
Puesta en marcha en las unidades territoriales
Cierre del Proyecto
2,500.00
7,500.00
7,500.00
5,000.00
10,000.00
2,500.00
Sponsor que autoriza el proyecto
46
Nombre Empresa Cargo Fecha
Alain Guevara
Cruz
Programa QaliWarma Jefe UTRC Junio 2015
3.1.2. Planificación
A. Alcance - Plan de Gestión del Alcance
1. Alcances del Producto
La aplicación del sistema de información para el registro y control de los procesos de transferencias y de rendición de cuentas permite llevar a cabo un proceso de software fácil de comprender y de usar, que puede además ser adoptado sencillamente por las unidades territoriales de trabajo utilizando solo la cantidad necesaria y suficiente de documentación, permitirá además configurar el proceso que van desde un mantenimiento simple asignado a un solo programador hasta el registros de múltiples valorizaciones que involucran grandes equipos multidisciplinarios y multiculturales de trabajo en las unidades territoriales.
2. Alcances del Proyecto
a. Entregables
SCOPE STATEMENT
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PRODUCTO
REQUISITOS: CARACTERÍSTICAS:
El proyecto debe cumplir con los
requerimientos administrativos impuestos
El sistema estará diseñado para poder
atender diversas necesidades de
47
por las unidades orgánicas que recepcionan
la documentación y procede al tramite de la
transferencia
información, puntualmente para poder
registrar información de esta característica.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PRODUCTO:
CONCEPTOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
TÉCNICOS Sistema implementado en las 27 unidades territoriales
DE CALIDAD Sistema reporta información oportuna y exacta de las operaciones
de la UTRC, al mismo tiempo esta complementada e integrada con
información relevante.
ADMINISTRATIVOS Reportes que satisfacen las necesidades administrativas
COMERCIALES Ninguno
SOCIALES Ninguno
ENTREGABLES DEL PROYECTO: PRODUCTOS ENTREGABLES INTERMEDIOS Y FINALES QUE SE GENERARÁN EN CADA
FASE DEL PROYECTO.
FASE DEL PROYECTO PRODUCTOS ENTREGABLES
Planificación del
proyecto
Acta de constitución del proyecto – Project Charter
Análisis Especificación de Requerimiento de Software – SRS
Diseño del sistema Documento de arquitectura de software -
Codificación Documento de codificación de software -
Implementación del
sistema
Documento de implementación de software
Puesta en marcha Documento de pruebas de software
Cierre del proyecto Acta de cierre del proyecto
EXCLUSIONES DEL PROYECTO:
El proyecto no incluirá el registro de información propio de otras áreas de la institución, a
pesar de si mencionarlo como parte de su integración,
48
RESTRICCIONES DEL PROYECTO:
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
Falta de interés en la explotación del
sistema por parte de los clientes
Falta de interés de las autoridades del
programa en el desarrollo y/o
implementación del proyecto
Carencia de los recursos tecnológicos
necesarios para la explotación del software
SUPUESTOS DEL PROYECTO: FACTORES QUE PARA PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO SE
CONSIDERAN VERDADEROS, REALES O CIERTOS.
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
Los clientes evalúan objetivamente el
sistema
Existen recursos informáticos suficientes
para la explotación del sistema
b. EDT
Grafico. Estructura de desglose de trabajo
c. Diccionario de la EDT
49
d. Matriz de trazabilidad de requerimientos
50
B. Tiempo - Plan de Gestión del Tiempo
1. Cronograma del Proyecto
2. Hitos del Proyecto
Los hitos del proyecto son:
Acta de Constitución del ProyectoTareas de programación, primera entregaPreparación y entrega de documentosLanzamiento final del sistema de informaciónPruebas finales del sistemaActa de cierre del proyecto
3. Gestión de Cambio en el Cronograma
PLAN DE GESTION DEL schedule
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
51
PROCESO DE DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES:
Por cada entregable definido en el WBS del proyecto se identifica cuales son las actividades
que permitirán el término del entregable.
Se asigna un código, nombre y alcance de trabajo, zona geográfica, responsable y tipo de
actividad, para cada actividad del entregable.
Definimos el secuencia miento de las actividades por cada entregable.
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
PROCESO DE SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES:
Definimos la Red del Proyecto en base a los entregables del proyecto, por separado
graficamos la red del proyecto de las actividades de cada fase del proyecto.
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
52
PROCESO DE ESTIMACIÓN DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES:
En base WBS que se han identificado para el proyecto se procede a estimarla duración,
recurso a utilizar y costo
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
PROCESO DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
Se aplicara el siguiente criterio: si el recurso es tipo personal, estimamos la duración y
calculamos el trabajo que tomará realizar
la actividad; si el tipo de recurso es material o maquinas, se define la cantidad que se
utilizará para realizar la actividad.
53
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
PROCESO DE DESARROLLO DE SCHEDULE:
Se registran los entregable del proyecto en la herramienta informática designada para este fin
Ingresamos las actividades de los entregables del proyecto, del mismo modo se ingresan las actividades
repetitivas del proyecto, y los hitos.
Se define el calendario del proyecto, se le da prioridad a las actividades
Asignamos los recursos y secuenciamos las actividades
El Schedule es enviado al Sponsor, el cual debe aprobar el documento para proseguir con el proyecto.
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
54
C. Costo - Plan de Gestión del Costo
1. Cuadro de Costos
Acta de Constitución del Proyecto 1,000.00
Plan del Proyecto 2,000.00
Primera entrega Estado del
proyecto
4,000.00
Acta de cierre del proyecto 3,000.00
TOTAL 10,000.00
Tabla: cuadro de costos
2. Forma de Pago
Los desembolsos se darán de acuerdo a las entregas programadas.
3. Gestión de Cambio en los Costos
Plan de gestión de costos
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
55
TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO:
TIPO DE ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN
Orden de magnitud
Presupuesto
Definitivo
Formulacion por analogía
Bottom up
Bottom up
-25 al 75%
-15 al 25%
-5 al 10%
UNIDADES DE MEDIDA:
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA
Personal
Material
Equipos
Mensual
Unidad
Unidad
PLAN DE CUENTAS DE CONTROL:
CUENTA DE
CONTROL
ENTREGABLES PRESUPUESTO RESPONSABLE FECHAS
INICIO-FIN
No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica
PLANIFICACIÓN GRADUAL:
ETAPA COMPONENTES DE
PLANIFICACIÓN
FECHA DE EMISIÓN DE
PRESUPUESTO
RESPONSABLE
No aplica No aplica No aplica No aplica
UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE:
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE
VARIACIÓN PERMITIDA ACCIÓN A TOMAR SI VARIACIÓN
EXCEDE LO PERMITIDO
Proyecto 10% Modificación presupuestal
MÉTODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADO
ALCANCE: MÉTODO DE MEDICIÓN MODO DE MEDICIÓN
56
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE
No aplica No aplica No aplica
FORMULAS DE PRONÓSTICO DEL VALOR GANADO:
TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA MODO: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO,
DÓNDE
No aplica No aplica No aplica
NIVELES DE ESTIMACIÓN Y DE CONTROL:.
TIPO DE ESTIMACIÓN
DE COSTOS
NIVEL DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE CONTROL DE COSTOS
Orden de magnitud
Presupuesto
Definitiva
Por fase
Por actividad
Por actividad
No aplica
El mismo
El mismo
PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS:
PROCESO DE GESTIÓN DE
COSTOS
DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
Estimación de costos Es realizado por el Project manager con aprobación del
sponsor
Preparación de presupuesto Es realizado por el Project manager con aprobación del
sponsor
Control de costos Se realiza en función a los entregables
FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS:
FORMATO DE GESTIÓN DE COSTOS DESCRIPCIÓN:
Plan de Gestión de Costos Documento que informa la planificación para la gestión del
costo del proyecto.
57
Presupuesto por Fase y
Entregable
El formato de Presupuesto por Fase y Entregable informa
los costos del
proyecto
Presupuesto en el Tiempo
(Curva S)
El formato Presupuesto en el Tiempo (Curva S) muestra la
gráfica del valor
ganado del proyecto en un periodo de tiempo.
SISTEMA DE CONTROL DE TIEMPOS:
Se basara en los hitos determinados en el cronograma del proyecto
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS:
El costo esta determinado por el plan de gestión de costos.
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS:
El Project manager es responsable de solicitar la modificación del costo y será aprobado
por el Sponsor
D. Calidad - Plan de Gestión de la Calidad 1. Aseguramiento de la Calidad
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
LINEA BASE DE CALIDAD
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
58
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
LÍNEA BASE DE CALIDAD
FACTOR DE
CALIDAD
RELEVANTE
OBJETIVO DE
CALIDAD
MÉTRICA A
USAR
FRECUENCIA Y
MOMENTO DE
MEDICIÓN
FRECUENCIA Y
MOMENTO DE
REPORTE
Perfomance del proyecto 8 a 10 puntos Calificación de 0 a 10 Final del proyecto Reporte final
Aceptación de
skateholers
8 a 10 puntos Calificación de 0 a 10 Cada entregable Por cada entregable
2. Control de Calidad
LINEA BASE DE CALIDAD
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO:
El proyecto debe cumplir con las expectativas de perfomance y atención de información
establecidas por la institución.
LÍNEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO:
FACTOR DE
CALIDAD
RELEVANTE
OBJETIVO DE
CALIDAD
MÉTRICA A
UTILIZAR
FRECUENCIA Y
MOMENTO DE MEDICIÓN
FRECUENCIA Y
MOMENTO
DE REPORTE
Perfomance del
proyecto
8 a 10 puntos Calificación de 0
a 10
Final del
proyecto
Reporte final
59
Aceptación de
skateholers
8 a 10 puntos Calificación de 0
a 10
Cada
entregable
Por cada
entregable
PLAN DE MEJORA DE PROCESOS:
1. Delimitar el proceso
2. Determinar la oportunidad de mejora
3. Tomar información sobre el proceso
4. Analizar la información levantada
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6. Aplicar las acciones correctivas
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso
MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD:
PAQUETE DE TRABAJO ESTÁNDAR O NORMA DE
CALIDAD APLICABLE
ACTIVIDADES DE
PREVENCIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
Planificacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Analisis Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Diseño Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Codificacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Implementacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Puesta en marcha Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Cierre del proyecto Documento Revisión de Aprobación
60
documentos
ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD:
ROL NO 1 :
Sponsor
Objetivos del rol: Responsable ejecutivo y final por la calidad del
proyecto
Funciones del rol: Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para
mejorar la calidad
Niveles de autoridad: Aplicar a discreción los recursos para el proyecto,
renegociar
Contrato
Reporta a: Alta dirección
Supervisa a: Project Manager
Requisitos de conocimientos: Project Management y Gestión en General
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación,
Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: Ninguno
ROL NO 2 :
Project Manager
Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad
Funciones del rol: Revisar estándares, revisar entregables, aceptar
entregables o disponer su reproceso, deliberar para generar acciones
correctivas, aplicar acciones correctivas
Niveles de autoridad : Exigir cumplimiento de entregables al equipo de
proyecto
Reporta a: Sponsor
Supervisa a: Equipo de Proyecto
Supervisa a: Equipo de Proyecto
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación,
Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: Ninguna
61
ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO:
DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD:
PROCEDIMIENTOS Para Mejora de Procesos
Para Auditorias de Procesos
Para Reuniones de Aseguramiento de Calidad
Para Resolución de Problemas
PLANTILLAS Métricas
Plan de Gestión de Calidad
FORMATOS Métricas
Línea Base de Calidad
Plan de Gestión de Calidad
CHECKLISTS De Métricas
De Auditorias
De Acciones Correctivas
Sponsor
Project Manager
Equipo de trabajo
62
OTROS DOCUMENTOS
PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:
ENFOQUE DE
ASEGURAMIENTO DE
LA CALIDAD
El aseguramiento de calidad se hará monitoreando continuamente la
perfomance del trabajo, los resultados del control de calidad, y sobre
todo las métricas
Los resultados se formalizarán como solicitudes de cambio y/o acciones
correctivas/preventivas, Asimismo se verificará que dichas solicitudes de
cambio, y/o acciones correctivas/preventivas se hayan ejecutado y
hayan sido efectivas
ENFOQUE DE
CONTROL DE LA
CALIDAD
El control de calidad se ejecutara revisando los entregables para ver si
están conformes o no, los resultados de estas mediciones se
consolidarán y se enviarán al proceso de aseguramiento de calidad
Los entregables que han sido reprocesados se volverán a revisar para
verificar si ya se han vuelto conformes
ENFOQUE DE
MEJORA DE
PROCESOS
1. Delimitar el proceso
2. Determinar la oportunidad de mejora
3. Tomar información sobre el proceso
4. Analizar la información levantada
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6. Aplicar las acciones correctivas
63
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso
E. Recursos Humanos - Plan de Gestión de los Recursos Humanos
1. Organigrama del Proyecto
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
Sponsor
Project Manager
Analista Programador
Asistente programador
Usuario especialista
64
2. Roles y Responsabilidades
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
DESCRIPCION DE ROLES
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
NOMBRE DEL ROL
SPONSOR
OBJETIVOS DEL ROL:
Ppatrocina el proyecto, es el principal interesado en el éxito del proyecto, y por tanto la persona que apoya, soporta, y defiende el proyecto
RESPONSABILIDADES:
Aprobar el Project Charter, así como todos los documentos entregables definidos en el proyecto,
FUNCIONES:
Iniciar el proyecto, aprobar la planificación del proyecto, cierra el proyecto, asignar recursos al proyecto, designar al Project Manager.
NIVELES DE AUTORIDAD:
Decide sobre recursos humanos y materiales asignados al proyecto, decide sobre modificaciones a las líneas base del proyecto y sobre planes
y programas del proyecto
65
REPORTA A:
Sponsor
SUPERVISA A:
Equipo de proyectos
REQUISITOS DEL ROL:
CONOCIMIENTOS: Project Management y Gestión en General
HABILIDADES: Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación, y Solución de Conflictos
EXPERIENCIA: Ninguna
NOMBRE DEL ROL
Project Manager
OBJETIVOS DEL ROL:
Gestionar operativamente la calidad
RESPONSABILIDADES:
Elaborar el Project Charter y demás documentos de planificación, así como los documentos entregables,
FUNCIONES:
Ayudar al Sponsor a iniciar el proyecto, planifica y ejecuta el proyecto, gestionar los recursos del proyecto, solucionar problemas y superar los
obstáculos del proyecto.
NIVELES DE AUTORIDAD:
Decide sobre la programación detallada de los recursos humanos y materiales asignados al proyecto.
REPORTA A:
Sponsor
SUPERVISA A:
Equipo de proyecto
REQUISITOS DEL ROL:
66
CONOCIMIENTOS: Gestión de proyectos según PMBook, software de gestión de proyectos y estándares
internacionales
HABILIDADES: Liderazgo, Comunicación, Negociación, Solución de Conflictos y Motivacion
EXPERIENCIA: Ninguna
3. Matriz de asignación de responsabilidades (RAM)
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
Matriz de asignación de responsabilidades (ram)
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
ENTREGABLES ROLES / PERSONAS
SPONSOR PROJECT
MANAGER
SKATEHOLDERS
Project Charter V R A
Documento de requisitos V R A
Documento de V R A
67
arquitectura
Documento de
codificación
V R A
Documento de
implementación
V R A
Documento de pruebas V R A
Documento de cierre V R A
R=Responsable, P=Participa, V=Revisa, A=Aprueba
F. Comunicaciones - Plan de Gestión de Comunicaciones
1. Directorio de Stakeholders
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
LISTA DE STAKEHOLDERS
-POR ROL GENERAL DEL PROYECTO-
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
ROL GENERAL STAKEHOLDERS
SPONSOR Unidad de Transferencias y Rendición de Cuentas
68
EQUIPO DE PROYECTO Project Manager Adolfo Montero Jines
Equipo de gestión de proyecto Adolfo Montero Jines
Otros miembros del equipo de
proyecto
PORTFOLIO MANAGER Adolfo Montero Jines
PROGRAM MANAGER Paul Rivas Galloso
PERSONAL DE LA OFICINA DE PROYECTOS Paul Rivas Galloso
GERENTES DE OPERACIONES Paul Rivas Galloso
GERENTES FUNCIONALES Alain Guevara Cruz – Jefe UTRC
Maria Jhong Guerrero – Directora Ejecutiva
Paola Bustamante Suarez – Ministra MIDIS
USUARIOS / CLIENTES Victor Farfan Reyes
Lucy Quispe Quispe
Luz Quispe Sanchez
Alida Ortega Mestas
PROVEEDORES / SOCIOS DE NEGOCIOS Roselyn Palomino Sanchez
OTROS STAKEHOLDERS Milagros Cardenas Curi
2. Medios de Comunicación
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
69
Plan de GESTION DE LAS COMUNICACIONES
ombre del Proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
COMUNICACIONES DEL PROYECTO:
INFORMACIÓ
N
CONTENID
O
FORMAT
O
NIVEL
DE
DETALL
E
RESPONSABL
E DE
COMUNICAR
GRUPO
RECEPTO
R
METODOLOG
ÍA O
TECNOLOGÍA
FRECUENCIA
DE
COMUNICACIÓ
N
CÓDIGO
DE
ELEMENT
O WBS
Iniciación del
proyecto
Datos de
inicio
Proyect
chárter y
otros
Medio Sponsor Equipo de
proyecto
Documento
via PDF
Una vez 1.1
Documentos
entregables
Entregable
s
ISOS Alto Porject
Manager
Equipo de
proyecto
Documento
via PDF
Cada termino
de entregable
Varios
Cierre del
proyecto
Datos de
cierre
Informe
final
Medio Sposor Equipo de
proyecto
Documento
via PDF
Termino del
proyecto
1.7
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS:
Se captan las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna persona o grupo que los exprese formalmente.
Se codifican y registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas:
Se revisa el Log de Control de Polémicas en la reunión semanal de coordinación con el fin de determinar las soluciones a aplicar a las
polémicas pendientes por analizar, designar un responsable por su solución, un plazo de solución, y registrar la programación de estas
Soluciones en el Log de Control.; revisar si las soluciones programadas se están aplicando, de no ser así se tomarán acciones correctivas al
respecto revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polémica ha sido resuelta, de no ser así se diseñarán nuevas soluciones
70
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES:
La actualización del plan se dara si hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto, una acción correctiva que impacte
los requerimientos, evidencias de deficiencias de comunicación, deberá seguir los siguientes pasos:
1. Identificación y clasificación de stakeholders.
2. Determinación de requerimientos de información.
3. Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4. Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
5. Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
6. Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN:
Guías para Reuniones .- Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:
1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.
2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.
3. Se debe empezar puntual.
4. Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles, los procesos grupales de trabajo, y los métodos de solución de controversias.
5. Se debe emitir un Acta de Reunión, se debe repartir a los participantes.
Guías para Correo Electrónico.- Todos los correos electrónicos deberán seguir las siguientes pautas:
1. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto y el Cliente deberán ser enviados por el Project Manager con copia al Sponsor, para
establecer una sola vía formal de comunicación con el Cliente.
2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto deberán ser copiados al Project Manager y el Sponsor,
para que todas las comunicaciones con el Cliente estén en conocimiento de los responsables de la parte contractual.
3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto, deberán ser copiados a la lista Equipo_Dharma que contiene las direcciones de
los miembros, para que todos estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO:
Guías para Codificación de Documentos.- La codificación de los documentos del proyecto será la siguiente:
AAAA_BBB_CCC.DDD
71
Donde: AAAA = Código del Proyecto= ‘PROD’
BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, ram, etc.
CCC = Versión del Documento=’v1_0’, ‘v2_0’, etc.
DDD = Formato del Archivo=doc, exe, pdf, mpp, etc.
Guías para Almacenamiento de Documentos.- El almacenamiento de los documentos del proyecto deberá seguir las siguientes pautas:
1. Durante la ejecución del proyecto cada miembro del equipo mantendrá en su máquina una carpeta con la misma estructura que el WBS del
proyecto, donde guardará en las sub-carpetas correspondientes las versiones de los documentos que vaya generando.
2. Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deberá eliminar los archivos temporales de trabajo de los documentos
y se quedará con las versiones controladas y numeradas (ver guías para el control de versiones), las cuales se enviarán al Project Manager.
3. El Project Manager consolidará todas las versiones controladas y numeradas de los documentos, en un archivo final del proyecto, el cual
será una carpeta con la misma estructura del WBS, donde se almacenarán en el lugar correspondiente los documentos finales del proyecto.
Esta carpeta se archivará en la Biblioteca de Proyectos de Dharma, y se guardará protegida contra escritura.
4. Se publicará una Relación de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para consulta.
5. Los miembros de equipo borrarán sus carpetas de trabajo para eliminar redundancias de
información y multiplicidad de versiones.
Guías para Recuperación y Reparto de Documentos.-
1. La recuperación de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de Dharma es libre para
todos los integrantes del Equipo de Proyecto de Dharma.
2. La recuperación de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de Dharma para otros
miembros de Dharma que no sean del Proyecto requiere autorización del Project Manager.
3. El acceso a la información del proyecto por parte de personas que no son de Dharma requiere
autorización de Gerencia General, pues esta información se considera confidencial, tanto para
Dharma como para el Cliente.
4. El reparto de documentos digitales e impresos es responsabilidad del Project Manager.
5. El reparto de documentos impresos no contempla el control de copias numeradas.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES:
Todos los documentos de Gestión de Proyectos están sujetos al control de versiones, el cual se
72
hace insertando una cabecera estándar con el siguiente diseño:
Código de
Versión
Hecha por Revisada por
Aprobada}
Cada vez que se emite una versión del documento se llena una fila en la cabecera, anotando la
versión, quien emitió el documento, quién lo revisó, quién lo aprobó, a que fecha corresponde la
versión, y por qué motivo se emitió dicha versión.
3. Debe haber correspondencia entre el código de versión del documento que figura en esta cabecera
de Control de Versiones y el código de versión del documento que figura en el nombre del archivo
(ver Guía para Codificación de Documentos), según:
AAAA_BBB_CCC.DDD
Donde: AAAA= Código del Proyecto= ‘PROD’
BBB= Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs,org,ram,etc.
CCC= Versión del Documento=’v1_0’, ‘v2_0’, etc.
DDD= Formato del Archivo=doc, exe, pdf,mpp,etc
73
G. Riesgos - Plan de Gestión de Riesgos
1. Fuentes de Riesgos
74
75
2. Matriz de descomposición de Riesgos (RBS)
76
3. Categorías, Criterios para priorizar y levantar los riesgos
Valoración
Escala Valor_min Valor_max
Ninguna 1 1 3Baja 2 4 6
Mediana 3 8 9Alta 4 12 16
Tipo de riesgo
Tecnico Externo Organizacion Direccion
77
4. Estrategias para la respuesta de los riesgos
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
Plan de RESPUESTA A riesgos
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia y Rendición de Cuentas
SISUTRC
CÓDIGO
DEL
RIESGO
AMENAZA /
OPORTUNIDAD
DESCRIPCIÓN DEL
RIESGOCAUSA RAÍZ TRIGGER
ENTREGABLES
AFECTADOS
PROBABILIDAD
POR
IMPACTO
TOTAL
TIPO DE
RIESGO
RESPONSABLE
DEL RIESGO
RESPUESTAS
PLANIFICADAS
R01 Amenaza Desistimiento en la continuidad del proyecto Falta de interés Reduccion en avance
Documentos 0.35 ALTO Project Manager Reunión de coordinacion
R02
78
R03
1
5. Identificación, Seguimiento y Control de Riesgos
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
Plan de gestión de riesgos
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS
PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS FUENTES DE INFORMACIÓN
Planificación de
Gestión de los Riesgos
Elaborar Plan de Gestión de los
Riesgos
Guía del PMBOK Sponsor, skateholders, Project
manager y equipo de proyecto
Identificación de Riesgos Identificar que riesgos
pueden afectar el proyecto y
documentar sus características
Checklist de riesgos Sponsor, skateholders, Project
manager y equipo de proyecto
Análisis Cualitativo y cuantitativo
de Riesgos
Evaluar probabilidad e
Impacto Establecer ranking de
Matriz de Probabilidad e Impacto Sponsor, Project manager y
equipo de proyecto
2
importancia
Planificación de
Respuesta a los Riesgos
Definir respuesta a riesgos
Planificar ejecución de
respuestas
Sponsor, Project manager y
equipo de proyecto
Seguimiento y Control del
Riesgos
Verificar la ocurrencia de
riesgos. Supervisar y verificar la
ejecución de respuestas.
Verificar aparición de nuevos
riesgos
Sponsor, Project manager y
equipo de proyecto
ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GESTIÓN DE RIESGOS:
PROCESO ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES
Planificación de
Gestión de los Riesgos
Sponsor
Project Manager
Alain Guevara
Adolfo Montero
Dirigir responsable directo;
Proveer definiciones; Ejecutar
Identificación de Riesgos Sponsor
Project Manager
Alain Guevara
Adolfo Montero
Dirigir responsable directo;
Proveer definiciones; Ejecutar
Análisis Cualitativo y cuantitativo
de Riesgos
Sponsor
Project Manager
Alain Guevara
Adolfo Montero
Dirigir responsable directo;
Proveer definiciones; Ejecutar
Planificación de
Respuesta a los Riesgos
Sponsor
Project Manager
Alain Guevara
Adolfo Montero
Dirigir responsable directo;
Proveer definiciones; Ejecutar
Seguimiento y Control del
Riesgos
Sponsor
Project Manager
Alain Guevara
Adolfo Montero
Dirigir responsable directo;
Proveer definiciones; Ejecutar
PRESUPUESTO DE GESTIÓN DE RIESGOS:
El presupuesto estimado asciende a S/. 2,000.00
PERIODICIDAD DE LA GESTIÓN DE RIESGOS:
PROCESO MOMENTO DE EJECUCIÓN ENTREGABLE DEL WBS PERIODICIDAD DE
EJECUCIÓN
Planificación de Al inicio del proyecto 1.1 Planificación Una vez
3
Gestión de los Riesgos
Identificación de Riesgos En reunión 1.1 Planificación Mensual
Análisis Cualitativo y cuantitativo
de Riesgos
En reunión 1.1 Planificación Mensual
Planificación de
Respuesta a los Riesgos
En reunión 1.1 Planificación Mensual
Seguimiento y Control del
Riesgos
Fin de fase 1.1 Planificación Mensual
FORMATOS DE LA GESTIÓN DE RIESGOS;
Planificación Pla n de gestión de riesgos
Identificación Identificación y evaluación cualitativa del riesgo
Análisis Identificación y evaluación cualitativa del riesgo
Respuesta Plan de respuesta de rkesgos
Seguimiento y Control Informes de riesgos, solicitud de cambios, acción correctiva
H. Adquisiciones - Plan de Gestión de Adquisiciones
1. Recursos Adquiridos
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
4
Plan de gestión de adquisiciones
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
ADQUISICIONES DEL PROYECTO:
No se aplica
PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR A SEGUIR:
No se aplica
FORMATOS ESTÁNDAR A UTILIZAR:
No se aplica
COORDINACIÓN CON OTROS ASPECTOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO:
No se aplica
RESTRICCIONES Y SUPUESTOS:
No se aplica
RIESGOS Y RESPUESTAS:
No se aplica
MESTRICAS:
No se aplica
2. Seguimiento y Control de las adquisiciones
I. Interesados del Proyecto - Plan de Gestión de los Interesados
1. Interesados del Proyecto
5
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
LISTA DE STAKEHOLDERS
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
ROL GENERAL STAKEHOLDERS
SPONSOR Unidad de Transferencias y Rendición de Cuentas
EQUIPO DE PROYECTO Project Manager Adolfo Montero Jines
Equipo de gestión de proyecto Adolfo Montero Jines
Otros miembros del equipo de
proyecto
PORTFOLIO MANAGER Adolfo Montero Jines
PROGRAM MANAGER Paul Rivas Galloso
PERSONAL DE LA OFICINA DE PROYECTOS Paul Rivas Galloso
GERENTES DE OPERACIONES Paul Rivas Galloso
GERENTES FUNCIONALES Alain Guevara Cruz – Jefe UTRC
Maria Jhong Guerrero – Directora Ejecutiva
6
Paola Bustamante Suarez – Ministra MIDIS
USUARIOS / CLIENTES Victor Farfan Reyes
Lucy Quispe Quispe
Luz Quispe Sanchez
Alida Ortega Mestas
PROVEEDORES / SOCIOS DE NEGOCIOS Roselyn Palomino Sanchez
OTROS STAKEHOLDERS Milagros Cardenas Curi
2. Equipos de Trabajo del Proyecto
3. Reuniones del Proyecto
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
Acta de reunión de coordinación del proyecto
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
FECHA Y HORA CONVOCADA POR Sponsor
LUGAR UTRC FACILITADOR Project Manager
OBJETIVO
7
ASISTENTES
PERSONA CARGO EMPRESA
DOCUMENTACIÓN
QUÉ SE DEBE LEER PREVIAMENTE RESPONSABLE
QUÉ SE DEBE PRESENTAR EN LA REUNIÓN RESPONSABLE
AGENDA
ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
CONCLUSIONES
ACCIONES RESPONSABLE FECHA
LÍMITE
OBSERVACIONES
NOTAS ESPECIALES
3.2. Ingeniería del proyecto
El principal requerimiento del sistema es el de dotar a los usuarios finales de un
sistema que les permita desarrollar con los procedimientos normados por el Manual de
Transferencias y rendición de cuenta, la característica más importante de estos
usuarios es su distribución geográfica, dadas estas condiciones, el sistema debería
permitir el registro de información desde cualquier ubicación, sumada esta condición a
8
las condiciones propias de un sistema, podemos enumerar las siguientes condiciones:
Acceso desde cualquier ubicación.
Información actualizada constantemente.
Independencia de plataforma de trabajo (Windows, Linux, etc.)
Multiusuario.
Rapidez.
De fácil distribución.
Escalable.
Modular.
Tecnología Open Source.
Seguridad basado en usuarios y roles.
Mínimo costo de implementación y de mantenimiento.
En consideración a estas condiciones la propuesta de desarrollo del sistema que
pueda cubrir los requerimientos es un sistema basado en tecnología Web, con las
siguientes características debidamente sustentadas:
Interfaz de usuario PHP, el PHP es una tecnología de programación que se embebe
directamente en el documento HTML, principal tecnología usada en Internet, en lugar
de un archivo externo que procese los datos. El código es interpretado desde el lado
del servidor web generando la página Web resultante, esto quiere decir que cuando el
cliente hace una petición al servidor para que le envíe una página web, el servidor
ejecuta el intérprete de PHP, se procesa el script solicitado que generará el contenido
de manera dinámica, el resultado es enviado por el intérprete al servidor, quien a su
vez se lo envía al cliente. El código fuente escrito en PHP es invisible al navegador
Web y al cliente, es el servidor el que se encarga de ejecutar el código y enviar su
resultado HTML al navegador. Esto hace que la programación en PHP sea segura,
rápida y confiable. ello se traduce en un mayor y mejor rendimiento, los resultados en
PHP son desplegados en la mayoría de los servidores web y en casi todos los
sistemas operativos y plataformas sin costo alguno, al tener un gran parecido con
lenguajes comunes de programación estructurado y ser atipado, es de fácil
mantenimiento, finalmente la tecnología permite la conexión a diferentes tipos de
motores de bases de datos tales como MySQL, , PostgreSQL, Oracle, ODBC, DB2,
Microsoft SQL Server, Firebird y SQLite realizando muy pocos cambios en el código,
la tecnología además tiene la capacidad de expandir su potencial utilizando módulos,
PHP se puede utilizar en desarrollos con el patrón de diseño Modelo Vista Controlador,
que permiten separar el tratamiento y acceso a los datos, la lógica de negocio y la
interfaz de usuario en tres componentes independientes (modelo, vista y controlador),
finalmente PHP es utilizado en millones de sitios, entre los más destacados se
9
encuentran wikipedia.org, facebook.com y Wordpress.com
Motor de base de datos MySQL es una base de datos muy rápida en la lectura. En
aplicaciones web hay baja concurrencia en la modificación de datos y en cambio el
entorno es intensivo en lectura de datos, lo que hace a MySQL ideal para este tipo de
aplicaciones. Sea cual sea el entorno en el que va a utilizar MySQL, es importante
monitorizar de antemano el rendimiento para detectar y corregir errores tanto de SQL
como de programación, a pesar de que el PHP como se ha visto anteriormente puede
conectarse con múltiples motores de base de datos, el MySQL permite la portabilidad
de la información registrada a partir de la generación de un script, esta ventaja
permitirá la migración a otros motores de base de datos de ser necesario sin que ello
resulte un proceso largo y tedioso.
El proyecto tiene una serie de requerimientos mínimos para poder funcionar
correctamente, estos, sin embargo no son excluyentes, ya que debido a por la
flexibilidad del aplicativo es posible adoptar una serie de alternativas en cuanto a
tecnologías de explotación.
Del lado del servidor:
Motor de base de datos (MySQL, PostgreSQL o MS SQL Server)
Servidor Web Apache
Interprete PHP
Adicionalmente es necesario considerar que los archivos de la aplicación así como sus
librerías, archivos de estilos y funciones java script deberán encontrarse en el
directorio asignado por el servidor web para el despliegue de aplicaciones Web.
Del lado del cliente:
Conexión a internet
Navegador Web (recomendable Mozilla Firefox).
3.3. Soporte del proyecto
3.3.1. Plan de Gestión de la Configuración del Proyecto
Control de versiones
10
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
PLAN DE GESTION DE LA CONFIGURACION
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
ROLES DE LA GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN:
NOMBRE
DEL ROL
PERSONA
ASIGNADA
RESPONSABILIDADES NIVELES DE
AUTORIDAD
Sponsor Alain Guevara Aprobar los cambios solicitados Absoluta
Project Manager Adolfo Montero Dar opinión técnica Ninguna
Stakeholder Luz Quispe, Lucy Quispe,
Victor Farfan
Solicitar cambios Ninguna
PLAN DE DOCUMENTACIÓN:
DOCUMENTOS
Ó ARTEFACTOS
FORMATO
(E=ELECTR
ÓNICO
H=HARD
COPY)
ACCESO
RÁPIDO
NECESARIO
DISPONIBI
LIDAD
AMPLIA
NECESARIA
SEGURIDAD
DE
ACCESO
RECUPERACIÓN
DE
INFORMACIÓN
RETENCIÓN
DE
INFORMACIÓN
Project Charter E On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
11
Plan de gestion E On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
Documentos de
cambios
E On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
Documentos
entregables
H On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
ITEMS DE CONFIGURACIÓN (CI): OBJETOS DEL PROYECTO SOBRE LOS CUALES SE ESTABLECERÁN Y
MANTENDRÁN DESCRIPCIONES LÍNEA BASE DE LOS ATRIBUTOS FUNCIONALES Y FÍSICOS, CON EL FIN DE MANTENER
CONTROL DE LOS CAMBIOS QUE LOS AFECTAN.
CÓDIGO DEL
ITEM DE
CONFIGURACIÓN
NOMBRE DEL
ITEM DE
CONFIGURACIÓN
CATEGORÍA
1=FÍSICO
2=DOCUMENTO
3=FORMATO
4=REGISTRO
FUENTE
P=PROYECTO
C=CONTRATISTA
V=PROVEEDOR
E=EMPRESA
FORMATO
(SOFTWARE +
VERSIÓN +
PLATAFORMA)
OBSERVA
CIONES
GESTIÓN DEL CAMBIO: ESPECIFICAR EL PROCESO DE GESTIÓN DEL CAMBIO O ANEXAR EL PLAN DE GESTIÓN DEL CAMBIO.
CONTABILIDAD DE ESTADO Y MÉTRICAS DE CONFIGURACIÓN: ESPECIFICAR EL REPOSITORIO DE
INFORMACIÓN, EL REPORTE DE ESTADO Y MÉTRICAS A USAR.
VERIFICACIÓN Y AUDITORÍAS DE CONFIGURACIÓN: ESPECIFICAR CÓMO SE ASEGURARÁ LA COMPOSICIÓN DE
LOS ITEMS DE CONFIGURACIÓN, Y COMO SE ASEGURARÁ EL CORRECTO REGISTRO, EVALUACIÓN, APROBACIÓN, RASTREO E
IMPLEMENTACIÓN EXITOSA DE LOS CAMBIOS A DICHOS ITEMS.
3.3.2. Plan Gestión de Métricas del Proyecto
12
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
METRICA DE CALIDAD
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
MÉTRICA DE:
PRODUCTO PROYECTO Sistema de
información para la
Unidad de
Transferencia y
Rendición de
Cuentas
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE:
Eficiencia del sistema
DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD:
Se define como el cumplimiento de los requisitos de los usuarios y la integración con los demás sistemas de la institución a un costo que no
exceda lo programado.
PROPÓSITO DE LA MÉTRICA:
La métrica permitir evaluar la culminación del proyecto.
DEFINICIÓN OPERACIONAL:
El sistema se ira midiendo en la medida en que los entregables sean aceptados como validos por los skateholders.
13
MÉTODO DE MEDICIÓN:
Aceptacion de los skateholders y del sponsor del proyectos.
RESULTADO DESEADO:
Sistema operando al 100% con todos los enlaces intersistemicos.
ENLACE CON OBJETIVOS ORGANIZACIONALES:
El cumplimiento del proyecto permitirá a las unidades involucradas alcanzar las metas y objetivos que tienen asignados en los objetivos y metas
institucionales.
RESPONSABLE DEL FACTOR DE CALIDAD:
El responsable de la vigilancia del factor de calidad es el sponsor.
3.3.3. Plan Gestión del Aseguramiento de Calidad del Proyecto
LINEA BASE DE CALIDAD
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO:
El proyecto debe cumplir con las expectativas de perfomance y atención de información
establecidas por la institución.
LÍNEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO:
FACTOR DE
CALIDAD
RELEVANTE
OBJETIVO DE
CALIDAD
MÉTRICA A
UTILIZAR
FRECUENCIA Y
MOMENTO DE MEDICIÓN
FRECUENCIA Y
MOMENTO
DE REPORTE
Perfomance del
proyecto
8 a 10 puntos Calificación de 0
a 10
Final del
proyecto
Reporte final
14
Aceptación de
skateholers
8 a 10 puntos Calificación de 0
a 10
Cada
entregable
Por cada
entregable
PLAN DE MEJORA DE PROCESOS:
1. Delimitar el proceso
2. Determinar la oportunidad de mejora
3. Tomar información sobre el proceso
4. Analizar la información levantada
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6. Aplicar las acciones correctivas
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso
MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD:
PAQUETE DE TRABAJO ESTÁNDAR O NORMA DE
CALIDAD APLICABLE
ACTIVIDADES DE
PREVENCIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
Planificacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Analisis Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Diseño Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Codificacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Implementacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Puesta en marcha Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Cierre del proyecto Documento Revisión de Aprobación
15
documentos
ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD:
ROL NO 1 :
Sponsor
Objetivos del rol: Responsable ejecutivo y final por la calidad del
proyecto
Funciones del rol: Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para
mejorar la calidad
Niveles de autoridad: Aplicar a discreción los recursos para el proyecto,
renegociar
Contrato
Reporta a: Alta dirección
Supervisa a: Project Manager
Requisitos de conocimientos: Project Management y Gestión en General
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación,
Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: Ninguno
ROL NO 2 :
Project Manager
Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad
Funciones del rol: Revisar estándares, revisar entregables, aceptar
entregables o disponer su reproceso, deliberar para generar acciones
correctivas, aplicar acciones correctivas
Niveles de autoridad : Exigir cumplimiento de entregables al equipo de
proyecto
Reporta a: Sponsor
Supervisa a: Equipo de Proyecto
Supervisa a: Equipo de Proyecto
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación,
Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: Ninguna
16
ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO:
DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD:
PROCEDIMIENTOS Para Mejora de Procesos
Para Auditorias de Procesos
Para Reuniones de Aseguramiento de Calidad
Para Resolución de Problemas
PLANTILLAS Métricas
Plan de Gestión de Calidad
FORMATOS Métricas
Línea Base de Calidad
Plan de Gestión de Calidad
CHECKLISTS De Métricas
De Auditorias
De Acciones Correctivas
Sponsor
Project Manager
Equipo de trabajo
17
OTROS DOCUMENTOS
PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:
ENFOQUE DE
ASEGURAMIENTO DE
LA CALIDAD
El aseguramiento de calidad se hará monitoreando continuamente la
perfomance del trabajo, los resultados del control de calidad, y sobre
todo las métricas
Los resultados se formalizarán como solicitudes de cambio y/o acciones
correctivas/preventivas, Asimismo se verificará que dichas solicitudes de
cambio, y/o acciones correctivas/preventivas se hayan ejecutado y
hayan sido efectivas
ENFOQUE DE
CONTROL DE LA
CALIDAD
El control de calidad se ejecutara revisando los entregables para ver si
están conformes o no, los resultados de estas mediciones se
consolidarán y se enviarán al proceso de aseguramiento de calidad
Los entregables que han sido reprocesados se volverán a revisar para
verificar si ya se han vuelto conformes
ENFOQUE DE
MEJORA DE
PROCESOS
1. Delimitar el proceso
2. Determinar la oportunidad de mejora
3. Tomar información sobre el proceso
4. Analizar la información levantada
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6. Aplicar las acciones correctivas
18
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso
19
CAPÍTULO IV: EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO
4.1. Gestión del proyecto 4.1.1. Ejecución
A. Cronograma actualizado
B. Cuadro de Costos actualizado
Acta de Constitución del Proyecto 1,000.00
Plan del Proyecto 2,000.00
Primera entrega Estado del
proyecto
4,000.00
Acta de cierre del proyecto 3,000.00
TOTAL 10,000.00
Tabla: cuadro de costos
C. WBS Actualizado
20
a.
21
D. Matriz de Trazabilidad de requerimientos actualizado
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
Matriz de trazabilidad de requisitos
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
ATRIBUTOS DE REQUISITO
CÓDIGO DESCRIPCIÓN SUSTENTO DE
SU INCLUSIÓN
PROPIETARIO FUENTE PRIORIDAD VERSIÓN ESTADO ACTUAL
(AC, CA, DI, AD,
AP)
RF001 Registra valorización Luz Quispe
Sanchez
Alta 1.0 AC
RF002 Registra solicitud de
transferencia
Alida Ortega
Mestas
Alta 1.0 AC
RF003 Registra informe
sectorista
Lucy Quispe
Quispe
Alta 1.0 AC
RF004 Registra documento UTRC Victor Farfan Reyes Alta 1.0 AC
22
RF005 Genera Liquidación
contratos
Victor Farfan
Reyes
Alta 1.0 AC
Estado Actual: AC Activo – CA Cancelado – DI Diferido – AD Adicionado – AP
Aprobado
Nivel de Estabilidad / Grado de Complejidad: A Alto – M Mediano – B Bajo
23
E. Acta de reunión de Equipo
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
Acta de reunión de coordinación del proyecto
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
FECHA Y HORA CONVOCADA POR Sponsor
LUGAR UTRC FACILITADOR Project Manager
OBJETIVO
ASISTENTES
PERSONA CARGO EMPRESA
DOCUMENTACIÓN
QUÉ SE DEBE LEER PREVIAMENTE RESPONSABLE
QUÉ SE DEBE PRESENTAR EN LA REUNIÓN RESPONSABLE
AGENDA
ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
24
CONCLUSIONES
ACCIONES RESPONSABLE FECHA
LÍMITE
OBSERVACIONES
NOTAS ESPECIALES
F. Registro de Capacitaciones del Proyecto actualizado
4.1.2. Seguimiento y control A. Solicitud de Cambio
Control de versions
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
PLAN DE GESTION DE CAMBIOS
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
ROLES DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS:
25
NOMBRE DEL ROL PERSONA ASIGNADA RESPONSABILIDADES NIVELES DE AUTORIDAD
Sponsor Alain Guevara Aprobar los cambios solicitados Absoluta
Project Manager Adolfo Montero Dar opinión técnica Ninguna
Stakeholder Luz Quispe, Lucy Quispe, Victor
Farfan
Solicitar cambios Ninguna
TIPOS DE CAMBIOS:
1. Modificaicon.- el proceso es correcto pero requiere ser modificado por cambios en el procedimiento
2. Agregación.- se incrementan procesos por requerimientos adicionales
3. Eliminación.- se eliminan procesos por requerimientos innecesarios o que hayan sido desestimados
4. Corrección.- se modifican procesos con errores.
PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE CAMBIOS:
Solicitar cambios El o los skateholders alcanzan al Sponsor la solicitud de cambio a
través de documento formal
Dar opinión técnica El Sponsor alcanza la solicitud al Project Manager para la
evaluación técnica y económica del cambio.
El Project Manager alcanza respuesta indicando los tiempos,
recursos y costos adicionales necesarios para la implementación
del cambio
Aprobar cambios El Sponsor aprueba los cambios si lo estima conveniente y
comunica al Project Manager el inicio de las modificaciones
Implementar cambios El Project Manager dispone del equipo de proyecto para iniciar los
cambios
Verificar cambios El o los skateholders que solicitaron el cambio procederán a la
revisión del cambio y notificaran su aprobación o desaprobación.
Cierre de cambio El Project Manager recepciona la aprobación de cambios de los
skateholder que solicitaron el cambio y cierra el proceso
PLAN DE CONTINGENCIA ANTE SOLICITUDES DE CAMBIO URGENTES:
El Plan de Contingencia será evaluado y ejecutado por el Project Manager, para ello el Project Manager registra la solicitud.
evalúa los impactos técnicos y económicos, toma la decisión inconsultamente, implanta el cambio, y espera la aprobación del solicitante, una
26
vez obtenida la aprobación eleva informe de hechos ocurridos al Sponsor que de ser el caso aprueba y cierra la solicitud.
HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE CAMBIOS:
SOFTWARE Correo electrónico
PROCEDIMIENTOS Establecidos en el Plan de Gestión de cambios
FORMATOS Ninguno
OTROS Ninguno
B. Riesgos actualizados
Análisis de Riesgo promedio
Probabilidad de Amenaza
Criminalidad y Político
Sucesos de
origen físico
Negligencia y
Institucional
Datos e Información 3.2 4.1 4.6
Magnitud de Daño
Sistemas e Infraestructura 3.8 5.0 5.5
Personal 3.1 4.1 4.5
C. Informes de Estado
27
4.2. Ingeniería del proyecto
El principal requerimiento del sistema es el de dotar a los usuarios finales de un
sistema que les permita desarrollar con los procedimientos normados por el Manual de
Transferencias y rendición de cuenta, la característica más importante de estos
usuarios es su distribución geográfica, dadas estas condiciones, el sistema debería
permitir el registro de información desde cualquier ubicación, sumada esta condición a
las condiciones propias de un sistema, podemos enumerar las siguientes condiciones:
Acceso desde cualquier ubicación.
Información actualizada constantemente.
Independencia de plataforma de trabajo (Windows, Linux, etc.)
Multiusuario.
Rapidez.
De fácil distribución.
Escalable.
Modular.
Tecnología Open Source.
Seguridad basado en usuarios y roles.
Mínimo costo de implementación y de mantenimiento.
En consideración a estas condiciones la propuesta de desarrollo del sistema que
pueda cubrir los requerimientos es un sistema basado en tecnología Web, con las
siguientes características debidamente sustentadas:
Interfaz de usuario PHP, el PHP es una tecnología de programación que se embebe
directamente en el documento HTML, principal tecnología usada en Internet, en lugar
de un archivo externo que procese los datos. El código es interpretado desde el lado
del servidor web generando la página Web resultante, esto quiere decir que cuando el
cliente hace una petición al servidor para que le envíe una página web, el servidor
ejecuta el intérprete de PHP, se procesa el script solicitado que generará el contenido
de manera dinámica, el resultado es enviado por el intérprete al servidor, quien a su
vez se lo envía al cliente. El código fuente escrito en PHP es invisible al navegador
Web y al cliente, es el servidor el que se encarga de ejecutar el código y enviar su
resultado HTML al navegador. Esto hace que la programación en PHP sea segura,
rápida y confiable. ello se traduce en un mayor y mejor rendimiento, los resultados en
PHP son desplegados en la mayoría de los servidores web y en casi todos los
sistemas operativos y plataformas sin costo alguno, al tener un gran parecido con
28
lenguajes comunes de programación estructurado y ser atipado, es de fácil
mantenimiento, finalmente la tecnología permite la conexión a diferentes tipos de
motores de bases de datos tales como MySQL, , PostgreSQL, Oracle, ODBC, DB2,
Microsoft SQL Server, Firebird y SQLite realizando muy pocos cambios en el código,
la tecnología además tiene la capacidad de expandir su potencial utilizando módulos,
PHP se puede utilizar en desarrollos con el patrón de diseño Modelo Vista Controlador,
que permiten separar el tratamiento y acceso a los datos, la lógica de negocio y la
interfaz de usuario en tres componentes independientes (modelo, vista y controlador),
finalmente PHP es utilizado en millones de sitios, entre los más destacados se
encuentran wikipedia.org, facebook.com y Wordpress.com
Motor de base de datos MySQL es una base de datos muy rápida en la lectura. En
aplicaciones web hay baja concurrencia en la modificación de datos y en cambio el
entorno es intensivo en lectura de datos, lo que hace a MySQL ideal para este tipo de
aplicaciones. Sea cual sea el entorno en el que va a utilizar MySQL, es importante
monitorizar de antemano el rendimiento para detectar y corregir errores tanto de SQL
como de programación, a pesar de que el PHP como se ha visto anteriormente puede
conectarse con múltiples motores de base de datos, el MySQL permite la portabilidad
de la información registrada a partir de la generación de un script, esta ventaja
permitirá la migración a otros motores de base de datos de ser necesario sin que ello
resulte un proceso largo y tedioso.
El proyecto tiene una serie de requerimientos mínimos para poder funcionar
correctamente, estos, sin embargo no son excluyentes, ya que debido a por la
flexibilidad del aplicativo es posible adoptar una serie de alternativas en cuanto a
tecnologías de explotación.
Del lado del servidor:
Motor de base de datos (MySQL, PostgreSQL o MS SQL Server)
Servidor Web Apache
Interprete PHP
Adicionalmente es necesario considerar que los archivos de la aplicación así como sus
librerías, archivos de estilos y funciones java script deberán encontrarse en el
directorio asignado por el servidor web para el despliegue de aplicaciones Web.
Del lado del cliente:
29
Conexión a internet
Navegador Web (recomendable Mozilla Firefox).
4.3. Soporte del proyecto 4.3.1. Plantilla de Seguimiento a la Gestión de la configuración actualizado
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
PLAN DE GESTION DE LA CONFIGURACION
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
ROLES DE LA GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN:
NOMBRE
DEL ROL
PERSONA
ASIGNADA
RESPONSABILIDADES NIVELES DE
AUTORIDAD
Sponsor Alain Guevara Aprobar los cambios solicitados Absoluta
Project Manager Adolfo Montero Dar opinión técnica Ninguna
Stakeholder Luz Quispe, Lucy Quispe,
Victor Farfan
Solicitar cambios Ninguna
PLAN DE DOCUMENTACIÓN:
DOCUMENTOS FORMATO ACCESO DISPONIBI SEGURIDAD RECUPERACIÓN RETENCIÓN
30
Ó ARTEFACTOS (E=ELECTR
ÓNICO
H=HARD
COPY)
RÁPIDO
NECESARIO
LIDAD
AMPLIA
NECESARIA
DE
ACCESO
DE
INFORMACIÓN
DE
INFORMACIÓN
Project Charter E On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
Plan de gestion E On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
Documentos de
cambios
E On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
Documentos
entregables
H On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
ITEMS DE CONFIGURACIÓN (CI): OBJETOS DEL PROYECTO SOBRE LOS CUALES SE ESTABLECERÁN Y
MANTENDRÁN DESCRIPCIONES LÍNEA BASE DE LOS ATRIBUTOS FUNCIONALES Y FÍSICOS, CON EL FIN DE MANTENER
CONTROL DE LOS CAMBIOS QUE LOS AFECTAN.
CÓDIGO DEL
ITEM DE
CONFIGURACIÓN
NOMBRE DEL
ITEM DE
CONFIGURACIÓN
CATEGORÍA
1=FÍSICO
2=DOCUMENTO
3=FORMATO
4=REGISTRO
FUENTE
P=PROYECTO
C=CONTRATISTA
V=PROVEEDOR
E=EMPRESA
FORMATO
(SOFTWARE +
VERSIÓN +
PLATAFORMA)
OBSERVA
CIONES
GESTIÓN DEL CAMBIO: ESPECIFICAR EL PROCESO DE GESTIÓN DEL CAMBIO O ANEXAR EL PLAN DE GESTIÓN DEL CAMBIO.
CONTABILIDAD DE ESTADO Y MÉTRICAS DE CONFIGURACIÓN: ESPECIFICAR EL REPOSITORIO DE
INFORMACIÓN, EL REPORTE DE ESTADO Y MÉTRICAS A USAR.
31
VERIFICACIÓN Y AUDITORÍAS DE CONFIGURACIÓN: ESPECIFICAR CÓMO SE ASEGURARÁ LA COMPOSICIÓN DE
LOS ITEMS DE CONFIGURACIÓN, Y COMO SE ASEGURARÁ EL CORRECTO REGISTRO, EVALUACIÓN, APROBACIÓN, RASTREO E
IMPLEMENTACIÓN EXITOSA DE LOS CAMBIOS A DICHOS ITEMS.
4.3.2. Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado
LINEA BASE DE CALIDAD
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO:
El proyecto debe cumplir con las expectativas de perfomance y atención de información
establecidas por la institución.
LÍNEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO:
FACTOR DE
CALIDAD
RELEVANTE
OBJETIVO DE
CALIDAD
MÉTRICA A
UTILIZAR
FRECUENCIA Y
MOMENTO DE MEDICIÓN
FRECUENCIA Y
MOMENTO
DE REPORTE
Perfomance del
proyecto
8 a 10 puntos Calificación de 0
a 10
Final del
proyecto
Reporte final
Aceptación de
skateholers
8 a 10 puntos Calificación de 0
a 10
Cada
entregable
Por cada
entregable
PLAN DE MEJORA DE PROCESOS:
1. Delimitar el proceso
32
2. Determinar la oportunidad de mejora
3. Tomar información sobre el proceso
4. Analizar la información levantada
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6. Aplicar las acciones correctivas
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso
MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD:
PAQUETE DE TRABAJO ESTÁNDAR O NORMA DE
CALIDAD APLICABLE
ACTIVIDADES DE
PREVENCIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
Planificacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Analisis Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Diseño Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Codificacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Implementacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Puesta en marcha Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Cierre del proyecto Documento Revisión de
documentos
Aprobación
ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD:
ROL NO 1 : Objetivos del rol: Responsable ejecutivo y final por la calidad del
proyecto
33
Sponsor Funciones del rol: Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para
mejorar la calidad
Niveles de autoridad: Aplicar a discreción los recursos para el proyecto,
renegociar
Contrato
Reporta a: Alta dirección
Supervisa a: Project Manager
Requisitos de conocimientos: Project Management y Gestión en General
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación,
Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: Ninguno
ROL NO 2 :
Project Manager
Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad
Funciones del rol: Revisar estándares, revisar entregables, aceptar
entregables o disponer su reproceso, deliberar para generar acciones
correctivas, aplicar acciones correctivas
Niveles de autoridad : Exigir cumplimiento de entregables al equipo de
proyecto
Reporta a: Sponsor
Supervisa a: Equipo de Proyecto
Supervisa a: Equipo de Proyecto
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación,
Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: Ninguna
ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO:
34
DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD:
PROCEDIMIENTOS Para Mejora de Procesos
Para Auditorias de Procesos
Para Reuniones de Aseguramiento de Calidad
Para Resolución de Problemas
PLANTILLAS Métricas
Plan de Gestión de Calidad
FORMATOS Métricas
Línea Base de Calidad
Plan de Gestión de Calidad
CHECKLISTS De Métricas
De Auditorias
De Acciones Correctivas
OTROS DOCUMENTOS
Sponsor
Project Manager
Equipo de trabajo
35
PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:
ENFOQUE DE
ASEGURAMIENTO DE
LA CALIDAD
El aseguramiento de calidad se hará monitoreando continuamente la
perfomance del trabajo, los resultados del control de calidad, y sobre
todo las métricas
Los resultados se formalizarán como solicitudes de cambio y/o acciones
correctivas/preventivas, Asimismo se verificará que dichas solicitudes de
cambio, y/o acciones correctivas/preventivas se hayan ejecutado y
hayan sido efectivas
ENFOQUE DE
CONTROL DE LA
CALIDAD
El control de calidad se ejecutara revisando los entregables para ver si
están conformes o no, los resultados de estas mediciones se
consolidarán y se enviarán al proceso de aseguramiento de calidad
Los entregables que han sido reprocesados se volverán a revisar para
verificar si ya se han vuelto conformes
ENFOQUE DE
MEJORA DE
PROCESOS
1. Delimitar el proceso
2. Determinar la oportunidad de mejora
3. Tomar información sobre el proceso
4. Analizar la información levantada
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6. Aplicar las acciones correctivas
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
36
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso
4.3.3. Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño.
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
METRICA DE CALIDAD
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
MÉTRICA DE:
PRODUCTO PROYECTO Sistema de
información para la
Unidad de
Transferencia y
Rendición de
Cuentas
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE:
Eficiencia del sistema
DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD:
Se define como el cumplimiento de los requisitos de los usuarios y la integración con los demás sistemas de la institución a un costo que no
exceda lo programado.
PROPÓSITO DE LA MÉTRICA:
37
La métrica permitir evaluar la culminación del proyecto.
DEFINICIÓN OPERACIONAL:
El sistema se ira midiendo en la medida en que los entregables sean aceptados como validos por los skateholders.
MÉTODO DE MEDICIÓN:
Aceptacion de los skateholders y del sponsor del proyectos.
RESULTADO DESEADO:
Sistema operando al 100% con todos los enlaces intersistemicos.
ENLACE CON OBJETIVOS ORGANIZACIONALES:
El cumplimiento del proyecto permitirá a las unidades involucradas alcanzar las metas y objetivos que tienen asignados en los objetivos y metas
institucionales.
RESPONSABLE DEL FACTOR DE CALIDAD:
El responsable de la vigilancia del factor de calidad es el sponsor.
38
CAPÍTULO V: CIERRE DEL PROYECTO 5.1. Gestión del Cierre del proyecto 5.1.1. Acta de Aprobación de entregables 5.1.2. Lecciones aprendidas 5.1.3. Acta de Cierre del Proyecto
5.2. Ingeniería del proyecto El principal requerimiento del sistema es el de dotar a los usuarios finales de un
sistema que les permita desarrollar con los procedimientos normados por el Manual de
Transferencias y rendición de cuenta, la característica más importante de estos
usuarios es su distribución geográfica, dadas estas condiciones, el sistema debería
permitir el registro de información desde cualquier ubicación, sumada esta condición a
las condiciones propias de un sistema, podemos enumerar las siguientes condiciones:
Acceso desde cualquier ubicación.
Información actualizada constantemente.
Independencia de plataforma de trabajo (Windows, Linux, etc.)
Multiusuario.
Rapidez.
De fácil distribución.
Escalable.
Modular.
Tecnología Open Source.
Seguridad basado en usuarios y roles.
Mínimo costo de implementación y de mantenimiento.
En consideración a estas condiciones la propuesta de desarrollo del sistema que
pueda cubrir los requerimientos es un sistema basado en tecnología Web, con las
siguientes características debidamente sustentadas:
Interfaz de usuario PHP, el PHP es una tecnología de programación que se embebe
directamente en el documento HTML, principal tecnología usada en Internet, en lugar
de un archivo externo que procese los datos. El código es interpretado desde el lado
del servidor web generando la página Web resultante, esto quiere decir que cuando el
cliente hace una petición al servidor para que le envíe una página web, el servidor
ejecuta el intérprete de PHP, se procesa el script solicitado que generará el contenido
de manera dinámica, el resultado es enviado por el intérprete al servidor, quien a su
vez se lo envía al cliente. El código fuente escrito en PHP es invisible al navegador
Web y al cliente, es el servidor el que se encarga de ejecutar el código y enviar su
39
resultado HTML al navegador. Esto hace que la programación en PHP sea segura,
rápida y confiable. ello se traduce en un mayor y mejor rendimiento, los resultados en
PHP son desplegados en la mayoría de los servidores web y en casi todos los
sistemas operativos y plataformas sin costo alguno, al tener un gran parecido con
lenguajes comunes de programación estructurado y ser atipado, es de fácil
mantenimiento, finalmente la tecnología permite la conexión a diferentes tipos de
motores de bases de datos tales como MySQL, , PostgreSQL, Oracle, ODBC, DB2,
Microsoft SQL Server, Firebird y SQLite realizando muy pocos cambios en el código,
la tecnología además tiene la capacidad de expandir su potencial utilizando módulos,
PHP se puede utilizar en desarrollos con el patrón de diseño Modelo Vista Controlador,
que permiten separar el tratamiento y acceso a los datos, la lógica de negocio y la
interfaz de usuario en tres componentes independientes (modelo, vista y controlador),
finalmente PHP es utilizado en millones de sitios, entre los más destacados se
encuentran wikipedia.org, facebook.com y Wordpress.com
Motor de base de datos MySQL es una base de datos muy rápida en la lectura. En
aplicaciones web hay baja concurrencia en la modificación de datos y en cambio el
entorno es intensivo en lectura de datos, lo que hace a MySQL ideal para este tipo de
aplicaciones. Sea cual sea el entorno en el que va a utilizar MySQL, es importante
monitorizar de antemano el rendimiento para detectar y corregir errores tanto de SQL
como de programación, a pesar de que el PHP como se ha visto anteriormente puede
conectarse con múltiples motores de base de datos, el MySQL permite la portabilidad
de la información registrada a partir de la generación de un script, esta ventaja
permitirá la migración a otros motores de base de datos de ser necesario sin que ello
resulte un proceso largo y tedioso.
El proyecto tiene una serie de requerimientos mínimos para poder funcionar
correctamente, estos, sin embargo no son excluyentes, ya que debido a por la
flexibilidad del aplicativo es posible adoptar una serie de alternativas en cuanto a
tecnologías de explotación.
Del lado del servidor:
Motor de base de datos (MySQL, PostgreSQL o MS SQL Server)
Servidor Web Apache
Interprete PHP
Adicionalmente es necesario considerar que los archivos de la aplicación así como sus
40
librerías, archivos de estilos y funciones java script deberán encontrarse en el
directorio asignado por el servidor web para el despliegue de aplicaciones Web.
Del lado del cliente:
Conexión a internet
Navegador Web (recomendable Mozilla Firefox).
5.3. Soporte del proyecto 5.3.1. Plantilla de Seguimiento a la Gestión de la configuración actualizado
Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
PLAN DE GESTION DE LA CONFIGURACION
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
ROLES DE LA GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN:
NOMBRE
DEL ROL
PERSONA
ASIGNADA
RESPONSABILIDADES NIVELES DE
AUTORIDAD
Sponsor Alain Guevara Aprobar los cambios solicitados Absoluta
Project Manager Adolfo Montero Dar opinión técnica Ninguna
Stakeholder Luz Quispe, Lucy Quispe,
Victor Farfan
Solicitar cambios Ninguna
41
PLAN DE DOCUMENTACIÓN:
DOCUMENTOS
Ó ARTEFACTOS
FORMATO
(E=ELECTR
ÓNICO
H=HARD
COPY)
ACCESO
RÁPIDO
NECESARIO
DISPONIBI
LIDAD
AMPLIA
NECESARIA
SEGURIDAD
DE
ACCESO
RECUPERACIÓN
DE
INFORMACIÓN
RETENCIÓN
DE
INFORMACIÓN
Project Charter E On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
Plan de gestion E On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
Documentos de
cambios
E On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
Documentos
entregables
H On line Equipo de
proyecto
Lectura Copia de
seguridad
Vida del
proyecto
ITEMS DE CONFIGURACIÓN (CI): OBJETOS DEL PROYECTO SOBRE LOS CUALES SE ESTABLECERÁN Y
MANTENDRÁN DESCRIPCIONES LÍNEA BASE DE LOS ATRIBUTOS FUNCIONALES Y FÍSICOS, CON EL FIN DE MANTENER
CONTROL DE LOS CAMBIOS QUE LOS AFECTAN.
CÓDIGO DEL
ITEM DE
CONFIGURACIÓN
NOMBRE DEL
ITEM DE
CONFIGURACIÓN
CATEGORÍA
1=FÍSICO
2=DOCUMENTO
3=FORMATO
4=REGISTRO
FUENTE
P=PROYECTO
C=CONTRATISTA
V=PROVEEDOR
E=EMPRESA
FORMATO
(SOFTWARE +
VERSIÓN +
PLATAFORMA)
OBSERVA
CIONES
GESTIÓN DEL CAMBIO: ESPECIFICAR EL PROCESO DE GESTIÓN DEL CAMBIO O ANEXAR EL PLAN DE GESTIÓN DEL CAMBIO.
CONTABILIDAD DE ESTADO Y MÉTRICAS DE CONFIGURACIÓN: ESPECIFICAR EL REPOSITORIO DE
42
INFORMACIÓN, EL REPORTE DE ESTADO Y MÉTRICAS A USAR.
VERIFICACIÓN Y AUDITORÍAS DE CONFIGURACIÓN: ESPECIFICAR CÓMO SE ASEGURARÁ LA COMPOSICIÓN DE
LOS ITEMS DE CONFIGURACIÓN, Y COMO SE ASEGURARÁ EL CORRECTO REGISTRO, EVALUACIÓN, APROBACIÓN, RASTREO E
IMPLEMENTACIÓN EXITOSA DE LOS CAMBIOS A DICHOS ITEMS.
5.3.2. Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado
LINEA BASE DE CALIDAD
Nombre del proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO:
El proyecto debe cumplir con las expectativas de perfomance y atención de información
establecidas por la institución.
LÍNEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO:
FACTOR DE
CALIDAD
RELEVANTE
OBJETIVO DE
CALIDAD
MÉTRICA A
UTILIZAR
FRECUENCIA Y
MOMENTO DE MEDICIÓN
FRECUENCIA Y
MOMENTO
DE REPORTE
Perfomance del
proyecto
8 a 10 puntos Calificación de 0
a 10
Final del
proyecto
Reporte final
Aceptación de
skateholers
8 a 10 puntos Calificación de 0
a 10
Cada
entregable
Por cada
entregable
43
PLAN DE MEJORA DE PROCESOS:
1. Delimitar el proceso
2. Determinar la oportunidad de mejora
3. Tomar información sobre el proceso
4. Analizar la información levantada
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6. Aplicar las acciones correctivas
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso
MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD:
PAQUETE DE TRABAJO ESTÁNDAR O NORMA DE
CALIDAD APLICABLE
ACTIVIDADES DE
PREVENCIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
Planificacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Analisis Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Diseño Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Codificacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Implementacion Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Puesta en marcha Documento Revisión de
documentos
Aprobación
Cierre del proyecto Documento Revisión de
documentos
Aprobación
ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD:
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ROL NO 1 :
Sponsor
Objetivos del rol: Responsable ejecutivo y final por la calidad del
proyecto
Funciones del rol: Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para
mejorar la calidad
Niveles de autoridad: Aplicar a discreción los recursos para el proyecto,
renegociar
Contrato
Reporta a: Alta dirección
Supervisa a: Project Manager
Requisitos de conocimientos: Project Management y Gestión en General
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación,
Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: Ninguno
ROL NO 2 :
Project Manager
Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad
Funciones del rol: Revisar estándares, revisar entregables, aceptar
entregables o disponer su reproceso, deliberar para generar acciones
correctivas, aplicar acciones correctivas
Niveles de autoridad : Exigir cumplimiento de entregables al equipo de
proyecto
Reporta a: Sponsor
Supervisa a: Equipo de Proyecto
Supervisa a: Equipo de Proyecto
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación,
Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: Ninguna
ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO:
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DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD:
PROCEDIMIENTOS Para Mejora de Procesos
Para Auditorias de Procesos
Para Reuniones de Aseguramiento de Calidad
Para Resolución de Problemas
PLANTILLAS Métricas
Plan de Gestión de Calidad
FORMATOS Métricas
Línea Base de Calidad
Plan de Gestión de Calidad
CHECKLISTS De Métricas
De Auditorias
De Acciones Correctivas
OTROS DOCUMENTOS
Sponsor
Project Manager
Equipo de trabajo
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PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:
ENFOQUE DE
ASEGURAMIENTO DE
LA CALIDAD
El aseguramiento de calidad se hará monitoreando continuamente la
perfomance del trabajo, los resultados del control de calidad, y sobre
todo las métricas
Los resultados se formalizarán como solicitudes de cambio y/o acciones
correctivas/preventivas, Asimismo se verificará que dichas solicitudes de
cambio, y/o acciones correctivas/preventivas se hayan ejecutado y
hayan sido efectivas
ENFOQUE DE
CONTROL DE LA
CALIDAD
El control de calidad se ejecutara revisando los entregables para ver si
están conformes o no, los resultados de estas mediciones se
consolidarán y se enviarán al proceso de aseguramiento de calidad
Los entregables que han sido reprocesados se volverán a revisar para
verificar si ya se han vuelto conformes
ENFOQUE DE
MEJORA DE
PROCESOS
1. Delimitar el proceso
2. Determinar la oportunidad de mejora
3. Tomar información sobre el proceso
4. Analizar la información levantada
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6. Aplicar las acciones correctivas
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
47
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso
5.3.3. Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño
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Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto
METRICA DE CALIDAD
Nombre del Proyecto Siglas del proyecto
Sistema de información para la Unidad de Transferencia
y Rendición de Cuentas
SISUTRC
MÉTRICA DE:
PRODUCTO PROYECTO Sistema de
información para la
Unidad de
Transferencia y
Rendición de
Cuentas
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE:
Eficiencia del sistema
DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD:
Se define como el cumplimiento de los requisitos de los usuarios y la integración con los demás sistemas de la institución a un costo que no
exceda lo programado.
PROPÓSITO DE LA MÉTRICA:
La métrica permitir evaluar la culminación del proyecto.
DEFINICIÓN OPERACIONAL:
El sistema se ira midiendo en la medida en que los entregables sean aceptados como validos por los skateholders.
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MÉTODO DE MEDICIÓN:
Aceptacion de los skateholders y del sponsor del proyectos.
RESULTADO DESEADO:
Sistema operando al 100% con todos los enlaces intersistemicos.
ENLACE CON OBJETIVOS ORGANIZACIONALES:
El cumplimiento del proyecto permitirá a las unidades involucradas alcanzar las metas y objetivos que tienen asignados en los objetivos y metas
institucionales.
RESPONSABLE DEL FACTOR DE CALIDAD:
El responsable de la vigilancia del factor de calidad es el sponsor.
CAPÍTULO VI: EVALUACIÓN DE RESULTADOS 6.3. Indicadores claves de éxito del Proyecto 6.4. Indicadores claves de éxito del Producto
CAPÍTULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 7.1 Conclusiones 7.2 Recomendaciones
GLOSARIO DE TÉRMINOS
A. Del proyecto de investigación
B. Del producto
BIBLIOGRAFÍA
A. Libros
B. Tesis
C. Revistas y periódicos
D. Artículos de Internet
50
ANEXOS