CONCEPTOS BSICOS

ARCHIVOAcumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material

ARCHIVO TOTALConcepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital.

GESTIN DOCUMENTALConjunto actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y Conservacin.

SOPORTE DOCUMENTALAdems de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.Medios en los cuales se contiene informacin, segn los materiales empleados.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIN ARCHIVISTICADisponer de la Documentacin ORGANIZADACon miras a la RECUPERACIN para su USO ADMINISTRA-TIVO Administracin son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural.Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.Finalidad de losArchivoImportancia delos ArchivosResponsabilidadPRINCIPIOS ARCHIVISTICOSPROCEDENCIACada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece.Los principios que rigen la organizacin de los fondos documentales:ORDEN ORIGINALEs mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS DEPOSITOS PARA ALMACENAMIENTO Independencia, funcional, orgnica o de responsabilidades.FuncionalEficiente,eficaz y econmico Seguro

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS CONDICIONES AMBIENTALES Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.Control de la luz solar. Evitar daos por decoloracin y envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRA)Equidistante a la Secretara.ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS CONDICIONES ESTRUCTURALESDENTRO DE LA SECRETARIAACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)

CONDICIONES FUNCIONALES

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO.

SERVICIOS

CAPACITACINCONSULTAREPROGRAFIAARCHIVO

Conjunto

OrganizacinManejo registroConservacin restauracinConsulta y ControlProduceRecibe

ObjetivosConstituir un centro de informacin disponible en todo momentoArchivar, Localizar y consultar en forma rpida fcil y seguraConservar los documentos y fuentes histricasMantenerse en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales y los de constitucin y funcionamiento de las empresaUnificar criterios, en cuanto a registro, manejo, conservacin, clasificacin, restauracin, consulta y control de documentosEntrenar y actualizar al personal dedicado a estas laboresRegistrar datos tiles y depurados para que sirvan a los funcionarios en la toma de decisionesEvitar repeticiones innecesarias, para disminuir la duplicidad del trabajo y costo, economizar espacio y lograr un acondicionamiento tcnico del local

Archivadores

Archivador Metlico

160 CD/DVD

Folderamas

Horizontales

Manipulados de Cartn

Archivador tipo cartera

Caractersticas del Archivo

EmpresaDetermina

Tipo de Archivador

Identificacin de su contenidoClaro y concisoFacilitando la consulta y archivoDocumentos

Guardados

Cualidades del archivista

Disponer metdicamente los elementos y documentos con que se trabaja

Responsabilidad OrdenMantenerse al da

Conocimientos TcnicosEl archivista debe tener al menos un curso bsico de archivo

Cualidades Relaciones HumanasEl manejo de Archivo impone relaciones con otras personas de la empresa

Sigilo profesionalPersonas altamente reservadas, guardar los secretos de la empresa y no divulgar nunca lo que conoce por medio de los archivos

ConcentracinDebe ejecutar con toda atencin las labores del archivo, para evitar errores que dificulten su manejoClasificacin de los archivosCiclo vital del DocumentoArchivo de GestinArchivo CentralArchivo histricoEs toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta.Se hace con el fin de buscar respuestas o soluciones a cualquier asuntoSe agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de gestin de la entidad, pero siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particularesSe transfiere desde el archivo central la documentacin que por decisin del comit de archivo debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigacin, la ciencia y la cultura

DE ACUERDO A SU USOACTIVO Es el que satisface las necesidades de conservacin y consulta permanente en un periodo corriente, esta compuesto por documentos del ao actual, o documentos de aos anteriores que estn en tramitacin o pendientes, como hojas de vida, resoluciones, contratos vigentes, y dems papeles privativos de cada oficina.

SEMIACTIVOSon aquellos documentos que tienen una consulta espordica donde los cambios se deben realizar de 1 a 2 veces por ao.

INACTIVOComprende el traspaso definitivo de los papeles para su conservacin.

Segn su organizacin

CentralizadaDescentralizadaUna dependencia maneja el archivo de toda la empresaJefe de Archivo Personal especializadoCada dependencia maneja su archivo

CentralizadasVentajasDesventajasPersonal especializado Responsabilidad en una dependencia para todo el tramiteLa documentacin de la empresa se encuentra en una sola oficinaPuede causar demoras para responder a las dependenciasAlgunas dependencias pueden desconocer ciertos documentos

DescentralizadaVentajasDesventajasCada dependencia posee sus documentos permanentementeCada jefe decide como organiza los documentos de su seccinAumento de costos por la compra de muebles para el archivo asignado a cada oficinaDocumentos importantes no se conocen en otras seccionesSe diluyen las responsabilidades y en un momento dado no se sabe quien debe conservar los documentos y por cuanto tiempo.

25CLASIFICADORES O DISTRIBUIDORESCLASIFICADOR DE FUELLE

MATERIALES Y ELEMENTOS PARA ARCHIVOCARPETAS

CARPETAS CELUGUIA CON PESTAA HORIZONTAL

CARPETA CON PESTAA VERTICAL O LATERAL

CARPETA COLGANTE

LEGAJOS O CARPETA INTERNAIDENTIFICACIN DEL LEGAJO

MARBETES

GUIAS

GUIA DE AFUERA

FICHEROS Y TARJETEROS

FICHAS Y TARJETASTIPOS DE ARCHIVOS

ARCHIVADOR VERTICAL ARCHIVADOR AUXILIAR ARCHIVADOR VERTICAL O FOLDERAMAARCHIVADOR RODANTE