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OKlRALORiA' i , i t U X I M N A M A H í A

2.6

Bogotá D.C., septiembre de 2016

AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRALMODALIDAD INTEGRAL

INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL JOSÉ MARÍA OBANDOMUNICIPIO DE EL ROSAL

VIGENCIA 2016PGA 2017

DIRECCIÓN OPERATIVA DE CONTROL DEPARTAMENTAL

1Calle 49 No.13-33 Pbx 339 44 60

www.contr_alonadecuridinan)circa.gpv.LüCÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIÓN: 4.0

2.6

Bogotá D. C. septiembre de 2017

AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRALMODALIDAD INTEGRAL

INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL JOSÉ MARÍA OBANDOMUNICIPIO DE EL ROSAL

VIGENCIA 2016PGA 2017

Contralor de Cundinamarca RICARDO LÓPEZ AREVALO

Contralor Auxiliar JOSÉ ALFONSO GRANADOS SANTOS

Director Operativo de ControlDepartamental

GIOVANNI A. SALDARRIAGA G.

Subdirector de Fiscalización NivelDepartamental

HÉCTOR A. CENDALES M.

GRUPO AUDITOR BLANCA RAMÍREZ DE SALAZARProfesional Especializada

ÁNGEL LEONARDO GRANADOSProfesional Universitario

JAIME A. CHAPETÓN ROZOTécnico Operativo

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460vvvvv.coiitralprjaclecu.nd¡namarca_,g.py.co

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CÓDIGO: PM01-PR06-F05

1 R A Í . ( ÍR1A>l í UNDINAM-MU'A

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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1. Concepto sobre la Gestión y Resultados1.2. Opinión sobre los Estados Contables1.3. Consolidación de Hallazgos1.4. Fenecimiento1.5. Plan de Mejoramiento

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Página

2.1. Evaluación a la Contratación2.2. Evaluación al Presupuesto2.3. Evaluación a los Estados Contables

91418

ANEXO No. 1 TABLA DE HALLAZGOS 24

CCHTIPÍCADA

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1. DICTAMEN INTEGRAL

DoctorOVIDIO ORTIZ GUERRERORectorInstitución Educativa Departamental José María ObandoEl Rosal, Cundinamarca

La Contraloría de Cundinamarca, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo267 de la Constitución Política y en cumplimiento de su Plan General de Auditoría, practicóAuditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Integral a la Institución EducativaDepartamental José María Obando del municipio de El Rosal vigencia 2016, la cual fue incluidaen Memorando de Encargo No. 016 del 22 de mayo de 2017, por el período comprendido entreel 1 de enero y el 31 de diciembre de 2016.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por laentidad y analizada por la Contraloría de Cundinamarca, quien a su vez debe producir uninforme integral que contenga pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposicioneslegales, la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno, la opinión sobre la razonabilidadde los estados contables y el concepto sobre la gestión adelantada por la entidad, mediante laevaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que se administraronlos recursos puestos a su disposición.

El desarrollo del proceso auditor se centró en la evaluación de las áreas de trabajo objeto deesta auditoría que son: Gestión y Resultados, Evaluación al Sistema de Control Interno,Contratación, Presupuesto, Estados Contables.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoríaprescritos por la Contraloría de Cundinamarca, compatibles con las de general aceptación; portanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que elexamen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresadaen el informe integral.

Dada la importancia estratégica que la entidad tiene para el Departamento, la Contraloría deCundinamarca espera que este informe contribuya a su mejoramiento continuo y con ello a unaeficiente administración de los recursos públicos, lo cual redundará en el mejoramiento de lacalidad de vida de los ciudadanos.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460w w w. cont raionadecu nd i namarca.gov. co

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cONTRA1 ORIAj ( l'Nlll-S íVM.VIU A

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1.1. CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN Y LOS RESULTADOS(Sin la evaluación del manejo ambiental)

Contratación

Mediante acuerdo No. 09 del 28 de julio de 2014, el Consejo Directivo modificó el manual decontratación de la IED José María Obando, el cual rige a partir de la fecha de su publicaciónderogando las disposiciones que le sean contrarias. Sin embargo, en el manual no está incluidoel Decreto 1082 de 2015, haciéndose necesario por lo tanto su actualización.

Contrato de suministro No. 6Contratista: INESCOLZ&SObjeto: Suministro de muebles y enseres sedes: Antonio Nariño, Vicenta González y PiñuelaValor: $79.998.851,00

Observaciones:

Contiene documentos repetidos. Se encuentra mal archivado.

Contrato de compra venta No. 13Contratista: GRUPO EMPRESARIAL MADEX SASObjeto: Adquisición equipos impresión y ayuda audiovisualValor: $106.743.200,00

Observaciones:

Contiene documentos repetidos. Se encuentra mal archivado, no contiene comprobante depago.

Evaluación al Presupuesto

La institución educativa no tiene sistematizado el proceso presupuestal, en su lugar se estánllevando planillas en Excel donde se evidencian los diferentes movimientos presupuéstales, talescomo registros, traslados y adiciones a los rubros que componen el presupuesto de lainstitución.

CONCEPTO

Los hallazgos presentados en los párrafos anteriores no inciden de manera significativa en losresultados de la administración, lo que nos permite conceptuar que la gestión adelantada acatalas disposiciones que regulan sus hechos y operaciones y en la adquisición y uso de los recursosconserva acertados criterios de economía y eficiencia. Por lo anterior, el concepto emitido sobre

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N Í K M t ) R ! A,.. í l -vi H.v \ \K( •,

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la gestión y los resultados de la Institución Educativa Departamental José María Obando es CONOBSERVACIONES.

1.2. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

La Auditoría a los Estados Contables es el examen objetivo, sistemático, profesional eindependiente, efectuado con posterioridad a las operaciones y de conformidad con las normasde auditoría gubernamentales; con el fin de evaluar, verificar y comprobar las transaccionesque dieron lugar a los estados contables para que nos permita emitir una opinión respecto a sipresentan razonablemente la situación financiera de la Entidad Territorial, el resultado de susoperaciones y las verificaciones de sus registros, todo ello en concordancia con las normas yprincipios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación y demásdisposiciones gubernamentales vigentes. Como resultado del análisis se estableció que lassiguientes cuentas presentaron diferencia entre lo reflejado en el balance general y losdocumentos soporte, que quedaron plasmadas en la parte dos (2) del informe.

Como resultado del análisis se establecieron las siguientes observaciones:

Muebles y Enseres $242.371.661,00

La auditoría encontró diferencias en la cuenta 166501 Muebles y enseres en valor de$8.734.315,66 dado que la cifra reportada en contabilidad es superior a la del inventario debienes de la Institución, ya que el mismo reporta apenas un saldo de $233.637.345,34, por loanterior esta cuenta no es razonable. No se está haciendo causación de las rentas y gastos enel sistema Contable, no permite un proceso autónomo, automático y sistemático deactualización en línea (ínterfaz) del sistema contable al sistema presupuesta! y viceversa. Y porúltimo no hay adecuada segregación de funciones ya que no existe la persona que custodie ycontrole los bienes muebles de la institución educativa.

OPINIÓN CON SALVEDADES

En nuestra opinión, excepto por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados contablesde la Institución Educativa Departamental José María Obando, presentan razonablemente lasituación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembrede 2016, de conformidad con las normas de contabilidad expedidas por la Contaduría Generalde la Nación.

1.3. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría, tal como se detalla en el Anexo 1, se establecieron 9hallazgos administrativos, los cuales no tienen alcance disciplinario; no existen hallazgos conalcance fiscal ni penal, ni procesos sancionatorios.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contralQnpdecu_ndinama_rca.gov.cp

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CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIN: 4.0

C ,>KI ORIA

2.6


1.4. FENECIMIENTO

Por el concepto CON OBSERVACIONES emitido en cuanto a la gestión realizada, elincumplimiento de la normatividad, la deficiencia del Control Interno y la opinión expresadasobre la razonabilidad de los Estados Contables que para este informe fue CON SALVEDADES,la cuenta rendida por la Institución Educativa Departamental José María Obando del municipiode El Rosal, correspondiente a la vigencia 2016, SE FENECE.

1.5. PLAN DE MEJORAMIENTO

Con el fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan actividades demejoramiento de la gestión pública, la administración debe diseñar un Plan de Mejoramientode acuerdo con la Resolución 049 del 20 de febrero de 2017, modificada por la Resolución 330del 4 de agosto de 2017, que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el menortiempo posible, documento que debe ser remitido a la Contraloría de Cundinamarca dentro delos quince (15) días hábiles siguientes al recibo del informe por parte del municipio.

El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarán respecto de cada uno de lo?hallazgos identificados, cronograma en que se implementarán los correctivos, responsables deefectuarlos y del seguimiento a su ejecución.

APROBÓ:

SALAZAR ÁNGEL LEONARDO GRANADOSProfesional Universitario

\r *de~flscalizaciórt

Nivel Departa

JOSÉ ALF(X{SCon

RANADOS SANTOSAuxiliar

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CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIÓN:

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

• Verificar la existencia y actualización del manual de contratación, lo mismo que laaplicación del mismo.

Mediante acuerdo No. 09 del 28 de julio de 2014, el Consejo Directivo modificó el manualde contratación de la IED José María Obando, el cual rige a partir de la fecha de supublicación derogando las disposiciones que le sean contrarias. Sin embargo, en el manualno está incluido el decreto 1082 de 2015, haciéndose necesario por lo tanto su actualización.(H.A. 1)

En respuesta al preinforme, la Institución se compromete a actualizar el Manual, sinembargo, se mantiene el hallazgo para hacer seguimiento al Plan de Mejoramiento.

• Verificar que la constitución de pólizas o seguros que amparen los bienes y los riesgosque puedan generar los funcionarios de manejo y confianza.

Con las pólizas de seguro de manejo particular individual números 33-42- 101000764 y 33-42-101000759 el rector y la secretaria respectivamente suscribieron la póliza mediante lacual se ampara a la IED, durante el tiempo comprendido entre el 27 de mayo de 2015 hastael 27 de mayo de 2016.

• Verificar el cumplimiento de las normas que regulan la contratación de la Entidad1.

Verificada la contratación realizada durante la vigencia 2016 por la Institución Educativa, seestablece que se dio cumplimiento a las normas que la regulan.

• Verificar el acto administrativo mediante el cual se otorgan facultades a los ordenadoresdel gasto para contratar y sus delegaciones.

Mediante Resolución 0934 de febrero 5 de 2013, la Secretaría de Educación nombra comorector de la IED al licenciado OVIDIO ORTÍZ GUERRERO.

Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 5 del Acuerdo 09 del 28 de julio de 2014(Manual de Contratación del Fondo de Servicios Educativos), la competencia para celebrarlos actos y contratos en la IED le corresponde al señor rector, quien es el ordenador delgasto, de conformidad con los arts. 4 y 6 del Decreto 4791 de 2008 en concordancia con el

Verificando la adopción e implementación del Manual o Estatuto de Contratación

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www. contra I o r i a d ec u nd jn a m a rea .gov. co

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artículo 13, inciso 3 de la Ley 715 de 2001 y dentro de los límites y las condiciones que fijael Manual de Contratación.

• Seleccionar la muestra única de contratación, sobre el total de la contratación firmadaen la vigencia auditada.

La contratación realizada por la IED fue examinada en su totalidad por este grupo auditor, lacual se aprecia en el siguiente cuadro:

NO.CLASE

PS

OBJETO

CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE SOFTWAREDE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR, MODALIDAD ALQUILER

PS ELABORAR Y SUSCRIBIR INFORMACIÓN FINANCIERA

3 ! CS

OPS

CS

OPS

os

7 OPS

OPS

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE ASEO Y LIMPIEZA A TODOCOSTO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LAIMPRESORA

SUM- Y MATTO. DE ORNAMENTACIÓN PARA SEDE ANTONIONARIÑO Y SEDE IED JOSÉ MARÍA OBANDO

PRESTACIÓN DEL SERVICO DE TRANSPORTE DE ALUMNOSBANDA MÚSICO MARCIAL AL COLEGIO MILITAR RAFAEL

REYES UBICADO EN PUENTE PIEDRA

SUMINISTRAR 12 BUZONES EN MADERA DE 2(> X 12 CMSCON CHAPA Y LLAVE

EMPASTE DE 21 LIBROS Y ELABORACIÓN DE UN LIBRO

IMPRESIÓN FOTOCOPIAS CIRCULARES, INFORMES,PRUEBAS, ETC.

CONTRATISTA

MIRYAM RINCÓN VALADERRAMA

ABELARDO VARGAS AMAYA

JUAN CARLOS ROMERO BARRETO(PRODIASEO SAS)

COPYONE LTDA.

YOFFREY CORREA OSORIO

DIEGO HERNÁNDEZ CLAVIJO

MARCO TULIO MORENO CAMPOS

LUIS IGNACIO VELASQUEZ 7RIANA

MARÍA STELLA MUÑOZ

VALOR

$1.438.400

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460wvyw.cpntraiorjadecundinamarca.ggv.co

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c( >NI U \ < H-M \ (I -si J| N \\ \lí! A

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No.CLASE

I- I

OPS

os

OBJETO

SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE 83 VIDRIOS Y MTTO.REFROZAR CILICONA SEDES ANTONIO NARIÑO Y JOSÉ

MARÍA OBANDO

COMPRA DE ü AMPLIFICADORES DE VOZ DIADEMA MARCATASKTAR CON 20 VATIOS DE SALIDA

IMPLEMENTOS DE OFICINA A TODO COSTO

ADQ. } PÓLIZAS DE MANEJO GLOBAL

CONTRATISTA

3 ' OS

CPS

CS

11 I CPS

10 OPS

SUMINISTRO ELEMENTOS FERRETERÍA PARA MTTO. SEDEVICENTA GONZALES Y JOSÉ MARÍA OBANDO

OPS

SERV. PROF. ASESORÍA PROCESOS PRE Y POSTCONTRACTUALES

SUMINISTRO DE SERVICIOS DE INTERNET

ALQUILER b TRAJES TÍPICOS DE LAS VUELTASANTÍOQUEÑAS Y 1 TRAJE TÍPICO DE SANJUANERO

ACTIVIDADES CULTURALES

ELABORACIÓN Y SUM. 2 PENDONES DE 300X150 Y 1 DE300X250 EN BANNER

MTTO. PREV. Y CORREC. SALAS INFORMÁTICA, SUM. E INST.ACCESORIOS VIDEO BEAN, TABLEROS INTERACTIVOS

ACOMPAÑAMIENTO ACTO MUSICAL CEREMONIO DEGRADUACIÓN EST. NOCTURNA Y DIURNA

MARCO TULIO MORENO CAMPOS

LUIS IGNACIO VELASQUEZ TRIANA

LUIS IGNACIO VELASQUEZ TRIANA

SEGUROS DEL ESTADO S.A.

HIPERCENTRO DE LA CONSTRUCCIÓNDE EL ROSAL

JHQN WALTER RUIZ GIRALDO

COMPAÑÍA LATINOAMERICANA DESOFTWARE

MYRIAM INÉS RODRÍGUEZ DEFERNÁNDEZ

VALOR

$830.000

$1.400.000

$11.999.680

348-000

YAMILETH TATIANA ZARATE ÁNGEL

12'EtAB., IMPRESIÓN DIPLOMAS Y ACTAS GRADO BACHILLERES

CPS TÉCNICOS Y ACADÉMICOS, MENCIONES DE HONOR Y PLACASDE RECONOCIMIENTO PARA ESTUDIANTES

EDWIN ARIAS CRUZ

MARÍA DEL PILAR TALERO CASTAÑEDA

LILIA MARÍA RODRÍGUEZ ESLAVA

$1.315.160

$800.000

$8.940.029

$168.000

$273.000

$12.150.000

$500.000

$4.630.720

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460vvww.coiiU(iloriadecundma_m(irca.g.pv.co

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CÓDIGO: PM01-PR06-F05¡lili le;id/ifcClJüilindM

VERSIÓN: 4.0

C 'Í$TI K A l O R I AC ' I ' N I M N \M-\IU A

2.6


No.

11

CLASE !

06

CPS

OS

es

OBJETO

13 CCV

ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO PROCESO PRECONTRACTUAL Y POST CONTRATUAL DE SUBASTA INVERSA

PRESENCIAL

SUM. ELEMENTOS FERRETERÍA SEDE VICENTA GONZÁLEZ

SUMINISTRO DE MUEBLES Y ENSERES SEDES:ANTONIO NARIÑO, VICENTA GONZÁLEZ Y PIÑUELA

ADQUISICIÓN EQUIPOS IMPRESIÓN Y AYUDAAUDIOVISUAL

CONTRATISTA

10HN JAIRO MONROY VELANDIA

HIPERCENTRO DE LA CONSTRUCCIÓNDE EL ROSAL (MARCO FIDEL MILI.ÁN)

INESCOL Z&S

GRUPO EMPRESARIAL MADEX SAS

VALOR

S79.998.851

:$106.743.200

$261.974.621

En total se suscribieron 24 contratos por la suma de $261.974.621,00, dentro de los cuales seencuentra la realización de dos subastas inversas.

• Verificar la correcta aplicación del procedimiento de contratación en sus diferentesetapas (precontractual, contractual y pos contractual), incluyendo los informes desupervisión e interventor/as. Corroborarse además en los respectivos expedientescontractuales, el cumplimiento de la Ley 594 de 2000.

Fuente de Financiación de los contratos objeto de verificación.

En cuanto a las fuentes de financiación de cada uno de los contratos suscritos y objeto deevaluación, se determinó que, por cada uno de elíos, se estableció la fuente de financiacióncorrespondiente, situación que se puede verificar en las disponibilidades y registrospresupuéstales, siendo en su mayoría recursos Conpes.

Estudios Previos.

En los contratos examinados, se verificó que se elaboraron los respectivos estudios para lacontratación, conforme lo dispuesto en el artículo 20 y siguientes del Decreto 1510 de 2013 ydel Decreto 1082 de 2015, este último vigente desde el 26 de mayo de 2015.

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Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraliOf;ind_ccunclinon]Hrc,i.Qpv.ro

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Causales de Inhabilidad e Incompatibilidad.

Se observó que los contratistas al presentar la propuesta consignan que conocen el contenidode los términos y manifiestan no encontrarse incursos en inhabilidad o incompatibilidad legal,para contratar con la Entidad. De igual manera, se deja constancia en la minuta del contrato.

Cumplimiento tanto en los términos como de las normas que regulan la contratación dela Entidad territorial.

Dentro de los soportes contractuales, no se encuentra evidencia de publicación del procesocontractual en el SECOP.

Este hallazgo se levanta por cuanto en respuesta al preinforme fueron allegados los soportesde publicación.

En términos generales se evidencia que por cada una de las convocatorias existen losrespectivos, estudios previos, invitaciones, adendas (en el evento de ser necesarias),propuestas, evaluaciones, adjudicación y contratos.

De los Requisitos para el Perfeccionamiento y Ejecución del Contrato

Se evidenció la existencia de la minuta contractual, el registro presupuesta!, la aprobación dela garantía única contractual cuando se exige; requisitos necesarios para iniciar superfeccionamiento y ejecución, conforme a los artículos 4, 7, y 23 de la Ley 1150 de 2007;artículo 41 Ley 80 de 1993; Decreto 1510 del 17 de julio de 2013 y Decreto 1082 de 2015.

• Verificar la existencia de la cláusula de mecanismos alternativos de solución decontroversias contractuales.

Conforme con el artículo 22 del Acuerdo 09 (Manual de Contratación del Fondo de ServiciosEducativos), se establecen los mecanismos para la solución directa de controversiascontractuales acudiendo para tal efecto a la conciliación, la amigable composición, latransacción y el arbitramento.

Igualmente, en las minutas de los contratos revisados por el grupo auditor, se evidenció lainclusión de dicha cláusula.

• Verificar la apropiación y ejecución de recursos destinados a la población en condiciónde discapacidad, (convenios celebrados con los Municipios).

El colegio no cuenta con rubro destinado a la apropiación de recursos para adelantargestiones encaminadas a la población en condición de discapacidad, siendo que estosrecursos los apropia y ejecuta el municipio de El Rosal.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460

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2.6


• Verificar cuáles han sido las acciones que la entidad ha adelantado frente aincumplimientos contractuales.

En la Institución Educativa no hay evidencia de ninguna acción adelantada frente aincumplimientos contractuales, de acuerdo con certificación expedida por el rector de laInstitución.

Observaciones Generales:

Contrato de suministro No. 6Contratista: INESCOLZ&SObjeto: Suministro de muebles y enseres sedes: Antonio Nariño, Vicenta González y PiñuelaValor: $79.998.851,00

Observaciones:

Contiene documentos repetidos. Se encuentra mal archivado. (H. A. 2)

A pesar de adjunta a la respuesta al preinforme se adjuntan los soportes, se mantiene elhallazgo para Plan de Mejoramiento.

Contrato de compra venta No. 13Contratista: GRUPO EMPRESARIAL MADEX SASObjeto: Adquisición equipos impresión y ayuda audiovisualValor: $106.743.200,00

Observaciones:

Contiene documentos repetidos. Se encuentra mal archivado, no contiene comprobante depago. (H. A. 3)

A pesar de adjunta a la respuesta al preinforme se adjuntan los soportes, se mantiene elhallazgo para Plan de Mejoramiento.

2.2. EVALUACIÓN AL PRESUPUESTO

• Revisar que los actos administrativos modificatorios al presupuesto hayan sidoincorporados en su totalidad, determinando la representatívidad frente al presupuestoinicial, (recursos propios; Sistema General de Participaciones según los documentosCONPES; Convenios, etc.)

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CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIÓN: 4.o'

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2.6


Se presentaron 9 actos modificatorios del presupuesto, numerados del Decreto No. 001 del 29de enero de 2017, al decreto No. 09; todos emitidos por el Consejo Directivo del fondoeducativo.

Las modificaciones totalizaron la suma de $338.847.473, 30 veces más que el inicial de apenas$15.365.000.

• Emitir concepto sobre la exactitud, oportunidad, efectividad e integridad de loscertificados de disponibilidad y registros presupuéstales, el grado de cumplimiento en laejecución y los resultados de la política fiscal y presupuesta! empleada por el sujeto decontrol durante la vigencia fiscal auditada.

La institución educativa no tiene sistematizado el proceso presupuesta!, en su lugar se estánllevando planillas en Excel donde se evidencian los diferentes movimientos presupuéstales, talescomo registros traslados y adiciones a los rubros que componen el presupuesto de la institución.

El control del presupuesto es muy débil y con alto grado de inexactitudes en los reportespresupuéstales, ya que el proceso es de forma manual. (Tanto en número del comprobante,fechas y conceptos).

• Determinar la existencia del Estatuto Presupuesta! y su actualización.

Se evidenció por esta auditoría que la Institución Educativa Departamental José María Obandono cuenta con Estatuto Orgánico de Presupuesto, en donde se establezcan, entre otras, lacoordinación y seguimiento al presupuesto de la institución, al igual que las directrices queguiarán toda la estructura procedimental y de organización de! presupuesto, y por tanto no seevidencia el cumplimiento del artículo 32 de la Ley 225 de 1995, en donde se establece que lasentidades territoriales ajustarán las normas sobre programación, elaboración, aprobación yejecución de sus presupuestos, a las normas previstas en la Ley Orgánica de Presupuesto. (H.A.4)

• Verificar la creación y funcionamiento del Consejo de Directivo y su funcionamiento

El Consejo Directivo vigencia 2016 se creó mediante acta del 1 de abril del año 2016 donde solofirman los representantes de: docentes, padres de familia, alumnos, exalumnos y el Rector;faltando la firma de los representantes de sector productivo, docentes de primaria y elrepresentante de! consejo de padres.

Determinar el grado de cumplimiento del presupuesto de ingresos y gastos, consignandolas causas cualitativas y cuantitativas que sustenten la ejecución de los recursos.

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CÓDIGO; PM01-PR06-F05 VERSIÓN: 4.0

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Ingresos

DETALLECERTIFICACIONESFOTOCOPIASDERECHOS_ACADEMICOSDERECHOS DE GRADOCARTERAARRENDAMIENTO DE BIENESRENDIMIENTOS FINANCIEROSCOPESi^RVICIOS PÚBLICOS ACUEDUCTO

SERVICiOSJ^JBLICOS ENERGÍA ____ ,]RANSFERENCIAS UNIMINUTQSERVICIOS ACUEDUCTO ASEOSERVICIO ENERJSIAIMPLEMENTOS ASEOOTRAS TRASPARENCIASRECURSOS COMPES VIGENCIAOTROS RECURSOSOTROS RECURSOS.INTERNETVENTA CHATARRA

Con recaudos del 99.2% de los ingresos presupuestados, se evidencia además recaudo del100% de los recursos Conpes y trasferencias que a su vez representan el 51% de los ingresosde la institución educativa.

El presupuesto inicial no contiene las trasferencias Conpes; es por esto que inicia con unpresupuesto de apenas $15.365.000 y ya con transferencias el presupuesto totalizó$354.212.473.00 del cual en ingresos se recaudó la suma de: $351.273.606,00.

Gastos

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4.365,000.00 ¡ 4365,000 00? 000.00000 i 13.00000000

El presupuesto del gasto de la institución educativa tuvo una ejecución de $277.289.999correspondiente al 78.28% de $354.212.473 de presupuesto total, donde servicios personalesfue el rubro con más ejecución con el 96.67% y el rubro actividad científica solo con el 13.92%de ejecución.

Dentro de los rubros más representativos del gasto, encontramos el de equipo audiovisual querepresenta el 30% y compra de muebles y enseres que representa el 24%, ambos financiadoscon recursos Conpes.

• Verificar el acto administrativo de constitución de las cuentas por pagar y su ejecución.

La institución educativa no ejecutó reservas ni cuentas por pagar.

Verificar el cumplimiento del Plan de Compras, Plan Financiero y Plan Anual de Caja enla vigencia audltada.

El Plan Anual de Adquisiciones -PAA- para el año 2016 totalizó la suma de $298.665.580.

• Mediante una muestra realizar el seguimiento a los gastos de mayor impacto de lavigencia auditada.

La institución educativa no tiene sistematizado el proceso presupuesta!, en su lugar se estánllevando planillas en Excel donde se evidencian los diferentes movimientos presupuéstales, tales

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CÓDIGO: PM01-PR06-F05|Jia'lBff]/iHtrtíi«U

VERSIÓN: 4.0

OKTKAI ORIAi-i c i 'si)i%\M.\ A

2.6


como registros, traslados y adiciones a los rubros que componen el presupuesto de lainstitución.

El control del presupuesto es muy débil y con alto grado de inexactitudes en los reportespresupuéstales, ya que el proceso es de forma manual. (Tanto en número del comprobante,fechas y conceptos).

En revisión de la subasta para la compra de equipo audiovisual para el colegio se evidencia queel registro presupuesta! llevado con el número RP No. 67 de noviembre de 2016 y la orden depago No. 059 de 2016, que autoriza pago del contrato No. 13 de 2016, por valor de$106.743.200, en el libro auxiliar de presupuesto es llevado de manera incompleta, sin fechas,sin identificación, nombre del proveedor, ni el dato de la disponibilidad afectada o del rubrocorrespondiente. En su lugar se lleva el registro incompleto del dinero utilizado de los recursosConpes de manera global. (H. A. 5)

• Formular conclusiones e indicadores sobre la gestión presupuesta! que ha tenido laEntidad, durante la vigencia auditada.

El control del presupuesto es muy débil y con alto grado de inexactitudes en los reportespresupuéstales, ya que el proceso es de forma manual. (Tanto en número del comprobante,fechas y conceptos)

2.3. EVALUACIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES

• Calcular el resultado del análisis vertical y horizontal de los estados contablescomparativos de las dos últimas vigencias y plasmar el criterio autónomo eindependiente del auditor.

Análisis Horizontal

ACTIVO PERIODO ACTUAL A DICIEMBRE DE2016

PERIODO ANTERIOR A DICIEMBREDE 2015

VARIACIÓN

CORRIENTE (1)

1100 EFECTIVO

1110 | DEPOSITO EN INSTITUCIONESFINANCIERAS

HOO DEUDORFS

73,983,607.70

"7X983^0^70

73,983,607.~70

106.364.924,8732.381.317,00

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.coiiUa.lpi iodcr.u_n(l( naniarui.gov. to

Página 17 de 26


c( >N 1 K A l OKI \ i ( I "si - I S A M \»( \6


COD.

1407

H20

116 (JO1

1605

ir, 40

1655

Ib60

1665

1670

1680

1685

1695

1700

1715

1900

1960

19/0

19/5

ACTIVO

PKESTAf ION DF SFRVIGOS

AVANCI S Y ANTICIPOS FNT~RÍ:GADOS

NO CORRIENTE (2)

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

TFRRFNOS

EDIFICACIONES

MAQUINARIA Y FQU1PO

I.QUIPOCIt-NTIHCO

MIJFBIFS, l'NSERfS V Í1Q.OHCINA

(.QUIPOS Dt- COMUNICAC YCOMPUTACIÓN

FQUIPO COMEDOR COCINA DESK-NSA

DEPRECIACIÓN ACUMA1ADA

PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DFPROPIEDADES

BU NFS Df BFNITICIO Y USO PUBLICO

BIE NtS HISTÓRICOS Y CUI TURAl ES

OTROS ACTIVO1",

BIENES DE ARTE Y CULTURA

sorrwARF

AMORTIZACIÓN ACUMULADAIN1ANGIBLES

TOTAL ACTIVO (3)

PERIODO ACTUAL A DICIEMBRE DE2016

0.00

0.00

689,175,107.50

629,202,957.50

0.00

405,000.00

31,085,314.00

36, 6 3 2, 092". 00"

258,255,460.00

717,939,74YOCT

~184,900.00~

-415,299,551.50

0.00

0.00

0.00

59,972,150.00

57,525,840.00

2,446,310.00

0.00

763.158.715,20

PERIODO ANTERIOR A DICIEMBREDE 2015

0

0

532.494.972,50

474.006.322,50

0

405.000,00

31.085.314,00

36.632.092,00

"1787256.609^00

~ "628. 796. 54^00

..... __^._^_

-401.354.136,00

0

„_ ._

58.488.650,00

57.525.840,00

962.810,00

0

638.859.897,37

VARIACIÓN

15.,680.135

155.1%. 635

0

Ü

0

' 0

79. 998.851"

tf9~.Y4~3~200~

__ ... ._

13.945.416

0

0

~~ 0

1.483.500

0

1 483.500

0

Las variaciones más significativas del activo se evidencian en los Equipos de comunicación y enlos muebles y enseres, con una disminución en los depósitos en instituciones financieras; elpasivo de la institución educativa permaneció en cero pesos en las dos vigencias.

• Evaluar y pronunciarse sobre la confíabilidad del Sistema de Control Interno Contabledel sujeto de control con base en la Resolución 357/2008 de ¡a Contaduría General de(a Nación.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460vvvvw.contialonadecundinamarca.gov.cp

Página 18 de 26


jisí"!. ••'. KALORIAt l'MMN \M.\IK A

2.6


Dentro del estudio se evidencia que no se tiene software propio que soporte la informacióncontable y financiera de la Institución Educativa José María Obando de "El Rosal", en laverificación de los procedimientos de registros contables en el sistema financiero se evidencianfalencias así:

No se está haciendo causación de las rentas y gastos en el sistema contable, no permite unproceso autónomo, automático y sistemático de actualización en línea (interfaz) del sistemacontable al sistema presupuesta! y viceversa. Y por último no hay adecuada segregación defunciones ya que no existe la persona que custodie y controle los bienes muebles e inmueblesde la institución educativa. (H. A. 6)

• Determinar a través de la Muestra Única de Contratación, la correcta causación y pago.

El ciclo contable de la institución de causación tanto en ingresos como en los gastos no se estádando adecuadamente.

En los ingresos en el mismo comprobante de recaudo se hace el registro de causación, veremoscomo ejemplo el comprobante No. 004 así:

CUENTA

111003001

14 13 16

_ ._.141316

470508002

DETALLE

Cta. 909046807-43

SGP

SGP

SGP

DESCRIPCIÓN

TRANSF. DEGRATUIDAD

TRANSF. DEGRATUIDAD

TRANSF. DFGRATUIDAD

TRANSF. DEGRA1UIDAD

DOC

cr

ce

ce

ce

NUM

4

4

4

4

DÉBITO

94.948.990,00

94.948.990,00

CRÉDITO FECHA

OR/OÍ/P016

94.948.990,00 i 08/02/^016

94.948.990,00 ¡ 08/OPMU6

En el comprobante contable No. 4 se evidencia un débito de $94.948.990 a la cuenta 141316Sistema General de Participaciones y al mismo tiempo un crédito de igual valor a la mismacuenta, con lo cual el sistema de causación de ingresos no se está dando para la contabilidadde la institución. (H. A. 7)

De igual manera ocurre en los gastos ya que en el mismo comprobante del pago se hace laacusación; veremos como ejemplo el comprobante de pago No. 89 así:

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460wwvy_,coQtralpriadecundinaiiiaram3nv.ro

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c( >N i K - M ( ) K I Ai t t ' N I J1S \ V I i < \6


CUENTA DETALLE

242S53 S E R V I C I O S

¿4,'S53 . S E R V I C I O S

24Í62S | IMPUESTO Ai LAS VEN TAS

1 Rf TENIDO

ReTENCIONQEIMPUI STO DEINDUSTRIA Y

COMERCIO

DESCRIPCIÓN DOC

GRUPO CC[-MPRISARIAL

MA

GRUPO

í MPRESARIALMA

NUM

CC

EQUIPO AYUDA CCAUDIOVISUALES

tQUIPO AYUDAAUDIOVISUALES

GRUPOEMPRESARIAL

M

CC

GRUPOEMPRESARIALMA

CC

89

DÉBITO CRÉDITO

103.615.700,00

106.743.200,00

106.743.200,00

89

106.743.200,00

2.208.000,00

FECHA

22/11/2016

920.000,00

22/11/2016

22/11/2016

22/11/2016

22/11/2016

22/11/2016

Se evidencia que en el comprobante No. 089 del 22 de noviembre de 2016 se está acreditandola cuenta 242553 - Servicios por pagar - y al mismo tiempo se está debitando la misma cuentapor igual valor en el mismo comprobante de pago, con lo cual se evidencia que el sistema decausación no se está llevando en los registros de la contabilidad. (H. A. 8)

• Establecer la razonabilidad de las cifras de las cuentas más representativas en losEstados Contables - Balance General y Estado de Actividad Económica y Social con cortea 31/12/2016.

Se tomaron de manera selectiva y aleatoria lagunas cuentas del balance así.

Activo

Depósitos en Instituciones Financieras $73.983.607,70

Se tomaron las conciliaciones bancarias y se hizo la revisión de las consignaciones y notascrédito por contabilizar; de igual manera se realizó con los cheques girados no cobrados, losqueques anulados y notas débito, y se confirmó con los soportes respectivos.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460i'ontrnipriiiclocundmaniarai^gpy.cp

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>N"i... R A Í O R I A< I N I M N \ M A H < A

2.6


CTA DE AHORROS No.

"CTA"CÍE~AHO'RRÓS NaCTA CORRIENTE No.CTA~DE AHORROS NoT

909211429-77909222433-35909046807-43909216814-4~4

18.59-1.963,81

T 18. 131,3025, U8. 7/7,85

3(Ü -11. 73V73.983.607,70

Los saldos de la cuenta Bancos y Corporaciones se revisaron en su totalidad, con base en elsaldo reflejado en los libros auxiliares, las conciliaciones, extractos bancarios y saldoscertificados a 31 diciembre de 2016. En donde no se encontraron diferencias entre los saldosde contabilidad y extractos bancarios.

Propiedad, Planta y Equipo $1.044.502.509,00 (sin depreciación)

Muebles y Enseres $242.371.661,00

La auditoría encontró diferencias en la cuenta 166501 Muebles y Enseres en valor de$8.734.315,66, ya que el valor reportado en contabilidad es superior en el valor antesmencionado al del inventario de bienes de la Institución, ya que el mismo reporta apenas unsaldo de $233.637.345,34; por lo anterior esta cuenta no es razonable. (H. A. 9)

• Frente a la cuenta 2460 Cuentas por Pagar Créditos Judiciales, evidenciar el movimientoanual de la vigencia auditada y determinar para estos pagos qué acciones de repeticiónse iniciaron.

En la vigencia auditada no se evidenciaron pagos que afectaran la cuenta 2460 CréditosJudiciales; de igual manera en el presupuesto municipal no se establecieron pagos por estosconceptos.

• Verificar que se registre la provisión para contingencias, litigios o demandas de acuerdoal Manual de Procedimientos para las Obligaciones Contingentes en el sujeto de control.

No existen litigios o demandas que afecten la provisión de la institución educativa.

• Tomar una muestra representativa de las conciliaciones bancanas.

Se evidenciaron las conciliaciones de la institución educativa a 31 de diciembre de 2016 y seconstató que las cuentas bancanas están 100% conciliadas.

. Confrontar el inventario de propiedad planta y equipo con los saldos contables,determinando las diferencias respectivas.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460m^™?fl£* www±.co_ntralp[iadecundinamarf,n,gov.co'̂¿;:;¿™' Página 21 de 26


\ \ l t t \6


Se verificaron los registros contables de la propiedad planta y equipo registrados en el balancey la relación que la institución educativa tiene de los bienes de los mimos, encontrándosediferencia en:

Verificar el proceso de depuración de Cartera vs. Contabilidad (si aplica).

No existe cartera a depurar.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460wvvw.cmLraloriadecundinamaica.gpv.cQ

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C -¿jfVf .I'%IMN \M.\lt< A

2.6


ANEXO: 1TABLA DE HALLAZGOS

AUDITORIA GUBERNAMANTAL CON ENFOQUE INTEGRALMODALIDAD INTEGRAL

INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL JOSÉ MARÍA OBANDO MUNICIPIODE EL ROSAL

VIGENCIA FISCAL 2016PGA 2017

NO. DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO TRASLADOA D |F P S

CONTRATACIÓN

Mediante acuerdo No. 09 del 28 de julio de 2014, el~Cons~ejoDirectivo modificó el manual de contratación de la IED JoséMaría Obando, el cual rige a partir de la fecha de su publicaciónderogando las disposiciones que le sean contrarias. Sinembargo, en el manual no está incluido el decreto 1082 de2015, haciéndose necesario por lo tanto su actualización.

(Ver página 9) _ _Contrato de suministro No. 6Contratista: INESCOL Z&SObjeto: Suministro de muebles y enseres sedes: AntonioNariño, Vicenta González y PiñuelaValor: $79.998.851,00 !

i

Observaciones: ¡

Contiene documentos repetidos. Se encuentra mal archivado.

(Ver página 141 , _. _ ...Contrato de compra venta No. 13Contratista: GRUPO EMPRESARIAL MADEX SASObjeto: Adquisición equipos impresión y ayuda audiovisualValor: $106.743.200,00

Observaciones:

Contiene documentos repetidos. Se encuentra mal archivado,no contiene comprobante de pago.

_CY?r Pá.9in_a 14) - -

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460

Página 23 de 26


VALOR

ENTIOAU

VERSIÓN: 4.0

-RALORIAUMOINAM MU \.

2.6


DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGOTRASLADO

PRESUPUESTOevidencio por esto auditoría que la Instituí ion Educativa

Departamental José María Obando no cuenta con EstatutoOrgánico de Presupuesto en donde se establezcan, entre otras,a coordinación y seguimiento al presupuesto de la institución,al igual que las directrices que guiarán toda la estructuraprocedimental y de organización del presupuesto, y por tantono se evidencia el cumplimiento del artículo 32 de la Ley 225de 1995, en donde se establece que las entidades territorialesajustarán las normas sobre programación, elaboración,aprobación y ejecución de sus presupuestos, a las normasprevistas en la Ley Orgánica de Presupuesto.

(Ver página 15)Gastos de mayor impacto:

En revisión de la subasta para la compra de equipo audiovisualpara el colegio se evidencia que el registro presupuesta! llevadocon el número RP No. 67 de noviembre de 2016 y la orden depago No. 059 de 2016, que autoriza pago del contrato No. 13de 2016, por valor de $106.743.200, en el libro auxiliar depresupuesto es llevado de manera incompleta, sin fechas, sinidentificación, nombre del proveedor, ni el dato de ladisponibilidad afectada o del rubro correspondiente. En su lugarse lleva el registro incompleto del dinero utilizado de lorecursos Conpes de manera global.

(Ver página 18)ESTADOS CONTABLESControl Interno contable:

Dentro del estudio se evidencia que no se tiene software propioque soporte la información contable y financiera de laInstitución Educativa José María Obando de "El Rosal", en laverificación de los procedimientos de registros contables en esistema financiero se evidencian falencias así:

No se está haciendo causación de las rentas y gastos en elsistema^contable no permite un proceso^utónorno^ automátíco

A D F P S

CElttTIFICAOA

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contralQríadecundinamarca.gQy.m

Página 24 de 26


VALOR

VERSIÓN: 4.0

cO N T K A I . O K I Ai í l ' X I U N A M \R< A

No.

8

2.6


DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGOTRASLADO

D F P SVALOR

9 '

y sistemático de actualización en línea (¡nterfaz) del sistemacontable al presupuesta! y viceversa. Y por último no hayadecuada segregación de funciones ya que no existe la personaque custodie y controle los bienes muebles e inmuebles de lainstitución educativa.

(Ver página 20) _ __ _ __ _En el comprobante contable No. 4 se evidencia un débito de$94.948.990 a la cuenta 141316 Sistema General deParticipaciones y al mismo tiempo un crédito de igual valor a lamisma cuenta, con lo cual el sistema de causación de ingresosno se está dando para la contabilidad de la institución.

(Ver página 20) _ _Se evidencia que en el comprobante No. 089 del 22 denoviembre de 2016 se está acreditando la cuenta 242553- Servicios por pagar - y al mismo tiempo se estádebitando la misma cuenta por igual valor en el mismocomprobante de pago, con lo cual se evidencia que elsistema de causación no se está llevando en los registrosde la contabilidad.

(Ver página 21)\_ r __*¿ ¿_. .___ .. _ . .. . ._. . . .—._

La auditoría encontró diferencias en la cuenta 166501 Mueblesy Enseres en valor de $8.734.315,66 ya que el valor reportadoen contabilidad es superior en el antes mencionado al valor delinventario de bienes de la Institución, ya que el mismo reportaapenas un saldo de $233.637.345,34; por lo anterior estacuenta no es razonable.

(VerjDágina 22)

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460yyww.Cüntraloriadecundfnaniarca.gov.cp

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CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSION: 4.0

c i K A Í ORIA•i ( 1 XI UN \ M« A

2.6


TOTAL HALLAZGOS^ADMINISTRATIVOS

FISCALESPENALES '~~ ~_ "

SANCIONATORIOSTRASLADO "A OTRAS"ENTIDADESCONCEPTO SOBRE LA GESTIOhTOPINIÓN ESTADOS CONTABLES

FENECIMIENTO

CON OBSERVACIONES^CON SALVEDADES"

"SE" FENECE"

Valor

SIN BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

ACTA DE APROBACIÓN No. 51 del 5 de septiembre de 2017

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460vvwvv.coMtrdlorJadecundJnamdrcd.gov.co

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CÓDIGO: PM01-PR06-F05l'lll] i¡] ti ítlfcpWWIíJit 1M Id |W/ lil

VERSIÓN: 4.0

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