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Í N D I C E Presentación I Estructura orgánica II Simbología III Descripción de procedimientos y diagramas de flujo. IV 001 Autorización de los Instrumentos Públicos y Privados para su Inmatriculación en el Registro Público de la Propiedad.
1
002 Supervisión de las Zonas Registrales. 4 003 Supervisión del Sistema Integral de Gestión Registral (SIGER). 6 004 Expedición de Certificados de los Asientos Registrales. 8 005 Expedición de Copias Fotostáticas Certificadas de los Asientos Registrales. 12 006 Registro de Avisos Preventivos. 15 007 Inscripción de Diversos Actos y Hechos Jurídicos de la Propiedad. 19 008 Registro de la Información de los Actos de Comercio en el Sistema Integral de Gestión Registral (SIGER) e Inscripción en el Registro Público de Comercio.
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009 Elaboración de los Informes en los Recursos de Revocación Interpuestos Ante la Secretaría General de Gobierno.
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010 Elaboración de Informes Previos y Justificados Requeridos por las Autoridades Judiciales, Federales Dentro de los Juicios de Amparo.
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011 Revisión de la Documentación de las Operaciones Inscritas en las Oficinas de Registro Público del Estado.
38
012 Expedición de Copias Certificadas por Deterioro o Extravío de Instrumentos Inscritos en las 25 Oficinas de Registro Público del Estado.
40
013 Búsqueda de Libros de Protocolo y Avisos Testamentarios. 42
014 Expedición de Patente de Notario Titular. 44 015 Expedición de Nombramiento de Notario Adscrito. 48 016 Expedición de Patente de Aspirante al Ejercicio del Notariado. 50 017 Autorización de Licencias, Permutas de Notarios Titulares y Revocación de Notario Adscrito.
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018 Certificación de Firma y Sello de Notario Titular o Adscrito. 56 019 Convocatoria a Notarías de Nueva Creación y Notarías Vacantes. 58 020 Recepción de Trámites Notariales. 62 021 Expedición de Copias Certificadas de Documentos de los Protocolos Depositados. 64 022 Autorización de Apertura y Cierre de los Libros de Protocolo y/o Certificaciones. 67 023 Recepción del Protocolo y el Archivo de las Notarías Vacantes. 69 024 Expedición de Testimonios de los Protocolos Depositados. 71 025 Registro y Revocación de Poderes y Mandatos Otorgados por Personas Físicas para Actos de Dominio.
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026 Registro de Avisos Testamentarios. 76 027 Elaboración de Informes sobre Existencia de Disposición Testamentaria. 79 Directorio V Firmas de Autorización VI
El presente manual de procedimientos, se realizó con base en la Metodología para la Elaboración de los Manuales Administrativos emitida por la Contraloría General del Estado, y se formula con la finalidad de servir como un instrumento de respuesta a las necesidades de consulta, difusión y apoyo en la elaboración de los procedimientos de cada área de la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, logrando que cada servidor público que integra la misma, pueda consultar las etapas a seguir que conforma cada actividad en el ámbito de su competencia. El objetivo principal del manual, es dar a conocer la secuencia cronológica de pasos a seguir en la ejecución de una función o en la prestación de un servicio, a partir de la descripción de las operaciones y de las actividades de manera narrativa, y a través, del uso de ilustraciones basadas en diagramas. Asimismo, la descripción detallada de los lineamientos a seguir durante el proceso de toma de decisiones, para el logro de los objetivos de las áreas de trabajo. Otro objetivo, es contribuir a que el ejercicio de las atribuciones de la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, se realicen de manera ágil, eficiente y transparente mediante la delimitación precisa de responsabilidades, en su ámbito de competencia y relaciones de coordinación para la ejecución de los procesos entre las distintas áreas de la misma.
P R E S E N T A C I Ó N
I
La disposición y contenido de los apartados que integran este documento se mencionan a continuación:
• Estructura Orgánica: Descripción gráfica, que señala de forma general la organización formal de la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, que muestra sus niveles de jerarquía, y las relaciones que guardan entre sí las áreas que la componen, para el ejercicio de las funciones que le competen.
• Simbología: Se estipula la base para la elaboración de los diagramas de flujo.
• Descripción de Procedimientos: Se plasma la narración teórica cronológica de los procedimientos de cada área.
• Diagramas de Flujo: Se representa gráficamente la descripción de los procedimientos, los cuales reflejan el desarrollo de la actividad, indicando a los responsables de la ejecución.
• Firmas de Autorización: Se registran las firmas autógrafas de autorización del Secretario de Gobierno, del Jefe de la Unidad Administrativa, quien elabora, y del titular del área quien valida la información de los procedimientos.
E S T R U C T U R A O R G Á N I C A
II
SIMBOLOGÍA
Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).
Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente, así como el número de copias.
Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente, se usa generalmente combinado con el símbolo “documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones;
A N C
Alfabético Numérico Cronológico
Archivo Provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional, se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.
III
Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el diagrama de flujo.
Preparación Indica conexión del procedimiento con otro del mismo sistema, especificando en su interior el nombre del mismo.
Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.
Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.
Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.
Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Autorización de los Instrumentos Públicos y Privados para su Inmatriculación en el Registro Público de la Propiedad. Objetivo: Otorgar la inmatriculación de los documentos para la publicidad a los actos jurídicos contenidos en los mismos para que surtan efectos ante terceros. Frecuencia: Diaria.
N O R M A S
El interesado presenta la Solicitud de autorización y el Instrumento público o privado con el Paquete de documentos <A>:
- Solicitud de inmatriculación que debe expresar como requisitos mínimos nombre y domicilio, naturaleza y descripción exacta del inmueble, ubicación, superficie, medidas, colindancias y nombre de todos los colindantes, causa, origen de su posesión y tiempo que tiene de poseer el inmueble mencionado, el nombre de la persona de quien adquirió la posesión y de ser posible el nombre del original o anterior poseedor.
- Certificado de Registro Público de la Propiedad que corresponda, tomando como base la
circunscripción territorial donde se ubica el inmueble objeto de inmatriculación, en el que demuestre que el mismo no está inscrito a nombre de persona alguna, que no forma parte de otro inmueble con mayor superficie e inscrito a favor de persona diversa a la señalada en la solicitud.
- Constancia que acredite que el inmueble de que trata la solicitud de inmatriculación, se
encuentra controlado físicamente y al corriente en el pago del impuesto predial.
- Plano descriptivo y de localización del inmueble, debidamente expedido por la autoridad catastral.
- Constancia expedida por alguna autoridad agraria que señale que el inmueble no se
encuentra dentro del régimen ejidal o comunal, tratándose de predios rústicos.
- Constancia de autorización municipal de posesión del inmueble de que no forma parte de fundo legal del municipio.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
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- Los documentos con los que justifique su derecho a inmatricular y que en todo caso se trate de documentos que la Ley reconozca como válidos para la trasmisión de bienes inmuebles, apegándose a que cuando la venta de todo o parte del inmueble, cuyo valor fiscal no exceda de diez mil pesos, puede hacerse en instrumento privado que firmaran el vendedor, el comprador y dos testigos y ratificadas las firmas ante notario público o juez municipal.
- Los títulos deben tener una antigüedad mínima de veinte años.
- La Subdirección del Registro Público de la Propiedad, emite un Dictamen sobre la
procedencia de la inmatriculación.
2
Área y/o puesto
Número
Descripción de la actividad
SUBDIRECCIÓN DEL REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD
1
Recibe Solicitud de autorización anexo al Instrumento público o privado, así como el Paquete de documentos <A> en original y copia; turna para su análisis.
DICTAMINADOR 2
Recibe y analiza el contenido del Instrumento público o privado y paquete de documentos <A>; dictamina si cumple con los requisitos para su autorización.
¿Cumple el Instrumento público o privado con los requisitos?
2A
En caso de no cumplir con los requisitos: Elabora Oficio de negativa de inscripción en original y copia y recaba firma del Subdirector del Registro Público de la Propiedad.
Pasa el tiempo.
Conecta con la actividad número 5.
3
En caso de cumplir con los requisitos: Elabora Oficio de autorización de inscripción en original y copia y turna para firma del Subdirector del Registro Público de la Propiedad.
Pasa el tiempo.
4
Entrega al interesado Oficio de autorización o de negativa de inscripción en original, junto con el Paquete de documentos <A> en original que presentó y recaba acuse de recibo en la copia del mismo.
5
Archiva de manera cronológica junto con la copia del Oficio de Autorización o de negativa de inscripción en Paquete de documentos <A>, y resguarda debidamente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Supervisión de las Zonas Registrales. Objetivo: Supervisar y controlar las actividades de las Oficinas Registrales. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
Las supervisiones deben realizarse a todas las Oficinas Registrales designadas por la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías. El Paquete de documentos debe estar integrado por:
- Inscripciones. - Certificados. - Avisos preventivos. - Certificados de no inscripción. - Autorizaciones de contratos privados. Las revisiones de la documentación de las operaciones deben ser las del mes inmediato anterior a la supervisión. El Acta de supervisión debe llenarse en tres tantos e incluir los siguientes datos:
- Lugar, fecha y hora de su expedición. - Zona registral en la cual se llevó a cabo. - Nombre y firma del Encargado y Oficial de la Oficina Registral y Supervisor. - Información detallada de los documentos revisados que se obtengan con motivo de la supervisión.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
4
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
SUPERVISOR 1
Recibe Oficio de comisión en original para realizar supervisión registral.
Pasa el tiempo.
2 Presenta al Encargado y Oficial de la Oficina Registral a supervisar, Oficio de comisión en original.
3 Solicita Libro de gobierno y Paquete de documentos en original.
4 Verifica que el paquete de documentos concuerde con lo asentado en el Libro de gobierno.
¿Coinciden los documentos?
4A
En caso de coincidir: Levanta Acta de supervisión asentando que no existe error en las operaciones inscritas en el mes inmediato anterior.
Conecta con la actividad número 6.
4B
En caso de no coincidir: Levanta Acta de supervisión, detallando los documentos supervisados y anexa copia fotostática certificada de los documentos erróneos o mal inscritos, en el caso del libro de gobierno transcribe la información asentada de manera detallada.
5
Firma y recaba firma de conformidad del Encargado y Oficial del Registro Público de la Propiedad, en tres tantos del Acta de supervisión.
6 Entrega un tanto del Acta de supervisión al Encargado de la Oficina Registral.
Pasa el tiempo
7 Entrega Acta de supervisión en un tanto al Subdirector del Registro Público de la Propiedad para su conocimiento.
8
Recaba acuse de recibido en el tercer tanto de acta de supervisión y archiva en Expediente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Supervisión del Sistema Integral de Gestión Registral (SIGER). Objetivo: Supervisar y controlar las inscripciones realizadas en el sistema Integral de Gestión Registral. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
Las supervisiones deben realizarse al Sistema Integral de Gestión Registral SIGER de las oficinas registradoras, designadas por la Dirección del Registro Público de la Propiedad. Las revisiones de la documentación de las operaciones inscritas en el mes inmediato anterior a la supervisión. Paquete de documentos que se solicita durante la supervisión:
- Inscripciones de sección comercio. - Inscripciones de sociedades y poderes.
El acta de supervisión se levanta en dos tantos y debe contar con los siguientes datos:
- Lugar, fecha y hora de su expedición. - Zona registral en la cual se llevó a cabo. - Nombre y firma del Encargado y Oficial del Registro Público de la Propiedad y Supervisor.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
6
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
SUPERVISOR 1 Presenta al Encargado y Oficial del Registro Público de la Propiedad Oficio de comisión en original.
2 Solicita y recibe Paquete de documentos en original.
3
Verifica que el paquete de documentos concuerde con el archivo capturado en el SIGER, para su validación y firma del Encargado del Registro Público de la Propiedad.
¿Coinciden los documentos?
4
En caso de coincidir: Levanta Acta de supervisión asentando que no existe error en las operaciones inscritas en el mes inmediato anterior.
Conecta con la actividad número 6.
5
En caso de no coincidir: Levanta Acta de supervisión detallando los documentos supervisados y anexa Copia fotostática certificada de los documentos erróneos o mal inscritos.
6
Firma y recaba firmas de conformidad del Encargado y Oficial del Registro Público de la Propiedad en Acta de supervisión en tres tantos.
7 Entrega un tanto del Acta de supervisión al Encargado del Registro Público de la Propiedad.
8 Entrega otro tanto del Acta de supervisión al Subdirector del Registro Público de la Propiedad para su conocimiento.
9 Recaba acuse de recibido en el tercer tanto de Acta de supervisión y archiva en Expediente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Expedición de Certificados de los Asientos Registrales. Objetivo: Proporcionar al usuario un documento con fe pública registral, que muestre la situación jurídica que guardan los asientos registrales. Frecuencia: Diaria.
N O R M A S
La Oficina Registral asienta en el Libro de gobierno, nombre del propietario, antecedente registral, año y sección del mismo. La Oficina Registral determina los requisitos y tipo de Paquete de documentos que debe presentar el interesado de acuerdo al tipo de certificado que solicite. El interesado debe cubrir el Pago de derechos de registro, dependiendo el tipo de certificado de que se trate:
- Certificado de libertad o existencia de gravámenes hasta por un periodo de diez años,
individualmente por cada uno de los predios tratándose de condominios, fraccionamientos, propiedades y copropiedades por cada inmueble o folio: 5 salarios mínimos.
- Certificado de no inscripción: 35 salarios mínimos. - Certificado de historia registral por inmueble, hasta por un periodo de diez años: 20
salarios mínimos. - Certificado de historia registral por cada periodo de cinco años anteriores a que se
refiere el inciso que antecede: 10 salarios mínimos. - Certificado de inscripción de inmuebles: 5 salarios mínimos. - Certificado de anotaciones marginales por predio: 10 salarios mínimos. - Certificado de no poseer bienes que soliciten particulares derivados de programas de
interés social: 1 salario mínimo. - Por cualquier otro que se expida y no esté señalado: 5 salarios mínimos.
La Oficina Registral lleva a cabo este procedimiento para la expedición de los siguientes certificados: de inscripción, de no inscripción, gravámenes, búsqueda de propiedad, no poseer bienes, historia registral y anotaciones marginales.
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Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
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- En caso de solicitar certificado de inscripción, gravámenes, búsqueda de propiedad, no poseer bienes, historia registral y anotaciones marginales, presenta el Paquete de documentos <A> que consta de los siguientes documentos:
- Original y copia del Formato único de solicitud y expedición de certificados. - Original y copia del Comprobante del pago de derechos de registro.
En caso de solicitar Certificado de no inscripción presenta el Paquete de documentos <B> que consta de los siguientes documentos:
- Original y copia de Formato único de solicitud y expedición de certificados. - Original y copia del Comprobante de pago de derechos de registro correspondiente. - Constancia de posesión expedida por el H. Ayuntamiento, en que se haga constar
que el predio no se encuentra ubicado dentro del fundo legal ni el terreno ejidal. - Recibo de pago del impuesto predial. - Croquis o plano con medidas, colindancias y superficie del inmueble que se trate. - Documento que dio origen a la posesión.
La Oficina Registral contesta al interesado la solicitud de expedición de certificado en un plazo no mayor de diez días hábiles. El acuse de recibo del trámite debe llevar los requisitos mínimos de: sello de recibido, fecha de entrega del trámite, número de antecedente, año y sección del mismo; este comprobante lo expide la Oficina Registral y servirá al usuario para recoger su documento.
9
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DE REGISTRO PÚBLICO 1
Recibe Formato único de solicitud y expedición de certificado en original y dos copias, Paquete de documentos <A ó B> en original del interesado y verifica que esté completa la documentación.
¿Está completa la documentación?
1A
En caso de no estar completa: Devuelve Formato único de solicitud y expedición de certificados en original y dos copias, Paquete de documentos <A ó B> en original al interesado y proporciona la orientación necesaria.
Fin del procedimiento.
2
En caso de estar completa la documentación: Entrega una copia del Formato único de solicitud y expedición de certificado como acuse de recibo del trámite, con el que debe presentarse para recoger su documento.
3
Registra en Libro de gobierno en original nombre del propietario, antecedente registral, año y sección del mismo e identifica el tipo de Paquete de documentos.
¿A qué paquete de documentos corresponde?
3A
En caso de corresponder al paquete <A>: Solicita al archivo de la Oficina Registral Libro de inscripciones en original y verifica que los datos del mismo coincidan con el (los) antecedente (s) registral (es) indicado (s) en el formato único de solicitud y expedición de certificado.
¿Coinciden los datos del paquete <A>?
OFICINA DE
REGISTRO PÚBLICO
3B
En caso de que no coincidan los datos: Devuelve Paquete de documentos <A> en original al interesado y lo orienta.
Fin del procedimiento.
3C
En caso de que si coincidan los datos: Verifica las notas al margen y contenido del (los) antecedente (s) registral (es) en Libro de inscripciones en original.
10
Conecta con la actividad 6.
4
En caso de corresponder al paquete <B>: Realiza la búsqueda en Tarjeteros en original y Sistema RPP2001.
Pasa el tiempo
5
Solicita al archivo de la Oficina Registral el Libro de inscripciones en original y verifica las notas al margen y al contenido del (los) antecedente (s) registral (es), certifica en él y en el Formato único de solicitud y expedición de certificados y en copia, con los datos recabados del Libro de Inscripciones.
6
Turna Formato único de solicitud y expedición de certificados en original y copia para su validación y firma del Encargado y Oficial del Registro Público de la Propiedad, así como Paquete de documentos <B> y en caso del Paquete de documentos <A> junto con el Libro de inscripciones original.
Pasa el tiempo
7
Recibe del Encargado y Oficial del Registro Público de la Propiedad Paquete de documentos <A-B> e imprime sello oficial del Registro Público de la Propiedad en Formato único de solicitud y Expedición de certificados en original y copia.
Pasa el tiempo
OFICINA DE REGISTRO PÚBLICO
8
Solicita copia del Formato único de solicitud y Expedición de certificado como acuse de recibo del trámite al interesado, así como Comprobante de pago de derechos de registro en original y entrega Formato único de solicitud y Expedición de certificado en original, recaba firma de recibido en segunda copia del Formato único de solicitud y expedición de certificados, misma que archiva de manera cronológica temporal junto con Paquetes de documentos <A-B>, desechando copia de la Solicitud de expedición de certificado utilizada como acuse de recibo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Expedición de Copias Fotostáticas Certificadas de los Asientos Registrales. Objetivo: Proporcionar al interesado copia fiel del original de un asiento registral para los usos legales a que haya lugar. Frecuencia: Diaria.
N O R M A S
El interesado debe cubrir el pago de derechos de registro correspondiente a 0.25 salarios mínimos por foja. El interesado presenta los siguientes documentos:
- Original y copia del Formato único de solicitud y expedición de certificados. - Original y copia del Comprobante de pago de derechos de registro.
La Oficina Registral contesta al interesado la Solicitud de expedición de certificado en un plazo no mayor de 10 días hábiles. La Oficina Registral expedirá las Copias fotostáticas certificadas anexando a éstas la hoja de certificación, misma que debe contener:
- Número de fojas certificadas. - Fecha de certificación. - Número de inscripción. - Firma del encargado y el oficial de la oficina del Registro Público de la Propiedad. - Sello de la Oficina Registral. - Fundamento legal.
El usuario debe presentar el Acuse de recibo al momento de recoger su copia certificada. El Acuse de recibo del trámite que se expide en la Oficina Registral, debe contener los siguientes requisitos mínimos: sello de recibido, fecha de entrega del trámite, número de antecedente, año y sección del mismo; este comprobante lo expide la Oficina Registral y sirve al usuario para recoger su documento.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
12
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DE REGISTRO PÚBLICO
1
Recibe del interesado Formato único de solicitud y Expedición de certificados en original y dos copias, Comprobante de pago de derechos de registro en original y copia.
¿Están correctos los documentos?
1A
En caso de no estar correctos: Devuelve al interesado Formato único de solicitud y expedición de certificados y Comprobante de pago de derechos de registro en original y copia; proporciona la orientación necesaria.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
2
En caso de estar correctos: Expide y entrega como acuse de recibo del trámite copia del Formato único solicitud y expedición de certificados al interesado e indica el día de entrega con el que debe presentarse para recoger su documento.
3
Registra en Libro de gobierno en original los siguientes datos: nombre del propietario, antecedente registral y año del mismo.
4
Entrega al área de archivo de la Oficina Registral, Formato Único de solicitud y expedición de certificados y comprobante de pago de derechos de registro en original y copia, solicitando Libro de inscripciones e instruye para su fotocopiado correspondiente a lo solicitado.
OFICINA DE
REGISTRO PÚBLICO 5
Recibe del área de archivo de la Oficina Registral Libro de inscripciones en original, copia fotostática del antecedente registral requerido, Formato único de solicitud y expedición de certificados y Comprobante de pago de derechos en original y copia.
6
Coteja que la información contenida en la Solicitud de expedición de certificados coincida con su antecedente registral del Libro de inscripciones y que la copia fotostática sea un reflejo fiel de la Escritura Pública inscrita.
7
Imprime Hoja de certificación en original y agrega los datos correspondientes, anexando copia fotostática de la Escritura pública inscrita e imprime el sello oficial en cada foja a certificar.
13
8
Recaba firma de validación y autorización del Encargado y Oficial de la Oficina Registral en la Hoja de certificación en original.
Pasa el tiempo
9
Solicita como acuse de recibo del trámite copia del Formato único solicitud y expedición de certificados al interesado, entrega Copias fotostáticas de la escritura pública que fue certificada con Hoja de certificación original anexa y Formato único de solicitud y expedición de certificados en original.
10
Recaba firma de recibido en segunda copia de Formato único de solicitud y expedición de certificados y archiva de forma temporal copia del Formato único de solicitud y expedición de certificados y Comprobante de pago de derechos de registro, desechando copia del Formato único de solicitud de expedición de certificados utilizada como acuse de recibo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Registro de Avisos Preventivos. Objetivo: Registrar o proporcionar información de la situación jurídica vigente que guarda un bien inmueble o derecho inscrito. Frecuencia: Diaria.
N O R M A S
Cuando el Notario ante quien vaya a formalizarse la celebración de algún acto jurídico por medio del cual declare, reconozca, adquiera, transmita, modifique, limite, grave o extinga la propiedad o posesión de bienes raíces o cualquier derecho real sobre los mismos, o sin serle, sea inscribible y dicho acto jurídico para su validez deba constar en Escritura Pública, la Oficina Registral debe proporcionar información sobre la situación jurídica vigente de un bien inmueble o derecho y de la situación que aquel o este guardan, en el que se haya inscrito el bien o el derecho de que se trate. El Notario para solicitar información sobre la situación jurídica de un bien o derecho, entrega a la oficina de Registro Público de la Propiedad su solicitud, que tiene efecto de Primer aviso preventivo en donde describe el inmueble, su antecedente registral, el nombre del titular de la inscripción y el negocio jurídico propalado. La Oficina Registral debe notificar el estado que guarda la inscripción que le solicite el Notario mediante el Primer aviso preventivo, sin cobro de derechos de registro. Los asientos que se practique y los certificados que se expidan con motivo del primer aviso preventivo, caduca a los treinta días naturales a contar desde la fecha en que produjo efectos de prelación la solicitud del Notario, a menos que se presente un Segundo aviso preventivo. La Oficina Registral debe expedir al interesado la certificación con los datos que solicite, en la que se determinará la existencia o inexistencia de gravámenes, cargas y limitaciones de dominio que reporte el inmueble, aun las que en su caso, estuviesen en trámite e incluye la anotación marginal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
15
Cuando se encuentre vigente un Primer aviso preventivo en determinada inscripción, y un Notario distinto tenga interés en saber la situación jurídica de la misma y presente un primer aviso preventivo, la Oficina Registral informará al Notario la hora y fecha de presentación del primer aviso preventivo vigente, señalando que no es posible correr su Primer aviso preventivo debido a la vigencia del primero, haciendo de su conocimiento que se corre cuando caduque el asiento practicado con motivo del Primer aviso preventivo vigente, siempre y cuando el notario no presente el Segundo aviso preventivo, salvaguardando de esta forma la prelación. El Segundo aviso preventivo es el documento en el que el Notario comunica a la Oficina Registral, una vez autorizada su Escritura Pública de los actos jurídicos por medio del cual declare, reconozca, adquiera, transmita, modifique, limite, grave o extinga la propiedad o posesión de bienes raíces o cualquier derecho real sobre los mismos, que se hubiesen formalizado dentro de la vigencia del Primer aviso preventivo. El Segundo aviso preventivo debe contener los datos del inmueble y su antecedente registral, su titular y el negocio jurídico propalado, los nombres de los otorgantes, el número y fecha de la Escritura Pública y la de su autorización. Cuando se encuentre vigente un Primer aviso preventivo en determinada inscripción, y Notario distinto tenga interés en saber la situación jurídica de la misma y presente un primer aviso preventivo, la Oficina Registral informa al Notario la hora y fecha de presentación del primer aviso preventivo vigente, señalando que no es posible correr su Primer aviso preventivo debido a la vigencia del primero, haciendo de su conocimiento que se corre cuando caduque el asiento practicado con motivo del Primer aviso preventivo vigente, siempre y cuando el notario no presente el Segundo aviso preventivo, salvaguardando de esta forma la prelación. El registrador debe realizar al margen del Segundo aviso preventivo y sin cobro de derecho de registro un nuevo y diverso asiento, que tiene vigencia de noventa días naturales a contar desde la fecha de autorización de la Escritura Pública, y sus efectos de prelación registral se retrotraerán a la fecha de presentación de la solicitud de información a la Oficina Registral. Cuando se presente el Segundo aviso preventivo, el asiento realizado con motivo de éste produce efectos de prelación contra terceros, únicamente desde la hora y fecha de su presentación, siempre y cuando se encuentre caducado el asiento practicado con motivo del Primer aviso preventivo o este nunca hubiese sido presentado, en caso de no haber caducado el Primer aviso preventivo se informa al Notario la vigencia del Primer aviso preventivo.
16
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DE REGISTRO PÚBLICO
1
Recibe del interesado Primer o segundo aviso preventivo en original y copia, sella de recibido y registra fecha y hora.
2 Entrega al usuario copia del Primer o segundo aviso preventivo como acuse de recibo.
3
Registra en Libro de gobierno original los datos del Primer o segundo aviso preventivo, anota en la parte superior de éstos el número de apéndice que le corresponda y turna para su respectivo trámite.
4
Solicita al archivo de la Oficina Registral el Libro de inscripciones original y coteja que todos los datos registrales del Primer o segundo aviso preventivo coincidan con el (los) antecedente(s) registral (es) del Libro de inscripciones.
¿Coinciden todos los datos del asiento registral?
4A
En caso de no coincidir: Notifica mediante oficio de negativa en original al interesado la razón por la cual no es posible correr el asiento de su Primer o segundo aviso preventivo y entrega el original al interesado, para que proporcione la información necesaria.
4B
En caso de coincidir: Extrae del Libro de Inscripciones la situación jurídica del bien inmueble bajo el (los) antecedente(s) registral (es) de que se trate, (existencia o inexistencia de gravámenes, cargas y limitaciones de dominio que reporte el inmueble, aún las que en su caso, estén en trámite) y certifica la situación jurídica del bien inmueble de acuerdo a los datos extraídos del Libro de inscripciones en el original de Primer o segundo aviso preventivo.
5
Imprime al margen del Libro de inscripciones de acuerdo al antecedente(s) registral (es) solicitado, un sello que contiene los datos del Primer o segundo aviso preventivo.
6
Turna para su validación y firma del Encargado y Oficial de la Oficina Registral, Primer y/o segundo aviso preventivo y el Libro de inscripciones en original en
17
donde quedó impreso el sello al margen del (los) antecedente(s) registrales.
Pasa el tiempo
7
Recibe Primer y/o segundo aviso preventivo original, validado y firmado por el Encargado y Oficial de la Oficina Registral.
8
Entrega Primer y/o segundo aviso preventivo original al interesado y recaba firma de recibo en la copia del Primer y/o segundo aviso preventivo, utilizado como acuse de recibo, misma que archiva de manera cronológica temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Inscripción de Diversos Actos y Hechos Jurídicos de la Propiedad. Objetivo: Inscribir diversos actos y hechos jurídicos de la propiedad, conforme a la Ley del Registro Público de la Propiedad, según la sección que corresponda, respecto de bienes, derechos o actos. Frecuencia: Diaria.
N O R M A S
Se inscribe en la Oficina Registral:
- Los títulos por los cuales se adquiera, transmita, modifica, grava o extingue el dominio, la posesión o los demás derechos reales sobre inmuebles.
- La constitución del patrimonio familiar. - Los Contratos de arrendamiento de bienes inmuebles por un periodo mayor de seis
años y aquellos en que haya anticipos de rentas por más de tres años. - La Escritura constitutiva de las sociedades civiles y la que la reforme. - La Escritura o documento constitutivo de las asociaciones y los que lo reforme. - La Escritura o documento constitutivo de fundaciones de beneficencia privada. - Las Resoluciones judiciales o de árbitros o arbitradores por los cuales se adquiera,
transmite, modifique, grave o extinga el dominio, la posesión o los demás derechos reales sobre inmuebles.
- Los Testamentos por efectos de los cuales la propiedad de bienes raíces, o de derechos reales, haciéndose el registro después de la muerte del testador.
- En los casos de intestado, el Auto declaratorio de herederos legítimos y el nombramiento de albacea definitivo.
- Las Resoluciones judiciales en las que se declare un concurso o se admita una cesión de bienes.
- El Testimonio de las informaciones perpétuam promovidas y protocolizadas de acuerdo con lo que dispone el Código de Procedimientos Civiles.
Los demás títulos que la Ley ordene expresamente que sean registrados.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
19
Para los actos de Enajenación, Modificación o Transmisión del dominio del bien inmueble, dación en pago, permuta, compra-Venta, adjudicación, apeo y deslinde, división de co-propiedad, fusión de predios el interesado presenta el Paquete de documentos «A» que consta de lo siguiente:
- Original y dos copias del Formato de solicitud de inscripción de documentos. - Original y dos copias del documento a inscribir. - Original y dos copias del Comprobante de pago de impuestos y/o Comprobante de
pago de derechos de registro. - Original y dos copias del plano o croquis del inmueble.
Para realizar el Acto de Rectificación de nombre, superficie, medida o colindancia e información testimonial, el interesado presenta el Paquete de documentos «B» que consta de lo siguiente:
- Original y dos copias del Formato de solicitud de inscripción de documentos (cuatro
copias en caso de compra-venta y crédito). - Original y dos copias certificadas de la Escritura, selladas y firmadas en original por el
Notario Público. - Original y dos copias del Comprobante de pago de derechos de registro.
Para los actos de Compra-Venta y crédito, el interesado deberá presentar el Paquete de documentos «C» que consta de lo siguiente:
- Original y 2 copias del Formato de solicitud de inscripción de documentos. - Original y 2 copias del documento a inscribir. - Original y 2 copias del Comprobante de pago de impuestos y/o Comprobante de pago
de derechos de registro. - Original y 2 copias del plano o croquis del inmueble.
Para los actos de Contratos privados, el interesado presenta el Paquete de documentos «D» que consta de lo siguiente:
- Original y 2 copias del Formato de solicitud de inscripción de documentos. - Original y 2 copias del contrato privado. - Original y dos copias de Comprobante de pago de derechos de registro. - Original y dos copias del Comprobante de pago del impuesto predial. - Original y dos copias del plano o croquis del inmueble. - Certificado de no inscripción, solicitado ante la Oficina Registral. - Oficio de autorización expedido por la DGRPP (este documento debe ser gestionado
por el responsable de ejecutar este acto o por el interesado). - Constancia de no adeudo municipal expedida por el Tesorero (en caso de que el
traslado de dominio no se hubiera pagado en su momento).
Para los actos de transmisión de dominio en ejecución de fideicomiso y extinción parcial del mismo, reconocimiento de adeudo y fideicomiso irrevocable como medio de pago, el interesado deberá presentar el paquete de documentos «E» que consta de lo siguiente:
20
- Original y 3 copias del formato de Solicitud de inscripción de documentos. - Escritura pública en original y 6 copias. - Original y 6 copias del Comprobante de pago del impuesto sobre la renta. - Original y 6 copias del Comprobante de pago del traslado de dominio. - Original y 6 copias del Comprobante de pago de derechos de registro. - Original y 6 copias del plano o croquis del inmueble.
Para realizar los trámites de Hipoteca, Embargo, Fianza, Reconocimiento de Adeudo, Mutuos, Créditos refaccionarios de habilitación o avío, el interesado deberá presentar el Paquete de documentos «F», que consta de lo siguiente:
- Original y 2 copias del formato de Solicitud de inscripción de documentos. - Original y 2 copias de los documentos oficiales de quien embarga (interesado, juzgado
y empresa afianzadora). - Original y 2 copias de Comprobante del pago de derechos de registro.
Los Actos jurídicos que se describen en los paquetes «A,B,C,D,E, ó F» se inscribe en la sección que le corresponda:
- Sección primera; actos relativos a la adquisición, transmisión o modificación de la
propiedad o posesión de bienes inmuebles o derechos reales sobre los mismos. - Sección segunda; actos relativos a hipotecas y demás gravámenes reales, aún sobre
bienes muebles. - Sección tercera; comprende el registro de contratos de arrendamiento y comodato. - Sección cuarta; registro de testamentos, autos declaratorios de herederos,
nombramientos de albaceas, cesión de derechos hereditarios y concursos. - Sección quinta; registro de sociedades y asociaciones civiles. - Sección sexta; registro de todas las demás operaciones y resoluciones no previstas en
las secciones anteriores que deban inscribirse según la Ley.
El servidor público, encargado de recibir los documentos para cada acto, es responsable de revisar y validar que se encuentren completos, para que continúe su procedimiento o de lo contrario debe devolverlos al interesado. El servidor público registra en el libro de gobierno al inicio del trámite:
- Número de presentación asignado - Fecha de presentación - Número de la Notaría - Acto Jurídico - Nombre del titular del nuevo derecho.
El bien inmueble debe corresponder a la zona registral de su competencia, para que se pueda realizar la inscripción.
El formato de solicitud de inscripción de documentos debe tener los siguientes requisitos:
21
- No se emplean abreviaturas, salvo que las contenga el documento que deba insertarse literalmente. No deben contener raspaduras ni enmiendas.
- Los datos deben anotarse en el campo que corresponda en el formato de Solicitud de inscripción de documentos, en los casos de que sea insuficiente el espacio, debe señalar a que campo corresponde, a fin de que sea legible.
- No debe dejar espacios en blanco entre cada uno de los párrafos, los que queden son inutilizados con rayas diagonales que se crucen.
El formato de solicitud de inscripción debe ser cotejada con la escritura, confirmando que los campos contengan los datos correctos de la escritura. En los actos en los que se requiera presentar comprobante de pago, tales como: impuesto sobre la renta del bien inmueble, traslado de dominio, derechos de registro y predial, las cuotas son las establecidas en la Ley del Impuesto sobre la Renta, Código Financiero del Estado de Veracruz y el Código Hacendario Municipal. El dictaminador, es la persona encargada de que el acto jurídico a inscribir cumpla con lo siguiente:
- Sello y firma del notario. - Nombre del adquirente. - Superficie del inmueble. - El antecedente registral debe coincidir con la escritura. - Estar al corriente de todos sus pagos. - La escritura no debe tener gravamen o nota de No Movimiento.
El trámite se atiende inmediatamente y el tiempo de respuesta es dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que se solicitó.
La oficina Registral, expide Oficio de negativa de inscripción en el que se fundamentarán los motivos por los cuales no se puede llevar a cabo la inscripción. La anotación marginal corresponde a la leyenda que se imprime en el Libro de Inscripción con sello y contiene datos generales de acuerdo al acto jurídico de que se trate (esta anotación se realiza en el Libro de Inscripciones del antecedente registral). El libro de inscripciones se forma de actos jurídicos que consten en escritura pública, de forma cronológica en la sección que corresponda. Los sellos que se imprimen son los que correspondan, según el Acto Jurídico a inscribir:
- Sello de Inscripción de escrituras y literales. - Sello para actos de comercio: SIGER (Sistema Integral de Gestión Registral). - Sello oficial de la Oficina Registral. - Sello de los nombres del Encargado y Oficial de la Oficina Registral de que se trate. - Sello de anotación marginal sección primera. - Sello de anotación marginal sección segunda.
La oficina Registral lleva una Libreta de secciones en la cual se registra:
22
- Número de inscripción que le corresponda. - Sección a que corresponda. - Tomo. - Número de fojas. - Fecha de inscripción. - Número de presentación asignado.
El servidor público registra en el Libro de gobierno al finalizar el trámite:
- Número con el que quedó inscrito el acto jurídico - Fecha de inscripción. - Sección. - Volumen. - Tomo.
El trámite se atiende inmediatamente y el tiempo de respuesta es dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que se solicitó.
La Oficina Registral, expide Oficio de negativa de inscripción en el que se fundamentarán los motivos por los cuales no se puede llevar a cabo la inscripción. La anotación marginal corresponde a la leyenda que se imprime en el Libro de inscripción con sello y contiene datos generales de acuerdo al acto jurídico de que se trate (esta anotación se realiza en el Libro de Inscripciones del antecedente registral). El Libro de inscripción se forma de actos jurídicos que consten en escritura pública, de forma cronológica en la sección que corresponda. Los sellos que se imprimen, en los que correspondan, según el Acto Jurídico a inscribir:
- Sello de Inscripción de escrituras y literales. - Sello para actos de comercio: SIGER (Sistema Integral de Gestión Registral). - Sello oficial de la Oficina Registral. - Sello de los nombres del encargado y oficial de la Oficina Registral de que se trate. - Sello de anotación marginal sección primera. - Sello de anotación marginal sección segunda.
La Oficina Registral lleva una libreta de secciones en al cual se registra:
- Número de inscripción que le corresponda. - Sección a que corresponda. - Tomo. - Número de fojas. - Fecha de inscripción. - Número de presentación asignado.
El servidor público registra en el Libro de gobierno al finalizar el trámite:
23
- Número con el que quedó inscrito el acto jurídico. - Fecha de inscripción. - Sección. - Volumen. - Tomo.
24
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DE REGISTRO PÚBLICO
1 Recibe del interesado copia del Paquete de documentos <A, B, C, D, E o F> para la inscripción de que se trate.
¿Está completo el paquete <A, B, C, D, E o F>?
1A
En caso de no estar completo: Devuelve Paquete de documentos <A, B, C, D, E o F> al interesado y lo orienta.
Fin del procedimiento
2
En caso de estar completo: Extrae del Paquete de documentos <A, B, C, D, E o F> Solicitud de Inscripción en original y tres copias.
3
Acusa de recibido en original y en copia del formato de Solicitud de inscripción y entrega copia sellada de recibido al interesado, misma que debe presentar para recoger su trámite.
4
Registra en Libro de gobierno original el número de presentación en que quedó asentado; así como la hora, día, mes, año y tipo de acto jurídico.
5
Solicita al área de archivo de la Oficina Registral, el Libro de inscripciones, de acuerdo al (los) antecedente(s) registral (les) del formato de Solicitud de inscripción original.
Pasa el tiempo.
6
Recibe del área de archivo de la Oficina Registral el Libro de inscripciones original y verifica que los datos coincidan con los proporcionados en el formato de Solicitud de Inscripción.
¿Es procedente la inscripción del acto jurídico de que se trate?
6A
En caso de no ser procedente: Elabora Oficio de negativa de inscripción en original y copia; imprime sello y recaba firma del Encargado u Oficial de la Oficina Registral.
Pasa el tiempo.
6 B Solicita al interesado copia del formato de Solicitud de
25
inscripción utilizada como acuse de recibo del trámite y entrega Oficio de negativa de Inscripción en original, Paquete de documentos en original, formato de Solicitud de inscripción original y dos copias del mismo; orienta al interesado.
OFICINA DE REGISTRO PÚBLICO
6 C
Recaba firma de recibido en copia de Oficio de negativa de inscripción y destruye copia de formato de Solicitud de inscripción.
6 D Archiva de forma cronológica temporal copia del Oficio de negativa de inscripción.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
7 En caso de ser procedente:
8
Anota al margen del libro de inscripciones del antecedente registral, los datos generales de acuerdo al acto jurídico de que se trate.
9
Imprime sello en Escritura pública original, en las literales dos tantos obtenidas del Paquete de documentos <A,B,C,D,E o F> y registra los datos que corresponden de acuerdo a Libreta de secciones en original.
10
Recaba firma del Encargado y Oficial de la Oficina Registral en Escritura pública original, literales en dos tanto y en Libro de inscripciones en original del antecedente registral.
B 11 Entrega Escritura pública original al interesado y recaba acuse en el Libro de gobierno en original.
12
Turna un tanto de literal de la Escritura Pública inscrita al área de cómputo para su captura en el sistema RPP 2001, y otro tanto para envío al Archivo del Registro Público de la Propiedad.
Pasa el tiempo.
13 Recibe del área de cómputo literal en un tanto de Escritura pública capturada en el Sistema RPP 2001.
14 Integra al Libro de inscripciones en original y archiva en forma cronológica.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Registro de la Información de los Actos de Comercio en el Sistema Integral de Gestión Registral (SIGER) e Inscripción en el Registro Público de Comercio. Objetivo: Asegurar el registro de los actos de comercio mediante su captura en el SIGER, con la finalidad de que tengan validez y facilitar su acceso a nivel Nacional. Frecuencia: Diaria.
N O R M A S
El acceso al Sistema Integral de Gestión Registral (SIGER), debe realizarla el usuario autorizado para su recepción, análisis y calificación, ingresando su nombre, clave de acceso y nombre de la base de datos. El interesado debe presentar forma precodificada, acompañada del Testimonio, póliza o acta, en el que conste el acto a inscribir, archivo en forma digital y Comprobante de pago de derechos de registro. La Forma precodificada debe contener firma del notario, corredor público o autoridad administrativa. Se entrega al usuario, notario o corredor público Boleta de recepción del acto a inscribir, generada en el Sistema Integral de Gestión Registral (SIGER), misma que debe contener los datos siguientes:
- Sello de recepción. - Número progresivo. - Fecha y - Hora de recepción de la forma precodificada. - Acto de comercio que se pretende inscribir. - Nombre de la Sociedad.
La oficina Registral publicita, a través del SIGER, una Nota de presentación, la cual permanece con efectos de preinscripción durante la fase de análisis, en la que identifica el número de control, la fecha, hora de recepción y los datos capturados.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
27
El Encargado de la Oficina Registral, autoriza la inscripción del acto de comercio mediante la generación de la firma electrónica, con lo cual se crea en forma definitiva el folio mercantil electrónico correspondiente, y emite a través del SIGER Boleta de Inscripción que se entrega al interesado. 1. En el caso de Constitución de sociedad mercantil, constitución de sociedad de responsabilidad ilimitada, microindustrias, matriculación de comerciante individual, registro de estatutos de sociedad extranjera, poder por persona física y constitución de asociación en participación, cambio de domicilio social de la sociedad, se debe entender que por primera vez se van a registrar y en consecuencia no tienen antecedentes registrales, por lo cual se le asigna por primera vez número de folio. 2. Los actos posteriores, tales como asambleas ordinarias, asambleas extraordinarias, poderes, embargos, etc., se debe requerir que el solicitante proporcione el antecedente registral y para sociedades y comerciantes registrados en el SIGER se solicitará al interesado el número de folio mercantil electrónico para obtener el nombre de la sociedad y comerciante. 3. En el caso de los actos que de acuerdo a su naturaleza no sean susceptibles de inscripción, o no cumplan con los requisitos o formas extrínsecas de la ley, el Registrador generará boleta de rechazo subsanable o no subsanable debidamente fundado o motivado, el cual se entregará al usuario, notario o corredor público para que sea subsanado o en su defecto promueva su recurso ante la instancia correspondiente. Para el registro de una Constitución de sociedad o acto de comercio, el solicitante debe presentar los siguientes requisitos mínimos:
- Instrumento donde conste el acto a inscribir. - Llenar correctamente la forma precodificada, misma que puede ser descargada de la
página de internet de la Secretaría de Economía.
- Comprobante de pago de derechos de registro de acuerdo al tabulador vigente. Diversos tipos de actos de comercio integrados dentro del formato de las formas Precodificadas: Por primera vez: Constitución de Sociedad M-4 Constitución /Modificación de Sociedad Microindustrial M-5 Matriculación de Comerciante Individual M-9 Poder para poder otorgar o suscribir Títulos de Crédito M-28 Corredor Público M-38
Cuando ya se tiene un antecedente registral y número de folio mercantil electrónico: Acta de Sesión de Consejo de Administración M-1 Asamblea M-2 Asamblea Ordinaria M-2 Asamblea Extraordinaria 2 (Asamblea de Obligacionistas) M-2 Depósito de Firmas M-7
28
Poder por Persona Moral o Representación M-10 Registro y/o Modificación de Sociedad Extranjera M-11 Renuncia de Poderes M-12 Arrendamiento Financiero (Inmueble) M-15 Rectificación/Cancelación de Inscripciones/Anotaciones M-26 Anotación por Orden de Autoridad M-33 Anotación de embargo M-33 Anotación de litigio de la Sociedad M-33 Anotación Preventiva de Demanda M-33 Declaración de Quiebra M-33 Sentencia de Concurso Mercantil/Declaración de Quiebra M-34 Capitulaciones Matrimoniales M-39 Nombramiento y cancelación de interventor M-40 Cancelación de Anotación por Orden de Autoridad M-44 Cancelación de Embargo o Litigio de la Sociedad M-44 Cancelación de Anotación Preventiva M-44 Toma de razón en el Registro Público de Comercio M-45
Los actos de comercio para su registro y validación, deben observar lo establecido en la Ley del Registro Público de la Propiedad para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, artículos 1, 2 fracciones III, IV, V, VI, VIII, X 4, 5, 6, 8 fracción X, 25 fracciones V Y VI, 33. Reglamento del Registro Público de Comercio, artículos 4, 7, 8, 10, 10 bis. Convenio de Coordinación para la Operación del Registro Público de Comercio, cláusulas Primera a la Décima Cuarta. Acuerdo por el que se establecen las formas para llevar a cabo las inscripciones y anotaciones en el Registro Público de Comercio y en el Registro Único de Garantías Mobiliarias, publicado en el Diario Oficial de la Federación de fecha 12 de octubre de 2010. Con fundamento en los artículos 18, 20 y 21 bis del Código de Comercio, 34, fracción XIV de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 5, fracción XVI del Reglamento Interior de la Secretaría de Economía. Las formas precodificadas para la realización de inscripciones, anotaciones y tomas de razón ante el Registro Público de Comercio son las contenidas en el Anexo II de este ordenamiento. Dichas formas precodificadas son de libre reproducción y deben contener los datos que se señalan en cada uno de los campos conforme a su instructivo de llenado. Las formas precodificadas mencionadas en el párrafo anterior y sus instructivos de llenado están disponibles en la dirección de internet: www.siger.gob.mx.
29
ÁREA Y/O PUESTO
NÚMERO
Descripción de la actividad
OFICINA DE REGISTRO PÚBLICO
1
Recibe Forma precodificada acompañada del Testimonio, póliza o acta, en el que consta el acto a inscribir en original o digital.
¿Recibe vía electrónica o físicamente?
1A
En caso de recibir vía electrónica: Verifica que la Forma precodificada electrónicamente se encuentre llenada correctamente por el notario o corredor público.
1B Ingresa al SIGER y genera Boleta de recepción en archivo electrónico.
1C Envía al notario o corredor público, vía electrónica, Boleta de recepción en archivo electrónico de documentos.
1D
Solicita al notario o corredor público correo electrónico del Testimonio, póliza o acta que se pretende inscribir, además del comprobante de pago de derechos de registro público.
Conecta con actividad No. 6
2
En caso de recibir físicamente: Verifica la recepción de la Forma precodificada, Testimonio, póliza o acta y Comprobante de pago de derechos de registro público en originales.
3 Verifica que la Forma precodificada esté firmada por el notario o corredor público.
4 Ingresa al SIGER y genera Boleta de recepción en original.
5 Entrega al interesado Boleta de recepción en original.
6
Captura en los campos del SIGER los datos contenidos en la Forma precodificada.
7
Verifica la existencia o inexistencia de Antecedentes registrales y determina su procedencia.
¿Es procedente el acto?
30
7A
En caso de no ser procedente: Elabora en el sistema Rechazo subsanable o no subsanable de improcedencia, debidamente fundado y motivado, entregando al interesado en forma física Boleta de rechazo, debidamente firmada y sellada, en el caso de forma electrónica el notario o corredor público imprime dicha boleta.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
OFICINA DE REGISTRO PÚBLICO
8
En caso de ser procedente: Publicita a través del SIGER una Nota de presentación electrónica, la cual permanece con efectos de preinscripción durante la fase de análisis.
9
Analiza los datos capturados en el SIGER y verifica que contenga sello, número de control, fecha y hora de recepción.
Pasa el tiempo
10
Recaba firma electrónica en la Boleta de inscripción autorizada del Encargado de la Oficina Registral, una vez autorizada la inscripción del acto de comercio, se crea en forma definitiva el Folio mercantil electrónico correspondiente.
11 Identifica el tipo de recepción para proceder al envío de la Boleta de Inscripción.
¿Cuál fue el tipo de recepción?
11A
En caso de haber sido electrónica: Informa al Notario de manera económica que la inscripción ha sido autorizada para que él en sus instalaciones imprima la boleta de inscripción correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
12
En caso de haber sido física: Emite a través del SIGER Boleta de Inscripción en original debidamente firmada y sellada, y entrega al Notario o Corredor Público.
Pasa el tiempo
31
13
Entrega al Notario o Corredor Público Boleta de recepción, testimonio, Póliza o acta, Comprobante de pago de derechos de registro y Boleta de inscripción en originales.
14
Ejecuta en el SIGER etapa de archivo para que el acto registrado electrónicamente quede como concluido, y envía a la base de datos central de la Secretaría de Economía para su conocimiento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Elaboración de los Informes en los Recursos de Revocación Interpuestos ante la Secretaría General de Gobierno. Objetivo: Entregar los informes que sean requeridos por la Secretaria de Gobierno del Estado, respecto de la interposición de los Recursos de Revocación que son interpuestos ante éste, en contra de las Resoluciones emitidas en los expedientes de los Recursos de Inconformidad, Quejas contra Registradores y Quejas contra Notario Públicos. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
1. En las Resoluciones que emita la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, se debe dejar a salvo los derechos del quejoso para que pueda recurrirlas ante el Superior Jerárquico, que en este caso es el Secretario de Gobierno del Estado, a través del Recurso de Revocación, contando para ello con un plazo de quince días hábiles a partir del día siguiente en que surta sus efectos la notificación de la resolución de que se trate, lo anterior, con fundamento en los artículos 118, 260 y 261 del Código de Procedimientos Administrativos. 2. Artículo 118 de la Ley de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. “Las resoluciones dictadas en el procedimiento administrativo expresan los recursos o medios de defensa que contra las mismas procedan, así como la autoridad o el Tribunal ante el que deban presentarse y el plazo para interponerlos”. 3. Artículo 260 de la Ley de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. “Los interesados afectados por los actos o resoluciones definitivos de las autoridades, así como por los dictados en el procedimiento administrativo de ejecución pueden, a su elección, interponer el recurso de revocación previsto en este Código o intentar el juicio contencioso ante el Tribunal”.
4. El recurso de revocación tiene por objeto que el superior jerárquico de la autoridad emisora confirme, modifique, revoque o anule el acto administrativo recurrido.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
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5. Artículo 261 de la Ley de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. “El plazo para interponer el recurso de revocación es de quince días, contados a partir del día siguiente a aquél en que surta sus efectos la notificación de la resolución que se recurra, o de que el recurrente tenga conocimiento de dicha resolución, excepto en los casos en que, a través de este recurso, se hagan valer tercerías en los términos de los artículos 245 y 246 de este Código”.
34
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DICTAMINADORA
TÉCNICA Y DE SUPERVISIÓN
1 Recibe Oficio de solicitud de informe de Recurso de revocación interpuesto en original y verifica la información.
2
Elabora Informe del recurso de revocación interpuesto y turna, en original, a la Dirección General para su revisión y autorización.
Pasa el tiempo.
3
Recibe Informe del recurso de revocación interpuesto por el Director General en original y anexa Copia certificada del expediente.
4
Envía Informe de Recurso de Revocación Interpuesto, en original y Copia certificada del expediente a la Secretaría de Gobierno para su resolución.
Pasa el tiempo.
5
Recibe Oficio de resolución original, emitido por la Secretaría de Gobierno del Recurso de Revocación Interpuesto.
6 Analiza Oficio resolución original del Recurso de Revocación Interpuesto.
¿Requiere de un nuevo dictamen?
7
En caso de requerir nuevo dictamen: Elabora Resolución del recurso de inconformidad, en un tanto, en el sentido que indica la Resolución del recurso de revocación emitido por la Secretaría de Gobierno.
Conecta con actividad 4.
8
En caso de no requerir nuevo dictamen: Archiva Oficio de resolución en original en su expediente respectivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Elaboración de Informes Previos y Justificados Requeridos por las Autoridades Judiciales Federales dentro de los Juicios de Amparo. Objetivo: Formular los informes previos y justificados que son requeridos por las Autoridades Judiciales Federales, dentro de los expedientes de los Juicios de Amparo, mediante los cuales se hace valer la legalidad de la actuación de la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías como autoridad Responsable o Ejecutora. Frecuencia: Diaria.
N O R M A S
Artículo 18 fracción VII de la Ley del Registro Público de la Propiedad para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. “Formular los informes previos y justificados, así como elaborar la contestación de las demandas que sean interpuestas ante los tribunales competentes, en contra de la Dirección General, debiendo recabar la firma del Director General, representar a la Oficina Registradora que corresponda, en todos los juicios en que sea parte”.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
36
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad OFICINA
DICTAMINADORA TÉCNICA Y DE SUPERVISIÓN
1 Recibe Oficio o telegrama en original del Juzgado de Distrito.
2
Analiza Oficio o telegrama e identifica solicitud de información y elabora Informe previo o justificado en dos tantos.
3
Recaba firma del Director General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías.
4 Envía Informe previo o justificado en dos tantos al Juzgado de Distrito correspondiente.
Pasa el tiempo.
5
Recibe un tanto del Informe previo o justificado como acuse de recibo con fecha de recepción del Juzgado que lo solicitó
6 Integra Expediente con Informe previo o justificado en un tanto y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Revisión de la Documentación de las Operaciones Inscritas en las Oficinas de Registro Público del Estado. Objetivo: Revisar que la documentación que sustenta las operaciones inscritas en las Oficinas Registrales cumplan las normas requeridas. Frecuencia: Mensual.
N O R M A S
La Oficina de Archivo de Registro Público recibe, en forma mensual, oficio en el cual están relacionadas las operaciones inscritas en las Oficinas Registradoras y paquete de documentos, mismo que consta de lo siguiente:
- Copia de solicitud de inscripción. - Literal de la escritura inscrita. - Copia de los comprobantes de pago de impuestos y/o comprobante de pago de derechos
de registro. - Copia de plano o croquis.
La Oficina de Archivo de Registro Público revisa que la documentación respecto a las operaciones inscritas, emitidas cada mes por las Oficinas Registradoras contengan los siguientes datos:
- Firma del Registrador. - Sello de la Oficina Registral. - Número de inscripción. - Sección. - Tomo. - Volumen. - Fecha de inscripción.
La Oficina de Archivo de Registro Público archiva la documentación emitida por las Oficinas Registradoras en el orden siguiente:
- Zona registral. - Año.
La Oficina de Archivo de Registro Público emite un informe de revisión al Subdirector del Registro Público de la Propiedad, del resultado de la revisión realizada a la documentación de las operaciones inscritas, enviadas por las Oficinas Registradoras.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
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Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DE ARCHIVO DE REGISTRO
PÚBLICO 1
Recibe Oficio de relación en original de las operaciones inscritas y Paquete de documentos en un tanto de la oficina registradora.
2
Verifica que el Oficio de relación en original de las operaciones inscritas coincida con el contenido del paquete de documentos.
3
Deposita Paquete de documentos en un tanto de las operaciones inscritas en el área asignada para su selección por zona registral y año.
4
Revisa y verifica que la Documentación de las operaciones inscritas cumpla con los requisitos requeridos.
5
Elabora Informe de revisión en original y copia y envía al Subdirector del Registro Público de la Propiedad.
6
Recaba firma de recibido en acuse en copia de Informe de revisión y archiva en expediente correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Expedición de Copias Certificadas por Deterioro o Extravío de Instrumentos Inscritos en las 25 Oficinas de Registro Público del Estado. Objetivo: Expedir copias de las inscripciones que por deterioro o extravío no se encuentren en las Oficinas Registradoras. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
La Oficina de Archivo de Registro Público de la Propiedad repone a las 25 Zonas Registrales las inscripciones que por deterioro o extravío lleguen a necesitar. El Encargado de la Oficina de Archivo de Registro Público, verifica que anexo al Oficio de solicitud de reposición por deterioro o extravío de la inscripción, se encuentre el Acta administrativa levantada por el Encargado de la Oficina Registradora y acta levantada ante el Ministerio Público. El Encargado de la Oficina de Archivo de Registro Público, remite solicitud al Subdirector del Registro Público de la Propiedad para su análisis, autorización y firma.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
40
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DE ARCHIVO DE
REGISTRO PÚBLICO 1
Recibe Oficio de solicitud de reposición en original por deterioro o extravío y actas originales levantadas de las Oficinas Registrales.
2
Envía Oficio de solicitud de reposición original por deterioro o extravío y actas en original levantadas a la Subdirección del Registro Público de la Propiedad para su autorización.
Pasa el tiempo.
3
Recibe Oficio de autorización, Oficio de solicitud de reposición, actas levantadas en original y archiva en forma temporal.
4 Realiza búsqueda de la Inscripción, fotocopia y certifica inscripción solicitada.
5 Envía Copia certificada de la inscripción al Subdirector del Registro Público de la Propiedad y recaba firma.
6
Recibe y elabora Oficio de envío en original y copia, recaba firma del encargado de Oficina de Archivo de Registro Público.
7
Envía Copia certificada de la inscripción y oficio de envío en original a la Oficina Registral que solicitó reposición.
Pasa el tiempo.
8
Recaba acuse de recibido en copia de Oficio de envío, mismo que archiva en expediente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Búsqueda de Libros de Protocolo y Avisos Testamentarios. Objetivo: Remitir libros de protocolo, apéndices, cotejos y/o avisos testamentarios solicitados por la Dirección General. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
La Oficina de Archivo de Registro Público facilita a la Dirección General Del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, la documentación requerida para su consulta y/o cotejo. La Oficina de Archivo de Registro Público debe de recabar acuse de recibo de toda solicitud de libros de protocolo, apéndices, o avisos testamentarios.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
42
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DE ARCHIVO DE
REGISTRO PÚBLICO 1
Recibe solicitud en original de la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, para consulta y/o cotejo de documento determinado y realiza búsqueda.
Pasa el tiempo.
2 Elabora oficio de envío en original y copia.
3 Recaba firma del Encargado de la Oficina de Archivo de Registro Público.
4
Remite Oficio de envío y documento solicitado en originales a la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías.
5
Recaba acuse de recibo en copia de Oficio de envío y archiva en forma cronológica en Carpeta de correspondencia de salida.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Expedición de Patente de Notario Titular. Objetivo: Otorgar a los profesionales en derecho, que cumplan con los requisitos que establece la ley de la materia, el documento mediante el cual el Estado, a través del Ejecutivo, delega fe publica, dando así certeza jurídica en el ejercicio de la función notarial. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección encargada de recibir y distribuir a las distintas oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía de Partes. El interesado presenta, en Oficialía de Partes, solicitud dirigida al Ejecutivo por conducto de la Dirección General y documentación en dos tantos originales, para la expedición de Patente de Notario Titular, debiendo acompañar dos fotografías tamaño credencial, ovalado en blanco y negro, así como el pago de derechos establecido en el artículo 140, apartado B, fracción V del Código Financiero del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. El interesado previamente debe cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 17 y 36 de la Ley del Notariado en vigor para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; y haber aprobado el examen correspondiente. Artículo 17 de la Ley del Notariado en vigor.
- Ser mexicano, en pleno ejercicio de sus derechos. - Ser Licenciado en Derecho, con título registrado y cédula profesional. - No padecer enfermedad crónica que afecte sus facultades intelectuales, ni impedimento
físico incompatible con las funciones de Notario. - Haber observado siempre buena conducta. - Tener una residencia efectiva e ininterrumpida en el Estado, cuando menos de tres años
anteriores a la fecha de la solicitud. - No haber sido separado del ejercicio del Notariado dentro de la República Mexicana, ni
condenado por delito doloso a la fecha de solicitud. - No ser ministro de culto religioso. - Artículo 36 de la Ley del Notariado en vigor. - Tener Patente de Aspirante al ejercicio del Notariado.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
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- Contar cuando menos con dos años de práctica notarial; o haber asistido y aprobado el curso de especialización notarial que imparta el Instituto de Estudios Superiores del Colegio.
- Obtener calificación aprobatoria en el examen de oposición que los coloque en posibilidades de elegir alguna de las Notarías convocadas al concurso y,
- Haber cumplido veintiocho años de edad, a la fecha de la última publicación de la convocatoria.
El Colegio de Notarios debe enviar el Informe de resultados del examen de oposición a la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías. El pago de derechos (50 salarios mínimos) debe efectuarse mediante formato emitido, a través del Portal de la Oficina Virtual de Hacienda en las sucursales bancarias o centros autorizados. La Patente de Notario Titular es expedida por el Ejecutivo del Estado, a través de la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, dentro del término de treinta días hábiles a partir de la fecha en que reciba el informe de resultados y surtirá efectos a partir de su publicación en la Gaceta. La Oficina de Inspección de Notarías y Trámites de la Dirección General, registra la Patente de Notario y envía para su registro al Colegio de Notarios.
45
Área y/o puesto
Número
Descripción de la actividad
OFICINA DE
INSPECCIÓN DE NOTARÍAS Y TRÁMITES
1 Recibe solicitud y documentación original por duplicado.
2
Verifica documentación en un tanto en original y envía al Colegio de Notarios el otro tanto para que sea valorada y realice el examen correspondiente.
3
Elabora Acuerdo y oficio en original para autorizar a los participantes la aplicación del examen fijando lugar, fecha y hora del mismo, recaba firma de visto bueno del Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías y firma del Director General. Envía a Secretaría de Gobierno para recabar firma del Secretario de Gobierno. De manera personal se notifica a los sustentantes de dicho Acuerdo para la celebración del Examen.
4
Recibe Acuerdo en original y obtiene copia del mismo, envía copia del mismo informando que se autoriza a los participantes la aplicación del examen fijando lugar, fecha y hora, al Colegio de Notarios del Estado de Veracruz.
Pasa el tiempo.
5
Recibe y verifica informe de resultados original del examen aplicado para adquirir la Patente de Notario Titular, del Colegio de Notarios del Estado de Veracruz.
6
Elabora Acuerdo de designación, Patente de Notario Titular y oficio en originales, recaba firma de visto bueno del Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías y firma del Director General, posteriormente envía a Secretaría de Gobierno para recabar firma del Ejecutivo.
7 Recibe del Notario Titular dos fotografías y Comprobante de pago de derechos originales.
Pasa el tiempo.
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8
Recibe del Ejecutivo Acuerdo de designación y Patente de Notario Titular en originales firmados, registra la Patente de Notario Titular en el Libro de Registro y envía al Colegio de Notarios Patente de Notario Titular en original, para que proceda en los mismos términos a su registro en la Secretaría de dicho órgano.
9
Obtiene copia de Patente de Notario Titular, elabora oficio en original para su publicación en la Gaceta Oficial del Estado por una sola ocasión, recaba firma de visto bueno del Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías y firma del Director General, envía a Secretaría de Gobierno.
Pasa el tiempo.
10 Recibe Patente de Notario Titular en original registrada por el Colegio de Notarios.
11
Obtiene copia de Patente de Notario Titular y entrega original al Notario Titular, recaba acuse de recibo en copia del mismo.
12
Turna a la oficina de Protocolo y Archivo de Notarías Acuse de recibido de patente de Notario titular y Acuerdo de designación en original para su archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Expedición de Nombramiento de Notario Adscrito. Objetivo: Otorgar a los interesados el documento mediante el cual el Ejecutivo, designa a un aspirante al ejercicio del notariado para sustituir a un notario en sus ausencias temporales o licencias, con plenitud de funciones e igualdad de obligaciones, responsabilidades e impedimentos. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección encargada de recibir y distribuir a las distintas Oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía de Partes. El interesado previamente debe contar con Patente de Aspirante al Ejercicio del Notariado. El Notario Titular interesado en designar al Notario Adscrito, presenta en Oficialía de Partes de la Dirección General, la solicitud de designación de Notario Adscrito, debiendo acompañar copia de la Patente de Aspirante al Ejercicio del Notariado de quien se proponga como adscrito, una fotografía tamaño credencial ovalada en blanco y negro, así como el pago de derechos establecido en el artículo 140, apartado B, fracción IV del Código Financiero del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. El pago de derechos (15 salarios mínimos) debe efectuarse mediante formato emitido a través del Portal de la Oficina Virtual de Hacienda en las sucursales bancarias o centros autorizados. El Ejecutivo del Estado, vía la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, elabora y expide el Acuerdo de designación de Notario Adscrito y el Nombramiento de Notario Adscrito.
La Dirección General elabora el Oficio ordenando la publicación del Acuerdo y Nombramiento de Notario Adscrito en la Gaceta Oficial del Estado, la cual corre a cuenta del interesado.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
48
Área y/o puesto
Número
Descripción de la actividad
OFICINA DE INSPECCIÓN DE NOTARÍAS Y TRÁMITES
1 Recibe y verifica solicitud y documentación en original.
2
Elabora Acuerdo de designación y Nombramiento de notario adscrito en original, recaba firma de visto bueno del Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías y firma del Director General, envía a Secretaría de Gobierno para recabar firma del Ejecutivo.
Pasa el tiempo.
3
Recibe del Notario Titular una fotografía y Comprobante de pago de derechos correspondientes, en originales, por la expedición de Nombramiento de Notario Adscrito.
4
Recibe del Ejecutivo Acuerdo de designación y Nombramiento de Notario Adscrito firmados en originales, elabora oficio en original y obtiene copia del Acuerdo de Designación y Nombramiento de Notario adscrito, mismas que envía a la Editora de Gobierno para su publicación por una sola ocasión en la Gaceta Oficial del Estado, recaba firma del Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías y turna a Oficialía de Partes para entrega al interesado.
Pasa el tiempo.
5
Recibe como Acuse de recibido y en copia el Acuerdo de designación de Notario Adscrito y Nombramiento de Notario Adscrito que turna a la oficina de Protocolo y Archivo de Notarías, para su archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Expedición de Patente de Aspirante al Ejercicio del Notariado. Objetivo: Otorgar a los profesionales en derecho, que cumplan con los requisitos que establece la ley de la materia, el documento mediante el cual el Estado a través del Ejecutivo, delega fe pública, dando así certeza jurídica en el ejercicio de la función notarial. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección encargada de recibir y distribuir a las distintas Oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía de Partes. El interesado presenta, en Oficialía de Partes, solicitud dirigida al Ejecutivo por conducto de la Dirección General y documentación en dos tantos originales, para la expedición de Patente de Aspirante al Ejercicio del Notariado, debiendo acompañar dos fotografías tamaño credencial, ovaladas en blanco y negro, así como el pago de derechos establecido en el artículo 140, apartado B, fracción III del Código Financiero del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. El interesado, previamente, debe cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 17 y 18 de la Ley del Notariado en vigor para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; y haber aprobado el examen correspondiente. Artículo 17 de la Ley del Notariado en vigor.
- Ser mexicano, en pleno ejercicio de sus derechos. - Ser Licenciado en Derecho, con título registrado y cédula profesional. - No padecer enfermedad crónica que afecte sus facultades intelectuales, ni impedimento
físico incompatible con las funciones de Notario. - Haber observado siempre buena conducta. - Tener una residencia efectiva e ininterrumpida en el Estado, cuando menos de tres años
anteriores a la fecha de la solicitud. - No haber sido separado del ejercicio del Notariado dentro de la República Mexicana. - Ni condenado por delito doloso a la fecha de solicitud. - No ser ministro de culto religioso.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
50
La Dirección General del Registro Público de la Propiedad, debe notificar a los sustentantes por lo menos con diez días de anticipación a la fecha del examen, artículo 19 de la Ley del Notariado en vigor para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. El Colegio de Notarios debe enviar el Informe de resultados del examen de aspirante a la Dirección General del Registro Púbico de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías. El pago de derechos (30 salarios mínimos) debe efectuarse mediante formato emitido, a través del Portal de la Oficina Virtual de Hacienda en las sucursales bancarias o centros autorizados. La Patente de Aspirante al ejercicio del Notariado es expedida por el Ejecutivo del Estado, a través de la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, dentro del término de quince días hábiles a partir de la fecha en que reciba el informe de resultados, la cual se manda a publicar en la Gaceta Oficial por una sola ocasión. La Oficina de Inspección de Notarías y Trámites de la Dirección General, registra la Patente de Aspirante al Ejercicio del Notariado y envía para su registro al Colegio de Notarios.
51
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad OFICINA DE INSPECCIÓN DE NOTARÍAS Y TRÁMITES
1 Recibe solicitud y documentación en dos tantos originales.
2
Verifica documentación, un tanto lo envía en original al Colegio de Notarios, para que sea valorada y realice el examen correspondiente.
3
Notifica de manera personal a los sustentantes, Oficio para la celebración del Examen, por lo menos con diez días de anticipación.
Pasa el tiempo.
4
Recibe Informe de resultados en original del examen aplicado, elabora Patente de Aspirante al ejercicio del Notariado y oficio en original, recaba firma de visto bueno del Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías y firma del Director General, envía a Secretaría de Gobierno para recabar firma del Ejecutivo.
5 Recibe del Aspirante al Ejercicio del Notariado dos fotografías y pago de derechos originales.
Pasa el tiempo.
6
Recibe del Ejecutivo Patente de aspirante al ejercicio del Notariado en original firmada, registra Patente de Aspirante en el Libro de registro y envía al Colegio de Notarios Patente de Aspirante en original para que proceda en los mismos términos a su registro en la Secretaría de dicho órgano.
7
Obtiene copia de Patente de Aspirante al ejercicio del Notariado, elabora oficio para su publicación en la Gaceta Oficial por una sola ocasión, recaba firma de visto bueno del Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías y firma del Director General para enviar a Secretaría de Gobierno.
Pasa el tiempo.
8
Recibe Patente de Aspirante al ejercicio del Notariado en original, registrada por el Colegio de Notarios.
52
9
Entrega al interesado Patente de aspirante al ejercicio del Notariado en original y recaba acuse de recibo en copia.
10
Archiva Acuse de recibido de Copia de Patente de aspirante al Ejercicio del Notariado en Expediente del Aspirante.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Autorización de Licencias, Permutas de Notarios Titulares y Revocación de Notario Adscrito. Objetivo: Autorizar las Licencias y Permutas que soliciten los Notarios Titulares, así como también las Revocaciones a las Designaciones de Notarios Adscritos. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
El Notario Titular puede solicitar al Ejecutivo, a través de la Dirección General, la permuta de Notarías, Licencias o Revocación de Notarios Adscritos establecida en los artículos 13, 14, 15, 55, 56, 60, 61, 62, 63,64 y 65 de la Ley del Notariado en vigor para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. El Notario Titular previamente presenta en Oficialía de Partes la solicitud del trámite correspondiente. La Dirección General elabora el Acuerdo que se envía a Secretaría de Gobierno para que sea firmado por el Ejecutivo. La Dirección General entrega al Notario Copia del Acuerdo y Oficio de Publicación, para que éste lo publique por una sola vez en la Gaceta Oficial y en el periódico de mayor circulación. La Dirección archiva en el expediente del Notario la Gaceta en la que se publique el acuerdo.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
54
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad OFICINA DE INSPECCIÓN DE NOTARÍAS Y TRÁMITES
1 Recibe Solicitud de trámite en original de Oficialía de Partes y verifica lo solicitado.
2
Elabora Acuerdo en original conforme a lo solicitado y oficio en original, recaba firma de visto bueno del Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías y firma del Director General, envía a Secretaria de Gobierno para recabar firma del Ejecutivo.
Pasa el tiempo.
3
Recibe Acuerdo en original por el Ejecutivo, obtiene copia del mismo y elabora Oficio de contestación en original, debidamente firmado por el Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías, envía copia del Acuerdo a la Gaceta Oficial del Estado para su publicación por una sola ocasión.
Pasa el tiempo.
4
Recibe como acuse de recibido el Oficio de contestación en copia, adjunta documentación en original y turna a la Oficina de Protocolo y Archivo de Notarías para su archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Certificación de Firma y Sello de Notario Titular o Adscrito. Objetivo: Recibir y tramitar las solicitudes de certificación de firma y sello que soliciten los particulares para su debido cotejo. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección encargada de recibir y distribuir a las distintas Oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía de Partes. Quien obtenga Patente de Notario Titular o Adscrito para que pueda ejercer sus funciones, debe Registrar su Sello y Firma en la Dirección del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, artículo 50 fracción II y 57 de la Ley del Notariado en vigor para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. En la Dirección General, específicamente en la Oficina de Inspección de Notarías y Trámites, se resguarda “Libro de Registro de Sello y firma de Titulares”, y en su debido caso, “Libro de Notarios Adscritos”, con los cuales se coteja el Sello y Firma de Notarios Titulares o Adscritos que deseen certificar los particulares. El particular debe ingresar previamente el documento a certificar, a través de la sección de Oficialía de Partes para su registro correspondiente y la asignación de la ficha de Oficialía de Partes. La Dirección General elabora el oficio de contestación a dicha solicitud.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
56
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
Oficina de Inspección de
Notarías y Trámites
1 Recibe del particular Documento en original para realizar Certificación de Sello y Firma de Notario Titular o Adscrito.
2
Elabora Formato de pago en un tanto en original y entrega al particular interesado para que realice el pago correspondiente.
Pasa el Tiempo.
3
Coteja Sello y Firma del documento original con el Libro de “Registro de sello y Firma de Notarios Titulares o en su caso Notarios Adscritos” y corrobora la autenticidad de los mismos.
4
Elabora oficio en original y copia de certificación del documento y recibe del particular pago correspondiente ya realizado, recaba firma de visto bueno del Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías.
5
Recaba firma del Director General y turna a Oficialía de Partes para la entrega de los documentos originales al particular interesado.
Pasa el Tiempo.
6
Recibe como acuse el Oficio de contestación en original de Oficialía de Partes y archiva en la carpeta de “Certificaciones” en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Convocatoria a Notarías de Nueva Creación y Notarías Vacantes. Objetivo: Convocar para que los interesados que cumplan con los requisitos que establece la ley en materia, participen en los exámenes de oposición a la Titularidad de las Notarías de Nueva Creación o Notarías Vacantes. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección encargada de recibir y distribuir a las distintas Oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía de Partes. El Ejecutivo creará las Notarías que se requieran en cada Demarcación, tomando en cuenta la demanda del servicio y el último censo general de población y vivienda, establecido en los artículos 6 y 157 de la Ley del Notariado en vigor para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Se debe de convocar a los interesados a un concurso de oposición, el cual debe de publicarse por dos veces consecutivas en la Gaceta Oficial y en el periódico de mayor circulación, artículo 35 de la Ley del Notariado en vigor para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. La Dirección General del Registro Público de la Propiedad, debe notificar a los sustentantes, por lo menos, con diez días de anticipación a la fecha del examen, artículo 40 de la Ley del Notariado en vigor para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. El interesado presenta, en Oficialía de Partes, la solicitud dirigida al Ejecutivo por conducto de la Dirección General del Registro Público de la Propiedad, para participar en el examen de oposición de las Notarías convocadas, debiendo cumplir los requisitos establecidos en los artículos 17 y 36 de la Ley del Notariado en vigor para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
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El Colegio de Notarios debe enviar el Informe de resultados del examen de oposición a la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías. La Patente de Notario es expedida por el Ejecutivo del Estado, a través de la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías.
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Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DE INSPECCIÓN DE
NOTARÍAS Y TRÁMITES
1
Realiza Acuerdo de convocatoria de Notaría de nueva creación o Notaría vacante original, para invitar a los Aspirantes al Ejercicio del Notariado o Notarios Adscritos que concursen en el examen de oposición para la obtención de las mismas, recaba firma de visto bueno del Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías y firma del Director General, envía a la Secretaría de Gobierno para recabar firma del Ejecutivo.
Pasa el tiempo.
2
Recibe del Ejecutivo Acuerdo de Convocatoria de Notaría de Nueva Creación o Notaría Vacante en original firmada, se publica por dos veces consecutivas en la Gaceta Oficial y en el periódico de mayor circulación de la demarcación donde se ubique la Notaría.
Pasa el tiempo.
3
Recibe solicitudes en dos tantos, uno en original y otro certificado, para el concurso de oposición de la Convocatoria de Notaria de Nueva Creación o Notaría Vacante de Oficialía de Partes, verifica que la información de las solicitudes esté correctamente integrada.
¿Está correctamente integrada?
3A
En caso de no: Notifica al interesado vía telefónica la improcedencia de sus documentos y se le otorga un término de 3 días para subsanar dicha improcedencia.
¿Subsana la improcedencia?
3B
En caso de no: Se le notifica vía la improcedencia de su solicitud y se devuelven sus documentos en original y copia certificada.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
En caso de si: Se conecta con la actividad 3.
En caso de Sí:
60
4 Notifica de manera personal a los sustentantes para la celebración del examen, por lo menos con diez días de anticipación.
5
Elabora oficio en original para el envío de solicitudes dirigido al Colegio de Notarios para que sean valoradas y realicen el examen correspondiente, recaba firma del Director General y envía.
OFICINA DE INSPECCIÓN DE NOTARÍAS Y TRÁMITES
6
Elabora Acuerdo y oficio en original para autorizar a los participantes la aplicación del examen fijando lugar, fecha y hora del mismo, recaba firma de visto bueno del Titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías y firma del Director General, envía a Secretaría de Gobierno para recabar firma del Secretario.
Pasa tiempo.
7
Notifica a los sustentantes de dicho Acuerdo personalmente en el domicilio señalado en sus solicitudes para la celebración del Examen.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento de Expedición de Patente de Notario Titular.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Recepción de Trámites Notariales. Objetivo: Recibir y tramitar los avisos que conforme a la Ley deben rendir los Notarios Titulares o Adscritos y otorgar los que le sean propios. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección encargada de recibir y distribuir a las distintas Oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía de Partes. El interesado, previamente, debe tener nombramiento de Notario Titular o Adscrito, puede tramitar los asuntos relacionados con el Notariado del Estado de Veracruz, artículo 160, fracción XX de la Ley del Notariado en vigor para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. El Notario Titular o Adscrito presenta en Oficialía de Partes de la Dirección General, la solicitud del trámite correspondiente. La Dirección General elabora el Oficio de contestación a dicha solicitud. De acuerdo a la naturaleza del trámite solicitado por el Notario Titular o Adscrito, debe adjuntar la documentación necesaria en original y copia.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
62
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DE INSPECCIÓN DE
NOTARÍAS Y TRÁMITES
1 Recibe Solicitud del trámite en original firmada por el Notario Titular o Adscrito correspondiente de la Oficialía de Partes, así como anexos en original según sea el caso.
2
Revisa Solicitud del trámite en original e identifica el tipo de información y elabora Oficio de contestación en dos tantos.
3
Recaba firma del titular de la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías en Oficio de contestación en dos tantos.
4
Turna Oficio de contestación en dos tantos y Copia de solicitud del trámite a Oficialía de Partes, una para acuse de recibido y otra para entrega correspondiente al interesado.
Pasa el tiempo.
5
Recibe como Acuse el oficio de contestación y Solicitud del trámite en original de Oficialía de Partes, y turna a la oficina de Protocolo y Archivo General de Notarías para su archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Expedición de Copias Certificadas de Documentos de los Protocolos Depositados. Objetivo: Expedir la copia certificada de los documentos que consten en los Protocolos y sus Apéndices de las Notarías depositadas en el Archivo General de Notarías. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección encargada de recibir y distribuir a las distintas Oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía de Partes. Debe observarse estrictamente lo establecido en el artículo 160, fracción XIII y 96 de la Ley del Notariado del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Para realizar el trámite, el interesado debe presentar: Solicitud de expedición de Copia Certificada, que debe contener:
- Firma del interesado. - Número de Escritura. - Número de la Notaría. - Fecha de otorgamiento. - Domicilio señalado para la contestación,
Credencial de elector (original y copia fotostática) ó documento con el que acredite interés jurídico. Copia del documento que es certificado, en caso de contar con él.
El interesado debe cubrir el pago de derechos e impuestos y las cuotas vigentes. El trámite se atiende inmediatamente y el tiempo de respuesta es dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha en que se solicitó.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
64
Los Oficios de contestación deben entregarse en el domicilio del interesado, a través de la Oficialía de Partes o directamente al interesado o persona que éste designe en el escrito de solicitud, previa identificación. El Protocolo está conformado por los libros previamente encuadernados, los folios numerados y sellados donde el Notario asienta las escrituras y actas, el índice y el libro de registro de certificaciones, con sus respectivos apéndices.
65
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DE PROTOCOLO Y
ARCHIVO DE NOTARÍAS
1
Recibe Solicitud de expedición de copia certificada en original, del interesado, del documento de los protocolos depositados y solicita a la Oficina de Archivo de Registro Público el protocolo en original requerido.
2 Recibe Protocolo en original solicitado.
3 Revisa y elabora Formas para pagos de derechos e impuestos en un tanto y entrega al interesado.
4 Pasa el tiempo.
5
Recibe del interesado original de Pagos de derechos e impuestos realizados, y adjunta a la Solicitud de expedición de copia certificada en original del interesado del documento solicitado.
6
Certifica copia o elabora Oficio de contestación en original del estado que guarda el documento solicitado y turna al Subdirector de Inspección y Archivo General de Notarías para su revisión, rubrica para que se gestione la firma de autorización del Director General.
7 Pasa el tiempo.
8 Recibe Copia certificada u Oficio de contestación en original, previa autorización y firmado.
9 Pasa el tiempo.
10
Entrega Copia certificada u Oficio de contestación en original personalmente al interesado o persona por él designada.
11 Recaba firma de recibido en Solicitud de expedición de copia certificada original.
12
Archiva junto con la copia de Oficio de contestación, y según sea el caso en el expediente de la Notaría a que corresponda.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Autorización de Apertura y Cierre de los Libros de Protocolo y/o Certificaciones. Objetivo: Autorizar la apertura y cierre de los libros de acuerdo a lo establecido en la Ley del Notariado vigente para el Estado de Veracruz. Frecuencia: Mensual.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección encargada de recibir y distribuir a las distintas Oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía de Partes. Los Notarios entregarán en la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, los libros de Protocolo cerrado para su autorización y cierre y Protocolo abierto para su cierre y de Certificaciones, para la Autorización de Apertura y cierre de acuerdo a lo establecido en los artículos 111, 113, 120 y 147 de la Ley del Notariado para el Estado de Veracruz. El interesado debe presentar solicitud de autorización de apertura y cierre de los Libros de Protocolo o Certificaciones en original y copia. Anexar comprobante del pago de Derechos para autorización de apertura de libro. La atención a este procedimiento es inmediata, y el tiempo de respuesta es de 10 días hábiles.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
67
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad OFICINA DE PROTOCOLO Y ARCHIVO DE NOTARÍAS
1
Recibe Solicitud de autorización de apertura y cierre de los Libros de Protocolo o Certificaciones en original y copia.
2
Registra en base de datos el Número de Libros, Número de Notaría, Demarcación, Tipo de Libro y Fecha de Recepción.
¿De qué tipo de solicitud se trata?
3
En caso de ser cierre de Libros de Protocolo y/o Certificaciones: Revisa Libro de Protocolo y/o Certificaciones original
4 Captura en el sistema el estado del ó los libros revisados e imprime relación de libros revisados
5
Sella libro o libros de Protocolo y/o Certificaciones original y recaba firma del Director General y rúbrica en Relación de libros revisados en original
Pasa el tiempo.
6 Recaba firma del Subdirector de Inspección y Archivo General de Notarías en la Relación de libros revisados.
Conecta con actividad No.10
7
En caso de ser Autorización de apertura de Libros de Protocolo y/o Certificaciones: Sella Libro de Protocolo o Certificaciones original y anota los datos de:
8
Nombre del Notario, Notaría, Número de Notaría, Demarcación, Volumen o Tomo, Fecha de Autorización.
Recaba firma del Director General en el Libro de Protocolo y/o Certificaciones original
Pasa el tiempo.
9 Entrega Libro de Protocolo y/o Certificaciones original al Notario o Gestor.
10 Recaba firma de recibido en solicitud de acuse y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Recepción del Protocolo y el Archivo de las Notarías Vacantes. Objetivo: Guardar y custodiar conforme a las normas, políticas y procedimientos establecidos el Protocolo y Archivo de las Notarías vacantes, que por disposición legal deban depositarse en el Archivo General de Notarías. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
En los casos de terminación, cesación o suspensión de los Notarios, el Protocolo y Archivo de las Notarías debe recogerse y depositarse en el Archivo General de Notarías, artículos 83, 89, 92, 93, 94 y 95 de la Ley del Notariado del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
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Área y/o puesto Número Descripción de la actividad OFICINA DE PROTOCOLO Y ARCHIVO DE NOTARÍAS
1 Recibe Orden de visita en original, para recoger Protocolo y Archivo de la Notaría vacante de que se trate.
2 Pasa el tiempo.
3
Acusa de recibido a la Notaría, se identifica con el encargado de la Notaría y/o familiar del Notario Difunto, elabora Acta circunstanciada en dos tantos originales, así como el inventario de los libros y documentos del protocolo en dos tantos, previamente verificado.
4
Traslada Libros y documentos del protocolo y archivo en original junto con Acta circunstanciada en original para su depósito en el Archivo General de Notarías, quedando en custodia hasta que la Notaría sea entregada a un nuevo Titular.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Expedición de Testimonios de los Protocolos Depositados. Objetivo: Expedir Testimonios de los documentos que consten en los Protocolos y Apéndices de las Notarías vacantes, depositados en el Archivo General de Notarías. Frecuencia: Periódica.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección encargada de recibir y distribuir a las distintas Oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía de Partes. Debe observarse estrictamente lo establecido por la Ley del Notariado del Estado de Veracruz, en artículos 160, fracción XIII y 96. Para realizar el trámite el interesado debe presentar: Escrito de Solicitud de expedición de testimonio, que debe contener:
- Firma del interesado. - Número de Escritura. - Número de la Notaría. - Fecha de otorgamiento. - Domicilio señalado para la contestación,
Credencial de elector (copia fotostática y el original para cotejo) ó documento con el que acredite interés jurídico. Copia del documento que es certificado, en caso de contar con él.
El interesado debe cubrir el pago de derechos e impuestos y las cuotas vigentes. El trámite se atiende inmediatamente y el tiempo de respuesta es dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha que se solicitó.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
71
Protocolo está conformado por los libros previamente encuadernados, los folios numerados y sellados donde el Notario asienta las escrituras y actas, el índice y el libro de registro de certificaciones, con sus respectivos apéndices.
72
Área y/o puesto Número Descripción de la actividad
OFICINA DE PROTOCOLO Y
ARCHIVO DE NOTARÍAS
1 Recibe escrito de Solicitud de expedición de testimonio en original del interesado, del documento de los protocolos depositados.
2
Revisa escrito de Solicitud de expedición de testimonio en original y solicita a la Oficina de Archivo de Registro Público de la Propiedad Libro de protocolo y apéndice requerido en original.
Pasa el tiempo.
3 Recibe Libro de Protocolo y apéndice en originales solicitados.
4 Revisa y elabora Formas para pagos de derechos e impuestos en un tanto y entrega al interesado.
Pasa el tiempo.
5 Recibe los Comprobantes de pagos de derechos e impuestos en original del interesado.
6
Elabora Testimonio u oficio de contestación en original solicitado del estado que guarda el documento y turna al Subdirector de Inspección y Archivo General de Notarías para su revisión y firma del Director General.
7
Adjunta Comprobante de pagos de derechos e impuestos en original realizados por el interesado al Testimonio u oficio de contestación solicitado a entregar en original
8 Revisa y turna Testimonio u oficio de contestación en original al Director General para su autorización y firma.
Pasa el tiempo.
9 Entrega Testimonio u oficio de contestación solicitado en original al interesado o persona designada por él.
10
Recaba firma de recibido en escrito de Solicitud de expedición de Testimonio en original y archiva en expediente de la Notaria vacante correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Registro y Revocación de Poderes y Mandatos Otorgados por Personas Físicas para Actos de Dominio. Objetivo: Llevar una base de datos de los avisos de poderes y mandatos notariales, otorgados por personas físicas para actos de dominio para poder expedir informe a los Notarios o Autoridades competentes sobre la existencia de poderes o revocaciones de los mismos. Frecuencia: Mensual.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección encargada de recibir y distribuir a las distintas Oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía de Partes. Los Notarios entregan a la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, un aviso de Poder o Revocación otorgado por personas físicas para actos de dominio, de acuerdo a lo establecido en el artículo 136 de la Ley del Notariado vigente para el Estado de Veracruz. El interesado debe presentar el aviso de poder o revocación en original y dos copias. Anexar comprobante del pago de derechos por registro de aviso de poder o revocación. La atención de este procedimiento es inmediata y el tiempo de respuesta es de 5 días hábiles. SIAP es el Sistema de Avisos de Poderes y Mandatos Notariales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
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Área y/o puesto Número Descripción de la actividad OFICINA DE PROTOCOLO Y ARCHIVO DE NOTARÍAS
1 Recibe Aviso de poder o revocación en original y copia.
2 Captura Aviso de poder o revocación en el SIAP.
3 Escribe número de folio al Aviso de poder o revocación que le asigna el SIAP.
4 Sella Aviso de poder o revocación en original y copia como acuse de recibido.
5
Registra en Libreta de registro ll de salidas en original el Folio de Oficialía de Partes, la fecha, el número de Notaría, número de aviso y número de escritura de los avisos.
6
Recaba firma del Subdirector de Inspección y Archivo General de Notarías en copia de Aviso de poder o revocación.
7
Entrega al interesado copia de Aviso de poder o revocación y recaba firma de acuse de recibido en original.
8 Archiva Aviso de poder o revocación original de acuerdo al número de folio asignado por el SIAP.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Registro de Avisos Testamentarios. Objetivo: Registrar los avisos de testamentos en el Sistema de Avisos Testamentarios (SIAT) otorgados ante Notarios, así como testamentos autógrafos registrados en el Registro Local correspondiente. Frecuencia: Diaria.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección encargada de recibir y distribuir a las distintas oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía. El Notario debe presentar el Aviso de Testamento firmado y sellado por el Notario Público, en dos tantos en original. El Notario debe anexar comprobante de pago correspondiente, en dos tantos, pudiendo ser fotocopias. El aviso de testamento bajo el programa del DIF, debe ser presentado con oficio del DIF Municipal al que corresponda, firmado y sellado por el Presidente de dicha Institución, siendo que están exentos de pago, incluso hay notarios que presentan el estudio socioeconómico del testador, en original y copia. El artículo 135 de la Ley del Notariado del Estado de Veracruz, regula los datos que debe incluir el aviso de testamento, así como la obligatoriedad de los días en los que se debe presentar. Cuando el aviso de testamento lo realiza el notario desde su Notaría, previamente solicita la cuenta y contraseña de acceso al Sistema de Avisos de Testamento en línea (SIAT), asimismo la Dirección habilita el acceso al mismo. El Aviso de Testamento es considerado documento histórico. Los Encargados de Registro, deben dar aviso a la Dirección General de los testamentos depositados en su Oficina Registral.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
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Área y/o puesto Número Descripción de la actividad OFICINA DE AVISOS TESTAMENTARIOS
1 Verifica la modalidad en que se realiza el registro del Aviso de testamento en original.
¿Cuál es la forma de registro del aviso de testamento?
1.A
Registro en línea directamente por el Notario mediante el SIAT: Imprime acuse del Aviso de testamento en un tanto generado en el SIAT.
1.B Archiva el Acuse del aviso de testamento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
2
Registro físico: Recibe Aviso de testamento con anexos en dos tantos según sea el caso.
3 Verifica y valida el Aviso de testamento con anexos en dos tantos.
¿Los datos están correctos?
3.A
En caso de no estar los datos correctos: Realiza anotación de improcedencia en Ficha de oficialía, Aviso de testamento y anexos en dos tantos.
3. B Devuelve Ficha de oficialía, Aviso de testamento y anexos en dos tantos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
4
En caso de estar los datos correctos: Anota en Libreta de control de avisos en original.
5
Captura los datos del aviso de testamento en el SIAT, asigna un número de folio único en Aviso de testamento en original, archiva en carpetas Aviso de testamento en un tanto.
6
Sella en la parte posterior del Aviso de testamento en un tanto, con fundamento correspondiente y turna a la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías para su firma y envío correspondiente a través de Oficialía de Partes.
77
SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS
7 Turna a Oficialía de Partes Aviso de testamento en un tanto.
Pasa el tiempo.
OFICINA DE AVISOS TESTAMENTARIOS
8
Recibe Ficha de Oficialía de Partes, con Copia de la identificación oficial en un tanto de quien haya recibido dicho Aviso de testamento y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre: Elaboración de Informes sobre Existencia de Disposición Testamentaria. Objetivo: Brindar certeza jurídica al informar de la existencia de una disposición testamentaria. Frecuencia: Diaria.
N O R M A S
Los documentos son recibidos y entregados por Oficialía de Partes, la cual es una sección de la Dirección, encargada de recibir y distribuir a las distintas oficinas los documentos para su entrega con el interesado, generando una Ficha de Oficialía de Partes. Se brinda un informe a la solicitud presentada por escrito, en original con los siguientes requisitos: Cuando proviene de un Juzgado: Núm. de oficio, expediente, nombre del finado, sello y firma del Juez. Cuando proviene de un Notario: Nombre del testador, firma y sello del Notario. Artículo 135 de la Ley del Notariado del Estado de Veracruz, en el segundo párrafo donde enuncia “el Notario o Autoridad Jurisdiccional competente ante quien se denuncie una sucesión, solicitará a la Dirección General un informe de si existe en sus registros un testamento a nombre del ‘de cujus’ La búsqueda de la existencia de una disposición se realiza a nivel Estatal en el Sistema de Avisos Testamentarios (SIAT) y a nivel Nacional en el Registro Nacional de Testamentos (RENAT), siendo Sistemas Informáticos en los cuales están registradas las disposiciones testamentarias. En caso que la solicitud sea signada por un particular o autoridad no competente, se le contesta por escrito que no se le puede otorgar dicha información de acuerdo al artículo 6, fracción III del Código de Procedimientos Administrativos, siendo que el Testamento es un acto personalísimo y confidencial. En algunos casos se recibe la solicitud con anexos, que pueden ser: Acta de nacimiento, acta de defunción, credencial de elector, etc., en virtud de descartar alguna homonimia.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Jefe de la Unidad Administrativa
Director General del Registro Público de la Propiedad y de
Inspección y Archivo General de Notarías
Secretario de Gobierno Abril/2014 Abril/2014
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Área y/o puesto Número Descripción de la actividad OFICINA DE AVISOS TESTAMENTARIOS
1 Recibe solicitud con anexos, en un tanto.
2 Verifica y valida los datos requeridos, y que sea solicitado por parte legitima en un tanto.
¿Están los datos completos y son solicitados por autoridad competente?
2A
En caso de no estar los datos completos: Devuelve solicitud con anexos en un tanto y específica en Ficha de Oficialía de Partes el motivo de improcedencia a la Subdirección de Inspección y Archivo General de Notarías.
SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS.
3 Turna Solicitud con anexos, ficha de oficialía en un tanto a Oficialía de Partes para ser entregado al interesado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
OFICINA DE AVISOS TESTAMENTARIOS
4
En caso de estar completos los datos: Asigna con un foliador un número en la solicitud en un tanto que es registrado en el SIAT.
5 Realiza búsqueda en SIAT y RENAT y genera informe solicitado en un tanto.
6 Rubrica informe en un tanto y sella.
7 Turna informe en un tanto a la Subdirección para firma y envío correspondiente, a través de Oficialía de Partes.
SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS
8 Turna a Oficialía de Partes.
Pasa el tiempo.
OFICINA DE AVISOS TESTAMENTARIOS
9
Recibe Ficha de oficialía, con Copia de la identificación oficial, en un tanto, de quien haya recibido informe y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DIRECTORIO
LIC. ERICK LAGOS HERNÁNDEZ SECRETARIO DE GOBIERNO.
LIC. MANUEL DE LEÓN MAZA JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARÍA DE GOBIERNO.
LIC. ARMANDO JOSÉ RAÚL RAMOS VICARTE DIRECTOR GENERAL DEL REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD Y DE INSPECCIÓN Y ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS. LIC. RAYMUNDO DE JESÚS MENDOZA ROSAS SUBDIRECTOR DE REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD. LIC. ENRIQUE ADOLFO GUTIÉRREZ CANO ENCARGADO DE LA SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS.
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