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GESTIÓN DOCUMENTAL I CAREN BERMUDEZ
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ACTIVIDAD UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
PRESENTADO POR:
CAREN ELIANA BERMUDEZ URREGO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
AÑO 2012
GESTIÓN DOCUMENTAL I CAREN BERMUDEZ
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ACTIVIDAD UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
PRESENTADO A:
LUZ MARIANA ARIAS GONZÁLEZ
PRESENTADO POR:
CAREN ELIANA BERMUDEZ URREGO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
AÑO 2012
GESTIÓN DOCUMENTAL I CAREN BERMUDEZ
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
INTRODUCCION
Los documentos son el registro de las actividades desarrolladas por una
persona o entidad, son indispensables para los diferentes procesos o
actividades que se desarrollan a diario ya que en ellos quedan plasmados
hechos que pueden poseer valores primarios o secundarios. Para la adecuada
utilización y preservación de la documentación se debe implementar un Plan de
Gestión Documental, con este trabajo se busca resaltar la gestión documental
y administración de archivos, llevar a cabo los objetivos y funciones que las
organizaciónes se trazan para cumplir con un Programa de Gestión
Documental.
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OBJETIVOS
Aprender y comprender que es Gestión Documental y la importancia de un Plan de Gestión Documental en una entidad.
Identificar las características, componentes y normas legales que rigen a un Plan de Gestión Documental.
Identificar y comprender el ciclo vital de los documentos, para así lograr una adecuada administración de estos en las entidades.
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TAREA UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted
investigue en otras fuentes, realice lo siguiente:
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base
el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto
que emite el Archivo General de la Nación.
3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a
partir de la definición que da del mismo el AGN.
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?
5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?
6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de
Documentos, Artículo 21?
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión
Documental.
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un
Programa de Gestión Documental?
10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión
Documental?
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental
(TRD) y cuáles etapas comprenden.
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la
implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión
Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión
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Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que
la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la
entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas
aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas
normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los
documentos.
DESARROLLO TAREA UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
1. ORIGEN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.
la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados
Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país
y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión
Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando
hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no
se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las
diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o
institucionales.
Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un
explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad
tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta
Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas
relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban
produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse
más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros
países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y
organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos
y respetando siempre el principio de orden original y el principio de
procedencia.
Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común
en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la
aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre
todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y
conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato
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electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y
exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los
administradores y archiveros.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión
documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra
y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la
documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en
formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del
proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases
de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de
archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas
sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COLOMBIA
En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994
expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de
Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a
la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas
empleados para la gestión de documentos, valoración documental,
transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de
documentos.
En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación
“Gestión documental: bases para la elaboración de un programa”, brinda
algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de
gestión documental.
Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión
documental queda consignado en el Título V, Artículos 21 al 26, en los que se
establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión
documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a
partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de
retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y
la obligación de los inventarios documentales.
En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 – Ley General de
Archivos, se continua con la formulación de la política archivística nacional, la
reglamentación de metodologías para la organización, conservación y difusión
de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos y normativos del
Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre la
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importancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la
conservación y preservación del patrimonio documental.
2. Concepto de Gestión Documental.
GESTIÓN DOCUMENTAL: actividades tendientes a la administración, gestión
y desarrollo de procesos o prácticas archivísticas, con el fin de controlar el
manejo de la documentación en todo su ciclo vital, aplicando las normas y
técnicas adecuadas y logrando así la adecuada conservación y posterior uso.
3. Concepto de Documento y Documento de Archivo
DOCUMENTO: es todo lo que nos puede brindar información de algo sin
importar el soporte en que se encuentre ya sea visual o auditivo, generado
por una empresa o persona en el desarrollo de sus acciones.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: es toda información registrada por una persona
o entidad en el desarrollo de sus funciones, que posee valores primarios y
secundarios los cuales determinan su tiempo de conservación y puede servir
como documento probatorio ante la ley.
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue
creado?
El Archivo General de la Nación de Colombia. Es un establecimiento público
del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del
legado documental nacional y ponerlo al servicio de la comunidad. Es la cabeza
del Sistema Nacional de Archivos y está adscrita al Ministerio de Cultura.
Alberga documentación histórica que data desde 1541 hasta 1991, como
Constituciones políticas, escrituras notariales, procesos judiciales coloniales,
cartas de grandes personajes como Simón Bolívar, mapas antiguos de la
Nueva Granada, etc. Reúne documentos de todos los períodos de la historia de
América (desde la Conquista hasta el presente) procedentes no sólo de
Colombia sino también de los territorios que conformaron la Nueva Granada o,
posteriormente, la Gran Colombia como Venezuela, Ecuador y Panamá.
También hay documentos provenientes de América Central, Perú y Chile. Su
fondo "Negros y Esclavos" fue distinguido por la Unesco como parte del
programa Memoria del Mundo.
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Fue creado bajo la LEY 80 DE 1989 la cual establece en su primer artículo lo
siguiente:
Artículo 1: Créase el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería
jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E.
5. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones
archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que
manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional,
departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas
por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización
de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de
información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los
ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.
El Sistema Nacional de Archivos Institucionaliza, consolida y canaliza la
comunicación entre los distintos componentes del Sistema Nacional de
Archivos, procura el mejoramiento del Talento Humano en archivística y apoya
la capacitación en general. Propende por alcanzar condiciones óptimas para el
trabajo archivístico, en particular para la recopilación, organización,
conservación, investigación y difusión de los archivos, a nivel nacional, regional
y local.
El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo
General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la
política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y
operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las
instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización,
manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos.
En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos
Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual
forma se tiene conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de
Archivos en estos Departamentos y el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá.
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6. Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.
LEY 594 DE 2000,
Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones.
Artículo 1: Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado.
7. La Ley General de Archivos título V, Gestión de Documentos, Artículo
21.
Ley 594 del 2000 (Ley general de archivos)
Título V
Artículo 21: Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar
el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos.
PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la
validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales.
8. objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como
lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la
misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos
decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía
de los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalización y control en la producción documental, en
atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos
documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para
la producción documental.
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Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que
a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada
normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución
de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de
correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de
administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo
Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad,
seguridad y accesibilidad.
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de
Retención Documental, organización, transferencias primarias,
recuperación, preservación, conservación de la información y disposición
final de los documentos Facilitar la recuperación de la información en forma
rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos
centros de información, útiles para la administración e importantes para la
cultura.
Oorganización de la documentación desde su producción hasta su destino
final, quiere decir, el manejo integral de los documentos y de la información
como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria
institucional.
Integración de los elementos institucionales en torno a objetivos comunes y
a una política informativa total, promoviendo la evaluación y valoración de
la documentación que evita la acumulación de información y reducir costos
en la producción y conservación del acervo documental.
Normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción
total. A partir del estudio de la documentación el PGD normaliza todas las
fases de gestión documental, producción o recepción, distribución,
recuperación, preservación y disposición final de la información institucional
como recurso indispensable para la toma de decisiones de la entidad.
Regular el manejo y organización del sistema de administración de
documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los
enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
accesibilidad.
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Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información,
útiles para la administración e importantes para la cultura.
9. Aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de
Gestión Documental.
Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los
siguientes aspectos:
Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en
aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de
la administración.
Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de
costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la
racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.
Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las
consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de
documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del
documento, principios de procedencia y de orden original.
10. Pasos de un Programa de Gestión Documental.
Un programa de gestión documental esta compuesto por tres pasos,
diagnostico, requisitos técnicos y requisitos administrativos.
Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental,
obedece a un plan de acción con líneas concretas que faciliten su
implementación de manera efectiva; contempla la identificación de problemas,
oportunidades y objetivos; el análisis y la determinación de los requerimientos
de información, mantenimiento, evaluación y la documentación del programa,
así como planes de mejoramiento y de contingencia. Deben corresponder a un
plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano
coordinador que garantice su adecuado desarrollo, a través del cual se definan
las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité
de Archivos, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que
faciliten el planeamiento de la documentación.
Para realizar el diagnóstico la entidades podrán retomar o actualizar los
aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar
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sobre las mismas y análisis e interpretación de la información recolectada, las
cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de
retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos
que hayan sido abordado dicho proceso.
Requisitos técnicos: se refiere a la definición de las condiciones o
instrumentos técnicos previos como: contar con Manuales de procesos y
procedimientos, con una complicación de formas o formatos regulados, Manual
de funciones y tabla de retención documental, Tabla de valoración documental,
adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos
en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para
ello, se deberá verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones:
Centralización de la recepción y envío de los documentos.
Definición de procedimientos para la distribución de los documentos
internos y externos.
Aprobación por el Archivo General de la Nación o por la instancia territorial
correspondiente, de las Tablas de retención y/o las Tablas de valoración
documental, según sea el caso.
Existencia del Comité de Archivos respectivo el cual deberá tener definido
su reglamento y sus funciones.
Disponer de un Reglamento de Archivos para la entidad, basado en el
Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas
complementarias, que garanticen el cumplimiento de, al menos, los
siguientes aspectos:
Fases de formación del archivo,
Control sobre la entrada y salida de los documentos,
Acceso a los documentos,
Ordenación y descripción de los fondos de archivo.
Conservación de documentos, adopción de las normas técnicas
colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y
documentos,
Coordinación de la función archivística dentro de la estructura
administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594
de 2000.
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Participación de la dependencia en los comités internos relacionados con
la definición de proceso y procedimientos, gestión de calidad, y Comités
de información, entre otros.
Requisitos administrativos:
Se refieren a la necesidad de integrar el programa de gestión documental con
todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de
información, con las aplicativas y demás herramientas informativas de las que
haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:
La Gestión de Documentos deben inscribirse como un programa estratégico
de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.
Definir el sistema de administración de archivos de la entidad (Centralizado,
o descentralizado).
Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial
con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y
suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a
funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o
municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el
Programa de Gestión Documental.
La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a
los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en
aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos,
además de la formación en el área de la auditoría de información y manejo
de procesos.
Las instalaciones de los archivos deben reunir condiciones mínimas para el
adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del
Archivo General de la Nación, en relación con las características
arquitectónicas y medio ambientales, entre otras, de espacio, distribución
de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del Archivo, ubicación con
relación a las dependencias, mobiliario y equipo.
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11. Importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental
(TRD) y etapas que comprenden.
La importancia de adoptar las tablas de retención documental, radica en
que estas son un elemento indispensable en la Gestión documental y por ser
un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades,
éstas deberán ser elaboradas y adoptadas para la implementación del
Programa de Gestión Documental, siguiendo las siguientes etapas
contempladas en el Acuerdo 039 de 2002:
Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales, comprende:
Compilación de la información institucional contenida en disposiciones
legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional,
organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de
grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de
identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada,
comprende:
Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las
funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificación de los valores primarios de la documentación:
administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos
documentales.
Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series y
subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e
histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección
del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se
produce el documento hasta su disposición final.
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Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la
consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
Determinación del destino final de la documentación ya sea para su
conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a
documentación no vigente administrativamente, a series documentales
cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series
documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.
Tercera etapa: Elaboración y presentación incluye los siguientes pasos:
El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y
anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración.
El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta
avalando la propuesta.
Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus
veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.
Cuarta etapa: Aplicación. Comprende los siguientes pasos:
Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la
instancia competente, el representante legal expedirá el acto
administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.
La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la
Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos
que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo:
gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de
Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material
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afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de
Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia
respectiva.
Quinta etapa: Seguimiento y actualización comprende: La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de
seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención
Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto
plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los
procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán se evaluadas por
la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de
la misma.
12. Importancia y ventajas que produce la implementación de un
Programa de Gestión Documental para las empresas.
La importancia de implementar un programa de gestión documental es
que permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya
que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en
gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las
organizaciones y que no son importantes para la misma.
Las ventajas que proporciona la implementación de un Programa de
Gestión Documental en una entidad son:
Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima
que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de
500 horas por empleado y año en busca de documentos. Algunas
organizaciones muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer
esta cifra (aseguradoras, banca, administración...)
Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar
éstos perfectamente categorizados e indizados, mediante atributos o
descriptores que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su
búsqueda.
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Reducción de los costes de archivado: en el caso de documentos
electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma
transparente para el usuario. En el caso de documentos que tienen su versión
original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones
legales, en el momento en que son digitalizados se produce una reducción
costes en varios sentidos:
1. No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con lo que
el archivado y acceso al documento es mucho más rápido.
2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente.
3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar
criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a
previsiones que pueden o no cumplirse.
Reducción de la recuperación de un documento: el documento está
perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación (tiempo
que transcurre desde la búsqueda hasta que lo tenemos en pantalla) es
óptima. Igualmente, se reducen drásticamente los riesgos de pérdida del
documento físico original.
Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro
de un sistema de Gestión Documental nos permite que varios empleados
puedan acceder simultáneamente a un mismo documento, lo cual es imposible
con el documento físico (en este caso hay que esperar a que el usuario A
termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo también).
Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o
departamentos) como externos (clientes finales), ya al disponer de la
información de forma centralizada y rápidamente accesible es posible
solucionar online cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente.
Reducción de costes legales: la pérdida o deterioro de documentación
sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales
por incurrir en demandas y otros procesos legales.
Reducción de costes de acceso a la documentación (ej: sistemas de
identificación por tarjeta), al contar con un sistema fácil y claro de permisos.
Incremento en la satisfacción de los usuarios internos (miembros de la
organización)por agilizar sus procesos de trabajo.
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13. Revise el documento “conceptualización de un programa de
Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el
Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera
apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las
diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General
de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A
partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su
enunciado y haga a cada una su explicación.
NORMA EXPLICACIÓN
Ley 594 del 2000 (Por medio de la cual se dicta
la Ley General de Archivos y otras disposiciones).
Esta ley instaura las normas y principios de las
funciones archivísticas del estado colombiano,
estableciendo así una serie de normas que permiten a
las entidades publicas o privadas guiarse o regirse
bajo estas para llevar una adecuada tarea con los
archivos.
LEY 951 DE 2005 (Por la cual se crea el acta de informe de gestión).
El objeto de esta ley se fundamenta en establecer la
obligatoriedad a los funcionarios públicos a nivel
nacional, departamental y municipal, que tengan a su
cargo fondos o bienes que pertenezcan al estado, que
al entregar su cargo dejen un informe de sus
funciones y actividades que se encontraban
desarrollando; y el manejo de recursos económicos,
administrativos y humanos para el desarrollo de sus
funciones
LEY 962 DE 2005 (por la cual se dictan
disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los
organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios
públicos).
Conocida también como la ley antitrámites, ya que
racionalizo diversos procesos administrativos que
exigían las entidades publicas.
CIRCULAR No. 2 DE Por medio de esta circular el Archivo General de
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1997 (Parámetros a tener en cuenta para la implementación de
nuevas Tecnologías en los archivos públicos)
Colombia, permite la implementación de
herramientas tecnológicas en los archivos públicos,
promoviendo así el uso de tecnologías que faciliten el
la conservación, reproducción, recuperación y
almacenamiento de la información en todo el ciclo
vital del documento.
CIRCULAR No. 01 DE
1997 (Exhortación al cumplimiento de la
legislación básica sobre
archivos en Colombia)
Esta circular hace relevancia a la diversa legislación
que se debe aplicar en la organización y conservación
de los archivos departamentales y municipales, a su
vez recordar que el Archivo General brinda asesoría y
apoyo que facilitan la aplicación de dichas normas.
14. Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los
documentos.
Los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos se
encuentran estipulados en el artículo 15 de la Constitución política colombiana,
el cual dice así:
Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y
familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.
De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos
de entidades públicas y privadas.
- En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad
y demás garantías consagradas en la constitución.
- La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.
Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que establezca la ley.
Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria
reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale,
con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la
correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden
judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control
judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar
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cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso
que ha hecho de esta facultad.
Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a
que hubiere lugar”. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).
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CONCLUSIONES
Para finalizar, comprendí que un Programa de Gestión documental abarca
todos los procesos por los cuales pasan los documentos, estableciendo
pasos adecuados que hacen una correcta Administración Documental.
A modo de conclusión, la normatividad existente en Colombia para el
manejo o uso de documentos y a su vez para los Planes de Gestión
Documental, permite la adecuada implementación de procesos técnicos que
deben ir de acuerdo a las normas vigentes.
El desarrollo de esta actividad permite enriquecer conocimientos sobre
conceptos y normas básicas de archivo, logrando así aclarar ideas que ya se
poseían sobre los temas vistos en la unidad y adquiriendo nuevos conceptos
que son la base para el desarrollo de nuestra carrera.
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BIBLIOGRAFÍA
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Colombia.
http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_General_de_la_Naci%C3%B3n_%2
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Pagina Alcaldía de Bogotá – Ley 80 de 1989
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998
Presentación programa de Gestión Documental – elaborado por Sergio
Utrera. http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-
documental
Presentación programa de Gestión Documental – elaborado por Yadira
Otero y Zeledith Sánchez.
http://www.slideshare.net/Zeledith/programa-de-gestion-documental
Guía de Implementación de un Plan de Gestión Documental.
http://www.ufps.edu.co/ufpsnuevo/pcontenido/gestion_documental/gd/
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Enciclopedia libre, concepto de Gestión Documental.
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
Ibai Intranets, ventajas de implementar un Programa de Gestión
Documental.
http://www.ibai-
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