ADMINISTRACION GENERAL

I. CONCEPTO

El termino administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, coneficiencia y eficacia, mediante otras personas y junto con ellas

La palabra administración viene del latin ad (hacia dirección, tendencia) y significa aquel querealiza una función bajo el mando de otro, es decir aquel que presta un servicio a otro. Sinembargo, el significado original de esta palabra sufrio una transformación radical la tarea de laadministración paso a ser la de interpretar los objetivos propuestos por la organización ytransformarlos en acción organizacional a través de la planeación, la organización la dirección yel control de todos los esfuerzos realizados en todas las áreas y en todos lo niveles de laorganización con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera mas adecuada a la situación ygarantizar la competitividad en un mundo de negocios muy competido y complejo.

La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos paralograr los objetivos organizacionales.

II. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN

Como toda ciencia, la administración se debe basar en leyes o principios. Fayol definio losprincipios generales de la administración, adopta el termino principio para apartarse decualquier idea de rigidez ya que nada es rigido o absoluto en materia administrativa.

En consecuencia los principios son universales, maleables y se adaptan a cualquier tiempo, lugaro circunstancia. Según Fayol los 14 principios generales de administración son:

1. División Del Trabajo: La especialización incrementa la producción al hacer más eficiente alempleado.

2. Autoridad Y Responsabilidad: Los administradores deben de ser capaces de dar órdenes. Laautoridad les da este derecho. En donde se ejerza la autoridad, surge la responsabilidad.

3. Disciplina: Los empleados deben de obedecer y respetar las reglas que gobiernan laorganización.

4. Unidad de comando: Cada empleado debe recibir órdenes solo de un superior.

5. Unidad de dirección: Cada grupo de actividades organizacionales que tienen el mismoobjetivo deben de ser dirigidas por un administrador que utiliza un solo plan.

6. Subordinación de los intereses individuales al interés general: Los intereses de un empleadoo grupo de empleados únicos no deben tener preponderancia sobre los intereses de laorganización como un todo.

7. Remuneración: Los obreros deben de recibir un salario justo por sus servicios.

8. Centralización: Se refiere al grado al cual los subordinados participan en la toma dedecisiones. La cuestión es encontrar el grado óptimo de centralización para cada situación.

9. La cadena escala: La línea de autoridad desde la dirección más alta, hacia los rangos más bajosrepresentan la cadena escala. Las comunicaciones preferentemente deben de seguir estacadena, salvo excepciones en las que se provoquen demoras y la comunicación deberá de sercruzada, informando a los superiores.

10. Orden: Las personas y los materiales deben estar en el sitio adecuado en el momentopreciso.

11. Equidad: Los administradores deben de ser amables y justos con sus subordinados.

12. Estabilidad en la tenencia de personal: Una alta rotación de empleados es ineficiente. Laadministración debe proporcionar una ordenada planeación de personal y asegurarse de que secuente con reemplazos para cubrir las vacantes.

13. Iniciativa: Aquellos empleados a los que se permite originar y desarrollar planes realizaránaltos niveles de esfuerzo.

14. Espíritu de Equipo: El promover espíritu de equipo creará armonía de unidad dentro de laorganización.

III. TEORIAS DE LA ORGANIZACIÓN

3.1.ENFOQUE CLÁSICO DE LA ADMINISTRACIÓN

El origen del enfoque clásico se debio a dos hechos genéricos

- El crecimiento desacelerado y desorganizado de las empresas: produjo una crecientecomplejidad en su administración y exigió un enfoque científico mas depurado parasustituir el empirismo y la improvisación hasta entonces dominantes

- La necesidad de aumentar la eficiencia y la competencia de las organizaciones paraobtener el mejor crecimiento posible de sus recursos y enfrentar la competencia cadavez mayor de las empresas

Para estudiar el enfoque clásico de la administración, es necesario ver:

3.1.1. LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA

El movimiento de la administración científica recibió su impulso inicial con Frederick Taylor(1856- 1915) en la última parte del siglo XIX y primera parte del siglo XX. Taylor nació enFiladelfia. Procedía de una familia de cuáqueros de principios rígidos y por lo tanto se educódentro una mentalidad de disciplina, devoción al trabajo y al ahorro. Inició su vidaprofesional como obrero, en 1889, en la Midvale Steel Co.

Posteriormente ascendió a supervisor, jefe de taller y finalmente, en 1885, a ingeniero,después de graduarse en el Stevens Institute. La publicación de su libro Principios deAdministración Científica en 1911, donde plantea sus ideas sobre la racionalización deltrabajo y donde plantea además que estos principios teóricos deben ir acompañados de unaestructuración de la empresa, es para muchos autores el inicio del desarrollo de unaadministración científica. Según Scott (1987), los puntos de vista de Taylor estabaninfluenciados por la ética protestante que predominaba en su tiempo. Aceptaba el valor deltrabajo arduo, la racionalidad económica, el individualismo y la idea de que cada hombretenía que desempeñar un rol social.

Taylor no desarrolló una extensa teoría general de Administración puesto que tenía unaorientación pragmática que se preocupaba principalmente de los aspectos empíricos y seencaminaba principalmente al incremento de la eficiencia del trabajador. Con sus principiosde la dirección científica, además de aspirar a racionalizar el comportamiento de lostrabajadores, también aspiraba a reemplazar las actividades arbitrarias y caprichosas de losdirectivos por procedimientos analíticos y científicos (Taylor, 1947). En sus primeros escritoshacia referencia a sus ideas como «tarea administrativa». No fue hasta 1910 cuando LouisBrandeis acuñó el término «administración científica» en un informe ante la ComisiónInterestatal de Comercio. Taylor definió cuatro principios de administración, que daríancomo resultado de su seguimiento una mayor prosperidad, tanto para los directores queconseguirían mayores beneficios, como para los trabajadores que lograrían una mejorretribución por su trabajo.

Chiavenato (1990) afirma que el objetivo final de Taylor era que los directivos asumierancomo guía en el desarrollo de sus funciones los cuatro principios siguientes:

1. Principio de planificación: sustitución en el trabajo del criterio individual del trabajador,la improvisación y la actuación empírico-práctica por métodos basados en procedimientos

científicos. Sustitución de la improvisación por la ciencia mediante la planificación delmétodo.2. Principio de preparación: selección científica de los trabajadores; hay que prepararlos yformarlos para que produzcan más y mejor. En el pasado, el propio trabajador escogía sutrabajo y la forma de ejecutarlo y se formaba a sí mismo dentro de los límites de susposibilidades.3. Principio de control: hay que controlar el trabajo para cerciorarse de que está siendoejecutado según las normas establecidas y según el plan previsto. Es necesaria una estrechacolaboración entre directivos y trabajadores para que la ejecución sea lo más efectivaposible.4. Principio de ejecución: asignación diferenciada de las atribuciones y responsabilidadespara que la ejecución del trabajo sea más disciplinada. Los trabajadores asumen laresponsabilidad de ejecutar las tareas y la dirección la correspondiente a su diseño yplanificación. Taylor tuvo una gran influencia en las prácticas administrativas de lassiguientes décadas. Aun en nuestros días, los principios administrativos taylorianos formanparte del pensamiento administrativo, principalmente en las fábricas y en las operacionesindustriales. Resulta un tanto sorprendente, y Taylor fue el primer sorprendido, que lascríticas contra la administración científica no tuvieran más detractores entre los mismosadministradores, que en definitiva eran los perjudicados al tener que cambiar todos sushábitos de trabajo. Las resistencias más fuertes provinieron de los trabajadores y sobre todode los líderes sindicales.

Las principales críticas al enfoque clásico de la Administración según Taylor se centraron encuatro puntos:

1. Su concepción ingenieril de la administración, centrada en la tarea, que veía al trabajadorcomo un complemento de la máquina.2. Su extremo racionalismo a la hora de concebir la Administración.3. El enfoque de sistema cerrado donde se considera la organización de forma aislada y sinconsideraciones al entorno.4. La ausencia de trabajos experimentales que apoyaran las hipótesis que planteaba suteoría. Curso Liderazgo. Trabajo en Equipo y Solución de Problemas. Documento de Apoyo

3.1.2. LA TEORÍA BUROCRÁTICA

El tercer pilar fundamental en el desarrollo de los conceptos administrativos clásicos loproporcionó la teoría burocrática de Max Weber que a principios del siglo XX escribió The Theoryof Social and Economic Organization, publicada en 1922 y traducida al inglés en 1947.

Aunque el punto de vista de este pensador alemán tuvo un profundo efecto entre los sociólogosy políticos, sólo desde hace pocos años se han utilizado sus conceptos en los estudios deadministración (Chiavenato, 1990). Weber fue uno de los fundadores de la sociología modernay contribuyó de una manera notable al pensamiento económico, social y administrativo. Fuecontemporáneo del movimiento de la administración científica y de las primeras fases delpensamiento de la teoría del proceso administrativo. Sin embargo no sólo estudió laadministración de una sola organización, sino que se interesó por la estructura económica ypolítica de la sociedad. Sus ideas acerca de la organización burocrática fueron únicamente unaparte de su teoría social total.

El término burocracia, tal como lo desarrollaron Weber y sus colaboradores, no corresponde alsentido que se le otorga comúnmente, cargado de formalismo e ineficiencia, sino que se refierea una organización ideal caracterizada por la división del trabajo, una jerarquía definida conclaridad, reglas y regulaciones detalladas y relaciones impersonales todo ello basado en laautoridad legal. Según Max Weber (1971) «en el caso de la autoridad legal, la obediencia esresultado del orden impersonal establecido legalmente. Éste se extiende a las personas queejercen su autoridad en un cargo y únicamente en él, en virtud de que sus órdenes tienenlegalidad formal, pero sólo dentro del área de autoridad específica del puesto». La burocraciade Weber fue un intento de formulación de un modelo ideal alrededor del cuál se pudierandiseñar las organizaciones.

Este modelo ha servido como punto de referencia para muchos escritores, principalmentesociólogos y políticos. Weber, en sus estudios, hizo coincidir tres tipos de organizaciones contres tipos concretos de autoridad y para cada tipo de autoridad hizo corresponder a su vez unaestructura administrativa diferente (Chiavenato, 1990):

LA AUTORIDAD TRADICIONAL Está basada en el pasado, en la costumbre, en la legitimidad deuna autoridad que ha existido siempre. Los subordinados obedecen conforme a una lealtadpersonal hacia sus jefes o sobre la base de su status tradicional. El poder tiende a no sercuestionado, es irracional, se transmite por herencia y es extremadamente conservador. LA

AUTORIDAD CARISMÁTICA Se fundamenta en la existencia de determinadas característicaspersonales excepcionales del dirigente que crean las dependencias en relación con esavaloración que del líder hacen los subordinados.

LA AUTORIDAD RACIONAL-LEGAL El aspecto racional viene determinado por estar orientado aalcanzar determinados objetivos, y el aspecto legal se deriva del hecho de que el dirigenteobtiene la autoridad en función de la posición que ocupa. Los subordinados encuentran que lasórdenes de los superiores están justificadas porque están de acuerdo con un conjunto denormas que estiman legítimas.

3.2.TEORIA DEL COMPORTAMIENTO

La teoría del comportamiento (o teoría behaviorista) de la administración significó una nuevadirección y un nuevo enfoque en la teoría administrativa: el enfoque de las ciencias delcomportamiento, el abandono de las posiciones normativas y prescriptivas de las teoríasanteriores (teoría clásica, teoría de las relaciones humanas y teoría de la burocracia) y laadopción de posiciones explicativas y descriptivas. El énfasis permanece en las personas, perodentro del contexto organizacional.

La teoría del comportamiento en la administración tiene su mayor exponente en HerbertAlexander Simon, curiosamente ganador del premio Nobel de Economía en 1978. ChesterBarnard, Douglas McGregor, Renis Likert, etc.

TEORÍA DE LOS DOS FACTORES DE HERZBERG

Frederick Herzberg formuló la llamada teoría de los dos factores para explicar mejor elcomportamiento de las personas en situaciones de trabajo. Este autor plantea la existencia defactores que orientan el comportamiento de las personas.

a. Factores higiénicos o factores extrínsecos: Se localizan en el ambiente que rodea a laspersonas, y abarcan las condiciones en que ellas desempeñan su trabajo. Como estascondiciones son administrativas y decididas por la empresa, los factores higiénicos están fueradel control de las personas. Los principales factores higiénicos son el salario, los beneficiossociales, el tipo de dirección o supervisión que las personas reciben de sus superiores, lascondiciones físicas y ambientales de trabajo, la política y directrices de la empresa, el clima derelaciones entre la empresa y los empleados, los reglamentos internos, etc. Son factores decontexto y se sitúan en el ambiente externo que circunda al individuo.

b. Factores motivacionales o factores intrínsecos: Se relacionan con el contenido y la naturalezade las tareas que ejecuta el individuo; por tanto, estos factores se hallan bajo el control delindividuo, pues se refiere a lo que hace y desempeña. Los factores motivacionales involucran lossentimientos de crecimiento individual, el reconocimiento profesional y las necesidades deautorrealización, y dependen de las tareas que el individuo realiza en su trabajo.

McGregor, uno de los más famosos teóricos del enfoque del comportamiento en laadministración, se preocupó por comparar dos estilos antagónicos de administrar: un estilobasado en la teoría tradicional, excesivamente mecanicista y pragmática (teoría X), y e otro estilobasado en las concepciones modernas frente al comportamiento humano (teoría Y).

TEORÍA X

Concepción tradicional de administración, basada en convicciones erróneas e incorrectas sobreel comportamiento humano, la teoría X refleja un estilo de administración estricto, rígido yautocrático que considera a las personas como meros recursos o medios de producción y selimita a hacer que éstas trabajen dentro de ciertos esquemas y estándares previamenteplaneados y organizados, es decir, la teoría X representa un estilo de administración definidopor la administración científica de Taylor, por la teoría clásica de Fayol y por la teoría de laburocracia de Weber.

TEORÍA Y

Es la concepción moderna de la administración, de acuerdo con la teoría del comportamiento.La teoría Y se basa en ideas y premisas actuales, sin preconceptos respecto a la naturalezahumana, por esto la teoría Y desarrollo un estilo de administración muy abierto y dinámico,extremadamente democrático, a través del cual administrar es el proceso de crearoportunidades, liberar potencialidades, remover obstáculos, impulsar el crecimiento intelectualy proporcionar orientación referente a los objetivos.

La teoría Y propone un estilo de administración altamente participativo y democrático, basadoen valores humanos y sociales.

Supuestos de la Teoría X

1. Las personas son perezosas e indolentes.2. Las personas rehuyen al trabajo.3. Las personas evaden la responsabilidad para sentirse más seguras.4. Las personas necesitan ser controladas y dirigidas.5. Las personas son ingenuas y no poseen iniciativa.

Supuestos de la Teoría Y

1. Las personas se esfuerzan y les gusta estar ocupadas.2. El trabajo es una actividad tan natural como divertirse o descansar.3. Las personas buscan y aceptan responsabilidades y desafíos.4. Las personas pueden automotivarse y autodirigirse.5. Las personas son creativas y competentes.

3.3.EL ENFOQUE NEOCLÁSICO DE LA ADMINISTRACIÓN

A pesar de que las teorías del comportamiento tuvieron una gran influencia en la administración,y fundamentalmente en el análisis de las organizaciones desde puntos de vista relacionados conla psicología y la sociología, los principios planteados por los enfoques clásicos seguían estando

presentes y la forma en que enfocaban el trabajo de los directivos seguía vigente en lasorganizaciones.

El enfoque neoclásico pretende redimir los conceptos del enfoque clásico, pero actualizados ymatizados por conceptos más propios de las teorías comportamentales.

Algunos autores tales como Chiavenato (1990) plantean que la denominación de TeoríaNeoclásica es en realidad un tanto exagerada. Los autores que se agrupan generalmente entorno a este enfoque del trabajo administrativo (Peter F. Drucker, Ernest Dale, Harold Koontz,Cyril O´Donnell, William Newman, entre otros) aunque no presentan puntos de vista que seandivergentes entre ellos, tampoco se preocupan por alinearse en torno a una determinadamanera de conceptuar la Administración, pero sí tienen una preocupación por sistematizar eltrabajo directivo como contraposición a los análisis de los teóricos del comportamiento, máscentrados en el análisis de las conductas de los trabajadores.

Todos estos autores pueden agruparse en torno a una serie de características que son las quedeterminan este enfoque neoclásico (Chiavenato, 1990).

– Énfasis en la práctica de la Administración, tratando de desarrollar los principiosadministrativos de forma que sean útiles y aplicables en la práctica.

– Reafirmación relativa de los postulados clásicos. Nace como una reacción a la enormeinfluencia de las ciencias del comportamiento que dejan fuera aspectos económicos y formalesque rodean el comportamiento de las organizaciones. Pretenden colocar las cosas en su justositio, para lo que retoman los postulados clásicos, pero sin despreciar aspectos de la teoría delcomportamiento que puedan ayudar al funcionamiento de las organizaciones.

– Énfasis en los principios generales de la Administración propuestos por Fayol. Para algunosautores como Harold Koontz (1990) y Theo Haiman (1982), el estudio de la Administración sebasa en la presentación y discusión de principios generales de cómo planificar, cómo organizar,cómo dirigir y cómo controlar una organización.

Como los autores clásicos, los neoclásicos buscaron establecer principios básicos, pero sediferenciaron en sus planteamientos en considerar que estos principios no deben ser tomadosde forma rígida sino de forma flexible, pues deben ser aplicados en situaciones extremadamentediversas. Es decir, son ampliamente eclécticos y toman conceptos tanto de las teorías clásicascomo de las teorías del comportamiento.

Las aportaciones de los autores neoclásicos tuvieron repercusiones en tres aéreasfundamentalmente: los tipos de organización, la departamentalización y la Administración porObjetivos (APO).

Por un lado, autores como Newman, Haiman y Money trabajaron profundamente sobre laorganización formal estableciendo tipos de organización y relacionándolos con el tipo deactividad de la empresa, tratando de establecer la organización más adecuada en cada caso.Conceptos tales como «Organización lineal; organización funcional; línea-staff; comités»,quedan definidos a partir de sus trabajos. Por otro lado Chandler, Hampton y el propio Newmanse ocupan de la especialización dentro de las organizaciones, profundizando en el tema de ladepartamentalización, como agrupación adecuada de las actividades de la organización endepartamentos específicos. Así plantean agrupaciones diferenciadas por funciones, porproductos, por clientes o por procesos con el fin de facilitar la organización de las actividades.

A partir de la década de los 50, tras la publicación en 1954 del libro de Peter F. Drucker ThePractice of Management, se desarrolla la Administración por Objetivos (APO) que constituye un

modelo administrativo bastante difundido y plenamente identificado, en palabras deChiavenato (1990), con el espíritu pragmático y democrático de la Teoría Neoclásica. Eldesarrollo de objetivos y el establecimiento de planes estratégicos para el cumplimiento de losobjetivos constituyen una de las aportaciones de este enfoque que más repercusiones hantenido en el trabajo de los administradores.

3.4.LAS MODERNAS TEORÍAS DE ADMINISTRACIÓN

3.4.1. EL ENFOQUE DE SISTEMAS

La teoría y la práctica de la administración han experimentado cambios sustanciales en los añosrecientes. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta haenriquecido la teoría tradicional, sin embargo, durante la década de los setenta surge unenfoque que puede servir como base para lograr la convergencia, el enfoque de sistemas, quefacilita la unificación de muchos campos del conocimiento.

Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como un marco dereferencia general, y puede ser usado como marco de referencia para la integración de la teoríaorganizacional moderna. Se ha definido el sistema como «un todo unitario organizado,compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineadopor los límites, identificables de su ambiente» (Bertalanffy, 1968).

La Teoría General de Sistemas (TGS) surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig vonBertalanffy publicados entre 1950 y 1968. La Teoría General de Sistemas (TGS) no buscasolucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulacionesconceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. La teoríageneral de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden ser descritassignificativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemassolamente se presenta cuando se estudian los sistemas globalmente, involucrando todas lasinterdependencias de sus subsistemas.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas (Berrier, 1968), a saber:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas. Las moléculas existen dentro de células, las célulasdentro de tejidos, los tejidos dentro de órganos, los órganos dentro de los organismos, losorganismos dentro de culturas, y así sucesivamente.

2. Los sistemas son abiertos. Es una consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema que seexamine, excepto el mayor o menor, recibe y descarga algo en otro sistema, generalmente enaquellos que le son contiguos. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra.

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biogénicos ymecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen por unaestructura celular que permite las contracciones.

El concepto de sistema pasó a dominar las ciencias, y principalmente la administración. Si sehabla de astronomía, se piensa en sistema solar, la Sociología habla de sistema social, laEconomía de sistema monetario y así sucesivamente. El enfoque sistemático es tan común hoyen día en la administración que casi siempre se está utilizando, y muchas vecesinconscientemente.

Se ha demostrado que las teorías tradicionales de la administración han visto la organizacióncomo un sistema cerrado. Esta tendencia ha llevado a no considerar los diferentes ambientesorganizacionales y la naturaleza de su dependencia en cuanto al ambiente. También llevó a unaexcesiva confianza y concentración en los principios de funcionamiento interno, con laconsecuente falta de comprensión y desarrollo de los procesos de retroalimentación que sonesenciales para la supervivencia. La teoría de sistemas penetró rápidamente en las teorías deadministración por dos razones básicas (Chiavenato, 1990):

1. Por un lado, por la imperiosa necesidad de una síntesis y de una integración mayor de lasteorías que le precedieron.

2. Por otro lado, las Matemáticas, la Cibernética, de un modo general y la tecnología de lainformación de un modo especial, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo yoperativización de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a laadministración.

Bertalanffy se interesó principalmente por los sistemas abiertos. La categoría más importantede los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Muchos autores hacen analogías entre lasorganizaciones y los organismos vivos, destacando que la organización crece en tamaño por elcrecimiento de las partes, ella ingiere cosas y las procesa en productos o servicios. En esteproceso hay una entrada y una salida y un proceso intermedio necesario para la vida. Laorganización reacciona a su ambiente, ajustándose y adaptándose a él para sobrevivir, y cambiasus mercados, productos, técnicas, estructura. Por último, la organización necesita de unaretroalimentación o feedback para el control del estado del sistema.

De todas las teorías presentadas hasta ahora, la teoría de sistemas es la menos criticada, tal vezpor el hecho destacado por Motta (1971) de que aún no ha transcurrido suficiente tiempo parasu análisis profundo.

Las principales características de la moderna teoría de la administración basada en el análisissistemático son las siguientes (Herbert, 1975):

– Punto de vista sistémico: la moderna teoría entiende a la organización como un sistemaconstituido por cinco partes básicas: entrada, proceso, salida, retroalimentación y ambiente.

– Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna se da sobre todo en el proceso dinámico deinterrelación que ocurre dentro de la estructura de una organización. Este enfoque contrastacon la visión clásica que enfatiza casi únicamente la estructura estática. La teoría moderna no seaparta del énfasis en la estructura, simplemente hace hincapié en el proceso de interacción queocurre dentro de esa estructura.

– Multidimensional: la teoría sistémica considera todos los niveles de la organización.

– Multimotivacional: la teoría de sistemas reconoce que un acto puede ser motivado por muchosdeseos distintos.

– Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio. Representa unasíntesis integradora de partes relevantes de todos los campos en el desarrollo de una teoríageneral de la administración.

– Descriptiva: mientras que las teorías más antiguas eran normativas y prescriptivas,preocupadas por qué hacer y cómo hacerlo, la teoría moderna busca comprender los fenómenosorganizacionales y dejar los objetivos y métodos al individuo.

– Multivariable: la teoría moderna tiende a asumir que un suceso puede ser causado pornumerosos factores que están interrelacionados y que son interdependientes.

El enfoque sistémico de la administración es básicamente una teoría general comprensible, quecubre ampliamente todos los fenómenos organizacionales, una síntesis integradora de losconceptos clásicos, estructuralistas y del comportamiento. La teoría no rechaza la necesidad deun proceso administrativo en los cinco pasos clásicos, ni desprecia la estructura organizativa,pero le introduce un concepto de sistema que permite estudiar la administración en relacióncon el medio, teniendo en cuenta todos los elementos del sistema y permitiendo su integración

3.4.2. ENFOQUE DE CONTINGENCIAS EN LA ADMINISTRACIÓN

La Teoría de Contingencia en un paso adelante en la Teoría Sistémica de la Administración.Considera a las organizaciones como sistemas abiertos, que están en continua interacción conel entorno, pero su marco permite identificar de manera específica las variables internas yexternas que tienen impacto sobre las acciones administrativas y el desempeño organizacional.Su capacidad para ofrecer a los administradores unas líneas de acción específica ha hecho quesu aceptación y utilización sea hoy amplísima

La palabra contingencia significa algo incierto o eventual, que puede suceder o no. La visióncontingente está dirigida por encima de todo hacia la recomendación de diseñosorganizacionales más apropiados a situaciones específicas. Así plantea que en cuanto a laadministración se refiere no hay una única mejor manera de organizarse, todo depende de lascaracterísticas de la organización. La Teoría de Contingencia enfatiza que no hay nada absolutoen la teoría administrativa o en las organizaciones, todo es relativo, todo depende, y así lastécnicas administrativas apropiadas para el logro de los objetivos de la organización tienen unarelación funcional con las características de cada organización y esa relación es del tipo «sientonces» en lugar de las típicas relaciones causa-efecto. La Teoría de Contingencia surgió apartir de una serie de trabajos orientados a verificar cuáles eran las estructuras más eficaces endeterminados tipos de empresas.

EL AMBIENTE

Para la Teoría de Contingencias, el ambiente es todo aquello que envuelve a una organización(Chiavenato 1990), es el contexto en el cual una organización está inserta. Como la organizaciónes un sistema abierto, está en permanente intercambio con dicho ambiente, y su análisis esfundamental para acertar con las decisiones organizativas, ya que dichas decisiones deberán serdiferentes según los ambientes sean homogéneos o heterogéneos, estables o inestables.Richard H. Hall propone como medio para analizar el ambiente como variable independienteuna división en dos segmentos: 1. Por un lado el ambiente general, que es común para todas lasempresas y que afecta a las mismas directa o indirectamente y en el que están incluidas lascondiciones legales, políticas, económicas, demográficas ecológicas o culturales. 2. Y por otrolado el ambiente de la tarea, que es el ambiente más próximo e inmediato de cada organización,el ambiente particular que además está constituido por los proveedores, los clientes o usuarios,

los competidores y las entidades reguladoras. Cuando una organización escoge su producto oservicio y cuando elige el mercado donde pretende colocarlos, está definiendo su ambiente detarea (Chaveniato, 1990)

LA TECNOLOGIA

La tecnología es la segunda variable independiente contemplada por la Teoría de Contingenciay es la que tiene influencia en las decisiones organizativas. Todas las organizaciones utilizanalgún tipo de tecnología para realizar sus operaciones y esa tecnología puede ser de dos tipos:

1. Tecnología incorporada: bienes físicos tales como el aparataje o la maquinaria utilizadaen la producción.

2. Tecnología no incorporada: el conocimiento que tienen las personas, que además, esfundamental para la producción.

Según la Teoría de Contingencia, las decisiones organizativas deben darse en función de latecnología preponderante en la organización. En términos generales, de acuerdo con esta teoría,según la tecnología sea incorporada (bienes y equipos) o no incorporada (cualificación de lostécnicos) y según los ambientes sean estables o inestables, homogéneos o heterogéneos seaplicaran uno diseños organizativos u otros.

CARACTERISTICAS ORGANIZACIONALES

El concepto abierto de esta concepción de la Administración ha hecho que sea la corrientedominante en esta disciplina desde que fuera enunciada por Chandler como consecuencia delos trabajos que realizó en la década de los 70, y a partir de ese momento, la mayoría de losinvestigadores parten de estas premisas epistemológicas. Burns y Stalker (1961), afirmaron quediferentes condiciones del entorno hacían más o menos apropiadas diferentes estructurasorganizativas. Comprobaron que una estructura organizativa mecanicista o burocrática era másapropiada para entornos más estables, mientras que una estructura orgánica, menosformalizada y muy descentralizada, era más eficaz cuando el entorno era cambiante. Conrespecto a los autores que realizaron sus investigaciones relacionando tecnología y estructuraorganizativa, cabría destacar a Woodward (1965) por ser de los primeros que relacionan estasdos variables. Las conclusiones de Woodward las sintetiza Díez de Castro (1999) en los trespuntos siguientes:

1. El diseño organizativo está profundamente afectado por la tecnología utilizada por laorganización.

2. Existe una fuerte correlación entre la estructura de la organización y la previsibilidad delas técnicas de producción.

3. Las empresas con operaciones estables necesitan estructuras diferentes a las de lasorganizaciones con tecnologías cambiantes

Mintzberg (1995) establece además que hay unos determinados tipos de organizaciones quecomparten unas características ambientales y tecnológicas y que por lo tanto deberíancompartir igualmente estructuras con características muy parecidas, proponiendo unasorganizaciones agrupadas en tipologías según sus contingencias.

Los autores que defienden la Teoría de Contingencia pretenden sugerir estructuras másadecuadas para situaciones específicas y muestran un gran consenso con respecto a temascomunes tales como:

1. Son unánimes en el rechazo de los principios universales de la Administración. La practicaadministrativa es eminentemente situacional y circunstancial.

2. Como la práctica de la Administración es circunstancial, el administrador debe desarrollar sushabilidades de diagnóstico para tener la idea precisa en el momento preciso.

3. El enfoque de contingencias es aplicable a gran número de situaciones administrativas,principalmente a aquellas que involucran componentes de comportamiento.

4. Todos los conceptos planteados por las distintas teorías administrativas son colocados entérminos relativos y por lo tanto todos son útiles según sean convenientes para lascaracterísticas de la organización concreta de que se trate.

IV. PROCESO ADMINISTRATIVO

El

Paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por HenriFayol (1916)

V. AREAS FUNCIONALES

Cuando se hace referencia a la administración de un área funcional específica, debemosentender como tal la aplicación del proceso administrativo (planeación, organización,integración, dirección y control) al área funcional de que se trate, por ejemplo:

Administración de la producción u operaciones: es la aplicación del proceso administrativo enlas actividades encaminadas hacia la producción de bienes o servicios.

Administración financiera: es la aplicación del proceso administrativo en las actividades que serealizan para lograr el óptimo manejo de los recursos financieros de un organismo social.

Administración de mercadotecnia, marketing: es la aplicación del proceso administrativo en lasactividades destinadas a la realización de la venta de bienes y/o servicios a determinadaspersonas u organizaciones.

Administración del talento humano: en general, es la aplicación del proceso administrativo enlas actividades orientadas hacia la actuación eficiente, el desarrollo y la realización personal delelemento humano que pertenece a un organismo social.

A continuación se explica cada área funcional

5.1.MARKETING

En el idioma inglés, la palabra marketing se utiliza para describir la serie de actividadesdestinadas a producir intercambios de bienes y/o servicios, con el fin de obtener utilidades;dicha palabra ha sido traducida al español en diferentes formas: mercado, mercadología,mercadeo, distribución, mercadotecnia y comercialización. En 1959, la Asociación de Ejecutivosde Ventas de Latinoamérica propuso que se utilizara el término mercadotecnia, el cual es unode los mis conocidos y utilizados en nuestro idioma

Funciones principales de mercadotecnia

La investigación de mercados La información es un aspecto fundamental para tomar decisiones;los directivos de mercadotecnia requieren de un flujo continuo de información sobre lascondiciones más relevantes del mercado, para implementar estrategias y tomar decisiones.

La investigación de mercados es un sistema de información de mercadotecnia que se encargade investigar los hechos más relevantes del mercado, con el fin de proporcionar un estudioinformativo veraz y oportuno a los directivos de la empresa. Se pueden citar cono ejemplos deprogramas de investigación de mercados, los que están orientados hacia:

• los productos, estudios para desarrollar y probar nuevos productos, medir preferencias porlos productos y sus diseños de envoltura;

• los consumidores, estudios para identificar necesidades, gustos, intereses, hábitos, ingresos,etc., de los consumidores,

• los mercados, análisis para pronosticar la demanda del mercado acerca de nuevos productoso servicios, o a la inversa, es decir, la demanda de productos o servicios en un nuevo mercado;• la publicidad, estudios para medir la efectividad de campañas publicitarias;

• los costos de distribución, análisis para determinar el costo que representa vender un productoo servicio;

• la competencia, estudios para conocer las posiciones de liderazgo y penetración de loscompetidores dentro de los mercados.

La recopilación de datos que requieren los estudios suele consumir la mayor parte del tiempo ydel esfuerzo de un departamento de investigación de mercados.

La investigación de mercados es muy utilizada para predecir la aceptación y potencial de unnuevo producto y para el establecimiento de nuevas empresas.

5.2.OPERACIONES

Una de las definiciones mas simples y concretas que se han dado sobre producción es la deElwood S. Buffa, que dice: "La producción es el proceso mediante el cual se elaboran bienes yservicios".

Importancia

La producción es de trascendental importancia en la vida de toda sociedad, puesto que laproducción de bienes y servicios va a satisfacer las necesidades de los integrantes de la misma;el incremento de la producción constituye el factor de desarrollo y progreso material másimportante de una sociedad.

Ingeniería del producto y del proceso

Dentro del área de producción debe existir una persona o grupo de personas que cumplan conla función de planear las características de los productos que se van a elaborar y losprocedimientos que se seguirán para producirlos; esta actividad se denomina ingeniería delproducto y del proceso.

La función de los responsables de la ingeniería del producto consiste en efectuar los diseños delos productos, señalar sus características o especificaciones y preparar los datos de ingeniería,dibujos, modelos y patrones, para lo cual deben tener en cuenta que los productos se ajusten alcumplimiento de las normas industriales establecidas. Otra de sus funciones es planear cómo sehará el producto, es decir, determinar el proceso básico de fabricación, la secuencia de lasoperaciones a realizar, el tipo de maquinaria y equipo necesario e implantar los cambiosnecesarios para facilitar la fabricación y/o reducir costos.

La aplicación de los procesos de producción es muy amplia pues se utilizan para:

• la realización de trabajos totalmente manuales;

• operaciones donde se combina el trabajo de hombres y máquinas;

• operaciones totalmente automáticas, donde el hombre sólo vigila el buen funcionamiento delas máquinas.

5.3. FINANZAS

Las funciones que realiza el área de finanzas se dividen en dos grupos:

1. Las relacionadas con la obtención de fondos, al realizar estudios sobre las mejores y másapropiadas fuentes de financiamiento: emisión de acciones, obligaciones, reinversión deutilidades, créditos de proveedores, de instituciones de crédito, etc.

2. Las relacionadas con la administración de los fondos obtenidos, asignando recursos eninversiones óptimas para lograr los objetivos, que, en el caso de una empresa, estaránvinculadas con la maximización de las utilidades.

Los dos grupos de funciones se interrelacionan y deben ser planeados conjuntamente

Actividades principales

• Estudios de planeación financiera y elaboración de pronósticos de necesidades para obtenero invertir fondos y planearlos métodos más adecuados.

• Manejo de fondos.

• Planear y controlar los presupuestos.

• Determinar políticas de crédito y cobranzas.

• Establecer sistemas de pagos, nóminas, reportes contables, facturación, etc.

• Realizar proyectos de nuevas inversiones.

• Mantener relaciones con fuentes reales o posibles de financiamiento (relaciones públicas confuncionarios de instituciones de crédito).

5.4.TALENTO HUMANO

El objetivo de la función de recursos humanos es integrar a la organización a personas cuyascaracterísticas sean afines a los requerimientos de la misma, así como impulsar su desarrollointegral mediante el establecimiento de politicas y programas que contribuyan a su realizaciónpersonal y guíen apropiadamente el esfuerzo humano para actuar eficientemente.

El doctor Fernando Arias Galicia en el libro Administración de recursos humanos, presenta lasiguiente definición: Administración de recursos humanos es el proceso administrativo aplicadoal acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos,las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propiaorganización y del país en general.

IMPORTANCIA

Es de trascendental importancia el valor que tiene el recurso humano y la necesidad de darle ladebida importancia para propiciar su desarrollo, porque además de ser un requerimiento clavedel éxito de cualquier organización, es una gran responsabilidad social el encauzar suspotencialidades naturales en forma positiva para hacerlo más capaz y eficiente. Se debe evitarque los recursos humanos estén mal utilizados o deficientemente preparados, con todas lasconsecuencias que se manifiesten a nivel personal, organizacional y social.

Por lo anterior, se ha establecido una serie de funciones que son características, en mayor omenor grado, en las organizaciones, y se ha creado un área o departamento encargado derealizar las actividades necesarias para cumplir satisfactoriamente con los requerimientosorganizacionales y legales que están relacionados con el elemento humano

FUNCIONES PRINCIPALES DEL AREA

• Análisis de puestos

El análisis de puestos es un método de investigación que se utiliza para estudiar y describir enforma genérica o analítica las funciones que deben realizarse en un puesto. La descripcióngenérica consiste en explicar en forma breve la actividad principal del puesto, considerando sufunción como un todo, sin entrar en detalles minuciosos.

• Evaluación de puestos

La valuación de puestos surge por la necesidad de resolver el difícil problema de determinarcuáles son las relaciones de importancia entre los diversos puestos para poder remunerarequitativamente a los trabajadores por los servicios que prestan y reducir en gran medida elelemento de subjetividad en la valuación, ya que las decisiones influyen en aspectos tanimportantes como la jerarquía, el salario, el prestigio, el reconocimiento, cte.

Tomando como base el análisis de puestos, en el proceso de valuación de los mismos se tomanen cuenta los diversos grados de conocimiento, habilidad, esfuerzo y responsabilidad que serequieren y las condiciones de trabajo en que se desempeñan, con el fin de establecer unarelación de importancia objetiva para determinar el nivel de salario de cada puesto, partiendodel cumplimiento al ordenamiento legal referente al pago del salario mínimo.

Para la valuación de puestos se han elaborado varios métodos, desde los más simples hasta losmás complejos; la subjetividad prevalece en los primeros y la ponderación técnica en lossegundos, para eliminar la influencia de los factores subjetivos.

Independientemente del método que se utilice, el objetivo de la valuación de puestos debeconsistir siempre en establecer una escala de salarios justa en relación colas características querequiere el desempeño de los diversos puestos.

• reclutamiento

Esta función tiene como objetivo el buscar y obtener candidatos que reúnan las característicasadecuadas para cubrir las vacantes por bajas, renuncias, retiros, enfermedades y muertes, o porla creación de nuevos puestos debido al crecimiento de la organización; lo importante es contarcon los recursos humanos disponibles en el momento oportuno, para estar en mejor disposiciónde elegir a los candidatos idóneos, teniendo en cuenta las políticas y reglas establecidas.•selección y contratación

• Selección y contratación

Esta función tiene corno objetivo el identificar y elegir entre los solicitantes a quien o quienesreúnan las mejores características para desempeñar los puestos vacantes.

En el proceso de selección se utiliza una serie de técnicas que permiten elegir a la personaadecuada para el puesto vacante; en principio se debe determinar quiénes reúnen los requisitosmínimos que necesitan cubrirse para ocupar el puesto (edad, escolaridad, experiencia, cte.),eliminando a los que no los satisfagan.

Posteriormente se procede a realizar principalmente: entrevistas, pruebas psicológicas, pruebasde conocimiento o de práctica, investigación socioeconómica y examen médico; la evaluaciónde los resultados obtenidos se compara con la de otros candidatos, para llegar a. la decisión finalde elegir al o a los candidatos que deban contratarse.

• inducción

El objetivo de esta función es lograr que las nuevas personas que pasan a formar parte delorganismo social se adapten adecuadamente y en el menor tiempo posible al medio ambientefísico y social de la organización.

• nómina y control de asistencias

El objetivo de esta función es lograr que los integrantes de la organización reciban en tiempooportuno y en forma correcta las retribuciones económicas a que tienen derecho, de acuerdocon los señalamientos legales y las políticas establecidas

• entrenamiento

Su objetivo es ofrecer la oportunidad de desarrollar y perfeccionar las potencialidades físicas eintelectuales de los recursos humanos de la organización, adaptándolos a las necesidadespresentes y futuras.

• calificación de méritos

Es una técnica que permite evaluar separadamente el desempeño de un trabajador, en formaobjetiva y por un periodo determinado; dicha técnica se ha desarrollado para reducirsubjetividades, favoritismos y juicios apresurados en decisiones que afectan al personal:promociones y ascensos, aumento de salarios, incentivos, reconocimiento, etc

• servicios y prestaciones

Los servicios y prestaciones son beneficios que ofrecen las organizaciones en forma adicional alsalario nominal, y se otorgan a los trabajadores por el solo hecho de pertenecer a. ellas