Post on 14-Oct-2020
UNIVERSIDAD
CARLOS HERNÁN
GÓMEZ III
Documentación
Institucional
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1 Tabla de contenido
Estructura Organizacional ......................................................................... 2
Plan Estratégico 2012-2015 ....................................................................... 3
1. Universidad y Futuro .......................................................................... 3
2. Principios orientadores ....................................................................... 6
3. La planificación estratégica en la Universidad .................................. 7
4. El Plan Estratégico de la Universidad Carlos Hernán Gómez III .. 12
4.1 Antecedentes y justificación ......................................................... 12
4.2 Desarrollo del Plan Estratégico .......................................................... 14
Políticas institucionales UCHG III .......................................................... 29
POLITICAS DE TALENTO HUMANO ................................................ 29
POLITICAS ADMINISTRATIVAS ...................................................... 29
POLITICAS DE DOCENCIA ................................................................ 30
POLITICAS DE INVESTIGACION ...................................................... 30
Políticas de tecnología de información UCHG III ................................... 31
CONSIDERACIONES GENERALES ................................................... 32
POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DE LAS TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES. ........................................... 33
Usos inadecuados................................................................................... 36
Excepciones. ........................................................................................... 38
Prohibiciones .......................................................................................... 38
SANCIONES. ......................................................................................... 46
GLOSARIO DE TÉRMINOS. ................................................................ 47
Políticas de gestión de conocimiento en la UCHG III ............................. 48
Políticas Generales de Gestión de Conocimiento: ................................ 48
Políticas de gestión de conocimiento individual ................................... 49
Políticas de gestión de conocimiento a nivel organizacional: ............... 49
MAPA DE PROCESOS UCHG III ........................................................... 50
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2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Resolución de Consejo Superior No. 012 de 2012
*En cuanto a las facultades todas tienen la misma estructura y estarían bajo “Coordinación de facultades”,
cada una contaría con departamentos de acuerdo a los programas curriculares que agrupe y los centros e
institutos que requiera para su funcionamiento, lo mismo que laboratorios. Algunas de las facultades son:
Facultad de Ciencias Exactas, Facultad de Administración, Facultad de Agronomía, Facultad de Artes,
Facultad de Ciencias Políticas, Facultad de Medicina.
Consejo Superior
Vicerrectoría Administrativa
Gestion del Capital
Humano
Divisón Administrativa
y Financiera
Dirección de Servicios Generales
Vicerrectoría Académica
Dirección de
Admisiones
Coordinación de
Facultades *
Coordinación de Prácticas
Dirección de Bibliotecas
Vicerrectoría de
Investigación
División de Investigación Interna para
mejora continua
Institucional
División de Investigación para asuntos
científicos
Rectoría
Vicerrectoría de Relaciones con la Empresa y
Plan estratégico
Dirección de Informática y
Gestión del Conocimiento.
Oficina de Presupuesto y
Compras
Oficina de Análisis y Diseño
de Sistemas.
Oficina de Soporte
Consejo Académico
Auditoría Interna
Comité de Investigación
Comité de plan estratégico
Comité de Computación
Oficina de Jurídica
Oficina de Planeación
Oficina de Cultura, Extensión y
Proyección Social
Oficina de Relaciones Internacionales e
interinstitucionales
Dirección de Bienestar
Universitario Dirección de Publicación
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3 PLAN ESTRATÉGICO 2012-2015 Bases Metodológicas y Principios Orientadores
1. Universidad y Futuro
Un sencillo análisis del panorama actual pone de relieve los procesos de
cambio que vienen produciéndose, que presentan cierto grado de
interrelación a pesar de su diversa índole demográfica, social, laboral,
cultural, tecnológica, económica o política. Son cambios que tienen que
ver con la llamada sociedad del conocimiento y el desarrollo de nuevas
tecnologías de la información y la comunicación; con el fenómeno de la
globalización, al mismo tiempo que la consolidación de áreas
geoestratégicas, o con el desarrollo tecnológico y sus implicaciones
económicas. Estas transformaciones suponen desafíos y retos para el
individuo y para las diferentes organizaciones e instituciones en las que
se estructura la sociedad.
La Universidad desempeña un papel fundamental en la sociedad, tales
cambios le afectan pero además también tiene, y debe tener, un
importante protagonismo. En estas circunstancias ¿qué pueden o deben
hacer las universidades? ¿Qué consecuencias tienen estos procesos para
su futuro? ¿Cómo organizar sus recursos y capacidades? ¿Cómo adaptarse
o gestionar estos cambios?
La Universidad surge de y desarrolla su actividad para una sociedad en la
que debe ejercer un liderazgo indiscutible en la formación, la
investigación y la prestación de servicios. La Universidad debe ser un
referente para el aprendizaje, la innovación, la cultura y la creatividad;
para el desarrollo de la actividad y de proyectos humanos inteligentes.
Debe ser un agente activo en pro de una inteligencia colectiva orientada a
un mundo mejor, consiguiendo un desarrollo equilibrado desde una
perspectiva económica, social y medioambiental. Por tanto, ha se ser
capaz de encontrar respuestas a tales transformaciones sociales, tanto al
crecimiento y la diversificación de su propia estructura como a su gestión,
a la necesidad de proyección internacional o a la generación, extensión y
promoción del pensamiento y del conocimiento científico. En la medida en
que sea eficaz en este proceso de generación de conocimiento, también de
aprendizaje, mayor será el desarrollo de la inteligencia colectiva y, en
consecuencia, su éxito.
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4 Existen numerosos informes y dictámenes que han analizado el contexto
universitario y que han sido un referente para comprender la situación de
la Universidad actual. Los informes “Universidad 2000”, de la CRUE, de
las agencias de calidad y la exposición de motivos de diferentes leyes
presentan los principales síntomas del sistema universitario en sus
diversas dimensiones, entre las que destacan las relacionadas con:
● El proceso de enseñanza-aprendizaje como: iniciativas para
la mejora docente, meritocracia, individualismo versus trabajo en
grupo o desmotivación, índice de fracaso escolar…
● La investigación: necesidad de fomento, implantación y/o
mejora de la evaluación, iniciativas para la mejora en gestión de la
investigación.
● La demanda: aumento del número de estudiantes,
adecuación a la demanda, necesidad de formación continua,
inserción laboral.
● La oferta: aumento de universidades públicas y privadas,
diversificación de titulaciones, falta de adecuación a la demanda y
a las condiciones del entorno, concreción del mapa de titulaciones,
coordinación de la oferta, convergencia entre sistema universitario,
desarrollo de titulaciones propias.
● El servicio a la sociedad: exigencia de adecuación del sistema
educativo al productivo, compromiso con la sociedad.
● La gestión: modernización, sistemas de información,
síntomas de hipertrofia y artrosis en la estructura, búsqueda de
mayor eficacia y eficiencia, profesionalización, adecuación de
plantillas, necesidad de planificación.
● La financiación: necesidad de recursos financieros, búsqueda
de la suficiencia financiera, racionalidad y eficiencia en el gasto,
corresponsabilidad entre administraciones.
● La proyección universitaria: conveniencia de participar en
redes nacionales e internacionales tanto en formación como en
investigación, coordinación supranacional, corporativismo.
● La percepción de la Universidad se considera importante y
está bien valorada. Es plural y favorece el avance científico. Reto
de la aparición de nuevas universidades. Intereses corporativos y
localistas. La exigencia de mayor control social.
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5 En la evolución de las organizaciones destaca una tendencia hacia la
estructura de la organización en red. Básicamente, esto consiste en un
proyecto común en el que colaboran diferentes partes con cierto grado de
descentralización pero que cooperan, incluso pueden competir, y se
coordinan con arreglo a objetivos estratégicos. Subyace la idea de una
organización más flexible en la que la incorporación de Internet y las
NTIC hace que se gane tanto en la comunicación y relación con el exterior
como en el ámbito interno de la organización. Esto es así en la medida que
permite una mayor rapidez, agilidad, interactividad, flexibilidad,
adaptación, “personalización” y ahorro de costes en la comunicación y las
relaciones.
Esto presenta extraordinarias oportunidades tanto, para un mejor
desarrollo interno de la organización universitaria como para una
estructura universitaria en red de carácter internacional o, incluso,
global. El aprovechamiento de las nuevas tecnologías es una actividad
transversal que afecta a todas las actividades fundamentales
universitarias, además supone un factor importante de creación de valor
para los diferentes colectivos de la comunidad universitaria y de la
sociedad en general.
Si se habla de una noosfera o entorno global de la información, que
comprende el ciberespacio y todos los demás sistemas de información1,
cabria hablar de una noouniversitas como ese entorno global universitario
donde se desarrolla el conocimiento científico y tecnológico, el
pensamiento y la cultura. Donde la generación, la transmisión y
comunicación del saber y del conocimiento alcance niveles de rapidez,
extensión o generalización de acceso sin precedentes que implican
importantes transformaciones de las formas tradicionales de entender la
docencia, la investigación y los servicios que presta la Universidad. Ante
tales potencialidades no basta con dejarse llevar por la estela
deslumbrante de sus llamativas bondades, se presenta un importante reto
de incorporación de tales potencialidades al proceso de aprendizaje y de
pensamiento autónomo. En definitiva, se trata de la incorporación al
proyecto universitario de manera inteligente en pro de unos fines, que
realce el papel relevante y con peso específico de la Universidad como
institución en el nuevo contexto.
Si se quiere una Universidad mejor se deben apoyar determinadas
acciones y evitar otras: se debe planificar. La Universidad tiene
reconocida constitucionalmente su autonomía que, entre otras cuestiones,
tiene que ver con la capacidad para elegir sus fines Así pues, teniendo
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6 como se tiene el conocimiento y los fines, se disponen de los ingredientes
necesarios para un proyecto inteligente, pero además se precisa de una
voluntad decidida de la comunidad universitaria. La realidad
universitaria tan multidimensional es una realidad muy sugerente por el
gran número de alternativas que suscita, por este motivo un buen
proyecto universitario debe contener un patrón de búsqueda, de
anticipación, de interrogantes. Pero sin olvidar la necesidad de una
mínima concreción. En definitiva es lo que se persigue con la elaboración
del Plan Estratégico de la UCH III.
2. Principios orientadores
Consciente de todos estos desafíos, la Universidad de acuerdo con unos
criterios entre los que sobresalen la racionalidad, la responsabilidad o la
búsqueda de la mejora ha de tener presente unos principios generales que
orienten en este cometido:
● Una Universidad que aprenda. Debe aprender más que
memorizar. El conocimiento y un buen proceso de aprendizaje son
unos recursos estratégicos para la docencia, para la investigación y,
por supuesto, para la gestión como organización. Es un valor de
primera magnitud. La Universidad ha de representar un liderazgo
en la generación del conocimiento, en su revisión y transmisión, a
la vez que en la formación para aprender a aprender.
● La Universidad como agente activo. Debe impulsar procesos
de transformación cultural, económica, social y medioambiental y
también los relacionados con la sociedad de la información. Tiene el
reto de anticiparse más que ir a remolque en tales cambios para
poner la sociedad de la información al alcance de las personas.
Debe ser un motor de desarrollo sostenible y un centro de
innovación.
● La Universidad comprometida con la calidad. Debe tener un
compromiso con la calidad del aprendizaje, de la investigación, de
la gestión y con la calidad de vida de los ciudadanos. Dentro y fuera
de la institución este compromiso también se concreta en
investigación y en prácticas orientadas a la seguridad laboral o
respeto al medio ambiente, en iniciativas que representen
desarrollo ético y estético de su campus y de su entorno. En suma,
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7 la consecución de una “Universidad atractiva” para el estudio, el
aprendizaje, la investigación, para sus estudiantes y trabajadores
pero también para su ciudad y su entorno.
● La UCH III debe ser consciente de su tradición y de su
importancia como Universidad histórica, un valor irrenunciable y
selectivo. Centro generador de cultura y de creatividad, que trabaje
por la cohesión social y participación activa del individuo en la
sociedad, a partir de la información, la formación y el conocimiento.
Además debe ser un incentivo de participación público-privada.
● Una Universidad abierta. Abierta al conocimiento, al debate,
a las personas, a las relaciones con otras instituciones del entorno
próximo o de otros países. Una Universidad que impulse su
proyección internacional tanto en materia docente o de
investigación, como en gestión o en colaboración y extensión
universitaria.
● La Universidad como institución. Debe reforzar el
sentimiento de pertenencia y el de complicidad en sus objetivos.
Con frecuencia, por parte de la comunidad universitaria existe un
vínculo más fuerte con el área de conocimiento, el departamento, el
centro o el sector que con la institución, que no favorece el proceso
estratégico en la Universidad.
3. La planificación estratégica en la Universidad
La teoría sobre estrategia no es algo nuevo, sobre ella se encuentran
antecedentes en los clásicos occidentales y orientales o en autores como
Maquiavelo o Gracián. En la segunda mitad del siglo XX tuvo un gran
desarrollo en el ámbito de la gestión de empresas, sobresalen nombres
como: Mintzberg, Andrews, Porter, Prahalad, Quinn o Grant.
La filosofía del proceso estratégico se ha incorporado a empresas,
organizaciones de diferente índole, a territorios o ciudades y, por qué no, a
la administración pública y a la Universidad. Conocerse a sí mismo, con
sus recursos y capacidades, conocer lo que te rodea, con sus oportunidades
y amenazas, constituye un ejercicio asumido por las organizaciones
sociales para establecer metas alcanzables y acciones encaminadas a
dicha consecución.
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8 La planificación estratégica puede entenderse como un proceso de
dirección cuyo fin último es compatibilizar a la organización con su
entorno, de manera que ésta alcance el éxito en el mismo, es decir,
cumpla con su misión corporativa. Una fórmula alternativa para
delimitar aún mejor el concepto que aquí nos ocupa es precisamente
examinar qué no debe entenderse como planificación estratégica. En este
sentido, como ya afirmó Steiner en 1979, la planificación estratégica:
● no es un intento de bosquejar el futuro a través de planes
rígidos, estáticos y con límites prefijados,
● no es el desarrollo de planes masivos, detallados e
interrelacionados sin más,
● no es una tentativa por reemplazar la intuición, el juicio y el
pensamiento de los directivos,
● no es una simple agregación de planes funcionales o la
extrapolación de los actuales.
La clave del ejercicio estratégico no es la planificación en sí misma, sino
el ejercicio de la reflexión y la pasión: reflexión acerca de lo que la
organización es, otros demandan y unos terceros hacen; pasión por fijar
objetivos y metas y proponerse el alcanzarlas.
Llegados a este punto surgen algunas cuestiones de interés: ¿es
trasladable la teoría del pensamiento estratégico al mundo universitario?,
¿puede beneficiarse la Universidad de las teorías, conceptos y modelos
surgidos de la planificación estratégica?, ¿cómo ha de abordar la
Universidad esta labor?
Respecto a la primera cuestión, un simple análisis histórico arroja una
respuesta positiva. En los Estados Unidos la aplicación de la planificación
estratégica en la educación superior comienza tras la Segunda Guerra
Mundial, justificada por el continuo crecimiento económico y de la
población en edad universitaria, que exigían la puesta en marcha de
planes a medio y largo plazo capaces de predecir el desarrollo futuro. No
obstante, será a finales de los años setenta y comienzos de los ochenta
cuando la aplicación del pensamiento estratégico en la Universidad se
generalice y expanda, motivado por las importantes fluctuaciones en la
economía, restricciones presupuestarias mundiales, cambios
demográficos, políticos, sociales y culturales. Estas circunstancias
potenciaron aun más la necesidad de aplicar los conceptos de la
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9 planificación estratégica al mundo universitario para conseguir una
mayor flexibilidad ante los cambios del entorno.
En Colombia, este proceso ha sido mucho más tardío. No fue hasta
mediados de la década de los 90 cuando empezaron a utilizarse estas
técnicas en las instituciones académicas. El motivo, la propia realidad
universitaria española hasta ese momento. A comienzos del siglo XX
había en Colombia sólo 12 universidades, siendo en la década de los
noventa cuando se produce el mayor crecimiento de la historia con la
creación de cerca del 40% de las instituciones académicas actuales. Dicho
período coincide además con una etapa de recesión económica, que
conlleva la estabilización de los presupuestos públicos en materia
educativa, y con el descenso del número de alumnos en edad de acceder a
la Universidad. En definitiva, aparecen los “ingredientes” básicos que
hacen necesario la aplicación del pensamiento estratégico a la
Universidad.
Entre los principales factores que han motivado el traslado de esta
filosofía de gestión al ámbito universitario se pueden destacar los
siguientes:
● Cambios demográficos.
● Apertura de la Universidad a la sociedad.
● Cambios socioeconómicos: crisis del estado del bienestar.
● Incremento de las expectativas de la sociedad.
● Cuestionamiento de las bases de legitimación tradicional de
las universidades.
● Reconocimiento de la Universidad como factor clave de
competitividad social y económica de ciudades, regiones y países.
● Creciente competitividad nacional e internacional, como
resultado lógico del proceso de internacionalización de la educación
y la ciencia.
● Impacto de la nuevas tecnologías de la información y
comunicación en la educación superior.
Por lo que respecta a la segunda cuestión planteada, qué beneficios
obtiene la Universidad con la aplicación del proceso de planificación
estratégica, la práctica deja claro que son muchos y variados:
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10 ● Definición clara de los objetivos de la institución, de los
campos de acción prioritarios, así como de las acciones específicas
que deben desarrollarse para alcanzar dichos objetivos.
● Ayuda en la toma de decisiones y en la asignación eficiente
de recursos.
● Evita los problemas asociados con la inmediatez y anticipa
los cambios de entorno.
● Se abordan los problemas de una manera global.
● Facilita la comunicación entre las distintas unidades y
colectivos universitarios, estimulando la participación de sus
agentes.
● Dinamiza los sistemas de gestión, desarrollando unidades
organizativas proactivas de cara al futuro.
● Prepara a la institución ante los retos del futuro y ayuda a
ordenar y priorizar las decisiones.
● Fomenta un proceso de aprendizaje y desarrollo
organizativo.
En resumen, la aplicación de estos planteamientos al mundo universitario
busca provocar un realineamiento de todas las fuerzas de la organización
en torno a una misión y unos objetivos comunes, al objeto de hacer
presente el futuro.
Conocidos los principales beneficios del proceso, ¿cómo ha de abordarse el
mismo? Partiendo de la necesidad de la planificación estratégica, no sólo
desde el punto de vista de la situación actual existente sino como forma
de mejorar la eficacia del servicio público que la universidad presta a la
sociedad, existen una serie de condicionantes de partida que es preciso
tener en cuenta.
En primer lugar, para afrontar este proceso es necesaria la voluntad
política de iniciarlo y conducirlo. En segundo lugar, el equipo de gobierno
y los equipos directivos de centros, institutos, departamentos, grupos de
investigación, entre otros, han de asumir como propio el proyecto
liderándolo e involucrando al resto de miembros de la comunidad
universitaria. Asimismo, es preciso disponer de los recursos materiales y
personales suficientes, y de una estructura adecuada que organice,
conduzca y controle el proceso. En cuarto lugar, se debe ir hacia modelos
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11 de financiación por objetivos o programas que permitan una mayor
racionalización del gasto y que favorezcan que la actividad universitaria
se desenvuelva en condiciones de excelencia y calidad. Finalmente, la
puesta en marcha de un proceso de planificación estratégica debe implicar
a toda la organización, es decir, ha de generar una cultura que englobe a
los distintos colectivos pertenecientes a la propia Comunidad
Universitaria así como a los grupos con los que directamente interactúa
(stakeholders).
Pero la aplicación del pensamiento estratégico en las instituciones
universitarias no está exenta de dificultades y peligros que son precisos
tener en cuenta para tratar de superarlos:
● Dificultad para definir con claridad quiénes son los “clientes”
de la Universidad, dado que ésta tiene múltiples y diversos
beneficiarios. Si bien la sociedad en su conjunto es la principal
beneficiaria de la actividad universitaria, no obstante parece lógico
considerar como “clientes” a todas aquellas personas físicas o
jurídicas que tienen un contacto con la Universidad en calidad de
beneficiarios directos a través de una matrícula, un contrato, un
acuerdo de colaboración, o una petición de colaboración directa.
● Dificultad para identificar los “productos-servicios” que
ofrece la universidad. Las instituciones académicas ofertan una
amplia variedad de servicios de conocimiento y apoyo relacionados
con el proceso de enseñanza/aprendizaje, con la creación y difusión
de conocimiento, con la aplicación práctica de experiencia y
conocimientos, con la gestión administrativa, o con la comunidad
universitaria o la sociedad en general.
● Dificultad para definir y consensuar los principales retos y
objetivos de la universidad, de ahí la necesidad de que dichos
objetivos y acciones estratégicas surjan desde dentro de la propia
organización tras un debate intenso a todos los niveles.
● La planificación estratégica tiene que ser un proceso
conjunto y consensuado por toda la institución académica, no puede
ser un esfuerzo aislado de un equipo de gobierno o de un
determinado grupo de personas.
● Resistencia al cambio, en parte motivada por la seguridad
funcionarial de un buen segmento de la organización, y en parte
por la alta cualificación del personal que lo forma. Esta ausencia de
cultura de cambio, base del pensamiento estratégico, ha de
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12 comenzarse a superar desde la propia dirección de la institución a
través del ejercicio de un liderazgo participativo y consensuado.
● Usar la planificación como un simple instrumento de
difusión cara al exterior o a las exigencias del marco legal sin que
tenga una clara vinculación con la política universitaria.
● No interrelacionar la planificación con la evaluación de la
institución y los planes de mejora de la calidad a todos los niveles.
● Ausencia de sistemas de control y evaluación que ayuden a
la toma de decisiones y a la detección de las posibles desviaciones
producidas respecto a los objetivos marcados.
En resumen, parece constatada la necesidad de iniciar un proceso de
planificación estratégica en el ámbito de las universidades dadas las
circunstancias y elementos actuales de su entorno. Los beneficios que ello
proporcionan son importantes y justifican tal esfuerzo, si bien se ha de ser
conscientes de las enormes dificultades que esto implica para
desarrollarlo en toda su dimensión. Se hace necesario, pues, un fuerte
liderazgo del consejo de dirección y el apoyo explícito de todos los órganos
de gobierno de la Universidad que permita avanzar de arriba hacia abajo
implicando a toda la Comunidad Universitaria en la definición y visión de
futuro de la institución.
4. El Plan Estratégico de la Universidad Carlos
Hernán Gómez III
4.1 Antecedentes y justificación
El instrumento en el que se materializa la aplicación del pensamiento
estratégico a la Universidad es el Plan estratégico. Se trata de un ajuste
continuo a las nuevas condiciones del entorno académico, se desarrolla a
nivel institucional, promueve el reconocimiento del posible “mercado” de
la institución, y contempla los posibles desarrollos futuros de la educación
superior.
Llegados a este punto no resulta muy complicado comprender por qué es
necesaria la puesta en marcha de un plan estratégico en la Universidad
Carlos Hernán III. Las líneas anteriores así lo corroboran como los
cambios acaecidos. Ello se ha traducido en la creación de una estructura
organizativa en el seno de la institución encargada de impulsar y
coordinar la realización del Plan Estratégico de la Universidad Carlos
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13 Hernán Gómez III: el Vicerrectorado de Relaciones con la Empresa y Plan
Estratégico.
Entre los antecedentes que justifican la realización de un Plan
Estratégico en la Universidad, en primer lugar, mediante el Plan
Estratégico propio de cada Universidad, los procesos de gobierno deberían
proponerse: entender el entorno universitario, desarrollar la visión y la
estrategia de la institución, gestionar las relaciones con el exterior
mediante la comunicación con el resto de los agentes sociales y
económicos, y gestionar la mejora y el cambio mediante la medida del
rendimiento de los resultados de la Universidad. Asimismo, cada
Universidad debería introducir en su Plan Estratégico los mecanismos
adecuados para garantizar el nivel satisfactorio de calidad en los procesos
docentes y de investigación, y en la gestión, reflejándose los puntos
fuertes y débiles de la docencia, la investigación y la administración, y,
asimismo, la elaboración y el desarrollo de los programas de calidad
contenidos en el Plan Estratégico deben corresponder a un grupo de
trabajo específico compuesto por profesores y técnicos responsables ante
el Rector y órganos centrales.
En este sentido, la Universidad Carlos Hernán III se compromete a:
Desarrollar las bases para implementar un sistema de planificación
estratégica. A estos efectos se considerarán requisitos mínimos el
desarrollo de los siguientes puntos:
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14 1.Estructura organizativa para la elaboración del Plan
Estratégico de la Universidad: órganos encargados de la
elaboración y gestión del plan y funciones.
2.Fases y cronograma del proceso de elaboración del Plan
Estratégico.
4.2 Desarrollo del Plan Estratégico
Se han diseñado 4 fases correspondientes al proceso de elaboración: (1)
organización y lanzamiento, (2) análisis y diagnóstico de la situación
actual, (3) determinación de objetivos y líneas de acción, y (4) seguimiento
del plan.
Fase I: Organización y lanzamiento
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Se pueden plantear dos alternativas para elaborar un Plan Estratégico: la
primera es encargar esta tarea a una empresa externa especializada, la
segunda consiste en abordar la planificación en el seno de la propia
Institución, requiriendo para ello la participación activa de toda la
Comunidad Universitaria. Esta última es la opción que ha seguido la
Universidad Carlos Hernán III, la cual exige la creación de una
estructura organizativa encargada de diseñar, impulsar y coordinar todo
el Plan. La estructura diseñada contiene tres grandes órganos: ejecutivos,
aprobación y participación.
Los ÓRGANOS EJECUTIVOS tienen entre sus principales funciones
liderar y conducir el proceso, definir la propia estructura organizativa del
Plan, desarrollar las premisas previas del proceso de planificación, fijar el
calendario de planificación, y definir la misión y la visión de la
Institución. Además del Rector, quien lidera como presidente todo el
proceso estratégico, se propone la creación de al menos dos órganos con
una participación activa en la elaboración y gestión del Plan-UCH III:
1. Dentro del Vicerrectorado de Relaciones con la Empresa y Plan
Estratégico se ha creado el Secretariado del Plan Estratégico cuya función
es apoyar y coordinar las distintas fases, servir de staff al presidente y al
Comité del Plan-UCH III en cuantas tareas sea requerido, desarrollar el
calendario del proceso, coordinar y apoyar las mesas de trabajo que se
constituyan, y mantener la comunicación entre los grupos implicados en
el proceso.
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15 2. El Comité del Plan-UCH III, presidido por el Rector, podría estar
formado por los miembros del Consejo de Dirección de la Universidad,
representantes del Consejo Social, representantes de los Decanos y
Directores de Centros y el Director del Secretariado del Plan Estratégico
que actuará como Secretario del mismo. Entre sus funciones podrían
estar las siguientes:
● Desarrollar las premisas iniciales del proceso y proponer la
estructura del Plan.
● Supervisar y hacer el seguimiento del proceso.
● Elaborar propuestas y documentos.
● Definir la Misión y Visión de la UCH III.
● Identificar los ejes estratégicos prioritarios sobre los que basar las
acciones y medidas a adoptar.
● Integrar propuestas sectoriales.
● Aprueba y propone a los órganos de aprobación el documento final
sobre el Plan-UCH III.
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16
Los ÓRGANOS DE APROBACIÓN han de ser los encargados de recibir
cuantas propuestas les remita el Rector en nombre de los órganos
ejecutivos para su aprobación final. En este sentido, el Consejo de
Gobierno, el Consejo Social y, finalmente, el Claustro Universitario han
de aprobar el documento final que contenga el Plan Estratégico de la
Universidad Carlos Hernán III.
Además de los órganos ejecutivos y de aprobación, una pieza fundamental
de todo el proceso son los ÓRGANOS DE PARTICIPACIÓN. Ha de
garantizarse la participación de la comunidad universitaria y de los
agentes sociales a través de la constitución de grupos o mesas de trabajo
para cada uno de los ejes estratégicos que se definan. La coordinación
general y apoyo de las mesas de trabajo será realizada por el
Vicerrectorado de Relaciones con la Empresa y Plan Estratégico, que
realizará las convocatorias de las mismas y preparará la documentación
necesaria para la celebración de los debates. Por otro lado, cada mesa
estará coordinada y dirigida específicamente por el Vicerrector
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17 relacionado directamente con el eje a debatir y por los Directores de
Secretariado que este considere oportuno.
En cuanto a la composición y número de los grupos dependerá de cada eje,
siendo en todo caso preferible una participación entre 15 y 20 personas.
El comité del Plan-UCH III deberá decidir el procedimiento más adecuado
a seguir para seleccionar los miembros que formarán parte de cada una
de las mesas de trabajo. Éstas, basándose en las principales líneas
incluidas en este documento base así como en las directrices que reciban
de la coordinación general, y ampliándolas con cuantas reflexiones y
aportaciones consideren oportunas y necesarias, establecerán los objetivos
a alcanzar para cada uno de los retos estratégicos identificados, así como
las líneas estratégicas más adecuadas para su consecución. Dichas
estrategias serán traducidas posteriormente en acciones más concretas,
cada una de las cuáles llevarán asociados sus correspondientes
indicadores cuantificables, que permitan el seguimiento futuro del Plan.
PLATAFORMA DE COMUNICACIÓN
En esta primera fase de organización y lanzamiento, además del diseño
de la estructura organizativa, se ha creado un sitio Web dentro del
dominio de la UCH III que ha de servir de plataforma de comunicación
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18 entre el Vicerrectorado de Relaciones con la Empresa y Plan Estratégico y
la Comunidad Universitaria. El objetivo de esta página Web es
convertirse en un medio de comunicación ágil y rápido con los distintos
miembros de la Institución en la que se informe acerca de la importancia
y los objetivos del plan estratégico, de la estructura organizativa, de las
fases que se van a dar, de las reuniones que se van a celebrar, y del
cronograma a seguir. Es deseable que sea un sitio interactivo en el que se
de cabida a la opinión de todos los miembros de la Universidad a través
de cuestionarios, foros, buzón de sugerencias, y noticias entre otras
herramientas.
Fase II: Análisis y diagnóstico
Una de las fases clave en la elaboración de cualquier plan estratégico es
la relativa al análisis y diagnóstico de la situación actual de la institución
a evaluar. Esta fase, que comprende a su vez el análisis del ambiente
interno de la organización y el análisis del entorno, debe permitir detectar
las principales fortalezas y debilidades así como amenazas y
oportunidades a las que se ha de enfrentar nuestra Universidad en los
próximos años. Este diagnóstico estratégico debe conducir a los órganos
ejecutivos del Plan a la definición de la Misión y Visión futura de la
Institución, así como a la identificación de los principales ejes estratégicos
sobre los que definir los objetivos, estrategias y acciones.
ANÁLISIS DEL ENTORNO UNIVERSITARIO
En las últimas décadas el entorno de las Instituciones de Educación
Superior se ha caracterizado por importantes cambios y tendencias que
han afectado, y están afectando, de forma significativa al funcionamiento
de las Universidades. Dado que estas constituyen sistemas sociales que se
encuadran dentro de un entorno cambiante y que interactúan con él
constantemente, la elaboración de un Plan Estratégico de Universidad
exige el estudio y análisis riguroso del entorno universitario a fin de
diagnosticar las principales oportunidades y amenazas que se le plantean
a la Institución.
El conocer en detalle las características y la influencia de los factores
económicos, políticos, sociales, demográficas, tecnológicos y legales en el
funcionamiento presente y futuro de la Institución Universitaria ha de
ser una de las primeras tareas a desarrollar. Para llevar a cabo la misma
se propone como una alternativa la realización de estudios sectoriales que
aporten la información necesaria para el análisis del entorno
universitario. En esta labor podrían colaborar aquellos grupos de
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19 investigación de la Universidad que hayan trabajado sobre dichas
dimensiones y puedan aportarnos un breve informe para el diagnóstico de
esta fase.
COMPONENTES DEL ENTORNO Y DEL AMBIENTE INTERNO DE
LA UNIVERSIDAD
i. Entorno económico
Existe una gran cantidad de variables de carácter económico que
potencialmente pueden influir en la planificación estratégica de las
universidades. El comportamiento de las variables macroeconómicas va a
afectar tanto a la capacidad como a la predisposición de la sociedad y de
sus gobiernos a apoyar a las Instituciones de Educación Superior.
Entre las cuestiones económicas que pueden resultar de especial interés
para la confección del Plan-UCH III destacaríamos:
● Evolución del PIB, la productividad y proyecciones futuras.
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20 ● Tasa de inflación, déficit público y tasas de paro.
● Renta familiar disponible, niveles de ahorro, consumo e
inversión.
● Evolución del empleo por sectores y actividades.
● Evolución del gasto público en Educación Superior.
● Otras macro-magnitudes.
Es deseable que toda esta información se presente tanto en el ámbito
nacional, regional y local.
ii. Entorno tecnológico
El desarrollo tecnológico que se ha producido en las últimas décadas ha
tenido unos efectos muy profundos en toda la sociedad, en general, y en
las universidades, en particular. Los cambios tecnológicos acaecidos
especialmente en el campo de las nuevas tecnologías de información y
comunicación (NTIC) han afectado de forma muy importante a las
actividades de docencia e investigación universitaria, así como a la
dirección y organización de las instituciones de educación superior.
Desde el punto de vista docente las NTIC han ampliado los recursos
docentes del profesorado hasta límites insospechados hace unas décadas.
Las fuentes de información han aumentado en número y contenidos de
manera espectacular, y los medios no escritos de apoyo a la docencia tales
como video-proyectores, ordenadores portátiles y de mano, vídeo digital,
presentaciones multimedia, o videoconferencias, están comenzando a ser
una realidad en las aulas.
En términos de investigación el avance producido en los últimos años en
las instituciones de educación superior no puede catalogarse nada más
que de espectacular. La adquisición, o más bien alquiler, de bases de
datos en soporte digital y la posibilidad de acceder a ellas a través de las
redes de banda ancha han revolucionado la investigación universitaria en
la última década. La sustitución de recursos bibliográficos en papel a
recursos en soporte digital es ya un hecho y en el futuro se acentuará aún
más. La disponibilidad de este tipo de recursos así como su número y
calidad ha de ser visto como una ventaja competitiva actual y de futuro, y
como un recurso clave para la Universidad del siglo XXI.
También el área de gestión y administrativa de las universidades se ha
visto muy afectada por el desarrollo tecnológico. Así, la gestión de
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21 aspectos como las matrículas, las finanzas, el patrimonio, los deportes, o
el personal se han visto afectados muy positivamente por estos
desarrollos de la tecnología. Así pues, entre las cuestiones tecnológicas
que pueden afectar al desarrollo futuro de la Universidad Carlos Hernán
III cabe destacar:
● Tendencias en I+D.
● Tecnologías emergentes relacionadas con la docencia y la
investigación: biotecnología, superconductividad, robótica, TIC,
farmacia, medicina, etc.
● Nuevas fuentes y soportes de información.
● Otras cuestiones.
iii. Entorno demográfico
Las variables del entorno demográfico afectan de manera muy importante
a las universidades dado que aportan información acerca de la población
de donde proceden los estudiantes. Los estudios sobre proyecciones
demográficas han estado muy presentes en la gestión universitaria en los
últimos años, ya que se ha considerado que la evolución de la población en
edad universitaria era la variable determinante del número de matrículas
recibidas. No obstante, estudios más recientes, y la propia realidad
universitaria, han venido a demostrar que dichas proyecciones no son del
todo adecuadas ni suficientes para tomar decisiones definitivas acerca de
la evolución de la población estudiantil universitaria.
Son múltiples las causas que están detrás de ello. Una es el aumento del
porcentaje de asistencia a la Universidad a pesar del descenso de
población. Otra causa es la compensación del descenso del número de
matrículas por la caída de los jóvenes en edad estudiantil, o de individuos
procedentes de otras zonas geográficas.
Por tanto, consideramos que las principales variables que deben tenerse
en cuenta en el análisis de la dimensión demográfica de cualquier
institución universitaria son aquellas relativas a la evolución y previsión
de:
● La población en edad universitaria (18 a 24 años).
● La población adulta (mayores de 25 años) y de su vinculación
a estudios superiores.
● La población inmigrante.
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22 ● El número de estudiantes extranjeros matriculados en las
universidades Colombianas.
● Estudiantes pertenecientes a grupos étnicos minoritarios.
● Grupos poblacionales de acuerdo a su nivel socioeconómico.
● Otras variables de interés.
Sería deseable desagregar en la medida de lo posible las anteriores
variables por características sociodemográficas, y en especial por zonas
geográficas.
iv. Entorno político/legal
La Educación Superior es un asunto prioritario en los últimos años,
prueba de ello son las últimas normativas nacionales y autonómicas. El
desarrollo de un plan de universidad implica analizar con detenimiento
los aspectos político/legales que afectan y afectarán en el futuro, entre los
cuales cabría destacar los siguientes:
● Influencia del marco legal actual sobre la gestión y
planificación universitaria.
● Políticas locales, regionales y nacionales que afectan al
ámbito universitario.
● Política financiera universitaria nacional y autonómica.
● Política universitaria relativa a dotación de infraestructuras,
personal, planes de estudios, etc.
● Otros.
v. Entorno social
Entre los factores sociales que afectan a una Institución de Educación
Superior se incluyen las creencias, los valores, las actitudes, las opiniones
y los estilos de vida de sus públicos objetivos.
Estos factores son además cambiantes con el tiempo por lo que requieren
un seguimiento continuo que permita analizar en todo momento su
impacto sobre dichas instituciones.
Entre las variables que es preciso analizar dentro de la dimensión social y
relativa a la Universidad pueden mencionarse las siguientes:
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23 ● Actitud de la sociedad hacia la Educación Superior.
● Sentimientos o actitudes de la sociedad Colombiana hacia su
Universidad.
● Grado de satisfacción que los estudiantes universitarios
tienen con los servicios que reciben.
● Necesidades que demanda la sociedad que no están
suficientemente atendidas por la Universidad.
● Cómo pueden afectar problemas sociales como la
desigualdad, la inmigración, la violencia, etc., a la organización y
vida universitaria.
● Otras de interés.
ANÁLISIS DEL AMBIENTE INTERNO DE LA INSTITUCIÓN
El análisis interno busca identificar cuáles son los puntos fuertes y
débiles de la Universidad, así como sus recursos y capacidades que van a
determinar las posibilidades de la organización en las actividades que
desarrolla y la aptitud para ejecutar otras nuevas.
Las dimensiones del ámbito interno que han de ser evaluadas
corresponden a la docencia, investigación, infraestructuras, gestión
administrativa, servicios internos a la Comunidad Universitaria y
extensión universitaria.
● Docencia. En esta dimensión se analizarán cuestiones
relacionadas con el acceso a los estudios universitarios, docencia y
realidad socioeconómica, calidad del proceso de aprendizaje,
formación y promoción del profesorado, estudios de postgrado y
formación continua, y nuevas tecnologías de la información y
comunicación en la docencia universitaria.
● Investigación. Habrá que evaluar la situación actual de la
UCH III en cuestiones como el apoyo a la investigación y mejora de
actividad investigadora, el fomento de la participación en proyectos
de I+D+i, y la comunicación de la investigación realizada, entre
otras.
● Gestión administrativa. Pieza clave del ambiente interno
de la Institución, exige analizar cuestiones como la gestión
económico-financiera, gestión y dirección de recursos humanos,
procesos y procedimientos, etc.
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24 ● Patrimonio e Infraestructuras. Es preciso estudiar grado
de conocimiento y conservación del patrimonio de la Universidad,
infraestructuras disponibles en centros, departamentos y unidades,
equipamiento material e informático, proyectos de mejora, etc.
● Servicios a la Comunidad Universitaria. Las
prioridades básicas de evaluación en esta área serán los servicios
de editorial y biblioteca, servicios de deportes, imagen y
comunicación corporativa, prevención de riesgos, calidad ambiental
y acción social, servicios de atención y asesoramiento, alojamiento y
comedores, seguridad, sentimiento de pertenencia, etc.
● Extensión universitaria. En esta dimensión se evaluarán
aspectos relacionados con la oferta cultural y deportiva, relaciones
empresa-universidad, inserción laboral y formación continua,
relaciones internacionales, y cooperación al desarrollo, entre otros.
Para llevar a cabo este estudio del ambiente interno de la Universidad
Carlos Hernán III se proponen varias técnicas de investigación tanto de
carácter primario como secundario.
i. Investigación secundaria
Entre las técnicas de investigación de carácter secundario a utilizar en
esta fase del proceso de diagnóstico interno cabe citar las siguientes:
● Revisión y estudio de planes estratégicos de universidades
Colombianas y extranjeras, al objeto de realizar un análisis
comparativo de planes (Benchmarking) que complete la
información. Se elaborará una base de datos en la que se vaya
almacenando diversos registros relacionados con el periodo de
desarrollo de los distintos planes evaluados: órganos de actuación,
definición de la misión y la visión, oportunidades y amenazas,
puntos débiles y fuertes, ejes estratégicos propuestos, objetivos,
estrategias y acciones, indicadores de seguimiento, asignación
presupuestaria, y cronograma.
● Análisis de indicadores de la UCH III que ayuden a
identificar la situación interna de la institución. Se procederá a
recopilar información relacionada con las áreas de docencia,
investigación, gestión, extensión universitaria, infraestructuras, y
servicios a la comunidad.
ii. Investigación primaria
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25 Aparte de las herramientas anteriores, se emplearán instrumentos de
investigación basados en fuentes primarias.
● Se diseñará un cuestionario dirigido a los miembros de la
Comunidad Universitaria y a los agentes sociales que nos permita
conocer el nivel de excelencia e importancia de diferentes aspectos
relacionados con la docencia, investigación, gestión,
infraestructuras y patrimonio, servicios a la comunidad y extensión
universitaria. Este análisis nos ayudará a detectar las prioridades
sobre las que es necesario actuar, y servirá de base para el
posterior debate interno a través de los grupos de trabajo concretos.
Con el objetivo de hacer partícipe en esta fase a la mayor parte
posible de miembros de la Comunidad Universitaria, el
cuestionario será revisado y depurado previamente por parte de los
miembros del equipo de gobierno de la UCH III así como por los
directores de centros, institutos y departamentos. La versión
definitiva del cuestionario será colocado en la página Web del Plan-
UCH III para que mediante el acceso identificado cualquier
interesado pueda rellenarlo.
● Además del cuestionario mencionado, en la página Web del
Plan-UCH III se habilitará un buzón de sugerencias al objeto de
que cualquier miembro perteneciente al colectivo universitario
puede enviar los comentarios y opiniones que estime oportuno en
cualquiera de las fases del proceso.
Todas estas actuaciones permitirán diagnosticar la situación de la UCH
III respecto a las dimensiones anteriormente mencionadas para que a
partir de ahí los órganos ejecutivos definan la Misión y la Visión de futuro
de la institución, así como los ejes estratégicos sobre los que se asentará
la fase de formulación estratégica.
LA MISIÓN DE LA UNIVERSIDAD CARLOS HERNÁN III
Se entiende por Misión de una Universidad el propósito o razón
fundamental por la que ésta existe. Debe identificarse la necesidad básica
de la sociedad que la Institución Académica busca satisfacer con sus
servicios. La definición de la misión ha de ser a largo plazo y debe captar
el “alma” de la organización. En definitiva ha de dar respuesta a
cuestiones como ¿quiénes somos?, ¿qué necesidades sociales debemos
satisfacer?, ¿cómo responder a nuestros grupos de interés?, ¿cuál es
nuestra filosofía y valores?, ¿qué nos hace distintos y únicos?
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26 Las principales ventajas o beneficios que aporta la declaración de la
misión se concretan en los siguientes puntos:
● Contribuye a la concentración del esfuerzo humano en una
dirección común, asegurando la unidad de propósito dentro de la
institución y evitando que se persigan objetivos contradictorios.
● Ayuda a la asignación y utilización eficiente de los recursos
organizativos.
● Es la base para el desarrollo posterior de los objetivos y
estrategias de la Universidad como organización y de sus centros y
departamentos.
● Constituye un medio de control social que conduce a los
miembros de la Comunidad Universitaria hacia el logro de
objetivos sociales que trascienden los propios individuales.
● Facilita la identificación, lealtad, y compromiso de los
miembros hacia la organización a la que pertenecen, al describir
explícitamente la filosofía y valores relevantes para el éxito futuro.
LA VISIÓN DE LA UNIVERSIDAD CARLOS HERNÁN III
Se entiende por Visión la definición breve del modelo de Universidad al
que tiende la Institución, haciendo especial hincapié en los rasgos
diferenciales respecto a instituciones similares.
La Visión ha de recoger qué es lo que desean los grupos de interés que se
asemeje la organización cuando se cumpla el propósito contenido en la
Misión. De una manera más ilustrativa, la visión debe ser una foto del
futuro de la Universidad, aquello a lo que la organización podría y debería
parecerse.
Respecto a su contenido, ha de ser inspiradora, clara y desafiante, debe
tener sentido para la
Comunidad, ha de ser capaz de resistir el paso del tiempo a la vez que
flexible para ser cuestionada y modificada cuando sea preciso y, en
definitiva, ha de preparar a la Universidad para su futuro.
Fase III: Determinación de objetivos y líneas de actuación
En esta fase, de acuerdo al diagnóstico obtenido en la etapa anterior, se
procederá a determinar los principales objetivos para cada uno de los ejes
estratégicos prioritarios, así como se formularán las acciones estratégicas
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27 a desarrollar para conseguir tales objetivos. Paralelamente, los distintos
centros, departamentos y unidades administrativas de la Universidad
deberán fijar sus propios objetivos y acciones a desarrollar.
Para llevar a cabo esta tarea, tal y como se ha expuesto anteriormente, se
tiene previsto la constitución de diversas mesas de trabajo, al menos una
por cada eje estratégico que se defina, en la que debe participar un amplio
espectro de los miembros que componen la Comunidad Universitaria,
además de representantes de los denominados grupos de interés
(Stakeholders).
Estos grupos, sobre la base de sus reflexiones y aportaciones establecerán
los objetivos a alcanzar para cada uno de los retos estratégicos
identificados, así como las líneas estratégicas más adecuadas para su
consecución. De cada reunión se levantará un acta y se rellenará una
ficha con los principales resultados alcanzados.
Como resultado del trabajo realizado en las fases anteriores y de las
reflexiones y conclusiones alcanzadas por los grupos de trabajo, se
elaborará un borrador de Plan Estratégico que será sometido a la revisión
final de los órganos ejecutivos para su análisis y debate final. Tras ello, se
propondrá dicho documento a los órganos correspondientes para su
aprobación definitiva: Consejo de Gobierno, Consejo Social y Claustro
Universitario.
Fase IV: Seguimiento y control
El proceso de planificación estratégica de la Universidad no concluirá con
la aprobación definitiva del Plan-UCH III, sino que exige a partir de dicho
momento el seguimiento y control del mismo. Este control ha de referirse
tanto a la implantación adecuada de las acciones estratégicas formuladas
(control a priori), como al seguimiento y cumplimiento de las propias
estrategias (control a posteriori) a través de la definición de diversos
indicadores para cada una de las acciones fijadas. Esta tarea será
realizada durante el horizonte temporal definido para el Plan-UCH III
por el Secretariado del Plan Estratégico.
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29 POLÍTICAS INSTITUCIONALES UCHG III La Universidad Carlos Hernan Gomez III entiende la función de
formación y el ofrecimiento de las condiciones suficientes y adecuadas
para que el estudiante así como los demás integrantes de la comunidad
universitaria avancen en sus procesos de desarrollo humano, así estas
serán entonces:
POLITICAS DE TALENTO HUMANO Desarrollar y promocionar programas que promuevan el sentido de
pertenencia institucional.
Dar cumplimiento a las políticas trazadas pertinentes con la
misión, visión, valores objetivos y estrategias de la Institución.
Garantizar un salario justo, de acuerdo a la responsabilidad,
funciones y desempeño de cada cargo.
POLITICAS ADMINISTRATIVAS Procurar por el uso eficiente de los recursos institucionales,
destinados para la formación y mantenimiento de la institución
Adquirir un compromiso permanente de mejora continua como
modelo de conducta.
Salvar y ampliar la infraestructura de la Universidad,
garantizando el acondicionamiento permanente de la planta física
para el avance efectivo de los programas académicos.
Obtener niveles de excelencia en todas las actividades que
involucran la comunidad universitaria.
Optimizar el uso y la consecución de recursos financieros que
permitan el logro de los objetivos colectivos.
Instaurar estrategias financieras que permitan mantener un
manejo óptimo del flujo de caja y la atención oportuna de todos los
compromisos ante empleados y proveedores.
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30 POLITICAS DE DOCENCIA Certificar una formación profesional y humana de excelencia
Perfeccionar la vinculación entre la docencia, investigación y
extensión.
Constituir un conjunto de normas para el mejoramiento continuo
de los planes y programas de estudio.
Emplear nuevos métodos de enseñanza, así como también el
empleo de nuevas tecnologías de información y comunicación.
Establecer como requisito esencial para el Personal Docente con
aspiraciones a ingresar a la Universidad Carlos Hernan Gomez III,
que debe poseer estudios de postgrado.
Estar en constante revisión de los instrumentos de evaluación del
desempeño docente, manteniendo su actualización permanente.
Apoyar con la formación profesional e integral, de la comunidad
universitaria con la prestación de servicios para acceder y
consultar información acorde a sus necesidades.
POLITICAS DE INVESTIGACION Fortalecer la investigación, acorde con las necesidades de la
sociedad
Fomentar el espíritu científico y de investigación que contribuya a
los altos fines académicos de la Universidad Carlos Hernan Gomez
III, beneficiando la creación y el desarrollo de ambientes
académicos, donde se favorezca la discusión y transmisión de
nuevos conocimientos.
Fortalecer la excelencia académica del pregrado y los postgrados en
investigación y docencia, incorporando a aquellos que lo ameriten a
los programas de formación para investigadores.
Estimular la producción científica, humanística y tecnológica con la
finalidad de generar nuevos conocimientos a través de los centros
de investigación.
Afianzar la integración de la investigación del pregrado y del
postgrado en centros de investigación.
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31 Respaldar investigaciones orientadas a la solución de
problemáticas ambientales y sociales
POLÍTICAS DE TECNOLOGÍA DE
INFORMACIÓN UCHG III
La evolución tecnológica, ha llevado a las organizaciones a considerar las
tecnologías de información y comunicaciones, desempeñan un rol
estratégico de los datos y que estos son información y conocimientos
difíciles de asimilar por el ritmo que se generan.
Bajo este contexto es necesario considerar de vital importancia de la
información procesada por los usuarios de los equipos de computo de
Universidad Carlos Hernán Gómez III y que esta deba estar bajo reglas
claras mediante las cuales se pueda garantizar la disponibilidad,
integridad y la confiabilidad de la misma.
De igual forma sucede con las herramientas de apoyo y el software. El
internet y los sistemas de correo electrónico son herramientas de apoyo
que ayudan a la consulta de información, comunicación rápida,
administración de tareas, entre otros beneficios. Por el otro lado se
encuentran el software (Paquetes), aplicaciones que contribuyen a la
creación, administración, operación, y hasta consulta de información.
Concluyendo, es importante establecer políticas en las tecnologías de
información y comunicaciones con la finalidad de salvaguardar la
información y los bienes informáticos de la institución, lo cual constituye
uno de los activos más importantes de la organización.
Objetivo
El objetivo de este documento es establecer las políticas de Tecnologías de
Información y Comunicaciones que deben conocer y cumplir todo
Integrante del claustro Universitario, estas se agrupan en:
Políticas para el uso adecuado de las Tecnologías de Información y
Comunicaciones
Políticas de contraseñas
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32 Políticas de Internet y Correo Electrónico
Políticas para el uso de Software
Estas reglas buscan proteger la información, al personal, a la Institución
y buscando propiciar un aumento de la seguridad y Aprovechamiento de
la tecnología, la cual contribuirá de manera determinante a aumentar la
eficiencia en el trabajo y garantizar la continuidad de las operaciones de
la Institución.
CONSIDERACIONES GENERALES
Uso adecuado de las TIC
Las políticas definidas en este punto están relacionadas con los equipos
de cómputo que les son asignados a los usuarios, el centro de datos,
aspectos relacionados con la propiedad de la información que es creada y
manipulada por los usuarios de la institución y la utilización inadecuada
de los recursos informáticos que el claustro Universitario pone a
disposición de sus Integrantes para que desarrollen sus actividades.
Constituye la base de las políticas que debe cumplir todo el personal.
Contraseñas
El cumplimiento de las políticas de contraseñas por parte de los
integrantes del claustro es extremadamente importante ya que éstas
constituyen la primera línea de defensa para garantizar que la
información sólo sea accedida por el personal autorizado. Tanto equipos,
sistemas y datos utilizan mecanismos de contraseñas para controlar el
acceso, como ejemplo podemos mencionar las contraseñas definidas en el
momento del arranque del equipo, para ingresar a la red institucional,
para utilizar sistemas internos y externos, etc. No existe ninguna
tecnología que pueda prevenir el acceso no autorizado a la información si
un usuario viola esta política de ahí que sea de las más relevantes e
importantes.
Correo electrónico e Internet
Los accesos a Internet y Correo Electrónico son servicios que actualmente
son utilizados tanto en Oficinas Administrativas, así como por
estudiantes en el campus con los siguientes beneficios.
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33 Interactuar de una forma directa, ágil y eficiente, a través de la
mensajería electrónica de Internet entre estudiantes y profesorado
como administrativos.
Ofrecer a los Integrantes de la institución una herramienta de
investigación que permita realizar consultas de cubrimiento
Nacional e Internacional desde el campus.
Manejo de plataformas estudiantiles, que interactúan con los
estudiantes a través de estas ejemplo (Blackboard).
El Internet y correo electrónico se han convertido en medios de
comunicación electrónicos prácticamente indispensables para el
aprendizaje diario por lo que es muy importante cumplir con las políticas
relacionadas con ellos. De esta forma evitamos interrupciones que
podrían afectar la productividad, imagen y metas de la Institución Carlos
Hernán Gómez III.
Uso de Software
Los programas de computadoras conocidos como software, están
protegidos por las Leyes de derechos de autor y por los tratados
internacionales, desafortunadamente algunas veces se ignora el hecho de
que el software tiene un valor económico, sin embargo, el software es un
elemento crítico de varios aspectos de funcionamiento de la empresa y por
lo tanto debe de administrarse y debe tener políticas.
Las políticas sobre el uso de Software en la Institución se crean para que
sirvan como marco regulatorio en cuanto a la instalación y uso de
software en el equipo de cómputo propiedad claustro universitario y del
equipo bajo la modalidad de arrendamiento.
POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DE LAS
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES.
Generales
1. Bajo ninguna circunstancia los empleados de la Institución, pueden
utilizar los recursos informáticos para realizar actividades
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34 prohibidas por las normas establecidas o por normas jurídicas
nacionales o internacionales.
2. Para los equipos propiedad de la institución, el área de TI de
Informática es la única autorizada a realizar las actividades de
soporte técnico y cambios de configuración en el equipo de cómputo.
En el caso de labores de mantenimiento efectuadas por terceros
éstas deben ser previamente aprobadas por el área de Informática.
Para los equipos de cómputo en esquema de arrendamiento, la
empresa arrendadora es la única autorizada a realizar las labores
de mantenimiento y cambio de hardware o en su caso autorizar
dichas labores.
Equipo de Cómputo
1. El equipo de cómputo, propiedad de la institución Carlos Hernán
Gómez III o arrendado, deberá ser utilizado únicamente para
actividades relacionadas con los objetivos y metas de la Institución.
2. Para el correcto funcionamiento del equipo de cómputo deberán de
realizarse como mínimo dos mantenimientos preventivos al año, al
equipo propiedad de la institución Carlos Hernán Gómez III que no
cuente con garantía del fabricante, de acuerdo al plan de
mantenimiento preventivo del equipo de cómputo anual elaborado
por el área de Informática.
3. El área de Informática deberá implementar las acciones necesarias
para el correcto funcionamiento del equipo de cómputo, tales como
actividades preventivas consideradas.
4. El area de Informática es la responsable de la asignación y
distribución del equipo de cómputo.
5. La contratación de servicios de cómputo se lleva a cabo de acuerdo
con los lineamientos de contratación de la institución basándose en
la normatividad vigente.
6. La solicitud de refacciones y accesorios de equipo de cómputo
deberá contar con el visto bueno del área de Informática y de
preferencia concentrar todos los requerimientos en una sola
solicitud mensual.
7. Para conectar una computadora a la red institucional que no esté
bajo el control administrativo de la institución (computadoras
privadas del personal del claustro, computadoras de otras
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35 instituciones o terceros en general, las cuales no están sujetas a la
totalidad de las políticas de seguridad de la universidad y por ende
constituyen un riesgo al ser conectadas a la red institucional) se
deberá solicitar permiso al área de Informática para que ésta
inspeccione el equipo, compruebe que no constituye un riesgo para
la seguridad de la institución, evalúe el porqué de la necesidad de
conectar el equipo a nuestra red privada y dé la autorización en su
caso, del resto tendrá un filtro de autenticación que se asignara a
cada estudiante, y/o administrativo.
8. Cuando exista algún incidente (robo, extravío, daño físico, etc.) que
afecte de manera directa a un equipo de cómputo de la institución,
deberá ser notificado de inmediato al área de Informática.
9. Sólo el personal autorizado por el área de Informática está
facultado para abrir los gabinetes de las computadoras personales
o de cualquier otro equipo de cómputo propiedad de la Institución.
Para los Equipos de cómputo en esquema de arrendamiento la
empresa arrendadora es la única autorizada a abrir los gabinetes
de dichos equipos o en su caso autorizar la apertura de ellos.
10. Todos los equipos de cómputo bajo la supervisión del claustro
universitario, deben contar con un software antivirus actualizado y
un firewall personal administrado por el personal del área de
seguridad informática, con el objetivo de proteger el equipo de
programas maliciosos.
11. Todos los equipos de cómputo bajo la supervisión del claustro
universitario, deben ser actualizados de manera periódica con los
últimos parches de seguridad del sistema operativo y aplicaciones
instaladas en el equipo
Centro de Cómputo.
En el Centro de Cómputo del claustro universitario se alojan los
servidores y equipo de comunicación necesarios para la operación de las
actividades informáticas de la Institución.
1. El acceso al centro de cómputo es restringido y sólo personal
autorizado por el área de Informática puede tener acceso a él.
2. Sólo el personal autorizado por el área de Informática puede abrir
los gabinetes de los servidores y el equipo que está dentro del
centro de cómputo.
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36 3. El acceso a los servidores de la Institución, ya sea usando la
consola de administración local o una consola de administración
remota es restringido solo se permitirá a personal autorizado por el
área de Informática. El intento de conexión por alguna persona no
autorizada a cualquier consola de administración de los servidores
se considera una violación de las políticas de seguridad.
Propiedad de la información.
1. Los usuarios de cualquier equipo de cómputo de la institución
deben estar conscientes que los datos que ellos crean y manipulan
en los sistemas, aplicaciones y cualquier medio de procesamiento
electrónico, durante el desarrollo normal de sus actividades, son
propiedad y responsabilidad de la Universidad Carlos Hernán
Gómez III.
2. Los derechos patrimoniales de un programa de computación, hojas
de cálculo, archivos de Word, macros, etc. y su documentación,
creados por uno o varios integrantes en el ejercicio de sus
actividades corresponden a la Universidad Carlos Hernán Gómez
III y estará licenciado con Creative Commons.
Usos inadecuados. Actividades prohibidas.
Las siguientes actividades están prohibidas:
1. Violar los derechos de cualquier persona o institución protegidos
por derechos de autor, patentes o cualquier otra forma de
propiedad intelectual. Entre otras actividades, se incluye la
distribución o instalación de software sin la licencia de uso
adecuada adquirida por la institución (Políticas de Uso de
Software).
2. Difundir información identificada como confidencial a través de
medios que involucren el uso de la Tecnología de Información.
3. Introducir software malicioso en la red o en los servidores (virus,
worms, ráfagas de correo electrónico no solicitado, etc.)
4. Utilizar la infraestructura de tecnología de información de la
institución para conseguir o transmitir material con ánimo de
lucro. Igualmente se prohíbe el uso del sistema de comunicaciones
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37 de la universidad con el fin de realizar algún tipo de acoso,
difamación, calumnia o cualquier forma de actividad hostil.
5. Hacer ofrecimientos fraudulentos de productos o servicios cuyo
origen sean los recursos o servicios propios de la institución.
6. Realizar actividades que contravengan la seguridad de los sistemas
o que generen interrupciones de la red o de los servicios.
7. Monitorear puertos o realizar análisis del tráfico de la red con el
propósito de evaluar vulnerabilidades de seguridad. El personal de
la Gerencia de Informática, responsable de la Seguridad
Informática puede realizar estas actividades siempre y cuando
tenga conocimiento la misma Gerencia de Informática.
8. Ejecutar cualquier herramienta o mecanismo de monitoreo de la
red de manera no autorizada.
9. Burlar mecanismos de seguridad, autenticación, autorización o de
auditoría de cualquier servicio de red, aplicación, servidor o cuenta
de usuario.
10. Interferir o negar el servicio a usuarios autorizados con el propósito
de lesionar la prestación del servicio o la imagen del claustro (por
ejemplo ataques DoS).
11. Uso de comandos o programas para el envío de mensajes de
cualquier tipo con el propósito de interferir o deshabilitar una
sesión de usuario a través de cualquier medio, local o remoto
(Internet, Intranet).
12. Instalar cualquier tipo de software en los equipos de cómputo de la
universidad sin la previa autorización del área de Informática.
13. Modificar la configuración del software antivirus, firewall
personales o políticas de seguridad en general implantadas en los
equipos de cómputo de la universidad sin consultar previamente
con el área de Informática la cual analizará la viabilidad de los
cambios solicitados.
14. Queda estrictamente prohibido compartir una carpeta con derecho
a todos. El área de informática puede cambiar permisos de recursos
compartidos por los usuarios si detecta que éstos no cumplen con
las mejores prácticas definidas en los lineamientos internos de
seguridad.
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38 Excepciones. Para propósitos de mantenimiento de la red y de seguridad algunos
integrantes de la institución, pueden estar exentos de seguir algunas de
las restricciones anteriores, debido a las responsabilidades de su cargo o a
eventos programados. Estas excepciones deben ser solicitadas al área de
Informática anexando la justificación respectiva vía correo electrónico.
POLÍTICAS DE CONTRASEÑAS
Generales
1. Todos los usuarios internos del claustro requieren de un nombre de
usuario y una contraseña para utilizar el equipo de cómputo que
tiene asignado y servicios de red como correo electrónico,
impresión, archivos compartidos, Intranet, Internet etc.
2. Las contraseñas de los usuarios deben cumplir con ciertos
requerimientos de seguridad los cuales definirá el área de
Informática con el objetivo de evitar que los usuarios elijan
contraseñas débiles. Las contraseñas son personales y conocidas
únicamente por el propio usuario el cual será responsable de toda
la actividad que se realice con ella.
3. Por seguridad las contraseñas se cambian cada cierto tiempo por el
propio usuario.
4. El área de Informática se reserva el derecho de restablecer en
cualquier momento la contraseña de cualquiera de los usuarios de
la institución, con previo aviso para no afectar de ninguna manera
la continuidad de su trabajo, si se detecta que ha sido
comprometida.
5. Los sistemas internos cuentan con su propia contraseña
independiente de la utilizada para iniciar sesión en la red
institucional.
Prohibiciones 1. Revelar su contraseña a personal no autorizado o permitir su uso a
terceros para actividades ajenas a la misión del claustro
universitario. La prohibición incluye familiares y cualquier otra
persona que habite en la residencia del funcionario, cuando la
conexión a la red institucional se realice desde el hogar.
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39 2. Anotar la contraseña en Post-It o cualquier otro medio físico y
tenerla a la vista de todos en su lugar de trabajo. Se recomienda
que la contraseña sea aprendida de memoria y no anotarla en
ningún medio físico como libretas, cuadernos etc.
POLÍTICAS DE USO DE INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO
PARA OFICINAS GENERALES Y GERENCIAS REGIONALES.
Administración
Los servicios de Acceso a Internet y Correo Electrónico son administrados
institucionalmente por área de Informática, quien tomará los reportes de
los problemas técnicos y errores de recepción y envío relacionados con
nuestros servidores, para su posible atención inmediata. Sin embargo, el
proveedor del enlace a Internet es responsable de garantizar la
disponibilidad del enlace, así como de los anchos de banda contratados.
El área de Informática está facultada para monitorear periódicamente las
actividades de cada uno de los usuarios de Correo electrónico, Internet y
comunicación por la Red de Datos institucional, con la finalidad de vigilar
el cumplimiento de las políticas del presente documento, manteniendo la
confidencialidad de la información.
Correo Electrónico
1. La comunicación institucional realizada por Correo Electrónico,
solo será a través de las cuentas asignadas.
2. El Correo Electrónico es correspondencia privada entre el emisor y
el destinatario, por lo tanto, no podrá trasmitirse a través de
Internet información considerada como de uso confidencial hacia el
personal externo de la institución, salvo instrucción expresa de la
Dirección, Subdirección o áreas correspondientes.
3. El usuario es responsable del contenido de los mensajes enviados
esto incluye entre otros: Contenido de material ofensivo u obsceno,
cualquier quebrantamiento de propiedad intelectual, copyright o
cualquier información ilegal o criminal.
4. Se prohíbe la transmisión de mensajes que puedan: Crear un medio
hostil sobre la raza, edad, sexo, religión, política, nacionalidad,
origen, incapacidad u orientaciones personales; comentarios
despectivos, noticias informales o mal intencionadas, cadenas de
cartas, mensajes masivos de índole personal, y en general cualquier
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40 tipo de información que cause congestión en la red o interfiera con
el trabajo de otros.
5. El área de Informática bloqueará en forma automática la recepción
de Correos Electrónicos desde aquellas direcciones que se han
identificado como fuentes de correo basura, virus y código malicioso
en general. En caso que el usuario necesite recibir Correo
electrónico desde alguna de estas direcciones identificadas como
ofensivas para el claustro debe comunicarse al área de Informática
para analizar y atender su solicitud.
El área de Informática definirá el tipo de archivo que se podrá enviar o
recibir como datos adjuntos en los correos electrónicos por el personal de
la institucion. En caso que el usuario necesite recuperar un archivo que
ha sido bloqueado por el sistema o enviar un archivo no permitido, deberá
comunicarse con el área de Informática para analizar y atender su
solicitud.
El área de Informática establecerá limites para los correos electrónicos
que se envíen hacia Internet o reciban desde Internet de acuerdo a las
necesidades de las diferentes áreas y usuarios con el objetivo de evitar el
congestionamiento del enlace a Internet y por lo tanto la afectación a
otros servicios que también se ofrecen utilizando este medio de
comunicación.
Internet
1. Los funcionarios y empleados son responsables de mantener su
imagen profesional dentro de Internet, así como proteger la imagen y
reputación de la Universidad Carlos Hernán Gómez III.
2. Solo está permitido acceder a los servicios de Internet por los medios
físicos dispuestos por el área de Informática
1. Cuando el equipo se encuentre conectado físicamente a la red
Local.
2. Para el caso de los equipos portátiles deberán tener
autenticación con el usuario y contraseña asignado por el área
de Informática.
3. Los usuarios con equipo externo al claustro que por alguna
razón necesiten conexión a Internet y deseen utilizarlo
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41 mediante los medios de conexión destinados para dicho fin,
tendrán que solicitarlo al área de Informática para su análisis y
su configuración en caso de que proceda la solicitud.
4. No se debe de utilizar el acceso a Internet como un medio de
participación, acceso y distribución de actividades o materiales
que vayan en contra de la Ley.
5. No acceder, ver o bajar desde sitios de Internet: Gráficos,
imágenes o cualquier otro material que pueda ser percibido
como obsceno, abusivo o que contenga humor inapropiado,
lenguaje amenazante, acosante u otra forma de lenguaje
objetable dirigido a un individuo o grupo.
Seguridad
1. El área de Informática es responsable de configurar a los
usuarios el servicio correspondiente.
2. Las cuentas y claves de acceso de los servicios de Internet y
Correo Electrónico son personales y confidenciales y se rigen por
las políticas de contraseñas definidas en el presente documento.
3. El usuario notificará inmediatamente al área de Informática
cualquier uso no autorizado de su cuenta, o cualquier intrusión
de seguridad conocida.
4. El usuario tiene la obligación de usar los servicios con fines
institucionales.
5. Se prohíbe el acceso, descarga o transmisión de material cuyo
origen no sea constatado como seguro o de aquél que se
desconozca su confiabilidad.
6. Cualquier archivo o programa obtenido a través de Internet o
Correo Electrónico debe revisarse con software antivirus.
7. El usuario tiene la obligación de realizar las descargas
habituales del correo, para evitar que los buzones se saturen, ya
que el espacio en el servidor de correo es limitado.
8. No deberá utilizarse el Correo Electrónico en suscripciones a
listas que saturen la capacidad de almacenamiento del buzón.
Almacenamiento
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42 1. La información obtenida de cualquiera de los servicios deberá
ser almacena localmente en el equipo de cómputo del usuario y
no puede ser distribuida o transmitida por la red institucional,
sin la autorización por escrito del área de Informática, la cual
atenderá las solicitudes de manera inmediata.
2. Es responsabilidad del usuario solicitar al área de Informática
respaldo de los correos electrónicos, los cuales se almacenan
localmente en el equipo de cómputo del usuario.
3. Las áreas de almacenamiento en la Red pueden ser tratadas
como almacenamientos temporales. El área de Informática
revisará el aprovechamiento óptimo de los recursos compartidos
para mantener la integridad y para asegurar que los usuarios
utilicen los recursos de manera responsable.
Propiedad y Derechos de contenidos
La información disponible en Internet, incluyendo textos, software,
música, sonido, fotografía, video, gráficos u otro material contenido, está
protegida por copyright, marcas registradas, patentes u otros derechos de
propiedad y leyes. Sólo se permite el uso de este material bajo
autorización expresa del autor.
El bajar, cargar, archivar, copiar, imprimir o enviar cualquier material
debe ser realizado solamente bajo la autorización del autor.
Los usuarios no deben descargar ni instalar ningún tipo de software
comercial, shareware o freeware en las unidades de disco o en cualquier
disco, sin la autorización escrita del área de Informática.
Conducta del Usuario
1. El usuario es el único responsable del contenido de transmisiones a
través de cualquier servicio.
2. El usuario debe cumplir con las leyes de transmisión de datos técnicos
de los países desde los cuales y hacia donde se envían los mensajes de
Correo Electrónico.
3. El usuario no debe usar el servicio para propósitos ilegales o de
entretenimiento.
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43 4. El usuario debe cumplir con todas las regulaciones, políticas y
procedimientos de Internet.
5. La comunicación de los usuarios se debe conducir con respeto y
consideración, evitando los abusos y el uso del lenguaje inapropiado.
6. Se prohíbe el acceso a cualquier fuente de información cuyo contenido
no se encuentre relacionado con las actividades educativas o con las
actividades institucionales.
POLÍTICAS DE USO DE SOFTWARE.
Políticas de Administración
Área Encargada
El área de Informática, es la única área autorizada para llevar a cabo la
administración del software del Claustro Universitario, por lo que dentro
de sus responsabilidades tiene:
Mantener bajo resguardo las licencias de uso de software.
Llevar un control exacto de las licencias en operación y el equipo en
el cual se encuentra en uso.
Establecer políticas y lineamientos para el uso de software, previa
aprobación por parte de la Dirección General y la Dirección de
Coordinación Técnica y Planeación.
Organizar la inspección del equipo de cómputo en intervalos
regulares.
Difundir a los empleados las Políticas de Uso de Software con el fin
de que conozcan la normatividad en este rubro.
Realizar un análisis de necesidades y requerimientos de software,
con la finalidad de presentárselo a la Dirección General y a la
Dirección de Coordinación Técnica y Planeación, quienes
autorizarán la adquisición.
Políticas de Instalación
Instalación y Soporte
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44 El área de Informática es la única área autorizada, así como responsable
de realizar la instalación del software y proporcionar soporte del mismo
en todas las computadoras de la institución (propias y régimen de
arrendamiento).
Esta responsabilidad abarca:
Computadoras de Escritorio (propiedad de la institución y
arrendadas).
Computadoras portátiles (propiedad de la institución y
arrendadas).
El área de Informática se compromete a instalar y proporcionar soporte
sobre el software o, en su caso guiar el proceso de instalación, con el fin de
dejarlo operando en las mejores condiciones.
Software Institucional
El área de Informática de acuerdo con las disponibilidades existentes de
software ha fijado un estándar para ser utilizado por las áreas usuarias.
Todo equipo de cómputo antes de ser entregados al usuario final cuenta
con dicho software, que es denominado Software Institucional. Así mismo
existe software adicional utilizado para el desarrollo de soluciones
automatizadas y que es de uso exclusivo del área de Informática.
Condiciones bajo las que puede utilizarse Software adicional
Software “Pre instalado”
Software proporcionado por la Gerencia de Informática con el fin
de:
o Realizar actualizaciones remotas
o Actualizar software pre instalado
o Sustituir software pre instalado
Accesos o componentes de software instalados en los servidores de
información.
Software de uso emergente o temporal (previo análisis de
disponibilidad de licencia).
Software proporcionado por la Gerencia de informática a través de
la intranet o por medios no directos (Instalaciones no asistidas).
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45 Software de Soporte o Complementario
Identifíquese a este software que es propiedad de alguna Dependencia
Gubernamental y que requiera ser instalado para realizar en tiempo y
forma las actividades encomendadas a los usuarios. Así mismo y dentro
del mismo contexto se considera al software utilizado por el área Jurídica,
dado que se apoya en aplicaciones especializadas en este tema.
Por otro lado, también se encuentra el software que viene junto con
algunos artículos (Cámaras, Grabadoras o Videograbadoras Digitales,
Unidades de Respaldo, Unidades de Almacenamiento Externo, GPS o
Periféricos) y que sin estas aplicaciones no puedan operar correctamente.
Software que no puede ser instalado
Copias ilegales de cualquier programa.
Software descargado de Internet.
Software que no se haya identificado como institucional.
Instalaciones no autorizadas o que no hayan sido solicitadas a la
Gerencia de Informática.
Software adquirido para uso personal del usuario (sin fines
institucionales).
Software de esparcimiento.
Software utilizado por el área de Informática para el desarrollo de
soluciones automatizadas.
Licenciamiento
El grueso del software institucional se encuentra amparado por una
licencia de uso (salvo las aplicaciones de uso libre con fines
institucionales), mismas que tienen un proceso de adquisición.
La meta de la Gerencia de Informática es mantener los controles de
licenciamiento actualizado. Para cumplir con esta meta, se responsabiliza
a mantener la disponibilidad de suficiencia de dichas licencias para el
software clasificado como:
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46 Sistemas Operativos
Conjunto de Aplicaciones
Herramientas Especializadas
Software de Internet
Accesorios
Las clasificaciones adicionales de software, requieren para su instalación
la adquisición adicional de licencias, debido a que se tienen
disponibilidades específicas, en caso de ser necesario es el usuario quien
tiene que justificar la adquisición, misma que sólo será supervisada por el
área de Informática, los mecanismos y procedimientos de compra son
responsabilidad del área de Recursos o a fines.
Sobre el uso de Software desarrollado en la institución
El uso de software desarrollado por la Gerencia de Informática no se
encuentra normado por la limitación en cuanto al uso de licencias, y las
directrices en cuanto a su administración dependen de las áreas usuarias
y responsables del mismo o, en su caso, de los controles o limitaciones
tecnológicas de instalaciones requeridas en los equipos de los usuarios.
Política Institucional
El uso de cualquier software sin licencia es ilegal y puede exponer a la
institución a una responsabilidad civil y criminal bajo las Leyes del
Derecho de Autor, por lo que la Universidad Carlos Hernán Gómez III no
tolerará la utilización de software sin licencia o no autorizado. Asimismo,
todo empleado que sea descubierto copiando software de manera ilegal o
que copie software para dárselo a cualquier tercero fuera de la
institución, incluyendo visitantes, será sancionado a las circunstancias.
SANCIONES. Al detectarse un incumplimiento en las actuales Políticas, se aplicarán los
siguientes criterios y sanciones:
1. La primera vez que el usuario haya incumplido una de las
Políticas, el área de Informática notificará por escrito al
responsable de la falta y le recordará las políticas vigentes.
2. De presentarse un segundo incumplimiento en las Políticas, el área
de informática notificará por escrito al Director del área
correspondiente, informándole el tipo y contenido de la falta,
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47 suspendiendo el servicio temporalmente al usuario responsable
hasta que el Director del área apruebe por escrito la restauración
del servicio.
3. En caso de presentarse un tercer incumplimiento en las Políticas
por parte del mismo usuario, causara suspensión inmediata e
indefinida del servicio y el caso se turnará a la Dirección de
Coordinación Disciplinaria para determinar si es necesario aplicar
sanciones Disciplinarias adicionales, el área de Informática se
reserva el derecho de suspender el acceso a la red y al equipo de
cómputo al usuario de manera inmediata, si la seguridad se ve
comprometida.
GLOSARIO DE TÉRMINOS. Políticas.- Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una
persona o entidad en un asunto o campo determinado.
Tecnologías de Información y Comunicaciones.- Equipo de cómputo
personal y centralizado, software y dispositivos de impresión que sean
utilizadas para almacenar, procesar, convertir, proteger, transferir y
recuperar: información, datos, voz, imágenes y video.
DoS.- Denegación de Servicios, por sus siglas en Inglés (Denial of
services).
Software: La ley Federal de los Derechos de Autor, en artículo 101,
define a los programas de computación de la siguiente forma: “Se
entiende por programa de Computación la expresión original en cualquier
forma, lenguaje o código, de un conjunto de instrucciones que, con una
secuencia, estructura y organización determinada tiene como propósito
que una Computadora o Dispositivo realice una tarea o función específica.
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48 POLÍTICAS DE GESTIÓN DE
CONOCIMIENTO EN LA UCHG III
En la Universidad Carlos Hernán III considera la gestión del
conocimiento como la estructura y cultura organizativa que facilita el
trabajo en equipo y la comunicación de conocimiento.
Con las políticas de gestión del conocimiento se pretende fomentar el
aprendizaje y la comunicación de las habilidades, experiencia y
conocimiento en general de cada individuo de la universidad de una
manera sistemática y eficiente.
Políticas Generales de Gestión de Conocimiento: - Pensar en la Universidad como un sistema constituido por
conexiones entre personas y grupos de trabajo. El conocimiento
existente en cada uno debe ser identificado y accesible por el
conjunto, de manera que se produzca un apalancamiento operativo
basado en el conocimiento.
- Identificar el conocimiento existente en la Universidad, reconocer
su valor y potencializar su desarrollo como herramienta
fundamental para la creación de valor.
- Integrar los distintos elementos (tangibles e intangibles)
disponibles para proporcionar las condiciones objetivas con el fin de
estructurar una organización inteligente, dirigida a la creación de
valor a través del desarrollo de su capacidad de aprendizaje
constante.
- Aprovechar al máximo el conocimiento existente en los individuos
de la Universidad, habilitando los recursos necesarios para su
desarrollo y difusión.
- Evaluar el capital intelectual existente en los grupos de la
Universidad, de tal manera que se pueda valorar la efectividad de
las iniciativas propuestas para la gestión del conocimiento, corregir
los desperfectos y promover nuevas actuaciones en pro de
mejoramiento para que la Universidad se acerque cada vez más a
la excelencia en la gestión del conocimiento.
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49 Políticas de gestión de conocimiento individual:
- Cada individuo debe considerar el valor del conocimiento local y las
habilidades que puede aprender de él para desarrollar nuevas
ideas e intervenciones.
- El conocimiento deberá ser compartido con cada individuo de la
Universidad, ya sea estudiante, docente o administrativo
involucrado en el área de interés.
- Gestionar los recursos necesarios para permitir el aprendizaje de
los estudiantes en lugares externos a la academia.
- Compartir el aprendizaje y la experiencia adquirida en lugares
externos al plantel académico con los diferentes individuos o
grupos de la Universidad.
- Motivar la participación de los estudiantes en exposiciones, grupos
de aprendizaje y foros relacionados con su área de conocimiento o
interés, de tal manera que se comunique e intercambie el
conocimiento.
- Los estudiantes deberán contribuir activamente en la
documentación de las experiencias vividas en las actividades
realizadas en la Universidad. Así mismo, documentar las
actividades en las que tuvieron asistencia los estudiantes de la
Universidad.
Políticas de gestión de conocimiento a nivel
organizacional: - Los nuevos estudiantes de la Universidad serán informados e
invitados a participar en los grupos existentes en la academia local,
de tal manera que se comiencen a integrar a los diferentes grupos y
a iniciar el proceso de sistematizar y comunicar el conocimiento
individual.
- Los nuevos docentes que ingresen a la academia deberán cumplir,
entre otras cosas, las políticas de gestión del conocimiento, por lo
tanto, los docentes actuales se encargarán de introducir y
acompañar al docente en la incorporación de sus labores en los
grupos de la Universidad.
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50 - La Universidad prestará las instalaciones y los elementos
necesarios que tenga a su disposición para las actividades de
trabajo en equipo.
Se gestionarán espacios y elementos, con apoyo de la Universidad, para el
desarrollo de actividades, como exposiciones, foros, talleres, entre otros,
con el fin de comunicar y compartir el conocimiento entre los estudiantes,
docentes y administrativos de la Universidad.
MAPA DE PROCESOS UCHG III
Procesos Estratégicos (PE)
Gestión Estratégica
Gestión de información y comunicación
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51 Gestión del conocimiento
Procesos misionales (PM)
Gestión Admisiones y Registro
Gestión Investigación
Gestión Internacionalización
Gestión Extensión y Proyección Social
Proceso de Docencia
Gestión Curricular
Procesos de apoyo (PA)
Gestión de Apoyo Académico
Gestión Informática y tecnológica
Gestión Infraestructura
Gestión Bienestar institucional
Gestión Financiera
Gestión Egresados
Gestión Jurídica
Gestión de bienes y servicios
Gestión documental
Gestión ambiental
Gestión talento humano
Macroproceso de Evaluación (PEV)
Gestión de control
Gestión de la calidad
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Proceso Responsable Objetivos
PE1. Gestión
Estratégica
Consejo Superior
Rectoría
Oficina de
Planeación
Comité de plan
estratégico
Definir las políticas, planes, programas y
proyectos que direccionen la institución y
logren la articulación entre los procesos
misionales,
estratégicos, de apoyo y de evaluación en
la búsqueda del mejoramiento continuo y el
cumplimiento de la misión institucional.
PE2. Gestión de
información y
comunicación
Dirección de
Publicación
Oficina de análisis y
diseño de sistemas
Garantizar la difusión de toda la información
generada por la universidad Carlos Hernan
Gomez III de forma que permita articular los
esfuerzos de los servidores de la institución
con los propósitos misionales, presentar
información sobre el funcionamiento,
gestión y resultados de la entidad a
diferentes grupos de interés, recibir
retroalimentación por parte de los usuarios
y divulgarla.
PE3. Gestión del
conocimiento
Dirección de
informática y gestión
del conocimiento
Vicerrectoría de
investigación
Fomentar el aprendizaje y la comunicación
de las habilidades, experiencia y
conocimiento en general de cada individuo
de la universidad de una manera
sistemática y eficiente.
PM1. Gestión de
Admisiones y
Registro
Vicerrectoría
académica
Dirección de
admisiones
Coordinación de
Facultades
Manejar el proceso de selección y trámites
para la vinculación de los aspirantes a la
universidad de CHG III articulando la
comunicación entre la institución y los
mismos.
PM2. Gestión de
Investigación
Vicerrectoría de
investigación
Dirección de
Publicación
Generar, transformar, incentivar y transferir
el conocimiento científico y de utilidad para
la sociedad.
PM3. Gestión de
Internacionalización
Oficina de
Relaciones
Internacionales e
interinstitucionales
Fortalecer la cooperación e innovación de
forma internacional, en investigación y en
todas las actividades que forman parte de
la función de la universidad.
PM4. Gestión
Extensión y
Proyección Social
Oficina de Cultura, Extensión y Proyección Social
Proyectar los conocimientos y servicios producidos en la universidad, a través de articulación de áreas académicas e investigativas de la institución, como elementos de apoyo al desarrollo de los planes regionales, locales y sectoriales en beneficios de las comunidades.
PM5. Proceso de Docencia
Vicerrectoría Académica
Garantizar el proceso de formación integral del talento humano en los diferentes programas académicos de pregrado y postgrado
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53 PM6. Gestión Curricular
Consejo Académico Vicerrectoría Académica
Integrar y coordinar el Diseño, desarrollo, alcance, articulación y evaluación de los currículos de la universidad de manera que en la finalización de estos el estudiante pueda demostrar los conocimientos adquiridos.
PA1. Gestión de Apoyo Académico
Vicerrectoria de investigacion. vicerrectoría académica.
Garantizar la investigación, en el desarrollo, conceptualización y gestión de un modelo pedagógico que oriente la utilización de las nuevas tecnologías y las metodologías más adecuadas para el desarrollo de las actividades académicas.
PA2. Gestion informatica y tecnologica
Comité de computacion. Direccion de informatica y gestion de conocimiento.
Planificar y gestionar la infraestructura tecnológica, para servir de apoyo a los procesos de la institución y de esta forma contribuir al cumplimiento de la misión institucional.
PA3. Gestión de infraestructura
Oficina de Presupuesto y Compras
Mantener u obtener un nivel de servicio determinado con el coste más efectivo posible a través de la explotación, mantenimiento, reparación y sustitución de la infraestructura. Realizar cambios estratégicos y mejoras en el estándar de servicio a través de la creación, adquisición, mejora y eliminación de la infraestructura. Todos estos cambios y renovaciones son gestionados basados en los objetivos estratégicos de la institución.
PA4. Gestión financiera
Consejo superior. Consejo académico. Oficina de planeación. Vicerrectoría administrativa. División administrativa y financiera.
Administrar y presentar la institución financiera, económica, social y ambiental de la universidad, a través de la aplicación eficiente y eficaz de los procedimientos establecidos por las áreas que la conforman para la planeación, análisis y toma de decisiones.
PA5. Gestión egresados
Oficina de Cultura, Extensión y Proyección Social Vicerrectoría Académica
Administrar la información relacionada con el desempeño profesional de los egresados y la pertinencia de sus programas académicos en la sociedad.
PA6. Gestión Jurídica Oficina Jurídica Garantizar la seguridad jurídica institucional PA7. Gestión bienestar institucional
Dirección de bienestar universitario.
Brindar orientación y proveer servicios de calidad en las áreas de recreación, salud, arte y deporte encaminados al desarrollo humano y a la mejora de la calidad de vida de toda la comunidad universitaria y partes interesadas.
PA8. Gestión de bienes y servicios
Vicerrectoría administrativa
Garantizar los requerimientos en bienes y servicios del área académica y administrativa para la prestación del servicio.
PA9. Gestión documental
Vicerrectoría administrativa
Desarrollar las actividades administrativas y técnicas correspondientes a la planeación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la universidad,
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54 desde su origen hasta su destino final, facilitando su utilización y conservación.
PA10. Gestión ambiental
Oficina de Cultura, Extensión y Proyección Social
Consolidar y promover una nueva cultura ambiental; destacándose en la administración de los recursos naturales y la gestión ambiental, una comprensión total sobre la importancia y trascendencia del componente ambiental en el desarrollo humano fundamentado en los principios del Desarrollo Sostenible (equidad social, equilibrio ambiental y crecimiento económico con el adecuado aporte tecnológico).
PA11. Gestión del talento humano
Vicerrectoría administrativa. Gestión del capital humano.
Ejecutar los lineamientos de administración del talento humano, garantizando la idoneidad del mismo.
PEV1. Gestión de control
Auditoría Interna Garantizar el logro de los objetivos de la entidad y el cumplimiento de la normatividad que la rige.
PEV2. Gestión de Calidad
Oficina de
Planeación
Auditoría Interna
Administrar y asegurar que el sistema integrado de gestión de calidad sea planeado, documentado, implementado y evaluado de cara a lograr el mejoramiento continuo de la institución.
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