06.Capitulo1
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1. DIAGNSTICO ACTUAL DE LA EMPRESA
1.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
1.1.1 Historia. Almagran Almacenar es el resultado de la integracin de dos
compaas, las cuales surgieron en su momento para satisfacer unas
necesidades especficas en los sectores industriales, comerciales y financiero del
pas en las dcadas de 1940 y 1950, cuyos servicios estaban asociados a:
Almacenar, custodiar y conservar productos nacionales o de procedencia
extranjera, Agenciamiento aduanero, Pignoracin de mercanca y Financiamiento
de operaciones creditcias.
A continuacin procedemos a detallar brevemente su trasegar en el tiempo:
En 1944 se funda Almagran en la ciudad de Medelln, siendo el segundo
Almacn General de Depsito creado en el pas.
En 1953 se crea Almacenar como Filial del Banco de Colombia.
En 1996 Bavaria S.A., sociedad del Grupo Santo Domingo, vende Banco
Comercial Antioqueo S.A. - Bancoquia al Banco Santander Investment, y
mantiene la propiedad de Almagrn.
En 1997 se de la escisin de Bavaria S.A. Almagrn pas a ser una filial de
Invernac y Valorem S.A
En 1998 Se da la fusin entre el BIC y el Banco de Colombia, y por ende entre
Almabic y Almacenar. Almacenar comienza a ser parte del Grupo Empresarial
Antioqueo.
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En 2006 Almacenar es adquirida por Lab Investment & Logistics S.A y Portal
de Inversiones S.A
En 2007 Almagran deja de ser vigilado por la Superintendencia Financiera.
En 2008 se adquiere el control accionario de Almacenar por parte de
Almagrn (Grupo Santo Domingo).
En 2009 Almacenar deja de ser vigilado por la Superintendencia Financiera.
Actualmente nos encontramos concentrados en el proceso de integracinadministrativa de ambas compaas.
Desde sus inicios a hoy, el mundo, la economa y el pas como tal han vivido
grandes cambios, cambios que no han sido ajenos a Almagran Almacenar y que
han motivado e impulsado su desarrollo y la transformacin hacia la prestacin de
servicios de valor agregado, que hoy por hoy se constituyen en verdaderas
soluciones integrales de logstica.
1.1.2 Misin, Visin y Objetivos Estratgicos
Misin: Desarrollar soluciones logsticas integrales para contribuir a la
competitividad de nuestros clientes y al progreso social.
Visin: Ser la compaa logstica lder a nivel nacional y regional, en la
administracin integral de la cadena de abastecimiento de los clientes, reconocida
por la excelencia operacional y la generacin de valor para clientes, colaboradores
y accionistas.
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Objetivos estratgicos
Mejoramiento de la gestin comercial
Desarrollo de productos
Crecimiento rentable
Generacin de valor a los clientes
Gestin del talento humano
Gestin integral del riesgo
Como se detalla en su Misin y Visin, Almagran Almacenar concentra su razn
de ser en la actividad logstica, la cual a nivel etimolgico procede del Griego
(Flujo de materiales) y tiene sus orgenes en el campo militar, quien la empez autilizar como funcin de apoyo para el abastecimiento y control de los recursos
necesarios para las actividades blicas, con el objetivo de facilitar el cumplimiento
de una misin.
Hoy podemos encontrar un sin nmero de trminos de referencia sobre lo que es
la logstica, pero en trminos generales se podra definir bajo el concepto:
Conjunto de actividades que tienen como objetivo la ubicacin, al ms bajo costo
posible, de una cantidad determinada de un producto en el lugar y en el momento
en los que exista una demanda y es ah donde entra a participar Almagran
Almacenar como un facilitador y un garante del logro de dicho propsito.
1.1.3 Lneas de negocios . Despus de un anlisis detallado de los sectores
econmicos que atendemos y que podramos atender, como de las necesidades
de nuestros clientes actuales y potenciales, se definieron y estructuraron tres
grandes lneas de negocios, las cuales se detallan a continuacin:
1.1.3.1 Logstica. Corresponde al servicio de gestin y administracin de los
inventarios del cliente, en los centros de almacenamiento y su distribucin hasta
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los puntos de venta o al consumidor final; adicionalmente incluye procesos
complementarios de transformaciones menores y acondicionamiento secundario.
1.3.1.2 Comercio Exterior. Corresponde a un completo portafolio de servicios,
por medio de los cuales se garantiza la satisfaccin de los diversos requerimientos
en materia de Comercio Exterior relacionados con:
Carga internacional: Importaciones y exportaciones areas, martimas,
terrestres y multimodales , Servicios logsticos complementarios , Seguros.
Agenciamiento Aduanero : Procesos aduaneros de importacin , Procesosaduaneros de exportacin Regmenes especiales.
Operacin Portuaria: Servicios propios de operaciones de importacin y
exportacin en puertos, incluyendo procesos de cargues, descargues,
inspecciones y traslados.
Zonas Francas: Almacenamiento, custodia, procesamiento y
acondicionamiento de mercancas bajo un rgimen aduanero especial y con
un tiempo de permanencia indefinido.
Zonas Aduaneras: Custodia y conservacin de mercancas en proceso de
nacionalizacin, Procesos de Informacin a clientes y entidades
gubernamentales.
1.3.1.3 Gestin Documental. Corresponde al conjunto de actividadesadministrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de
la documentacin producida y recibida por nuestros clientes, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
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Dicho conjunto de actividades se garantizan a travs del siguiente portafolio de
servicios:
Organizacin: Aplicacin de normatividad archivstica, Anlisis, diseo y
aplicacin de flujos de registro de trabajo documentales para empresas
certificadas, Auditoria en administracin documental, Elaboracin y aplicacin
de TVD y TRD
Administracin y preservacin de la Informacin fsica: Servicios de
almacenamiento, Custodia documental, Atencin de Consultas, Rearchivo e
Interarchivo, Transporte
Administracin de la Informacin Digital: Conversin y digitalizacin de
documentos, Archivado de imgenes (Data warehouse) , Microfilmacin, Flujo
de trabajo (Work flow)
Administracin de la Informacin: Administracin de archivos activos y semi
activos en instalaciones del cliente o del proveedor (Centros de Administracin
Documental - C.A.D)
Otros Servicios: Correspondencia - Mensajera interna
Es importante resaltar, que cada una de nuestras lneas de negocios est
enfocada a satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes a travs de
servicios claramente estructurados y relacionados entre s por lnea de negocio,
pero totalmente independientes uno de otro de cara al cliente, es decir, tenemos la
capacidad de garantizar la integralidad de la cadena pero a su vez, poseemos la
flexibilidad de prestar los servicios de de manera independiente, teniendo en
cuenta las necesidades y particularidades de cada cliente.
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1.2 DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DE NEGOCIOS DE GESTIN
DOCUMENTAL
1.2.1 Resea histrica. La Unidad de Negocios de gestin Documental cuenta
con una trayectoria de 15 aos en el mercado (inicio labores el 1 de Julio de
1995), cuya razn de ser es el suministro de servicios integrales orientados a la
gestin, administracin y conservacin de la informacin.
1.2.2 Objetivos. Sus Objetivos se centran en tres grandes aristas, las cuales se
detallan a continuacin:
Proporcionar soluciones integrales e innovadoras en administracin y gestin
Documental.
Garantizar la generacin de ingresos y rendimientos sostenibles en el tiempo, a
travs de valores de compra claros para nuestros clientes actuales y
prospectos.
Focalizar clientes en segmentos estratgicos
1.2.3 Cobertura. Actualmente la lnea de Gestin Documental desarrolla sus
servicios a travs de instalaciones propias en las ciudades de Bogot, Medelln,
Cali y Barranquilla, contando para ello con una infraestructura de 20.000 metros
cuadrados; adicionalmente, estamos en la capacidad de apalancar la prestacin
de servicios a travs de las instalaciones de nuestros clientes, haciendo as
presencia en 23 Municipios del Pas.
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1.3 GENERALIDADES DEL PLAN ESTRATGICO DE LA COMPAA
El Plan Estratgico definido para la Compaa se encuentra compuesto por:
Horizonte de tiempo: 5 aos, 2010 2014
Objetivo general: Garantizar un crecimiento rentable fundamentado en el
mejoramiento de la gestin comercial, la generacin de valor a nuestros clientes a
partir de un modelo de servicio al cliente que impacte su desarrollo y el de
nuestros productos en ellos y el fortalecimiento organizacional para aumentar el
valor de la compaa.
Estrategias Corporativas:
- Eficiencia Financiera: A travs de la cual se busca garantizar la
racionalizacin de los gastos, la generacin de caja, el incremento de los ingresos
y la maximizacin de la utilidad, tanto operativa como neta.
- Satisfaccin del Cliente:Est enfocada de una parte a retener y fidelizar losclientes (actuales y prospectos), y en una segunda instancia a la generacin de
valor agregado a dichos clientes.
- Excelencia Operacional: Por medio de dicha estrategia se apunta a
propender que todo proyecto como parte del desarrollo de la relacin comercial
entre Almagran Almacenar y sus clientes, cuenten con el establecimiento del
marco contextual dentro del cual se establecern los acuerdos tcnicos,
operativos y de calidad a que haya lugar como complemento al documento legal
que regula la relacin comercial. Teniendo en cuenta lo anterior, se parte de la
premisa de la obligatoriedad del cumplimiento de los acuerdos de servicio por
parte de cada proyecto.
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De otra parte, se apunta tambin a la reduccin de la vulnerabilidad a travs del
Plan Estratgico de riesgos y a la valoracin e implementacin de las mejores
prcticas mundiales en cadena de abastecimiento.
- Satisfaccin del talento humano: apunta al desarrollo de una transformacin
cultural que busca crear una nueva identidad y relacin corporativa con cada uno
de los empleados tanto directos como indirectos y que abarca tambin a sus
proveedores como aliados estratgicos; adicionalmente, apunta al desarrollo de un
programa de fidelizacin, formacin y desarrollo de sus empleados.
1.4 GENERALIDADES DEL PLAN ESTRATGICO DEFINIDO PARA LA
UNIDAD DE NEGOCIOS DE GESTIN DOCUMENTAL
1.4.1 Descr ipcin del Mercado. Con el nimo de contextualizar al lector de una
mejor manera sobre la Unidad de Negocios de Gestin Documental, a
continuacin se proceder a realizar un breve anlisis de la descripcin del
mercado en el cual se enfoca dicha unidad.
Categora:
Se establece que se hace parte de la categora de Gestin Documental y de la
Informacin
Anlisis del Mercado:
Tamao: Sin estimar
Grado de consolidacin de la categora: Alto nmero de competidores
Tendencia: Reduccin de este nmero de competidores debido a la
consolidacin de las empresas que se desenvuelven en dicho medio y por el
direccionamiento que quiere darle el Archivo General de la Nacin
Potencial: Tercerizacin en empresas.
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Ventaja diferencial: Integracin vertical para oferta completa de todos los
servicios que componen el producto de la categora Gestin de informacin
Factores claves de xito mercado: Actualizacin tecnolgica
Eficiencia en el servicio
Integralidad de servicios en el producto
Cobertura geogrfica
1.4.2 Anlisis DOFA
Tabla 1. Anlis is DOFA
Como parte de la estructuracin de la planeacin estratgica para la unidad de
negocios, se parti del objetivo de la herramienta base para el desarrollo de la
estrategia, como lo es la Matriz DOFA, la cual busca determinar las ventajas
competitivas de la empresa bajo anlisis y la estrategia genrica a emplear por la
misma que ms le convenga en funcin de sus caractersticas propias y de las del
mercado en que se mueve, obteniendo as:
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FORTALEZAS DEBILIDADES Respaldo del grupo econmico al que
pertenece Experiencia de 15 aos en el mercado Reconocimiento en el medio Cobertura Geogrfica (Principales
ciudades del pas) Portafolio de clientes (Diversos
sectores Clientes relevantes en sussectores)
Experiencia en operaciones de altosvolmenes documentales
Flexibilidad en los esquemasoperacionales
Percepcin positiva sobre la prestacindel servicio
Infraestructura Cobertura Comercial y Operativa Fsica Soporte tecnolgico Capacitacin y actualizacin del
personal Investigacin y desarrollo del producto Alta concentracin del producto en dos
servicios especficos No cumplimiento requisitos licitaciones
con el estado
OPORTUNIDADES AMENAZAS Posicionamiento estratgico en el
mercado Tendencia de mercado (Tercerizacin) Oferta integral de producto de acuerdo
a la definicin de producto establecida Ampliar la base de clientes
Diversificacin de ingresos Venta cruzada base de clientes de la
Organizacin: Ampliar la cobertura de los aplicativos
Tendencia del mercado a ladigitalizacin (Competencia, Clientes,
AGN) Actualizacin tecnolgica de la
competencia La infraestructura de la competencia Nuevos competidores en el mercado Ley anti tramite Nuevas normas tcnicas ISO 27001
1.4.3 Plan Estratgico de la Unidad de Negocios . Teniendo en cuenta el
trabajo adelantado a nivel Corporativo relacionado con el desarrollo de la
estrategia a seguir en los prximos cinco (5) aos, cada Unidad de Negocios
procedi a replicar dicha labor a su interior.
Teniendo en cuenta lo anterior, a continuacin se detalla brevemente los puntos
ms relevantes definidos para la Unidad de Negocios de Gestin Documental:
Objetivo: Disear y desarrollar soluciones integrales y efectivas a nivel de
administracin y gestin documental, acorde con las mejores tendencias y
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prcticas en el mercado, utilizando la tcnica y la tecnologa como soporte para
superar permanentemente las expectativas de nuestros clientes.
Estrategias Corporativas para la Unidad de Negocios:
Desarrollo de Infraestructura: Por medio de esta estrategia se busca
consolidar todas las operaciones desarrolladas en instalaciones propias en las
ciudades donde actualmente poseemos presencia, en una sola plataforma
debidamente acondicionada teniendo en cuenta los parmetros establecidos por el
Archivo General de la Nacin
Estandarizacin de Procesos: Consiste en garantizar en un 100% a nivel
nacional la implementacin, control, seguimiento y plan de mejoras a travs del
Sistema de Gestin de Calidad.
Excelencia Operacional:Para esta estrategia se definieron tres (3) objetivos
bsicos: Disear, implementar, evaluar y dar cumplimiento de los acuerdos
operativos de servicio para cada proyecto existente en la Unidad de Negocios,
Garantizar la exactitud de inventarios y por ltimo, Optimizar los procesos
Fortalecer el modelo comercial: Dicha estrategia apunta a la capacitacin
del equipo comercial de acuerdo al modelo comercial definido por la Compaa y a
la planeacin del ritmo del negocio, buscando as la eficacia en el seguimiento de
resultados.
Ampl iar la base de cl ientes: Como su nombre lo expresa, esta estrategia
propende por incrementar los clientes existentes en la Unidad de Negocios bajo la
premisa de rentabilidad y sostenibilidad en el tiempo, lo cual se lograr por medio
de la clasificacin, segmentacin y forma de penetracin aprobada por la
Compaa para los clientes objetivo, prospectos y actuales de la Unidad.
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1.4.4 Revisin y anlisis del planteamiento estratgico para la Unidad de
Negocios de Gestin Documental. De acuerdo al plan de trabajo y cronograma
establecido para cada estrategia que hace parte del Plan Estratgico definido
tanto para la Compaa como para la Unidad de Negocios, a la fecha no se ha
realizado ninguna revisin de fondo, las fechas definidas para este proceso fueron
anuales comenzando a partir del mes de Febrero de 2011.
Realizando un anlisis de lo que se pretende con el Plan Estratgico definido para
la Unidad de Negocios de Gestin Documental, puede concluirse que el mismo
apunta a un fortalecimiento integral del producto que garantice en el mediano y
largo plazo su crecimiento constante, su posicionamiento en el mercado, sueficiencia operativa y sustentabilidad en el tiempo.
Estudiando de una manera ms detallada, los factores crticos de xito son:
Eficiencia en la prestacin del servicio .
Garantizar una oferta integral del producto.
Garantizar una infraestructura tcnicamente adecuada para la prestacin de
nuestros servicios, teniendo como parmetro las mejores prcticas logsticas y
los estndares definidos por el Archivo General de la Nacin.
Estandarizacin de los procesos soportados por el Sistema de Gestin de
Calidad.
Metodologa comercial.
Masificacin de los servicios de almacenamiento y custodia y de Centros de
Administracin Documental, iniciando por los clientes tcticos y masivos.
Consecucin de nuevos clientes estratgicos, buscando la diversificacin del
ingreso.