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LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y DE INFORMACIÓN FINANCIERA, COMO FACTORES GENERADORES DECONFIANZA Y MINIMIZACIÓN DE RIESGOS EN EL TRABAJO DEL CONTADOR PUBLICO.

Por Luis Eduardo Gutierrez Ortiz.

1.- Definición, objetivos, pruebas y procedimientos

Definición

El Sistema de control interno comprende todas las políticas y procedimientos adoptados por la administraciónde una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, laconducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, lasalvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integridad de los registroscontables, el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables y la oportuna preparación de informaciónfinanciera confiable. Control interno es un proceso: Diseñado y efectuado por quienes tienen a cargo el gobierno,la administración y otro personal; y • Que tiene la intención de dar seguridad razonable sobre el logro de losobjetivos de la entidad con relación a la confiabilidad de la información financiera, la efectividad y la eficienciade las operaciones, y el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.

Objetivos del control interno

Para este estudio los objetivos caen dentro de cuatro categorías. Metas estratégicas, de alto nivel, que respaldanla misión de la entidad. Operaciones - relativo al efectivo y eficiente uso de los recursos de la entidad. InformaciónFinanciera - relativo a la preparación y divulgación de estados financieros confiables. Acatamiento - relativo alacatamiento de la entidad de las leyes y regulaciones aplicables.- Hay una relación directa entre los objetivos dela entidad y el control interno que la entidad implementa para asegurar el logro de tales objetivos. Una vez quese establecen los objetivos, es posible identificar y valorar los eventos (riesgos) potenciales que impedirían ellogro de los objetivos. Con base en esta información, la administración puede desarrollar respuestas apropiadas,las cuales incluirán el diseño del control interno. El control interno puede ser diseñado en primer lugar paraprevenir que ocurran debilidades materiales potenciales o para detectar y corregir las debilidades materialesluego que hayan ocurrido.

El control interno que es relevante para la auditoría corresponde principalmente a la información financiera. Ésteaborda los objetivos que tiene la entidad en la preparación de estados financieros para propósitos externos. Loscontroles operacionales, tales como la programación de la producción y del personal, el control de calidad, elcumplimiento de los empleados con los requerimientos de salud y seguridad, normalmente no serían relevantespara la auditoría, excepto cuando: • La información producida es usada para desarrollar un procedimientoanalítico; • La información es requerida para revelación en los estados financieros.

Componentes del control interno.En ISA 315, el término "control interno" abarca los cinco componentes del control interno, los cuales son: • Elambiente de control; • El proceso de valoración del riesgo de la entidad; • El sistema de información, incluyendolos procesos de negocio relacionados, relevantes para la información financiera, y la comunicación; • Lasactividades de control; y • El monitoreo del control interno. 

Procedimientos de control Las Actividades y Procedimientos de control que significa aquellas políticas y procedimientos además delambiente de control que la administración ha establecido para lograr los objetivos específicos de la entidad. Sonpolíticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se toman las medidas para limitar los riesgos que puedenafectar que se alcancen los objetivos organizacionales. Son ejemplos: autorizaciones, verificaciones,conciliaciones, segregación de funciones, revisiones de rentabilidad operativa Los procedimientos específicos decontrol incluyen: Reportar, revisar y aprobar conciliaciones. Verificar la exactitud aritmética de los registros.Controlar las aplicaciones y ambiente de los, sistemas de información por computador, por ejemplo,

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estableciendo controles sobre: cambios a programas de computador acceso a archivos de datos. Mantener yrevisar las cuentas de control y los balances de comprobación. Aprobar y controlar documentos Comparar datosinternos con fuentes externas de información. Comparar los resultados de cuentas de efectivo, valores einventario con los registros contables. Limitar el acceso físico directo a los activos y registros. Comparar yanalizar los resultados financieros con las cantidades presupuestadas,

Pruebas de Auditoria

En la auditoría de estados financieros, el auditor está interesado sólo en aquellas políticas y procedimientosdentro de los sistemas de contabilidad y de control interno que son relevantes para las aseveraciones de losestados financieros. La comprensión de los aspectos relevantes de los sistemas de contabilidad y de controlinterno, junto con las evaluaciones del riesgo inherente y de control y otras consideraciones, harán posible parael auditor: identificar los tipos de potenciales representaciones erróneas de importancia relativa que pudieranocurrir en los estados financieros; considerar factores que afectan el riesgo de representaciones erróneassustanciales; y diseñar procedimientos de auditoría apropiados. Al desarrollar el enfoque de auditoría, el auditorconsidera la evaluación preliminar del riesgo de control (conjuntamente con la evaluación del riesgo inherente)para determinar el riesgo de detección apropiado por aceptar para las aseveraciones del estado financiero y paradeterminar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos para dichas aseveraciones,llevando a cabo las siguientes tipos de pruebas

• 

Procedimientos para conocimiento del sistema de control interno•  Pruebas a los controles empresariales•  Pruebas sustantivas a las operaciones y procesos•  Procedimientos analíticos a las cuentas•  Pruebas de detalles a los saldos•  Uso del trabajo de otros profesionales. Certificación de estados financieros

2.- La evaluación a los componentes del sistema de control interno

a) 

Ambiente de control.El ambiente de control  que significa la actitud global, conciencia y acciones de directores y administraciónrespecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. El ambiente de control tiene un efectosobre la efectividad de los procedimientos de control específicos. Un ambiente de control fuerte, por ejemplo,uno con controles presupuestales estrictos y una función de auditoría interna efectiva, pueden complementaren forma muy importante los procedimientos específicos de control. Sin embargo, un ambiente fuerte noasegura, por sí mismo, la efectividad del sistema de control interno.

Los factores reflejados en el ambiente de control incluyen La función del consejo de directores y sus comités,Filosofía y estilo operativo de la administración, Estructura organizacional de la entidad y métodos de asignaciónde autoridad y responsabilidad. Sistema de control de la administración incluyendo la función de auditoriainterna, políticas de personal, y procedimientos y segregación de funciones.

ISA 315 establece: El auditor debe obtener un entendimiento del ambiente de control.  El ambiente de control

es el fundamento para el control interno efectivo, proveyendo disciplina y estructura para la entidad. Estableceel tono de la organización, influyendo en el conocimiento o en la conciencia de su gente.  El ambiente de controlincluye las funciones de gobierno y administración, así como las actitudes, conciencia y acciones de quienestienen a cargo el gobierno y la administración en lo que concierne al control interno de la entidad y suimportancia en la entidad. El auditor debe obtener un entendimiento de los procesos que la entidad tiene paraidentificar los riesgos de negocio que son relevantes para los objetivos de la información financiera y para decidirrespecto de las acciones a tomar para cubrir esos riesgos, y los resultados consiguientes. 

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Es la base de los demás componentes, aportando disciplina y estructura se Incluye: la integridad, los valoreséticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofía de la Dirección y el estilo de gestión, la asignaciónde la autoridad y las responsabilidades, la organización y el desarrollo de los empleados y la orientación de laDirección y se pueden evaluar lo siguiente:

CONCEPTOS SI NO N/A OBSERVACIONESSe han establecido en forma documentada losprincipios de Integridad y Valores Éticos de laSociedad, con un Código de conducta, quedetermine la política de la misma respecto deasuntos críticos donde pueden verificarse conflictosde intereses?

Incluyen estos documentos, reglas claras sobrepolíticas, usos adecuados de los recursosdisponibles, así como, recepción de dadivas o pagosinapropiados?

Han sido notificados formalmente a todos losintegrantes de la organización y se ha verificado su

comprensión?Conoce el personal de la Empresa, los principios deIntegridad y Valores Éticos?

Se ponen tales reglas en conocimiento de terceroscon quienes la Organización, tiene contacto ynegociaciones: Clientes, Proveedores, Acreedores?

Se revisan constantemente los principiosestablecidos, su cumplimiento y mejoramiento, conel fin de mantener actualizado el Ambiente deControl?

b) 

Evaluación de RiesgosEn primer lugar, se deben identificar los objetivos organizacionales, vinculados y coherentes, luego reconocer yevaluar los riesgos relevantes que pueden afectar el alcanzar esos objetivos, teniendo en cuenta que los riesgosdeben ser administrados, atendiendo a la existencia de un medio interno y externo cambiante, lo que incluyehacer los siguientes cuestionamientos.

CONCEPTOS SI NO N/A OBSERVACIONES

Han sido claramente identificados los problemas onecesidades que la Empresa, tiende a resolver?

Se ha determinado a quienes afectan dichasnecesidades, quienes son beneficiarios de las

acciones que se tomen y están debidamentecuantificadas en los programas que se pretendenimplementar?La Empresa ha establecido objetivos definiendotodos las líneas desde la misión hasta los objetivosoperativos y actividades y las estrategias paraalcanzarlos?

Los objetivos a lograr han sido consistentementedefinidos y Existe un plan de acción/estrategiaanual?

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Hay definición de recursos necesarios, quepermitan mantener la estructura económica yfinanciera, necesaria para la buena marcha de laEmpresa?Existe un presupuesto anual de los recursosnecesarios y se adelanta control sobre la ejecuciónpresupuestal?

La enunciación de objetivos incluye la definición delas herramientas de medición o indicadores y lasmetas de producción a alcanzar?Tiene la Empresa, un análisis de riesgoconsiderando sus objetivos y las fuentes deprobables riesgos, tanto de orden interno comoexterno?

Se definen mecanismos para identificación de losriesgos internos y funcionan adecuadamente?

La identificación de riesgos toma en consideraciónlos hallazgos de auditorías, tanto internas como

externas?Se realizan periódicamente estudios y evaluacionesde cumplimiento sobre aspectos clave: Falta decompetencia del personal y sus requerimientos decapacitación. Cambios en las responsabilidades delStaff Gerencial. Posibles retiros masivos de personalimportante/gerencial. Falta de financiamiento

Se analizan las fallas en los controles que puedenhaber provocado en el pasado pérdida de recursos,errores en la información o incumplimiento legaleso normativos?

c) 

Actividades de ControlISA 315 establece: Para valorar los riesgos de declaración equivocada material a nivel de aserción y para diseñarlos procedimientos de auditoría adicionales que son respuesta a los riesgos valorados, el auditor debe obtenerun entendimiento suficiente respecto de las actividades de control. Las actividades de control son las políticas ylos procedimientos que ayudan a asegurar que se ejecutan las directivas de la administración. Por ejemplo,pueden incluir los controles para asegurar que no se despachan bienes a quien tiene mal riesgo de crédito o paraasegurar que solamente se hacen compras que estén autorizadas. Esos controles cubren riesgos que si no semitigan amenazarían el logro de los objetivos de la entidad. Las actividades de control, ya se trate estén en lossistemas de información o en sistemas manuales, tienen diversos objetivos, y se aplican en distintos niveles

organizacionales y funcionales. Los ejemplos incluyen: • Autorización de transacciones; • Revisiones deldesempeño; • Procesamiento de información; • Controles físicos; y • Segregación de funciones. Las áreas que elauditor debe considerar incluyen: • ¿Qué riesgos de declaración equivocada material (relacionados con clasesde transacciones, saldos de cuentas, y revelaciones de estados financieros, que sean significantes) existen a nivelde aserción y requieren que sean mitigados? • ¿Cómo las actividades de control específicas, individualmente oen combinación con otras, previenen, o detectan y corrigen, declaraciones equivocadas materiales contenidasen clases de transacciones, saldos de cuentas o revelaciones? • ¿Han sido diseñados e implementadoscualesquiera controles anti-fraude? Esos controles serían diseñados para cubrir los factores de riesgo de fraude

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identifica dos dentro de la entidad, tales como la capacidad que tiene la administración de eludir los controles.• Riesgos significantes.

En las compañías más pequeñas, esos controles a menudo serán informales y pueden no ser necesarios comoresultados de la supervisión por parte de la administración o de otras medidas de ésta. Por ejemplo, laadministración puede: • Fomentar una cultura corporativa que enfatice la importancia del control; • Contratarpersonal competente; • Monitorear los ingresos ordinarios y los desembolsos contra el presupuesto establecido;

• Aprobar todas las transacciones principales; • Monitorear los indicadores clave del desempeño; y • Asignarresponsabilidades entre el personal para maximizar la segregación de funciones. Aquí se puede preguntar losiguiente.

CONCEPTOS SI NO N/A OBSERVACIONESSe han definido procedimientos de control paracada uno de los riesgos significativos identificados yestos son aplicados apropiadamente?Se evalúan periódicamente para asegurar que estánoperando normalmente y que son comprendidospor todo el personal?

Se realiza un control de la ejecución /desempeñocontra lo presupuestado y con lo acontecido enejercicios anteriores?Se preparan los informes necesarios del control,realizando comparaciones a nivel de cada una de lasáreas, involucrando en las evaluaciones adirecciones y jefaturas ?La asignación de tareas, se ha realizado de maneraque se asegure sistemáticamente elchequeo/verificación?

Las conciliaciones bancarias las realiza personal

ajeno al manejo del dinero y cuentas bancarias,además que los valores negociables u otros activosde alta realización sean manejados por una solapersona?

Existe conciencia de la gerencia que la colusióndisminuye efectividad en la segregación defunciones, estando alerta para reducir posibilidadesque ello ocurra?El flujo de información es adecuado entre lasdistintas áreas y los objetivos definidos en cada unade ellas son compatibles?

Es completa, oportuna y adecuada ladocumentación de las operaciones y transacciones,permitiendo revisión del proceso desarrollado ?

Los controles aseguran que solo sonoperaciones/transacciones válidas aquellasiniciadas y autorizadas por niveles competentespara ello siendo ejecutadas y/o realizadas por elpersonal asignado?Se han establecido indicadores y criterios para lamedición de la gestión, consistentes con la misión y

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objetivos, revisando periódicamente su validez y loapropiado de los mismos, analizando resultados,contra lo planificado, para tomar medidascorrectivas.

d) 

Información y ComunicacionesSe debe identificar, ordenar y comunicar en forma oportuna la información necesaria para que los empleadospuedan cumplir con sus obligaciones. La información puede ser operativa o financiera, de origen interno oexterno. Deben existir adecuados canales de comunicación. El personal debe ser informado de la importancia deque participe en el esfuerzo de aplicar el control interno.

CONCEPTOS SI NO N/A OBSERVACIONESLa información interna y externa generada por laOrganización es remitida previamente a los nivelescorrespondientes para su aprobación?Están definidos los informes periódicos que debenremitirse a los distintos niveles internos para la

toma de decisiones y estos, es apropiada para losniveles de responsabilidad y autoridadcorrespondientes?

La información está accesible para quienes debendisponer de ella, mediante Tableros, Archivos,Sistema integral de Comunicaciones, otrosarchivos?

Conoce el personal de la Empresa, los principios deIntegridad y Valores Éticos?Se ponen tales reglas en conocimiento de terceros

con quienes la Organización, tiene contacto ynegociaciones: Clientes, Proveedores, Acreedores?

Se revisan constantemente los principiosestablecidos, su cumplimiento y mejoramiento, conel fin de mantener actualizado el Ambiente deControl?

e) 

La supervisión y el MonitoreoISA 315 establece: El auditor debe obtener un entendimiento de los principales tipos de actividades que laentidad usa para monitorear al control interno sobre la información financiera, incluyendo las relacionadas conlas actividades de control que son relevantes para la auditoría, y la manera como la entidad inicia las accionescorrectivas para sus controles. El monitoreo valora la efectividad del desempeño del control interno en el tiempo.El objetivo es asegurar que los controles están funcionando de manera apropiada y, si no, tomar las accionescorrectivas necesarias. La administración logra el monitoreo de los controles mediante actividades continuas,evaluaciones separadas o una combinación de las dos. En las entidades más pequeñas, las actividades demonitoreo continuas son informales y usualmente están incorporadas en las actividades recurrentes de laentidad. Esto incluye las actividades regulares de administración y supervisión, así como la revisión de losreportes de excepción que pueden ser producidos por el sistema de información. Cuando la administraciónparticipa de manera cercana en las operaciones, a menudo identificará las variaciones importantes con relacióna las expectativas y las inexactitudes en los datos financieros y toma la acción correctiva para controlar.

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El monitoreo periódico (evaluaciones separadas de áreas específicas dentro de la entidad), tal como la funciónde auditoría interna, no es común en las entidades más pequeñas. Sin embargo, las evaluaciones periódicas delos procesos críticos pueden ser realizadas por empleados calificados que no estén directamente involucrados omediante la contratación de una persona externa. Las actividades de monitoreo proveen a la administración conretroalimentación respecto de si el sistema de control interno que han diseñado para mitigar los riesgos: • Esefectivo para lograr los objetivos de control establecidos; • Está implementado apropiadamente y es entendido

por los empleados; • Está siendo usado y se cumple con él sobre una base del día-a-día; y • Tiene necesidad demodificación o mejoramiento para reflejar los cambios en las condiciones. Las actividades de monitoreo querealiza la administración también pueden incluir el uso de información proveniente de terceros tales comoreclamos de los clientes o comentarios de cuerpos regulatorios que puedan señalar problemas, mostrar áreasque necesiten mejoramiento, o requerir de los auditores externos comunicaciones relacionadas con el controlinterno.

3.- Desarrollo del trabajo de Auditoria a través de tres tipos de Pruebas

a)  Pruebas de controlLas pruebas de control se desarrollan para obtener evidencia de auditoría sobre la efectividad de: el diseño de

los sistemas de contabilidad y de control interno, es decir, si están diseñados adecuadamente para prevenir odetectar y corregir representaciones erróneas de importancia relativa; y la operación de los controles internosa lo largo del periodo. Algunos de los procedimientos para obtener la comprensión de los sistemas decontabilidad y de control interno pueden no haber sido específicamente planeados como pruebas de controlpero pueden proporcionar evidencia de auditoría sobre la efectividad del diseño y operación de los controlesinternos relevantes a ciertas aseveraciones y, consecuentemente, servir como pruebas de control.

Las pruebas de control pueden incluir: • Inspección de documentos que soportan transacciones y otros eventospara ganar evidencia de auditoría de que los controles internos han operado apropiadamente, por ejemplo,verificando que una transacción ha sido autorizada. • Investigaciones sobre, y observación de, controlesinternos que no dejan rastro de auditoría, por ejemplo, determinando quién desempeña realmente cada función,no meramente quién se supone que la desempeña. • Reconstrucción del desempeño de los controles internos,por ejemplo, la conciliación de cuentas de bancos, para asegurar que fueron correctamente desempeñados porla entidad. El auditor debería obtener evidencia de auditoría por medio de pruebas de control para soportarcualquiera evaluación del riesgo de control que sea menos que alto. Mientras más baja la evaluación del riesgode control, más soporte debería obtener el auditor de que los sistemas de contabilidad y de control interno estánadecuadamente diseñados y operando en forma efectiva.

Ejemplos de Cuestionario para Probar los Controles

GENERALIDADES SI NO N/a observacionesLas funciones de los responsables del manejo de efectivoson independientes de los de preparación y manejo delibros?

Los directivos tienen controles adecuados para lasoperaciones de caja y bancos?Existen manuales de procedimientos para el área deefectivo que regulan el mando de: Autorización?Custodia? Registro y Control? Responsabilidad?Los Manuales de procedimientos son evaluados yactualizados periódicamente?La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de laspersonas que giran sobre ellas son debidamenteautorizados?

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Los egresos son previamente aprobados por personasautorizadas?Las transacciones entre bancos y sucursales sondebidamente autorizadas y existe una conciliaciónperiódica y adecuada?Los encargados del manejo de la caja menor sonindependientes del cajero general u otro empleado que

maneje otra clase de dinero?Todas las cuentas bancarias están registradas en cuentasde control?Los procedimientos existentes para desembolsosgarantizan un adecuado control y registro de lascorrespondientes transacciones?La existencia de chequeras en blanco, estánsalvaguardadas en forma tal, que se evite que personas noautorizadas para girar cheques puedan hacer usoindebido de ellas?Los fondos recaudados a través de la caja general, seconsignan oportunamente en sus respectivas cuentascorrientes

Los cheques consignados y devueltos por el banco sonrecibidos e investigados por personas que no intervenganen ingresos o desembolsos?Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente porfuncionarios diferentes al responsable del manejo?Al solicitar el reembolso para caja menor se presentan loscomprobantes de los gastos a fin de que seaninspeccionados por el ordenador del gasto?Los comprobantes que soportan los desembolsos sonperforados o anulados con la leyenda pagado?Los recibos oficiales de caja están debidamenteenumerados de forma consecutiva y preimpresos?

Existen restricciones para el acceso a los registros y librosde contabilidad?Está restringido el acceso de personas distintas a quienestienen la responsabilidad de la custodia y manejo delefectivo?Son adecuados y conducen a un buen control los equiposy las instalaciones empleadas en la recepción y recaudodel efectivo?Se practica arqueos sorpresivos?Las personas autorizadas para firmar cheques tienenfunciones relacionadas con la elaboración de losdocumentos y comprobantes de ingresos o registrocontable?

Al finalizar el mes se hace una relación de cheques noreclamados con el nombre del beneficiario, el número delcheque, el valor y la fecha de emisión?Se controlas las transacciones electrónicas?

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OTROS CUESTIONARIOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

AMBIENTE DE CONTROL

PREGUNTA

¿Se han definido los valores éticos y de conducta que deben observarse de manera obligatoria por parte de losintegrantes de la Organizacion?

¿Los valores y conductas esperadas de los empleados fueron establecidos de forma participativa?

¿Son comunicados estos valores a través de un documento como: un manual, un instructivo o un memorandoo un código de ética?Nota: Puede ser el mismo “Código Modelo de Ética y Buen Gobierno Corporativo para las Organizacions deComercio”

¿Los procesos de recursos humanos ej. selección, evaluación del desempeño, tienen presente dichos valores?

¿Se comunican dentro de la Organizacion las acciones disciplinarias que se toman, de manera que loscolaboradores entiendan que si son sorprendidos violando las normas de comportamiento sufrirán lasconsecuencias?

¿Predican con el ejemplo los directivos y ejecutivos principales, su compromiso de actuar con ética eintegridad?

¿Carecen de parentesco las personas que se desempeñan en áreas de control con las que manejan y custodianvalores o dinero?

¿Se controla la existencia de privilegios internos, sea de: unos empleados frente a otros; empleados frente alos miembros de Junta; directivos frente a los empleados u otras combinaciones?

¿Se abstienen los directivos y funcionarios de recomendar o presionar la contratación de servicios de familiareso personas vinculadas?

Existen políticas o lineamientos para el comportamiento ético frente a los grupos de interés (miembros deJunta Directiva, afiliados etc.), de manera tal que, se oriente la toma de decisiones y se genere un clima de

confianza propicio para el logro de los objetivos de la Organizacion?¿Existe un organigrama de la Organizacion?

¿Se encuentra actualizado el organigrama?

¿Existe manual de funciones?, ¿Dichos manuales de funciones son consistentes con los manuales deprocedimientos?

¿La estructura organizacional permite y facilita el cumplimiento de los objetivos contenidos en los planes,programas y procesos de la Organizacion?

¿Delegan los jefes de área correctamente su autoridad?

¿Cada uno de los cargos de la estructura organizacional tiene definido su nivel de responsabilidad, autoridad yrelación con los demás cargos con los cuales deberá intervenir en el ejercicio de su función ¿Quién es elprincipal responsable por el cumplimiento de las metas definidas para los procesos de los registros públicos?

¿Quién es el responsable del proceso de compras - contratación?¿Los líderes de la Organizacion están personalmente involucrados y comprometidos en asegurar que el SCCIse desarrolla, implementa, evalúa y se mejora continuamente en todos sus niveles? Nota: En especial suPresidente Ejecutivo y/o Representante Legal

¿La administración monitorea de cerca el cumplimiento de los objetivos estratégicos?

¿Existe una clara orientación a la satisfacción de las necesidades de los grupos de interés que atiende laOrganizacion ej: Junta Directiva, empleados, empresarios, empresarios que contratan con el Estado, órganosde control, autoridades locales, ciudadanos etc.?

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¿La dirección promueve el cumplimiento de las leyes y normativa aplicable?

¿Existe compromiso de la alta dirección con la asignación y uso transparente y racional de los recursos?

¿La alta dirección asume la responsabilidad de las acciones del mejoramiento y compromisos adquiridos conlos entes de control del Estado (Superintendencia de Industria y Comercio - SIC y Contraloría General de laRepública - CGR) y con los resultados de la evaluación interna?

¿La Junta Directiva recibe, discute y se pronuncia sobre los informes de la Gerencia?, ¿La Junta Directiva analizamensualmente los estados financieros trata y resuelve sobre las variaciones?

¿La Junta Directiva aprueba el presupuesto de la Organizacion y plan de anual de trabajo, entre otros?

¿La Junta Directiva trata y resuelve sobre las modificaciones al presupuesto?

¿La Junta Directiva cumple con el código de buen gobierno y lo predica con el ejemplo, respetando sus normasen todo momento?, ¿La Junta Directiva ha definido restricciones que eviten prácticas que favorezcan a susmiembros, especialmente en lo relacionado con procesos de contratación?¿Existe un plan estratégico que contempla objetivos concretos por eje temático (registros públicos, apoyoempresarial y cívico - social)

¿El proceso de elaboración del plan estratégico fue participativo y tuvo en cuenta las necesidades más

apremiantes de los clientes, empresarios y la comunidad, así como, las políticas / lineamientos del gobierno?

¿El análisis DOFA tiene relación con los objetivos estratégicos definidos (no se entienden como posibles riesgosque pueden dificultar el logro de éstos)?(Debilidad, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas)

¿El plan estratégico es conocido ampliamente en todos los niveles de la Organizacion?

¿Los objetivos son totalmente medibles, lo cual facilita la revisión periódica de éstos?

¿El Plan Anual de Trabajo (PAT) responde a un análisis estratégico definido. De esta forma, se concluye que elplan estratégico de la Organizacion se concreta a través de planes / proyectos / programas?¿El Plan Anual de Trabajo está focalizado en los puntos más neurálgicos del plan estratégico de tal forma quese evita la atomización de los recursos?

¿Los planes definidos tienen responsables, presupuestos, fecha de inicio y de finalización. Los colaboradoresreconocen sus responsabilidades y están comprometidos con el Plan Anual de Trabajo?

¿Se evidencia que los directivos están focalizados en los temas o asuntos más importantes de la estrategia dela Organizacion?. Cuáles son las tres prioridades estratégicas de la Organizacion?

¿Están definidos los procesos de selección, inducción y re inducción, capacitación y evaluación del desempeñoy son considerados muy importantes por la Organizacion?

¿Las políticas y procesos de recursos humanos son consistentes con la estrategia organizacional y el código deética?

¿La selección del personal, para la promoción interna, o la incorporación de nuevos colaboradores se realizanmediante procesos técnicos e imparciales?

¿Se efectúan procesos de inducción y entrenamiento para los empleados - contratistas nuevos?

¿Se encuentran adecuadamente formalizadas las relaciones laborales?

¿La evaluación para el desempeño es un proceso clave para aplicar políticas de incentivos, promoción y definirprogramas de capacitación; asi como para arraigar acuerdos, compromisos, protocolos éticos y valores ycomunicar prioridades (alineación con el plan estratégico)?

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¿Existe una política clara de compensación que se aplica con base en los resultados de la evaluación para eldesempeño? (política de desempeño es aprobada por la Junta Directiva)

¿Las políticas y programas de bienestar social surgen de las necesidades más apremiantes de los colaboradoresy por ende son valorados y tiene un impacto positivo en el clima organizacional de la Organizacion?

¿Se encuentra definida por escrito una política interna sobre capacitación?, ¿Existe un plan de capacitación quesurge del proceso de evaluación del desempeño?

¿Se planifica el uso de las vacaciones anuales del personal?

¿Se tienen cubiertas en forma adecuada las suplencias en caso de ausencia temporal por vacaciones,enfermedad, maternidad o retiro de personal?

¿Los reemplazos se realizan con personas que desempeñan funciones que son compatibles con el cargo queasumen temporalmente?

¿Existe un reglamento interno de trabajo?

¿Está actualizado el reglamento interno?

ENCUESTA PARA EVALUACION DE RIESGOS

PREGUNTA

¿Existe una política para la administración de riesgos que incluyen los parámetros para la aceptación,

prevención, protección, eliminación o transferencia del riesgo, bajo un enfoque por procesos?

¿Cuentan con una metodología para la administración de los riesgos de la Organizacion de Comercio?, ¿Está

siendo aplicada?

¿Existe un adecuado entendimiento del concepto de riesgo por parte de la alta dirección?

¿La identificación de riesgos del nivel estratégico tiene su principal fuente en el análisis de las debilidades,

oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA)?

¿Existen procesos de autoevaluación para verificar la validez del contexto (eventos que generen cambiossignificativos en la Organizacion como por ejemplo, sistemas de información nuevos o modificados, crecimientorápido, reorganizaciones, cambios en las leyes y reglamentación, entre otros) y la generación de riesgos nuevosen la operación de la Organizacion

¿Se dispone de una fuente de información oportuna sobre los cambios en la legislación aplicable a laOrganizacion?

¿Se han identificado los riesgos de los procesos misionales¿Están identificadas las fuentes de riesgos, causas, y efectos o impactos?

¿Se han identificado los riesgos tecnológicos?¿Están identificadas las fuentes de riesgos, causas, y efectos o impactos?

¿Se han identificado los riesgos a nivel de activos¿Están identificadas las fuentes de riesgos, causas, y efectos o impactos?

¿Se han identificado los riesgos de procesos de apoyo¿Están identificadas las fuentes de riesgos, causas, y efectos o impactos?

¿Existen mapas de riesgos para los procesos misionales y procesos de apoyo que resulten pertinentes?

¿Conoce la matriz de riesgo diseñada para su dependencia-proceso?

¿La matriz de riesgos es un insumo fundamental para definir actividades de control para los procesos?

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¿La matriz de riesgos es un insumo fundamental para definir actividades de control para los principales planes- proyectos?

¿La prioridad en la ejecución de los planes de mejoramiento dependerá de la criticidad del riesgo residual,riesgos residuales altos requieren planes de mejoramiento con prioridad alta, y así sucesivamente?

¿Existe manifestación expresa por parte de los directivos de su dependencia-proceso, sobre la forma deadministrar los riesgos y los aspectos que se deben considerar para mitigar su materialización?

¿Los empleados de su área observan en forma rutinaria las acciones preestablecidas para evitar o reducir losriesgos?

¿La matriz de riesgos se revisa periódicamente, enfatizando en las acciones definidas?

¿Se hace seguimiento a las acciones correctivas y preventivas derivadas del proceso de seguimiento yevaluación de los riesgos (planes de mejoramiento)?

ENCUESTA PARA ACTIVIDADES DE CONTROL

PREGUNTA

¿Existe coherencia entre los objetivos estratégicos de la Organizacion y los indicadores de gestión definidos

para hacer seguimiento al plan?

¿Existen indicadores para monitorear el desempeño de los procesos

¿Existen indicadores para hacer seguimiento a los planes (Plan Anual de Trabajo), enfatizando en programas

de apoyo al sector empresarial y cívicos y sociales?

¿La Organizacion lleva registro histórico de los indicadores de gestión más relevantes y tiene evidencias sobre

el análisis y la toma de decisiones que pueden estar reflejadas en:

1-) Definición de metas.

2-) Toma de acciones correctivas y preventivas

3-) Definición de proyectos / planes / programas?

¿El concepto de indicador de gestión es claro así como la importancia de este mecanismo para comunicar lo

realmente relevante desde el punto de vista estratégico, táctico y de los procesos?

¿Existen evidencias que la Organizacion ha identificado los procesos misionales, enfatizando, en los procesos

de los registros públicos?

¿Se reconoce que la Organizacion es un sistema conformado por procesos donde se resalta la importancia del

adecuado funcionamiento de los mismos?

¿Existe el rol de dueño de procesos con las siguientes responsabilidades:

Planear: Liderar la estandarización del proceso, la adopción de las mejores prácticas, definición de objetivos -

indicadores -metas de calidad y productividad, identificación de competencias del personal y necesidades en

cuanto apoyo tecnológico, definir presupuestos y las evaluaciones para el desempeño del personal, entre otros.

Verificar: Analizar los resultados de los indicadores de gestión y las estadísticas generadas en el proceso.

Actuar: Liderar acciones de mejoramiento y la permanente estandarización del proceso?

¿La Organizacion tiene un manual de operación (manual de calidad) cuya consulta es frecuente por parte de

los colaboradores (proceso de inducción y re inducción)?

¿Existen mecanismos que soportan la divulgación y el control documental (actualización en cuanto a versiones),

el acceso de la información y la garantía de consulta y lectura por parte de los colaboradores?

Existen procedimientos actualizados que describen la manera de llevar a cabo las actividades y tareas de la

Organizacion?

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¿Los procedimientos existentes contienen controles que se diseñan como resultado de un análisis y valoración

del riesgo de los procesos y por ende de las políticas de operación; no obstante, no impiden que se alcancen

los estándares de eficiencia de las operaciones en la Organizacion?

¿Los procesos de los registros públicos tienen políticas de operación las cuales se han desarrollado con base en

la identificación y valoración del riesgo. Así mismo, son claras las decisiones que se deben tomar en caso de

incumplimiento de dichas políticas?

¿Los colaboradores que participan en el proceso entienden los propósitos de los controles así como las causasde los riesgos que se desean mitigar con esto?

¿Existe una adecuada segregación de funciones y se ejerce una supervisión adecuada?

¿Los manuales de funciones con la correspondiente descripción del perfil están articulados con los

procedimientos definidos; por lo tanto, se han tenido en cuenta las actividades y tareas a realizar por un

colaborador en el momento de definir el perfil del cargo?

¿Existen revisiones de alto nivel para los estados financieros e información presupuestal ejecutada versus

estimada?

¿Existen revisiones de alto nivel para hacer seguimiento de las acciones de mejora y la retroalimentación de

los clientes?¿Existen revisiones de alto nivel para revisar el desempeño de los procesos, en especial, de los registros

públicos, incluyendo resultado de auditorias y otros aspectos relevantes desde la perspectiva de los procesos?

¿Existen revisiones de alto nivel para revisar el plan estratégico y los principales proyectos de la Organizacion?

¿Existen revisiones por parte de los responsables del cumplimiento de las diversas funciones o actividades,

incluyendo responsabilidades dentro del plan anual de trabajo?

¿Existen controles que garanticen el cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables (mantener

actualizado el normo grama, evaluar el impacto de las mismas y tomar acciones de acuerdo con los términos

señalados por la Ley)? ¿Existen calendarios de obligaciones legales?

¿Existen controles para la autorización en el manejo de los recursos: custodia de recursos en cajas menores,

cajas fuertes, segregación o separación de funciones (P.ej. Quién custodia recursos, no deberá ser la misma

persona que registra sus movimientos, ni ser la misma persona que autoriza la disposición final de los

mismos)?

¿Existen procedimientos y planes periódicos para realizar arqueos, conciliaciones, recuentos, inventarios?, ¿El

auditor interno o algún miembro del equipo financiero verifican los ingresos a la caja y otros fondos en forma

sorpresiva (arqueos)?

¿Los ingresos de caja se depositan intactos diariamente?, ¿Los depósitos de efectivo son efectuados bajo

medidas de seguridad?, ¿La caja de seguridad se maneja bajo el sistema de doble custodia?

¿Los cajeros resguardan bajo llave sus sellos operativos al retirarse del área de trabajo?

¿El responsable de las recaudaciones (cajero) es independiente de quien registra contablemente?

¿Las cajas menores han sido autorizadas por un directivo con dicha responsabilidad?, ¿Los comprobantes

pagados en caja menor se cancelan apropiadamente (sellados)?

¿Están las cuentas bancarias debidamente autorizadas?, ¿Se giran todos los cheques a nombre del

beneficiario?, ¿Se registran por lo menos dos firmas o existen dobles controles para las transferencias

electrónicas?

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¿Existen controles físicos (seguridad de las instalaciones)?, ¿Existe un empleado a quien se le haya asignado

dicha responsabilidad?

¿Existen controles financieros para la comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud y

autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, re cálculos, conciliación de registros contables,

conciliaciones bancarias, análisis de consistencia, pre numeraciones?

¿Existen controles para la preparación y aprobación de un presupuesto anual de ingresos y gastos en el que se

incluirán en forma discriminada los imputables a la actividad registral?

¿En caso que resulte un remanente del presupuesto, las Juntas Directivas de las Organizacions de Comercio

establecen su destinación, bien sea para atender gastos corrientes o de inversión?

¿En caso de que los gastos de inversión hubieren de realizarse a lo largo de varios ejercicios, se constituyen las

reservas que correspondan en los presupuestos anuales?

¿Existe una separación contable la cual ha sido efectuada conforme lo indicado en las normas y en especial

dando cumplimiento al “Manual de Principios, Reglas, Procedimientos y Clasificación de los ingresos y gastos

de origen público y privado de las Organizacions de Comercio”? 

¿Existen lineamientos de seguridad de la información y acuerdos de confidencialidad?

¿Existen normas sobre contingencia del procesamiento.- Back-up de archivos

- Plan de contingencias

- Pruebas?

¿Existen controles sobre la seguridad física

- Acceso restringido al área del centro de datos

- Instalaciones adecuadas

- Energía ininterrumpible

- Medios de detección y extinción

- Aire acondicionado?

¿Existen controles sobre la seguridad lógica y administración de usuarios

- Identificación- Autenticación?

¿Los controles de aplicación, en especial de los registros públicos y contables, están diseñados para ejecutarse

en forma automática al interior de cada aplicativo y funcionan para lograr el procesamiento, integridad y

confiabilidad de la información, mediante la autorización y validación correspondiente?

¿Existe control del Inventario de Hardware y Software?, ¿Los equipos se encuentran asignados por escrito

mediante un acta de entrega a las personas que los utilizan?

¿Existe mecanismos de control para evitar el uso de software ilegal?, ¿La Organizacion dispone de políticas

escritas sobre el licenciamiento de software?

¿Están adecuadamente segregadas las tareas entre el personal del área de sistemas y de las áreas usuarias?

¿Se ha designado un comité para la contratación de seguros?

¿Se ha designado una persona que controle la vigencia de los seguros contratados?

¿Las pólizas o documentación que respaldan los seguros se encuentran debidamente custodiados y en una

caja de seguridad?

¿Se encuentran asegurados los activos fijos?.

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¿Se encuentran asegurados los efectos monetarios que permanecen en la Organizacion?, ¿Se encuentran

asegurados los valores y las garantías recibidas?

¿Se verifica que las instituciones en las que se va a invertir, cuenten con la autorización del organismo de

control pertinente?

¿Los títulos y papeles financieros se encuentran a nombre de la Organizacion?, ¿Se manejan registros

detallados de las inversiones, donde se describe su posición, estado, tasas, vencimientos etc.?

¿Están los valores guardados bajo las debidas seguridades?,¿Se practican arqueos sorpresivos a los valores por personal independiente del que los custodia?, ¿El

custodio de los valores se encuentra restringido a registrar operaciones a los mayores o libros de

contabilidad?

ENCUESTA PARA INFORMACION Y COMUNICACION¿El sistema de información que soporta la administración de los registros públicos cuenta con herramientaspara la generación de reportes que facilitan el cumplimiento de las necesidades de los usuarios y el cálculo delos indicadores de gestión?.

¿El sistema de información que soporta los procesos financieros es confiable, soportando los controles

definidos por la Organizacion?, ¿La generación de reportes financieros es oportuna y confiable?¿La alta dirección promueve la comunicación interna y externa, con información adecuada, transparente yveraz?

¿Se cuentan con mecanismos para administrar el conocimiento y memoria institucional de la Organizacion,generando un ambiente en el que el conocimiento y la información sean accesibles en tiempo real y puedanser usados para estimular la innovación y mejorar la toma de decisiones?

¿En general, la Organizacion es considerada por los grupos de interés (clientes, afiliados, miembros de Junta,la sociedad, las autoridades de gobierno local) como una Entidad que comunica adecuadamente susprogramas / planes / iniciativas?

¿La difusión de políticas e información generada dentro de la Organizacion contribuye al fortalecimiento de laimagen institucional?

¿Los usuarios internos comprenden los propósitos de la Organizacion a partir de los procesos decomunicación organizacional?, ¿Existen reuniones generales con la presidencia de la Organizacion?

¿Existen protocolos de comunicación y acuerdos de confidencialidad de la información (ej. La informaciónsolicitada por miembros de Junta o afiliados, solamente se entrega bajo autorización Presidencia u otrosdirectivos autorizados)?¿La Organizacion cuenta con la mezcla de medios pertinentes: boletines, prensa, revistas, carteleras, intranet,Internet, periódico mural, noticiero interno (radial o televisivo) y estos se emplean articuladamente?

¿Los medios de comunicación permiten tener canales en doble vía enriqueciendo el proceso de comunicación(sistema de administración de quejas y sugerencias)?

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Pruebas.

Las “Pruebas de doble propósito” estas se dan cuando a la misma vez evidenciamos, comprobamos valores y

verificamos el logro por la gerencia (Aplicamos las anteriores pruebas). Tenemos los arqueos de fondos,

inversiones, cuentas por cobrar, revisión de comprobantes de egreso etc. Cuando en el comienzo se percibe un

cumplimiento por la gerencia de todas formas debemos confirmar con mas pruebas y si por lo contrario cuando

nos hemos tomado una apreciación de que el control interno es deficiente, debemos disminuir o eliminar

nuestras pruebas de cumplimiento.

Las “Pruebas de recorrido” esta es la que emplea el auditor para conocer y evaluar el ciclo completo de una

transacción; es decir que a través de esta prueba el se involucra en el desarrollo de una transacción contable

desde que inicia hasta que finaliza. La documentación en esta prueba, puede hacerse en forma narrativa, dejando

evidencia de los documentos examinados, personal contactado, departamentos visitados, comprobaciones

hechas etc. Cuando la prueba se usa para el levantamiento de información o actualización de sistemas conocidos

en el pasado, la documentación puede ser narrativa o a través de flujo gramas.

Técnicas.

Las “Técnicas de Auditoria” Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza  el auditor para

obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias. Uno de estos métodos es el “Análisis y Revisión” de los estados financieros, esta

debe ser muy cuidadosa, critica a los datos presentados; con el fin de calificar su veracidad y son dignos y

confiables. Este proceso no solo se le aplica a los que suministre la compañía; sino también a los que el auditor

vaya acumulando durante su proceso, da buena fe de esto cuando se compara los saldos del balance general y

la comprobación al cierre de un ejercicio anterior. Agregado a esto el auditor debe observar todo, porque esta

es muy buena herramienta para comprobar el buen funcionamiento de lo que se dice.

“La inspección” prácticamente se aplica en todo, especialmente en los activos intangibles y los documentos u

otras pruebas que respalden la contabilidad. Se pueden aplicar en arqueos de caja, inventarios, visitas a fabricas

y establecimientos, revisión de facturas cheques, documentos registrados en libros, leer las actas de lasasambleas de accionistas y secciones de la junta directiva para obtener información de aprobaciones.

“La confirmación”, esta se obtiene después de revisar libros, información recibida de la empresa; como por

ejemplo la certificación de saldos de las cuentas bancarias a la fecha, confirmación con clientes de la compañía.

“Indagación” el auditor en su proceso encuentra situaciones no muy claras y por medio de indagaciones a los

funcionarios y empleados puede aclarar muchos aspectos relacionados. Hay casos que las mas importantes

explicaciones queden consignadas en una declaración escrita, dirigida al auditor y firmada por los funcionarios

de la compañía.

“Calculo” en el proceso de auditoria algunas pruebas están basadas en cálculos arimetricos y de los cómputosde depreciación, intereses acumulados, la amortización del descuento en emisión de bonos, el pasivo por

impuestos etc.

Las técnicas de auditoria también se refieren a los métodos usados por el auditor para recolectar evidencia. Los

ejemplos incluyen, entre otras, la revisión de la documentación, entrevistas, cuestionarios, análisis de datos y la

observación física. Cuando se aplica el muestreo estadístico en la auditoria se le llama aplicación de un

procedimiento de cumplimiento sustantivo, lo que permite al auditor obtener y evaluar evidencias de alguna

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característica del saldo y llegar a una conclusión. Podemos decir que de esta técnica de muestreo el auditor

toma una muestra al azar o aleatoria, que es la que asegura que todas las partidas dentro del universo o dentro

del estrato tiene la misma posibilidad de ser seleccionadas.

Al diseñar una muestra de auditoria, el auditor considerará los siguientes aspectos para definirla: Los objetivos

de la auditoria, el universo, el riesgo y la certidumbre, error tolerable, error esperado en el universo. Los tipos

de técnicas que se aplican en el trabajo de auditora son de cualquier operación, actividad, área, programa,proyecto o transacción, se realiza mediante la aplicación de técnicas, y el auditor debe conocerlas para

seleccionar la más adecuada, de acuerdo con las características y condiciones del trabajo que realiza. En el

trabajo de Auditoria, se pueden utilizar las técnicas de general aceptación, las cuales se clasifican generalmente

sobre la base de la acción que se va a efectuar, es así que tenemos las siguientes:

• Verbales o testimoniales 

• Documentales 

• Físicas 

• Analíticas 

• Informáticas 

Las técnicas verbales o testimoniales Consisten en obtener información oral mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad,

durante una auditoria, el auditor habrá de aplicar frecuentemente estas técnicas. La evidencia obtenida

mediante la aplicación de estas técnicas pocas veces es de confiar por si sola. El principal valor para el auditor

descansa en corroborar otra materia de evidencia y revelar asuntos que ameriten mayor investigación y

documentación. Las técnicas verbales pueden cubrir una gran variedad de temas, tales como la interpretación

de algún procedimiento propio de la entidad, posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos,

prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.

La evidencia que se obtenga a través de esta técnica, debe documentarse adecuadamente mediante papeles de

trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan las partes involucradas y los aspectos tratados. Lastécnicas verbales pueden ser:

•  Entrevista: Consiste en la averiguación mediante la aplicación de preguntas directas al personal de la

entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guarden relación con las operaciones de esta.

•  Encuestas y cuestionarios: Es la aplicación de preguntas, relacionadas con las operaciones realizadas por

el ente auditado, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones.

Las Documentales: Consisten en obtener información escrita para soportar las afirmaciones, análisis o estudios

realizados por los auditores. Estas pueden ser:

•  Comprobación: Consiste en verificar la evidencia que apoya o sustenta una operación o transacción, con

el fin de corroborar su autoridad, legalidad, integridad, propiedad, veracidad mediante el examen de los

documentos que las justifican.•  Confirmación: Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de hechos, situaciones, sucesos u

operaciones, mediante datos o información obtenidos de manera directa y por escrito de los

funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones sujetas a verificación.

Técnicas Físicas

Consisten en verificar en forma directa y paralela, la manera como los responsables desarrollan y documentan

los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad auditada ejecuta las actividades objeto de control.

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Esta técnica permite tener una visión de la organización desde el ángulo que el auditor necesita, o sea, los

procesos, las instalaciones físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, etc. Entre estas técnicas

tenemos las siguientes:

•  Inspección: Consiste en el reconocimiento mediante el examen físico y ocular, de hechos, situaciones,

operaciones, activos tangibles, transacciones y actividades, aplicando para ello otras técnicas como son:

indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.

•

 

Observación: Consiste en la contemplación a simple vista, que realiza el auditor durante la ejecución deuna actividad o proceso.

•  Comparación o confrontación: Es cuando se fija la atención en las operaciones realizadas por la entidad

auditada y en los lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos, para descubrir sus

relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas.

•  Revisión selectiva: Radica en el examen de ciertas características importantes, que debe cumplir una

actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las operaciones, que serán evaluadas o

verificadas en la ejecución de la auditoria.

•  Rastreo: Es el seguimiento que se hace al proceso de una operación, con el objetivo de conocer y evaluar

su ejecución.

Técnicas Analíticas:Son aquellas desarrolladas por el propio auditor a través de cálculos, estimaciones, comparaciones, estudios de

índices y tendencias, investigación de variaciones y operaciones no habituales. Esta técnica se aplica de las

formas siguientes:

•  Análisis: Consiste en la separación de los elementos o partes que conforman una operación, actividad,

transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios

de orden normativo y técnico. Permite identificar y clasificar para su posterior análisis, todos los aspectos

de mayor significación y que en un momento dado pueden afectar la operatividad de la entidad auditada,

entre estas podemos identificar, por ejemplo, al análisis de relaciones, análisis de tendencias, etc.

•  La observación consiste en presenciar el proceso o procesos que otros realizan. Por ejemplo, el auditor

puede observar el conteo de los inventarios realizado por el personal de la entidad o la ejecución deprocedimientos de control interno de los que no suele quedar huella de auditoria.

En el caso de la observación de la toma de inventarios, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Cuando los inventarios tienen incidencia material en el objeto de la auditoria, el auditor debe satisfacerse

respecto a la existencia física y condición de aquellos, presenciando la toma de inventarios, salvo que esto no

sea factible. Presenciar el conteo capacitará al auditor a inspeccionar físicamente el inventario, observar el

cumplimiento de aplicación de los procedimientos de la gerencia para llevar a efecto el conteo, y recoger

evidencia sobre la confiabilidad de los procedimientos administrativos.

Pruebas a los controles

Cuando el auditor determina observar la toma de inventarios, debe cerciorase de que haya una planeaciónadecuada para la toma de los inventarios físicos, la cual debe estar debidamente documentada en instructivos y

que sean de conocimiento oportuno de los participantes. Esta planeación debe cubrir los siguientes aspectos:

- Controles que aseguren la clasificación adecuada y acomodo físico anticipado de las diferentes partidas del

inventario, la inclusión de la totalidad de los inventarios de propiedad de la entidad y de aquellos de propiedad

de terceros bajo su custodia.

- Participación de personal capacitado con conocimientos de las características de los inventarios.

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- Procedimientos para la identificación de inventarios dañados o con indicios de lento movimiento,

obsolescencia, etc.

- Medidas para asegurar la corrección de los conteos (responsables, supervisión, mesa de control, re-conteos,

auditoria interna, etc.)

- Controles sobre el corte de formas, incluyendo los marbetes y listas de inventarios

- Medidas para el control de las existencias que tengan movimiento durante el inventario físico.

- Identificación de los inventarios ubicados en distintas sucursales, fábricas, almacenes y en poder de terceros.

Con base en la evaluación de la planeación de la toma de inventario físico, el auditor debe determinar el alcance

de sus pruebas y tendrá obligación invariablemente de llevarlas a cabo con el propósito de comprobar la

corrección del inventario físico. Estas pruebas se llevarán a cabo observando que los procedimientos se están

efectuando conforme lo planeado.

Para obtener una seguridad de que los procedimientos de la gerencia están adecuadamente implementados, el

auditor debe observar los procedimientos que ejecutan los empleados y realizar conteos de prueba. Al realizar

estos conteos el auditor puede probar tanto la condición de totalidad como la de exactitud de los registros de

conteo, confrontando ítems seleccionados en estos registros contra el inventario físico, e ítems seleccionados

del inventario físico contra estos registros. El auditor debe determinar en qué medida necesita obtener copia delos registros de conteo para posteriores pruebas y comparaciones. El auditor también debe obtener detalles de

los movimientos de inventario inmediatamente después de la fecha del conteo, de modo de poder verificar en

fecha posterior la correcta contabilización de estos movimientos; no debiendo tampoco omitir los movimientos

de inventario habidos durante el conteo.

Cuando por la naturaleza de los productos, el auditor no tenga los conocimientos necesarios para identificar,

contar o determinar las condiciones de las existencias, La utilización de equipos de computación en las

organizaciones, ha tenido una consecuencia importante en el trabajo del auditor, no sólo en lo que se refiere a

los sistemas de información, sino también al uso de las computadoras en la auditoria. Al llevar a cabo auditorias

donde existen sistemas computarizados, el auditor se enfrenta a muchos problemas de muy diversa condición,uno de ellos, es la revisión de los procedimientos administrativos de control interno establecidos en la empresa

que es auditada.

La utilización de paquetes de programas generalizados de auditoría ayuda en gran medida a la realización de

pruebas de auditoría, a la elaboración de evidencias plasmadas en los papeles de trabajo. Las técnicas de

auditoría Asistidas por Computadora (CAAT) son la utilización de determinados paquetes de programas que

actúan sobre los datos, llevando a cabo con más frecuencia los trabajos siguientes:

  Selección e impresión de muestras de auditorías sobre bases estadísticas o no estadísticas, a lo queagregamos, sobre la base de los conocimientos adquiridos por los auditores.

  Verificación matemática de sumas, multiplicaciones y otros cálculos en los archivos del sistema auditado.

 

Realización de funciones de revisión analítica, al establecer comparaciones, calcular razones, identificarfluctuaciones y llevar a cabo cálculos de regresión múltiple.

  Manipulación de la información al calcular subtotales, sumar y clasificar la información, volver a ordenaren serie la información, etc.

  Examen de registros de acuerdo con los criterios especificados.

  Búsqueda de alguna información en particular, la cual cumpla ciertos criterios, que se encuentra dentrode las bases de datos del sistema que se audita.

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Procedimientos y Marcas de auditoria:

Los procedimientos de auditoria son llamados el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida

o a un grupo de hechos y circunstancias relacionados con los estados financieros examinados y mediante estos

el auditor obtiene bases para fundamentar su opinión sobre los estados financieros sometidos a su examen.

Estos indican mediante símbolos de auditoria. Dichos “símbolos o marcas” deben ser explicados en los papeles

de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estándar, siempre se utiliza una escala limitada de

estandarización de símbolos para una línea de auditoria o para grupos específicos de cuentas, mediante el usode leyendas o marcas en cédulas determinadas. Esta economiza tiempo, elimina la necesidad de explicar los

procedimientos de auditoria que son similares más de una vez, y elimina la necesidad que el coordinador

manipule demasiado los papeles de trabajo para encontrar la leyenda estándar.

Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en el cuerpo de un

papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras escritas a lápiz y se debe evitar los símbolos superpuestos

complejos o similares; es recomendable utilizar los números o letras simplemente rodeadas por un círculo, estos

dan un orden secuencial y fácil de seguir. Se deben de tener en cuenta algunos requisitos y características en

las marcas. Una explicación de las marcas debe ser específica y clara.

Los procedimientos de auditoria efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentadosmediante explicaciones narrativas, análisis, etc. Las marcas de auditoria son símbolos utilizados por el auditor

para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuadas los cuales facilitan en trabajo y se

aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasión, también se supervisa al poderse comprender en forma

inmediata el trabajo realizado. Los procedimientos sedan con la combinación de dos o más técnicas, mientras

que la conjugación de dos o más procedimientos de auditoria derivan los programas de auditoria, y al conjunto

de programas de auditoria se le denomina plan de auditoria.

Cuando se aplica el muestreo estadístico en la auditoria se le llama aplicación de un procedimiento de

cumplimiento sustantivo, lo que permite al auditor obtener y evaluar evidencias de alguna característica del

saldo y llegar a una conclusión. Podemos decir que de esta técnica de muestreo el auditor toma una muestra alazar o aleatoria, que es la que asegura que todas las partidas dentro del universo o dentro del estrato tiene la

misma posibilidad de ser seleccionadas.

Al diseñar una muestra de auditoria, el auditor considerará los siguientes aspectos para definirla: Los objetivos

de la auditoria, el universo, el riesgo y la certidumbre, error tolerable, error esperado en el universo. Es

importante esta reflexión para identificar aquellas áreas problemáticas a las que probablemente haya que

dedicar más tiempo y recursos. El primer resultado de esta fase es la enunciación de los objetivos y alcance de la

Auditoría, que será recogido en un documento formal denominado Plan de Auditoría. Se puede limitar el alcance

del proceso de Auditoría por razones tales como indisponibilidad de recursos, cercanía a otros procesos o

imposibilidad de tomar contacto real en un momento crítico de una determinada área. En cualquier caso, una

vez definido el alcance, se debe proceder a la planificación de recursos, entendida como la especificación detiempo, plazos, recursos humanos, recursos materiales y costo del proceso. Los conceptos a tener en cuenta para

hacer la Planificación son: Alcance de los objetivos, priorización de áreas a auditar, resultados parciales a

considerar, plazos para la ejecución del trabajo, equipo de Auditoría y presupuesto.

El Planeamiento en la Auditoría debe efectuarse para: Obtener suficiente conocimiento de los sistemas

administrativos y procedimientos contables y de control, de las políticas gerenciales y del grado de confianza y

solidez del control interno de la Entidad o Empresa a Auditar. Determinar y programar la naturaleza, oportunidad

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y alcance de la muestra y los procedimientos de Auditoría a emplear. Supervisar y controlar el trabajo por realizar

en función a los objetivos y plazos determinados. Estimar el tiempo necesario y el número de personas con las

que se debe trabajar. Cumplir con las Normas Internacionales de Auditoría y otras específicas al tipo de Entidad

a Auditar.

Como ya se ha mencionado los procedimientos de Auditoría son la agrupación de técnicas aplicables al estudio

particular de una operación o acción realizada por la Empresa o Entidad a examinar, por lo que resultaprácticamente inconveniente clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio del Auditor deciden

las técnicas que integran el procedimiento en cada uno de los casos en particular.

El Auditor Supervisor y los integrantes del equipo de Auditoría con mayor experiencia definirán la estrategia que

consideren la más adecuada para desarrollar la Auditoría. Estos criterios se basarán en el conocimiento de la

Entidad o Empresa auditada, así como la experiencia general de la especialidad, que les permita a los

Profesionales determinar de antemano los principales procedimientos de Auditoría a aplicar en cada uno de los

casos que se presentan a lo largo del proceso de Auditoría. Se llama extensión o alcance a la amplitud que se

da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prácticamente estos en cada

uno de los casos para lo cual de deberá tomar en cuenta la actividad u operación que realizó la empresa o

entidad.

Es la época en que deben aplicarse los procedimientos al estudio de partidas especificar, y al análisis total de las

actividades de la Empresa. Se debe tomar en cuenta que la oportunidad en que se aplica un procedimiento

determina la conclusión u observación que se puede obtener para el análisis al final del examen realizado. El

trabajo de revisión de las operaciones que realiza la empresa a lo largo de un año, no es ni puede ser exhaustivo,

ya que no es posible realizarlo en un período corto de tiempo (30, 45 o 60 días) con un grupo de tres o cuatro

personas lo que a la empresa le lleva un año en registrar las operaciones, por lo que no es razonable que el

auditor disponga de un tiempo tan limitado para obtener sus conclusiones. Por lo tanto se hace necesario que

el auditor establezca sus evidencias con pruebas selectivas.

Los resultados que arrojen las pruebas selectivas deben ser apreciados cuidadosamente para poder

generalizarlos al todo. Los resultados satisfactorios deben dar seguridad en tanto que los resultados negativos

pueden provocar una extensión del trabajo, bien ampliando la muestra o cambiando el enfoque, o simplemente

pueden considerarse plenamente aplicables al universo, y en consecuencia considerarlo erróneo. El auditor debe

considerar en primer término los objetivos específicos de la auditoría que debe alcanzar, lo que le permitirá

determinar el procedimiento de auditoría o combinación de procedimientos mas indicados para lograr dichos

objetivos. Además cuando el muestreo de Auditoría es apropiado, la naturaleza de evidencia de la auditoría

buscada, y las condiciones de error posible u otras características relativas a tal evidencia ayudaran al Auditor

a definir lo que constituye un error y el universo que deberá utilizarse para el muestreo.

El auditor debería aplicar procedimientos analíticos durante la etapa de planificación de su trabajo, para mejorarsu comprensión de la actividad de la entidad auditada y para identificar las áreas de mayor riesgo potencial. La

aplicación de los procedimientos analíticos en la planificación del trabajo ayuda al auditor en la determinación

de la naturaleza, oportunidad y alcance de otros procedimientos de auditoría. En la aplicación de los

procedimientos analíticos en la etapa de planificación de la auditoría se utiliza tanto información financiera como

no financiera. La confianza del auditor en procedimientos sustantivos para reducir el riesgo de detección en

relación con la información incluida en las cuentas anuales, puede derivarse de pruebas de detalle, de

procedimientos analíticos o de una combinación de ambos. La decisión sobre los procedimientos a utilizar para

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alcanzar un objetivo concreto de auditoría descansa en el criterio profesional del auditor respecto a la eficacia y

eficiencia de los procedimientos disponibles en la reducción del riesgo de que no se detecten errores

significativos en la información incluida en las cuentas anuales. En general, el auditor consultará a la dirección de

la entidad sobre la disponibilidad y fiabilidad de la información necesaria para poder aplicar procedimientos

analíticos, así como sobre el resultado de los procedimientos de esa naturaleza llevados a cabo por la entidad.

El auditor debería aplicar procedimientos analíticos al terminar o estar próxima la fecha de terminación deltrabajo, como ayuda para formarse una opinión global sobre si la información financiera, en su conjunto, es

consistente con su conocimiento de la actividad del cliente. La “conclusión” de los procedimientos metódicos

aplicados con este propósito pretenden corroborar la opinión que haya podido formarse respecto a las

afirmaciones de la dirección en el proceso de formular la información financiera auditada, ayudándole, en

definitiva, a formarse una conclusión global sobre su razonabilidad o a identificar áreas que requieran la

aplicación de pruebas de auditoría adicionales. Los diferentes sistemas de organización, control, contabilidad y

en general, los detalles de operación de cada entidad, hacen imposible establece sistemas rígidos de pruebas en

una auditoría. Por esta razón el auditor deberá, aplicando su criterio profesional, decidir cuál técnica o

procedimiento de auditoría o conjunto de ellos y así estos serán aplicables en cada caso para obtener la certeza

que fundamente una opinión objetiva y profesional de la empresa auditada.

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FORMATOS PRUEBAS - DE CUMPLIMIENTO  –   A CONTROLES  –  SUSTANTIVASEMPRESA

AREA AUDITADA PARTIDAS AUDITADAS

FECHA AUDITORIA NOMBRE DEL AUDITOR

Objetivo de la Prueba

Programa:

PROCEDIMIENTOS - CUESTIONAMIENTOSSI NO N/a explicación

Sección Discutida conSección Preparada PORÁrea que cubre este trabajo