Sistema Operativo, MS Power Point y Ms Access

Informtica BsicaMS ACCESS 2010

TEMA: Informes

17/11/2014Sesin 16ADMINISTRADORES INDUSTRIALESOBJETIVO ESPECIFICOEl participante estar en condiciones de realizar informes agregando los campos requeridos.Realizara informes personalizados, agrupando segn el campo especifico.Aadir Clculos.ADMINISTRADORES INDUSTRIALESSemana 17Informes.Creacin de un informe.Partes de un informe.Personalizar un informe.Clculos con informe.ADMINISTRADORES INDUSTRIALESCreacin de un InformeLos informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos.La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos. ADMINISTRADORES INDUSTRIALESCreacin de un InformeCrear un informePara crear un informe podemos utilizar la pestaa Crear y las opciones del grupo Informes.

ADMINISTRADORES INDUSTRIALESPersonalizar un InformeInforme:Consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegacin.Diseo de informeAbre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el resultado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades.

ADMINISTRADORES INDUSTRIALESPersonalizar un InformeInforme en blancoAbre un informe en blanco en vista Presentacin.Asistente para informesUtiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. En la pestaa Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botn.

ADMINISTRADORES INDUSTRIALESPersonalizar un InformeEtiquetasLas etiquetas se crean como un informe con un tamao de pgina reducido para que quepa la etiqueta en cuestin. Las etiquetas suelen utilizarse normalmente como etiquetas postales, si bien todos los datos de Access se pueden imprimir con formato de etiqueta para varios fines, en caso de las etiquetas postales, el informe obtienen los datos de direccin de las tablas o consultas que contienen las direcciones. Al imprimir el informe, se obtiene una sola etiqueta por cada direccin del origen del registro adyacente.

ADMINISTRADORES INDUSTRIALESPartes de un InformeVista previa del informe: En este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin.Modificar el diseo del informe:Si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.La vista diseo de informe:La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario. Para abrir un informe en la vista diseo debemos seleccionarlo en el Panel de navegacin y pulsar en su men contextual o en la Vista de la pestaa Inicio.

ADMINISTRADORES INDUSTRIALESPartes de un InformeEl rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

ADMINISTRADORES INDUSTRIALESPartes de un InformeEl Encabezado del informe contendr la informacin que se ha de indicar nicamente al principio del informe, como su ttulo.El Encabezado de pgina contendr la informacin que se repetir al principio dcada pgina, como los encabezados de los registros, el logo, etc.Detalle que contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un nico registro, y el informe ser el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros.El Pie de pgina contendr la informacin que se repetir al final de cada pgina, como la fecha del informe, el nmero de pgina, etc.El Pie de informe contendr la informacin que nicamente aparecer al final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado. ADMINISTRADORES INDUSTRIALESPersonalizar de un InformeSi has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:

Del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora.

ADMINISTRADORES INDUSTRIALESPersonalizar un InformeEn el grupo Temas encontrars herramientas para dar un estilo homogneo al informe. Funciona igual que los temas de los formularios.El botn Agrupar y ordenar del grupo Agrupacin y totales permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles para quesea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Tambin encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de pgina.En el grupo Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo

ADMINISTRADORES INDUSTRIALESClculos con InformesLa forma ms rpida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales a un informe es hacer clic con el botn secundario en el campo en el que se va a aplicar el grupo, orden o total y, a continuacin, hacer clic en el comando deseado en el men contextual.Tambin se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel Agrupacin, orden y total, cuando el informe se abre en vista Presentacin o en vista Diseo:

Si el panel Agrupacin, orden y total no est abierto todava, en el grupo Agrupacin y totales de la ficha Diseo, haga clic en Agrupar y ordenar.Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuacin, seleccione el campo en el que desea agrupar u ordenar.Haga clic en Ms en una lnea de ordenacin o agrupacin para establecer ms opciones y agregar totales.

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