CAPITULO I

MANUAL METODOLÓGICO PARA LA IDENTIFICACIÓN, PREPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS MENORES

En este Capítulo se detalla la información básica necesaria para la identificación, preparación y evaluación de proyectos menores. Lea cuidadosamente las instrucciones en él contenidas y conteste las preguntas que se consignan en los correspondientes formatos. MÓDULO 1: IDENTIFICACIÓN El propósito de todo proyecto de inversión pública es resolver un problema o necesidad que se le presenta a un sector de la población, razón por la cual su identificación antecede a la presentación del proyecto. 1.1 EL PROBLEMA O NECESIDAD (FORMATO ID-01) Para analizar el problema por solucionar o la necesidad por satisfacer debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 1.1.1 PROBLEMA O NECESIDAD: Indique cómo se manifiesta en la actualidad el problema o necesidad que se quiere solucionar con el proyecto. Recuerde que el problema puede estar asociado con la calidad, cantidad y oportunidad de los bienes o servicios ofrecidos a la comunidad, o con el desempeño de una entidad u organización. Se debe tener claridad sobre el problema planteado y no confundirlo con la posible solución. Ejemplo:

La construcción de una cancha deportiva no es un problema; es una posible alternativa de solución ante un problema de insuficientes oportunidades para la realización de prácticas deportivas, causado por la carencia de espacios adecuados para la recreación y el deporte.

Ejemplo:

Si un determinado municipio está dirigiendo sus descargas a una fuente de agua, el problema no es que no exista planta de tratamiento antes de la descarga, el problema es el deterioro que la descarga está causando al recurso y la imposibilidad del consumo humano y/o agrícola del recurso aguas abajo.

Las preguntas sobre la anterior información se presentan en el Formato ID-01. En la primera fila del formato usted encontrará la casilla "NOMBRE DEL PROYECTO", no la diligencie aún, espere hasta haber descrito el proyecto, en donde se indicará cómo determinar su nombre. Proceda de igual forma con todos los formatos que se explican a continuación.

1.1.2 CAUSAS DEL PROBLEMA Explique, en el espacio reservado para tal fin, cuáles son las posibles condiciones que llevaron a que el problema se esté presentando.

Presenté una síntesis de cómo se manifiesta el problema, sus causas y consecuencias, para diligenciar el numeral 4, "Justificación", de la Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión (Ficha EBI).

1.2 POBLACIÓN OBJETIVO (FORMATO ID-02) Identificado el problema, describa la población y zona que se atenderá específicamente con el proyecto. Esta es la población objetivo y está definida como el conjunto de personas o elementos a los cuales se les pretende solucionar el problema o necesidad a través del proyecto. El FORMATO ID-02 está dividido en dos partes. En la primera, Cuantificación, determine la población objetivo que anualmente se espera atender con el proyecto. Población, en este caso, no sólo se refiere a personas, en ocasiones se refiere a bienes, aulas, hectáreas, animales, otros. Recuerde que este cálculo puede ser afectado por movimientos migratorios, tasas de natalidad, etc. En la casilla "Años del Proyecto / Años Calendario", usted encontrará una fila numerada, la cual corresponde a cada uno de los años del proyecto. Debajo de cada uno de éstos, coloque el año calendario correspondiente, asignando al año cero el año en el que se inicia el proyecto en cuestión. En la segunda parte, Descripción de la Población Objetivo, describa las principales características de la población que se atenderá con el proyecto, considerando aquellas que sean importantes para aclarar el problema que se está estudiando (situación socioeconómica, características culturales, etc.). En esta parte, especifique también la zona donde reside esta población, esto es, la Región, Departamento, Municipio y Localidad (Corregimiento, Vereda, Barrio, Comunidad, Inspección de Policía o punto reconocido) donde reside la población objetivo.

En la Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión (Ficha EBI) numeral 8.1, indique el nombre oficial de la Región, Departamento y/o Municipio donde reside la población objetivo.

1.3 OBJETIVO DEL PROYECTO (FORMATO ID-03) La identificación del problema permite determinar el objetivo o situación que se persigue con la realización del proyecto. Dicho objetivo está relacionado con la solución del problema, esto es, con el cambio esperado en la situación general de la población. En el FORMATO ID-03 defina el objetivo del proyecto, exprese los resultados esperados del proyecto en término de indicadores y sus correspondientes metas (en cantidad, tiempo y, si es posible, calidad). Esta información facilitará la evaluación y posterior verificación del logro de la situación deseada. Ejemplo:

Debido a que el municipio de Morropelado está dirigiendo las aguas servidas domésticas, sin previo tratamiento, a una fuente de agua, este recurso se está viendo deteriorado. Esto se manifiesta en el alto grado de concentración de elementos contaminantes después del punto de descarga. El objetivo del proyecto es reducir la contaminación del recurso agua, a niveles que permitan el consumo humano y el riego, después del punto de descarga. El indicador estará dado por algún tipo de parámetro de concentración de sustancias de interés sanitario y parámetros básicos como oxígeno disuelto, DBO,

sólidos suspendidos y otros, dependiendo del uso que se esté dando al recurso. La meta será el valor que se pretenda lograr para estos indicadores, con el propósito de alcanzar los estándares de calidad del agua.

Luego de definir el objetivo del proyecto, relaciónelo con los lineamientos de política nacional, sectorial, municipal, departamental, zonal, etc. Estos elementos de política están consignados en los Planes y Programas de Desarrollo, los Planes y Programas Sectoriales, los Planes Regionales de Desarrollo, en los documentos que presentan los lineamientos sectoriales de los Ministerios (Documentos CONPES, etc.). En este sentido, mencione en el formato el Plan o Programa con el que se relaciona el objetivo del proyecto y especifique el objetivo del Plan o Programa al que apunta el proyecto. Si el proyecto apoya a otro proyecto en ejecución, forma parte de alguna estrategia, o se realiza en cumplimiento de las funciones de alguna entidad, haga mención a esta situación en el formato. 1.4 ESTUDIO DE ALTERNATIVAS (FORMATO ID-04) Las alternativas son las diferentes formas de solucionar un problema o de satisfacer una necesidad. Ejemplo:

Para nuestro ejemplo del municipio de Morropelado, podrían existir dos alternativas de solución al problema: Alternativa 1: Construcción de lagunas de oxidación para tratamiento primario de aguas residuales y, Alternativa 2: Construcción de plantas de tratamiento de aguas residuales.

Cuando existan varias alternativas, descríbalas brevemente. Escoja una para el análisis que deberá hacer a partir del Módulo 2 y explique en la parte final del formato las razones técnicas, sociales, políticas, culturales, ambientales, legales, institucionales, o de otra índole, por las cuales seleccionó esa alternativa. Al finalizar la descripción de la(s) alternativas, indique en el espacio señalado el número de la que se seleccionó. Si existe sólo una alternativa, descríbala brevemente e indique por qué considera que no hay más alternativas. La alternativa preseleccionada se constituye en el proyecto que será preparado y evaluado en el siguiente Módulo. MÓDULO 2: PREPARACIÓN Y EVALUACIÓN 2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO (FORMATO PE-01) Para analizar la opción de solución al problema identificado, deberá describir los aspectos generales, ambientales, técnicos, institucionales y comunitarios de la alternativa preseleccionada. 2.1.1 ASPECTOS GENERALES, AMBIENTALES Y TÉCNICOS (FORMATO PE-01, SECCIÓN A) Describa la alternativa seleccionada en el módulo anterior, indicando sus principales características y sus aspectos más importantes, como por ejemplo, su localización (lugar donde va a ejecutar físicamente el proyecto), su duración, las especificaciones o características técnicas importantes que darán información sobre el tamaño o la dimensión del proyecto, así como la tecnología propuesta y/o el tipo de insumos utilizados para su

implementación. Considere los efectos que el proyecto puede producir sobre distintos elementos del medio ambiente como el estilo de vida, la identidad cultural, los recursos naturales, etc. Según la naturaleza del proyecto y su efecto sobre el medio ambiente, considere sobre la necesidad de licencia ambiental, de acuerdo con la Ley 99 de 1993 y el Decreto 1753 de 1994.

Para diligenciar el numeral 5, "Descripción", de la Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión (Ficha EBI), haga un breve resumen sobre los aspectos generales de la alternativa. La información sobre localización física del proyecto, le será útil para diligenciar el numeral 3, "Localización" de la Ficha. Indique allí el nombre oficial de la Región, Departamento, Municipio, Distrito, localidad, según el caso, donde éste se adelantará.

2.1.2 ASPECTOS INSTITUCIONALES Y COMUNITARIOS

(FORMATO PE-01, SECCION B) En lo relativo a los aspectos institucionales, se trata de demostrar que el ente responsable del proyecto ha previsto los mecanismos para garantizar su ejecución y operación. En este sentido, responda las preguntas relacionadas en el formato sobre la experiencia del ente responsable del proyecto, la(s) entidad(es) o institución(es) que se encargará(n) de su ejecución y administración, así como sobre la concertación y participación de la comunidad en la ejecución, operación y veeduría del proyecto. Con el propósito de garantizar la continuidad del proyecto, para el caso de proyectos cuya etapa de inversión se diferencia de la de operación (generalmente proyectos de infraestructura), defina el costo anual de operación del proyecto y la(s) fuente(s) de financiación para ésta.

SELECCIÓN DEL NOMBRE DEL PROYECTO: Una vez descrito el proyecto, se puede establecer su nombre. Considere para esto que el nombre debe responder a tres interrogantes: -¿Qué se va a hacer? (El Proceso. Ej: Reparación locativa) -¿Sobre qué? (El objeto. Ej: Casa de la Alcaldía) -¿Dónde? (La localización. Ej: Municipio Carmen de Carupa) Para el ejemplo anterior, el nombre completo sería: Reparación Locativa de la Casa de la Alcaldía del Municipio de Carmen de Carupa. Ya definido el nombre del proyecto, coloque éste en el encabezado de cada uno de los formatos diligenciados y de los próximos a diligenciar.

2.2 COMPONENTES O ACTIVIDADES PLANTEADOS PARA DESARROLLAR EL PROYECTO

(FORMATO PE-02) Antes de establecer los componentes necesarios para desarrollar el proyecto, debe describir su producto; esto es, el bien, servicio, cambio en calidad, etc., resultante de los componentes, que permitirá el logro del objetivo del proyecto. En el formato, exprese la unidad de medida del producto y establezca la meta esperada en términos de cantidad, calidad, lugar y tiempo.

Ejemplo:

Debido a que el municipio de Morropelado está dirigiendo las aguas servidas domésticas, sin previo tratamiento, a una fuente de agua, este recurso se está viendo deteriorado. Con el propósito de recuperar los estándares de calidad del agua y así posibilitar su consumo humano y agrícola después del punto de descarga, se optará por la alternativa de construcción de lagunas de oxidación para tratamiento primario de aguas residuales. En este caso, el producto podría ser los metros cúbicos de agua tratada, su indicador y meta podría ser el número de metros cúbicos de agua tratados en las lagunas de oxidación.

El producto de un proyecto se logra gracias a la realización de uno o varios componentes. Una vez definido el producto, debe nombrar todos los componentes que se requieren para la realización del proyecto (obras de infraestructura física, capacitación, dotación, asistencia técnica, operación, etc). Ejemplo:

Para nuestro ejemplo, los componentes del proyecto necesarios para lograr el producto (metros cúbicos de agua tratados), podrían ser dos: el primero, relacionado con las obras físicas (adecuación del terreno, construcción de las lagunas de oxidación, canalización de vertimentos, etc) y el segundo, relacionado con la operación del sistema de tratamiento. Adicionalmente, se podría pensar en un componente de apoyo, que incluiría estudios de suelo, diseño de obras y, posiblemente, educación ambiental.

Establezca una unidad de medida que permita cuantificar el componente y la meta esperada, considerando a la vez el tiempo en el que se espera llegar a cumplir con dicha meta. En el ejemplo de Morropelado, para el componente de obras físicas, el indicador y su meta podría ser el número de lagunas de oxidación construidas. Indique esto en el cuadro de la parte inferior del FORMATO PE-02. Algunos proyectos sólo incluyen un componente. Cuando esto suceda, el indicador y la meta del componente pueden coincidir con el indicador y la meta del producto. Tal es el caso de proyectos que incluyen como único componente la capacitación. Para éstos, el indicador y la meta, tanto del producto como del componente, estarían dados por el número de personas capacitadas. En cualquier caso, no olvide incluir también como componentes el mantenimiento y/o la administración (operación) del proyecto. Relacione cada componente y, de considerarlo necesario, desagréguelos en las actividades más representativas. Recuerde que las actividades son las acciones necesarias para obtener, a partir de los insumos o recursos, los componentes del proyecto. Para algunos proyectos es difícil la desagregación en componentes y, en cambio, se facilita su desagregación por actividades. En estos casos trabaje la información que se solicita a nivel de actividades. 2.3 COSTOS DEL PROYECTO (FORMATO PE-03) El propósito de esta sección es presentar el flujo anual de costos del proyecto. En la primera columna del Formato PE-03 relacione cada uno de los componentes y/o actividades del proyecto. Incluya los mismos componentes y/o actividades enumerados en el formato anterior (FORMATO PE-02).

En el grupo de columnas identificadas como "Años del Proyecto/Años Calendario" coloque debajo del año 0 del proyecto el año calendario en el cual éste se inicia y los siguientes años calendario sucesivamente en las casillas que aparecen bajo los años 1 y 2. Luego, incluya el costo total de cada componente y/o actividad, distribuyéndolo en el año o años requeridos para su realización.

Ejemplo:

Para realizar el componente de capacitación, debo llevar a cabo una serie de actividades, dentro de las cuales se destacarían la realización de talleres, cursos, eventos y seminarios; la realización de visitas veredales y de asesoría a la comunidad; y la elaboración y difusión de material didáctico. Para el componente de administración, se podría pensar en actividades de contratación de personal; en la operación (arrendamiento, servicios, administración, etc.), dotación y mantenimiento de las oficinas del proyecto, cuando se requieran; en la adquisición y/o mantenimiento de equipo de transporte; en los costos de legalización de convenios; etc.

Agrupe en un rubro denominado "otros" aquellos costos que no incluyó en los componentes y/o actividades. En la determinación de los costos, siga las indicaciones que se detallan a continuación: - Valore a precios de la fecha en la cual prepara el proyecto, independientemente del año en el cual se

van a realizar las actividades de cada componente. - No incluya incrementos por inflación, aunque realice las actividades en años futuros. - Tenga en cuenta todos los insumos, mano de obra calificada y no calificada, materiales y equipos

necesarios para la realización de cada actividad. Recuerde costear el aporte de la comunidad, ya sean materiales, mano de obra, equipos, etc.

- Tenga cuidado de no duplicar los costos entre las diferentes actividades o componentes. - Recuerde incluir como costos del proyecto sólo los costos incrementales, es decir aquéllos que no se

estaban causando antes y que debido a la realización del proyecto se empiezan a causar. Por ejemplo, en el caso de un proyecto de ampliación de infraestructura, sólo se incluyen los costos de mantenimiento de la infraestructura nueva, no los de la anterior.

- Cuando sea necesario llevar a cabo diseños o estudios de preinversión, se deben incluir. A continuación se explica el procedimiento a seguir para obtener los costos totales: - Sume verticalmente los costos de los componentes o, si es el caso, de las actividades para cada uno de

los años y obtenga así el "Total Anual de Costos del Proyecto". 2.4 RESUMEN DE COSTOS DEL PROYECTO (FORMATO PE-04) En el formato se presenta el resumen de costos del proyecto y sus principales indicadores. Indique en éste el año calendario que corresponde al año 0 ("Año Cero") y el "Ultimo año del Proyecto" (el último año calendario para el cual programó y costeó componentes). Traslade la siguiente información de otros formatos: - Del FORMATO ID-02, tome los datos de población objetivo y súmelos, obteniendo así la "Población

Objetivo Total".

- Del FORMATO PE-02, tome los datos sobre "Cantidad total de producto" (meta esperada). - Del FORMATO PE-03, traslade el "Costo Total del Proyecto en Valor Presente". A continuación realice los siguientes cálculos: - Divida el "Costo Total del Proyecto en Valor Presente", punto C, entre la "Población Objetivo Total",

punto A. El resultado es el "Costo por Beneficiario". - Divida el "Costo Total del Proyecto en Valor Presente", punto C, entre la "Cantidad Total del Producto",

punto B. El resultado es el "Costo por unidad de producto".

Seleccione los indicadores que considere más representativos (Costo por unidad de producto, costo por beneficiario, etc.) e inclúyalos en el numeral 8.2, de la Ficha EBI.

MÓDULO 3 : FINANCIACIÓN (FORMATO FS-01) Este módulo tiene como propósito describir y valorar globalmente las fuentes de financiación del proyecto. Para ello, en el FORMATO FS-01, determine las fuentes de financiación para cada uno de los componentes y/o actividades del proyecto. El formato está diseñado para presentar el esquema de financiación para un año específico. Diligencie un formato por cada uno de los años de duración del proyecto. En la primera columna del formato, presente los principales componentes y/o actividades del proyecto. Para cada uno de estos, establezca, en miles de pesos, el valor a financiar por las diferentes fuentes de financiación. Tenga en cuenta las condiciones establecidas por éstas, en términos de gastos, componentes y/o actividades susceptibles de financiación. En la fila "Año Calendario", "Año del proyecto", indique el año para el cual está presentando la financiación. En la fila "Nombre de las Fuentes de Financiación", presente el nombre de los entes que colaborarán en la financiación del proyecto. Señale inicialmente las fuentes correspondientes a recursos de inversión del Presupuesto General de la Nación-PGN (Sistema Nacional de Cofinanciación, entidades del orden nacional, otras). Luego indique las otras fuentes de financiación, como el Departamento, el Municipio, la comunidad, crédito, etc. Si alguna entidad piensa financiar el proyecto utilizando recursos provenientes del presupuesto de inversión y del presupuesto de funcionamiento, presente la entidad dos veces: una haciendo referencia a los recursos de inversión y otra a los recursos de funcionamiento. No incluya entidades con las que no se haya concertado previamente su participación en la financiación del proyecto. En la última columna "Total financiación por componente y/o actividad" presente la suma de las fuentes de financiación para cada uno de éstos. Tenga en cuenta que este valor debe coincidir con el valor asignado al componente y/o actividad para el correspondiente año en el FORMATO PE-03. En la fila "Total Financiación por Fuente", sume los valores de los aportes de financiación para cada una de las fuentes descritas. En caso de tener alguna observación acerca de las fuentes de financiación utilizadas, presente ésta en la sección de observaciones.

Esta información le servirá para diligenciar el numeral 6: "Financiamiento de la Inversión" de la ficha de Estadísticas Básicas de Inversión (Ficha EBI). Incluya únicamente los costos financiados con recursos de inversión.

MÓDULO 4: PROGRAMACIÓN FÍSICO-FINANCIERA El presente módulo permite desarrollar la información que servirá para analizar la evolución de las actividades y componentes formulados para la etapa de inversión del proyecto, es decir, para el montaje físico del proyecto. De igual manera, permite programar la financiación requerida durante la etapa de inversión del proyecto; debe coincidir, por lo tanto, con la programación de los desembolsos que deberán realizar las entidades cofinanciadoras durante el montaje del proyecto. Utilice el Formato FF-01, PROGRAMACIÓN FÍSICO-FINANCIERA DEL PROYECTO, para presentar la información trimestral de avance de obra y ejecución financiera del proyecto. Se debe diligenciar un formato por cada año de inversión o montaje del proyecto. La información trimestralizada debe presentarse para cada componente del proyecto. Los componentes deben clasificarse en una de las siguientes categorías de inversión: obra física, adquisición de bienes, costos complementarios, apoyo institucional, ingeniería y administración, imprevistos. En el caso de componentes que incluyan inversiones en más de una categoría de las previstas, el componente debe clasificarse en aquélla en dónde sea mayor el porcentaje de inversión respecto del costo total de inversión del componente. Indique en la columna 1 (CI), la categoría de inversión del componente. En la columna 2 describa el componente. Para cada componente, presente su unidad de medida (columna 3), la cantidad programada en el año (columna 4), el costo unitario (columna 5) y el costo total en el año (columna 6). La información de la columna 4 debe coincidir con la calculada en este año en el Formato PE-02, COMPONENTES O ACTIVIDADES PLANTEADAS PARA DESARROLLAR EL PROYECTO, para el componente respectivo. La información de la columna 6 debe coincidir con la calculada en este año en el Formato PE-03, COSTOS DEL PROYECTO. Presente una desagregación trimestral de la anterior información. Para cada componente se presentan dos casillas por trimestre. En la casilla superior, indique la cantidad de obra o meta física del trimestre; en la casilla inferior, indique la meta financiera o costo del trimestre. En lo posible, presente para cada componente una desagregación en sus principales actividades. Describa éstas en la columna 2. Si tiene la información.