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Una propuesta exitosa para
fondos externos
3er Congreso Educativo
Sistema Universitario Ana G. Méndez
Facilitando el aprendizaje: Hacía mejores prácticas de enseñanza
25 de agosto de 2005
Miriam Rivera Cano, CRA, ASQ CQIA
Vicepresidenta Auxiliar Recursos Externos
Vicepresidencia de Asuntos Académicos e Investigación
Derechos de Autor © 2005 Sistema Universitario Ana G. Méndez.
Derechos Reservados prohibida la producción total o parcial sin autorización del Sistema Ana G. Méndez
Objetivos
� Presentar el patrón establecido para el
desarrollo de una propuesta exitosa para
fondos externos.
� Presentar los principios básicos de los
costos relacionados a un proyecto con
fondos federales y repasar los pasos en
el desarrollo de un presupuesto.
Contenido
� Responsabilidades
� Primera Fase (Prepropuesta)
� Segunda Fase (Redacción)
� Elementos de una Propuesta
� Desarrollo del Presupuesto
Responsabilidades
� Rector(a) – Es el Representante Autorizado por la
Universidad, nombrado por el SUAGM, para
actuar por la Universidad y asumir las
obligaciones impuestas por las leyes federales,
regulaciones, requisitos, y condiciones que
aplican a las propuestas y contratos federales.
� Investigador(a) Principal/Director(a) de Programa
– Es la persona responsable a la Universidad y a
la agencia auspiciadora para llevar a cabo el
proyecto o actividad según aprobada.
Ideas para la propuesta
� Solicitada� La idea es sugerida por la fuente por lo cual hace una invitación a someter propuestas (Request for Proposals) con la descripción del proyecto de interés.
� No solicitada � La idea es del proponente, pero se recomienda buscar el historial de donativos (awards).
Primera Fase (La prepropuesta)
Preguntas:
� ¿Cuál es la función de este proyecto?
� ¿En qué área es tu proyecto?
� ¿Cuál es la población impactada?
� ¿Quiénes componen tu equipo de trabajo
para desarrollar la propuesta?
� ¿Tienes el endoso de tu Decano y
Rector?
� ¿Cuál es la capacidad de tu institución
para realizar el proyecto?
Primera Fase (La prepropuesta)
� El punto de partida para escribir una
propuesta consiste en reunir la
documentación adecuada:
� Revisa la literatura
� Recopila información (estadísticas)
� Identifica la posible fuente de fondos
� Visita su página electrónica
� Comuníquese con la fuente de fondos
Segunda Fase (Redacción)
� Razones para una propuesta competitiva
� Usted hizo su asignación y ha
determinado que su proyecto no duplica
los esfuerzos de otros proyectos de
investigación.
� Este proyecto es relevante a la fuente
de fondos.
� El proyecto esta dirigido a una
necesidad crítica.
Razones para una propuesta
competitiva (Continuación)
� El enfoque hacía la solución del
problema es efectivo y viable.
� Los resultados esperados justifican los
recursos solicitados.
� El personal propuesto y la organización
tienen la capacidad, credibilidad y
experiencia necesaria para que el
proyecto sea exitoso.
Razones para una propuesta débil
� Falta de estadísticas y evidencia que
muestre una necesidad o problema real.
� No existe evidencia de innovación.
� No expresa la viabilidad del proyecto,
posible riesgos o medidas de solución.
� Información excesiva de trasfondo.
Consejitos para el desarrollo de la
propuesta
� Establece un tono positivo
� Utiliza visuales para explicar conceptos
abstractos y relaciones
� No sobre enfatice (overkill) un punto o idea
� Utiliza palabras que facilite al lector navegar a
través de la propuesta
� Evita palabras que impliquen duda, ej, “might,
could, may, should, hope will consider, it
appears”
Consejitos para el desarrollo de la
propuesta (Continuación)
� Muestre firmeza y seguridad
� Evite la retórica inflada
� Evite argumentos que no tienen
fundamentos
� No asuma que el lector esta familiarizado
con el tema
� La secuencia debe ser lógica
Consejitos para el desarrollo de la
propuesta (Continuación)
� Lea cuidadosamente su propuesta y las
guías.
� Busca que colegas lean la propuesta y
las guías.
� Si la propuesta no es aprobada, solicita
comentarios de los lectores.
Carta de trámite
� Para demostrar apoyo de la
institución
� Para indicar que Instituto debe recibir
la propuesta (NIH)
Página de Cubierta
� Generalmente provista por la fuente de fondos
� Firmada en original, preferiblemente en tinta azul
� No firmar “por”, ej. José F. Méndez por Miriam Rivera Cano
Tabla de Contenido
� Generalmente, provista por la fuente de
fondos.
� Importante enumerar las páginas y que
los números de éstas concuerden con la
tabla de contenido.
Resumen Ejecutivo/Resumen del
Proyecto
� Es la sección más importante de todo el documento.
Es una síntesis de la información más relevante que
ayuda a convencer al lector de que este proyecto
sea considerado para su apoyo.
� El problema/necesidad - Uno o dos párrafos
breves sobre el problema o la necesidad que
su organización ha identificado y que está
preparada para enfrentar.
� La solución — Describa el proyecto, la
metodología, la evaluación del mismo,
cronología del plan de trabajo, y como se
diseminará los resultados. Debe incluir una
descripción de los resultados esperados.
� Fondos requeridos y duración
� Una reseña sobre la orientación de su
organización — Escriba en un párrafo el
nombre, la historia, la misión y las actividades de
su organización, así como la capacidad que ésta
tiene para llevar a cabo el proyecto.
Resumen Ejecutivo/Resumen del
Proyecto (Continuación)
Propósito
�Metas
�Objetivos específicos dirigidos a resultados esperados, mensurables
� En propuestas de investigación incluir hipótesis.
� Ser positivos, dar esperanzas al lector
Necesidad/Problema
� Establecer la necesidad con estadísticas o revisión
de literatura, asegure que las mismas estén
actualizadas.
� ¿Qué relevancia o importancia tiene para el entorno
del proyecto como para la sociedad en general?
� Relación del problema/necesidad al proyecto
propuesto.
� Importancia del proyecto ahora
Descripción del Proyecto
� Tiene cinco subcategorías: objetivos, métodos,
personal/administración, evaluación, y sostenible.
� Los objetivos y métodos determinan los requisitos
de personal y administración
� La sostenibilidad depende de la capacidad
institucional para sostener el proyecto una vez los
fondos externos terminen.
Metas y Objetivos
� Metas son conceptuales y abstractas.
� Objetivos son:
� los resultados esperados del proyecto y
ayudan a delinear sus métodos
� tangibles, específicos, concretos,
mensurables y ejecutables en un
período específico
Meta y Objetivos
� Meta: Nuestro programa después de las clases
ayudará a los niños a leer mejor.
� Objetivo: Nuestro programa después de las
clases ayudará a cincuenta niños a mejorar su
nivel de lectura ascendiendo este nivel a un
grado superior al actual, según lo demostrarán
los exámenes de lectura realizados después de
haber participado en el programa por un
período de seis meses. (tono positivo)
Método
� Descripción de las actividades específicas que se
llevarán a cabo para cumplir los objetivos.
� Cómo – Los hechos que sucederán desde
que el proyecto comienza hasta que termina
� Cuándo – Presenta el orden y el tiempo que
tomará cada labor. Elaborar una cronología
del plan de trabajo.
� Porqué - ¿Porqué el trabajo planificado lo
lleva a los resultados que anticipa? Puede
utilizar la opinión de expertos o citar
literatura.
Personal
� Este es el personal clave para realizar el proyecto
� Personal clerical o administrativo debe ser consultado con la fuente
� Incluye nombre completo, títulos, responsabilidades, porción del salario y beneficios marginales
� El resumé debe incluir la experiencias, presentaciones y publicaciones relevantes al proyecto
Evaluación
� Describe el plan para la recopilación de
información y datos que se utilizarán
para mejorar la operación del proyecto.
� Describe instrumentos de evaluación,
analices de datos y utilización de los
resultados que se informarán.
Sostenimiento
� Las fuentes de fondos no desean comprometerse a dar apoyo de manera permanente.
� Demostrar la capacidad financiera de la institución para sostener el proyecto luego que los fondos externos terminen.
� Prepare un plan para institucionalizar el proyecto gradual.
Revisión de literatura o proyectos
� Si ha citado publicaciones relevante al
proyecto, incluya copia de las mismas.
� Si ha hecho referencia a otros proyectos,
incluya una descripción de los mismos.
Plan de diseminación
� Es posible que se requiera una sección
aparte.
� Se puede incluir en la descripción del
proyecto y en el resumen.
� Esto incluye como se dará a conocer los
resultados del proyecto. Ej: publicaciones,
presentaciones, opúsculos.
Anejos
� Cartas de apoyo
� Literatura relacionada al proyecto
� Cuestionarios
� Encuestas
� Gráficas
� Referencias
Categorías en el Presupuesto
� Costos Directos
�Personal
�Gastos operacionales
� Costos Indirectos (Costo de
Facilidades y Administración)
Costos Directos
� Personal
� Salario básico más beneficios marginales proyectados a la fecha de comienzo del proyecto.
� Salario básico es aquella compensación del puesto que ocupa la persona. No incluye bonificaciones, compensaciones adicionales, diferencial, etc.
Costos Indirectos
� Es un reembolso de gastosincurridos durante la realización del proyecto por el uso de facilidades y en la administración.
� Uso de facilidades, gastos operacionales, mantenimiento, y utilidades
� Depreciación de equipo y edificios
� Administración Institucional
Principios de Costos
� Asegurar que los costos asignados a
una propuesta, acuerdo de
colaboración o contrato federal sean
permisibles, asignables, y
razonables.
Costos Permisibles
� Deben estar dentro de las limitaciones y
exclusiones descritas en la Circular OMB
A-21.
� Deben estar asignados como ítems de
gastos dentro de la propuesta, acuerdo
de colaboración o contrato.
Costos Asignables
� El costo asignable es uno de los elementos que determina si el costo es permisible. Esto es, el costo asignado a una función u objetivo particular beneficia directamente al proyecto.
� Ser consistente en la asignación de costos para un mismo propósito.
Costos Razonables
� Razonabilidad de los Costos – Los
bienes y servicios adquiridos, y la
cantidad involucrada, refleja la toma
de decisión de una persona prudente
en el momento que decide incurrir
en el costo.
El Proceso
� El Presupuesto es simplemente convertir
su proyecto en números.
� Iniciar el proceso temprano le permitirá
identificar los recursos humanos, físicos
y financieros necesarios.
Preparando el Presupuesto
� Lea las guías de la solicitud de fondos y determine que actividades son elegibles.
� Determine el costo total del proyecto y estime la asignación de los costos por fases, función o objetivo.
� Luego asigne los costos a las categorías y complete el formulario provisto en la solicitud.
� Si sus números son muy altos, rediseñe sus objetivos y procedimientos para acomodarlos a metas más realista o utilice medios menos costosos para llevar a cabo su proyecto.
Comuníquese con los Expertos
� Repase su presupuesto y aclare dudas
con el personal de Recursos Externos
� Discusión de
presupuestos
Referencias
� Guide to Proposal Writing, University of
Central Florida
� Proposal Writing Short Course, The
Foundation Center