“Una forma humanitaria para ayudar a personas con capacidades diferentes”
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constituye la memoria de una organización, ya que es además de una fuente de información una concentración de documentos para ayudar a: la toma de decisiones efectivas, analizar las trayectoria de una empresa, comprobar decisiones ya tomadas y llevar en forma ordenada una red de comunicaciones.
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Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones básicas:
1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en negocio.
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2. Guardar de manera ordenada el material reunido.
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3. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
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Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado.
La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la persona encargada de ello se familiarizará tanto con
el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.
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Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:CARPETASGUÍAPESTAÑAS Y SU POSICIÓNGUÍAS FALTASINDICADORESCOMPRESORESPINZASFICHAS
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Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas).
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Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas.
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Los principales sistemas son: SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer
una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético.
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SISTEMA NUMÉRICO:Consiste en asignar
números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico.
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SISTEMA GEOGRÁFICO. Consiste en agrupar las carpetas
en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres.
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SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido.