Post on 29-Jan-2021
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
MACHALA2017
PEÑALOZA AGUILAR ALEX VINICIOINGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA UNA MEJORCUSTODIA Y ENTREGA DE LAS EXISTENCIAS EN LAS ENTIDADES
DEL SECTOR PÚBLICO.
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
MACHALA2017
PEÑALOZA AGUILAR ALEX VINICIOINGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA UNA MEJORCUSTODIA Y ENTREGA DE LAS EXISTENCIAS EN LAS
ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO.
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
MACHALA16 de agosto de 2017
PEÑALOZA AGUILAR ALEX VINICIOINGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA UNA MEJOR CUSTODIA YENTREGA DE LAS EXISTENCIAS EN LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO.
MACHALA, 16 DE AGOSTO DE 2017
MEDINA CASTILLO WILIAM TRANQUILINO
EXAMEN COMPLEXIVO
N o t a d e aceptación:
Q u i e n e s s u s c r i b e n , e n n u e s t r a condición d e e v a l u a d o r e s d e l t r a b a j o d e titulación d e n o m i n a d o P r o c e d i m i e n t o s d e c o n t r o l i n t e r n o p a r a u n a m e j o r c u s t o d i a y e n t r e g a d e l a s e x i s t e n c i a s e n l a s e n t i d a d e s d e l s e c t o r público., h a c e m o s c o n s t a r q u e l u e g o d e h a b e r r e v i s a d o e l m a n u s c r i t o d e l p r e c i t a d o t r a b a j o , c o n s i d e r a m o s q u e reúne l a s c o n d i c i o n e s académicas p a r a c o n t i n u a r c o n l a f a s e d e evaluación c o r r e s p o n d i e n t e .
M E D I N A C A S T I L L O V V I L I A M T R A N Q U I L I N O 0 7 0 2 5 3 0 0 2 3
T U T O R - E S P E C I A L I S T A 1
F e c h a d e impresión: m a r t e s 15 d e a g o s t o d e 2017 -11:02
Urkund Analysis Result Analysed Document: PENALOZA AGUILAR ALEX VINICIO.docx (D29661564)Submitted: 2017-07-17 04:54:00 Submitted By: apenaloza_est@utmachala.edu.ec Significance: 6 %
Sources included in the report:
PROYECTO-MARJORIE-CORREGIDO.docx (D25512921) Cervantes_Vera_Kelly_Alexandra_Ingenieria_Comercial.docx (D29309319) Trabajo de titulacion Hospital IESS- especialista.docx (D17796040) Robles_Sanchez_Olinda_Geovana.docx (D29183730) http://www.buenastareas.com/ensayos/Procedimiento-Para-El-Control-De-Gesti/76357822.html http://catedragc.mes.edu.cu/download/Tesis%20de%20Doctorado/Ingeniera%20Industrial%20-%20Nacionales/ArielEspinoVald%C3%A9sRESUMEN.pdf http://docplayer.es/14855068-Especificaciones-tecnicas.html
Instances where selected sources appear:
7
U R K N DU
CLÁUSULA D E CESIÓN D E D E R E C H O D E PUBUCAQÓN E N E L R E P O S I T O R I O D I G I T A L I N S T I T U a O N A L
E l q u e s u s c r i b e , PEÑALOZA A G U I L A R A L E X V I N I C I O , e n c a l i d a d d e a u t o r d e l s i g u i e n t e t r a b a j o e s c r i t o t i t u l a d o P r o c e d i m i e n t o s d e c o n t r o l i n t e r n o p a r a u n a m e j o r c u s t o d i a y e n t r e g a d e l a s e x i s t e n c i a s e n l a s e n t i d a d e s d e l s e c t o r público., o t o r g a a l a U n i v e r s i d a d Técnica d e Máchala^ d e f o r m a g r a t u i t a y n o e x c l u s i v a , l o s d e r e c h o s d e reproducción, distribución y comunicación pública d e l a o b r a , q u e c o n s t i t u y e u n t r a b a j o d e autoría p r o p i a , s o b r e l a c u a l t i e n e p o t e s t a d p a r a o t o r g a r l o s d e r e c h o s c o n t e n i d o s e n e s t a l i c e n c i a .
E l a u t o r d e c l a r a q u e e l c o n t e n i d o q u e s e publicará e s d e carácter académico y s e e n m a r c a e n l a s d i s p o c i o n e s d e f i n i d a s p o r l a U n i v e r s i d a d Técnica d e Máchala.
S e a u t o r i z a a t r a n s f o r m a r l a o b r a , únicamente c u a n d o s e a n e c e s a r i o , y a r e a l i z a r l a s a d a p t a c i o n e s p e r t i n e n t e s p a r a p e r m i t i r s u preservación, distribución y publicación e n e l R e p o s i t o r i o D i g i t a l I n s t i t u c i o n a l d e l a U n i v e r s i d a d Técnica d e Máchala.
E l a u t o r c o m o g a r a n t e d e l a autoría d e l a o b r a y e n relación a l a m i s m a , d e c l a r a q u e l a u n i v e r s i d a d s e e n c u e n t r a l i b r e d e t o d o tipo d e r e s p o n s a b i l i d a d s o b r e e l c o n t e n i d o d e l a o b r a y q u e a s u m e l a r e s p o n s a b i l i d a d f r e n t e a c u a l q u i e r r e c l a m o o d e m a n d a p o r p a r t e d e t e r c e r o s d e m a n e r a e x c l u s i v a .
A c e p t a n d o e s t a l i c e n c i a , s e c e d e a l a U n i v e r s i d a d Técnica d e Máchala e l d e r e c h o e x c l u s i v o d e a r c h i v a r , r e p r o d u c i r , c o n v e r t i r , c o m u n i c a r y / o d i s t r i b u i r l a o b r a m u n d i a l m e n t e e n f o r m a t o electrónico y d i g i t a l a ti'avés d e s u R e p o s i t o r i o D i g i t a l I n s t i t u c i o n a l , s i e m p r e y c u a n d o n o s e l o h a g a p a r a o b t e n e r b e n e f i c i o económico.
Máchala, 1 6 d e a g o s t o d e 2 0 1 7
P E N A L O Z A A G U I L A R A L E X V I N I C I O 0 7 0 5 3 7 7 3 2 3
DEDICATORIA
Este trabajo se encuentra basado y vinculado con mi futura carrera, es dado por el
gran esfuerzo que durante el tiempo que me he permitido estudiar he logrado el
objetivo propuesto, la cual me hace sentir satisfecho, permitiéndome dedicar este
trabajo investigativo a mis padres y hermana por ser quienes me motivaron,
incentivaron y me apoyaron incondicionalmente contribuyendo en lo moral como en
lo económico y así poder culminar mi carrera realizándome como profesional.
Alex Peñaloza
1
AGRADECIMIENTO
Cumpliendo el propuesto hecho en mis estudios realizados satisfactoriamente,
expreso mi agradecimiento formal.
La realización de este trabajo que se vincula con mi futura carrera, es dado por mi
mayor esfuerzo, que durante el tiempo de mis estudios he logrado el objetivo
propuesto, la cual me siento satisfecho, y; agradecido con mis padres, mi hermana,
a la ing. Ruth Arias que ha sido muy especial, al Ing. William Medina que en calidad
de Tutor de mi Trabajo Practico, me supo orientar con gran capacidad, experiencia y
sin egoísmo de conocimientos en el desarrollo de cada una de las temáticas de la
misma, y a todas aquellas personas que confiaron en mí, por ser quienes me
brindaron todo su apoyo y me estuvieron incentivando desde el comienzo de esta
etapa, comprendiéndome en todo momento tanto en lo moral como en lo
económico, para así culminar con mi carrera como profesional.
Alex Peñaloza
Tema:
Procedimientos de control interno para una mejor custodia y entrega de las existencias
en las entidades del sector público.
Alex Vinicio Peñaloza Aguilar 0705377323
apenaloza_est@utmachala.edu.ec
Resumen
El control interno que se aplica en las instituciones del sector público, es un mecanismo que
permite establecer diferentes procedimiento para el control y salvaguarda de los diferentes
bienes o recursos que posee un ente público, las existencias que tienen las instituciones
públicas, son importantes porque son utilizadas en la parte administrativa para que estas
permitan el funcionamiento operativo de estos entes, para que cumplan con su misión
institucional, como es, la de prestar un servicio de calidad y candidez en beneficio de sus
diferentes usuarios que diariamente necesitan del servicio que prestan.
El establecer procedimientos y procesos, es primordial para un adecuado control de las
existencias ya sean de materiales de oficina, de aseo, combustibles, vestuario, repuestos y
otras existencias que son utilizadas en las instituciones estatales.
A continuación se presenta una investigación, en la introducción se establece el problema que
es la falta de procedimiento en el control de las existencias, se reconoce que el tipo de
metodología utilizado para encontrar la solución de la problemática planteada.
Además en el desarrollo del caso práctico de investigación, se presenta el marco teórico que
permite la conceptualización de las palabras claves, las mismas que permiten dejar en claro
los conceptos básicos, que permiten una mejor comprensión de la temática a resolver. Se
presenta la pregunta a resolver, donde se establecen los diferentes procedimientos para
efectuar un adecuado control de las existencias, hasta el establecimiento de las conclusiones
fruto de la resolución del caso práctico investigado.
Palabras Claves: Procedimientos, control interno, existencias, sector público, custodia
Abstract
The internal control that is applied in the public sector institutions, is a mechanism that
allows to establish different procedures for the control and safeguard of the different assets or
resources that have a public entity, the stocks that have public institutions, are important
because they are Used in the administrative part so that they allow the operative operation of
these entities, so that they fulfill their institutional mission, as it is, to provide a quality and
candid service for the benefit of their different users who daily need the service they provide.
Establishing procedures and processes is paramount for proper control of stocks of office
supplies, grooming, fuel, clothing, spare parts and other stocks that are used in state
institutions.
Below is an investigation, in the introduction establishes the problem that is the lack of
procedure in the control of stocks, it is recognized that the type of methodology used to find
the solution of the problem raised.
Furthermore, in the development of the research case, the theoretical framework that allows
the conceptualization of the key words is presented, which allows to clarify the basic
concepts, which allow a better understanding of the subject to be solved. The question to be
solved is presented, which establishes the different procedures to carry out an adequate
control of the stocks, until the establishment of the conclusions resulting from the resolution
of the practical case investigated.
Keywords: Procedures, internal control, stocks, public sector, custody
Índice General
Carátula I
Página de aceptación II
Reporte de coincidencia III
Cesión de derechos de autor IV
Dedicatoria V
Agradecimiento VI
Resumen VII
Abstract VIII
Introducción 1
Desarrollo 1
Conclusiones 1
Introducción
El control es preponderante dentro de un sistema de control interno que se debe aplicar en las
instituciones públicas o privadas, son de gran importancia, debido a que son controles que
permiten salvaguardar y proteger todos los bienes que tienen las entidades u organismos.
Dentro de las instituciones del sector público son importantes los procedimientos y procesos
que deben de adoptar, es por eso que juegan un papel preponderante dentro de la
administración pública, en vista de que los recursos que asigna el gobierno central deben de
ser direccionados siempre, pensando en el bienestar de la colectividad y la satisfacción de las
necesidades, pero para poder cumplir en forma adecuada, con la calidad y calidez del servicio
que brindan las entidades del sector público y que para poder cumplir con estos parámetros
necesitan adquirir bienes y servicios para poder cumplir con los objetivos institucionales,
pensando en la prestación del servicio de calidad y calidez.
Estos bienes que requieren las entidades públicas, de acuerdo a la normativa contable
aplicable al sector público se le denominan existencias, que son los activos mantenidos que se
encuentran en las instituciones, con el objeto de ayudar a la consecución de los objetivos
trazados por el ente, dentro de estas existencias podemos citar a los combustibles y
lubricantes, materiales de aseo, materiales de oficina, vestuarios, repuestos y demás bienes.
Los procedimientos son los conjuntos de acciones que tienen que ser instaurados en los entes
públicos, con el objeto de efectuar un control “la concepción del control de gestión influye de
manera decisiva en los nuevos diseños gerenciales que adoptan las empresas” (Espino,
Sánchez, & Aguilera, 2013).
Dentro de las empresas del sector público las máximas autoridades son las encargadas de
instaurar los procedimientos, normas y procesos que le permitan efectuar el control sobre los
bienes, activos y recursos financieros que tienen las instituciones, amparados en diferentes
leyes, reglamentos, manuales, directrices, acuerdos y demás que dicten los organismos de
control. (Contraloría General del Estado, Servicio de Rentas Internas, Instituto de Seguridad
Social y demás).
Es por eso, que de acuerdo a la normativa que regula al sector público, existe el Reglamento
general para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector
público. Es obligación para los dignatarios que están al frente de estas instituciones,
establecer normas de control interno tendientes a lograr un adecuado control de las
existencias que tienen. En vista de que se presenta el problema de que no existen
procedimientos de control para las existencias en las instituciones del sector público no
financiero.
La presente investigación está diseñada primeramente a establecer la metodología de
investigación, que se va a utilizar para la resolución del presente caso, es por eso que se
utiliza la investigación descriptiva para la resolución del caso, en vista de que se encuentran
una serie de pasos, que debe de seguir la investigación para establecer procedimiento que
permitán efectuar un adecuado control interno, para una mejor custodia y entrega de las
existencias en las entidades del sector público. También en la investigación se encuentran
citas bibliográficas de diferentes autores, en vista de que se realizó la búsqueda en base de
datos de importantes revistas científicas. Los mismos que complementan la consecución de la
solución a la problemática planteada.
El objetivo de la investigación lo podemos definir de la siguiente manera: Establecer
procedimientos de control interno de las existencias en las instituciones del sector público
para una mejor custodia y entrega a los diferentes departamentos.
Este trabajo de investigación tendrá como resultado instaurar estos procedimientos que si
bien se encuentran en la normativa de control que se aplica a las entidades del sector público
no financiero, no son instauradas en las mismas y por ende son sujetas a observaciones de
parte de los auditores de los organismos de control, que siempre ponen glosas y faltas
administrativas a los servidores públicos que están al frente de la entrega y custodia de las
existencias, por el mal manejo y la falta de control. Es por eso la importancia de esta
investigación que ayudará a estos funcionarios que laboran en las diferentes áreas de las
instituciones públicas en calidad de custodios administrativos, contar como una fuente de
consulta que le ayude en su trabajo diario.
Desarrollo
El control es una herramienta fundamental que en todos los entes públicos y privados deben
de seguir, se deben de instaurar procedimientos que permiten efectuar un adecuado control
ya sea al talento humano que labora en los entes públicos o privados, también los controles
abarcan a los bienes y en especial las existencias de consumo, producción e inversión que
tienen las empresas e instituciones públicas. “El control es un factor clave en el logro de los
objetivos generales de las organizaciones, por ello debe ser oportuno y económico” (Rivas,
2011)
Esta es la razón por la que se deben de diseñar controles en los procedimientos y en los
procesos que se implementan en cada uno de los departamentos que tienen las entidades y
organismos públicos y privados.
Las diferentes organizaciones públicas o privadas “deben de lograr un eficiente control
interno de sus medios, servicios, recursos y gestionar de esta forma permanente los riesgos
empresariales” (Vega & González, 2017)
El control interno se lo puede definir como un conjunto de medidas, procedimientos, políticas
que se debe instaurar en las empresas, las mismas que permitirán la protección y salvaguarda
de los activos, bienes y recursos que tenga.
En las empresas el proceso de control interno “establece la forma y cómo debe llevarse esta,
definiéndose como un hecho real que permita ver las fallas para analizar lo que está
ocasionando y tomar decisiones que propicien el logro efectivo de los objetivos de la
empresa” (Pirela, 2005).
Un adecuado control interno también permite llevar una administración efectiva, debido a
que la falta del mismo, puede poner en riesgos y de esta forma entorpecen el logro de los
objetivos institucionales planteados por la organización, los mismos que están plasmados en
su planificación y que fueron utilizados para la concepción del presupuesto institucional.
La administración pública “no puede estar ajena a los problemas y necesidades de los
ciudadanos y sobre todo no poner trabas o impedimentos cuando los ciudadanos soliciten o
pidan un servicio público o mediante el proceso de tramitación” (Martínez, 2013), es por eso
que necesita que para satisfacer las necesidades prestar un servicio de calidad, pertinencia y
con calidez.
La definición de sector público (Jara & Umpierrez, 2014) citando a Khury (2003) hace
referencia que “incluye todas las organizaciones en el campo de la administración pública,
la seguridad social, la ley y el orden, educación salud, servicios sociales y culturales, con
independencia de su fuente de financiamiento y la forma jurídica de la empresa”.
Es por eso que la entidades u organismos del sector público para poder realizar una buena
administración pública, debe de prestar un servicio eficiente, eficaz, de calidad con calidez y
pertinencia, debe de contar con recursos financieros y bienes que le permitan cumplir con sus
metas propuestas.
Las entidades públicas tiene inventarios de bienes y existencias, que ayudan a la consecución
de los objetivos planteados, es por eso que necesitan contar con políticas de inventarios que
se establezcan en las diferentes empresas sean esta públicas y privadas, estas deben dar
respuesta a las preguntas de cada cuanto debe revisarse el inventario, cuando ordenar y
cuánto ordenar bien sus ítems de demanda independiente o dependiente. Es por eso que es
indispensable establecer políticas que permitan a la institución determinar, la cantidad de
existencias que tiene, que método de control de inventario voy a utilizar, cuál es el más
eficiente y adecuado para la empresa o institución donde se va aplicar.
Es fundamental también definir cada que tiempo voy a realizar la toma física al inventario de
productos que tenga ya sea para la venta, si es una empresa comercial o en este caso de
investigación que atañe, son las entidades públicas, la misma que solo tiene un inventario de
existencias, los cuales abastecen a los diferentes departamentos de insumos y recursos
materiales que le permitan cumplir con las diferentes actividades que planificó y que
sirvieron de base para estructurar sus presupuestos, pensado en la satisfacción de las
necesidades de la colectividad, ávidos de encontrar soluciones a los problemas que tienen,
sean estas necesidades de atención salud, educación, servicios básicos o cualquier otro
servicio que requieran y que los entes públicos están en la obligación de proveer.
Los inventarios “representan las existencias de recursos que las organizaciones emplean para
cumplir con sus objetivos. No obstante, tienen diferentes connotaciones según el tipo de
organización de que se trate, así por ejemplo las empresas comerciales los stock se refieren a
diversos artículos elaborados; en las empresas industriales tiene que ver con la materia prima
e insumos” (Bustos & Chacón, 2007)
Es importante señalar que el contar con un adecuado control de las existencias en las
instituciones públicas en base a la conceptualización de lo que es contabilidad gubernamental
“es la ciencia que se encarga, sobre la base de los principios normas y procedimientos en el
registro de los hechos económicos, en forma sistemática, secuencial y cronológica en las
instituciones del sector público no financiero” (Medina & Morocho, Contabilidad
Gubernamental , 2015).
“El sistema de contabilidad integrada incorpora las transacciones presupuestarias, financieras
y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, destino y fuente de los datos
expresados en términos monetarios” (Mendoza, 2014)
Las ciencias contables “se va enriqueciendo al buscar alternativas para la conformación del
conocimiento, pero los investigadores deben estar dispuestos a transitarlos en un intento por
aproximarse a los significados” (Viloria, 2001). Esto ha permitido ir desarrollando
procedimientos que permiten establecer los controles, políticas y procedimientos, tendientes a
lograr que las entidades públicas o privadas, cuenten con mecanismos de registro, control y
análisis de los diferentes procesos instaurados por la empresa.
Para (Herrera & Rios, 2007) citando a (Solow y Mathur, 1996) “los inventarios son definidos
de manera general, son aquellos artículos a la mano destinados para consumo. El control del
inventario está integrado por técnicas para determinar cuándo deben reabastecerse los
inventarios actuales y cuanto deben de reabastecerse”.
Es importante establecer métodos de control del inventario más eficiente para las empresas y
la instituciones, es importante afirmar que “hay quienes señalan que las decisiones del
inventario dependen en buena parte de una buena estimación de los parámetros implicados
como son los costos de pedir, conservar y tener faltantes, aunque estos últimos son muy
difíciles de calcular” (Izar, Ynzunza, & Sarmiento, 2012)
Resolución del caso
Pregunta a resolver
¿Establecer los procedimientos que se deben instaurar para que los guardalmacén de cada
entidad puedan realizar la custodia, control y entrega de las existencias a los diferentes
departamentos de las instituciones públicas?
Las Existencias.
Las existencias son los bienes los cuales representan los activos que tienen las instituciones
del sector público, representadas según el catálogo de cuentas del sector público con el grupo:
131 Existencias para consumo corriente para aquellas entidades públicas que registran y
controlan bienes destinados a las actividades administrativas en este tipo de entidades.
132 Existencias para producción, para aquellas entidades públicas que producen bienes y
servicios, es decir registran y controlan bienes destinados a las actividades de producción.
134 Existencias de bienes de uso y consumo para inversión, para aquellas entidades públicas
dedicadas para actividades de inversión de proyectos y programas, es decir registran y
controlan bienes destinados a las actividades inversión de proyectos y programas.
Para que sea reconocida como existencias deben de cumplir con cuatro características o
requisitos:
1. Ser propiedad de la institución, entidad u organismo.
2. Ser tangible.
3. Ser fungible es decir tener una vida corta menor a un año, debido a que son
utilizados para administración, consumo, producción, inversión o programas.
4. Estar destinado a cumplir la misión institucional o ser de uso de la institución.
Según el Acuerdo No 041- CG-2016, de fecha 11 de noviembre de 2016, donde se expide una
reforma al Reglamento General para la administración, utilización, manejo y control de
los bienes y existencias del sector público.
La máxima autoridad de la entidad es la persona que a través de la unidad de la
administración de bienes quien orientará y dirigirá la correcta conservación y cuidado de los
bienes públicos. Para esto nombrará un guardalmacén.
El guardalmacén
Es la persona responsable administrativo, el mismo que podrá efectuar un control, inspección,
recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja de los bienes en las entidades
públicas.
Para que se de esta entrega, se tendrá que elaborar una acta entrega- recepción, entre la
personas que recibe los bienes (guardalmacén) y la persona que entrega (proveedor).
El custodio Administrativo.
Es la persona responsable de mantener actualizados los inventarios, además registra los
ingresos y egresos de bodega, así como también los traspasos de los bienes en las unidades,
previo el requerimiento de los usuarios finales.
Usuario final
Es el encargado del cuidado, conservación, uso y la custodia que la entidad le entrega para
que pueda desarrollar su trabajo.
Inventarios de las Existencias
Dentro de la existencia que pueden tener las instituciones del sector público se anota las
siguientes.
Existencias de materiales de oficina
Existencias de materiales de aseo
Existencias de vestuarios y lencerías
Existencias de herramientas menores
Existencias de repuestos
Existencias de combustibles y lubricantes
Registro de las Existencias
En las instituciones, entidades u organismo públicos, se deberá observar las siguientes
recomendaciones para que se efectúen un adecuado registro de cada una de las existencias,
las mismas que son las siguientes,
● Las existencias se controlarán mediante el método de control de inventarios
permanente o perpetuo, donde se deberá tener en cuenta que cuando ingreses las
existencias bodega se deberá de considerar el documento de ingreso a bodega y si se
produce una salida de las existencias, se utilizará el documento comprobantes de
egreso de bodega.
● Los comprobantes de ingresos y egresos de bodega, se deberán remitir en forma
periódica (semanal o mensual, en todo caso no podrá ser mayor a un mes), a la unidad
contable, para que proceda a la valoración, actualización y conciliación respectiva.
● El custodio administrativo de cada unidad administrativa, deberá tener una hoja,
donde realizará el control de las existencias que estén a su cargo, en la misma deberá
contener la siguiente información:
● Identificación y descripción de los inventarios
● Fecha
● Cantidad
● Nombre del usuario final
● Firma.
Control, obligatoriedad de las existencias y la constatación física
Paso 1 El guardalmacén tendrá la obligación de entregar las existencias a cada una de las la
unidades administrativa que requiera de materiales, para desempeñar su trabajo
Paso 2
El titular de la unidad administrativa delegará y designará un custodio administrativo quien
realizará la recepción, administración, control, custodia y distribución
Paso 3
Para un adecuado control de las existencias, este se lo deberá de realizar, en un registro de
ingresos y egresos
Paso 4
La persona encargada del control de las existencias, llamado custodio administrativo tendrá la
obligación de informar sobre cada una de las necesidades del área al que pertenece
Paso 5
La toma física de las existencias o también llamada constatación deberá realizarse al menos
una vez en el año, dentro del último trimestre, para de esta forma establecer igual entre el
saldo contable, con lo que se tiene en la bodega.
Paso 6
Al momento de que exista alguna novedad, entre el saldo contable y lo que hubiese en la
bodega, se procederá a elaborar un informe y se lo presentará a la máxima autoridad, todo
esto dentro de la primeros quince días de cada año.
Paso 7
Se anotará en las existencia la fecha de caducidad, cuan peligroso es el bien y cualquier otro
dato que se deba informar sobre su manejo o control
Utilización de las Existencias
Para la utilización de las existencias se deberán observar lo siguiente:
● Las existencias que tengan cada institución, entidad u organismo se utilizarán
únicamente para los fines propios.
● Se prohíbe el uso de las existencias para fines políticos, electorales, doctrinarios o
religiosos, o para uso particular o personal o cualquier uso que no sea para el servicio
público o misión institucional.
Conclusiones
Una vez que se procedió a realizar el desarrollo del caso práctico, podemos anotar las
siguientes conclusiones:
● Las instituciones públicas deben de tener instaurados procedimientos que le permitan
efectuar un adecuado control de las existencias que tienen, debido a la importancia
que representan en las mismas para el normal funcionamiento de las labores
administrativas, de producción, inversión y programas en las entidades del sector
público no financiero.
● Los funcionarios encargados de la custodia, control y registro de las existencias,
deben de observar las disposiciones que se encuentra en las leyes, reglamentos,
normas, instructivos, manuales, acuerdo, directrices, que emiten los organismos de
control.
● Las máximas autoridades o sus delegados deben de establecer y constatar que los
procedimientos para el control de las existencias y de los bienes, se estén cumpliendo,
por parte de los custodios y usuarios finales.
● Las máximas autoridades pueden crear, normar, aprobar los controles que ellos crean
pertinente con el objetivo de salvaguardar y proteger las existencias en las
instituciones públicas, basados en las diferentes normativas que los organismos de
control ponen a disposición de los funcionarios que laboran en las entidades
gubernamentales.
Referencias Bibliográficas
Bustos, C., & Chacón, G. (2007). El MRP En la Gestión de inventarios. Visión
Gerencial, 5-17.
Espino, A., Sánchez, R., & Aguilera, A. (2013). Procedimientos para el control de
gestión en la Empresa Campismo Popular de Villa Clara. Ingeniería
Industrial, 198-211.
Herrera, A., & Ríos, C. (2007). Control de inventarios y su aplicación en una
compañía de telecomunicaciones. Ingeniería. Investigación y Tecnología,
241-248.
Izar, J., Ynzunza, C., & Sarmiento, R. (2012). Determinación del Costos del
Inventario con el Método Híbrido. Conciencia Tecnológica, 30-35.
Jara, C., & Umpierrez, S. (2014). Evaluación del sector público ecuatoriano desde
1998 a 2013. Revista Enfoques, 131-148.
Martínez, A. (2013). La necesaria innovación en la administración pública.
Recensión, 169-172.
Medina, W. (2015). Contabilidad Gubernamental. Machala: UTMACH.
Medina, W., & Morocho, Z. (2015). Contabilidad Gubernamental . Machala:
Editorial UTMACH.
Mendoza, M. (2014). Análisis crítico del sistema de contabilidad integrada como
instrumento de control de gestión. Ventana Científica, 74-77.
Pirela, A. (2005). Estudio de un caso de control interno. Revista de estudios
interdisciplinarios en ciencias sociales , 486 - 495.
Rivas, G. (2011). Modelos contemporáneos de control interno. Fundamentos teóricos.
Observatorio Laboral Revista Venezolana. Universidad de Carabobo,
115-136.
Vega, L., & González, L. (2017). Diagnóstico del control interno en una institución
hospitalaria . Revista Habanera de Ciencias Médicas, 294-308.
Viloria, N. (2001). Epistemología de la Ciencia Contable. Actualidad Contable Faces,
63-71.