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  • Cdigo: PCM-CL-01Versin No. :1Fecha: 13 de Enero de 2012Pgina: 1 de 11

    PROCEDIMIENTO DE COMPRASELABOR: rea de Salud Ocupacional-Calidad

    REVIS: Gerente ProyectosAPROB: Gerente General

    1. OBJETO

    Provee oportunamente de materiales, herramientas, equipos y servicios de

    maquinaria las obras en ejecucin, con la mxima claridad en su requisicin.

    Analiza, coordina y ejecuta todas las actividades relacionadas con la orden de

    compra, cumple con las normas establecidas por la empresa COMTECOL

    LTDA., con las caractersticas mnimas necesarias requeridas por una

    empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de

    pago; que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administracin ha

    definido.

    2. ALCANCE

    Se dirige para el personal del rea de compras o personas que desarrollan o

    ejecutan actividades propias de esta. Aplica a todas las compras, este

    procedimiento inicia con la solicitud de requisicin y termina con su entrega.

    3. DEFINICIONES:

    - Normas: Regla que debe ser respetada y que permita ajustar ciertas

    conductas o actividades.

    - Materiales: Son todos aquellos elementos e insumos que se utilizan

    para la elaboracin de un determinado producto.

    - Compras: Es adquirir por dinero la propiedad de una cosa. Dentro de

    una Organizacin las compras pueden ser definidas como las

    operaciones que se proponen suministrar, en las mejores condiciones

    posibles a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materia

    prima y productos semiacabados, accesorios, mquinas, servicios, etc.

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    - Administracin de compras: Es el proceso a travs del cual se

    controla de manera especfica todas las operaciones de compra dentro

    de una empresa, de tal manera que no se incurra en gastos

    innecesarios.

    - Administracin de materiales: Es el proceso que permite un adecuado

    manejo, distribucin y aprovechamiento de los materiales con que

    cuenta una empresa. La misma comprende la adquisicin, traslado,

    almacenamiento, y control de materiales desde la negociacin con el

    proveedor hasta que termina en la lnea de produccin. Su objetivo

    consiste en lograr el costo global ms bajo de los materiales para la

    firma compradora.

    - Sistemas de compras: Son procedimientos que se llevan a cabo para

    establecer un control de las compras en la empresa o dentro de un rea

    determinada de la misma.

    - Equipos: Cualquier mquina, aparato, instrumento o instalacin utilizada

    en el trabajo.

    - Proveedor: Persona natural o jurdica que suministra bienes y servicios.

    4. POLITICAS LINEAMIENTOS

    No se puede proceder a compra alguna si los datos para realizar la misma no

    vienen completos, los datos requeridos son: persona solicitante, razn de

    compra (JOB), nombre o modelo (s aplica), marca, especificaciones tcnicas,

    entre otras.

    La compra se lleva a cabo si solo si est autorizada.

    Es responsabilidad del jefe de compras el de solicitar 3

    cotizaciones para seleccionar al proveedor.

    Se realiza una evaluacin del proveedor que afecte la calidad del

    producto o servicio, esta evaluacin se hace en un lapso de 6

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    meses tomando como base la que se hayan cumplido los

    requisitos al 100% y se haya cumplido el tiempo de entrega. Este

    lapso de tiempo se realiza para proyectos mayores a 1 ao, si se

    tienen proyectos menores a 6 meses esta evaluacin se realiza al

    final del mismo.

    Para el caso de compra de servicios continuos, esta evaluacin se

    realiza cada 2 meses.

    Se emite una calificacin de proveedor cada 6 meses

    considerando un promedio de los eventos realizados en dicho

    periodo. Emitiendo la lista de proveedores autorizados y en

    desarrollo.

    Para la evaluacin de proveedores se utiliza el Formato FPR-CL-01 Evaluacin

    de Proveedores.

    5. CONTROL DE CAMBIOS

    La solicitud, preparacin y revisin de los cambios del Procedimiento de

    Compras, se desarrolla de acuerdo con las disposiciones adoptadas para el

    control de los documentos.

    6. FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y

    COMUNICACION

    6.1. FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

    La alta Direccin se asegura de que las altas responsabilidades y autoridades

    son comunicadas y conocidas dentro de la empresa, para lo cual la estructura

    organizacional de COMTECOL LTDA

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    COMTECOL LTDA establece mediante el Manual MFC-CL-01 de Funciones y

    Competencias Laborales, el Perfil del Cargo al igual que sus Funciones

    Laborales y Funciones Ambientales.

    6.2. COMUNICACIN

    COMTECOL LTDA establece mediante el Procedimiento PCO-CL-01 de

    Comunicacin, los procedimientos y responsabilidades de la comunicacin

    interna y externa.

    7. REALIZACION

    7.1. Flujo De Requisiciones:

    Ingenieros encargados o jefe de bodega

    Se hacen (2) dos copias de la Requisicin de Producto Formato FRE-CL-01 el

    original ser conservado por el rea de compra y el duplicado ser entregado al

    almacenista o encargado de recibir los materiales.

    Es importante para el rea de Compras: que el personal autorizado ingenieros,

    jefe de obra o encargado de la bodega, en el formato autorizado con datos

    completos, realicen las requisiciones por correo electrnico

    [email protected] o envi del original del formato al rea de compras

    COMTECOL LTDA.

    Las Requisiciones son comprobadas antes de tomar cualquier accin y

    autorizadas por la Gerencia de Proyectos o Administrativa y luego por el rea

    de compras.

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    7.2. Solicitud De Servicios Profesionales o Contratistas.

    Para la solicitud de un Servicio Profesional o Contratista se diligencia el

    Formato FRE-CL-01 Requisicin de Producto.

    7.3. Al Recibir las Requisiciones en la Oficina de Compras

    COMTECOL LTDA

    En las formas de requisicin aparece informacin respecto a cual y cuantos

    artculos se desean, cuando estn disponibles y quien hace el pedido.

    No se puede proceder a compra alguna si los datos para realizar la misma no

    vienen completos, los datos requeridos son: persona solicitante, razn de

    compra, nombre o modelo, marca (si aplica), especificaciones tcnicas, entre

    otras.

    Se realiza una evaluacin del proveedor que afecte la calidad del producto o

    servicio, esta evaluacin se hace por cada evento de compra tomando como

    base la que se hayan cumplido los requisitos al 100% y se haya cumplido el

    tiempo de entrega.

    http://www.photaki.es/foto-objetos-envelope-clip-materiales_87382.htm

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    8. COMIT DE COMPRA

    8.1. La compra se lleva a cabo

    - Con el anlisis y la autorizacin de la Gerencia de la empresa.

    - Es responsabilidad del jefe de compras el de solicitar Tres (3)

    cotizaciones por escrito de diferentes proveedores.

    - Por medio de las cotizaciones, el comprador recopila la informacin que

    a su criterio considere necesaria para la definicin del proveedor

    teniendo en cuenta las condiciones econmicas de la compra, tales

    como precio de mercado, oferta, garantas, fechas de entregas,

    legalidades, entre otras.

    - El tiempo estimado por el rea de compras para el proceso de la compra

    URGENTE es en un trmino de dos (2) das despus de recibir la

    Requisicin aprobada por el Gerente. Los tiempos de urgencia se

    cumplen nicamente si vienen aprobados por el Gerente de Proyectos o

    Gerente General de la empresa COMTECOL LTDA. y ser autorizado

    una requisicin semanal urgente.

    - El tiempo estimado por el rea de compras para el proceso de las

    compras programadas es en un trmino de cuatro (4) das despus de

    recibir la Requisicin aprobada por el Gerente. Excepto materiales

    especiales donde el proveedor da el tiempo de fabricacin. Dicha

    requisicin se recibir los das Lunes de cada semana.

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    9. ANALIZAR LA ETAPA DE SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE

    COMPRA.

    9.1. Requisito de Autorizados y Visto Bueno

    - Se realiza la Orden de Compra segn modelo en el sistema al elaborar

    la orden de compra, adicionalmente, queda registrada para que al

    momento de recibir la factura se pueda hacer la conciliacin y generar

    una cuenta por pagar al proveedor.

    - Cuando se trata de proveedores nuevos se solicita el RUT y documentar

    para enviarlo a contabilidad quien realiza su registro en el sistema.

    - Enviar la orden de compra va fax o e-mail al proveedor elegido teniendo

    en cuanta el consecutivo del formato y una copia para el JOB segn

    obra.

    - Se archiva la original de la Orden de Compra en la carpeta ORDENES

    DE COMPRA y la copia de las rdenes de compra en el JOB segn la

    obra y la Requisicin en la carpeta de REQUISICION DE

    MATERIALES especificando en cada una de ellas el proveedor al cual

    se le compro los materiales.

    9.2. Seguimiento

    El rea de compras se asegura de recibir el pedido a tiempo y a su vez verifica

    que el pedido cumple con todas las condiciones a cabalidad.

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    9.2.1. Actividades de Seguimiento:

    Las actividades de seguimiento se hacen de manera eficaz, y comprende los

    siguientes pasos

    9.2.1.1. El Control de los Plazos de entrega: Para este control se

    usan los cuadros de control de vencimiento o los cuales

    permiten reclamar el pedido. El rea de Compras acuerda con

    el proveedor el lugar de entrega del material bien sea

    directamente en las obras o la bodega. La persona encarga de

    registrar y recibir los materiales en las obras o en la bodega

    verifica e informa al rea de compras el mismo da de su

    llegada.

    9.2.1.2. El Control de Calidad y Cantidad de la Mercanca recibida:

    Este control generalmente lo hace un tcnico (en caso de

    maquinarias) o el que haya hecho la solicitud (ingeniero

    encargado o supervisor de bodega) y en otros casos viene

    sujeto a pruebas, una copia va al rea de Compras para que

    se realice el cierre de

    9.2.1.3. Si el producto no llega o no cumple con las especificaciones

    de la orden de compra tiene un (1) da de recibido el material

    el encargado de obra o el supervisor de bodega realiza la

    devolucin correspondiente elabora un formato de devolucin

    e informa de la situacin al jefe de compras para que

    establezca el tiempo para una nueva entrega

    http://www.photaki.es/foto-los-hombres-3d-manipulacion-de-materiales_304087.htm

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    10.REVISION DE LA FACTURA DE COMPRAS

    La factura es una declaracin detallada del valor en trminos monetarios que la

    empresa COMTECOL LTDA., recibe por comprar materiales en respuesta a

    una orden de compra del cliente.

    En este caso, el rea de compras como parte iniciadora de las adquisiciones,

    participa del cierre y vigilancias de las compras.

    El rea de compras recibe las facturas para su revisin, las compara con el

    pedido u orden de compra, para as ver si concuerdan.

    11.PAGO DE FACTURAS

    El rea de compras al comparar las facturas con las orden de compra y que

    concuerdan todos los datos entre s, se pasar al rea de contabilidad con su

    respectiva autorizacin de pago, indicando la fecha en que este se factura,

    segn las condiciones de pago en que se haya pactados las operaciones.

    http://www.photaki.es/foto-factura-de-cerca-con-la-pluma-en-blanco-sobre-fondo-blanco-resultado-pago_326143.htm

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    12.DIAGRAMA DE FLUJO

    GERENTE DE

    PROYECTOS O

    ADMINISTRATIVO

    JEFE DE COMPRAS INGENIERO

    ENCARGADO

    SUPERVISOR

    BODEGA

    Recepta y evalaorden de

    requisicin

    De 3 proveedoresse escoge la mejor

    COTIZACION

    Elabora ordende compra

    Revisa que la ordenrecibida cumpla conlos requerimientos

    SI

    FIN

    Emitir orden derequisicin de

    compraEn FormatoAutorizado

    Aprobacin porla Gerencia

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    13.ANEXOS

    - FRE-CL-01 Formato Requisicin de Producto

    - FDP-CL-01 Formato Devolucin de Producto

    - FPR-CL-01 Formato Evaluacin de Proveedores