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INFORME DE LA JUNTA DIRECTIVA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DECONTROL INTERNO PARA LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS.

EJERCICIO ECONÓMICO CORRESPONDIENTE AL AÑO 2017

En cumplimiento de las funciones que le competen a la Junta Directiva de Bancompartir S.A., señaladas en el Capítulo IV del Título I Parte I de la Circular Externa 029 de 2014, Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, se permite presentar a la Asamblea General de Accionistas, el informe sobre el resultado de la evaluación del Sistema de Control Interno (en adelante SCI) y sus actuaciones sobre el particular, correspondiente al año 2017.

1. Políticas generales establecidas para la implementación del SCI.

Se han incorporado como políticas, las prácticas definidas en el modelo COSO (Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission), el cual contiene las principales directivas para la implantación, gestión y control del SCI. Así mismo, el Banco sigue los lineamientos que están incorporados los diferentes manuales, dando cumplimiento a las disposiciones legales aplicables, las cuales se ven plasmadas en el desarrollo de sus diferentes actividades y servicios, en especial, en las labores de control que ejercen la Gerencia de Riesgos, la Auditoría Interna y la Oficina de Cumplimiento, permitiendo un grado de seguridad razonable en la consecución de los objetivos trazados para el funcionamiento del SCI.

2. Procesos utilizados para la revisión de la efectividad del SCI.

El proceso de revisión está determinado por todas las actividades de trabajo definidas para evaluar cada uno de los elementos que integran el Sistema de Control Interno que se señalan a continuación:

• Ambiente de control.• Gestión de Riesgos.• Actividades de Control.• Información y Comunicación.• Monitoreo.• Evaluaciones Independientes.

3. Actividades más relevantes desarrolladas por el Comité de Auditoría.

3.1 Designación y conformación del Comité de Auditoría

El Comité de Auditoría, designado por la Junta Directiva, tiene como responsabilidad principal monitorear el funcionamiento del Sistema de Control Interno. Así mismo, se encarga de manera general de la definición de políticas y estrategias tendientes al fortalecimiento y supervisión de la operación de los sistemas del Banco.

El Comité de Auditoría, focaliza su responsabilidad en servir de apoyo a la Junta Directiva en la toma de decisiones relacionadas con el sistema de control Interno y vela por su fortalecimiento y efectividad, lo cual no quiere decir que sustituye la responsabilidad de la Junta Directiva y la Administración, en cuanto a la supervisión e implementación del control interno de BANCOMPARTIR S.A.

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Éste Comité se encuentra integrado por los siguientes miembros: Dra. Alba Lucia Gómez Vargas, Dr. Mauricio Jaramillo Hoyos, Dr. Néstor Alfonso Fernández de Soto Valderrama, Dr. Jaime Humberto Delgado Villegas, Dr. Carlos Fernando Gómez Hernández. El Dr. Álvaro Medina Lagos, asiste como invitado. En calidad de Asesora del Comité, la Dra. Esperanza Hernández Avendaño. El Dr. Jaime Humberto Delgado Villegas, ejerce la función de Presidente. Las labores de Secretario del Comité las cumple el Auditor General del Banco.

3.2 Actividades desarrolladas por el Comité de Auditoría.

Desde la implementación del Sistema de Control Interno, el Comité de Auditoría, ha velado por su evaluación y el mejoramiento continuo, a través de la autoridad, orientación y vigilancia al personal directivo superior. Adicionalmente, ha asumido su responsabilidad frente a la definición de políticas generales y procedimientos de control, relacionados con cada uno de los elementos definidos en el capítulo IV, título I, parte I de la Circular Externa 029 de 2014, Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia.

En el año 2017, el Comité revisó la efectividad del Sistema de Control Interno, mediante verificaciones del cumplimiento de la regulación externa aplicable y la sujeción a la autorregulación definida por BANCOMPARTIR S.A., además, se analizaron los informes de la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal, así como los informes que presentó la Gerencia de Riesgos, el Oficial de Cumplimiento, la Gerencia de Cobranza y la Gerencia Financiera.

El Comité de Auditoría, conoció y evaluó el material documental relacionado con los siguientes temas, con el fin de soportar adecuadamente la revisión del Sistema de Control Interno:

a. Estados Financieros del Banco.b. Dictamen de los Estados Financieros emitido por la Revisoría Fiscal.c. Informes de Control Interno emitidos por la Revisoría Fiscal y/o las cartas de recomendaciones u observaciones emitidas por el mismo.d. Plan anual de auditoría de la Auditoría Interna y de la Revisoría Fiscal.e. Oficios de observaciones remitidos por la Superintendencia Financiera de Colombia a la entidad relacionados con el Sistema de Control Interno.f. Informes del Oficial de Cumplimiento y la Gerencia de Riesgos.g. Evaluación periódica de la cartera de créditos de la entidad.h. Informes de auditoría emitidos por la Auditoría Interna.i. Informe del Representante Legal, como del Defensor del Consumidor Financiero sobre el Sistema de atención al Consumidor Financiero - SAC

Siguiendo las disposiciones normativas señaladas en el numeral 6.1.2.1 del Capítulo IV del Título I, Parte I, de la Circular Externa 029 de 2014, Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia y atendiendo sus responsabilidades dentro del Sistema de Control Interno; el Comité de Auditoría durante el año 2017, apoyó a la Junta Directiva de Bancompartir S.A., llevando a cabo las siguientes actividades:

- Se dio cumplimiento al número de sesiones establecidas, tanto normativamente como en el reglamento Interno del Comité. Se efectuaron doce (12) sesiones durante el año 2017. A continuación,

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se relacionan los números de actas, fechas y principales intervenciones del Comité, en procura del cumplimiento de sus funciones:

NÚMERODE ACTA

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Enero 24 de 2017

Febrero 14 de 2017

Marzo 14 de 2017

• Los señores miembros del comité consideraron que de las comunicaciones recibidas por la Superintendencia Financiera de Colombia en el periodo del 7 de diciembre de 2016 al 16 de enero de 2017, no se hacía necesario informar a la Junta Directiva.

• Los miembros del comité acogieron el Informe de la Revisoría Fiscal sobre el avance del trabajo de auditoría y las tareas a diciembre de 2016.

• Los miembros del Comité solicitaron la presentación a la Junta Directiva del Oficio 2016092032-017 remitido por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, bajo el trámite “Cierre – Recomendaciones” se pronunció en relación con la visita In Situ que se realizó en el Banco, entre el 12 y el 30 de septiembre de 2016, para verificar el funcionamiento del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, junto con la respuesta suministrada por el Banco.

• El Comité solicitó mantenerlos informados en la próxima sesión del comité, sobre la situación presentada en la oficina Sincelejo y Carmen de Bolívar, relacionadas con un eventual fraude en el otorgamiento de operaciones de crédito.

• Se presentaron los documentos para la Asamblea General de Accionistas, sobre los cuales los miembros del comité no realizaron observaciones.

• Los señores miembros del Comité solicitaron informar a la Junta Directiva sobre la situación presentada en las oficinas Sincelejo y Carmen de Bolívar, así como mantenerlos informados sobre las gestiones adelantadas por la administración, entre las que se encuentran:

» Inciar el proceso de reclamación del siniestro de la aseguradora. » Presentación de la denuncia penal, con el objeto de adelantar todas

las gestiones tendientes a la recuperación del dinero. » La Gerencia de Riesgo y la Dirección de Ingenieria de Procesos,

efectuarán revisión del caso, con el fin de fortalecer los procedimientos de control para las operaciones de crédito rural.

• Los miembros del Comité solicitaron presentar a la Junta Diectiva la comunicación donde la Superintendencia Financiera de Colombia indica que de requerirse alguna aclaración o corrección sobre el contenido de la próxima Asamblea General de Accionistas, lo informara oportunamente.

• Los miembros del comité, evaludas las propuestas recibidas, considera que la firma PricewaterhouseCoopers Ltda., conoce los procesos de funcionamiento del Banco, sugirieron recomendar a la Junta Directiva la elección de esta firma, para la elección de la Revisoría Fiscal (2017-2019)

FECHA DE REUNIÓN PRINCIPALES INTERVENCIONES DEL COMITÉ

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NÚMERODE ACTA

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Abril 18 de 2017

Mayo 16 de 2017

Junio 20 de 2017

• Los miembros del comité estuvieron de acuerdo en recomendar a la Junta Directiva la elección de la Firma Serna Consultores & Asociados, como Defensor del Consumidor Financiero (2017 -2019), luego de evaluar las propuestas recibidas.

• Los señores miembros del Comité solicitaron identificar e incluir en el informe integral de la auditoría, las posibles causas que ocasionan incumplimientos en las visitas a las oficinas.

• Los miembros del Comité solicitan informar a la Junta Directiva sobre la comunicación recibida por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia en la que informa que el Banco fue seleccionado para participar en un simulacro con el fin de establecer la operatividad del Convenio Interadministrativo de Cooperación en materia de LA/FT.

• Los señores miembros del Comité solicitaron realizar una presentación a la Junta Directiva sobre las actividades que el Banco ha realizado para atender la emergencia del desastre natural del municipio de Mocoa.

• Los miembros del Comité solicitaron informar a la Junta Directiva: (i) los aspectos relacionados con GAFI; y (ii) el estado de la información solicitada por la Superintendencia Financiera de Colombia, referente al desastre natural de Mocoa.

• Los miembros del Comité solicitaron realizar un análisis de la cartera de Mocoa, una vez profundizado el análisis con la visita física, para determinar los gastos de provisión de cartera.

• Los señores miembros del Comité solicitaron al Oficial de Cumplimiento mantenerlos informados respecto a las actividades desarrolladas en torno a las Evaluaciones Mutuas del Grupo de Acción Financiera Internacional – GAFI.

• Los miembros del Comité recomendaron, en relación con la situación de las oficinas de la Zona Caribe, establecer estrategias para evitar la alta rotación del personal comercial, sugiriendo cambios en las variables de selección de personal que contribuyan a una mejor selección.

• El Comité solicitó promover una reunión entre la Auditoría Interna y la Gerencia de Tecnología y Operaciones, con el objeto que se revisen las causas que últimamente han generado algunos incumplimientos en los controles establecidos para los procesos operativos que realizan las oficinas.

• El comité solicitó que a las oficinas de la Zona Caribe, que tienen mayores indicadores de cartera vencida, se les realice una nueva auditoría en el segundo semestre del año.

FECHA DE REUNIÓN PRINCIPALES INTERVENCIONES DEL COMITÉ

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NÚMERODE ACTA

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Julio 18 de 2017

Agosto 15 de 2017

Septiembre 19 de 2017

Octubre 17 de 2017

• El Comité solicitó informar a la Junta Directiva sobre la situación presentada con la sociedad Oracle Colombia Ltda.

• El Comité solicitó informar a la Junta Directiva sobre la situación presentada en la oficina San Gil.

• Los señores miembros del Comité requirió informar a la Junta Directiva sobre la conclusión de la inspección In Situ realizada en el Banco, por la Superintendencia Financiera de Colombia, relacionada con el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT y la inspección Extra Situ referente a patrimonio técnico, relación de solvencia y procesos que soportan la generación y remisión de la información.

• El Comité solicitó a la administración velar por generar mayor cultura de control y demandaron mayor monitoreo a los Gerentes y Jefes Zonales para asegurar que se cumplan los procedimientos de control que el Banco tiene establecidos.

• Los miembros del Comité sugirieron revisar el proceso de vinculación de personal con el fin de contratar personal con la debida actitud, compromiso y responsabilidad frente al control que exige la actividad financiera.

• Los señores miembros del Comité solicitaron adelantar campañas de difusión sobre ética, honestidad, confianza, seguridad e integridad a todos los ciudadanos Bancompartir.

• El Comité expresó la necesidad de programar una capacitación tanto para el Comité de Auditoría como para la Junta Directiva, en la cual se refuercen los conocimientos que se requieren para fortalecer su función frente a la gestión de riesgos financieros.

• El Comité solicitó revisar el impacto en el indicador de cartera vencida que puede tener el mayor crecimiento de cartera total sobre el sistema Financiero, manifestando que si el Banco crece más, es posible que se observe un deterioro mayor de cartera.

• El comité solicitó que en su próxima reunión se presente el comparativo de quejas por oficina frente a su participación en los productos de colocación y captación.

• El Comité sugirió mayor seguimiento por parte de la Auditoría a los planes de acción propuestos por la administración, con el fin de verificar que en efecto estos se hayan implementado.

• Los señores miembros del Comité solicitaron informar a la Junta Directiva sobre dos comunicaciones de la Superintendencia Financiera de Colombia en las que requiere ajustar el Reglamento de Emisión de Acciones.

FECHA DE REUNIÓN PRINCIPALES INTERVENCIONES DEL COMITÉ

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NÚMERODE ACTA

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Noviembre 21 de 2017

Diciembre 12 de 2017

• El Comité sugirió hacer seguimiento a los créditos vencidos en primeras cuotas por parte de las áreas de Riesgo y Cobranzas, haciendo los análisis por zonas y principales oficinas, con el fin de que se tomen medidas especiales ajustadas a las condiciones de cada zona u oficina.

• Los miembros del Comité solicitaron tener en cuenta los efectos de entorno de cada zona para la colocación, con el fin de proteger al Banco de los efectos adversos producto de las condiciones económicas de cada zona.

• El Comité solicitó desarrollar un plan para mitigar el riesgo de crédito producto del incremento de las colocaciones y evitar deterioros que generen mayores provisiones, que impacten el estado de resultados.

• Adicionalmente, indicaron que se requiere hacer análisis detallado de la cartera por oficina.

• Los señores miembros del Comité solicitaron que para posteriores auditorías al proyecto del Core Bancario, la Auditoría Interna revise los resultados de las evaluaciones efectuadas por la Auditoría Externa.

• El Comité aprobó el plan de auditoría y el presupuesto de funcionamiento para el año 2018.

• El Comité solicitó informar a la Junta Directiva de todas las comunicaciones recibidas en el periodo comprendido entre el 14 de noviembre al 5 de diciembre de 2017 por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia.

• Los miembros del Comité solicitaron validar, previo al desembolso de créditos de la modalidad de vivienda nueva, el proceso de cancelación de la hipoteca en mayor extensión y la entrega del paz y salvo por parte del constructor, así como identificar un mecanismo de garantía por parte de éste último en favor del banco.

FECHA DE REUNIÓN PRINCIPALES INTERVENCIONES DEL COMITÉ

Adicionalmente, el Comité de Auditoría adelantó un permanente control y seguimiento, reflejado en las actividades que se describen a continuación:

» Veló por el cumplimiento de las políticas generales del Banco relacionadas con el Sistema de Control Interno. » Realizó seguimiento para que la Administración atendiera las recomendaciones de los Órganos

de Control encaminadas al fortalecimiento de este sistema. » Efectuó monitoreo permanente al desarrollo del Plan General de Auditoría, aprobado en

diciembre de 2016 durante las reuniones del Comité en el año 2017. » Revisó las comunicaciones recibidas de la Superintendencia Financiera de Colombia, validando

que no existieran requerimientos sin atender por parte de la Administración. » Revisó y efectuó las recomendaciones pertinentes a los informes que el Oficial de Cumplimiento

presentó a la Junta Directiva, relacionado con el desempeño del Sistema de Administración de Riesgos para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT, velando porque

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Bancompartir S.A., disponga de los procedimientos y controles suficientes para mitigar los riesgos de exposición por lavado de activos y financiación del terrorismo

» Veló por el cumplimiento de la normatividad aplicable al Banco, especialmente la relacionada con los diferentes Sistemas de Administración de Riesgos y Evaluación del Sistema de Control Interno. » Conoció los informes sobre las diferentes auditorías (de los Sistemas de Administración de

Riesgos, de Dirección General, Financieras, de Cumplimiento, del SAC e investigaciones especiales), practicadas por la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal, enterándose de los planes de acción para gestionar los riesgos por parte de la Administración. » Verificó la existencia de controles que permiten asegurar que las cifras de los Estados

Financieros, reflejan razonablemente la situación Financiera y los resultados del Banco, soportado en los informes presentados por la Revisoría Fiscal, la Auditoría Interna y la Administración. Así mismo, a través de los citados informes, evidenció que no se presentaron deficiencias materiales que afectaran los Estados Financieros y el Informe de Gestión.

4. Deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas, aquellos que pudieran afectar los Estados Financieros y el informe de gestión.

Durante el año 2017 no se recibieron observaciones de la Administración, la Revisoría Fiscal y la Auditoria Interna relacionadas con deficiencias materiales del SCI que pusieran en riesgo su efectividad.

5. Observaciones formuladas por los órganos de supervisión y sanciones impuestas.

En el año 2017, Bancompartir S.A. no recibió por parte de los Órganos de Supervisión multas ni sanciones.

6. Evaluación de la labor realizada por la Auditoría Interna.

La Junta Directiva, por medio del Comité de Auditoría, evaluó la gestión de la Auditoría Interna, con el fin de garantizar que cumplan con la capacidad operativa para lograr un mayor cubrimiento de sus funciones, dado el papel fundamental que como Órgano de Control, cumple en línea con los objetivos estratégicos de Bancompartir S.A. En concepto del Comité, la labor de la Auditoría se centra en proteger al Banco frente a los diferentes riesgos del negocio, para lo cual desarrolla su actividad aplicando los estándares y buenas prácticas de auditoría, de manera independiente y objetiva.

Durante el año 2017, la labor realizada por la Auditoria Interna, contempló un cubrimiento a la Red de Oficinas a través de 97 auditorías integrales y 2 auditorías de apertura de oficina, para un total de 99 auditorías. En la Dirección General se cubrieron procesos y subprocesos, con un enfoque de auditoría basada en riesgos y finalmente la Auditoría de Sistemas comprendió la evaluación de controles de aplicación, seguridad de los sistemas de información, procesos relacionados con el plan de continuidad del negocio, controles generales, infraestructura tecnológica y cumplimiento normativos, de conformidad con lo estipulado en la Circular Básica Jurídica – Circular Externa 029 , Parte I, Título I, Capítulo IV– Sistema de Control Interno, relacionado con el elemento Ambiente de Control y Normas de Control Interno para la Gestión Tecnología.

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Para el año 2017 la Auditoria Interna veló por la cultura del Control Interno capacitando a 559 Ciudadanos Bancompartir que ingresaron al Banco; adicionalmente, se diseñó un módulo sistematizado, residente en el Aula Virtual de Bancompartir, a través del cual se auto capacitaron en Sistema de Control Interno 341 colaboradores desde sus lugares de origen. Así mismo, aplicó 32 diligencias de descargos a igual número de funcionarios por violaciones al código de conducta e incumplimientos a disposiciones internas y al reglamento interno de trabajo.

En general, la gestión de auditoría se ha ajustado a las disposiciones normativas y la regulación para la práctica profesional de la Auditoría Interna. Así mismo, contó con los recursos necesarios para su gestión y ha dado cumplimiento satisfactorio al plan de auditoría como a las indicaciones señaladas por el Comité de Auditoría en el año 2017.

7. Conclusión

La Junta Directiva a través del Comité de Auditoría ha cumplido su gestión relacionada con el Control Interno, de acuerdo con lo señalado en el numeral 6.1.1.1 del Capítulo IV, Título I, Parte I de la Circular Externa 029 de 2014, Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, que se soporta en 12 actas de las sesiones efectuadas durante el año 2017, las cuales fueron debidamente analizadas y aprobadas, además de realizar la labor de seguimiento sobre temas relevantes de forma adecuada.

Si bien durante el año 2017 no se identificaron situaciones críticas como resultado de los exámenes de los entes de control, se han formulado las recomendaciones correspondientes, las que son gestionadas por la Administración en procura de fortalecer el Sistema de Control Interno.

De acuerdo con lo anterior, durante el año 2017 no se encontraron debilidades materiales que pusieran en riesgo la efectividad del SCI.

Bogotá D.C., febrero 21 de 2018.