Post on 03-Oct-2018
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, C.P.A.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS,
C.P.A.
TEMA:
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA AL
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO – COBRANZAS DE LA EMPRESA “NUEVA
DISTRIBUIDORA TMM” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO.
AUTORA: VARGAS INTRIAGO ANA MARIA.
ASESOR: ING. CABEZAS ARELLANO MARIO JAVIER, MGN.
SANTO DOMINGO - ECUADOR
2017
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN.
CERTIFICACIÓN:
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente trabajo de Titulación realizado
por la Srta. Ana María Vargas Intriago, Estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y
Auditoría, CPA., Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema “EVALUACIÓN DEL
CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA AL DEPARTAMENTO DE
CRÉDITO – COBRANZAS DE LA EMPRESA “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”
DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO.”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con
todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes -UNIANDES-, por lo que apruebo su presentación
Santo Domingo, julio de 2017
Ing. Mario Javier Cabezas Arellano, Mgn
ASESOR
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD.
Yo, Ana María Vargas Intriago, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y
Auditoría, CPA., Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados obtenidos
en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA., son absolutamente
originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva
responsabilidad.
Santo Domingo, julio de 2017
Ana María Vargas Intriago
C.I. 1719428029
AUTORA
DERECHOS DE AUTOR.
Yo, Tec. Ana María Vargas Intriago, declaro que conozco y acepto la disposición constante
en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, que
en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por:
La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos
profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.
Santo Domingo, julio de 2017
Ana María Vargas Intriago
C.I. 1719428029
AUTORA
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN.
Yo, OSCAR RODRIGO ALDAZ BOMBÓN, en calidad de Lector del Proyecto de
Titulación
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Ana María Vargas Intriago
sobre el tema EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE
CARTERA AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO – COBRANZAS DE LA
EMPRESA “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM” DE LA CIUDAD DE SANTO
DOMINGO” ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido
constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la
Universidad Autónoma de los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su
presentación.
Santo Domingo, septiembre de 2017
___________________________
Ing. Oscar Rodrigo Aldaz Bombón, Mgs.
LECTOR
DEDICATORIA.
El fruto de este Trabajo Investigativo es dedicado a mis Hijos: Doménica, Rafaela y Matías
que son el motivo importante de mi Vida y a mi Esposo Milton que supieron darme el
aliento requerido para seguir con mis objetivos, acción que se ha convertido en el motor
permanente en mi vida diaria, y así cumplir con todo lo propuesto en el transcurso de esta
hermosa etapa estudiantil.
Anita Vargas
AUTORA
AGRADECIMIENTO.
Mi fraterno agradecimiento a Dios por darme la oportunidad de vivir y así poder
esforzarme y conseguir una meta más en mi vida profesional.
A mi esposo que estuvo en los momentos que más lo necesitaba, a la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “Uniandes”, a mi Asesor de este Trabajo de Investigación Ing.
Mario Cabezas, por haber hecho posible la culminación de esta etapa de mi vida. Además,
agradezco al Ing. Jorge Almeida Blacio por su dedicación, paciencia y experiencia,
cualidades que contribuyeron para culminar con éxito el presente trabajo; a cada uno de los
docentes universitarios, mil gracias por sus conocimientos impartidos.
Anita Vargas
AUTORA
RESUMEN.
Las grandes corporaciones y empresas en el mundo basan su éxito en un excelente sistema
de control interno que le garantice eficiencia operacional, cumplimiento de normativas
contables y legales generando información financiera confiable, oportuna y veraz, en la
cual basa, la toma de decisiones empresariales acertadas dentro de un mercado globalizado
y competitivo.
Sin embargo; la mayoría de las micro empresas, como es el caso de Distribuidora TMM,
no consideran los beneficios que tiene un sistema de control interno, aplicables a todas las
áreas. En tal sentido, en la mencionada empresa se pudo evidenciar problemas en el
manejo de la gestión del departamento de crédito y cobranzas, justamente porque sus
procedimientos y políticas de control se establecían de forma empírica y verbal, afectando
directamente al flujo de fondos por las dificultades en su recuperación de cartera.
Mediante la aplicación de técnicas e instrumentos de investigación se obtuvo información
de los actores relacionados con la gestión de cartera y se pudo corroborar la existencia de
la problemática planteada así como, la necesidad de estructurar un sistema de control
interno que conlleve a la concesión adecuada de créditos que minimicen el riesgo de
recuperación.
Cumpliendo con lo establecido en las NAGAS, se evaluó el sistema de control interno del
área de cartera, aplicando herramientas como son cuestionarios, narrativas, flujogramas y
pruebas de cumplimiento, que sustentan los hallazgos incluidos en un informe que contiene
adicionalmente recomendaciones para establecer puntos de control precisos para alcanzar
niveles de eficiencia operacional en el área de cartera.
.
ABSTRACT.
Large corporations and companies around the world base their success on an excellent
internal control system that guarantees operational efficiency, compliance with accounting
and legal regulations, generating reliable, appropriate and truthful financial information on
which to base, making sound business decisions within a globalized and competitive
market.
Nevertheless; the majority of micro-enterprises, such as TMM Distributor, do not consider
the benefits of an internal control system applicable to all areas. In this sense, in the
abovementioned company, problems could be evidenced in the management of the credit
and collection department, precisely because its control procedures and strategies were
established in an empirical and verbal way, directly affecting the flow of funds due to
difficulties in its portfolio recovery.
Through the application of investigative techniques and instruments, information was
obtained from stakeholders related to portfolio management and it was possible to validate
the existence of the problem raised as well as the need to structure a system of internal
control that leads to the adequate granting from credits that minimize the risk of recovery.
In compliance with NAGAS, the internal control system of the portfolio was evaluated,
applying tools such as questionnaires, narratives, flowcharts and compliance tests, which
support the findings included in a report that additionally contains recommendations to
establish points of control to achieve operational efficiency levels in the portfolio area.
ÍNDICE GENERAL.
Pág.
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DE AUTOR
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN. .......................................................................................................................1
Antecedentes de la Investigación. ................................................................................................1
Planteamiento del problema. ........................................................................................................2
Formulación del Problema. ..........................................................................................................3
Delimitación del Problema. ..........................................................................................................3
Objeto de Investigación. ...............................................................................................................3
Campo de Acción. ........................................................................................................................3
Identificación de la Línea de Investigación. .................................................................................3
Objetivo General. .........................................................................................................................4
Objetivo Específicos. ....................................................................................................................4
Idea a Defender. ............................................................................................................................4
Variables de la Investigación. .......................................................................................................4
Justificación del Tema. .................................................................................................................5
Breve explicación metodología investigativa a emplear. .............................................................5
Resumen de la estructura del proyecto de Investigación. .............................................................6
Elementos de novedades, aporte teórico y significación práctica, en dependencia del alcance
del proyecto de investigación. ......................................................................................................7
CAPITULO I. ...............................................................................................................................8
1 MARCO TEÓRICO. .................................................................................................................8
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. .....................................8
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN. ......................................................................................................................8
1.2.1 Auditoría. .............................................................................................................................8
1.2.1.1 Objetivos de la Auditoría. .................................................................................................9
1.2.1.2 Importancia de la Auditoria. .............................................................................................9
1.2.1.3 Normas de Auditoría. .......................................................................................................9
1.2.1.3.1 Normas Técnicas de Carácter General o Normas Personales. .....................................9
1.2.1.3.2 Normas Técnicas sobre la Ejecución del Trabajo de Auditoria....................................9
1.2.1.3.3 Normas Técnicas sobre la Preparación de los Informes. ...........................................10
1.2.1.4 Riesgos de auditoría. ......................................................................................................10
1.2.1.5 Tipos de Auditoría. .........................................................................................................10
1.2.1.5.1 Auditoría de cumplimiento. .........................................................................................10
1.2.1.5.2 Auditoria del control interno. ......................................................................................11
1.2.1.5.3 Auditoria de Gestión. ...................................................................................................11
1.2.1.5.4 Auditoría Financiera. ..................................................................................................12
1.2.2 Control Interno. .................................................................................................................13
1.2.2.1 Clases de Control Interno. ..............................................................................................13
1.2.2.1.1 Controles Contables. ...................................................................................................13
1.2.2.1.2 Controles Administrativos. ..........................................................................................14
1.2.2.2 Características del Control Interno. ................................................................................14
1.2.2.3 Importancia del Control Interno. ....................................................................................14
1.2.2.4 Clasificación del Control Interno. ..................................................................................14
1.2.2.4.1 Controles Contables. ...................................................................................................14
1.2.2.4.2 Controles Administrativos. ..........................................................................................15
1.2.2.5 Objetivos del Control Interno. ........................................................................................15
1.2.2.6 Evolución del Control Interno. .......................................................................................15
1.2.2.7 Limitaciones del Control Interno. ...................................................................................15
1.2.2.8 Quienes son los Responsables del Control Interno. .......................................................16
1.2.2.9 Evaluación del Control Interno.......................................................................................16
1.2.2.10 Componentes del Control Interno.................................................................................16
1.2.2.10.1 Ambiente de Control. .................................................................................................16
1.2.2.10.2 Evaluación de Riesgos. ..............................................................................................16
1.2.2.10.3 Actividades de Control. .............................................................................................17
1.2.2.10.4 Información y Comunicación. ...................................................................................17
1.2.2.10.5 Supervisión y Monitoreo. ...........................................................................................17
1.2.3 Crédito y Cobranzas. .........................................................................................................18
1.2.3.1 Crédito ............................................................................................................................18
1.2.3.2 Importancia. ....................................................................................................................18
1.2.3.3 Políticas de Crédito. ........................................................................................................19
1.2.3.4 Las decisiones en el otorgamiento del crédito. ...............................................................19
1.2.3.5 Clasificación del Crédito. ...............................................................................................19
1.2.3.6 Establecimientos de las políticas de cobranza. ...............................................................21
1.2.3.6.1 Plazo de cobro. ............................................................................................................21
1.2.3.6.2 Técnicas de cobro: mora y seguimiento. .....................................................................21
1.2.3.7 Los medios de cobro y pago. ..........................................................................................22
1.2.3.8 Obtención de la información de crédito. ........................................................................22
1.2.3.9 Condiciones del crédito. .................................................................................................23
1.2.3.10 Factores determinantes en la gestión de la cuentas por cobrar. ....................................23
1.2.3.11 La 5 c del crédito. .........................................................................................................24
1.2.3.12 Gestión de Cartera ........................................................................................................24
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ........25
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ..........................................................25
CAPÍTULO II. ............................................................................................................................27
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA. ....................27
2.1 CARACTERIZACIÓN EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL. .....................................27
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DE
LA INVESTIGACIÓN. ..............................................................................................................27
2.2.1 Tipos de Investigación. ......................................................................................................28
2.2.1.1 De campo. .......................................................................................................................28
2.2.1.2 Explicativa ......................................................................................................................28
2.2.1.3 Bibliográfica. ..................................................................................................................28
2.2.1.4 Descriptiva. .....................................................................................................................28
2.2.1.5 Aplicada. .........................................................................................................................28
2.2.2 Población. ..........................................................................................................................29
2.2.3 Métodos de la Investigación. .............................................................................................29
2.2.3.1 Método Inductivo- Deductivo. .......................................................................................29
2.2.3.2 Método Analítico- Sintético. ..........................................................................................29
2.2.4 Técnicas de investigación. .................................................................................................30
2.2.4.1 Entrevista. .......................................................................................................................30
2.2.4.2 Encuesta. .........................................................................................................................30
2.2.5 Instrumentos de investigación. ..........................................................................................30
2.2.5.1 Guía de Entrevista. .........................................................................................................30
2.2.5.2 Cuestionario. ...................................................................................................................31
2.2.6 Interpretación de Resultados. ............................................................................................31
2.2.6.1 Entrevista aplicada a la Gerente general. ........................................................................31
2.2.6.2 Entrevista aplicada a los colaboradores. .........................................................................33
2.2.7 Verificación de la idea a defender. ....................................................................................36
2.3 PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA. ........................................................................37
2.4 CONCLUSIONES DEL CAPÍTULO. .................................................................................37
CAPÍTULO III. ..........................................................................................................................39
3. VALIDACIÓN DE LOS RESULTADOS DE SU APLICACIÓN. ......................................39
3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO AL
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO – COBRANZAS PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE
CARTERA DE LA EMPRESA “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM” DE LA CIUDAD DE
SANTO DOMINGO. .................................................................................................................39
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ..............................................................................39
3.2.1 Justificación .......................................................................................................................39
3.2.2 Objetivo General ...............................................................................................................40
3.2.3 Objetivos Específicos ........................................................................................................40
3.2.4 Desarrollo de la Evaluación del Control Interno. ..............................................................41
3.2.4.1 Planificación del trabajo de evaluación del control interno del departamento de Crédito
y Cobranzas de la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”. ...........................................41
3.2.4.2 Planificación ...................................................................................................................42
3.2.2. Ejecución de la Evaluación del Sistema de Control Interno ...........................................53
3.2.2.1. Aplicación de cuestionarios de control interno .............................................................53
3.2.2.2. Establecer nivel de Confianza .......................................................................................57
3.2.2.3. Establecer los Hallazgos ................................................................................................58
3.2.4. Comunicación de Resultados ...........................................................................................61
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ...............................................................................68
3.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ..........................................................68
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES .................................................69
CONCLUSIONES ......................................................................................................................69
RECOMENDACIONES. ...........................................................................................................70
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
ÍNDICE DE FIGURAS.
Figura. 1 Clasificación del Crédito ...................................................................................... 20
Figura. 2 Sistema de Cobranza ............................................................................................ 21
Figura. 3 Información de Créditos ....................................................................................... 22
Figura. 4 Condiciones de Crédito ........................................................................................ 23
Figura. 5 Factores determinantes en la Gestión de la Cuenta por Cobrar ........................... 23
Figura. 6 La 5 c del Crédito ............................................................................................... 24
Figura. 7 Gestión de cartera ................................................................................................ 24
ÍNDICE DE TABLAS.
Tabla 1. Población. .............................................................................................................. 29
Tabla 2. Preguntas cerradas realizadas a los colaboradores de la empresa ......................... 33
Tabla 3. Preguntas de selección múltiple ............................................................................. 35
ÍNDICE DE ANEXOS.
ANEXO 1. CARTA DE APROBACIÓN DEL PERFIL.
ANEXO 2. SOLICITUD Y ACEPTACIÓN DE LA EMPRESA.
ANEXO 3. FORMATO DE ENTREVISTA.
ANEXO 4. FORMATO DE ENCUESTAS APLICADAS.
ANEXO 5. PAPELES DE TRABAJO
ANEXO 6. RUC DE LA EMPRESA
1
INTRODUCCIÓN.
Antecedentes de la Investigación.
La evaluación de Control Interno dentro de una empresa tiene como finalidad principal el
determinar si los procesos de crédito y cobranza se han cumplido a cabalidad y basados en
el cumplimiento de políticas y normas establecidas referentes a la capacidad de
endeudamiento de los clientes, montos, plazos, documentos de respaldo y otros aspectos
relacionados al otorgamiento del crédito, por otra parte es fundamental la recuperación
oportuna de los créditos otorgados a los clientes, lo que permite optimizar el ciclo del
efectivo a través del mantenimiento de una cartera de crédito saludable con bajos niveles
de morosidad.
La gestión de cartera es de gran importancia para cualquier empresa u organización, su
enfoque se direcciona hacia el control y optimización de las cobranzas; que permiten
optimizar de mejor manera esta primordial fuente de financiamiento, procurando mejorar
los niveles de morosidad y eficiencia operacional, además es fundamental que exista
confiabilidad de la información financiera generada en el departamento de crédito y
cobranzas de una compañía u organización, el cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables, para lograr la consecución de los objetivos fijados por los responsables del área
financiera.
Realizando una investigación a través de la revisión de los temas de proyectos que reposan
en el CDIC de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, extensión Santo Domingo
de los Tsáchilas, se ha podido confirmar que existen temas similares en relación a las
variables de estudio que a continuación se mencionan:
Sistema de Control Interno para la Gestión de Cartera de la empresa RODELECTRIC CIA.
LTDA, en Santo Domingo, elaborado por Rocano Ortiz Adriana Isabel, en el año 2009.
Sistema de Control Interno y Gestión de Cartera de Clientes de la “DISTRIBUIDORA LA
CHORRERA” en la ciudad de Santo Domingo, cuyo autor es Guerrero Ureña José
Antonio, en el año 2012.
2
Planteamiento del problema.
La empresa “Nueva Distribuidora TMM” es relativamente joven con apenas cinco años
desde su creación, se dedica principalmente a la distribución y comercialización de
productos de consumo masivo especialmente de los productos de Industrias Ales.
La compañía ha venido ejecutando sus actividades de manera regular, más sus ingresos por las
ventas a crédito no se ejecutan de acuerdo a las previsiones realizadas todo esto ha provocado
que los niveles de cartera vencida se estén incrementando de una manera preocupante;
limitando la eficacia de los procesos de crédito y cobranzas. Luego de la aplicación de una
entrevista previa al gerente de la empresa se detectó las falencias que a continuación se
detallan:
• No existen adecuados mecanismos de control en los procesos de crédito – cobranza, ha
ocasionado que se presenten graves irregularidades que afectan a la gestión de cartera.
• No dispone la empresa de directrices, políticas de crédito y cobranza, que aseguren la
concesión del crédito y la recuperación de cartera, ha provocado un considerable
aumento de la cartera vencida.
• Inexistencia de planificación adecuada para el desarrollo de las actividades en el
departamento de crédito – cobranzas, ha generado una deficiente recuperación de
cartera.
• El análisis inoportuno y deficiente de la capacidad de endeudamiento del cliente, ha
ocasionado el incumplimiento de los pagos establecidos, repercutiendo en la gestión de
cartera.
• No se desarrolla una efectiva aplicación de estrategias de cobranzas, lo que ha
generado atrasos de los clientes en sus cuotas de pago e incrementando la cartera
vencida y la morosidad.
3
Al no solucionarse el problema, la empresa no podrá llevar a cabo un adecuado control
interno del proceso de otorgamiento del crédito con una correcta administración de las
cobranzas, lo cual repercute en gran medida a la gestión de cartera de la empresa “Nueva
Distribuidora TMM”.
Formulación del Problema.
¿Cómo mejorar la Gestión de cartera de la empresa “Nueva Distribuidora TMM” de la
ciudad de Santo Domingo?
Delimitación del Problema.
La empresa “Nueva Distribuidora TMM” está ubicada en la Cooperativa Las Palmas, en la
calle Honduras s/n y Rio Chila, ciudad de Santo Domingo, provincia de Santo Domingo de
los Tsáchilas. Son distribuidores exclusivos de los Productos de Industrias Ales,
dedicándose a la distribución y comercialización de productos de consumo masivo en las
ciudades de El Carmen, La Concordia y Quinindé, fue constituida en el año 2010 por el
señor Milton Cristóbal Viteri Briones, en la actualidad tiene aproximadamente 500 clientes
fijos.
Objeto de Investigación.
El objeto de investigación es el proceso de Auditoría.
Campo de Acción.
El Campo de acción es el Control Interno.
Identificación de la Línea de Investigación.
La línea de Investigación del trabajo investigativo es Auditoría.
4
Objetivo General.
Evaluar el Control Interno para mejorar la Gestión de Cartera del departamento de Crédito
– Cobranzas de la empresa “Nueva Distribuidora TMM” de la ciudad de Santo Domingo.
Objetivo Específicos.
• Fundamentar teórica y científicamente sobre la Auditoría, control interno, crédito,
cobranzas y gestión de cartera para garantizar técnicamente la elaboración de la
investigación.
• Diagnosticar la situación actual del Departamento de crédito - cobranzas de la
empresa “Nueva Distribuidora TMM”, utilizando las metodologías de investigación
necesarias.
• Realizar la evaluación de control interno que coadyuve a mejorar la gestión de
cartera del departamento de crédito – cobranzas de la empresa “Nueva
Distribuidora TMM”.
Idea a Defender.
Con la evaluación de control interno al departamento de crédito – cobranza de la empresa
“Nueva Distribuidora TMM”, a través de la aplicación de un adecuado programa de
auditoría de control interno, integrado por la estructurada planificación y conocimiento de
la empresa, efectiva ejecución de la evaluación del control interno, nivel de riesgo y
descripción de hallazgos, complementándose con la apropiada comunicación de resultados,
se logrará evidenciar, establecer conclusiones razonablemente y se emitirá
recomendaciones sobre las falencias identificadas, para mejorar la gestión de cartera en el
departamento de crédito - cobranza de la empresa.
Variables de la Investigación.
La variable independiente se considera a la Evaluación de Control Interno, mientras que se
determina como variable dependiente a la Gestión de Cartera.
5
Justificación del Tema.
Es importante indicar que toda empresa indistintamente de sus fines, debería desarrollar
evaluaciones de Control Interno, más aún cuando existan departamentos de crédito –
cobranzas, dicho examen permite determinar las falencias del sistema de los procesos de
crédito – cobranza.
La evaluación del control coadyuvará no solo en la mejora de la gestión de cartera, sino
también en el logro de los objetivos planteados por sus propietarios y directivos, es así que
los procesos de crédito y cobranza deben enmarcarse en diversas políticas que rijan el
otorgamiento del crédito y la recuperación de cartera, a través de un proceso de cobranza
efectivo que permita disminuir los niveles de morosidad, pero que deben responder a
estrictos controles que impidan que existan irregularidades.
En función a lo descrito, la investigación propone la aplicación de la evaluación del control
interno para recomendar en lo posible alternativas de solución a la problemática existente
en la empresa “Nueva Distribuidora TMM”, debido a que resulta necesario aplicar una
Evaluación al Departamento de crédito – cobranzas que permita mejorar la gestión de
cartera y disminuir los actuales niveles de cartera vencida.
Esta investigación servirá de modelo para que otras empresas con similares características
lo puedan aplicar, además este estudio permitirá alcanzar una meta mayor, la cual es
obtener el Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoria y Finanzas, CPA.
Breve explicación metodología investigativa a emplear.
La modalidad del presente estudio responde a los paradigmas cuali cuantitativo con
tendencia cualitativa debido a que la investigación se fundamenta principalmente en
aspectos que tienen que ver con el desarrollo de los procesos de crédito y cobranza que
están relacionados con los componentes del control interno que permitirán dar un
diagnóstico sobre cómo se llevan los procesos a fin de mejorarlos. Los aspectos
cuantitativos se los evidencia en el proceso y análisis de los datos a través de la estadística
6
descriptiva, así como en los cálculos referentes a los niveles de cartera vencida e índices de
morosidad.
Los tipos de investigación que se utilizarán son: bibliográfica, de campo y descriptiva, así
como se aplican los métodos inductivo - deductivo, ya que se estudiarán hechos
particulares para luego generalizarlos; analítico sintético, por último las técnicas a
implementarse son la entrevista y encuesta utilizando la guía de entrevista y el cuestionario
respectivamente.
Resumen de la estructura del proyecto de Investigación.
Para desarrollar el tema denominado Evaluación del Control Interno y Gestión de Cartera
al Departamento de Crédito – Cobranzas de la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA
TMM” de la ciudad de Santo Domingo, se ha organizado en la introducción y tres
capítulos siguiendo una secuencia lógica que se detalla a continuación:
Introducción donde se plantea, se formula y se delimita el problema a ser investigado, a su
vez la identificación del objeto de estudio, campo de acción e identificación clara de la
línea de investigación así como también se establece los objetivos y la idea a defender que
se propone para dar solución a la problemática existente, de igual manera se establece la
justificación del tema, la metodología a emplear y el respectivo resumen, finalizando con
los elementos de novedad, el aporte teórico y la significación práctica que caracteriza este
trabajo investigativo.
En el capítulo I sustentado por el marco teórico de la investigación, dentro del cual se
tratan conceptos y definiciones enmarcadas en la: auditoría, control interno, sistema y
evaluación del control interno, crédito, cobranzas y otros elementos relacionados a la
Evaluación de Control Interno y Gestión de Cartera, este apartado también contiene la
valoración crítica de los conceptos principales y las conclusiones parciales del capítulo.
En el capítulo II se define la parte metodológica de la investigación, la modalidad básica de
investigación, la operacionalización de las variables, determinación de la población, así
como la aplicación de las herramientas, técnicas e instrumentos utilizados y la
7
interpretación de los datos resultantes de las encuestas, la verificación de la idea a defender
y termina este capítulo con el establecimiento de las respectivas conclusiones.
En el capítulo III se desarrolla la propuesta con la aplicación de la evaluación del control
interno al Departamento de Crédito – Cobranzas de la empresa “NUEVA
DISTRIBUIDORA TMM”, se incluye en este capítulo la validación de la propuesta y las
conclusiones parciales.
Finalmente se establecen conclusiones, recomendaciones, bibliografías y anexo que van a
servir de evidencia y fundamentación de este trabajo de investigación.
Elementos de novedades, aporte teórico y significación práctica, en dependencia del
alcance del proyecto de investigación.
Los diferentes conceptos y teorías que se despliegan en el trabajo investigativo se
fundamentan en aportes de diferentes y reconocidos autores cuyos libros han sido de gran
significancia teórica - científica en el campo de la Auditoría, Control Interno, Crédito,
Cobranza y Gestión de Cartera.
La evaluación de Control Interno del departamento de crédito – cobranza de la empresa
“Nueva Distribuidora TMM”, es de enorme relevancia, debido a que su aplicación
permitirá que el análisis, control e instrumentación de los procesos crediticios y de
cobranzas se desarrollen en estricto cumplimiento de políticas y normas propias del
contexto de la empresa, contribuyendo significativamente a una eficaz recuperación de
cartera que optimice los niveles de liquidez y solvencia, minimizando a la vez los índices
de morosidad.
La investigación será un aporte para la ciencia ya que contribuirá con sus aportes a mejorar
los procesos de crédito y cobranza en una distribuidora de productos de consumo masivo,
lo que garantiza que el trabajo tenga una significación práctica a través de las
recomendaciones para solucionar la problemática de la investigación.
8
CAPITULO I.
1 MARCO TEÓRICO.
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
Crédito y cobranza es una de las área clave de una organización que determina el nivel de
endeudamiento a los clientes, una evaluación de control interno ayudará a mejor el
desenvolvimiento del área de crédito y cobranza, remplazando el viejo paradigma de
otorgación de crédito.
La Gestión financiera se encarga de la eficiente administración del capital de trabajo dentro
de un equilibrio de los criterios de riesgos y rentabilidad; además de orientar la estrategia
financiera para garantizar la disponibilidad de fuentes de financiación y proporcionar el
debido registro de las operaciones como herramientas de control de la gestión de la
empresa.
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL
OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
1.2.1 Auditoría.
La auditoría es un examen independiente y sistemático de las actividades y documentos
relacionados con el ensayo para determinar si las actividades evaluadas y relacionadas con el
ensayo fueron realizadas y si los datos fueron registrados, analizados y comunicados
correctamente, de acuerdo con el protocolo. (Hernández, Moreno, Zaragozá, & Porras, 2010,
pág. 424)
Se considera a la auditoría como el proceso sistemático para determinar si se están
cumpliendo las actividades de acuerdo a los procesos establecidos.
9
1.2.1.1 Objetivos de la Auditoría.
Establecer los objetivos de la auditoria es determinar qué esperamos conseguir con ella.
Deben quedar bien definidos desde el principio y ser claros y concisos para evitar el fracaso
de la actividad del auditor, bien por ser la auditoria incompleta, bien por todo lo contrario,
demasiado extensa. Así mismo, deben establecerse siempre de común acuerdo con el cliente
como primer paso para la planificación de la auditoria. (Pelazas, 2015, pág. 39)
1.2.1.2 Importancia de la Auditoria.
La importancia de la auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa, es decir al
directorio y la gerencia en el desempeño de sus actividades, para ello la auditoria
proporciona un análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesorías e información
concerniente a las actividades revisadas. (Villaseñor, 2010, pág. 47)
1.2.1.3 Normas de Auditoría.
Para efecto de este documento, nos referimos a las Normas de Auditoria Generalmente
Aceptada y, mientras no se diga lo contrario, adicionalmente, las llamaremos por la sigla
NAGA. Las normas de auditoria contienen las reglas básicas que el contador público debe
observar con apego durante la realización de una auditoria, revisoría fiscal o en el examen de
estados financieros, es decir, cuando sea llamado a la ejecución de un trabajador con carácter
eminentemente público, una actividad pública. (Manco, 2014, pág. 36)
1.2.1.3.1 Normas Técnicas de Carácter General o Normas Personales.
Las normas Técnicas de Carácter General afectan a las condiciones que debe reunir el
auditor de cuentas y a su comportamiento en el desarrollo de la actividad de la actividad de
auditoría de cuentas.
1.2.1.3.2 Normas Técnicas sobre la Ejecución del Trabajo de Auditoria.
Hacen referencia esta norma a la preparación y ejecución del trabajo a realizar por el auditor
de cuentas, regularan el conjunto de técnicas de investigación e inspección aplicables a
10
partidas y hechos relativos a los documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales
el auditor fundamental su opinión responsable e independiente.
1.2.1.3.3 Normas Técnicas sobre la Preparación de los Informes.
Las normas técnicas sobre preparación de los informes son las que regularan los principios
que han de ser observados en la elaboración y presentación del informe de auditoría de
cuentas estableciendo la extensión y contenido de los diferentes tipos de informe, así como
los criterios que fundamenten el modelo de informe a utilizar en cada caso. (Wayne ,
Ledesma, & Ramos, 2012, pág. 84)
1.2.1.4 Riesgos de auditoría.
Es el riesgo que resulta que los estados contables contengan errores u omisiones
significativos en su conjunto, no detectados o evitados por los sistemas de control de la
entidad ni por el propio proceso de auditoría, en definitiva es el riesgo de emitir un informe
de auditoría inadecuado. (Vizcarra, 2010, pág. 24)
1.2.1.5 Tipos de Auditoría.
Se distinguen diferentes tipos de auditoría y que pueden desembocar en otras tantas
diferencias en cuanto a procedimiento, informe y objetivos de los mismos. Los tipos de
auditoria se diferencian a partir de los siguientes criterios: según la especialización o
cualidad de la auditoría, según el ciclo temporal, según los objetivos, según la relación
auditor-organización. (Lado, 2013, pág. 17)
1.2.1.5.1 Auditoría de cumplimiento.
Se realiza para determinar si la entidad auditada aplica correctamente los procedimientos,
reglas o reglamentos específicos que una autoridad superior ha establecido.
Una auditoría de cumplimiento de un negocio privado puede incluir:
• Determinar si el personal contable aplica los procedimientos que prescribió el contralor
de la compañía,
11
• Revisar promedios de sueldos para que cumplan con la legislación laboral.
• Revisar los acuerdos contractuales con los banqueros y otros prestamistas para asegurarse
de que la compañía cumple con los requerimientos legales. (Arens, Randal, & Beasley,
2010, pág. 14)
1.2.1.5.2 Auditoria del control interno.
Es la valoración de los controles internos realizada por la administración y la obligación de
esta de hacer una declaración explícita respecto de la misma, es un proceso efectuado por el
consejo de administración, la dirección y el resto de personal de una entidad diseñado con el
objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías. (Mantilla, 2011, pág. 35)
1.2.1.5.3 Auditoria de Gestión.
Fernández (2010). “La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado
de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los
que se han manejado los recursos” (pág. 114).
a) Objetivos Auditorios de Gestión.
• Evaluar los objetivos y planes organizacionales.
• Vigilar la existencia de políticas y sus cumplimientos.
• Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles.
• Verificar la existencia de métodos adecuados de operación.
• Comprobar la correcta utilización de los recursos. (Fernández, 2010, pág. 115)
b) Elementos de la Auditoria de gestión.
La insuficiencia del presupuesto para el control de la gestión de los recursos, ha motivado
la aparición de elementos como los de economía, eficiencia y eficacia, para evaluar la
actividad económica financiera, operacional y cumplimiento, criterios que han ido
recogiéndose en nuestro ordenamiento legal.
12
• Economía: Significa la adquisición, al menor costo y en el momento adecuado,
recursos financieros, humanos y físicos en calidad apropiado.
• Eficiencia: Relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y
servicios.
• Eficacia: Significa el logro, en el mejor grado, de los objetivos u otros efectos
perseguidos de un programa, una organización o una actividad(Whittington & Pany,
2011, pág. 85)
1.2.1.5.4 Auditoría Financiera.
Aumatell (2013) Manifiesta que “Emite una opinión sobre si las CC. AA. Expresan en
todos sus aspectos significativos la imagen fiel de la empresa conforme a los PCGA. El
objetivo de estudio es de las cuentas anuales” (pág. 108).
a) Objetivo de Auditoría Financiera.
Whittington & Pany (2011) “El objetivo principal es opinar si los estados financieros
de una empresa presentan, o no razonablemente la situación financiera, el resultado de
sus operaciones y los cambios dentro de un periodo determinado” (pág. 4).
b) Importancia de la Auditoria Financiera.
La importancia de los estados financieros es indiscutible el administrador y el inversionista
necesitan como un elemento importante para tomar decisiones primero conocer la situación
financiera de la empresa que administran o en la que desean invertir, y segundo tener la
certeza de que tal situación financiera corresponde a la realidad que vive el negocio.
(Osorio, 2010, pág. 35)
c) Evidencia de Auditoría.
La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de
la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y
13
conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo al reunirla se debe prever el riesgo,
incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad,
calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se
apegue en todo momento a la línea de trabajo acordad. (Franklin, 2010, pág. 89)
Los tipos de auditoria dan anotar que se presenta para evaluar el cumplimiento, el control
interno, la gestión y la auditoría financiera, todas ellas con el objetivo de establecer la
razonabilidad de sus resultados.
1.2.2 Control Interno.
Es una herramienta administrativa que por muchos años fue terreno casi exclusivo de
auditores y contadores. Ahora, se han convertido en un conocimiento indispensable para
todos los niveles de la organización. El control interno es una forma de vida, una cultura,
hasta el punto que se convierte en un hábito. (Lara, 2012, pág. 5)
El control interno esta determinado por la cultura que se desarrolla en las empresas hasta
convertirse en un habito y una herramienta de verificación para las organización.
1.2.2.1 Clases de Control Interno.
Pelazas (2015) “El control interno implica a los departamentos financieros y contables, por
lo que se tendrán que cubrir todos los aspectos de la empresa teniendo entonces controles
internos contables, administrativos, técnicos, jurídicos, financieros” (pág. 34).
1.2.2.1.1 Controles Contables.
Pelazas (2015) “Son los que están orientados a garantizar la seguridad de los activos y la
finalidad de la información. Comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos para garantizar lo señalado. ” (pág. 34).
14
1.2.2.1.2 Controles Administrativos.
Pelazas (2015) “Buscan la eficiencia de funcionamiento, asegurando la unión de todos los
departamentos de la empresa o entidad a las disposiciones de la gerencia o dirección.
Comprenden normativa y procedimientos de una empresa y normalmente influyen
indirectamente en la contabilidad” (pág. 34).
1.2.2.2 Características del Control Interno.
• Esta impulsado por la alta dirección a fin de solventar las reticencias que pudieran surgir
en la misma.
• Ha de diseñarse con el máximo consenso posible. Esto requiere utilizar fórmulas que
fomenten la participación de las personas implicadas.
• Tiene que nutrirse constantemente del máximo número de personas de la organización.
• La información ha de ser en tiempo real, claro y concreto. (Muñiz, 2013, pág. 75)
1.2.2.3 Importancia del Control Interno.
Un apropiado método de control interno en el área de provisiones y contingencias debe estar basado
en la existencia de un adecuado sistema de información y registro que permita detectar los riesgos y
sus adecuados procesos de comunicación, seguimiento y contabilización. (Montaño, 2014, pág. 95)
1.2.2.4 Clasificación del Control Interno.
El control interno se puede englobar en dos tipos de controles: Contables y
Administrativos.
1.2.2.4.1 Controles Contables.
Pelazas (2015) “Son los que están orientados a garantizar la seguridad de los activos y la
fiabilidad de la información. Comprenden el plan organización y todos los métodos y
procedimientos para garantizar lo señalado” (pág. 35).
15
1.2.2.4.2 Controles Administrativos.
Pelazas (2015) “Los controles administrativos de una empresa buscan la eficiencia de funcionamiento,
asegurando la unión de todos los departamentos de la empresa o entidad a las disposiciones de la gerencia o
dirección. Comprende normativa y procedimientos de una empresa y normalmente influye directamente en la
contabilidad que se maneje dentro de la misma” (pág. 35).
1.2.2.5 Objetivos del Control Interno.
Para Samuel Mantilla los objetivos del control interno se pueden categorizarse en:
a) Operacionales: Fortalecimiento de la efectividad y eficacia de las operaciones con principios y
transparencia.
b) Información financiera: Mantenimiento de la confiabilidad de la información financiera.
c) Cumplimiento: Cumplimiento de las normas, leyes y disposiciones legales del órgano rector.
(Mantilla, 2010, pág. 17)
1.2.2.6 Evolución del Control Interno.
La evolución del control interno se ha dado en paralelo a la modernización de los negocios en
cuanto a: Los componentes necesarios para su funcionamiento, el entorno donde se da el control y la
forma en que se maneja el riesgo. (Lara, 2012, pág. 17)
1.2.2.7 Limitaciones del Control Interno.
El control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzar
los objetivos de la administración a causa de limitaciones inherentes al mismo control interno, tales
como:
• El requisito usual de la administración de que un control es eficaz en relación a su costo; es
decir, que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcional a la pérdida potencial
debida a fraudes o errores;
16
• El hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones
esperadas y no a operaciones poco usuales. (Maldonado, 2011, pág. 57)
1.2.2.8 Quienes son los Responsables del Control Interno.
La implantación y mantenimiento de los sistemas de control interno corresponden a la dirección de
la empresa, que tendrá que supervisarlos para ver que siguen funcionando por los cauces previstos, y
modificándolos de acuerdos a las circunstancias cambiantes como son nuevas normas legales o
nuevos cambios en la actividad empresarial. (Pelazas, 2015, pág. 33)
1.2.2.9 Evaluación del Control Interno.
Un primer contacto del auditor con la empresa puede proporcionarle una cierta conciencia de
control interno, a través de la actitud de la gerencia y de las personas con responsabilidades.
El conocimiento del control interno le indicará cuáles son los procedimientos y métodos del
sistema contable que proporcionen una seguridad razonable, según el criterio del auditor.
(Pelazas, 2015, pág. 35)
1.2.2.10 Componentes del Control Interno.
Estupiñan (2002) describe los componentes del COSO I (Committee of Sponsoring
Organizations):
1.2.2.10.1 Ambiente de Control.
"Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad
del personal con respecto al control de sus actividades.
Los factores del Ambiente Interno incluyen la filosofía de gestión de riesgos de una
entidad, su riesgo aceptado, la supervisión ejercida por el consejo de administración, la
integridad, valores éticos y competencia de su personal.
1.2.2.10.2 Evaluación de Riesgos.
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la
base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo,
17
se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos
asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización
como en el interior de la misma.
Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales deben examinarse,
individualmente o por categoría, en toda la entidad. Los riegos se evalúan con un doble
enfoque: riesgo inherente y riesgo residual.
1.2.2.10.3 Actividades de Control.
Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para
cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están
expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos.
Las actividades de control tienen lugar a través de toda la organización, a todos los niveles
y en todas las funciones
1.2.2.10.4 Información y Comunicación.
Los sistemas de información están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden
a uno o más objetivos de control. De manera amplia, se considera que existen
controles generales de aplicación sobre los sistemas de información.
También existe una comunicación eficaz fluyendo en todas las direcciones dentro de la
organización. Todo el personal recibe un mensaje claro desde la alta dirección de que
deben considerar seriamente las responsabilidades de gestión de los riesgos corporativos
1.2.2.10.5 Supervisión y Monitoreo.
En general los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas
circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los objetivos,
riesgos y las limitaciones inherentes al control; sin embargo, las condiciones
18
evolucionan debido tanto a factores externos como internos, provocando con ello que
los controles pierdan su eficiencia”. (pág. 29)
Durante el transcurso normal de las actividades de gestión, tiene lugar una supervisión
permanente. El alcance y frecuencia de las evaluaciones independientes dependerá
fundamentalmente de la evaluación de riesgos y la eficacia de los procedimientos de
supervisión permanente.
1.2.3 Crédito y Cobranzas.
1.2.3.1 Crédito
El termino crédito proviene del latín creditum, de credere, tener confianza. Aun cuando no
existe una definición generalmente aceptada, podemos definir la operación de crédito como
“la entrega de un valor actual, sea dinero, mercancía o servicio, sobre la base de confianza, a
cambio de un valor equivalente esperado en un futuro, pudiendo existir adicionalmente un
interés pactado. (Villaseñor, 2009, pág. 11)
Se determina como crédito a la entrega de un producto a cambio de uno o varios pagos
futuros, basados en la confianza vendedor – cliente.
1.2.3.2 Importancia.
En la actualidad, el crédito es de importancia vital para la economía de todos los países y de
todas las empresas, ya que su utilización adecuada produce, entre otros beneficios, los
siguientes:
• Aumento de los volúmenes de venta.
• Incremento de la producción de bienes y servicios y, como consecuencia, una
disminución de los costos unitarios.
19
• Elevación del consumo, al permitir que determinados sectores socioeconómicos
adquieran bienes y servicios que no estarían a su alcance si tuvieran que pagarlos de
contado.
• Creación de más fuentes de trabajo, mediante nuevas empresas y ampliación de las ya
existentes.
• El uso responsable del crédito facilita realizar gastos de consumo e inversión por
encima de lo que permiten los ingresos corrientes. (Villaseñor, 2009, pág. 12)
1.2.3.3 Políticas de Crédito.
“Una política de crédito se puede definirse como un curso general de acción para
situaciones concurrentes, encaminadas a alcanzar los objetivos establecidos. En otras
palabras, es una regla que norma la actuación y que, acatándola, permite lograr los fines
propuestos” (Villaseñor, 2009, pág. 24).
1.2.3.4 Las decisiones en el otorgamiento del crédito.
Las decisiones para otorga o negar un crédito en particular deben realizarse de conformidad
con los planes y políticas generales de la empresa, y con las políticas de crédito
correspondientes. Una efectiva decisión de crédito presupone la clara definición y la cabal
comprensión de estas políticas. (Villaseñor, Elementos de administracion de crédito y
cobranza, 2010, pág. 200)
1.2.3.5 Clasificación del Crédito.
El crédito se clasifica tanto por la naturaleza, por la calidad de las cosas en que consiste su
presentación, por el vencimiento, por las personas, por la garantía, por el objeto y la
finalidad, las cuales se detalla en la figura que se muestra a continuación: (Villaseñor, 2010,
pág. 24).
20
CLASIFICACIÓN DEL CRÉDITO
CLASIFICACIÓN DEL CRÉDITO
Por su Naturaleza
Propio
Necesario
Por la calidad de las
cosas en que consiste
su presentación
Natural
Monetario
A Corto Plazo
A Término A Largo Plazo
Por el Vencimiento
Denunciable
A Plazo No Denunciable
Publico
Por las Personas
Privado
Directo
Personal Aunado a un tercero
Por la Garantía
Mobiliario
Real Inmobiliario
Por el Objeto o la
Finalidad
De Consumo
Comercial
De Pago
Popular De Empresa
Productivo Agrícola De Hacienda
De posición
Figura. 1 Clasificación del Crédito
Fuente: Emilio Villaseñor (2010).
Elaborado: Ana Vargas.
21
1.2.3.6 Establecimientos de las políticas de cobranza.
“El establecimiento de las políticas de cobranza se distribuye un resumen de dichas
políticas a los diferentes elementos de la organización relacionados directamente o
indirectamente con ellas: finanzas, contabilidad, ventas, personal, y a quienes realizan
físicamente el trabajo de cobro” (Villaseñor, Elementos de administracion de crédito y
cobranza, 2010, pág. 220).
1.2.3.6.1 Plazo de cobro.
“Al establecer las políticas radican en determinar cuándo y cómo se hará el primer esfuerzo
de cobro. Esto es, cuanto tiempo después de la fecha de vencimiento las cuentas morosas
se convierten en elemento activo dentro del procedimiento de cobro” (Villaseñor,
Elementos de administracion de crédito y cobranza, 2010, pág. 221).
1.2.3.6.2 Técnicas de cobro: mora y seguimiento.
Mantenimiento del departamento de cobranza. Muchas empresas, generalmente las grandes
y que tienen una amplia clientela, mantienen un departamento especial de cobranza, que es
el que se encarga de manejar y controlar las cuentas por cobrar de la misma.
SISTEMA DE COBRANZA
Figura. 2 Sistema de Cobranza
Fuente: (LawrenceJ & Castro, 2010, pág. 62)
Elaborado por: Ana Vargas
SISTEMAS DE COBRANZA
Visitas personales a clientes morosos
Recordatorios anticipados Procedimientos legales o cobro judicial
Cobro a través de agencias de cobro
22
1.2.3.7 Los medios de cobro y pago.
Los medios de cobro, y por tanto de pago, han ido evolucionando según se han ido
desarrollando las relaciones comerciales en la sociedad, adaptándose a los cambios
impuestos por una humanidad en constantes evolución, en las que la inmediatez y las
garantías de las partes que realizan las operaciones son requisitos imprescindibles para que
se pueda realizar la transacción. (Gómez & Bermejo, 2010, pág. 155)
De manera general se puede clasificar a los medios de cobro y pago según sea el caso, de
contado en efectivo, cheque y transferencia; y a plazos con letra de cambio y pagaré.
1.2.3.8 Obtención de la información de crédito.
Córdoba (2012) “Señala que para el otorgamiento de crédito, las empresas hacen la
evaluación al cliente, solicitando información financiera y crediticia, junto con referencias
de crédito. Las fuentes externas principales de información crediticia son los siguientes”
(pág. 203).
INFORMACIÓN DE CRÉDITOS
Figura. 3 Información de Créditos
Fuente: (Córdoba, 2012, pág. 204)
Elaborado por: Ana Vargas
ESTADOS
FINANCIEROS
OFICINAS DE
INTERCAMBIO DE
REFERENCIA O
CENTRALES DE
RIESGO
VERIFICACIÓN
BANCARIA
OTROS
PROVEEDORES
Para analizar la estabilidad financiera del cliente, su liquidez, rentabilidad y
capacidad de endeudamiento
Las empresas pueden obtener información de crédito por medio de los sistemas
de intercambio de referencia, que es una red de intercambios de información
crediticia.
Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga información crediticia
del banco del solicitante. Normalmente, se suministra un estimado del saldo de
caja de la empresa.
Este consiste en obtener información de otros proveedores que vendan al
solicitante del crédito y preguntarles, ¿cuáles son las normas de pago y sus
relaciones inter-empresariales?
23
1.2.3.9 Condiciones del crédito.
Córdoba (2012) “Deduce que las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener
mayores clientes, pero pueden tener efectos en su rentabilidad total. Se deben evaluar los
diferentes factores, tanto positivos como negativos” (pág. 206)
CONDICIONES DE CRÉDITO.
Figura. 4 Condiciones de Crédito
Fuente: (Córdoba, 2012, pág. 206)
Elaborado por: Ana Vargas
1.2.3.10 Factores determinantes en la gestión de la cuentas por cobrar.
Una adecuada gestión de las cuentas por cobrar dependerá de varios factores:
FACTORES DETERMINANTES EN LA GESTIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR
Figura. 5 Factores determinantes en la Gestión de la Cuenta por Cobrar
Fuente: (Córdoba, 2012, pág. 204)
Elaborado Por: Ana Vargas
Factores para una adecuada gestión de las cuentas por cobrar
Políticas de incobrabilidad Plazo de
cobranzas Niveles de venta
Tipo de clientes
Riesgo crediticio
Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.
Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades que un cliente se declare técnicamente
insolvente o en bancarrota.
Con el descuento por pronto pago se espera cambios y efectos en las utilidades
El periodo de cobro promedio debe disminuir
La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir
Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro, como la disminución es la estimación de cuentas
incobrables, deben dar como resultado un aumento en las utilidades
24
1.2.3.11 La 5 c del crédito.
LA 5 C DEL CRÉDITO
Figura. 6 La 5 c del Crédito
Fuente: (Córdoba, 2012, págs. 207-208)
Elaborado por: Ana Vargas
1.2.3.12 Gestión de Cartera
González (2011) “La gestión de cobranza conlleva las diligencias necesarias para la
recuperación de las obligaciones en mora. A través de una instancia extrajudicial en la cual
el deudor, por requerimiento del acreedor, atiende el pago de lo debido” (pág. 57).
GESTIÓN DE CARTERA
Figura. 7 Gestión de cartera
Fuente: (Córdoba, 2012, pág. 206)
Elaborado por: Ana Vargas
Son las cualidades de solvencia moral que tiene el deudor
para responder al crédito.
Posibilidad de pago del solicitante de las obligaciones
requeridas, para lo cual se analiza sus estados financieros
Es el ambiente de negocio y la economía actual, son los
factores externos que pueden afectar la marcha de algún
negocio, es decir, aquellos que no dependen de su trabajo
Se refiere a los valores invertidos en el negocio
Son todos aquellos elementos de que dispone el negocio o sus
dueños, para garantizar el cumplimiento de pago en el
crédito,
CARÁCTER
CAPACIDAD
CAPITAL
COLATERAL
CONDICIONES
Investigación de la capacidad de pagos del cliente
Fijación del tope de crédito a para cada cliente
Instrumentación de la deuda comercial
Cobro de deudas vencidas
25
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN.
Según el autor Ángel Fierro, señala que la contabilidad permite identificar la situación
actual en que se encuentra la empresa, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar y
evaluar a la empresa en estudio para luego poder tomar decisiones que beneficien a la
empresa.
De acuerdo a los autores Hernández, Moreno, Zaragoza y Porras en su libro dan a conocer
que la auditoría es un examen que se le realiza a la empresa para verificar que si las
actividades que están realizando y registrando están de acuerdo con el protocolo.
Según el autor Arturo Lara en su libro de Toma el Control de tu Negocio manifiesta que el
control interno en la actualidad es un hábito dentro de una empresa la cual consta de
métodos, procedimientos en benéfico de los activos y el desarrollo de la actividad de forma
eficaz.
Según Sonia González la gestión de cobranza es la actividad que realiza la empresa para
poder recuperar las obligaciones en mora, es una de las variables más importantes que
tiene la empresa para recuperar su capital de trabajo y orientar a un buen manejo del
mismo para generar mejor liquidez.
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
La aplicación correcta de los procesos de evaluación de control interno serán necesarios
para que los resultados sea efectivos, esto debe ir acompañado de la ética del auditor, quien
velara por que los datos a obtener sean de uso exclusivo para la investigación como lo
manifiestan los autores en sus conceptos.
La atención estricta de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS),
constituyen las reglas que minimizan los riesgos de la auditoría y fortalecen la confianza
26
que expresan las empresas en sus actividades de control, logrando establecer lineamientos
a ser analizados para determinar conclusiones y recomendaciones de mejora.
Se debe tomar como aporte fundamental lo que señala Córdoba Marcial con relación al
otorgamiento de un crédito, hacer la evaluación, solicitando información financiera y
crediticia, junto con referencias afirmativas del sujeto de crédito y sobre todo establecer las
condiciones que regirán el crédito.
27
CAPÍTULO II.
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA.
2.1 CARACTERIZACIÓN EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL.
En la ciudad de Santo Domingo, provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, la empresa
“Nueva Distribuidora TMM” es relativamente joven con apenas cinco años desde su
creación, se dedica principalmente a la distribución y comercialización de productos de
consumo masivo, especialmente de los productos de Industrias Ales.
La compañía ha venido ejecutando sus actividades de manera regular, más sus ingresos por las
ventas a crédito no se ejecutan de acuerdo a las previsiones realizadas todo esto ha provocado
que los niveles de cartera vencida se estén incrementando de una manera preocupante,
limitando la eficacia de los procesos de crédito y cobranzas.
Con los antecedentes descritos anteriormente, existe la necesidad de la aplicación de una
evaluación del control interno que permita mejorar el departamento de crédito y cobranzas
de manera eficiente y a su vez mejorar la gestión de cartera de la misma.
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO METODOLÓGICO PARA EL
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN.
La investigación se basó en el modelo cualitativo y cuantitativo con énfasis en lo
cualitativo. Cuantitativo en la determinación de valores de cartera vencida y en el cálculo
de provisión de cuentas incobrables que mantiene la empresa por los créditos otorgados.
Así como el análisis de los resultados que serán examinados y fundamentados para la
establecer la propuesta de solución.
Cualitativo en la utilización de métodos teóricos, la observación de los procesos crediticios
que se efectúan en el departamento de crédito y cobranza para determinar causa y efecto de
la situación problémica y la información recolectada a través de la aplicación de los
instrumentos de investigación como entrevistas y encuestas, resultados que mediante
estadísticas serán procesados para la respectiva interpretación.
28
2.2.1 Tipos de Investigación.
2.2.1.1 De campo.
El traslado al sitio mismo donde se producen los hechos y la fuente de datos en este caso la
empresa “Nueva Distribuidora TMM”, y al cual se dirigió el desarrollo del trabajo
investigativo, también se obtuvo la información mediante la observación, entrevista y
encuestas a las personas inmersas en los procesos
2.2.1.2 Explicativa
El trabajo es explicativo porque se utilizó este tipo de investigación en la elaboración del
marco propositivo el mismo que permitió determinar las causas y efectos del problema de
investigación.
2.2.1.3 Bibliográfica.
La investigación bibliográfica se orientó a textos físicos y virtuales nta en la bibliografía
actualizada indicando los nombres de los autores, editores, ediciones, año de publicación,
los mismos que se utilizaron para establecer el capítulo uno denominado marco teórico.
2.2.1.4 Descriptiva.
La investigación es descriptiva pues se utilizó un modelo teórico establecido para diseñar
la propuesta, así como en el planteamiento del problema determinando el por qué y cómo
ocurren los hachos considerando también las posibles soluciones.
2.2.1.5 Aplicada.
La investigación aplicada se encuentra estrechamente vinculada con la investigación básica
ya que depende de sus descubrimientos y aportes teóricos. Busca confrontar la teoría con la
realidad. Se utilizó el tipo de investigación para la estructuración del programa de
auditoría, la planificación específica, ejecución del trabajo y comunicación de resultados.
29
2.2.2 Población.
Al establecer la población se tiene las siguientes personas vinculadas con el tema de
estudio.
Tabla 1. Población.
INVOLUCRADOS POBLACIÓN
Gerente General 1
Contador externo 1
Facturadora 1
Vendedores 2
TOTAL 5
Fuente: Empresa “Nueva Distribuidora TMM”
Elaborado: Ana Vargas
2.2.3 Métodos de la Investigación.
Es el procedimiento riguroso, formulado de una manera lógica, que el investigador debe
seguir en la adquisición del conocimiento.
2.2.3.1 Método Inductivo- Deductivo.
En el método Inductivo la inducción va de lo particular a lo general del tema investigado,
mientras que en el deductivo la deducción va de lo general a lo particular. Se utilizó este
método para determinar las causas y efectos que se encuentran en la situación problémica
manifestada en la introducción de la investigación.
2.2.3.2 Método Analítico- Sintético.
Se utilizó este método para obtener datos e información más detallada, como la descripción
de fundamentos teóricos así como la explicación de los procesos llevados a cabo por el
departamento de crédito y cobranza, a fin de entender el tema asociándolo a un
30
conocimiento profundo del objeto que deseamos alcanzar con el diseño de un modelo de
crédito y cobranza para la entidad.
2.2.4 Técnicas de investigación.
Las técnicas constituyen el conjunto de mecanismos, medios o recursos dirigidos a
recolectar, conservar, analizar y transmitir los datos de los fenómenos sobre los cuales se
investiga.
2.2.4.1 Entrevista.
Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas. La
entrevista se utilizó para obtener información en forma verbal, a través de preguntas que
propone el analista, en la presente investigación la entrevista se aplicó a la Gerente de la
empresa “Nueva Distribuidora TMM” Sra. Nubia Andrade Moncayo.
2.2.4.2 Encuesta.
Es un estudio observacional en el que el investigador busca recopilar datos por medio de
un cuestionario previamente diseñado, las encuestas que se realizaron fueron dirigidas al
contador, facturadora y a los vendedores de la entidad que son usuarios de la información y
son quienes están inmersos en la programación de la investigación.
2.2.5 Instrumentos de investigación.
Un instrumento de investigación es la herramienta utilizada por el investigador para
recolectar la información y poder plantear respuestas al problema de la investigación.
2.2.5.1 Guía de Entrevista.
La guía de entrevista como instrumento de investigación permitió a la investigadora
comprender hechos actuales y a su vez exponer una propuesta concreta que pueda
modificar una realidad esperada.
31
2.2.5.2 Cuestionario.
El cuestionario es un conjunto de preguntas objetivas, preparado cuidadosamente, sobre los
hechos y aspectos que interesan en una investigación, para que sea contestado por la
población.
2.2.6 Interpretación de Resultados.
2.2.6.1 Entrevista aplicada a la Gerente general.
1. ¿Cómo surgió la idea para la creación de la EMPRESA?
Por el atractivo mercado en el cual se desenvuelve la empresa.
2. ¿Cuántos años lleva dentro del mercado la empresa TMM y por qué la decisión de
dedicarse a este tipo de actividad económica? ¿Cuantos clientes posee la empresa
en la actualidad?
Desde hace 5 años, por la experiencia previa se decidió iniciar actividades como
empresa. En la actualidad con más de 300 clientes fijos.
3. ¿Existen adecuados mecanismos de control de los procesos que se llevan a cabo en
el departamento de crédito – cobranzas de la empresa?
Considero que en la actualidad no existen los mecanismos idóneos de control, debido a
que han presentado con preocupante frecuencia graves irregularidades en los saldos de
las cuentas de los clientes.
4. ¿Posee el departamento de crédito – cobranzas un manual de funciones y
procedimientos adecuados a las necesidades de la compañía?
No posee un manual de funciones.
32
5. ¿El área de crédito cuenta con adecuadas políticas de crédito y cobranza?
No dispone de políticas de crédito y cobranzas en la actualidad.
6. ¿Se planifican regularmente las actividades que se deben desarrollar para
mejorar la Gestión de Cartera?
No se planifica en dicho departamento.
7. ¿Cómo se manejan las ventas a crédito? ¿Cómo se analiza la capacidad de pago
del cliente para otorgarle el crédito correspondiente?
Con crédito directo con plazo que va de 15 a 30 días, la capacidad de pago del cliente
no es analizada simplemente en base a su cumplimiento histórico se le otorga el crédito
que solicite.
8. ¿La empresa cobra alguna tasa de interés por crédito o mora en la cancelación del
mismo?
Cuando se entra al ámbito legal se cobra la tasa de mora recomendada por el abogado
contratado por la empresa.
9. ¿Existe documentación colateral para el otorgamiento de un crédito?
Solo en los montos elevados de acuerdo a mi criterio.
10. ¿Cómo realiza las compras a sus proveedores?
A crédito a 15 días plazo, algunas veces por el volumen de compra se incrementa el
plazo a 30 días.
11. ¿Conoce Ud. cuál es el porcentaje de la cartera vencida e índices de morosidad?
No, los desconocemos como cifra exacta y tampoco tenemos índices de morosidad.
33
12. ¿La gestión de cobranzas cubre las necesidades de recuperación de cartera en
forma eficiente?
No en la actualidad existe una importante cartera vencida que no ha sido recuperada.
13. ¿Considera Ud. que una Evaluación de Control Interno al departamento de
Crédito – Cobranza mejorara la Gestión de Cartera de la empresa?
Yo considero que si porque permitirá encontrar los errores y falencias que actualmente
se presentan en el departamento de crédito – cobranzas, permitiendo tomar medidas
correctivas, definitivamente yo impulsaría dicha evaluación.
2.2.6.2 Entrevista aplicada a los colaboradores.
Tabla 2. Preguntas cerradas realizadas a los colaboradores de la empresa
N° PREGUNTA VARIABLE F. A. F. R.
1 ¿La empresa dispone de
políticas de crédito?
SI 0 0%
NO 4 100%
TOTAL 4 100%
En su totalidad de los colaboradores encuestados manifiestan que la empresa no
dispone de políticas de crédito.
2
¿Para aprobar un crédito la
empresa lo hace a través de
un comité de crédito?
SI 0 0%
NO 4 100%
TOTAL 4 100%
Sé determina que la totalidad de los encuestados dan a conocer que la empresa para
aprobar un crédito no lo hace a través de un comité de crédito.
3
¿Existe documentación
sobre las condiciones y
demás requisitos que debe
cumplir los clientes para
adquirir a crédito los
productos ofertados por la
institución?
SI 0 0%
NO 4 100%
TOTAL 4 100%
La totalidad de los colaboradores encuestados dan a conocer que existen condiciones
ni más requisitos que deben de cumplir los clientes para acceder a un crédito.
34
4
¿Existen los procesos
adecuados para la
aprobación y concesión de
un crédito?
SI 3 75%
NO 1 25%
TOTAL 4 100%
En función a los resultados alcanzados se puede determinar que en su mayoría de los
colaboradores encuestados dan a conocer que no existen procesos adecuados para la
aprobación y consecución de un crédito.
5
¿Existe personal dedicado
a la gestión de las
cobranzas?
SI 1 25%
NO 3 75%
TOTAL 4 100%
Se determina que la mayoría de los colaboradores encuestados dan a conocer que no existe
personal dedicado a la gestión de cobranzas.
7
¿La empresa evalúa a
través de índices de
morosidad su cartera?
SI 0 0%
NO 4 100%
TOTAL 4 100%
Se observa claramente que los colaboradores manifiestan que la empresa no evalúa la cartera
vencida a través de índices de morosidad.
8
¿Los responsables de
crédito y cobranza
comunican periódicamente
a gerencia la evolución de
la cartera vencida de la
empresa?
SI 0 0%
NO 4 100%
TOTAL 4 100%
Se determina que la totalidad de los colaboradores encuestados dan a conocer que los
responsables de crédito y cobranza no comunican periódicamente a gerencia de la evolución
de la cartera vencida.
9
¿El personal de crédito y
cobranza cuenta con un
manual de funciones donde
establezca todas sus
responsabilidades?
SI 1 25%
NO 3 75%
TOTAL 4 100%
Se evidencia que la mayoría de los colaboradores encuestados dan a conocer que el personal
de crédito y cobranza no cuentan con sus respectivos manuales de funciones.
10
¿Se notifica en forma
anticipada la fecha de pago
a los clientes?
SI 3 75%
NO 1 25%
TOTAL 4 100%
Las mayoría de los encuestados manifiestan que no se notifican con anticipación la fecha de
pago a los clientes.
35
13
¿Usted considera
conveniente que para
mejorar los índices de morosidad es necesario que la
empresa realice una
Evaluación de Control
Interno al departamento de
crédito y cobranza?
SI 3 75%
NO 1 25%
TOTAL 4 100% En función a los resultados obtenidos se puede determinar que la mayoría de los
colaboradores les parece conveniente que para reducir los índices de morosidad es necesario
que la empresa realice una evaluación de control interno al departamento de crédito y
cobranza.
Fuente: Empresa “Nueva Distribuidora TMM”
Elaborado por: Ana Vargas
Tabla 3. Preguntas de selección múltiple
N° PREGUNTA VARIABLE F. A. F. R.
6
¿Los plazos que la empresa
otorga en las adquisiciones
a crédito son?
7 Días 1 25%
15 Días 3 75%
30 Días 0 0%
TOTAL 4 100%
La mayoría de los colaboradores encuestados manifiestan que los plazos que la
empresa otorga para la adquisición de un crédito son quince días.
11
¿A su criterio las causas
para el incumplimiento de
las obligaciones de sus
clientes en el plazo
establecido se deben?
Corto Plazo 0 0%
Dificultades de
pagar en
instituciones
financieras
1 25%
No alcanza a
cubrir la
totalidad del
pago
3 75%
No recuerda la
fecha de pago 0 0%
TOTAL 4 100%
36
La mayoría de los encuestados manifiestan que la causa principal por el cual se
realiza el incumplimiento de las obligaciones por parte de los clientes es que no
alcanzan a cumplir con la totalidad del pago.
12
¿Cómo calificaría usted los
controles establecidos por
la Empresa para el manejo
de la cartera?
Bueno 0 0%
Regular 3 75%
Malo 1 25%
TOTAL 4 100%
Se determina según los resultados alcanzados que los controles establecidos por la
empresa para el manejo de la cartera son regulares.
Fuente: Empresa “Nueva Distribuidora TMM”
Elaborado: Ana Vargas
2.2.7 Verificación de la idea a defender.
En la pregunta 3 de la entrevista se determinó que no existen mecanismos de control de los
procesos desarrollados en el departamento de crédito y cobranzas de la empresa, esto es
corroborado en la pregunta 4 de la encuesta en lo referente a que no se desarrollan procesos
adecuados para la aprobación y concesión del crédito, siendo calificados los controles de
acuerdo a la pregunta 14 de la encuesta como regulares y malas, lo que evidenció la falta
de controles exhaustivos en el departamento de crédito – cobranzas de la distribuidora.
Además se evidenció en función a las respuestas de las preguntas 5 y 1 de la entrevista y
encuesta respectivamente, que la empresa no dispone de políticas de crédito y cobranzas,
ocasionando el incremento de la cartera vencida con evidentes problemas de recuperación
de su cartera vencida.
Se estableció que no se desarrolla planificación en las actividades del departamento de
crédito y cobranzas, de acuerdo a los datos recopilados en las preguntas 6 de la entrevista,
así como se corroboró en la pregunta 9 de la encuesta que no se dispone de manuales de
funciones que direccionen las tareas, funciones y responsabilidades de los empleados de la
empresa.
37
Se determinó de acuerdo a la pregunta 7 de la entrevista que no se analiza la capacidad de
pago del cliente y en las preguntas 2 y 8 de la encuesta se observa que no se aprueba un
crédito en comité y que no se comunica periódicamente a gerencia la evolución de la
cartera de la empresa lo cual afecta en gran medida a su gestión y la toma de decisiones
que permitan mejorar dicha situación, por otra parte en la pregunta 12 y 13 de la entrevista
y encuesta respectivamente se estableció que no se desarrolla una efectiva gestión de
cartera, contribuyendo a que se produzcan incumplimientos de los clientes e
incrementando la cartera vencida y los índices de morosidad.
Por lo tanto, se establece que es primordial desarrollar una Evaluación del Control Interno
para mejorar la Gestión de Cartera del Departamento de crédito – cobranzas de la empresa
“NUEVA DISTRIBUIDORA TMM” de la ciudad de Santo Domingo.
2.3 PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA.
Para desarrollar la propuesta se ha tomado el proceso de auditoría de control interno con
base a las Normas de Auditoría generalmente Aceptadas (NAGAS), compuestas por:
• La planificación de la auditoría del control interno.
• Ejecución del trabajo de auditoría.
• Comunicación de resultados.
2.4 CONCLUSIONES DEL CAPÍTULO.
Se estableció que no existen procesos adecuados y mecanismos de control en el
departamento de crédito y cobranzas de la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”,
evidenciando la falta de control en el otorgamiento y gestión de cobranzas; lo cual se
evidencia en la elevación de los niveles de cartera vencida de la compañía.
Ha quedado evidenciado que la empresa no dispone de políticas de crédito y cobranzas que
rijan y guíen todas y cada una de las actividades desarrolladas en el mencionado
departamento, lo cual ha provocado que se presenten serios inconvenientes en la concesión
38
y recuperación de cartera que afectan en gran medida a la liquidez y solvencia de la
empresa.
Se observó que no se desarrolla planificación en las actividades del departamento de
crédito y cobranzas, que no se dispone de manuales de funciones que permita elevar el
desempeño de los colaboradores.
Se determinó que la empresa no analiza la capacidad de pago del cliente y que el crédito no
se aprueba mediante un comité que evalúe los aspectos inherentes a la concesión del
mismo, además se detectó que no se comunica periódicamente a gerencia la evolución de
las cuentas pendientes de cobro de la empresa, afectando significativamente la gestión de
cartera de la compañía.
39
CAPÍTULO III.
3. VALIDACIÓN DE LOS RESULTADOS DE SU APLICACIÓN.
3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO – COBRANZAS PARA MEJORAR LA
GESTIÓN DE CARTERA DE LA EMPRESA “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”
DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO.
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA.
3.2.1 Justificación
La aplicación de una adecuada evaluación del control interno, reduce en gran medida los
posibles riesgos que la empresa pueda tener, lo que hace que el auditor tenga más
confianza y pueda disminuir las pruebas en ciertas áreas, ya que el enfoque de la auditoría
se basa en el riesgo, el análisis de la entidad y su entorno.
La Gestión financiera en una empresa constituye el manejo adecuado de los recursos y
dentro de ellos la gestión de cartera juega un papel preponderante para la inyección de
fondos. Esta responsabilidad recae en la Gerente general, quien será la encargada de llevar
un control adecuado, ordenado de los ingresos y gastos de la empresa.
Es menester indicar que la eficiencia operacional en la gestión de cartera proporcionará
información adecuada a la gerencia donde se detallará todos los proyectos de la empresa,
idealmente en una sola base de datos, Por lo tanto pueda cumplir con la función de otorgar
una herramienta adicional para evitar la cartera vencida, con bases técnicas y resultados
eficientes.
40
A través de instrumentos de investigación se pudo realizar un diagnóstico de la situación
actual de la empresa, ratificando la existencia de la problemática planteada y apoyando la
posible solución planteada. Se pude referir entonces que la evaluación del control interno
en el Departamento de crédito – cobranzas, permitirá identificar y minimizar los riesgos
así como optimizar recursos de tal manera que se cuente con información fiable para una
toma de decisiones dentro de su gestión financiera.
3.2.2 Objetivo General
Evaluar el control interno del departamento de crédito - cobranzas para mejorar la gestión
de cartera en la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM” de la ciudad de Santo
Domingo del periodo 2014.
3.2.3 Objetivos Específicos
• Planificar el trabajo de evaluación del control interno del departamento de Crédito –
cobranzas de la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”
• Evaluar el control interno mediante el Modelo Coso I
• Comunicar los resultados a través de la emisión de la opinión e informe respecto al
control interno de la Empresa.
41
3.2.4 Desarrollo de la Evaluación del Control Interno.
3.2.4.1 Planificación del trabajo de evaluación del control interno del departamento
de Crédito y Cobranzas de la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”.
PROGRAMA GENERAL DE AUDITORÍA
OBJETIVO: Evaluar el control interno en el departamento de Crédito y Cobranzas
PROCEDIMIENTO
FASE PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CÓDIGO
PLANIFICACIÓN CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA
Recorrido por las Instalaciones VIAM PP-1
Entrevista con Directivos VIAM PP-2
Actualización del Archivo Permanente VIAM PP-3
EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO
Flujo gramas de procesos VIAM PP-4
Memorando de planificación VIAM PP-5
EJECUCIÓN SISTEMA COSO I
Elaboración y Aplicación de Matríz de
Evaluación
VIAM ECI-1
NIVEL DE CONFIANZA VIAM ECI-2
HOJA DE HALLAZGOS VIAM ECI-3
COMUNICACIÓN
DE
RESULTADOS
Opinión de auditoría VIAM IA-1
Informe estándar de auditoría VIAM IA-2
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Vargas I. Septiembre 14, 2015 Ing. Jorge Almeida
Msc.
Septiembre
14, 2015
42
3.2.4.2 Planificación
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
PP-1
1 / 1
CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA
La empresa “Nueva Distribuidora TMM” La empresa “Nueva Distribuidora TMM” es
relativamente joven con apenas cinco años desde su creación, se dedica principalmente a la
distribución y comercialización de productos de consumo masivo especialmente de los
productos de Industrias Ales.
La compañía ha venido ejecutando sus actividades de manera regular, más sus ingresos por las
ventas a crédito no se ejecutan de acuerdo a las previsiones realizadas todo esto ha provocado
que los niveles de cartera vencida se estén incrementando de una manera preocupante;
limitando la eficacia de los procesos de crédito y cobranzas
La auditoría de control interno a la empresa se planificó realizarla desde el 14 de septiembre
del 2015 hasta el 4 de octubre del 2015.
La Sra. Nubia Andrade Moncayo en su calidad de Gerente General de Distribuidora TMM,
autorizó que se proceda a visitar la Empresa, en la cual se pudo conocer las actividades
operacionales que realiza cada uno de sus departamentos, pudiendo realizar un diagnóstico
de la situación actual respecto al manejo, concesión y recuperación de cartera, que se suma
al hecho de que el contador es externo quien facilita el cumplimiento de procesos
tributarios. Es plena responsabilidad de la administración el manejo de cuentas por cobrar
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Vargas I. Septiembre 14, 2015
Ing. Jorge Almeida
Msc. Septiembre 14, 2015
43
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
PP-2
1 / 2
1. ¿Cómo surgió la idea para la creación de la empresa?
Por el atractivo mercado en el cual se desenvuelve la empresa.
2. ¿Cuántos años lleva dentro del mercado la empresa TMM y por qué la
decisión de dedicarse a este tipo de actividad económica? ¿Cuantos clientes
posee la empresa en la actualidad?
Desde hace 5 años, por la experiencia previa se decidió iniciar actividades como
empresa. En la actualidad con más de 300 clientes fijos.
3. ¿Existen adecuados mecanismos de control de los procesos que se llevan a cabo
en el departamento de crédito – cobranzas de la empresa?
Considero que en la actualidad no existen los mecanismos idóneos de control, debido a
que han presentado con preocupante frecuencia graves irregularidades en los saldos de
las cuentas de los clientes.
4. ¿Posee el departamento de crédito – cobranzas un manual de funciones y
procedimientos adecuados a las necesidades de la compañía?
No posee un manual de funciones.
5. ¿El área de crédito cuenta con adecuadas políticas de crédito y cobranza?
No dispone de políticas de crédito y cobranzas en la actualidad.
6. ¿Se planifican regularmente las actividades que se deben desarrollar para
mejorar la Gestión de Cartera?
No se planifica en dicho departamento.
44
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
PP-2
2 / 2
7. ¿Cómo se manejan las ventas a crédito? ¿Cómo se analiza la capacidad de
pago del cliente para otorgarle el crédito correspondiente?
Con crédito directo con plazo que va de 15 a 30 días, la capacidad de pago del cliente
no es analizada simplemente en base a su cumplimiento histórico se le otorga el crédito
que solicite.
8. ¿La empresa cobra alguna tasa de interés por crédito o mora en la cancelación
del mismo?
Cuando se entra al ámbito legal se cobra la tasa de mora recomendada por el abogado
contratado por la compañía.
9. ¿Existe documentación colateral para el otorgamiento de un crédito?
Solo en los montos elevados de acuerdo a mi criterio.
10. ¿Cómo realiza las compras a sus proveedores?
A crédito a 15 días plazo, algunas veces por el volumen de compra se incrementa el
plazo a 30 días.
11. ¿Conoce Ud. cuál es el porcentaje de la cartera vencida e índices de
morosidad?
No los desconocemos como cifra exacta y tampoco tenemos índices de morosidad.
12. ¿La gestión de cobranzas cubre las necesidades de recuperación de cartera en
forma eficiente?
No en la actualidad existe una importante cartera vencida que no ha sido recuperada.
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Vargas I. Septiembre 14, 2015
Ing. Jorge Almeida
Msc. Septiembre 14, 2015
45
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
PP-4
1 / 2
GERENCIA VENTAS BODEGA FACTURACION
INICIO
O
Atiende a
cliente
Presenta
opciones
Cliente
decide
comprar a
crédito
Certifica
existencias
Aprueba el
crédito
Recibe orden
de pedido
Entrega
mercadería
Revisa
compras
anteriores
Verifica datos
personales
Emite
facturas
Archiva
documentos
FIN
46
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
PP-4
2 / 2
GERENCIA FACTURACION CLIENTE CONTABILIDAD
INICIO
O
Solicita
informe
Identifica
vencimientos
Acepta
deuda y acepta pagar
Realiza
llamadas a
clientes
Verifica la
realización
del pago
Realiza el
pago
Presenta
informes de
vencimiento
s
Recibe
documentos Entrega
recibo de
pago
FIN
Recibe
informes de
vencimientos
47
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
PP-5
1 / 6
Memorando de Planificación para la evaluación del Control interno del
Departamento de Crédito y Cobranzas de la empresa Nueva Distribuidora TMM al
31 de diciembre del 2014.
1. Identificación de la identidad
Nombre de la Empresa: Nueva Distribuidora TMM
Nombre del Dueño: Milton Cristóbal Viteri Briones
Dirección: Coop. Las Palmas, Honduras s/n y Rio Chila
Teléfono: (02) 3705293/0982750131
Actividad de la Empresa: Distribuidores exclusivos de los Productos de Industrias Ales
2. Motivos del examen
Evaluación del Sistema de Control Interno del área de Cartera, se lo realiza en
cumplimiento del Programa de fin de Titulación para la obtención el título Ingeniería en
Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA de la UNIANDES, tema aprobado por
la Dirección General de la Unidad.
3. Objetivos del examen.
✓ Ejecutar todas las fases del proceso de evaluación del control interno del departamento
de Crédito y Cobranzas de la empresa Nueva Distribuidora TMM
✓ Establecer conclusiones sobre la efectividad del control interno, del departamento de
Crédito y Cobranzas de la empresa Nueva Distribuidora TMM.
48
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
PP-5
2 / 6
4. Alcance del examen
La evaluación del Control Interno del departamento de Crédito y Cobranzas de la
Empresa Nueva Distribuidora TMM se efectuará al 31 de diciembre del 2014 y cubrirá lo
concerniente a la evaluación del control interno bajo el sistema COSO I
5. Base Legal
• Código de Trabajo
• Normativa Interna, Políticas, Códigos y Manuales.
• Código Civil
• Código Mercantil
• Ley de Régimen Tributario Interno
6. Estructura orgánica.
• Proceso gobernante
• Gerente General
• Proceso habilitante
• Contador
49
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 Crédito y Cobranzas
PP-5
3 / 6
• Proceso Agregador de valor
• Facturadora - Cobradora
• Vendedores
• Bodega
• Chofer
7. Objetivo de la Empresa Nueva Distribuidora TMM
Se dedica a la distribución y comercialización de productos de consumo masivo
especialmente los productos de Industrias Ales en las ciudades del El Carmen, la
Concordia y Quinindé.
8. Sistema de Archivo
En el período de examen la documentación se encuentra archivada en las oficinas de la
empresa en el departamento de contabilidad de la empresa NUEVA DISTRIBUIDORA
TMM.
En el archivo permanente se conservará los documentos como RUC, permisos,
reglamentos,
Los papeles de trabajo de la evaluación del control interno estarán en el archivo corriente
establecido para la investigación.
50
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
PP-5
4 / 6
9. Unidades responsables y/o componentes
Las unidades relacionadas con el examen son las siguientes:
Cargo Nombre de los empleados Componentes
Gerente Nubia Andrade Moncayo Administración
Contador Julio Jaramillo Contabilidad
Facturadora Cobradora Elizabeth Intriago Andrade Facturación - Cobros
Vendedor Fernando Terán Piedra Ventas
Vendedor Walter Zambrano Hidalgo Ventas
Ayudante Bodeguero Ronald Vélez Cobeña Recepción
Ayudante Bodeguero Edison Palma Aveiga Despachos
Chofer Leonardo Enrique Vega Entregas
10.- Descripción de procesos
Narrativa Venta a Crédito
El cliente ingresa a la empresa, el vendedor se acerca al cliente y atiende el pedido, indica
las características de los productos que desea adquirir, el vendedor le presenta otras
opciones cercanas a su requerimiento y las formas de pago, el cliente decide comprar, el
vendedor verifica existencia en inventarios, el cliente solicita crédito para la compra, en
ese momento la facturadora comprueba que el cliente haya realizado al menos una
adquisición al contado, luego de que se verifica si ha realizado al menos una compra, se
confirma los datos personales como son dirección domiciliaria, fuente de ingresos,
referencias personales y comerciales, el Gerente aprueba la concesión del crédito con
plazos de 15 a 35 días de acuerdo con la capacidad de pago, facturación procede a emitir la
factura para luego enviar la orden de pedido a bodega para que se entregue la mercadería,
finalmente se archiva las facturas para envía los documentos a contabilidad.
51
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
PP-5
5 / 6
Narrativa de Recuperación de Cartera
Gerencia diariamente solicita un informe sobre vencimiento de cobros, facturación
identifica las personas que tienen vencimiento próximo de facturas y las que ya tienen
morosidad, facturación realiza llamadas para solicitar el pago de las cuotas por vencer y
vencidas, facturación indica al cliente que cuotas y valores tiene vencidas, el cliente
confirma los valores indicados y ratifica la realización de los pagos, facturación verifica la
cancelación de los valores adeudados, facturación registra el pago, posteriormente se
entrega un recibo de pago al cliente, facturación envía los recibos de pago a contabilidad,
11.- Puntos de interés para la auditoría.
De la evaluación realizada se determinan varias observaciones preliminares, las mismas
que serán confirmadas con las pruebas de control y sustantivas en la siguiente fase de la
auditoría que es la ejecución del trabajo, entre las principales se citan las siguientes:
✓ Comprobar la existencia de ambiente de control, basado en políticas a los
empleados, una buena estructura organizacional, valores éticos y compromiso con
la competencia.
✓ Verificar que los directivos identifiquen las áreas críticas que dificultan cumplir con
la evaluación de riesgos.
✓ Establecer si en la empresa existen políticas y procedimientos establecidos para el
desempeño del personal en el departamento de crédito y cobranzas.
✓ Evaluar la eficiencia del sistema de información que tiene la empresa.
✓ Revisar si se monitorea y evalúa la efectividad del Control Interno.
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NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
PP-5
6 / 6
12.- Grado de confiabilidad de la información.
De acuerdo con lo observado y revisado, existen procedimientos con la aplicación de
políticas realizadas en forma empírica que pretenden asegurar que las cuentas por cobrar
sean recuperables, más no existe un control adecuado del vencimiento de las mismas, lo
que ha provocado mantener niveles de cartera morosa alta sin documentos que respalden
su recuperación..
13.- Tiempo Estimado de ejecución del trabajo.
FASE ACTIVIDADES TIEMPO
Planificación Conocimiento de la Empresa 5
Ejecución Evaluación del control interno 10
Informe Elaboración del informe 5
Total 20
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Vargas I. Septiembre 16,
2015
Ing. Jorge Almeida
Msc.
Septiembre 16, 2015
14. Informes a presentar.
• Cuestionario de control interno.
• Opinión.
• Informe de Auditoría.
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Vargas I. Septiembre 16, 2015
Ing. Jorge Almeida
Msc. Septiembre 16, 2015
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3.2.2. Ejecución de la Evaluación del Sistema de Control Interno
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
ECI
1 / 1
EJECUCIÓN
SISTEMA COSO I
Aplicación cuestionario
de control interno
VIAM ECI-1
NIVEL DE
CONFIANZA
VIAM ECI-2
HOJA DE
HALLAZGOS
VIAM ECI-3
3.2.2.1. Aplicación de cuestionarios de control interno
DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
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Crédito y Cobranzas
ECI -1
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No. PREGUNTA SI NO POND CALIF OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
1
¿Se han definido los valores éticos y de
conducta que deben observarse de
manera obligatoria por parte de los
integrantes de la Entidad?
0 1 0
2
¿Predica con el ejemplo por parte de
Los Administradores y ejecutivos
principales, en relación al compromiso
de actuar con ética e integridad?
1
1 1
3
¿El trato con empleados socios,
proveedores, acreedores y
competidores abierto y se realiza de
forma honesta y equitativa?
1
1 1
4 ¿Existe un Manual de Funciones?
0 1 0
5 ¿Existe un organigrama de la Entidad? 1 1 1
6 ¿Están claramente definidos los
puestos de trabajo? 1
1 1
7 ¿Las tareas y funciones se disponen
por escrito? 0 1 0
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Crédito y Cobranzas
ECI -1
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8
¿La administración es extremadamente
conservadora para la aceptación de
convenios o negocios de alto riesgo?
1
1 1
9
¿Se efectúan procesos de inducción y
entrenamiento para los empleados
nuevos?
0 1 0
10 ¿Se encuentran adecuadamente
formalizadas las relaciones laborales? 1
1 1
EVALUACIÓN DEL RIESGO
RIESGO CREDITICIO
11 ¿La entidad cuenta con un manual de
crédito? 0 1 0
12
¿La entidad cuenta con políticas
establecidas para la concesión de
créditos?
0 1 0
13
¿Están definidas claramente por escrito
las funciones y responsabilidades del
personal que labora en el área de ventas?
0 1 0
14 ¿Los créditos están debidamente
autorizado? 1
1 1
15
¿Cada expediente de crédito cuenta con
un informe de análisis de la operación
donde se exprese claramente las
principales características del cliente,
condición de la operación?
0 1 0
16 ¿Se ha revisado el comportamiento de
crédito del cliente? 1
1 1
17 ¿Se confirma la información
proporcionada por el cliente? 0 1 0
18 ¿Se emiten reportes periódicos sobre la
condición general de la cartera? 0 1 0
19
¿Los Administradores evalúan
periódicamente la condición General de
la Cartera?
0 1 0
20 ¿Se procesan las operaciones de crédito
una vez autorizadas por escrito? 1
1 1
ACTIVIDADES DE CONTROL
CONTABILIDAD
21 ¿Las operaciones se contabilizan
diariamente? 1
1 1
22 ¿Se controla la contabilización diaria de
las operaciones crediticias? 0 1 0
23 ¿Se dispone de un sistema automático de
contabilidad? 1
1 1
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Crédito y Cobranzas
ECI -1
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24
¿Los comprobantes que se elaboran fuera
del sistema de contabilidad, incluyen el
nombre del comprobante, un número
preimpreso, fecha, detalle de la transacción
y las firmas de responsabilidad sobre la
autorización, elaboración y registro?
1
1 1
25
¿Dispone la entidad de los medios
necesarios y espacio físico para el archivo
y conservación de la documentación
contable?
1
1 1
26
¿Se conserva la documentación contable de
manera ordenada, para que sea accesible su
revisión?
1
1 1
27
¿Se prohíbe la destrucción de
comprobantes anulados por errores y se
conservan como tales en el lugar que les
corresponden?
1
1 1
28
¿Los comprobantes ingresados a la
contabilidad llevan la firma de la persona
que realizó el registro?
1
1 1
29
¿Se concilian los registros de la
contabilidad con los anexos detallados de
las cuentas?
0 1 0
30
¿Se regularizan inmediatamente las
diferencias que se presentan en las
conciliaciones?
0 1 0
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
NORMATIVIDAD INTERNA
31 ¿Se dispone de un reglamento de créditos
actualizado? 0 1 0
32 ¿Se dispone de un reglamento de préstamos a
directivos y empleados actualizado? 0 1 0
33 ¿Se promueve el cumplimiento de las
obligaciones legales con entidades del Estado? 1 1 1
34 ¿Se han definido procedimientos de
recuperación de respaldos? 0 1 0
35 ¿Se han definido estrategias para la protección
de los respaldos? 1 1 1
36 ¿Se guarda periódicamente un respaldo de la
información y los programas fuera de la
entidad? 1
1 1
37 ¿Se impide y controla el acceso a las
computadoras? 0 1 0
38 ¿Se restringe el acceso a Internet? 0 1 0
39 ¿Se emite un listado de los documentos que se
entrega al contador externo? 0 1 0
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40 ¿Se verifica que el contador devuelva todos
los documentos de acuerdo con el listado de
entrega emitido por facturación 1
1 1
ACTIVIDADES DE MONITOREO OPERACIONAL
41
¿Se realizan comparaciones mensuales de los
saldos que se acumulan en el área de crédito y
cobranzas con los que se registran en
contabilidad?
0 1 0
42
¿Se regularizan las diferencias que aparecen
en las conciliaciones mensuales entre los
reportes de crédito y cobranzas y los registros
contables?
0 1 0
43 ¿Los reclamos de los clientes en relación con
el saldo de sus acreencias son atendidas con
solvencia y prontitud? 1 - 1 1
44
¿Las unidades operativas emiten reportes
detallados, cortados a la fecha del cierre
mensual para que se puedan comparar con los
saldos de cuentas por registrados en
contabilidad,
0 1 0
45
¿Se efectúa un seguimiento de los reclamos de
los clientes y de las soluciones realizadas, a
fin de superar debilidades sistémicas en forma
definitiva?
0 1 0
46
¿Se solicita y recibe de los bancos un corte a
la fecha del cierre del balance, de las cuentas
de la Entidad, a fin de conciliarlas y verificar
los depósitos de los clientes de la Empresa?
0 1 0
47 ¿Los encargados de tesorería que administran
las cuentas de la Entidad, corroboran por
escrito los saldos de los clientes? 1
1 1
48
¿Los informes de inspección del ente de
control, corroboran el cumplimiento de las
regulaciones; y/o sus observaciones y
recomendaciones
0 1 0
49
¿La operaciones de rutina, incluyen
actividades de supervisión y se deja evidencia
de la misma, en la documentación que
respalda el proceso?
1
1 1
50 ¿Se exige la utilización de los espacios
destinados a las firmas de responsabilidad de
quienes concedieron el crédito?
0 1 0
TOTALES 23 27 50 23
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Vargas I. Septiembre 20, 2015
Ing. Jorge Almeida
Msc. Septiembre 20, 2015
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ECI -2
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3.2.2.2. Establecer nivel de Confianza
DETERMINAR EL NIVEL DE CONFIANZA
FORMULA NIVEL DE CONFIANZA
CF = Nivel de Confianza
C = Calificación
P = Ponderación
𝑪𝑭= c x 100
P
CF = 23 *100 = 46%
50
NIVEL DE
CONFIANZA RANGO CALIFICACIÓN
NIVEL DE
RIESGO
ALTO 76 - 95%
BAJO
MODERADO 51 -75%
MODERADO
BAJO 15 . 50% 46% ALTO
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Vargas I. Septiembre 22, 2015
Ing. Jorge Almeida
Msc. Septiembre 22, 2015
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ECI -3
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3.2.2.3. Establecer los Hallazgos
INADECUADO REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
OBJETIVO.- Verificar el apropiado registro del cliente en las cuentas por cobrar.
CONDICIÓN.- Se encuentran registrados en cuentas por cobrar 4 facturas con el nombre
de cliente final y que fueron generados en los años 2012 y 2013, que ascienden al 8% de la
cartera vencida.
CONCEDE VENCE TIPO NÚMERO POR VENCER VENCIDO
CONSUMIDOR FINAL 31/12/2012 31/12/2012 FC RC000099 - 404.53
CONSUMIDOR FINAL 18/01/2013 18/01/2013 FC RC000106 - 1,784.03
CONSUMIDOR FINAL 25/01/2013 25/01/2013 FC RC000108 - 832.70
CONSUMIDOR FINAL 10/04/2013 10/04/2013 FC RC000110 - 1,767.50
4,788.76 SUMAN
VALORES ADEUDADOSNOMBRE DEL CLIENTE
FECHAS DOCUMENTO
CRITERIO.- La afirmación de Veracidad y Legalidad señala que las operaciones deben
sustentarse en documentación que garantice la propiedad de los activos y el
reconocimiento legal de los pasivos
P.C.G.A. Principio de Realización.- Los resultados económicos se registran cuando sean
realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto
de vista de la legislación o de las prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado
fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación
CAUSA.- Se ha registrado en cuentas por cobrar ventas que fueron efectuadas con cheques
y que los mismos no contaron con los fondos para su cancelación, y las cajeras no tuvieron
la prolijidad de emitir las facturas con los nombres de los compradores.
EFECTO.- En razón del tiempo y de los documentos que respaldan las transacciones, se
sugiere eliminarse de las cuentas por cobrar y trasladarse como pérdida a resultados de
ejercicios anteriores el valor de 4.788,76
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Vargas I. Septiembre 22, 2015
Ing. Jorge Almeida
Msc. Septiembre 22, 2015
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FALTA DE APLICACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMENTOS EN LA
CONCESIÓN DE CRÉDITOS
OBJETIVO.- Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por
la empresa respecto a la revisión del comportamiento para otorgar nuevos créditos
CONDICIÓN.- La empresa ha concedido créditos por un monto superior al 60% de su
cartera, a pesar de que clientes tenían notas de débito y cuentas por cobrar en mora.
CRITERIO.-. Uno de los elementos del control interno constituyen las políticas y
procedimientos operativos en materia de compras, ventas, producción, gestión de
inventarios, política de inversiones, finanzas operativas.
CAUSA.- Los administradores de la empresa consideran como prioridad la realización de
las ventas, sin importar que el cliente tenga ya un performance negativo, incluyendo la
generación de notas de débito por cuanto la forma de pago no fue efectivizada
oportunamente.
EFECTO.- Cartera morosa alta de difícil recuperación, especialmente por los créditos
concedidos en años anteriores. Afectación a los resultados de ejercicios anteriores.
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Vargas I. Septiembre 24, 2015
Ing. Jorge Almeida
Msc. Septiembre 24, 2015
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ECI -3
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FALTA DE APLICACIÓN DE PRINCIPIOS CONTABLES Y POLÍTICAS DE
AUTORIZACIÓN DE NOTAS DE DEBITO
OBJETIVO.- Verificar si las Notas de Débito han sido autorizadas por la administración
FUENTE.- Reporte de cuentas por cobrar empresa, notas de crédito
MARCAS
CONDICIÓN.- Se ha podido evidenciar que existen 19 notas de débito que han sido
autorizadas por los Administradores de la Empresa por un monto que asciende a USD
15.653,50 que corresponde al 21% de la cartera.
CRITERIO.- P.C.G.A. PRINCIPIO DE REALIZACIÓN.- Los resultados económicos solo
deben de computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina
queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales
aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal
operación.
Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota.
CAUSA.- El departamento contable genera estas notas de débito en razón de la forma de
pago de los clientes no fueron efectivizados oportunamente y por lo tanto se registra la
deuda del cliente.
EFECTO.- Cartera vencida de difícil recuperación que debe ser registrada contra
resultados de ejercicios anteriores.
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Vargas I. Septiembre 25, 2015
Ing. Jorge Almeida
Msc. Septiembre 25, 2015
61
3.2.4. Comunicación de Resultados
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EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
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3.2.4.1. Opinión del examen de auditoría del control interno al departamento de
crédito y cobranza de la empresa NUEVA DISTRIBUIDORA TMM.
Correspondiente al periodo 2014.
Santo Domingo, 02 de octubre del 2015
Señor.
Nubia Andrade Moncayo.
GERENTE GENERAL
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
De mi consideración:
He practicado una auditoría de control interno a la compañía NUEVA DISTRIBUIDORA
TMM, , en el mes de septiembre del 2015, la cual cubre la evaluación del control interno y
gestión de cartera al departamento de crédito – cobranzas., Cabe señalar que la gerencia es
responsable de la elaboración, integridad y presentación de la información financiera, así
como de mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos
de la distribuidora así como de estrategias para la conducción ordenada y eficiente de sus
operaciones.
Mi responsabilidad radica en expresar las conclusiones sobre cada uno de los temas de la
auditoría de control interno; con base a los procedimientos que he considerado necesarios
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NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
IA-1
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para la obtención de evidencia suficiente, pertinente y competente, con el objetivo de
obtener una seguridad razonable de mis conclusiones. Dadas las limitaciones de cualquier
estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados;
también proyecciones de cualquier evaluación de control interno para periodos futuros; por
lo que están sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tomar por los cambios en
sus elementos.
He realizado la auditoría de control interno de acuerdo con las normas NAGA´S, las
normas me indican que la auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga
una seguridad; si el control interno ha sido diseñado adecuadamente y este opera de
manera efectiva. Me he apoyado y fundamentado en lo que indican las normas tributarias y
contables vigentes en el país para el registro y manejo de las cuentas por cobrar.
En base a los procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluyo que la
empresa mantuvo en todos sus aspectos importantes relacionados con la gestión de cartera
una inadecuada estructura de control interno en relación con la conducción de sus
operaciones.
Atentamente;
Srta. Ana Vargas Intriago
Auditora Estudiante
63
3.2.4.2. Informe examen de auditoría del control interno al departamento de
crédito y cobranza de la empresa NUEVA DISTRIBUIDORA TMM.
Correspondiente al periodo 2014.
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Crédito y Cobranzas
IA -2
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AL GERENTE GENERAL DE NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
RESULTADOS DEL EXAMEN
HOJA DE HALLAZGO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
INADECUADO REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
De la revisión efectuada de la cartera de crédito que consta en el reporte emitido por la
empresa se pudo observar que existen cuatro facturas emitidas entre el 31 de diciembre del
2012 y el 10 de abril del 2013, que suman USD 4.788,76, a nombre de Consumidor Final.
Por lo tanto se incumple con el principio de contabilidad generalmente aceptado PCGA de
Realización, que manifiesta que los resultados económicos se registran cuando sean
realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto
de vista de la legislación o de las prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado
fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación
Adicionalmente no se puede evidenciar la afirmación de Veracidad y Legalidad señala que
las operaciones deben sustentarse en documentación que garantice la propiedad de los
activos y el reconocimiento legal de los pasivos
CONCLUSIÓN
Se ha registrado en cuentas por cobrar ventas que fueron efectuadas con cheques y que los
mismos no contaron con los fondos para su cancelación, y las cajeras no tuvieron la
prolijidad de emitir las facturas con los nombres de los compradores, por lo que Se
encuentran registrados en cuentas por cobrar 4 facturas con el nombre de cliente final y
que fueron generados en los años 2012 y 2013, que ascienden al 8% de la cartera vencida.
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Crédito y Cobranzas
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RECOMENDACIÓN
A la Gerente General
Establecer cursos de capacitación del personal relacionado con ventas y contabilidad
respecto a facturación de tal manera que se pueda evitar estos inconvenientes en un futuro
que afectan acciones efectivas para la recuperación de dicha cartera.
En razón del tiempo y de los documentos que respaldan las transacciones, se sugiere
eliminarse de las cuentas por cobrar y trasladarse como pérdida a resultados de ejercicios
anteriores el valor de 4.788,76
FALTA DE APLICACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMENTOS EN LA
CONCESIÓN DE CRÉDITOS
Uno de los elementos del control interno constituyen las políticas y procedimientos
operativos en materia de compras, ventas, producción, gestión de inventarios, política de
inversiones, finanzas, por lo tanto, en cuanto se refiere a la concesión de créditos, la empresa
ha establecido políticas relacionadas a la imposibilidad de conceder créditos a empresas o
personas naturales que mantengan obligaciones pendientes.
CONCLUSIÓN
Los administradores de la empresa consideran como prioridad la realización de las ventas,
sin importar que el cliente tenga ya un performance negativo, incluyendo la generación de
notas de débito por cuanto la forma de pago no fue efectizada oportunamente, por lo que
Distribuidora MM mantiene créditos de ejercicios pasados por un monto superior al 60%
de su cartera, a pesar de que clientes tenían notas de débito y cuentas por cobrar en mora.
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Crédito y Cobranzas
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RECOMENDACIÓN.
A la Gerente General
Elaborar un manual de procedimientos para el área de créditos y cobranzas y velar por el
cumplimiento del mismo, de tal manera que la generación y aprobación de un crédito
cuenten con las autorizaciones respectivas, disminuyendo el riesgo.
Al Contador
Depurar la alta cartera morosa de difícil recuperación, especialmente por los créditos
concedidos en años anteriores, afectando a resultados de ejercicios anteriores
FALTA DE APLICACIÓN DE PRINCIPIOS CONTABLES Y POLÍTICAS DE
AUTORIZACIÓN DE NOTAS DE DÉBITO
El. Principio de realización establecen que los resultados económicos solo deben de
computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda
perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y
se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación.
Adicionalmente las Notas de Débito constituyen un comprobante que una empresa envía a
su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada
suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.
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Crédito y Cobranzas
IA -3
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CONCLUSIÓN
El departamento contable genera estas notas de débito en razón de la forma de pago de los
clientes no fueron efectivizados oportunamente y por lo tanto se registra la deuda del
cliente a través de la aplicación de 19 notas de débito que han sido autorizadas por los
Administradores de la Empresa por un monto que asciende a USD 15.653,50 que
corresponde al 21% de la cartera.
RECOMENDACIÓN
A la Gerente General
Incluir en el manual de procedimientos la verificación de los cheques de pago que se recibe
para la fecha, dando cumplimiento a lo que establece la Ley de Cheques, y eliminando el
riesgo crediticio.
Capacitar al personal respecto a normativa contable, tributaria y de cheques a fin de su
aplicación y conocimiento limite el cometimiento de este tipo de errores.
Al contador
Cartera vencida de difícil recuperación que debe ser registrada contra resultados de
ejercicios anteriores.
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Crédito y Cobranzas
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PROCEDIMIENTOS DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CRÉDITOS.
Mediante la aplicación de instrumentos de evaluación de control interno se pudo evidenciar
que la administración de la empresa Nueva Distribuidora MMT, son empíricos y diseñados
considerando políticas elementales y mínimas con el afán de resguardar las operaciones
crediticias. No obstante, en el momento de vender, estos procedimientos y políticas son
dejadas a un lado para concretar las ventas, imponiendo la autorización gerencial, antes
que la visión de las consecuencias que puede contraer.
CONCLUSIÓN
Una de las limitaciones de control interno conviene en señalar que el autoritarismo
constituye un elemento radical para que las operaciones no alcancen los niveles de
eficiencia y salvaguarda de los activos, situación que se ve reflejada en la falta de
autorización y garantías que tiene Distribuidora MMT respecto a su cartera.
RECOMENDACIÓN
Fortalecer el sistema de control interno que se tiene a través de la elaboración de manuales
de procedimientos que direccionen técnicamente las operaciones relativas al giro del
negocio sin poner en riesgo la liquidez y estabilidad financiera de la empresa.
68
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
El presente trabajo de investigación EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y
GESTIÓN DE CARTERA AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO – COBRANZAS DE
LA EMPRESA “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM” DE LA CIUDAD DE SANTO
DOMINGO será validada por los respectivos lectores y el tribunal de grado designados por
la Gerencia de Investigaciones de la Universidad Regional Autónoma de los Andes.
Adicionalmente, la administración de la empresa Nueva Distribuidora TMM, se ha
comprometido a tomar en consideración el presente trabajo investigativo, y de ser el caso,
instrumentar los resultados obtenidos en la misma.
3.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
En el desarrollo del trabajo de investigación se pudo apreciar que la empresa investigada,
no maneja un sistema informático contable que contribuya a la generación de información
financiera confiable, ordenada y oportuna, lo que ha generado inconsistencia en los
reportes de cuentas por cobrar.
El manejo del control interno de la gestión de cartera, se lo efectúa de manera empírica
estableciendo procedimientos y políticas verbales, que de acuerdo con las necesidades de
ventas, no son acatadas por la Dirección generándose otorgamiento de créditos sin las
respectivas garantías.
Se determina que el 70% de la cartera de la Distribuidora TMM se encuentra registrada
como morosa, sin que se haya depurado contablemente, lo que genera pago de tributos
altos y costos altos para la gestión de su recuperación. Esta morosidad afecta
69
indudablemente a la liquidez de la empresa especialmente en el cumplimiento de sus
obligaciones a corto plazo.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES
CONCLUSIONES
➢ El manejo empírico de las operaciones crediticias en la empresa Nueva
Distribuidora TMM, registrado en Santo Domingo, provocan que el control sobre la
otorgamiento y recuperación de la cartera sean mínimas y se vean reflejadas en
altos niveles de morosidad, afectando a la gestión financiera, como se pudo
corroborar en la recolección de datos basados en instrumentos metodológicos.
➢ La fundamentación teórica y la aplicación práctica ha permitido evaluar la
eficiencia de los controles aplicados por la empresa, cuyas limitaciones son
evidentes y reflejadas en los niveles de cartera vencida.
➢ Se pudo demostrar que la necesidad de vender influye más en los administradores
que salvaguardar sus recursos, y no perciben que carecen de garantías y de
información necesaria, para que la gestión de recuperación de cartera sea efectiva.
70
RECOMENDACIONES.
➢ Tomar en consideración los resultados del presente trabajo de investigación de tal
manera que se puedan implementar las recomendaciones para establecer niveles
eficientes y efectivos de control interno.
➢ Elaborar por escrito y socializar un manual de procedimientos para todas las áreas,
de tal manera que los administradores y empleados de la empresa conozcan y
apliquen disminuyendo así la injerencia personal en las decisiones empresariales.
➢ Concienciar respecto a la importancia y los beneficios que produce la ejecución de
auditorías financiera, de gestión y de control interno para identificar las áreas
críticas y establecer soluciones que direccionen al logro de eficiencia operacional.
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Villaseñor, E. (2009). Elementos de Administración de Crédito y Cobranza. México.
Villaseñor, E. (2010). Elementos de Administración de Credito y Cobranza (Cuarta ed.).
Mexico: Trillas.
Vizcarra. (2010).
Wayne , L., Ledesma, R., & Ramos, R. (2012). Contabilidad para no Contadores. Bogotá:
Ecoe.
Whittington, R., & Pany, K. (2011). Principios de Auditoría . México: Mc Graw Hill.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, C.P.A.
FORMATO DE ENTREVISTA APLICADA AL GERENTE GENERAL.
1. ¿Cómo surgió la idea para la creación de la EMPRESA?
2. ¿Cuántos años lleva dentro del mercado la empresa TMM y por qué la decisión de dedicarse a este
tipo de actividad económica? ¿Cuantos clientes posee la empresa en la actualidad?
3. ¿Existen adecuados mecanismos de control de los procesos que se llevan a cabo en el departamento
de crédito – cobranzas de la empresa?
4. ¿Posee el departamento de crédito – cobranzas un manual de funciones y procedimientos
adecuados a las necesidades de la compañía?
5. ¿El área de crédito cuenta con adecuadas políticas de crédito y cobranza?
6. ¿Se planifican regularmente las actividades que se deben desarrollar para mejorar la Gestión de
Cartera?
7. ¿Cómo se manejan las ventas a crédito? ¿Cómo se analiza la capacidad de pago del cliente para
otorgarle el crédito correspondiente?
8. ¿La empresa cobra alguna tasa de interés por crédito o mora en la cancelación del mismo?
9. ¿Existe documentación colateral para el otorgamiento de un crédito?
10. ¿Cómo realiza las compras a sus proveedores?
11. ¿Conoce Ud. cuál es el porcentaje de la cartera vencida e índices de morosidad?
12. ¿La gestión de cobranzas cubre las necesidades de recuperación de cartera en forma eficiente?
13. ¿Considera Ud. que una Evaluación de Control Interno al departamento de Crédito – Cobranza
mejorara la Gestión de Cartera de la empresa?
14. ¿Considera Ud. que una Evaluación de Control Interno al departamento de Crédito – Cobranza
mejorara la Gestión de Cartera de la compañía?
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, C.P.A.
FORMATO DE ENCUESTAS APLICADAS
N° PREGUNTA VARIABLE F. A. F. R.
1 ¿La empresa dispone de políticas de
crédito?
SI
NO
TOTAL
2
¿Para aprobar un crédito la empresa
lo hace a través de un comité de
crédito?
SI
NO
TOTAL
3
¿Existe documentación sobre las
condiciones y demás requisitos que
debe cumplir los clientes para
adquirir a crédito los productos
ofertados por la institución?
SI
NO
TOTAL
4
¿Existen los procesos adecuados
para la aprobación y concesión de un
crédito?
SI
NO
TOTAL
5 ¿Existe personal dedicado a la
gestión de las cobranzas?
TOTAL
7 ¿La empresa evalúa a través de
índices de morosidad su cartera?
SI
NO
TOTAL
8
¿Los responsables de crédito y
cobranza comunican periódicamente
a gerencia la evolución de la cartera
vencida de la empresa?
SI
NO
TOTAL
9
¿El personal de crédito y cobranza
cuenta con un manual de funciones
donde establezca todas sus
responsabilidades?
SI
NO
TOTAL
10 ¿Se notifica en forma anticipada la
fecha de pago a los clientes?
SI
NO
TOTAL
11
¿Usted considera conveniente que
para mejorar los índices de morosidad
es necesario que la empresa realice una
Evaluación de Control Interno al
departamento de crédito y cobranza?
SI
NO
TOTAL
N° PREGUNTA VARIABLE F. A. F. R.
12 ¿Los plazos que la empresa otorga
en las adquisiciones a crédito son?
7 Días
15 Días
30 Días
TOTAL
13
¿A su criterio las causas para el
incumplimiento de las obligaciones
de sus clientes en el plazo
establecido se deben?
Corto Plazo
Dificultades de pagar
en instituciones
financieras
No alcanza a cubrir
la totalidad del pago
No recuerda la fecha
de pago
TOTAL
14
¿Cómo calificaría usted los controles
establecidos por la Empresa para el
manejo de la cartera?
Bueno
Regular
Malo
TOTAL
Administración de la Evaluación del Control Interno (AD)
DOCUMENTO CÓDIGO
Carta de compromiso AD-1
Contrato de Servicios Profesionales AD-2
Hoja de Distribución AD-3
Hoja de Índices AD-4
Hoja de Marcas AD-5
Hoja de Siglas y Abreviaturas AD-6
Porcentaje de Tiempo Utilizado AD-7
Registro de Correspondencia Enviada AD8.1.
Registro de Correspondencia Recibida AD8.2
Cuadro de registro y control de auditores designados AD9
ELABORADO A.V.
AD-1
16/09/2016
CARTA DE COMPROMISO
Santo Domingo, 11 de septiembre del 2016
NUBIA ANDRADE MONCAYO
GERENTE NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
Señor Gerente
En consideración de las conversaciones previas relacionadas con el propósito de analizar el
Evaluación del sistema de control interno tenemos el agrado de manifestar que se acepta
este compromiso, el cual culminará al expresar un criterio razonable y profesional sobre el
mismo.
Nuestro trabajo se efectuará de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria con el
fin de obtener una certeza razonable sobre el evaluación del sistema de control interno y
gestión de cartera evitando contengan exposiciones erróneas de carácter significativo. El
análisis al componente descrito incluye el examen en base de pruebas; de la obtención de
evidencia que soporta los montos y revelaciones en los Estados Financieros. Incluye
también la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y su presentación en los
Estados Financieros.
Cabe mencionar que, en vista de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones
inherentes de una evaluación sistema de control interno, junto con las limitaciones
inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, existe el riesgo inevitable
de que algunas exposiciones erróneas importantes pueden existir sin ser detectadas.
ELABORADO
A.V.
AD-1.1.
16/09/2016
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM asume entera responsabilidad por la integridad y
fidelidad de la información que contendrá para la evaluación del sistema de control interno
y gestión de cartera a ser examinados, incluyendo aquella que constará en las notas
explicativas del mismo. Por lo tanto, la auditoria no asume por medio del presente
compromiso ninguna obligación de responder frente a terceros por las consecuencias que
ocasione cualquier omisión o error voluntario o involuntario, en la preparación de los
referidos Estados Financieros por parte de la Institución.
En caso de que el gremio considere que ha existido incumplimiento parcial o total por
parte del equipo de Auditoria de las obligaciones asumidas en el presente compromiso, la
Auditora responderá solo hasta el momento el análisis realizado en relación al servicio.
Como parte del proceso de nuestro análisis al componente descrito anteriormente,
pediremos a la administración una confirmación por escrito con respecto a las exposiciones
hechas a nosotros en conexión con la evaluación del sistema de control interno acordado.
Esperamos una colaboración total con su personal y confiamos en que ellos pondrán a
nuestra disposición todos los registros, documentación y otra información que se requiera
en relación con nuestro trabajo a examinar.
Sírvase firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su conocimiento y
aceptación sobre los acuerdos establecidos para nuestro evaluación sistema de control
interno sobre el evaluación del sistema de control interno y gestión de cartera.
ANA VARGAS NUBIA ANDRADE MONCAYO
ELABORADO
A.V.
AD-2
14/09/2016
CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES
Santo Domingo, 14 de septiembre del 2016
Srta.
ANA VARGAS
AUDITORA
Señorita Auditora,
En cumplimiento al desarrollo de la investigación formativa, se permite disponer a usted la
ejecución del análisis del evaluación del sistema de control interno y gestión de cartera en
el periodo comprendido 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 de conformidad a las
normas de auditoria generalmente aceptadas; para lo cual se designa a usted en calidad de
AUDITORA
Los objetivos de la evaluación sistema de control interno de auditoría financiera son:
• Evaluar el nivel de confianza de los controles aplicados por la Empresa
• Verificar el grado de cumplimiento respecto a las políticas y procedimientos en la
concesión de créditos
• Establecer el grado de observancia, leyes, reglamentos,
• Identificar las áreas críticas del departamento de crédito y cobranzas
• Determinar el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones del departamento
de crédito y cobranzas.
• Establecer conclusiones y recomendaciones para mejorar controles establecidos por
la Administración.
ELABORADO
A.V.
AD-2.1.
14/09/2016
El tiempo de duración del presente trabajo es de 30 días calendarios y concluido el mismo
servirá para presentar el informe respectivo.
Con respecto a las observaciones encontradas durante el desarrollo del análisis; estas deben
ser comunicadas al personal que haya ejercido funciones directas o indirectas durante el
periodo examinado y a la máxima autoridad.
Atentamente,
…………………………………………………………………………
Ing. Jorge Hernán Almeida
SUPERVISOR
Oficio N° DSC-A-09-2016-001
ELABORADO
A.V.
AD-2.2.
14/09/2016
Santo Domingo, 16 de septiembre del 2016
NUBIA ANDRADE MONCAYO
GERENTE NUEVA DISTRIBUIDORA TMM.
Ciudad.-
Sr. Gerente
De conformidad a la planificación de la investigación formativa, en esta fecha da inicio a la
Evaluación del Sistema de Control Interno y Gestión de Cartera de la Compañía NUEVA
DISTRIBUIDORA TMM al 31 de diciembre del 2016.
Los objetivos de la auditoria están orientados a:
• Evaluar el nivel de confianza de los controles aplicados por la Empresa
• Verificar el grado de cumplimiento respecto a las políticas y procedimientos en la
concesión de créditos
• Establecer el grado de observancia, leyes, reglamentos,
• Identificar las áreas críticas del departamento de crédito y cobranzas
• Determinar el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones del departamento
de crédito y cobranzas.
• Establecer conclusiones y recomendaciones para mejorar controles establecidos por
la Administración.
ELABORADO
A.V.
AD-2.3.
14/09/2016
El Equipo de trabajo estará conformado por:
SUPERVISOR: Ing. Jorge Hernán Almeida Blacio Mg.
AUDITORA: Srta. Ana Vargas
Atentamente,
………………………………………………………..
ING. JORGE H ALMEIDA B.
SUPERVISOR
C.C. Archivo p/t
Oficio N Oficio N° DSC-A-09-2016-001
ELABORADO
A.V.
AD-2.4.
14/09/2016
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
Santo Domingo, 17 de septiembre del 2016
CLL-GG 104- 2016
Señorita
Julio Jaramillo
DPTO CONTABILIDAD
Presente.-
De mis consideraciones:
En atención a su comunicación de fecha 16 de septiembre de 2016, me permito dirigirme a
usted para comunicarle que está autorizado para que se brinde la información para la
realización de la evaluación del sistema de control interno y gestión de cartera de la
Empresa.
Atentamente,
POR NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
Nubia Andrade Moncayo
Gerente
ELABORADO
A.V.
AD-2.5.
14/09/2016
Oficio DSC-A-09-2016-002
Santo Domingo, 17 de septiembre del 2016
Señores:
DIRECTIVOS Y EMPLEADOS DE NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
ASUNTO: Notificación inicial para realizar la evaluación del sistema de control interno de
la Empresa
Ciudad
De mis consideraciones.
El suscrito en calidad de Supervisor de Auditoria, de acuerdo con la planificación en esta
fecha se da inicio a la evaluación del sistema de control interno y gestión de cartera de
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM al 31 de diciembre del 2015.
Particular que me permito poner a su conocimiento, a la vez que solicito su colaboración.
Finalmente sírvase fijar el domicilio para futuras notificaciones.
Atentamente,
………………………………………
ING. JORGE H ALMEIDA
SUPERVISOR DE AUDITORIA
ELABORADO
A.V.
AD-2.6.
14/09/2016
CONSTANCIA DE LA ENTREGA DEL OFICIO N° DSC-A-09-2016-002, DEL 17 DE
SEPTIEMBRE DEL 2016 DE CONFORMIDAD AL OFICIO N°001 DE DIA 16 DE
SEPTIEMBRE DEL 2016.
Sra. Nubia Andrade Moncayo
…………………………………………
GERENTE
Srta. Julio Jaramillo
………………………………………….
AUX CONTABLE
ELABORADO
A.V.
AD-2.7.
14/09/2016
Oficio N° DSC-A-09-2016-003
Santo Domingo 16 de Septiembre del 2016.
Ingeniero.
Julio Jaramillo
CONTADOR
DE NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
Ciudad.-
Señor Ingeniero
Por medio de la presente me dirijo a usted con el objetivo de que se sirva proporcionar la
documentación relevante del área de crédito y cobranzas del ejercicio económico 2015.
Requerimiento que se lo efectúa de acuerdo a los procedimientos de la auditoria;
sugiriendo que la información sea remitida en el menor tiempo posible por ser necesario
para nuestra labor.
Atentamente,
…………………………………………..
SRTA ANA VARGAS
AUDITORA
ELABORADO
POR A.V. AD-4.1
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
TRABAJOS PARA REALIZAR EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL
INTERNORESPECTO DE INFORMACION DEL COMPONENTE DE NOMINA.
HOJA DE INDICES
INDICE PAPELES DE TRABAJO
Narrativas
Plan de Muestreo
Programas de Auditoria
Cuestión de Control Interno
Controles Códigos
Resultados de la Evaluación del Sistema del Control Interno
Narrativa
Programas General de planificación Especifica
EJECUCION DE TRABAJO
Documentos de papeles de trabajo que respaldan la evaluación del sistema
de control interno de cartera
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
ELABORADO
POR. AMVI
REVISADO
POR: JHAB
FECHA: 18 / 09 / 2016
ELABORADO
POR A.V. AD-5
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
TRABAJOS A REALIZAR EN LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA.
HOJA DE MARCAS
Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015
SIMBOLO SIGNIFICADO
©
»
Β
€
@
/
M
Chequeado o verificado
Verificado Físicamente
No confirmado
Confirmado
Comprobantes de Cobro
Cotejado contra fuente externa
Contrastado contra documentación sustentatoria
ELABORADO
POR. AMVI
REVISADO
POR: JHAB
FECHA: 19 / 09 / 2016
ELABORADO
POR A.V. AD-6
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
TRABAJOS A REALIZAR EN LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA.
HOJA DE SIGLAS Y ABREVIATURA
Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015
ABREVIATURAS SIGNIFICADO
NIC
NEC
NIIF
NIA
NEA
Normas Internacionales de Control Interno
Normas Ecuatorianas de Contabilidad
Normas Internacionales de Información Financiera
Normas Internacionales de Auditoria
Normas Ecuatorianas de Auditoria
ELABORADO
POR. AMVI
REVISADO
POR: JHAB
FECHA: 17 / 09 / 2016
ELABORADO
POR A.V. AD-8.1
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
TRABAJOS A REALIZAR EN LA EVALUACIÓN DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE
CARTERA.
PERIODO: Del 01 enero al 31 diciembre de 2015
CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA
Nro. FECHA DESTINATARIO CARGO CONTESTADO
SI NO
OF.
001 16/09/2016
Nubia Andrade
Moncayo
Gerente
X
OF.
002
16/08/2016
Propietario y Empleados.
Propietario y
Empleado
X
OF.
003 17/08/2016 Ing. Julio Jaramillo Contador X
ELABORA
DO POR A.V. AD-8.2
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM
TRABAJOS A REALIZAR EN LA
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO Y GESTIÓN
DE CARTERA.
PERIODO: Del 01 enero al 31
diciembre de 2015
CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Nro. FECHA DESTINATARIO CARGO
CONTESTA
DO
SI NO
. 104.
17 -09-2016
Ing. Julio
Jaramillo Contador x
NUEVA DISTRIBUIDORA TMM ELABORADO AVI
A CUENTAS POR COBRAR CLIENTES FECHA 26-09-2016
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
Objetivo.- Solicite un listado a la fecha de las cuentas por cobrar
CLIENTE: APELLIDOS NOMBRES POR VENCER VENCIDO SUMA
1 CHAMORRO MORA ROSA MARIBEL 13,257.40 214.75 13,472.15
2 FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA - 6,080.47 6,080.47
3 CHIRIBOGA BLANCA - 5,798.44 5,798.44
4 SABANDO MACIAS NORMA ARACELY - 4,890.66 4,890.66
5 CONSUMIDOR FINAL - 4,788.76 4,788.76
6 SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO - 4,398.98 4,398.98
7 MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA - 3,590.25 3,590.25
8 CUADRO VELEZ DIANA MARIBEL - 2,309.61 2,309.61
9 NAVARRETE MONTALVAN JOSE - 2,237.65 2,237.65
10 ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER - 1,739.97 1,739.97
11 YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA - 1,606.58 1,606.58
12 VALLE CHAVEZ GIOVANNY GILBERTO - 1,564.63 1,564.63
13 ANDRADE MENDOZA JAVIER FERNANDO - 1,371.14 1,371.14
14 ANDRADE LARA SANDRA MARISOL - 1,283.46 1,283.46
15 MENDOZA WASHINTONG - 1,241.60 1,241.60
16 BERMUDEZ CEDE¥O JAIME - 1,104.04 1,104.04
17 MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY - 1,000.93 1,000.93
18 VALDIVIESO ROJAS RUTH - 912.64 912.64
19 GEOVERTY REINA - 887.02 887.02
20 BARRAZUETA ROJAS VERONICA DEL CISNE - 700.00 700.00
21 MECIAS MU¥OZ ENMA MARGARITA - 660.00 660.00
22 VELEZ MIRANDA XAVIER - 659.99 659.99
23 ALCIVAR ALCIVAR MARIA GABRIELA - 626.10 626.10
24 PALMA LOOR MERIX BRISELDA - 600.00 600.00
25 MOREIRA BRAVO MARIA PIEDAD - 590.99 590.99
26 ALDEAN RAMIREZ ANGEL FRANCISCO - 520.40 520.40
27 OSTAIZA ZAMBRANO MARIO ADRIANO - 490.52 490.52
28 PANCHI JIMENEZ BLANCA PIEDAD - 371.48 371.48
29 LOOR ANDRADE ANNABELLY KATHERINE - 344.47 344.47
30 BERRONES CRIOLLO MIRTA JANETH - 288.83 288.83
31 LANCHE OBACO YOLANDA - 278.06 278.06
32 CRIOLLO ELSA MELVA - 277.42 277.42
33 LOOR BONINO JOAO FERNANDO - 256.03 256.03
34 LOVATO MERA VILMA ARACELY - 250.00 250.00
35 LUCAS BARBERAN SILVIA LORENA - 237.28 237.28
36 CHANALATA PONCE ROSA MERCEDES - 233.48 233.48
37 SANTOS PARRALES ANA LUCIA - 218.85 218.85
38 PONCE SILVIA SABINA - 218.82 218.82
39 ZAMBRANO GARCIA JUAN CARLOS - 205.02 205.02
40 FREIRE NANCY ARACELY - 204.87 204.87
41 SALAZAR ZAMBRANO JOSSELYN - 200.00 200.00
42 COBOS ALBAN GUILBERTO - 196.55 196.55
43 LUGO NAVARRETE MARIA - 194.82 194.82
44 VERGARA MU¥OZ JOSE CALENDARIO - 191.82 191.82
45 FIGUEROA LOPEZ BETHSY MARLENE - 185.02 185.02
46 MORA QUEZADA ROBETH - 181.93 181.93
47 VERA MOREIRA GEOVANNY MIGUEL - 180.90 180.90
48 YELA GOMEZ DANIELA - 173.97 173.97
49 LOPEZ FARIAS FANNY MARITZA - 170.32 170.32
50 INTRIAGO RODRIGUEZ DIEGO FERNANDO - 170.02 170.02
51 OSORIO FREIRE JOHANA - 169.49 169.49
52 MIÑO VEGA MAGOLA - 166.80 166.80
53 PLAZA PAZMINO JOSE - 160.00 160.00
54 ROMAN JULIO - 149.01 149.01
55 MENDOZA ROSALES CARLINA YUDAFID 64.80 82.22 147.02
56 GAVILANES SIRANAULA TERESA DE JESUS - 146.37 146.37
57 MENDOZA LOPEZ RAUL AGUSTIN - 145.76 145.76
58 CONFORME LOOR RUDY MOISES - 128.57 128.57
59 MACIAS PALMA WILSON SEGUNDO - 126.17 126.17
60 MONTALVAN LUCAS NANCY - 121.74 121.74
61 ANDRADE MOREIRA LUIS - 121.51 121.51
62 MORA LITARDO ANGELICA - 112.37 112.37
63 FAJARDO ESPINOZA MARIA BEATRIZ - 108.52 108.52
64 CHICA VELEZ ROSA MARLENE - 107.40 107.40
65 PAREDES ROSERO SONIA YOLANDA - 100.42 100.42
66 ZAMBRANO BRIONES RAMON - 100.00 100.00
67 TIERRA IZA JOHANA ELIZABETH - 99.93 99.93
68 QUINTU¥A CARCHICHABLA MARTHA - 80.25 80.25
69 QUITIO CUJILEMA MARIA - 77.07 77.07
70 GAONA MINAYA SANDRA - 75.50 75.50
71 CHICA CEDE¥O MARIA - 75.00 75.00
72 MARTINEZ CABRERA FLOR AYDE - 55.92 55.92
73 BRIONES VARELLA FREDDY JACINTO - 50.52 50.52
74 CASTILLO JAYA ROSA - 48.29 48.29
75 VILELA ZAMBRANO MARIA - 40.00 40.00
76 VERA MURILLO FABRICIO - 35.60 35.60
77 GILER MAZA LIDICE MARIA - 35.00 35.00
78 REYES CEVALLOS PABLO - 32.07 32.07
79 MUÑOZ MOREIRA DALIA CARIDAD - 31.20 31.20
80 COPIANO BENAVIDEZ JENIFER - 31.20 31.20
81 LOOR ZAMBRANO JOSE HERLANDO - 30.00 30.00
82 LAPO CANDO HILDA ESPERANZA - 28.32 28.32
83 REYES CEVALLOS MARIA JESSENIA - 27.88 27.88
84 GUZ¥AY VINTIMILLA FANNY - 26.08 26.08
85 ROBLES ENCALADA SARA CARMITA - 25.89 25.89
86 ACOSTA TOBAR NACI DEL ROCIO - 25.70 25.70
87 VIVANCO FERNANDO - 25.04 25.04
88 VILLACIS ZAMBRANO MAGALI - 24.00 24.00
89 MENDEZ MALDONADO ZOILA YOLANDA - 22.43 22.43
90 MENDOZA MOREIRA PABLO - 20.01 20.01
91 TOSCANO LUIS HOMERO - 20.00 20.00
92 LOOR MENDOZA CESAR GUIDO - 19.96 19.96
93 MECIAS MU¥OZ ASENCIO DEL JESUS - 18.70 18.70
94 SALAZAR JIMENEZ JUAN PIO - 18.59 18.59
95 NOMBRE:DEFAZ MEJIA PAOLA - 16.04 16.04
96 VERA SALTOS MARIA FERNANDA - 15.82 15.82
97 INUCA DIAZ MIRIAN - 11.38 11.38
98 ANCHUNDIA HUESES DANIEL DARIO - 10.77 10.77
99 AQUINO BARRAGAN ZOILA - 10.12 10.12
100 ESPINOZA LITARDO NIDIA - 10.00 10.00
101 BARRIOS ARROYO JUAN CARLOS - 8.07 8.07
102 QUINABANDA MULLO MAURO - 7.50 7.50
103 ARMILJOS BAZARAN LIDER AURELIO - 4.04 4.04
104 VERA MOSQUERA VERONICA SUSANA - 2.18 2.18
SUMAN 13,322.20 60,341.96 73,664.16
DISTRIBUIDORA TMM
EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
ECI -2
1 / 1
INADECUADA GENERACIÓN DE FACTURAS A CRÉDITO
OBJETIVO.- Verificar la propiedad del cliente de las cuentas por cobrar.
CONCEDE VENCE TIPO NÚMERO POR VENCER VENCIDO
CONSUMIDOR FINAL 31/12/2012 31/12/2012 FC RC000099 - 404.53
CONSUMIDOR FINAL 18/01/2013 18/01/2013 FC RC000106 - 1,784.03
CONSUMIDOR FINAL 25/01/2013 25/01/2013 FC RC000108 - 832.70
CONSUMIDOR FINAL 10/04/2013 10/04/2013 FC RC000110 - 1,767.50
4,788.76 SUMAN
VALORES ADEUDADOSNOMBRE DEL CLIENTE
FECHAS DOCUMENTO
FUENTE. Reporte de cuentas por cobrar y facturas
MARCAS
CONDICIÓN.- Se encuentran registrados en cuentas por cobrar 4 facturas con el nombre
de cliente final y que fueron generados en los años 2012 y 2013, que ascienden al 8% de la
cartera vencida.
CRITERIO.- La afirmación de Veracidad y Legalidad señala que las operaciones deben
sustentarse en documentación que garantice la propiedad de los activos y el
reconocimiento legal de los pasivos
P.C.G.A. Principio de Realización.- Los resultados económicos se registran cuando sean
realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto
de vista de la legislación o de las prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado
fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación
CAUSA.- Se ha registrado en cuentas por cobrar ventas que fueron efectuadas con cheques
y que los mismos no contaron con los fondos para su cancelación, y las cajeras no tuvieron
la prolijidad de emitir las facturas con los nombres de los compradores.
EFECTO.- En razón del tiempo y de los documentos que respaldan las transacciones, se
sugiere eliminarse de las cuentas por cobrar y trasladarse como pérdida a resultados de
ejercicios anteriores el valor de 4.788,76
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Intriago P. Septiembre 22, 2015 Ing. Jorge Almeida Msc. Septiembre 22, 2015
DISTRIBUIDORA TMM EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
ECI -2
1 / 1
OBJETIVO.- Comprobar la existencia de cuentas por cobrar con partes relacionadas.
Nombre de los
empleados Cargo
Clientes
Nubia Andrade Moncayo Gerente Andrade Lara Sandra Marisol
Julio Jaramillo Contador Andrade Mendoza Javier Fernando
Elizabeth Intriago Andrade Facturadora Andrade Moreira Luis
Fernando Terán Piedra Vendedor Intriago Rodríguez Diego Fernando
Walter Zambrano Hidalgo Vendedor Palma Loor Merix Briseida
Ronald Vélez Cobeña Ayudante Bodeguero Vélez Miranda Xavier
Edison Palma Aveiga Ayudante Bodeguero Zambrano Briones Ramón
Leonardo Enrique Vega Chofer Zambrano García Juan Carlos
Zambrano Moreira Jalmar Alexander
FUENTE.- Roles de pago Empresa, Listado de cuentas por cobrar.
MARCAS
Se pudo verificar que no existe relación alguna del listado de empleados entregados por la
empresa confrontando con el reporte de los clientes que adeudan a la Empresa.
Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:
Ana Intriago P. Septiembre 22, 2015 Ing. Jorge Almeida Msc. Septiembre 22, 2015
DISTRIBUIDORA TMM EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
Crédito y Cobranzas
ECI -2
1 / 1
OBJETIVO.- Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por
la empresa respecto a la revisión del comportamiento para otorgar nuevos créditos
APELLIDO Y NOMBRE EMISIÓN TP NUMERO VENCIMIENTO PLAZO 0- 30 VENCIDO SUMA
MENDOZA ROSALES CARLINA YUDAFID 20/11/2015 FC F0044738 20/11/2015 - 82.22
MENDOZA ROSALES CARLINA YUDAFID 31/12/2015 FC F0045009 31/12/2015 - 64.80 147.02
OSTAIZA ZAMBRANO MARIO ADRIANO 24/09/2012 FC F0017512 24/10/2012 30 - 69.82 -
OSTAIZA ZAMBRANO MARIO ADRIANO 24/09/2012 FC F0017513 24/10/2012 30 - 70.62 -
OSTAIZA ZAMBRANO MARIO ADRIANO 09/10/2012 FC F0018079 09/10/2012 - - 350.08 490.52
LOPEZ FARIAS FANNY MARITZA 08/08/2012 FC F0015494 08/09/2012 31 - 20.66 -
LOPEZ FARIAS FANNY MARITZA 08/08/2012 FC F0015537 08/09/2012 31 - 55.25 -
LOPEZ FARIAS FANNY MARITZA 08/08/2012 FC F0015538 08/09/2012 31 - 23.83 -
LOPEZ FARIAS FANNY MARITZA 27/09/2012 FC F0017690 28/10/2012 31 - 70.58 170.32
BARRAZUETA ROJAS VERONICA DEL CISNE 28/09/2012 FC F0017751 28/10/2012 30 - 195.74
BARRAZUETA ROJAS VERONICA DEL CISNE 10/10/2012 FC F0018160 09/11/2012 30 - 504.26 700.00
ANDRADE LARA SANDRA MARISOL 20/04/2012 ND 2307 20/05/2012 30 - 883.00
ANDRADE LARA SANDRA MARISOL 13/03/2012 FC F0007789 13/04/2012 31 - 217.07
ANDRADE LARA SANDRA MARISOL 13/03/2012 FC F0007790 13/04/2012 31 - 183.39 1,283.46
FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 17/10/2012 FC F0018350 17/11/2012 31 - 1,745.06
FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 17/10/2012 FC F0018351 17/11/2012 31 - 508.88
FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 17/10/2012 FC F0018352 17/11/2012 31 - 538.61
FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 17/10/2012 FC F0018353 17/11/2012 31 - 1,041.20
FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 20/11/2012 FC F0019641 20/11/2012 - - 1,846.62
FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 20/11/2012 FC F0019642 20/11/2012 - - 400.10 6,080.47
:NAVARRETE MONTALVAN JOSE 03/06/2014 ND 66 03/06/2014 - - 1,053.00
:NAVARRETE MONTALVAN JOSE 22/05/2014 FC F0033014 22/05/2014 - - 1,139.83
:NAVARRETE MONTALVAN JOSE 22/05/2014 FC F0033015 22/05/2014 - - 44.82 2,237.65
VALLE CHAVEZ GIOVANNY GILBERTO 16/12/2015 FC F0045002 16/12/2015 - - 521.01
VALLE CHAVEZ GIOVANNY GILBERTO 22/12/2015 FC F0045004 22/12/2015 - - 1,043.62 1,564.63
LUGO NAVARRETE MARIA 26/03/2012 FC F0008392 26/04/2012 31 - 82.24 -
LUGO NAVARRETE MARIA 09/04/2012 FC F0008942 09/05/2012 30 - 112.58 194.82
SABANDO MACIAS NORMA ARACELY 21/03/2012 ND 2297 21/04/2012 31 - 2,446.83 -
SABANDO MACIAS NORMA ARACELY 21/03/2012 ND 2298 21/04/2012 31 - 2,443.83 4,890.66
ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER 18/03/2014 ND 49 18/03/2014 - - 221.21 -
ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER 13/02/2014 FC F0031003 13/02/2014 - - 537.17 -
ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER 27/02/2014 FC F0031314 27/02/2014 - - 460.86 -
ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER 13/03/2014 FC F0031574 13/03/2014 - - 255.76 -
ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER 18/03/2014 FC F0031674 18/03/2014 - - 264.97 1,739.97
MOREIRA BRAVO MARIA PIEDAD 13/02/2014 FC F0031002 13/02/2014 - - 224.43 -
MOREIRA BRAVO MARIA PIEDAD 27/02/2014 FC F0031313 27/02/2014 - - 366.56 590.99
SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 31/01/2013 ND 2413 31/01/2013 - - 683.00 -
SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 07/02/2013 ND 2418 07/02/2013 - - 503.00 -
SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 18/02/2013 ND 2421 18/02/2013 - - 2,266.24 -
SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 23/01/2013 FC F0022036 23/01/2013 - - 946.74 4,398.98
CHAMORRO MORA ROSA MARIBEL 16/12/2015 FC F0045003 16/12/2015 - - 214.75
CHAMORRO MORA ROSA MARIBEL 31/12/2015 FC F0045005 31/12/2015 - 6,138.40
CHAMORRO MORA ROSA MARIBEL 31/12/2015 FC F0045007 31/12/2015 - 1,883.35
CHAMORRO MORA ROSA MARIBEL 31/12/2015 FC F0045008 31/12/2015 - 5,235.65 13,472.15
BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 31/07/2015 ND 143 31/08/2015 31 - 128.22 -
BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 11/08/2015 ND 145 11/09/2015 31 - 396.08 -
BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 21/07/2015 FC F0042194 21/08/2015 31 - 513.07 -
BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 21/07/2015 FC F0042195 21/08/2015 31 - 66.67 1,104.04
YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA 17/12/2014 ND 121 31/12/2014 14 - 40.13 -
YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA 16/01/2015 ND 126 16/01/2015 - - 783.45 -
YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA 21/01/2015 ND 128 21/01/2015 - - 783.00 1,606.58
MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 20/06/2014 ND 70 26/06/2014 6 - 3.00 -
MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 02/06/2014 FC RC000164 02/06/2014 - - 1,157.99 -
MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 02/06/2014 FC RC000165 02/06/2014 - - 495.41 -
MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 02/06/2014 FC RC000166 02/06/2014 - - 814.06 -
MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 02/06/2014 FC RC000168 02/06/2014 - - 1,119.79 3,590.25
MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY 17/08/2015 ND 146 17/09/2015 31 - 163.00
MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY 25/08/2015 ND 148 25/09/2015 31 - 263.00
MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY 30/07/2015 FC F0042389 30/08/2015 31 - 574.93 1,000.93
SUMAN 13,322.20 31,941.24 45,263.44
FUENTE.- REPORTE DE CLIENTES DE LA EMPRESA
CONDICIÓN.- La empresa ha concedido créditos por un monto superior al 60% de su
cartera, a pesar de que clientes tenían notas de débito y cuentas por cobrar en mora.
CRITERIO.-. Uno de los elementos del control interno constituyen las políticas y
procedimientos operativos en materia de compras, ventas, producción, gestión de
inventarios, política de inversiones, finanzas
CAUSA.- Los administradores de la empresa consideran como prioridad la realización de
las ventas, sin importar que el cliente tenga ya un performance negativo, incluyendo la
generación de notas de débito por cuanto la forma de pago no fue efectizada
oportunamente..
EFECTO.- Cartera morosa alta de difícil recuperación, especialmente por los créditos
concedidos en años anteriores. Afectación a los resultados de ejercicios anteriores.
Srta. Ana Vargas Ing. Jorge Almeida B. Msc
ELABORADO POR SUPERVISADO POR
OBJETIVO.- Verificar si las Notas de Débito han sido autorizadas por la administración
APELLIDO Y NOMBRE EMISIÓN TP NUMERO VENCIMIENTOPLAZO VENCIDO AUTORIZADO
SABANDO MACIAS NORMA ARACELY 21/03/2012 ND 2,297 21/04/2012 31 2,446.83 SI
SABANDO MACIAS NORMA ARACELY 21/03/2012 ND 2,298 21/04/2012 31 2,443.83 SI
ANDRADE LARA SANDRA MARISOL 20/04/2012 ND 2,307 20/05/2012 30 883.00 SI
SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 31/01/2013 ND 2,413 31/01/2013 0 683.00 SI
SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 07/02/2013 ND 2,418 07/02/2013 0 503.00 SI
SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 18/02/2013 ND 2,421 18/02/2013 0 2,266.24 SI
ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER 18/03/2014 ND 49 18/03/2014 0 221.21 SI
NAVARRETE MONTALVAN JOSE 03/06/2014 ND 66 03/06/2014 0 1,053.00 SI
MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 20/06/2014 ND 70 26/06/2014 6 3.00 SI
VERA MOREIRA GEOVANNY MIGUEL 13/11/2014 ND 15 17/11/2014 4 180.90 SI
YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA 17/12/2014 ND 121 31/12/2014 14 40.13 SI
YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA 16/01/2015 ND 126 16/01/2015 0 783.45 SI
YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA 21/01/2015 ND 128 21/01/2015 0 783.00 SI
BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 31/07/2015 ND 143 31/08/2015 31 128.22 SI
BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 11/08/2015 ND 145 11/09/2015 31 396.08 SI
MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY 17/08/2015 ND 146 17/09/2015 31 163.00 SI
MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY 25/08/2015 ND 148 25/09/2015 31 263.00 SI
CUADRO VELEZ DIANA MARIBEL 04/11/2015 ND 156 04/11/2015 0 2,309.61 SI
VALDIVIESO ROJAS RUTH 10/12/2015 ND 158 19/12/2015 9 103.00 SI
SUMAN 15,653.50
FUENTE.- Reporte de cuentas por cobrar empresa, notas de crédito
MARCAS
CONDICIÓN.- Se ha podido evidenciar que existen 19 notas de débito que han sido
autorizadas por los Administradores de la Empresa por un monto que asciende a USD
15.653,50 que corresponde al 21% de la cartera.
CRITERIO.- P.C.G.A. PRINCIPIO DE REALIZACIÓN.- Los resultados económicos solo
deben de computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina
queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales
aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal
operación.
Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota.
CAUSA.- El departamento contable genera estas notas de débito en razón de la forma de
pago de los clientes no fueron efectivizados oportunamente y por lo tanto se registra la
deuda del cliente.
EFECTO.- Cartera vencida de difícil recuperación que debe ser registrada contra
resultados de ejercicios anteriores.