UNIVERSIDAD NACIONAL

“SANTIAGO ANTÚNEZ DE MAYOLO”

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y TURISMO

ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES

GUÍA DE PRÁCTICA

SIETE

M. Sc. RICARDO TOLEDO QUIÑONES HUARAZ – PERÚ – ENERO 2 011

HOJAS DE VERIFICACIÓN (Herramienta 2 / 7 para la calidad con el MINITAB)

UNASAM – FAT 

Administración de Operaciones

R. Toledo 

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HOJAS DE VERIFICACIÓN

1. OBJETIVO

Una Hoja de Verificación (también llamada "de Control" o "de Chequeo") es un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos mediante un método sencillo y sistemático, como la anotación de marcas asociadas a la ocurrencia de determinados sucesos.

Permite así, realizar un análisis más profundo y exacto de las causas, indagar sobre problemas o comprobar si las acciones correctivas y de mejora son eficientes.

Las Hojas de Verificación se usan para:

- Verificar o examinar artículos que pudieran tener defectos.

- Examinar o analizar la localización de defectos.

- Verificar las causas de defectivos.

- Verificación y análisis de operaciones (A esta última puede llamársele lista de verificación).

- Para obtener datos.

- Para propósitos de inspección.

2. CARACTERÍSTICAS

Esta técnica de recogida de datos se prepara de manera que su uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro.

Se utiliza para reunir datos basados en la observación del comportamiento de un proceso con el fin de detectar tendencias, por medio de la captura, análisis y control de información relativa al proceso.

Básicamente es un formato que facilita que una persona pueda tomar datos en una forma ordenada y de acuerdo al estándar requerido en el análisis que se esté realizando. Las hojas de verificación también conocidas como de comprobación o de chequeo organizan los datos de manera que puedan usarse con facilidad más adelante.

Supone un método que proporciona datos fáciles de comprender y que son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado a cualquier área de la organización. Las Hojas de Verificación reflejan rápidamente las tendencias y patrones subyacentes en los datos.

No hay un modelo único de Hoja de Verificación, se elaboran de acuerdo a los datos que se deben registrar. Los pasos para la elaboración de una hoja de verificación son:

a) Determinar claramente el proceso sujeto a observación. Los integrantes deben enfocar su atención hacia el análisis de las características del proceso.

b) Definir el período de tiempo durante el cuál serán recolectados los datos. Esto puede variar de horas a semanas.

c) Diseñar una forma que sea clara y fácil de usar. Asegúrese de que todas las columnas estén claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos.

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d) Obtener los datos de una manera consistente y honesta. Asegúrese de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad.

Consejos para la elaboración e interpretación de las hojas de verificación:

a) Asegurar que las observaciones sean representativas.

b) Asegurar que el proceso de observación es eficiente de manera que las personas tengan tiempo suficiente para hacerlo.

c) La población (universo) muestreada debe ser homogénea, en caso contrario, el primer paso es utilizar la estratificación (agrupación) para el análisis de las muestras/observaciones las cuales se llevarán a cabo en forma individual.

Los programas para poder diseñarlos son múltiples, los más comunes: Word, Excel, Adobe,

Por ejemplo se podría tener la siguiente Hoja de Verificación:

3. IMPORTANCIA

a) En la mejora de la Calidad, se utiliza tanto en el estudio de los síntomas de un problema, como en la investigación de las causas o en la recogida y análisis de datos para probar alguna hipótesis.

b) También se usa como punto de partida para la elaboración de otras herramientas, como por ejemplo los Gráficos de Control.

4. PROBLEMA RESUELTO

Se recoge datos 184 OBSERVACIONES (OBS) sobre las dimensiones en cm (DIMEN) de un producto.

Se solicita: a) Elaborar una Hoja de Verificación para hallar las frecuencias de las dimensiones observadas. Comentar. b) Elaborar una Hoja de Verificación que grafique automáticamente la relación entre las dimensiones y la frecuencia.

Nombre del Producto CD Digital Fecha: Del 24 11 10 Al 28 11 10Uso CD de Música Nombre de la compañía Sonidos del MundoEspecificación Reproducción de CDs Nómbre de la sección Música clásicaN° de Inspecciones Durante 5 días. Nombre del empleado Rafael GonzalesN° Total Nombre del grupoN° de Lote Observaciones 1.23% de CDs con errores.

Total errores 148

Doce mil CDs

Total Inspec. 12000% Error 1.23%

Colección Beethoven254-B

12Mal acabado IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII II IIIII III IIIII IIIII IIII IIIII IIIII 64Paso erróneo II II III II III

34Sin sonido II III I IIII I 11Forma errónea IIIII IIIII III IIIII IIIII II IIIII IIII

TOTAL

Tamaño erróneo III IIIII II II IIIII IIIII II III 27

HOJA DE VERIFICACIÓN

24/11/2010 25/11/2010 26/11/2010 27/11/2010 28/11/2010DEFECTO

DÍA

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DATOS (Dimensiones en cm) OBS DIMEN OBS DIMEN OBS DIMEN OBS DIMEN OBS DIMEN

1 3.0 38 2.8 75 2.2 112 2.9 149 2.8 2 2.2 39 1.8 76 2.5 113 2.0 150 3.0 3 1.8 40 2.2 77 2.0 114 2.5 151 2.3 4 2.6 41 2.6 78 2.6 115 2.0 152 2.2 5 1.9 42 2.7 79 2.5 116 2.5 153 1.8 6 2.2 43 3.0 80 2.2 117 2.2 154 2.4 7 1.9 44 2.0 81 2.8 118 2.6 155 2.0 8 2.1 45 2.3 82 2.6 119 2.0 156 2.3 9 1.9 46 2.6 83 2.4 120 1.7 157 2.6 10 2.4 47 2.7 84 2.9 121 1.6 158 1.8 11 2.1 48 2.8 85 1.9 122 3.0 159 2.0 12 2.4 49 2.4 86 2.6 123 2.4 160 2.1 13 2.3 50 2.4 87 2.5 124 1.8 161 2.2 14 2.7 51 2.2 88 2.1 125 2.2 162 2.1 15 2.2 52 2.3 89 2.0 126 2.4 163 2.2 16 2.7 53 2.7 90 2.1 127 2.8 164 2.0 17 3.0 54 2.1 91 2.1 128 2.9 165 1.7 18 1.8 55 2.7 92 2.4 129 2.0 166 2.4 19 1.7 56 1.9 93 1.9 130 1.9 167 2.2 20 1.9 57 2.0 94 1.8 131 2.5 168 2.5 21 2.8 58 2.5 95 2.4 132 2.7 169 2.9 22 1.8 59 2.7 96 2.6 133 2.6 170 2.3 23 2.1 60 2.2 97 2.5 134 1.5 171 2.1 24 2.3 61 2.1 98 2.5 135 2.1 172 2.4 25 2.6 62 2.1 99 1.9 136 2.2 173 1.7 26 1.8 63 2.1 100 2.5 137 2.7 174 2.7 27 2.4 64 2.6 101 2.5 138 2.1 175 2.0 28 2.6 65 2.5 102 2.0 139 2.3 176 2.6 29 3.0 66 2.1 103 2.1 140 2.1 177 2.3 30 2.5 67 2.4 104 2.5 141 1.8 178 2.5 31 2.5 68 2.3 105 1.8 142 2.6 179 1.6 32 1.8 69 2.7 106 2.5 143 2.0 180 2.2 33 2.6 70 2.9 107 2.4 144 1.8 181 2.3 34 2.8 71 2.4 108 2.0 145 2.5 182 2.7 35 1.7 72 3.2 109 3.1 146 2.6 183 2.2 36 2.8 73 2.1 110 1.7 147 3.1 184 2.3 37 2.5 74 2.0 111 1.9 148 2.7

Solución:

La Hoja de Verificación que se muestra a continuación ha sido elaborada en el Excel, se registra primero las consideraciones generales como la fecha y de qué trata la observación efectuada.

En columnas se registran las Dimensiones, el Conteo y las Frecuencias. El conteo es manual, registrando a través de una pequeña línea vertical (en este caso la letra “I” por cada dato encontrado relacionado a la dimensión correspondiente ordenada de menor a mayor.

Es interesante notar que bajo esta forma de registro de observarse transponiendo la vista de horizontal a vertical se nota un HISTOGRAMA que permite conocer la forma cómo se distribuyen los datos de las dimensiones. Tiene una forma bimodal (note dos

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puntos elevados en las dimensiones 2.1 cm con una frecuencia de 19 y las dimensiones de 2.5 cm con una frecuencia de 20.

Para lograr el resultado el conteo se debe efectuar de manera organizada de modo tal que se capte con igual espacio y tamaño cada una de las observaciones a registrar con las líneas verticales que representa un caso o dimensión encontrada.

Se ha considerado un total de frecuencias para comprobar que todos los casos han sido registrados.

a) El diseño también a modo de ejemplo, se efectúa en el Excel, capta automáticamente las frecuencias relacionadas con la frecuencia y las grafica permitiendo observar la forma que adopta la distribución de frecuencias.

Note que el resultado es similar a la anotación manual hallado en el ítem anterior a), los resultados encontrados se sujetan a análisis con otras técnicas que forman parte de las llamadas 7 herramientas, así por ejemplo con los Histogramas que en el fondo luego del procesamiento de los datos, es lo que se encuentra con su graficación, que permitirá un análisis sujeto al objetivo que originó cuando se determinó la necesidad de la recogida de datos.

Nombre del Producto Cortadora de perfiles Fecha: 23 01 11Uso Industria del calzado Nombre de la compañía Maquinaria El SolEspecificación Límites de especificaciones Nómbre de la sección Pedidos especialesN° de Inspecciones Dieciocho Nombre del empleado José MedinaN° Total Ciento ochenta y cuatro Nombre del grupo Área de Producción 3N° de Lote 23-XY Observaciones Sujeta a evaluación posterior

01

184TOTAL

171308050602

I

061310161917121620

IIIII IIIII IIIII IIIIIII IIIII IIIIIIII IIIIIIIIIIIII III

3.2

IIIII IIIIII IIIII IIIIIIII IIIIIIIIII IIIII IIIII IIIIII IIIII IIIII IIIIIIIII IIIII IIIII IIIIIII IIIII IIIIIII IIIII IIIII IIIIII IIIII IIIII IIIII

2.62.72.82.93.03.1

2.02.12.22.32.42.5

1.6 II 021.71.81.9

HOJA DE VERIFICACIÓN

DIMENSIONES1.5

FRECUENCIACONTEOI 01

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5. HOJAS DE VERIFICACIÓN Y EL MINITAB

Con el avance tecnológico y la consecuente aparición de software estadístico, la elaboración de Hojas de Verificación si bien no los efectúa por ejemplo el MINITAB, se simplifica al tener integrados procesadores de información que efectúan resúmenes y gráficos a partir de datos ingresados de manera individual. Anteriormente un requisito para el análisis eran las Tablas de Frecuencia, a partir de las cuales se calculaban indicadores estadísticos, ahora este paso previo no se efectúa. Llos datos en el orden que se observan se ingresan al software estadístico y se procesan y generan reportes de manera que se listen de acuerdo a las necesidades del usuario.

Ejemplo: Si se desea obtener similares resultados al Problema resuelto, pero esta vez en el MINITAB se puede efectuar lo siguiente:

a) Para hallar las frecuencias:

i) Copiar o ingresar los datos, el número de observación (OBSERV) y las dimensiones (DIMENSION).

ii) Ir a Estadísticas / Tablas / Cuenta de variables individuales.

iii) Seleccionar la variable DIMENSION y garantizar que en la opción Mostrar “Conteos” tenga un check y “Aceptar”.

Nombre del Producto Cortadora de perfiles Fecha: 23 01 11Uso Industria del calzado Nombre de la compañía Maquinaria El SolEspecificación Límites de especificaciones Nómbre de la sección Pedidos especialesN° de Inspecciones Dieciocho Nombre del empleado José MedinaN° Total Ciento ochenta y cuatro Nombre del grupo Área de Producción 3N° de Lote 23-XY Observaciones Sujeta a evaluación posterior

Dimensiones 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.0 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3.0 3.1 3.222

21

20

19

18

17

16

15

14

13

12

11

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Frecuencia 0 1 2 6 13 10 16 19 17 12 16 20 17 13 8 5 6 2 1

Total

HOJA DE VERIFICACIÓN

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iv) El resultado será:

DIMENSION Conteo 1.5 1 1.6 2 1.7 6 1.8 13 1.9 10 2.0 16 2.1 19 2.2 17 2.3 12 2.4 16 2.5 20 2.6 17 2.7 13 2.8 8 2.9 5 3.0 6 3.1 2 3.2 1 N= 184

b) Para la gráfica:

i) Ir a Estadísticas / Estadística básica / Mostrar estadísticas descriptivas.

ii) En el botón: Estadísticas, para el caso, desmarcar todas las opciones, en el botón: Gráficas, seleccionar “Histograma de datos” y “Aceptar”.

iii) El resultado será: (similar al hallado en el problema resuelto).

3.02.72.42.11.81.5

20

15

10

5

0

DIMENSION

Frec

uenc

ia

Histograma de DIMENSION

BIBLIOGRAFÍA

GUTIÉRREZ Mario

(2004) Administrar para la calidad. México, Editorial Limusa S.A. 297 pág.

MINITAB Inc. (2007) Minitab 15. Estados Unidos, Companion by Minitab, 146 pág.

 

 

FAT – UNASAM

RTQ / 2011