0000 - Manual de Losgística

Proyecto GNU de Venezuela

Noveno Congreso Nacional de Software Libre

Manual de logstica

CNSL 9.0 - 2013

Proyecto GNU - Sitio Web: http://gnu.org.ve Correo Electrnico: [email protected]

http://www.glove.org.ve/mailto:[email protected]

INTRODUCCIN

El presente es un documento lo reciben todas las personas que forman parte de la organizacin de una sede del CNSL y es una gua de cmo le saldrn bien las cosas basada en la anotacin sistemtica y definicin del sistema de un evento que se ha realizado durante 9 aos. Es un documento que todos los aos tiene revisiones colectivas para ser escrito y ampliado.

La primera vez que usted recibe este documento, est escrito en piedra y no es posible poner en discusin su contenido. Luego de que usted sea un organizador u organizadora de una sede podr ayudarnos entonces a discutir, ampliar, cambiar, eliminar y reconstruir el mtodo que nos ha ido funcionando cada vez mejor con la colaboracin de las personas que quieren hacer por nuestros ideales algo ms que compartir y coincidir en modelos ms justos en la generacin de ciencia y tecnologa.

Para que este manual no tenga injusticias, desbalances o malas prcticas, se discute y adapta una vez al ao, por tres meses para la discusin que llevan a cabo quienes formaron parte de su ejecucin. Si al terminar de leer este documento tiene alguna diferencia de juicios o mtodos, le invitamos a participar activamente en el perodo post-congreso que todos los aos se emplea, entre otras cosas, para generar y mejorar el contenido de este manual, respetando el esfuerzo y los tiempos de quienes intentan que el proyecto CNSL sea coherente y organizado y que cada ao este objetivo se logre de mejor forma.

Leer en su totalidad este documento es hacer que no se pierda el tiempo en acciones que estn en contraposicin con otros esfuerzos. Garantizamos que si este manual se lee junto a un grupo de organizadores, las cosas saldrn bien.



Este documento es para el consumo interno de quienes organizan el CNSL. No es un documento pblico pues slo interesa a quienes van a organizar un evento. Este no es un documento para entregarle a los patrocinadores ni instituciones relacionadas con el CNSL. Para presentar al CNSL est el documento B001 - Documento de definicin y presentacin del CNSL donde se describe qu es el evento, su naturaleza, objetivos, formas de participar y dems informacin bsica e introductoria.

Es importante que todos los Organizadores lean completamente este documento y de ser posible que se lo memoricen al menos en las partes que ms tengan que ver con su participacin en el evento. Se recomienda tenerlo siempre a la mano para revisarlo y leerlo junto al resto del equipo organizador. De conocer este documento, de estar al tanto de su contenido y de cumplir con lo que en l est escrito, depender en gran parte el xito de su coordinacin del evento.

Las reuniones que se celebren para la organizacin del CNSL en las sedes y la comunicacin entre la organizacin regional y la organizacin nacional debe tener como eje central el contenido de este manual.

Bienvenidas y Bienvenidos al CNSL, entonces.


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SOBRE EL CONGRESO NACIONAL DE SOFTWARE LIBRE

El CNSL es parte de las actividades que se realizan desde Proyecto GNU de Venezuela (http://gnu.org.ve) junto a la Fundacin del Software Libre de Amrica Latina (http://fsfla.org)

El CNSL es un evento en el cual las personas forman parte voluntariamente y esto quiere decir que no es obligado para nadie participar en la organizacin del evento. Puntualizado lo anterior, si una persona asume voluntariamente la responsabilidad de una actividad en nuestra organizacin, le pediremos cumplir estas responsabilidades. Dicho de modo similar: No hay obligacin de aceptar responsabilidades en el CNSL, pues es un evento de trabajo colaborativo y voluntario, pero s se exigir cumplir con aquellas responsabilidades que las personas asuman voluntariamente.

El CNSL en todas sus actividades ser, sin excepcin LIBRE Y GRATUITO para todas las personas que deseen asistir a todas las actividades que puedan estar enmarcadas en la celebracin del evento, los das que dure el mismo. Todo el contenido de las charlas, talleres, exposiciones y dems actividades culturales son de libre acceso, mientras la capacidad de los espacios lo permitan.

El CNSL para ser auto-sustentable y para que puedan cubrirse los costos involucrados con la organizacin y logstica, convenimos en ofrecer un certificado de participacin que sea opcional (no obligatorio) el cual tendr un valor en dinero y que el participante podr recibir a cambio de una colaboracin, siempre mdica y exceptuando adultos mayores y personas con alguna discapacidad.


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CMO NOS ORGANIZAMOS?

El Congreso Nacional de Software Libre, se define con esta estructura:

Congreso Nacional de Software Libre (Proyecto GNU de Venezuela)

Direccin Nacional

Direccin de Logstica

Direccin de Ponencias

Direccin de Registro y Sistemas

Direccin de Recursos y Patrocinio

Organizaciones Regionales

Coordinaciones Delegadas

Coordinador de Ponencias

Coordinador de Documentacin

El CNSL 9.0 tendr la siguiente estructura de responsabilidades:

Direccin Nacional: Octavio Rossell

Recursos: Aguasanta Garca, Jess Alexis Rondn y Jess Contreras

Logstica: Jess Alexis Rondn

Sistemas: Jess Contreras

Patrocinios Nacionales: Oscar Zambrano

Documentacin: Edgar Revilla

Ponencias: Anglica Delgado



Direccin Nacional

La Direccin Nacional del CNSL se encarga de dirigir el CNSL en su concepto, sus estrategias peridicas y temporales y en su posicin frente al quehacer tecnolgico en materia de Software Libre y Soberana Tecnolgica.

Para el ejercicio de un liderazgo sano la forma de ejercer las responsabilidades requiere de todo el equipo confianza y libre participacin.

Si alguien es designado para una direccin, organizacin o coordinacin (de cualquier rea) es por que en esa persona se confa y se delegan las decisiones y algunas estrategias nacidas de la creatividad y astucia propia. No pedimos consultar en todo momento y para cualquier nivel de complejidad, cada una de las posibilidades y decisiones que puedan ser tomadas. Lo que hace falta es slo comunicar al equipo qu se est haciendo para orientar y empatizar todas las acciones.

El momento ms propicio que tiene un lder para solicitar votaciones democrticas y horizontales con el resto del equipo es cuando realmente no sabe qu decidir, tiene opciones que no comprende o cuando un grupo tenga una discusin que no consigue trmino. En el comn de las situaciones, se confa en las decisiones que tome. Es obligacin tambin del director nacional y todos los dems liderazgos en el CNSL dar parte e informar al resto de la organizacin sobre sus decisiones y sus acciones.

No rie con la organizacin opinar en contra de algn mtodo o estrategia con la finalidad de mejorar, continuamente, lo que hacemos como colectivo. En todo momento cualquier miembro del CNSL podr colaborar proponiendo opciones que pudieran no estarse tomando en cuenta



por quienes ejecutan en cada una de las responsabilidades asignadas. Lo anterior sin embargo se debe equilibrar mediante la auto evaluacin sobre la cantidad de atencin que se le otorga al cumplimiento de las responsabilidades de los miembros del equipo y mantener atencin el nivel de cuido que se le otorga a las propias responsabilidades adquiridas.

En nuestra organizacin no se tienen cargos de poder, sino cargos de responsabilidad.

Cronograma de Actividades Nacionales del CNSL:

Este cronograma no es exacto, pues nuestro evento comienza siempre, por una razn de asuetos, una semana despus de Semana Santa. Como esto puede variar unas 4 semanas entre un ao y otro, el siguiente calendario se puede modificar en esa cantidad de tiempo. Este calendario est pensado para que ese tiempo vare siempre a favor:

Septiembre - Llamado a Sedes para el Prximo CNSL. Entre Septiembre y Diciembre: Reunin posterior al CNSL. Discusin del Manual. Diciembre: Envo de aceptacin de todas las postulaciones. Enero: Seguimiento de las postulaciones. Organizacin de la fecha y lugar para la

reunin previa. Postulaciones de Ponencias. Febrero (finales de): Reunin previa al CNSL. Definicin de Sedes y fechas. Marzo: Impresin y entrega de Afiches. Fin de recepcin de postulaciones. Una semana despus de Semana Santa: Primera sede del CNSL Abril - Julio: Sedes del CNSL. Promesas juradas de no volver a meterse en esto ms

nunca. Buenos recuerdos y grandes experiencias. Julio (finales de): Reunin en el cierre del CNSL. Ms que todo para que, llegado ese

punto, sepamos que an tenemos fuerzas para hacer las cosas bien y en equipo. Agosto - Mes de paz, tranquilidad y sosiego. El CNSL en este mes a la gran mayora le

sabe. Algunos de nuestros ms intensos miembros piensan que ni en este mes hay que dejar de pensar en el CNSL.



Direccin de Logstica

Entre sus funciones est el acompaamiento de los organizadores regionales para lograr los objetivos del evento. Estar al tanto de las acciones y estrategias tomadas en las regiones para coordinar la solucin de las necesidades que surjan en cada una de ellas, cubrirlas y lograr as un mejor evento. Debe mantener contacto regular y peridico con los organizadores y organizadoras para llevar un estado de cada una de las sedes, de sus necesidades y sus logros. Se sugiere que el director o directora de Logstica est presente unos das antes del evento (al menos 2 das antes) para colaborar con el alcance de los objetivos planteados. Debe estar al tanto de las decisiones planteadas en las reuniones regionales y hacer seguimiento de las minutas de las mismas.

Direccin de Ponencias

Es la persona encargada de recibir y organizar los formatos establecidos para la postulacin de las ponencias, validando las postulaciones con los lineamientos del evento, gestionar la disponibilidad de fechas y postulacin de ponencias para cada sede, realizar el levantamiento de necesidades de reproduccin de materiales (digitales e impresos), elaborar los fuentes del material que se entregar a los participantes en los cuales deben estar las ponencias y dems documentos de inters, adems de organizar el material para ser publicado y entregado a los participantes del evento.

Con la finalidad de ser justos en la construccin final de la agenda, no se deber incluir ponentes de ltima hora sin haber sido discutidas con la coordinacin regional. Ni esta direccin ni la organizacin regional pueden cambiar unilateralmente el cronograma de ponencias de una sede. No se podr tomar la premura como excusa para saltarse esta norma. Si se organiza bien y con tiempo esta rea ningn imprevisto tomar esfuerzo en resolverlo.



Direccin de Registro y Sistemas

De las direcciones nacionales del CNSL, esta es la direccin tcnica informtica. Se encarga de todos los sistemas informticos que se usan en el funcionamiento del CNSL, como el sistema de registro, pgina web y el sistema de impresin de certificados.

Para ejercer esta responsabilidad, es necesario conocer absolutamente el funcionamiento, de manera experta y detallada, de todos los sistemas informticos usados en el CNSL. Asimismo, slo se usarn tecnologas, herramientas, sistemas o recursos informticos que estn dominados tcnicamente por el director o directora de sistemas. De nada sirven muy buenas tecnologas que al fallar nadie pueda, realmente, resolver en pocos minutos y sin hacer llamadas telefnicas que pueden o no ser recibidas, atendidas o estar en disposicin de nimo de un tercero para ser prontamente resueltas.

Igualmente esta direccin se encarga de la administracin del portal web, del cual se acord en asamblea que su contenido se llenara de manera descentralizada y esta direccin se encargar de normalizar y homologar la informacin.

Se debe tener presente que el sitio web del CNSL requiere actualizaciones permanentes y debe estar a la vanguardia ante las noticias que se generan a raz del evento. Ver seccin Estrategias de difusin del CNSL en el apartado referente a los medios digitales. En este sentido ambas direcciones deben estar coordinadas.

La pgina web no se pueden quedar esttica en el tiempo, deben evolucionar e integrarse a las necesidades pertinentes. La estructura que se propone para cada sede es la siguiente:

Logotipos de los patrocinadoresProyecto GNU - Sitio Web: http://gnu.org.ve Correo Electrnico: [email protected]


Informacin Bsica de la sede: fecha y lugar (con mapa si es posible)

Informacin de contacto de los organizadores

Cuando la sede haya concludo, la informacin de los certificados que no se reclamaron

Cronograma de Actividades

Datos de hoteles cercanos

Formulario para recibir comentarios y solicitudes (contenido moderado)

Deber estar atento de la integridad de la data y de su coherencia con los dems indicadores del sistema. Un da antes del evento debe dar una breve introduccin a las personas que estarn manipulando el Sistema de Registro y de ser posible entregarle a cada uno de ellos un manual de usuario con las instrucciones para el uso del mismo.

El sistema informtico del CNSL debe funcionar y registrar tanto a los participantes como igualmente a los ponentes, organizadores, colaboradores y patrocinadores.

Direccin de Recursos y Patrocinio

Persona encargada de administrar los recursos econmicos y materiales para la realizacin del evento. Bajo su responsabilidad estar contabilizar y administrar el dinero, materiales, equipos, insumos y todo tipo de bienes que fluyan en el evento, tanto por sede como nacionalmente en cada congreso.

Para que en el CNSL siempre, como hasta entonces se ha logrado, hayan cuentas claras y no existan suspicacias respecto a la administracin de los recursos, es necesario contar con la colaboracin y presencia de cada uno de los organizadores regionales a la hora de autorizar los gastos y contabilizar los resultados.



Asimismo, es de competencia de esta direccin atender y responsabilizarse por todas las comunicaciones referentes a los patrocinios provenientes de instituciones nacionales. Es importante que la coordinacin regional que est coordinando los patrocinios se mantengan en comunicacin con el fin de ser un grupo unido y poder cubrir las necesidades los unos con los otros.



ORGANIZACIN REGIONAL

El CNSL es un evento de alcance nacional. Esto debe ser consciente en la organizacin de cada sede para mantener la coherencia con el resto del evento como un todo. Aunque cada sede tiene su naturaleza, se debe lograr coherencia como evento integral de alcance nacional y con la claridad en las comunicaciones y acuerdos adquiridos con la organizacin nacional y contemplados en el presente documento.

El equipo de Organizacin Regional debe tener al menos tres (3) miembros, con una dedicacin promedio de medio tiempo durante los tres (3) a ocho (8) meses antes del evento y exclusiva la semana del evento. Esto es importante: si alguien no puede o cree que no podr estar dedicado exclusivamente al evento una semana antes del mismo y en los meses anteriores ser responsable y asistir a todas las reuniones, es menester tener claridad y sinceridad y expresarlo de manera de no quedar mal con un equipo que estar organizando y depender de todas las responsabilidades adquiridas, de las cuales el cumplimiento de ellas ser determinante para lograr un buen resultado.

Se pueden definir (a gusto y/o necesidades de la organizacin local) reas de responsabilidad en caso de ser requeridos, pero para los fines del CNSL, slo tres (3) sern de atencin obligatoria y debern remitir la informacin a su correspondiente direccin nacional.

Organizador u Organizadora Regional

Encargado o encargada de la responsabilidad de que todas las aristas del evento local estn bien coordinadas.

Una vez designado el nombre de cada organizador u organizadora regional, ser la persona



encargada de elegir los cargos de responsabilidad en su sede. Se recomienda hacer esta eleccin por mritos, capacidad, disponibilidad de tiempo y, conjuntamente, por manifestacin explcita de voluntad por parte de quien desee asumir cada una de las responsabilidades. Es muy importante tomar en cuenta, adems de la voluntad, la capacidad de tiempo que tendrn quienes le acompaen a organizar su sede.

Esta persona ser el canal de comunicacin de su regin con la direccin nacional. Es requisito indispensable y obligatorio tener un telfono mvil para las debidas comunicaciones entre los Organizadores y Directores, de todos los acontecimientos que puedan presentarse y poder darle respuestas oportunas, de igual manera el Organizador u Organizadora Regional debe coordinar que todos las personas que formen parte de la organizacin cuenten con un medio para ser localizados efectivamente. Es evidente, pero importante recordarlo, que el telfono debe estar encendido, tener carga, debe tener la lnea activa y un sonido audible a distancia suficiente, de manera que cuando se necesite llevar a cabo una comunicacin por este medio se obtenga el resultado deseado: comunicacin telefnica. Si se est ocupado a la hora de recibir una llamada se agradecer un mensaje donde se informe si intentar ms tarde o esperar la llamada de vuelta.

IMPORTANTE: un organizador u organizadora regional que no pueda ser contactado por ms de 48 horas por telfono, correo y dems canales de comunicacin, ser tomado implcitamente como ausencia total y por lo tanto se podr unilareralmente cambiar las responsabilidades en esa sede o cancelarla. Si se extrava un celular o no se tiene dinero para pagar su renta, podr ser arreglado con una sola llamada al Director de Recursos quien resolver la situacin ya sea adquiriendo un telfono econmico (con o sin la misma lnea) o colaborando para poner al da el pago de la renta. Para eso hay recursos econmicos dispuestos en el CNSL. Asimismo, en casi todas partes hay lugares desde donde se puede hacer una llamada por muy poco dinero, mediante el telfono de un conocido se puede enviar



un mensaje de texto o simplemente se puede enviar un correo para solventar esta situacin. La necesidad de permanecer todo el CNSL en contacto y constante sincrona es primordial y debe ser atendida con especial cuidado.

Se tiene previsto un fondo para colaborar con la compra de tarjetas y gastos en llamadas (justificadas) durante la organizacin del evento. Esto debe coordinarse con el Director de Recursos, quien establecer el monto otorgado por el Congreso segn sea el caso. Es importante cumplir con los requisitos especificados en la descripcin del Coordinador Local de Recursos para registrar contablemente estos egresos. Estos recursos es importante decir, no deben ser reintegrados pues es parte de las funciones del CNSL como organizacin. Todo el saldo que necesite un organizador para sus comunicaciones podr ser cubierto, si se coordina con suficiente tiempo.

Cada uno de los organizadores que se nombrarn en las prximas secciones de este documento debern estar en contacto directo con el Organizador u Organizadora Regional, ya que ser quien presente y comunique toda la informacin correspondiente a la direccin nacional del evento. Es importante recordar que todo debe ser canalizado al Organizador u Organizadora Regional, quien se encargara de presentar las informaciones a las Direcciones Nacionales. Esto es para asegurar que haya uniformidad en las comunicaciones.

Luego de finalizado el CNSL en su sede, deber asegurarse de recopilar toda la informacin generada en el evento. Asimismo dar parte a la Direccin de Recursos sobre las facturas, recibos y dems documentos relacionados con la administracin de bienes de la sede, as como la relacin de ingresos/egreso que se presentaron durante la organizacin del evento. Hay que poseer desde temprano varias copias del documento C001.



Debe nombrar el da del evento a la persona encargada de la puerta del evento, junto con la Direccin Nacional de Registro los das del congreso. Mientras el Coordinador de Ponencias est siempre dentro de la sala, esta persona estar permanentemente en la puerta del evento. Su labor es encargarse del registro de los particpantes, junto a la Direccin Nacional de Registro, as como est en su responsabilidad verificar que se haya efectuado el registro de todos los ponentes, patrocinadores y colaboradores a los cuales se les emitir el certificado.

Ver Seccin Sedes del CNSL, en la cual est una lista general de las actividades que quienes estn en la direccin de Logstica debe conocer y en las cuales debe centrarse su atencin durante la organizacin de cada una de las sedes del CNSL.

Una situacin que a veces puede surgir es que alguien quiera atribuirse el liderazgo de una sede del CNSL por encima del equipo organizador. Sucede especialmente con las personas encargadas del protocolo, con los dueos de los auditorios, con algunos directores de instituciones e incluso con gente que aparece ese da a dar rdenes sin haberse integrado realmente al trabajo en equipo. Con la excepcin de la casa militar que maneja las condiciones para la presencia del presidente de la repblica y de algunos altos funcionarios, la organizacin, decisiones, liderazgo, voz y mando estn SIEMPRE a cargo del equipo organizador y se debe ignorar cualquier voluntad de dirigir el evento que no venga del organizador regional en concordancia con la direccin nacional del evento. Si hay problemas al respecto del mando en la organizacin de una sede se debe informar de inmediato a todo el equipo nacional.

IMPORTANTE: por cualquiera que sea la causa, el organizador u organizadora regional no se debe ausentar del rea donde se desarrollan los eventos del CNSL los dos das. Debe ser el primero en llegar y el ltimo en salir, pues debe ser punto de referencia y de comunicacin



durante todo el evento. Si necesita hacer una diligencia, deber delegarla en quien s pueda separarse del rea.

El Organizador Regional tiene a su cargo las siguientes responsabilidades, que podr delegar, opcionalmente, en nuevas coordinaciones:

Coordinacin de Medios y Documentacin

Esta direccin estar encargada de los medios audiovisuales y prensa escrita para la cobertura del evento, adems deber acopiar toda la informacin generada en la sede antes, durante y despus del evento. Esto se refiere a todas las notas de prensa, carteles, fotografas, publicaciones en la web, encuestas y entrevistas realizadas a los participantes entre otros, as como el listado final de cartas de agradecimiento a entregar a las diferentes instituciones, empresas o entes que colaboraron con el evento.

Coordinacin de Recursos

Responsabilidad dedicada a coordinar los patrocinios locales y dems necesidades materiales del evento. Luego de establecer los convenios estos queden con soporte por escrito del compromiso, donde las personas y/o instituciones dejen firmado y sellado los acuerdos, de manera de darle validez a los mismo y sirva de respaldo en caso de presentarse algn inconveniente.

El Coordinador de Recursos deber hacer una planificacin de los gastos a cubrir de acuerdo con las necesidades del evento local, esta planificacin deber contener la enumeracin de los gastos a cubrir, identificando los posibles patrocinadores para cada requerimiento, importe o monto necesario para cubrir la necesidad, programa de inversin (indicando fechas). Este programa deber ser remitido a la Direccin Nacional con por lo menos un (1) mes antes de la ejecucin de recursos y dos (2) meses antes de la fecha de realizacin del evento local.



Sobre el patrocinio proveniente de instituciones nacionales, es decir, de aquellas instituciones que adems de tener una oficina operativa o de atencin en la ciudad, estn centralizadas por regiones del pas o nacionalmente (en Caracas) es obligatorio coordinar la colaboracin, ayuda, patrocinio o simple presencia en el evento con la Direccin Nacional de Recursos y Patrocinio. La causa de esto es que en muchas ocasiones se hacen solicitudes simultneas de distintas sedes a la misma institucin (a veces le llegan a la misma persona) y eso a dems de ser demostracin de descoordinacin de nuestra parte como grupo organizado, puede resultar (como de hecho ha sucedido) que slo la primera solicitud es atendida y el resto de las sedes quedan fuera de la posibilidad de ser apoyadas.

Coordinacin de Ponencias

El Coordinador o Coordinadora de Ponencias se encarga de todo el proceso de invitacin, seleccin y participacin de los ponentes de la zona. Esta es una labor que debe estar coordinada con la Direccin Nacional de ponencias.

Para esta seleccin es bueno buscar ponentes variados, de manera de asegurar que se tenga al menos uno de cada uno de los siguientes perfiles:

Activistas de la Comunidad

Profesores Universitarios

Funcionarios pblicos con trayectoria

Inventores e innovadores populares

Otros

Debe asegurarse que los ponentes estn al da habiendo consignado sus recaudos. La sola voluntad del ponente o la mera conviccin u amistad para con el mismo no debe interferir con la



entrega de los requisitos. Si un buen profesor (de esos que dan clases maravillosas y que el Organizador Regional y sus comisiones estn seguros de que su participacin ser estupenda) no cumple con los requisitos exigidos, NO podr participar en el evento. La razn de la aparente burocracia (que no es tal) es que si no entrega su resumen curricular, sus lminas y sus datos, har que el material entregado a los participantes est incompleto (sobre todo si es una ponencia que la gente haya disfrutado y por consecuencia busque ms informacin).

IMPORTANTE: Tener previamente todos los datos de los ponentes. Eso se entrega con suficiente tiempo a cada uno de los organizadores de la sede. Por favor no anotar un minuto antes de que el ponente se monte en el escenario el resumen curricular y el tema de la ponencia en un papel cualquiera, improvisando un bolgrafo, con caligrafa apurada. Ese es un error de organizacin que se resuelve fcilmente si se toma la previsin necesaria. La direccin nacional de ponencias entregar un guin el cual slo ser necesario rellenar con unos pocos datos locales.

Durante el evento, este coordinador se encargar de la buena atencin de los ponentes, as como del cumplimiento de la agenda. Ser el encargado de cuidar la apariencia de la sala y de los recursos de atencin a los ponentes y participantes (agua, refrigerios, etc). Este coordinador est permanentemente en la sala del evento. Su lugar, durante los dos das del evento es DENTRO de la sala o auditorio, sin excepcin. Su responsabilidad consiste en que el evento en el auditorio salga bien, a tiempo y dentro de la agenda pautada.

Esta coordinacin ser la encargada de resolver la moderacin del evento, es decir, tendr a su cargo ser la persona o designar a alguien para que presente el CNSL al pblico, siguiendo el guin contenido en el documento C002 (Guin para las Ponencias). Para que el nivel de estrs y de improvisaciones baje en buena medida durante el evento, esta coordinacin deber



tener con anticipacin el resumen curricular de cada una de las personas que realicen ponencias o talleres.

Esta direccin estar en constante comunicacin con los ponentes luego de seleccionada la agenda definitiva y ser la encargada de confirmar la presencia, da de llegada y salida de la ciudad de cada ponente. Se encargar de enviar las cartas de invitacin, de agradecimiento y cualquier otra comunicacin entre el ponente y la organizacin.



LAS PONENCIAS EN EL CNSL

El CNSL es un evento de difusin, principalmente centrado en cuatro jornadas (dos diarias) de ponencias, aunque pueden realizarse otras actividades en los dos das de duracin del evento en cada sede.

Cualquier actividad que se realice debe estar previamente coordinada y aprobada por la direccin nacional de ponencias. Este asunto es fundamental y muy importante que se atienda. De esto depende la calidad y coherencia del CNSL en gran parte.

Se construir una programacin previa para todas las sedes y un espacio amplio para la presentacin del conocimiento, el talento, los trabajos y las propuestas locales junto al mensaje que nacionalmente se transmite, de forma coherente y ordenada. Es por ello que hay algunas charlas fijas tanto en contenido como en el horario. Estarn previamente planificadas por la organizacin nacional y es responsabilidad del Organizador u Organizadora Regional del evento y el Organizador u Organizadora Regional de ponencias tener amplia comunicacin y acuerdo previo con la Direccin Nacional de Ponencias para generar la agenda de cada sede. Se recomienda leer en este manual la seccin que describe la Direccin Nacional, en el cual est un cronograma de inters para esta coordinacin.

Si invitamos a un ponente a hablar en el CNSL, preguntmosle antes cunto tiempo necesita para compartir sus conocimientos. Es ofensivo sacar a alguien de sus obligaciones y traerlo al CNSL para mandarlo a callar porque hay un desfile de ponentes que lo preceden y anteceden. Las ponencias por eso regularmente no excedern las 6 por da, con no ms de 4 ponencias en un bloque, ya sea matutino o vespertino, a menos que los ponentes hayan manifestado explcitamente que slo requerirn 45min para dictar su ponencia. Algunos ponentes requieren ms de 45 minutos (a veces el doble) mientras que algunos podrn estar satisfechos con 30



minutos. El evento est dedicado a la participacin de los ponentes, por lo que el tiempo de sus discursos son la primera prioridad para decidir el tiempo de su participacin.Para evitar vacos en el devenir del evento por cualquier motivo, es necesario que al menos dos integrantes del equipo de organizadores u organizadoras regionales tengan disponibilidad de dar una (1) ponencia. Estos deben ser adicionales a los que de antemano estn dentro de la agenda.

Uno de los objetivos del CNSL es dar a conocer los talentos locales en materia de Software Libre. Por lo tanto deben tener prioridad las postulaciones de la zona o de las regiones cercanas al evento por encima los ponentes nacionales que puedan eventualmente invitarse, quienes requerirn como es justo mayor logstica y mayor cantidad de recursos para trasladarlo, alimentarlo, hospedarlo y atenderlo apropiadamente.

Sobre aquello de aceptar o no a un ponente que no est dentro de los estndares de etiqueta: la apariencia del evento y de sus organizadores se cuidar para que est lo ms limpia, elegante y uniformemente posible. Ahora bien, no podemos obligar a nadie a vestirse a gusto de los dems. Para algunos las corbatas asfixian, para otros es inaceptable tener una gorra puesta en una ponencia. Vivimos en un mundo diverso.

Hay ponentes que han tenido reiteradas ausencias y han hecho embarques en distintas oportunidades y ediciones del CNSL. Es necesario prestar atencin a estos casos para que no se repitan las mismas situaciones.

Temas y contenidos

Las ponencias recibidas se deben agrupar (e intentar que haya al menos una de cada una de estas categoras) en los siguientes ejes temticos:



Filosofa, tica, sociologa y discursos variados sobre el paradigma del Software Libre

Redes

Programacin y Bases de Datos

Administracin de Sistemas y Seguridad Informtica

Aplicaciones, programas, herramientas especficas o distribuciones GNU/Linux

Hardware, perifricos

Dispositivos Mviles

Otros temas relacionados con las Tecnologas Libres

Sobre el Software Privativo, en los porcentajes que seanEl evento que realizaremos ser el Congreso Nacional de Software Libre. Esto quiere decir que promovemos y defendemos las libertades y el respeto hacia quienes usan herramientas informticas. Hablar de tecnologas que usan los beneficios del Software Libre para promover tecnologas privativas (como esos programas hechos con Software Libre que requieren bases de datos o cualquier otro componente privativo para funcionar o como aquellas herramientas privativas que pueden ser instaladas en GNU/Linux) son tecnologas que no respetan al usuario y por lo tanto no son Software Libre y por ende promover esas tecnologas en el CNSL es contradictorio, absurdo y anti tico. Hay miles (siendo realistas: millones) de temas en el Software Libre desde los cuales se pueden hacer muchas ponencias, talleres y dems presentaciones. No hacen falta las tecnologas privativas y aquellas de las cuales somos dependientes y en algunos espacios estamos obligados a usarlas no son tecnologas que se merezcan nuestra promocin.

Dualidad de los temas tcnicos y los que son todo pblicoEn los aos anteriores hemos hecho una encuesta donde se le pregunta a quien se inscribe su nivel de conocimiento de GNU/Linux, dando como resultado que ms del 60% de los asistentes tienen conocimientos bsicos y menos del 10% tienen conocimientos avanzados o expertos.



Dicho lo anterior, si se quieren dictar ponencias con alto contenido tcnico y para las cuales se requiera al menos conocimientos medios de informtica o algn rea afn, estas ponencias deben dictarse en salones apartes, donde quienes quieran compartir y recibir estos conocimientos estn libres del desentendimiento de la sala y puedan, sin menoscabo ni atencin especial, hablar con soltura y entre iguales de los temas que nos apasionan como tcnicos y en espacios abiertos donde quien desee pueda ir, participar y preguntar para aprender. Por lo anterior, la sala principal del CNSL se usar para charlas todo pblico. En caso de que no haya una sala alternativa (por las condiciones del espacio) o no se desee dividir al grupo de asistentes, se debe resolver con conciencia el nivel de dificultad de las charlas para que el pblico no se desmotive. En un evento de 15 charlas todo pblico no cae mal una bien tcnica para generar conciencia de profesionalismo en la audiencia, pero abusar de este recurso es, frecuentemente, perder el tiempo que mantiene la atencin en los participantes. Si hay muchas postulaciones para charlas tcnicas, se realizarn entonces talleres paralelos a las charlas. Las ponencias sern siempre para todo pblico (y si son tcnicas deben ser modificadas para que sean todo pblico) y los talleres podrn ser de la profundidad que deseen detallar sus expositores. Esto en las sedes donde se dio el evento tuvo muy buen resultado, complacencia y aceptacin por parte de los asistentes.

Postulaciones

Todas las personas interesadas en este proceso deben escribir a [email protected]. Solo las comunicaciones enviadas a este correo sern tomados en cuenta para los efectos de las postulaciones y su proceso de seleccin.

Recaudos

Los ponentes debern consignar los siguientes recaudos para participar en el CNSL:

Resumen Curricular (en uno o dos prrafos, ser el texto con el cual ser presentado el ponente)



Formato de postulacin de ponencias debidamente llenado.

Resumen de su ponencia (para ser aadido al CD que se entrega en el evento)

Material audiovisual que ser entregado a los participantes

Todos estos recaudos debern acompaarse junto al Documento C003 - Formato de Postulacin Ponencias y Talleres, el cual se publicar y/o enviar segn sea el caso, se deber mantener siempre a la disposicin de aquellos interesados en participar como ponentes del evento.

Si al momento de la postulacin falta alguno de estos recaudos, la ponencia ser aceptada (mas no aprobada); para que la misma se apruebe en su totalidad se deben entregar los requisitos completos al comit de ponencias. Para ello se le dar oportunidad de completar el proceso de postulacin hasta el ultimo da de recepcin de las mismas. El comit de ponencias al recibir la postulacin informar sobre que requisitos hacen falta para completar el proceso y la fecha tope para la entrega del mismo. Las postulaciones que no estn completas pasada la fecha de entrega sern descartadas.

En caso de que algn ponente quiera postular su ponencia fuera de tiempo y an as reclame o exija ser aadido, est redactado un texto con el cual se le explica detenidamente los detalles de este asunto. Dado el caso pdalo a la direccin nacional de ponencias.

Lineamientos

Duracin de las Charlas: mnimo lo que el ponente solicite y mximo lo que el ponente necesite para dar su tema. (se fija por omisin un tiempo de 45 minutos ms preguntas si no se tiene esta informacin).



Duracin Talleres: de 1 a 4 horas, segn indique el facilitador y siempre que se tenga disponibilidad de local para este tipo de actividades.

Formato del material: Todo el material requerido para el tema deber ser elaborado con formatos libres (ODF y PDF) y presentados con herramientas de software libre. No sern aceptados documentos en formatos privativos. No sern presentados temas utilizando herramientas privativas. Esto aplica tambin para documentos que fueron hechos originalmente con herramientas privativas y luego guardados como formatos libres. Hay formas muy fciles de detectar estos casos.

Promocin y Propaganda: sea el tema que fuese abordado, se exige explcita y obligatoriamente que no se promocionen tecnologas privativas. Esto es, no hacer propaganda de programas y componentes privativos en ninguna de sus formas y presentaciones.

NOTA: Las postulaciones enviadas por un autor novel (novato) en el oficio de ponente, disertante, facilitador, entre otros, debe estar respaldada por los organizadores regionales donde se espera presentar el tema. Se recomienda no colocar ms de un ponente novel en el programa.

Convocatoria a los ponentes y las ponentes

El comit de ponencias regional debe hacer la mayor publicidad posible para el proceso de postulaciones al talento regional. Esto, cumpliendo con los plazos establecidos por la Organizacin Nacional, debe hacerse con suficiente tiempo, dedicacin y esfuerzo. De esta manera los profesionales y conocedores de las distintas reas pertinentes al Software Libre que residen en la zona, podrn saber que su ponencia ser bienvenida en el evento y se evitar que se enteren dos o tres das antes del evento, lo cual ser una molesta situacin, pues se pueden rechazar valiosas e importantes ponencias.



Se recomienda promover esto por consultas a profesores universitarios, a cientficos e investigadores de la zona y a toda aquella persona que quiera participar o sepa de alguien que pueda tener una valiosa presentacin en el evento.

Asimismo, usar los canales usuales de convocatoria: pginas web, blogs, redes sociales, correos, etc. Igualmente ser til (pero hay que evitar asociar costos a esto) publicarlo en la prensa local.

Ponentes Patrocinadores

Es usual que un patrocinador apoye al evento a cambio de un espacio para una ponencia. Esto tiene unas implicaciones que es necesario escribir se describe en este manual, que es necesario que el organizador regional lea, que debe estar claro para el coordinador regional de ponencias y que, finalmente, debe ser entendido, acatado y cumplido. Todo esto para no desorganizar el evento a la vez de no generarle molestias o desmanes a las voluntades que desean colaborar con el patrocinio del CNSL.

A todo patrocinio, sea de la ndole que sea, se le da (en fsico y por escrito) una carta donde se le informe y agradezca su participacin en el CNSL. En esta carta se le informa que existen unas fechas tope para la entrega de los recaudos y que si no se cumplen existe la posibilidad de no poder realizar todas las actividades pautadas. Esto es que puede su ponencia ser reducida en tiempo, cambiada (en caso de que quiera promover tecnologas privativas) o eliminada, en caso de que aparezca 10 minutos antes de dar su charla, siendo primera vez que se tienen noticias del ponente (se han visto casos).

Toda charla a cambio de patrocinio debe cumplir tambin con los recaudos requeridos (formato de registro de ponencias, resumen curricular, resumen ponencia, material audiovisual).



En caso de que el patrocinante manifieste su deseo de participar como ponente fuera del plazo establecido por el comit de ponencia regional, se le puede ofrecer a cambio un espacio en el rea de exposiciones (stand) para obtener representacin en el congreso y difusin de sus productos y/o servicios.

Logstica y Atencin para los ponentes

La naturaleza del CNSL busca que la participacin del ponente aunque no sea remunerada cause en sus recursos un gasto igual a cero en lo que respecta a su participacin en el evento en las actividades relacionadas con el mismo, por lo cual se establece entrega de viticos relacionados con cada uno de los rubros mencionados anteriormente. Es por ello que se buscan principalmente talentos locales o que sus lugares de origen sean lo suficientemente cerca como para no generar un gasto exorbitante en viticos. Se recomienda leer la seccin Viticos ms adelante en este documento.

Una vez informado de su participacin en el evento, quien hace charlas y talleres en el CNSL tiene por parte del evento el hospedaje y alimentacin garantizada, mientras se permanezca en el evento. Esto tiene vigencia desde el viernes a medioda hasta el domingo a medioda. Es importante que en ese lapso de tiempo est planificado y asegurado el suministro de estos requerimientos y la atencin personalizada a cada ponente.

Se debe cubrir pasaje, hospedaje y alimentacin, incluidos gastos de transporte local. Estos gastos son slo destinados a la persona que hace la actividad. Los acompaantes no estn cubiertos por la logstica del CNSL.

Es importante especificar en la lista de ponencias aceptadas en cada sede si el ponente tiene algn requerimiento especial para su alimentacin, pues hay quienes por dieta mdica



pudieran no poder consumir ciertas comidas.

Respecto al pasaje de traslado, en caso de ser un ponente proveniente de otra ciudad distinta a la de la sede del evento al cual se le ha invitado a participar, ser cubierto el costo ida y vuelta de (1) un pasaje en bus (buscama o superior) ida y vuelta, desde y hacia su ciudad de origen.

Es importante que al momento de la salida del ponente de la sede, le haya sido entregado el certificado de participacin y de ser posible la carta de agradecimiento, as como cualquier otro presente que se tenga estipulado entregar (si se da el caso) por lo cual se debe prever con suficiente antelacin los tiempos de llegada y salida de los mismos, para tener preparadas las entregas respectivas que se deban hacer.

Cronograma

Se acord en asamblea que la agenda de cada sede debe estar publicada con 15 das de anticipacin. Hay que arreglar los tiempos para adaptarlos a esta necesidad. Por esto se sugiere este cronograma para esta direccin:

LLamado a postulaciones

Cierre de postulaciones de cada sede 3 semanas antes. Organizacin del material de la sede

Envo de las notificaciones y verificacin telefnica de que se sepa la aceptacin.

Ajustes de agenda

Publicacin de la agenda 2 semanas antes

Confirmacin de la asistencia de los ponentes una semana antes y el jueves antes del CNSL

Envo de cartas de agradecimiento el sbado o el lunes.

Envo de carpeta comprimida con las ponencias finales de la sede.Proyecto GNU - Sitio Web: http://gnu.org.ve Correo Electrnico: [email protected]


CONVOCATORIA

Es importante entender que el xito del CNSL se mide en funcin del logro de sus objetivos y entre los primeros est difundir el Software Libre. Mientras mayor sea el nmero de personas a las cuales se les lleva el mensaje y la informacin que prepara el CNSL en cada sede, mejor se podr valorar el xito de cada evento. Igualmente, lograr una buena convocatoria asegura tener los recursos necesarios para cubrir todos los gastos que tiene un CNSL.

Para preparar esta convocatoria, se har entrega de afiches nacionales 1 mes antes de la apertura del evento y debern ser retirados de la oficina de correos, publicados y difundidos a partir de la misma semana cuando hayan sido recibidos.

Es importantsimo hacer saber que poner afiches atrae como mximo al 5% de los participantes al evento, as se empapele toda la ciudad entera. No ms que ese porcentaje se logra. Para demostrarlo contesten todos los de un grupo organizador regional a la siguiente pregunta: cuntos afiches has ledo en estos ltimos dos (2) meses que hayas atendido a su convocatoria?.

La convocatoria realmente funciona cuando se hace pase de aula en las universidades y dems instituciones interesadas en un tema como este. Cuando se articulan a las instituciones para que lleven a sus alumnos o trabajadores. Una tcnica que funciona es decirle a los profesores de las universidades que enven a sus alumnos a hacer un trabajo sobre los temas expuestos en el CNSL y a cambio se le exonera el certificado.

Muchas sedes se asustan cuando ven un nmero de inscritos en el sistema en nmero superior a la capacidad de la sala. Cuidado, porque aproximadamente slo el 30% de los que se



inscriben en el sistema de registro asisten al evento (comprobado con las estadsticas del sistema de registro de los ltimos 3 aos). Existen personas que van por horas al evento y otras que se inscriben y se van para luego ir a recoger su certificado. Todas esas cuentas dan muy por debajo del total de asientos disponibles si se detienen las inscripciones al alcanzar la capacidad de la sala. Por lo tanto las inscripciones no se cerrarn antes del da del evento. Est comprobado que hacerlo deja muchos puestos vacos en la sala.

Estrategia de difusin del CNSL

La estrategia de difusin para el CNSL tiene varios frentes de promocin y difusin, que abarcan un gran nmero de instancias por medio de las cuales llegar la informacin de forma masiva a nivel nacional.

Microblogging: Twitter e Identi.ca. Si cada organizador enva por los menos un (01) mensaje diario a estas redes, tendremos como mnimo doce (12) mensajes diarios rodando en las redes de microblogging, sin contar con toda la gente que nos multiplique el mensaje (retweet/redent).

No mandes siempre el mismo mensaje. Puedes revisar una muestra de los mensajes para redes sociales y adaptarlos a tus necesidases.

Comenta sobre las estadsticas de registro y llama a registrarse.

Comenta sobre cada ponencia o tema interesante que vaya a presentarse en tu sede. Si el ponente tiene usuario en esa red social, mencinalo! Probablemente l o ella multiplicar el mensaje.

En tus mensajes menciona a usuarios con cantidades importantes de usuarios, que luego puedan replicarlo.

Cuando veas un mensaje del CNSL replcalo para tus seguidores.

Por favor usa la etiqueta #CNSL9 en todos tus mensajes y nombra a @CNSL9 si quieres


http://www.glove.org.ve/http://wiki.gnu.org.ve/cnsl:microbloghttp://wiki.gnu.org.ve/cnsl:microblogmailto:[email protected]

ser repetido desde la cuenta del evento.

Solicita a los ponentes que coloquen en sus redes sociales que participarn en el CNSL

Solicita a los colaboradores y amigos que difundan el CNSL en sus redes.

Pginas Web

Blogs de organizadores, colaboradores y participantes. Cada organizador debe por lo menos escribir dos (02) artculos sobre el CNSL en su blog personal, uno antes, para llamar a la gente a asistir y otro al finalizar, comentando los buenos resultados y convocando a la prxima sede.

Se deben usar los artes autorizados para el CNSL (logotipo y tipografa)

Siempre que pueda usar buenas fotos del CNSL para acompaar los artculos. Llamarn la atencin del lector.

Por favor agrega un banner del CNSL en tu blog personal. Busca que otros blogs de compaeros lo hagan tambin.

Todos los artculos deben dejar claro que no representan la posicin formal del Congreso Nacional de Software Libre, slo la opinin de un organizador, colaborador, participante. Las notas de prensa oficiales sern publicadas en el portal del CNSL.

Sitios Web de Medios de comunicacin y otros

AVN: Se solicitar el apoyo de la Agencia Venezolana de Noticias, antes lo han hecho y representa un gran multiplicador de noticias para muchos otros portales en internet que toma ste como fuente.

Correo del Orinoco y CiudadCaracas: Se buscar obtener el apoyo con por lo menos tres (03) notas de prensa durante los meses del CNSL, uno al principio del CNSL, otro a la mitad y uno al finalizar el Congreso.

Sitios de noticias: Hay sitios como somoslibres.org, barrapunto.com u otros similares, que son grandes centros de acopio de noticias sobre el rea de las tecnologas libres, cada vez



que se haga la respectiva nota de prensa de una sede debe enviarse a estos medios nacionales e internacionales. Dada la alta demanda de estos sitios es probable que no siempre nos publiquen, pero si conseguimos que nos publiquen unas tres notas a lo largo del CNSL ser de mucho provecho.

Sitios Web gubernamentales: Los sitios web de los organismos gubernamentales afines a nuestra rea son fundamentales en la estrategia de comunicacin, pues afianzan la confianza y solidez de los objetivos del CNSL.

Sitios Web de empresas patrocinantes o del rea: Se debe solicitar a las empresas patrocinantes la promocin y difusin del Congreso Nacional de Software Libre, a travs de la publicacin de notas de prensa, redes sociales o la mejor de todas en este caso: inclusin de un banner en su sitio web. Las empresas u organizaciones que no estn patrocinando, pero que son del rea tecnolgica probablemente les gustara apoyar con la publicacin de una nota de prensa en su portal o la publicacin de un banner.

Correo Electrnico

Listas de correo electrnico: Debemos hacer uso y presencia en las listas de correo electrnico de la comunidad de Software Libre, ya sea nacionales o regionales, de inters general o de grupos o aplicaciones en particular, el Congreso Nacional de Software Libre tiene un inters global en Venezuela y el mundo.

Buzones personales de aquellas personas que manifestaron en el sistema de inscripcin querer seguir recibiendo informacin del Software Libre.

Medios Audiovisuales: Los medios audiovisuales aunque son agotables ms rpidamente, producen un gran impacto en corto tiempo. Estos espacios se usarn estratgicamente, antes, durante y despus del CNSL. Para mantener una presencia constante y sostenida en estos medios.

TeleSUR: aqu se buscar una entrevista corta para hablar del Software Libre y por supuesto de toda la avalancha de actividades del CNSL, preferiblemente antes de la



inauguracin o despus de haber realizado por lo menos una sede.

VTV: Se buscar entrevista en el programa Contrastes para promover el Software Libre y las actividades del CNSL en todas las ciudades del pas que se visitarn este ao.

VIVE: En el canal VIVE se pueden lograr varias cosas, primero que nada un micro de promocin del CNSL en el programa Vive con cancha, que puede incluir una entrevista. En segundo lugar proponer el rodaje de un pequeo spot para promover la participacin en las distintas ciudades. Adicionalmente se puede repetir el programa especial con activistas de la comunidad de Software Libre y RMS que se hizo en la clausura del CNSL 7.

Medios Radiales:

AlbaCiudad 96.3 FM: Esta emisora fue la primera que comenz a usar Software Libre en su transmisin y la gran mayora de su trabajo lo hacen con tecnologas libres. Podemos conseguir el apoyo de ellos por lo menos en el noticiero del medioda y probablemente con el rodaje de alguna promo.

RNV: Entrevistas en los programas de Trinchera Digital o Ecos del Mundo que anteriormente nos han abierto las puertas.

RadioGNU: Se debe garantizar la transmisin en vivo del CNSL de este ao en todas las ciudades, en la medida de lo posible. Esto har que podamos llegar a muchas ms personas sin la restriccin de la presencia fsica, incluso a otros pases.

YVKE Mundial: Se buscarn dos o tres entrevistas a lo largo de los prximos cuatro meses en este medio.

Radio del Sur: Nunca hemos tocado la puerta de este medio. Este ao debera ser la primera vez.

Medios Impresos:

Ciudad Caracas

Correo del Orinoco



Medios regionales

Ingeniera Social:

Boca a boca: Este mtodo de difusin y promocin ha mostrado ser uno de los ms efectivos que existen. El efecto viral que produce hablar o comentar de algo de inters comn para un grupo y que estos a su vez lo hagan en otros grupos o espacios, va tejiendo una gran red de informacin y difusin sobre el tema en cuestin. Promover stas tertulias o conversaciones entre nuestros grupos de inters ser de gran utilidad. Vestimenta: Usar franelas, gorras, chapas u otros elementos personales con mensajes del Software Libre o el CNSL es otro de los mtodos altamente efectivos, silenciosos y con poco esfuerzo que debemos utilizar. Adems de servir para identificarnos como activistas de un movimiento, realizan un importante trabajo de difusin.

Abordaje meditico: Estar en constante cacera no de elefantes de medios de comunicacin en la calle que puedan escuchar y transmitir lo que tenemos que decir sobre el conocimiento libre y nuestra lucha. Los medios de comunicacin estn plagados de publicidad de software privativo, bien sea porque no hay conciencia o porque siguen acostumbrados, por inercia, al viejo modelo de dominacin tecnolgica. Conscientes de eso y de que los medios tienen siempre una linea y programa de informacin definida y que las tecnologas y el conocimiento libre no suelen estar en esas estrategias de comunicacin, debemos nosotros atacar directamente cada vez que los medios salgan de sus estudios y estn en la calle. Eso incluye comunicacin visual a travs de fotos o grabaciones para televisin donde aparezcan mensajes o logos relacionados a nuestra lucha, entrevistas de opinin, entre otros.

Interceptacin personal: Este tipo de estrategia de la llamada ingeniera social liberadora consiste en interceptar personalmente y de forma directa a algn personaje con poder y capacidad de difusin o de toma de decisiones, para hablarle del Software Libre. Puede ser un personaje poltico o comunicador social, por ejemplo. Muy probablemente esta persona ya haya escuchado o ledo en algn lugar acerca del Software Libre, pero es casi



seguro que nunca ha tenido la oportunidad de que alguien se siente a explicarle o argumentarle contundentemente la importancia del conocimiento libre para nuestra sociedad y para este proceso de cambios que estamos construyendo en Venezuela.



SEDES DEL CNSL

El CNSL es un evento peridico e itinerante. Cada ao y durante 3 meses de evento, se recorre una ciudad por fin de semana. Para que una sede sea llevada a cabo debe tener en consideracin la presente seccin de este manual.

Para que una sede sea parte de un CNSL debe pasar por unos simples pero obligatorios pasos, los cuales estn especificados para garantizar una buena escogencia de las sedes, las fechas y la posibilidad real de realizar satisfactoriamente un evento con suficiente convocatoria, en un espacio adecuado y con ninguna improvisacin para resolver los asuntos crticos y medulares de la organizacin de una sede del Congreso Nacional de Software Libre.

Necesidades de una Sede

Para cada uno de los coordinadores regionales hay tareas previamente asignadas, que son la base para poder dar inicio a la organizacin del evento, adems de las que surgen por aadidura en el transcurso de las distintas actividades del evento. Todas estas deben ser verificadas previo al evento y en todas las tareas tener una segunda opcin para los casos en los cuales la primera pueda presentar inconvenientes.

Estas son las necesidades que deben ser cubiertas por patrocinio en una sede del CNSL y para las cuales debe haber un plan de contingencia en caso de que fallen:

Auditorio

Sonido

Proyeccin de Video

Hospedaje

Alimentacin



Transporte

Material POP

Carpetas

Hojas para anotaciones

Lpices o bolgrafos

CDs

Conectividad

A continuacin unas notas importantes sobre los elementos listados:

Auditorio: Debe tener una capacidad cercana a las 400 personas o ms.

La nica garanta para asegurar la disponibilidad y el compromiso de reserva para un auditorio es tener en mano (firmado y sellado) el documento emitido por la institucin que alquila, sede o concede los espacios de auditorio (y salas de talleres) donde se haga constancia del acuerdo de reserva de los espacios. Ver documento A001 - Solicitud de Espacios para el CNSL. La organizacin regional deber consignar este documento por va electrnica y deber guardar original (y copia) del mismo en sus archivos para poder tener la certeza de que no habr sorpresas en este sentido. Se les solicita a los organizadores regionales que cumplan esto tal cual al pie de la letra para evitar situaciones incmodas que no se deben repetir en un evento que ya en estas ediciones est en la obligacin de no tener obstculos fcilmente superables con la experiencia y diligencia temprana.

Debe cuidarse el aspecto visual del escenario. No es bueno gastar presupuesto en arreglos florales y dems adornos, pero s se debe cuidar el aspecto en la medida de lo posible.



Proyector y Sonido: Se debe estar totalmente seguro del correcto funcionamiento del proyector y la amplificacin del sonido. Se debe tener alguno adicional, a los que se tienen establecidos para uso. A menos que sea una empresa que alquile estos dispositivos, se debe exigir verlos, probarlos y asegurar que estarn disponibles y aptos para su uso durante los dos das del evento. Asegurarse que existe el lugar de proyeccin adecuado (tela/teln) para no estar improvisando a ltima hora. Igualmente como sucede con la sala, debe asegurarse por escrito la disponibilidad del los proyectores mediante carta, factura o contrato.

Conectividad: El sistema de registro del CNSL necesita Internet. Se debe gestionar un enlace constante en el rea de las inscripciones. Las sedes que no tienen conexin deben avisar con tiempo esta situacin para resolver este punto. Igualmente, el CNSL se acompaa de Radio que en la medida de lo posible transmitir el evento en vivo. Es necesario para ello que exista una conexin a internet dedicada para este fin, sin otras computadoras que puedan consumir el ancho de banda y que conste de al menos 256kbps constantes de UPSTREAM para transmitir en vivo el evento.

Alimentacin: Los ponentes y el comit organizador debe tener resuelta la logstica de las comidas. En el caso de los almuerzos debern hacerse preferiblemente en las reas del complejo donde se haga el evento o al menos en un sitio cercano o de rpido acceso. Deben tenerse para esto en consideracin los tiempos, de manera de organizar todo para que se tenga una hora para comer, descansar la comida y, dado el caso, regresar al evento. Si se contrata un servicio de almuerzos empaquetados es necesario asegurarse de la frescura del mismo, as como la disponibilidad de alimentos vegetarianos y/o otros que satisfagan regmenes dietticos especiales para quienes tengan estas costumbres o dietas mdicas especficas. Esto debe correr por parte de la organizacin regional, ya sea por patrocinio o por algn otro medio con el cual se negocie el beneficio de la comida.



Hospedaje: Es requerido para las personas integrantes del equipo itinerante y los ponentes que eventualmente sean invitados de estados fuera de la sede. El hospedaje deber ser en hoteles sencillos (a menos que el patrocinio provea hoteles con mayores comodidades que las necesarias) y en lugares de alojamiento preferiblemente cercanos a la sede del evento para acortar los tiempos de traslado. El equipo de organizadores y ponentes del CNSL debern poder estar junto en todo momento por lo cual la solucin del alojamiento debe tomar en cuenta este detalle. Las reservaciones de hospedaje deben hacerse con al menos cuatro (4) semanas de anticipacin para evitar angustias al no conseguir hoteles en los das cercanos al evento, pues este se realiza en los fines de semana, cuando regularmente es muy difcil conseguir este recurso. En caso de estar delegado en una empresa o institucin este recurso hay personalmente VERIFICAR con el hotel el estado de este requerimiento. Un aspecto importante a considerar relacionado con el tema del hospedaje es los No Show (en espaol no se present) trmino hotelero utilizado para cancelar unilateralmente las reservaciones, por que las personas no se presentan para la hora o el da pautado para su llegada. Se debe cuadrar con el hotel este asunto. Al momento de hacer las reservaciones (sobre todo cuando estas son por intermedio de un patrocinador) es importante resaltar, tanto al hotel como al patrocinador que las habitaciones solicitadas deben estar disponibles desde el jueves a medioda hasta el domingo a medioda y reservados y puestos a la orden del organizador regional o en su defecto a alguien del comit organizador nacional del CNSL

Material de apoyo (POP): Todo participante en el CNSL, sea entrada libre o sea colaborando a cambio de un certificado de participacin, deber recibir un grupo bsico de material de apoyo consistente en carpetas, lapicero o lpiz y dos o ms hojas para anotar (membretadas preferiblemente). Adicionalmente se puede completar el material con los siguientes elementos: identificativo, dptico informativo del CNSL, dptico informativo de Proyecto GNU de Venezuela, dptico informativo de Radio, dptico informativo del grupo de usuarios o colectivo que organiza el CNSL, entre otros. Para aquellos que hayan colaborado a cambio de un certificado y de esta manera hagan un aporte al CNSL se les puede obsequiar material adicional, como un



CD con las ponencias o una distribucin libre. La carpeta es preferible que sea impresa, con la imagen del evento.

Actos Culturales: En algunas sedes se decide llevar actos culturales. De ser as debe haber una persona encargada de verificar los siguientes asuntos:

Necesidades de Sonido, Electricidad, Cables especficos.

Lugar de descanso para los artistas para antes y despus de su presentacin (opcional)

Reconocimiento a todos como colaboradores del CNSL (certificado)

Cronograma para una sede del CNSL

Despus de haber sido designada en una asamblea de organizadores del CNSL que se hace previo al evento, con la carta de reservacin del espacio para el evento, se procede a seguir este cronograma de actividades:

2 o ms meses antes del evento:

Comunicacin constante con el comit de ponencias, para organizar la agenda del evento.

Bsqueda de patrocinios (necesitan solicitarse con al menos 2 meses de anticipacin)

Verificacin de Hospedaje y disponibilidad de los distintos recursos.

Un mes antes del evento

Reuniones semanales para lectura en grupo del Manual de Logstica y revisar objetivos cumplidos y pendientes.

Participacin ACTIVA con las direcciones nacionales a travs del canal de IRC, en la lista de correo y por telfono.

Convocatoria con pases de aula en las distintas universidades de la regin



Una Semana Antes:

Reuniones diarias, al final del da

Verificacin minuciosa de cada comisin por parte del Organizador Regional

Generacin de Plan B para cada una de las necesidades del evento.

Elaboracin del libreto de presentacin de las ponencias coordinadamente con la Direccin Nacional de Ponencias

Copiar los discos que sern entregado a los participantes, una vez que se tengan todas las ponencias y su material en digital.

Un da antes: Jueves

Coordinacin con la Direccin de ponencias para verificar la participacin y disponibilidad de los ponentes

Verificacin de la apertura de la sala (quin tiene la llave y a qu hora llega)

Ordenamiento y conteo del material de apoyo

Reunin previa con el Organizador, sus comisiones y todos los colaboradores

Capacitacin de quienes estarn en puerta con el sistema de registro

Verificacin de los medios de transporte para la maana siguiente

Confirmar que se haya escogido el moderador o moderadora del evento y que tenga el guin y el resumen de cada ponente y ponencia en sus manos

Acuerdos de lugares, transporte y horas de encuentro.

Reiteracin de la importancia de la puntualidad para el da siguiente.

Imprimir las cartas de agradecimiento y certificado de ponentes

Imprimir las cartas de agradecimiento de patrocinantes.

Logstica para resolver el desayuno para el equipo para el da siguiente



Primera Jornada: Viernes:

Bsqueda de materiales y personas.

Encuentro en el sitio del evento (7:00 am)

Resolucin del Desayuno

Colocacin del sistema de registro

Apertura de la sala

Pruebas de Sonido

Pruebas de Video

Apertura del sistema de registro (8:30am)

Reserva de los asientos para patrocinadores, ponentes y dems invitados especiales

Apertura del CNSL en esa sede (9:00am)

Palabras de Bienvenida por el moderador

Himno Nacional

Palabras de personalidades invitadas (no ms de 2 preferiblemente)

Palabras del organizador regional

Convocatoria a presentar las propuestas y proyectos locales.

Primer ciclo de ponencias: Introduccin al Software Libre

Descanso (12:00m)

Segundo ciclo de ponencias (mximo 4) (2:00pm)

Impresin de los certificados de ese da

OPCIONAL: Descanso con refrigerio (4:50pm)

Importante: verificar quin tiene la llave del auditorio y a qu hora llega el sbado.



Fin del segundo ciclo de ponencias (6:00pm)

Impresin de los certificados faltantes.

Publicacin de la lista de certificados para verificaciones

Descanso. Este da NO se organizan ni asisten a celebraciones.

Segunda Jornada: Sbado

Puesta en marcha de la sala (8:00am)

Apertura de la sala

Pruebas de Audio

Pruebas de Video

Tercer Ciclo de ponencias (mximo 3) (9:00am)

Descanso (12:00m)

Cuarto y ltimo ciclo de ponencias (2:00pm)

Impresin de los certificados de la maana

OPCIONAL: Descanso con refrigerio (3:50pm)

Fin de las ponencias (5:00pm)

Presentacin del grupo organizador

Agradecimientos a los patrocinadores y colaboradores

Presentacin cultural (preferiblemente folklore de la zona)

Palabras de Clausura por el Organizador Nacional

Entrega de certificados (cuando todo haya concluido)

Da Siguiente: Domingo

Para los invitados que an estn en la sede, proveer su desayuno y/o almmuerzo



Verificacin de los certificados sobrantes

Colocacin en la pgina web de la direccin donde se podrn retirar los certificados

Entrega de la documentacin de todo el material recopilado

Esta lista se complementa con el Guin para las Ponencias, el cual debe ser manejado por el coordinador regional de ponencias y el moderador del evento.

Es importante que el da Viernes llegue de primero a la sede (7:00am) el organizador regional. Deben delegar cualquier actividad o responsabilidad que le pueda impedir estar de primero en el lugar para que no se desorienten los esfuerzos y el equipo tenga a quin acudir para organizarse desde temprano.



SOBRE EL DINERO Y EL CNSL

Somos una Asociacin Civil sin Fines de Lucro, lo cual, es importante recordar, tambin es sin Fines de Prdidas y la idea es que sin buscar el lucro, quienes hacen posible el CNSL se auto sustenten y realicen el evento sin estar atados a voluntades ajenas a la organizacin que cause dependencia y pueda eventualmente hacer quedar al equipo como irresponsables ante el pblico.

El CNSL es un evento de entrada libre y gratuita

La diferencia entre libre y gratis es obvia en espaol. En ingls es la misma palabra (free) pero afortunadamente nuestro lenguaje define bien la diferencia. En nuestro evento esas diferencias no importan, puesto que nuestro evento es LIBRE y tambin GRATUITO a la vez.

El CNSL tendr por lo tanto ENTRADA LIBRE Y GRATUITA en TODAS las sedes, siempre. Sin excepcin. El conocimiento es de Libre Acceso y no se impedir el acceso al conocimiento bajo alguna condicin econmica. Todas las actividades, charlas, mesas de trabajo, actos y dems eventos dentro del CNSL tendrn entrada libre y gratuita y mientras haya capacidad en los espacios de las actividades a todos se les garantiza el libre y gratuito acceso al evento.

Opcionalmente, quien quiera un certificado de participacin y asistencia, se le pedir a cambio una colaboracin en dinero. Esto no lo hace un evento pago, ni un evento que cobre entrada, ni es un evento con fines comerciales. Es una opcin que se le da al participante de colaborar con el evento y no es en ninguna forma obligatorio. Certificados

La pgina del CNSL contar con un sistema de registro de participantes en lnea, que a la vez ser una base de datos de consulta y actualizacin. Al menos un mes antes de la primera sede



el sistema estar en lnea y funcionando. Este ser el nico registro de participantes del evento para evitar distintas bases de datos y participantes con datos confrontados.

Todo aquel interesado en asistir al evento, desee o no un certificado de participacin, debe inscribirse en el sistema de registro en lnea o en su defecto en puerta en el evento, pero se debe recomendar que la inscripcin en lnea sea previa.

Las personas que forman parte de la organizacin del evento, sern recompensados con certificados en los cuales se les otorgar el ttulo de organizador o colaborador a juicio de la organizacin regional. El nmero de certificados no podr ser superior a 15 por sede. En ninguna de las sedes de los congresos anteriores ha habido un nmero mayor de 10 personas que DE VERDAD trabajan en el evento. Es posible justificar ms de 15 personas pero son pocas las excepciones en este sentido: en lo que a certificados se refiere, slo ayudamos a quienes nos ayuden.

Los certificados vendrn pre-impresos y ser responsabilidad de los organizadores itinerantes tener resuelta una cantidad suficiente para la sede, as como de la organizacin regional tener una impresora lser (no sirve de tinta) para imprimir slo los nombres de las personas. Los certificados deben estar impresos en papel tipo opalina, sin tratamiento UV.

Costo de los Certificados:

Todos los aos se discute el costo del opcional certificado. El CNSL no colabora con la inflacin y apoya el esfuerzo colectivo para lograr una mejor economa, justa y equilibrada. Es por eso que nos cuesta mucho en la organizacin discutir un aumento del costo del opcional certificado ao a ao. Para el 2013 se han fijado Bs.F 70 para estudientes y Bs.F 100 general.



El CNSL no regala certificados. Si la persona quiere sacar provecho profesional o acadmico con nuestro evento, pedimos que a cambio nos colaboren con un (realmente mdico) apoyo para poder seguir as haciendo estos eventos. Si la persona no quiere obtener un certificado o no quiere pagar por l, respetamos sus razones para no recibir el certificado. Ni es obligado ni representa falta alguna el no optar por esa posibilidad. Se puede sin embargo otorgar certificados a personas que han colaborado especialmente y de alguna forma concreta.



ENTREGA DE CERTIFICADOS

El certificado vendr con el arte del CNSL, con unos espacios para imprimir los datos especficos del participante en el evento.

Esta es la logstica para la entrega de certificados. Usted como organizador u organizadora sigue estos pasos y la entrega de certificados ser una actividad ms. Si no aplica una estrategia como la que le diremos a continuacin podr recibir quejas del pblico.

Toda persona que se inscriba en el CNSL, diga que quiere recibir o no un certificado, debe registrarse en el sistema.

1. Se decide el espacio donde se imprimirn los certificados. Debe saberse el viernes.

2. Todas las personas que asisten al evento son registradas, quieran o no el certificado. Si alguien se rehsa a registrarse, se le respeta su decisin.

3. El viernes en la noche, terminada la primera jornada deben ser impresos ESE MISMO DA. Esto es obligatorio. Por favor bajo ningn concepto posponga esto. Todos los certificados de ese da deban imprimirse. Incluye imprimir al reverso el cronograma del evento.

4. El segundo da, se podrn seguir inscribiendo personas hasta las 12:00m, hora en la cual se informa a todos el cierre del sistema de registro. Se procede a un espacio privado, donde se imprimen los certificados de ese da. Ese espacio se usar posteriormente para corregir los certificados que se reclamen como errneos.

5. Se imprimen las actas de cada uno de los grupos por separado y se le anexan en una carpeta los certificados ya ordenados.

6. Los certificados se ordenarn de la siguiente forma:



1. Se separan en 10 grupos, del 0 al 9, ordenados por terminal de cdula.

2. Se organiza numricamente por cdula cada grupo de certificados, de forma ascendente.

7. Hasta este punto, los certificados an no han salido del cuarto donde se imprimieron. All se quedan hasta el paso 9.

8. Al terminar el evento, y despus que han terminado TODAS las actividades en los espacios del CNSL, se procede a entregar los certificados. Por ningn motivo se aceptan excepciones. Ms adelante se especifican ms detalles sobre esto.

9. Entrega de certificados: Apenas el pblico se entere dnde es, dejar desierto el resto del evento y correr a hacer su cola, as falte tiempo an para entregarlos. Es muy malo que esto pase antes de tiempo. Es necesario levantar la logstica de este paso en menos de 5 minutos y dejar listo el espacio para la entrega de certificados justo antes que se informe dnde es que se entregarn. Esto debe hacerse en 5 minutos el instante en el cual se informe el lugar de entrega:

Colocar 10 mesas pequeas con 10 sillas colocadas de manera lineal una al lado de la otra, para que la gente haga la cola en frente.

Tomar 10 cartones con los nmeros del 0 al 9 escritos visiblemente e identificar visiblemente las mesas con esos nmeros.

10. Cada persona que reciba su certificado escribe una simple rbrica en el espacio correspondiente del acta.

11. En el espacio designado con anterioridad, se reciben las personas que reclamen errores en sus certificados. Se les anula el anterior y se les reimprime ah mismo el nuevo corregido.

12. Se define dnde se podrn retirar los certificados posteriormente y se publica en la pgina web ese mismo da, como ltima actividad del da.



Por ninguna razn se entregarn certificados antes de concluido el evento, a ningn participante, solo se entregarn los de los ponentes que deban retirarse. Se debe tener claro el lugar donde se podrn retirar los certificados que no hayan sido recibidos ese da, colocando una nota en la pgina web del evento en la seccin correspondiente a la sede con la informacin completa del lugar, persona, correo electrnico y nmeros de telfonos de la(s) persona(s) contacto encargada de la entrega de los mismos. Es bueno proponer horarios sugeridos para retirar esos certificados.

Es MUY IMPORTANTE verificar reiteradamente el viernes y sbado que se cuente con:

Un espacio privado, apartado del pblico.

Una impresora lser con tonner.

Un escritorio.



DISTRIBUCIN DE LOS INGRESOS

El CNSL es un evento que se auto-financia con patrocinio y con el dinero recibido en puerta por concepto de los certificados, que aunque son opcionales para el pblico, siempre proveen una cantidad a veces suficiente para realizar bsicamente el evento. Es importante anotar que no siempre ese ingreso llega a lo bsicamente necesario y no debe ser tomado como solucin a todas las necesidades del evento.

Como estrategia para asegurar que hay trabajo y soluciones ptimas del trabajo de organizacin de una sede y como estrategia para disminuir los gastos del evento en cada ciudad se ha previsto la siguiente regla: toda necesidad bsica de un CNSL debe ser lograda por patrocinio, sin generar gastos al evento.

El auditorio, hospedaje, alimentacin, material de apoyo y transporte local deben ser resueltos por la organizacin regional por la va del patrocinio. Ninguno de esos gastos debe correr por cuenta directa del evento. Si hay que usar recursos para esas necesidades bsicas ser de los recursos de la sede y en algunos casos de excepcin no muy comunes sern gastos compartidos con la organizacin nacional.

El transporte (por tierra) de los ponentes y del equipo organizador nacional, junto a todo gasto que haya sido discutido previo al da mircoles antes evento, sern compartidos entre la organizacin nacional y la regional. Todo aqul gasto posterior correr por cuenta local.

Despus de madurar los debates que han habido respecto a la divisin y clculo de los recursos obtenidos en el CNSL se acord esa medida que garantiza que en caso de buenos ingresos por concepto de certificados, quede algo de dinero localmente para el equipo



organizador en la medida que la sede logre patrocinio y se esfuerce eficientemente por resolver las necesidades bsicas del CNSL. Esto garantizar que el equipo regional tenga ingresos en la medida en la cual haya desempeado una buena organizacin en su sede.

Un evento con buena convocatoria, puede arrojar un excedente entre Bs.F. 0 y Bs.F 6000. A veces puede ser mucho ms cuando hay una buena convocatoria y muchos deciden colaborar (en la mayora de los casos solo un 30% de las personas optan por el certificado). En otros casos puede no quedar nada si hay baja convocatoria o muchos gastos. Si todo sale patrocinado, no hay gastos que deducir y si asisten muchas personas al evento ser mayor el nmero de quienes colaboren a cambio del certificado y pueden quedar ganancias. Dicho lo anterior hay que recordar que el fin del evento no es comercial. El objetivo principal en este sentido es que nunca queden deudas y que si es posible los organizadores reciban un incentivo por el trabajo realizado por el Software Libre haciendo posible el CNSL.

Los ingresos en una sede se calculan de la siguiente forma:

Se deducen los gastos nacionales

Se divide a mitades para la sede y para la organizacin nacional

Se deducen los gastos no patrocinados de la sede regional

En caso de que alguno de los coordinadores o colaboradores locales emitan algn gasto y quiera que se les retribuya el dinero, slo tendrn reembolso los gastos que se hayan consultado previamente con el Director de Recursos y que ste lo haya aprobado. Para poder hacer el reembolso se necesita la factura requerida con los datos correctos.



Ingresos por Patrocinio

De haber ingresos en efectivo provenientes del patrocinio regional, ste ser administrado por la sede, aunque si son solicitados a nombre de Proyecto GNU de Venezuela, ser necesario dar parte de cmo se usaron los recursos a la Direccin Nacional de Recursos. Los patrocinios se deben pedir dos meses antes del evento para que se puedan recibir a tiempo.

Viticos

Las personas que necesitaron viajar para participar en el comit organizador regional, comit organizador nacional o como ponentes, tienen cubiertos sus viticos bajo las siguientes normas:

Traslado: 1 bus interurbano (ida y vuelta) y dos taxis del terminal al lugar del evento y viceversa.

Alimentacin: Desde su llegada a la sede, hasta la salida de la misma.

Hospedaje: Acordado con la persona, para los das que requiera en la sede. Ser

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