Caso: Freeway Ford

IDEA Central

Sistemas de Información Gerencial

Sábado 11:00 AM

Lic. MSc. Jorge Fernando Estrada Chacón

Carlos Alberto Medina López IDE 08140071

Fecha de entrega: Sábado, 29 de enero de 2011.

1 Solución caso Freeway Ford

CASO PROBLEMA

FREEWAY FORD

Usted es representante de ventas de Automobile Software, Inc., una compañía que vende un paquete de software para comerciantes de automóviles. Un día, mientras está hablando con James Kahler, gerente de ventas de Freeway Ford, usted se entera de que esa compañía tiene un problema con su inventario. Los registros manuales que mantiene no reflejan con exactitud la situación de los inventarios: los números y tipos de automóviles y camiones que hay en el lote. Cuando llega un embarque nuevo, pasan varios días antes de que se actualicen los registros de inventarios. Un vendedor podría tener un comprador que desee un automóvil específico, y el automóvil podría estar en el lote, pero el vendedor nunca lo sabrá. Se pierde una venta por falta de información. Otro problema surge cuando dos vendedores venden el mismo automóvil a dos compradores. Esto sucede porque los registros de inventario no se actualizan inmediatamente después de la venta.

Usted sabe que su paquete de software, llamado SMART (Sales Management for Automobile Retail Trade, Administración de Ventas para el Ramo de Ventas de Automóviles al Detalle), puede resolver el problema. Una vez que un concesionario tiene SMART, los registros de una computadora se actualizan desde una terminal con teclado tan pronto como llega un embarque de automóviles nuevos o se hace una venta. Los registros de computadora siempre reflejan exactamente lo que hay en el lote. Hay versiones de SMART tanto para PC como para MAC. El costo del software más el hardware está muy al alcance de un concesionario metropolitano de automóviles nuevos.

Su siguiente paso es abordar al nuevo presidente de Freeway Ford, Phil Rains, y hacer su presentación. Apenas comienza usted a describir a Rains las ventajas de su producto, él lo detiene y le dice: “Mire, soy nuevo en este puesto. Acabo de graduarme de una de las mejores universidades de la Costa del Pacífico, con un título de teoría en sistemas. Si usted pudiera explicarme cómo su producto nos puede ayudar, en términos de sistemas, creo que podría entender. Ahora, adelante,”

TAREA

Describa, en términos de sistemas, cómo SMART puede ayudar a Freeway Ford.

Carlos Alberto | IDE 08140071

Universidad GalileoSistemas de Información Gerencial

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SOLUCIÓN CASO FREEWAY FORD

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Los registros manuales que mantiene no reflejan con exactitud la situación de los inventarios: los números y tipos de automóviles y camiones que hay en el lote. Cuando llega un embarque nuevo, pasan varios días antes de que se actualicen los registros de inventarios. Un vendedor podría tener un comprador que desee un automóvil específico, y el automóvil podría estar en el lote, pero el vendedor nunca lo sabrá. Se pierde una venta por falta de información. Otro problema surge cuando dos vendedores venden el mismo automóvil a dos compradores. Esto sucede porque los registros de inventario no se actualizan inmediatamente después de la venta.

ALTERNATIVAS

Adquirir el paquete de software SMART. Una vez que un concesionario tiene SMART, los registros de una computadora se actualizan desde una terminal con teclado tan pronto como llega un embarque de automóviles nuevos o se hace una venta. Los registros de computadora siempre reflejan exactamente lo que hay en el lote.

DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN

Tomando en cuenta que un sistema gerencial está formado por tres componentes primordiales: Entradas, procesos y salidas. En el caso de los sistemas de información, los datos son los elementos de entrada y el proceso consiste en agrupar y darle valor a los mismos a fin de que se conviertan en información que permita tomar decisiones. Freeway Ford es una empresa líder en la venta de automóviles, sin embargo, ha dejado de ser eficiente pues no dispone de información en tiempo real que permita tomar las decisiones correctas. SMART ofrece al concesionario una solución práctica pues mantiene la información actualizada y permite que cualquier vendedor o empleado de la compañía la disponga en cualquier momento y pueda tomar la decisión más acertada. Además, por ser un software diseñado para dos sistemas operativos, evita que la compañía tenga que adaptarse y comprar un sistema operativo que posiblemente no sea de su agrado o no se adapte a sus necesidades, en este caso, se ofrece diversidad.

Además, por ser un software diseñado para la administración de ventas, es posible también un detalle de los vehículos que tienen mayor demanda, con esto es posible evaluar las ventas y conocer qué modelos son los que deben seguirse ofreciendo y cuales pueden eliminarse de manera que no se sature el inventario con vehículos de baja rotación. Hace más eficiente también las solicitudes de embarque, pues al contar con información en tiempo real, se sabrá cuando la existencia sea mínima para realizar la solicitud respectiva, evitando así las esperas o los contratiempos que puede generar una solicitud a última hora.

En resumen, SMART ofrece a Freeway Ford un sistema capaz almacenar los datos de los movimientos de su inventario y presentar, a cada una de las diferentes áreas, la información que más necesiten, así ventas tendrá disponible siempre un inventario actualizado y fidedigno de las existencias, los encargados de compras y logística sabrán con anticipación cuando se haga necesario un nuevo lote y el presidente podrá monitorear el movimiento diario e incluso el monto de ventas, lo que le permitirá tomar mejores decisiones para el bien de la compañía.

Carlos Alberto | IDE 08140071