Post on 30-Apr-2020
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,
CONTABLES Y FINANCIEROS PARA TRANSPORTES
NOROCCIDENTAL CIA. LTDA.
AUTORA: JESSICA NATHALY ZURITA VERGARA jessicanzuritav@hotmail.com
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR: DR. MARCO LEÓN ALVEAR
marleon@topseg.com.ec
QUITO, DM. ABRIL 2015
Zurita Vergara, Jessica Nathaly (2015). Sistema de
Procedimientos Administrativos Contables y Financieros para
Transportes Noroccidental Cía. Ltda. Trabajo de investigación
para optar por el grado de Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría, Contadora Pública Autorizada. Facultad de Ciencias
Administrativas. Quito UCE. 158 p.
ii
DEDICATORIA
A Dios quien supo guiarme por el buen camino, darme fuerza para continuar y no desmayar frente
a las adversidades; por haberme dado sabiduría, paciencia y ser el ejemplo más grande de amor en
este mundo.
A mis padres y a mi hermano porque siempre estuvieron a mi lado en el transcurso de mi vida
estudiantil, brindándome mucho amor, apoyo y consejos para hacer de mi una persona de bien.
A mis compañeros y amigos presentes y pasados, quienes sin esperar nada a cambio compartieron
su conocimiento, alegrías, tristezas y a todas las personas que durante estos cinco años estuvieron a
mi lado apoyándome y contribuyeron para el cumplimiento de este objetivo.
iii
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por fortalecer mi mente y mi corazón y haberme dado una familia maravillosa,
quienes han creído en mi siempre, dándome ejemplo de superación, humildad y sacrificio,
El más eterno agradecimiento para mis padres Edgar Zurita M. y Judith Vergara B. y mi hermano
Stalin Zurita V. por ser el mejor ejemplo de constancia, fortaleza, responsabilidad y amor
incondicional, por ser mi motor de inspiración, por sus enseñanzas, sus mensajes de aliento; porque
han fomentado en mí el deseo de superación y triunfo en la vida.
Un agradecimiento especial a mi director de tesis Dr. Marco León Alvear por impartir sus
conocimientos, por su apoyo, tiempo y paciencia invertido en mi durante el desarrollo de esta
investigación.
A todos los directivos y trabajadores de TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA., por
depositar su confianza y brindarme el respaldo necesario para elaborar este trabajo de
investigación.
iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, JESSICA NATHALY ZURITA VERGARA en calidad de autora del trabajo de
investigación o Tesis realizada sobre SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS, CONTABLES Y FINANCIEROS PARA TRANSPORTES
NOROCCIDENTAL CIA. LTDA., por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL
DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que
contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponde, con excepción de la presente autorización seguirán
vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8,19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, a 20 de Abril del 2015
JESSICA NATHALY ZURITA VERGARA
C.C.1722961875
v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por la señorita
JESSICA NATHALY ZURITA VERGARA, para optar el título profesional cuyo tema es:
SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, CONTABLES Y
FINANCIEROS PARA TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA., la misma
que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el
tribunal calificador.
En la ciudad de Quito, a los 20 días del mes de Abril de 2015.
DR. MARCO LEÓN ALVEAR
C.C. 1703896652
vi
vii
CONTENIDO
DEDICATORIA ................................................................................................................................ ii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................. iv
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................... v
CONTENIDO .................................................................................................................................. vii
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................ xii
LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiii
ANEXOS......................................................................................................................................... xiv
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................................. xv
ABSTRACT .................................................................................................................................... xvi
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... xvii
CAPÍTULO I ....................................................................................................................................... 1
1. Generalidades ...................................................................................................................... 1
1.1. Base legal ............................................................................................................................. 1
1.1.1. Ley de Régimen Tributario Interno ..................................................................................... 1
1.1.2. Código de Trabajo ............................................................................................................... 2
1.1.3. Ley de Transporte Terrestre Tránsito y Seguridad vial ....................................................... 2
1.1.4. Ley de Seguridad Social ...................................................................................................... 3
1.1.5. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) ................................................. 3
1.1.6. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) .................................................................. 4
1.1.7. Ordenanza sobre el Impuesto de Patente Municipal ............................................................ 4
1.2. Antecedentes de la empresa Transportes Noroccidental Cía. Ltda. ..................................... 5
1.3. Constitución de la Empresa ................................................................................................. 6
1.4. Misión .................................................................................................................................. 7
1.5. Visión ................................................................................................................................... 7
1.6. Foda ..................................................................................................................................... 8
1.6.1. Fortalezas: ............................................................................................................................ 8
1.6.2. Oportunidades ...................................................................................................................... 8
1.6.3. Debilidades .......................................................................................................................... 8
1.6.4. Amenazas ............................................................................................................................. 8
1.7. Políticas................................................................................................................................ 9
1.7.1. Política de Calidad ............................................................................................................... 9
1.8. Objetivos de Calidad ............................................................................................................ 9
1.9. Estructura Organizacional.................................................................................................. 10
viii
CAPÍTULO II ................................................................................................................................... 11
2. Planificación Estratégica.................................................................................................... 11
2.1. Objetivos ............................................................................................................................ 11
2.1.1. Objetivo General ................................................................................................................ 11
2.1.2. Objetivos Específicos ........................................................................................................ 11
2.2. Políticas.............................................................................................................................. 12
2.2.1. Política de Moral y Ética empresarial ................................................................................ 12
2.2.1.1. Objetivo ............................................................................................................................. 12
2.2.1.2. Alcance .............................................................................................................................. 12
2.2.1.3. Desarrollo de la Política ..................................................................................................... 12
2.2.1.4. Matriz de Responsabilidad................................................................................................. 14
2.2.2. Política Ambiental y Seguridad Industrial ......................................................................... 15
2.2.2.1. Objetivo ............................................................................................................................. 15
2.2.2.2. Alcance .............................................................................................................................. 15
2.2.2.3. Medidas para la preservación del ambiente y la Seguridad Industrial ............................... 15
2.2.2.4. Matriz de Responsabilidad................................................................................................. 16
2.2.3. Política para la protección de los bienes de la compañía ................................................... 16
2.2.3.1. Objetivo ............................................................................................................................. 16
2.2.3.2. Alcance .............................................................................................................................. 16
2.2.3.3. Medidas de Seguridad para la protección de los bienes de la compañía ........................... 17
2.2.3.4. Matriz de Responsabilidad................................................................................................. 18
2.3. Valores ............................................................................................................................... 19
2.3.1. Valores morales ................................................................................................................. 19
2.3.2. Valores de competencia ..................................................................................................... 20
2.4. Misión ................................................................................................................................ 20
2.5. Visión ................................................................................................................................. 20
2.6. Análisis FODA .................................................................................................................. 21
2.6.1. Matriz de Impacto Externa ................................................................................................ 22
2.6.2. Matriz de Impacto Interna.................................................................................................. 24
2.6.3. Matriz de Vulnerabilidad ................................................................................................... 26
2.6.4. Matriz de Aprovechabilidad .............................................................................................. 28
2.6.5. FODA ................................................................................................................................ 30
2.6.6. Matriz de Estrategias ......................................................................................................... 32
2.7. Estructura Organizacional.................................................................................................. 35
2.8. Organigrama Funcional ..................................................................................................... 36
2.9. Organigrama de Personal ................................................................................................... 37
ix
CAPÍTULO III .................................................................................................................................. 38
3. Normas, Políticas y Procedimientos Administrativos para Transportes
Noroccidental Cía. Ltda. .................................................................................................... 38
3.1. Normas Administrativas .................................................................................................... 38
3.1.1. Normas Generales .............................................................................................................. 38
3.1.2. Normas de admisión de los trabajadores ........................................................................... 39
3.1.3. Normas de Horarios y Duración de la Jornada .................................................................. 40
3.1.4. Normas sobre Remuneraciones ......................................................................................... 41
3.1.5. Normas de Seguridad Industrial: ....................................................................................... 41
3.1.6. Sanciones ........................................................................................................................... 42
3.2. Políticas Administrativas ................................................................................................... 43
3.2.1. Políticas de Calidad ........................................................................................................... 43
3.2.2. Política de Prevención y Control para evitar el Consumo de Alcohol ............................... 43
3.2.3. Política de Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional ............................................ 43
3.3. Procedimientos Administrativos ........................................................................................ 45
3.3.1. Procedimientos del Presidente ........................................................................................... 45
3.3.2. Procedimiento del Gerente General ................................................................................... 46
3.3.3. Procedimiento de Asesoría Legal ...................................................................................... 47
3.3.4. Diagrama de flujo del Procedimiento de Asesoría Legal .................................................. 48
3.3.5. Procedimiento del Asesor Financiero ................................................................................ 49
3.3.6. Diagrama de flujo del Procedimiento de Asesoría Financiero .......................................... 50
3.3.7. Procedimiento del Área de Gestión ................................................................................... 51
3.3.8. Diagrama de flujo del Procedimiento de Gestión .............................................................. 52
3.3.9. Procedimiento de Tecnologías de la Información ............................................................. 53
3.3.10. Diagrama de flujo del Procedimiento de Tecnologías de la Información .......................... 54
3.3.11. Procedimiento de Servicios Generales............................................................................... 55
3.3.12. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Servicios Generales .......................................... 56
3.3.13. Procedimiento de Recepción de documentos .................................................................... 57
3.3.14. Diagrama del Procedimiento de Recepción de documentos .............................................. 58
3.3.15. Diagrama del Procedimiento de Reposición de Caja Chica .............................................. 59
3.3.16. Procedimiento de Mensajería ............................................................................................. 60
3.3.17. Diagrama de Flujo del procedimiento de Mensajería ........................................................ 61
3.3.18. Procedimiento de Asistente de archivo .............................................................................. 62
3.3.19. Diagrama de flujo del procedimiento del Asistente de archivo ......................................... 63
3.3.20. Procedimiento de Asistente de seguros.............................................................................. 64
3.3.21. Diagrama de flujo del Procedimiento de Asistente de seguros.-Incidente en gabarra ....... 65
x
3.3.22. Procedimiento de control en facturación y registro de ingresos ........................................ 66
3.3.23. Diagrama de flujo del Procedimiento de control en facturación y registro de
ingresos .............................................................................................................................. 67
3.3.24. Diagramas de Flujo Procedimiento de Envío de Ofertas ................................................... 68
3.3.25. Diagramas de Flujo Procedimiento de Identificación de Clientes Potenciales .................. 69
3.3.26. Procedimiento de Proyectos Especiales ............................................................................. 70
3.3.27. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Proyectos Especiales.- Movilización
fluvial ................................................................................................................................. 72
3.3.28. Procedimiento de Seguridad Industrial .............................................................................. 73
3.3.29. Diagrama de Flujo de Seguridad Industrial y Salud ocupacional ...................................... 75
3.3.30. Procedimiento de Mantenimiento de Equipos ................................................................... 76
3.3.31. Diagrama del Procedimiento de Mantenimiento de Equipos............................................. 78
3.3.32. Procedimiento de Operaciones .......................................................................................... 79
3.3.33. Diagrama del Procedimiento de Operaciones.- Movilización Terrestre ............................ 82
3.3.34. Procedimiento de contratación de proveedores y mantenimiento de la cartera de
proveedores calificados...................................................................................................... 83
3.3.35. Diagrama de Flujo del Procedimiento de contratación de proveedores y
mantenimiento de la cartera de proveedores calificados ................................................... 85
3.3.36. Procedimiento del área contable ........................................................................................ 86
3.3.37. Diagrama de flujo del Procedimiento Contable ................................................................. 88
3.3.38. Procedimiento de contabilización facturas de proveedores de transporte ......................... 89
3.3.39. Diagrama de flujo del Procedimiento de contabilización facturas de proveedores de
transporte ........................................................................................................................... 90
3.3.40. Diagrama de flujo del Procedimiento de pago a proveedores ........................................... 91
3.3.41. Procedimiento de Contratación de Personal Área de Talento Humano ............................. 92
3.3.42. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Contratación de Personal ................................. 94
CAPÍTULO IV .................................................................................................................................. 95
4. Normas, Políticas y Procedimientos Contables para Transportes Noroccidental Cía.
Ltda. ................................................................................................................................... 95
4.1. Plan de Cuentas .................................................................................................................. 95
4.2. Normas Contables ............................................................................................................ 104
4.3. Políticas Contables ........................................................................................................... 106
4.3.1. Cuentas comerciales por cobrar ....................................................................................... 106
4.3.2. Propiedad y Equipo .......................................................................................................... 106
4.3.2.1. Medición en el momento del reconocimiento .................................................................. 106
4.3.2.2. Medición posterior al reconocimiento ............................................................................. 107
4.3.2.3. Método de depreciación y vidas útiles ............................................................................. 107
xi
4.3.2.4. Retiro o venta de propiedades, planta y equipo ............................................................... 107
4.3.2.5. Costos por préstamos ....................................................................................................... 108
4.3.2.6. Deterioro del valor de los activos tangibles ..................................................................... 108
4.3.3. Impuestos ......................................................................................................................... 108
4.3.4. Beneficios definidos: Jubilación patronal y bonificación por desahucio ......................... 109
4.3.5. Costos y gastos ................................................................................................................ 109
4.4. Procedimientos Contables................................................................................................ 110
CAPÍTULO V ................................................................................................................................. 125
5. Normas, Políticas y Procedimientos Financieros para Transportes Noroccidental
Cía. Ltda. ......................................................................................................................... 125
5.1. Presupuesto ...................................................................................................................... 125
5.1.1. Normas de Presupuesto .................................................................................................... 125
5.1.2. Políticas de Presupuesto................................................................................................... 126
5.1.3. Procedimiento de Presupuesto ......................................................................................... 126
5.2. Estados Financieros ......................................................................................................... 126
5.2.1. Procedimientos ................................................................................................................ 126
5.2.2. Razones Financieras ........................................................................................................ 127
5.2.2.1. Razones de Liquidez ........................................................................................................ 127
5.2.2.2. Capital de Trabajo ............................................................................................................ 127
5.2.2.3. Razón Circulante ............................................................................................................. 127
5.2.2.4. Prueba o Razón Ácida...................................................................................................... 128
5.2.2.5. Prueba Súper Ácida ......................................................................................................... 128
5.2.2.6. Cobertura de Pagos .......................................................................................................... 128
5.2.2.7. Razones de Apalancamiento ............................................................................................ 128
5.2.2.8. Razón de Endeudamiento ................................................................................................ 129
5.2.2.9. Razón de Autonomía ....................................................................................................... 129
5.2.2.10. Razón de Apalancamiento Interno ................................................................................... 129
5.2.2.11. Razón de Capitalización Interna ...................................................................................... 129
CAPÍTULO VI ................................................................................................................................ 130
6. Conclusiones y Recomendaciones ................................................................................... 130
6.1. CONCLUSIONES ........................................................................................................... 130
6.2. RECOMENDACIONES .................................................................................................. 132
Bibliografía ..................................................................................................................................... 134
Anexos ......................................................................................................................................... 136
xii
LISTA DE TABLAS
Tabla 2.1 Matriz de Responsabilidad, Política de Ética y Moral Empresarial .................................. 14
Tabla 2.2 Matriz de Responsabilidad, Política ambiental y de seguridad industrial ......................... 16
Tabla 2.3 Matriz de Responsabilidad, política de control y prevención de pérdidas ........................ 18
Tabla 2.4 Matriz de Impacto Externa ................................................................................................ 22
Tabla 2.5 Matriz de Impacto Interna ................................................................................................. 24
Tabla 2.6. Matriz de Vulnerabilidad ................................................................................................. 26
Tabla 2.7. Matriz de Aprovechabilidad ............................................................................................. 28
Tabla 2.8. FODA ............................................................................................................................... 30
Tabla 2.9. Matriz de Estrategias ........................................................................................................ 32
Tabla 3.1 Procedimiento de Rendición de Cuentas del Presidente ................................................... 45
Tabla 3.2 Procedimiento del Gerente General .................................................................................. 46
Tabla 3.3 Procedimiento del Asesor Legal ....................................................................................... 47
Tabla 3.4 Procedimiento del Asesor Financiero ............................................................................... 49
Tabla 3.5 Procedimiento de Gestión ................................................................................................. 51
Tabla 3.6 Procedimiento de Tecnologías de la Información ............................................................. 53
Tabla 3.7. Procedimiento del Área de Servicios Generales .............................................................. 55
Tabla 3.8 Procedimiento de Recepción de documentos ................................................................... 57
Tabla 3.9 Procedimiento de Procedimiento de Mensajería ............................................................... 60
Tabla 3.10 Procedimiento de Procedimiento de Asistente de archivo .............................................. 62
Tabla 3.11 Procedimiento del Asistente de Seguros ........................................................................ 64
Tabla 3.12 Procedimiento de control en facturación y registro de ingresos...................................... 66
Tabla 3.13 Procedimiento de Proyectos Especiales .......................................................................... 70
Tabla 3.14 Procedimiento de Seguridad Industrial ........................................................................... 73
Tabla 3.15 Procedimiento de Mantenimiento de Equipos ................................................................ 76
Tabla 3.16 Procedimiento de Operaciones ........................................................................................ 79
Tabla 3.17 Procedimiento de contratación de proveedores y mantenimiento de la cartera de
proveedores calificados...................................................................................................... 83
Tabla 3.18 Procedimiento del Área Contable ................................................................................... 86
Tabla 3.19 Procedimiento de contabilización facturas de proveedores de transporte ....................... 89
Tabla 3.20 Procedimiento de Contratación de Personal Área de Talento Humano .......................... 92
xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Organigrama actual de TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA. ................ 10
Figura 2.1 Organigrama Estructural Propuesto ................................................................................. 35
Figura 2.2. Organigrama Funcional .................................................................................................. 36
Figura 2.3. Organigrama Personal ..................................................................................................... 37
Figura 3.1 Diagrama de flujo del Procedimiento de Asesoría Legal ................................................ 48
Figura 3.2 Diagrama de flujo del Procedimiento de Asesoría Financiero ........................................ 50
Figura 3.3 Diagrama de flujo del Procedimiento de Gestión ........................................................... 52
Figura 3.4 Diagrama de flujo del Procedimiento de Tecnologías de la Información ....................... 54
Figura 3.5. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Servicios Generales ....................................... 56
Figura 3.6 Diagrama del Procedimiento de Recepción de documentos ............................................ 58
Figura 3.7 Diagrama del Procedimiento de Reposición de Caja Chica ............................................ 59
Figura 3.8 Diagrama del Procedimiento del mensajería .................................................................. 61
Figura 3.9 Diagrama de flujo de Asistente de archivo ...................................................................... 63
Figura 3.10 Diagrama de flujo del Procedimiento de Asistente de seguros.-Incidente en
gabarra ............................................................................................................................... 65
Figura 3.11 Diagrama de flujo del Procedimiento de control en facturación y registro de
ingresos .............................................................................................................................. 67
Figura 3.12 Diagramas de Flujo Procedimiento de Envío de Ofertas ............................................. 68
Figura 3.13 Diagramas de Flujo Procedimiento de Identificación de Clientes Potenciales .............. 69
Figura 3.14 Diagrama de Flujo del Procedimiento de Proyectos Especiales.- Movilización
fluvial ................................................................................................................................. 72
Figura 3.15 Diagrama de Flujo de Seguridad Industrial y Salud ocupacional ................................. 75
Figura 3.16 Diagrama del Procedimiento de Mantenimiento de Equipos ........................................ 78
Figura 3.17 Procedimiento de Operaciones ..................................................................................... 82
Figura 3.18 Diagrama de Flujo del Procedimiento de contratación de proveedores y
mantenimiento de la cartera de proveedores calificados ................................................... 85
Figura 3.19 Diagrama de flujo del Procedimiento Contable ............................................................ 88
Figura 3.20 Diagrama de flujo del Procedimiento de contabilización facturas de proveedores
de transporte ....................................................................................................................... 90
Figura 3.21 Diagrama de flujo del Procedimiento de contabilización facturas de proveedores
de transporte. ...................................................................................................................... 91
Figura 3.22 Diagrama de flujo del Procedimiento de Contratación de Personal Área de
Talento Humano ................................................................................................................ 94
xiv
ANEXOS
Anexo A Factura Preimpresa .......................................................................................................... 136
Anexo B Factura Electrónica .......................................................................................................... 137
Anexo C Retención preimpresa....................................................................................................... 138
Anexo D Retención Electrónica ...................................................................................................... 139
Anexo E Recibos de caja chica ....................................................................................................... 140
Anexo F Hoja de liquidación .......................................................................................................... 141
Anexo G Comprobante de Ingreso .................................................................................................. 142
Anexo H Comprobantes de Egreso ................................................................................................. 143
xv
RESUMEN EJECUTIVO
SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, CONTABLES Y
FINANCIEROS PARA TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA
El presente documento se ha desarrollado tomando como base la empresa TRANSPORTES
NOROCCIDENTAL CIA. LTDA., en donde existe la necesidad de enfocar sus acciones de
acuerdo a NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,
ECONÓMICOS Y FINANCIEROS, de tal manera que todas las acciones de los miembros de la
organización estén establecidas de acuerdo a su rol dentro de la empresa; actualmente existe
duplicidad de esfuerzos, los trabajadores realizan pasos innecesarios dentro de los procesos, las
actividades de cada puesto no están claramente definas y existe una mala gestión de recursos tanto
humanos, tecnológicos, materiales y económicos.
Por lo descrito antes he considerado proponer este documento que concentre en forma sistemática
una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los
integrantes de la empresa unificando los criterios de desempeño, cursos de acción que deberán
seguirse para cumplir con los objetivos trazados y mejorar sus controles y resultados en base a
decisiones acertadas, eficientes y oportunas.
Palabras claves:
NORMAS
POLÍTICAS
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
CONTABLES
FINANCIEROS
xvi
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN
El presente documento se ha desarrollado tomando como base la empresa TRANSPORTES
NOROCCIDENTAL CIA. LTDA. En donde existe la necesidad de enfocar sus acciones de
acuerdo a un Sistema de Normas, Políticas y Procedimientos Administrativos, Contables y
Financieros, de tal manera que todas las acciones de los miembros de la organización estén
establecidas de acuerdo a su rol dentro de la empresa, ya que actualmente existe duplicidad de
esfuerzos, los trabajadores realizan pasos innecesarios dentro de los procesos, las actividades de
cada puesto no están claramente definidas y existe una mala gestión de recursos tanto humano,
tecnológico, material como económico.
Por lo descrito antes he considerado proponer un Sistema de Normas, Políticas y Procedimientos
Administrativos, Contables y Financieros, que concentren en forma sistemática una serie de
elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la
empresa unificando los criterios de desempeño, cursos de acción que deberán seguirse para cumplir
con los objetivos trazados y mejorar sus controles y resultados en base a decisiones acertadas,
eficientes y oportunas, por medio de esta tesis cuyo tema es SISTEMAS DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS, CONTABLES Y FINANCIEROS PARA TRANSPORTES
NOROCCIDENTAL CIA. LTDA.
Este tema se desarrolló en base de los siguientes capítulos:
Capítulo I.- Generalidades.- En este capítulo encontraremos la base legal en la que me sustento
para elaborar este documento, una breve reseña de los antecedentes de TRANSPORTES
NOROCCIDENTAL CIA. LTDA, su constitución, Misión, Visión, FODA y Políticas actuales.
Capítulo II.- Planificación estratégica.- Se diseñan los objetivos tanto el general como los
específicos, Políticas tales como: Política moral y ética profesional, Política Ambiental y Seguridad
Industrial, Política para la protección de los bienes de la compañía además, Valores morales y
valores de competencia, Misión, Visión, FODA y finalmente la estructura organizacional, tanto
organigrama estructural, funcional y personal.
Capítulo III.- Normas, Políticas y Procedimientos Administrativos para Transportes Noroccidental
Cía. Ltda. Se describe el procedimiento de todas las áreas de la compañía, tomando en
consideración la estructura organizacional propuesta, iniciando desde el Nivel Administrativo
Como Presidente, luego el nivel Ejecutivo dirigido por el Gerente General, el Nivel Asesor como
Asesor Legal, Asesor Financiero, Jefe de Tecnologías de la Información, Gerente de Gestión.
Capítulo IV.- Normas, Políticas y Procedimientos Contables para Transportes Noroccidental Cía.
Ltda. En el cual se detallan las Normas, Políticas y Procedimientos Contables tales como: Cuentas
por Cobrar, Propiedad Planta y Equipo, Medición en el momento de reconocimiento, Medición
posterior al reconocimiento, Método de depreciación y Vidas Útiles, Retiro o venta de propiedades,
planta y equipo, Costos por préstamos, Deterioro del valor de los activos tangibles, Impuestos,
Beneficios definidos: Jubilación patronal y bonificación por desahucio, Costos y gastos.
Capítulo V.- Normas, Políticas y Procedimientos Financieros para Transportes Noroccidental Cía.
Ltda. En este Capítulo encontraremos Normas, Políticas y Procedimientos de Presupuesto,
Procedimientos de Estados Financieros y Razones de Liquidez.
Capítulo VI.- Conclusiones y Recomendaciones, Finalmente de haber terminado con la
investigación se elaboran conclusiones y recomendaciones respecto al trabajo realizado
En base del contenido de estos capítulos que se encuentran en el índice de la presente tesis se ha
logrado el objetivo general y los Objetivos específicos en beneficio de la empresa TRANSPORTES
NOROCCIDENTAL CIA. LTDA.
1
CAPÍTULO I
1. Generalidades
1.1. Base legal
Ley de Régimen Tributario Interno
Código de Trabajo
Ley de Transporte Terrestre Tránsito y Seguridad vial
Ley de Seguridad Social
Ordenanza sobre el Impuesto de Patente Municipal
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
1.1.1. Ley de Régimen Tributario Interno
La ley de Régimen tributario interno es una herramienta tributaria necesaria que debe ser estudiada
por todo el departamento contable y financiero, y será utilizada con el objetivo de que se cumplan a
rigor las obligaciones tributarias en todos los procedimientos contables y financieros como por
ejemplo en las declaraciones del Iva, retenciones, Impuesto a la renta, etc.
a) Retenciones en la Fuente: La compañía debido a que es una persona jurídica, actuará como
agente de retención del Impuesto a la Renta al momento de pagar o acreditar en cuenta de los
proveedores de transporte, cáterin, repuestos, activos fijos, suministros, etc. Que a su vez para
los proveedores estos ingresos constituyen un ingreso de renta gravada.
La compañía estará obligada a entregar el respectivo comprobante de retención, dentro del
término no mayor de cinco días de recibido el comprobante de venta, a las personas a quienes
deben efectuar la retención.
b) Impuesto al Valor Agregado (IVA): Los servicios que la compañía ofrece de acuerdo al giro
del negocio están gravados con tarifa 0%, por lo que las facturas son emitidas sin IVA.
c) Retenciones del IVA: Debido a que TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA. Está
calificado como contribuyente especial, deberá cancelar al Servicio de Rentas Internas (SRI)
las retenciones del IVA que la empresa retuvo en la compra necesaria para la ejecución del giro
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del negocio a las sociedades, personas naturales obligadas a llevar contabilidad, personas
naturales no obligadas a llevar contabilidad.
d) Impuesto a la Renta: Se cumplirá con el pago del Impuesto a la Renta Global que obtenga la
compañía, de acuerdo con las disposiciones de la LRTI y su reglamento. Considerando:
ingresos de fuente ecuatoriana, ingresos exentos, deducciones, etc.
1.1.2. Código de Trabajo
El código de trabajo es una ley que regula las relaciones entre empleadores y trabajadores, la cual
nos servirá como herramienta esencial para crear procedimientos administrativos en el área de
Talento Humano de acuerdo a lo que establece esta ley, con el objetivo de que estos
procedimientos estén enmarcados en los derechos y obligaciones de los trabajadores y del
empleador, de tal manera que la compañía logre cumplir con su misión y visión y de igual manera
el trabajador con sus objetivos personales y profesionales.
1.1.3. Ley de Transporte Terrestre Tránsito y Seguridad vial
Esta ley contiene normativa que regula y controla el transporte terrestre, tránsito y seguridad vial,
la cual será de gran utilidad para fijar procedimientos administrativos para los choferes y
operadores de TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA. Que estén direccionados a
proteger a las personas y bienes que se trasladan de un lugar a otro por las vías del territorio
ecuatoriano, y a los lugares expuestos a las contingencias de dicho desplazamiento.
Se dará cumplimiento a la obligatoriedad de la rendición de pruebas: teórica, psicosensométrica y
exámenes médicos, para todos los conductores que van obtener por primera vez su licencia,
renovarla y/o ascender de categoría.
Además para poder transitar dentro del territorio nacional, todo vehículo a motor, sin restricción de
ninguna naturaleza, sea de propiedad pública o privada, deberá estar asegurado con un Seguro
Obligatorio de Accidentes de Tránsito vigente. (Diario EL TIEMPO, 2008)
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1.1.4. Ley de Seguridad Social
Protege al asegurado contra las contingencias de enfermedad, prestando asistencia médica curativa
integral y maternidad.
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA. Dará cumplimiento con lo que establece esta
ley y cancelará los aportes patronales y personales descontados a los trabajadores y todos los que
se requieran, con el objetivo de que sus trabajadores se encuentren en pleno goce de sus derechos
de salud y bienestar social.
Dentro de los beneficio que gozan sus trabajadores están: la asistencia médica curativa integral se
encuentran los exámenes y procedimientos de diagnóstico, los actos quirúrgicos, la hospitalización,
la entrega de fármacos y las demás acciones de recuperación y rehabilitación de la salud, así como
también tratamiento de enfermedades crónico degenerativas, sin que esto limite los beneficios o
implique exclusiones en la atención del asegurado, tratamiento de enfermedades catastróficas
reconocidas por el Estado como problemas de salud pública y la prevención de accidentes de
trabajo y enfermedades profesionales a través del Seguro General de Riesgos del Trabajo.
Y en el caso de la mujer embarazada por maternidad incluye la consulta profesional-obstétrica
durante el embarazo, parto y puerperio, cualquiera sea la calificación de riesgo del embarazo, un
subsidio monetario, durante el período de descanso por maternidad, en el caso de la mujer
trabajadora; y, la asistencia médica preventiva y curativa del hijo, con inclusión de la prestación
farmacológica y quirúrgica, durante el primer año de vida, sin perjuicio de la prestación de salud
hasta los dieciocho (18) años de edad. (IESS, 2014)
1.1.5. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Las normas Internacionales de Información Financiera NIIF son un lenguaje común que les permite
a las organizaciones la adaptación de la información financiera propia a un estándar internacional,
para facilitar la comunicación financiera hacia los diferentes usuarios.
Estas Normas Internacionales de información financiera serán utilizadas para generar información
contable y financiera concreta, oportuna, confiable y útil a una amplia gama de usuarios al tomar
sus decisiones económicas, como son a: inversionistas, empleados, prestamistas, proveedores y
otros acreedores comerciales, clientes, gobierno y otros organismos públicos, así como al público
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en general. A la vez permitirán un acceso a mayores y mejores recursos para el financiamiento de
las operaciones de las empresas o compañías.
Para lo cual, para todo contador es un requisito indispensable mantenernos actualizados de la
normativa existente, así como de los cambios que surgen por la entrada en vigencia de nuevas
normas; es necesario la constante investigación, lectura de casos e interpretaciones que facilitan el
entendimiento de transacciones complejas. El contador de hoy en día no debe limitarse
simplemente al registro de transacciones débito-crédito, sino que requiere además la aplicación de
análisis en cada registro para que éstos, permanezcan en línea con las NIIF, cumplimiento además
los requerimientos de políticas contables locales bajo las cuales están sujetos las compañías.
(Nostrum Cipreus SL, 2010)
1.1.6. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
Son un conjunto de normas o leyes que establecen la información que deben presentarse en los
estados financieros y la forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados. Las NIC
no son leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino más bien normas que el
hombre, de acuerdo sus experiencias comerciales, ha considerado de importancias en la
presentación de la información financiera.
La compañía utilizará las NIC vigentes y necesarias de acuerdo a lo que establece la ley actual con
el objetivo de obtener información confiable, concreta, de tal manera que los estados financieros se
estandaricen para realizar negociaciones internacionales para la toma de decisiones. (Ferreira,
2009)
1.1.7. Ordenanza sobre el Impuesto de Patente Municipal
La patente es un impuesto que deberá ser pagado por todos los comerciantes o industriales qué
operen en el Distrito Metropolitano de Quito, así como los que ejerzan cualquier actividad de
orden económico.
Esta ordenanza será aplicada de acuerdo a lo establecido tomando en consideración el patrimonio
de la compañía. Y de igual manera se cumplirá con el pago del 1.5 por mil sobre los activos totales,
que es un impuesto al capital en giro, establecido por el Municipio de Quito. Este se calcula, del
total del activo, se resta el pasivo corriente y contingente, se establece una base imponible y sobre
ésta, se aplica el 1.5 por mil, los valores corresponden al ejercicio económico financiero del
primero de enero al 31 de diciembre de cada año. (Municipio de Quito, 2015)
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1.2. Antecedentes de la empresa Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Transportes Noroccidental nace en el año de 1961. En el inicio de sus actividades la empresa se
dedicaba al transporte de pasajeros y encomiendas, en las difíciles carreteras de la región
Noroccidental de la Provincia de Pichincha, de donde proviene su nombre.
En 1970 , principios de la actividad hidrocarburífera en el Ecuador, gracias a la visión de su
fundador, enfoco todo su esfuerzo y dedicación para brindar el servicio de transporte de materiales,
insumos y catering, a las compañías petroleras que empezaban operaciones en la Región
Amazónica, convirtiéndose en una las empresas pioneras en el transporte terrestre de carga para
esta industria y en poco tiempo alcanzo un reconocido prestigio por la seriedad y puntualidad en la
entrega de la carga encomendada .
A partir de entonces y a través de los años, de la mano de un intenso y arduo trabajo, la empresa
fue consolidándose en el mercado nacional, las oportunidades que brindaba este nuevo mercado se
fueron supliendo con una importante inversión en equipos y capacitación de su personal, que le
permite continuar ofreciendo sus servicios con responsabilidad y manteniendo el mismo
compromiso de excelencia con sus clientes en el sector petrolero , energético e industrial y ser
activo protagonista en la ejecución de importantes proyectos de interés público y privado,
comprometidos siempre con el desarrollo del país.
Este liderazgo ha sido reconocido también en Colombia y Perú, países en los que TRANSPORTES
TRANS NOROCCIDENTAL CIA. LTDA. ha participado con éxito en varios proyectos.
Grupo Noroccidental, líder en el mercado de transporte de carga pesada y extra pesada, succión y
transporte de fluidos, alquiler de maquinaria de izaje y montajes especiales. Somos especialistas en
ingeniería de transporte y proyectos integrales de logística para los sectores petrolero, energético e
industrial.
El transporte, izaje y montaje de carga extra dimensionada requiere de una operación de alto
profesionalismo, donde la capacitación y experiencia de nuestro personal junto a los modernos
equipos que disponemos son nuestra garantía de éxito y la base de un importante y extenso récord
de cumplimiento de todos los proyectos realizados. (Grupo Noroccidental, 2015)
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1.3. Constitución de la Empresa
En la ciudad de San Francisco de Quito, capital de la República del Ecuador, a los diecisiete días
del mes de agosto de mil novecientos noventa y dos, ante mi, Dr. Jaime Andrés Acosta Holguín,
Notario Vigésimo Octavo Interino de este Cantón, comparecen los señores Edgar Andrade Torres,
Edgar Federico Andrade del Castillo, Milton Fabián Andrade del Castillo y Juan Carlos del Castillo
todas por sus propios derechos. Los comparecientes de nacionalidad ecuatoriana, domiciliados en
la Ciudad de Quito, mayores de edad, legalmente capaces para contratar, obligarse y ejercer el
comercio y convienen en celebrar el presente contrato de Sociedad por el cual constituyen
una Compañía de responsabilidad Limitada cuya denominación será TRANSPORTES TRANS
NOROCCIDENTAL CIA. LTDA.
Denominación
La denominación de la compañía es: TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA.
Objeto social
El objeto de la compañía es la prestación del servicio público de transporte de carga a nivel
nacional e internacional, en observancia a la Decisión doscientos cincuenta y siete de la comisión
del acuerdo de Cartagena; la importación, la distribución y la venta de repuestos automotrices, la
exportación de productos nacionales, podrá actuar como agente o representante de personas
nacionales o extranjeras.
Domicilio social
La sociedad señala su domicilio en la ciudad de Quito, sin embargo, podrá establecer sucursales,
agencias, filiales o representantes en cualquier lugar del país o del extranjero.
Duración
El plazo de duración de la sociedad es de 30 años contados desde la fecha de inscripción del
contrato de sociedad; pero la Junta General de Socios podrá prorrogar dicho plazo o disolver y
liquidar la compañía antes de su cumplimiento.
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Capital Social
De la compañía es de un millón quinientos sucres (1500.000,00) dividido en quinientas
participaciones iguales.
Resuelve
Artículo primero: Aprobar la Constitución de TRANSPORTES TRANS NOROCCIDENTAL CIA.
LTDA. con domicilio en la ciudad de Quito, con un capital Social de 1500.000,00 dividido en 1500
participaciones de 1000 cada una, de conformidad con los términos constantes en la referida
escritura pública.
Artículo segundo: Disponer que un extracto de la indicada escritura pública se publique, por una
vez, en uno de los diarios de mayor circulación en la ciudad de Quito. Un ejemplar de la
publicación deberá entregarse a este Despacho.
Dada y firmada en la Superintendencia de Compañías en Quito, a los 10 días de septiembre de
1992.
(Transportes Noroccidental Cia. Ltda., 1992)
1.4. Misión
Ser una empresa líder en transporte de carga pesada y extra-pesada, servicios de izaje, montaje de
cargas extra pesadas y transporte de fluidos para el sector Petrolero, Energético e Industrial, con
recurso humano calificado, con equipos de última tecnología, cumpliendo estándares de calidad,
ambiental, seguridad y salud ocupacional, que superen las expectativas de nuestros clientes,
generando una rentabilidad para sus accionistas, contribuyendo al desarrollo económico del País.
(Grupo Noroccidental, 2015)
1.5. Visión
Transportes Noroccidental Cía. Ltda., tiene como visión permanente, ser la empresa líder en
logística integral, manteniendo la fidelidad con sus clientes e incrementando nuevos clientes del
sector Petrolero, Energético e Industrial, con un crecimiento estratégico en equipos con tecnología
de punta y con personal calificado. (Grupo Noroccidental Cía. Ltda., 2013)
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1.6. Foda
Análisis Foda
La empresa TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA. Tiene el siguiente FODA.
1.6.1. Fortalezas:
Sistema de información adecuada.
Unidades de transporte propio.
1.6.2. Oportunidades
Aprovechar la flota para crecer en nuevos mercados.
Consolidar operaciones en el Centro del país.
1.6.3. Debilidades
Talento Humano sin cultura hacia la seguridad.
Alto índice de cambios del personal obrero.
Falta de esmero en la atención al cliente.
Alto riesgo de siniestros
1.6.4. Amenazas
Recesión de la economía por la mala implementación de políticas macroeconómicas en el
sector.
Alta competencia en el área.
Aumento de los precios en los repuestos e insumos de mantenimiento
Alto número de competidores.
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1.7. Políticas
1.7.1. Política de Calidad
Ofrecer servicios profesionales en logística integral, transporte de carga extra-pesada, alquiler de
maquinaria de izaje, transporte y succión de fluidos para los sectores Petrolero, Minero,
Energético e Industrial con personal calificado, utilizando en todos nuestros servicios equipos de
última generación sujetos a estrictos controles de mantenimiento y operatividad.
El Transportes Noroccidental Cía. Ltda.se compromete al mejoramiento continuo en todos sus
procesos para maximizar la satisfacción de nuestros clientes externos e internos, cumpliendo con
los requisitos legales y reglamentarios del Ecuador. (Grupo Noroccidental Cia. Ltda., 2013)
1.8. Objetivos de Calidad
1) Cumplir a cabalidad los términos y condiciones requeridos por el cliente en la provisión del
servicio para lograr su máximo nivel de satisfacción, objetivo 90% de satisfacción del
cliente.
2) Brindar nuestro servicio con los mejores controles de Salud y Seguridad Ocupacional,
cuyo objetivo es reducir un 10% el índice de frecuencia anual acumulado con relación al
año anterior.
3) Desarrollar el talento humano incrementando la capacitación del personal operativo en
20% en relación al año anterior.
4) Contar con los equipos en óptimas condiciones de operatividad y mantenimiento, objetivo
93% de equipos operativos.
5) Optimizar los gastos operacionales en relación al año anterior, mejorando el rendimiento
de consumo de combustible en un 20%, mejorando el rendimiento de llantas en un 20% y
reduciendo los gastos por negligencias en un 30%. (Grupo Noroccidental Cia. Ltda., 2013)
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1.9. Estructura Organizacional
Figura 1.1 Organigrama actual de TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA.
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CAPÍTULO II
2. Planificación Estratégica
2.1. Objetivos
2.1.1. Objetivo General
Ser una empresa líder en transporte de carga pesada y extra-pesada, servicios de izaje, montaje de
cargas extra pesadas y transporte de fluidos para el sector Petrolero, Minero, Energético e Industrial
con equipos de última tecnología, que permita la satisfacción integral de las necesidades de los
clientes, la preservación del medio ambiente, el crecimiento de nuestros colaboradores y la
generación de un alto nivel de rentabilidad para sus socios.
2.1.2. Objetivos Específicos
1. Capacitar al Talento Humano para convertirlo en más eficiente, con el fin de que
contribuyan con su conocimiento para mejorar los procesos, que permitan priorizar
recursos, evitar la duplicidad de esfuerzos e iniciar nuevos proyectos e innovación, así
como también para lograr que los miembros de la organización se desarrollen personal y
profesionalmente, mediantes evaluaciones periódicas manteniendo un control estadístico
de su desarrollo.
2. Mejorar el cumplimiento de las especificaciones y términos requeridos por el cliente, para
satisfacer las expectativas y lograr la complacencia del cliente, contribuyendo a la
consecución de los objetivos de los clientes logrando así que se conviertan en clientes
frecuentes e incrementar nuevos, mediante un control estadístico de satisfacción.
3. Mantener nuestros equipos operativos en su máxima capacidad dando mantenimiento
permanente, con el fin de evitar incidentes y reducir los niveles de riesgos inherentes.
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2.2. Políticas
2.2.1. Política de Moral y Ética empresarial
2.2.1.1. Objetivo
La Política de Ética y Moral Empresarial de TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA.
Tiene el compromiso de conducir sus negocios de manera transparente, integral y legal de acuerdo
a las Normas que rigen al Estado ecuatoriano, las cuales serán aplicadas para la toma de decisiones
éticas en los negocios que se involucre la compañía.
2.2.1.2. Alcance
Esta Política servirá como una guía en el comportamiento de todos los miembros de la compañía en
cada una de las actividades del giro del negocio, para asegurar que se realicen bajo una conducta
moral y ética, la cual requerirá la participación y apoyo de todo el personal comprometiéndose a
lograr una cultura de apertura, confianza, ética e integridad en todos los ámbitos del negocio.
2.2.1.3. Desarrollo de la Política
Cumplimiento de leyes y regulaciones
Todos los miembros de la organización deberán cumplir con las leyes, reglamentos y regulaciones
vigentes.
Las violaciones o potenciales violaciones a las leyes, reglamentos y regulaciones deberán ser
reportadas por el personal al jefe del área de la compañía verbalmente o por escrito,
confidencialmente o anónimamente. El jefe departamental notificará al subordinado y se iniciará la
investigación.
La compañía no tolerará comportamientos ilegales en el lugar de trabajo, incluyendo la
discriminación, la intimidación o el acoso y se comprometen a mantener un ambiente de trabajo
positivo en donde todos cumplan con las leyes pertinentes sobre derechos humanos y se comporten
de forma ética y honesta, y traten a sus colegas con dignidad, igualdad y respeto. Cualquier acción
contraria a estos principios será investigada según esta política.
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Oportunidades Corporativas
Los miembros de la compañía están prohibidos de hacer uso de oportunidades descubiertas a través
del uso de propiedad corporativa, información o posición; utilizar propiedad corporativa,
información o posición para ganancia personal; y, competir con la Compañía.
Confidencialidad
La información confidencial incluye toda aquella información que no sea pública que pudiera ser
útil para los competidores o desfavorable para la Compañía si fuese divulgada. La información
confidencial no será divulgada a no ser que tenga autorización específica para hacerlo o tal
divulgación sea por mandato legal. El conocimiento de información confidencial sobre otra
compañía que se obtuviese durante la ejecución de un servicio, será protegido de la misma manera
como si se tratase de información confidencial acerca de la Compañía.
No está permitido aprovecharse o beneficiarse de información obtenida durante la ejecución del
servicio, que no esté disponible al público. El personal y el cliente, así como sus amigos, parientes
o asociados no se beneficiarán de tal información. Se prohíbe obtener o disponer de cualquier
interés del negocio, incluyendo valores que se negocian públicamente, ya sea de manera directa o
través de otra persona, donde la información interna es conocida pero todavía no divulgada
públicamente.
Incentivos y obsequios
La compañía no permite aceptar o entregar regalos, favores, ventajas personales, pago por
servicios, préstamos o beneficios de cualquier clase que no sean aquellos de valor nominal que
pueden ser realizados como una práctica de negocio generalmente aceptada.
Resguardo y uso correcto de los Activos de la Compañía
La información, datos, equipo de oficina, herramientas, vehículos, provisiones, instalaciones y
servicios de la compañía serán utilizados únicamente para los fines autorizados del negocio y
usados, mantenidos, contabilizados y desechados adecuadamente y con cuidado. La remoción o
destrucción no autorizada de los activos de la Compañía está estrictamente prohibido.
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La compañía prohíbe expresamente hacer declaraciones públicas en representación de la Compañía
o utilizar el nombre o el logo que identifica a la Compañía sin previa autorización del representante
legal o su delegado.
Bebidas Alcohólicas y Estupefacientes
La compañía prohíbe expresamente a todos los miembros de la organización consumir bebidas
alcohólicas y estupefacientes durante las horas de labores y dentro de las instalaciones en vehículos
de la Compañía.
Actos Negligentes
La compañía expresamente prohíbe al personal cometer actos negligentes durante la prestación del
servicio que causen serias pérdidas para la Compañía, o mantener equipos, herramientas, motores,
sin tomar las precauciones necesarias para prevenir su destrucción, deterioro , robo o hurto, que
afecte a la compañía o a terceras personas. (Andes Petroleum Ltd., 2014)
2.2.1.4. Matriz de Responsabilidad
Tabla 2.1 Matriz de Responsabilidad, Política de Ética y Moral Empresarial
NIVELES RESPONSABILIDAD
Presidente
Compromiso hacia esta política y demandar su
cumplimiento en toda la organización.
Gerente Comercial Cumplir y exigir el cumplimiento de esta Política.
Gerentes de Departamentos Cumplir con esta Política en su integridad y reforzar su
cumplimiento entre el personal de sus respectivas áreas.
Personal Operativo Cumplir en su totalidad con la política y difundir entre
sus compañeros la aplicación.
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2.2.2. Política Ambiental y Seguridad Industrial
2.2.2.1. Objetivo
Involucrar a todas las actividades de tipo logísticas, administrativas, Financieras y
Comerciales, teniendo en cuenta la seguridad y salud de los trabajadores, contratistas,
clientes y la comunidad el área de influencia, manteniendo un desarrollo sustentable
que proteja el medio ambiente.
2.2.2.2. Alcance
Estas medidas deberán ser puestas en ejecución por los empleados en las instalaciones
y en actividades relacionadas a las operaciones.
2.2.2.3. Medidas para la preservación del ambiente y la Seguridad Industrial
1. La empresa con el fin de llevar a cabo la política, elaborará y ejecutará programas de
capacitación permanente a fin de conseguir respuestas adecuadas de los trabajadores
ante eventuales emergencias sobre seguridad y salud en el trabajo.
2. Cumplir con la legislación ecuatoriana, regulaciones y guías ambientales, de Seguridad
y Salud Ocupacional y Asuntos Comunitarios aplicables, así como otros compromisos
suscritos.
3. Desarrollar y mantener procedimientos de emergencia y contingencia, en coordinación
con autoridades y servicios de emergencia, para minimizar el daño generado por
cualquier incidente.
4. Promover e implementar acciones, normas y prácticas sólidas e innovadoras para
prevenir la contaminación y buscar oportunidades de mejoramiento continuo en el
manejo ambiental y en la eficiencia en el uso de recursos naturales y energéticos.
5. Promover la conciencia de prácticas sociales y de EHS entre todos los empleados, a
través de programas de entrenamiento.
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6. Evaluar los impactos socio-ambientales y los riesgos de seguridad y salud ocupacional
previo al arranque de nuevas actividades/instalaciones y reevaluarlas en caso de haber
cambios significativos en las circunstancias existentes. (Andes Petroleum Ltd., 2014)
2.2.2.4. Matriz de Responsabilidad
Tabla 2.2 Matriz de Responsabilidad, Política ambiental y de seguridad industrial
NIVELES RESPONSABILIDAD
Gerente Comercial y Logística Exigir el cumplimiento de esta Política con
prioridad en las actividades operacionales en el
campo.
Administrador de la Base T. Noroccidental-
Coca
Cumplir con esta Política y difundir a todos los
transportistas para su cumplimiento eficaz.
Conductores y Operadores Cumplir en su totalidad con la política y
difundir entre sus compañeros.
2.2.3. Política para la protección de los bienes de la compañía
2.2.3.1. Objetivo
Incrementar la protección de los bienes de la compañía, como: materiales, herramientas, equipos,
documentos y otros, por falta de precaución y protección, a través de la difusión y cumplimiento de
las medidas establecidas.
2.2.3.2. Alcance
Estas medidas deberán ser puestas en ejecución por los empleados de la Compañía en las
instalaciones de la compañía en actividades relacionadas a las operaciones.
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2.2.3.3. Medidas de Seguridad para la protección de los bienes de la compañía
Todo material o equipo de la Compañía es considerado un activo, que tiene valor económico, por lo
que, la persona responsable de los bienes, tendrá que tomar las medidas de precaución necesarias
para evitar que dicho bien quede desprotegido, abandonado, o sea susceptible de pérdida.
El personal de la compañía y de los proveedores de servicio deberá ser responsable del cuidado y
control de sus pertenencias personales, dinero, joyas, laptops personales, etc.
De la misma manera se debe tener cuidado y tener el control sobre los artículos personales. Estas
consideraciones son aplicables en la ejecución de actividades en las áreas administrativas de Quito
y campo, al igual que en instalaciones de producción y localizaciones, por lo que es necesario
tomar las siguientes medidas:
En las oficinas / áreas Administrativas (Quito y Campo)
a.) Cuando abandone su oficina, sin importar cuánto tiempo planee demorarse, tómese el
tiempo necesario para dejar asegurado su lugar de trabajo recuerde que al tomar unos
segundos en esta actividad estará precautelando la seguridad de sus bienes personales y de
la compañía.
b.) Evitar dejar documentación con información importante o reservada, sobre los escritorios
o en cajones sin llaves. Para la documentación, se debe utilizar muebles con llave o cajas
fuertes.
c.) A la terminación de la jornada de trabajo no deje objetos de valor que sean susceptibles de
robo sobre el escritorio, ubíquelos en un lugar que disponga de una adecuada seguridad,
mientras más pequeño y mayor valor tenga este objeto, hay mayor probabilidad de que este
objeto sea sustraído.
d.) Tenga seguros sus sellos, chequeras, documentos sensibles, hojas membretadas, laptops,
grabadoras, teléfonos celulares, cargadores de teléfonos, calculadoras, billeteras, dinero,
entre otros.
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En las locaciones de trabajo en el campo:
a) Procure no estacionar su vehículo en lugares alejados al sitio en el que estará. De esa
manera podrá escuchar la alarma si se activa.
b) Marque o grabe el número de la patente del vehículo o el número de motor en vidrios,
espejos y en la carrocería.
c) Antes de estacionar (o cuando retorna) observe alrededor, vea si existe alguien o alguna
situación sospechosa.
d) Al descender del vehículo, nunca deje objetos a la vista, aunque no sea valiosos. Guarde
sus pertenencias en la guantera.
e) Cierre con llave el vehículo al bajar, aunque sea por un momento
f) Se recomienda el uso de bastones de acero, de preferencia los que van del volante al pedal
del freno, cadenas o alarmas. Ninguna precaución estará de más.
g) Todas las unidades deberán tener un seguro contra robos parciales o totales. Lleve
permanentemente los datos de su póliza de seguro en el vehículo, le puede ser requerido en
un control policial. (Andes Petroleum Ltd., 2014)
2.2.3.4. Matriz de Responsabilidad
Tabla 2.3 Matriz de Responsabilidad, política de control y prevención de pérdidas
NIVELES RESPONSABILIDAD
Gerente Comercial y Logística
Solicitar el cumplimiento de esta Política en
toda la organización.
Gerentes de Departamentos Cumplir con esta Política en su integridad y
reforzar su cumplimiento entre el personal de
sus respectivas áreas.
Personal Operativo Cumplir en su totalidad con la política y
difundir entre sus compañeros la aplicación.
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2.3. Valores
2.3.1. Valores morales
Los valores organizacionales son el conjunto de principios por los que se rigen los miembros de la
organización, quienes trabajan juntos para conseguir el mismo objetivo.
Valores es igual a excelente desempeño, ya que si los valores que rigen las acciones y actitudes de
una empresa son practicados por todos los miembros de la organización se logra un desempeño
mayor al promedio y se consigue que los miembros de la organización:
Estén comprometidos con la calidad
Se responsabilicen de sus acciones y decisiones
Busquen su propio crecimiento humano y profesional y el de quienes lo rodean
Den lo mejor de sí mismos en beneficio propio y de la empresa
Estén orgullosos de su trabajo y de la empresa a la que pertenecen
Entre los valores morales se encuentran los siguientes:
a.) Honestidad.- Valor trascendente orientado al desarrollo de conductas laborales
transparentes y congruentes con los principios de la empresa, priorizando el bueno uso de
los recursos asignados
b.) Responsabilidad: Valor laboral orientado al cumplimiento adecuado y confiable de los
compromisos organizacionales adquiridos, y de la resolución eficaz de los problemas
enfrentados.
c.) Lealtad: Conducta laboral cotidiana orientada a analizar y decidir, a través de juicios de
valor, acciones donde se priorizan los intereses de la Empresa y sus trabajadores, por sobre
los personales.
d.) Respeto: Valorar y aceptar las decisiones del equipo y cumplir con los acuerdos
planteados.
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2.3.2. Valores de competencia
a) Trabajo en equipo.- Trabajar en colaboración con otros, formar parte del grupo, trabajar
juntos.
b) Liderazgo.- Asumir el rol de guiar a un grupo o equipo de trabajo con la finalidad de
alcanzar los objetivos trazados.
c) Iniciativa.- Valor organizacional que caracteriza aquellas conductas de incentivo
permanente de la innovación, la voluntad de servicio y el mejoramiento continuo de las
tareas asignadas.
Estos valores guiarán las acciones de todos los miembros de la organización, en la medida en que
estos valores se practican, los colaboradores tienden a estar y a trabajar más a gusto con sus
compañeros y directivos. Además el recurso humano está mejor atendido y se cuenta con personas
con un nivel más alto de contento con su espacio laboral, ya que por lo contrario la ausencia de
valores frena el crecimiento de una empresa y obstaculiza el éxito.
2.4. Misión
Servir al Sector Petrolero, Minero, Energético e Industrial con equipos de transporte de carga
pesada y extra-pesada, servicios de izaje, montaje de cargas extra pesadas y transporte de fluidos,
con una logística integral coadyuvando con nuestros clientes para que alcancen sus metas de
negocio proveyéndoles de servicios de calidad y soluciones innovadoras enfocada a la Seguridad
Industrial, Gestión Ambiental y Salud Ocupacional, que permita reducir los riesgos inherentes y
contribuir con el desarrollo del país.
2.5. Visión
Transportes Noroccidental Cía. Ltda. Tiene como visión en el 2019 convertirse en la empresa líder,
con nivel de competencia mundial en logística integral, manteniendo la fidelidad con sus clientes e
incrementando nuevos del sector Petrolero, Minero, Energético e Industrial, mediante la innovación
de nueva tecnología, la especialización de todos los miembros de la organización y la calidad
humana y profesional de nuestra gente, alcanzando así la eficiencia en las operaciones satisfaciendo
las necesidades de nuestros clientes.
21
2.6. Análisis FODA
Con el fin de realizar el análisis FODA he realizado un estudio de los factores externos e internos
plasmados en la Matriz de Impacto Externa y Matriz de Impacto Interna, Matriz de Vulnerabilidad
y Matriz de Aprovechabilidad, para determinar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas con las que cuenta TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA., de esta manera
elaborar la Matriz de Estrategias.
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2.6.1. Matriz de Impacto Externa
Tabla 2.4 Matriz de Impacto Externa
FACTORES OPORTUNIDAD AMENAZA IMPACTO
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
MACROAMBIENTE
POLÍTICO
Apoyo del Gobierno a la producción nacional x 2 O
Excesiva ingerencia Política por parte del Directorio x 1A
LEGALES
Marco Legal aplicado de acuerdo al giro del negocio. x 3O
SOCIALES
Alta competencia en el área de transporte X 3A
Acceso a la capacitación y especialización del personal x 2O
ECONÓMICOS
Inflación Nacional, los costos de catering en la región amazónica son
demasiados costosos. X 3A
Salvaguardias Arancelarias establecidas por el Estado las
importaciones X 3A
Legislación contable variable x 2A
Variación del precio del petróleo. X 3A
Participar en licitaciones en las que se necesiten garantías. x 3O
Calificación bancaria tipo AAA x 3O
Altos costos en los programas de formación profesional X 3A
TECNOLÓGICOS
23
Accesibilidad a sistemas de información y programación de nueva
tecnología x 3O
AMBIENTAL
Baja cultura de manejo de desechos x 2A
Contaminación Intrínseca en la Región Amazónica x 2A
MICROAMBIENTE
CLIENTES
Clientes satisfechos con el servicio x 2O
PROVEEDORES
Altos costos en los programas de formación profesional. X 3A
Los costos de catering en la Región Amazónica son demasiados
costosos X 3A
ALTO 3
VALORACIÓN DEL IMPACTO MEDIO 2
BAJO 1
24
2.6.2. Matriz de Impacto Interna
Tabla 2.5 Matriz de Impacto Interna
FACTORES FORTALEZA DEBILIDAD IMPACTO
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
CAPACIDAD ADMINISTRATIVA
Planificación
Desconocimiento de la Misión y Visión de la empresa x 3 D
Conocimiento de los objetivos general y específicos de la
empresa x
3 F
Desconocimiento de las políticas organizacionales x 3 D
Áreas son conocidas x 3 F
Normas, políticas y procedimientos ineficientes x 3 D
Organización 3 F
Organigramas conocidos x
3 F
No existe una comunicación adecuada x 3 D
Poco conocimiento de la vinculación de departamentos x 1 F
Escaso esfuerzo publicitario x 3 D
Dirección
Ausencia de estrategias que permitan aprovechar los factores
internos de los externos x 3 D
Necesidad de incrementar el nivel de motivación en los
empleados. x 3 D
Control y Evaluación
Certificación de Calidad ISO 9001 x 3 F
Desconocimiento de indicadores de gestión x 3 D
No existen reportes mensuales de actividades x 3 D
CAPACIDAD FINANCIERA
25
Capacidad de inversión y endeudamiento x 3 F
Uso inadecuado de indicadores financieros x 3 D
Evaluación presupuestaria anual realizada de forma periódica x 3 F
CAPACIDAD DE RECURSOS HUMANOS
Equipo de profesionales idóneos y comprometidos. x 3 F
Alto índice de rotación del personal de campo x 3 D
Recurso Humanos sin cultura a la seguridad industrial x 3 D
Falta de esmero en la atención al cliente x 3 D
Falta de políticas relacionadas con la contratación, capacitación y
evaluación del personal x 3 D
CAPACIDAD TECNOLÓGICA
Sistema de comunicación e información adecuadas x 3 F
Amplia gama de equipos como: grúas desde 10 a 650 ton,
montacargas, excavadoras, tractores, vacuums, Plataformas
Camas Altas, Camas bajas, plataformas hidráulicas, winches.
x 3 F
Equipos y herramientas de trabajo útiles x 3 F
CAPACIDAD TÉCNICA
Patios amplios y apropiados x 3 F
Unidades de transporte propias x 3 F
Capacidad de atender grandes demandas x 3 F
Alta dependencia del sector petrolero x 3 D
Cobertura amplia de seguros x 3 F
ALTO 3
VALORACIÓN MEDIO 2
BAJO 1
26
2.6.3. Matriz de Vulnerabilidad
Tabla 2.6. Matriz de Vulnerabilidad
Alt
a co
mpet
enci
a en
el
área
de
tran
sport
e
Infl
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Am
azónic
a
TO
TA
L
CA
LIF
ICA
CIÓ
N
Desconocimiento de la Misión y Visión de la empresa 1 1 1 1 1 1 2 2 10 Medio
Desconocimiento de las políticas organizacionales 1 1 1 1 1 1 2 2 10 Medio
Normas, políticas y procedimientos ineficientes 1 1 1 1 1 1 3 3 12 Medio
No existe una comunicación adecuada 1 1 1 1 1 1 2 2 10 Medio
Escaso esfuerzo publicitario 2 1 1 1 1 1 2 2 11 Medio
Ausencia de estrategias que permitan aprovechar los factores
internos de los externos 2 2 2 2 2 2 2 2 16 Medio
Necesidad de incrementar el nivel de motivación en los
empleados. 1 1 1 1 1 1 1 1 8 Bajo
DEBILIDADES
AM
EN
AZ
AS
27
Desconocimiento de indicadores de gestión 1 1 1 1 1 1 1 1 8 Bajo
No existen reportes mensuales de actividades 1 1 1 1 1 1 1 1 8 Bajo
Uso inadecuado de indicadores financieros 2 2 2 1 2 1 2 2 14 Medio
Alto índice de rotación del personal de campo 2 2 2 2 2 2 2 2 16 Medio
Recurso Humanos sin cultura a la seguridad industrial 1 2 2 1 2 2 1 1 12 Medio
Falta de esmero en la atención al cliente 1 2 2 1 1 2 1 1 11 Medio
Falta de políticas relacionadas con la contratación, capacitación
y evaluación del personal 1 2 2 2 2 2 2 2 15 Medio
Alta dependencia del sector petrolero 1 2 2 1 3 1 1 1 12 Medio
TOTAL 19 22 22 18 22 20 25 25 173
CALIFICACIÓN Medio Medio Medio Medio Medio Media Medio Medio
ALTO 31 - 45
VALORACIÓN COLUMNAS MEDIO 16 - 30
BAJO 1 a 15
ALTO 17 a 24
VALORACIÓN FILAS MEDIO 9 a 16
BAJO 1 a 8
28
2.6.4. Matriz de Aprovechabilidad
Tabla 2.7. Matriz de Aprovechabilidad
Apoyo d
el G
obie
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la
pro
ducc
ión
nac
ional
Exce
siva
inger
enci
a P
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TO
TA
L
CA
LIF
ICA
CIÓ
N
Conocimiento del los objetivos general y específicos de la
empresa 2 1 2 2 3 2 2 3 17 Alto
Áreas son conocidas 1 1 1 1 1 1 1 1 8 Bajo
Organigramas conocidos 1 1 2 3 3 3 3 3 19 Alto
Poco conocimiento de la vinculación de departamentos 1 1 1 1 1 1 1 1 8 Bajo
Certificación de Calidad ISO 9001 2 1 3 3 3 3 3 3 21 Alto
Capacidad de inversión y endeudamiento 2 1 3 3 3 3 3 3 21 Alto
Evaluación presupuestaria anual realizada de forma periódica 1 1 2 2 3 3 2 2 16 Medio
Equipo de profesionales idóneos y comprometidos. 1 1 3 3 3 3 3 3 20 Alto
FORTALEZAS O
PO
RT
UN
IDA
DE
S
29
Sistema de comunicación e información adecuadas 1 1 3 3 3 3 3 3 20 Alto
Amplia gama de equipos como: grúas desde 10 a 650 toneladas
montacargas, excavadoras, tractores, vacuums, Plataformas
Camas Altas, Camas bajas, plataformas hidráulicas, winches.
1 1 3 3 3 3 3 3 20 Alto
Equipos y herramientas de trabajo útiles 1 1 1 1 1 1 1 1 8 Bajo
Patios amplios y apropiados 1 1 3 2 3 3 3 3 19 Alto
Unidades de transporte propias 1 1 3 3 3 3 3 3 20 Alto
Capacidad de atender grandes demandas 2 1 3 3 3 3 3 3 21 Alto
Cobertura amplia de seguros 1 1 3 3 3 3 3 3 20 Alto
TOTAL 19 15 36 36 39 38 37 38 258
CALIFICACIÓN Medio Bajo Alto Alto Alto Alto Alto Alto
ALTO 31 - 45
VALORACIÓN COLUMNAS MEDIO 16 - 30
BAJO 1 a 15
ALTO 17 a 24
VALORACIÓN FILAS MEDIO 9 a 16
BAJO 1 a 8
30
2.6.5. FODA
Para desarrollar el Análisis FODA fue necesario elaborar matrices de impacto tanto internas como externas
Tabla 2.8. FODA
FODA
FORTALEZAS
1. Conocimiento parcial del objetivo general y específicos de la
empresa
2. Organigramas parcialmente conocidos
3. Certificación de Calidad ISO 9001
4. Capacidad de inversión y endeudamiento
5. Equipo de profesionales idóneos y comprometidos.
6. Sistema de comunicación e información adecuadas.
7. Amplia gama de equipos, estos son: grúas desde 10 a 650 toneladas,
montacargas, excavadoras, tractores, vacuums, Plataformas Camas
Altas, Camas bajas, plataformas hidráulicas, winches, etc.
8. Patios amplios y apropiados
9. Unidades de transporte propias
10. Capacidad de atender grandes demandas
11. Cobertura amplia de seguros
OPORTUNIDADES
1. Apoyo del Gobierno a la producción nacional
2. Marco Legal aplicado de acuerdo al giro del negocio.
3. Acceso a la capacitación y especialización del personal
4. Participar en licitaciones en las que se necesiten garantías.
5. Calificación bancaria tipo AAA
6. Accesibilidad a sistemas de información y programación de nueva
tecnología como: tecnología de seguimiento vial GPS para los
equipos, como también red de radio digital de voz y teléfonos
satelitales para el personal.
7. Clientes satisfechos con el servicio
31
DEBILIDADES
1. Desconocimiento de la Misión y Visión de la empresa
2. Desconocimiento de las políticas organizacionales
3. Normas, políticas y procedimientos ineficientes
4. No existe una comunicación adecuada
5. Escaso esfuerzo publicitario
6. Ausencia de estrategias que permitan aprovechar los factores
internos de los externos
7. Necesidad de incrementar el nivel de motivación en los empleados.
8. Uso inadecuado de indicadores financieros
9. Alto índice de rotación del personal de campo
10. Recurso Humanos sin cultura a la seguridad industrial
11. Falta de esmero en la atención al cliente
12. Falta de políticas relacionadas con la contratación, capacitación y
evaluación del personal
13. Alta dependencia del sector petrolero.
AMENAZAS
1. Alta competencia en el área de transporte
2. Inflación Nacional, los costos de catering en la región amazónica
son demasiados costosos.
3. Salvaguardias Arancelarias establecidas por el Estado Ecuatoriano
para las importaciones de repuestos, neumáticos e insumos en
general, para el mantenimiento de nuestros vehículos y equipos,
incrementando el costo operacional.
4. Legislación contable variable
5. Variación del precio del petróleo
6. Altos costos en los programas de formación profesional.
7. Baja cultura de manejo de desechos
8. Contaminación Intrínseca en la Región Amazónica
32
2.6.6. Matriz de Estrategias
Tabla 2.9. Matriz de Estrategias
AN
ÁL
ISIS
EX
TE
RN
O
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Apoyo del Gobierno a la producción nacional
2. Marco Legal aplicado de acuerdo al giro del
negocio.
3. Acceso a la capacitación y especialización del
personal
4. Participar en licitaciones en las que se
necesiten garantías.
5. Calificación bancaria tipo AAA
6. Accesibilidad a sistemas de información y
programación de nueva tecnología como:
tecnología de seguimiento vial GPS para los
equipos, como también red de radio digital de
voz y teléfonos satelitales para el personal.
7. Clientes satisfechos con el servicio
1. Alta competencia en el área de transporte
2. Inflación Nacional, los costos de catering en la
región amazónica son demasiados costosos.
3. Salvaguardias Arancelarias establecidas por el
Estado Ecuatoriano para las importaciones de
repuestos, neumáticos e insumos en general, para
el mantenimiento de nuestros vehículos y equipos,
incrementando el costo operacional.
4. Legislación contable variable
5. Variación del precio del petróleo
6. Altos costos en los programas de formación
profesional.
7. Baja cultura de manejo de desechos
8. Contaminación Intrínseca en la Región
Amazónica
ANÁLISIS INTERNO
FORTALEZAS ESTRATEGIAS F.O ESTRATEGIAS F.A
1. Conocimiento de los objetivos general y
específicos de la empresa
2. Organigrama conocido
3. Certificación de Calidad
4. Capacidad de inversión y endeudamiento
5. Equipo de profesionales idóneos y
comprometidos.
6. Sistema de comunicación e información
adecuadas.
F1-O1: Conociendo los objetivos que persigue la
empresa y aprovechando el apoyo del Gobierno a
la producción nacional, solicitar un crédito
bancario para realizar una inversión para ejecutar
un proyecto estratégico.
F2-O2: El conocimiento del organigrama de la
empresa permite definir el marco legal con el cual
se desenvuelve cada área y cada persona en su
puesto de trabajo.
F1-A1: Difundir los objetivos de la empresa para
direccionar las actividades de todos los miembros de
la organización hacia un solo objetivo y lograr
ejecutar los proyectos deseados.
F2-A4: Conocer la estructura organizacional de la
empresa para saber que correctivos realizar, con el fin
de adaptarse a la legislación variable en el tiempo
determinado.
F3- A1: Aprovechar de la certificación de calidad para
33
7. Amplia gama de equipos, estos son: grúas desde
10 a 650 ton, montacargas, excavadoras,
tractores, vacuums, Plataformas Camas Altas,
Camas bajas, plataformas hidráulicas, winches,
etc.
8. Patios amplios y apropiados
9. Unidades de transporte propias
10. Capacidad de atender grandes demandas
11. Cobertura amplia de seguros
F3-O4: Aprovechar la calificación de calidad para
participar en grandes proyectos hidroeléctricos y
mineros.
F4-O5: Aprovechar los créditos que se puedan
obtener para financiar nuevos proyectos y adquirir
nuevos equipos para cubrir grandes demandas.
F5-O3: Fortalecer el equipo de profesionales con
los que cuenta la empresa capacitándolos
permanentemente para aprovechar su potencial.
F6-O6: Aprovechar la capacidad de inversión en
sistemas de comunicación e información que la
globalización nos trae para adquirir nuevos de
acuerdo a las necesidades.
F7-O4: Aprovechar la amplia gama de equipos
para realizar nuevos trabajos licitados por
empresas privadas e instituciones públicas.
F10-O7: Aprovechar la capacidad de atender
grandes demandas para incrementar el nivel de
satisfacción de los clientes.
F11-O4: Beneficiarse de la amplia cobertura de
seguros para participar en grandes licitaciones que
requieran garantías.
ganar nuevas licitaciones y lograr derrotar a la
competencia.
F4-A2: Aprovechar la capacidad de inversión para
constituir en la Región Amazónica su propio comedor
y un lugar para hospedar al personal que se involucra
en cada movilización.
F5-A5: Aprovechar del personal idóneo para abrir
nuevos campos y no depender del sector petrolero.
F6-A3: Dar mantenimiento a los sistemas de
comunicación e información que posee la empresa y
evitar adquirir sistemas importados que no sean de
transcendental importancia.
F6-A4: Aprovechar los sistemas de información que
la empresa posee para adaptarse a la legislación Con-
table variable.
F7-A1: Aprovechar la gran gama de equipos para
Ofrecer un servicio mejorado con mayores niveles
de productividad y mejoramiento de operaciones.
F9-A1: Desarrollar la cartera de servicios,
implementando nuevos de las áreas mineras e
hidroeléctricas.
DEBILIDADES ESTRATEGIAS D.O ESTRATEGIAS D.A
1. Desconocimiento de la Misión y Visión de la
empresa
2. Desconocimiento de las políticas
organizacionales
3. Normas, políticas y procedimientos ineficientes
4. No existe una comunicación adecuada
5. Escaso esfuerzo publicitario
6. Ausencia de estrategias que permitan aprovechar
los factores internos de los externos
D1- O3: Aprovechar el acceso a capacitación para
dar inducciones a todos los miembros de la
organización sobre la misión y visión que persigue
la empresa.
D2- O3: Aprovechar el acceso a capacitaciones
para dar inducciones a todos los miembros de la
organización sobre las políticas de la empresa.
D3-O2: Mediante el conocimiento del Marco
Legal elaborar normas, políticas y
D1-A1: Potenciar el conocimiento de la misión y
visión de la empresa mediante incentivos con el
objetivo de que todos los miembros de la organización
caminen hacia un mismo objetivo para derivar a la
competencia.
D2-A8: Fortalecer el conocimiento de las políticas de
la empresa para coadyuvar a reducir los niveles de
contaminación en la Región Amazónica.
D3-A3: Potenciar la creación de normas, políticas y
34
7. Necesidad de incrementar el nivel de motivación
en los empleados.
8. Uso inadecuado de indicadores financieros
9. Alto índice de rotación del personal de campo
10. Recurso Humanos sin cultura a la seguridad
industrial
11. Falta de esmero en la atención al cliente
12. Falta de políticas relacionadas con la
contratación, capacitación y evaluación del
personal
13. Alta dependencia del sector petrolero.
procedimientos.
D4-O6: Aprovechar de los sistemas de
comunicación y de información para potenciar la
comunicación entre los miembros de la
organización como también propiciar reuniones
amenas de integración.
D5- O5 Aprovechar la calificación bancaria AAA
para realizar una inversión en publicidad que
permita abrir nuevas fronteras.
D9-O3: Enfatizar la comunicación horizontal en
todos los niveles, potenciar el liderazgo y la
motivación, elaborar planes de formación
personal.
D10-O3: Concienciar la importancia de la
capacitación al personal, con el fin de mantener a
todos los miembros de la organización
actualizados y que contribuyan a reducir riesgos
en sus puestos de trabajo. Además a obtener
acuerdos con Empresas de capacitación
permanente.
D11-O3: Brindar capacitaciones de calidad con
énfasis a servicio al cliente.
D11-O6: Adquirir tecnología de última generación
para lograr ofrecer un servicio diferenciado de
calidad, oportuna entrega y libre de accidentes;
que se diferencie de la competencia.
D13-O4: Planificar nuevos proyectos enfocados
en el sector minero, hidroeléctrico y no
únicamente en el sector petrolero, aprovechando
las licitaciones del SERCOP.
procedimientos administrativos, contables y
financieros, que permitan adaptar sucesos del
ambiente externo: cambio de normativa contable,
adquisición de productos nacionales para evitar pago
de aranceles, código laboral, etc.
D5-A3: Pactar acuerdos con empresas de publicidad
ecuatoriana para promover la necesidad de los clientes
y lograr que consuman el servicio.
D6-A3: Acuerdos con empresas ecuatorianas de
producción de repuestos e insumos de mantenimiento
de vehículos, con el fin de pactar un descuento a
cambio de estabilidad para la venta de sus productos.
D9-A6: Motivar al personal de campo para evitar que
decida terminar la relación laboral potenciando el
crecimiento técnico-profesional del empleado,
creando jornadas de trabajo no tan demandantes,
motivándoles mediante incentivos.
D10-A6: Aprovechar los programas de formación
profesional que son impartidos por Instituciones
Públicas como: Superintendencia de Compañías,
Servicio de Rentas Internas; como también descuentos
en empresas privadas previo acuerdo y por entidades
sin fines de lucro como la Cámara de Comercio de
Quito por cursos de Seguridad Industrial.
D13-A5: Planificar nuevos proyectos en otros sectores
de transporte.
35
2.7. Estructura Organizacional
Figura 2.1 Organigrama Estructural Propuesto
GERENTE GENERAL
JEFE DE INGENIERÍA
DE TRANSPORTES
JEFE DE
BODEGA
CONTADOR
GENERALJEFE DE TALENTO
HUMANO
GERENTE
FINANCIEROGERENTE DE TALENTO
HUMANO
Ayudante
Asistente de
Compras
Asistente
Contable
SangolquiSoldador Chofer
As is tente
Contable Quito
AyudanteOperador
cargadorAyudante Llantero
ChoferOperador
gruasChofer
Asistente de
Seguridad
Industrial
Pintor Tornero Operador
CompradorAs is tente
Contable Coca
As is tente de
Ta lento HumanoSupervisor de
campo
Supervisor
de campoElectricista Mécanico
Supervisor de
campo
Auxiliar de
Compras
Asistente
Tesoreria
Asistente
administrat.
Asistente de
proyectos
especiales
As is tente de
mantenimient
o de equipos
Asistente de
Operaciones
Supervisor de
Seguridad Industrial
Analista Talento
Humano
Cordinado
r HESEnfermero Asistente de
Importaciones
Asistente
ProveedoresAsistente Nomina
BodegueroAsistente
impuestosAsistente de
call out
Adminis tración
de proyectos
ca l l out
Adminis trado
r de proyectos
especia les
Supervisor de
Mnatenimient
o de equipos
Técnico de
Transportes
JEFE
PROYECTO JEFE DE PROYECTOS
ESPECIALES
MÉDICO
SALUD
OCUPACIONAL
JEFE DE
MANTENIMIEN
As is tente
de seguros
As is tente
comercia l y
facturación
Asistente
Administrativa de
HSEAuxiliar de
facturación
GERENTE DE
COMERCIALIZA
CIÓN & CALL
GERENTE DE
HSE
GERENTE DE
MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS
GERENTE DE
OPERACIONES
GERENTE DE
COMPRASGERENTE DE PROYECTOS
ESPECIALES
Asistente de
proyectos especiales
PRESIDENTE
ASESOR LEGALASESOR
FINANCIERO GERENTE DE
GESTION
ASISTENTE DE
GESTIÓNJEFE DE TI RECEPCIONISTA MENSAJERO
SERVICIOS
GENERALESARCHIVO
36
2.8. Organigrama Funcional
Figura 2.2. Organigrama Funcional
*Gestiona el sitema de calidad su
implementación y evaluación.
*Identifica y dirige programas de calidad.
*Cumple y hacer cumplir las normas de calidad.
*Ordenación física de
la documentación.
*Colaborar con la
custodia de
documentación.
*Controlando
periódicamente su
estado
físico
*Distribuye diariamente
la correspondencia a
clientes.
*Entrega la hoja de ruta
diariamente firmada y
sellada
*Ser el representante legal.
*Alinea a las distintas gerencias a la misión y visión de la
compañía.
*Define políticas generales para toda la empresa.
GERENTE
FINANCIERO
GERENTE DE
TALENTO
GERENTE DE
COMERCIALIZA
GERENTE DE PROYECTOS
ESPECIALES
GERENTE DE
HSE
GERENTE DE
MANTENIMIENTO DE
GERENTE DE
OPERACIONES
GERENTE DE
COMPRAS
*Mantendrá reuniones con
clientes ofreciendo los
servicios de su cartera como
también enviando ofertas de
acuerdo a licitaciones que se
presenten.
*Participará en la
planificación y organización
de equipos y personal para
toda clase de servicios.
*Coordinar la oportuna
facturación de los servicios
prestados a clientes.
*Controla la recuperación de
cartera, seguimiento y gestión
de cobro
*Utilizar de diferentes
técnicas de análisis que
permitan dar claridad acerca
del comportamiento
financiero y faciliten la toma
de decisiones a la Gerencia
General.
*Elaborar el flujo de caja,
para determinar el potencial
de la empresa para generar
efectivo, su capacidad de
pago, endeudamiento y
evaluar nuevas posibilidades
de inversión.
*Analiza la procedencia de
los recursos y su utilización.
ASESOR
FINANCIERO
* Elabora y diseña el proceso
de reclutamiento, selección,
ingreso, inducción de
personal de la compañía, a fin
de asegurar la contratación
del personal idoneo de
acuerdo a cada area y
necesidad de las gerencias.
*Planea,lidera y coordina las
iniciativas y estratégicos para
garantizar la integración y
alineación del recurso
humano.
*Diseña el programa de
capacitación, comunicación,
fortalecimiento de la cultura
organizacional entre todos los
colaboradoes.
*Encargado de dirigir los
movimientos de vacuums
petroleros y el transporte
fluvial sobre barcazas.
*Lidera la capacitación para
todo el personal inmerso en
este tipo de transportación.
*Estima los tiempos y equipos
a utilizar en la movilización.
*Encargado de todo lo
relacionado con la
implementación y puesta en
funcionamiento del Sistema
de Seguridad, Salud y Medio
Ambiente.
*Cumple con las Leyes
normas y estandares locales
relacionadas con la
regulación de Salud,
Seguridad y Medio
Ambiente.
*Asesora a todo el personal
según sea necesario.
*Cumplir con inducciones y
capacitaciones dirigidos a:
choferes, operadores y
ayudantes.
*Coordina y controla el
trabajo de los mecánicos,
tornero, soldador,
electricista, pintor, llantero.
* Estima costos, tiempo y
materiales necesarios para
la realización de los
trabajos de mantenimiento.
*Identifica y resuelve
problemas relacionados con
las grúas, cargadoras,
winches, plataformas y
tanqueros mediante la
investigación, la gestión o
la innovación tecnológica.
*Verifica la calidad del
trabajo realizado por las
personas a su cargo.
*Gestiona las operaciones
diarias de una organización con
la finalidad de buscar la máxima
eficiencia optimizando
recursos.
* Establece la estrategia de
desarrollo, los medios
necesarios teniendo siempre
presentes los objetivos
generales.
*Conoce los recursos
disponibles, facilitar el trabajo
de la fuerza de ventas,
corrdinando con las otras
gerencias para garantizar la
capacidad de la empresa para
cumplir nuevos contratos.
*Es responsable de encontrar las
mejores ofertas de los
suministros que la empresa
necesita.
*Es responsable de generar y
enviar las órdenes de compra a
los proveedores cuando sea
necesario
*Mantiene constante
comunicación con las otras
gerencias para proveer de lo
necesario para el continuo
funcionamiento de cada una de
las areas.
GERENTE DE
GESTION
RECEPCIONISTA MENSAJEROSERVICIOS
GENERALESARCHIVO
*Analiza necesidades financieras
*Aplica Índices Financieros e
informa resultados para la toma de
decisiones.
*Asesora inversiones
*Defiende los intereses de la
empresa en todo tipo de
procedimientos judiciales.
*Asesora en materia de derecho
empresarial.
*Negocia y redacta contratos.
*Emite informes jurídicos sobre
las distintas áreas de la empresa.
*Convocar las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta Rectora
y fijar el orden del día.
*Moderar el desarrollo de los debates y dirimir con su voto de calidad
los empates.
PRESIDENTE
JEFE DE TI
ASESOR
LEGAL
GERENTE GENERAL
*Recibir las llamadas
entrantes y canalizarlas a
las distintas áreas de la
empresa.
*Gestionar la
distribución de la
correspondencia
recibida
*Llevar caja chica
*Planea, organizar,
Dirige y Controla el
funcionamiento de
Sistemas.
*Propone, elabora e
implanta nuevos sistemas
necesarios *Mantiene al
día copias de Seguridad
*Elaborar el
Programa Anual
de Mantenimiento
Preventivo y
Correctivo al
mobiliario, equipo
de oficina y
equipo de
transporte.
37
JUAN ANDRADE
JUAN CARLOS ANDRADE
MARCO FIGUEROA KATHY NUÑEZ
MARCO CRUZ
EDGAR QUIROZ
EDGAR ANDRADE CHRIS TIAN ANDRADE MILTON ANDRADE JULIO ANDRADE S ANDRA ANDRADE FABIAN ANDRADEMARÍA DEL CARMEN
GUERREROTRAVEZ P AOLA
LORENA
CIS NEROSVIVIANA
HERNÁNDEZKAREN TOAP ANTA
MERCEDES
VILLAROS ARIO P AREDES
PATRICIA
MEJIAMERCEDES VILLA
ALFREDO ARCERAUL ACOSTA
DANIELA
SALAZAR
AGUSTIN
PATIÑOJOSELO SALAZAR OSCAR VILLAJIMENA MOLINA LUIS ACUÑA
P EDRO
ARMIJOSALFONS O CEDEÑO JUAN LEMA
BERNARDO
LOZA
MAYRA
SALAZARJUAN MOLINA RAFAEL EGAS
MARCELO
PINTOVERÓNICA RIVAS EDUAARDO VACA
LORENA
BENALCAZA
R
GERMAN
CASTILLOALBERTO
QUIROZROCIO ACUÑA VICENTE VERA
JORGE LEON
JULIO DIAZSOFIA
GUERRA
LUIS
ESPINOZAELIAS LUCERO
RODRIGO
RODASGARY RIOS MESIAS VILLA
JULIO TRAVEZLORENA
SARANGO
HOMERO
GUANO
VICENTE
GAIBORRENE MASTIAN
MAURICIO CAJAS
FERNANDO
SANCHEZKARINA GUERRA
JOSE CANDO JOSE ALMEIDAJOSE
MALDONADOJEFFERSON
CALVACHE
PATRICIO
HIDALGO
JOSE
BARRAGAN
FABRICIO
MOREIRA
JUAN LOPEZ
ADAN OCHOA
PATRICIO
TAPIA
PAOLA
GALLARDOEDGAR
MONTENEG
RO
EDISON YANEZPEDRO
ALBAN
FERNANDO
HURTADO
JESUS
GUAMANHUGO MUÑOZ
2.9. Organigrama de Personal
Figura 2.3. Organigrama Personal
38
CAPÍTULO III
3. Normas, Políticas y Procedimientos Administrativos para Transportes Noroccidental
Cía. Ltda.
3.1. Normas Administrativas
Todo el personal de TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA. Estará en la obligación de
cumplir con todas las normas, políticas y procedimientos establecidos en este documento. El
desconocimiento de estas normas no exime de ninguna responsabilidad a ningún trabajador de
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA LTDA.
3.1.1. Normas Generales
a) Mantener limpias y ordenadas las áreas de trabajo y áreas comunes como servicios
higiénicos, sala de reuniones, pasillos, etc.
b) Someterse a los exámenes de vigilancia de la salud y vacunas solicitadas por el médico
ocupacional de la compañía.
c) Cuidar todo bien que pertenezca a Transportes Noroccidental Cía. Ltda, con el fin de evitar
deterioro y por ende riesgos originados de objetos y elementos en malas condiciones
d) Sujetarse a la más estricta disciplina en los lugares y horas de trabajo, concurrir a sus
labores en los horarios establecidos.
e) Permanecer durante la jornada de trabajo en el lugar donde deba desempeñar sus funciones
o tareas asignadas, no debiendo por consiguiente abandonar dicho puesto sin permiso,
orden superior o emergencia que los obligue a pasar sobre esta disposición
f) Usar el uniforme de trabajo proporcionado por la empresa mientras dure la jornada, bajo
especificaciones formales determinadas en la normativa de uso a su ingreso por Talento
Humano, así como conservarlo aseado en lo posible de acuerdo a la naturaleza de la labor
que desempeña. El no acatar esta norma se tomará como falta leve.
g) Comprometerse a guardar absoluta confidencialidad sobre temas y secretos técnicos y
comerciales de los cuales tenga conocimiento en razón de trabajar en TRANSPORTES
39
NOROCCIDENTAL CIA LTDA., así como de los asuntos administrativos y financieros
reservados de la empresa cuya divulgación cause perjuicios de cualquier especie a la
misma.
h) Iniciar las actividades laborales inmediatamente después de haber timbrado el ingreso.
3.1.2. Normas de admisión de los trabajadores
a) Son trabajadores de TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA. quienes hayan
suscrito el respectivo contrato de trabajo y, siempre y cuando este se encuentre en vigencia
durante la relación laboral.
b) La admisión de nuevos trabajadores es potestad de la empresa, y quienes deseen tener un
puesto en la misma, deberán presentar la siguiente documentación dependiendo del cargo a
ocupar.
Formulario completo de TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA LTDA.
Foto tamaño carnet
Copia de cédula de identidad
Copia de certificado de votación
Copia de la licencia de conducir, según el cargo
Copia de pasaporte (extranjeros)
Copia de Visa de trabajo (extranjeros)
Copia de censo a color (extranjeros)
Original de la partida de matrimonio o Información sumaria unión libre.
Copia de la cédula de Identidad del cónyuge
Original de la partida de nacimiento de hijos
Copia de títulos de educación formal
Copia de certificados de educación informal
Certificados de trabajo
Referencias y/o recomendaciones personales
Copia de cuenta bancaria
Copia de carné de CONADIS (personas con discapacidad)
Si se produjera alteración o falsedad en los documentos presentados, el empleador podrá,
dentro de los 30 días siguientes de haberlo conocido o descubierto, dar por concluido el
40
contrato y, separar inmediatamente al trabajador, según lo dispuesto en el Art. 316 del Código
de Trabajo
c) Es obligación de los empleados informar debidamente a la Compañía, lo relativo cualquier
cambio de sus datos, especialmente del cambio del domicilio y del estado civil dentro de
los tres días de ocurrido, de no hacerlo se considerará como un acto indisciplinario a este
reglamento de sanción.
3.1.3. Normas de Horarios y Duración de la Jornada
a) La jornada ordinaria de trabajo será de ocho horas diarias de lunes a viernes, es decir 40
horas semanales, conforme el Código de Trabajo y según lo establecido en
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL de 08:30 a 17:30 incluida una hora de almuerzo. En
el caso de que los trabajadores continúen laborando al término de la misma, previa orden
de sobre tiempo extendida por el jefe inmediato, la empresa se ve obligada, al pago de los
recargos establecidos por Ley (exceptuando los puestos de confianza).
b) Las horas de trabajo serán controladas por medio de timbrajes, las mismas que deberán ser
marcadas por los trabajadores, tanto a la hora de entrada como a la salida de su jornada
laboral. De no ser así el trabajador deberá acatar la sanción correspondiente.
c) El trabajador que llegare al lugar de trabajo de manera impuntual, sin ninguna justificación
de peso, se le realizará el descuento respectivo como atraso de una hora. Si en el lapso de
un mes, el trabajador tuviere más de 3 retrasos sin causa justificada será considerada como
falta grave y deberá someterse a la sanción establecida.
d) Así mismo se entenderá como falta grave cuando el trabajador faltare injustificadamente al
trabajo por más de 3 días consecutivos en el mes, lo que dará derecho a la empresa para
solicitar visto bueno al Inspector de trabajo, cuyo efecto será el de dar por terminado el
contrato de trabajo.
e) Los trabajadores justificarán sus atrasos o faltas al trabajo con el documento pertinente a
cada caso, En el caso de enfermedad o accidentes si el trabajador no pudiese concurrir a la
empresa, éste enviará a cualquier familiar para que presente la certificación de la
incapacidad dentro de las siguientes 72 horas a la falta en el departamento de Talento
Humano. En el caso de que la debida justificación no llegue dentro de este plazo, la
empresa asumirá como falta grave.
41
3.1.4. Normas sobre Remuneraciones
a) Los salarios de los trabajadores serán depositados en su respectiva cuenta bancaria
mediante transferencia bancaria.
b) Todo trabajador al momento de recibir su comprobante de pago, verificará la información
que contiene e inmediatamente firmará el comprobante, entregando el original al personal
responsable del pago y la copia conservará para su respaldo.
c) Las remuneraciones de los empleados se calcularán de acuerdo a los timbrajes registrados
para lo cual deberán estar debidamente marcadas tanto las entradas como las salidas. Salvo
el caso que no aplique timbrajes.
3.1.5. Normas de Seguridad Industrial:
a) Conocer la ubicación exacta de los extintores de fuego y todo equipo de protección
colectiva así como a los designados para usarlos a fin de evitar confusión y aglomeración
en caso de emergencia.
b) Identificar y evaluar los riesgos en forma inicial y periódicamente, a través de las técnicas
con la finalidad de planificar adecuadamente las acciones preventivas.
c) Reportar a sus superiores las dolencias y enfermedades que alteren su capacidad y
seguridad en el trabajo para que ellos adopten las medidas que el caso requiera.
d) Colaborar en la investigación de los accidentes de trabajo en el que haya estado
involucrado o simplemente haya presenciado con el exclusivo fin de tomar medidas
correctivas.
e) Capacitar y entrenar a los trabajadores en materia de seguridad y salud ocupacional con el
fin de concienciar la importancia del cumplimiento de normas, políticas y procedimientos
relacionados con el bienestar psicosocial de cada uno de ellos.
f) Entregar gratuitamente a los trabajadores la vestimenta adecuada para el trabajo y los
equipos de protección personal.
42
3.1.6. Sanciones
La contravención del o los trabajadores a las normas del presente, serán consideradas como falta
leve o falta grave.
Las faltas graves.- Dentro de las sanciones por faltas graves establecidas por TRANSPORTES
NOROCCIDENTAL CIA. LTDA. Se describen las siguientes:
a) Las sanciones establecidas en el Código Del Trabajo, esto es, a la separación del trabajador
mediante Visto Bueno.
b) Dentro de las sanciones por faltas graves establecidas internamente en la compañía se
describen las siguientes: multa del 10% de la remuneración que percibe el trabajador,
amonestaciones por escrito, las mismas que deberán ser solicitadas por el jefe del departamento
al jefe de Talento Humano el mismo que deberá dar trámite dentro del Ministerio de Trabajo
con copia para el trabajador y copia para su carpeta y en caso de reincidencia por tres veces el
periodo de un mes en la misma falta se solicitará la salida del trabajador por visto bueno.
c) Sin perjuicio de las sanciones estipuladas anteriormente, son causales de terminación del
Contrato de Trabajo las siguientes.
Reporte falso de médicos y farmacias
Congelamiento de médicos
Venta de herramientas de la compañía
Retención de valores de la empresa
Sublevación a las órdenes de sus superiores
Solicitar préstamos personales a los clientes
Realizar otras actividades remunerativas durante el horario de trabajo
Dar reportes falsos de sus actividades.
Las faltas leves.- Las demás contravenciones a las disposiciones del referido Reglamento Interno
de Trabajo.
1. Las faltas leves serán sancionadas con una multa de hasta el 8% de su remuneración o una
amonestación verbal por parte del jefe del departamento y si requiere el caso también por
parte del departamento de Talento Humano.
43
2. Las faltas leves serán consideradas como faltas graves en caso de 3 reincidencias en el
periodo de un mes y, sujetas a las sanciones establecidas.
(Leterago del Ecuador, 2014)
3.2. Políticas Administrativas
3.2.1. Políticas de Calidad
Ofrecer servicios profesionales en logística integral, transporte de carga extra-pesada, alquiler de
maquinaria de izaje, transporte y succión de fluidos para los sectores Petrolero, Minero, Energético
e Industrial con personal calificado, utilizando en todos nuestros servicios equipos de última
generación sujetos a estrictos controles de mantenimiento y operatividad.
Transportes Noroccidental Cía. Ltda. Se compromete al mejoramiento continuo en todos sus
procesos preservando el medio y la seguridad laboral para cumplir las expectativas y maximizar la
satisfacción de nuestros clientes externos e internos, cumpliendo con los requisitos legales y
reglamentarios del Ecuador.
3.2.2. Política de Prevención y Control para evitar el Consumo de Alcohol
En Transportes Noroccidental Atlas está estrictamente prohibido poseer, distribuir, vender,
consumir, o estar bajo los efectos del alcohol y/o cualquier droga.
Esta política aplica en todas sus actividades, operaciones e instalaciones, para todo el personal
empleado y contratista.
Para llevar a efecto esta política y con el firme propósito de procurar la salud e integridad física de
su personal y la de terceras personas, la empresa podrá llevar a cabo los exámenes "alcocheck" y
las medidas correctivas y preventivas que considere necesarias en línea con el cumplimiento de la
legislación y normatividad ecuatoriana correspondiente
3.2.3. Política de Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional
Transportes Noroccidental Cía. Ltda. es una empresa de transporte de carga pesada y extra-pesada
cuya meta es posicionarse como referente dentro del rubro.
44
Para ello buscará disponer de un personal y una infraestructura acorde a las necesidades de nuestros
clientes, con un compromiso permanente en cumplir con las especificaciones contractuales,
minimizar los riesgos de lesiones y enfermedades, la contaminación del medioambiente, cumplir la
legislación aplicable y otros requisitos suscritos, mejorando continuamente la eficacia de sus
procesos.
45
3.3. Procedimientos Administrativos
3.3.1. Procedimientos del Presidente
Tabla 3.1 Procedimiento de Rendición de Cuentas del Presidente
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento del presidente.- Rendición de cuentas
Objetivo del
procedimiento
Liderar la gestión estratégica, dirigiendo y coordinando a las distintas
áreas para asegurar la rentabilidad, competitividad, continuidad y
sustentabilidad de la empresa, cumpliendo con los lineamientos
estratégicos del directorio y las normativas y reglamentos vigentes.
Área de alcance del
Procedimiento
Junta de Socios
Responsable de la unidad
administrativa Presidente
Responsable Procedimiento
Presidente
1) Convoca a reunión ordinaria o extraordinaria a la junta de socios,
con el objetivo de rendir cuentas ante ellos, y tratar asuntos de
interés general.
Presidente
2) Presenta a la Junta de Socios un informe sobre la forma como
hubiere llevado a cabo su gestión y sobre la marcha de la
compañía.
Junta de Socios 3) La junta de socios toma las decisiones de acuerdo a los resultados
obtenidos.
46
3.3.2. Procedimiento del Gerente General
Tabla 3.2 Procedimiento del Gerente General
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento del Gerente General
Objetivo del procedimiento
Representar legalmente ante autoridades administrativas y judiciales,
y dirigir a todos los miembros de la organización creando y
manteniendo la articulación, sincronía entre la estrategia de la
organización y la correcta administración del talento humano
teniendo muy claro la misión, visión, principios y valores.
Área de alcance del
Procedimiento: Junta de Socios
Responsable de la unidad
administrativa Gerente General
Responsable Procedimiento
Gerente General
1. Representa a la empresa legalmente y se apersona en su nombre
y representación ante las autoridades judiciales, administrativas,
laborales, municipales, políticas y policiales, en cualquier lugar
de la República o en el extranjero.
2. Alinea a las distintas gerencias a la misión y visión de la
compañía.
3. Define políticas generales de administración así como también
dirige y controla el desempeño de las áreas.
4. Diseña los planes de desarrollo, los planes de acción anual y los
programas de inversión, mantenimiento y gastos.
5. Ejecuta los planes de desarrollo aprobados por la Junta de Socios
y propone modificaciones al mismo.
6. Vela por el cumplimiento de los planes, normas, reglamentos
vigentes, valores y principios.
47
3.3.3. Procedimiento de Asesoría Legal
Tabla 3.3 Procedimiento del Asesor Legal
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Asesoría Legal
Objetivo del
procedimiento
Asesorar casos en materia legal y jurídica, analizando, redactando y
tramitando documentos y/o expedientes, a fin de brindar apoyo y un
óptimo servicio de asesoría legal y jurídica a los miembros de la
empresa.
Área de alcance del
Procedimiento
Área de Asesoría Legal
Responsable de la unidad
administrativa Asesor Legal
Responsable Procedimiento
Asesor Legal
1. Necesidad de asistencia en la asesoría y elaboración de
documentos legales a los usuarios en materia jurídica en las
diferentes Áreas del Derecho, según lo amerite el caso.
2. Recepción de documentos a tramitar legalmente de acuerdo a las
necesidades de la compañía.
3. Análisis de los convenios legales, contractuales obtenidos por la
empresa como: dictámenes, contratos, resoluciones, dictámenes
administrativos y legales, etc.
4. Emite su opinión profesional de cómo se debe proceder en cada
uno de los casos.
5. Tramita documentos solicitados jurídica y legalmente ante
organismos jurisdiccionales y autoridades administrativas como:
Tribunales, Inspectoría, Notarias, etc.
6. Representa, judicial y extrajudicialmente, a personas naturales o
jurídicas.
48
3.3.4. Diagrama de flujo del Procedimiento de Asesoría Legal
Figura 3.1 Diagrama de flujo del Procedimiento de Asesoría Legal
FIN
Necesidad de asistencia en
la asesoría y elaboración de
documentos legales
Recepción de
documentos a tramitar
Tramita documentos
solicitados jurídica y
legalmente ante
organismos
jurisdiccionales
Análisis de los convenios
legales, contractuales
Emite su opinión
profesional
Representa, judicial y
extrajudicialmente, a
personas naturales o
jurídicas.
INICIO
49
3.3.5. Procedimiento del Asesor Financiero
Tabla 3.4 Procedimiento del Asesor Financiero
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento del Asesor Financiero
Objetivo del
procedimiento
Asistir en la correcta elaboración de estados financieros y participar en
el análisis de los mismos, además de analizar los diversos factores y
posibilidades financieras que se puedan presentar para tomar decisiones
estratégicas.
Área de alcance del
Procedimiento: Gerente Financiero
Responsable de la unidad
administrativa Asesor Financiero
Responsable Procedimiento
Asesor Financiero
1. Hace que se cumpla la normatividad vigente para la elaboración y
presentación de los Estados Financieros.
2. Interactúa con las otras gerencias para que la organización opere de
manera eficiente, todas las decisiones de negocios que tengan
implicaciones financieras son consideradas.
3. Análisis de cuentas específicas e individuales del balance general
con el objeto de obtener información valiosa de la posición
financiera de la compañía.
4. Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados:
ingresos y costos.
5. Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del
negocio.
6. Análisis de los Estados Financieros presentados por el Asesor
Financiero ante la Junta de Socios
7. La Junta de socios toma las decisiones de acuerdo al Análisis
Financiero presentado.
8. Se ponen en marcha las decisiones
9. Se evalúan los resultados.
50
3.3.6. Diagrama de flujo del Procedimiento de Asesoría Financiero
Figura 3.2 Diagrama de flujo del Procedimiento de Asesoría Financiero
INICIO
Se convoca a los socios para
discutir sobre el análisis
Recopilación de
información para
posterior análisis
Obtiene un informe sobre
el análisis a los estados
financieros
Análisis de la
información
FIN
Asiste en la elaboración de los
estados financieros y decisiones
financieras
Aprobado?
Se toman
decisiones
Se ponen en
marcha
Se avalúan los
resultados
Si
No
51
3.3.7. Procedimiento del Área de Gestión
Tabla 3.5 Procedimiento de Gestión
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento del Área de Gestión
Objetivo del
procedimiento
Planificar la elaboración, ejecución, seguimiento y control de los
planes estratégicos y operativos de la empresa, controlando en las
diferentes dependencias de la empresa, a fin de garantizar que el
desarrollo de los planes y proyectos estén acordes a las necesidades
de la misma y del país, para alcanzar la calidad óptima en nuestro
servicio.
Área de alcance del
Procedimiento Gerencia General
Responsable de la unidad
administrativa
Gerente de Gestión
Responsable Procedimiento
Gerente de Gestión
1. Elabora planes estratégicos y operativos que permiten el
fortalecimiento de los procesos.
2. Revisión de los planes por parte del Gerente General junto con
el Gerente Operacional.
3. Aprobación o modificación de los planes elaborados.
4. Difusión de los Planes Estratégicos y Operativos
5. Ejecución de los Planes Estratégicos y Operativos
6. Elaboración de propuestas y mejoras
7. Ejecución de mejoras
8. Evaluación de resultados.
52
3.3.8. Diagrama de flujo del Procedimiento de Gestión
Figura 3.3 Diagrama de flujo del Procedimiento de Gestión
INICIO
Revisión de los planes
por parte del Gerente
General y Operacional
Difusión de los planes
estratégicos y operativos
Elabora planes estratégicos
y operativos que permiten
en fortalecimiento de los
procesos.
Ejecución de los planes
estratégicos y operativos
FIN
Aprobación de planes
elaborados.
Modificació
n de planes
Elaboración de
propuestas y mejoras
Ejecución de mejoras
Evaluación de resultados
No
Si
53
3.3.9. Procedimiento de Tecnologías de la Información
Tabla 3.6 Procedimiento de Tecnologías de la Información
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Tecnologías de Información
Objetivo del procedimiento
Mantener los sistemas de información y/o comunicaciones en
operación, administrando los recursos asociados a los servicios de
información, a fin de asegurar su funcionamiento y el eficiente
procesamiento y acceso de la información en la empresa.
Área de alcance del
Procedimiento
Área de Tecnologías de la Información
Responsable de la unidad
administrativa
Jefe de Tecnologías de la Información
Responsable Procedimientos
Jefe de Tecnologías de
Información
1. Planea y organiza los recursos Tecnológicos y humanos para
asegurar el cumplimiento de requerimientos externos a tiempo y
de calidad.
2. Adquiere e implementa software para desarrollar y mantener las
tecnologías de información actualizadas y funcionando en un
nivel óptimo.
3. Entrega y da soporte en los distintos niveles asegurando el
adecuado funcionamiento, garantizando la seguridad del sistema
y de la información procesada.
4. Monitorea el adecuado control interno de Tecnologías de
Información, asegurando el óptimo y adecuado uso dentro de
toda la empresa.
54
3.3.10. Diagrama de flujo del Procedimiento de Tecnologías de la Información
Figura 3.4 Diagrama de flujo del Procedimiento de Tecnologías de la Información
INICIO
Monitorea el adecuado
uso de TI
FIN
¿Hay
presupuesto?
Necesidad de adquirir
Software
Planea y organiza los
recursos Tecnológicos y
humanos
Adquiere e implementa
el software para toda la
empresa
no
si
55
3.3.11. Procedimiento de Servicios Generales
Tabla 3.7. Procedimiento del Área de Servicios Generales
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Servicios Generales.- Mantenimiento y Reparación
Objetivo del
procedimiento
Coordinar las actividades de mantenimiento-reparación de bienes
muebles e inmuebles, servicios en particular, a fin de asegurar que las
instalaciones de toda la empresa estén en óptimo estado para el total
funcionamiento y comodidad de nuestros colaboradores.
Área de alcance del
Procedimiento
Área de Servicios Generales
Responsable de la unidad
administrativa
Área de Compras
Responsable Procedimientos
Servicios Generales
1. Conoce a profundidad las instalaciones de la empresa a fin de
garantizar su adecuado funcionamiento.
2. Coordina una revisión-mantenimiento en todas las instalaciones de
la empresa.
3. Corrige fallas o alteraciones que pudieren presentarse en la
estructura física de la empresa.
4. Atiende directamente las órdenes de reparación y coordina la
ejecución de las mismas.
56
3.3.12. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Servicios Generales
Figura 3.5. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Servicios Generales
Coordina periódicamente
revisión y mantenimiento
Se realiza la revisión y
mantenimiento
Amplio conocimiento
de la estructura física
FIN
Se autoriza la
revisión y
mantenimiento
Se recibe directamente
órdenes de reparación
INICIO
No
Si
57
3.3.13. Procedimiento de Recepción de documentos
Tabla 3.8 Procedimiento de Recepción de documentos
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Recepción de documentos
Objetivo del
procedimiento
Ejecutar actividades pertinentes al área de recepción y asistir al
gerente de operación, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr
un eficaz y eficiente desempeño
Área de alcance del
Procedimiento
Gerencia General
Responsable de la unidad
administrativa
Gerente de operaciones
Responsable Actividades
Recepcionista
1. Recibe documentos en su puesto de trabajo, registrando los datos
de la persona que los entrega.
2. Lleva un registro de la entrada y salida de documentos.
3. En el caso de ser facturas revisa que estén bien emitidas
verificando si contiene número de autorización, descripción, valor
correcto y si es un documento válido.
4. Entrega al Gerente de operaciones para la respectiva autorización
5. En el caso de que esté correcta el Gerente procede a registrar una
sumilla en cada factura, para procesar contablemente.
6. En el caso de que existan errores la recepcionista se encargará de
devolver al proveedor para la respectiva rectificación.
58
3.3.14. Diagrama del Procedimiento de Recepción de documentos
Figura 3.6 Diagrama del Procedimiento de Recepción de documentos
INICIO
Recepcionista recibe las
facturas con guías
Registro de ingreso de
documentos
Los documentos o
facturas están
correctos?
Sumilla
Autoriza?
Procesamiento
Entrega a gerente de
operaciones
Devolución de
factura a proveedor
Proveedor entrega las
facturas
FIN
No
Si
No
Si
59
3.3.15. Diagrama del Procedimiento de Reposición de Caja Chica
Figura 3.7 Diagrama del Procedimiento de Reposición de Caja Chica
Recepcionista envía
respaldos y solicitud
para ser aprobada
Realizar cheque y
entregar al responsable
FIN
¿Solicitud
aprobada?
Cambio en banco
Realizar
rectificaciones
Recepcionista solicita
reposición de caja chica
Entrega de efectivo
al responsable
INICIO
Si
No
60
3.3.16. Procedimiento de Mensajería
Tabla 3.9 Procedimiento de Procedimiento de Mensajería
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Mensajería
Objetivo del
procedimiento
Desempeñar las actividades de retiro y envío de documentos, facturas,
comunicaciones, a fin de satisfacer los requerimientos de los miembros
de la organización y de las partes interesadas.
Área de alcance del
Procedimiento
Gerencia de Operaciones
Responsable de la
unidad administrativa Gerente de operaciones
Responsable Procedimientos
Mensajería
1. Recibe en recepción la ruta, correspondencia, encomiendas a ser
entregados.
2. Se transporta hacia el lugar indicado sin salirse de la ruta para
poder cumplir con todas las entregas y retiros en el tiempo
establecido.
3. Entrega o recibe las encomiendas y pide la firma en el documento
establecido para poder comprobar la eficiente entrega o recepción.
4. Recibe llamadas de la empresa para realizar retiros necesarios y
urgentes de improvistos.
5. Regresa a la empresa para la entrega individual de la
correspondencia necesaria para el normal funcionamiento de las
operaciones.
6. Entrega a la recepcionista la hoja de ruta como constancia de su
trabajo realizado y las personas quienes recibieron o entregaron
correspondencia o encomiendas.
61
3.3.17. Diagrama de Flujo del procedimiento de Mensajería
Figura 3.8 Diagrama del Procedimiento del mensajería
Se transporta hacia el lugar
indicado para la entrega
Recibe llamadas para
nueva entrega-recepción de
correspondencia o
encomiendas
Firma y sello de
constancia de entrega y
recepción
Recepcionista recepta la hoja de
ruta con sellos para constancia
de cumplimiento de trabajo
Regresa a la empresa para la
entrega individual de la
correspondencia
FIN
INICIO
Se acerca a recepción para
recibir la ruta, correspondencia y
encomiendas.
Archivo
62
3.3.18. Procedimiento de Asistente de archivo
Tabla 3.10 Procedimiento de Procedimiento de Asistente de archivo
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Asistente de archivo
Objetivo del
procedimiento
Organizar los documentos de manera cronológica de menor a mayor,
colocando en las carpetas membretes que faciliten la búsqueda de
documentos.
Área de alcance del
Procedimiento
Gerente General
Responsable de la unidad
administrativa
Gerente General
Responsable Procedimientos
Asistente de Archivo
1. Recibir documentos de las personas que deseen archivar.
2. Organizar los documentos de manera cronológica de menor a
mayor.
3. Perforar y grapar simétricamente para colocar en la carpeta de
archivo.
4. Colocar en las carpetas membretes que faciliten la búsqueda de
documentos.
5. El archivo que supere los 3 años será enviado al Archivo general
establecido en las oficinas de Sangolquí.
63
3.3.19. Diagrama de flujo del procedimiento del Asistente de archivo
Figura 3.9 Diagrama de flujo de Asistente de archivo
INICIO
El archivo tiene
3 años de
antigüedad?
Se envía al archivo
general en Sangolquí
Se mantiene en las
instalaciones de la
empresa
Organizar documentos de
mayor a menor
Recibir documento
Perforar y grapar
Colocar documentos en
carpetas
FIN
Si
No
64
3.3.20. Procedimiento de Asistente de seguros
Tabla 3.11 Procedimiento del Asistente de Seguros
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento del Asistente de Seguros
Objetivo del
procedimiento
Administrar la póliza de seguro de los equipos de la empresa,
realizando un análisis de los siniestros y gestionando ante los
organismos competentes, a fin de lograr la cobertura en los talleres
para la reparación de los equipos.
Área de alcance del
Procedimiento
Área Comercialización
Responsable de la unidad
administrativa
Asistente de Seguros
Responsable Actividades
Asistente de Seguros
1. Realiza los trámites necesarios para efectuar los reclamos ante
la compañía de seguros.
2. Gestiona con los talleres, para las reparaciones de las unidades
de transporte de la Institución.
3. Supervisa la ejecución de las reparaciones de los vehículos
oficiales.
4. Lleva un registro mensual de los siniestros ocurridos.
5. Analiza conjuntamente con el jefe de oficina, la prima a pagar
por la flota de vehículos.
65
3.3.21. Diagrama de flujo del Procedimiento de Asistente de seguros.-Incidente en gabarra
Figura 3.10 Diagrama de flujo del Procedimiento de Asistente de seguros.-Incidente
en gabarra
INICIO
FIN
¿El daño causado es
mayor al deducible?
Incidente en gabarra
Presentación de
primas canceladas a
Cía. De seguros
Análisis del siniestro
por parte de la
aseguradora
Devolución de las
pérdidas ocasionadas
Constatación
Si
No
66
3.3.22. Procedimiento de control en facturación y registro de ingresos
Tabla 3.12 Procedimiento de control en facturación y registro de ingresos
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de control en facturación y registro de ingresos
Objetivo del
procedimiento
Registrar y contabilizar de manera oportuna y correcta las facturas
de ventas, considerando las tarifas según los contratos previamente
acordados relacionados con las operaciones realizadas.
Área de alcance del
Procedimiento
Área de Comercialización
Responsable de la
unidad administrativa Gerente de Comercialización & Call out
Responsable Procedimientos
Asistente comercial
1 Elaborará las facturas de acuerdo a los documentos de
respaldo de los trabajos realizados que son enviados del
campo: Coca, Esmeraldas, Sangolquí, Guayaquil.
2 Realiza el registro contable en el módulo de facturación del
depósito y/o Nota de Crédito que respalde la cancelación de
facturas de clientes, luego envía al asistente de tesorería para
su revisión, aprobación y cuadre.
Contador General
3 Realizará el análisis de cartera determinará antigüedad de
cartera y recuperación de retenciones, procediendo a solicitar a
asistente comercial haga el
seguimiento y la gestión de cobro para el registro
correspondiente.
Mensajero
4 Se acercará a retirar el cobro del establecimiento del cliente y
se dirigirá al banco a realizar el depósito tan pronto como sea
posible.
67
3.3.23. Diagrama de flujo del Procedimiento de control en facturación y registro de ingresos
Figura 3.11 Diagrama de flujo del Procedimiento de control en facturación y registro de
ingresos
INICIO
Registro en el módulo
del sistema contable
Hacer seguimiento del
cobro mediante
llamada telefónica
FIN
Es cartera
vencida?
Contabilización de cobro y
registro de retención
Gestionar el cobro
Elaborar la factura de
acuerdo a reportes de
campo y a términos
comerciales
¿El cliente
canceló?
Si
No
68
3.3.24. Diagramas de Flujo Procedimiento de Envío de Ofertas
Figura 3.12 Diagramas de Flujo Procedimiento de Envío de Ofertas
INICIO
Recibe invitación
para ofertar
Envío de la oferta según
especificaciones técnicas
Análisis de las causas
Elaboración de la
oferta
Firma del contrato
Aceptación
FIN
Si
No
69
3.3.25. Diagramas de Flujo Procedimiento de Identificación de Clientes Potenciales
Figura 3.13 Diagramas de Flujo Procedimiento de Identificación de Clientes Potenciales
Realizar estudios de
mercado
Presentar su cartera de
servicios
Análisis de las causas
Seleccionar clientes
potenciales
Firma del contrato
Aceptación
FIN
INICIO
Si
No
70
3.3.26. Procedimiento de Proyectos Especiales
Tabla 3.13 Procedimiento de Proyectos Especiales
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Proyectos Especiales.- Movilización Fluvial
Objetivo del
procedimiento
Ejecutar el servicio de izaje y transporte fluvial nacional e
internacional y transportación de vacuums petroleros, cumpliendo las
especificaciones establecidas en el contrato de manera segura,
eficiente y a tiempo, con responsabilidad social.
Área de alcance del
Procedimiento
Área de Proyectos Especiales
Responsable de la unidad
administrativa
Gerente de Proyectos Especiales
Responsable Actividades
Gerente de Proyectos
Especiales
1. Se reúne con los clientes para determinar el trabajo a realizar, las
especificaciones técnicas, el precio del trabajo.
2. Cuando las dos partes están de acuerdo las plasman en un contrato
el cual es firmado por el Gerente General para la ejecución del
trabajo.
Jefe de Proyectos Especiales
3. Capacita al personal operativo respecto a las técnicas de
transportación de vacuums petroleros y el transporte fluvial sobre
barcazas, imparte inducciones sobre seguridad industrial,
uniformes a utilizar y medidas emergentes.
71
Administrador de Proyectos
Especiales
4. Comunica a los supervisores de campo el trabajo a realizar, el
personal y equipos a involucrarse, las plataformas que se necesitan.
Asistente de Proyectos
Especiales
5. Comunica a los choferes y operadores y se presenten el día y hora
solicitados por el cliente.
6. Solicita los documentos necesarios del chofer y del vehículo a
involucrarse en el trabajo.
7. Realiza los trámites pertinentes para que la mercancía o los
equipos a transportar estén legalizados para comenzar con la
movilización.
Supervisor de campo
8. Lleva un control de los trabajos realizados, considerando
absolutamente todas las novedades como: fecha y hora de salida y
llegada de la barcaza y equipos, fechas y horas de stand by,
combustible utilizado y de todas las novedades que se puedan
presentar.
9. Elabora un reporte final con toda la información de la
transportación y hace firmar al Company man (Jefe de operaciones
de la compañía cliente) y estos envía por valija a Quito para el
procesamiento de la facturación.
Chofer y ayudante
10. Deben estar muy bien capacitados sobre los diferentes tipos de
técnicas del transporte fluvial sobre barcazas y transportación de
vacuums petroleros.
11. Se aseguran que todo el equipo siga los procedimientos de
seguridad en el transcurso de las operaciones.
12. Mantienen un buen canal de comunicación con los demás
trabajadores.
72
3.3.27. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Proyectos Especiales.- Movilización fluvial
Figura 3.14 Diagrama de Flujo del Procedimiento de Proyectos Especiales.-
Movilización fluvial
INICIO
Planificación y
organización de personal
y equipo
¿Poseemos todos
los equipos y
plataformas?
Preparación de
cronograma
Se subcontratan
Presentación de
equipos a inspección
de Seguridad
Industrial
¿Equipos aprueban la
inspección de
Seguridad Industrial?
FIN
Ejecución de la
movilización
Reparación del
equipo
Si
No
Si
No
73
3.3.28. Procedimiento de Seguridad Industrial
Tabla 3.14 Procedimiento de Seguridad Industrial
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Seguridad Industrial.- Área de Seguridad Industrial y salud ocupacional
Objetivo del
procedimiento
Identificar, prevenir y controlar los riesgos asociados en las
instalaciones, personal y el desarrollo integral de las actividades de
transporte, contribuyendo con la conservación del ecosistema, el
cumplimiento de la ley, el respeto a las Comunidades, para el
mejoramiento continuo.
Área de alcance del
Procedimiento
Área de Seguridad Industrial y Salud ocupacional
Responsable de la unidad
administrativa
Gerente de Seguridad Industrial
Responsable Procedimientos
Gerente de Seguridad
Industrial
1. Establece los niveles de riesgo asociado a cada actividad que
realiza la empresa.
2. Lleva. estadísticas de reportes de seguridad, con el fin de
determinar correctivos a condiciones o prácticas inseguras.
3. Capacita. a sus empleados en el respeto a las normas de seguridad
y salud exigir su cumplimiento y la protección al medio ambiente.
Asistente Administrativa de
HSE
4. Supervisar el cumplimiento de las Normas de Seguridad
5. Brinda soporte al Gerente de Seguridad Industrial, en aspectos
referidos al diseño, implementación, aplicación y control de los
procedimientos de Seguridad Industrial en nuestras instalaciones y
en el campo.
6. Reporta. condiciones o prácticas inseguras a los supervisores.
74
Médico Salud ocupacional
7. Brinda la atención médica de primeros auxilios en casos leves,
malestar de salud y en caso de emergencia.
8. Vigila la salud del personal que labora en las instalaciones y en el
campo mediante planes de prevención de salud.
9. Identificar, describir y analizar las causas y tendencias del
ausentismo laboral, por enfermedad común, accidentes laborales,
asistencias a consultas por los especialistas, con el fin de plantear
medidas orientadas a su control y prevención.
Enfermero
10. Apoyo permanente al Médico de Salud ocupacional para el
bienestar físico, mental y social de los trabajadores, así como
también en su desarrollo profesional.
11. Organiza y controla el uso y suministro de materiales y
medicamentos.
12. Establece, conjuntamente con el médico, programas de cuidados y
tratamientos a pacientes.
Coordinador de Seguridad
Industrial
13. Capacitar al personal (contratistas) en los temas de seguridad y
salud ocupacional.
14. Identificación, evaluación y análisis de riesgos
Supervisor de Seguridad
15. Supervisar las condiciones de los equipos y plataformas
involucrados en el servicio de transporte.
16. Salvaguardar la integridad física e intelectual del personal inmerso
en el proyecto.
17. Protección de equipos y materiales que se transportan para lograr
que lleguen a su lugar de destino en óptimas condiciones.
Asistente de Seguridad
Industrial
18. Soporte al Supervisor de seguridad industrial
19. Selecciona a los supervisores que se involucraran en los trabajos a
realizar en cada uno de los proyectos.
20. Inducción sobre la forma de la presentación de la información de
despacho y recepción de las cargas transportadas.
21. Elaboración de reporte final de la movilización con las novedades
obtenidas en la transportación.
75
3.3.29. Diagrama de Flujo de Seguridad Industrial y Salud ocupacional
Figura 3.15 Diagrama de Flujo de Seguridad Industrial y Salud ocupacional
Informar sobre incumpliendo
o mal uso de equipos de
seguridad
Capacitar al personal en
materia de seguridad
Industrial y Salud
Supervisar el
cumplimiento de las
normas de seguridad
FIN
INICIO
Establecer los niveles de riesgo
para todos los trabajadores
Si es grave
Se es leve se induce a
cumplir con las
normas de seguridad
76
3.3.30. Procedimiento de Mantenimiento de Equipos
Tabla 3.15 Procedimiento de Mantenimiento de Equipos
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Mantenimiento de Equipos.- Área de Mantenimiento de Equipos
Objetivo del
procedimiento
Diseñar un sistema de mantenimiento preventivo para Transportes
Noroccidental Cía. Ltda. Que permita diagnosticar la situación actual
para la correcta operatividad de todos los equipos, determinando
intervalos de tiempo adecuados entre una revisión preventiva y otra
para mantener un sistema de mantenimiento constante.
Área de alcance del
Procedimiento
Área de Mantenimiento de Equipos
Responsable de la unidad
administrativa
Gerente de Mantenimiento de Equipos
Responsable Actividades
Jefe de Mantenimiento de
Equipos
1. Coordina y controla el trabajo de los mecánicos, tornero, soldador,
electricista, pintor, llantero.
2. Estima costos, tiempo y materiales necesarios para la realización
de los trabajos de mantenimiento.
3. Adiestra el personal a su cargo sobre el correcto uso de las
herramientas, materiales y equipos de mantenimiento.
Supervisor de
Mantenimiento de Equipos
5. Supervisar el mantenimiento preventivo y/o correctivo en los
oficios de mecánica, tornero, soldador, electricidad, pintura,
llantería.
6. Atiende directamente las órdenes de reparación y coordina la
ejecución de las mismas.
77
7. Verifica la calidad del trabajo realizado por las personas a su
cargo.
Asistente de
Mantenimiento de
Equipos
8. Traslada el material para la ejecución del trabajo.
9. Llena reportes periódicos de las tareas asignadas
10. Cumple con las Normas de Higiene y Seguridad Industrial
establecidas por la organización.
Mecánico
11. Identifica y resuelve problemas relacionados con las grúas,
cargadoras, winches petroleros, plataformas, tanqueros y equipos
de transporte en general, mediante la investigación, la gestión o la
innovación tecnológica.
Tornero
12. Fabrica piezas mecánicas, mediante el uso de tornos y limadoras,
para garantizar el óptimo funcionamiento de las piezas requeridas
para los equipos de transporte.
Soldador
13. Construye piezas y objetos de metal, utilizando diseños,
instrumentos y maquinarias de soldadura, a fin de contribuir al
mantenimiento de los equipos de trabajo.
Electricista
14. Mantiene en condiciones operativas los equipos de transporte,
ejecutando actividades de reparación y mantenimiento de equipos
a fin de garantizar el buen funcionamiento de los mismos.
Pintor
15. Pinta las superficies internas y externas de la planta física y
equipos de transporte, utilizando las técnicas correspondientes
para garantizar el perfecto acabado de las mismas.
Llantero
16. Reparar o remplazar las llantas para que el equipo de trabajo se
encuentre en óptimas condiciones de funcionamiento, para
asegurar la operación.
17. Notificar cualquier condición irregular en el uso o desgaste de las
llantas para el equipo operativo.
78
3.3.31. Diagrama del Procedimiento de Mantenimiento de Equipos
Figura 3.16 Diagrama del Procedimiento de Mantenimiento de Equipos
INICIO
Llegada del equipo
(grúa) a mantenimiento
Recepción de la orden
de trabajo
FIN
¿Mantenimient
o preventivo?
Comprobar
avería
Orden de compra
¿Material
necesario
disponible?
Reparación
Entrega del
equipo (Grúa,
winche, etc.)
Recepción del
material
Si
No
Si
No
79
3.3.32. Procedimiento de Operaciones
Tabla 3.16 Procedimiento de Operaciones
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Operaciones.- Área de Operaciones
Objetivo del
procedimiento
Ejecutar el servicio de transporte de carga pesada y extra pesada,
succión y transporte de fluidos, alquiler de maquinaria de izaje y
montajes especiales, cumpliendo las especificaciones establecidas en
el contrato en forma segura, eficiente y a tiempo.
Área de alcance del
Procedimiento
Área de Operaciones
Responsable de la unidad
administrativa
Gerente de Operaciones
Responsable Actividades
Gerente de operaciones
1. Una vez aceptada la oferta por parte del cliente el responsable del
control de las actividades diarias de la empresa y de manejo de las
operaciones realiza la planificación y organización del personal y
equipo.
2. Planifica y diseño de la operación: los caminos en buen estado, el
medio ambiente, consiguiendo una movilidad segura, eficiente y
conveniente tanto de personas, plataformas y equipos
transportados.
3. Crea alternativas válidas para movilizar y posicionar equipos de
grandes dimensiones y pesos.
4. Administra los recursos directos necesarios para generar los
servicios que ofrece la empresa.
80
Jefe de ingeniería de
transportes
Técnico de Transportes
5. Trabaja eficazmente con las otras funciones de la empresa
(Comercial, Proyectos especiales, Seguridad Industrial,
Mantenimiento de Equipos, Compras, Finanzas, y Talento
Humano) organizar y ejecutar el trabajo de manera eficiente.
6. Solicita crear un centro de costos para la acumulación de estos en
un sólo rubro tanto ingresos como egresos.
7. Organiza el transporte y logística del servicio determinando los
recursos humanos y materiales necesarios para cumplir con los
objetivos establecidos por la dirección de la empresa.
8. En el caso de que se tenga la necesidad de utilizar otros equipos se
contacta a subcontratistas para que se involucren en la operación.
9. Se elabora el cronograma de trabajo considerando lo establecido
en el contrato.
10. Capacita para gestionar del servicio de transporte de carga pesada
y extra-pesada, de acuerdo con las especificaciones en los
contratos.
11. El personal con los equipos se presentan a la hora pactada en la
locación acordada para ser sometidos a la inspección de seguridad
Industrial
12. En el caso de que los equipos se encuentren en perfectas
condiciones y con todos los documentos necesarios para arrancar
con el trabajo se procede a ejecutar la movilización.
13. En el caso de que los equipos no aprueben la inspección industrial
reemplazarlo o repararlo de manera inmediata.
Supervisor de campo
14. Vigila que se cumplan con responsabilidad las operaciones de
movilización en el tiempo acordado.
81
15. Informa los percances que se presentan en la movilización de los
distintos equipos.
16. Lleva un control del personal, equipos y plataformas involucrados
en el trabajo, tiempos de llegada y salida de la locación,
plasmándolos en un informe final el cual es enviado a la base de
Quito para la debida liquidación a los involucrados.
Operador
Chofer
Ayudante
17. Asegurarse que todo el equipo siga los procedimientos de
seguridad durante las operaciones.
18. Mantener un buen canal de comunicación con los demás
trabajadores.
82
3.3.33. Diagrama del Procedimiento de Operaciones.- Movilización Terrestre
Figura 3.17 Procedimiento de Operaciones
INICIO
Planificación y
organización de personal
y equipo
¿Poseemos todos
los equipos y
plataformas?
Preparación de
cronograma
Se subcontratan
Oferta aceptada
Presentación de
equipos a inspección
de Seguridad
Industrial
¿Equipos aprueban la
inspección de
Seguridad Industrial?
FIN
Ejecución de la
movilización
Reparación del
equipo
Si
Si
No
No
83
3.3.34. Procedimiento de contratación de proveedores y mantenimiento de la cartera de
proveedores calificados
Tabla 3.17 Procedimiento de contratación de proveedores y mantenimiento de la cartera
de proveedores calificados
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de contratación de proveedores y mantenimiento de la cartera de proveedores
calificados
Objetivo del
Procedimiento
Seleccionar al proveedor que ofrezca servicios y bienes de calidad,
precio y entrega oportuna, de acuerdo a los requerimientos de la
organización.
Área de alcance del
Procedimiento
Área de compras
Responsable de la unidad
administrativa
Gerente de compras
Responsable Actividades
Gerente de compras
1. Junto al gerente financiero solicita a todas las áreas de la
organización entregar el presupuesto anual de bienes y servicios
(suministros, materiales y activos fijos).
Asistente de compras
2. De acuerdo al presupuesto disponible, los jefes de cada área
solicitarán compras utilizando la solicitud de “adquisición de
materiales y suministros”
Asistente de compras 3. Elaborará la orden de compra en base a lo requerido por el Jefe de
cada departamento, debiendo contener la información que se
indique en el formulario diseñado y aprobado al efecto.
84
Asistente de compras
4. Verifica la disponibilidad presupuestaria y aprueba la orden de
compra con firma y sello, si no existe disponibilidad
presupuestaria se notifica al área solicitante para que realice la
gestión de modificación presupuestaria ante la Gerencia de
compras y financiera.
Comprador
5. Obtendrá como mínimo, tres cotizaciones de empresas o personas,
según sea el caso, debiéndose considerar lo correspondiente a
precio, marca, modelo, calidad y garantía que ofrezcan los
distintos proveedores. Luego del análisis entrega la orden de
compra al proveedor, adquiere y recibe la debida factura y ésta es
entregada al área contable para el procesamiento.
Gerente de compras
6. Autorizará la cancelación de la orden de compra con firma y sello,
dando lugar a la orden de pago.
Asistente de compras
7. Entrega la primera copia al jefe de bodega para que reciba los
bienes y la segunda copia archivará junto a la orden de pago y los
comprobantes originales que habrán de cancelarse
Jefe de bodega 8. Registrar bienes que ingresan en el sistema de control de ingresos
y salida de bienes.
Asistente de bodega 9. Coloca los bienes de tal manera que pueda llevar un control de la
entrega y salida de suministros, útiles de aseo, activos fijos, etc.
85
3.3.35. Diagrama de Flujo del Procedimiento de contratación de proveedores y
mantenimiento de la cartera de proveedores calificados
Figura 3.18 Diagrama de Flujo del Procedimiento de contratación de proveedores y
mantenimiento de la cartera de proveedores calificados
INICIO
Necesidad de
adquisición
Revisión y Firma
Recepción de la
requisición
Elaboración de la
orden de compra
FIN
Se autoriza la
cotización
Solicitud de
Cotización
Adquisición
Registro de bienes en
bodega
Archivo
Si
No
86
3.3.36. Procedimiento del área contable
Tabla 3.18 Procedimiento del Área Contable
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Descripción del procedimiento.- Área Contable
Objetivo del
procedimiento
Obtener estados financieros razonables de acuerdo a la normativa
legal vigente, para obtener información oportuna y confiable para la
toma de decisiones
Área de alcance del
Procedimiento
Área de Contabilidad
Responsable de la unidad
administrativa
Gerente Financiero
Responsable Actividades
Contadora General
1. Cada fin de mes, se realiza un análisis a las principales cuentas de
los estados financieros, efectuando los ajustes que correspondan,
tales como: depreciaciones de activos fijos, amortizaciones de los
activos corrientes, provisiones sociales, reclasificación de las
cuentas de activo y pasivo.
Asistente de Impuestos
2. Realiza las declaraciones tanto de impuestos como del pago de la
patente en cumplimiento de la normativa de los Municipios, la
Superintendencia de Compañías, Cámaras de Comercio y
Asociaciones.
Asistente de Tesorería
3. Efectúa la emisión de cheques de impuestos y acreditaciones a
proveedores mediante transferencias bancarias, previa la
autorización del Gerente General y Financiero de tal manera que
realiza el pago a tiempo de las obligaciones.
Asistente de Proveedores 4. Mensualmente realiza las conciliaciones bancarias de la cuenta
corriente de Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
87
Asistente Contable Coca
5. Maneja la Caja chica de la base Coca y solicita reposición, recibe
facturas de proveedores y envía en valija a Quito con una guía
para el procesamiento.
La Contadora General
6. Realiza el cierre del ejercicio económico-financiero anualmente,
corresponde al período del primero de enero al 31 de diciembre,
determinada la base imponible del impuesto, se procede a
determinar el pago de utilidades y pago de impuesto a la renta
cuando los resultados lo ameriten.
La Contadora General 7. Será responsable de entregar al Gerente General los Balances
Anuales preliminares al finalizar el mes de febrero.
El Gerente General y la
Contadora General
8. Efectuará el análisis de los balances y determinará los, ajustes, y
reclasificaciones, que deban realizarse.
La Contadora General 9. Presentará los Balances definitivos en el SRI y en la
Superintendencia de Compañías en los plazos establecidos por ley.
88
3.3.37. Diagrama de flujo del Procedimiento Contable
Figura 3.19 Diagrama de flujo del Procedimiento Contable
INICIO
Revisión de
formularios
Subida de formularios
a la plataforma del SRI
FIN
¿Está
correcto?
Base de datos con
compras y ventas del
período
¿Fue
receptada?
Elaboración de la
declaración de
impuestos
Archivo
No
No
Si
Si
89
3.3.38. Procedimiento de contabilización facturas de proveedores de transporte
Tabla 3.19 Procedimiento de contabilización facturas de proveedores de transporte
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Contabilización de facturas de proveedores de transporte
Objetivo del
procedimiento
Contabilizar todas las facturas en el mes correspondiente evitando
errores u omisiones de digitación, para obtener información contable
confiable y oportuna.
Área de alcance del
Procedimiento Área de Contabilidad
Responsable de la unidad
administrativa Gerente Financiero
Responsable Actividades
Gerente Comercial
1. Aprueba las facturas y notas de crédito de los proveedores
recibidas por recepción en Quito o enviadas del Coca por valija.
Asistente de Proveedores
2. Recibe de asistente comercial y de recepción, el reporte Recibo
de Guías, junto con las facturas de transporte debidamente
aprobadas por gerencia comercial.
3. Procede a realizar el registro contable, el cual registra la
provisión, y se respalda con la factura y la respectiva retención de
impuestos, que será entregada posteriormente al proveedor.
Finalmente el Asistente de Proveedores archiva las provisiones.
Asistente contable Quito 4. Registra documentos como finiquitos de trabajo, roles de pago,
notas de débito y de crédito.
Asistente contable y
Asistente de proveedores
5. Entrega provisiones listas para que el asistente de tesorería
proceda a emitir los cheques.
90
3.3.39. Diagrama de flujo del Procedimiento de contabilización facturas de proveedores de
transporte
Figura 3.20 Diagrama de flujo del Procedimiento de contabilización facturas de
proveedores de transporte
INICIO
Revisión de facturas y
constatación de guías
Ingreso en el Sistema
Contable, genera diario
y retención
FIN
¿Correcta y
completa?
Archivo en cuentas
por pagar
Devolver al
proveedor
Recepción de facturas y
Notas de Crédito
Si
No
91
3.3.40. Diagrama de flujo del Procedimiento de pago a proveedores
Figura 3.21 Diagrama de flujo del Procedimiento de contabilización facturas de
proveedores de transporte.
INICIO
Gestionar las firmas en
el cheque
Autorización de pago
por parte del Tesorero
FIN
¿El cliente
nos canceló?
Adjuntar provisión
de pago, retención,
factura y guías.
Gestionar la
recuperación de
cartera
Verifica vencimiento de
factura de proveedor
Emisión de cheque
Recepción entrega el
cheque al proveedor
No
Si
92
3.3.41. Procedimiento de Contratación de Personal Área de Talento Humano
Tabla 3.20 Procedimiento de Contratación de Personal Área de Talento Humano
Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Procedimiento de Contratación de personal.- Área de Talento Humano
Objetivo del
procedimiento
Seleccionar al personal idóneo de acuerdo al perfil necesario para el
cargo solicitado con el fin de contribuya a la consecución de los
objetivos de la empresa.
Área de alcance del
Procedimiento
Área de Talento Humano
Responsable de la unidad
administrativa
Gerente de Talento Humano
Responsable Actividades
Jefe de Talento Humano
1. Prepara la documentación y el perfil en el cual se detalla la
información necesaria respecto al cargo, funciones y actividades a
desempeñar dentro de la empresa, con el objetivo de reclutar
personal idóneo de acuerdo a las necesidades.
Analista de Talento Humano
2. Publica en pág. Web la necesitad de personal y perfil para el
reclutamiento de personal idóneo.
3. Receptará las hojas de vida y realizará la respectiva entrevista a los
interesados
Asistente de Talento
Humano
4. Realización de pruebas de selección a los candidatos se hará
utilizando diversas técnicas como entrevistas, pruebas de
conocimiento, pruebas psicométricas, pruebas de personalidad, y
técnicas de simulación entre otras.
93
Jefe de Talento Humano
5. Con la decisión en firme del Gerente de Talento Humano, Analista
de Talento Humano convoca al candidato seleccionado para la
entrevista final con el Gerente General y acordar las condiciones
de la contratación.
Asistente de nómina
6. Imparte una inducción sobre aspectos empresariales, vinculación,
entrenamiento, del puesto que va a cubrir e indica sus funciones a
ejecutar, además, realiza el pago de nómina y efectúa
liquidaciones a trabajadores que cesan de trabajar.
94
3.3.42. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Contratación de Personal
Figura 3.22 Diagrama de flujo del Procedimiento de Contratación de Personal Área de
Talento Humano
INICIO
Necesidad de
contratación
Publicación de vacante en
pág. Web
Estudio y análisis de
carpetas
Firma del contrato
Entrevista con el
Gerente
Preparación del perfil
Realización de
pruebas de selección
Cumple con el
perfil
Calificación
adecuada
FIN
No
Si
Si
No
95
CAPÍTULO IV
4. Normas, Políticas y Procedimientos Contables para Transportes Noroccidental Cía. Ltda.
Para el registro y contabilización de las diferentes transacciones se aplican Las Normas
Internacionales de Información Financiera tendientes a reflejar de manera razonable los resultados
de la actividad económica- financiera y de otra parte cumplir con las obligaciones financieras y
tributarias con las diferentes entidades de Control.
4.1. Plan de Cuentas
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CÍA. LTDA. Mantiene el siguiente plan de cuentas:
CÓDIGO DE CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA
1. ACTIVOS
1.1. ACTIVOS CORRIENTES
1.1.1. ACTIVOS DISPONIBLES
1.1.1.10. CAJA GENERAL
1.1.1.10.001 Caja Quito
1.1.1.10.002 Caja Sangolquí
1.1.1.10.003 Caja Lago Agrio
1.1.1.10.004 Caja Chica Campamento Coca
1.1.1.10.005 Caja Chica Coca – Vacuums
1.1.1.10.006 Caja Chica Esmeraldas
1.1.1.20. BANCOS NACIONALES
1.1.1.20.001 Produbanco cta.cte.200501110-4
1.1.1.20.002 Produbanco cta. 02005040295
1.1.1.20.003 Internacional cta.cte.080-061161-2
1.1.1.20.005 Cta. Produbanco 02005103300
1.1.1.40. INVERSIONES
1.1.1.40.001 Pólizas de Acumulación
1.1.2. ACTIVOS EXIGIBLES
1.1.2.10. CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
1.1.2.10.001 Clientes
1.1.2.10.002 (-) Provisión Cuentas Incobrables
1.1.2.20. CUENTAS POR COBRAR CÍAS. RELACIONADAS
1.1.2.20.002 Socios
1.1.2.30. OTRAS CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS
1.1.2.30.001 Anticipos Empleados
1.1.2.30.002 Préstamos Empleados
1.1.2.30.004 Seguro Salud
1.1.2.30.005 Anticipo Viáticos
1.1.2.30.006 Anticipo Viáticos Sangolquí
1.1.2.30.008 Otros Descuentos
1.1.2.30.009 Retenciones Judiciales
1.1.2.30.010 Colaboración Empleados
1.1.2.40. OTRAS CUENTAS POR COBRAR TERCEROS
1.1.2.40.001 Anticipos Proveedores Trasportistas
96
1.1.2.40.002 Anticipos Proveedores Bienes y Servicios
1.1.2.40.003 Cuentas por Cobrar reembolsables
1.1.2.40.004 Cuentas x Cobrar x Diferencia
1.1.2.40.005 Otros Anticipos
1.1.2.40.006 Cuentas por Cobrar SRI
1.1.2.40.007 Otras Cuentas por Cobrar Proveedores
1.1.2.40.008 Otras Cuentas por Cobrar
1.1.2.40.009 Cuenta por Cobrar Christian Andrade
1.1.2.50. IMPUESTOS IVA CRÉDITO TRIBUTARIO
1.1.2.50.001 IVA Compras
1.1.2.50.002 Retenciones de IVA 30%
1.1.2.50.003 Retenciones de IVA 70%
1.1.2.50.006 Crédito Tributario Importaciones
1.1.2.60. IMPUESTO A LA RENTA
1.1.2.60.001 Retenciones de Impuesto a Renta del año
1.1.2.60.004 ISD Importaciones
1.1.2.70. CUENTAS POR COBRAR SINIESTROS
1.1.2.70.001 Siniestro TNO-año 2011
1.1.2.70.002 Siniestro TNO-año 2012
1.1.2.70.003 Siniestro TNO-año 2013
1.1.2.70.004 Siniestro TNO-año 2014
1.1.2.70.005 Siniestro TNO-año 2015
1.1.3. ACTIVOS REALIZABLES
1.1.3.10. INVENTARIOS
1.1.3.10.001 Repuestos
1.1.3.20. IMPORTACIONES EN TRANSITO
1.1.3.20.001 TNO-Importaciones-15
1.1.3.20.003 TNO-importaciones-13
1.1.3.20.004 TNO-importaciones-14
1.1.9. OTROS ACTIVOS
1.1.9.20. VALORES ENTREGADOS EN GARANTÍA
1.1.9.20.001 Fondos de Garantía Clientes
1.1.9.20.002 Garantías Arriendos
1.1.9.20.003 Combustible Coca
1.2. ACTIVOS FIJOS
1.2.1. ACTIVO FIJO DEPRECIABLE
1.2.1.10. EDIFICIOS
1.2.1.10.001 Edificios
1.2.1.10.003 (-) Depreciación Acumulada Edificio
1.2.1.20. EQUIPO Y MAQUINARIA
1.2.1.20.001 Equipo y Maquinaria
1.2.1.20.002 (-)Depreciación Acumulada Equipo y Maquinaria
1.2.1.30. EQUIPO DE TRANSPORTE
1.2.1.30.001 Equipo de Transporte
1.2.1.30.002 (-)Depreciación Acumulada Equipo Transporte
1.2.1.40. EQUIPO DE COMPUTACIÓN
1.2.1.40.001 Equipo de Computación
1.2.1.40.002 (-)Depreciación Acumulada Equipo Computación
1.2.1.50. EQUIPO DE RADIO COMUNICACIÓN
1.2.1.50.001 Equipo de Radio Comunicación
1.2.1.50.002 (-)Depreciación Acumulada Equipo Radio Comunicación
1.2.1.60. EQUIPO DE OFICINA
1.2.1.60.001 Equipo de Oficina
1.2.1.60.002 (-) Depreciación Acumulada Equipo Oficina
97
1.2.1.70. MUEBLES Y ENSERES
1.2.1.70.001 Muebles y Enseres
1.2.1.70.002 (-)Depreciación Acumulada Muebles y Enseres
1.2.2. ACTIVOS FIJOS NO DEPRECIABLES
1.2.2.10. TERRENOS
1.2.2.10.001 Terrenos
1.2.9. OTROS ACTIVOS LARGO PLAZO
1.2.9.10. GARANTÍAS LARGO PLAZO
1.2.9.10.001 Garantías Largo Plazo
1.3. OTROS ACTIVOS
1.3.1. OTROS ACTIVOS
1.3.1.10. ACTIVOS DIFERIDOS
1.3.1.10.001 Sistema Contable
1.3.1.10.002 (-) Amortización Acumulada Software
1.3.1.10.003 Activos Diferidos
1.3.1.20. ACTIVOS IMPUESTOS DIFERIDOS
1.3.1.20.001 Impuestos por Activos Diferidos NIIFS
2. PASIVOS
2.1. PASIVOS CORRIENTES
2.1.1. OBLIGACIONES BANCARIAS
2.1.1.10. SOBREGIROS BANCARIOS
2.1.1.10.001 Produbanco
2.1.1.10.002 Internacional
2.1.1.20. PRESTAMOS BANCOS NACIONALES
2.1.1.20.001 Produbanco
2.1.1.20.002 Internacional
2.1.1.30. PRESTAMOS BANCOS EXTRANJEROS
2.1.1.30.001 Produbank
2.1.1.80. INTERESES POR PAGAR - PRESTAMOS BANCARIOS
2.1.1.80.001 Intereses por pagar Produbanco
2.1.2. PROVEEDORES
2.1.2.10. PROVEEDORES NACIONALES
2.1.2.10.001 Transportistas
2.1.2.10.002 Bienes y Servicios
2.1.2.10.003 Diners Club
2.1.2.10.004 Impuestos SRI por Pagar
2.1.2.10.005 Proveedores varios
2.1.2.10.006 Mastercard Produbanco
2.1.2.10.007 American Express
2.1.2.10.008 Visa Banco de Guayaquil
2.1.2.10.010 Proveedores Socios
2.1.2.80. COMPAÑÍAS RELACIONADAS COMERCIALES
2.1.2.80.001 Servigrúas Cía. Ltda.
2.1.2.80.002 Consorcio Noroccidental-Atlas
2.1.3. REMUNERACIONES POR PAGAR
2.1.3.10. SUELDOS Y BENEFICIOS DE LEY
2.1.3.10.001 Sueldos por Pagar
2.1.3.10.002 Décimo Tercero
2.1.3.10.003 Décimo Cuarto
2.1.3.10.006 Liquidaciones e indemnizaciones
2.1.3.10.007 Vacaciones por Pagar
2.1.3.20. OBLIGACIONES CON EL IESS
2.1.3.20.001 Aporte Patronal
2.1.3.20.002 Aporte Personal
98
2.1.3.20.003 Fondos de Reserva
2.1.3.20.004 Préstamos Quirografarios
2.1.3.20.005 Préstamos Hipotecarios
2.1.3.20.006 Extensión Salud IESS
2.1.3.30. PARTICIPACIÓN UTILIDADES
2.1.3.30.001 15% Utilidades Trabajadores
2.1.3.30.002 Dividendos Socios
2.1.3.40. OBLIGACIONES EMPLEADOS
2.1.3.40.001 Retenciones Judiciales
2.1.3.40.002 Abefarm
2.1.3.40.003 Genesis
2.1.3.40.004 Almacenes Tía
2.1.4. IMPUESTOS POR PAGAR
2.1.4.10. RETENCIÓN RENTA
2.1.4.10.001 Retención en la Fuente 1% Servicio Trans
2.1.4.10.002 Retención en la Fuente 1% Compras
2.1.4.10.003 Retención Fuente 1% Servicios Básicos
2.1.4.10.004 Retención en la Fuente Activos Fijos 1%
2.1.4.10.006 Retención en la Fuente 1% Publicidad
2.1.4.10.007 Retención en la Fuente 1 x Mil Seguros
2.1.4.10.008 Retención en la Fuente Relación Dependencia
2.1.4.10.011 Retención en la fuente 2% Rendimientos Financieros
2.1.4.10.013 Retención en la Fuente 2% Servicios
2.1.4.10.014 Retención en la Fuente 10% Honorarios
2.1.4.10.015 Retención en la Fuente 8% Arriendos
2.1.4.10.016 Retención en la Fuente 8% Honorarios
2.1.4.10.017 Retención en la Fuente Dividendos Socios
2.1.4.10.018 Retención en la Fuente 25% Servicios del exterior
2.1.4.20. IVA EN VENTAS
2.1.4.20.001 IVA Ventas
2.1.4.30. RETENCIONES IVA
2.1.4.30.001 Retención IVA Servicios 70%
2.1.4.30.002 Retención IVA Compras 30%
2.1.4.30.003 Retención IVA 100%
2.1.4.40. IMPUESTO A LA RENTA
2.1.4.40.001 25% Impuesto a la Renta
2.1.9. OTRAS CUENTAS POR PAGAR
2.1.9.10. PRESTAMOS TERCEROS
2.1.9.10.001 Edgar Andrade
2.1.9.10.002 Edgar Fabián Andrade
2.1.9.10.003 Christian Andrade
2.1.9.20. COMPAÑÍAS RELACIONADAS
2.1.9.20.001 Servigrúas Cía. Ltda.
2.1.9.20.003 Socios
2.1.9.90. VARIAS CUENTAS POR PAGAR
2.1.9.90.001 Dividendos por Pagar Socios
2.2. PASIVOS LARGO PLAZO
2.2.1. OBLIGACIONES BANCARIAS
2.2.1.10. BANCOS LOCALES
2.2.1.10.001 Produbanco
2.2.1.20. BANCOS EXTRANJEROS
2.2.1.20.001 Produbank
2.2.1.40. OBLIGACIONES
2.2.3. COMPAÑÍAS RELACIONADAS
99
2.2.3.10. COMPAÑÍAS RELACIONADAS
2.2.3.10.001 Servigrúas Cía. Ltda.
2.2.3.10.002 Socios
2.1.9.20.003 Consorcio Noroccidental Atlas
2.2.3.90. OTRAS CUENTAS POR PAGAR A TERCEROS
2.2.3.90.001 Edgar Andrade Torres
2.2.3.90.002 Sandra Beatriz Andrade
2.2.3.90.003 Christian Andrade
2.2.3.90.004 Edgar Fabián Andrade
2.2.3.90.005 Beatriz Del Castillo
2.2.3.90.006 Transportes Noroccidental Internacional
2.2.3.90.007 Federico Andrade
2.2.4. OBLIGACIONES BONIFICACIONES DEFINIDAS
2.2.4.10. JUBILACIÓN PATRONAL
2.2.4.10.002 Jubilación Patronal
2.2.4.20. PROVISIÓN PARA DESAHUCIO
2.2.4.20.002 Provisión para Desahucio
2.2.4.30. PASIVO DIFERIDO
2.2.4.30.001 Pasivos Diferidos
3. PATRIMONIO
3.1. PATRIMONIO
3.1.1. CAPITAL SOCIAL
3.1.1.10. PARTICIPACIONES SOCIALES
3.1.1.10.001 Del Castillo Gladys Beatriz
3.1.1.10.002 Andrade Del Castillo Edgar Federico
3.1.1.10.003 Andrade Del Castillo Milton F.
3.1.1.10.004 Andrade Del Castillo Juan Carlos
3.1.1.10.005 Andrade Valenzuela Edgar Fabián
3.1.1.10.006 Andrade Valenzuela Christian Esteban
3.1.1.10.007 Andrade Yépez Sandra Beatriz
3.1.1.20. APORTES FUTURAS CAPITALIZACIONES
3.1.1.20.001 Utilidad a reinvertir-2008
3.1.1.20.002 Aportes Socios en Numerario
3.1.1.20.003 Aportes Socios en Especies
3.1.2. RESERVAS
3.1.2.10. RESERVA LEGAL
3.1.2.10.001 Reserva Legal
3.1.2.20. RESERVA FACULTATIVA
3.1.2.20.001 Reserva Facultativa
3.1.2.30. RESERVA DE CAPITAL
3.1.2.30.001 Reserva de Capital
3.1.2.40. UTILIDADES A REINVERTIR Y CAPITALIZAR
3.1.2.40.001 Utilidad a Reinvertir
3.1.9. RESULTADOS
3.1.9.10. UTILIDADES/PERDIDAS AÑOS ANTERIORES
3.1.9.10.001 Utilidades años anteriores
3.1.9.10.002 Pérdidas años anteriores
3.1.9.10.010 Resultados por Ajuste en OBD-ORI
3.1.9.20. UTILIDADES/PERDIDAS DEL EJERCICIO
3.1.9.20.001 Utilidad del ejercicio año 2012
3.1.9.20.002 Pérdida del ejercicio
3.1.9.30. UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS
3.1.9.30.001 Utilidades no distribuidas-2012
3.1.9.30.002 Utilidades no distribuidas -2013
100
3.1.9.40. NIIFS ADOPCIÓN POR PRIMERA VEZ
3.1.9.40.001 Niifs Adopción por primera vez
4. INGRESOS
4.1. INGRESOS OPERATIVOS
4.1.1. VENTAS TARIFA 0%
4.1.1.10. VENTAS POR TRANSPORTE DE CARGA
4.1.1.10.001 Ventas por transporte de carga
4.1.2. VENTAS TARIFA 12%
4.1.2.10. VENTAS ALQUILER EQUIPOS Y LOGÍSTICA
4.1.2.10.001 Alquiler Equipos
4.1.2.10.002 Servicios de Logística
4.1.2.10.003 Provisión Ingresos
4.1.8. OTROS INGRESOS
4.1.8.01. OTROS INGRESOS OPERATIVOS
4.1.8.01.001 Otros Ingresos
4.2. INGRESOS NO OPERATIVOS
4.2.1. INGRESOS NO OPERATIVOS
4.2.1.10. VENTA ACTIVOS FIJOS/RENDIMIENTOS FINANCI
4.2.1.10.001 Venta Activos Fijos
4.2.1.10.002 Rendimientos Financieros
4.2.1.10.003 Otros
5. COSTOS
5.1. COSTOS DIRECTOS DEL TRANSPORTE
5.1.1. COSTOS DEL TRANSPORTE
5.1.1.10. SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
5.1.1.10.001 Sueldos
5.1.1.10.002 Horas Extras
5.1.1.10.005 Aporte Patronal
5.1.1.10.006 Décimo Tercero
5.1.1.10.007 Décimo Cuarto
5.1.1.10.008 Vacaciones
5.1.1.10.009 Fondos de Reserva
5.1.1.10.012 Indemnizaciones y Subsidios
5.1.1.10.040 Jubilación Patronal
5.1.1.10.041 Desahucio
5.1.1.20. COSTOS FLETES Y ALQUILER
5.1.1.20.001 Flete Terceros
5.1.1.20.002 Alquiler Equipos a Terceros
5.1.1.20.003 Gastos importación- Puertos
5.1.1.30. COSTO MANTENIMIENTO EQUIPO DE TRANSPORTE
5.1.1.30.001 Combustible
5.1.1.30.002 Llantas
5.1.1.30.003 Repuestos
5.1.1.30.004 Mantenimiento-Servicio Terceros
5.1.1.30.005 Aceites y Lubricantes
5.1.1.30.006 Materiales de Ferretería
5.1.1.30.007 Gastos Importación Repuestos
5.1.1.30.008 Servicio de Reencauche de Llantas
5.1.1.40.
COSTOS TRANSPORTE CARRETERA Y
CAMPAMENTO
5.1.1.40.001 Alimentación
5.1.1.40.002 Hospedaje
5.1.1.40.003 Pasajes aéreos
5.1.1.40.004 Limpieza y Lavandería
101
5.1.1.40.005 Viáticos choferes/campamento
5.1.1.40.006 Movilización Peajes Gabarra
5.1.1.50. DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN ACTIVOS FIJO
5.1.1.50.001 Depreciación Activos Fijos
5.1.1.90. OTROS COSTOS DIRECTOS
5.1.1.90.001 Agasajo Navideño
5.2. COSTOS INDIRECTOS TALLERES/OFICINA/CAMPA
5.2.1. COSTOS INDIRECTOS TALLERES/OFICINA/CAMPA
5.2.1.10. SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES MOD
5.2.1.10.001 Sueldos
5.2.1.10.002 Horas Extras
5.2.1.10.004 Aporte Patronal
5.2.1.10.005 Décimo Tercero
5.2.1.10.006 Décimo Cuarto
5.2.1.10.007 Vacaciones
5.2.1.10.008 Fondos de Reserva
5.2.1.10.015 Transporte
5.2.1.10.040 Jubilación Patronal
5.2.1.10.041 Desahucio
5.2.1.20. SEGURIDAD AMBIENTE Y SALUD OCUPACIONAL
5.2.1.20.001 EPP Equipo Protección Personal
5.2.1.20.002 Certificación Equipos
5.2.1.20.003 Certificaciones Personal
5.2.1.20.004 Exámenes Ocupacionales y preocupacionales
5.2.1.20.005 Medicinas-vacunas
5.2.1.20.006 Atención medica
5.2.1.20.007 Recargas Extintores
5.2.1.20.008 Materiales e Insumos de Seguridad
5.2.1.20.009 Señalética
5.2.1.20.010 Capacitación OHSAS-18001
5.2.1.20.011 Gastos en protección ambiente
5.2.1.30. PÓLIZAS DE SEGUROS
5.2.1.30.001 Pólizas de Seguros Equipos
5.2.1.30.002 Pólizas de Seguros Personal
5.2.1.80. IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
5.2.1.80.001 Impuestos Municipales Sangolquí
5.2.1.80.002 Impuestos Municipales Lago
5.2.1.80.003 Impuestos Municipales Coca
5.2.1.80.004 15% de Gastos Administrativos PP
5.2.1.80.005 Tasa Anual Bomberos
5.2.1.80.006 Permisos de Operación Regular
5.2.1.80.007 Permisos Especiales MTOP
5.2.1.80.008 Matricula Vehicular SRI
5.2.1.80.009 Matriculas Equipo Pesado MTOP
5.2.1.80.010 Permisos ARCH
5.2.1.90. OTROS COSTOS INDIRECTOS
5.2.1.90.001 Estudios Técnicos en carretera
5.2.1.90.002 Construcciones y Reforzamiento de Puentes
5.2.1.90.003 Materiales y Suministros de Oficina
5.2.1.90.004 Materiales y Suministros de Limpieza
5.2.1.90.005 Mantenimiento Equipo de Oficina
5.2.1.90.006 Arriendos
5.2.1.90.007 Serv. Básicos Luz, Agua, Teléfono
5.2.1.90.008 Instalaciones y Mejoras
102
5.2.1.90.009 Servicio Postal/Envío de dtos.
5.2.1.90.010 Servicio Telefonía Celular
5.2.1.90.011 Servicio de guardianía
5.2.1.90.012 Alimentación y Refrigerios
5.2.1.90.013 Movilización y peajes
5.2.1.90.014 Combustible Unidad de Recorrido
5.2.1.90.015 Equipo de Izaje
5.2.1.90.016 Mantenimiento unidad de Recorrido
5.2.1.90.017 Pasajes Aéreos
5.2.1.90.018 Capacitación personal operativo
5.2.1.90.019 Pérdidas en transporte
5.2.1.90.020 Combustible vehículos livianos
5.2.1.90.021 Mantenimiento vehículos livianos
5.2.1.90.022 Mantenimiento y frecuencia de radio
5.2.1.90.025 Servicio de Internet
5.2.1.90.027 Agasajo Navideño
5.2.1.90.050 Gastos varios
6. GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN Y VEN
6.1. GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN
6.1.1. GASTOS ADMINISTRACIÓN
6.1.1.10. SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
6.1.1.10.001 Sueldos
6.1.1.10.002 Horas Extras
6.1.1.10.005 Aporte Patronal
6.1.1.10.006 Décimo Tercero
6.1.1.10.007 Décimo Cuarto
6.1.1.10.008 Vacaciones
6.1.1.10.009 Fondos de Reserva
6.1.1.10.012 Indemnizaciones y Subsidios
6.1.1.10.040 Jubilación Patronal
6.1.1.10.041 Desahucio
6.1.1.20. SERVICIO TERCEROS
6.1.1.20.001 Honorarios Profesionales
6.1.1.20.002 Sueldos Ocasionales
6.1.1.20.003 Materiales y Suministros de Oficina
6.1.1.20.004 Suministros de Limpieza y cafetería
6.1.1.20.005 Mantenimiento equipo de oficina y computación
6.1.1.20.006 Combustibles vehículos livianos
6.1.1.20.007 Mantenimiento vehículos livianos
6.1.1.20.008 Matricula Vehículos Livianos
6.1.1.20.009 Arriendo Oficina Quito
6.1.1.20.010 Servicios Básicos
6.1.1.20.011 Instalaciones y Mejoras
6.1.1.20.012 Servicio Postal- Envío Documentos
6.1.1.20.013 Seguros -Asistencia Medica
6.1.1.20.014 Servicio de guardianía
6.1.1.20.015 Gestión de Calidad
6.1.1.20.016 Consumo servicio Internet
6.1.1.20.017 Gastos de viaje
6.1.1.20.018 Movilización-peajes-pasajes aéreos
6.1.1.20.019 Cuota condominio Edificio
6.1.1.20.020 Gastos de Gestión
6.1.1.20.021 Servicio de telefonía Celular
6.1.1.20.022 Gastos Judiciales
103
6.1.1.20.023 Gastos Varios
6.1.1.20.024 Suministros y material tecnológico
6.1.1.20.025 Capacitación Personal Administrativo
6.1.1.20.026 Ropa de Trabajo
6.1.1.30. IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
6.1.1.30.001 Contribución Superintendencia de Compañía
6.1.1.30.002 Impuestos Municipales Quito
6.1.1.30.003 2.5% Imp. Petropp.
6.1.1.30.004 Cuotas Afiliaciones
6.1.1.30.007 IVA que se carga al gasto
6.1.1.30.008 Intereses y multas SRI
6.1.1.30.009 1% Procuraduría General del Estado
6.1.1.30.010 Impuesto a la Salida de Divisas
6.1.1.30.012 Municipio de Sangolquí
6.1.1.40. DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN ACTIVOS FIJO
6.1.1.40.001 Depreciación Activos Fijos
6.1.1.40.002 Amortización Activos Fijos
6.1.1.90. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS
6.1.1.90.001 Agasajo Navideño
6.2. GASTOS DE VENTA
6.2.1. GASTOS DE VENTA
6.2.1.10. GASTOS DE VENTA
6.2.1.10.001 Publicidad y Propaganda
6.2.1.10.002 Comisiones
6.2.1.10.003 Pérdida en Cuentas Incobrables
6.2.1.10.004 Ofertas y Licitaciones
6.3. GASTOS FINANCIEROS
6.3.1. GASTOS FINANCIEROS
6.3.1.10. GASTOS FINANCIEROS
6.3.1.10.001 Gastos bancarios
6.3.1.10.002 Intereses
6.3.1.10.003 Comisiones
6.5.
PARTICIPACIÓN TRABAJADORES E IMPUESTO A LA
RENTA
6.5.1.
PARTICIPACIÓN TRABAJADORES E IMPUESTO A LA
RENTA
6.5.1.10. 15% PARTICIPACIÓN TRABAJADORES
6.5.1.10.001 15% Participación Trabajadores
6.5.1.20. 25% IMPUESTO A LA RENTA
6.5.1.20.001 25% Impuesto a la Renta
6.5.1.30. IMPUESTOS DIFERIDOS
6.5.1.30.001 Gastos Impuestos Diferidos
(Transportes Noroccidental Cía. Ltda., 2015)
104
4.2. Normas Contables
a) Los estados financieros de la empresa deberán ser preparados en base a las Normas
Internacionales de Información Financiera NIIF. Todas las cifras deberán ser expresadas en
dólares estadounidenses.
b) Transportes Noroccidental Cía. Ltda. debe adoptar la clasificación de cuentas bajo la
estructura contable del Estado Ecuatoriano regulada por la Superintendencia de
Compañías, particularmente en la configuración del Balance General y Estado Integral de
Resultados, que son instrumentos fundamentales para la interpretación de la situación
financiera de la empresa.
c) Toda operación contable que se registre debe estar respaldada con documentos originales
(facturas, recibos, comprobantes, etc.) presentados según el reglamento de comprobantes
de venta, retención y documentos complementarios del Servicio de Rentas Internas.
d) El valor del ingreso y el egreso se debe registrar en moneda de curso legal en el Estado
Ecuatoriano.
e) Se deberán anotar las operaciones en el momento en que estas ocurren, esto propiciará que
se tenga un efectivo control de la disponibilidad financiera y que la información contenida
en los estados financieros sea confiable.
f) El control de los registros contables estará a cargo del contador
g) Realizar el Informe mensual de ingresos y el Informe mensual de egresos
h) Provisionar las reservas de fondos que genera el presupuesto de egresos que son las
obligaciones contraídas pendientes de pago.
i) Se debe identificar los tipos de proyectos que la compañía adquiere sean petroleros,
hidroeléctricos, etc. Esto permitirá determinar un correcto procedimiento contable, es decir,
que los ingresos y egresos se registren en el Centro de Costos que corresponde al trabajo.
j) Si la compañía percibe valores para cada uno de los proyectos el contador está en la
obligación en abrir una cuenta bancaria denominada con el nombre del proyecto, un fondo
105
rotativo el cual permita cubrir los valores para el pago a proveedores y compra de
materiales, etc.
k) Con la finalidad de mantener un excelente control de costos del ejercicio contable, se debe
establecer subcuentas en cada uno de los proyectos para el registro de los desembolsos
ocasionados por rubro.
l) Cada una de las transacciones que la compañía realice deber ser registrada en el software
propio de la compañía denominado Dbsys Professional, respaldando con comprobantes de
diarios contables, ingreso, egresos los cuales deben contener la firma del auxiliar de
tesorería y del contador.
m) El contador tiene la obligación de realizar la declaración del IVA, Retención en la Fuente,
Impuesto a la Renta, anexos de acuerdo a la normativa que rige la Ley de Régimen
Tributario Interno.
n) Los proveedores pueden facturar hasta el 22 de cada mes, después de esa fecha deberán
facturar con el mes siguiente.
o) Las fechas para el pago de facturas de proveedores serán los días martes y viernes de
15H00 a 17H00.
p) Toda factura de bienes y servicios debe estar debidamente autorizada por los Gerentes y/o
Jefes de Proyecto
q) Luego de registrar cada una de las transacciones con sus respectivos respaldos, la persona
encargada deberá archivarlos en forma ordenada, con el fin de llevar un orden cronológico.
106
4.3. Políticas Contables
4.3.1. Cuentas comerciales por cobrar
Las cuentas comerciales por cobrar y otras cuentas por cobrar son activos financieros no derivados
con pagos fijos o determinables, que no cotizan en un mercado activo.
Después del reconocimiento inicial, a valor razonable, se miden al costo amortizado utilizando el
método de la tasa de interés efectiva, menos cualquier deterioro. El ingreso por intereses
(incluyéndolos intereses implícitos) se reconoce como ingresos por interés y se calculan utilizando
la tasa de interés efectiva, excepto para las cuentas por cobrar a corto plazo cuando el
reconocimiento del interés resultare inmaterial. El período de crédito promedio sobre la venta de
bienes es de 45 días.
Las cuentas comerciales por cobrar son evaluadas en cada fecha del estado de situación financiera
para determinar si existe evidencia objetiva de deterioro. Las pérdidas por deterioro se reconocen
en resultados y se reflejan en una cuenta de estimación para deterioro de las cuentas comerciales
por cobrar. Dicha estimación se constituye en función de un análisis de la probabilidad de
recuperación de las cuentas.
4.3.2. Propiedad y Equipo
4.3.2.1. Medición en el momento del reconocimiento
Las partidas de propiedad y equipo se miden inicialmente por su costo
El costo de la propiedad y equipo comprende su precio de adquisición más todos los costos
directamente relacionados con la ubicación y la puesta en condiciones de funcionamiento y la
estimación inicial de cualquier costo de desmantelamiento y retiro de elemento o de rehabilitación
de la ubicación del activo.
Adicionalmente, se considera como parte del costo de los activos, los costos por préstamos
directamente atribuibles a la adquisición o construcción de activos calificados. (Martínez y
Asociados, 2013)
107
4.3.2.2. Medición posterior al reconocimiento
Modelo del costo.- Después del reconocimiento inicial, las propiedades y equipo son registradas al
costo menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas de deterioro de
valor.
Los gastos de reparaciones y mantenimientos se imputan a resultados en el período en que se
producen. (Martínez y Asociados, 2013)
4.3.2.3. Método de depreciación y vidas útiles
El costo o valor revaluado de propiedades y equipo se deprecia de acuerdo con el método de línea
recta. La vida útil estimada, valor residual y método de depreciación son revisados al final de cada
año siendo el efecto de cualquier cambio en el estimado registrado sobre una base prospectiva.
A continuación se presentan las principales partidas de propiedades y equipo y las vidas útiles
usadas en el cálculo de la depreciación:
Ítem Vida útil (en años)
Edificios 20
Equipo de transporte 8-10
Muebles y enseres y equipos de oficina 10
Equipos de computación 3
Maquinaria y Equipo 7
(Martínez y Asociados, 2013)
4.3.2.4. Retiro o venta de propiedades, planta y equipo
La utilidad o pérdida que surja del retiro o venta de una partida de propiedades y equipo es
calculada como la diferencia entre el precio de venta y el valor en libros del activo y reconocida en
resultados.
En caso de venta o retiro subsiguiente de propiedades revaluadas, el saldo de la reserva de
revaluación es transferido directamente a utilidades retenidas. (Martínez y Asociados, 2013)
108
4.3.2.5. Costos por préstamos
Los costos por préstamos atribuidos directamente a la adquisición, construcción o producción de
activos calificados, los cuales constituyen activos que requieren de un período de tiempo sustancial
para su uso o venta, son sumados al costo de estos activos hasta el momento en que estén listos
para su uso o venta.
Todos los otros costos por préstamos son reconocidos en resultados durante el período en que se
incurren.
4.3.2.6. Deterioro del valor de los activos tangibles
Al final de cada período, la compañía evalúa los valores en libros de sus activos tangibles a fin de
determinar si existe un indicativo de que estos activos han sufrido alguna pérdida por deterioro. En
tal caso, se calcula el importe recuperable del activo o unidad generadora de efectivo a fin de
determinar el alcance de la pérdida por deterioro (de haber alguna).
Las pérdidas y reversiones por deterioro se reconocen inmediatamente en resultados, salvo si el
activo se registra a un importe revaluado, en cuyo caso se debe considerar la pérdida por deterioro
como una disminución o un incremento en la revaluación. (Martínez y Asociados, 2013)
4.3.3. Impuestos
El gasto por impuesto a la renta representa la suma del impuesto a la renta por pagar corriente y el
impuesto diferido.
Impuesto corriente.- Se basa en la utilidad gravable (tributaria) registrada durante el año. La
utilidad gravable difiere de la utilidad contable, debido a las partidas de ingreso o gastos
imponibles o deducibles y partidas que no serán gravables o deducibles. El pasivo de la Compañía
por concepto del impuesto corriente se calcula utilizando las tasas fiscales aprobadas al final de
cada período.
Impuestos diferidos.- Se reconoce sobre las diferencias temporarias determinadas entre el valor en
libros de los activos y pasivos incluidos en los estados financieros y sus bases fiscales. Un pasivo
por impuesto diferido se reconoce generalmente para todas las diferencias temporarias imponibles
deducibles, en la medida en que resulte probable que la compañía disponga de utilidades gravables
futuras contra las que se podría cargar esas diferencias temporarias deducibles.
109
La compañía compensa activos por impuestos diferidos con pasivos por impuestos diferidos si, y
solo sí tiene reconocido legalmente el derecho de compensarlos, frente a la misma autoridad fiscal,
los importes reconocidos en esas partidas y la Compañía tiene la intención de liquidar sus activos y
pasivos como netos.
Impuestos corrientes y diferidos.- Se reconocen como ingresos y gasto, y son incluidos en el
resultado, excepto en la medida en que hayan surgido de una transacción o suceso que se reconoce
fuera del resultado; o cuando surgen del registro inicial de una combinación de negocios. (Martínez
y Asociados, 2013)
4.3.4. Beneficios definidos: Jubilación patronal y bonificación por desahucio
El costo de los beneficios definidos (jubilación patronal y bonificación por desahucio) es
determinado utilizando el método de la unidad de crédito proyectada, con valoraciones actuariales
realizadas al final de cada período.
Los costos por servicio se reconocen en el resultado del año en el que se generan, así como el
interés financiero generado por la obligación de beneficio definido.
Las nuevas mediciones, que comprenden las ganancias y pérdidas actuariales en otro resultado
integral se reflejan inmediatamente en las utilidades retenidas y no son reclasificadas a la utilidad o
pérdida del período. (Martínez y Asociados, 2013)
4.3.5. Costos y gastos
Se registran al costo histórico. Los costos y gastos se reconocen a medida que son incurridos,
independientemente de la fecha en que se haya realizado el pago, y se registran en el período más
cercano en el que se conocen. (Martínez y Asociados, 2013)
110
4.4. Procedimientos Contables
a.) Transportes Noroccidental Cía. Ltda. lleva la contabilidad a partir del año 2007 en el
sistema contable Dbsys Professional, acorde a las necesidades y exigencias de la normativa
contable y tributaria que rigen al Estado Ecuatoriano, a su vez a través de él se obtiene
información oportuna y confiable.
b.) Es un sistema de fácil manejo, con restricciones en las claves de seguridad por cargo de
acuerdo a la función y nivel de responsabilidad con la que ejecuta cada miembro de la
organización. Arroja reportes con saldos razonables en varios formatos pdf, excel,
impresoras, para utilizar la información de acuerdo a las necesidades como por ejemplo
para efectuar el cruce de información entre módulos, que reflejan los saldos de las cuentas
de los Estados Financieros, obteniendo información financiera oportuna y confiable, que
permitan el establecimiento de estrategias para el cumplimiento de la misión, visión y
objetivos de la organización.
c.) El procedimiento Contable se lo realiza tomado la información que consta en
comprobantes de venta que sustentan las transacciones comerciales, tales como: facturas de
proveedores, notas de venta, notas de crédito, comprobantes de retención, facturas de
clientes, liquidaciones de bienes y servicios, y otros documentos como: finiquitos de
trabajo, roles de pago, notas de débito y de crédito bancarias, entre otros, documentos que
se han generado como resultado de la actividad económica de la empresa, así como
información y Reportes de las diferentes áreas que se generan en las cuentas contables.
d.) Estos documentos son recibidos por cada responsable para el procesamiento oportuno de
acuerdo al tipo de transacción proceden a ingresar al sistema contable al módulo
correspondiente que puede ser (proveedores, tesorería, cartera, nómina, contabilidad,
administrativo). Los módulos registran la firma de cada usuario que tiene acceso al
sistema, que puede plasmar en los documentos que arroja el sistema como: Diario contable,
provisiones, comprobante de egreso, comprobante de ingreso, facturas de ventas, para
luego mayorizar la información.
e.) El contador (a) cada mes de manera periódica efectuará un análisis a las principales cuentas
de los Estados Financieros, efectuando los ajustes que correspondan, tales como:
depreciaciones de activos fijos, amortizaciones de los activos corrientes, provisiones
sociales, reclasificación de las cuentas de activo y pasivo.
111
f.) El tesorero (a) cumplirá estrictamente con en el pago puntual de las obligaciones
tributarias, impuestos municipales, contribuciones especiales, que se generan en
instituciones como: Servicio de Rentas Internas (SRI), Superintendencia de Compañías,
Municipios, Cámaras de Comercio y Asociaciones.
g.) Mensualmente la compañía deberá cumplir con las declaraciones y pago de sus
obligaciones tributarias: como son Impuesto al Valor Agregado (Formulario 104),
Retenciones de Impuesto a la Renta (Formulario 103) y Anexos Transaccionales (ATS),
Anexo de accionistas, Impuesto a la renta anual (Formulario 101) las mismas que se
realizan de acuerdo con el noveno dígito del RUC que es el número ocho de tal manera que
se presentará el formulario de declaración Y pago hasta el día 26 de cada mes, tal y como
lo establece el Servicio de Rentas Internas.
h.) Cumplimiento anual del pago del 1.5 por mil sobre los activos totales, es un impuesto al
capital en giro, establecido por el Municipio de Quito. Este se calcula, del total del activo,
se resta el pasivo corriente y contingente, se establece una base imponible y sobre ésta, se
aplica el 1.5 por mil, los valores corresponden al ejercicio económico financiero del
primero de enero al 31 de diciembre de cada año.
i.) El contador (a) Dará cumplimiento al pago de Patente, considerando como base del cálculo
el Patrimonio
j.) Ajustes y reclasificación de asientos contables
Los últimos días de cada mes, el contador (a) procede a realizar un estudio exhaustivo de
las principales cuentas del balance, con la finalidad de que los saldos reflejen valores
razonables, y que haya un cuadre entre módulos, por lo que es necesario el registro de
asientos de diario de ajustes y reclasificaciones, para lo cual imprimirá todos los reportes
que creyera necesarios para justificar y respaldar la veracidad de las cuentas, adjuntando el
libro mayor de la cuenta analizada.
Estos papeles de trabajo son archivados en una carpeta, con el nombre de análisis de
cuentas, al finalizar el año, estarán adjuntos también los balances y sus respectivas
declaraciones de impuestos, debidamente legalizados con las firmas del Gerente General y
del Contador(a) General.
112
k.) Elaboración de Conciliaciones Bancarias
Asistente de Proveedores cada fin de mes realiza las conciliaciones bancarias de las
cuentas corrientes que mantiene Transportes Noroccidental, el Contador(a) General, revisa
aquellas partidas de conciliación como son cheques en circulación y depósitos en tránsito,
registra notas de débito, notas de crédito bancarias, y cualquier otro ajuste contable que
corresponda. Las Conciliaciones bancarias son archivadas con todos los documentos de
soportes como: estado de cuenta bancario, mayor del libro bancos de cada mes, notas de
crédito bancarias, notas de débito bancarias y diarios de cierre de impuestos cuando los
pagos de las declaraciones de impuestos se las realiza con débito automático bancario.
l.) Transferencias bancarias
Una vez que el asistente de nómina haya realizado la carga al sistema cash management de
las Instituciones Financieras por concepto de pago sueldos, viáticos, anticipos, préstamos o
cualquier pago a proveedor nacional, es responsabilidad de contador general y asistente de
tesorería realizar la primera aprobación al sistema bancario, al igual que aprobar
transferencias bancarias a las cuentas corrientes de la compañía y a transferencias por pago
a los proveedores en el exterior. Luego enviará a la gerencia general y a la gerencia
comercial para que realicen el segundo nivel de aprobación, esto con el objetivo de
mantener a todas las partes interesadas comunicadas de las transacciones y de evitar
acreditaciones innecesarias o erróneas creando este tipo de filtros.
m.) Créditos Bancarios
El Contador(a) General coordina con la Gerencia General y Oficial de Crédito de la
Institución Financiera los requisitos para la obtención y aprobación de créditos bancarios,
emisión de garantías bancarias, Información financiera actualizada, estados de cuenta,
certificados bancarios y cualquier otro documento solicitado por las compañías clientes o
proveedoras. En el caso de Créditos una vez aprobado el préstamo entrega a tesorería la
Nota de Crédito del préstamo y la correspondiente tabla de amortización para que registre
contablemente el crédito bancario y puedan provisionar mensualmente el pago de la deuda
del capital y los intereses.
El Contador(a) General mantiene un control de todas las obligaciones bancarias vigentes,
mensualmente y se envía al nivel administrativo a través de correo electrónico.
113
n.) Liquidación de Importaciones
Cuando ha concluido la importación, la Asistente de Importaciones entrega al Contador (a)
General la liquidación respectiva, con el objetivo de conciliar la cuenta y proceder a
realizar el registro contable.
El propósito de la conciliación es determinar errores en registros contables o durante el
proceso de importación, regularizado el saldo, se procede a realizar el acta entrega de
recepción de documentos con las firmas de responsabilidad, de esta manera concluye la
liquidación y registro de las importaciones.
o.) Aprobación de declaración de Impuestos Mensuales
Luego de que asistente de impuestos, revisó y concilió los impuestos, contador general
revisa y sumilla las declaraciones de impuestos generadas en el sistema DIMM formularios
del SRI y envía a Gerencia General para que en forma conjunta firme las declaraciones, así
las firmas conjuntas del Gerente General y del contador en las declaraciones de impuestos
evidencia legalidad del documento.
p.) Conciliación Tributaria
Al término del ejercicio fiscal, el Contador General una vez determinado el resultado
Anual, previo análisis de las cuentas de los Estados Financieros, de acuerdo con lo que
determina la Ley y el Reglamento de Régimen Tributario Interno vigente, referente a las
partidas conciliatorias de los ingresos de fuente ecuatoriana, ingresos exentos, gastos
deducibles y gastos no deducibles, de esta manera se determina el pago del impuesto a la
renta, utilidades a trabajadores, dividendos a los socios y la utilidad del ejercicio.
q.) Contabilización facturas de proveedores de bienes y servicios
Recepción recibirá facturas hasta el 22 de cada mes, posterior a este día el proveedor tiene
conocimiento que la fecha de emisión de la factura será para el mes siguiente. Para ser
registradas las facturas, éstas deben estar aprobadas por las Gerencias: General, Comercial
y de compras o por los jefes de proyecto.
El Asistente de proveedores recibe el reporte de solicitudes de pago de todas las facturas
que han sido ingresadas al sistema de proveedores para realizar el registro contable,
114
mediante la emisión de la provisión, adjuntando la factura y la respectiva retención. El
archivo de estas provisiones se realiza en orden alfabético.
r.) Contabilización facturas de proveedores de transporte
El Asistente de Proveedores, recibe del Asistente Comercial y de recepción, el reporte
Recibo de Guías, junto con las facturas de transporte debidamente aprobadas por Gerencia
Comercial, con esta documentación procede a realizar el registro contable, el cual registra
la provisión electrónica, y se respalda con la factura y la respectiva retención electrónica
que se genera automáticamente una vez parametrizados los porcentajes respectivos según
corresponda en el sistema contable, y esta será enviada en el lapso de 5 días por correo
electrónico al proveedor. Finalmente la Asistente de Proveedores archiva las provisiones.
Una vez que se ha determinado fechas de vencimiento, la Asistente Comercial, envía
reporte de Cuentas por pagar Transportistas de las facturas aprobadas por la Gerencia
Comercial, al Asistente de proveedores para que proceda a retirar de su archivo las
provisiones que han sido aprobadas, adjuntando al reporte antes mencionado e
inmediatamente entrega al Asistente de tesorería para que proceda a emitir los cheques.
Cuando el comprobante de egreso ha sido entregado y firmado por el beneficiario,
recepción entrega al Asistente de Proveedores para su archivo.
Tesorería.-Comprobantes de egreso, emisión de cheques
a) Pago a proveedores de bienes y servicios
Mínimo una vez al mes, la asistente de tesorería elabora el Reporte Pago Proveedores, para
que la Gerencia General apruebe los pagos a realizarse según los respectivos vencimientos
y prioridades.
b) Pago a proveedores de transporte
Asistente de tesorería recibe de la Asistente de proveedores el reporte Cuentas por pagar
Transportistas aprobado por la gerencia comercial, con todas las provisiones a ser pagadas,
para que proceda a emitir los cheques, previo a ello, realiza un control y verificación de
anticipos entregados a los transportistas, mediante el registro de Control de Anticipo
Viajes, este registro lo manejan en Eco-6 a través de la emisión de un comprobante de
115
egreso, el mismo que permanece en esa locación y cualquier otro descuento por concepto
de viáticos, combustible, rastreo satelital, a fin de que se descuente en la factura.
c) Pagos Inmediatos
Se originan por reposiciones de caja, pago de servicios básicos, anticipos, préstamos,
finiquitos de trabajo al personal, anticipo a proveedores y cualquier otro pago solicitado
por las gerencias o sus delegados.
Aprobados así los pagos a proveedores de bienes y servicios, de transporte y los pagos
inmediatos, tesorería procede a emitir los comprobantes de egreso, y los respectivos
cheques, adjuntando los respaldos, entrega a contador general para revisión y aprobación.
d) Fondo caja
El fondo de caja, tiene la finalidad de atender el pago de gastos misceláneos, relacionados
con el giro del negocio del Transportes Noroccidental Cia. Ltda. y por su naturaleza su
consumo es inmediato.
Los montos aprobados y autorizados por la gerencia general son como sigue:
Fondo de Caja en Quito: U$. 3.000
Fondo de Caja en Lago Agrio: U$. 3.000
Fondo de Caja en El Coca: U$.10.000
Son responsables de este fondo: En Quito, Asistente de Proyectos; en Lago Agrio el
administrador y en el Coca el Asistente Contable. La reposición se realiza en forma
inmediata, en el formulario Reposición de gastos, código GNO-FI-RG-04, en el que se
adjuntará cada una de las facturas que respalden el gasto y/o costo incurrido y las
retenciones en la fuente.
Podrán realizarse arqueos de caja cuando así lo decida el gerente general y el contador.
e) Reposición de Gastos
Realizan la Reposición de Gastos en el que viene adjunto las facturas y las respectivas
retenciones aprobadas por el gerente general y los administradores de campo, según el
caso, las reposiciones de los campamentos son enviadas por valija y recibidas en Quito en
Recepción para ser entregadas a los jefes de proyecto para su revisión y aprobación, una
116
vez revisadas y aprobadas, se envían a la gerencia comercial para su final aprobación, ésta
reposición se entrega al asistente de proveedores para que registre las provisiones y la
contabilización de las retenciones y de inmediato el asistente de tesorería procede a realizar
la transferencia bancaria al Coca y a Lago Agrio y emite cheque sólo en el caso del fondo
de Quito, mediante comprobante de egreso, sustentado el comprobante y la transferencia
con cada una de las provisiones de pago, pasa al contador general para la aprobación y
luego a la gerencia general o comercial para la sumilla en cada uno de los soportes de la
caja y proceden a autorizan la transferencia bancaria y el giro del cheque, finalmente
tesorería entrega la transferencia bancaria ya autorizada a asistente de proveedor para que
archive.
f) Reposición Gastos de Viaje
Efectúa la Reposición Gastos de Viaje el asistente contable en Sangolquí.
Los asistentes contables del Coca y Sangolquí y el administrador en Lago Agrio son las
personas autorizadas a entregar anticipos de viaje al conductor, en el formulario Valor
entregado para viaje, para que realicen los gastos durante el viaje, anticipo que luego será
descargado con los correspondientes respaldos.
El asistente contable de Sangolquí mantiene un control de todos los anticipos entregados
para viaje mediante reposiciones que realiza al Coca y a Lago a través de control y
seguimiento en correos electrónicos.
Una vez que el conductor ha realizado su viaje, presenta la liquidación del anticipo al
Asistente de Contabilidad para conocer el gasto realizado en el Reporte Gastos de Viaje
Cuando el Asistente Contable haya concluido con todas y cada una de los gastos de viaje,
entrega al Gerente de Compras para su revisión, aprobación.
Con los Reportes de Gastos de Viaje sumillados y aprobados por la Gerencia de Compras,
el Asistente Contable registra la provisión con la Reposición Gastos de Viaje, e
inmediatamente envía al tesorero.
Tesorería recibe La Reposición Gastos de Viaje con todos los respaldos y procede a
realizar la emisión del cheque a través del comprobante de egreso para depositar en la
cuenta de Sangolquí, Contador General revisa y envía a Gerencia General y/o Comercial
para las firmas, el mensajero es el encargado de realizar el depósito en la cuenta y de
entregar el comprobante de egreso a Asistente de Proveedores para su archivo.
117
g) Pago por concepto de préstamos, anticipos y viáticos al personal
Es el asistente de Nómina, la persona encargada de realizar la carga en el sistema de cash
de las instituciones financieras por concepto de préstamo, anticipo o viáticos al personal,
una copia del reporte de esta carga entrega a tesorería para que realice la aprobación de
pago, quien a su vez y en forma inmediata solicita aprobación a la gerencia comercial o
general para la acreditación en cuenta del empleado. Tesorería realiza el registro de la Nota
de Débito Bancaria con el respaldo del reporte que entrega asistente de nómina. Al finalizar
el mes contador general realiza un análisis y conciliación de estas cuentas.
h) Pagos por concepto de Finiquitos
Asistente de Nómina entrega a asistente de proveedores el finiquito de trabajo para que
realice la provisión de pago, una vez registrada, entrega a tesorería para la emisión del
cheque, de inmediato el asistente de nómina recibe para solicitar firmas de autorización en
el cheque.
Una vez emitidos los comprobantes de egreso por tesorería, previo reporte aprobado por la
Gerencia General, son revisados y sumillados por el Contador (a) General, los mismos que
se adjuntan a la carpeta de pagos, para inmediata colocación de firmas autorizadas para el
pago de cheques. La empresa se maneja por el método firmas conjuntas y mantiene dos
firmas registradas: tanto del Gerente General, Presidente, Vicepresidente y Gerencia
Comercial, pueden hacerlo en forma indistinta.
Los comprobantes de egreso sumillados, firmados y aprobados por las gerencias, son
entregados a la recepción para que procedan al pago de los proveedores los días viernes en
horario de 14:00 a 17:00 horas.
Notas de Débito Bancarias
a) Por préstamos bancarios
Cuando se obtiene un crédito, contador general entrega a Tesorería la Tabla de Amortización
para que considere las fechas de vencimiento y pueda realizar los débitos correspondientes.
118
b) Pagos por gastos bancarios
Existen gastos bancarios por los siguientes conceptos: emisión estado de cuenta, certificados
bancarios, certificación de cheques, costo transferencias, manejo de cuenta, comisiones por
servicios bancarios, entre los principales, tesorero realiza el registro contable respaldando con
documentos y entrega a contador general para su revisión y aprobación.
c) Transferencias bancarias entre cuentas del mismo banco
Asistente de contabilidad mensualmente emite cheques de la cuenta mandatario por compras
autorizadas por el gerente de compras y envía un reporte resumen denominado Reporte
cheques girados por compras al contador general, información necesaria para revisar y aprobar
y enviar al tesorero para que solicite autorización y aprobación de gerencia comercial y/o
general, para realizar la transferencia.
Autoriza transferencia de fondos a la cuenta mandatario el gerente general y comercial para
cubrir anticipos entregados a transportistas, para lo cual asistente de compras realiza un
resumen según Reporte cheques girados por anticipo a particulares.
d) Transferencias bancarias a cuentas de otros bancos
Se realiza cuando no hay disponibilidad de fondos en una de las cuentas corrientes del Grupo,
la gerencia general autoriza a asistente de tesorería transferir fondos, lo hace a través del
sistema cash management, generando el reporte, el que constituye respaldo al débito bancario
con las respectivas firmas de responsabilidad.
Para realizar pagos a proveedores autorizados por la gerencia general, comercial o de compras,
con los correspondientes respaldos y firmas de autorización.
e) Transferencias a cuentas en bancos de exterior
Se realizan por pedido de la gerencia general y/o comercial, para efectuar pagos a proveedores
por las importaciones. Tesorería ingresa al sistema cash management los datos del proveedor,
los mismos que deben estar registrados y validados por el Banco. Validada la información,
tesorería carga la transferencia y envía al contador general para que apruebe, luego solicita
autorización a la gerencia general y/o comercial para el envío. El reporte generado por el
119
sistema es aprobado y autorizado por la gerencia general y/o comercial y constituye el respaldo
del débito bancario con las firmas de responsabilidad.
Comprobantes de Ingreso
a.) Depósitos y Notas de Crédito
Se generan ingresos en la cuenta corriente por cobros de cartera, créditos concedidos,
transferencias bancarias, devolución de cheques o reversos de transferencias realizadas.
b.) Libro Bancos
Asistente de Tesorería reporta a Gerencia General, Gerente Comercial y Contador General
los saldos disponibles de las cuentas corrientes del Grupo a través del envío de correo
electrónico. El libro bancos lo realiza en hoja de cálculo, mensualmente guarda el archivo
en medio magnético.
El sistema contable mediante el módulo de tesorería permite realizar la conciliación
bancaria, de esta manera se evidencia y se refleja el saldo real de la cuenta bancaria,
mensualmente realiza esta función el asistente de proveedores, envía a contador general
para su revisión y aprobación e inmediatamente procede a archivar.
c.) Cuenta Mandatario
Asistente de Contabilidad es el responsable del manejo de la cuenta mandatario, emite sus
propios comprobantes de egreso, se identifican con las siglas ECO-01-001; ECO, significa
la localización, en este caso Sangolquí; 01, representa el mes de proceso, y 001 el orden
cronológico de la emisión del comprobante.
Los ingresos constituyen la transferencia bancaria que realiza el asistente de tesorería y los
egresos están respaldados con las compras de bienes y servicios autorizados por el gerente
de compras. El proceso de registro es el siguiente: Gerente de Compras autoriza la compra
del bien o servicio, solicita el pago al asistente de contabilidad para lo cual emite cheque de
la cuenta mandatario, en el módulo de proveedores, opción comprobante de egreso, el
sistema registra el gasto, la retención y el valor del cheque; de esta manera el comprobante
120
de egreso quedará respaldado con la factura, el comprobante de retención y las respectivas
firmas de responsabilidad.
Asistente de contabilidad será responsable de mantener un archivo de los comprobantes de
egreso en forma secuencial, los mismos que estarán a disposición de quien los requiera.
Facturación
a) Elaboración de facturas electrónicas: La asistente Comercial elabora facturas
considerando las tarifas de acuerdo al contrato vigente que se mantiene con los clientes,
como también considerando la base legal para la emisión de comprobantes electrónicos y
reglamento de Régimen Tributario Interno parametrizados en el sistema Dbsys en el
módulo de cartera, que maneja la empresa. Una vez elaborada la factura se procede a
entregar al cliente con los documentos respectivos que respalden el servicio prestado tales
como: Guías de remisión, hojas de carga, reportes de inicio y finalización de
movilizaciones, con firmas de los supervisores tanto del cliente como de la empresa.
b) Pagos de Cartera: Asistente comercial, realiza el registro contable en el módulo de
facturación del depósito y/o Nota de Crédito que respalde la cancelación de facturas de
clientes, de esta manera va actualizando los saldos de cartera, el comprobante de ingreso
constará de la factura cancelada y los correspondientes respaldos, luego envía a asistente de
tesorería para su revisión, aprobación y cuadre.
Al realizar el análisis de cartera, contador determinará antigüedad de cartera y recuperación
de retenciones, procediendo a solicitar a asistente comercial haga el seguimiento y la
gestión de cobro para el registro correspondiente.
Impuestos
El Asistente de Impuestos realiza:
a) Declaración mensual de: Retenciones en la fuente del Impuesto a la renta y del IVA del
Grupo Noroccidental.
b) Procedimiento para declaración de impuestos mensuales
Se lo realiza a través del programa de Declaración de Impuestos del SRI (DIMM), cada
declaración está adjunta los documentos de respaldo como son cuentas auxiliares de los
121
módulos de cartera y proveedores. El módulo de cartera genera el reporte de ventas del
mes, en forma secuencial y por tipo de venta, tarifa 0% o tarifa 12% y el Reporte de
Retención Impuesto a la renta, 1% ó 2%, etc. según el tipo de servicio que estamos
facturando; el módulo de proveedores genera el reporte de compras, retención del iva y
retenciones de impuesto a la renta.
Cada uno de los reportes son conciliados con las cuentas del libro mayor de módulo de
contabilidad general, de esta manera se pueden determinar diferencias por mal registro
contable o incorrecta aplicación de porcentaje de retención.
Conciliadas las cuentas, se registran en una hoja de cálculo, denominada Resumen de
Impuestos, código GNO-FI-RG-08, esto como un proceso de verificación de la
información que se va a declarar en el DIMM, una vez revisada, verificada y conciliada
cada uno de los impuestos se ingresa al sistema informático del SRI, la finalidad es tener la
certeza de que la declaración de impuestos va sin errores, de esta manera evitamos el
trabajo de hacer declaraciones sustitutivas.
Esta información constituye la base para la siguiente declaración que son, los Anexos
Transaccionales, elaborados por el asistente de tesorería.
Conciliados y revisados los impuestos pasan a Contador General para su revisión,
aprobación y firma de responsabilidad, luego pasan a la gerencia general para su segunda
firma de responsabilidad, de esta manera las declaraciones quedan legalizadas.
Inmediatamente pasan a asistente de tesorería para que registre el débito bancario por
concepto de pago de impuestos. Asistente de impuestos recibe de asistente de tesorería las
declaraciones de impuestos, realiza el registro contable y liquidación de impuestos en
forma simultánea y procede al archivo de las declaraciones
Contabilización de tarjetas de crédito
El Transportes Noroccidental Cia. Ltda Realiza compras de bienes y servicios con tarjetas
de Crédito Corporativa, son beneficiarios de esta tarjeta los socios y principales directivos
autorizados por la gerencia general. Es obligación de cada uno de ellos, presentar el
voucher y la factura que respalda el gasto.
Los beneficiarios de la tarjeta de crédito, entregaran a la recepcionista, periódicamente y
conforme vayan utilizando el consumo de la tarjeta, recepción archivará por número de
122
tarjeta cada uno de los consumos, antes de finalizar el mes, verificará y comprobará con el
estado de cuenta, a fin de entregar a asistente de impuestos para que proceda a su
contabilización.
Asistente de impuestos, realizará provisión de pagos, por cada uno de los consumos, de
cada uno de los beneficiarios de la tarjeta de crédito, realizará un cuadre del pago de la
tarjeta de crédito una vez que hay contabilizado todas las provisiones, de esta manera
concilia el saldo a pagar de la tarjeta de crédito y envía a tesorería el valor que debe debitar
y registrar por concepto de pago de tarjeta de crédito al mes de consumo al que
corresponde.
Asistente de impuestos, mantiene un archivo por mes, de las provisiones que genera el
consumo y pago con tarjeta de crédito.
Archivo de la documentación contable
Es obligación de los asistentes contables de cada área mantener una secuencia de los
documentos de respaldo que han servido de base para la contabilización de las diferentes
transacciones, las mismas que deberán serán archivadas mensualmente en carpetas que
serán identificadas como sigue:
Tesorería:
Comprobantes de Ingreso
Comprobantes de Egreso
Notas de Débito
Notas de Crédito
Transferencias Bancarias
Cuentas por pagar (Provisiones de bienes y servicios)
Transportistas (Provisiones de transporte)
Pagos programados (Provisiones en cuotas)
Comprobantes de Retención
Conciliaciones Bancarias
123
Impuestos
Declaración de Impuestos (IVA, formulario 104 y Retenciones en la Fuente,
formulario 103)
Facturas Diners (Provisión pagos)
Facturas American Express (Provisión pagos)
Contador General
Diarios (Libro Diario)
Municipio de Quito (Impuestos Municipales)
Superintendencia de Compañías (Contribuciones)
Informes de Auditoría Estados Financieros
Obligaciones Bancarias
Comunicaciones (documentos del área contable)
Impuesto a la Renta
Análisis de cuentas
Las carpetas que correspondan al año anterior, permanecerán en bodega de Quito durante -
dos años, posteriormente serán almacenadas en cajas de cartón, identificando el
departamento contable, a que registro corresponde, numeración de hasta, señalando el
número de cajas y serán enviadas a Sangolquí, las mismas que permanecerán durante 6
años de acuerdo con lo que determina la Ley.
Auditoría Externa
Por disposición de la Superintendencia de Compañías estamos obligados a contratar los
servicios de Auditoría Externa. Está planificado hacerlo en dos fases, una preliminar a
agosto, y la final a diciembre de cada año. La planificación del trabajo por parte de los
auditores se lo realiza durante los meses - de octubre y - febrero respectivamente, por lo
tanto es función del contador general facilitar la información contable y financiera del
período de cierre. Para lo cual deberá presentar los estados financieros al cierre de cada
período firmados por el Gerente General y el Contador, ello implica que los balances han
sido debidamente revisados, aprobados y firmados por el Gerente General y el Contador
General.
124
Respaldo del Sistema Contable Back Up
El disco duro del servidor está configurado para que realice una copia automática del
sistema contable. Existe un segundo respaldo que está bajo control, supervisión y
responsabilidad del jefe de sistemas. (Transportes Noroccidental, 2013)
125
CAPÍTULO V
5. Normas, Políticas y Procedimientos Financieros para Transportes Noroccidental Cía.
Ltda.
La Gestión Financiera de Transportes Noroccidental, se realiza tomando en cuenta las herramientas
Financieras que faciliten la optimización de los recursos económicos generados en el giro de
negocio, planteando soluciones a los requerimientos de efectivo, creando y fortaleciendo las
interrelaciones con las instituciones financieras.
5.1. Presupuesto
5.1.1. Normas de Presupuesto
Guardar un estricto equilibrio entre los ingresos y egresos. Según este principio o en ningún
caso los egresos excederán a los ingresos.
1. No debe contraerse ningún compromiso o efectuarse pagos fuera de las asignaciones del
presupuesto.
2. No se deben hacer compromisos económicos cuando la asignación presupuestaria esté
agotada o resulte insuficiente.
3. Se deben cumplir las etapas en el proceso presupuestario: Formulación del presupuesto,
ejecución, Control y Evaluación
4. Los resultados deben medirse mensualmente a fin de conocer a tiempo lo que acontece, en
cuanto al uso racional de los recursos o si los ingresos han alcanzado los niveles esperados
para financiar los egresos
5. Se debe verificar que todas las operaciones estén debidamente identificadas, analizadas,
clasificadas, codificadas y registradas o posteadas en el presupuesto de ingresos y egresos.
6. Y finalmente comprobar que el presupuesto de ingresos y egresos aprobado del periodo
mantenga el principio de equilibrio en toda su ejecución.
126
5.1.2. Políticas de Presupuesto
1. Los jefes de cada departamento deben cerciorarse de que se utilicen los recursos
programados en cada proyecto con el fin de cumplir con el establecido.
2. Las modificaciones presupuestarias deben estar autorizadas por el Gerente Comercial, caso
contrario no se incluirá.
3. Únicamente se realizarán modificaciones cuando se den situaciones de contingencia y de
fuerza mayor.
4. Al final de cada año se realizará un análisis de la ejecución presupuestaria entre lo
planificado y lo ejecutado.
5.1.3. Procedimiento de Presupuesto
En el mes de noviembre de cada año, el Contador General elaborará el Presupuesto para el año
siguiente, a través del Flujo de Efectivo Proyectado, en el que se incluirá los ingresos, costos y
gastos, operativos, administrativo y de inversión, entre los principales: los gastos de transporte,
sueldos, gastos generales de administración y ventas en los que se incluyen auditoría interna,
auditoría externa, calificación y mantenimiento de ISO 9001:2008, entre otros. La base de la
información financiera constituirá todos aquellos costos y gastos incurridos en el período
inmediato anterior.
5.2. Estados Financieros
5.2.1. Procedimientos
1. El cierre del ejercicio económico-financiero se lo realiza anualmente, corresponde al
período del primero de enero al 31 de diciembre, determinada la base imponible del
impuesto, se procede a determinar el pago de utilidades y pago de impuesto a la renta
cuando los resultados lo ameriten.
2. La Contadora General será responsable de entregar al Gerente General los Balances
Anuales preliminares al finalizar el mes de febrero.
127
3. El gerente General efectuará el análisis de los balances y determinará los, ajustes, y
reclasificaciones, que deban realizarse.
4. Los Balances definitivos deberán presentarse en el SRI y a la Superintendencia de
Compañías en los plazos establecidos por ley.
5.2.2. Razones Financieras
Las razones que aplicarán son las siguientes:
5.2.2.1. Razones de Liquidez
El Gerente Financiero efectuará las razones de liquidez con el fin de medir la capacidad de la
empresa para satisfacer o cubrir sus obligaciones a corto plazo, en función a la tenencia de activos
líquidos, mas no a la capacidad de generación de efectivo.
5.2.2.2. Capital de Trabajo
Representa la inversión neta en recursos circulantes, producto de las decisiones de inversión
y financiamiento a corto plazo.
Capital de trabajo = Activo Circulante menos Pasivo Circulante
5.2.2.3. Razón Circulante
Mide el número de unidades monetarias de inversión a corto plazo, por cada unidad de
financiamiento a corto plazo contraído; por ejemplo, una razón circulante de 1,5, implica que por
cada unidad de financiamiento a corto plazo, se tienen una y media unidad monetaria en inversión a
corto plazo.
Razón circulante = Activo Circulante ÷ Pasivo Circulante
128
5.2.2.4. Prueba o Razón Ácida
Se deriva de la anterior, ya que a la inversión a corto plazo se le extrae el inventario, por
considerarse un activo muy poco líquido. Mide entonces el número de unidades monetarias en
inversión líquida por cada unidad monetaria de pasivo a corto plazo.
Prueba ácida = (Activo Circulante – Inventarios) ÷ Pasivo Circulante
5.2.2.5. Prueba Súper Ácida
Es similar a la anterior, pero hace la consideración especial de que en el activo circulante pueden
estar incorporados, además del inventario, algunos elementos que no son lo suficientemente
líquidos para ser realizados en un momento de apremio. Por lo tanto, considera directamente solo
aquellos activos de reconocida liquidez. Mide el número de unidades monetarias en activos
efectivamente líquidos, por cada unidad monetaria de deuda a corto plazo.
Prueba súper ácida = (Efectivo y Equivalente de efectivo + Cuentas por cobrar) ÷ Pasivo Circulante
5.2.2.6. Cobertura de Pagos
No es exactamente un índice financiero puesto que no puede ser calculado a partir de los Estados
Financieros. Es más bien una herramienta utilizada en el momento de preparar un flujo de caja o
cash flow para evaluar cómo se afectaría la capacidad de pago, en la hipotética situación en que la
empresa tenga que paralizar sus actividades.
Cobertura de pagos = (Efectivo y Equivalente de efectivo + Cuentas por cobrar) ÷ Pagos en
efectivo
5.2.2.7. Razones de Apalancamiento
El Gerente Financiero deberá aplicar las razones de apalancamiento con la finalidad de medir
el grado o la forma en que los activos de la empresa han sido
financiados, considerando tanto la contribución de terceros (endeudamiento) como la de los
propietarios (patrimonio). Son ejemplos de este tipo de razones las siguientes:
129
5.2.2.8. Razón de Endeudamiento
Mide la proporción de la inversión de la empresa que ha sido financiada por deuda, por lo cual se
acostumbre presentar en forma de porcentajes. Por ejemplo, una razón de endeudamiento de 0,4
indica que el 40% del total de la inversión (activos totales) ha sido financiada con recursos de
terceros (endeudamiento).
Endeudamiento = Total Pasivo ÷ Total Activo
5.2.2.9. Razón de Autonomía
Mide la proporción de la inversión de la empresa que ha sido financiada con dinero de los
propietarios. Es complementaria a la de endeudamiento, por lo que la suma de las dos debe ser
igual a 1.
Autonomía = Total Patrimonio ÷ Total Activo
5.2.2.10. Razón de Apalancamiento Interno
Representa exactamente lo opuesto a la anterior; es decir, cuántas unidades monetarias han sido
aportadas al financiamiento de la inversión por los accionistas, por cada unidad monetaria tomada
de terceros.
Apalancamiento interno = Total Patrimonio ÷ Total Pasivo
5.2.2.11. Razón de Capitalización Interna
En el marco del concepto ya explicado, este indicador mide la proporción en que el patrimonio de
los accionistas participa en la capitalización de la empresa; por ejemplo, una capitalización interna
de 75% indica que en la capitalización existe una relación de 3 a 1 entre lo aportado por los
accionistas y lo tomado de terceros. La suma de los dos índices de capitalización debe ser igual a 1.
Capitalización interna = Patrimonio ÷ (Patrimonio + Deuda a largo plazo) (Sánchez, 2006)
130
CAPÍTULO VI
6. Conclusiones y Recomendaciones
6.1. CONCLUSIONES
1. La empresa TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA. Tiene la necesidad de
enfocar sus acciones de acuerdo a un Sistema de Normas, Políticas y Procedimientos
Administrativos, Contables y Financieros, de tal manera que todas las acciones de los
miembros de la organización estén establecidas de acuerdo a su rol dentro de la empresa,
ya que actualmente existe duplicidad de esfuerzos, los trabajadores realizan pasos
innecesarios dentro de los procesos, las actividades de cada puesto no están claramente
definidas y existe una mala gestión de recursos tanto humano, tecnológico, material como
económico
2. La compañía no posee un control de actualización periódica de las Normas, Políticas y
Procedimientos Administrativos, Contables y Financieros, de acuerdo a los cambios del
entorno externo para adaptarse a las exigencias del mundo globalizado.
3. A través de la realización del Análisis FODA, se logró identificar los factores externos e
internos que se consideran positivos y negativos para la consecución de los objetivos de la
Empresa, esto a través de los análisis interno y externo mediante la elaboración de
matrices de Impacto Interna y Externa, lo que me permitió elaborar la matriz de estrategias
para tomar acciones correctivas.
4. El planteamiento de la misión, visión, objetivo general, objetivos específicos, políticas y
estructura organizacional en la Planificación Estratégica, contribuirán a mejorar la
competitividad de la empresa para estar a la vanguardia, innovándose de manera continua y
acertada al igual que sus colaboradores para mantenerse y crecer en este mundo tan
globalizado y tecnológico, que exige un alto grado de preparación, destreza y anticipación
a las necesidades sociales y de la misma organización.
5. El organigrama cuenta con puestos innecesarios en la organización, por lo que se propone
una nueva estructura organizacional con el objetivo de eliminar la duplicidad de esfuerzos
y potenciar la administración de recursos.
131
6. La empresa no cuenta con indicadores financieros que permitan una adecuada evaluación
de la capacidad financiera, por lo que existe la necesidad de implementar nuevos
indicadores que permitan controlar y evaluar los Estados Financieros para la toma de
decisiones.
7. No existe una capacitación y actualización del Talento Humano de acuerdo a las nuevas
necesidades, cultura organizacional y mejoramiento continuo del servicio al cliente tanto
interno como externo.
132
6.2. RECOMENDACIONES
1. Poner en ejecución las normas, políticas y procedimientos establecidos para orientar la
conducta de los integrantes de la empresa, unificando el nivel de desempeño y cursos de
acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados, permitiendo así
mejorar los procesos de la organización, producir información relevante y oportuna para
determinar la posibilidad de reinvertir en cuanto a renovación de tecnología, capacitación
continua al personal y emprender nuevos proyectos.
2. Establecer un control continuo sobre el cumplimiento de las normas, procedimientos y
políticas establecidos en cada una de las unidades departamentales existentes en la
organización, mediante formatos de satisfacción del cliente y de otras herramientas para
poder cumplir con la misión y visión, así como también con los objetivos propuestos.
3. Poner en acción las estrategias desarrolladas en la matriz de estrategias con el objetivo de
usar las fuerzas internas de la empresa para aprovechar las oportunidades externas, superar
las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas, como también disminuir
las amenazas externas mediante las fortalezas de la empresa, y reducir las debilidades
internas evitando las amenazas del entorno.
4. Difundir la misión, visión, objetivos, políticas y estructura organizacional establecidos en
la Planificación Estratégica, con el objetivo de proporcionar a los directivos y a los
empleados una visión de lo que se puede lograr en un futuro para la empresa en la cual
trabajan, así como la tranquilidad y sentido de pertenencia en la organización provocando
una motivación y empuje hacia la participación activa, colaboración y trabajo en equipo
buscando el logro de los objetivos planteados.
5. Poner en práctica la estructura organizacional propuesta y analizar periódicamente de tal
manera que esté actualizada a la realidad, ya que ésta brinda una guía para todos los
empleados demostrando las relaciones de informes oficiales que gobiernan el flujo de
trabajo de la empresa y ayuda a la Gerencia General a identificar el talento que necesita ser
añadido a la empresa para lograr los objetivos establecidos en la Planificación Estratégica.
6. Implementar los nuevos indicadores que permitan controlar y evaluar los Estados
Financieros para poder conocer la situación real de la organización y de esta forma, poder
planificar, orientar y mejorar los recursos hacia todos los niveles de la empresa, con el
133
objetivo de gestionar la Estrategia hacia la visión y misión establecidas en la Planificación
Estratégica.
7. Potenciar la capacitación del Talento Humano para contar con un personal calificado y
productivo, desarrollando en cada miembro de la organización la habilidad de toma de
decisiones y solución de problemas, mejora de aptitudes comunicativas y preparación de
líderes, para que contribuyan al logro de los objetivos de la organización.
134
Bibliografía
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Quito, Pichincha, Ecuador.
136
Anexos
Anexo A Factura Preimpresa
CONTRIBUYENTE ESPECIAL
Facturado a:_____________________________________________
del 7 de Noviembre del 2012 Dirección:_______________________________________________
Fecha:___________________________________________________
R.U.C.:___________________________________________________
Guia de Remisión:_______________________________________
CANTIDAD V. UNITARIO V. TOTAL
SUMAN $
BASE IMPONIBLE
TARIFA %
BASE IMPONIBLE
TARIFA O%
SON: 12% IMPORTE I.V.A.
TOTAL $
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDAFACTURA 001-001-00
DESCRIPCIÓN
AUTORIZACIÓN SRI 1115956449
Fecha de Caducidad: 23/ENERO/2016
0001780
R.U.C.1791237986001
SEGÚN RESOLUCIÓN NAC-PCTRGE12-00727
Quito: Av. De los Shirys N35 174 Y Suecia
Telf: 3520420 Contacto Email: vrivasnoroccidental.com
137
Anexo B Factura Electrónica
NÚMERO:
FECHA DE LA:
AUTORIZACIÓN:
RUC: 1791237986001 AMBIENTE:
Quito: Av. De los Shirys N35 174 Y Suecia: EMISIÓN:
Contribuyente Especial Nro CLAVE DE ACCESO:
Obligado a llevar Contabilidad: Si
Razon Social:
RUC/C.I: Fecha de Emisión:
Código Cantidad Precio Unitario Precio Total
NÚMERO DE AUTORIZACIÓN SUBTOTAL 12%
SUBTOTAL 0%
NFORMACIÓN ADICIONAL SUBTOTAL NO SUJETO DE IVA
Dirección: SUBTOTALSIN IMP.
Ciudad: Telf: I.V.A 12%
Email: VALOR TOTAL
FACTURA ELECTRÓNICA
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA
Descripción
LTDA
2303201501179123798600120014000000003941234567815
2303201511131517912379860013887378021
138
Anexo C Retención preimpresa
R.U.C.1791237986001
COMPROBANTE DE RENTENCIÓN
Serie
CONTRIBUYENTE ESPECIAL N° 727 001-001-000001211
AUTORIZACIÓN SRI 1115956449
FECHA DE CADUCIDAD: 23/ENERO/2016
Sr.(es):__________________________________________________ Fecha de Emisión:__________________________________
R.U.C./ C.I.:______________________________________________ Tipo de Comprobante de Venta:______________________
Dirección:_______________________________________________ N° de Comprobante de Venta:________________________
TOTAL RETENIDO$
CASTRO RUIZ CARLOS ARM ANDO/ UNIVERSOFORM AS RUC 1709756436001 - AUT. 1343 TEL: 2584-125 FECHA DE AUT.: 25/FEBRERO/2015(3895-5060)
ORIGINAL: SUJETO PASIVO RETENIDO/ COPIA VERDE: AGENTE DE RETENCIÓN/COPIA CELESTE:SIN VALOR TRIBUTARIO
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA.
VALOR RETENIDO% DE RETENCIÓN
Firma del Agente de Retención
CÓDIGO DEL
IMPUESTO
Firma del Contribuyente
EJERCICIO
FISCALIMPUESTOBASE IMPONIBLE
PARA RETENCIÓN
Quito: Av. De los Shirys N35 174 Y Suecia
Telf: 3520420 Contacto Email: vrivasnoroccidental.com
139
Anexo D Retención Electrónica
NÚMERO:
FECHA DE LA:
AUTORIZACIÓN:
RUC: 1791237986001 AMBIENTE:
Quito: Av. De los Shirys N35 174 Y Suecia: EMISIÓN:
Contribuyente Especial Nro CLAVE DE ACCESO:
Obligado a llevar Contabilidad: Si
Razon Social:
RUC/C.I: Fecha de Emisión:
Comprobante: Factura No. Fecha de Emisión:
Código Ejercicio Fiscal Base % de Retención Valor Retenido
NÚMERO DE AUTORIZACIÓN VALOR RETENIDO
NFORMACIÓN ADICIONAL
Dirección:
Ciudad: Telf:
Email:
Impuesto
RETENCIÓN ELECTRÓNICA
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA
LTDA
2503201507179226745500120014000000000911234567812
2503201512402917922674550013938487135
140
Anexo E Recibos de caja chica
UIO 0000840
FECHA: POR:
BENEFICIARIO:
POR CONCEPTO DE:
SON:
DÓLARES
________________________ ________________________ ________________________
C.I. #
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA
OPERACIONE DEP. CONTABILIDAD
RECIBO DE CAJA CHICA
APROBADO VISTO BUENO RECIBI CONFORME
141
Anexo F Hoja de liquidación
Quito: Av. De los Shirys N35 174 Y Suecia HOJA DE LIQUIDACIÓN 0004009Telf: 3520420 Contacto Email: vrivasnoroccidental.com
OBSERVACIONES:…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
SOLICITADO POR RESPONSEBLE TÉCNICO JEFE DE ÁREA AUTORIZACIÓN DEPAGO
Nombre: Nombre: Nombre: Nombre:
Firma: Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:
REFERENCIA DE PAGO
Egreso N°
Cheque N°
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA
142
Anexo G Comprobante de Ingreso
COMPROBANTE DE INGRESO N° GNO-FI-RG-07
Fecha: Cuenta: Banco:
Concepto:
Cliente: RUC
Número: Nombre: Valor:
__________
TOTAL
Aplicar a:
Referencia Fecha de Emi Valor
__________
TOTAL
Diario Contable
Código Nombre de Cuenta Debe Haber
__________ __________
TOTAL
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDAR.U.C.1791237986001
Quito: Av. De los Shirys N35 174 Y Suecia: Telf: 3520420 Contacto Email: vrivasnoroccidental.com
143
Anexo H Comprobantes de Egreso
COMPROBANTE DE EGRESO N°
FECHA:
BENEFICIARIO:
CONCEPTO:
CÓDIGO REF. DOCUM. DEBE HABER
TOTALES
C.I./ RUC.
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA. LTDA
ELABORADO REVISADO AUTORIZADO RECIBÍ CONFORME
NOMBRE DE LA CUENTA TP.
R.U.C.1791237986001