2.-Inicio de Los Proyectos de Sistemas de Informacion

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INICIO DE LOS PROYECTOS DE

INFORMACIÓN


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A . ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Un proyecto queda definido por las siguientes características:

Complejas y numerosas: actividades.

Singularidad: Conjunto de eventos que se presentan una sola vez.

Finitud: Con una fecha inicial y una fecha final.

Intervienen varias personas: Por lo general de diversas áreas funcionales deuna organización.

Secuencialidad: sus actividades son secuenciales.

Esta orientada a objetivos.

Debe dar como resultado un producto o servicio final.

La dirección de proyectos abarca las siguientes actividades:

1. Planeación

2. Organización

3. Control

4. Cambio


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1. PLANEACIÓN:Se establece objetivos claros y precisos para alcanzar una meta final expresada. Esta

puede consistir en:

Solucionar un problema

Realizar un evento

Lograr un estado o condición de cambio

2. ORGANIZACIÓN

Se organizan a las personas y los recursos necesarios como:

Mano de obra

Materiales y

Dinero

Para realizar el trabajo definido en el plan. Incluye también la creación de una estructura precisa para ejecutar el plan.


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B . ¿QUÉ ES UN PROYECTO DE

SISTEMA?

En toda organización existen, en todas las áreas, situaciones que necesitan delauxilio de sistemas de información para cumplir con la misión asignada. Parte de

tres objetivos generales:


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1.- RESOLVER UN PROBLEMA:

Cuando la actividades, procesos o funciones actuales en perspectiva no cumplencon los estándares establecidos o con las expectativas. Entonces es necesario

emprender acciones que resuelvan las dificultades. Los problemas o sus síntomas

son detectados por el analista y se puede asumir en el siguiente cuadro:


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2. APROVECHAR UNA OPORTUNIDAD: Cuando surge un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento económico de la

empresa y su competitividad.

Entre estas posibilidades de mejorar se puede mencionar:

La aceleración de un proceso.

La simplicidad de procesos mediante la eliminación de pasos Innecesarios o

duplicados. La combinación de procesos.

La reducción de errores de captura por modificaciones de los formatos y las pantallas

de acceso.

La eliminación de salidas redundantes.

Una memoria en la integración de los sistemas y los subsistemas.

La mejora en la aceptabilidad del sistema por parte de los usuarios.

La mejor relación del Cliente – Proveedor – Vendedor del sistema.

Ejemplo: Ofrecer a una videoteca un sistema que muestre a los clientes ayudaaudiovisual para seleccionar las películas que va a alquilar o comprar.


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3. APROVECHAR UNA OPORTUNIDAD:

Cuando se debe:

Proporcionar información en respuesta a órdenes, solicitudes omandatos por parte de una autoridad legislativa o administrativa.

Llevar a cabo la información o el desempeño.

Ejemplo: Computarizar la contabilidad de una empresa para presentarla ala SUNAT.

Para cumplir con estos objetivos las organizaciones emprender proyectospor una o más de las siguientes razones:

Capacidad. Comunicación.

Control. Costo. Competitividad.


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CAPACIDAD: Mayor velocidad de procesamiento: Uso óptimo de la capacidad de la

computadora para efectuar las operaciones de cálculo, ordenación,recuperación de datos y efectuar repetidamente la misma tarea con muchamayor velocidad que las personas.

Incremento en el volumen: Capacidad para procesar una mayor cantidadde actividades para aprovechar la oportunidades comerciales.

Recuperación mas rápida de la información: Localización y

recuperación de la información de donde se encuentran almacenadas.Capacidad de realizar búsquedas complejas.

CONTROL: Mayor exactitud y mejor consistencia: Realizar las operaciones con

exactitud y siempre de la misma forma. Garantizar la integridad y seguridad: Resguardando los datos de su

corrupción o pérdida y dando acceso sólo a personas autorizadas.


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COMUNICACIÓN: Mejoras en la comunicación: Acelerar el flujo de la información y

mensajes dentro de las oficinas y entre localidades remotas.

Integración de las áreas de la empresa: Coordinar las actividades deuna empresa que se realizan en diversas áreas a través de la captura ydistribución de la información.

COSTOS: Monitoreo de los costos: Seguimiento de los costos de mano de obra,

bienes e instalaciones para determinar su evolución de acuerdo a lo planeado. Reducción de costos: Uso de la capacidad de los medios computacionales

para procesar datos con un menor costo pero garantizando un desempeñooptimo.

COMPETITIVIDAD: Atraer clientes: Modificar los servicios prestados y la relación con los

clientes de modo que permanezcan fieles a la empresa.

Dejar fuera a la competencia: Disminuir las posibilidades de lacompetencia de acceder al mismo mercado, por la información optima en

que la empresa maneja sus sistemas de información.


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C . FUENTES DE SOLICITUD DE PROYECTOS

La solicitud de proyectos tiene las siguientes fuentes primarias:

Jefes de departamentos

Altos ejecutivos Analista de sistemas

Grupos externos

Jefes de departamentos: Buscan ayuda específica para actividades cotidianas que puedetener implicaciones que afectan a otros departamentos y ala empresa en su conjunto.

Altos ejecutivos: Los altos ejecutivos tienen que tomar decisiones y es usual que tenganinformación general de la organización y tienen un ámbito mucho mayor a los presupuestospor los jefes de departamento; en consecuencia son más difíciles de manejar y controlar. Los

proyectos de los jefes de departamento tienen mayores posibilidades de éxito, sobre todo si los

usuarios tienen participación activa.

Analistas de sistemas: Los analistas buscan áreas críticas donde existen deficiencias ypresentas propuestas, cuentan con métodos, herramientas y equipo de la tecnologíainformática actualizada.

Grupos externos: También los sistemas pueden ser solicitados por grupos externos como elgobierno u organismos internacionales. Por lo general las demandas de nuevos sistemas o

modificaciones de las ya existentes.


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E .-PROCESO DE SELECCIÓN Y REVISIÓN DE

PROYECTOS

En una empresa se presentan muchas solicitudes para el desarrollo de sistemas. Cadauno de los proyectos tienen sus características y prioridades; alguna de ellas deben ser

aprobadas y otras desechadas. Esta decisión puede tomarse de diversas formas y por

distintas personas. Uno de los métodos más comunes es tomar las decisiones a través de

un comité. Y existen las variantes:

Método del comité directivo:

Método del comité de sistemas de información:

Método del comité de grupos de usuarios:

Otros métodos: Otros métodos pueden ser: Comité de planeación administrativa: Comité de sistemas independientes:


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F . SOLICITUD DEL PROYECTO

La propuesta del proyecto por los usuarios analistas ante el comité de selección enun aspecto crítico para el desarrollo del proyecto. Aunque los formatos varían

según las empresas, hay puntos básicos que todo proyecto de sistema debe

contener:

¿Cuál es el problema?

¿detalles del problema?

Importancia del problema

¿Cuál cree el usuario que es la solución?

¿En que forma será de ayuda un sistema de información?

¿Qué otras personas tienen conocimiento del problema y puede ser

consultados?

La propuesta debe ser clara y precisa, para que con una investigación preliminar se

tenga los elementos para obtener información suficiente.


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G . SELECCIÓN DE ESTRATÉGIA

Una vez definido el problema, hay que elegir un método de desarrollo delproyecto, que puede ser:

Ciclo de vida clásica

Análisis estructurado

Desarrollo de prototipos Modelo espiral

Técnicas de cuarta generación

Análisis orientado a objetos

Por lo general, como se ha dicho, se eligen estrategias mixtas. El análisis

estructurado se combina con el ciclo de vida y las T4G que apoyan a las otras

estrategias.


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H . INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Una vez elegida la estrategia de desarrollo, los proyectos se someten al comité de

selección que analizaran las virtudes y defectos de los proyectos. El estudio preliminarlo realiza los analistas, con la supervisión del comité. El estudio preliminar tiene dos

fases:

Alcance del estudio: Sirve para evaluar las solicitudes de proyectos, para que los

miembros del comité de selección puedan evaluar las ventajas del proyecto y sufactibilidad de realización.

Los analistas deben dar los siguientes pasos:

Plantearse preguntas como:

¿Qué se esta haciendo?

¿Por qué?

¿Existe alguna causa diferente, a la que indica quien hace la petición?

Ejemplo: El usuario justifica la petición de un nuevo sistema para exámenes deadmisión en base a la mayor velocidad de procesamiento; sin embargo la investigación

preliminar puede revelar la necesidad de precisión y la consistencia de datos sobrepasa ala necesidad de rapidez.


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Determinar el tamaño del proyecto: Se hace la investigación paradeterminar la cantidad de tiempo y el número y el numero de personas

requeridas para el desarrollo del proyecto.

Ejemplo: En el caso planteado, el nuevo programa de exámenes de admisiónimplica el desarrollo de un nuevo sistema o solo modificar el actual.

Señalar el costo de las alternativas planteadas: Hay que estimar yevaluar los costos para desarrollar el sistema:

¿Cuáles son los costos estimados para desarrollar el sistema?

¿Qué gastos implicarán la instalación del nuevo sistema?

¿El sistema propuesto reduce los costos de operación?

¿Es probable que el costo de los errores disminuya?Ejemplo: El nuevo programa para exámenes de admisión, ¿Implica nuevoscostos?, ¿Reducirá el costo de procesamiento?.


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Determinar la factibilidad técnica y operativa de diferentesalternativas: Es necesario determinar si se cuenta con la tecnología adecuada ylos recursos humanos necesarios para desarrollar las alternativas de solución al

problema planteado.Ejemplo: ¿Se cuenta con los equipos necesarios y el personal adecuado paramanejar el nuevo sistema de los exámenes de admisión?

Informar los hallazgos a la gerencia con recomendaciones ysubrayando la aceptación o rechazo de la propuesta: Hay que informarde los detalles y justificar la aceptación o rechazo de la propuesta.

Ejemplo: En el caso del programa de exámenes de admisión se pueden hacer verque además de la velocidad del proceso es posible garantizar la consistencia y la

integridad de los datos y de otro lado la seguridad.


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I . REALIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Los datos que el analista obtiene en la investigación se recopila con dosherramientas:

Revisión de los documentos de la empresa: El analista deberecabar información de las sesiones afectadas directamente por elproyecto con estos documentos puede identificar los procesos y el

manejo de la información dentro de las áreas involucradas en elproyecto.

Entrevistas: Los documentos dan información de cómo deben operarlos sistemas, pero no permiten obtener los datos suficientes para decidir

sobre ventajas del sistema propuesto, ni los puntos de vista de losusuarios. Las entrevistas permiten obtener datos que explican lanaturaleza del proyecto y si hay factibilidad económica, técnica yoperativa para llevar a cabo el proyecto.

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