1 Planificación Estratégica en organizaciones públicas Curso Internacional Gestión Pública por...

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Planificación Estratégica en organizaciones públicas

Curso InternacionalGestión Pública por Resultados: PlanificaciónEstratégica, Evaluación institucional y construcción deIndicadores de Transparencia e IntegridadCiudad de Panamá, Panamá16-20 de Abril 2007

Marianela ArmijoConsultoraÁrea de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/[email protected]

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Quienes somos,que hacemos y para quienes

Quienes somos,que hacemos y para quienes

Donde queremos ir Donde queremos ir

Cómo podemos llegarCómo podemos llegar

Como sabemos que llegamosComo sabemos que llegamos

Objetivos

Estrategias

Indicadores de Desempeño

Misión

La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planeamiento

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PLANIFICACION ESTRATEGICAPLANIFICACION ESTRATEGICA

“Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organización

y las estrategias que permitirán alcanzarlas”

(*)

La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y

evaluación de gestión

(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, EntornoProceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

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“Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para

alcanzar las metas de la organización”

Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de acción propuestos

Constituyen un medio para establecer el

PROPÓSITO ORGANIZACIONAL en

términos de:

OBJETIVOS

PROGRAMAS DE ACCION

PRIORIDADES EN LA ASIGNACION DE RECURSOS

ESTRATEGIAS

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Planificación Estratégica en las organizaciones públicas

Marco de referencia para la asignación de recursos del presupuesto a los objetivos y metas prioritarias de las organizaciones públicas

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Presupuesto orientado a resultados y planeación estratégica

Es un Presupuesto cuya formulación esté apoyada por una fase de planificación que permita “ priorizar “ objetivos y asignación de recursos que permitan alcanzar los resultados esperados.

Es un Presupuesto que provea información sobre lo que las entidades hacen con los recursos y cuales son los logros (productos, resultados intermedios y finales)

Presupuesto con definición de responsables por la gestión

Es un Presupuesto transparente tanto al interior de la entidad como hacia fuera)

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Definición de estrategias en diferentes niveles de decisión gubernamental Planeación Nacional de Desarrollo –Lineamientos

Estratégicos

Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales)

Planificación Estratégica Institucional- Ministerial

Planificación Estratégica Programa (Entidad descentralizada, etc)

Programación Anual Operativa

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Definiciones estratégicas al interior de la institución,

entidad

Planificación Estratégica Dirección

Planificación EstratégicaDIVISIONES/DEPARTAMENTOS

AREAS DE APOYO

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Esquema del Proceso de Planificación Esquema del Proceso de Planificación EstratégicaEstratégica

MISION

VISIONANALISIS ANALISIS INTERNOINTERNO:

Estructura Organizacional

Procesos

Funciones

Recursos Humanos, tecnológicos

Fortalezas y debilidades

Am

enazas /Oportunidades

ANALISISANALISISEXTERNOEXTERNO

CONTEXTO CONTEXTO FactoresInstitucionales

Marco Legal

Económicos

Tecnológicos

Marco Presupuestario

OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

METAS

INDICADORES

ESTRATEGIAS,ESTRATEGIAS,AREAS CLAVES DEAREAS CLAVES DE

DESEMPEÑODESEMPEÑOE,E,E,CE,E,E,C

PROGRAMAS, PLANES,PROGRAMAS, PLANES,PROYECTOSPROYECTOS

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VISION, MISION, OBJETIVOS, INDICADORES

MISION

VISION

ESTRATEGIAS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

METAS

PROYECTOS, ACCIONES ESPECIFICAS

INDICADORES

PL

AN

E

ST

RA

TE

GIC

O

RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO

FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD

MEDIOS PARA LOGRAR LA MISION, VISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOS

LOGROS QUE PERMITEN MATERIALIZAR LAS ESTRATEGIAS Y CUMPLIR LA MISION

ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO

PROPOSITOS

FUNDAMENTALES

CONCRECION DE LOS


MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO

DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS

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PLANIFICACION ESTRATEGICA Y CONTROL DE GESTION

PlanificaciónEstratégica

Control de Gestión

Control de actividades

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CICLO DEL CONTROL DE GESTION

Consideración de nuevos productos y

objetivos estratégicos

Revisión de presupuestos y

programas

Medidas correctivas

EVALU

ACIO

N PRES

UPUES

TO

METAS / PROGRAMACION

EJECUCION

PLANIFICION ESTRATEGIA

(*) Adaptado de Figura: Las cuadtro etapas del control de gestión. Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard

Business School. Ed. Deusto. 1998

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Conceptos

VisiónMisión: Productos-Usuarios

Objetivos EstratégicosMetas

Indicadores

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VISION

Valores y principios de la organización queorienta y dar el marco para el accionar de su

propósito, imagen objetivo.

“SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y

PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA

DESTACADA EN LA COMUNIDAD”Instituto de Normalización Previsional

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MISIONDeclaración fundamental que le da el carácter

constitutivoa la organización y a su acción, establece su mandato

Fija los los propósitos, fines y límites de la organización

Señala la dirección de las acciones a seguir

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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: DEFINICION DE LA MISION:

¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?

¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?

¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.

¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?

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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: DEFINICION DE LA MISION:

¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL?

¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

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El valor de una organización no se limita al valor operativo de la MISION ACTUAL

¿Serán necesarias estas funciones y estos productos?

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Aspectos a considerar en la declaración de la Misión Nivel de concreción o abstracción:

Ejemplos: “Humanizar el trato a los jóvenes”Departamento Juvenil de Massachusetts.

USA

“Reducción de la contaminación”Departamento Medio Ambiental. USA

.

Riesgo implícito en los compromisos asumidos: ¿Cómo se rinde de cuentas de los resultados comprometidos?

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Utilidad de una “buena” declaración de Misión Establecen el marco que justifica la intervención

pública en el ámbito de responsabilidad

Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante

Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución

Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado

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Misión InstitucionalSERVIU XI El SERVIU XI Región de Aysén tiene como

misión contribuir a mejorar la calidad de vida de la población regional, a través de la materialización de Planes y Programas propuestos por la Secretaría Regional de Vivienda y Urbanismo, generando igualdad de oportunidades que permitan acceder a una vivienda apropiada para la rigurosidad climática local y ciudades más seguras y equitativas para la comunidad de nuestra región, focalizando nuestro trabajo en el sector más carente y de escasos recursos.

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Análisis de productos y usuariosPara lograr una formulación consistentede la misión QUE-PARA QUIEN, debendefinirse cuales son los:

PRODUCTOS ESTRATEGICOS

USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS

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ANALISIS DE PRODUCTOS ESTRATÉGICOS

Principal bien o servicio que la institución proporciona directamente a un usuario externo”

Tangibilidad o intangibilidad

Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades degobierno, las prioridades institucionales.

Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.

Número de transacciones

Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuestodestinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje defuncionarios afectados a la provisión del servicio

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Principal bien o servicio que la institución proporciona directamente a un usuario externo”

•Servicios “pagados”: tarifas por certificados

•Servicios no pagados: fiscalizaciones, informaciones

•Financiamiento de los servicios (autofinanciado, presupuesto nacional)

ANALISIS DE PRODUCTOS ESTRATÉGICOS

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Productos intermedios dirigidos a clientes/usuarios internos/externos de la institución:

• Relación con los usuarios externos de la institución

• Importancia en el proceso productivo general

• Recursos consumidos para la provisión del servicio (financieros, recursos humanos, etc)

• Requerimientos de servicios de las otras unidades de la organización: rapidez, oportunidad, precisión

• Quién más provee el servicio/ producto en la institución

ANALISIS DE PRODUCTOS INTERMEDIOS

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Análisis de Usuarios/Clientes Principal RECEPTOR DIRECTO DE LOS

SERVICIOS/PRODUCTOS

QUIEN TIENE ACCESO A LOS SERVICIOS A TRAVES DE UN TRATO DIRECTO CON LOS

PROVEEDORES DE ESTOS

A TRAVES DE LA EXPERIENCIA DIRECTA DELSERVICIO O TRANSACCION EL USUARIO EVALUA SU GRADO DE SATISFACCION EN LA ENTREGA DEL SERVICIO

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Análisis de Usuarios/Clientes Interno

AREA/FUNCIONARIO QUE DEPENDE DEL TRABAJOREALIZADO POR EL OTRO

SE INSERTA EN UNA IDEA INTEGRADA DE GESTIONORIENTADA AL SERVICIO Y SATISFACCION AL USUARIO

NIVEL DE SATISFACCION DE CLIENTE INTERNO COMOFACTOR CRITICOFACTOR CRITICO PARA EL LOGRO DE CALIDAD DE LOSSERVICIOS DIRIGIDOS HACIA CLIENTES EXTERNOS

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Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluación

PF1 PF2 PF3 PF4

PI 1.1

PI 1.2

PI 2.1

PI 2.2

PI 3.1

PI 3.2

PI 4.1

PI 4.2

PI 4.3

EVALUACION

ESTRATEGICA

Cuantos Productos a quienes

Costo PF/I

Resultado Intermedio

Final- Impacto

A1.1.1

A1.2.1

A1.1.2

A2.1.1,2

A3.2A3.1 A4.1.1

A4.A4.1.2

OPERATIVA

I II I II I II I II

Costo PI/PI/Nº Trabajadores

Costos Insumos

Nº de trabajadoresI II

U1 U4U3U2

USUARIOS EXTERNOS PR

OD

UC

TO

S F

INA

LE

S P

RO

DU

CT

OS

IN

TE

RM

.

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PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIARIOS

Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

1Subsidios Habitacionales

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas

•Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios

Discapacitados Adulto mayor Organizaciones Comunitarias.

•Corporaciones. •Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos.

Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Fundaciones que representen poblaciones de escasos recursos Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas

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2Viviendas

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas

•Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios

Discapacitados Adulto mayor Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas


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3Obras Urbanas y Programas Concursables

Habitantes de Condominios de Vivienda Sociales que postulan a programas de condominios Organizaciones Comunitarias.

•Corporaciones. •Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos.

Usuarios de calles urbanas de la región Intendencias, Gobiernos Regionales, Gobiernos Provinciales y Municipalidades


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La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la

organización y aprovechar las ventajas.

Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y

orientaciones de las políticas ministeriales

Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a unapregunta esencial:

¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?


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Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de:

programación

procesos

cobertura

calidad

oportunidad del servicio, etc

“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”


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“Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y

mejorando los procesos constructivos”

“Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de

espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.”

“Promover el desarrollo personal y profesional de losfuncionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios”

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“Se fortalecerá la acción normativa, de control, prevención y promoción de salud”

“Se focalizará la asistencia médica gratuita hacia los sectoresde población indigentes y de escasos recursos”

“Se promoverá la reforma gradual de gestión de las prestaciones

de los Hospitales Públicos, fundado a través de la descentralización

operativa”

Ministerio de Salud Pública.. Uruguay.

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Objetivos EstratégicosMejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia

Mejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia

Ampliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstosAmpliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstos

Servicio de Cooperación Técnica. Chile

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Objetivos EstratégicosSERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO

Descripción

Priorizar la focalización de nuestros productos y servicios, en la población regional de escasos recursos, sin desatender otros grupos demandantes del sector. Avanzar en la superación del déficit habitacional, a través de la ejecución y administración de Planes y Programas Habitacionales, orientandos a satisfacer necesidades territoriales de nuestros beneficiarios.

Avanzar en la superación del déficit urbano, mediante la materialización de proyectos urbanos integrales y la recuperación del patrimonio urbano, para que aporten nuevos espacios públicos y mejoren la calidad de vida del habitante urbano.

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Qué capacidad tienen los directivos públicos para establecer Objetivos Estratégicos

Facultades, flexibilidadRecursos presupuestarios

Apoyo políticoComprensión del Ministro, Usuarios,

CiudadaníaETC,,,,,

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METASMETAS

CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AÑO (U OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO Y PRODUCTO IDENTIFICADO

CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES DE ACTIVIDAS QUE SE QUIERE ALCANZAR TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS

DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.

DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.

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IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS

IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS

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ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

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Ejemplos de Metas ambiguas y adecuadas Metas ambiguas

Mejoremos el sistema de tramitación de Quejas Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las

escuelas Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la región Lograremos que nuestros usuarios estén completamente

satisfechos con nuestros servicios

Metas adecuadas Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa

Salud para todos Mejorar el tiempo promedio de atención a los usuarios,

reduciendo a 30 minutos el trámite de iniciación de actividades comerciales

Aumentaremos el número de visitas a las bibliotecas locales en un 20% antes del 31 de Diciembre de 2006

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INDICADORES INSTRUMENTOS DE MEDICION DE

LAS VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS

MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS Y METAS

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EJEMPLOS PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO PARTE DEL PRESUPUESTO NACIONAL

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BALANCE GESTION INTEGRAL

DEFINICIONES ESTRATEGICAS

EVALUACION DE PROGRAMAS

INDICADORES DE DESEMPEÑO


PROCESO PRESUPUESTARIO

EVALUACION INTERNA DIPRES

FORMULACION LEY DE PRESUPUESTOS EJECUCION

PresentaciónProyecto

Aprobación Ley

FONDO CONCURSABLE

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE GESTION


CHILE: INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN E INTEGRACIÓN AL CICLO PRESUPUESTARIO

Misión: Productos, usuarios

Objetivos Estratégicos

Metas, Indicadores

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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos

Rol de las entidades centrales con compentecias en Planificación, Presupuesto y Evlauación

Incentivos para los Jerarcas y funcionarios: cómo potenciar un uso efectivo como insumo para la Programación y formulación presupuestaria

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Compromiso y liderazgo de directivo : Más que hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE

Regularidad, continuidad en la aplicación y articulación entre la Planificación Institucional y Programática

Alinear la planificación estratégica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulación

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Internalización de la PE en los procesos de la institución

Unidad de control de gestión, profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación)

Tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.

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Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas.

Comunicación de los resultados de la planificación estratégica

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