Post on 04-May-2020
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CPA
TEMA:
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS DE DISTORRES S.A.”
AUTORA:
BETTY MABEL VILLACRÉS BENAVIDES
DIRECTORA DE TESIS:
DRA. PAQUITA SALAZAR ERASO
Quito - Ecuador
Julio, 2012
i
CERTIFICACIÓN
Yo, Paquita Salazar Erazo certifico que la presente tesis
de grado cuyo tema es “Diseño de un sistema de control
interno para el departamento de créditos y cobranzas de
DISTORRES S.A.”, elaborada por la srta. Betty Mabel
Villacrés Benavides, ha sido desarrollada bajo mi dirección
cumpliendo los parámetros establecidos por la Universidad
Tecnológica Equinoccial, por lo que, dicho trabajo se
encontraría listo para su presentación y posterior defensa
de conformidad con el reglamento correspondiente.
Dra. Paquita Salazar Erazo.
DIRECTORA DE TESIS
ii
Todos los datos y resultados expuestos en la
presente investigación son de absoluta
responsabilidad de la autora.
BETTY MABEL VILLACRES BENAVIDES
Quito, Junio del 2012
iii
DEDICATORIA
La presente obra es dedicada a mi
familia, en especial a mis padres
Rodrigo y Betty por su apoyo
incondicional, pues
definitivamente sin su amor y
empuje no hubiese alcanzado el
presente objetivo.
Betty Mabel
“La educación es un seguro para la vida y
un pasaporte para la eternidad.”
Aparisi y Guijarro.
iv
AGRADECIMIENTO
A Dios por darme la dicha de la vida.
A mis padres Rodrigo y Betty por ser el pilar
fundamental para poder culminar una etapa más en
mi vida estudiantil.
A mis abuelitos Gonzalo y Gladys por siempre
brindarme su cariño, pero principalmente por ser
parte importante en el logro de cada uno de mis
objetivos.
A mí querida dra. Paquita Salazar Erazo por
brindarme su apoyo incondicional en la dirección
del presente trabajo investigativo.
A todos mis maestros que durante toda mi carrera
educativa me brindaron su ayuda, impartiendo sus
enseñanzas y conocimientos.
En general, mi más sincero agradecimiento a todos
y cada una de las personas que de una u otra
forma colaboraron en el desarrollo de la presente
tesis, pero fundamentalmente por ayudarme a ser
una mejor persona.
Betty Mabel
v
INDICE DE CONTENIDO
CARÁTULA.............................................
CERTIFICACIÓN DEL DIRECTOR........................... i
RESPONSABILIDAD DEL AUTOR............................ ii
DEDICATORIA.......................................... iii
AGRADECIMIENTO....................................... iv
INDICE DE CONTENIDO.................................. v
INDICE DE TABLAS, DIAGRAMAS Y GRÁFICAS............... xii
INTRODUCCIÓN.......................................... 1
CAPITULO I
PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN.......................... 4
1.1 Planteamiento del problema....................... 4
1.2 Formulación del problema......................... 6
1.3 Subpreguntas..................................... 6
1.4 Objetivos........................................ 7
1.4.1 Objetivos generales......................... 7
1.4.2 Objetivos específicos....................... 7
1.5 Justificación.................................... 8
1.6 Hipótesis........................................ 11
1.7 Variables........................................ 11
1.7.1 Variable dependiente........................ 11
1.7.2 Variable independiente...................... 11
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL Y CONCEPTUAL........................ 12
2.1 Marco referencial................................ 12
2.2 Marco conceptual.................................. 15
vi
2.2.1 Control interno.............................. 15
2.2.1.1 Concepto................................ 15
2.2.1.2 Importancia............................. 16
2.2.1.3 Objetivos............................... 16
2.2.1.4 Componentes............................. 16
2.2.1.5 Clasificación........................... 21
2.2.1.6 Características......................... 22
2.2.1.7 Elementos............................... 23
2.2.1.8 Limitaciones............................ 25
2.2.1.9 Indicadores............................. 26
2.2.1.10 Riesgos................................. 28
2.2.1.11 Métodos de evaluación................... 29
2.2.1.12 Estructura funcional.................... 30
2.2.2 Cartera de crédito y cobranzas............... 30
2.2.2.1 Concepto................................ 30
2.2.2.2 Importancia............................. 31
2.2.3 Cartera de crédito........................... 32
2.2.3.1 Concepto................................ 32
2.2.3.2 Importancia............................. 32
2.2.3.3 Objetivo................................ 32
2.2.4 Crédito...................................... 33
2.2.4.1 Concepto................................ 33
2.2.4.2 Importancia............................. 33
2.2.4.3 Objetivos............................... 34
2.2.4.4 Ventajas................................ 34
2.2.4.5 Desventajas............................. 35
2.2.4.6 Tipos de créditos....................... 35
2.2.4.7 Fases del crédito....................... 36
2.2.4.8 Riesgos................................. 37
2.2.4.9 Análisis................................ 38
2.2.5 Cobranzas.................................... 39
2.2.5.1 Concepto................................ 39
2.2.5.2 Importancia............................. 39
2.2.5.3 objetivo................................ 40
vii
2.2.5.4 Modalidades de cobro.................... 40
2.2.6 Políticas.................................... 41
2.2.6.1 Concepto................................ 41
2.2.6.2 Importancia............................. 42
2.2.6.3 Objetivos............................... 42
2.2.6.4 Clasificación........................... 43
2.2.6.5 Lineamientos............................ 43
2.2.7 Procedimiento................................ 44
2.2.7.1 Concepto................................ 44
2.2.7.2 Importancia............................. 45
2.2.7.3 Objetivos............................... 45
2.2.8 Manual de procedimientos..................... 45
2.2.8.1 Concepto................................ 45
2.2.8.2 Importancia............................. 46
2.2.8.3 Objetivos............................... 46
2.2.8.4 Auxiliares.............................. 48
2.2.9 Flujograma................................... 49
2.2.9.1 Concepto................................ 49
2.2.9.2 Importancia............................. 49
2.2.9.3 Objetivos............................... 50
2.2.9.4 Características......................... 50
2.2.9.5 Tipos................................... 51
2.2.9.6 Simbología.............................. 52
CAPITULO III
DIAGNOSTICO Y METODOLOGÍA.............................. 55
3.1 Metodología....................................... 55
3.1.1 Tipo y diseño de la investigación............ 55
3.1.2 Métodos de la investigación.................. 56
3.1.3 Población y muestra.......................... 57
3.1.4 Técnicas e instrumentos...................... 57
3.1.5 Tratamiento y análisis....................... 58
viii
3.2 Diagnostico general de DISTORRES S.A.............. 59
3.2.1 Reseña histórica institucional............... 59
3.2.2 Estructura empresarial....................... 60
3.2.3 Estructura orgánica.......................... 61
3.2.4 Estructura orgánica detallada del área de
créditos y cobranzas......................... 62
3.2.5 Estructura funcional del área de crédito y
cobranzas.................................... 63
3.2.6 Sistema contable............................. 64
3.2.7 Diagnostico general del área................. 64
3.2.8 Análisis F.O.D.A............................. 66
3.2.9 Modelo de encuesta........................... 68
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS..................... 70
4.1 Introducción...................................... 70
4.2 Objetivo.......................................... 70
4.3 Planteamiento..................................... 70
4.4 Desarrollo........................................ 70
4.4.1 Presentación, tabulación y graficación
individual de resultados..................... 70
4.4.2 Tabulación general de resultados............. 93
4.4.3 Interpretación general de datos.............. 94
CAPITULO V
LA PROPUESTA........................................... 96
5.1 Introducción...................................... 96
5.2 Formulación....................................... 96
5.3 Justificación..................................... 96
5.4 Planteamiento.....................................100
ix
5.5 Diseño............................................ 107
5.5.1 Diseño esquemático........................... 107
5.5.2 Diseño contextual general.................... 108
5.5.2.1 Misión.................................. 108
5.5.2.2 Visión.................................. 108
5.5.2.3 Objetivos............................... 108
5.5.2.4 Políticas y valores..................... 109
5.5.2.5 Estrategias............................. 110
5.5.3 Diseño contextual específico para el
departamento de crédito y cobranzas.......... 113
5.5.3.1 Objetivos............................... 113
5.5.3.2 Políticas............................... 114
5.5.3.3 Establecimiento de montos, plazos,
garantías e intereses................... 116
5.5.3.4 Circuito de crédito..................... 123
5.5.3.4.1 Presentación de solicitud y
carpetas crediticias............... 123
5.5.3.4.2 Evaluación del crédito por el
analista de crédito................ 123
5.5.3.4.3 Elaboración de informe y
recomendaciones.................... 123
5.5.3.4.4 Presentación de solicitud a la
comisión de créditos............... 124
5.5.3.4.5 Aprobación del crédito por la
comisión de créditos y
notificación al cliente.......... 124
5.5.3.4.6 Elaboración del plan de pago....... 124
5.5.3.4.7 Elaboración de un archivo o
carpeta de crédito................. 124
5.5.3.4.8 Previsión de mercadería............ 124
5.5.3.4.9 Elaboración del contrato de
crédito............................ 125
5.5.3.4.10 Firma del contrato................. 125
5.5.3.4.11 Entrega............................ 125
x
5.5.3.5 Análisis de créditos.................... 125
5.5.3.5.1 Primer paso: visita al cliente..... 125
5.5.3.5.2 Segundo paso: recopilación de
datos.............................. 126
5.5.3.5.3 Tercer paso: análisis de la
capacidad de pago.................. 127
5.5.3.6 Análisis y tipos de riesgos............. 128
5.5.3.6.1 Riesgo de incumplimiento........... 128
5.5.3.6.2 Riesgo de exposición............... 129
5.5.3.6.3 Riesgo de recuperación............. 130
5.5.3.7 Control y seguimiento del crédito....... 131
5.5.3.7.1 Elementos del control poscrédito... 131
5.5.3.8 Procedimientos de cobro................. 136
5.5.3.9 Técnicas de cobranza.................... 143
5.5.3.10 Cuentas incobrables..................... 144
5.5.3.10.1 Tratamiento de cuentas incobrables. 146
5.5.3.11 Ejercicio práctico...................... 149
5.5.3.11.1 Caso 1: tratamiento cobro total.... 151
5.5.3.11.2 Caso 2: tratamiento de cobro
parcial y procedimiento de cuentas
incobrables........................ 157
5.5.3.12 Determinación de funciones............. 161
5.5.3.12.1 Comité de créditos................. 161
5.5.3.12.2 Jefe departamental................. 164
5.5.3.12.3 Analista de créditos............... 166
5.5.3.12.4 Auxiliar de créditos............... 168
5.5.3.12.5 Recaudadores....................... 169
5.5.3.13 Diagrama de funciones y procedimientos. 171
5.5.3.14 Formatos de formularios y
5.5.3.15 documentación empleada en los
procesos de crédito.................... 172
5.5.3.15.1 Presolicitud de crédito............ 172
5.5.3.15.2 Solicitud de crédito............... 173
xi
5.5.3.15.3 Informe de observaciones y
recomendaciones.................... 175
5.5.3.15.4 Formulario de notificación al
cliente............................ 176
5.5.3.15.5 Formato del plan de pago........... 177
5.5.3.15.6 Formato del contrato de crédito.... 178
5.5.3.15.7 Formato de la carta recordatorio... 180
5.5.3.15.8 Formato del pagaré................. 181
5.5.3.15.9 Formato de la letra de cambio...... 182
5.5.3.16 Flujogramas de procedimientos.......... 183
5.5.3.16.1 Flujograma del circuito de crédito. 183
5.5.3.16.2 Flujograma del proceso analítico
de crédito......................... 184
5.5.3.16.3 Flujograma del proceso analítico
de riesgos......................... 185
5.5.3.16.4 Flujograma del circuito de cobro... 186
5.5.3.16.5 Flujograma del proceso de control
y seguimiento de los créditos...... 187
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES......................... 188
6.1 Conclusiones...................................... 188
6.2 Recomendaciones................................... 191
BIBLIOGRAFÍA........................................... 193
xii
INDICE DE TABLAS, DIAGRAMAS Y GRÁFICAS
Estructura orgánica.................................... 61
Estructura orgánica detallada del área de
crédito y cobranzas.................................... 62
Estructura funcional del área de crédito y cobranzas... 63
Tabla 1................................................ 71
Gráfica 1.............................................. 72
Tabla 2................................................ 73
Gráfica 2.............................................. 73
Tabla 3................................................ 75
Gráfica 3.............................................. 75
Tabla 4................................................ 76
Gráfica 4.............................................. 77
Tabla 5................................................ 78
Gráfica 5.............................................. 78
Tabla 6................................................ 79
Gráfica 6.............................................. 80
Tabla 7.1.............................................. 81
Gráfica 7.1............................................ 81
Tabla 7.2.............................................. 82
Gráfica 7.2............................................ 82
Tabla 7.3.............................................. 83
Gráfica 7.3............................................ 83
xiii
Tabla 7.4.............................................. 84
Gráfica 7.4............................................ 84
Tabla 7.5.............................................. 85
Gráfica 7.5............................................ 85
Tabla 7.6.............................................. 86
Gráfica 7.6............................................ 86
Tabla 8................................................ 88
Gráfica 8.............................................. 88
Tabla 9................................................ 90
Gráfica 9.............................................. 90
Tabla 10............................................... 91
Gráfica 10............................................. 92
Tabulación general de resultados....................... 93
Desempeño de funciones................................. 98
Formulación estratégica de control interno............. 99
Carácter sistémico de control interno.................. 100
Cronograma de diseño del sistema de control interno.... 101
Esquema de procedimientos.............................. 103
Secuencia medular del sistema de control interno....... 104
Sistematización de actividades de control.............. 105
Enfoque sistémico estructural.......................... 107
Subdivisión de montos.................................. 116
Diagrama de funciones y procedimientos................. 171
Flujograma del circuito de crédito..................... 183
Flujograma del proceso analítico de crédito............ 184
Flujograma del proceso analítico de riesgos............ 185
Flujograma del circuito de cobro....................... 186
Flujograma del proceso de control y seguimiento
del crédito............................................ 187
1
INTRODUCCIÓN:
Santo Domingo de los Tsachilas se ha convertido en un
lugar estratégico en el cual han logrado constituirse
un grupo de numerosas empresas, tratando así, de
satisfacer las necesidades de todos y cada uno de sus
habitantes, por ello es que, DISTORRES S.A. encontró
en esta ciudad un lugar magnífico para poder
establecerse dedicándose así a la distribución y
comercialización de indumentaria, colaborando de esta
manera con el progreso y desarrollo de esta pujante
provincia.
En un entorno económico cada vez más competitivo, como
el actual, las empresas necesitan disponer de sistemas
de información que constituyan un instrumento útil
para controlar su eficiencia y que proporcionen un
alto grado de visibilidad de las distintas actividades
que se realizan en sus procesos productivos para que
dicha información sirva de apoyo en la toma de
decisiones.
El control interno es definido como el conjunto de
planes, métodos y procedimientos adoptados por una
organización con el fin de asegurar la eficiencia y
eficacia institucional.
Es por tanto que la presente tesis comprende el
“diseño de un sistema de control interno para el
departamento de crédito y cobranzas de DISTORRES
S.A.”, dicho sistema contiene el plan de organización,
http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml
2
las políticas y normas, así como los métodos técnicas
y procedimientos adoptados para la autorización,
procesamiento, clasificación, registro, verificación,
evaluación, y control de la operatividad del área
investigada, de forma que alcancemos los objetivos
generales y específicos de ésta entidad comercial.
En resumen la presente investigación cuenta con varios
capítulos detallados a continuación:
CAPITULO I: EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
En el que se detalla el planteamiento del problema,
el mismo que presenta y expone las características
objetivos, justificación, variables, hipótesis y
rasgos principales del tema investigado.
CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL Y CONCEPTUAL
En el marco referencial se exponen los antecedentes
relacionados con el estudio y la operatividad del
mismo.
El marco conceptual o fundamentación teórica reúne
teorías, conceptos y principios que definen el
problema y ayudan a su mejor comprensión.
CAPITULO III: DIAGNOSTICO Y METODOLOGÍA
En este capítulo incluye el tipo y diseño
seleccionado para la presente investigación así
como también los métodos de investigación
utilizados, la población o muestra, las técnicas e
http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/conce/conce.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml
3
instrumentos de recolección de datos, el
diagnostico institucional, general y especifico del
área de crédito y cobranzas de DISTORRES S.A.
CAPITULO IV: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS
La presente sección se refiere al tratamiento y
análisis de los datos; es decir comprende la
presentación, tabulación, graficación, observación
e interpretación de la información recabada.
CAPITULO V: PROPUESTA
En este punto se detalla todo referente al diseño
del sistema de control interno motivo de la
presente investigación como es: la introducción,
formulación, justificación y planteamiento de la
propuesta, además incluye delineaciones
esquemáticas y contextuales, así como también la
determinación de funciones y procedimientos
aplicables en el departamento de crédito y
cobranzas.
CAPITULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El último capitulo del presente trabajo contiene
las conclusiones del trabajo realizado, así como
también las respectivas recomendaciones, que se
espera sean tomadas en cuenta con el único afán de
solucionar la problemática existente.
4
CAPITULO I
1. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÒN
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La distribución y comercialización de indumentaria para
damas se ha convertido en una de las actividades con un
nivel de crecimiento acelerado basado en muchos aspectos
como moda, precios, calidad, marcas, diseños, formas y
colores, que hacen de ésta, una actividad altamente
rentable, la misma que se encuentra fusionada con el
avance de la tecnología.
Por tanto, como en toda compañía surgen problemas que
deben ser solucionados para asegurar el bienestar
empresarial y DISTORRES S.A. no es la excepción, pues
ésta institución presenta dificultades en el área de
cartera de crédito y cobranzas, ya que en dicho
departamento es notable la falta de un sistema de
control interno eficiente, es decir no existen técnicas
y procedimientos específicos que puedan dar solución
inmediata a las anomalías existentes.
Estos problemas radican en algunas variables como:
La inexistencia de un sistema de control interno
ajustable al área de cartera de crédito y cobranzas.
5
La falta de técnicas y/o procedimientos de control
interno aplicables en el departamento de cartera de
crédito y cobranzas.
No se ha establecido un responsable estable del área.
El crecimiento de la cartera de crédito es exagerada.
No existen documentos de respaldo de algunos créditos
otorgados.
Los niveles de recuperación de la cartera no es
eficiente.
No se toma en cuenta los riesgos existentes en
relación a la cartera de crédito y cobranzas.
Además no se cuenta con la asesoría necesaria para el
buen desempeño del presente departamento.
No existe una división de funciones eficiente en este
espacio empresarial.
Esta investigación tiene ver con el normal
desenvolvimiento del departamento de cartera de crédito
y cobranzas de DISTORRES S.A. de tal manera que mediante
el diseño de un nuevo sistema de control interno
adecuado y aplicable a esta área se de solución al
problema evidente.
6
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Es necesario diseñar un sistema de control interno en
el departamento de cartera de crédito y cobranzas de
DISTORRES S.A. en la cuidad de Santo Domingo de los
Tsachilas, para mejorar el desempeño eficiente de esta
área?
1.3 SUBPREGUNTAS
¿Qué procedimientos se utilizan para el control de la
cartera de crédito y cobranzas?
¿Existe el asesoramiento necesario específico para el
departamento de cartera de crédito y cobranzas?
¿Existe la división de funciones adecuadas dentro del
área de cartera de crédito y cobranzas?
¿Cómo se controla el nivel de incremento de la cartera
de crédito?
¿Quién es el responsable del área de cartera de
crédito?
¿En qué aspectos se debe mejorar dentro del
departamento de cartera de crédito y cobranzas?
7
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de control interno eficaz y
eficiente aplicable en el departamento de cartera de
crédito y cobranzas de DISTORRES S.A., que facilite el
control y normal desenvolvimiento de esta área.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Identificar y analizar los procedimientos
existentes utilizados para el control del área de
cartera de crédito y cobranzas.
2. Estudiar y controlar el exagerado incremento de
la cartera de crédito.
3. Determinar la responsabilidad del departamento
de cartera de crédito y cobranzas.
4. Determinar la existencia de asesoramiento
específico para el desempeño del departamento
investigado.
5. Definir una división de funciones adecuada para
dicha área.
6. Reconocer y analizar aspectos fundamentales q
deben ser corregidos.
8
7. Diseñar técnicas y procedimientos de control
interno para el área de cartera de crédito y
cobranzas.
8. Crear un sistema de control interno eficaz y
aplicable en el departamento de cartera de crédito y
cobranzas.
1.5 JUSTIFICACIÓN
Como anteriormente se ha mencionado, la presente
investigación, está enfocada hacia el diseño de un
sistema de control interno para el departamento de
cartera de crédito y cobranzas de DISTORRES S.A.,
mediante el cual se puedan solucionar los problemas
existentes dentro de esta área, ya que dicho
departamento representa la problemática de mayor riesgo.
La presente tesis ayudará a que dicha organización
mejore su desarrollo económico en general, es decir,
soluciona los problemas existentes con la cartera de
crédito y cobranzas para de ésta manera reducir al
máximo los conflictos evidentes.
Dentro de esta investigación se cumple con algunos
impactos como:
TEÓRICO:
La presente investigación está basada en la ciencia de
la contabilidad general (comercial) ya que es un campo
especializado de las ciencias administrativas y
contables que se sustenta en principios y procedimientos
generalmente aceptados(PCGA), destinados a cumplir con
los objetivos de análisis, registro y control de las
operaciones mercantiles realizadas por una empresa o
9
institución en funcionamiento, con la finalidad de
informar e interpretar la situación económica financiera
y los resultados operacionales alcanzados en cada
período durante toda la existencia permanente de la
entidad.
Igualmente se sustentará en los principios de
contabilidad vigentes que se subdividen en conceptos:
básicos, esenciales y generales de operación, así como
también, en los principios generales con sujeción en las
normas ecuatorianas de contabilidad (NEC), las normas
internacionales de contabilidad (NIC) y en las normas
internacionales de información financiera (NIIF’S).
PRÁCTICO:
El desarrollo práctico se fundamenta en los
procedimientos analíticos establecidos por la
contabilidad los mismos que, deben llevar el registro
cronológico ordenado de los hechos que van apareciendo
en la actividad empresarial de manera que reflejen los
hechos económicos en cantidades que den una visión real,
con el objetivo de mejorar la liquidez de la empresa y
de implantar un procedimiento apropiado para lograr el
normal desempeño del departamento de la cartera de
crédito y cobranzas.
METODOLÓGICO:
El sistema contable básico aplicable en este caso, debe
suministrar información cuantitativa y cualitativa
confiable para la planeación, control, organización,
recuperación empresarial y toma de decisiones.
EL proceso metodológico contable constituye una serie de
pasos o la secuencia que sigue la información contable
10
desde el origen de las transacciones hasta la
presentación de estados financieros.
LEGAL:
Esta investigación se basa en leyes, normas, políticas y
reglamentos como:
Código de comercio.
Ley de régimen tributario interno (LRTI)
Ley de compañías.
Código de trabajo.
Normas ecuatorianas de contabilidad (NEA)
Normas internacionales de contabilidad (NIC)
Principios de contabilidad generalmente aceptados
(PCGA)
Normas internacionales de información financiera
(NIIF’S)
Normas ecuatorianas de auditoria (NEA)
Código de ética del contador público.
Principios de contabilidad.
Ley de contadores.
11
1.6 HIPÓTESIS
La aplicación de un sistema de control interno adecuado
en el departamento de cartera de crédito y cobranzas de
DISTORRES S.A., permitirá controlar el normal
desenvolvimiento de esta área y obtener la eficiencia y
eficacia máxima en el desarrollo de todas actividades
empresariales.
1.7 VARIABLES
1.7.1 VARIABLE INDEPENDIENTE
Sistema de control interno.
1.7.2 VARIABLES DEPENDIENTES
Técnicas y procedimientos de control interno.
Mercado.
Ventas.
Cartera de crédito.
Personal departamental.
Productividad.
Eficiencia y eficacia.
Procesos de desarrollo departamental.
12
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL Y CONCEPTUAL
2.1 MARCO REFERENCIAL
Santo Domingo es una zona territorial de gran
trascendencia en la cual se desarrolla un mercado
perfectamente competitivo y muy ambicionado por parte de
productores, industriales y comerciantes, es por eso
que, en la actualidad se ha convertido en un verdadero
reto para las empresas el mantenerse inmerso en lo que
hoy conocemos como mercado.
Es importante destacar que nuestro país al igual que el
resto del mundo está viviendo cambios sorprendentes con
el avance tecnológico y la globalización que afectan
directamente a los individuos y en consecuencia a las
empresas.
Por ello, en Febrero del 2000 una familia emprendedora
decide constituir DISTORRES S.A. como una institución
dedicada a la distribución y comercialización de
indumentaria para dama, logrando así establecerse como
una entidad sólida que goza de un gran prestigio dentro
del mercado local y principalmente que ha sabido cumplir
con los requerimientos de sus clientes, tomando en
cuenta que para conseguir sus objetivos, ésta
13
institución requiere implementar un sistema de control
interno oportuno para el área de crédito y cobranzas.
Además es indispensable mencionar que el control interno
es un sistema de organización que incluye técnicas y
procedimientos que deben ser implantados en el
departamento de crédito y cobranzas para garantizar la
obtención de información financiera correcta y segura ya
que en base a dichos datos se toman decisiones
fundamentales y se crean acciones futuras que colaboran
con la operatividad institucional.
Al hablarse del control interno como un sistema, se hace
referencia a una cadena de acciones extendida a todas
las actividades inherentes a la gestión e integrados a
los demás procesos básicos como la planificación,
ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan
incorporadas a la infraestructura de la entidad, para
influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus
iniciativas de calidad.
La implementación de la estructura de control interno
implica que sus componentes estén aplicados a cada
categoría esencial de la empresa, convirtiéndose en un
proceso integrado y dinámico permanentemente; por lo que
como paso previo, se debe establecer los objetivos,
políticas y estrategias relacionadas entre si, con el
fin de garantizar el desarrollo organizacional y el
cumplimiento de las metas corporativas de DISTORRES S.A.
Aunque el sistema de control interno es específico busca
que ésta entidad sea mas competitiva, pues en el mercado
http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/planificacion/planificacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/henrym/henrym.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml
14
local se producen ciertas limitaciones inherentes que
impiden que el procedimiento como tal sea 100% confiable
y donde cabe un pequeño porcentaje de incertidumbre, por
esta razón, es necesario un estudio adecuado de los
riesgos internos y externos con el fin de que éste
sistema de control provea la seguridad razonable para el
departamento de crédito y cobranzas, estos riesgos
pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de
decisiones erróneas, simples equivocaciones o
confabulaciones de varias personas, por ello es muy
importante la contratación de personal con gran
capacidad profesional, integridad y valores éticos así
como, la correcta asignación de responsabilidades donde
se interrelacionan unas con otras con el fin de que no
se rompa la cadena de control, fortaleciendo el ambiente
de aplicación del mismo, cada persona es un eslabón que
garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad
de la cadena, cabe destacar que la responsabilidad
principal en la aplicación del control interno debe
estar siempre en al mando de la administración o alta
gerencia con el fin de que exista un compromiso real de
todos los niveles de la empresa.
Además es conveniente mantener una correcta
documentación con el fin de analizar los alcances de la
evaluación, niveles de autorización, indicadores de
desempeño e impactos de las deficiencias encontradas,
estos análisis deben detectar los cambios internos o
externos del contexto empresarial que pueden afectar el
desarrollo o aplicación de las políticas en función de
la consecución de objetivos.
http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/ladocont/ladocont.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/valoracion/valoracion.shtml#TEORICAhttp://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT
15
2.2 MARCO CONCEPTUAL
2.2.1 CONTROL INTERNO
2.2.1.1 CONCEPTO:
Es el proceso realizado por el consejo de
administración, los ejecutivos y todo personal de
DISTORRES S.A., diseñado para ofrecer seguridad
respecto a la obtención de objetivos en las
categorías de: eficacia y eficiencia de las
operaciones, confiabilidad de los procedimientos
y el cumplimiento de leyes y regulaciones.1
La estructura de control interno2 es el conjunto
de planes, métodos, técnicas, y/o procedimientos
adoptados para promover el logro de los objetivos
de ésta empresa y el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas a cada funcionario
del departamento de crédito y cobranzas. El
concepto moderno del control interno discurre por
sus componentes y diversos elementos, los que se
integran en el proceso de gestión y operan en
distintos niveles, de manera que, mediante éste
sistema de control DISTORRES S.A. logre un alto
grado de efectividad y eficiencia.
1 COOPERS & LYBRAND. LOS NUEVOS CONCEPTOS DE CONTROL INTERNO. Informe COSO. Ediciones
Díaz. Madrid – España.
2 Ibídem
http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml
16
2.2.1.2 IMPORTANCIA:
El control interno es de vital importancia,
puesto que, permite el manejo adecuado del área
de crédito y cobranzas, con el fin de generar una
información confiable de sus operaciones en el
mercado; ayuda a que los recursos disponibles,
sean utilizados en forma eficiente, bajo
criterios técnicos que permitan asegurar su
integridad, custodia y registro oportuno, en los
sistemas respectivos.3
2.2.1.3 OBJETIVOS:
Conocer los objetivos del sistema del control
interno resulta importante para poder controlar
el funcionamiento del área de crédito y
cobranzas.
Por tanto el “objetivo fundamental”4 es prever un
nivel seguridad eficiente que resguarde a ésta
área de la posible existencia de riesgos que
atenten la operatividad de este importante sector
de la empresa.
2.2.1.4 COMPONENTES:
Los componentes son un conjunto de normas que se
utilizan para medir el control interno y
determinar su efectividad. Para operar este
sistema de control se requiere de los siguientes
componentes5:
3 PERDOMO MORENO, Abraham. FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO. Cengage learning editores
2004. 4 FONSECA LUNA, Oswaldo. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO PARA ORGANIZACIONES. Primera edición. Lima – Perú. 5 COOPERS & LYBRAND. LOS NUEVOS CONCEPTOS DE CONTROL INTERNO. Informe COSO. Ediciones
Díaz. Madrid – España.
http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml
17
1. AMBIENTE DE CONTROL INTERNO6:
Se refiere al establecimiento de un entorno que
estimule las tareas del personal con respecto al
control de las actividades del área de crédito y
cobranzas. En este contexto, el personal resulta
ser la esencia de cualquier entidad, al igual que
sus atributos individuales como la integridad y
valores éticos. El ambiente de control tiene gran
influencia en la forma en que son desarrolladas
las operaciones, se establecen los objetivos y
estiman los riesgos. Igualmente, tiene relación
directa con el comportamiento de los sistemas de
información y con las actividades de monitoreo.
Los elementos que conforman el ambiente interno
de control son los siguientes:
* Integridad y valores éticos.
* Autoridad y responsabilidad.
* Estructura organizacional.
* Políticas de personal.
2. EVALUACIÓN DEL RIESGO7:
El riesgo se define como la probabilidad de que
un evento o acción afecte negativamente al
desenvolvimiento de las actividades del
departamento de crédito y cobranzas. Su
evaluación implica la identificación, análisis y
manejo de los riesgos relacionados con ésta área,
6 PERDOMO MORENO, Abraham. FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO. Cengage learning editores
2004.
7 Ibídem
http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/tipos-riesgos/tipos-riesgos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/comportamiento-humano/comportamiento-humano.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos33/responsabilidad/responsabilidad.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos54/resumen-estadistica/resumen-estadistica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT
18
que pueden incidir en el logro de los objetivos
del control interno en la entidad. Estos riesgos
incluyen circunstancias que pueden afectar el
registro, procesamiento y reporte de información
financiera. Dicha actividad de auto-evaluación
que practica la dirección debe ser revisada por
los auditores internos o externos para asegurar
que los objetivos, enfoque, alcance y
procedimientos han sido ejecutados
apropiadamente.
Los elementos que forman parte de la evaluación
del riesgo son:
* Los objetivos deben ser establecidos y
comunicados.
* Identificación de los riesgos internos y
externos.
* Los planes deben incluir objetivos e
indicadores de rendimiento.
* Evaluación del medio ambiente interno y
externo.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL DEPARTAMENTAL8:
Se refieren a las acciones que realizan la
gerencia y todo personal del área de crédito y
cobranzas para cumplir diariamente con las
funciones asignadas. Son importantes porque
implican la forma correcta de desempañar sus
actividades tomando en cuenta los procedimientos
8 PERDOMO MORENO, Abraham. FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO. Cengage learning editores
2004.
http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/valoracion/valoracion.shtml#TEORICAhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml
19
existentes y la evaluación de su cumplimiento,
además constituyen el medio más idóneo para
asegurar el logro de objetivos empresariales. Las
actividades de control pueden dividirse en tres
categorías: controles de operación, controles de
información financiera y controles de
cumplimiento de funciones departamentales.
Comprenden también las actividades de protección
y conservación de los activos, así como los
controles de acceso a programas computarizados y
archivos de datos.
Los elementos conformantes de las actividades de
control gerencial son:
* Políticas para el logro de objetivos.
* Coordinación entre las dependencias de la
entidad.
* Diseño de las actividades de control interno.
4. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN9:
Está constituido por los métodos y registros
establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones del área de
crédito y cobranzas. La calidad de la información
que brinda éste sistema afecta la capacidad de la
gerencia para adoptar decisiones adecuadas que
permitan controlar las actividades de la entidad
y elaborar informes financieros confiables.
9 PERDOMO MORENO, Abraham. FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO. Cengage learning editores
2004.
http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/diseprod/diseprod.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml
20
Los elementos que conforman el sistema de
información son:
* Identificación de información suficiente.
* Información suficiente y relevante debe ser
identificada y comunicada en forma oportuna para
permitir al personal ejecutar sus
responsabilidades asignadas.
* Revisión de los sistemas de información.
* Las necesidades de información y los sistemas
de información deben ser revisados cuando existan
cambios en los objetivos o cuando se producen
deficiencias significativas en los procesos de
formulación de información.
5. ACTIVIDADES DE MONITOREO10:
Es el proceso que evalúa la calidad del
funcionamiento del control interno en el tiempo y
permite al sistema reaccionar en forma dinámica,
cambiando cuando las circunstancias así lo
requieran. Debe orientarse a la identificación de
controles débiles, insuficientes o necesarios,
para promover su reforzamiento. El monitoreo se
lleva a cabo durante la realización de las
actividades diarias en los distintos niveles del
área de crédito y cobranzas.
Los elementos que conforman las actividades de
monitoreo son:
10 PERDOMO MORENO, Abraham. FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO. Cengage learning editores 2004.
http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/cinematica-dinamica/cinematica-dinamica.shtml
21
* Monitoreo del rendimiento.
* Revisión de los supuestos que soportan los
objetivos del control interno.
* Aplicación de procedimientos de seguimiento.
* Evaluación de la calidad del control interno.
2.2.1.5 CLASIFICACIÓN:
El control interno se clasifica en:
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO11:
Métodos, técnicas y procedimientos que tienen que
ver fundamentalmente con la eficiencia de las
operaciones y con el cumplimiento de las medidas
administrativas impuestas al departamento de
crédito y cobranzas.
CONTROL INTERNO CONTABLE12:
Métodos, técnicas y procedimientos que tienen que
ver principalmente con la protección de los
registros contables de manera que brinden la
confiabilidad requerida para la toma de
decisiones.
11 MANTILLA B., Samuel Alberto & CANTE S., Sandra Yolita. AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO. ECOE Ediciones 2005. Bogota – Colombia.
12 Ibídem.
22
2.2.1.6 CARACTERÍSTICAS:
Las principales “características”13 son:
Es un proceso, es decir, un medio para
lograr un fin.
Lo llevan a cabo las personas que actúan en
todos los niveles del área de crédito y cobranzas
y no se trata solamente de manuales de
organización y procedimientos.
Es parte del control interno establecer
niveles de autoridad para el cumplimiento de
actividades y participan todos los trabajadores
de la parte de créditos y cobranzas.
Facilitar la consecución de objetivos en el
departamento de créditos y cobranzas.
Aporta un grado de seguridad razonable,
aunque no total, en relación con el logro de los
objetivos fijados para el área de créditos y
cobranzas.
Incentivar el logro del autocontrol,
liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y
responsabilidad de las laborales colectivas.
13 Ibídem pag. anterior
http://www.monografias.com/trabajos6/maca/maca.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/liderazgo/liderazgo.shtml
23
2.2.1.7 ELEMENTOS:
Comprende en un sentido amplio los procedimientos
utilizados para ejercer el control interno de las
operaciones.
Los elementos más importantes del control interno
aplicable al departamento de crédito y cobranzas
son los siguientes:
Plan de organización14.
Se refiere a una estructura formalizada mediante
la cual se identifican y grafican las actividades
y funciones del área de crédito y cobranzas;
además se determinan los cargos y las
correspondientes líneas de autoridad,
responsabilidad y coordinación. La organización
proporciona el armazón que define las actividades
que serán planeadas, ejecutadas, controladas y
monitoreadas. El organigrama describe la
estructura formal de la entidad. Involucra por lo
tanto: la determinación de funciones y las
actividades esenciales para cumplir con los fines
de DISTORRES S.A.
Planeamiento de actividades15.
Está orientada a determinar las necesidades de
área de crédito y cobranzas en cuanto a recursos
financieros y humanos, las cuales deben
traducirse a la eficiencia y eficacia para
14 COOPERS & LYBRAND. LOS NUEVOS CONCEPTOS DE CONTROL INTERNO. Informe COSO. Ediciones Díaz. Madrid – España.
15 Ibídem
24
establecer planes y proyectos de control interno
específicos para el área investigada.
Políticas16.
Las políticas son una línea de conducta o
reglamentos predeterminados que se aplican en el
departamento de créditos y cobranzas para llevar
a cabo todas las actividades, incluyendo aquellas
no previstas. Las políticas pueden clasificarse
en:
* Políticas generales: son aquellas establecidas
a nivel institucional, es decir rigen la
operatividad de DISTORRES S.A. como ente
empresarial.
*Políticas específicas: son aquellas establecidas
para regir la operatividad de niveles específicos
y su aplicación está diseñada para el área de
créditos y cobranzas.
Procedimientos operativos17.
Son los métodos utilizados para efectuar las
actividades de acuerdo con las políticas
establecidas. También son series cronológicas de
acciones requeridas o guías para la acción que
detallan la forma exacta en que deben realizarse
ciertas actividades. Existe relación directa
entre los procedimientos y las políticas.
16 COOPERS & LYBRAND. LOS NUEVOS CONCEPTOS DE CONTROL INTERNO. Informe COSO. Ediciones Díaz. Madrid – España.
17 Ibídem
25
Personal18.
La operatividad del sistema de control interno,
no depende exclusivamente del diseño apropiado
del plan de organización, políticas y
procedimientos, sino también de la selección de
funcionarios con habilidades y experiencia y de
empleados capaces de poder ejecutar sin
dificultad los procedimientos establecidos por la
administración para el departamento de créditos y
cobranzas.
Sistema contable e información financiera19:
El sistema contable está constituido por los
métodos y registros establecidos por DISTORRES
S.A. para identificar, reunir, analizar,
clasificar, registrar e informar sobre las
transacciones realizadas en un período
determinado. El sistema contable es un elemento
importante del control financiero institucional,
al proporcionar la información financiera
necesaria, a fin de evaluar razonablemente las
operaciones ejecutadas.
2.2.1.8 LIMITACIONES:
El control interno contribuye mucho a proteger a
la institución de “errores o fraudes”20, por lo
que, es importante reconocer la existencia de
18 COOPERS & LYBRAND. LOS NUEVOS CONCEPTOS DE CONTROL INTERNO. Informe COSO. Ediciones Díaz. Madrid – España.
19 Ibídem
20 ESTUPIÑAN GAITAN, Rodrigo. CONTROL INTERNO Y FRAUDES. ECOE ediciones 2006. Bogotá – Colombia.
26
algunas “limitaciones”21 específicas, pues las
actividades de control dependen de la división de
funciones y por ende ningún sistema de control
interno puede garantizar el cumplimiento de sus
objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el
control interno brinda una seguridad razonable en
función de:
Costo / beneficio:
Desarrollo de transacciones o tareas
ordinarias.
El factor de error humano.
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir
los controles.
2.2.1.9 INDICADORES:
Son mecanismos de control de orden
administrativo-contable, necesarios para la
evaluación y control de la gestión de toda
entidad.22 Se presentan como un conjunto de
variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas
a medición que permiten observar la situación y
las tendencias de cambio generadas en el
departamento de crédito y cobranzas, en relación
con el logro de los objetivos y metas previstos.
Los indicadores se diseñan tomando como base la
función constitucional-legal de la empresa, así
21 Ibídem pag. anterior
22 MANTILLA B., Samuel Alberto. CONTROL INTERNO DE LOS NUEVOS INSTRUMENTOS FINANCIEROS. ECOE ediciones. Bogotá – Colombia.
http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtml
27
como la misión y características propias.
Reflejan el estado actual o la tendencia de los
procesos, proyectos, programas y planes que son
parte de los sistemas de información y facilitan
la toma de decisiones.
Los indicadores pueden ser estratégicos, de
riesgo y de gestión.
- INDICADORES ESTRATEGICOS23:
Miden el grado de cumplimiento de los planes
estratégicos, programas o proyectos y monitorean
fundamentalmente el desempeño de los procesos.
- INDICADORES DE RIESGO24:
Permite evaluar el comportamiento de los riesgos
identificados en las actividades y procesos.
Para su medición se utilizan los indicadores de
frecuencia; que permiten conocer el numero de
veces que materializa un riesgo en un periodo de
tiempo determinado, con el fin de tomar
decisiones relacionadas con su manejo y definir
las políticas o controles aplicados a éste, y los
indicadores de gravedad; los cuales muestran la
magnitud de las pérdidas materiales o
inmateriales generadas por la ocurrencia de un
evento negativo.
23 Ibídem pag. anterior
24 Ibídem pag. anterior
28
- INDICADORES DE GESTION25:
Permiten observar la forma como se ejecutan los
procesos y actividades. En este sentido miden si
los procedimientos de control han sido
desarrollados con éxito.
2.2.1.10 RIESGOS:
Generalmente se habla de riesgo en la evolución
de los sistemas de control interno, en los cuales
se asumen tres “tipos de Riesgo”26:
Riesgo de Control:
Es aquel que existe y propicia por falta de
control de las actividades de la empresa y puede
generar deficiencias del sistema de control
interno.
Riesgo de Detección:
Es aquel que es asumida por parte de los
auditores cuando en su revisión no detectan
deficiencias en el sistema de control interno.
Riesgo Inherente:
Son aquellos que se presentan inherentes a las
características del sistema de control interno.
25 Ibídem pag. anterior
26 ESTUPIÑAN GAITAN, Rodrigo. CONTROL INTERNO Y FRAUDES. ECOE ediciones 2006. Bogotá –
Colombia.
http://www.monografias.com/trabajos16/teoria-sintetica-darwin/teoria-sintetica-darwin.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml
29
2.2.1.11 MÉTODOS DE EVALUACIÓN:
En el “proceso de evaluación”27 del control
interno hay que revisar altos volúmenes de
documentos, y por tanto, se utilizaron métodos de
carácter selectivo para el análisis de los datos,
de manera que, obtengamos resultados óptimos
asegurando la confiabilidad de las operaciones de
control en el área de crédito y cobranzas.
Los “métodos”28 utilizados son:
a) Método descriptivo o narrativo.
Es la descripción de las actividades y
procedimientos utilizados por el personal en el
área de crédito y cobranzas, haciendo referencia
a los sistemas o registros contables relacionados
con esas actividades y procedimientos.
b) Método gráfico o flujogramas.
Consiste en revelar o describir la estructura
orgánica y procedimientos del área investigada
utilizando símbolos o gráficos convencionales
otorgando explicaciones que den una idea clara de
la operatividad de DISTORRES S.A.
c) Método de cuestionarios.
Es la evaluación basada en preguntas, las cuales
deben ser contestadas por parte de los miembros y
funcionarios del área de crédito y cobranzas.
27 MANTILLA B., Samuel Alberto & CANTE S., Sandra Yolita. AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO. ECOE Ediciones 2005. Bogota – Colombia.
28 Escuela Superior de Administración Pública. DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Proyecto de capacitación. Colombia.
http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/disenio-cuestionarios/disenio-cuestionarios.shtml
30
2.2.1.12 ESTRUCTURA FUNCIONAL:
La “estructura funcional”29 es la utilización de
procedimientos o procesos para la organización
idónea y aplicable en el área investigada de
DISTORRES S.A., en ella se detallan las tareas y
regulan las funciones de modo que se logre la
operatividad requerida.
Dicha estructura esta basada en el criterio de
departamentalización por procedimiento. El
objetivo es aumentar la productividad gracias a
la eficiencia y eficacia institucional. Además
aumentan los mecanismos de coordinación y se
incrementa el grado de formalización.
2.2.2 CARTERA DE CRÉDITO Y COBRANZAS
2.2.2.1 CONCEPTO:
Es el conjunto de datos obtenidos mediante la
combinación de dos sectores: los créditos que son
otorgados y sus respectivas formas de cobro, esto
implica todo lo concerniente a estos
componentes.30
29 SANTILLANA GONZALES, Juan Ramón. ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO. Cengage learning editores 2003.
30 DE LARA BUENO, María Isabel. MANUAL BASICO DE REVISION Y VERIFICACIÓN CONTABLE. Editorial Dykinson 2007. Madrid – España.
31
Además en algunas instituciones como DISTORRES
S.A., el termino “cartera de crédito y cobranzas”
es también utilizado como nombre departamental,
es decir, dicha institución subdivide parte de su
estructura orgánico-funcional bajo el nombre de
departamento de crédito y cobranzas, de forma
que, ayuda y facilita el desempeño de funciones.
2.2.2.2 IMPORTANCIA:
Es importante por que se convierte en una
herramienta base para el análisis de crédito y la
capacidad de cuantificar adecuadamente el nivel
de riesgo, combinado con una buena gestión de
recaudo de cartera, permitiendo así, el aumento
del porcentaje de créditos aprobados y reduciendo
al mismo tiempo el nivel de moras o valores
impagos.31
Un buen Departamento de Crédito debe ser capaz de
identificar a los clientes en crecimiento. Esto
le permitirá animar a los vendedores a usar sus
recursos para vender a clientes con potencial de
desarrollo en lugar de desperdiciar su tiempo en
clientes sin posibilidades de crecimiento o en
decadencia.
31 DE LARA BUENO, María Isabel. MANUAL BASICO DE REVISION Y VERIFICACIÓN CONTABLE.
Editorial Dykinson 2007. Madrid – España.
32
2.2.3 CARTERA DE CREDITO:
2.2.3.1 CONCEPTO:
Es el conjunto de documentos que amparan los
activos financieros o las operaciones de
financiamiento hacia un tercero. Además el
tenedor de dicho documento o cartera se reserva
el derecho de hacer valer las obligaciones
estipuladas por la ley.32
2.2.3.2 IMPORTANCIA:
Su “importancia”33 se fundamenta en la obtención
de objetivos y en la eficiencia analítica del
otorgamiento de créditos por parte de DISTORRES
S.A.
2.2.3.3 OBJETIVO:
El objetivo de la cartera de crédito surge con
la necesidad de responder a los requerimientos de
DISTORRES S.A., para poder otorgar créditos a sus
principales clientes dándole facilidades de pago
acorde a su solicitud previamente establecida.
32 Ibídem pag. anterior 33 BEJARANO A., Alfonso. DIAGNOSTICO ANALÍTICO DEL CRÉDITO. Fascículo 3 1995. Bogotá – Colombia.
33
2.2.4 CREDITO
2.2.4.1 CONCEPTO:
“Crédito es una operación financiera en la que se
pone a disposición un volumen de mercadería por
una cierta cantidad de dinero hasta un límite
específico y durante un período de tiempo
determinado”34.
Por tanto se considera crédito, al derecho que
tiene un ente acreedor (DISTORRES S.A.) a recibir
de otra deudora (cliente) una cantidad de dinero,
basado en la confianza y solvencia que se concede
al deudor mediante la calificación como cliente.
La esencia de una transacción crediticia es la
promesa de pago en una fecha a futuro. Tal
promesa debe ser formal y escrita, las mismas que
funcionan sobre la base del crédito que
generalmente son entre proveedores y compradores
de mercaderías.
2.2.4.2 IMPORTANCIA:
La “importancia del crédito”35 es fundamental, ya
que, se ha convertido en la manera de acceder a
la obtención de mercadería u otros recursos que
de otra forma serían difíciles de adquirir. Los
créditos pueden incentivar el consumo de las
personas y de esta forma, activar el sistema
productivo de DISTORRES S.A., ya que, gracias a
los créditos, ésta institución puede realizar
34 ACOSTA, Juan Carlos. GESTION DE CRÉDITOS Y COBRANZAS. Autores editores 2001. 35
Ibídem
http://www.monografias.com/trabajos6/lacali/lacali.shtml#influencia
34
inversiones que les permitan mejorar su
producción y sus ingresos.
2.2.4.3 OBJETIVOS:
Sus principales “objetivos”36 son:
- Lograr el mayor volumen de ventas, se espera
que el aumento de los gastos y cuentas malas
se vea contrarestado con el incremento en la
utilidad de las ventas a crédito.
- Buscar la optimización de las ventas pero
controlando las cobranzas, esto se logra
mediante un otorgamiento generoso en el
crédito pero con políticas y procedimientos
rígidos de cobranzas.
- Tener la más alta seguridad en los clientes
con políticas de cobro adecuadas.
- Maximizar la seguridad financiera de la
empresa otorgando controles eficientes.
2.2.4.4 VENTAJAS:
- Aumento del volumen de ventas.
- Incremento de la distribución o
comercialización y disminución de los costos
unitarios.
- Elevación del consumo al permitir que
determinados sectores socioeconómicos
adquieran indumentaria que no estarían a su
alcance si tuvieran que pagarlos de contado.
36
BRACHFIELD MONTAÑA, Pedro. GESTIÓN DE CRÉDITO Y COBRO. Editorial Profit 2009. España
35
- Creación de más fuentes de trabajo, mediante
el crecimiento empresarial de DISTORRES S.A.
- Desarrollo tecnológico favorecido
indirectamente al incremento de volúmenes de
ventas.
- Aplicación y apertura de nuevos mercados.
2.2.4.5 DESVENTAJAS:
- Riesgo de que la empresa se quede sin liquidez
al otorgar muchos créditos.
- El inventario de la institución tiende a
quedar bajo.
- Pérdida del capital empresarial por
otorgamiento de créditos desmedidos.
2.2.4.6 TIPOS DE CREDITOS:
SEGÚN EL DESTINO37:
1. CREDITO PERSONAL O DIRECTO:
Es aquel crédito otorgado a toda aquella
persona que sea considerado como cliente por
DISTORRES S.A.
2. CREDITO EMPRESARIAL:
Concedido a aquellas instituciones a las
cuales proveemos con nuestros productos.
37 BRACHFIELD MONTAÑA, Pedro. ¿Cómo VENDER A CRÉDITO Y COBRAR SIN CONTRATIEMPOS? Ediciones Gestión 2000. España
36
SEGÚN EL PLAZO38:
1. A CORTO PLAZO:
Es aquel crédito establecido en un tiempo de 0
a 60 días.
2. A MEDIANO PLAZO:
Crédito otorgado con un tiempo de 61 a 120
días.
3. A LARGO PLAZO:
Crédito estipulado con un tiempo de 121 días
en adelante.
2.2.4.7 FASES DEL CRÉDITO:
El proceso y administración de crédito busca
en toda y cada una de sus fases cuantificar el
riesgo que involucra una operación financiera
y a la vez, determinar la viabilidad que
representa el otorgamiento de dicho crédito.
Para poder dividir este proceso crediticio se
requiere, en primer lugar, que se identifiquen
las diferentes actividades que lo componen,
pues los propósitos metodológicos que inspiran
este trabajo permiten que podamos, separar el
proceso de crédito en las siguientes fases:39
38 Ibídem
39 BRACHFIELD MONTAÑA, Pedro. ¿Cómo VENDER A CRÉDITO Y COBRAR SIN CONTRATIEMPOS? Ediciones Gestión 2000. España
37
1. Solicitud de crédito.
2. Análisis del cliente.
3. Viabilidad del crédito.
4. Otorgamiento del crédito.
5. Recuperación del crédito
La prontitud con que se determine que, una
operación no llegara a buen fin, permitirá que
la institución no incurra en costos
innecesarios. Asimismo, si ya fue cursada una
operación, el propósito del proceso de crédito
es identificar posibles situaciones de no
pago, induciendo a que los ejecutivos adopten
las medidas pertinentes para que no exista el
incumplimiento de pago por parte de un deudor.
2.2.4.8 RIESGOS:
En términos muy simples existen riesgos en
cualquier situación en la que no sabemos con
exactitud lo que ocurrirá en el futuro. El riesgo
es sinónimo de incertidumbre o la dificultad de
poder predecir lo que ocurrirá.
El “riesgo crediticio”40 esta asociado a la
incertidumbre sobre los créditos aprobados a
terceros y la recuperación de estos en los plazos
definidos, tratando de evitar la morosidad de la
cartera de cuentas por cobrar.
40 BRACHFIELD MONTAÑA, Pedro. GESTIÓN DE CRÉDITO Y COBRO. Editorial Profit 2009. España
http://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/cuentas/cuentas.shtml
38
Por tanto los principales factores que
determinan el riesgo son:
- Factores Internos:
Dependen directamente de la administración y
capacidad de los ejecutivos de DISTORRES S.A.
- Factores externos:
Tales como la inflación, tipo de cambio, tasas
de interés, todo aquello que afecte la
capacidad de pago de los prestatarios.
2.2.4.9 ANÁLISIS:
El “análisis de créditos”41 es un arte, ya que no,
existen esquemas pre-establecidos que
proporcionen rigidez y eficiencia adecuada, por
tanto es responsabilidad del analista de crédito
de DISTORRES S.A., brindar un eficiente estudio
crediticio tomando en cuenta varios factores como
ética profesional, honestidad y compromiso
laboral, sin embargo es importante, dominar las
diferentes técnicas de análisis de crédito y
complementarla con una buena experiencia y un
buen criterio, así mismo, es necesario contar con
la información precisa y suficiente que nos
permita minimizar el numero de incógnitas para
poder tomar la decisión correcta.
41 BRACHFIELD MONTAÑA, Pedro. GESTIÓN DE CRÉDITO Y COBRO. Editorial Profit 2009. España
http://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtmlhttp://www.monografias.com/Arte_y_Cultura/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/juti/juti.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml
39
2.2.5 COBRANZAS
2.2.5.1 CONCEPTO:
En términos generales la palabra “cobranza”42 se
refiere a la percepción de algo, que
generalmente es dinero, dicho cobro puede ser por
la de compra de mercadería, la misma que, es
llevada a cabo por un funcionario autorizado de
DISTORRES S.A.
La Cobranza es un importante procedimiento que
permite el mantenimiento de los clientes al igual
que abre la posibilidad de volver a adquirir un
crédito; es un proceso estratégico y clave para
generar el hábito y una cultura de pago en los
clientes.43 La cobranza puede ser vista también
como un área de negocios cuyo objetivo es generar
rentabilidad convirtiendo pérdidas en ingresos,
además es parte integral del ciclo operativo del
área de crédito y cobranzas, pues no, debe ser
entendida como el paso final ya que es durante
este proceso cuando la institución recibe valiosa
retroalimentación sobre las políticas generales y
actividades específicas de cada subproceso.
2.2.5.2 IMPORTANCIA:
Su “importancia”44 radica en que, es un proceso
bastante interactivo con los clientes que vigila
el cumplimiento de los acuerdos negociados,
mediante el análisis de la situación, además
42
MOLINA AZNAR, Victor. EL GESTOR DE LA COBRANZA. Ediciones Fiscales 2002. 43
Ibídem 44
Ibídem
http://www.definicionabc.com/general/percepcion.phphttp://www.definicionabc.com/general/cobranza.php##
40
brinda un oportuno y frecuente contacto con el
cliente, logrando que los procedimientos del área
de cartera de crédito y cobranzas sean más
eficientes para cada caso.
2.2.5.3 OBJETIVO:
“Su principal objetivo es lograr la recuperación
de los créditos”,45 de manera que los activos
exigibles de DISTORRES S.A., se conviertan en
activos líquidos, en el menor tiempo posible,
manteniendo en el proceso la buena disposición de
los clientes para futuras negociaciones.
2.2.5.4 MODALIDADES DE COBRO:
Normalmente se emplean varias modalidades de
cobro a medida que una cuenta envejece más y más,
pues la gestión de cobro es personal y estricta.
Los procedimientos básicos de cobro del área de
crédito y cobranzas son:46
CARTAS:
Después de cierto número de días contados a
partir de la fecha de vencimiento de una cuenta
por cobrar, normalmente la empresa envía una
carta en buenos términos, recordándole al cliente
su obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de
un periodo determinado después del envío de la
carta, se envía una segunda carta más perentoria.
Las cartas de cobro son el primer paso en el
proceso de cobros de cuentas vencidas.
45
Ibídem pag. anterior 46
MOLINA AZNAR, Victor. ESTRATEGIAS DE COBRANZA EN EPOCAS DE CRISIS. Ediciones Fiscales 2005.
http://www.monografias.com/trabajos15/sistemas-control/sistemas-control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos54/interes-compuesto/interes-compuesto.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml
41
LLAMADAS TELEFÓNICAS:
Si las cartas son inútiles, el jefe del
departamento de créditos de la empresa puede
llamar al cliente y exigirle el pago inmediato.
Si el cliente tiene una excusa razonable, se
puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de
pago.
PROCEDIMIENTO LEGAL:
Este es el paso más estricto en el proceso de
cobro. Es una alternativa que utilizare el
departamento de créditos y cobranzas en conjunto
con los asesores legales de la empresa. El
procedimiento legislativo no es solamente
oneroso, sino que puede obligar al deudor a
declararse en bancarrota, reduciéndose así la
posibilidad de futuros negocios.
2.2.6 POLÍTICAS
2.2.6.1 CONCEPTO:
Una “política”47 es el curso general de acción
para situaciones concurrentes encaminada a
alcanzar los objetivos establecidos por DISTORRES
S.A.
Las políticas de créditos y cobranzas son guías
para orientar la acción, son criterios o
47 ALVAREZ TORRES, Martín. MANUEL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. Décimo cuarta edición. Panorama Ediciones 2006. México
42
lineamientos generales a observar y aplicar en
las actividades de su propio departamento, las
cuales vienen a establecer un marco de trabajo y
una guía fundamental para la implementación de
estrategias en la adecuada toma de decisiones.
2.2.6.2 IMPORTANCIA:
Las políticas son imprescindibles dado que:
- Facilitan la delegación de autoridad.
- Motivan y estimulan al personal.
- Evitan perdidas de tiempo al minimizar
situaciones innecesarias.
- Otorgan un margen de libertad en la toma de
decisiones en actividades determinadas.
- Contribuyen al logro de objetivos
empresariales.
- Proporcionan uniformidad y estabilidad en las
decisiones.
- Indican al personal como deben actuar en sus
operaciones.
- Facilitan la inducción de nuevo personal.
2.2.6.3 OBJETIVOS:
Las políticas tienen como propósito ser una guía
de procedimientos rígidos, claros y precisos que
puedan orientar el normal desempeño de las
actividades del área de crédito y cobranzas de
43
DISTORRES S.A., y consecuentemente colaborar con
la obtención de metas.48
2.2.6.4 CLASIFICACIÓN49:
Estas pueden ser:
1. ESTRATEGICAS O GENERALES:
Se formulan a nivel de alta gerencia y su
función es establecer y emitir lineamientos
que guíen a DISTORRES S.A., como ente íntegro.
2. TACTICAS O DEPARTAMENTALES:
Son lineamientos específicos referentes al
departamento de crédito y cobranzas.
3. OPERATIVAS O ESPECÍFICAS:
Se aplican principalmente en las decisiones
que tienen que ejecutarse en cada una de las
actividades que integran el departamento de
crédito y cobranzas.
2.2.6.5 LINEAMIENTOS:
Para que las políticas sean operantes y cumplan
con su finalidad deben cumplir los siguientes
lineamientos:50
- Establecerse por escrito y dársele validez.
48ALVAREZ TORRES, Martín. MANUEL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. Décimo cuarta edición.
Panorama Ediciones 2006. México 49
ALVAREZ TORRES, Martín. MANUEL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. Décimo cuarta edición. Panorama Ediciones 2006. México
44
- Redactarse en forma clara y precisa.
- Darse a conocer en todos los niveles donde se
va a dar a conocer y aplicar.
- Coordinarse con las demás políticas
existentes.
- Revisarse periódicamente.
- Ser razonable y aplicable a la práctica.
- Estar acorde con los objetivos empresariales.
- Debe ser estable en su formulación.
- Ser flexibles.
2.2.7 PROCEDIMIENTO
2.2.7.1 CONCEPTO:
Un procedimiento es la acción de proceder o el
método de ejecutar algunas cosas. Se trata de una
serie común de pasos definidos, que permiten
realizar el trabajo del área de crédito y
cobranzas de forma correcta.51
Además es la descripción de operaciones mediante
la presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se
realizan en el área de crédito y cobranzas,
explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde,
con qué, y en cuánto tiempo se hacen. En este
caso se trata de una descripción detallada dentro
de una unidad específica de DISTORRES S.A., por
51 AVILES LEIVA, Carlos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE CRÉDITOS. Ediciones Arán 2007. España.
http://definicion.de/metodohttp://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtml
45
lo que, se indicará el responsable de cada
operación.
2.2.7.2 IMPORTANCIA:
Brindar el apoyo necesario para el eficiente
desarrollo operativo del área de cartera de
crédito y cobranzas de DISTORRES S.A.
2.2.7.3 OBJETIVOS:
Los objetivos son uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteración arbitraria; simplificar la
responsabilidad por fallas o errores; facilitar
las labores operativas y el control interno del
área de crédito y cobranzas; logrando que todo el
personal del departamento conozcan si se está
laborando adecuadamente de forma que se reduzcan
costos y se aumente la eficiencia general.52
2.2.8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
2.2.8.1 CONCEPTO:
Un “manual de procedimientos”53 es el documento
que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones
52 AVILES LEIVA, Carlos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE CRÉDITOS. Ediciones Arán 2007. España.
53 Ibídem
http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml
46
de la unidad de crédito y cobranzas de DISTORRES
S.A.
El manual incluye además los puestos o unidades
orgánico-funcionales que intervienen precisando
su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, máquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar
al correcto desarrollo de las actividades dentro
del el área en cuestión.
Además en éste manual se encuentra registrada y
transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las
actividades del departamento de crédito, y
facilitando las labores de control.
2.2.8.2 IMPORTANCIA:
Los “manuales de procedimientos”54 son
importantes por que sintetizan en forma clara y
precisa las actividades a realizarse por cada
una de los empleados del departamento de crédito
y cobranzas.
2.2.8.3 OBJETIVOS:
Los principales “objetivos de un manual de
procedimientos”55 son:
54 RODRIGUEZ VALENCIA, Martín. ¿Cómo ELABORAR Y USAR MANUELES DE PROCEDIMIENTOS. Internacional Editores S.A. 2002 México. 55 Ibídem
http://www.monografias.com/trabajos33/responsabilidad/responsabilidad.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/disfo/disfo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtml
47
* Permite conocer el funcionamiento interno por
lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y responsables de su
ejecución.
* Auxilian en la inducción de un nuevo
colaborador, así como en el adiestramiento y
capacitación del personal ya que describen en
forma detallada las actividades de cada puesto.
* Sirve para el análisis o revisión de los
procedimientos de un sistema.
* Interviene en la consulta de todo el personal.
* Establecer un sistema de información o modifica
el existente.
* Uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.
* Determina en forma sencilla las
responsabilidades por fallas o errores.
* Facilita las labores de control interno y su
evaluación.
* Aumenta la eficiencia de los empleados,
indicándoles lo que deben hacer y cómo deben
hacerlo.
* Ayuda a la coordinación de actividades y evitar
duplicidades.
* Construye una base para el análisis posterior
del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.
http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/elme/elme.shtml#induccionhttp://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIThttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml
48
2.2.8.4 AUXILIARES:
Entre los auxiliares básicos de procedimientos
encontramos:
- FORMULARIOS56:
Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro
del mismo o se adjuntan como apéndices. En la
descripción de las operaciones que impliquen su
uso, debe hacerse referencia específica de éstas,
empleando para ello números indicadores que
permitan asociarlas en forma concreta. También se
pueden adicionar instructivos para su llenado.
- DIAGRAMA DE FLUJOS57:
Representación gráfica de la sucesión en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y/o
el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas
(procedimiento general), o los puestos que
intervienen (procedimiento detallado), en cada
operación descrita. Además, suelen hacer mención
del equipo o recursos utilizados en cada caso.
Los diagramas representados en forma sencilla y
accesible en el manual, brinda una descripción
clara de las operaciones del departamento de
crédito y cobranzas, lo que facilita su
comprensión. Para este efecto, es aconsejable el
empleo de símbolos y/o gráficos simplific