10 Preguntas y res-puestas para el mo-mento que se elige un ERP Una guía para pequeñas y medianas em-presas Las aguas del mar ERP son amplias y vastas y navegarlas no es fácil. La gran cantidad de vendedores de software que apuntan al mercado medio, tratan de deslumbrar a sus posibles clientes con demostraciones espectaculares y prome-sas tentadoras de navegación tranquila en el mar de la implementación.

División consultoría de Evaluando Software

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No hay que ser ingenuo. La oferta de software ERP puede haberse adaptado a los requerimientos parti-

culares de las empresas del mercado medio, pero eso no cambia la naturaleza compleja y costosa de un

emprendimiento tecnológico que debe unir procesos de negocios dispares.

Para asegurarse que elige con sabiduría y prudencia una solución ERP, busque respuesta a, al menos,

estas 10 preguntas cuando busca a los vendedores y sus productos.

1 ¿Conoce y entiende los problemas de negocios que los líderes de su organización

planean resolver con un ERP? El primer paso para elegir la solución correcta para su organización es conocer exactamente qué es lo

que necesita que el ERP haga. Esto es fácil si la adopción de un ERP es conducida por un único motivador

como por ejemplo reemplazar la administración financiera manual por una automatizada. Pero es pro-

bable que su empresa se embarque en un proyecto de implementación de un ERP para incrementar la

facturación, aumentar la productividad y mejorar la eficiencia. Aún así, debe estar explícito el problema

que necesita solucionarse para alcanzar la metas que se propone y para ello debe profundizarse en la

búsqueda.

Tenga presente que muchas implementaciones de ERP’S no cumplieron con las expectativas precisa-

mente porque hubo fallas en la determinación y definición detallada de las metas del proyecto desde el

inicio del mismo.

2 Su empresa ¿Ya es usuaria de algún producto de software? Si en su empresa ya se utiliza un producto de software provisto por una firma vendedora de paquetes

reconocida y de marca, la decisión de mejorar puede ser tomada por ejecutivos de alto nivel.

Sin embargo, si no está satisfecho con el desempeño del proveedor o si la funcionalidad del ERP no satis-

face las necesidades de la compañía, no es necesario que siga atrapado por ese proveedor.

Es altamente probable que el cambio a otro proveedor interfiera en el desarrollo del negocio, pero vale

la pena hacerlo si existe la certeza de que se reducirán los costos en todos los procesos de la empresa.

3 Como fruto de una adquisición o fusión ¿Está heredando un ERP? Hay épocas de furor en cuanto a adquisiciones y fusiones de empresas. En la nueva compañía resultante

es muy probable encontrarse con aplicaciones provenientes de más de un proveedor de ERP dispersas y

distribuidas en diferentes medios. En ese momento se encontrará con la necesidad de consolidar y es-

tandarizar. Entonces será crítico estandarizar los procesos de negocios.

4 Una solución ERP vertical ¿Es la más adecuada para su organización? En un esfuerzo por hacer el ERP más accesible y alineado con las empresas medianas, muchos vendedo-

res lanzaron al mercado paquetes adaptados a industrias específicas. Como la solución puede imple-

mentarse rápidamente con el valor agregado de menores personalizaciones (customizaciones), su com-

pañía necesitará menos soporte para implementar los procesos de negocios.

5 ¿Cuál es la funcionalidad usará su organización? Es probable que no necesite una solución “de punta a puna “(end-to-end) que incorpore desde liquida-

ción de sueldos hasta administración de servicios de pos venta. Con frecuencia, las aplicaciones más

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usadas son las financieras, las comerciales y, dependiendo de la industria, las que administran la manu-

factura o los recursos que brindan servicios.

Son muy pocas empresas medianas las que utilizan Administración del Capital Humano, Gerenciamiento

de activos o Administración del ciclo de vida de productos.

Para muchas compañías, ciertas funcionalidades del ERP son demasiado específicas y no pueden apro-

vecharlas. Otras firmas ya tienen soluciones implementadas, sea que se trate de un software o de un

proceso tercerizado (Por ejemplo: la liquidación de sueldos o nómina).

La recomendación es que no pague por funcionalidad que no necesita ahora o que ni siquiera utilizará

en un futuro previsible.

6 La solución ERP ¿Está alineada con los procesos de negocios de su empresa?

Para obtener la mayor amplitud posible, asegúrese que el ERP que elegirá requiera muy pocas modifica-

ciones (idealmente ninguna) para alinear las aplicaciones con sus procesos de negocios CRÍTICOS.

Para que la solución encaje bien con su organización, no debería emplear recursos del vendedor de ERP

para realizar cambios en el código fuente. No es una buena idea.

Si su industria requiere un funcionamiento particular, como por ejemplo cumplir con regulaciones lega-

les o ambientales, debería considerar la búsqueda de una solución vertical que entregue esa funcionali-

dad como parte de la oferta central.

Esto no significa que la solución debería ser no personalizada. Es probable que deba realizar personali-

zaciones y, seguramente, le entregarán un “toolkit” para hacerlo dentro de su compañía.

7 Su organización ¿Cuenta con los recursos necesarios y suficientes para una im-

plementación? Hay que reconocer que las empresas medianas (y más aún las pequeñas) cuentan con bajos presupues-

tos para tecnología con poco personal técnico y escasos administradores de tecnología frente a las más

grandes. Los vendedores de ERP, desde hace un tiempo, comenzaron a entregar sus aplicaciones en un

modelo llamado “on demand” o como aplicaciones alojadas (hosteadas). La oferta cambió y la variedad

de modelos ofrece diferentes alternativas.

Sin embargo, para alcanzar un mejor grado de optimización, las empresas deberían considerar otras

opciones diferentes al modelo tradicional de “compra” de productos, por ejemplo:

• Considerar el alojamiento (hosting) de la aplicación en un Data Center: esto evita la necesidad

de invertir en equipamiento, back up, software de control, etc.

• Evaluar servicios de operación: esta opción consiste en delegar (tercerizar) en otra empresa la

operación de la infraestructura técnica. Permite ahorrar costos de mano de obra y de infraes-

tructura.

• Analizar la contratación de un servicio se software: en la jerga de los informáticos esto se cono-

ce como SaaS (Software as a Service). Se trata de pagar periódicamente por la utilización de

software, hardware, infraestructura y servicios de apoyo. Para cualquier empresa es una opción

que se debe considerar seriamente pues evita realizar gran inversión inicial.

Cada una de estas opciones tiene sus puntos a favor y en contra. Siempre que se elija una de ellas hay

que estar dispuesto a realizar un “trade-off” entre el proyecto ideal y el óptimo.

Un elemento preponderante en esta elección es la disponibilidad de recursos humanos y tecnológicos

de la compañía, tanto en calidad como en cantidad.

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8 ¿Qué clase de servicios requerirá s organización? Su organización requerirá diferentes tipos de servicios. Desde la ayuda para seleccionar un ERP hasta la

personalización específica de diferentes módulos. Dado que se espera que una implementación de ERP

sea exitosa, considere el uso de servicios de otros proveedores diferentes al que le suministrará el soft-

ware. Por ejemplo:

� Evaluación y selección.

� Diseño de procesos de negocios.

� Planeamiento de infraestructura (equipos, redes, operación, back up).

En cambio el implementador de ERP le proveerá servicio de soporte, entrenamiento y otro tipo de servi-

cios para que el proyecto se cumplimente en tiempo y forma.

9 ¿Cuál es el verdadero costo de una solución ERP? Como en todo emprendimiento tecnológico, la compra de licencias de software y su implementación es

una parte del costo final de una solución ERP. Como las empresas de tamaño medio operan con un pre-

supuesto más limitado en comparación con la más grandes, es importante conocer al menos, lo siguien-

te:

� Costos iniciales.

� Costos de implementación.

� Cargos de soporte técnico.

� Cargos por mantenimiento.

� Costos de nuevas versiones.

Sin embargo el costo total del proyecto comprende más ítems.

10 El proveedor de ERP ¿Tiene una clara estrategia de producto a largo plazo? Este es un punto al que se le da poca importancia pero que es crucial. En especial porque el mercado de

proveedores de ERP cambia constantemente. Las adquisiciones y fusiones modifican el paisaje del mer-

cado. Necesita asegurarse que la compañía que eligió podrá acompañarlo en su crecimiento, adaptarse

a los cambios del negocio y dar continuidad funcional al ERP a medida que la tecnología evoluciona.

¿Invierte en investigación y desarrollo? ¿Cada cuanto actualiza la versión actual de producto? ¿Cada

cuanto libera al mercado una nueva versión? ¿Hacia donde va el producto? ¿Cuántas versiones de pro-

ducto tiene vigentes e instaladas? Estas son solo alguna de las preguntas a formular.