04. Análisis de puestos de trabajo

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Vicente Sabater ÍNDICE. 1. El puesto de trabajo y las competencias 2. Concepto y finalidad del análisis de puestos 3. Metodología para la realización de un análisis de puestos 4. La gestión de competencias: análisis y aplicaciones Análisis de puestos y Gestión de Análisis de puestos y Gestión de Competencias Competencias José Antº Fernández

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Page 1: 04. Análisis de puestos de trabajo

Vicente Sabater

ÍNDICE.

1. El puesto de trabajo y las competencias2. Concepto y finalidad del análisis de puestos3. Metodología para la realización de un análisis de puestos4. La gestión de competencias: análisis y aplicaciones

Análisis de puestos y Gestión de CompetenciasAnálisis de puestos y Gestión de Competencias

José Antº Fernández

Page 2: 04. Análisis de puestos de trabajo

1. 1. El puesto de trabajo y las competenciasEl puesto de trabajo y las competencias

ORGANIZACIÓN

FUNCIONES

ACTIVIDADES

TAREA OPERACIÓN ELEMENTO MOVIMIENTO ELEMENTAL O

MICROMOVIMIENTO

PUESTO DE TRABAJO “Conjunto de tareas que se repiten constantemente”

TAREA Secuencia de operaciones que se repiten con cierta frecuencia

Page 3: 04. Análisis de puestos de trabajo

1. 1. El puesto de trabajo y las competenciasEl puesto de trabajo y las competencias

A C TIV ID A DP U B L IC ID A D

TA R E A C O B R OTA R E A E N V IO D E P D ID OTA R E A F A C TU R A C IÓ NTA R E A ZTA R E A X

A C IV ID A DA D M Ó N .V E N TA S

A C TIV ID A DD IS E Ñ O

F U N C IÓ NC O M E R C IA L

A C TIV ID A DA

A C TIV ID A DZ

F U N C IÓ NA D M IN IS TR A C IÓ N

A C TIV ID A DM 4 1

A C TIV ID A DZ 2 1

F U N C IÓ NF A B R IC A C IÓ N

E M P R E S A

PUESTO

Page 4: 04. Análisis de puestos de trabajo

1. 1. El puesto de trabajo y las competenciasEl puesto de trabajo y las competencias

Elemento dinámico

Unidad organizativa básica y punto de partida de la D.RR.HH.

¿Debe seguir teniendo el puesto este papel?

Necesidad de conocer cómo está configurado el puestoNecesidad de conocer cómo está configurado el puestoy qué impacto tiene la forma en que está diseñadoy qué impacto tiene la forma en que está diseñado

Reflexiones sobre la importancia del puesto:

Elemento estático

Page 5: 04. Análisis de puestos de trabajo

2. 2. Concepto y finalidad del análisis de puestosConcepto y finalidad del análisis de puestos

2.1. ConceptoANÁLISIS DE PUESTOS Técnica que permite averiguar y describir las actividades y deberes que se realizan en un puesto, así como las cualidades mínimas que deberá poseer cualquier persona que aspire a desempeñarlo.

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Procedimiento metodológico que nos permite obtener toda la información relativa a un puesto de trabajo.

ESTE PROCESO TIENE DOS ETAPAS IDENTIFICABLES Y DIFERENCIADAS: 1ª Análisis de puestos2ª Redacción de la descripción y especificación de puestos

Siempre se refiere a un puesto, no al ocupante.Existe un caos terminológico: Análisis de Puestos Análisis y descripción de puestosA nálisis de posiciones Análisis de tareas…

Page 6: 04. Análisis de puestos de trabajo

2. 2. Concepto y finalidad del análisis de puestosConcepto y finalidad del análisis de puestos

2.1. ConceptoSe describe las tareas así como las

condiciones de trabajo.Se describe las tareas así como las

condiciones de trabajo.

Se determinan los conocimientos y aptitudes para la realización adecuada de

las tareas

Se determinan los conocimientos y aptitudes para la realización adecuada de

las tareas

ANÁLISIS DE PUESTOS

DOS DOCUMENTOS:

A) DESCRIPCIÓN. Recoge: deberes, responsabilidades, máquinas, condiciones de trabajo, etc….B) ESPECIFICACIÓN. Recoge los requisitos humanos de la persona que va a ocupar el puesto (educación, capacidad mental, habilidades, conocimientos, etc...)

Page 7: 04. Análisis de puestos de trabajo

2. 2. Concepto y finalidad del análisis de puestosConcepto y finalidad del análisis de puestos

2.1. Concepto

En la realización de un A.P. lo que intentamos es responder a las siguientes preguntas relativas al puesto:

¿Qué hace? Operaciones de orden físico/mental del puesto¿Cómo lo hace? Métodos, medios físicos que utiliza, normas del puesto…¿Por qué lo hace? Utilidad tienen sus tareas, cuáles son sus objetivos, qué pasaría si no las hiciera….¿Cuándo lo hace? Periodicidad, frecuencia…¿Dónde lo hace? Ubicación, condiciones del lugar, ..¿Qué requiere la tarea? Requisitos físicos, conocimientos, habilidades,… en esencia el perfil

Page 8: 04. Análisis de puestos de trabajo

2. 2. Concepto y finalidad del análisis de puestosConcepto y finalidad del análisis de puestos

2.2. Finalidad del análisis de puestos

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

ANÁLISIS DE PUESTOS

RETRIBUCIONES

CONTRATACIÓN DE RR.HH.

SEGURIDAD Y PREVENCIÓN

PROMOCIONES Y ASCENSOS

DELIMITACIÓN DE AUTORIDAD

OTROS

CAPACITACIÓN

Page 9: 04. Análisis de puestos de trabajo

2. 2. Concepto y finalidad del análisis de puestosConcepto y finalidad del análisis de puestos

2.3. Aspectos a tener presentes a la hora de la realización de un análisis de puestos

1º ¿Qué información deseamos recoger? mínimo: denominación, misión, objetivo…

2º ¿Qué grado de especificidad ha de tener la información? ¿Mucho detalle o poco detalle?

3º ¿Cómo queremos presentar la información? FORMATO: narrativo, codificado, mixto

4º ¿Qué método debemos utilizar para recoger la información?

5º ¿Quiénes van a recoger la información?

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MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

Identificaciónde

puestos

Identificaciónde

puestos

ParticipantesParticipantes

Procedimientode recogida de

información

Procedimientode recogida de

información

Eleccióndel

momento

Eleccióndel

momento

Evaluaciónde

costes

Evaluaciónde

costes

Informaciónsobre el

programa

Informaciónsobre el

programa

Recogidade

datos

Recogidade

datos

Revisiónde la

información

Revisiónde la

información

Informe final

Informe final

Documentos obtenidos

Documentos obtenidos

3. 3. Metodología para la realización de un análisis de Metodología para la realización de un análisis de puestospuestos

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MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Page 12: 04. Análisis de puestos de trabajo

MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Políticas de RR.HH.Políticas de RR.HH.

Diseño organizativoDiseño organizativo

Relaciones industrialesRelaciones industriales

Pequerimientoslegislativos

Pequerimientoslegislativos

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MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Page 14: 04. Análisis de puestos de trabajo

MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

-Ver el organigrama- Revisar los manuales de procedimientos- Analizar las normas de formación y selección, - Verificar posibles descripciones anteriores de puestos.

Page 15: 04. Análisis de puestos de trabajo

Identificaciónde

puestos

Identificaciónde

puestos

MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

N os podemos encontrar con:-Muchos puestos (los que hay y los que debería haber).-Denominaciones de puestos que inducen a error.-Tareas complejas.

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ParticipantesParticipantes

Identificaciónde

puestos

Identificaciónde

puestos

MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

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INTERNO EXTERNO RELLENAR CUESTIONARIOS

CONTESTAR PREGUNTAS REVISIÓN DE INFORMACIÓN Y RDOS.

PREPARA EL CUESTIONARIO, LA ENTREVISTA, OBSERVA, … (SE RESPONSABILIZA) REALIZA EL INFORME CON LOS DOS DOCUMENTOS:

-DESCRIPCIÓN-ESPECIFICACIÓN

ANALISTA SUPERVISOR OCUPANTE

MetodologíaMetodología

Participantes

Page 18: 04. Análisis de puestos de trabajo

Procedimientode recogida de

información

Procedimientode recogida de

información

Observación directaObservación directa

CuestionarioCuestionario

EntrevistaEntrevista

ParticipantesParticipantes

Identificaciónde

puestos

Identificaciónde

puestos

MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

Page 19: 04. Análisis de puestos de trabajo

Métodos para reunir la información

1 Observación directa

2 Cuestionario estructurado

3 Cuestionario abierto

4 Entrevista individual con el ocupante

5 Entrevista con el supervisor

6 Entrevista del grupo

7 Reunión con grupo de expertos

8 Diario de operaciones

9 Incidentes críticos

10 Información sobre diseño de equipamientos

11 Grabaciones de actividades del puesto

12 Registros disponibles del puesto

Page 20: 04. Análisis de puestos de trabajo

Procedimientode recogida de

información

Procedimientode recogida de

información

Observación directaObservación directa

CuestionarioCuestionario

EntrevistaEntrevista

Trabajos repetitivosbasados en

actividades físicas

Trabajos repetitivosbasados en

actividades físicas

Todo tipo de trabajosBarato, rápido

¿Abierto? ¿Cerrado?

Todo tipo de trabajosBarato, rápido

¿Abierto? ¿Cerrado?

Completo, precisoCualquier colectivo

Alto coste

Completo, precisoCualquier colectivo

Alto coste

Page 21: 04. Análisis de puestos de trabajo

3. 3. Metodología para la realización de un análisis de Metodología para la realización de un análisis de puestospuestos3.1. Proceso

MÉTODOS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN

  Ventajas   Inconvenientes

       

Observación Recoge información de primera mano  

Requiere mucho tiempo

directa Puestos rutinarios   Puede influir en el comportamiento del titular

       

 Económico

 Tendencia del ocupante a sobrevalorar

Cuestionario Estandarización de la información   Dificultades para contestar

  Rapidez    

       

Diario de Implicación del trabajador   No garantiza la objetividad

actividades     Laborioso para el ocupante

       

EntrevistaFiabilidad y validez   Elevada inversión en tiempo y

recursos

       

Reunión de expertos

Útil para puestos de nueva creación  

Elevada inversión en tiempo y recursos

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Eleccióndel

momento

Eleccióndel

momento

Procedimientode recogida de

información

Procedimientode recogida de

información

ParticipantesParticipantes

Identificaciónde

puestos

Identificaciónde

puestos

MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

Page 23: 04. Análisis de puestos de trabajo

MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

Identificaciónde

puestos

Identificaciónde

puestos

ParticipantesParticipantes

Procedimientode recogida de

información

Procedimientode recogida de

información

Eleccióndel

momento

Eleccióndel

momento

Evaluaciónde

costes

Evaluaciónde

costes

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MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

Identificaciónde

puestos

Identificaciónde

puestos

ParticipantesParticipantes

Procedimientode recogida de

información

Procedimientode recogida de

información

Eleccióndel

momento

Eleccióndel

momento

Evaluaciónde

costes

Evaluaciónde

costes

Informaciónsobre el

programa

Informaciónsobre el

programa

Es importante iniciar el proceso con una campaña de comunicación,

implicando a la plantilla.

Así se garantiza el éxito del proceso y la no aparición de

rigideces en los puestos

Page 25: 04. Análisis de puestos de trabajo

MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

Identificaciónde

puestos

Identificaciónde

puestos

ParticipantesParticipantes

Procedimientode recogida de

información

Procedimientode recogida de

información

Eleccióndel

momento

Eleccióndel

momento

Evaluaciónde

costes

Evaluaciónde

costes

Informaciónsobre el

programa

Informaciónsobre el

programa

Recogidade

datos

Recogidade

datos

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MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

Identificaciónde

puestos

Identificaciónde

puestos

ParticipantesParticipantes

Procedimientode recogida de

información

Procedimientode recogida de

información

Eleccióndel

momento

Eleccióndel

momento

Evaluaciónde

costes

Evaluaciónde

costes

Informaciónsobre el

programa

Informaciónsobre el

programa

Recogidade

datos

Recogidade

datos

Revisiónde la

información

Revisiónde la

información

Page 27: 04. Análisis de puestos de trabajo

MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

Identificaciónde

puestos

Identificaciónde

puestos

ParticipantesParticipantes

Procedimientode recogida de

información

Procedimientode recogida de

información

Eleccióndel

momento

Eleccióndel

momento

Evaluaciónde

costes

Evaluaciónde

costes

Informaciónsobre el

programa

Informaciónsobre el

programa

Recogidade

datos

Recogidade

datos

Revisiónde la

información

Revisiónde la

información

Informe final

Informe final

Page 28: 04. Análisis de puestos de trabajo

MetodologíaMetodología

Compromiso del equipo

directivo

Compromiso del equipo

directivo

Objetivosdel

análisis

Objetivosdel

análisis

Ámbitode

aplicación

Ámbitode

aplicación

Recogidade

información

Recogidade

información

Identificaciónde

puestos

Identificaciónde

puestos

ParticipantesParticipantes

Procedimientode recogida de

información

Procedimientode recogida de

información

Eleccióndel

momento

Eleccióndel

momento

Evaluaciónde

costes

Evaluaciónde

costes

Informaciónsobre el

programa

Informaciónsobre el

programa

Recogidade

datos

Recogidade

datos

Revisiónde la

información

Revisiónde la

información

Informe final

Informe final

Documentos obtenidos

Documentos obtenidos

Page 29: 04. Análisis de puestos de trabajo

Documentos obtenidos

Documentos obtenidos

Descripción del puesto

Especificaciones del puesto

Page 30: 04. Análisis de puestos de trabajo

Descripción del puesto

• Identificación

• Tareas realizadas

• Responsabilidad

• Condiciones de trabajo

• Autoridad y estándares

Page 31: 04. Análisis de puestos de trabajo

Especificaciones del puesto

• Esfuerzo físico (levantar, caminar, estar de pie)

• Requisitos físicos (vista, oído, buena presencia…)

• Requisitos de aptitud (buena memoria, destreza…)

• Formación: conocimientos y capacidad

• Nivel intelectual

• Autonomía operativa (control sobre otros empleados, consecuencia de las decisiones y de los errores)

• Comportamiento (relaciones con terceros, decoro…)

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTOCargo : Asistente de Editorial

Fecha : 25/06

Preparado por : AB

Tarea/función Dedicación semanal

Ayudar/asistir en la edición y reescritura del prior ejemplar siguiendo la guía de estilo.Ayudar/asistir con el apoyo de ventas y ocasionalmente dirigir las tareas de ventas. Ayudar con la producción y otras obligaciones de las publicaciones periódicas. Otras tareas que pueda requerir la dirección.Responde ante el Editor Senior.Horas: Full-time (40 horas semanas) con algunas tareas en la noche y en el fin de semana. Viajes breves, ocasionalmente.Salario mensual 1.500 €

1. Apoyo al cliente 6-8

2. Reescritura mensual

10-12

3. Editoriales, proyectos

6-8

4. Informe y apoyo gráfico

5-10

5. Investigación para el equipo editorial

5-10

6. Mantenimiento de la lista

3

7. Teléfono: ventas 4

Total horas 39-55ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Capacidad comprobada en escritura y redacción.Preferentemente con experiencia en ventas. Debe poder aprender y a su vez trabajar bajo supervisión mínima. Debe hablar claramente para comunicarse con clientela de profesionales.

Page 33: 04. Análisis de puestos de trabajo

El fracaso en la implementación de un análisis de puestos

CAMBIO DE OBJETIVOS

RIGIDEZ BLOQUEO DIRECTIVO

SOLUCIóN- COMUNICACIÓN ADECUDA

SOLUCIÓN- DEFINIR BIEN LOS OBJETIVOS AL INICIO

UTILIZACIÓN DEL A.P. PARA FINES

DISTINTOS

FALTA DE PARTICIPACIÓN

AUSENCIA DE PARTICIPACIÓN:

PÉRDIDA DE CREDIBILIDAD

SOLUCIÓN- COMUNICACIÓN ADECUADA

PÉRDIDA DE ACTUALIDAD

ENTORNO CAMBIANTE

SOLUCIÓN- RETROALIMENTACIÓN CONTINUA

Page 34: 04. Análisis de puestos de trabajo

4. 4. La gestión de competencias: análisis y aplicacionesLa gestión de competencias: análisis y aplicaciones

4.1. Concepto

COMPETENCIA

Conjunto de patrones compuestos de características internas de una persona, que le permiten alcanzar un rendimiento efectivo o superior en un trabajo.

Conocimientos, habilidades, conductas, disposiciones, valores,…

Page 35: 04. Análisis de puestos de trabajo

4. 4. La gestión de competencias: análisis y aplicacionesLa gestión de competencias: análisis y aplicaciones

4.1. Concepto

ELEMENTOS DE LA COMPETENCIA

QUERER

- Actitudes- Comportamientos

SABER

- Conocimientos- Experiencias

SABER HACER

- Aptitudes- Habilidades

Page 36: 04. Análisis de puestos de trabajo

4. 4. La gestión de competencias: análisis y aplicacionesLa gestión de competencias: análisis y aplicaciones

4.2. Clasificación

Competencias genéricasComunes a varias unidades organizativas

Competencias específicasRelacionadas directamente con la ocupación

Competencias umbralDesempeño normal o adecuado de la actividad

Competencias secundarias Unión de varias primarias:Capacidad de liderazgo

Competencias primariasRasgos básicos: estabilidad emocional, auto-confianza

Competen. diferenciadorasDistinguen un desempeño normal de uno excelente

Page 37: 04. Análisis de puestos de trabajo

4. 4. La gestión de competencias: análisis y aplicacionesLa gestión de competencias: análisis y aplicaciones

4.3. Aplicaciones

integrar el equipo humano para aprovechar las cualidades de sus integrantes

Conseguir una mayor aproximación y confluencia entre los intereses de la organización y sus trabajadores, creando sinergias

Gestión de competencias

VENTAJAS

Page 38: 04. Análisis de puestos de trabajo

4. 4. La gestión de competencias: análisis y aplicacionesLa gestión de competencias: análisis y aplicaciones

4.3. Aplicaciones

Aplicaciones de la gestión por competencias

Estratégicas

Gestión de RR.HH.

Ahorro de costes en procesos

Page 39: 04. Análisis de puestos de trabajo

4. 4. La gestión de competencias: análisis y aplicacionesLa gestión de competencias: análisis y aplicaciones

4.3. Aplicaciones

Estratégicas

Mayor orientación estratégica Identificación de funciones clave

Enfoque más proactivo Capacidad de anticipación y adaptación a los cambios del entornoprofesionalización RR.HH.

Mayor flexibilidad Se facilita la movilidad

Mayor valor añadido de los RR. HH.

Los RR.HH. se rentabilizan

Cambio cultural y estilo de liderazgo

La cultura se hace abierta y participativa, y el liderazgo asume nuevas competencias: motivación, evaluación…

Page 40: 04. Análisis de puestos de trabajo

4. 4. La gestión de competencias: análisis y aplicacionesLa gestión de competencias: análisis y aplicaciones

4.3. Aplicaciones

Gestión de RR.HH.

Mayor formación y de carácter polivalente

Mejora en las prácticas formativas., los trabajadores son mas polivalentes

Estructura organizativa más plana

Consecuencia de la combinación de competencias genéricas y especificas, se reducen los niveles jerárquicos

Rentabilización de costes laborales

Se incrementa la productividad del factor trabajo

Mayor promoción interna Se mejora la promoción

Simplificación en la gestión y administración

Se libera al departamento de RR.HH., centrándose en funciones que añaden valor

Page 41: 04. Análisis de puestos de trabajo

4. 4. La gestión de competencias: análisis y aplicacionesLa gestión de competencias: análisis y aplicaciones

4.3. Aplicaciones

Ahorro de costes

Ahorro de tiempo La profesionalización y la polivalencia simplifican tareas, reducen tiempos muertos…

Reducción de costes de organización

Mayor autocontrol del trabajador reducción de costes de coordinación.

Reducción de costes de no calidad

Reducción de los costes evitables derivados de fallos internos.

Ahorros en subcontrataciones Utilización de los RR.HH. en actividades importantes, sin externalización de las mismas