1

LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS

LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS

2

Gestión de la informaciónGestión de la información

OptimizaciónDe los recursos

Gestión eficaz y eficiente

Cumplimiento de los objetivos

Éxito empresarial

3

SISTEMA DE INFORMACIONSISTEMA DE INFORMACION

»Máquinas»Procesos»Personas»Documentos

4

IMPACTO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y TELCOMUNICACIÓN

IMPACTO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y TELCOMUNICACIÓN

• Automatización: reemplazo de las tareas rutinarias

• Multiplicación de nuestras capacidades intelectuales

5

EFICIENCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

EFICIENCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Buen uso por la personasDiseño adecuado de los

procesosDiálogo entre diseñadores y

usuarios

6

PROBLEMAS QUE DIFICULTAN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES

PROBLEMAS QUE DIFICULTAN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES

• “La información no es un producto, es un proceso”

• “La información es poder”• “Preferencia de los medios informales de

transmisión de la información”

7

FASES DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

FASES DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

• Obtención de la información

• Estructuración y tratamiento de la información

• Difusión de la información

8

OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓNOBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN

• Auditoria de la información– Qué información necesita una empresa para cumplir sus

objetivos

• Inteligencia empresarial:– Anticipar cambios en el mercado– Prever las acciones de los competidores– Descubrir nuevos productos y procesos– Aprender de la experiencia de otras empresas

9

Estructura y tratamiento de la información

Estructura y tratamiento de la información

TIPOS DE INFORMACIÓN

A) Según su estructura:• Estructurada (bases de datos)• No estructurada: gran contenido informativo

B) Según soporte:• Papel• Magnético• Óptico• Digital

10

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

•Alfabético•Numérico•Alfanumérico

11

ANÁLISIS DE CONTENIDOANÁLISIS DE CONTENIDO

Objetivo: “saber qué información contiene un

documento”

Proceso:

• Examen de documento• Extracción de los conceptos• Traducción a un lenguaje documental

12

Lenguaje documental

• Vocabulario normalizado.• Objetivo: eliminar la ambigüedad del

lenguaje natural.

Portero, vigilante= use conserjeparque, jardín, zona de juegos = use parque infantilLuz, farola= use alumbrado

13

Palabras clave del acta de una junta de comunidad

• Estatutos• Parque infantil• Vivienda del portero• Portero• Sueldo• Servicio de

seguridad• Rehabilitación de

vivienda

• Proceso judicial• Club social• Fondo de reserva• Piscina• Alumbrado• Vivienda de

protección oficial

14

15

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Ventajas

• Acceso inmediato a la información• Integración con los sistemas informáticos• Ahorro de espacio• Posibilidad de acceso a la información en

espacios geográficamente distintos• Transmisión de los datos a través de las líneas de

comunicación• Almacenamiento de la documentación en

soportes digitales, DC-Rom, disco magneto-óptico, DVD, etc.

• Conservación de los documentos.

16

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

17

Regulación legalRegulación legal

– LSSI, Ley 34/2002 de Servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.

– Ley 59 de 2003 que regula la firma electrónica– La factura electrónica aprobada por la agencia

tributaria (febrero 2003).

18

Distribución de la información

Distribución de la información

Correo electrónicoIntranetExtranet

19

INTRANETINTRANET

• Contenidos– Información interna – Información externa – Comunicación

• Objetivos– Medio de comunicación – Facilitar el acceso a la información – Transformarse en un vehículo de capacitación – Permitir el trabajo en colaboración– Obtener información precisa y a tiempo

20

Factores que nos indican que un sistema de información es

bueno

Factores que nos indican que un sistema de información es

bueno

Usabilidad“facilidad con la que lo puede utilizar el

usuario”.

Utilidad“el grado de cumplimiento de las

funcionalidades para las que fue diseñado”

21

USABILIDAD UTILIDAD

CULTURA DE LA INFORMACIÓN