1. INFORMACIÓN GENERAL ORGANIZACIÓN SECRETARIA …

INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

ES-P-SG-02-F-025 Versión 07

Página 1 de 12 Aprobado 2014-03-11

1. INFORMACIÓN GENERAL

ORGANIZACIÓN

SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA.

SITIO WEB: www.shd.gov.co

LOCALIZACIÓN: Carrera 30 n° 25-90, piso 6, Centro Administrativo Distrital C.A.D. Bogotá D.C.

Dirección del sitio permanente

Incluyendo al sitio principal

Localización (ciudad - país)

Actividades del alcance o procesos desarrollados en este sitio

Carrera 30 n° 25-90, piso 6 Bogotá D.C., Colombia

Procesos Estratégicos, Misionales, De Apoyo y Evaluación

Calle 17 No. 65B-95 Bogotá D.C., Colombia

Administración de Ingresos Tributarios

ALCANCE DE LA CERTIFICACION:

Administración de ingresos tributarios, gestión integral de tesorería, gestión contable distrital, gestión presupuestal distrital, gestión de riesgo financiero y obligaciones contingentes y administración de entidades liquidadas.

Income tax management, treasury management, accounting management district, district budget management, risk management and financial management, and contingent liabilities liquidated entities

EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestión de calidad)

No hay exclusiones

CÓDIGO SECTORIAL IAF: [36]

AREA TECNICA: [C36-0]

REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN: ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009

REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

Nombre: José Agustín Hortua Mora

Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación (E)

Correo electrónico [email protected]

TIPO DE AUDITORIA: □ Otorgamiento X Seguimiento □ Renovación

□ Ampliación de alcance

□ Reducción de alcance □ Extraordinaria

FECHA DURACIÓN (días

– auditoría)

PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA 2014-08-22 0.5

AUDITORIA EN SITIO 2014-09-01/02 2.5

AUDITORIA COMPLEMENTARIA (Si aplica)

EQUIPO AUDITOR

Auditor líder Eduardo Ronderos Bermúdez

Auditor Ingrid Carolina Hernández

Experto Técnico --

DATOS DEL CERTIFICADO ISO 9001 NTCGP 1000

Código asignado por ICONTEC SC 6322-1 GP 114-1

Fecha de aprobación inicial 2009-08-11 2009-08-11

Fecha vencimiento: 2015-08-10 2015-08-10




2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos. legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión

Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión

Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Favor diligenciar los ítem resaltados en verde

Fecha de envío del plan de auditoría: 2014-08-22

Los criterios de la auditoria incluyen la documentación del sistema de gestión desarrollada en respuesta a los requisitos de la norma / documento normativo?: Si X No .

La auditoría se realizó en forma combinada y o integrada?: Si No X

Es aplicable el muestreo por múltiple sitio?: Si No X.

Sí es auditoría de renovación, sé definió el plan de muestreo a seguir para el próximo ciclo de auditorías de la organización en el ES-P-SG-02-F-030: Si No X.

Sé auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio?: Si No No aplica X.

La auditoria se realizó por muestreo selectivo de evidencias de las actividades y resultados de la organización y por ello tiene asociado incertidumbre por no haber verificado todos los documentos y registros.

En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo, este aplica en el alcance del certificado?: Si X No . Si aplica indicar la línea de productos o servicios donde se verificó dichos requisitos: Dentro del alcance de la auditoria no se incluyo el requisito del numeral 7.3 Diseño y Desarrollo

Existen requisitos legales o reglamentarios aplicables al alcance de certificación? Si X No . Se verificó la capacidad de cumplimiento de éstos, mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por la organización de su cumplimiento:

Decreto 01 de 1984, el Decreto-Ley 1421 de 1993 o Estatuto Orgánico de Bogotá.

Decreto 2150 de 1995 que reglamenta el tema de supresión de trámite.

Decreto 111 de 1996 o Estatuto de Presupuesto de Bogotá D.C., que compila el Acuerdo 24 de 1995 y el Acuerdo 20 de 1996.

Decreto 1179 de 1997 que Reglamenta el Decreto 714 de 1996.





Ley 152 de 1994 o Ley Orgánica de Planeación.

Ley 190 de 1995 o Estatuto Anticorrupción.

Ley 358 de 1997 por la cual se reglamenta el artículo 364 de la Constitución y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento.

Ley 819 de 2003 por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.

Decreto Ley 1421 de 1993 por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Bogotá.

Decreto 2681 de 2006 por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas.

Decreto 1525 de 2008 por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial, entre otros.

Ley 80 de 1993 y Decreto 1510 del 2013, por el cual se reglamente el sistema de compras y contratacion publica.

Ley 734 de 2002 Código Disciplinario único por el cual se crea la oficina de control interno disciplinario

Sé evidencian requerimientos especiales legales asociados al funcionamiento de la organización o los proyectos que realiza?: Si X No

Decreto 545 del 29-12-2006.- "Por el cual se adopta estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda y se dictan otras disposiciones"

Decreto 616 de 28-12-2007 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 545 de 2006 que adoptó la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda"

Resolución 297 del 27 -11-2007 “Por el cual se reglamenta el Comité de Dirección de la Secretaria Distrital de Hacienda”.

Resolución 113 de 01-04-2009 “Por la cual se modifica la Resolución SDH -00297 del 27 de noviembre de 2007”.

Resolución 1584 del 06-12-2002 “Por medio de la cual se crea el Comité de Calidad de la Secretaria de Hacienda”.

Sé evidencian cambios significativos en la organización, por ejemplo relacionados con alta dirección, representante de la dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la certificación, entre otros? Si X No . Si aplica, cuales: En el año 2014, asumió como Jefe (Encargado) de la Oficina Asesora de Planeación el Dr. José Agustín Hortua Mora

Sé evidenciaron las acciones tomadas por la organización para solucionar los hallazgos reportados en el informe Etapa 1: Si No No aplica X.

Se presentaron durante la auditoria cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría inicialmente acordado? Si No X,

Se presentan actividades que deban ser verificadas en la siguiente auditoria? Si No X,

El equipo auditor maneja la documentación suministrada por la empresa en forma confidencial y





retorna a la organización toda la documentación, en forma física o elimina la entregada en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de auditoría?: Si X No .

Se recibió la propuesta de plan de acción para la solución de no conformidades el 2014-09-09.

Los planes de acción fueron aceptados por el auditor líder el 2014-09-17.

4. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Número de no conformidades detectadas en esta auditoria Mayores 0

Menores 2

Número de no conformidades pendientes de solución de la anterior auditoria Mayores 0

Menores 1

Número de no conformidades solucionadas en esta auditoría (se incluyen las no conformidades menores pendientes de la auditoría anterior y las no conformidades mayores identificadas en esta auditoría)

Mayores 0

Menores 1

Número total de no conformidades pendientes Mayores 0

Menores 2

5. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Proceso de Planeación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión Es de resaltar el compromiso del personal con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, buscando continuamente oportunidades para mejorar su desempeño. Proceso de Gestión de Administración de la Deuda Publica y de Cooperación El informe de la Empresa Fitch Ratings del 1 de julio del 2014 que otorga una calificación del riego crediticio a largo plazo con la categoría de AAA, evidenciando las buenas gestiones para administrar la deuda publica del Distrito Capital Proceso de Fortalecimiento de la Gestión de Riesgo Financiero y Obligaciones La nueva organización de la matriz de riesgos SARO, buscando generar un mayor control en el desempeño de los procesos para asegurar el cumplimiento de los objetivos La nueva matriz para la gestión de riesgos en la continuidad del negocio mediante la utilización de la metodología de Business Impact Analysis, de forma que se asegure la viabilidad de la Secretaria. Proceso de Sistema de Quejas y Soluciones Informe de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias” porque contiene información detallada para la retroalimentación de las diferentes áreas acerca del comportamiento de las mismas con el fin de tomar las acciones correspondientes. Programa CORDIS para la radicación y seguimiento de las solicitudes realizadas porque permite tener una trazabilidad completa sobre las mismas, además de identificar su estado. Evaluación de la satisfacción del servicio cuando es realizada la recepción del mantenimiento locativo




5. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

porque permite realizar un monitoreo sobre el servicio prestado. Proceso de Gestión de la Infraestructura Tecnológica El indicador “Disponibilidad de infraestructura tecnológica” con el mecanismo de ponderación que establecido (30% Financiero, 30% Tributario, 20% Liquidadores, 10% Administrativos, 5% Colaboración y 5% portales) permite identificar las mínimas variaciones y tomar las acciones pertinentes.

6. OPORTUNIDADES DE MEJORA

Proceso de Planeación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión En las entradas a la revisión por la dirección, considerar ampliar la información con relación a los cambios que pueden afectar al Sistema, incluyendo las propuestas de las acciones a tomar, de forma que se mitigue el impacto que puedan generar. En las entradas a la revisión por la dirección, considerar ampliar la información con relación a la gestión de los riesgos, de forma que permitan evidenciar su incidencia en el desempeño de los procesos y la utilidad de esta herramienta para realizar las adecuaciones que se estimen En las salidas de la revisión por la dirección considerar ampliar la información con relación a la adecuación, conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad, de forma que se establezca un punto de referencia para evaluar en próximas revisiones la mejora real del Sistema. Proceso de Evaluación y Control. De acuerdo a las características y capacidad logística de la Secretaria, considerar el establecimiento de ciclos bianuales de auditorias internas a dos años, de forma que facilite su realización y se eviten traumatismos. En los informes de las auditorias internas, fortalecer el alcance de las conclusiones con relación a la eficacia, eficiencia y efectividad, de forma que permitan evidenciar el desempeño e impacto de los procesos en el Cliente. Continuar con las capacitaciones al personal en la redacción de las no conformidades y el análisis de causa, de formas que faciliten su comprensión y la generación de las acciones correctivas que aporten valor agregado. Proceso de Gestión Contable Establecer los criterios de aceptación para los puntos de control de los procedimientos de acuerdo a las características de la actividad, y permitir evaluar el cumplimiento de los lineamientos establecidos Proceso de Atención Acciones de Tutela Incluir en el “Informe de prevención del daño antijurídico” un espacio para la retroalimentación del análisis del indicador correspondiente al proceso de tutelas con el fin de que las áreas que lo impactan tomen las acciones correspondientes. Proceso de Contratación Analizar la posibilidad de incluir en el indicador de gestión del proceso de contrataciones la oportunidad en su cumplimiento (Con respecto a los tiempos previstos) con el fin de incluir nuevas variables de medición que permitan monitorear el proceso de una manera más detallada.




6. OPORTUNIDADES DE MEJORA

Proceso de Sistema de Quejas y Soluciones Consolidar los datos de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias así como los de satisfacción de los usuarios sobre la respuesta a las mismas, en un periodo que permita analizar tendencias y tomar las acciones correctivas aplicables.

7. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR

Sé evidenciaron no conformidades pendientes de la auditoría anterior?: Si X No .

Se implementaron los planes de correcciones y acciones correctivas aceptados por ICONTEC?

X SI □ NO

La organización modificó los planes de correcciones y acciones correctivas acordados con ICONTEC?

□ SI X NO

Se evidencia eficacia de los planes implementados?

X SI □ NO

8. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

8.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado

Incluir las tendencias de la medición del nivel de satisfacción: En el año 2013 se presento un alto nivel de satisfacción de los Clientes por el Servicio prestado por la Secretaria, y se estableció un plan de acciones para fortalecer las debilidades.

Incluir la tendencia anual de las reclamaciones o quejas pertinentes del cliente (aplica también para otorgamientos):

Los resultados verificados en cuanto a Quejas y Reclamos fueron los siguientes: Abril 2014: Quejas: 10 y Reclamos: 106 Mayo 2014: Quejas 9 y Reclamos: 70 Junio 2014: Quejas: 9 y Reclamos: 53

Fue realizado muestreo sobre un caso encontrando conformidad sobre el mismo, adicionalmente se destaca que en el monitoreo realizado sobre la satisfacción en las respuestas son tomadas acciones sobre calificaciones inferiores a 3 puntos.

Se han presentado comunicaciones con las partes interesadas, incluyendo, si es pertinente, la de organismos de vigilancia y que estén relacionadas con la actividad del sistema de gestión correspondiente? Si No X. En caso afirmativo se referencian las revisiones a las acciones notificadas:

Sé evidencia el logro de los objetivos de desempeño establecidos por la organización en el último periodo desde la anterior auditoría de ICONTEC: Si X No . Se concluye acerca del logro: La Secretaria de Hacienda ha desarrollado e implementado un Sistema




8. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

de Gestión de Calidad consistente con las características de la Entidad, permitiendo controlar el desempeño de los procesos e identificar acciones para su mejora continua. En el año 2013 se consiguieron las metas del Sistema.

8.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditorías previas del ciclo de certificación

A partir de la auditoría de otorgamiento o renovación, indicar contra cuales requisitos se han reportado no conformidades y si existe recurrencia a algún requisito en particular

Auditoria Número de no conformidades Requisitos

Otorgamiento / Renovación 4 7.5.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.2

1ª de seguimiento del ciclo 1 8.2.3

2ª. de seguimiento del ciclo 2 8.2.2

Sé evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC el ciclo de certificación: Si No X.

8.3. Uso del certificado de sistema de gestión y autenticidad del certificado:

El logo de certificación se usa en publicidad de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-R-SG-001 y al Manual de Imagen de ICONTEC? Si X No .

El logo se usa sobre el producto o sobre el empaque o envase o embalaje del producto a la vista o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto? Si No X.

Sé evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado, logos de acreditadores de acuerdo a lo establecido en el ES-I-SG-001, razón social, direcciones, alcance, etc.)?

Si X No .


ES-P-SG-02-F-025 Aprobado 2011-08-05 Versión 07


10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

# DESCRIPCIÓN

DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE

IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS

RAÍCES)

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE

LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓN DEL PLAN

DE ACCIÓN POR

AUDITOR LIDER

1

No hay evidencia de la planificación de las auditorias internas 2014. Evidencia: No se ha diligenciado el Formato 71 – F 01

MENOR 8.2.2

1. Diligenciar el Formato 71-F01 "Programa anual de auditorías", detallando los procesos y procedimientos que fueron auditados y/o se van a auditar en el Sistema de Gestión de la Calidad en la vigencia 2014. 2. Presentar al Comité de Coordinación de Control Interno el programa detallado de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad que se va a auditar para la vigencia 2014, para su aprobación. Fecha inicial: 10 de septiembre de 2014. Fecha final: 30 de septiembre de 2014. Responsable: Oficina de Control Interno.

1. la Oficina de Control Interno diligenció el Formato 71- F01 "Programa anual de auditorías para la vigencia 2014", el cual fue presentado y aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno el día 8 de abril de 2014, en él se incluyó entre otros aspectos, la realización de las auditorías de calidad, pero no se especificó el programa detallado de las auditorías al Sistema de Gestión de la Calidad (procesos, procedimientos, responsables, líder de la auditoría, grupo de auditores y fechas de realización). 2. Inadecuada interpretación del alcance del procedimiento "Auditoría Interna de Calidad" 71-P 04.

1. Actualizar el procedimiento 71P-04 Auditoría interna de calidad, dando mayor claridad sobre el alcance del mismo. Fecha inicial: 1 de octubre de 2014 Fecha final: 31 de diciembre de 2014. Responsable: Oficina de Control Interno 2. Revisar propuesta de modificación del procedimiento.. Fecha inicial: 1 de diciembre de 2014 Fecha final: 31 de diciembre de 2014. Responsable: Oficina Asesora de Planeación. 3. Divulgar a los funcionarios asociados al procedimiento. Fecha inicial: 1 de octubre de 2014 Fecha final: 31 de diciembre de 2014. Responsable: Oficina de Control Interno. 4. Publicación en el sistema de gestión de la calidad. Fecha inicial: 15 de diciembre de 2014 Fecha final: 31 de diciembre de 2014. Responsable: Oficina

SI X

NO □

Fecha: 2014-09-17




de Control Interno.

2

No hay evidencia de la realización de auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con las disposiciones planificadas, se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Evidencia: No hay evidencia de la realización de auditoria internas en el año 2014 a los procesos, Contabilidad y Crédito Publico.

MENOR 8.2.2

1. Una vez aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno, el programa al Sistema de Gestión de la Calidad para la vigencia 2014, asignar los equipos auditores para la realización de las auditorías. Fecha inicial: 6 de octubre de 2014. Fecha final: 24 de octubre de 2014. Responsable Oficina de Control Interno. 2. Presentar al Comité de Coordinación de Control Interno el informe final de las auditorias de calidad realizadas en la vigencia 2014. Fecha inicial: 10 de noviembre de 2014. Fecha final: 28 de noviembre de 2014. Responsable: Oficina de Control Interno.

1. Inadecuada interpretación del alcance del procedimiento "Auditoría Interna de Calidad" 71-P 04. 2. En el programa anual de auditorias presentado por la Oficina de Control Interno y aprobado por el comité de Control Interno para la vigencia 2014, no se detalló los procesos y procedimientos que se iban a auditar en el Sistema de Gestión de la Calidad. 2. Falta de personal calificado para la realización de las auditorías al Sistema de Gestión de la Calidad.

1. Capacitación de algunos funcionarios de la entidad en normas que integran el Sistema Integrado de Gestión. Fecha inicial: 30 noviembre 2014 Fecha final: 31 de diciembre de 2014 Nota: Conforme a programación del PIC - Responsable: Subdirección de Talento Humano 2. Actualizar el procedimiento 71P-04 Auditoría interna de calidad, incluyendo actividades de planificación del programa de auditoria de calidad. Fecha inicial: 1 de octubre de 2014 Fecha final: 31 de diciembre de 2014. Responsable: Oficina de Control Interno. 3. Revisar propuesta de modificación del procedimiento.. Fecha inicial: 1 de diciembre de 2014 Fecha final: 31 de diciembre de 2014. Responsable: Oficina Asesora de Planeación. 4. Divulgar a los funcionarios asociados al procedimiento. Fecha inicial: 1 de octubre de 2014 Fecha final: 31 de diciembre de 2014. Responsable: Oficina

SI X

NO □

Fecha: 2014-09-17




de Control Interno. 5. Publicación en el sistema de gestión de la calidad. Fecha inicial: 15 de diciembre de 2014 Fecha final: 31 de diciembre de 2014. Responsable: Oficina de Control Interno. 6. Formular el programa de auditoria interna del sistema de gestión de la calidad, identificando los intervalos y los procesos auditar de acuerdo a los lineamientos del sistema de gestión de la entidad y presentarlo para su aprobación al Comité de Coordinación de Control Interno. Fecha inicial: 15 de enero de 2015 - Fecha final: 31 de enero de 2015. Responsable: Oficina de Control Interno.


Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa.



11. CONCEPTO DEL AUDITOR LIDER DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-01

Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda no otorgar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda renovar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda reactivar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda ampliar / reducir la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda no ampliar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda suspender la Certificación del Sistema de Gestión

Mantener la Certificación del Sistema de Gestión X

Se recomienda cancelar o retirar la Certificación del Sistema de Gestión

Comentarios adicionales: Se concluye que el sistema de gestión:

- Es conforme con las disposiciones planificadas. - Es conforme con los requisitos de la norma auditada. - Es conforme con los requisitos del sistema de gestión establecidos por la organización. - Se ha implementado. - Se mantiene de manera eficaz - Proporciona información a la dirección sobre los resultados de las auditorias.

Alcance actual : Administración de ingresos tributarios, gestión integral de tesorería, gestión contable distrital, gestión presupuestal distrital, gestión de riesgo financiero y obligaciones contingentes y administración de entidades liquidadas.

Nombre auditor líder: Eduardo Ronderos Bermúdez FECHA: 2014 09 17

12. RELACIÓN DE REGISTROS ADICIONALES QUE SE DEBEN CARGAR EN BPM (marcar con una x los documentos que se anexan) – para uso interno de Icontec

Plan de muestreo -- Programa de auditorías --

No conformidades firmadas por el cliente (se anexan al informe) X

Cuestionario de evaluación de FSSC 22000 (solo aplica para este esquema) --


Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa.



1. INFORMACIÓN GENERAL ORGANIZACIÓN SECRETARIA …

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