1.3.1 LIBROS PARA EL REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO …1.3.4.1. Las Cámaras de Comercio deberán...

1.3.1 LIBROS PARA EL REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO.

Las cámaras de comercio para efectos del registro de las personas jurídicas a quese refieren los artículos 40 y 143 del Decreto 2150 de 1995, llevarán los siguienteslibros:

Libro I: De las personas jurídicas sin ánimo de lucro. Documentos que debeninscribirse:

El certificado de existencia y representación legal expedido por la entidadcompetente para efectos del registro de las personas jurídicas actualmentereconocidas.

La escritura pública o documento privado de constitución, así como lasprovidencias referentes a este acto.

La escritura pública o documento privado que contenga los estatutos o susreformas.

El acta o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de losrepresentantes legales, administradores o revisores fiscales, así como lasprovidencias referentes a estos actos.

La disolución y/o la liquidación, así como las providencias referentes a estos actos.

Los actos administrativos expedidos por los organismos encargados de la vigilanciade las personas jurídicas a que se refiere el presente libro que requieran de estainscripción.

Los oficios y providencias que comuniquen embargos y demandas civilesrelacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro, así como lacancelación de los mismos.

<Inciso adicionado por el artículo 5 de la Circular 15 de 2001. El nuevo texto es elsiguiente:> La dirección de la página Web y sitios de Internet, conforme a lodispuesto en el artículo 91 de la Ley 663 de 2000, para cuyo efecto bastará que elinteresado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectivacámara de comercio la referida dirección;

Notas de Vigencia

- Inciso adicionado al Libro I. por el artículo 5 de la Circular 15 de 2001, publicada en elDiario Oficial No. 44.639, de 07 de diciembre de 2001.

<Inciso adicionado por el numeral 3.3 de la Circular 5 de 2007. El nuevo texto esel siguiente:> Las providencias jurisdiccionales y los actos y documentosproferidos dentro de los procesos de reorganización, adjudicación y liquidaciónjudicial de las entidades sin ánimo de lucro no excluidas expresamente en losartículos 1o y 2o de la Ley 1116 de 2006.

Notas de Vigencia

- Inciso adicionado por el numeral 3.3 de la Circular 5 de 2007, publicada en el Diario OficialNo. 46.749 de 12 de septiembre de 2007.

Libro II. De los libros de las entidades sin ánimo de lucro. <Textomodificado por la Circular 12 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Los librosde asociados, actas del máximo órgano social y demás respecto de los cuales laley establezca esta formalidad.

Notas de Vigencia

- Texto modificado por la Circular 12 de 2012, publicada en el Diario Oficial No. 48.468 de 21de junio de 2012.

- La denominación del Libro II modificada por el artículo 5 de la Circular 15 de 2001,publicada en el Diario Oficial No. 44.639, de 07 de diciembre de 2001.

Legislación Anterior

Texto original de la Circular 10 de 2001:

Libro II. De las entidades sin ánimo de lucro. Se inscribirán en este libro:

Los libros de contabilidad, de actas y demás respecto de los cuales la ley establezca estaformalidad.

Libro III. Registro de la Economía Solidaria. <Libro adicionado por la Circular8 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Se inscribirán en este Libro:

- El documento de constitución de las entidades sin ánimo de lucro de las que tratala Ley 454 de 1998, así como sus reformas, disolución, liquidación y providenciasreferentes a estos actos;

- El acto o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de losadministradores o revisores fiscales, así como las providencias referentes a estosactos;

- El certificado especial de que trata el numeral 1.3.12. de este Capítulo;

- Los demás actos respecto de los cuales la ley exija su inscripción”.

Notas de Vigencia

- Libro adicionado por la Circular 8 de 2012, publicada en el Diario Oficial No. 48.356 de 27de febrero de 2012.

Libro IV. De las Veedurías Ciudadanas. <Libro adicionado por la Circular 8 de2012. El nuevo texto es el siguiente:> Se inscribirán en este libro:

- Documento de constitución de la veeduría.

- Documento de constitución de la red de veeduría ciudadana.

- Documento de cancelación de la veeduría o red de veedurías.

- Los demás actos respecto de los cuales la ley exija su inscripción.

Notas de Vigencia


Libro V. Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Ánimode Lucro. <Libro adicionado por la Circular 8 de 2012. El nuevo texto es elsiguiente:> Se inscribirán en este libro:

- La escritura pública en la que se protocolice la designación de los apoderados confacultades para representar judicialmente a una entidad sin ánimo de lucroextranjera u ONG que establezcan negocios permanentes en Colombia.

- La escritura pública en la que se protocolice la cancelación o revocatoria de ladesignación de los apoderados con facultades para representar judicialmente a laentidad sin ánimo de lucro extranjeras y ONG que establezcan negocios enColombia.

- La escritura pública en la que se protocolice la modificación de las facultadesotorgadas a los apoderados.

- La escritura pública en la que se protocolice la modificación del domicilio principaldonde se establezcan los negocios en Colombia.

- Certificado especial de que trata el numeral 1.3.14.1. de este Capítulo.

- Los demás actos respecto de los cuales la ley exija su inscripción en este Libro.

Notas de Vigencia


1.3.2 PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN.

La inscripción de los documentos y libros referidos en el numeral anterior, seefectuará en los mismos términos y condiciones establecidos para el registromercantil en general y demás normas pertinentes del código de comercio.

1.3.3 PRUEBA DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL. <Numeralmodificado por la Circular 8 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> La existenciay representación legal de las personas jurídicas sin ánimo de lucro de que tratanlos artículos 40 y 143 del Decreto 2150 de 1995, se probará con certificaciónexpedida por la cámara de comercio del domicilio principal en la que constarácomo mínimo lo siguiente: documento de constitución, nombre, domicilio, términode duración, objeto social, administradores, representantes legales y susfacultades, revisores fiscales, valor del patrimonio y las providencias judiciales y/oadministrativas.

Notas de Vigencia

- Numeral modificado por la Circular 8 de 2007, publicada en el Diario Oficial No. 46.779 de12 de octubre de 2007.

La Circular adicionalmente establece: 'La presente circular rige a partir de la fecha de supublicación en el Diario Oficial no obstante, las cámaras de comercio tendrán un plazo dedos (2) meses contados a partir de dicha publicación, para ajustar a lo aquí dispuesto loscertificados de existencia y representación legal de las entidades sin ánimo de lucroseñaladas en el artículo 143 del Decreto 2150 de 1995.

'Las inscripciones de nombramientos relacionados con cargos diferentes a representanteslegales, administradores y revisores fiscales de las entidades sin ánimo de lucro señaladasen los artículos 40 y 143 del Decreto 2150 de 1995 efectuados con anterioridad a laexpedición de la presente Circular, solo podrán certificarse mediante certificados especialeso históricos a solicitud del interesado.'

- Numeral modificado por la Circular 4 de 2007, publicada en el Diario Oficial No. 46.741 de4 de septiembre de 2007.

La Circular adicionalmente establece: 'La presente circular rige a partir de la fecha de supublicación en el Diario Oficial. No obstante, las Cámaras de Comercio tendrán un plazo dedos (2) meses contados a partir de dicha publicación, para ajustar a lo aquí dispuesto loscertificados de existencia y representación legal de las entidades sin ánimo de lucro de quetrata la presente circular.'


Texto modificado por la Circular 4 de 2007:

1.3.3 La existencia y representación legal de las personas jurídicas sin ánimo de lucro, seprobará con certificación expedida por la Cámara de Comercio del domicilio principal en laque constará como mínimo lo siguiente: documento de constitución, nombre, domicilio,término de duración, objeto social, administradores, representantes legales y sus facultades,revisores fiscales, valor del patrimonio y las providencias judiciales y/o administrativas.


1.3.3 La existencia y representación legal de las personas jurídicas sin ánimo de lucro, seprobará con certificación expedida por la cámara de comercio del domicilio principal en laque constará como mínimo lo siguiente: Documentos de constitución, nombre, domicilio,término de duración, objeto social, representantes legales, facultades, revisores fiscales,valor del patrimonio, providencias judiciales y/o administrativas.18

1.3.4. DEL CONTROL DE LEGALIDAD EN LA INSCRIPCIÓN DE LACONSTITUCIÓN DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO DE QUE TRATALA PRESENTE CIRCULAR. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2007. Elnuevo texto es el siguiente:>

1.3.4.1. Las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de inscribir el documentode constitución de la entidad sin ánimo de lucro o el certificado especial de quetrata el artículo 7o del Decreto 427 de 1996, cuando tales documentos noexpresen en su totalidad los requisitos formales previstos en el artículo 40 delDecreto 2150 de 1995, así como el nombre de la persona o entidad quedesempeñará la función de revisoría fiscal, si dicho cargo estuviere creado.Parágrafo: En ningún caso las Cámaras de Comercio tendrán facultad para realizarcontrol de legalidad sobre la adecuación de tales requisitos a las normas que los

regulan.

1.3.4.2. <Numeral modificado por la Circular 8 de 2012. El nuevo texto es elsiguiente:> Información sobre la dirección, el teléfono, el fax y el correoelectrónico (estos dos últimos, si los hubiere) de la entidad sin ánimo de lucrodeberá suministrarse a la cámara de comercio al momento de efectuar la solicitudde registro del documento de constitución. Las Cámaras de Comercio seabstendrán de efectuar el registro cuando no se cumplan con los requisitosprevistos en el presente numeral.

Notas de Vigencia

- Numeral modificado por la Circular 8 de 2012, publicada en el Diario Oficial No. 48.356 de27 de febrero de 2012.


Texto adicionado por la Circular 4 de 2007:

1.3.4.2. La dirección, el teléfono y el fax de la entidad sin ánimo de lucro, deberánsuministrarse a la Cámara de Comercio al momento de efectuar la solicitud de registro deldocumento de constitución o del certificado especial de que trata el artículo anterior, pero suomisión no faculta a la Cámara para abstenerse de efectuar dicha inscripción.

1.3.4.3. Las excepciones al registro en las Cámaras de Comercio de los actos,libros y documentos de entidades sin ánimo de lucro señaladas en los artículos 45del Decreto 2150 de 1995 y 3 del Decreto 427 de 1996, hacen relación aentidades que se constituyen de acuerdo con normas especiales que las regulan.

Las Cámaras de Comercio no pueden abstenerse de inscribir el documento deconstitución de las entidades sin ánimo de lucro de que trata esta circular, cuandoen su objeto se contemplen, entre otras, algunas de las actividades propias de lasentidades que se encuentran exceptuadas del registro, según lo señalado en elinciso anterior.

Notas de Vigencia

- Numeral 1.3.4 adicionado por la Circular 4 de 2007, publicada en el Diario Oficial No.46.741 de 4 de septiembre de 2007.


1.3.5. DEL CONTROL DE LEGALIDAD EN LA INSCRIPCIÓN DELNOMBRAMIENTO DE LOS ADMINISTRADORES, REPRESENTANTES LEGALESY REVISORES FISCALES. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2007. Elnuevo texto es el siguiente:>

1.3.5.1. Conforme a lo previsto en el artículo 42 del Decreto 2150 de 1995, lasCámaras de Comercio solo inscribirán los nombramientos de representantes

legales, administradores y revisores fiscales, cuyos cargos se encuentren creadosen los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro de que trata la presentecircular. En consecuencia, no será procedente la inscripción del nombramiento depersonas u órganos colegiados que no tengan el carácter de representanteslegales, administradores y revisores fiscales, v.gr. juntas de vigilancia y fiscales.

1.3.5.2. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir los nombramientosde representantes legales, administradores y revisores fiscales de las entidades sinánimo de lucro de que trata la presente circular, cuando no se hayan observadorespecto de tales nombramientos las prescripciones previstas en sus estatutosrelativas a órgano competente, convocatoria, quórum y mayorías.

1.3.5.3. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir los nombramientosde representantes legales, administradores y revisores fiscales, en el caso de lascorporaciones y asociaciones sin ánimo de lucro de que trata la presente circularcuando: a) no estuviere presente o representada en la respectiva reunión, lamayoría de los miembros de dicha corporación o asociación que, conforme a susestatutos, tengan voto deliberativo y b) cuando la decisión no haya sido adoptadapor la mayoría de los votos de los miembros presentes o representados, salvo quetales estatutos hubieren previsto quórum o mayorías diferentes, en cuyo casodeberán estarse a lo dispuesto en los estatutos.

1.3.5.4. Cuando los estatutos de la entidad sin ánimo de lucro no contemplenprevisión alguna para la adopción de la decisión de nombramiento de losrepresentantes legales, administradores y revisores fiscales, no será procedenteacudir a lo previsto en el Código de Comercio en relación con las sociedadescomerciales, ya que no existe norma aplicable a las entidades sin ánimo de lucrode que trata esta circular, que remita a dicha preceptiva ni permita su integraciónnormativa.

Ante la ausencia de previsión estatutaria, las cámaras no tendrán que verificar elcumplimiento de requisito alguno para la adopción de tales nombramientos, aexcepción de lo previsto en el numeral anterior sobre quórum y mayorías de lascorporaciones y asociaciones sin ánimo de lucro.

Notas de Vigencia



1.3.6. DEL CONTROL DE LEGALIDAD EN LA INSCRIPCIÓN DE REFORMASESTATUTARIAS. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2007. El nuevo textoes el siguiente:>

1.3.6.1. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir las reformasestatutarias de las corporaciones y asociaciones sin ánimo de lucro de que trata la

presente circular cuando: a) no estuviere presente o representada en la respectivareunión, la mayoría de los miembros de dicha corporación o asociación que,conforme a sus estatutos, tengan voto deliberativo y b) cuando la decisión no hayasido adoptada por la mayoría de los votos de los miembros presentes orepresentados, salvo que tales estatutos hubieren previsto quórum o mayoríasdiferentes, en cuyo caso deberán estarse a lo dispuesto en los estatutos.

1.3.6.2. Cuando los estatutos de la entidad sin ánimo de lucro no contemplenprevisión alguna para la adopción de reformas estatutarias, no será procedenteacudir a lo previsto en el Código de Comercio en relación con las sociedadescomerciales, ya que no existe norma aplicable a las entidades sin ánimo de lucrode que trata esta circular, que remita a dicha preceptiva ni permita su integraciónnormativa.

Ante la ausencia de previsión estatutaria, las cámaras no tendrán que verificar elcumplimiento de requisito alguno para la adopción de tales reformas, a excepciónde lo previsto en el numeral anterior sobre quórum y mayorías de lascorporaciones y asociaciones sin ánimo de lucro.

Notas de Vigencia



1.3.7. DEL CONTROL DE LEGALIDAD EN LA INSCRIPCIÓN DE LACONSTITUCIÓN DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO QUE HACENPARTE DEL SECTOR SOLIDARIO. <Numeral modificado por la Circular 8 de2012. El nuevo texto es el siguiente:>

1.3.7.1. <Numeral modificado por la Circular 12 de 2012. El nuevo texto es elsiguiente:> Las cámaras de comercio se abstendrán de inscribir el documento deconstitución de una entidad sin ánimo de lucro del sector solidario, cuando en elmismo:

a) No se exprese en su totalidad los requisitos formales previstos en el artículo 40del Decreto 2150 de 1995;

b) No se establezca que la vigencia es indefinida; o

c) Que no haya designación del revisor fiscal, excepto en los casos en los que laley establezca lo contrario.

En el caso de las precooperativas, la vigencia deberá ser de cinco (5) años,prorrogables como lo ordena el artículo 125 de la Ley 79 de 1988, so pena de noser procedente la inscripción.

Notas de Vigencia

- Numeral modificado por la Circular 12 de 2012, publicada en el Diario Oficial No. 48.468 de21 de junio de 2012.



1.3.7.1 Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir el documento de constituciónde una entidad sin ánimo de lucro del sector solidario, cuando en el mismo:

a) No se exprese en su totalidad los requisitos formales previstos en el artículo 40 delDecreto 2150 de 1995;

b) La vigencia sea indefinida, o

c) No haya designación del revisor fiscal, excepto en los casos en los que la ley establezca locontrario.

En el caso de las precooperativas de trabajo asociado, la vigencia deberá ser de cinco (5)años, prorrogables como lo ordena el artículo 125 de la Ley 79 de 1988, so pena de no serprocedente la inscripción.

1.3.7.2. Será condición previa para la procedencia de la inscripción, lapresentación del certificado de acreditación sobre educación solidaria, expedidopor la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.

1.3.7.3. En ningún caso las Cámaras de Comercio tendrán facultad para realizarcontrol de legalidad sobre la adecuación de los requisitos especiales queestablezcan las normas que los regulan, por cuanto dichos aspectos hacen partedel control de los entes que ejerzan la vigilancia y control.

1.3.7.4. La información sobre la dirección, el teléfono, el fax y el correo electrónico(estos dos últimos, si los hubiere) de la entidad sin ánimo de lucro deberásuministrarse a la cámara de comercio al momento de efectuar la solicitud deregistro del documento de constitución. Las Cámaras de Comercio se abstendránde efectuar el registro cuando no se cumplan con los requisitos previstos en elpresente numeral.

1.3.7.5. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir a una entidad delsector de la economía solidaria con el mismo nombre de otra, ya inscrita en elRegistro Mercantil o en el Registro Sin Ánimo de Lucro, mientras estos registros nosean cancelados por orden de autoridad competente o por solicitud delrepresentante legal respectivo.

PARÁGRAFO TRANSITORIO: Mientras se incorporan e integran al RUE lasoperaciones de los registros de que trata el artículo 166 del Decreto-ley 019 de2012, las Cámaras de Comercio realizarán el control de homonimia dentro delámbito de su jurisdicción respecto de las entidades sin ánimo de lucro y a nivelnacional respecto al registro mercantil.

1.3.7.6. Las Cámaras de Comercio verificarán que toda entidad de la economíasolidaria que maneje, aproveche o invierta recursos de asociados o de terceros, oque desarrolle cualquier actividad que requiera autorización o reconocimiento

especial, lo obtenga previamente para la procedencia del registro del documentode constitución.

En los eventos en que no se aporte la respectiva autorización o reconocimientoespecial, las Cámaras de Comercio se abstendrán de efectuar dicho registro.

En el caso del documento de constitución de las Cooperativas y Precooperativas deTrabajo Asociado, las Cámaras de Comercio se abstendrán de registrarlo, cuandono se aporte el Acto Administrativo que acredite su reconocimiento por parte delorganismo que ejerce control y vigilancia, que indique:

a) El cumplimiento de los requisitos previstos en la ley; y

b) La autorización del Régimen de Trabajo y de Compensaciones expedida por elMinisterio del Trabajo, como lo señala el artículo 7o del Decreto 4588 de 2006.

1.3.7.7. <Numeral modificado por la Circular 12 de 2012. El nuevo texto es elsiguiente:> Las cámaras de comercio inscribirán todas las entidades sin ánimo delucro del sector solidario, independientemente de que se encuentren exceptuadasen los artículos 45 del Decreto 2150 de 1995 y 3o del Decreto 427 de 1996,siempre y cuando las mismas se constituyan cumpliendo con las prescripcionesreferidas en el numeral 1.3.7 del Capítulo Primero, Título VIII de la Circular Única.

Notas de Vigencia

- Numeral 1.3.7.7 modificado por la Circular 12 de 2012, publicada en el Diario Oficial No.48.468 de 21 de junio de 2012.



1.3.7.7 Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir a las entidades sin ánimo delucro del sector solidario exceptuadas en los artículos 45 del Decreto 2150 de 1995 y 3o delDecreto 427 de 1996, cuando las mismas se constituyan de acuerdo con las normasespeciales que las regulan y esas actividades se realicen de manera exclusiva.

En el evento en que la entidad sin ánimo de lucro del sector solidario contemple dentro de suobjeto, entre otras, algunas de las actividades propias de las entidades que se encuentranexceptuadas, esta no será una causal de abstención.

Notas de Vigencia

- Numeral 1.3.7 modificado por la Circular 8 de 2012, publicada en el Diario Oficial No.48.356 de 27 de febrero de 2012.

- Numeral adicionado por la Circular 8 de 2007, publicada en el Diario Oficial No. 46.779 de12 de octubre de 2007.





1.3.7. DEL CONTROL DE LEGALIDAD EN LA INSCRIPCIÓN DE LA CONSTITUCIÓN DE LASENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO SEÑALADAS EN EL ARTÍCULO 143 DEL DECRETO 2150DE 1995. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>1.3.7.1. Las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de inscribir el documento deconstitución de la entidad sin ánimo de lucro o el certificado especial de que trata el artículo7ª del Decreto 427 de 1996, cuando tales documentos no expresen en su totalidad losrequisitos formales previstos en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995, así como el nombrede la persona o entidad que desempeñará la función de revisoría fiscal, si dicho cargoestuviere creado. Además deberán presentar constancia suscrita por quien ejerza o vaya aejercer las funciones de representante legal donde manifieste haberse dado acatamiento alas normas especiales legales y reglamentarias que regulan a la entidad constituida.

PARÁGRAFO. En ningún caso las Cámaras de Comercio tendrán facultad para realizar controlde legalidad sobre la adecuación de tales requisitos a las normas que los regulan.

1.3.7.2. La dirección, el teléfono y el fax de la entidad sin ánimo de lucro, deberánsuministrarse a la Cámara de Comercio al momento de efectuar la solicitud de registro deldocumento de constitución o del certificado especial de que trata el artículo anterior, pero suomisión no faculta a la cámara para abstenerse de efectuar dicha inscripción.

1.3.7.3. Las excepciones al registro en las cámaras de comercio de los actos, libros ydocumentos de entidades sin ánimo de lucro señaladas en los artículos 45 del Decreto 2150de 1995 y 3o del Decreto 427 de 1996, hacen relación a entidades que se constituyen deacuerdo con normas especiales que las regulan.

Las Cámaras de Comercio no pueden abstenerse de inscribir el documento de constituciónde las entidades sin ánimo de lucro de que trata el artículo 143 del Decreto 2150 de 1995,cuando en su objeto se contemplen, entre otras, algunas de las actividades propias de lasentidades que se encuentran exceptuadas del registro, según lo señalado en el incisoanterior.

1.3.8 DEL CONTROL DE LEGALIDAD EN LA INSCRIPCIÓN DELNOMBRAMIENTO DE LOS ADMINISTRADORES, REPRESENTANTES LEGALESY REVISORES FISCALES DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO QUE

HACEN PARTE DEL SECTOR SOLIDARIO. <Numeral modificado por la Circular 8de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

1.3.8.1. Conforme a lo previsto en el artículo 42 del Decreto 2150 de 1995, lasCámaras de Comercio sólo inscribirán los nombramientos de representanteslegales, administradores y revisores fiscales, cuyos cargos se encuentren creadosen los estatutos de las entidades a que se refiere el presente numeral. Enconsecuencia, no será procedente la inscripción del nombramiento de personas uórganos colegiados que no tengan el carácter de representantes legales,administradores y revisores fiscales, v.gr. juntas de vigilancia, comités de controlsocial, entre otros.

1.3.8.2. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir los nombramientosde representantes legales, administradores y revisores fiscales de las entidades aque se refiere el presente numeral, cuando no se hayan observado respecto detales nombramientos las prescripciones previstas en sus estatutos o en las leyesespeciales que las regulan relativas a órgano competente, convocatoria, quórum ymayorías, para lo cual se deberá dejar constancia de dichos presupuestos en larespectiva acta, la cual debe encontrarse debidamente firmada y aprobada,conforme con lo dispuesto en la ley y los estatutos.

Las personas designadas deberán aceptar los nombramientos y encontrarsedebidamente identificadas.

Así mismo, las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir, losnombramientos de los administradores o revisores fiscales cuando en las normasespeciales, que regulan a las entidades de que trata este numeral, se establezcaalguna sanción de ineficacia o inexistencia frente al incumplimiento de losrequisitos que deben verificar las entidades registrales. Tal es el caso del artículo38 del Decreto 1481 de 1989 en relación con los fondos de empleados.

1.3.8.3. Cuando los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro a que se refiereel presente numeral no contemplen previsión alguna para la adopción de ladecisión de nombramiento de los representantes legales, administradores yrevisores fiscales, no será procedente acudir a las normas especiales sobresociedades.

1.3.8.4 Las Cámaras de Comercio exigirán la posesión ante el organismo queejerce la vigilancia y control para la inscripción de los nombramientos de losadministradores y revisores fiscales en los eventos en que la ley lo establezca. Enel evento en que no se aporte la posesión, no será procedente la inscripción.

Notas de Vigencia







1.3.8. DEL CONTROL DE LEGALIDAD EN LA INSCRIPCIÓN DEL NOMBRAMIENTO DE LOSADMINISTRADORES, REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LASENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO SEÑALADAS EN EL ARTÍCULO 143 DEL DECRETO 2150DE 1995. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>1.3.8.1. Conforme a lo previsto en el artículo 42 del Decreto 2150 de 1995, las cámaras decomercio solo inscribirán los nombramientos de representantes legales, administradores yrevisores fiscales, cuyos cargos se encuentren creados en los estatutos de las entidades aque se refiere el presente numeral. En consecuencia, no será procedente la inscripción delnombramiento de personas u órganos colegiados que no tengan el carácter derepresentantes legales, administradores y revisores fiscales, v.gr. juntas de vigilancia,comités de control social y fiscales.

1.3.8.2. Las cámaras de comercio se abstendrán de inscribir los nombramientos derepresentantes legales, administradores y revisores fiscales de las entidades a que se refiereel presente numeral, cuando no se hayan observado respecto de tales nombramientos lasprescripciones previstas en sus estatutos o en las leyes especiales que las regulan relativas aórgano competente, convocatoria, quórum y mayorías.

1.3.8.3. Cuando los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro a que se refiere elpresente numeral no contemplen previsión alguna para la adopción de la decisión denombramiento de los representantes legales, administradores y revisores fiscales, no seráprocedente acudir a las normas especiales sobre sociedades.

1.3.9 DEL CONTROL DE LEGALIDAD EN LA INSCRIPCIÓN DE REFORMASESTATUTARIAS DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO DEL SECTORSOLIDARIO. <Numeral modificado por la Circular 8 de 2012. El nuevo texto es elsiguiente:>

1.3.9.1. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir las reformasestatutarias de las entidades a que se refiere el presente numeral, cuando:

a) La decisión no sea adoptada por el órgano competente

b) En la reunión en la que se adopte dicha reforma no se encuentre presente orepresentado el quórum deliberatorio previsto en la ley o en los estatutos para talefecto, o

c) No se ajuste a las prescripciones estatutarias y legales respecto a laconvocatoria y las mayorías decisorias.

Así mismo, las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir las reformasestatutarias, cuando en las normas especiales que regulan a estas entidades seestablezca alguna sanción de ineficacia o inexistencia frente al incumplimiento delos requisitos que deben verificar las entidades registrales.

1.3.9.2. Cuando los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro a que se refiereel presente numeral no contemplen previsión alguna para la adopción de ladecisión de reformas de estatutos, se debe aplicar lo previsto en el artículo 32 dela Ley 79 de 1988 y no será procedente acudir a las normas especiales sobresociedades.

1.3.9.3. Las Cámaras de Comercio exigirán para la inscripción de los documentosde fusión, escisión, transformación, incorporación y conversión de cualquierentidad de economía solidaria, la autorización previa del organismo encargado desu vigilancia y control, cuyo incumplimiento determinará la abstención del registro.

Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir las reformas estatutarias delas entidades de la economía solidaria que manejen, aprovechen o inviertanrecursos de asociados o de terceros, o que desarrollen cualquier actividad querequiera autorización o reconocimiento especial por ley, cuando no se presentepara el registro.

Notas de Vigencia







1.3.9. DEL CONTROL DE LEGALIDAD EN LA INSCRIPCIÓN DE REFORMAS ESTATUTARIAS DELAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO SEÑALADAS EN EL ARTÍCULO 143 DEL DECRETO2150 DE 1995. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2007. El nuevo texto es elsiguiente:>

1.3.9.1. Las cámaras de comercio se abstendrán de inscribir las reformas estatutarias de lasentidades a que se refiere el presente numeral, cuando en la reunión en la que se adoptedicha reforma no se encuentre presente o representado el quórum deliberatorio previsto enla ley o en los estatutos para tal efecto.

Así mismo, las cámaras de comercio se abstendrán de inscribir, las reformas estatutarias,cuando en las normas especiales que regulan las entidades a que se refiere el presentenumeral, se prevea como sanción la ineficacia de las decisiones que aprueben dichasreformas. Tal es el caso del artículo 38 del Decreto 1481 de 1989 en relación con los fondosde empleados.

1.3.9.2. Cuando los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro a que se refiere elpresente numeral no contemplen previsión alguna para la adopción de la decisión dereformas de estatutos, no será procedente acudir a las normas especiales sobre sociedades.

1.3.10. DE LOS CERTIFICADOS DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓNLEGAL DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO. <Numeral modificadopor la Circular 8 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En los certificados deexistencia y representación legal de las entidades del sector solidario, las Cámarasde Comercio deberán dejar constancia visible que corresponde a una entidad deeconomía solidaria, especificando el tipo de entidad, de acuerdo al parágrafo 2odel artículo 6o de la Ley 454 de 1998, donde se relacionen los datos referentes adocumento de constitución, nombre, domicilio, término de duración, objeto social,administradores, representantes legales y sus facultades, revisores fiscales, valordel patrimonio y las providencias judiciales y/o administrativas.

Notas de Vigencia





1.3.10 <Numeral adicionado por la Circular 10 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Lascámaras de comercio se abstendrán de inscribir y certificar las nuevas cooperativas yprecooperativas de trabajo asociado.

1.3.11. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN. <Numeral modificado por la Circular8 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las Cámaras de Comercioestablecerán mecanismos de interoperabilidad que permitan el suministro eficaz dela información requerida por la Superintendencia o la Entidad que ejerza control yvigilancia.

A su vez, enviarán un reporte mensual informándole sobre las entidades del sectorde la economía solidaria, que hayan sido inscritas durante dicho periodo, en laforma en que lo acuerden las Cámaras de Comercio y la entidad que ejerza elcontrol y vigilancia.

Notas de Vigencia





1.3.11 <Numeral adicionado por la Circular 10 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>Hasta el 30 de mayo de 2008, las cámaras de comercio inscribirán y certificarán los actos,libros y documentos sujetos a registro de las cooperativas y precooperativas de trabajoasociado ya constituidas, que a la fecha no hayan obtenido el registro e inscripción de lareforma estatutaria conforme a lo dispuesto en el Decreto 4588 de 2006 ante laSuperintendencia de Economía Solidaria o ante las superintendencias que vigilen y controlenla actividad especializada de las citadas cooperativas y precooperativas.

Para tal efecto las cámaras de comercio se abstendrán de realizar dichas certificaciones einscripciones, a partir del momento en que la respectiva Superintendencia informe a lacámara que ha surtido el trámite de registro e inscripción de la reforma estatutaria conformea lo dispuesto en el Decreto 4588 de 2006 de la (s) citada (s) organización (es).

1.3.12 TRASLADO DEL REGISTRO. <Numeral modificado por la Circular 12 de2012. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos del traslado del registro de lasentidades del sector solidario se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

- Cada Entidad que ejerza control y vigilancia a entidades sin ánimo de lucro delsector solidario, y que a la fecha lleven su registro, hará entrega formal de todoslos archivos correspondientes a sus registros, incluidos los documentos deconstitución, reformas y nombramientos, para lo cual firmará con la Confederaciónde Cámaras de Comercio, Confecámaras, un Protocolo al que deberán sujetarseambas partes.

- A su vez, cada Entidad expedirá un certificado especial de las entidades delsector solidario a su cargo, expedido con las condiciones que se fijen en elProtocolo Técnico referido anteriormente.

- Las cámaras de comercio registrarán en el Libro III del Registro de Entidades SinÁnimo de Lucro, el referido certificado especial, que no generará ningún cobro porconcepto de su inscripción, y le creará a cada entidad un expediente identificadocon un número consecutivo.

- Cuando se soliciten certificados especiales históricos respecto de actos odocumentos inscritos con anterioridad a su registro en la Cámara de Comercio,esta última expedirá una copia textual del documento o acto que entregó la

entidad que ejerce control y vigilancia de la misma, en el que conste lainformación solicitada por el usuario.

Notas de Vigencia

- Numeral modificado por la Circular 12 de 2012, publicada en el Diario Oficial No. 48.468 de21 de junio de 2012.





1.3.12 Traslado del registro Para efectos del traslado del registro de las entidades delsector solidario que actualmente lleva la Superintendencia de la Economía Solidaria, porcompetencia residual se tendrá en cuenta los siguientes aspectos:

- En ningún caso el traslado del registro podrá ser posterior al veintinueve (29) de febrerode dos mil doce (2012).

- La Superintendencia de la Economía Solidaria hará entrega formal de todos los archivoscorrespondientes a sus registros, incluidos los documentos de constitución, reformas ynombramientos, para lo cual firmará con la Confederación de Cámaras de Comercio,Confecámaras, un Protocolo Técnico al que deberán sujetarse ambas partes.

- A su vez, dicha Superintendencia expedirá un certificado especial de las entidades delsector solidario expedido por el software de registro desarrollado para tal fin, de acuerdo conel Protocolo Técnico referido anteriormente.- Las Cámaras de Comercio registrarán en elLibro III del Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, el referido certificado especial, quegenerará ningún cobro por concepto de su inscripción, y le creará a cada entidad unexpediente identificado con un número consecutivo.

- A partir del primero (1o) de marzo de dos mil doce (2012), cuando se soliciten certificadosespeciales históricos, las Cámaras de Comercio estarán en la obligación de expedirlos,identificando claramente los actos que fueron inscritos en el registro público que llevan losentes camerales, así como los actos que fueron registrados o que obran en el expedienteentregado por la Superintendencia de la Economía Solidaria, los cuales no serán objeto deinscripción. En la certificación se deberá indicar expresamente que la informacióncorresponde a la reportada por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Las Cámaras de Comercio no asumirán ninguna responsabilidad respecto de la legalidad delas inscripciones realizadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, pero seránresponsables sobre la correspondencia entre las constancias o forma de certificación y lainformación suministrada por dicha Superintendencia.

- Respecto de las entidades del sector solidario que actualmente se encuentran inscritas enel Libro I del Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, las Cámaras de Comercio deberándar traslado de todos los registros al Libro III del Registro de la Economía Solidaria, creadoen el presente numeral, dentro del término de un (1) año, contado a partir de la publicaciónde la presente circular.


1.3.12 <Numeral adicionado por la Circular 10 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Lascámaras de comercio acordarán con la Superintendencia de Economía Solidaria o con lassuperintendencias que vigilen y controlen la actividad especializada de las citadascooperativas y precooperativas, la devolución de los documentos que fueron entregados alas mismas en virtud de la Carta Circular expedida por esta Entidad el 7 de septiembre de2007.

1.3.13. DEL REGISTRO DE LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS. <Numeraladicionado por la Circular 8 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

1.3.13.1. Procedimiento de Inscripción

1.3.13.1.1. Del control de legalidad en la inscripción de las veeduríasciudadanas y de las redes de veedurías ciudadanas, que se constituyan através de organizaciones comunitarias, profesionales, juveniles,sindicales, benéficas o de utilidad común, no gubernamentales, sin ánimode lucro

Las Cámaras de Comercio sólo podrán abstenerse de inscribir el documento deconstitución de la entidad sin ánimo de lucro de que trata el artículo 2o de la Ley850 de 2003, cuando tales documentos no expresen en su totalidad los requisitosformales previstos en el artículo 3o de la Ley 850 de 2003, excepto cuando seconstituya bajo la naturaleza jurídica de una entidad sin ánimo de lucro, evento enel cual se dará cumplimiento a las disposiciones legales sobre la materia.

En ningún caso las Cámaras de Comercio tendrán facultad para realizar control delegalidad sobre la adecuación del contenido de los documentos a las normas quelos regulan.

1.3.13.1.2. Las Cámaras de Comercio realizarán la inscripción del documentomediante el cual los integrantes de la veeduría manifiesten la cancelación de laveeduría o red de veedurías.

1.3.13.1.3. Todos los actos relacionados con las Veedurías Ciudadanas deberáninscribirse únicamente en el Libro IV, aunque se constituyan bajo la naturalezajurídica de una entidad sin ánimo de lucro.

1.3.13.2. Procedimiento de Certificación

En relación con el Registro de Veedurías, las Cámaras de Comercio expediráncertificados textuales de los registros efectuados, excepto en los casos que seconstituyan como una entidad de las que trata el Decreto 2150 de 1995, evento enel cual certificarán sobre los actos y documentos inscritos como se prevé para elregistro de entidades sin ánimo de lucro.

1.3.13.3. Traslado de Registros

<Numeral suprimido por la Circular 12 de 2012>

Notas de Vigencia


Establece la Circular 12 de 2012:

'Se suprime el numeral 1.3.13.3 del Capítulo Primero del Título VIII de la Circular Única, enel cual se establecía la obligación de las cámaras de comercio de trasladar todos losregistros de las Veedurías Ciudadanas efectuados con anterioridad al 1o de marzo de 2012al Libro IV, aclarando que las nuevas solicitudes de inscripción que efectúen las cámaras decomercio, sí deben realizarse en el referido libro.'



1.3.13.3

Respecto de las Veedurías Ciudadanas que actualmente se encuentran inscritas en el Libro Idel Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, las Cámaras de Comercio deberán trasladartodos los registros al Libro IV, dentro del término de un (1) año contado a partir de lapublicación de la presente circular.

1.3.13.4 Integración e Incorporación de las operaciones del RegistroPúblico de Veedurías Ciudadanas al Registro Único Empresarial (RUES)<Numeral adicionado por la Circular 6 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos de integrar las operaciones del Registro Público de VeeduríasCiudadanas al Registro Único Empresarial (RUES), las personerías municipales ydistritales y las autoridades indígenas respecto de las veedurías inscritas en estasentidades, deberán remitir al RUES la información correspondiente para lo cual setendrán en cuenta los siguientes aspectos:

1.3.13.4.1 Especificaciones técnicas para el reporte de información<Numeral adicionado por la Circular 6 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>

– Envío de información

El envío de la información de las veedurías inscritas en las personerías municipaleso distritales o autoridades indígenas se debe llevar a cabo a través del aplicativoque para estos efectos disponga la Confederación Colombiana de Cámaras deComercio -Confecámaras-, en cumplimiento de la normatividad vigente que rige elRegistro Único Empresarial y Social (RUES).Para el efecto, Confecámaras contarácon un plazo de tres (3) meses contados a partir de la fecha de la publicación delpresente instructivo en el Diario Oficial, para desarrollar el aplicativo de que tratael presente numeral.

2.3.13.4.2 Aspectos generales para el reporte de información <Numeraladicionado por la Circular 6 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>

(i) Nombre de la veeduría

Cada personería o autoridad Indígena que reporte información deberá informar elnombre de la veeduría.

(ii) Identificación de la veeduría

Cada personería o autoridad Indígena que reporte información deberá garantizar elenvío de los siguientes datos mínimos obligatorios: nombre de la veeduría,número de inscripción, nombre e identificación de los integrantes de la veeduría,duración o vigencia, domicilio, nivel territorial y objeto de la vigilancia.

(iii) Estructura del reporte

Hace referencia a la forma como se organiza la información para elcorrespondiente reporte. Al respecto, se define que sea a través deldiligenciamiento en un formato virtual de captura de datos que deberá estarhabilitado en la página web del RUES. La adopción de este proceso le permitirá alas personerías municipales o distritales y a las autoridades indígenas capturar yenviar la información de las veedurías.

(iv) Medio utilizado para el envío de la información

La remisión de la información de las veedurías al RUES deberá realizarse a travésde Internet. Para el efecto, Confecámaras habilitará el acceso a la página web delRUES, a la cual podrán conectarse las autoridades indígenas y las personeríasmunicipales y distritales para diligenciar y enviar el reporte correspondiente, paratal fin estas entidades deberán poder acceder a las conexiones y navegadores enInternet de mayor uso en el país.

(v) Seguridad

Confecámaras establecerá los mecanismos de seguridad para la recepción de lainformación, teniendo en cuenta los avances tecnológicos existentes que hay paraello. Se podrán utilizar algoritmos para encriptar la información, protocolos paratransferencia segura de datos utilizando contraseñas seguras, certificados defirmas digitales y firmas electrónicas, esta última según lo establecido por elDecreto número 2364 del 2012, o cualquier otro método que a juicio de estaentidad sea tan confiable como apropiado para estos efectos. Para laimplementación de los procedimientos descritos en este numeral, no podrágenerarse costo alguno.

1.3.13.4.3. Proceso de autorización de las autoridades indígenas y laspersonerías municipales y distritales en el aplicativo web <Numeraladicionado por la Circular 6 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>

Las autoridades indígenas y personerías deberán enviar a Confecámaras, la“Solicitud de uso de medios electrónicos para el reporte de la información deveedurías”. Documento que deberá ser descargado de la página web del RUES,para que sea diligenciado en su totalidad, firmado por el personero o por elrepresentante de la autoridad indígena, remitido en original, adjuntando a estasolicitud los documentos que acrediten tal condición.

Confecámaras, una vez verificada la información del anexo y sus documentosadjuntos, incluirá en el RUES los datos indicados en el anexo.

Confecámaras enviará la respuesta con el nombre de usuario y la clave o

contraseña asignada y las instrucciones para el reporte de la información a ladirección de correo electrónico indicada en el anexo. Esta respuesta deberá serremitida máximo 3 días hábiles después de haber recibido la solicitud.

(i) Revocación de los permisos

Cuando a la persona autorizada le sean revocados los permisos para el envío delreporte, sea por retiro, por cambio de funciones o por cualquier otro motivo queimplique la eliminación de esta responsabilidad, el personero o responsable de laautoridad indígena deberá hacer llegar a Confecámaras, una comunicación en lacual le indique que el permiso de acceso al RUES ha sido revocado para el reportede información de veedurías.

Si las funciones de reporte son asignadas o trasladadas a otra persona, deberáseguirse el procedimiento establecido en el punto “Proceso de autorización de lasautoridades indígenas y las personerías municipales y distritales en el aplicativoweb” de esta circular.

(ii) Constancia de la información recibida

Como constancia de la remisión de la información relacionada con las veeduríaspor parte de las autoridades indígenas y personerías, Confecámaras a través delRegistro Único Empresarial (RUES), enviará al correo electrónico informado en la“Solicitud de uso de medios electrónicos para el reporte de la información deveedurías” a la persona designada de reportar esta información, la constancia derecibo de la misma.

De todas formas el mecanismo implementado por Confecámaras a través del RUESpara el reporte de las veedurías, debe permitirle a la persona designada realizar laconsulta histórica de todos los reportes realizados previamente.

(iii) Formato utilizado para el envío de la información

Para el envío de la información de las veedurías, se establece el proceso decaptura de datos a través de internet. El formato está compuesto por 2 elementos:Encabezado e información de veedurías.

1.3.13.4.4 Estructura del reporte <Numeral adicionado por la Circular 6 de2013. El nuevo texto es el siguiente:>

(i) Reporte

Una vez el interesado ingresa con su usuario y contraseña y este sea autorizado,podrá visualizar las veedurías que han sido anteriormente reportadas (si las hay) yque se encuentren vigentes.

Al frente de cada veeduría el usuario podrá editar o eliminar.

Para ingresar el reporte de una nueva veeduría, existirá la opción de ingresarinformación de una nueva veeduría.

El formulario de adición o edición de las veedurías deberá presentar los siguientesdatos:

a) Información general de la veeduría

– Número de inscripción de la veeduría (Obligatorio)

– NIT (opcional)

– Objeto de la vigilancia (Obligatorio, resumen)

– Nombre de la veeduría (Obligatorio)

– Dirección de notificación judicial (Obligatorio)

– Municipio de notificación judicial (Obligatorio)

– Dirección comercial (Obligatorio)

– Municipio comercial (Obligatorio)

– Actividad económica (opcional)

– Nivel territorial (Obligatorio)

– Teléfono comercial (Puede ser número celular)

– Fax (Opcional)

– Correo electrónico (Obligatorio)

– Fecha de constitución o de creación de la veeduría (Formato AAAAMMDD)(Obligatorio)

– Fecha de vigencia o duración (Formato AAAAMMDD) (Obligatorio);

b) Información de representantes legales principales y suplentes

– Tipo y número de identificación (Obligatorio)

– Nombres y apellidos (Obligatorio)

– Condición de representación (principal o suplente) (Obligatorio);

c) Información de los integrantes de la veeduría (Obligatorio)

– Tipo y número de identificación (Obligatorio)

– Nombres y apellidos (Obligatorio).

Una veeduría podrá ser modificada después de enviada inicialmente tantas vecescomo sea necesario en reportes de modificación posteriores.

Solamente podrán ser modificadas las veedurías por la personería o autoridadindígena que las reportó inicialmente.

(ii) Manejo de la información recibida por el RUES

En el RUES deberá existir una base de datos única y centralizada de las veeduríasreportadas por las personerías y autoridades indígenas.

El RUES deberá habilitar una consulta específica para el Registro Público deVeedurías Ciudadanas, en la cual se puedan examinar la información de lasveedurías inscritas en las cámaras de comercio, personerías y autoridadesindígenas.

La información remitida por las personerías o autoridades indígenas no seráverificada por Confecámaras. Por lo tanto, las controversias respecto de lainformación remitida por las personerías o autoridades indígenas deberán surtirseante la personería o autoridad indígena correspondiente y no podrán debatirseante Confecámaras o las cámaras de comercio.

Confecámaras deberá almacenar en el RUES la información capturada, sinalteraciones de la misma y garantizar su permanencia en el tiempo.

Cuando la personería o autoridad indígena determine que se deba corregir omodificar una veeduría reportada con anterioridad, deberá reportar unamodificación.

Las correcciones o modificaciones que realicen las personerías o autoridadesindígenas serán responsabilidad directa de las personerías o autoridadesindígenas.

La información reportada por las personerías distritales o municipales oautoridades indígenas se podrá consultar en la página web del RUES.

Para efectos del reporte de veedurías, Confecámaras deberá prestar el serviciodentro del mismo horario de atención al público previsto para el RUES.

Notas de Vigencia

- Numeral 1.3.13.4 y subnumerales adicionados por la Circular 6 de 2013, 'adicionarlosnumerales 1.3.13.4; 1.3.13.4.1; 1.3.13.4.2; 1.3.13.4.3 y 1.3.13.4.4 al Capítulo Primero delTítulo VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio', publicada enel Diario Oficial No. 48.800 de 24 de mayo de 2013.

Notas de Vigencia

- Numeral 1.3.13 adicionado por la Circular 8 de 2012, publicada en el Diario Oficial No.48.356 de 27 de febrero de 2012.

1.3.14. DEL REGISTRO DE APODERADOS JUDICIALES DE ENTIDADESEXTRANJERAS DE DERECHO PRIVADO SIN ÁNIMO DE LUCRO. <Libroadicionado por la Circular 8 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

1.3.14.1. Procedimiento de Inscripción

1.3.14.1.1. Las Cámaras de Comercio realizarán la inscripción del certificadoexpedido por el Ministerio del Interior emitido para estos efectos, el cual nogenerará ningún costo de inscripción.

1.3.14.1.2. Las Cámaras de Comercio conformarán un expediente por cadaentidad en la cual conservarán los documentos trasladados por el Ministerio delInterior y de Justicia con ocasión de la presente reglamentación.

1.3.14.1.3. Para el registro de los apoderados a que se hace mención, lasCámaras de Comercio deben inscribir la escritura pública mediante la cual seprotocolice prueba idónea de la existencia y representación de dichas personasjurídicas y del correspondiente poder y la manifestación que dicho apoderado hagadel lugar del domicilio de los negocios en Colombia.

1.3.14.1.4 Las Cámaras de Comercio solo podrán abstenerse del registrosolicitado por las siguientes razones:

- En la escritura presentada no se protocolicen los documentos citados.

- No pueda establecer su competencia territorial.

- El nombramiento del apoderado no tenga facultades para representarjudicialmente a la persona jurídica.

En ningún caso las Cámaras de Comercio tendrán facultad para realizar control delegalidad sobre la adecuación del contenido de los documentos a las normas quelos regulan.

1.3.14.2. Procedimiento de Certificación

Las Cámaras de Comercio en relación con el Registro de apoderados confacultades para representar judicialmente a la entidad sin ánimo de lucroextranjeras y ONG que establezcan negocios en Colombia, certificarán en cadacaso, por lo menos la siguiente información:

El nombre de la entidad extranjera y su domicilio, datos de ubicación, lugar deldomicilio de los negocios en Colombia, nombre del apoderado, las facultadesasignadas.

Si los anteriores documentos se encuentran en un idioma distinto al español, elinteresado deberá traducirlo a este idioma, previamente a su protocolización en laescritura pública.

1.3.14.3. Traslado del Registro

<Numeral modificado por la Circular 12 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>Para efectos del traslado del registro de las Entidades Extranjeras de DerechoPrivado sin Ánimo de Lucro que actualmente lleva el Ministerio del Interior, setendrán en cuenta los siguientes aspectos:

- El Ministerio expedirá un certificado especial de las Entidades Extranjeras deDerecho Privado sin Ánimo de Lucro, vigentes a la fecha de entrega del archivo enel que indicará, como mínimo, la siguiente información que debe corresponder conla última información reportada:

“RAZÓN SOCIAL, SIGLA Y DOMICILIO PRINCIPAL DE LA ENTIDAD.

RELACIÓN DE LOS DATOS DEL ÚLTIMO APODERADO REGISTRADO INDICANDO SUNOMBRE, NÚMERO Y CLASE DE IDENTIFICACIÓN, ÚLTIMO DOMICILIO YFACULTADES OTORGADAS, DOMICILIO DONDE SE ESTABLECERÁN LOSNEGOCIOS EN COLOMBIA, ASÍ COMO LOS DATOS DE ORIGEN DEL DOCUMENTO,COMO SON FECHA, ORIGEN, CIUDAD Y DATOS DEL REGISTRO”.

- Las cámaras de comercio registrarán en el Libro V del Registro de Entidades SinÁnimo de Lucro, el referido certificado especial, creándole a cada entidad unexpediente identificado con un número consecutivo y al momento de certificardeberá indicarse expresamente que dicha información corresponde a la reportadapor el Ministerio del Interior. A partir de este registro se inscribirán en el mismoexpediente los demás actos y documentos provenientes de la respectiva entidad.

- En el evento en que el Ministerio del Interior no reporte alguno de los datosseñalados en el certificado especial, las cámaras de comercio deberán proceder alregistro, pero indicarán que esa información no fue reportada. Así, por ejemplo, sino existe evidencia de la identificación del apoderado, deberá indicar “No existeconstancia”.

- Para efectos de determinar la jurisdicción donde debe realizarse el registro, encaso de que el Ministerio no haya reportado la información respecto del domiciliodonde se establecerán los negocios en Colombia, el mismo se fijará según laciudad del Círculo Notarial de la escritura pública de protocolización de losdocumentos, de que trata el artículo 48 del Código de Procedimiento Civil.

- A partir del primero (1o) de marzo de dos mil doce (2012), cuando se solicitencertificados especiales históricos respecto de actos o documentos inscritos conanterioridad a su registro en la Cámara de Comercio, esta última expedirá unacopia textual del documento o acto que entregó el Ministerio del Interior, en el queconste la información solicitada por el usuario.

Notas de Vigencia




1.3.14.3 Para efectos del traslado del registro de las Entidades Extranjeras de DerechoPrivado sin Ánimo de Lucro que actualmente lleva el Ministerio del Interior se tendrán encuenta los siguientes aspectos:

- El traslado del registro se realizará a más tardar el 29 de febrero de 2012.

- El Ministerio expedirá un certificado especial de las Entidades Extranjeras de DerechoPrivado sin Ánimo de Lucro vigentes a la fecha de entrega del archivo en el que indicará,como mínimo, la siguiente información, que debe corresponder con la última informaciónreportada:

“RAZÓN SOCIAL, SIGLA y DOMICILIO PRINCIPAL DE LA ENTIDAD.

RELACIÓN DE LOS DATOS DEL ÚLTIMO APODERADO REGISTRADO INDICANDO SUNOMBRE, NÚMERO Y CLASE DE IDENTIFICACIÓN, ÚLTIMO DOMICILIO Y FACULTADESOTORGADAS, DOMICILIO DONDE SE ESTABLECERÁN LOS NEGOCIOS EN COLOMBIA, ASÍCOMO LOS DATOS DE ORIGEN DEL DOCUMENTO, COMO SON FECHA, ORIGEN, CIUDAD YDATOS DEL REGISTRO”.

- Las Cámaras de Comercio registrarán en el Libro V del Registro de Entidades Sin Ánimo deLucro, el referido certificado especial, creándole a cada entidad un expediente identificadocon un número consecutivo y al momento de certificar deberá indicarse expresamente quedicha información corresponde a la reportada por el Ministerio del Interior. A partir de esteregistro se inscribirán en el mismo expediente los demás actos y documentos provenientesde la respectiva entidad.

- A partir del primero (1o) de marzo de dos mil doce (2012), cuando se soliciten certificadosespeciales históricos, las Cámaras de Comercio estarán en la obligación de expedirlos,identificando claramente los actos que fueron inscritos en el registro público que llevan losentes camerales, así como los actos que fueron registrados o que obran en el expedienteentregado por el Ministerio del Interior.

Frente a los actos inscritos con anterioridad al primero (1o) de marzo de dos mil doce(2012) las Cámaras de Comercio dejarán constancia en la certificación solicitada, que esainformación se expide conforme a los documentos aportados por el Ministerio del Interior.

Las Cámaras de Comercio no asumirán ninguna responsabilidad respecto de la legalidad delas inscripciones realizadas por el Ministerio del Interior, pero sí sobre las constancias oforma de certificación de las mismas.

Notas de Vigencia

- Numeral 1.3.14 adicionado por la Circular 8 de 2012, publicada en el Diario Oficial No.48.356 de 27 de febrero de 2012.

1.4 ASPECTOS COMUNES A LOS REGISTROS PÚBLICOS.

1.4.1 ABSTENCIÓN DE REGISTRO POR PARTE DE LAS CÁMARAS DECOMERCIO.

<Inciso 1o. modificado por el artículo 6 de la Circular 15 de 2001. El nuevo textoes el siguiente:> Las cámaras de comercio deben abstenerse de efectuar la

inscripción de actos libros y documentos cuando la ley las autorice a ello. Por lotanto si se presentan inconsistencias de orden legal que por ley no impidan lainscripción esta se efectuará. Así mismo deberán abstenerse de registrar actos odecisiones ineficaces o inexistentes, en conformidad con lo dispuesto en el artículo897 del Código de Comercio.21.

Notas de Vigencia

- Inciso 1o. del numeral 1.4.1 modificado por el artículo 6 de la Circular 15 de 2001,publicada en el Diario Oficial No. 44.639, de 07 de diciembre de 2001.



<INCISO 1o.> Las cámaras de comercio sólo podrán abstenerse de efectuar la inscripción delos actos, libros y documentos respecto de los cuales se exige esta formalidad, cuando lasmismas estén facultadas por la ley para ello y exclusivamente por los motivos expresamenteprevistos. Por lo tanto, si se presentan inconsistencias de orden legal que por ley no impidanla inscripción, esta se efectuará.

Las cámaras de comercio solo podrán abstenerse de efectuar los registros a quehaya lugar, en los casos y por los motivos previstos en las disposiciones aplicablesa la materia y, en ningún caso, podrán solicitar documentos o informacionesadicionales a los señalados en el numeral 1.2.2 del presente título, segúncorresponda a cada trámite.

La información que el proponente suministre en el formulario y ya figure en elregistro mercantil, no será tomada en cuenta por parte de estas entidades.

1.4.2 APERTURA DE LIBROS DE REGISTRO.

Todos los libros de registro que deben llevar las cámaras de comercio seránidentificados previamente a su utilización mediante un sello impuesto por lacámara de comercio en cada una de sus hojas útiles.

En la primera hoja del libro se insertará una constancia firmada por elrepresentante legal de la entidad o el funcionario en quien este delegue dichafacultad, la cual contendrá los siguientes datos:

Cámara de comerci o a que pertenece;

Fecha;

Uso a que se destina; y

Número de hojas útiles.

1.4.3 UTILIZACIÓN DE MEDIOS MAGNÉTICOS.

Cuando se adopten métodos magnéticos, informáticos o cualquiera otro quepermita realizar trámites frente a las cámaras de comercio sin necesidad de papel,

el costo de los elementos indispensables para proceder en tal sentido no podrásuperar el previsto para el método ordinario correspondiente.

Los libros podrán ser llevados en medio magnético. Para el efecto, cada cámara decomercio interesada deberá acreditar ante la Superintendencia de Industria yComercio que el sistema que se pretende implementar brinda la seguridadrequerida y que el mismo asegura al público el fácil acceso y sin costo alguno a lainformación consignada en el libro que se sistematiza.

1.4.4 TRÁMITE DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO PARA EL TRASLADO YENTREGA DE DOCUMENTOS DE REGISTRO.

El trámite, traslado y entrega de documentación relacionada con el registromercantil se hará con sujeción a las siguientes reglas:

a) Matrícula mercantil: El original de los formularios de matrícula mercantil y suscorrespondientes renovaciones, y cartas modificatorias, relativas a personasnaturales, jurídicas, comerciantes en sociedad de hecho, establecimientos decomercio, sucursales y agencias, domicilios ubicados en municipios que cambiende jurisdicción, serán entregados a la cámara que recibe por la cámara decomercio de la antigua jurisdicción.

La cámara de comercio que recibe, asignará oficiosamente nuevo número dematrícula sobre el último formulario diligenciado por el comerciante, para lo cualdeberá observar una numeración en orden consecutivo ascendente. Del cambioanterior dará aviso a todos los matriculados aún a los no renovados.

La cámara de comercio que hace entrega de las matrículas debe dejar constanciade este hecho y de la causa que lo motivó, en los registros o controles que para elefecto tenga establecidos. El número de matrículas no podrá ser asignadonuevamente.

Las certificaciones relativas a las matrículas entregadas, serán expedidas por lacámara de comercio de la nueva jurisdicción, indicándose el cambio ocurrido y eldecreto que lo determina.

La cámara de comercio que entrega la documentación conservará en su poder lasmatrículas que se hayan cancelado antes de la fecha en que se realice elrespectivo trabajo.

b) Documentos inscritos: Los documentos inscritos en el registro mercantilrelacionados con actos vigentes en los libros I (De las capitulaciones matrimonialesy liquidaciones de sociedades conyugales), II (De las incapacidades einhabilidades), III (Del concordato y la liquidación obligatoria), IV (De lasautorizaciones a menores de edad y renovaciones), V (De la administración de losbienes del comerciante), VI (De los establecimientos de comercio), VIII (De lasmedidas cautelares y demandas civiles) y XII (De la agencia comercial), seránentregados en su totalidad a la cámara de comercio de la nueva jurisdicción.

De las inscripciones realizadas en el libro VII (De los libros mercantiles),correspondientes a comerciantes domiciliados en los municipios que cambian de

jurisdicción, certificará la cámara de comercio de la antigua jurisdicción.

Para efectos de la aplicación de lo establecido en el inciso segundo del artículo 165del código de comercio, la cámara de la antigua jurisdicción hará entrega a lacámara que recibe, de la documentación a que hace referencia esta norma.

Los documentos inscritos en los Libros X (De la reserva de dominio) y XI (De laprenda), que se relacionan con bienes ubicados en municipios que pasen a otrajurisdicción, serán conservados por las cámaras de comercio donde se efectuó suinscripción, debiendo allí mismo hacerse la cancelación.

c) Deber de las cámaras de comercio de dar aviso a la autoridad administrativa ojudicial: La cámara de comercio que realice la entrega deberá dar aviso a laautoridad judicial o administrativa, dentro de los treinta (30) días siguientes a ladiligencia de entrega, del cambio de jurisdicción ocurrido, para los efectos legalesrelacionados con los documentos enviados por ellos para su inscripción.

d) Deberes de la nueva cámara de comercio: La cámara de comercio que recibe,deberá inscribir oficiosamente los documentos que reciban en los libroscorrespondientes y cumplir con el procedimiento legalmente establecido,absteniéndose de cobrar derechos por las inscripciones y actuaciones que sederiven de la diligencia de entrega y recibo de documentos por el cambio dejurisdicción.

e) Actos que debe inscribir la nueva cámara de comercio: Las cámaras decomercio solamente inscribirán los actos, contratos o documentoscorrespondientes a su nueva jurisdicción a partir de la fecha de la publicación en elDiario Oficial del decreto que determine la nueva jurisdicción o de la firmeza delacto administrativo correspondiente.

f) Certificación del cambio de jurisdicción: La cámara de comercio que reciba ladocumentación, al certificar dejará constancia del cambio de jurisdicción ocurrido.

g) Formalidades de las actas de entrega: De la diligencia de entrega se levantaráacta en la cual se discriminarán los documentos objeto de entrega, firmada por lospresidentes y secretarios de las respectivas cámaras de comercio.

El acta de entrega deberá contener como mínimo lo siguiente: nombre delcomerciante persona natural o jurídica y del establecimiento de comercio, númerode matrícula, fecha de la última renovación de la matrícula, municipio y número defolios de cada expediente.

Aviso del cambio de jurisdicción: Las cámaras de comercio, una vez cumplan conel proceso de entrega, informarán documentadamente de ello a laSuperintendencia de Industria y Comercio y darán aviso en sus boletines delcambio de jurisdicción ocurrido.

Entrega inmediata de documentos: La diligencia de entrega de los documentos aque se hace referencia en el presente numeral, deberá hacerse en forma inmediatauna vez se publique el decreto correspondiente en el Diario Oficial o quedeejecutoriado el acto administrativo correspondiente.

Cuando se modifique la jurisdicción de una cámara de comercio, ésta procederá deoficio a remitir a la cámara que corresponda, los expedientes de los proponentescuyas inscripciones se encuentran vigentes, dentro de los diez (10) días hábilessiguientes a la vigencia del decreto que modifique la jurisdicción. La cámara decomercio que reciba los documentos procederá a la inscripción y archivo de losdocumentos, para lo cual deberá observar lo instruido respecto de nuevos inscritossin que ello cause derechos adicionales.

La cámara que remita los documentos dejará constancia de dicha circunstanciamediante certificación que se archivará en carpeta especial para el efecto.

La certificación deberá ser suscrita por el secretario de la cámara de comercio y enella se indicará el número que identifique al inscrito, la cámara de comerciodestinataria, la fecha, el motivo que originó su remisión y el número total de foliosenviados.

1.4.5 DEPÓSITO DE ESTADOS FINANCIEROS.

Al momento de presentarse para depósito los estados financieros de propósitogeneral, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiese, lascámaras de comercio los radicarán con la indicación de la hora, fecha de larecepción y número de folios que lo conforman.

Las copias que soliciten los interesados deberán entregarse dentro de los cinco (5)días siguientes a aquel en que se radique la petición y se cancelen los costos.

1.4.6 LISTA DE PERITOS.

Para efectos de lo dispuesto en el artículo 231 de la ley 222 de 1995, las cámarasde comercio mantendrán actualizada una lista de peritos, los cuales designaránpara cada caso en particular, mediante sorteo, dentro de los tres (3) díassiguientes a aquel en que se radique la solicitud de avalúo de las acciones, cuotaso partes de interés.

1.4.7 ACCESO A LA INFORMACIÓN DE LOS REGISTROS.

Acceso a los archivos donde reposan los documentos atinentes al registro deproponentes: El registro de proponentes es público y por lo tanto las cámaras decomercio deberán garantizar a cualqu ier persona el acceso a los documentos quereposan en sus archivos y al libro en que se lleva el registro de proponentes.

Así mismo, deberá garantizarse el acceso a la información aun cuando ésta seencuentre sistematizada.

Solicitud de copias de documentos que reposan en los archivos de las cámaras:Cualquier persona podrá solicitar que se le expidan copias completas o parcialesde los documentos que se encuentren en los archivos de las cámaras de comercioy del libro relativo al registro de proponentes, para lo cual deberá darse aplicacióna lo previsto en los artículos 17 y siguientes del Código ContenciosoAdministrativo.

1.4.8 TARIFAS DE LOS REGISTROS Y SU PUBLICIDAD.

Con el fin de dar estricto cumplimiento a las disposiciones sobre tarifas de registromercantil, proponentes y entidades sin ánimo de lucro, asignadas por el GobiernoNacional a las cámaras de comercio para la prestación del servicio público delregistro, los valores allí establecidos son los únicos derechos que las cámaras decomercio están autorizadas para recaudar.

Por consiguiente, no está permitido que bajo denominaciones diferentes u otrosconceptos, se cobren valores adicionales a los usuarios de los registros asignadosa las cámaras de comercio.

Las cámaras de comercio deberán cobrar a sus usuarios exclusivamente losconceptos previstos y solamente las tarifas autorizadas por el Gobierno Nacional,de conformidad con lo dispuesto en los Decretos 457 y 458 de 1995 y el numeral1.2.3 del presente título.

Dichas tarifas, lo mismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrará por lascopias de los asientos de los registros, deberán publicarse en un lugar fácilmentevisible a la entrada de cada área de atención al público.

Cualquier información que la cámara de comercio obtenga con base en los datossuministrados para efecto de los registros públicos a su cargo deberá ser:

De conocimiento público, es decir, accesible al público en general; y

Gratuita, es decir, no se podrá cobrar ningún concepto por la informaciónproporcionada.

1.5 IMPLEMENTACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL(RUES). <Numeral modificado por la Circular 19 de 2012. El nuevo texto es elsiguiente:>

1.5.1 IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ÚNICO DE REGISTROEMPRESARIAL Y SOCIAL (RUES). <Numeral modificado por la Circular 19 de2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las Cámaras de Comercio deberán darcumplimiento a lo previsto en la presente circular y destinar los recursos a fin deque se implemente el Registro Único Empresarial y Social (RUES), de manera quese logren los objetivos previstos en los artículos 11 de la Ley 590 de 2000 y 166del Decreto número 19 de 2012 y, demás normas concordantes. Para el efecto, lascámaras de comercio deberán implementar un Sistema Único de RegistroEmpresarial y Social (RUES), en adelante el sistema, de tal suerte que talesregistros sean únicos y accesibles desde cualquier cámara o por medioselectrónicos de acuerdo con los requerimientos funcionales que se establecen en elnumeral 1.5.3 de este Capítulo.

En virtud de lo anterior, deberán cumplir con el plan de trabajo que se prevé a finde que el sistema se encuentre en operación el 1o de enero de 2013.

Notas de Vigencia

- Numeral 1.5 modificado por la Circular 19 de 2012, 'Modificar el Título VIII de la CircularÚnica de la Superintendencia de Industria y Comercio.', publicada en el Diario Oficial No.48.539 de 31 de agosto de 2012.

1.5.2 ADECUACIONES DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL(RUES). <Numeral modificado por la Circular 19 de 2012. El nuevo texto es elsiguiente:> Para la integración e implementación de los nuevos registros al(RUES), se debe utilizar la infraestructura, software y esquema de servicios del(RUE) como base para el trabajo a desarrollar.

Se tomará el Número de Identificación Tributaria (NIT) como número único a nivelnacional, por lo tanto, ningún usuario del registro podrá identificarse en el RUEScon un número diferente.

Para la integración e implementación de los nuevos registros al RUES, se debeutilizar la infraestructura, software y esquema de servicios del RUE como basepara el trabajo a desarrollar.

Se tomará el Número de Identificación Tributaria (NIT) como número único a nivelnacional, por lo tanto, ningún usuario del registro podrá identificarse en el RUEScon un número diferente.

Con el objeto de mantener la actualización del registro y garantizar la eficacia delos registros que integran el Registro Único Empresarial y Social (RUES), el titularde los registros de las entidades sin ánimo de lucro, de las entidades del sectorsolidario, de los vendedores de juegos de suerte y azar, delas veeduríasciudadanas, del registro nacional del turismo y de las entidades extranjeras dederecho privado sin ánimo de lucro, lo renovarán o actualizarán anualmente dentrode los tres primeros meses de cada año.

El Registro Mercantil y de Proponentes continuará renovándose de acuerdo con lasnormas vigentes.

Los derechos por la prestación de los servicios registrales serán los previstos por laley para el registro mercantil, el registro único de proponentes y el registro deentidades sin ánimo de lucro, según el caso. Las Cámaras de Comercio no podráncobrar derechos de inscripción y renovación sobre los registros que se le trasladanen virtud del Decreto número 019 de 2012 y que a la entrada en vigencia delmismo no los causan.

La matrícula, la inscripción y la renovación y/o actualización, se efectuaránmediante la presentación del Formulario Único de Registro Empresarial y Social(RUES), en su anexo correspondiente debidamente diligenciado. El formulariodeberá ser organizado en cuatro anexos separables (mercantil, proponentes,turismo y entidades sin ánimo de lucro), que atiendan los requerimientos de cadaregistro que compone el RUES, de tal manera que se permita al usuario lautilización exclusiva del anexo o anexos de su interés.

Las Cámaras de Comercio, a través de la Confederación Colombiana de Cámarasde Comercio (Confecámaras) presentarán a la Superintendencia de Industria yComercio para su aprobación, el esquema gráfico del formulario, a más tardar

dentro del mes siguiente a la publicación del presente acto administrativo. LaSuperintendencia impartirá la aprobación respectiva dentro de los quince (15) díassiguientes a la presentación del formulario con los anexos correspondientes porparte de Confecámaras. El Formulario Único de Registro Empresarial y Social(RUES), junto con sus anexos será uniforme en todas las Cámaras de Comercio.

Notas de Vigencia


1.5.3 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES. <Numeral modificado por la Circular19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> El sistema que implementen lascámaras de comercio deberá estar en capacidad de satisfacer las funciones que serelacionan en este capítulo. Las cámaras deberán adoptar y adecuar el actualsistema (RUE) para lograr estos propósitos. Para realizar los desarrollos y operarel sistema podrán emplear los mecanismos que consideren más eficientes ycontratar asesorías o servicios externos. Podrán realizar acuerdos entre cámaras ocon las confederaciones y federaciones para que los desarrollos necesarios loshaga una por cuenta de la otra.

En todo caso, cualquier sistema que se emplee no implica traslado de laresponsabilidad del cumplimiento de lo previsto en esta circular o de lasobligaciones que acarrea operar el RUES de acuerdo con su competenciaterritorial.

Notas de Vigencia


1.5.3.1 REQUERIMIENTOS DE SERVICIO. <Numeral modificado por la Circular19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> El sistema puede incluirprocedimientos, equipos de cómputo, comunicaciones y seguridad, programas,archivos documentales físicos o electrónicos, sistemas de transporte o mensajería,reglamentos, sistemas de pagos o compensación o contratos que permitan cumplircon los requerimientos funcionales que se señalan:

a)Registro desde cualquier cámara: Sujeto al cumplimiento de las previsioneslegales y reglamentarias, las cámaras de comercio deberán llevar el RUES de talforma que se permita a los comerciantes y usuarios de este registro tramitar losactos de matrícula, inscripción, renovación, inscripción de actos y documentos,consultas, certificación y consolidación de información desde cualquier cámara decomercio respecto de cualquier información o registro que repose o deba reposaren cualquier Cámara de Comercio del país.

El modelo a implementar debe contener servicios complementarios a favor de losempresarios verbi gracia, en aquellos casos en que las Cámaras de Comercio norecauden el impuesto de registro, deberán habilitar los links que sean necesarios

para tal propósito;

b) Duplicidad de inscripciones: El sistema debe permitir que en los casos demúltiple inscripción, establecidos en la ley, el comerciante pueda solicitar que elacto o documentos inscritos en la cámara del domicilio principal de la sociedad, encualquiera de los lugares de celebración o cumplimiento del acto o contrato, o deubicación de los bienes, según corresponda, sea inscrito en las demás cámarasdonde de acuerdo con la ley, también se requiera inscribir dicho acto o documento.El comerciante podrá solicitar la inscripción desde cualquier cámara de comerciodel país.

Corresponderá exclusivamente a la cámara de comercio que de acuerdo con la leyrealice la primera inscripción efectuar el control de legalidad y conocer de losrecursos que se interpongan con ocasión del mismo.

Cuando el comerciante solicite la inscripción de un acto o documento previamenteinscrito en otra Cámara de Comercio, se deberá informar esta circunstancia a lacámara ante la cual se solicita la nueva inscripción y suministrar los datoscorrespondientes;

c) Separación de responsabilidades: El sistema debe prever los mecanismos paraque se separe la responsabilidad que le corresponde a cada una de las cámaras.Específicamente debe permitir distinguir si las responsabilidades se generan en lastareas meramente accesorias de las cámaras que lleguen a servir deintermediarias o le corresponden a la cámara que debe realizar el trámite deobjeto de la solicitud. En esta medida el sistema debe incluir un procedimiento,sistema o control que le permita determinar, en caso de presentarse unaanomalía, a qué cámara le corresponde qué tipo de responsabilidad;

d) Consulta de información por características: El sistema debe permitir a loscomerciantes y al público en general la consulta a nivel nacional de la informaciónque repose en el RUES permitiendo establecer criterios de búsqueda queinvolucren todos o algunos de los campos que componen el RUES. Los criterios debúsqueda deben permitir versatilidad y debe incluir por lo menos, búsquedas detexto y valores;

e) Acceso a la información a través de Internet: El sistema debe permitir laconsulta de información a través de Internet con las características señaladas en elnumeral anterior. Las Cámaras de Comercio deberán establecer la prestación deservicios registrales además por Internet y otras formas electrónicas;

f) Recursos: Sin perjuicio del cumplimiento del requisito relativo a la presentaciónpersonal, se debe permitir la presentación de los recursos previstos en las normascorrespondientes desde cualquier Cámara de Comercio, quien deberá remitirlo a lacámara de destino, a más tardar el día hábil siguiente a su recepción;

g) Operación continua: El sistema RUES debe estar en operación continua durantelos horarios de atención de las cámaras y durante 24 horas los 7 días de lasemana para el servicio de Internet, salvo en los periodos que se requiera paramantenimiento, los cuales deben ser anunciados y contenidos en la páginaprincipal del sistema de consulta por Internet. El plan de contingencia debe preverun procedimiento para que, en caso de falla del sistema, se restituya la operación

en un plazo no superior a 72 horas.

Notas de Vigencia


1.5.3.2 FUNCIONES DE VERIFICACIÓN. <Numeral modificado por la Circular19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> El sistema que implemente laoperación del RUES deberá permitir las siguientes verificaciones:

a) Control de Número de Operación: El sistema de información debe prever unprocedimiento de numeración para cada operación que garantice la adjudicaciónde números únicos a nivel nacional para la prestación de los todos servicios delRUES;

b) Control de Homonimia: El sistema de información debe permitir a partir de lafecha de entrada en operación, la verificación a nivel nacional del control dehomonimia;

c) Control de Inhabilidades, impedimentos y prohibiciones: El sistema debecontener la información necesaria para que puedan ser controlables los casos enque la ley prevea inhabilidades, impedimentos o prohibiciones a personasnaturales o jurídicas respecto del ejercicio del comercio a nivel nacional;

d) Control de prendas: A través de la página web del RUES se deberá poderconsultar los registros de contratos de prenda que se refieran a un mismo bienidentificando todos los contratos registrados, las cámaras en que se registraron yel orden de prelación de las prendas de acuerdo con la fecha de su registro.

Notas de Vigencia


1.5.3.3 REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD. <Numeral modificado por laCircular 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> El sistema deberá tenerprevistos los siguientes controles:

a) Roles: Tanto en los procedimientos computacionales como en los manuales sedeben definir los alcances y restricciones de cada uno de los involucrados. Se debedefinir el nivel y control de acceso que tiene cada uno de los usuarios del sistema;

b) Auditoría: Se debe garantizar un registro de todas las operaciones realizadas enel sistema de información de tal manera que se pueda identificar el responsabledel registro u operación y la fecha en que los realiza. Se deben realizar programasanuales de auditoría que garanticen la revisión de los registros;

c) Copia de respaldo: Se debe prever e instrumentar un procedimiento de copia derespaldo de la información que se encuentre en medio magnético y de los

programas computacionales de tal suerte que se independicen los riesgos de uno yotro y de tal manera que sea posible su reconstrucción;

d) Seguridad de las instalaciones: El sistema de información debe contar conprotecciones físicas tales que: sólo se permita el ingreso a personas autorizadas,se controlen las condiciones físicoambientales y de operación que sean exigidas orecomendadas por los fabricantes del hardware. Adicionalmente se debe contarcon equipo de protección y detección de incendios;

e) Control de acceso lógico en el sistema computacional: El sistema debe contenerlos componentes necesarios para restringir el acceso por vía electrónica solo a loscomponentes y usuarios del sistema autorizados y debe controlar que lasoperaciones que estos realicen se restrinjan a las permitidas. Estos componentesdeben ser incluidos en el diseño del sistema;

f) Plan de contingencia: Se debe diseñar, probar e implementar un plan decontingencia con el fin de controlar los riesgos y garantizar la continuidad de laoperación del sistema de tal suerte que no se produzcan interrupciones de más detres días.

Notas de Vigencia


1.5.3.4 PROYECCIÓN DE SERVICIO. <Numeral modificado por la Circular 19 de2012. El nuevo texto es el siguiente:> El sistema debe diseñarse de tal maneraque permita atender el tráfico esperado en una proyección a 5 (cinco) añosincluyendo los picos de demanda.

Notas de Vigencia


1.5.3.5 REQUERIMIENTOS DE INTEGRACIÓN. <Numeral modificado por laCircular 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las cámaras deberán diseñarun procedimiento para que se realice la integración de los nuevos registros alsistema de información. En todo caso estos procedimientos deben involucrar:

a) Control de Homonimia de casos previos a la consolidación del sistema: Almomento de la integración, el sistema debe reportar una alerta cuando encuentrehomónimos a fin de que los registrados con el mismo nombre se enteren y puedandirimir su conflicto de común acuerdo o ante las instancias competentes;

b) Registros anteriores: Todos los registros de las entidades sin ánimo de lucroprevios a la implementación de lo dispuesto en esta circular que se pudieranrequerir para trámites de certificación, consulta o renovación deben estar incluidosdentro del sistema de información de tal manera que permita la operaciónadecuada del RUES de acuerdo con los requerimientos establecidos en esta

circular;

c) Información Básica y ubicación Tributaria. En el desarrollo del proyecto, seránecesario tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 63 del Decreto número 019de 2012, que señala: Para efectos fiscales del orden nacional y territorial sedeberán tener como mínimo la información básica de identificación, clasificación yubicación de clientes, la utilizada por el Sistema Informático Electrónico RegistroÚnico Tributario, que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales(DIAN), conservando la misma estructura y validación de datos. De igual maneradeberán hacerlo las Cámaras de Comercio para efectos del registro mercantil.

Para el ejercicio de las funciones públicas, la información contenida en el RegistroÚnico Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particularesque ejerzan funciones públicas.

PARÁGRAFO. Lo dispuesto en este literal entrará a regir a partir del 1o de enerode 2013.

Notas de Vigencia


Notas de Vigencia

- Numeral 1.5 adicionado por la circular 5 de 2002, publicada en el Diario Oficial No 44.739,de 14 de marzo de 2002.

Notas de Vigencia

- Lileral b) del numeral 1.5.3.1 modificado por el artículo 1 de la Resolución 30475 de 2004,publicada en el Diario Oficial 45.763 de 15 de diciembre de 2004.

Notas de Vigencia

- Literal a) del numeral 1.5.3.2 modificado por el artículo 2 de la Resolución 30475 de 2004,publicada en el Diario Oficial 45.763 de 15 de diciembre de 2004.

Notas de Vigencia

- Literal a) del numeral 1.5.3.5 modificado por el artículo 3 de la Resolución 30475 de 2004,publicada en el Diario Oficial 45.763 de 15 de diciembre de 2004.


Texto adicionado por la Circular 5 de 2002, con la modificaciones introducidad porla Circular 30475 de 2004:

1.5 IMPLEMENTACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL.

1.5.1 IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA UNICO DE REGISTRO MERCANTIL Y DEPROPONENTES. <Numeral adicionado por la <circular 5 de 2002. El nuevo texto es elsiguiente:> Las Cámaras de Comercio deberán dar cumplimiento a lo previsto en la presentecircular a fin de que se unifique el Registro Unico Mercantil y el Registro Unico deProponentes de manera que se logren los objetivos previstos en el artículo 11 de la Ley 590de 2000 y demás normas concordantes. Para el efecto, las Cámaras de Comercio deberán

implementar un Sistema Unico de Registro Mercantil y de Proponentes, en adelante elsistema, de tal suerte que tales registros sean únicos y accesibles desde cualquier cámara opor vías electrónicas de acuerdo con los requerimientos funcionales que se establecen en elnúmero 1.5.3 de este capítulo.

Para lo cual deberán cumplir con el plan de trabajo que se prevé a fin de que el sistema seencuentre en operación el 1o. de enero de 2005.

1.5.2 ADECUACIONES DEL REGISTRO MERCANTIL. <Numeral adicionado por la circular 5 de2002. El nuevo texto es el siguiente:>

A cada comerciante inscrito se le asignará un número único a nivel nacional, el cualcontendrá como parte principal el número de la cédula de ciudadanía si se trata de personanatural o el número de identificación tributaria NIT o cualquier otro número de identificaciónnacional adoptado de manera general si es persona jurídica y se le abrirá un expediente enel cual se archivarán los documentos relacionados con su inscripción en el registro mercantil;por lo tanto, ningún comerciante podrá identificarse con un número diferente. Si elcomerciante está inscrito o desea inscribirse también como proponente, deberá manejarse elmismo número para las dos inscripciones de tal forma que el número único sea personal anivel nacional, para todos los registros a cargo de las Cámaras de Comercio.

La matrícula del comerciante y del establecimiento de comercio, así como su renovación, seefectuarán mediante la presentación del formulario único del registro único empresarial, ensu anexo correspondiente al registro mercantil, debidamente diligenciado.

El Registro Unico Empresarial se entenderá renovado en los términos y condiciones previstospara el registro mercantil, en conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 del Código deComercio.

En el formulario único de inscripción en el registro único empresarial, deberá constar lainformación relativa a proponentes, comerciantes y entidades sin ánimo de lucro.

El formulario deberá ser organizado en anexos separables, que atiendan los requerimientosde cada registro que compone el registro único empresarial, de tal manera que se permita alusuario la utilización exclusiva del anexo o anexos de su interés y contendrá como páginaprincipal la carátula única empresarial.

Las Cámaras de Comercio, a través de la Confederación Colombiana de Cámaras deComercio presentarán a la Superintendencia de Industria y Comercio para su aprobación, elesquema gráfico del formulario único del registro ún ico empresarial, a más tardar dentro delmes siguiente a la publicación del presente acto administrativo. Los modelos de formulariosserán uniformes en todas las Cámaras de Comercio.

1.5.3 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES. <Numeral adicionado por la circular 5 de 2002. Elnuevo texto es el siguiente:>

El sistema que implementen las Cámaras de Comercio deberá estar en capacidad desatisfacer las funciones que se relacionan en este capítulo. Las cámaras podrán adoptarcualquier sistema que consideren adecuado para lograr estos propósitos. Para realizar losdesarrollos y operar el sistema podrán emplear los mecanismos que consideren máseficientes y contratar asesorías o servicios externos. Podrán realizar acuerdos entre cámaraso con las confederaciones y federaciones para que los desarrollos necesarios los haga unapor cuenta de la otra.

En todo caso cualquier sistema que se emplee no implica traslado de la responsabilidad delcumplimiento de lo previsto en esta circular o de las obligaciones que acarrea llevar elRegistro Unico Empresarial de acuerdo con su competencia territorial.

1.5.3.1 REQUERIMIENTOS DE SERVICIO. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2002. Elnuevo texto es el siguiente:>

El sistema puede incluir procedimientos, equipos de cómputo, comunicaciones y seguridad,programas, archivos documentales físicos o electrónicos, sistemas de transporte omensajería, reglamentos, sistemas de pagos o compensación o contratos que permitancumplir con los requerimientos funcionales que se señalan:

a) Registro desde cualquier cámara: Sujeto al cumplimiento de las previsiones legales yreglamentarias, las Cámaras de Comercio deberán llevar el Registro Unico Empresarial de talforma que se permita a los comerciantes y usuarios de este registro tramitar la matrícula,renovación, inscripción de documentos, consultas, certificación y consolidación deinformación desde cualquier Cámara de Comercio respecto de cualquier información odocumento o registro que repose o deba reposar en cualquier Cámara de Comercio del país;

b) Duplicidad de inscripción. <Lileral modificado por el artículo 1 de la Resolución 30475 de2004. El nuevo texto es el siguiente:> El sistema debe permitir que en los casos de múltipleinscripción, como por ejemplo, los que tratan los artículos 29, 35 111, 160, 165, 228, 953 y1210 del Código de Comercio, los artículos 98 y 157 de la Ley 222 de 1995, o los artículos11, 23, 31 y 36 de la Ley 550 de 1999, el comerciante pueda solicitar la inscripción desdecualquier cámara de comercio del país

c) Separación de responsabilidades: El sistema debe prever los mecanismos para que sesepare la responsabilidad que le corresponde a cada una de las cámaras. Específicamentedebe permitir distinguir si las responsabilidades se generan en las tareas meramenteaccesorias de las cámaras que lleguen a servir de intermediarias o le corresponden a lacámara que debe realizar el trámite de objeto de la solicitud. En esta medida el sistema debeincluir un procedimiento, sistema o control que le permita determinar, en caso depresentarse una anomalía, a qué cámara le corresponde que tipo de responsabilidad;

d) Consulta de información por características: El sistema debe permitir a los comerciantes yal público en general la consulta a nivel nacional de la información que repose en el RegistroUnico Empresarial permitiendo establecer criterios de búsqueda que involucren todos oalgunos de los campos que componen el Registro Unico Empresarial. Los criterios debúsqueda deben permitir versatilidad y debe incluir por lo menos, búsquedas de texto,rangos de valores y la combinación simultánea de estos criterios con operadores boléanos;

e) Acceso a la información a través de Internet: El sistema debe permitir la consulta deinformación a través de Internet con las características señaladas en el numeral anterior;

f) Impugnación: Sin perjuicio del cumplimiento del requisito relativo a la presentaciónpersonal, se debe permitir la presentación de impugnaciones previstas en las normascorrespondientes desde cualquier Cámara de Comercio;

g) Operación continua: El sistema debe estar en operación continua durante los horarios deatención de las cámaras y durante 24 horas 7 días a la semana para el servicio de Internet,salvo en los periodos que se requiera para mantenimiento, los cuales deben ser anunciadosy contenidos en la página principal del sistema de consulta por Internet. El plan decontingencia debe prever un procedimiento para que, en caso de falla del sistema, serestituya la operación en un plazo no superior a 72 horas.

1.5.3.2 FUNCIONES DE VERIFICACIÓN. <Numeral adicionado por la circular 5 de 2002. Elnuevo texto es el siguiente:>

El sistema que implemente la operación del Registro Unico Empresarial deberá permitir lassiguientes verificaciones:

a) Control de número de registro: El sistema de información debe prever un procedimientode numeración que garantice la adjudicación de números únicos a nivel nacional para laidentificación de registros, matrículas, renovaciones, documentos y demás información de talmanera que se pueda verificar la secuencia a nivel nacional;

b) Control de homonimia: <Lileral modificado por el artículo 2 de la Resolución 30475 de2004. El nuevo texto es el siguiente:> El sistema de información debe permitir la verificaciónen el ámbito nacional a que hace referencia el artículo 35 del Código de Comercio.

c) Control de Inhabilidades, impedimentos y prohibiciones: El sistema debe contener lainformación necesaria para que puedan ser controlables los casos en que la ley preveainhabilidades, impedimentos o prohibiciones a personas naturales o jurídicas respecto delejercicio del comercio a nivel nacional;

d) Control de prendas: El sistema debe llevar el control de todos los registros de contratosde prenda que se refieran a un mismo bien identificando todos los contratos registrados, lascámaras en que se registraron y el orden de prelación de las prendas de acuerdo con lafecha de registro de la prenda.

1.5.3.3 REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD. <Numeral adicionado por la circular 5 de 2002.El nuevo texto es el siguiente:>

El sistema que implemente el Registro Unico Empresarial deberá tener previstos lossiguientes controles:

a) Roles: Tanto en los procedimientos computacionales como en los manuales se debendefinir los alcances y restricciones de cada uno de los involucrados. Se debe definir el nivel ycontrol de acceso que tienen cada uno de los usuarios del sistema;

b) Auditoría: Se debe garantizar un registro de todas las operaciones realizadas en elsistema de información de tal manera que se pueda identificar el responsable del registro uoperación y la fecha en que los realiza. Se debe designar un auditor que revise los registros.La Superintendencia de Industria y Comercio una vez definido el sistema que se utilizarádeterminará las características de la auditoría;

c) Copia de respaldo: Se debe prever e instrumentar un procedimiento de copia de respaldode la información que se encuentre en medio magnético y de los programas computacionalesde tal suerte que se independicen los riesgos de uno y otro y de tal manera que sea posiblesu reconstrucción;

d) Seguridad de las instalaciones: El sistema de información debe contar con proteccionesfísicas tales que: sólo se permita el ingreso a personas autorizadas, se controlen lascondiciones físico-ambientales y de operación que sean exigidas o recomendadas por losfabricantes del hardware. Adicionalmente se debe contar con equipo de protección ydetección de incendios;

e) Control de acceso lógico en el sistema computacional: El sistema debe contener loscomponentes necesarios para restringir el acceso por vía electrónica sólo a los componentesy usuarios del sistema autorizados y debe controlar que las operaciones que estos realicense restrinjan a las permitidas. Estos componentes deben ser incluidos en el diseño delsistema;

f) Plan de contingencia: Se debe diseñar un plan de contingencia con el fin de controlar losriesgos y garantizar la continuidad de la operación del sistema de tal suerte que no seproduzcan interrupciones de más de tres días.

1.5.3.4 PROYECCIÓN DE SERVICIO. <Numeral adicionado por la circular 5 de 2002. El nuevotexto es el siguiente:>

El sistema debe diseñarse de tal manera que permita atender el tráfico esperado en unaproyección a 5 años incluyendo los picos de demanda.

1.5.3.5 REQUERIMIENTOS DE CONVERSIÓN. <Numeral adicionado por la circular 5 de 2002.El nuevo texto es el siguiente:>

Las cámaras deberán diseñar un procedimiento para que se realice la transición de lossistemas de información a las del nuevo sistema. En todo caso estos procedimientos debeninvolucrar:

a) Control de homonimia de casos previos a la consolidación del sistema. <Lileral modificadopor el artículo 3 de la Resolución 30475 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> A partir dela fecha de entrada en operación del Registro Unico Empresarial el sistema debe permitiridentificar los casos previos de homonimia en el ámbito nacional.

b) Registros anteriores: Todos los registros del Registro Mercantil y del Registro Unico deProponentes previos a la implementación de lo dispuesto en esta circular que se pudieranrequerir para trámites de certificación, consulta o renovación deben estar incluidos dentrodel sistema de información de tal manera que permita la operación adecuada del RegistroUnico Empresarial de acuerdo con los requerimientos establecidos en esta circular;

c) Unificación de números: Todos los registros señalados en el número anterior deben sernumerados de acuerdo con un procedimiento coherente que se adapte al sistema denumeración que se adopte en el nuevo sistema de información de acuerdo con lo dispuestoen esta circular. El sistema adoptado debe permitir la consulta utilizando la referencia decualquiera de las dos numeraciones.


<Consultar el texto original adicionado por la Circular 5 de 2002 directamente en la Circular5 de 2002>

1.6 EJECUCIÓN DEL PROYECTO. <Numeral modificado por la Circular 19 de2012. El nuevo texto es el siguiente:>

1.6.1 CRONOGRAMA. <Numeral modificado por la Circular 19 de 2012. El nuevotexto es el siguiente:>

Las cámaras deberán concluir las etapas que se desarrollan a continuación antesde vencido el plazo que se señala:

ETAPAS INICIO FIN

Selección del equipo coordinador y de seguimiento SEP. 3/2012 SEP. 5/ 2012

Definición y diseño de requerimientos funcionales – controles de cambio ycasos de uso

SEP. 5/2012 SEP. 10/2012

Validación de infraestructura y comunicaciones SEP. 10/2012 SEP. 15/2012

Estimación del valor del proyecto y cronograma detallado de desarrollo SEP. 5/2012 SEP. 15/2012

Destinación de recursos SEP. 16/2012 SEP. 20/2012

Desarrollo de software OCT. 1/2012 NOV. 30/012

Ajustes infraestructura y comunicaciones SEP. 30/2012 OCT. 30/2012

Pruebas cargue información Cámaras OCT. 31/2012 NOV. 30/2012

Pruebas funcionalidad del RUES NOV. 30/2012 DIC. 15/2012

Integración y puesta en producción DIC. 16/2012 DIC. 31/2012

Prestación de servicio al público ENE. 1/2013

Otras actividades:

– Presentación del modelo de formulario: Dentro del mes siguiente a la publicacióndel presente acto administrativo.

– Aprobación de los formularios: Quince días contados desde la presentación delos modelos de formularios por parte de Confecámaras.

Las actividades que comprende cada una de las etapas son las que se indican acontinuación:

a) Selección del equipo de coordinación y seguimiento: Las cámaras de comerciodeberán establecer el equipo de coordinación y seguimiento del proyecto, quegarantice la implementación del RUES en los términos y condiciones señaladas enesta circular;

b) Definición y diseño de requerimientos funcionales – controles de cambio y casosde uso: Elaboración de los documentos técnicos que describen cada una de lasnuevas funcionalidades que debe contener el RUES y los resultados esperados.Este documento debe contar con la aprobación de las cámaras mediante elproceso que se haya determinado previamente;

c) Validación de infraestructura y comunicaciones: Validación y definición de losequipos y medios de comunicación necesarios para soportar la funcionalidad delsistema de información;

d) Estimación del valor del proyecto y cronograma detallado de desarrollo:Estimativo del costo total del proyecto y de la proporción que le corresponde pagara cada Cámara de Comercio al igual que los tiempos en que se deberán efectuarlos desembolsos. Cronograma oficial del proyecto detallado de las actividades quese desarrollarán. Dicho cronograma en todo caso deberá ajustarse de tal maneraque debe dar cumplimiento por lo menos a las fechas señaladas en el cronogramageneral;

e) Destinación de recursos: Destinación de los recursos necesarios para desarrollarel proyecto y que deberán ser aportados por parte de las cámaras de comercio.Cada cámara debe prever mecanismos o apropiaciones adicionales que permitancubrir los sobrecostos o gastos no previstos;

f) Desarrollo de software: Diseño y desarrollo de las nuevas funcionalidades aintegrar al sistema de información;

g) Ajustes infraestructura y comunicaciones: Implementación de las mejorasestablecidas a la infraestructura y ajustes a la red de comunicaciones;

h) Pruebas y ajustes: Diseño, programación e instalación del software y hardware,equipos de comunicaciones y en general las instalaciones donde operarán o dondese almacenará la información. Pruebas y cargue de la información de las Cámarasal RUES. Realización de las pruebas del sistema de información sobre todas lasoperaciones y funciones previstas desde cada una de las Cámaras de Comercio.Los resultados de las pruebas deben garantizar que los servicios se puedan prestardentro de los plazos establecidos en la presente circular;

i) Integración y puesta en producción: Operatividad de todas las funcionalidadescon la información cargada al sistema;

i) Prestación del servicio al público: Inicio prestación del servicio.

Notas de Vigencia


1.6.2 INTERACCIÓN CON LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA YCOMERCIO. <Numeral modificado por la Circular 19 de 2012. El nuevo texto es elsiguiente:>

El equipo coordinador y de seguimiento, deberá presentar los siguientes informesa fin de que la Superintendencia de Industria y Comercio pueda evaluar elcumplimiento de las tareas dentro de los tiempos y condiciones establecidas”.

1.6.2.1 Reportes periódicos.

Se debe informar el estado del proyecto en un reporte mensual iniciando el 28 deseptiembre de 2012 que por lo menos debe contener:

a) Cronograma oficial detallado del proyecto y porcentaje de ejecución y retrasodel proyecto. En todo caso se debe señalar las cámaras en las que recae directa oindirectamente la responsabilidad por los atrasos o incumplimientos;

b) Las medidas correctivas que se tomarán para adecuarse al cronograma previstoen caso de presentarse algún atraso, incluyendo la reprogramación de fechas conel fin de alcanzar a dar al menos cumplimiento a los plazos exigidos en estacircular;

c) Documentación de las pruebas realizadas del sistema.

Notas de Vigencia


1.6.3 MODELO FUNCIONAL. <Numeral modificado por la Circular 19 de 2012. Elnuevo texto es el siguiente:> El RUES está compuesto por los siguientes 8registros.

Para que a través del RUES se pueden prestar los servicios de consultas, controlde homonimia y demás funcionalidades establecidas por la normatividad, se debecrear un índice general en el cual, estarán una sola vez cada uno de lasmatriculados e inscritos en los diferentes registros.

1. Registro Mercantil Mercantil

2. Registro Juegos de Suerte y Azar Juegos (S y A)

3. Registro Único de Proponentes Rup

4. Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro Esales

5. Registro de Entidades Extranjeras Extranjeras

6. Registro de la Economía Solidaria E. Solidaria

7. Registro Público de Veedurías Ciudadanas Veedurías

8. Registro Nacional de Turismo Rnt

Notas de Vigencia


- Plazo de las actividades 5 y 6 del numeral 1.6.1 y Plazo de los literales b), e) del numeral1.6.2.2 modificados por la Circular 20 de 2002, publicada en el Diario Oficial No. 44.951 de 2de octubre de 2002

- Cronograma del numeral 1.6.1 y Numeral 1.6.2.2 modificados por la Circular 14 de 2002,publicada en el Diario Oficial No. 44.819, de 01 de junio de 2002.


Texto adicionado por la Circular 5 de 2002, con las modificadiones introducidaspor las Circulares 14 y 20 de 2002:

1.6 EJECUCIÓN DEL PROYECTO.

1.6.1 CRONOGRAMA. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2002. El nuevo texto es elsiguiente:>

Las cámaras deberán concluir las etapas que se desarrollan a continuación antes de vencidoel plazo que se señala:

ETAPAS FECHA

<Cronograma modificado por la Circular 14 de 2002. Consultar cronograma modificadodirectamente en la Circular 14 de 2002>

1. Reglas de distribución y participación en toma de decisiones 2002/07/15

2. Selección del equipo de coordinación y seguimiento 2002/07/31

3. Definición detallada de requerimientos funcionales 2002/07/31

4. Definición y entrega del cronograma detallado de desarrollo 2002/07/31

5. <Cronograma modificado por la Circular 20 de 2002. La nueva

fecha es la siguiente:> Definición de los términos de referencia o

de las especificaciones detalladas del sistema a desarrollar 2002/09/30

6. <Cronograma modificado por la Circular 20 de 2002. La nueva

fecha es la siguiente:> Estimación del valor del proyecto 2002/11/15

7. Apropiación de recursos 2002/12/31

8. Proceso de selección del contratista o quien vaya a desarrollar

el proyecto 2003/03/31

9. Finalización del desarrollo e inicio de pruebas 2004/08/31

10. Adecuaciones respecto de los reportes y obligaciones 2004/09/30

11. Pruebas 2004/11/30

12. Migración 2004/12/31

13. Inicio de operación del sistema 2005/01/01.

Las actividades que comprende cada una de las etapas son las que se indican acontinuación:

a) Reglas de distribución y participación en toma de decisiones: Acuerdo entre las cámarasen el que se establezca la forma como se dirigirá el proyecto de desarrollo del sistema deinformación, las reglas relativas a la toma de decisiones del proyecto, la forma como sedistribuirán los gastos. La adopción de tales reglas deberá hacerse vinculante respecto detodas las cámaras. En todo caso las reglas que se adopten deberán ser informadas a lasjuntas directivas de las Cámaras de Comercio. Las funciones y decisiones que s e trasladenal equipo de coordinación conllevarán la responsabilidad de todas o algunas de las cámaras,caso en el cual se deberá precisar cuáles;

b) Selección del equipo de coordinación y seguimiento: Selección de las personasresponsables de la coordinación y seguimiento del proyecto. Para el efecto la ConfederaciónColombiana de Cámaras de Comercio, Confecamaras, o cualquier otra confederación ofederación podrá ser designada;

c) Definición detallada de requerimientos funcionales: Realización del documento en el cualse detalle los requisitos del sistema de información e incluya el desglose de todos losrequerimientos funcionales señalados en el número 1.5 de este capítulo. Este documentodebe contar con la aprobación de las cámaras mediante el proceso que se haya determinadopreviamente;

d) Definición y entrega del cronograma detallado de desarrollo: Cronograma oficial delproyecto detallado de las actividades que se desarrollarán. Dicho cronograma en todo caso

deberá ajustarse de tal manera que debe dar cumplimiento por lo menos a las fechasseñaladas el cronograma general que se señala en este artículo;

e) Estimación del valor del proyecto: Estimativo del costo total del proyecto y de laproporción que le corresponde pagar a cada Cámara de Comercio al igual que los tiempos enque se deberán efectuar los desembolsos;

f) Definición de los términos de referencia o de las especificaciones detalladas del sistema adesarrollar: Definición de los términos de referencia o de las especificaciones detalladas delsistema de información que se va a desarrollar y que servirán para realizar el concurso oconcursos para seleccionar contratistas y proveedores. En caso de que el sistema o parte deél se desarrolle con recursos y personal propio de las cámaras, presentación de undocumento que indique las tareas, tiempos y resultados que los equipos que se definan parael efecto deberán observar a fin de desarrollar el sistema de manera coherente y eficiente.Estos términos deben incluir los criterios de la conversión y selección de los registrosanteriores que van a ser migrados al nuevo sistema, indicando el procedimiento que seseguirá para garantizar la integridad y trazabilidad de este proceso;

g) Apropiación de recursos: Apropiación en los presupuestos del año 2002 de los recursosnecesarios para desarrollar el proyecto y que deberán ser aportados por parte de lasCámaras de Comercio o de sus confederaciones. Cada cámara o confederación debe prevermecanismos o apropiaciones adicionales que permitan cubrir los sobrecostos o gastos noprevistos;

h) Selección del contratista o quien vaya a desarrollar el proyecto: Selección de loscontratistas o asignación del personal que va desarrollar el sistema de información;

i) Finalización del desarrollo e inicio de pruebas: Diseño, programación e instalación delsoftware y hardware, equipos de comunicaciones y en general las instalaciones dondeoperarán o donde se almacenará la información;

j) Adecuaciones respecto de los reportes y obligaciones: Las cámaras deberán indicar lasadecuaciones a sus reportes y procedimientos que se generan por la adopción de sistema,necesarias a fin de continuar dando cumplimiento a las obligaciones que le son propiassegún lo dispuesto en la Circular Unica de 2001 Título VIII Capítulo II de la Superintendenciade Industria y Comercio;

k) Pruebas: Realización de las pruebas del sistema de información sobre todas lasoperaciones y funciones previstas desde cada una de las Cámaras de Comercio. Losresultados de las pruebas deben garantizar que los servicios se puedan prestar dentro de losplazos establecidos en la presente circular;

l) Migración: Inclusión en el sistema de toda la información que deba trasladarse al registroúnico empresarial que se encontrará contenida en el registro mercantil y en el registro únicode proponentes;

m) Inicio de operación del sistema: Iniciación en la prestación del servicio al público con elsistema operando la totalidad de las funciones previstas.

1.6.2 INTERACCIÓN CON LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. <Numeraladicionado por la circular 5 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:>

El equipo coordinador del proyecto deberá presentar los siguientes informes a fin de que laSuperintendencia de Industria y Comercio pueda evaluar el cumplimiento de las tareasdentro de los tiempos y condiciones establecidas.

1.6.2.1 REPORTES PERIÓDICOS. <Numeral adicionado por la circular 5 de 2002. El nuevotexto es el siguiente:>

Se debe informar el estado del proyecto en un reporte bimensual que por lo menos debetener:

a) Indicación del cumplimiento de las actividades incluidas en el cronograma general y eldetallado. En todo caso se debe señalar las cámaras en las que recae directa oindirectamente la responsabilidad por los atrasos o incumplimientos;

b) Porcentaje de ejecución y retrazo del proyecto;

c) Las medidas correctivas que se tomarán para adecuarse al cronograma previsto cuandoquiera que se haya presentado algún atraso, incluyendo la reprogramación de fechas con elfin de alcanzar a dar al menos cumplimiento a los plazos exigidos en esta circular.

1.6.2.2 REPORTES ESPORÁDICOS. <Numeral modificado por la Circular 14 de 2002, Elnuevo texto es el siguiente:> En adición a los reportes periódicos señalados, se debenpresentar los siguientes reportes en los plazos señalados:

a) Documento en el cual se formaliza el acuerdo entre las cámaras sobre la forma como sedirigirá el proyecto de desarrollo del sistema de información, las reglas relativas a la toma dedecisiones del proyecto, la forma como se distribuirán los gastos. Plazo: 2002/07/31;

b) Documento en el cual se definen los requerimientos funcionales con la correspondienteaprobación. Plazo: 2002/08/15;

c) Cronograma oficial detallado del proyecto. Plazo: 2002/08/15;

d) <Cronograma para este literal modificado por la Circular 20 de 2002. El nuevo texto es elsiguiente:> Estimativo del costo total del proyecto. Plazo 2002/11/30

e) <Cronograma para este literal modificado por la Circular 20 de 2002. El nuevo texto es elsiguiente:> Entrega de los términos de referencia para contratar o desarrollar el sistema deinformación indicando los requerimientos de migración. Plazo 2002/10/10.

f) Documento en el que conste que las cámaras de comercio realizaron la apropiaciónpresupuestal requerida. Plazo: 2003/01/15;

g) Indicación de los contratistas seleccionados para realizar el proyecto y/o personalasignado para la realización del proyecto indicando sus funciones y organización jerárquica.Plazo: 2003/04/15;

h) Informe precisando las adecuaciones a sus reportes y procedimientos que se generan porla adopción del sistema, necesarias, a fin de continuar dando cumplimiento a las obligacionesque le son propias, según lo dispuesto en la Circular Unica Título VIII Capítulo Segundo de laSuperintendencia de Industria y Comercio. Plazo: 2004/10/15;

i) Documentación de las pruebas realizadas del sistema. Plazo: 2004/12/15.


<Cronograma modificado por la Circular 14 de 2002. Consultar cronograma modificadodirectamente en la Circular 14 de 2002>


<Consultar el texto original adicionado por la Circular 5 de 2002 directamente en la Circular5 de 2002>

1.7 OPERACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL (RUES).<Numeral modificado por la Circular 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

1.7.1 Suministro de información a través del RUES

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 172 del Decreto número 019 de2012, en la página web del RUES podrá ser consultada la información básica de laspersonas incorporadas en su registro a saber: Cámara de comercio donde seregistra la persona, razón social, número de identificación tributaria, fecha derenovación, fecha de matrícula, fecha de vigencia, tipo de organización, categoríade la matrícula, estado de la matrícula, actividad económica, establecimientos,agencias o sucursales, representantes legales principales y suplentes, ylimitaciones de su capacidad de contratar.

1.7.2 Suministro de Información a entidades públicas y privadas quecumplan funciones públicas o presten servicios públicos.

En aplicación a lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto número 019 de 2012, lasentidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o prestenservicios públicos podrán acceder a la información de los certificados de laspersonas incorporadas en el RUES, para lo cual deberán diligenciar la solicitudvirtual correspondiente, a fin de obtener un usuario y contraseña, a través del cualpodrán consultar y realizar la lectura correspondiente, a efectos de obviar lasolicitud de los mismos y para que sirvan como prueba bajo la anotación delfuncionario que efectúe la consulta.

Notas de Vigencia


- Numerales 1.7 y 1.7.1 adicionados por el artículo 4 de la Resolución 30475 de 2004,publicada en el Diario Oficial 45.763 de 15 de diciembre de 2004.


Texto adicionado por la Resolución 30475 de 2004:

1.7 OPERACIÓN DEL REGISTRO UNICO EMPRESARIAL. <Numeral adicionado por el artículo4 de la Resolución 30475 de 2004>

1.7.1 INSCRIPCIONES MÚLTIPLES. <Numeral adicionado por el artículo 4 de la Resolución30475 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:>

A partir de la fecha de entrada en operación del Registro Unico Empresarial, en los casos enque la ley establezca la obligación de inscribir un mismo acto o documento en diferentescámaras de comercio, como por ejemplo, los que tratan los artículos 29, 35, 111, 160, 165,228, 953 y 1210 del Código de Comercio, los artículos 98 y 157 de la Ley 222 de 1995, o losartículos 11, 23, 31 y 36 de la Ley 550 de 1999, el comerciante podrá solicitar que el acto odocumentos inscritos en la cámara del domicilio principal de la sociedad, en cualquiera de loslugares de celebración o cumplimiento del acto o contrato, o de ubicación de los bienes,según corresponda, sea inscrito en las demás cámaras donde de acuerdo con la ley, tambiénse requiera inscribir dicho acto o documento. Para tal efecto, el comerciante deberá pagarlos derechos correspondientes.

Corresponderá exclusivamente a la cámara de comercio que de acuerdo con la ley realice laprimera inscripción efectuar el control de legalidad y conocer de los recursos que seinterpongan con ocasión del mismo.

Cuando el comerciante solicite la inscripción de un acto o documento previamente inscrito enotra cámara de comercio, se deberá informar esta circunstancia a la cámara ante la cual sesolicita la nueva inscripción y suministrar los datos correspondientes.

1.8 SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DEL REGISTRO UNICO EMPRESARIAL,RUE, PARA LA VENTANILLA UNICA DE COMERCIO EXTERIOR. <Numeral 1.8adicionado por la Circular 6 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Deconformidad con lo establecido en el Decreto 4149 de 2004 y con el fin de facilitarla implementación y funcionamiento de la Ventanilla Unica de Comercio Exterior,administrada por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, las cámaras decomercio deberán establecer mecanismos que permitan a las entidadesadministrativas que otorgan autorizaciones, permisos o vistos buenos previos a lasoperaciones de comercio exterior, la consulta en línea de los datoscorrespondientes al Certificado de Existencia y Representación Legal, así como elsuministro de la información de la carátula del formulario único del Registro UnicoEmpresarial.

Los mecanismos para la consulta y el suministro de dicha información deberánestablecerse en coordinación con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

La consulta en línea de los datos correspondientes al Certificado de Existencia yRepresentación legal deberá estar en operación a partir del 30 de junio de 2005.

Notas de Vigencia

- Numeral 1.8 adicionado por la Circular 6 de 2005, publicada en el Diario Oficial No. 45.953de 28 de junio de 2005.

1.9 SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DEL REGISTRO UNICO EMPRESARIAL,RUE, PARA EL TRÁMITE DE LA EXPEDICIÓN DE LICENCIAS DECONSTRUCCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 3 de 2009. El nuevo textoes el siguiente:>

De conformidad con lo establecido en el Decreto 1272 de 2009, con el fin defacilitar la implementación y funcionamiento de las Ventanillas Unicas deConstrucción en las ciudades de más de 500.000 habitantes en donde existanmedios tecnológicos disponibles de consulta virtual o flujos de informaciónelectrónica, las Cámaras de Comercio deberán establecer mecanismos quepermitan a las curadurías urbanas la consulta en línea de los datoscorrespondientes al Certificado de Existencia y Representación Legal.

Notas del Editor

- El Decreto 1272 de 2009 fue derogado por el artículo 138 del Decreto 1469 de 2010,publicado en el Diario Oficial No. 47.698 de 3 de mayo de 2010, 'Por el cual se reglamentanlas disposiciones relativas a las licencias urbanísticas; al reconocimiento de edificaciones; ala función pública que desempeñan los curadores urbanos y se expiden otras disposiciones'.Ver artículo 17 del Decreto 1469 de 2010 que trata sobre el sistema de categorización parael trámite de estudio y expedición de licencias de construcción en función de su complejidad.

Notas de Vigencia

- Numeral adicionado por la Circular 3 de 2009, publicada en el Diario Oficial No. 47.391 de25 de junio de 2009.

1.10 ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA. <Numeral 1.10 y sus subnumeralesadicionados por la Circular 2 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>

1.10.1 Inscripción en los registros públicos. De conformidad con los artículos14, 15 y 28 del Código Contencioso Administrativo, para efectos de garantizar eldebido proceso, las Cámaras de Comercio deben dar a conocer a los interesadoslas solicitudes de inscripción en los registros públicos. Para el efecto pueden acudira:

a) Informar de dicha solicitud a los terceros interesados en la actuación, medianteuna comunicación remitida por correo o mediante la publicación de la misma en unperiódico de la entidad o en un periódico de amplia circulación, nacional; o

b) La publicación de la solicitud en un medio electrónico público, en los términosdel artículo 19 de la Ley 962 de 2005.

Notas de Vigencia

- Numeral 1.10 y sus subnumerales adicionados por la Circular 2 de 2010, publicada en elDiario Oficial No. 47.619 de 10 de febrero de 2010.

1.11 RECURSOS DE LA VÍA GUBERNATIVA. <Numeral 1.11 y sussubnumerales adicionados por la Circular 2 de 2010. El nuevo texto es elsiguiente:>

1.11.1 Oportunidad para la interposición de recursos. Los recursos contra elacto registral podrán interponerse dentro de los cinco (5) días siguientes a la fechaen que se efectuó la anotación en el registro respectivo.

Transcurridos los términos sin que se hubieren interpuesto los recursosprocedentes, el acto quedará en firme.

1.11.2 Recurso de queja. Cuando en desarrollo de la vía gubernativa, seinterponga recurso de queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio,contra un acto administrativo de una Cámara de Comercio, se solicitará elexpediente a la Cámara de Comercio respectiva, adjuntando copia del recurso dequeja.

La Cámara de Comercio remitirá de inmediato el expediente solicitado yactualizará el certificado indicando que contra ese acto administrativo se interpuso

un recurso de queja, dejando constancia, de conformidad con el artículo 55 delCódigo Contencioso Administrativo, de que la inscripción se encuentra suspendida.

Una vez notificada la decisión que resuelva el recurso de queja la Superintendenciade Industria y Comercio remitirá copia del acto administrativo correspondiente a laCámara de Comercio respectiva, la cual deberá proceder de conformidad con dichadecisión.

1.11.3 Publicidad del recurso. Una vez interpuestos los recursos de reposicióno de apelación contra los actos registrales, mercantiles y de entidades sin ánimode lucro, las cámaras de comercio comunicarán a los interesados tal actuación através de servicio de mensajería, a la dirección de notificación judicial de lapersona jurídica o natural, según sea el caso.

Sin perjuicio de lo anterior la Cámara de Comercio informará de la presentacióndel recurso mediante la publicación en cualquier medio electrónico de quedisponga.

1.11.4 Notificación de la decisión del recurso. Cuando la decisión del recursode reposición confirma el acto impugnado, y procede el trámite del recurso dealzada, no es obligatoria la notificación personal de dicha decisión. En caso de quela decisión del recurso ponga fin al procedimiento administrativo, aquella deberáser notificada en los términos previstos en los artículos 44 y 45 del CódigoContencioso Administrativo.

1.11.5 Conformación del expediente de recurso. Resuelto por la Cámara deComercio el recurso de reposición interpuesto frente a un acto registral, mercantilo de entidades sin ánimo de lucro, y si fuere procedente el trámite del recurso dealzada, la Cámara de Comercio deberá remitir el expediente del recurso a laSuperintendencia de Industria y Comercio - Grupo de Trabajo de Cámaras deComercio, debidamente foliados en la parte superior derecha, iniciando desde lacarta de remisión a esta Entidad y hasta la última hoja, en el orden que acontinuación se indica:

a) Carta de remisión del expediente a la Superintendencia de Industria yComercio.

Tal documento deberá contener la relación del material que se envía, con laindicación de los folios que componen el expediente.

b) Escrito del recurso junto con su constancia de presentación personal.

c) Acto administrativo objeto del recurso.

Cuando se trate de abstención registral, la Cámara deberá remitir el oficiorespectivo. En caso de haber procedido la inscripción, deberá remitir copia de laanotación en el libro respectivo.

d) Actos y documentos presentados para registro.

e) Resolución mediante la cual la Cámara de Comercio decide el recurso dereposición.

f) Estatutos de la persona jurídica inscritos en la respectiva Cámara de Comercio yvigentes al momento de la adopción de la decisión materia de registro.

g) Certificado de existencia y representación legal o de matrícula mercantil, dondeconste la anotación registral del acto impugnado, sí el recurso es contra unainscripción.

h) Constancia de la publicación de la solicitud de inscripción registral, efectuadapor la Cámara de Comercio.

i) Constancia del traslado del recurso a los interesados.

j) Escritos de respuesta de los interesados al traslado de los recursos.

La remisión del recurso de alzada por parte de la Cámara de Comercio a laSuperintendencia de Industria y Comercio, deberá ser realizada dentro de los tres(3) días siguientes a aquel en que se decida el recurso de reposición, deconformidad con el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 3o delCódigo Contencioso Administrativo.

Notas de Vigencia

- Numeral 1.11 y sus subnumerales adicionados por la Circular 2 de 2010, publicada en elDiario Oficial No. 47.619 de 10 de febrero de 2010.

1.12 DEL REGISTRO NACIONAL DE TURISMO, RNT. <Numeral adicionado porla Circular 8 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

1.12.1. Libro para el Registro Nacional de Turismo, RNT

Para efectos del Registro Nacional de Turismo, RNT, las Cámaras de Comerciollevarán el siguiente libro:

Libro I. Del Registro Nacional de Turismo, RNT. Se inscribirán en este libro:

- Los actos de inscripción de los prestadores de servicios turísticos

- La actualización o modificación de la inscripción

- La cancelación de la inscripción y

- La suspensión de la inscripción.

1.12.2. Inscripción de los Prestadores de Servicios Turísticos

Deberán inscribirse en el Registro Nacional de Turismo, RNT, los siguientesprestadores de servicios turísticos y a los cuales hace referencia el artículo 12 de laLey 1101 de 2006, para lo cual se deberá diligenciar el correspondiente formulario,incorporado a esta Circular.

- Los hoteles, centros vacacionales, campamentos, viviendas turísticas y otrostipos de hospedaje no permanente, excluidos los establecimientos que prestan elservicio de alojamiento por horas.

- Las agencias de viajes y turismo, agencias mayoristas y las agencias operadoras.

- Las oficinas de representaciones turísticas.

- Los guías de turismo.

- Los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones.

- Los arrendadores de vehículos para turismo nacional e internacional.

- Los usuarios operadores, desarrolladores e industriales en zonas francasturísticas.

- Las empresas promotoras y comercializadoras de proyectos de tiempocompartido y multipropiedad.

- Los establecimientos de gastronomía y bares.

- Las empresas captadoras de ahorro para viajes y de servicios turísticosprepagados.

- Los concesionarios de servicios turísticos en parque.

- Los demás que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y el GobiernoNacional determinen.

- Las empresas de transporte terrestre automotor especializado, las empresasoperadoras de chivas y de otros vehículos automotores que presten servicio detransporte turístico.

- Los parques temáticos.

La solicitud de inscripción de un prestador de servicios turísticos podrá serpresentada en cualquier cámara de comercio del país. La cámara de comercioreceptora de la solicitud deberá, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo,dirigirla a la Cámara de Comercio que corresponda, de acuerdo con la jurisdicciónterritorial cameral del domicilio del prestador de servicios turísticos o delestablecimiento de comercio, según sea el caso.

Los establecimientos de comercio de las cajas de compensación familiar y losprestadores de servicios turísticos del Departamento de San Andrés y Providenciadeberán inscribirse en el Registro Nacional de Turismo, RNT, de acuerdo con losrequisitos que establece la normatividad vigente.

1.12.3. Requisitos generales para la inscripción en el Registro Nacional deTurismo (Decreto 2074 de 2003)

Las Cámaras de Comercio deberán verificar en las solicitudes de inscripción quepresenten los prestadores de servicios turísticos los siguientes requisitos:

- Que se encuentren inscritos de manera previa ante las Cámaras de Comercio enlos registros a que haya lugar y donde territorialmente corresponda su obligaciónde registro, de acuerdo con la normativa vigente para el efecto.

- Que la actividad comercial y/o el objeto social informado a las Cámaras deComercio comprenda las actividades y/o funciones que el prestador de serviciosturísticos pretende inscribir en el Registro Nacional de Turismo, RNT.

- Que no se encuentre ya inscrito en el Registro Nacional de Turismo, RNT, unprestador (establecimiento de comercio) con el mismo nombre -control dehomonimia- del que se va registrar.

Para efectos de la inscripción en el Registro Nacional de Turismo, RNT, losprestadores de servicios turísticos deberán presentar ante las Cámaras deComercio el formulario de solicitud de inscripción, incorporado a la presentecircular, diligenciado en su totalidad y teniendo en cuenta que por cada clase deprestador se debe diligenciar un formulario.

La información consignada el formulario de solicitud de inscripción debecorresponder a la registrada ante las Cámaras de Comercio, en el certificado deexistencia y representación legal de la persona jurídica y en el certificado dematrícula para los establecimientos de comercio, sucursales o agencias, la cualdeberá estar vigente al momento de su presentación.

Las cajas de compensación familiar acreditarán la respectiva representación legal,mediante certificación expedida por la Superintendencia del Subsidio Familiar o laentidad que haga sus veces. No obstante, cuando sean propietarias de unestablecimiento de comercio deberán matricularlo ante las Cámaras de Comercio,de conformidad con lo normado en el Estatuto Mercantil para el efecto.

Las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de efectuar el registro cuando losprestadores de servicios turísticos no cumplan con los requisitos señalados en elpresente numeral.

1.12.4. Requisitos específicos para determinados prestadores de serviciosturísticos a efectos de su inscripción en el Registro Nacional de Turismo,RNT.

Para efectos de realizar la inscripción en el Registro Nacional de Turismo, lasCámaras de Comercio deberán verificar que los prestadores de servicios turísticoscumplan con los requisitos de carácter general y con aquellas formalidadesespecíficas que la ley prevea en cada caso.

1.12.4.1 Establecimientos de alojamiento (Decreto 2590 de 2009,Resoluciones números 3772 y 4933 del 2009 del Ministerio de Comercio, Industriay Turismo)

Las viviendas turísticas y otros tipos de hospedaje no permanentes, en sucondición de inmuebles destinados a la prestación de servicios turísticos, debenestar inscritos ante el Registro Nacional de Turismo, RNT.

La obtención del registro constituye requisito previo y obligatorio para que elinmueble pueda ser utilizado como vivienda turística.

Las Cámaras de Comercio verificarán que adjunto al formulario de solicitud deinscripción se alleguen los siguientes documentos:

- El listado de los inmuebles (apartamento, casa o habitación que se ocupa) dondese prestará el servicio con sus direcciones.

- Los reglamentos de propiedad horizontal de los edificios y/o conjuntosresidenciales en donde los copropietarios autorizan la prestación del servicio devivienda turística en dichos apartamentos, de acuerdo al artículo 1o del Decreto4933 de 2009.

- Quienes destinen su vivienda, ocasionalmente para la prestación del servicio dealojamiento turístico no les será exigible para su inscripción ante el RegistroNacional de Turismo, RNT, la inscripción previa en el Registro Mercantil. En estecaso, será suficiente remitir junto con la solicitud de inscripción, una notaaclaratoria subscrita por el prestador o propietario de la vivienda.

Las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de efectuar el registro cuando losprestadores de servicios turísticos no cumplan con los requisitos señalados conantelación.

1.12.4.2. Empresas de transporte terrestre automotor especializado(Decreto 174 de 2001)

Las Cámaras de Comercio verificarán que las empresas de transporte terrestreautomotor especializado adjunten junto con el formulario de solicitud deinscripción, copia simple de la resolución de habilitación para operar la prestacióndel servicio público de transporte especial, expedida por el Ministerio deTransporte, de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto 174 de 2001. Las Cámaras deComercio deberán abstenerse de efectuar el registro cuando los prestadores deservicios turísticos no cumplan con los requisitos señalados en el presentenumeral.

1.12.4.3 Arrendadores de vehículos para turismo nacional e internacional(Decreto 174 de 2001, Resolución del Ministerio de Comercio, Industria yComercio número 161 del 20 de enero de 2012)

Las Cámaras de Comercio verificarán que los prestadores de servicios turísticosque arrienden vehículos para turismo nacional e internacional acrediten lossiguientes requisitos para su inscripción en el Registro Nacional de Turismo, RNT:

- Establecimiento de comercio abierto al público, lo cual podrá ser acreditadomediante declaración que para el efecto realice el prestador de servicios turísticos,cuando se trate de una persona jurídica la efectuará el representante legal de lamisma.

- Adjuntar los estados financieros suscritos por contador público o revisor fiscal,según el caso.

- Acreditar mediante certificación expedida por contador público o revisor fiscal, larelación de los vehículos de su propiedad con los que se prestará el servicio o quelos mismos están a su nombre bajo la figura de arrendamiento financiero oleasing. El número de vehículos no podrá ser inferior a cinco (5).

- Acreditar su capacidad financiera con un capital mínimo (capital social o capital

pagado para efectos de las sociedades por acciones) equivalente a quinientossalarios mínimos legales mensuales vigentes (500 smlmv), de acuerdo con loregistrado en el certificado de existencia y representación legal, si se tratare depersonas jurídicas o mediante balance certificado por contador público, si setrataré de persona natural.

- Suministrar las tarifas de alquiler de vehículos y servicios accesorios, paracertificar la fecha de su vigencia, suscritos por contador público o revisor fiscal, lastarifas deberán ser actualizadas cada vez que el prestador de servicios turísticoslas modifique.

Las Cámaras de Comercio expedirán junto con el Certificado de inscripción y deActualización, una relación de los vehículos con los que la empresa prestará elservicio.

Las Cámaras de Comercio confrontarán la información y documentos requeridoscon la información obrante en los registros públicos a su cargo, cuando esta consteen cualquiera de ellos, no será necesario adjuntar documento alguno para talefecto. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir la solicitud deinscripción que no cumpla con los requisitos aludidos en el presente numeral.

1.12.4.4. Empresas captadoras de ahorro (artículo 10 del Decreto 2074 de2003)

Las Cámaras de Comercio verificarán que los prestadores de servicios turísticoscaptadores de ahorro para viajes y de servicios turísticos prepagados posean uncapital mínimo (capital social o capital pagado para efectos de las sociedades poracciones) de dos mil quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes(2.500 smlmv). Para el efecto deberán adjuntar un balance de apertura o unbalance general con corte a treinta y uno (31) de diciembre del añoinmediatamente anterior y el estado de resultados del ejercicio certificado porcontador público.

Las Cámaras de Comercio confrontarán la información y documentos requeridoscon la información obrante en los registros públicos a su cargo, cuando esta consteen cualquiera de ellos, no será necesario adjuntar documento alguno para talefecto. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir la solicitud deinscripción que no cumpla con los requisitos aludidos en el presente numeral.

1.12.4.5. Establecimientos de gastronomía, bares y negocios similares(Ley 1101 de 2006, Resoluciones números 347 y 348 de 2007 del Ministerio deComercio, Industria y Turismo)

Las Cámaras de Comercio verificarán que los restaurantes y bares que presentensu solicitud de inscripción ante el Registro Nacional de Turismo, RNT, tenganventas anuales superiores a quinientos salarios mínimos legales mensualesvigentes (500 smlmv) y que además se encuentren localizados y/o contempladosen los lugares que para el efecto determine el Ministerio de Comercio, Industria yTurismo. Los requisitos en cita podrán ser acreditados mediante declaración que alefecto realice el prestador de servicios turísticos, cuando se trate de una personajurídica la efectuará el representante legal de la misma.

Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir los establecimientos degastronomía, bares y negocios similares, cuando no se adjunte dicha declaración.

1.12.4.6. Parques temáticos (artículo 20 de la Ley 1225 de 2008)

Las Cámaras de Comercio verificarán que junto con el formulario de solicitud deinscripción se adjunte el acta de registro suscrita por el alcalde de la localidaddonde esté ubicado el parque temático.

Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir los parques temáticos,cuando no se adjunte el acta de que trata el inciso precedente.

1.12.4.7. Guías de turismo (artículos 2o y 94 de la Ley 300 de 1996, Decreto1825 de 2001, Resolución número 4896 de 2011 del Ministerio de Comercio,Industria y Turismo)

Las Cámaras de Comercio inscribirán en el Registro Nacional de Turismo a losguías de turismo de acuerdo con la relación que para el efecto envíe el ConsejoProfesional de Guías de Turismo, a través de la Dirección de Calidad, Seguridad yDesarrollo Sostenible del Turismo.

Las Cámaras de Comercio deberán tener en cuenta para determinar sucompetencia registral el lugar (ciudad, municipio o distrito) en que tenga domicilioprincipal el guía de turismo.

Las Cámaras de Comercio verificarán para la actualización de la inscripción en elRegistro Nacional de Turismo de los guías de turismo que el formulario deactualización y/o renovación respectivo, incorporado a la presente circular estédiligenciado de manera completa, sin errores u omisiones y que se adjunte copiadel Registro Único Tributario, RUT, del guía de turismo, en su condición deprofesional independiente.

Para la actualización de la inscripción en el Registro Nacional de Turismocorrespondiente al año 2013, las Cámaras de Comercio verificarán que los guíasde turismo acrediten haber recibido en el año inmediatamente anterior,capacitaciones o cursos de actualización académica con una intensidad no inferiora cuarenta (40) horas lectivas anuales, en temas relacionados directamente con laformación profesional requerida para el ejercicio del guionaje o guianza turística,según las directrices que determine el Consejo Profesional de Guías de Turismo.

A partir de la actualización de la inscripción en el Registro Nacional de Turismocorrespondiente al año 2014, las Cámaras de Comercio verifican que la intensidadhoraria acreditada no será inferior a sesenta (60) horas lectivas anuales.

Las Cámaras de Comercio se abstendrán de actualizar a los guías de turismo,cuando no se dé cumplimiento a los requisitos señalados en el presente numeral.

1.12.5. Modificación de la información del Registro Nacional de Turismo,RNT (artículo 11 del Decreto 2074 de 2003)

Los prestadores de servicios turísticos informarán a las Cámaras de Comercio lasmutaciones acaecidas por razón de su actividad comercial o profesional, mediante

el diligenciamiento del formulario correspondiente, el cual deberá atender lodispuesto en el numeral 1.12.7 de la presente circular.

Cuando la modificación corresponda a la situación jurídica del establecimiento,dicho acto deberá inscribirse de manera previa e inmediata en el RegistroMercantil.

Las Cámaras de Comercio se abstendrán de actualizar la información en elRegistro Nacional de Turismo, RNT, cuando las modificaciones correspondan aactos que deban inscribirse de manera previa en el registro mercantil.

Las Cámaras de Comercio realizarán de forma automática las actualizaciones omodificaciones de aquellos actos que sean informados al registro mercantil, porejemplo, cambio dirección comercial, dirección de notificación judicial, cambio derepresentante legal, etcétera.

1.12.6. Inscripción de sucursales y agencias

Las sucursales y agencias se inscribirán en la Cámara de Comercio del lugar endonde se encuentren ubicados tales establecimientos de comercio (artículo 18 delDecreto 504 de 1997).

1.12.7. Plazo para decidir respecto de una solicitud de inscripción

Las Cámaras de Comercio procederán a efectuar el registro y a expedir elcertificado correspondiente o a devolver la solicitud, dentro de los treinta (30) díascalendario siguientes a la presentación del formulario de inscripción (artículo 6o delDecreto 504 de 1997).

1.12.8. Causales de devolución

Las Cámaras de Comercio podrán devolver la solicitud de registro en los siguientescasos (artículo 7o del Decreto 2074 de 2003):

- Cuando hubiere errores u omisiones en el diligenciamiento del formulario.

- Cuando la información consignada en el formulario estuviere incompleta.

- Cuando no se adjunten los documentos señalados en la ley y demás normasespeciales o estos no cumplan con las condiciones exigidas.

Una vez completada la información y presentada la documentación de acuerdo conlo señalado en el documento de devolución y cumplidos los requisitos de ley, lasCámaras de Comercio procederán a otorgar el registro dentro de los 30 díascalendario siguientes y a expedir el certificado de registro respectivo.

1.12.9. Control de homonimia (parágrafo del artículo 4o del Decreto 2074 de2003)

El control de homonimia se efectuará en los términos establecidos en el artículo 35del Código de Comercio. En todo caso, las Cámaras de Comercio se abstendrán deregistrar la solicitud de inscripción de un prestador de servicios turísticos con elmismo nombre de otro que haya sido inscrito previamente en el Registro Nacional

de Turismo, RNT.

1.12.10. Función de certificación registral

Las Cámaras de Comercio expedirán los certificados que acrediten el registro delprestador de servicios turísticos en el Registro Nacional de Turismo, RNT.

Certificado de Inscripción y actualización: El certificado de inscripción yactualización deberá contener la siguiente información (artículo 10 del Decreto 504de 1997, modificado por el artículo 5o del Decreto 2074 de 2003):

- Número único de inscripción en el Registro Nacional de Turismo, RNT.

- Nombre y domicilio del prestador de servicios turísticos.

- Nombre del establecimiento comercial, si lo hubiere.

- Clase de prestador turístico.

1.12.11. Derechos por la prestación de los servicios registrales

Los derechos por la prestación de los servicios registrales serán los previstos por laley para el Registro Mercantil, el Registro Único de Proponentes y el Registro deEntidades Sin Ánimo de Lucro, según sea el caso. Las Cámaras de Comercio nopodrán cobrar derechos de inscripción y renovación sobre los registros que setrasladan en virtud del presente decreto-ley y que a la vigencia del mismo no loscausan (inciso 4o del artículo 166 del Decreto 019 de 2012).

1.12.12. Actualización anual de la inscripción en el - Registro Nacional deTurismo, RNT, (artículo 11 del Decreto 2074 de 2003)

El Registro Nacional de Turismo, RNT, tendrá una vigencia anual y deberáactualizarse o renovarse dentro de los tres primeros meses de cada año, deconformidad con lo dispuesto en el artículo 166 del Decreto 19 del 10 de enero de2012, sin importar cuál hubiere sido la fecha de la inscripción inicial por parte delprestador de servicios turísticos, salvo que la inscripción se realice dentro del plazoaquí previsto, caso en el cual bastará la inscripción.

La solicitud de actualización o renovación deberá quedar radicada a más tardar eltreinta y uno (31) de marzo de cada año.

El Registro Nacional de Turismo, RNT, que se traslada a las Cámaras de Comercioserá asumido por estas a partir del primero (1o) de marzo de dos mil doce (2012).

<Inciso modificado por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Laactualización del Registro Nacional de Turismo, para la vigencia del año dos mildoce (2012) se realizará entre el primero (1o) de enero y el treinta (30) de abrilde este año.

Notas de Vigencia

- Inciso modificado por la Circular 10 de 2012, publicada en el Diario Oficial No. 48.358 de29 de febrero de 2012.



<INCISO> La actualización del Registro Nacional de Turismo, para la vigencia del año dosmil doce (2012) se realizará entre el primero (1o) y el treinta (30) de abril de este año.

Para efectos de los dispuesto en el numeral 1.12, los prestados de serviciosturísticos deberán diligenciar el correspondiente formulario de actualización.

1.12.13. Intercambio de Información

Las Cámaras de Comercio establecerán mecanismos que permitan el suministroeficaz de la información requerida por el Ministerio de Comercio, Industria yTurismo.

1.12.14. Traslado del Registro

Para efectos del traslado del Registro Nacional de Turismo que actualmente lleva elMinisterio de Comercio, Industria y Turismo se tendrá en cuenta los siguientesaspectos:

- El Ministerio pondrá a disposición de las Cámaras de Comercio la herramientatecnológica con la cual opera en la actualidad el registro, así como aquella que seencuentra en desarrollo.

- El traslado del registro se realizará a más tardar el 29 de febrero de 2012.

- Requerimientos funcionales. El sistema que implementen las Cámaras deComercio deberá estar en capacidad de satisfacer las funciones que se relacionanen este Capítulo. Las Cámaras de Comercio podrán adoptar cualquier sistema queconsideren adecuado para lograr estos propósitos. Para realizar los desarrollos yoperar el sistema podrán emplear los mecanismos que consideren más eficientes ycontratar asesorías o servicios externos. Podrán realizar acuerdos entre lascámaras o con las confederaciones y federaciones para que los desarrollosnecesarios los haga una por cuenta de la otra.

Las Cámaras de Comercio no asumirán ninguna responsabilidad respecto de lalegalidad de las inscripciones realizadas por el Ministerio de Comercio, Industria yTurismo, pero sí sobre las constancias o forma de certificación de las mismas.

1.12.15. Suspensión y cancelación del Registro Nacional de Turismo, RNT,(artículo 72 de la Ley 300 de 1996, modificado por el artículo 47 de la Ley 1429 de2010)

El prestador de servicios turísticos deberá informar a la Cámara de Comercio quecorresponda, la suspensión de actividades turísticas en forma previa, caso en elcual esta suspenderá la inscripción correspondiente en el registro por el tiempoque dure la inactividad; no obstante, el prestador deberá informar a la respectivacámara la fecha cierta en que reanudará su actividad.

Las Cámaras de Comercio procederán a la cancelación del registro por lassiguientes razones:

- Por solicitud del Prestador de Servicios Turísticos, evento en el cual deberáactualizar de manera previa en el Registro Mercantil la actividad comercial y/o elobjeto social, a efectos de que ya no conste la actividad comercial correspondienteal tipo de prestador inscrito ante el registro.

- Por orden del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, de conformidad con lodispuesto en el artículo 47 Ley 1429 de 2010. En este caso, la cancelación de lainscripción en el Registro Nacional de Turismo implicará la prohibición de ejercer laactividad turística durante 5 años a partir de la sanción.

- Por ministerio de la ley.

PARÁGRAFO TRANSITORIO. Para efectos de la reactivación de que trata elparágrafo transitorio del artículo 164 del Decreto-ley 019 de 2012 los prestadoresde servicios turísticos deberán actualizar su registro, a más tardar el 10 de juniode 2012.

Notas de Vigencia

- Numeral 1.12 adicionado por la Circular 8 de 2012, publicada en el Diario Oficial No.48.356 de 27 de febrero de 2012.

CAPITULO II.

ASPECTOS GENERALES.

2.1 SISTEMA DE EVALUACIÓN DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO (SEC).<Numeral modificado por la Circular 11 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:>

El SEC es el sistema de evaluación empleado por la Superintendencia de Industriay Comercio, para supervisar de manera integral y especializada la gestión de lasCámaras de Comercio.

Notas de Vigencia

- Numeral 2.1 modificado por la Circular 11 de 2005, publicada en el Diario Oficial No.46.135 de 28 diciembre de 2005. Ver las Notas de Vigencia anteriores y la LegislaciónAnterior al finalizar el numeral 2.1.4.

2.1.1 DEFINICIÓN DE LOS GRUPOS DE EVALUACIÓN. <Numeral modificadopor la Circular 11 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:>

2.1.1.1 Grupo de servicio público de registro

a) Control sobre libros de registro:

i) Apertura. La apertura de los libros de registro deberá efectuarse observando loseñalado en los numerales 1.1.1 y 1.4.2 del capítulo primero del presente título;

ii) Existencia de libros y denominación: Las Cámaras de Comercio deberánasegurarse de la existencia de los libros de registro que determine esta

Superintendencia y de su correcta denominación, con sujeción a lo establecido enlos numerales 1.1.1, 1.2.1 y 1.3.1 del capítulo primero del presente título;

iii) Forma de llevar los libros: Los libros de registro deberán llevarse conforme a loestablecido en los numerales 1.1.1, 1.1.2, 1.2.2 y 1.4.2 del capítulo primero delpresente título;

b) Procedimiento para llevar los registros. Para llevar los registros, las Cámaras deComercio deberán observar las disposiciones previstas en los numerales 1.1.2,1.2.2, 1.2.4, 1.2.5, 1.2.6, 1.3.2, 1.4.1 y 1.4.3 del capítulo primero del presentetítulo;

c) Certificaciones. Para expedir las certificaciones las Cámaras de Comercioobservarán lo dispuesto en los artículos 86 número 3 del código de comercio, lascirculares conjuntas 1 de 1983 (anexo 7.3) y SB040SIC008 de 1993 (anexo 7.4)de las Superintendencias Bancaria y de Industria y Comercio y numerales 1.2.7,1.3.3 y 2.7 del presente título;

d) Tarifas por concepto de registro y su publicidad. Las Cámaras de Comerciodeberán cobrar a sus usuarios exclusivamente los conceptos previstos y solamentelas tarifas autorizadas por el Gobierno Nacional, de conformidad con lo dispuestoen el decreto 393 de 2002, y los numerales 1.2.3, 1.4.8 y 2.4 del presente título.

Dichas tarifas, lo mismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrará por lascopias de los asientos de los registros, deberán publicarse en un lugar fácilmentevisible a la entrada de cada área de atención al público;

e) Recepción de estados financieros. Cuando se presenten los estados financierospara su depósito, las Cámaras de Comercio deberán observar lo consagrado en elnumeral 1.4.5 del capítulo primero del presente título;

f) Archivo de los documentos de registro público. Además del cumplimiento de loprevisto en el artículo 43 del código de comercio, las Cámaras de Comerciodeberán asegurarse de que los archivos de registro público cuenten concondiciones adecuadas de seguridad, manejo y conservación, observando loconsagrado en la Ley 594 de 2000;

g) Publicación de la noticia mercantil. Las Cámaras de Comercio deberán publicarla noticia mercantil observando lo establecido en el número 4 del artículo 86 delCódigo de Comercio y en el numeral 1.1.3 del capítulo primero del presente título;

h) Reglamento interno y manuales de procedimientos para los trámites deregistro. Las Cámaras de Comercio deberán formalizar y documentar losprocedimientos que seguirán para llevar y certificar los registros públicos,mediante el establecimiento de un manual aprobado por el órgano competente;

i) Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro. Los trámites deregistro deberán resolverse dentro de los términos señalados en el CódigoContencioso Administrativo;

j) Notificación de actos administrativos. La notificación de los actos administrativosque emitan las Cámaras de Comercio deberá observar lo previsto para tal efecto

en el Código Contencioso Administrativo.

2.1.1.2 Grupo de atención al público

a) Horario de atención al público. Las Cámaras de Comercio no podrán terminar laatención al público, hasta tanto hayan despachado a todos los usuarios quehubieran ingresado a la entidad dentro del horario de atención previsto en elreglamento interno, de conformidad con lo dispuesto en el siguiente párrafo y enel numeral 1.2.8 del capítulo primero del presente título.

Cuando quiera que circunstancias extraordinarias de caso fortuito o fuerza mayorhagan necesario modificar temporalmente el horario de atención al público, lavariación debe ser informada al público por lo menos con cinco (5) días deanticipación, indicando las causas que justifiquen la determinación y la duración dela variación previstas, fijando en un lugar visible de la sede de la cámara y susoficinas seccionales y receptoras un aviso a este efecto.

Con la constancia mensual de la reunión de la junta directiva, se allegará a laSuperintendencia de Industria y Comercio constancia de haber dado cumplimientoa lo recién dispuesto;

b) Información al público. De acuerdo con la condición socioeconómica y culturalde cada región, el número de usuarios y las posibilidades de acceso a métodos dedifusión, para cada tipo de usuario y para el público en general, se deberáinformar sobre los siguientes aspectos:

i) Todos los servicios que presta, las condiciones para acceder a ellos y su costo.En caso de que existan costos preferenciales o diferenciales, resaltar elfundamento legal que justifique su establecimiento.

Para cada servicio deberá indicarse el nombre y cargo del funcionario responsabley el sitio, forma y tiempo en que se puede tener acceso a él:

ii) Las normas que determinan sus funciones y, en cada caso, las aplicables alservicio específico. Para el registro de proponentes la información mínima será laseñalada en el numeral 1.2.2. del Capítulo Primero del presente título;

iii) Los procedimientos y trámites a que están sujetas las actuaciones, precisandode manera detallada todos los documentos y requisitos que deben sersuministrados por los usuarios y los plazos en que será resuelto cada trámite.

Tratándose de actuaciones sujetas a recursos, deberá indicarse de manera expresalos recursos que proceden, así como la forma y tiempo en que los mismos debeninterponerse;

iv) El sistema de peticiones, quejas y reclamos, en adelante PQR, con que cuentala cámara de comercio y la forma de acceder al mismo;

v) El horario de atención y los días a la semana en que se atenderá al públicodeberán informarse en un lugar fácilmente visible a la entrada de cada área deatención al público con que cuente la cámara de comercio;

vi) La ubicación de todas sus áreas de atención, esto es, las oficinas seccionales o

puntos de atención;

vii) Disponer de avisos visibles en la entrada de cada área de atención al públicoen los cuales se señale que “Por instrucción de la Superintendencia de Industria yComercio y en aplicación de lo dispuesto en el artículo 26 del Código de Comercioy el numeral 1.4.7 del Capítulo Primero del título VIII de la Circular 10 de 2001,los archivos, libros y documentos de los registros pueden ser consultados libre ygratuitamente y el interesado puede obtener copias de los mismos”;

c) Areas de atención al público e infraestructura disponible. Las Cámaras deComercio adecuarán cada área de atención al público, disponiendo como mínimo,de:

i) Area física: El espacio, dotación mobiliaria, la forma de acceso y los implementosdisponibles deberán estar acordes con el número y tipo de usuarios con quecuente cada área de atención al público, de tal manera que sean suficientes yadecuados para, de una parte, el diligenciamiento de los documentos necesariospara adelantar los trámites de registro y, de otra, a fin de que cualquier personapueda examinar los libros, los archivos en que sean llevados los registros públicoso los documentos emanados de estos y tomar anotaciones de los mismos, encumplimiento de lo previsto en el artículo 26 del Código de Comercio y de acuerdocon lo señalado en el numeral 1.4.7 del Capítulo Primero del presente título;

ii) Infraestructura y asignación de personal: Las Cámaras de Comercio contaráncon la infraestructura y el personal suficiente y adecuadamente capacitado paraatender a los usuarios de los registros públicos de manera que se garantice unservicio ágil en ventanilla y se respete el derecho de turno. Para este efecto sedeberá tener en cuenta la estacionalidad de la demanda de cada servicio;

d) Capacitación a los usuarios sobre los registros. Dentro de los programas decapacitación que las Cámaras de Comercio deberán ofrecer sin costo, deben incluirtemas relacionados con registros públicos, atendiendo el número de usuarios, lasnecesidades de capacitación que sean detectadas por la cámara, los cambioslegislativos y las instrucciones impartidas por esta Superintendencia;

e) PQR. Las cámaras deberán adoptar e implementar un sistema de PQR.

El sistema deberá comprender, como mínimo: Infraestructura física suficiente yrecurso humano adecuado cualitativa y cuantitativamente, que permitan larecepción, tramitación y respuesta oportuna; el establecimiento de procedimientosy formatos de presentación; y, la adopción de mecanismos de difusión yconocimiento del sistema por parte de los usuarios.

Las Cámaras de Comercio deberán hacer seguimiento estadístico y cualitativo a susistema de PQR, verificar los resultados y tomar las medidas correctivas quecorresponda;

f) Cobertura del registro en la jurisdicción. Las Cámaras de Comercio deberánadoptar las medidas necesarias a fin de prestar los servicios de registro en todoslos municipios que conforman su jurisdicción.

Esta cobertura será aceptable si se hace directamente, lo mismo que si se verifica

en asocio con otras Cámaras de Comercio, mediante la implementación deacuerdos de colaboración autorizados por esta Entidad.

Para efectos de determinar la cobertura del registro, las Cámaras de Comercioactualizarán periódicamente una estimación del potencial de comerciantes de sujurisdicción, el cual podrá realizarse en asocio o a través de convenios con otrasentidades interesadas en la misma información, o sustituirse por otros mediosidóneos de información que permitan determinar dicho potencial, tales como lasbases de datos del DANE o de autoridades tributarias nacionales o locales.

Las Cámaras de Comercio deberán informar a la Superintendencia la manera cómocumplen con la cobertura requerida, discriminando las oficinas seccionales, puntosde atención u otros mecanismos con que cuenten para atender los requerimientosde los usuarios en cada municipio, en los plazos señalados para tal efecto en elformato informe de gestión o labores 1020-F10* anexo 4.3.

Notas de Vigencia

- Formulario CC01-F06 modificado por la Circular 3 de 2010, publicada en el Diario OficialNo. 47.652 de 15 de marzo de 2010.

- Formato 1020-F10 reemplazado por el CC01-F06, por el numeral 3.5 de la Circular 6 de2008, publicada en el Diario Oficial No. 47.087 de 20 de agosto de 2008.

2.1.1.3 Grupo financiero, administrativo y contable

a) Aspectos contables

i) Aplicación de normas generales de contabilidad: Las Cámaras de Comerciodeben llevar su contabilidad observando lo dispuesto en los Decretos 2649 y 2650de 1993;

ii) <Ordinal modificado por la Circular 9 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>Sistema de Contabilización de Ingresos y Gastos a Nivel de Subcuentas y Centrosde Costos:

Los registros contables de las operaciones y hechos económicos de ingresos ygastos de las cámaras de comercio se llevarán de forma separada de conformidadcon la naturaleza pública o privada de la actividad o servicio que los generó omotivó.

Para el efecto, los sistemas contables de las cámaras de comercio debenincorporar a nivel de subcuentas, mecanismos de separación de los ingresos y delos gastos en públicos y privados e imputar en forma simultánea dichos registros alos centros de costos que identifiquen los servicios, programas, proyectos,departamentos o áreas generadores o destinatarios de los ingresos y gastos.

En cumplimiento de la circular 60 de la Contaduría General de la Nación y de laCircular número 5 de 2005 proferida por la Superintendencia de Industria yComercio, las cámaras de comercio, a través de la Confederación de Cámaras deComercio, Confecámaras, elaboraron el Manual de Principios, Reglas,Procedimientos y Clasificación de los Ingresos y Gastos de Origen Público y Privado

de las Cámaras de Comercio, el Catálogo de Centros de Costos y Manual de uso yel Modelo de Reportes Básicos de Estado de Resultados, los cuales fueronaprobados por esta Superintendencia según comunicaciones del 19 y 22 dediciembre de 2005, radicadas bajo el número 05127557, y son de obligatoriocumplimiento para las cámaras de comercio a partir del 1o de enero de 2006, talcomo se estableció en el numeral 6 de la Circular número 5 antes mencionada, sinperjuicio del cumplimiento de otras disposiciones normativas que sobre elparticular les sean aplicables.

Sin perjuicio de la aprobación otorgada por la Superintendencia de Industria yComercio a los Sistemas de Contabilización de Ingresos y Gastos a Nivel deSubcuentas y Centros de Costos, la interpretación y aplicación de las reglas ycriterios en ellos establecidos, serán de plena responsabilidad de cada Cámara deComercio.

Notas de Vigencia

- Ordinal modificado por la Circular 9 de 2007, publicada en el Diario Oficial No. 46.783 de16 de octubre de 2007.



ii) Sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas y centros decostos:

Los registros contables de las operaciones y hechos económicos de ingresos y gastos de lasCámaras de Comercio se llevarán de forma separada de conformidad con la naturalezapública o privada de la actividad o servicio que los generó o motivó.

Para el efecto, los sistemas contables de las Cámaras de Comercio incorporarán a nivel desubcuentas, mecanismos de separación de los ingresos y de los gastos en públicos yprivados e imputarán en forma simultánea dichos registros a los centros de costos queidentifiquen los servicios, programas, proyectos, departamentos o áreas generadores odestinatarios de los ingresos y gastos.

El desarrollo de las actividades de definición, instrumentación y adecuación de los programasy sistemas de registros contables, deberán cumplirse por las Cámaras de Comercio deacuerdo con el siguiente cronograma a fin de garantizar su entrada en funcionamiento apartir del 1o de enero de 2006.

Actividad Documento Fecha Límite dd/mm/aa

1Conformación del equipo de

trabajo y coordinación Acta de conformación 15/07/2005

2 Definir y unificar criterios de Manual de principios, reglas, 10/10/2005

clasificación de ingresos públicos y procedimientos y clasificación.

privados y de gastos directos e

indirectos.

3 Elaborar el catálogo de centros de Catálogo y manual de uso 04/11/05

costos para lo público y lo privado

con sus respectivas definiciones y

orientaciones de uso.

4 Definir los reportes básicos de Proformas o modelos de los 05/12/2005

Estados de Resultados clasificados estados de resultados definidos.

(público y privado) a nivel de

subcuentas y centros de costos y

a diferentes niveles de desagregación.

5 Incorporar a los aplicativos contables Certificación del Representante 01/01/2006

los parámetros, subcuentas, catálogos Legal de cada cámara.

de centros de costos, programas de los

reportes definidos en el punto 4 y

entrada en operación del sistema.

1. Conformación del equipo de trabajo y coordinación.

Las Cámaras de Comercio de común acuerdo, deberán conformar un equipo de trabajo quese encargará de coordinar el desarrollo de las actividades previstas para el establecimientodel sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas y centros decostos.

Para el efecto, las Cámaras de Comercio deberán definir las reglas para la toma dedecisiones, las cuales, una vez adoptadas, serán vinculantes respecto de todas las cámaras.

En todo caso, el establecimiento del sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivelde subcuentas y centros de costo, será responsabilidad de cada Cámara de Comercio.

Las Cámaras de Comercio, a través de Confecámaras, deberán radicar en estaSuperintendencia, a más tardar el 15 de julio del presente año, el acta de conformación delequipo de trabajo y coordinación, en la que consten las reglas adoptadas para tomar lasdecisiones y desarrollar las actividades previstas en el cronograma establecido en elpresente numeral.

2. Definir y unificar criterios de clasificación de ingresos públicos y privados y de los gastosdirectos e indirectos asociados a los mismos.

Las Cámaras de Comercio deberán elaborar un manual en el que se definan de manerauniforme los criterios de clasificación de ingresos públicos y privados y de los gastos directose indirectos asociados a dichos ingresos.

En desarrollo de lo anterior debe tenerse en cuenta lo dispuesto en los Decretos 2649 y 2650de 1993 y las normas e instructivos expedidos por las autoridades de vigilancia y control enlo relacionado con la utilización de los recursos.

Como resultado de la separación contable de los ingresos y gastos en públicos y privados,las Cámaras de Comercio incorporarán esta misma clasificación en el grupo 36 “resultados

del ejercicio”, las cuentas 3605 y 3610 denominadas “utilidad del ejercicio” y “pérdida delejercicio”, respectivamente, así como en el grupo 37 “resultado de ejercicios anteriores”.

Copia del manual que contenga los principios, reglas, procedimientos y clasificación de quetrata el presente numeral, deberá ser radicado en esta Superintendencia a más tardar el 10de octubre de 2005.

3. Elaborar el catálogo de centros de costos para lo público y lo privado con sus respectivasdefiniciones y orientaciones de uso.

Las Cámaras de Comercio, a través de Confecámaras, deberán radicar en esta Entidad, amás tardar el 4 de noviembre de 2005, el catálogo de centros de costo en lo público y en loprivado con sus respectivas definiciones y orientaciones de uso, definido uniformementepara todas las Cámaras de Comercio.

Los centros de costos deberán conformarse de modo que identifiquen los servicios,programas, proyectos, departamentos o áreas generadores o destinatarios de los ingresos ygastos.

4. Definir los reportes básicos de estados de resultados clasificados (público y privado) anivel de subcuentas y centros de costo y a diferentes niveles de desagregación.

Las Cámaras de Comercio deben definir los reportes de Estados de Resultados clasificados(público y privado) a nivel de subcuentas y centros de costos y a diferentes niveles dedesagregación, de modo que atiendan a las necesidades de información de los usuariosinternos y externos, permitiendo generar informes de propósito general y de propósitoespecial.

La culminación de esta actividad deberá informarse a esta Superintendecia el 5 de diciembrede 2005.

5. Incorporar a los aplicativos contables los parámetros, subcuentas, catálogos de centros decosto y programas de los reportes definidos en el punto 4 y entrada en operación delsistema.

Cada cámara de comercio será responsable de la adecuación de los aplicativos contablespara implementar el sistema de ingresos y gastos a nivel de subcuentas y centros de costos,actividad que debe concluir el 1o de enero de 2006.

Así mismo, el sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas porcentros de costos por parte de las Cámaras de Comercio, debe iniciar su funcionamiento el1o de enero de 2006.

El cumplimiento de estas actividades debe ser certificado por el representante legal de cadacámara de comercio, dentro de los ocho días siguientes a la fecha límite señalada en elcronograma para el cumplimiento de las mismas;

iii) <Subnumeral adicionado por la Circular 1 de 2006. El nuevo texto es elsiguiente:>

Las Cámaras de Comercio deben presentar ante la Contraloría General de laRepública y la Superintendencia de Industria y Comercio, un balance general concorte a 31 de diciembre de 2005, clasificando activos, pasivos y patrimonio enpúblico y privado.

Para el efecto, las Cámaras de Comercio establecerán el modelo metodológico y

los criterios de clasificación de los activos, pasivos y patrimonio en público yprivado, de acuerdo con el siguiente cronograma de actividades:

Cronograma de actividades para implementar lo dispuesto en el artículo 5o delDecreto 4698 de 2005

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

FECHA

LIMITE

dd/mm/aa

1 Conformación del equipo de trabajo y

coordinación.

Acta de conformación o

autorización de cada

una de las Cámaras de

Comercio.

28/04/2006

2 Definición de períodos históricos homogéneos

con su correspondiente sustentación jurídica

para la identificación y clasificación de los

activos, pasivos y patrimonio como públicos o

privados, así como la definición de las fechas de

corte estratégicas.

Documento 08/05/2006

3 Levantamiento del perfil económico de cada uno

de los períodos definidos, a partir de una

muestra conformada por cámaras de diferentes

niveles de ingreso que representen en cantidad

el 15% del total de las mismas.

Documento y soportes 26/05/2006

4

Definición de los criterios y modelo metodológico

de clasificación de los activos, pasivos y

patrimonio en público y privado para cada uno

de los períodos históricos definidos (hoja de

ruta).

Documento detallado-

Modelo

29/06/2006

5 Aplicación de los criterios y metodología de

clasificación por cada una de las Cámaras de

Comercio para identificar los activos, pasivos y

patrimonio públicos y privados en el balance

general con corte a 31 de diciembre de 2005.

Certificación del

representante legal, el

contador y el revisor

fiscal.

15/08/2006

6 Presentación del balance general clasificado en

público y privado a 31 de diciembre de 2005.

Balance general

clasificando activos,

pasivos y patrimonio

en público y privado.

28/08/2006

1. Conformación del equipo de trabajo y coordinación

Las Cámaras de Comercio de común acuerdo, deberán conformar un equipo detrabajo que se encargará de coordinar el desarrollo de las actividades previstas enel cronograma, para la presentación ante la Contraloría General de la República yla Superintendencia de Industria y Comercio de un balance general con corte a 31de diciembre de 2005, que refleje en el activo, el pasivo y el patrimonio, los

recursos y bienes provenientes de la administración de los registros públicos deaquellos que se consideren privados, a más tardar el 28 de agosto de 2006.

Para el efecto, las Cámaras de Comercio deberán definir las reglas para la toma dedecisiones, las cuales, una vez adoptadas serán vinculantes respecto de todas lascámaras.

En todo caso, el desarrollo de las actividades previstas en el cronograma seráresponsabilidad de cada Cámara de Comercio.

Las Cámaras de Comercio, a través de Confecámaras, deberán radicar en estaSuperintendencia a más tardar el 28 de abril del presente año, el acta deconformación del equipo de trabajo y coordinación, en la que consten las reglasadoptadas para tomar las decisiones y desarrollar las actividades previstas en elcronograma establecido en la presente circular.

En caso de que la toma de decisiones se delegue en la Junta Directiva deConfecámaras, u otro grupo de Cámaras de Comercio, el acta respectiva deberáacompañarse de las correspondientes autorizaciones mediante las cuales cadaCámara de Comercio delega dicha labor.

2. Definición de períodos históricos y homogéneos con su correspondientesustentación jurídica para la identificación y clasificación de los activos,pasivos y patrimonio como públicos o privados, así como la definición delas fechas de corte estratégicas.

Las Cámaras de Comercio deberán adelantar un estudio jurídico que permitaestablecer los derechos (tarifas) que el gobierno les autorizaba cobrar a lasCámaras de Comercio por la prestación del servicio público de registro. Para loanterior, deberán definir periodos históricos y homogéneos e identificar fechas decorte estratégicas.

Las Cámaras de Comercio a través de Confecámaras, deberán ra dicar en estaSuperintendencia un documento que compile la normatividad y el estudiocorrespondiente a más tardar el 8 de mayo de 2006.

3. Levantamiento del perfil económico de cada uno de los períodosdefinidos, a partir de una muestra conformada por cámaras de diferentesniveles de ingreso que representen en cantidad el 15% del total de lasmismas.

Las Cámaras de Comercio deberán recopilar información contable que les permitadeterminar el comportamiento de sus ingresos y gastos públicos y privados dentrode los períodos definidos en el numeral anterior, con el fin de establecer criteriosuniformes para la clasificación de sus activos, pasivos y patrimonio en público yprivado en cada uno de los períodos definidos.

La información de estudio para cada uno de los períodos deberá abarcar un lapsono inferior a cinco años.

El resultado de este proceso deberá informarse a esta Superintendencia a travésde Confecámaras el 26 de mayo de 2006, acompañado de los procedimientos

adoptados y soportes que den cuenta de los datos obtenidos, los cuales debensuscribirse por el representante legal, el contador y el revisor fiscal de cadaCámara de Comercio.

4. Definición de los criterios y modelo metodológico de clasificación de losactivos, pasivos y patrimonio en público y privado para cada uno de losperíodos históricos definidos (hoja de ruta).

Las Cámaras de Comercio de común acuerdo, deben definir los criterios ymetodología que adoptarán para efectos de clasificar los activos, pasivos ypatrimonio correspondientes al balance general con corte a 31 de diciembre de2005, en públicos y privados. Para el efecto, se tendrán en cuenta los resultadosobtenidos en el estudio jurídico y en la evaluación del perfil económico de quetratan los puntos 2 y 3 del presente cronograma.

El documento que dé cuenta de los criterios y modelo metodológico de clasificaciónadoptados por las Cámaras de Comercio de común acuerdo, deberá radicarse porla Confederación de Cámaras de Comercio, Confecámaras, en la Superintendenciade Industria y Comercio el 29 de junio de 2006.

5. Aplicación de los criterios y metodología de clasificación por cada unade las Cámaras de Comercio para identificar los activos, pasivos ypatrimonio públicos y privados en el balance general con corte a 31 dediciembre de 2005.

Cada Cámara de Comercio será responsable de la aplicación de los criterios ymetodología adoptados de manera uniforme por todas las Cámaras de Comercio,para separar los activos, pasivos y el patrimonio del balance general con corte a31 de diciembre de 2005 en público y privado.

Esta actividad deberá concluir el 15 de agosto de 2006 y su cumplimiento debe sercertificado por el representante legal, el contador y revisor fiscal de cada Cámarade Comercio, dentro de los ocho días siguientes a la fecha límite señalada en elcronograma.

6. Presentación del balance general clasificado en público y privado a 31de diciembre de 2005.

Cada Cámara de Comercio debe radicar ante esta Superintendencia a más tardarel 28 de agosto de 2006, el balance general con corte a 31 de diciembre de 2005,clasificado en público y privado suscrito por el representante legal, el contador y elrevisor fiscal.

Notas de Vigencia

- Subnumeral iii) adicionado por la Circular 1 de 2006, publicada en el Diario Oficial No.46.244 de 19 de abril de 2006.

iv) <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2006. El nuevo texto es elsiguiente:> De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7o del Decreto 4698 de2005, las cámaras de comercio deben proceder antes del 23 de junio de 2006, a lainscripción en el respectivo registro, de los bienes adquiridos con recursos

públicos, precisando la naturaleza de los recursos utilizados en su adquisición yteniendo en cuenta para el efecto cualquiera de los siguientes criterios deidentificación:

- Fuente contable: Cuando los bienes objeto de registro se encuentren clasificadosy registrados en los libros de contabilidad como inmuebles adquiridos con recursosde origen público.

- Fuente directa: Cuando independientemente de la clasificación o registrocontable de los bienes objeto de registro, estos hayan sido adquiridos con recursosprovenientes de la prestación de servicios de la actividad registral.

- Fuente indirecta: Cuando cualquiera sea la clasificación o registro contable quehaya tenido el bien objeto de registro, su adquisición se haya efectuado con losrecursos provenientes de la redención de inversiones o venta de bienes muebles, asu turno, adquiridos con recursos de la actividad registral o con los rendimientosfinancieros, réditos, frutos, dividendos y demás aprovechamientos civiles onaturales que hayan producido otros activos adquiridos con recursos de origenpúblico.

- Fuente en el superávit: Cuando la adquisición de los bienes objeto de registro sehaya efectuado con los recursos acumulados del Superávit de origen público,tomando para el efecto como referencia el superávit acumulado al 31 de diciembredel año inmediatamente anterior a la fecha de la adquisición.

- Fuente crédito: Cuando los bienes inmuebles hayan sido adquiridos con créditohipotecario y la cuota inicial se haya cubierto con recursos de origen publico, o losrendimientos o redención de estos y las cuotas de amortización del plazo se esténcubriendo o se tenga previsto cumplir con recursos de origen público.

Si no obstante los criterios de identificación enunciados, fuera necesario por partede la cámara de comercio, adelantar estudios y reunir soportes y pruebas para lacompleta identificación de un bien como público, o para determinar la proporciónque le corresponda si estos han sido adquiridos con recursos públicos y privados ypor tales razones no fuera posible cumplir con el término de registro señalado enel Decreto 4698 de 2005, la respectiva cámara de comercio deberá radicar enfecha anterior al 23 de junio de 2006, solicitud de ampliación del plazo ante laSuperintendencia de Industria y Comercio señalando las razones en las cualessustenta la dificultad para el cumplimiento del registro, en forma detallada paracada uno de los bienes susceptible de ser clasificados como inmuebles adquiridostotal o parcialmente con recursos de origen público.

En la misma solicitud, las cámaras de comercio señalarán el inventario de losbienes inmuebles poseídos con corte al 30 de mayo de 2006, indicando paracuáles adelantó o adelantará dentro del término previsto el registrocorrespondiente y para cuáles solicita plazo. Además, dicha solicitud debe contenerlos siguientes datos:

Cédula Catastral, ubicación (dirección), número de escritura (notaría y fecha),valor de adquisición del bien, valor contable ajustado por inflación del bien, valorde la depreciación acumulada, clases de recursos utilizados para su adquisición(públicos y privados) y destino del inmueble.

Efectuado el registro de los bienes inmuebles, no se agota la posibilidad delsurgimiento de la obligación de nuevos registros que puedan resultar de laculminación de las actividades adelantadas en desarrollo de lo dispuesto en laCircular Externa 01 de abril 11 de 2006.

Así las cosas, los nuevos registros de inmuebles o ajustes a los ya efectuados, nose considerarán extemporáneos, siempre y cuando dichos bienes estén incluidosen el inventario de bienes inmuebles para los cuales se requirió ampliación delplazo por la respectiva cámara de comercio antes del 23 de junio de 2006.

Notas de Vigencia

- Subnumeral iv) adicionado por la Circular 3 de 2006, publicada en el Diario Oficial No.46.300 de 15 de junio de 2006.

v) <Subnumeral v) adicionado por la Circular 4 de 2006. El nuevo texto es elsiguiente:> Bienes muebles sujetos a registro.

Para efectos de dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 7o del Decreto 4698de 2005, respecto de los bienes que se indican a continuación de maneraenunciativa, las Cámaras de Comercio deberán indicar expresamente, en los actosde adquisición y en el registro correspondiente, si fueron adquiridos con recursosde origen público:

Naves y aeronaves

Vehículos automotores

Marcas

Lemas comerciales

Patentes de invención

Diseños industriales

Modelos de utilidad

Las Cámaras de Comercio deberán solicitar a las autoridades competentes laanotación expresa "recursos de origen público", cuando los bienes y el registrocumplan los siguientes requisitos:

– Que en la adquisición de la titularidad de los bienes se hayan empleado recursosde origen público.

– Que el registro tenga la naturaleza de registro público.

– Que el acto de registro tenga el carácter de constitutivo de la titularidad del bienque se registra.

Para los bienes relacionados con la propiedad industrial, como signos distintivos ynuevas creaciones, que se adquieran o se formen con el empleo de recursos deorigen público, las Cámaras de Comercio deberán señalar el origen o fuente de los

recursos en el mismo formulario de solicitud. Para el caso de los registros yaexistentes, las Cámaras deberán informar, mediante escrito dirigido alSuperintendente Delegado para la Propiedad Industrial, el origen de los recursosutilizados para su adquisición o formación, identificando el signo distintivo o nuevacreación a la que se hace referencia.

Respecto de la manera de efectuar la anotación para el registro de otros bienesmuebles, exigida en el Decreto 4698 de 2005, teniendo en cuenta la competenciade cada autoridad registral para el efecto, esta Superintendencia solicitará a dichasautoridades la adopción de los mecanismos y procedimientos que permitan recibir,en el registro correspondiente, la anotación relacionada con el origen de losrecursos empleados en la adquisición del bien.

Notas de Vigencia

- Subnumeral v) adicionado por la Circular 4 de 2006, publicada en el Diario Oficial No.46.437 de 30 de octubre de 2006.

vi) <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2013. El nuevo texto es elsiguiente:> En los actos de adquisición de bienes sujetos a registro en los cualesse empleen recursos provenientes de los registros públicos, así como en losregistros correspondientes, las Cámaras de Comercio deberán identificarplenamente, además de su origen, como lo establece el artículo 7o del Decreto4698/05, su destinación específica. Por lo tanto, serán registrados a nombre de lacorrespondiente Cámara de Comercio con la anotación expresa de que fueronadquiridos con “recursos de origen público” y que “se destinaránexclusivamente al cumplimiento de las funciones atribuidas por la ley opor el Gobierno Nacional”.

Respecto de los bienes sujetos a registro adquiridos con recursos públicos, antesde la expedición de la presente Circular, las Cámaras de Comercio deberánadelantar los trámites correspondientes a su inscripción en el respectivo registroprecisando la destinación a las funciones atribuidas de acuerdo con el incisoanterior.

Adicionalmente, en caso de que los bienes adquiridos con recursos públicos seaobjeto de actos de disposición jurídica, el producto de tales actos deberádestinarse exclusivamente al cumplimiento de las funciones que por ley y/oDecreto del Gobierno Nacional le sean asignadas a las Cámaras de Comercio.

Respecto de los bienes no sujetos a registro y adquiridos con recursos públicos, seseguirán registrando en los sistemas de información contable en forma separadade acuerdo a lo establecido en el artículo 2o del Decreto 4698 de 2005,adicionando en el documento fuente las anotaciones respectivas de su origen ydestinación.

Las Cámaras de Comercio deben mantener actualizados los Avalúos de losInmuebles, de conformidad con las normas vigentes.

La asignación de los gastos en los correspondientes centros de costos, se deberáhacer previamente en el documento fuente.

Notas de Vigencia

- Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2013, 'adicionar un numeral vi) al literal a) delnumeral 2.1.1.3 del Capítulo Segundo del Título VIII de la Circular Única, la anotación de losbienes sujetos a registro adquiridos con recursos de origen público sobre su destinación a lasfunciones atribuidas legalmente a las Cámaras de Comercio y clasificación de gastos en losCentros de Costos', publicada en el Diario Oficial No. 48.695 de 5 de febrero de 2013.

b) Requisitos para afiliación: La adopción y aplicación de los requisitos que seexijan a los comerciantes para afiliarse a las Cámaras de Comercio, deberánajustarse exclusivamente a lo dispuesto en los artículos 19 y 92 del Código deComercio y ser conocidas por los matriculados en general. Los requisitos exigidosno podrán establecer condiciones discriminatorias;

c) Cumplimiento de términos: Los trámites e información que se remitan a estaSuperintendencia, deberán ser radicados en esta entidad en los términos legalesprevistos.

Notas de Vigencia

- Numeral 2.1 modificado por la Circular 11 de 2005, publicada en el Diario Oficial No.46.135 de 28 de diciembre de 2005. Ver las Notas de Vigencia anteriores y la LegislaciónAnterior al finalizar el numeral 2.1.4.

2.1.2 EVALUACIÓN DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO. <Numeral modificadopor la Circular 11 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:>

Los grupos de registros públicos, atención al usuario y administrativo y contable,se evaluarán con base en los siguientes informes remitidos por las Cámaras deComercio a la Superintendencia de Industria y Comercio, en los plazos ycondiciones que se señalan a continuación.

2.1.2.1 Información periódica

a) Programa anual de trabajo:

En este informe deberá indicarse las actividades de registro, de atención a losusuarios y administrativas, que se desarrollarán durante el año siguiente. En elmismo se incluirá para cada actividad, su cobertura, las fechas de programación yel presupuesto requerido.

Las actividades que en este programa se incluyan corresponderán a aquellas quetienen como finalidad perfeccionar lo que se hace cotidianamente para incrementarla eficiencia y la calidad en la prestación del servicio de registro.

En el programa deberá dejarse constancia expresa de que se tuvieron en cuentalos parámetros señalados en esta circular y que solo se están haciendodestinaciones presupuestales para materias diferentes a los registros una vez sehaya llegado al nivel óptimo en todos y cada uno de los campos aquí tratados. Encaso de haberse presentado desviaciones, las mismas personas indicarán cuálesfueron y darán las razones para que ello hubiere sucedido.

Las Cámaras de Comercio deben elaborar este informe anualmente en el formatoprograma anual de trabajo, 1020-F09* anexo 4.1, someterlo a aprobación de lajunta directiva y radicarlo en esta Superintendencia dentro de los plazosestablecidos en el numeral 2.1.3.4. de la presente circular;

Notas de Vigencia


b) Informe estadístico de los registros:

Semestralmente las Cámaras de Comercio deberán radicar ante laSuperintendencia de Industria y Comercio, el Informe Estadístico de RegistrosPúblicos, de acuerdo con lo solicitado en formato 1020-F02* el anexo 4.2 que haceparte de esta Circular, sin perjuicio de lo anterior, esta Superintendencia podrásolicitar informes parciales y/o complementarios cuando lo considere necesario.

Notas de Vigencia

- Mediante la Circular 12 de 2013, se efectua la 'Actualización del contenido del formatoCC01 – F01 denominado Informe Estadístico de los Registros Públicos previsto en el literalb), numeral 2.1.2.1 del Capítulo II del Título VIII de la Circular Única', publicada en el DiarioOficial No. 49.020 de 31 de diciembre de 2013.


c) <Literal modificado por la Circular 3 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>Informe de gestión o labores y concepto sobre la situación económica de susrespectivas zonas:

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 86 del Código deComercio, las cámaras de comercio presentarán un informe de labores. Dichoinforme debe referirse a la gestión de registros públicos, atención al usuario,presupuestal, financiera, administrativa y de control interno; presentando unadescripción sobre los logros de la gestión adelantada durante la vigencia, indicandolos resultados relevantes, el cumplimiento de los objetivos y del programa anualde trabajo elaborado, estrategias administrativas e institucionales y demásactividades encaminadas al cumplimiento de las funciones asignadas.

El informe de gestión o labores deberá ser elaborado anualmente y remitido por elrepresentante legal de la cámara de comercio dentro del término establecido en elnumeral 2.1.3 de la presente Circular.

Por su parte el concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonasdeberá elaborarse y tenerse a disposición de los usuarios y autoridades que lorequieran

Notas de Vigencia

- Literal modificado por la Circular 3 de 2010, publicada en el Diario Oficial No. 47.652 de 15de marzo de 2010.




c) Informe de gestión o labores y concepto sobre la situación económica de sus respectivaszonas:

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 86 del Código de Comercio,las Cámaras de Comercio elaborarán un informe de labores reseñando las actividadesrealizadas respecto del programa anual de trabajo elaborado. El informe de gestión deberáser elaborado anualmente, en el formato 1020-F10* anexo 4.3, firmado por el representantelegal de la cámara de comercio y radicarlo en esta Superintendencia dentro de los plazosestablecido s en el numeral 2.1.3.4. de la presente circular.

Por su parte el concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas deberáelaborarse y tenerse a disposición de los usuarios y autoridades que lo requieran;

d) <Literal modificado por la Circular 10 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Detalle de ingresos y egresos, balance general, estado de resultados, notas a losestados financieros, certificación de estados financieros y dictamen del revisorfiscal:

– Las Cámaras de Comercio deberán presentar anualmente a la Superintendenciade Industria y Comercio el detalle de sus ingresos y egresos, tal como lo estableceel numeral 11 del artículo 86 del Código de Comercio, a través de un archivo enexcel.

– Las Cámaras de Comercio deberán radicar en la Superintendencia de Industria yComercio, el balance general y el estado de resultados, conforme a los formatosBalance General Comparativo CC01-F02* y Estado Comparativo de ResultadosCC01-F03* en forma comparativa con el período inmediatamente anterior,elaborado de conformidad con las normas contables vigentes.

Los estados financieros deberán radicarse en la Superintendencia de Industria yComercio a más tardar el 31 de marzo de cada año, acompañados de sus notas,del dictamen del revisor fiscal y de la certificación de los estados financieros,dando cumplimiento con lo dispuesto en el Título Segundo, Capítulo Tercero delDecreto 2649 de 1993 y en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995,respectivamente.

Esta Superintendencia podrá solicitar estados contables intermedios e informescomplementarios a los mismos cuando lo considere necesario.

Notas de Vigencia

- Literal modificado por la Circular 10 de 2013, 'modificación del literal d), numeral 2.1.2.1en el Capítulo Segundo del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia deIndustria y Comercio', publicada en el Diario Oficial No. 48.952 de 23 de octubre de 2013.

- Formatos 1020-F04, y 1020-F05 reemplazados por el CC01-F02 y el CC01-F03respectivamente, por el numeral 3.5 de la Circular 6 de 2008, publicada en el Diario OficialNo. 47.087 de 20 de agosto de 2008.



d) Balance general, estado de resultados y dictamen del revisor fiscal:

Las Cámaras de Comercio deberán radicar anualmente en la Superintendencia de Industria yComercio, el balance general y el estado de resultados, conforme a los formatos BalanceGeneral Comparativo 1020-F04* anexo 4.4 y Estado Comparativo de Resultados 1020-F05*anexo 4.5 en forma comparativa con el período inmediatamente anterior, elaborado deconformidad con las normas contables vigentes.

Los estados financieros deberán radicarse en la Superintendencia de Industria y Comercio,acompañados de sus notas anexas y del dictamen del revisor fiscal.

Las notas a los estados financieros, así como la certificación y el dictamen del revisor fiscaldeben cumplir con lo dispuesto en el Título Segundo, Capítulo Tercero del Decreto 2649 de1993 y en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, respectivamente.

Esta Superintendencia podrá solicitar estados contables intermedios e informescomplementarios a los mismos cuando lo considere necesario.

e) Información presupuestal:

Las Cámaras de Comercio deberán suministrar la información presupuestalsolicitada en el formato Estado Comparativo de Resultados 1020-F05* anexo 4.5.

Notas de Vigencia


f) Constancia de reunión de junta directiva:

En aplicación de lo dispuesto en los artículos 11 del Decreto 1520 de 1978 y 20 delDecreto 898 de 2002, los secretarios de las Cámaras de Comercio deberán remitira esta Entidad, constancia de la reunión observando lo previsto en el formatoConstancia de reunión de Junta Directiva 1020-F06* anexo 4.6.

Notas de Vigencia


g) <Literal modificado por la Circular 1 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>Con fundamento en el numeral 11 del artículo 89 del Código de Comercio y las

demás normas referentes a la administración y gestión de las Cámaras deComercio del país, estas anualmente deberán diligenciar cada una de laspreguntas contenidas en la Encuesta de Evaluación Anual de Cámaras deComercio, de acuerdo con el cuestionario que para tal efecto les remita estaSuperintendencia - Dirección de Cámaras de Comercio, dentro de los diez (10)primeros días hábiles del mes de enero de cada año.

Dicha encuesta deberá ser debidamente diligenciada y enviada a estaSuperintendencia, dentro del término establecido en el numeral 2.1.3 de lapresente Circular.

Notas de Vigencia

- Literal modificado por la Circular 1 de 2012, publicada en el Diario Oficial No. 48.304 de 6de enero de 2012.


- Literal adicionado por la Circular 3 de 2010, publicada en el Diario Oficial No. 47.652 de 15de marzo de 2010.



g) <Literal modificado por la Circular 1 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Encuestade Evaluación Anual de Cámaras de Comercio:

Con fundamento en el numeral 11 del artículo 89 del Código de Comercio y las demásnormas referentes a la administración y gestión de las cámaras de comercio, estasanualmente deberán diligenciar cada uno de las preguntas contenidas en la encuesta deEvaluación Anual de Cámaras de Comercio, Anexo 4, de la Circular Única, y remitirla dentrodel término establecido en el numeral 2.1.3 de la presente Circular.


g) <Literal adicionado por la Circular 3 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Encuestade Evaluación Anual de Cámaras de Comercio:

Las Cámaras de Comercio anualmente deberán diligenciar cada una de las preguntascontenidas en la Encuesta de Evaluación Anual de Cámaras de Comercio, Anexo 4.3. de laCircular Única, y remitirla dentro del término establecido en el numeral 2.1.3 de la presenteCircular.

2.1.2.2 Información eventual

a) Planes de mejoramiento:

De acuerdo a los resultados de la evaluación en desarrollo del sistema SEC, sesolicitará a las Cámaras de Comercio la adopción de planes de mejoramiento, conel fin de que ajusten los aspectos indicados por la Superintendencia.

En estos planes de mejoramiento deberá indicarse las actividades a desarrollar, lasfechas previstas de ejecución y los responsables de ejecutarlas.

En caso de presentarse desviaciones en las fechas de ejecución u otro de loselementos antes señalados, los responsables indicarán las razones para que ellohubiere sucedido y de ser necesario modificar las condiciones reportadas a laSuperintendencia de Industria y Comercio. Dicha circunstancia será informada a laDivisión de Cámaras de Comercio por lo menos con diez (10) días de antelación ala implementación del cambio y en todo caso antes de la fecha de terminaciónseñalada en el plan de mejoramiento.

Los planes de mejoramiento estarán sujetos a la verificación de estaSuperintendencia y ante su incumplimiento, la Superintendencia adoptarácualquiera de las acciones previstas en la ley.

Notas de Vigencia


2.1.3. PERIODICIDAD. <Numeral modificado por la Circular 1 de 2011. El nuevotexto es el siguiente:> De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 11 del artículo86 del Código de Comercio, la información requerida deberá radicarse en laSuperintendencia de Industria y Comercio, en la periodicidad que se señala y amás tardar dentro de los plazos siguientes:

Mensual: Dentro de los 8 días siguientes al fin de mes.

Semestral: Dentro de los 15 días siguientes al vencimiento de cada semestre enjunio y diciembre

Anual: Hasta el 31 de enero de cada año.

Notas de Vigencia


- Numeral modificado por la Circular 3 de 2010, publicada en el Diario Oficial No. 47.652 de15 de marzo de 2010.

- Inciso modificado por la Circular 1 de 2009, publicada en el Diario Oficial No. 47.247 de 29de enero de 2008.



2.1.3 Peridiocidad. <Numeral modificado por la Circular 3 de 2010. El nuevo texto es elsiguiente:> La información requerida deberá radicarse en la Superintendencia de Industria yComercio, en la periodicidad que se señala y dentro del plazo siguiente:


Trimestral: Dentro de los 8 días siguientes al final de cada trimestre en los meses de marzo,junio, septiembre y diciembre.

Semestral: Dentro de los 15 días siguientes al vencimiento de cada semestre en junio ydiciembre.

Anual: Antes del 15 de abril de cada año.

Texto modificado por la Circular 11 de 2005, con la modificación introducida por laCircular 1 de 2009:

2.1.3.4 PERIODICIDAD <sic este numeral no sigue secuencia lógica debe entenderse como2.1.3> <Numeral modificado por la Circular 11 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:>

La información requerida deberá radicarse en la Superintendencia de Industria y Comercio,en la periodicidad que se señala y dentro del plazo siguiente:




Anual: <Inciso modificado por la Circular 1 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Antesdel 31 de marzo de cada año.


2.1.3.4 PERIODICIDAD <sic este numeral no sigue secuencia lógica debe entenderse como2.1.3>

La información requerida deberá radicarse en la Superintendencia de Industria y Comercio,en la periodicidad que se señala y dentro del plazo siguiente:




ANUAL: El 30 de enero siguiente al vencimiento del respectivo año.

Notas de Vigencia


2.1.4 ACCIONES DE CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA.<Numeral modificado por la Circular 11 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:>

La Superintendencia adoptará cualquiera de las acciones previstas en la ley, segúncorresponda a las circunstancias particulares, a fin de corregir la situacióndetectada o prevenir su ocurrencia o recrudecimiento.

Notas de Vigencia

- Numeral 2.1 modificado por la Circular 11 de 2005, publicada en el Diario Oficial No.46.135 de 28 de diciembre de 2005.

- Cronograma de actividades del numeral 2.1.1.3 modificado por la Circular 10 de 2005,publicada en el Diario Oficial No. 46.117 de 09 de diciembre de 2005.

- Cronograma de actividades del numeral 2.1.1.3 modificado por la Circular 8 de 2005,publicada en el Diario Oficial No. 46.038 de 21 de septiembre de 2005.

- Numeral ii. del literal a) modificado por la Circular 5 de 2005, publicada en el Diario OficialNo. 45.942 de 17 de junio de 2005.

- Litelar a) numeral 2.1.3.2 modificado por la Circular 2 de 2005, publicada en el DiarioOficial No. 45.910 de 16 de mayo de 2005

- Numeral 2.1.2.1 modificado por la Circular 6 de 2004, publicada en el Diario Oficial 45.785de 8 de enero de 2005.

- Numeral 2.1.2.1 y literal a) numeral 2.1.3.2 modificado por la Circular 3 de 2004,publicada en el Diario Oficial No. 45.461, de 14 de febrero de 2004

- modificado por la Circular 3 de 2004, publicada en el Diario Oficial No. 45.461, de 14 defebrero de 2004

- Numeral 2.1.2.1 modificado por la Circular 7 de 2003, publicada en el Diario Oficial No.45.300, de 4 de septiembre de 2003.


Numeral 2.1 como se encontraba antes de la modificación introducida por laCircular 11 de 2005. Incluye las modificaciones introducida por: la Circular 6 de2004, Circular 2 de 2005 Circular 5 de 2005, y Circular 10 de 2005:

2.1 SISTEMA DE INFORMACIÓN, CALIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO (SICS) DE LASCÁMARAS DE COMERCIO.

En desarrollo de lo previsto en los artículos 27 y 87 del código de comercio y los artículos 2°números 7°, y 21 núme ros 3 y 4 del decreto 2153 de 1992, esta Superintendencia adopta elsistema de información, calificación y seguimiento (SICS) que se deberá observar por partede las cámaras de comercio del país:

El SICS busca ilustrar la labor de la Superintendencia de Industria y Comercio respecto delas cámaras de comercio, para permitir una supervisión integral y especializada. Las

disposiciones no incluidas, referidas o derogadas expresamente, continúan vigentes y debenacatarse.

2.1.1 DEFINICIÓN DE LOS GRUPOS DE CONTROL.

La evaluación de cada cámara de comercio será consolidada de manera gráfica,determinando la etapa en que se encuentra la entidad en y dentro de cada uno de lossiguientes grupos de control.

2.1.1.1 GRUPO DE SERVICIO PÚBLICO DE REGISTRO.


i. Apertura: La apertura de los libros de registro deberá efectuarse observando lo señaladoen los numerales 1.1.1 y 1.4.2 del capítulo primero del presente título.

ii. Existencia de libros y denominación: Las cámaras de comercio deberán asegurarse de laexistencia de los libros de registro que determine esta Superintendencia y de su correctadenominación, con sujeción a lo establecido en los numerales 1.1.1, 1.2.1 y 1.3.1 delcapítulo primero del presente título.

iii. Forma de llevar los libros: Los libros de registro deberán llevarse conforme a loestablecido en los numerales 1.1.1, 1.1.2, 1.2.2 y 1.4.2 del capítulo primero del presentetítulo.

b) Procedimiento para llevar los registros: Para llevar los registros, las cámaras de comerciodeberán observar las disposiciones previstas en los numerales 1.1.2, 1.2.2, 1.2.4, 1.2.5,1.2.6, 1.3.2, 1.4.1 y 1.4.3 del capítulo primero del presente título.

c) Certificaciones: Para expedir las certificaciones las cámaras de comercio observarán lodispuesto en los artículos 86 número 3 del código de comercio, las circulares conjuntas 1 de1983 (anexo7.3) y SB040SIC008 de 1993 (anexo 7.4) de las Superintendencias Bancaria yde Industria y Comercio y numerales 1.2.7, 1.3.3 y 2.7 del presente título.

d) Tarifas por concepto de registro y su publicidad: Las cámaras de comercio deberán cobrara sus usuarios exclusivamente los conceptos previstos y solamente las tarifas autorizadaspor el Gobierno Nacional, de conformidad con lo dispuesto en los decretos 457 y 458 de1995, y los numerales 1.2.3, 1.4.8 y 2.4 del presente título.

Dichas tarifas, lo mismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrará por las copias delos asientos de los registros, deberán publicarse en un lugar fácilmente visible a la entradade cada área de atención al público.

e) Recepción de estados financieros: Cuando se presenten los estados financieros para sudepósito, las cámaras de comercio deberán observar lo consagrado en el numeral 1.4.5 delcapítulo primero del presente título.

f) Archivo de los documentos de registro público: Además del cumplimiento de lo previsto enel artículo 43 del código de comercio, las cámaras de comercio deberán asegurarse de quelos archivos de registro público cuenten con condiciones adecuadas de seguridad, manejo yconservación, observando lo consagrado en la ley 594 de 2000.

g) Publicación de la noticia mercantil: Las cámaras de comercio deberán publicar la noticiamercantil observando lo establecido en el número 4 del artículo 86 del código de comercio yen el numeral 1.1.3 del capítulo primero del presente título.

h) Reglamento interno y manuales de procedimientos para los trámites de registro: Lascámaras de comercio deberán formalizar y documentar los procedimientos que seguirán

para llevar y certificar los registros públicos, mediante el establecimiento de un manualaprobado por el órgano competente.

i) Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro: Los trámites de registrodeberán resolverse de conformidad en los tiempos señalados en el Código ContenciosoAdministrativo.

j) Notificación de actos administrativos: La notificación de los actos administrativos queemitan las cámaras de comercio deberá observar lo previsto para tal efecto en el CódigoContencioso Administrativo.

2.1.1.2 GRUPO ATENCIÓN AL PÚBLICO.

a) Horario de atención al público: Las cámaras de comercio no podrán terminar la atenciónal público, hasta tanto hayan despachado a todos los usuarios que hubieran ingresado a laentidad dentro del horario de atención previsto en el reglamento interno, de conformidadcon lo dispuesto en el siguiente párrafo y en el numeral 1.2.8 del capítulo primero delpresente título.

Cuando quiera que circunstancias extraordinarias de caso fortuito o fuerza mayor hagannecesario modificar temporalmente el horario de atención al público, la variación debe serinformada al público por lo menos con cinco (5) días de anticipación, indicando las causasque justifiquen la determinación y la duración de la variación previstas, fijando en un lugarvisible de la sede de la cámara y sus oficinas seccionales y receptoras un aviso a este efecto.

Con la constancia mensual de la reunión de la junta directiva, se allegará a laSuperintendencia de Industria y Comercio constancia de haber dado cumplimiento a lorecién dispuesto.

b) Información al público: De acuerdo con la condición socioeconómica y cultural de cadaregión, el número de usuarios y las posibilidades de acceso a métodos de difusión, para cadatipo de usuario y para el público en general, se deberá informar sobre los siguientesaspectos:

i. Todos los servicios que presta, las condiciones para acceder a ellos y su costo. En caso deque existan costos preferenciales o diferenciales, resaltar el fundamento legal que justifiquesu establecimiento.

Para cada servicio deberá indicarse el nombre y cargo del funcionario responsable y el sitio,forma y tiempo en que se puede tener acceso a él.

ii. Las normas que determinan sus funciones y, en cada caso, las aplicables al servicioespecífico. Para el registro de proponentes la información mínima será la señalada en elnumeral 1.2.2. del capítulo primero del presente título.

iii. Los procedimientos y trámites a que están sujetas las actuaciones, precisando de maneradetallada todos los documentos y requisitos que deben ser suministrados por los usuarios ylos plazos en que será resuelto cada trámite.

Tratándose de actuaciones sujetas a recursos, deberá indicarse de manera expresa losrecursos que proceden, así como la forma y tiempo en que los mismos deben interponerse.

iv. El sistema de peticiones, quejas y reclamos, en adelante PQR, con que cuenta la cámarade comercio y la forma de acceder al mismo.

v. El horario de atención y los días a la semana en que se atenderá al público deberáninformarse en un lugar fácilmente visible a la entrada de cada área de atención al públicocon que cuente la cámara de comercio.

vi. La ubicación de todas sus áreas de atención, esto es, las oficinas seccionales o puntos deatención

vii. Disponer de avisos visibles en la entrada de cada área de atención al público en loscuales se señale que 'Por instrucción de la Superintendencia de Industria y Comercio y enaplicación de lo dispuesto en el artículo 26 del código de comercio y el numeral 1.4.7 delcapítulo primero del título VIII de la circular 10 de 2001, los archivos, libros y documentosde los registros pueden ser consultados libre y gratuitamente y el interesado puede obtenercopias de los mismos.'

c) Áreas de atención al público e infraestructura disponible: Las cámaras de comercioadecuarán cada área de atención al público, disponiendo como mínimo, d e:

i. Área física: El espacio, dotación mobiliaria, la forma de acceso y los implementosdisponibles deberán estar acordes con el número y tipo de usuarios con que cuente cadaárea de atención al público, de tal manera que sean suficientes y adecuados para, de unaparte, el diligenciamiento de los documentos necesarios para adelantar los trámites deregistro y, de otra, a fin de que cualquier persona pueda examinar los libros, los archivos enque sean llevados los registros públicos o los documentos emanados de estos y tomaranotaciones de los mismos, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 26 del código decomercio y de acuerdo con lo señalado en el numeral 1.4.7 del capítulo primero del presentetítulo.

ii. Infraestructura y asignación de personal: Las cámaras de comercio contarán con lainfraestructura y el personal suficiente y adecuadamente capacitado para atender a losusuarios de los registros públicos de manera que se garantice un servicio ágil en ventanilla yse respete el derecho de turno. Para este efecto se deberá tener en cuenta la estacionalidadde la demanda de cada servicio.

d) Capacitación a los usuarios sobre los registros: Dentro de los programas de capacitaciónque las cámaras de comercio deberán ofrecer sin costo, deben incluir temas relacionadoscon registros públicos, atendiendo el número de usuarios, las necesidades de capacitaciónque sean detectadas por la cámara, los cambios legislativos y las instrucciones impartidaspor esta Superintendencia.

e) PQR: Las cámaras deberán adoptar e implementar un sistema de PQR.

El sistema deberá comprender, como mínimo: Infraestructura física suficiente y recursohumano adecuado cualitativa y cuantitativamente, que permitan la recepción, tramitación yrespuesta oportuna; el establecimiento de procedimientos y formatos de presentación; y, laadopción de mecanismos de difusión y conocimiento del sistema por parte de los usuarios.

Las cámaras de comercio deberán hacer seguimiento estadístico y cualitativo a su sistemade PQR, verificar los resultados y tomar las medidas correctivas que corresponda.

f) Cobertura del registro en la jurisdicción: Las cámaras de comercio deberán adoptar lasmedidas necesarias a fin de prestar los servicios de registro en todos los municipios queconforman su jurisdicción.

Esta cobertura será aceptable si se hace directamente, lo mismo que si se verifica en asociocon otras cámaras de comercio, mediante la implementación de acuerdos de colaboraciónautorizados por esta Entidad.

Para efectos de determinar la cobertura del registro, las cámaras de comercio actualizaránperiódicamente una estimación del potencial de comerciantes de su jurisdicción, el cualpodrá realizarse en asocio o a través de convenios con otras entidades interesadas en lamisma información, o sustituirse por otros medios idóneos de informació n que permitan

determinar dicho potencial, tales como las bases de datos del DANE o de autoridadestributarias nacionales o locales.

Las cámaras de comercio deberán informar a la Superintendencia la manera cómo cumplencon la cobertura requerida, discriminando las oficinas seccionales, puntos de atención u otrosmecanismos con que cuenten para atender los requerimientos de los usuarios en cadamunicipio, en los plazos señalados para tal efecto en el formato Informe anual de losregistros públicos 1020-F01 anexo 4.1.

2.1.1.3 GRUPO FINANCIERO, ADMINISTRATIVO Y CONTABLE.


i. Aplicación de normas generales de contabilidad: Las cámaras de comercio deben llevar sucontabilidad observando lo dispuesto en los Decretos 2649 y 2650 de 1993.

ii. <Numeral ii. del literal a) modificado por la Circular 5 de 2005. El nuevo texto es elsiguiente:> Sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas y centrosde costos:

Los registros contables de las operaciones y hechos económicos de ingresos y gastos de lasCámaras de Comercio se llevarán de forma separada de conformidad con la naturalezapública o privada de la actividad o servicio que los generó o motivó.

Para el efecto, los sistemas contables de las Cámaras de Comercio incorporarán a nivel desubcuentas, mecanismos de separación de los ingresos y de los gastos en públicos yprivados e imputarán en forma simultánea dichos registros a los centros de costos queidentifiquen los servicios, programas, proyectos, departamentos o áreas generadores odestinatarios de los ingresos y gastos.

El desarrollo de las actividades de definición, instrumentación y adecuación de los programasy sistemas de registros contables, deberán cumplirse por las Cámaras de Comercio deacuerdo con el siguiente cronograma a fin de garantizar su entrada en funcionamiento apartir del 1o de enero de 2006.

<Cronograma modificado por la Circular 10 de 2005, el nuevo texto es el siguiente:>

<La siguiente tabla corresponde a la modificada por la Circular 10 de 2005. Paramodificaciones anteriores:

Ver modificación del Cronograma de actividades modificado por la Circular 8 de 2005, AQUÍ

Ver modificación del Cronograma de actividades modificado por la Circular 5 de 2005,AQUI>

FECHA

ACTIVIDAD DOCUMENTO LIMITE

Dd/mm/aa

1 Conformación del equipo de

trabajo y coordinación Acta de conformación 15/07/2005

2 Definir y unificar criterios de

clasificación de ingresos públicos

y privados y de gastos directos

e indirectos Manual de principios, reglas,

procedimientos y clasificación. 10/10/2005

3 Elaborar el catálogo de centros

de costos para lo público y lo

privado con sus respectivas

definiciones y orientaciones

de uso Catálogo y manual de uso 04/11/2005

4 Definir los reportes básicos

de Estados de Resultados

clasificados (público y privado)

a nivel de subcuentas y centros

de costos y a diferentes niveles

de desagregación Proformas o modelos de los

estados de resultados definidos 05/12/2005

5 Incorporar a los aplicativos

contables los parámetros,

subcuentas, catálogos de

centros de costos, programas

de los reportes definidos en el

punto 4 y entrada en operación

del sistema. Certificación del representante

legal de cada cámara 01/01/2006

1. Conformación del equipo de trabajo y coordinación

Las Cámaras de Comercio de común acuerdo, deberán conformar un equipo de trabajo quese encargará de coordinar el desarrollo de las actividades previstas para el establecimientodel sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas y centros decostos.

Para el efecto, las Cámaras de Comercio deberán definir las reglas para la toma dedecisiones, las cuales, una vez adoptadas, serán vinculantes respecto de todas las cámaras.

En todo caso, el establecimiento del sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivelde subcuentas y centros de costo, será responsabilidad de cada Cámara de Comercio.

Las Cámaras de Comercio, a través de Confecámaras, deberán radicar en estaSuperintendencia, a más tardar el 15 de julio del presente año, el acta de conformación delequipo de trabajo y coordinación, en la que consten las reglas adoptadas para tomar lasdecisiones y desarrollar las actividades previstas en el cronograma establecido en elpresente numeral.

2. Definir y unificar criterios de clasificación de ingresos públicos y privados y delos gastos directos e indirectos asociados a los mismos

Las Cámaras de Comercio deberán elaborar un manual en el que se definan de manerauniforme los criterios de clasificación de ingresos públicos y privados y de los gastos directose indirectos asociados a dichos ingresos.

En desarrollo de lo anterior debe tenerse en cuenta lo dispuesto en los Decretos 2649 y 2650de 1993 y las normas e instructivos expedidos por las autoridades de vigilancia y control enlo relacionado con la utilización de los recursos.

Como resultado de la separación contable de los ingresos y gastos en públicos y privados,las Cámaras de Comercio incorporarán esta misma clasificación en el grupo 36 'resultadosdel ejercicio', las cuentas 3605 y 3610 denominadas 'utilidad del ejercicio' y 'pérdida delejercicio', respectivamente, así como en el grupo 37 'resultado de ejercicios anteriores'.

Copia del manual que contenga los principios, reglas, procedimientos y clasificación de quetrata el presente numeral, deberá ser radicado en esta Superintendencia a más tardar el 15de agosto de 2005.

3. Elaborar el catálogo de centros de costos para lo público y lo privado con susrespectivas definiciones y orientaciones de uso

Las Cámaras de Comercio, a través de Confecámaras, deberán radicar en esta Entidad, amás tardar el 15 de septiembre de 2005, el catálogo de centros de costo en lo público y enlo privado con sus respectivas definiciones y orientaciones de uso, definido uniformementepara todas las Cámaras de Comercio.

Los centros de costos deberán conformarse de modo que identifiquen los servicios,programas, proyectos, departamentos o áreas generadores o destinatarios de los ingresos ygastos.

4. Definir los reportes básicos de estados de resultados clasificados (público yprivado) a nivel de subcuentas y centros de costo y a diferentes niveles dedesagregación

Las Cámaras de Comercio deben definir los reportes de Estados de Resultados clasificados(público y privado) a nivel de subcuentas y centros de costos y a diferentes niveles dedesagregación, de modo que atiendan a las necesidades de información de los usuariosinternos y externos, permitiendo generar informes de propósito general y de propósitoespecial.

La culminación de esta actividad deberá informarse a esta Superintendecia el 15 de octubrede 2005.

5. Incorporar a los aplicativos contables los parámetros, subcuentas, catálogos decentros de costo y pro gramas de los reportes definidos en el punto 4

Cada Cámara de Comercio será responsable de la adecuación de los aplicativos contablespara implementar el sistema de ingresos y gastos a nivel de subcuentas y centros de costos,actividad que debe concluir el 30 de noviembre de 2005.

El cumplimiento de esta actividad debe ser certificado por el representante legal y revisorfiscal de cada Cámara de Comercio, dentro de los ocho días siguientes a la fecha límiteseñalada en el cronograma para el cumplimiento de la misma.

6. Entrada en operación del sistema

El sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas por centros decostos por parte de las Cámaras de Comercio, debe iniciar su funcionamiento el 1o de enerode 2006.

b) Requisitos para afiliación: La adopción y aplicación de los requisitos que se exijan a loscomerciantes para afiliarse a las cámaras de comercio, deberán ajustarse exclusivamente alo dispuesto en los artículos 19 y 92 del código de comercio y ser conocidas por losmatriculados en general. Los requisitos exigidos no podrán establecer condicionesdiscriminatorias.

c) Cumplimiento de términos: Los trámites e información que se remitan a estaSuperintendencia, deberán ser radicados en esta entidad en los términos legales previstos.

2.1.2 CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO.

Los siguientes son los sistemas de calificación y clasificación de las cámaras de comercio:

2.1.2.1 CALIFICACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 6 de 2004. El nuevo texto esel siguiente:> Las Cámaras de Comercio se calificarán atendiendo el cumplimiento de lasreglas señaladas en el numeral 2.2.1 de este título, así:

<La siguiente tabla corresponde a la modificada por la Circular 6 de 2004. Paramodificaciones anteriores:

Ver Tabla de calificación modificada por la Circular 3 de 2004. AQUI

Ver Tabla de calificación modificada por la Circular 7 de 2003. AQUI >

Aspectos Puntos

I. GRUPO DE SERVICIO PUBLICO DE REGISTRO 200 puntos

1. Control sobre libros de registro 5 puntos

2. Procedimientos para llevar los registros 60 puntos

3. Certificaciones 20 puntos

4. Tarifas cobradas por concepto de registro y su publicidad 40 puntos

5. Archivo de documentos de registro público 25 puntos

6. Publicación de la noticia mercantil 10 puntos

7. Adecuaciones al RUE 40 puntos

II. GRUPO DE ATENCION AL PUBLICO 100 puntos

1. Información al público 10 puntos

2. Areas de atención al público e infraestructura disponible 10 puntos

3. Capacitación a los usuarios 20 puntos

4. Sistema de PQRs 30 puntos

5. Cobertura del registro en la jurisdicción 30 puntos

Aspectos Puntos

III. GRUPO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE 200 puntos

1. Aspectos contables 60 puntos

2. Aspectos financieros 50 puntos

3. Aspectos presupuestales 20 puntos

4. Aspectos ad ministrativos 30 puntos

5. Tarifas y servicios ofrecidos a los afiliados 10 puntos

6. Cumplimiento de términos ante la SIC 30 puntos

2.1.2.2 CLASIFICACIÓN.

Con base en la anterior calificación, las cámaras de comercio serán clasificadas en lassiguientes etapas:

a) Etapa I: Cámaras con el 90% o más del punt aje previsto en el punto anterior;

b) Etapa II: Las cámaras de comercio clasificadas en esta etapa cumplen el 75% y menosdel 89% del puntaje;

c) Etapa III: Las entidades que cumplen entre el 74% y el 65% del puntaje;

d) Etapa IV: Las cámaras de comercio que cumplen entre el 64% y el 45% del puntaje;

e) Etapa V: Cámaras de comercio con menos del 45% de los puntos.

2.1.3 MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.

A continuación se determina la información que las cámaras de comercio deben remitir a laSuperintendencia de Industria y Comercio, los plazos y condiciones en que esta debeallegarse:

2.1.3.1 INFORMACIÓN INICIAL.

a) Adecuación: Las cámaras de comercio deberán hacer un diagnóstico de su propiasituación respecto de cada uno de los aspectos tratados en el numeral 2.1 del presentecapítulo.

Con base en ese diagnóstico, cada cámara de comercio deberá formular un plan deadopción, implementación y/o mantenimiento, según corresponda, que no se prorrogue, enningún caso, más allá del 31 de diciembre de 2001.

El plan de acción deberá estar fundamentado y contemplar por lo menos: Funcionarioresponsable, acciones, etapas, tiempos y financiación. Dicho plan debe ser aprobado por lajunta directiva de la cámara.

Constancia de la aprobación del plan y copia del mismo deben ser remitidos a la Delegaturapara la Promoción para la Competencia de esta entidad antes del 30 de abril de 2001.

b) Procedimiento de evaluación y corrección: Cada cámara de comercio debe establecer losmecanismos necesarios que le permitan adecuarse trimestralmente respecto de todos lostópicos tratados en este capítulo.

En ese sentido, debe adoptarse por parte de la junta directiva de la cámara de comercio unprocedimiento interno para que dentro de cada uno y todos los períodos trimestrales, serecopile la información, se evalúe la misma y se remita a esta Superintendencia, serecepcionen los comentarios de esta Entidad, se presenten los resultados a la junta directivala cual tomará medidas correctivas y, finalmente, se haga seguimiento de las medidasadoptadas por la junta directiva u ordenadas por la Superintendencia de Industria yComercio.

El procedimiento debe ser aprobado por la junta directiva de la cámara y constancia de suaprobación acompañada del mismo deben ser remitidos a la Delegatura para la Promociónde la Competencia de esta entidad antes del 30 de abril de 2001.

2.1.3.2 INFORMACIÓN PERIÓDICA.

a) <El literal a continuación corresponde al modificado por la Circular 2 de 2005, para lasmodificaciones anteriores:

Ver Literal a) modificado por la Circular 3 de 2004. AQUI>

<Literal modificado por la Circular 2 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Informe delos registros. Para efectos del seguimiento a la prestación de los servicios de registro y deatención a los usuarios por parte de las Cámaras de Comercio, el representante legal y elrevisor fiscal de las mismas, deberán diligenciar en su integridad y radicar en estaSuperintendencia semestralmente, el anexo 4.2 formato 1020-F02 correspondiente alInforme Estadístico de Registros Públicos, y anualmente el anexo 4.1 formato 1020-F01,correspondiente al Informe Anual de Registros Públicos.

Sin perjuicio de lo anterior, esta Superintendencia podrá solicitar informes parciales y/ocomplementarios cuando lo considere necesario.

b) Planes de adopción, implementación y/o mantenimiento: Se informará a estaSuperintendencia trimestralmente acerca del avance del plan de adopción, implementacióny/o mantenimiento de que trata el literal a) del numeral 2.1.3.1 del presente capítulo, segúnlos ajustes que esta entidad instruya, con cada reporte trimestral, el primero de los cualesdeberá radicarse en esta entidad con corte a junio 30 de 2001.

c) Procedimiento de evaluación y corrección: Trimestralmente, el representante legalprincipal y el revisor fiscal certificarán que en el período inmediatamente anterior se diocumplimiento al procedimiento adoptado por la cámara, de acuerdo con lo señalado en elliteral b) numeral 2.1.3.1.

En caso de haberse presentado desviaciones, las mismas personas indicarán cuáles fueron ydarán las razones para que ello hubiere sucedido.

d) Programa anual de trabajo: En este informe deberá indicarse las actividades de registroque se desarrollarán durante el año siguiente. En el mismo se incluirá para cada actividad,su cobertura, las fechas de programación y el presupuesto requerido. Las actividades que eneste programa se incluyan corresponderán a aquellas que tienen como finalidad perfeccionarlo que se hace cotidianamente para incrementar la eficiencia y la calidad en la prestación delservicio de registro.

En el programa deberá dejarse constancia expresa de que se tuvieron en cuenta losparámetros señalados en esta circular y que solo se están haciendo destinacionespresupuestales para materias diferentes a los registros una vez se haya llegado al nivel

óptimo en todos y cada uno de los campos aquí tratados. En caso de haberse presentadodesviaciones, las mismas personas indicarán cuáles fueron y darán las razones para que ellohubiere sucedido.

Las cámaras de comercio deben elaborar este informe anualmente en el formato Programaanual de trabajo, informe de gestión o labores y concepto sobre la situación económica desus respectivas zonas 1020-F03 anexo 4.3, someterlo a aprobación de la junta directiva ytenerlo a disposición de los usuarios de los registros y autoridades que lo requieran. Con ellose entenderá cumplida la obligación de remitirlo a esta Superintendencia.

e) Informe de gestión o labores y concepto sobre la situación económica de sus respectivaszonas: De conformidad con lo dispuesto en el número 11 del artículo 86 del código decomercio, las cámaras de comercio elaborarán un informe de labores reseñando lasactividades realizadas respecto del programa anual de trabajo elaborado. En este informe seindicarán las fechas de cumplimiento de las actividades programadas, así como la coberturareal de las mismas. El informe de gestión deberá ser elaborado anualmente, en el formatoBalance general comparativo 1020-F04 anexo 4.4, firmado por el representante legal y elrevisor fiscal de la cámara de comercio.

El concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas y el informe de gestión olabores deberán elaborarse y tenerse a disposición de los usuarios y autoridades que lorequieran. Con ello se entiende cumplida la obligación establecida en el artículo 86 número11 del código de comercio.

f) Balance general, estado de resultados e informe del revisor fiscal: Las cámaras decomercio deberán radicar anualmente en la Superintendencia de Industria y Comercio, elbalance general y el estado de resultados, conforme a los formatos Balance generalcomparativo 1020-F04 anexo 4.4 y Estado comparativo de resultados 1020-F05 anexo 4.5en forma comparativa con el período inmediatamente anterior, elaborado de conformidadcon las normas contables vigentes, con las firmas autógrafas del representante legal, elcontador y el revisor fiscal de la cámara de comercio, informando los números de las cédulasde ciudadanía y tarjeta profesional de este último, acompañado de sus notas anexas y deldictamen del revisor fiscal.

Esta Superintendencia podrá solicitar estados contables intermedios e informescomplementarios a este informe cuando lo considere necesario.

g) Información presupuestal: Las cámaras de comercio deberán suministrar la informaciónpresupuestal solicitada en el formato Estado comparativo de resultados 1020-F05 anexo 4.5.

h) Constancia de reunión de junta directiva: En aplicación de lo dispuesto en el artículo 11del decreto 1520 de 1978, los secretarios de las cámaras de comercio deberán remitir a estaEntidad, constancia de la reunión observando lo previsto en el formato Constancia dereunión de junta directiva 1020-F06 anexo 4.6.

2.1.3.3 INFORMACIÓN EVENTUAL.

En caso que sea necesario modificar las condiciones reportadas a la Superintendencia deIndustria y Comercio según lo contemplado en el punto 2.1.3.1 anterior, dicha circunstanciaserá informada a la Delegatura para la Promoción de la Competencia por lo menos con diez(10) días de antelación a la implementación del cambio.

2.1.3.4 PERIODICIDAD.

La información requerida deberá radicarse en la Delegatura para la Promoción de laCompetencia, con la periodicidad que se señala y dentro del plazo siguiente, dependiendo dela frecuencia prevista:


Trimestral: Dentro de los 8 días siguientes al fin cada trimestre en los meses de marzo,junio, septiembre y diciembre.

Anual: El 30 de enero siguiente al vencimiento del respectivo año.

2.1.4 ACCIONES DE CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA.

La Superintendencia adoptará cualquiera de las acciones previstas en la ley, segúncorresponda a las circunstancias particulares, a fin de corregir la situación detectada oprevenir su ocurrencia o recrudecimiento

Texto original de la Circular Unica:

2.1 SISTEMA DE INFORMACIÓN, CALIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO (SICS) DE LASCÁMARAS DE COMERCIO.

En desarrollo de lo previsto en los artículos 27 y 87 del código de comercio y los artículos 2°números 7°, y 21 núme ros 3 y 4 del decreto 2153 de 1992, esta Superintendencia adopta elsistema de información, calificación y seguimiento (SICS) que se deberá observar por partede las cámaras de comercio del país:

El SICS busca ilustrar la labor de la Superintendencia de Industria y Comercio respecto delas cámaras de comercio, para permitir una supervisión integral y especializada. Lasdisposiciones no incluidas, referidas o derogadas expresamente, continúan vigentes y debenacatarse.

2.1.1 DEFINICIÓN DE LOS GRUPOS DE CONTROL.

La evaluación de cada cámara de comercio será consolidada de manera gráfica,determinando la etapa en que se encuentra la entidad en y dentro de cada uno de lossiguientes grupos de control.

2.1.1.1 GRUPO DE SERVICIO PÚBLICO DE REGISTRO.


i. Apertura: La apertura de los libros de registro deberá efectuarse observando lo señaladoen los numerales 1.1.1 y 1.4.2 del capítulo primero del presente título.

ii. Existencia de libros y denominación: Las cámaras de comercio deberán asegurarse de laexistencia de los libros de registro que determine esta Superintendencia y de su correctadenominación, con sujeción a lo establecido en los numerales 1.1.1, 1.2.1 y 1.3.1 delcapítulo primero del presente título.

iii. Forma de llevar los libros: Los libros de registro deberán llevarse conforme a loestablecido en los numerales 1.1.1, 1.1.2, 1.2.2 y 1.4.2 del capítulo primero del presentetítulo.

b) Procedimiento para llevar los registros: Para llevar los registros, las cámaras de comerciodeberán observar las disposiciones previstas en los numerales 1.1.2, 1.2.2, 1.2.4, 1.2.5,1.2.6, 1.3.2, 1.4.1 y 1.4.3 del capítulo primero del presente título.

c) Certificaciones: Para expedir las certificaciones las cámaras de comercio observarán lodispuesto en los artículos 86 número 3 del código de comercio, las circulares conjuntas 1 de1983 (anexo7.3) y SB040SIC008 de 1993 (anexo 7.4) de las Superintendencias Bancaria yde Industria y Comercio y numerales 1.2.7, 1.3.3 y 2.7 del presente título.

d) Tarifas por concepto de registro y su publicidad: Las cámaras de comercio deberán cobrara sus usuarios exclusivamente los conceptos previstos y solamente las tarifas autorizadaspor el Gobierno Nacional, de conformidad con lo dispuesto en los decretos 457 y 458 de1995, y los numerales 1.2.3, 1.4.8 y 2.4 del presente título.

Dichas tarifas, lo mismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrará por las copias delos asientos de los registros, deberán publicarse en un lugar fácilmente visible a la entradade cada área de atención al público.

e) Recepción de estados financieros: Cuando se presenten los estados financieros para sudepósito, las cámaras de comercio deberán observar lo consagrado en el numeral 1.4.5 delcapítulo primero del presente título.

f) Archivo de los documentos de registro público: Además del cumplimiento de lo previsto enel artículo 43 del código de comercio, las cámaras de comercio deberán asegurarse de quelos archivos de registro público cuenten con condiciones adecuadas de seguridad, manejo yconservación, observando lo consagrado en la ley 594 de 2000.

g) Publicación de la noticia mercantil: Las cámaras de comercio deberán publicar la noticiamercantil observando lo establecido en el número 4 del artículo 86 del código de comercio yen el numeral 1.1.3 del capítulo primero del presente título.

h) Reglamento interno y manuales de procedimientos para los trámites de registro: Lascámaras de comercio deberán formalizar y documentar los procedimientos que seguiránpara llevar y certificar los registros públicos, mediante el establecimiento de un manualaprobado por el órgano competente.

i) Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro: Los trámites de registrodeberán resolverse de conformidad en los tiempos señalados en el Código ContenciosoAdministrativo.

j) Notificación de actos administrativos: La notificación de los actos administrativos queemitan las cámaras de comercio deberá observar lo previsto para tal efecto en el CódigoContencioso Administrativo.

2.1.1.2 GRUPO ATENCIÓN AL PÚBLICO.

a) Horario de atención al público: Las cámaras de comercio no podrán terminar la atenciónal público, hasta tanto hayan despachado a todos los usuarios que hubieran ingresado a laentidad dentro del horario de atención previsto en el reglamento interno, de conformidadcon lo dispuesto en el siguiente párrafo y en el numeral 1.2.8 del capítulo primero delpresente título.

Cuando quiera que circunstancias extraordinarias de caso fortuito o fuerza mayor hagannecesario modificar temporalmente el horario de atención al público, la variación debe serinformada al público por lo menos con cinco (5) días de anticipación, indicando las causasque justifiquen la determinación y la duración de la variación previstas, fijando en un lugarvisible de la sede de la cámara y sus oficinas seccionales y receptoras un aviso a este efecto.

Con la constancia mensual de la reunión de la junta directiva, se allegará a laSuperintendencia de Industria y Comercio constancia de haber dado cumplimiento a lorecién dispuesto.

b) Información al público: De acuerdo con la condición socioeconómica y cultural de cadaregión, el número de usuarios y las posibilidades de acceso a métodos de difusión, para cadatipo de usuario y para el público en general, se deberá informar sobre los siguientesaspectos:

i. Todos los servicios que presta, las condiciones para acceder a ellos y su costo. En caso deque existan costos preferenciales o diferenciales, resaltar el fundamento legal que justifiquesu establecimiento.

Para cada servicio deberá indicarse el nombre y cargo del funcionario responsable y el sitio,forma y tiempo en que se puede tener acceso a él.

ii. Las normas que determinan sus funciones y, en cada caso, las aplicables al servicioespecífico. Para el registro de proponentes la información mínima será la señalada en elnumeral 1.2.2. del capítulo primero del presente título.

iii. Los procedimientos y trámites a que están sujetas las actuaciones, precisando de maneradetallada todos los documentos y requisitos que deben ser suministrados por los usuarios ylos plazos en que será resuelto cada trámite.

Tratándose de actuaciones sujetas a recursos, deberá indicarse de manera expresa losrecursos que proceden, así como la forma y tiempo en que los mismos deben interponerse.

iv. El sistema de peticiones, quejas y reclamos, en adelante PQR, con que cuenta la cámarade comercio y la forma de acceder al mismo.

v. El horario de atención y los días a la semana en que se atenderá al público deberáninformarse en un lugar fácilmente visible a la entrada de cada área de atención al públicocon que cuente la cámara de comercio.

vi. La ubicación de todas sus áreas de atención, esto es, las oficinas seccionales o puntos deatención

vii. Disponer de avisos visibles en la entrada de cada área de atención al público en loscuales se señale que 'Por instrucción de la Superintendencia de Industria y Comercio y enaplicación de lo dispuesto en el artículo 26 del código de comercio y el numeral 1.4.7 delcapítulo primero del título VIII de la circular 10 de 2001, los archivos, libros y documentosde los registros pueden ser consultados libre y gratuitamente y el interesado puede obtenercopias de los mismos.'

c) Áreas de atención al público e infraestructura disponible: Las cámaras de comercioadecuarán cada área de atención al público, disponiendo como mínimo, d e:

i. Área física: El espacio, dotación mobiliaria, la forma de acceso y los implementosdisponibles deberán estar acordes con el número y tipo de usuarios con que cuente cadaárea de atención al público, de tal manera que sean suficientes y adecuados para, de unaparte, el diligenciamiento de los documentos necesarios para adelantar los trámites deregistro y, de otra, a fin de que cualquier persona pueda examinar los libros, los archivos enque sean llevados los registros públicos o los documentos emanados de estos y tomaranotaciones de los mismos, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 26 del código decomercio y de acuerdo con lo señalado en el numeral 1.4.7 del capítulo primero del presentetítulo.

ii. Infraestructura y asignación de personal: Las cámaras de comercio contarán con lainfraestructura y el personal suficiente y adecuadamente capacitado para atender a losusuarios de los registros públicos de manera que se garantice un servicio ágil en ventanilla yse respete el derecho de turno. Para este efecto se deberá tener en cuenta la estacionalidadde la demanda de cada servicio.

d) Capacitación a los usuarios sobre los registros: Dentro de los programas de capacitaciónque las cámaras de comercio deberán ofrecer sin costo, deben incluir temas relacionadoscon registros públicos, atendiendo el número de usuarios, las necesidades de capacitaciónque sean detectadas por la cámara, los cambios legislativos y las instrucciones impartidas

por esta Superintendencia.

e) PQR: Las cámaras deberán adoptar e implementar un sistema de PQR.

El sistema deberá comprender, como mínimo: Infraestructura física suficiente y recursohumano adecuado cualitativa y cuantitativamente, que permitan la recepción, tramitación yrespuesta oportuna; el establecimiento de procedimientos y formatos de presentación; y, laadopción de mecanismos de difusión y conocimiento del sistema por parte de los usuarios.

Las cámaras de comercio deberán hacer seguimiento estadístico y cualitativo a su sistemade PQR, verificar los resultados y tomar las medidas correctivas que corresponda.

f) Cobertura del registro en la jurisdicción: Las cámaras de comercio deberán adoptar lasmedidas necesarias a fin de prestar los servicios de registro en todos los municipios queconforman su jurisdicción.

Esta cobertura será aceptable si se hace directamente, lo mismo que si se verifica en asociocon otras cámaras de comercio, mediante la implementación de acuerdos de colaboraciónautorizados por esta Entidad.

Para efectos de determinar la cobertura del registro, las cámaras de comercio actualizaránperiódicamente una estimación del potencial de comerciantes de su jurisdicción, el cualpodrá realizarse en asocio o a través de convenios con otras entidades interesadas en lamisma información, o sustituirse por otros medios idóneos de informació n que permitandeterminar dicho potencial, tales como las bases de datos del DANE o de autoridadestributarias nacionales o locales.

Las cámaras de comercio deberán informar a la Superintendencia la manera cómo cumplencon la cobertura requerida, discriminando las oficinas seccionales, puntos de atención u otrosmecanismos con que cuenten para atender los requerimientos de los usuarios en cadamunicipio, en los plazos señalados para tal efecto en el formato Informe anual de losregistros públicos 1020-F01 anexo 4.1.

2.1.1.3 GRUPO FINANCIERO, ADMINISTRATIVO Y CONTABLE.


i. Aplicación de normas generales de contabilidad: Las cámaras de comercio deben llevar sucontabilidad observando lo dispuesto en los Decretos 2649 y 2650 de 1993.

ii. Libros de contabilidad: La apertura de los libros de contabilidad, se hará mediante laelaboración de un acta que suscribirá el representante legal y el revisor fiscal de la cámarade comercio, copia de la cual debe quedar transcrita en el primer folio de los libros ycontendrá los siguientes datos:

- Cámara de Comercio a la que pertenece;

- Fecha de apertura;

- Nombre del libro o uso a que se destine; y

- Número de serie del libro, el cual será ascendente iniciando en el 001, por cada libro quese registre nuevo para el mismo fin.

De la misma forma, se dará apertura a los libros en formas continuas, hojas removibles delos libros o serie continuas de tarjetas.

b) Requisitos para afiliación: La adopción y aplicación de los requisitos que se exijan a los

comerciantes para afiliarse a las cámaras de comercio, deberán ajustarse exclusivamente alo dispuesto en los artículos 19 y 92 del código de comercio y ser conocidas por losmatriculados en general. Los requisitos exigidos no podrán establecer condicionesdiscriminatorias.

c) Cumplimiento de términos: Los trámites e información que se remitan a estaSuperintendencia, deberán ser radicados en esta entidad en los términos legales previstos.

2.1.2 CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO.

Los siguientes son los sistemas de calificación y clasificación de las cámaras de comercio:

2.1.2.1 CALIFICACIÓN. Las cámaras de comercio se calificarán atendiendo el cumplimientode las reglas señaladas en el numeral 2.2.1de este título, así:

ASPECTOS PUNTOS

I. Grupo del servicio público de registro 250 puntos

1 Control sobre libros de registro 30 puntos

2. Procedimientos y formas de llevar los registros 50 puntos

3. Certificaciones 30 puntos

4. Tarifas cobradas por concepto de registros y su publicidad 40 puntos

5. Recepción de estados financiero 15 puntos

6. Archivo de los documentos de registro público 25 puntos

7. Publicación de la noticia mercantil 10 puntos

8. Reglamento interno y manuales de procedimiento para los

trámites de registro 20 puntos

9. Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro 15 puntos

10. Notificación de actos administ rativos 15 puntos

II. Grupo de atención al público 175 puntos

1. Horario de atención al público 15 puntos

2. Información al público 40 puntos

3. Áreas de atención al público e infraestructura disponible 50 puntos

4. Capacitación a los usuarios sobre los registros 10 puntos

5. PQR 40 puntos

6. Cobertura del registro en la jurisdicción 20 puntos

III. Grupo financiero administrativo y contable 75 puntos

1. Aspectos contables 35 puntos

2. Requisitos para afiliación de comerciantes y servicios ofrecidos. 15 puntos

3. Cumplimiento de términos 25 puntos.

2.1.2.2 CLASIFICACIÓN.

Con base en la anterior calificación, las cámaras de comercio serán clasificadas en lassiguientes etapas:

a) Etapa I: Cámaras con el 90% o más del punt aje previsto en el punto anterior;

b) Etapa II: Las cámaras de comercio clasificadas en esta etapa cumplen el 75% y menosdel 89% del puntaje;

c) Etapa III: Las entidades que cumplen entre el 74% y el 65% del puntaje;

d) Etapa IV: Las cámaras de comercio que cumplen entre el 64% y el 45% del puntaje;

e) Etapa V: Cámaras de comercio con menos del 45% de los puntos.

2.1.3 MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.

A continuación se determina la información que las cámaras de comercio deben remitir a laSuperintendencia de Industria y Comercio, los plazos y condiciones en que esta debeallegarse:

2.1.3.1 INFORMACIÓN INICIAL.

a) Adecuación: Las cámaras de comercio deberán hacer un diagnóstico de su propiasituación respecto de cada uno de los aspectos tratados en el numeral 2.1 del presentecapítulo.

Con base en ese diagnóstico, cada cámara de comercio deberá formular un plan deadopción, implementación y/o mantenimiento, según corresponda, que no se prorrogue, enningún caso, más allá del 31 de diciembre de 2001.

El plan de acción deberá estar fundamentado y contemplar por lo menos: Funcionarioresponsable, acciones, etapas, tiempos y financiación. Dicho plan debe ser aprobado por lajunta directiva de la cámara.

Constancia de la aprobación del plan y copia del mismo deben ser remitidos a la Delegaturapara la Promoción para la Competencia de esta entidad antes del 30 de abril de 2001.

b) Procedimiento de evaluación y corrección: Cada cámara de comercio debe establecer losmecanismos necesarios que le permitan adecuarse trimestralmente respecto de todos lostópicos tratados en este capítulo.

En ese sentido, debe adoptarse por parte de la junta directiva de la cámara de comercio unprocedimiento interno para que dentro de cada uno y todos los períodos trimestrales, serecopile la información, se evalúe la misma y se remita a esta Superintendencia, serecepcionen los comentarios de esta Entidad, se presenten los resultados a la junta directivala cual tomará medidas correctivas y, finalmente, se haga seguimiento de las medidasadoptadas por la junta directiva u ordenadas por la Superintendencia de Industria yComercio.

El procedimiento debe ser aprobado por la junta directiva de la cámara y constancia de suaprobación acompañada del mismo deben ser remitidos a la Delegatura para la Promociónde la Competencia de esta entidad antes del 30 de abril de 2001.

2.1.3.2 INFORMACIÓN PERIÓDICA.

a) Informe de los registros: Para efectos del seguimiento a la prestación de los servicios deregistro y de la atención a los usuarios por parte de las cámaras de comercio, éstas deberándiligenciar en su integridad y radicar en esta Superintendencia, trimestralmente, el informeseñalado en el Informe trimestral de los registros públicos 1020-F02 anexos 4.2 y cada añoel Informe anual de los registros públicos 1020-F01 anexo 4.1, suscritos por elrepresentante legal y el revisor fiscal.

b) Planes de adopción, implementación y/o mantenimiento: Se informará a estaSuperintendencia trimestralmente acerca del avance del plan de adopción, implementacióny/o mantenimiento de que trata el literal a) del numeral 2.1.3.1 del presente capítulo, segúnlos ajustes que esta entidad instruya, con cada reporte trimestral, el primero de los cualesdeberá radicarse en esta entidad con corte a junio 30 de 2001.

c) Procedimiento de evaluación y corrección: Trimestralmente, el representante legalprincipal y el revisor fiscal certificarán que en el período inmediatamente anterior se diocumplimiento al procedimiento adoptado por la cámara, de acuerdo con lo señalado en elliteral b) numeral 2.1.3.1.

En caso de haberse presentado desviaciones, las mismas personas indicarán cuáles fueron ydarán las razones para que ello hubiere sucedido.

d) Programa anual de trabajo: En este informe deberá indicarse las actividades de registroque se desarrollarán durante el año siguiente. En el mismo se incluirá para cada actividad,su cobertura, las fechas de programación y el presupuesto requerido. Las actividades que eneste programa se incluyan corresponderán a aquellas que tienen como finalidad perfeccionarlo que se hace cotidianamente para incrementar la eficiencia y la calidad en la prestación delservicio de registro.

En el programa deberá dejarse constancia expresa de que se tuvieron en cuenta losparámetros señalados en esta circular y que solo se están haciendo destinacionespresupuestales para materias diferentes a los registros una vez se haya llegado al nivelóptimo en todos y cada uno de los campos aquí tratados. En caso de haberse presentadodesviaciones, las mismas personas indicarán cuáles fueron y darán las razones para que ellohubiere sucedido.

Las cámaras de comercio deben elaborar este informe anualmente en el formato Programaanual de trabajo, informe de gestión o labores y concepto sobre la situación económica desus respectivas zonas 1020-F03 anexo 4.3, someterlo a aprobación de la junta directiva ytenerlo a disposición de los usuarios de los registros y autoridades que lo requieran. Con ellose entenderá cumplida la obligación de remitirlo a esta Superintendencia.

e) Informe de gestión o labores y concepto sobre la situación económica de sus respectivaszonas: De conformidad con lo dispuesto en el número 11 del artículo 86 del código decomercio, las cámaras de comercio elaborarán un informe de labores reseñando lasactividades realizadas respecto del programa anual de trabajo elaborado. En este informe seindicarán las fechas de cumplimiento de las actividades programadas, así como la coberturareal de las mismas. El informe de gestión deberá ser elaborado anualmente, en el formatoBalance general comparativo 1020-F04 anexo 4.4, firmado por el representante legal y elrevisor fiscal de la cámara de comercio.

El concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas y el informe de gestión olabores deberán elaborarse y tenerse a disposición de los usuarios y autoridades que lorequieran. Con ello se entiende cumplida la obligación establecida en el artículo 86 número11 del código de comercio.

f) Balance general, estado de resultados e informe del revisor fiscal: Las cámaras decomercio deberán radicar anualmente en la Superintendencia de Industria y Comercio, elbalance general y el estado de resultados, conforme a los formatos Balance generalcomparativo 1020-F04 anexo 4.4 y Estado comparativo de resultados 1020-F05 anexo 4.5en forma comparativa con el período inmediatamente anterior, elaborado de conformidadcon las normas contables vigentes, con las firmas autógrafas del representante legal, elcontador y el revisor fiscal de la cámara de comercio, informando los números de las cédulasde ciudadanía y tarjeta profesional de este último, acompañado de sus notas anexas y deldictamen del revisor fiscal.

Esta Superintendencia podrá solicitar estados contables intermedios e informescomplementarios a este informe cuando lo considere necesario.

g) Información presupuestal: Las cámaras de comercio deberán suministrar la informaciónpresupuestal solicitada en el formato Estado comparativo de resultados 1020-F05 anexo 4.5.

h) Constancia de reunión de junta directiva: En aplicación de lo dispuesto en el artículo 11del decreto 1520 de 1978, los secretarios de las cámaras de comercio deberán remitir a estaEntidad, constancia de la reunión observando lo previsto en el formato Constancia dereunión de junta directiva 1020-F06 anexo 4.6.

2.1.3.3 INFORMACIÓN EVENTUAL.

En caso que sea necesario modificar las condiciones reportadas a la Superintendencia deIndustria y Comercio según lo contemplado en el punto 2.1.3.1 anterior, dicha circunstanciaserá informada a la Delegatura para la Promoción de la Competencia por lo menos con diez(10) días de antelación a la implementación del cambio.

2.1.3.4 PERIODICIDAD.

La información requerida deberá radicarse en la Delegatura para la Promoción de laCompetencia, con la periodicidad que se señala y dentro del plazo siguiente, dependiendo dela frecuencia prevista:


Trimestral: Dentro de los 8 días siguientes al fin cada trimestre en los meses de marzo,junio, septiembre y diciembre.

Anual: El 30 de enero siguiente al vencimiento del respectivo año.

2.1.4 ACCIONES DE CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA.

La Superintendencia adoptará cualquiera de las acciones previstas en la ley, segúncorresponda a las circunstancias particulares, a fin de corregir la situación detectada oprevenir su ocurrencia o recrudecimiento.

2.2 APROBACIÓN DE REFORMAS AL REGLAMENTO INTERNO.

2.2.1 RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL.

Para efectos de lo previsto en los artículos 2 numeral 7 y 11 numeral 7 del decreto2153 de 1992, en concordancia con el artículo 86 numeral 10 del código decomercio, las reformas al reglamento interno de las cámaras de comercio seentenderán aprobadas con la autorización que les imparta el órgano competente

para tal fin dentro de la estructura interna de la cámara, siempre que se hayanatendido los requerimientos legales y estatutarios. Para el efecto, se deberánrespetar las siguientes reglas:

a) Contenido del reglamento interno: Para impartir la correspondienteautorización, el órgano competente tendrá en cuenta que los reglamentos internosdeberán contener por lo menos los siguientes aspectos:

- De la junta directiva y sus funcionarios;

- Del representante legal;

- Del secretario y sus funciones;

- Del revisor fiscal;

- Del régimen de afiliados;

- Del patrimonio; y

-De las reformas al reglamento interno.

b) Información de las reformas adoptadas: Las cámaras de comercio informarán ala Superintendencia de Industria y Comercio, sobre las reformas a los reglamentosinternos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su aprobación por parte delórgano competente, mediante envío del acta correspondiente y una certificaciónsuscrita por el representante legal y el revisor fiscal, quienes se comprometeránpersonalmente a que se cumplan los requisitos le gales y estatutarios para elefecto.

Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio encuentre que las reformasno se ajustan a la ley, podrá ordenar las modificaciones pertinentes, en cuyo casola cámara deberá, en forma inmediata, adelantar las actuaciones conducentes paraese efecto.

2.2.2 RÉGIMEN DE APROBACIÓN ESPECIAL.

En caso de modificaciones al régimen de la representación legal, de afiliados y lasque afecten directa o indirectamente el funcionamiento de los registros públicos,se requerirá aprobación previa de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las Cámaras de Comercio que hubieren sido sancionadas por la Superintendenciade Industria y Comercio y las que se creen, requerirán de aprobación previa a lasmodificaciones al reglamento interno, durante un período de seis (6) meses apartir de la ejecutoria de la resolución o de la publicación del decreto respectivo.

2.3 CREACIÓN DE OFICINAS SECCIONALES DE LAS CÁMARAS DECOMERCIO.

El decreto 2153 de 1992 eliminó la función de aprobar la creación de oficinasseccionales de las cámaras de comercio contenida en el decreto 1520 de 1978. Enconsecuencia, las cámaras de comercio quedan relevadas de la obligación de

someter a la aprobación de la Superintendencia la creación de oficinas seccionales.

Para efectos de lo previsto en el artículo 2 número 7 del decreto 2153 de 1992, lascámaras de comercio remitirán a esta entidad la información sobre la creación deoficinas seccionales resaltando la circunstancia de la aprobación en la constanciade la reunión de la junta directiva prevista en el literal h) del numeral 2.1.3.2anterior.

2.4 TARIFAS POR CONCEPTO DE AFILIACIÓN QUE COBRAN LAS CÁMARASDE COMERCIO.

El numeral 10 del artículo 86 del código de comercio, asigna a las cámaras decomercio la función de dictar su reglamento interno, el cual deberá contener elrégimen de afiliados y ser aprobado por la Superintendencia de Industria yComercio, así como las reformas a los mismos, de conformidad con el artículo 6del decreto 1520 de 1978.

El artículo 124 de la ley 6 de 1992, autoriza al Gobierno Nacional a fijar el montode las tarifas que deban sufragarse a favor de las cámaras de comercio porconcepto del registro mercantil y establece que las cuotas anuales que elreglamento señale para los comerciantes afiliados e inscritos, son de naturalezavoluntaria.

Por lo anterior, las cámaras de comercio podrán fijar de manera voluntaria y sinaprobación previa por parte de esta Superintendencia, las tarifas de afiliación paralos comerciantes. Sin embargo, éstas deberán ser informadas a esta Entidad, envirtud de lo establecido en el artículo 87 del código de comercio y en el numer al 7del artículo 2 del decreto 2153 de 1992.

No obstante lo anterior, las cámaras de comercio al incrementar las cuotas anualesde afiliación tendrán en cuenta los niveles de inflación proyectados por el GobiernoNacional.

2.5 PRESUPUESTO DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO.

Con ocasión de la expedición del decreto 2153 de 1992, proferido en desarrollo delartículo 20 transitorio de la Constitución Política, se eliminó la función de aprobarpresupuestos de las cámaras de comercio y sus adiciones o traslados, contenidaen el código de comercio y en el decreto 50 de 1981.

En consecuencia, las cámaras de comercio quedan relevadas de la obligación desometer a la aprobación de esta Superintendencia los presupuestos, sus adicionesy traslados.

2.6 CONTRIBUCIÓN DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO CON DESTINO A LASUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

<Numeral modificado por la Circular 25 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>Las cámaras de comercio pagarán anualmente a la Superintendencia de Industriay Comercio el uno por ciento (1%) del presupuesto aprobado, en tres (3) contados

iguales pagaderos así:

Primer contado a más tardar el 30 de marzo.

Segundo contado a más tardar el 30 de junio, y Tercer contado a más tardar el 30de septiembre.

El pago del uno por ciento (1%) por adiciones al presupuesto de cada vigencia, secancelará dentro de los diez (10) días siguientes a la expedición del actoaprobatorio.

En caso que las cámaras de comercio perciban ingresos superiores a los aprobadosen su presupuesto, están obligadas a incorporarlos a este dentro de la mismavigencia, para efectos de la liquidación de la contribución de que trata estenumeral.

El pago se hará mediante consignación en cheque de gerencia o en efectivo a lacuenta corriente número 062 754387 del Banco de Bogotá a nombre de laSuperintendencia de Industria y Comercio, Código Rentístico número 04 omediante pago electrónico PSE, ingresando a la página web www.sic.gov.co yefectuando la respectiva legalización del pago ante el sistema de recaudo de estaSuperintendencia.

Con el fin de liquidar los derechos que deben cancelar a esta entidad, las cámarasde comercio enviarán una certificación del revisor fiscal respecto del monto delpresupuesto y sus adiciones, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a suaprobación.

Las Cámaras de Comercio enviarán a esta Superintendencia un reporte trimestralde la ejecución de su presupuesto acumulado, el último día hábil del mes siguientea la culminación del trimestre respectivo.

Notas de Vigencia

- Numeral modificado por la Circular 25 de 2011, publicada en el Diario Oficial No. 48.270 de1 de diciembre de 2011.

- Párrafo 5o. modificado por el artículo 7 de la Circular 15 de 2001, publicada en el DiarioOficial No. 44.639, de 07 de diciembre de 2001.


Texto original de la Circular Única, con la modificación introducida por la Circular15 de 2001:

Las cámaras de comercio pagarán anualmente a la Superintendencia de Industria yComercio el uno por ciento (1%) del presupuesto aprobado, en tres (3) contados igualespagaderos así:

Primer contado a más tardar el 30 de marzo;

Segundo contado a más tardar el 30 de junio; y

Tercer contado a más tardar el 30 de septiembre.

En consecuencia, se aplicará a los presupuestos de cada año.

El pago del uno por ciento (1%) por adiciones al presupuesto de cada vigencia, se cancelarádentro de los diez (10) días siguientes a la expedición del acto aprobatorio.

<Párrafo 5o. modificado por el artículo 7 de la Circular 15 de 2001. El nuevo texto es elsiguiente:> El pago se hará mediante consignación en cheque de gerencia o en efectivoa:DTN Superindustria y Comercio, cuenta corriente 050- 00110-6, Banco Popular, SucursalBogotá.

El incumplimiento a lo previsto en los artículos anteriores, será sancionado conforme a lodispuesto por el artículo 26 del decreto 1520 de 1978.

Con el fin de liquidar los derechos que deben cancelar a esta entidad, las cámaras decomercio enviarán una certificación del revisor fiscal respecto del monto de presupuesto ysus adiciones dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su aprobación.


Las cámaras de comercio pagarán anualmente a la Superintendencia de Industria yComercio el uno por ciento (1%) del presupuesto aprobado, en tres (3) contados igualespagaderos así:

Primer contado a más tardar el 30 de marzo;

Segundo contado a más tardar el 30 de junio; y

Tercer contado a más tardar el 30 de septiembre.

En consecuencia, se aplicará a los presupuestos de cada año.

El pago del uno por ciento (1%) por adiciones al presupuesto de cada vigencia, se cancelarádentro de los diez (10) días siguientes a la expedición del acto aprobatorio.

El pago se hará mediante cheque girado a la Superintendencia de Industria y Comercio,cuenta corriente No. 150-00045-3 del Banco Popular, Sucursal San Diego.

El incumplimiento a lo previsto en los artículos anteriores, será sancionado conforme a lodispuesto por el artículo 26 del decreto 1520 de 1978.

Con el fin de liquidar los derechos que deben cancelar a esta entidad, las cámaras decomercio enviarán una certificación del revisor fiscal respecto del monto de presupuesto ysus adiciones dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su aprobación.

2.7 AUTENTICACIÓN DE CERTIFICADOS EXPEDIDOS POR LAS CÁMARASDE COMERCIO.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 89 del código de comercio, todacámara de comercio tendrá uno o más secretarios, cuyas funciones seránseñaladas en el reglamento respectivo. El secretario autorizará con su firma todaslas certificaciones que la cámara expida en ejercicio de sus funciones.

En concordancia con lo dispuesto en la norma citada, el artículo 6 del decreto 1520de 1978, al tratar sobre los estatutos de las cámaras de comercio, prevé que estosdeben contemplar por lo menos, entre otros puntos, lo relativo al secretario y susfunciones.

En este orden de ideas, ante los inconvenientes presentados en la autenticaciónpor parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de las firmas de quienesactúan como secretarios de las cámaras de comercio en la expedición de loscertificados de los registros mercantil, de proponentes y de entidades sin ánimo delucro, las cámaras deberán verificar previamente que la persona encargada puedaejercer dicha función de acuerdo con los estatutos y remitir el acto de designacióndentro de los cinco (5) días siguientes a aquél en que éste se produzca,acompañado con la firma que empleará el funcionario en el cumplimiento de lafunción de secretario.

La Superintendencia de Industria y Comercio, verificará el cumplimiento de lodispuesto en los estatutos de la cámara de comercio y se abstendrá de autenticarlos certificados cuando la respectiva entidad no haya dado cumplimiento a loseñalado, siendo responsabilidad de las mismas los perjuicios que se ocasionen alos usuarios y sin perjuicio de las sanciones que se deriven del incumplimiento delas instrucciones impartidas en esta reglamentación.

2.8 PROCEDIMIENTO DE ELECCIÓN DE LOS REVISORES FISCALES DE LASCÁMARAS DE COMERCIO. <Numeral 2.8 modificado por la Circular 1 de 2004. Elnuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 delDecreto 898 de 2002, corresponderá a las asambleas de las cámaras de comercioel nombramiento del revisor fiscal y sus respectivos suplentes. Para tal fin, lascámaras de comercio deberán observar el siguiente procedimiento:

a) La Junta Directiva de la cámara de comercio en la reunión de junta previstapara el mes de marzo del año de la elección, adoptará los términos de la invitaciónseñalando, como mínimo:

i) El objeto de la invitación;

ii) Los honorarios a pagar;

iii) Los elementos que deberán contener las propuestas, tales como:

- Hoja de vida de los aspirantes principales y suplentes.

- Si es persona jurídica, indicación de la persona natural que prestará el serviciobajo su responsabilidad.

- Fotocopia de la cédula y tarjeta profesional.

- Declaración expresa que se entenderá prestada con la presentación de lapropuesta de que la persona natural aspirante al cargo o la firma de contadores yla persona natural designada por ella, tanto para desempeñarse como revisor fiscalprincipal o suplente (s) no se encuentran incursos en caus ales de inhabilidad oincompatibilidad establecidas en la ley.

- Certificado reciente de antecedentes disciplinarios de los aspirantes principales ysuplentes, expedido por la Junta Central de Contadores.

- La experiencia relacionada con el cargo.

- La aceptación del cargo por parte del aspirante en caso de resultar elegido.

- Nombre e identificación de los suplentes del revisor fiscal.

iv) Fecha límite para postularse, que en todo caso será dentro de la primeraquincena del mes de mayo de la elección;

b) El representante legal de la cámara de comercio observando los anteriorestérminos, procederá a invitar a las personas naturales y jurídicas interesadas enllevar la revisoría fiscal de la entidad, para que se postulen dentro de la primeraquincena del mes de mayo del año de la elección, invitación que se efectuarámediante publicación que, teniendo en cuenta la fecha límite para postularse,deberá realizarse por lo menos dos (2) veces en la primera quincena del mes demayo del año en que se realice la elección. Dicha publicación se hará en losmismos medios autorizados para la elección de la junta directiva;

c) El Representante Legal de la cámara de comercio, dentro de los cinco (5) díashábiles siguientes a la publicación de la invitación, verificará que las personas quese postulen reúnan los requisitos exigidos en los términos de la invitación. Todasaquellas personas que cumplan con los requisitos mencionados serán loscandidatos que se presenten a consideración de la asamblea, para ser elegidoscomo revisor fiscal principal y suplente (s) de la respectiva cámara;

d) La relación de los aspirantes a ser elegidos revisor fiscal principal y suplente (s)deberá, así mismo, ser publicada por lo menos una vez en la segunda quincena demayo, en los mismos medios establecidos para la publicación de la informaciónpara la elección de la Junta Directiva;

e) El día de las elecciones se dispondrá en las mismas mesas de votación decandidatos a la junta directiva, de una urna destinada a depositar los votos por elrevisor fiscal principal y suplente;

f) En los otros asuntos relativos a la elección del revisor fiscal principal y suplente(s), se adoptará un procedimiento similar al establecido para la elección de la juntadirectiva, incluido todo lo relacionado con las oficinas seccionales, las urnas, mesasde votación, designación de jurados, escrutinio de las urnas, y los demás aspectosnecesarios para la elección.

Serán elegidos como revisores fiscales principal y suplente (s) quienes obtengan la

mayoría de votos válidos depositados.

A más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la elección, lascámaras de comercio informarán a la Superintendencia de Industria y Comercio elnombre, documento de identidad, tarjeta profesional y firma de los revisoresfiscales principal y suplente (s) que hayan sido elegidos.

Notas de Vigencia

- Numeral 2.8 modificado por la Circular 1 de 2004, publicada en el Diario Oficial No. 45.457,de 10 de febrero de 2004

- Inciso modificado por la Circular 13 de 2002, publicada en el Diario Oficial No. 44.819, de01 de junio de 2002.

- Numeral 2.8 adicionado por la Circular 12 de 2002, publicada en el Diario Oficial No.44.802, de 16 de mayo de 2002.


Texto adicionado por la Circular 12 de 2002 con la modificación introducida por laCircular 13 de 2002:

2.8 De conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto 898 de 2002corresponderá a las asambleas de las cámaras de comercio el nombramiento del revisorfiscal y sus respectivos suplentes. Para tal fin, las cámaras de comercio deberán observar elsiguiente procedimiento:

El representante legal de la cámara de comercio, invitará a las personas natu rales yjurídicas interesadas en llevar la revisoría fiscal de la entidad, a presentar sus propuestasdentro de la primera quincena del mes de mayo del año de la elección, mediante publicaciónen lugar suficientemente visible en el área de atención al público de su sede principal,seccionales y/o puntos de atención, así como en medios electrónicos y/o por cualquier otromedio de amplia circulación en la región.

La invitación deberá indicar el objeto de la misma, así como los requisitos mínimos quedeberá reunir la propuesta, tales como:

a) Hoja de vida del aspirante;

b) Si es persona jurídica, indicación de la persona natural que prestará el servicio bajo suresponsabilidad;

c) Fotocopia de la cédula y tarjeta profesional;

d) Declaración expresa que se entenderá prestada con la presentación de la propuesta, deque la persona natural aspirante al cargo o la firma de contadores y la persona naturaldesignada por ella, no se encuentran incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidadestablecidas en la ley;

e) El valor de los honorarios que aspira devengar durante la totalidad del período y laexperiencia relacionada con el cargo;

f) La aceptación del cargo por parte del aspirante en caso de resultar elegido;

g) Nombre e identificación del suplente o suplentes del revisor fiscal.

De las propuestas que cumplieron con los requisitos anteriormente señalados, dentro de los

cinco días hábiles siguientes a la publicación de la invitación, la junta directiva de larespectiva cámara de comercio, seleccionará un número plural de personas postuladas paraser elegidas como revisores fiscales principal y suplente así: seis (6) aspirantes en lascámaras de comercio cuya junta directiva a elegir sea de 12 miembros; cuatro (4)aspirantes cuya Junta Directiva a elegir sea de nueve (9) miembros; tres (3) aspirantes enlas de seis (6) miembros, dicha selección atenderá a los parámetros de valor de honorarios yexperiencia relacionada con el cargo señalados en el precitado literal e) del presentenumeral.

A partir de la última semana del mes de mayo y hasta la fecha de las elecciones, lascámaras de comercio darán a conocer a los sufragantes los nombres de las personaspreseleccionadas para el cargo de revisor fiscal con sus respectivos suplentes, por losmismos medios señalados en la presente circular para las invitaciones.

El día de las elecciones se dispondrá en las mismas mesas de votación de candidatos a lajunta directiva, de una urna destinada a depositar los votos por el revisor fiscal principal ysuplente.

En todo lo demás se adoptará un procedimiento similar al establecido para la elección de lajunta directiva, incluido todo lo relacionado con las oficinas seccionales, las urnas, mesas devotación, designación de jurados, y escrutinio de las urnas y los demás aspectos necesariospara la elección..

<Inciso modificado por la Circular 13 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> Seránelegidos como revisores fiscales principal y suplente, los señalados en la propuesta queobtenga la mayoría de los votos depositados. El revisor fiscal así elegido deberá tomarposesión del cargo ante la junta directiva entrante a más tardar dentro de los cinco díashábiles siguientes a la posesión de la misma.

Adelantada la correspondiente posesión y a más tardar dentro de los cinco días h ábilessiguientes, las cámaras de comercio informarán a la Superintendencia de Industria yComercio, nombre, documento de identidad, tarjeta profesional y firma de los revisoresfiscales principal y suplente elegidos.

Para efectos de las elecciones correspondientes al período 2002–2004 las invitaciones seránpublicadas desde la fecha de entrada en vigencia de la presente disposición y hasta el 22 demayo. La preselección se adelantará entre el 23 y el 27 de mayo, y a partir del 28 de mayoy hasta la fecha de las elecciones se darán a conocer los nombres de las personaspreseleccionadas para el cargo de revisor fiscal con sus respectivos suplentes.


2.8 De conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto 898 de 2002corresponderá a las asambleas de las cámaras de comercio el nombramiento del revisorfiscal y sus respectivos suplentes. Para tal fin, las cámaras de comercio deberán observar elsiguiente procedimiento:

El representante legal de la cámara de comercio, invitará a las personas natu rales yjurídicas interesadas en llevar la revisoría fiscal de la entidad, a presentar sus propuestasdentro de la primera quincena del mes de mayo del año de la elección, mediante publicaciónen lugar suficientemente visible en el área de atención al público de su sede principal,seccionales y/o puntos de atención, así como en medios electrónicos y/o por cualquier otromedio de amplia circulación en la región.

La invitación deberá indicar el objeto de la misma, así como los requisitos mínimos quedeberá reunir la propuesta, tales como:

a) Hoja de vida del aspirante;

b) Si es persona jurídica, indicación de la persona natural que prestará el servicio bajo suresponsabilidad;

c) Fotocopia de la cédula y tarjeta profesional;

d) Declaración expresa que se entenderá prestada con la presentación de la propuesta, deque la persona natural aspirante al cargo o la firma de contadores y la persona naturaldesignada por ella, no se encuentran incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidadestablecidas en la ley;

e) El valor de los honorarios que aspira devengar durante la totalidad del período y laexperiencia relacionada con el cargo;

f) La aceptación del cargo por parte del aspirante en caso de resultar elegido;

g) Nombre e identificación del suplente o suplentes del revisor fiscal.

De las propuestas que cumplieron con los requisitos anteriormente señalados, dentro de loscinco días hábiles siguientes a la publicación de la invitación, la junta directiva de larespectiva cámara de comercio, seleccionará un número plural de personas postuladas paraser elegidas como revisores fiscales principal y suplente así: seis (6) aspirantes en lascámaras de comercio cuya junta directiva a elegir sea de 12 miembros; cuatro (4)aspirantes cuya Junta Directiva a elegir sea de nueve (9) miembros; tres (3) aspirantes enlas de seis (6) miembros, dicha selección atenderá a los parámetros de valor de honorarios yexperiencia relacionada con el cargo señalados en el precitado literal e) del presentenumeral.

A partir de la última semana del mes de mayo y hasta la fecha de las elecciones, lascámaras de comercio darán a conocer a los sufragantes los nombres de las personaspreseleccionadas para el cargo de revisor fiscal con sus respectivos suplentes, por losmismos medios señalados en la presente circular para las invitaciones.

El día de las elecciones se dispondrá en las mismas mesas de votación de candidatos a lajunta directiva, de una urna destinada a depositar los votos por el revisor fiscal principal ysuplente.

En todo lo demás se adoptará un procedimiento similar al establecido para la elección de lajunta directiva, incluido todo lo relacionado con las oficinas seccionales, las urnas, mesas devotación, designación de jurados, y escrutinio de las urnas y los demás aspectos necesariospara la elección.

Serán elegidos como revisores fiscales principal y suplente los señalados en la propuesta queobtenga la mayoría absoluta de los votos depositados. El revisor fiscal así elegido deberátomar posesión del cargo ante la junta directiva entrante a más tardar dentro de los cincodías hábiles siguientes a la posesión de la misma.

Adelantada la correspondiente posesión y a más tardar dentro de los cinco días h ábilessiguientes, las cámaras de comercio informarán a la Superintendencia de Industria yComercio, nombre, documento de identidad, tarjeta profesional y firma de los revisoresfiscales principal y suplente elegidos.

Para efectos de las elecciones correspondientes al período 2002–2004 las invitaciones seránpublicadas desde la fecha de entrada en vigencia de la presente disposición y hasta el 22 demayo. La preselección se adelantará entre el 23 y el 27 de mayo, y a partir del 28 de mayoy hasta la fecha de las elecciones se darán a conocer los nombres de las personaspreseleccionadas para el cargo de revisor fiscal con sus respectivos suplentes.

2.9. ASPECTOS RELACIONADOS CON LA ELECCIÓN DE DIRECTORES DELAS JUNTAS DIRECTIVAS DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO. <Numeraladicionado por la Circular 9 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:>

2.9.1. <Ver Notas del Editor> La Asamblea para la elección de directores de lascámaras de comercio, se realiza cada dos años por derecho propio, en el día y lahora previstos en el artículo 2o del Decreto 726 de 2000, por lo que no se requiereconvocatoria.

Notas del Editor

- En criterio del editor para la interpretación de este artículo debe tenerse en cuenta lamodificación, del período de los miembros de la Junta Directiva, introducida al artículo 82 delCódigo de Comercio por el artículo 5 de la Ley 1727 de 2014, 'por medio de la cual sereforma el Código de Comercio, se fijan normas para el fortalecimiento de la gobernabilidady el funcionamiento de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones', publicadaen el Diario Oficial No. 49.209 de 11 de julio de 2014, según el cual:

(Por favor remitirse a la norma original para comprobar la vigencia del texto que setranscribe a continuación:)

'ARTÍCULO 5. (...) Con excepción de los miembros designados por el Gobierno Nacional, losmiembros de la Junta Directiva serán elegidos para un período institucional de cuatro (4)años con posibilidad de reelección inmediata por una sola vez. (...) '

2.9.2. La inscripción de las listas de candidatos a directores de las cámaras decomercio, deberá efectuarse durante la primera quincena del mes de mayo del añode la elección. Para el efecto, se entenderá que dicho plazo vence el último díahábil de la primera quincena del mes citado, sin que pueda entenderse, en ningúncaso, que el vencimiento del plazo se traslada al primer día hábil de la segundaquincena.

2.9.3. En el municipio o distrito en el que existan alcaldías menores, la inscripciónde la(s) lista(s) debe surtirse en la alcaldía principal de dicho municipio o distrito.

2.9.4. En las elecciones por matriculados o por afiliados, quien inscriba la lista solorequerirá tener la calidad de comerciante matriculado, con matrícula vigente al 31de marzo del año de la elección.

Notas del Editor

- En criterio del editor para la interpretación de este artículo debe tenerse en cuenta lodispuesto en el artículo 4 de la Ley 1727 de 2014, 'por medio de la cual se reforma el Códigode Comercio, se fijan normas para el fortalecimiento de la gobernabilidad y elfuncionamiento de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones', publicada en elDiario Oficial No. 49.209 de 11 de julio de 2014, según el cual:


'ARTÍCULO 4. Además de lo dispuesto en el artículo 85 del Código de Comercio, para sermiembros de la Junta Directiva se requiere haber ostentado ininterrumpidamente la calidadde afiliado durante los dos (2) últimos años calendario previo al treinta y uno (31) de marzodel año correspondiente a la respectiva elección.

Los miembros de la Junta Directiva deberán cumplir los requisitos establecidos para serafiliados o para mantener esta condición.

En el caso de representantes legales de las personas jurídicas que llegaren a integrar laJunta Directiva, estos deberán acreditar los mismos requisitos exigidos para los afiliados,salvo el de ser comerciantes.

Los miembros designados por el Gobierno Nacional deberán cumplir con los requisitos paraser afiliados o tener título profesional con experiencia, al menos de cinco (5) años, enactividades propias a la naturaleza y las funciones de las Cámaras de Comercio.'

2.9.5. La modificación de la(s) lista(s) solo podrá surtirse, conforme se prevé en elartículo 5o del Decreto 726 de 2000, hasta el último día hábil, inclusive, de laprimera quincena del mes de mayo. Para el efecto, se entenderá que dicho plazovence el último día hábil de la primera quincena del mes citado, sin que puedaentenderse, en ningún caso, que el vencimiento del plazo se traslada al primer díahábil de la segunda quincena.

2.9.6. Para efectos de lo previsto en el artículo 5o del Decreto 726 de 2000, seentiende que una persona aparece en más de una lista, cuando exista constanciade su aceptación en varias listas.

2.9.7. Cada renglón de las listas debe inscribirse con un miembro principal y unosuplente. Si el principal o el suplente no cumple con todos los requisitos señaladosen la ley, se entenderá no inscrito todo el renglón.

2.9.8. Para determinar el número de miembros de la junta directiva de unacámara de comercio, solo se tendrán en cuenta los comerciantes, personasnaturales o jurídicas, con matrícula vigente al 31 de diciembre del año anterior a laelección. No se tendrán en cuenta, para el efecto, los establecimientos decomercio, las sucursales y las agencias.

2.9.9. La elección de directores de las cámaras de comercio corresponderá a loscomerciantes afiliados, si la cámara de comercio cuenta con 300 o máscomerciantes con matrícula vigente y el número total de afiliados con matrículavigente al último día hábil del mes de marzo es superior al 10% del total decomerciantes con matrícula vigente al 31 de marzo del año en que se realice laelección.

Para determinar el número de comerciantes, solo se tendrán en cuenta laspersonas naturales y jurídicas sin incluir los establecimientos de comercio, lassucursales y las agencias.

Para determinar el número de afiliados se tendrán en cuenta los comerciantesafiliados, esto es, aquellos afiliados personas naturales, jurídicas y las sociedadescon domicilio principal por fuera de la jurisdicción de la cámara de cuya elección setrate, que tengan una sucursal matriculada en dicha jurisdicción.

2.9.10. <Numeral derogado por la Circular 1 de 2010>

Notas de Vigencia

- Numeral derogado por la Circular 1 de 2010, publicada en el Diario Oficial No. 47.617 de 8de febrero de 2010.



2.9.10 Cuando la elección se realice por matriculados, el matriculado, para ser candidato,debe tener tal condición durante los dos años calendario anteriores al año en que se realicela elección y haber renovado la matrícula mercantil a más tardar el 31 de marzo del año dela elección.

2.9.11. Se entiende que el comerciante matriculado que no se encuentre al día enla renovación de la matrícula mercantil, no puede ser excluido del RegistroMercantil y, por lo tanto, mantiene su condición de matriculado. Sin embargo, solopodrá participar en la elección como candidato y como sufragante, siempre quecancele las renovaciones atrasadas a más tardar el último día hábil del mes demarzo del año de la elección.

2.9.12. <Numeral derogado por la Circular 1 de 2010>

Notas de Vigencia

- Numeral derogado por la Circular 1 de 2010, publicada en el Diario Oficial No. 47.617 de 8de febrero de 2010.



2.9.12. Cuando la elección se realice por afiliados, el afiliado, para ser candidato, deberátener tal condición durante los dos (2) años calendario anteriores al año en que se realice laelección.

2.9.13. Se entiende que el afiliado pierde tal calidad, cuando incumple con el pagode la cuota anual de afiliación, conforme a la regulación interna de cada cámara decomercio, o cuando no renueva su matrícula mercantil dentro de los tres primerosmeses del año o cuando incumple cualquiera de las demás obligaciones señaladasen el respectivo régimen de afiliados.

2.9.14. La pérdida de la calidad de afiliado opera automáticamente, una vez el

afiliado incumple alguna de las obligaciones mencionadas en el numeral anterior,lo cual implica la interrupción del tiempo de permanencia en tal calidad que exigela ley para que este pueda postularse como candidato a las elecciones demiembros de junta directiva.

2.9.15. Una vez el matriculado se pone al día con las obligaciones que impone lacalidad de afiliado, la cámara de comercio respectiva podrá otorgarle nuevamentela calidad de afiliado y, en tal caso, comenzará a contarse de nuevo el término depermanencia en dicha calidad para efectos de postulaciones posteriores.

2.9.16. Podrán sufragar los comerciantes matriculados o afiliados, segúncorresponda la elección a unos u otros, siempre que estén al día en susobligaciones como tales al último día hábil de marzo del año de la elección.

2.9.17. Para efectos de determinar la calidad de sufragante no aplica la condiciónde haber tenido la calidad de afiliado o matriculado, según el caso, durante los dosaños calendario anteriores, pues la ley no previó tal requisito.

2.9.18. El jurado que designe la cámara de comercio para cada mesa de votación,podrá estar compuesto por uno o más comerciantes matriculados o afiliados,según el caso.

2.9.19. El voto en elecciones que se realizan en las cámaras de comercio espersonal e indelegable. No se podrá sufragar a través de apoderado. Las personasjurídicas comerciantes votarán a través de su representante legal.

2.9.20. Las listas no podrán ser impugnadas. La impugnación solo procede contralas elecciones en los términos señalados en la ley.

2.9.21. Para los efectos de la presente circular, se entenderá que el último díahábil del mes de marzo será aquel día de este mes hasta el cual la cámara decomercio recibe renovaciones de matrícula por cualquier medio.

Notas de Vigencia

- Numeral 2.9 adicionado por la Circular 9 de 2005, publicada en el Diario Oficial No. 46.109de 01 de diciembre de 2005.

2.10 ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS DIRECTORES DESIGNADOS POREL GOBIERNO NACIONAL EN LAS JUNTAS DIRECTIVAS DE LAS CÁMARASDE COMERCIO. <Numeral adicionado por la Circular 3 de 2011. El nuevo texto esel siguiente:>

2.10.1 <Ver Notas del EditorA los miembros de la junta directiva designados por elGobierno Nacional les es aplicable la vacancia automática del cargo de director, deque trata el primer inciso del artículo 18 del Decreto 726 de 2000, por suinasistencia sin justa causa a cinco (5) sesiones de la junta directiva.

Notas del Editor

- En criterio del editor para la interpretación de este artículo debe tenerse en cuenta lodispuesto en el artículo 11 de la Ley 1727 de 2014, 'por medio de la cual se reforma elCódigo de Comercio, se fijan normas para el fortalecimiento de la gobernabilidad y elfuncionamiento de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones', publicada en elDiario Oficial No. 49.209 de 11 de julio de 2014, según el cual:


'ARTÍCULO 11. La no asistencia a cinco (5) sesiones de Junta Directiva, en el período de un(1) año, con o sin justa causa, producirá automáticamente la vacancia del cargo de miembrode Junta Directiva. No se computará la inasistencia del principal cuando se trate dereuniones extraordinarias a las cuales asista su suplente. En el evento de la vacancia de unmiembro de Junta Directiva principal, el suplente personal ocupará su lugar.

Adicionalmente, se producirá la vacancia automática del cargo de miembro de JuntaDirectiva, cuando durante el periodo para el cual ha sido elegido se presente cualquiercircunstancia que implique la pérdida de la calidad de afiliado o cuando sobrevenga unacausal de inhabilidad prevista en la ley.

La falta absoluta de un miembro principal y suplente, elegido por los afiliados, producirá lavacante del renglón correspondiente, caso en el cual será reemplazado por el renglónsiguiente en el orden consignado en la lista respectiva. En el evento de que la lista no cuentecon renglones adicionales, la vacante la ocupará un principal y un suplente designados por laJunta Directiva de la lista de candidatos que, en la elección correspondiente, al establecer elcuociente electoral, haya obtenido el mayor residuo siguiente. Si se tratare de única lista, lavacante la ocupará un principal y un suplente elegidos por la Junta Directiva.

En caso de que la vacancia definitiva de principal o suplente corresponda a un directivodesignado por el Gobierno Nacional, el Presidente de la Junta Directiva, informará alGobierno Nacional, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que tengaconocimiento, a fin de que se inicien los trámites para su reemplazo en un término de un (1)mes.

Tratándose de la ausencia de uno de los miembros principales designados por el GobiernoNacional, el suplente lo reemplazará en sus faltas temporales y absolutas. En este últimoevento, el reemplazo será hasta tanto se realice una nueva designación por parte delGobierno Nacional.'

- En criterio del editor debe tenerse en cuenta la modificación introducida al artículo 18 delDecreto 726 de 2000 por el artículo 9 del Decreto 333 de 2012, publicado en el Diario OficialNo. 48.338 de 9 de febrero de 2012.

2.10.2 El procedimiento que se utilice para determinar la vacancia automática delos miembros del Gobierno Nacional o para presentar las respectivas excusas, seráel mismo que se fije en los estatutos para los directivos elegidos por loscomerciantes. En caso de que no se encuentre regulado dicho procedimiento, lajustificación por la inasistencia deberá darse en la misma reunión o, a más tardar,en la siguiente sesión.

2.10.3 <Ver Notas del Editor> En el evento de presentarse una vacancia definitivade alguno de los miembros designados por el Gobierno Nacional, el presidente dela junta directiva deberá proceder a informar al Ministerio de Comercio, Industria yTurismo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, para que se proceda a su

reemplazo.

Notas del Editor








2.10.4 <Ver Notas del Editor> Para el caso de los Directivos designados por elGobierno Nacional, el suplente reemplazará al principal en sus faltas temporales yabsolutas y, en este último evento, su reemplazo será hasta tanto se realice unnuevo nombramiento del principal por parte del Gobierno Nacional.

Notas del Editor








Notas de Vigencia

- Numeral adicionado al Título VIII por la Circular 3 de 2011, publicada en el Diario OficialNo. 47.973 de 4 de febrero de 2011.

2.11 SISTEMA PREVENTIVO DE FRAUDES (SIPREF). <Numeral modificadopor la Circular 5 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

Se crea el Sistema Preventivo de Fraudes (Sipref) a cargo de las Cámaras deComercio, para prevenir y evitar que terceros ajenos al titular del registro,modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a lacomunidad.

Las Cámaras de Comercio deberán evaluar el perfil de riesgo en las operaciones deregistros, con el fin de identificar vulnerabilidades internas y externas, así comoestablecer políticas de administración de riesgos que establezcan acciones de

mitigación y responsabilidades para su cumplimiento.

Las políticas de administración de riesgos desarrolladas e implementadas en lasCámaras de Comercio, son parte fundamental del Sipref y deberán ser informadasa la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las Cámaras de Comercio harán una verificación formal de la identidad de laspersonas que presenten peticiones registrales e implementarán un sistema dealertas que permitirá a los titulares de la información registral, adoptar medidastempranas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas.

La presente circular rige en lo pertinente, a las peticiones registrales presentadas através del intercambio electrónico de mensajes de datos.

Las Cámaras de Comercio podrán adoptar otros mecanismos para garantizar laseguridad de la operación registral siempre y cuando sean previamenteinformados a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Notas de Vigencia

- Numeral modificado por la Circular 5 de 2014, 'por la cual se modifica el numeral 2.11 enel Capítulo II del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria yComercio', publicada en el Diario Oficial No. 49.167 de 30 de mayo de 2014.

- Numeral 2.11 y subnumerales adicionados al Título VIII por la Circular 8 de 2013,'Adicionar el numeral 2.11 en el Capítulo II del Título VIII de la Circular Única de laSuperintendencia de Industria y Comercio', publicada en el Diario Oficial No. 48.938 de 9 deoctubre de 2013.


Consultar el texto adicionado por la Circular 8 de 2013 al final del numeral 2.11.3.

2.11.1 ASPECTOS GENERALES. <Numeral modificado por la Circular 5 de 2014.El nuevo texto es el siguiente:>

Los mecanismos y controles del Sipref se implementarán sin perjuicio del controlde legalidad que deben ejercer las Cámaras de Comercio respecto de los actos ydocumentos sujetos a registro y, no sustituye los procedimientos previstos en elordenamiento jurídico para las actuaciones administrativas y la vía gubernativa,respecto de los cuales debe darse estricto cumplimiento.

En consecuencia, las Cámaras de Comercio deberán seguir cumpliendo con loestablecido en el artículo 19 de la Ley 962 de 2005, respecto de todas laspeticiones de registro, mediante la publicación de las mismas, en medioelectrónico público.

Los mecanismos y herramientas del Sipref no generarán costo alguno para losmatriculados o inscritos.

Se exceptúan del Sipref las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridadesjudiciales o administrativas como por ejemplo: embargos, inscripciones de lademanda, medidas cautelares, entre otras, el Registro Nacional de Turismo y los

libros electrónicos.

Notas de Vigencia





2.11.2 IMPLEMENTACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 5 de 2014. Elnuevo texto es el siguiente:>

2.11.2.1 PUBLICIDAD DEL SIPREF. <Numeral modificado por la Circular 5 de2014. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la implementación del Sipref, las Cámaras de Comercio deberán dar aconocer a sus inscritos y matriculados, la finalidad, los beneficios del Sistema, lagratuidad del mismo, la necesidad de actualizar la información de los registrospúblicos, la importancia de revisados periódicamente y las implicaciones legalesque conlleva suministrar información falsa.

Para el efecto, las Cámaras de Comercio deberán:

– Enviar comunicación a la última dirección electrónica reportada por elmatriculado o inscrito.

– Publicar aviso en un periódico de su jurisdicción y/o en uno de circulaciónnacional, antes del 15 de junio de 2014.

– Fijar permanentemente avisos visibles en las carteleras de sus sedes,seccionales y oficinas.

– Informar permanentemente a través de su página web, boletines y cualquierotro medio que considere pertinente.

– Adelantar trimestralmente campañas pedagógicas.

Notas de Vigencia





2.11.2.2 PROCEDIMIENTO APLICABLE CUANDO SE SOLICITE LARENOVACIÓN, LA INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS Y LAMODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS REGISTROS PÚBLICOS. <Numeral modificado por la Circular 5 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

El funcionario que recepciona los documentos en las Cámaras de Comercio, debedejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud deinscripción de actos y documentos o la petición de modificar información de losregistros públicos y debe validar su identidad por medio de mecanismos deidentificación biométrica.

Hasta tanto se realice la implementación del mecanismo de identificaciónbiométrica, la verificación de identidad se realizará con el sistema de informaciónde la Registraduría Nacional del Estado Civil disponible.

Cuando el documento sujeto a inscripción implique el cambio de representanteslegales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, seprocederá a la verificación del documento de identidad de cada uno de ellos, en elsistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, sin que serequiera de su presentación física.

Las Cámaras de Comercio no se abstendrán de recibir la solicitud de inscripción ola petición de modificar información de los registros públicos, cuando se presentela imposibilidad de verificar el documento de identidad por fallas técnicas, noobstante deberá enviar la alerta correspondiente al titular de la información. Unavez superada la falla técnica, se efectuará la verificación de la identidad y depresentarse inconsistencias en la identidad, la Cámara de Comercio se abstendráde realizar la modificación o inscripción solicitada.

Para efectuar trámites de renovación de matriculados o inscritos activos, no serealizará la validación de la identificación del solicitante al momento de laradicación de los formularios, ni tampoco se requerirá dejar evidencia de laidentificación de quien presenta físicamente la solicitud. Lo anterior, sin perjuiciode enviar la respectiva alerta.

Para las renovaciones de matrículas y/o inscripciones inactivas, se dará aplicaciónal numeral 2.11.2.3 de la presente Circular.

En todos los casos, radicada la solicitud de renovación, inscripción o la petición de

modificar información de los registros públicos, las Cámaras de Comercio deberánenviar una “alerta” que informe de la presentación de la solicitud o petición, alúltimo correo electrónico reportado y al número del celular informado en elformulario RUES. Adicionalmente, la entidad registral podrá hacer uso de cualquierotro mecanismo que considere efectivo para enterar al matriculado o inscrito.

El titular de la información tiene el derecho a desistir del trámite cuando adviertaque el acto o documento que pretende modificar su registro, no es de suprocedencia.

Si un trámite (inscripción, corrección, renovación, actualización, entre otros)implica la modificación del correo electrónico del inscrito, la “alerta” se enviará alos dos últimos correos electrónicos reportados.

Cuando la persona que aparece firmando la petición de modificación deinformación o el acta o documento del cual se solicita su registro, concurrepersonalmente a la Cámara de Comercio y manifiesta no haberlo suscrito, laentidad cameral se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación deinformación solicitada.

Si realizado el control formal a su cargo, la Cámara de Comercio procede a realizarla renovación, inscripción o la modificación de información solicitada, o se abstienede ello, deberá también surtir el procedimiento de “alerta” descrito.

Para la viabilidad del sistema, los campos de correo electrónico” y correoelectrónico de notificación” previstos en el formulario RUES serán de obligatoriodiligenciamiento.

Notas de Vigencia





2.11.2.3 PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUDES QUE MODIFIQUEN LAINFORMACIÓN DE MATRÍCULAS E INSCRIPCIONES INACTIVAS. <Numeralmodificado por la Circular 5 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

En el caso de que los matriculados o los inscritos en el registro, no hayan realizadoactualización de sus datos por la no inscripción de actos o documentos o por laomisión de la renovación de la matrícula mercantil o inscripción en un término detres (3) años o más, las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de realizar larenovación, la inscripción de actos o documentos o la modificación de informaciónde la matrícula o inscripción, mientras no sean solicitadas por las siguientes

personas y en los siguientes términos:

– En las sociedades de personas, la solicitud la efectuará el representante legalinscrito o alguno de los socios que figuren en el registro respectivo. Si la compañíatiene órganos colegiados de administración o revisores fiscales inscritos, cualquierade sus miembros podrá hacer la solicitud. La petición se formulará de formapresencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto.

– En las sociedades por acciones, la solicitud podrá ser presentada por alguno delos miembros de los órganos de administración o fiscalización interna debidamenteinscritos, esto es, por el representante legal, alguno de los miembros de la juntadirectiva o por el revisor fiscal, La petición se formulará de forma presencial o através del mecanismo electrónico establecido para el efecto.

– En las entidades sin ánimo lucro se seguirá el mismo procedimiento de lassociedades por acciones.

El procedimiento de que trata el presente numeral debe incluir la validación de laidentidad por medio de mecanismos de identificación biométrica del solicitante, laverificación del documento de identidad de las personas designadas comorepresentantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisoresfiscales, así como el envío de las respectivas alertas.

Notas de Vigencia





Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.Legislación ARP - Riesgos ProfesionalesISSN 2256-182XÚltima actualización: 10 de septiembre de 2014

1.3.1 LIBROS PARA EL REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO …1.3.4.1. Las Cámaras de Comercio deberán...

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