Post on 19-Jan-2016
Diseño de un sistema de gestión electrónica de los documentos
Jordi Serra SerraUniversitat de Barcelona
XXV Congreso Archivístico Nacional“Desafío archivístico: la gestión electrónica entre normas”
San José de Costa Rica, julio de 2013
XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de 2013 - Jordi Serra Serra
• The role of records managers and records management has to be redefined, including all processes of when and how an information object becomes a record. We are already running out of time, and future historians might name our era “The dark age of the early information society.”
Kampffmeyer, Ulrich. Breaking the Barriers of traditional Records Management.DLM Forum Conference, Toulouse 2008.
Sistema y aplicación de gestión documental
La implantación de sistemas degestión documental: el ideal
S.I. normalizado
S.I. normalizado
S.I. normalizado
S.I. normalizado
Frontal externo único Frontal interno único
Sistema de archivo digital a largo plazo
ISO 16175-2
ISO 16175-3
ISO
14721
Sistema de gestión documental para los soportes físicos no integrado con el electrónico
La implantación de sistemas degestión documental: la realidad
S.I. no normalizado ni interop.
S.I. no normalizado ni interop.
S.I. no normalizado ni interop.
S.I. no normalizado ni interop.
Múltiples frontales externos Múltiples frontales internos
Ausencia de un sistema de archivo digital a largo plazo
Aplicación de gestión documental con alcance parcial, y sin
integración con los sistemas productores
Cultura de silosCultura de silos
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La consecuencia:
Interoperabilidad•Datos normalizados y
enlazados/bles
Interoperabilidad•Datos normalizados y
enlazados/bles
Externalización•Cloud services
Externalización•Cloud services
Desarrollo modular
•Economia de escala
Desarrollo modular
•Economia de escala
Mundo en red•Dilución del concepto de
productor
Mundo en red•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad•De proceso
•De almacenaje
Mayor capacidad•De proceso
•De almacenaje
Reutilización•Multiplicación de
contextos
Reutilización•Multiplicación de
contextos
Big Data•Creación de nueva
información
Big Data•Creación de nueva
información
Control del entorno
Control del entorno
…o caos?…o caos?
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Ideas revisables
• El sistema de gestión documental tiene como principal objetivo cumplir la legalidad.
• Un sistema de gestión de documentos electrónicos es una aplicación informática.
• Para los documentos electrónicos nos sirve el modelo utilizado para el papel.
• El sistema de gestión documental es competencia exclusivamente archivística.
EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL TIENE COMO PRINCIPAL OBJETIVO CUMPLIR LA LEGALIDAD?
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La información es (el) poder
Interoperabilidad•Datos normalizados y
enlazados/bles
Interoperabilidad•Datos normalizados y
enlazados/bles
Externalización•Cloud services
Externalización•Cloud services
Desarrollo modular
•Economia de escala
Desarrollo modular
•Economia de escala
Mundo en red•Dilución del concepto de
productor
Mundo en red•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad•De proceso
•De almacenaje
Mayor capacidad•De proceso
•De almacenaje
Reutilización•Multiplicación de
contextos
Reutilización•Multiplicación de
contextos
Big Data•Creación de nueva
información
Big Data•Creación de nueva
información
Control del entorno
Control del entorno
…o caos?…o caos???
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Fuerzas motrices de la gestión documental
Interoperabilidad•Datos normalizados y
enlazados/bles
Interoperabilidad•Datos normalizados y
enlazados/bles
Externalización•Cloud services
Externalización•Cloud services
Desarrollo modular
•Economia de escala
Desarrollo modular
•Economia de escala
Mundo en red•Dilución del concepto de
productor
Mundo en red•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad•De proceso
•De almacenaje
Mayor capacidad•De proceso
•De almacenaje
Reutilización•Multiplicación de
contextos
Reutilización•Multiplicación de
contextos
Big Data•Creación de nueva
información
Big Data•Creación de nueva
información
Control del entorno
Control del entorno
Control delciclo de vida
Control delciclo de vida
Fiabilidad•Autenticidad e integridad
• Usabilidad
Fiabilidad•Autenticidad e integridad
• Usabilidad
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Alcance de la gestión documental
Interoperabilidad•Datos normalizados y
enlazados/bles
Interoperabilidad•Datos normalizados y
enlazados/bles
Externalización•Cloud services
Externalización•Cloud services
Desarrollo modular
•Economia de escala
Desarrollo modular
•Economia de escala
Mundo en red•Dilución del concepto de
productor
Mundo en red•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad•De proceso
•De almacenaje
Mayor capacidad•De proceso
•De almacenaje
Reutilización•Multiplicación de
contextos
Reutilización•Multiplicación de
contextos
Big Data•Creación de nueva
información
Big Data•Creación de nueva
información
Control del entorno
Control del entorno
Control delciclo de vida
Control delciclo de vida
Fiabilidad•Autenticidad e integridad
• Usabilidad
Fiabilidad•Autenticidad e integridad
• Usabilidad
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Generally AcceptedRecordkeeping Principles (GARP)
• Principle of Accountability• Principle of Integrity• Principle of Protection • Principle of Compliance• Principle of Availability• Principle of Retention• Principle of Disposition• Principle of Transparency
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El control del ciclo de vida requiere un sistema de gestión documental…
• Que garantice la integridad en todas las transacciones.
• Normalizado/ante (que garantice la interoperabilidad).
• Fiable, sistemático, que inspire confianza.
• Conceptualmente consistente (estable pero flexible).
• Efectivamente (y no sólo nominalmente) implantado.
UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ES UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA?
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El modelo ISO 15489 / 30300
Procesos ISO 15489 Subsistemas
Clasificación Subsistema de clasificación
Utilización Subsistema de control de acceso y uso
Disposición Subsistema de valoración y selección
Captura y registro Subsistema de descripción
Almacenaje y preservación Subsistema de conservación
Política formal ISO 30300
Responsabilidades para el
aseguramiento de la calidad
Responsabilidades para el
aseguramiento de la calidad
Herramientas+
Procedimientos
Herramientas+
Procedimientos
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Componentes de un sistemade gestión documental
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El diseño del sistema:la dimensión conceptual
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El diseño del sistema:la dimensión física
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El diseño del sistema híbrido: elementoscon implementación diferenciada
Instrumento de descripción
Depósitos
Procedimientos
Registros de actividad
Instrumento de descripción
Depósitos lógicos (formatos digitales)
Procedimientos (automáticos
monitorizados)
Registros de actividad
Depósitos físicos (soportes físicos)
Procedimientos (semiautomáticos)
El elemento integrador:el gestor documental
Sistemas de negocio
(BO/ERP/EAI)
Sistemas de negocio
(BO/ERP/EAI)
Gestores de procesos
(BPM)
Gestores de procesos
(BPM)
Entornos de colaboraciónEntornos de colaboración
Gestor documental (RM)
Herramientas de oficina
Herramientas de oficina
Sistema de archivo permanenteSistema de archivo permanente
Gestor documental (DM)
DigitalizaciónDigitalizaciónGestión en soportes
físicos
Gestión en soportes
físicos
PARA LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS NOS SIRVE EL MODELO UTILIZADO PARA EL PAPEL?
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Control de funciones y procesos
• La clasificación puede ser múltiple.
• La clasificación funcional equivale a un mapeo de procesos, sin limitación a procesos reglados.
• Con múltiples relaciones más allá de la jerarquía (concreción).
• BCS vs. RCS o File Plan.
• Clasificación útil!!! (ante Big Data, eDiscovery, Big Buckets)
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Reglas de acceso y uso (seguridad)
• Poco desarrollado en la tradición archivística.
• Control de acceso externo• Control de uso por productores
• Múltiples sistemas de asignación (por listas de control de acceso, por capacidades, etc.).
• Requiere control de usuarios, grupos y roles.
• Refuerza el valor de las agrupaciones documentales.
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Reglas de ciclo de vida
• Tratamiento documental sujeto a un cambio de estado.
• Cambio de estado sujeto a múltiples eventos.
• Tratamiento = resolución + parámetros interoperables.
• Resoluciones de eliminación, transferencia, transformación, revisión, cambio de tipo o permisos, etc.
• Combinación de reglas transversales (por tipo o formato) con reglas verticales (por serie).
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Control de tipos documentales
• Elementos descriptibles (estructurables):
– Objetos documentales– Componentes del sistema– Registros del sistema
• Frontera difusa entre dato y metadato:
• El documento es el dato• El dato es reutilizable• Metadatos autentificantes
• Modelo de datos (tipos GD/ECM) vs. Tipos documentales (SGD).
• Tipos de UDC y UDS como ejes de la automatización de procesos (MdV) y de la interoperabilidad del conjunto.
Record, Manage,Enable, use
Mandates
People(Agents)
RecordsCreate
Used by
Business
Recordsmanagement
business
Establishcompetencies
of
Account forExecution
ofIsdocumented
inDo
Do
Govern
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Control de agentes
• Carácter prescriptivo del organigrama acumulado.
• El inventario de sistemas de información, en tanto que agentes productores y custodios.
• La definición de características de los sistemas parte del mapa de sistemas:
• Valor evidencial (integridad)• Opciones de integración (EAI)• Evolución / sustitución• Interoperabilidad
• Vinculación sistemática de los agentes a las funciones/procesos.
La necesidad de integración
Qué se haceProcesos
Qué quedaSeries
Quien lo haceAgentes
Cómo se haceCircuitos
Cómo se haceGuías
Cómo se haceModelos
Como se agrupaClases
Cómo se haceSistemas
Cuanto se conservaCalendarios y reglas
Qué se haceTrámites
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El nodo integrador: la serie documental
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Las relaciones entre series
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
A. Control de la actividad empresarialA.1. Programación de inspeccionesA.2. Realización de inspeccionesA.3. Gestión de procesos sancionadoresA.4. Elab. de la memoria de activ. de control
B. Fomento de la actividad empresarialB.1. Gestión de subvenciones a empresas
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
A. Control de la actividad empresarialA.1. Programación de inspeccionesA.2. Realización de inspeccionesA.3. Gestión de procesos sancionadoresA.4. Elab. de la memoria de activ. de control
B. Fomento de la actividad empresarialB.1. Gestión de subvenciones a empresas
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El mapa de series documentales
Intrumento de descripción
Intrumento de descripción
Intrumento de control de la implantación
Intrumento de control de la implantación
Intrumento de análisis y mejoraIntrumento de
análisis y mejoraIntrumento de
desarrolloIntrumento de
desarrollo
Intrumento compartido y
interdisciplinar
Intrumento compartido y
interdisciplinar
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El mapa de series como plataforma de análisis
Identificación de series clave o vitales
Detección de necesidades de
nuevos interfaces o integraciones entre sistemas
Valoración de esfuerzo y resultados de tramitación
EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ES COMPETENCIA EXCLUSIVAMENTE ARCHIVÍSTICA.
Distintos entornos a capturar
Sistemas de negocio
(BO/ERP/EAI)
Gestores de procesos
(BPM)
Entornos de colaboración
Gestor documental (RM)
Herramientas de oficina
Sistema de archivo permanenteSistema de archivo permanente
Gestor documental (DM)
DigitalizaciónDigitalizaciónGestión en soportes
físicos
Gestión en soportes
físicos
Empezando con un plan estratégico...
Análisis de los procedimientos
Análisis de los sistemas de información
Automatización de la gestión documental
Identificación y normalización del sustrato
documental
ISO 15489ISO 26122
Aplicación a proyectos concretos
ISO 16175-2ISO 23081
...o mediante proyectos concretos
Análisis del procedimiento X
Análisis del sistema de
información X
Desarrollo de una solución tecnológica
Identificación y normalización del sustrato
documental
ISO 26122ISO 23081
Aportación a la solución transversal
ISO 16175-3
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Niveles de actuación
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Patrón de actuación parasistemas de negocio
•ERP•EAI
•Aplicaciones verticales
Proyecto TIC a petición del responsable del dominio de negocio.
Participación del RGD en la definición funcional.
•Datos estructurados•Documentos XML•Firmas electrónicas•Documentos PDF/Imagen
Conservar expedientes finalizados, íntegramente electrónicos y mayormente estructurados, junto con documentos registrales (recapitulativos).
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Patrón de actuación para gestores de procesos
•BPM•Workflow
Proyecto organizativo de reingenieria de procesos a petición del responsable del dominio de negocio.
Participación del RGD en la definición del proceso.
•Datos estructurados•Documentos XML•Firmas electrónicas•Documentos PDF/Imagen•Documentos Office•Correo electrónico
Conservar expedientes finalizados, íntegramente electrónicos y mayormente docucéntricos, junto con el historial del flujo de trabajo, y con vínculos EAI.
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Patrón de actuación para entornos de colaboración
•Mensajería•Trabajo en grupo•Redes sociales
Proyecto organizativo a iniciativa del área de comunicación, org. o RGD.
Participación del RGD en la creación del expediente eletrónico de proyectos.
•Documentos PDF/Imagen•Documentos Office•Correo electrónico•Documentos multimedia•Documentos texto/XML
Gestionar expedientes en fase activa, íntegramente electrónicos y mayormente docucéntricos, y posterior. conservarlos.
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Patrón de actuación para herramientas de oficina
•Herramientas de oficina•Correo electrónico
Proyecto organizativo de carácter documental a iniciativa del RGD.
Participación del RGD en todos los aspectos del diseño e implantación.
•Datos estructurados•Documentos PDF/Imagen•Documentos Office•Correo electrónico•Documentos multimedia
Gestionar expedientes en fase activa, parcialmente electrónicos y casi exclusivamente docucéntricos, y posterior. conservarlos.
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Ideas de futuro
• El sistema de gestión documental tiene un doble objetivo: compliance (seleccionar/eliminar/proteger), y también mejorar la gestión de la información (RIM).
• Un sistema de gestión de documentos electrónicos es un conjunto de herramientas conceptuales con múltiples implementaciones tecnológicas posibles.
• Para los documentos electrónicos el modelo utilizado para el papel debe ser revisado y enriquecido.
• El sistema de gestión documental es competencia exclusivamente archivística sólo en las fases finales. En fases anteriores, responde a una competencia compartida.
Muchas gracias
Jordi Serra Serrahttp://bd.ub.edu/pub/serra/
Universitat de Barcelona
XXV Congreso Archivístico Nacional“Desafío archivístico: la gestión electrónica entre normas”
San José de Costa Rica, julio de 2013