20151023_Infoday H2020_Legal y Financiero_Andrés Martínez

Las reglas de juego de HORIZON 2020

Y su impacto operativo

Valencia, 23 de Octubre de 2015

Andrés Martinez

NCP de aspectos legales y financieros

Representante CDTI en SOST

2 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA

Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER)

Una manera de hacer Europa

3 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



AUDITS

REMUNERATIONS

IN-HOUSE CONSULTANTS

PILOT PLANTS & EQUIPMENT COSTS IPR

THIRD PARTIES

EXCEPTIONS TO GENERAL RULES

HORIZON 2020

ANNOTATED MODEL GRAN AGREEMENT

Índice

Generalidades Las reglas de juego de HORIZON 2020 1. Elegibilidad de Participantes 2. Presupuesto (Anexo 2) a nivel de propuesta y de GA 3. Costes elegibles 4. Recursos de los beneficiarios y Terceras Partes 5. Reglas de Explotación, Diseminación y Propiedad Intelectual 6. Viabilidad Financiera de los participantes (Financial Viability Check) 7. Implementación (Amendments, Cambios en el GA, Informes y Pagos) 8. Controles y auditoria

Próximas novedades y Conclusiones

5 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



Tipo de ENTIDAD

Tipo de ACCIÓN

Research and Innovation

Innovation actions

Non- Profit 100%

100%

Profit 70%

SUBVENCIONES como principal instrumento de financiación,

1 TASA DE FINANCIACIÓN POR PROYECTO para TODOS los participantes.

NB: Linked Third Parties van con sus propios % de financiación en función de su estatus

TASA fija para COSTES INDIRECTOS (25%)

TIPOS DE FINANCIACION

6 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



Objetivo: 8 MESES (FTI: 6 meses) 5 meses máximo para comunicar los resultados de la evaluación científica-

técnica desde el cierre de la convocatoria 8 meses máximo hasta la firma del GA

Consecuencias: • Evaluadores no van a dar recomendaciones de mejora • NO habrá negociaciones:

• durante la fase de preparación del GA se admiten ligeras correcciones de clerical errors o inconsistencias/deficiencias identificadas por los evaluadores siempre que no supongan un retraso en la firma del GA.

• En circunstancias excepcionales y bien justificadas, se pueden remplazar participantes

• “fine tuning only” (no hay negociaciones sobre presupuesto) • PERO la realidad dice otra cosa…

TIME TO GRANT

7 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



El GRANT AGREEMENT es el documento legal que establece los DERECHOS y OBLIGACIONES entre participantes y la CE/Agencia y regula, entre otros, aspectos relacionados con la Propiedad Intelectual, Derechos de acceso, Uso y difusión del proyecto, Causas de resolución, Informes técnicos y financieros, Pagos, Fechas de inicio y finalización, Auditorias y controles, legislación aplicable, Etc.

PRINCIPALES NOVEDADES: • Documento ÚNICO (incluyendo clausulas especiales de FP7) • Arquitectura común con otros programas de la UE • Acuerdo de Subvención general (MGA) y textos específicos para incluir especificidades (ERC, MSC, SME

INSTRUMENT, PCP-PPI, COFUND, etc.) – 24 versiones y subiendo!!!

ESTRUCTURA DEL HORIZON 2020 GRANT AGREEMENT

8 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



ANNOTATED MODEL GRANT AGREEMENT: ex - Guía Financiera del 7PM CONSULTAS? Common Support Centre: Research Enquiry Service http://ec.europa.eu/research/enquiries

SERVICIOS DE APOYO - HELPDESK

http://ec.europa.eu/research/enquiries

http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=enquiries

Índice



10 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



BENEFICIARIOS

Toda entidad legal (1) con personalidad jurídica (1) que cumpla con los requisitos establecidos en las Reglas de Participación (RfP) y en los Programas de Trabajo (WP) correspondientes.

REQUISITOS GENERALES DE PARTICIPACIÓN

Mínimo 3 entidades legales independientes de 3 Estados Miembros (EM) o Estados Asociados (EA) diferentes (2)

(1) Las entidades sin personalidad juridica tienen que demostrar su capacidad de adquirir obligaciones legales y su capacidad financiera y operativa

(2) Ver condiciones especiales en cada WP: Premios, Acciones ERC, MSC, SME instrument,, Delegated act for CLEAN SKY, CSA, etc.

ELEGIBILIDAD DE LOS PARTICIPANTES (I)

11 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



PARTICIPACIÓN DE TERCEROS PAISES • Apertura Generalizada (siempre que aporte valor al proyecto)

• Acciones focalizadas con socios internacionales (Targeted Actions)

• Acciones horizontales de Cooperación Internacional (Ex-INCO) en el SC 6

FINANCIACION DE TERCEROS PAISES – Financiación automática para países que aparecen en los listados de los Anexos a los WP (BRIC y MEJICO

salen de esta lista)

– Financiación puntual:

• Si se indica explícitamente en la Convocatoria

• Si dicha financiación se enmarca en algún acuerdo bilateral en C&T con la UE

• Si la CE considera esencial su participación (proyecto por proyecto)

ELEGIBILIDAD DE LOS PARTICIPANTES (II)

12 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS H2020 A NIVEL DE PROPUESTA

13 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



• Incluye las siguientes partidas: – Costes Directos de Personal (A) – Subcontrataciones (B) – Coste de proporcionar Apoyo Financiero a terceros (C) – Otros Costes Directos (D) – Costes Indirectos(E) – Unit Costs especiales (F) – Ingresps – Gastos totakes /Contribución UE – Costes de contribuciones de terceros trabajando fuera de las instalaciones del beneficiario

• No hay limites cuantitativos ni % entre tipos de Costes

• Aviso automático del PP cuando Other Direct Costs >15% Personnel Costs, es necesario detallar esos Other Direct Costs

PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS H2020 ESTADOS FINANCIEROS (ANEXO 2)

14 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



Personnel Subcontracting

Financial

support to 3rd

parties

Other

Actual costs

Unit costs

Yes for - Average personnel

costs

- SME owners &

natural persons

without a salary

Yes if foreseen by

Comm.

Decision

Flat-rate

costs

Lump sum

costs

Yes if foreseen by

Comm.

Decision

INDIRECT

COSTS

DIRECT COSTS SPECIFIC

CATETORIES

OF COSTS

FORMS OF

COSTS

BUDGET CATEGORIES

PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS H2020 TIPOS DE COSTES

15 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



• Incurridos por el beneficiario

• Durante la duración de la acción (costes relacionados con la redacción y presentación del final report: 60 días adicionales,

• Presupuestados en el Anexo 2,

• Conectados con los objetivos de la acción tal y como aparecen en el Anexo 1

• Registrados en la contabilidad el beneficiario,

• Cumplir con la normativa nacional a nivel fiscal y laboral,

• Ser razonables, justificables y en línea con el principio de economía y eficiencia

REQUISITOS DE ELEGIBILIDAD DE COSTES (Art. 6.1 GA) GENERALES

16 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



• Dividendos,

• Gastos financieros,

• Provisiones,

• Intereses,

• Deudas de dudoso cobro,

• Pérdidas por cambio de moneda,

• Comisiones bancarias por transferencias recibidas desde la CE,

• Gastos irracional o excesivo

• IVA recuperable (IVA NO recuperable es elegible en H2020 (prorrata aceptable)

• Costes incurridos durante el periodo de suspensión del proyecto.

COSTES NO ELEGIBLES

17 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS H2020 CATEGORIAS DE COSTES

COSTES DIRECTOS: Gastos que pueden ser directamente atribuidos a un proyecto (i.e: horas investigadores, viajes proyecto, compra fungibles para proyecto, uso de equipos para proyecto, etc.)

– Costes imputables por completo a la acción – Costes imputables a varias acciones y su atribución individualizada es medible directamente – Su vinculo directo con la acción debe probarse en base a pruebas suficientes /convincentes – Regsitrado correctamente = ser auditable – El sistema de medida utilizado por el beneficiario de cuantificar el coste adecuadamente – La medicion directa de costes NO significa aproximaciones, proxies o cost drivers (coste

indirecto)

COSTES INDIRECTOS: Gastos que NO se pueden atribuir directamente a un proyecto sino que su imputación se realiza siguiendo un criterio de reparto (i.e: teléfono, alquileres, electricidad, agua, personal de administración, etc.)

18 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



1. Personnel costs

2. Costs for natural persons working under a direct contract

3. Costs for personnel seconded by a third party against payment from Art. 11 GA

4. Costs of SME owners and natural persons not receiving a salary

5. Personnel costs for providing trans-national access to research infrastructure

OTROS COSTES DIRECTOS 1. Travel costs and related subsistence allowances (Art. 6.2.D.1 GA)

2. Equipment costs (Art. 6.2.D.2 GA)

3. Costs of other goods and services (Art. 6.2.D.3 + Art. 10 GA)

4. Capitalised and operating costs of large research infrastructure (Art. 6.2.D.4)

SPECIFIC COST CATEGORIES (if applies) 1. Access costs for providing trans-national access to research infrastructure

2. Costs for energy efficiency measures in buildings

3. Costs for clinical studies

Costes de Subcontratación (Art. 6.2.B + Art. 13 GA)Direct costs of providing financial support to third parties (Art. 6.2.C + Art. 15 GA)

PERSONAL (Art. 6.2.A)

GASTOS

DIRECTOS

+2

5%

CO

STE

S IN

DIR

EC

TO

S

Costes relacionados de manera directa con la acción y que por ello pueden ser imputados de forma clara (completa o parcialmente).

PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS H2020 (Annex 2) COSTES DIRECTOS

19 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



COSTES DIRECTOS CALCULO DEL COSTE DE PERSONAL

hourly rate Horas dedicadas al proyecto H2020

Bonus (8.000€)

Gasto de personal

Horas productivasx

Horas

dedicadas+

Retribución

adicional

20 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL PROPIO

• No se distingue entre personal contratado ad hoc y el personal propio (o estatutario), pero se exige vinculación contractual con él beneficiario.

• NO tiene porque ser un COSTE NUEVO. La institución podrá hacer luego con ese dinero lo que le parezca oportuno (e.g establecer un sistema de INCENTIVOS)

• Si una persona recibe ayudas con fondos co-financiados por la UE (i.e. Torres Quevedo), NO puede imputar horas a proyecto H2020 Se pueden usar 2 métodos de calculo:

• COSTES REALES DE PERSONAL (Actual Personnel Costs) • COSTES UNITARIOS DE PERSONAL:

– Fijados por la CE (propietarios de PYMES y personas NATURALES sin sueldo (Epígrafe A.4 del Anexo 2 = EUR 31,74/hora, en el caso de España)

– Para beneficiarios cuya práctica habitual es el uso medias de personal por categorías (average personnel costs). Se pueden usar directamente por beneficiarios o solicitar de antemano (seguridad y no posibilidad de errores sistemáticos a posteriori) un Certificado Metodológico que los acredite (valido para todo H2020 + Certificados FP7 no son válidos).

– El calculo se hace siguiendo las practicas habituales del beneficiario, respetando siempre lo siguiente: • You applied it in a consistent manner, based on objective criteria, and regardless of the source of funding • You calculate the hourly rate using the actual personnel costs recorded in your accounts, excluding ineligible cost or costs included

in other budget categories • You use one of the options of the Grant Agreement to determine the annual productive hours

21 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



SUELDO “Standard remuneration” BONUS “Additional remuneration”

Sueldo base +

cuota patronal a SS +

Otros impuestos +

Complementos por trabajo habitual, no dependen de participación en un proyecto especifico

1. FIJOS: establecidos por contrato o por ley

2. VARIABLES (Ojo con la reciente exclusión de todas aquellas que estén

relacionadas con objetivos comerciales, obtención de financiación externa, pago de dividendos/beneficios…los que estuvieran basados en la “overall financial performance of the organisation (e.g. profitability or surplus)” podrian ser elegibles !!!

– importes establecidos por contrato o por ley,

– condiciones objetivas

– De acuerdo a procedimientos internos del beneficiario

• Solo para non-profit legal entities • Limitado a 8.000€/persona/año • Sujeto a criterios específicos de

elegibilidad: – formar parte de la política habitual del

beneficiario; – criterios de cálculo sean objetivos; – se pague siempre que se realice un

determinado trabajo; – sea de aplicación general con

independencia del origen de los fondos – esté directamente relacionado con el

proyecto.

Complementos por trabajo adicional, diferente al que aparece en el contrato

Ho

urly

rate

Overall performance (sales increase, market increase, improvement in financial results, etc.) can activate a scheme of Bonus which could be eligible (to be included in next AMGA version)

COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL: COMPOSICIÓN

22 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



• Costes de contratación: NO elegibles como regla general (salvo en ERC)

• Contratos de formación (100%): NO elegibles

• Indemnizaciones por despido: NO son elegibles salvo que provenga de una obligación legal (calculo en proporción al tiempo dedicado al proyecto) y se devenga durante la duración del proyecto.

• Teletrabajo: Se acepta si es practica habitual de la entidad y se rige por una normativa interna clara y es posible identificar y justificar las horas dedicadas al proyecto

• Contribuciones en especie (coche de empresa, tickets restaurante, etc.): SI elegibles si son practica habitual de la entidad y cumplen con todos los criterios generales de elegbilidad

COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL: OTROS

23 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



• Consultores in-house: Coste de personas físicas trabajando para el beneficiario (part-time or full-time) con un vínculo contractual distinto al laboral y cumpliendo unas determinadas condiciones: – Contrato entre la persona y el beneficiario (no con una empresa) – Contrato por horas (no por resultados) – trabajar bajo las instrucciones del beneficiario y en principio en las instalaciones del beneficiario; – el resultado del trabajo pertenece al beneficiario y – su coste no difiere de manera significativa del personal realizando tareas similares bajo contrato laboral). Se

justifican como gasto de personal.

• Su remuneración se basa en working hours (time sheets) • Coste de estas personas se calculará al igual que para el personal del beneficiario y como HOURLY

RATE se utilizará el que aparezca en el contrato.

• Si el contrato fija un coste total pero no establece un número de horas, estos costes deberán declararse como “purchase of service (Art 10) or subcontract (Art 13) y NO como costes de personal.

COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL: OTROS

24 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



• El gasto de personal (HOURLY RATE) se calcula sobre la base del nuevo concepto de last closed financial year

• Si el financial year no se ha cerrado a la fecha del reporting (31/3/2016), el beneficiario deberá utilizar el ultimo año cerrado disponible (2015)

Ventajas: • No habrá ajustes en posteriores justificaciones • Certeza legal • Evita errores ligados a cálculos erróneos de fracciones de anualidades

COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL: CALCULO

25 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



1720 Horas anuales Obligatoria si el contrato no especifica el “working time” ó si no se pueden determinar las horas laborables anuales

Individual annual productive hours (Horas reales trabajadas)

Número de horas reales trabajadas por una persona (horas laborables según contrato, convenio laboral o legislación + las horas extras - absentismo)

Standard annual productive hours

El mayor número entre:

• Horas productivas habitualmente empleadas por el beneficiario

• el 90% de las horas laborables según contrato, convenio laboral o legislación

En cualquier caso se restan las horas de baja por maternidad/paternidad En ningún caso se pueden cargar más horas al proyecto de las utilizadas para calcular el hourly rate

COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL: H. PRODUCTIVAS

26 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



HORAS DEDICADAS / IMPUTADAS (Time Records) – EC TEMPLATES disponibles 1. Recomendable usar “time sheets” escritos (o electrónicos) como mínimo validados por la persona que trabaje

en la acción y sus supervisores con carácter al menos, mensual. Full-time recording system no es obligatorio (http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_time-records_en.pdf)

2. No es necesario para personas que trabajen exclusivamente en la acción, suficiente con una declaración del beneficiario (http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_decl_excl-work_en.pdf)

3. Obligación de guardar documentos originales por 5 años (Vs 2 para Auditorias). También aplica a las Linked TP

COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL: TIMESHEETS

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_time-records_en.pdf





http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_decl_excl-work_en.pdf




27 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



• Viajes y Dietas: – Practicas habituales (dietas vs justificación de gastos reales, economy vs businness) – Justificar la relación del viaje con el proyecto (agendas, actas, hojas de asistencia,

etc.) – Documentación apropiada para justificar el gasto (extracto VISA no es suficiente,

guardar tarjetas de embarque)

– El IVA NO recuperable (o NO identificable) es elegible

– Los gastos de desplazamiento para el KoM pueden ser anteriores al proyecto siempre que : • El KoM tenga lugar durante el periodo del proyecto y • Se justifica que es la opción más económica (NB: si el importe es significativo, el AMGA

recomienda consultarlo con el PO)

COSTES DIRECTOS OTROS COSTES DIRECTOS – VIAJES Y DIETAS

28 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



• Amortización de equipos, infraestructuras y otros bienes usados en proyecto – En Algunos casos se podrán recoger el 100% del coste de compra de equipos,

infraestructura u otros bienes si se especifica en el WP – Alquileres (incluyendo los impuestos y tasas no deducibles) siempre que sea

demostrable que precio es igual o inferior a compra y quitando gastos financieros extras asociados al propio alquiler, leasing, rental, etc..)

• Importe a justificar para AMORTIZACIONES siguiendo la siguiente formula:

Coste de adquisición

x %

Amortización anual

x %

Utilización x Días/365

COSTES DIRECTOS OTROS COSTES DIRECTOS - EQUIPOS

29 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



Como declarar un PROTOTIPO-PILOTO:

¿ Seguirá siendo utilizado a la finalización del proyecto? • SI: AMORTIZACION • NO ¿SE PUEDE DESMONTAR?

• NO: Gasto del proyecto al 100% • SI:

– Amortización de la parte reutilizable – Gasto del proyecto de la parte NO reutilizable

Caso en el que se podrá imputar el 100% de coste de PROTOTIPOS-PILOTOS, cuando se cumplan estos 3 requisitos: 1. La construcción del prototipo-piloto es parte de las actividades del proyecto (Anexo 1) 2. Costes incluidos en el Prespuesto del Anexo 2 3. Los costes son elegibles y estan contabilizados en las cuentas del beneficiario de acuerdo a los

estandares de contabilidad nacionales

COSTES DIRECTOS OTROS COSTES DIRECTOS – PROTOTIPOS-PILOTOS

30 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



COSTES DIRECTOS OTROS COSTES DIRECTOS: Compra de bienes, trabajos y servicio (Art. 10 GA)

1. Contratos ordinarios para la compra de bienes, servicios u obras necesarios para la ejecución de la acción y con relación directa con el proyecto

2. No se tienen que incluir en el Anexo 1 y no cubren acciones del proyecto como tales

3. Servicios no científico-técnicos limitados por regla general en coste y alcance,

4. Respetar la regla de mejor relación Calidad-Precio (Best Value for money) y evitar conflictos de interés,

5. Precio pagado suele incluir un margen de beneficio,

6. IVA NO recuperable es elegible,

7. OJO con las facturas internas (Asegurarse que es el coste real),

– Generan Costes Indirectos,

– Ejemplos: - Consumibles y suministros, - Certificados de Auditoría,

- Publicaciones y actividades de difusión, - Traducciones,

diseminación (incluyendo “open access “ durante la acción) - Organización de eventos,

- Gastos IPR (incluyendo costes para proteger los resultados y - Catering,

royalties pagados por derechos de acceso necesarios para la acción), - Etc.

31 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



COSTES DIRECTOS OTROS COSTES DIRECTOS: Large Research Infrastructures (LRI)

• Fórmula para “directizar algunos costes indirectos” (gastos de capitalización y gastos operativos) de determinadas entidades,

• Aprobación de la metodología “ex-ante” por la CE

• Condiciones para ser considerado gran infraestructura

• Guía en el Art. 6.2.D.4, pág. 69 a 80 del AGA y Procedimiento (http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/hi/large_infra/h2020-hi-large-infrastructures-ass_en.pdf) – Valor superior a 20 Millones de € por beneficiario

– Coste de la LRI debe representar como mínimo un 75% del activo del Beneficiario en el ultimo balance aprobado

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/hi/large_infra/h2020-hi-large-infrastructures-ass_en.pdf











32 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



• Ya NO se pueden declarar Costes Indirectos REALES. • En H2020 se aplicara siempre una tasa fija del 25% (excluida la

subcontratación, los recursos puestos a disposición por terceros fuera de las instalaciones del beneficiario, así como el apoyo financiero a TP).

• Ejemplo de cálculo de los Costes Indirectos:

COSTES INDIRECTOS

33 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



INGRESOS (Art. 5.3.3 MGA)

Que se consideran INGRESOS? • Contribuciones financieras (financial contributions”) de terceros para uso especifico en la acción

• Contribuciones en especie (“in-kind contributions”) de terceros proporcionadas de manera gratuita y para uso especifico en la acción (siempre que sean declaradas como coste elegible)

• Ingresos generados por la acción (excepción: explotación de resultados)

• Ingresos generados por la venta de bienes adquiridos bajo el GA con el limite del coste imputado a la acción

Que NO se consideran INGRESOS? • Contribuciones financieras (financial contributions”) o en especie (“in-kind contributions”) de

terceros no concedidos específicamente para ser usadas en el proyecto

• Ingresos generados por la explotación de los resultados del proyecto

34 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



INGRESOS (Art. 5.3.3 MGA) PRINCIPIO DE NO-BENEFICIO

Principio de NO-BENEFICIO: Las contribuciones europeas se minoraran si fuera necesario para cumplir esta condición:

• Novedad H2020: A diferencia de FP7, el análisis de Beneficio se realiza a nivel de CONSORCIO,

NO de beneficiario (OJO: prever procedimiento relacionado con ingresos en el CA)

• Los INGRESOS se declaran en el ultimo informe

Contribución de la CE

≤ Total Gastos elegibles

+ Ingresos del proyecto del proyecto

35 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



“The beneficiaries must have the appropriate resources (technical and financial) to implement the action”. “Other entities which participate in the action but do not sign the GA (including entities linked to the beneficiaries) are considered as ‘third parties involved in the action’ (see Article 8)”. Cualquier entidad legal que no firma el GA, pero que de una forma u otra está presente en el desarrollo del proyecto. Reglas generales: • Necesarias para implementar la acción y uso de forma EXCEPCIONAL • La responsabilidad ante la EC es del beneficiario • Tanto las cuentas del Beneficiario como las de la TP son auditables • Siempre es recomendable introducir la TP en la descripción del beneficiario

RECURSOS DE BENEFICIARIOS ARTICLE 8 — RESOURCES TO IMPLEMENT THE ACTION

In kind contributions AGAINST PAYMENT (Art. 11 GA)

Subcontrataciones (Art. 13 GA)

Linked Third Parties: affiliated or legal link (Art. 14 GA)

TERCEROS QUE APORTAN BIENES, SERVICIOS U OBRAS necesarios para la ejecución de la acción y con relación directa con el

proyecto PERO no se incluyen en el Anexo 1 porque no cubren acciones

del proyecto como tales

Compra de bienes, trabajos y servicio (Art. 10 GA)

TERCERAS

PARTES

APORTAN RECURSOS AL BENEFICIARIO que el beneficiario

incorpora como si fueran suyos, sus costes son elegibles siempre que se

cumplan con las condiciones generales de elegibilidad In kind contributions FREE OF CHARGE (Art. 12 GA)

LLEVAN A CABO PARTE DEL TRABAJO DIRECTAMENTE son

elegibles siempre que:

- La TP sea elegible para financiación,

- La TP este identificada en el Anexo 1,

- La TP acepte una responsabilidad solidaria con el beneficiario si la CE lo

solicita,

- Las TP se somete a las reglas (elegibilidad de costes y controles) que se

apliquen al beneficiario

36 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



1.- Si aportan recursos al beneficiario (“in kind contributions”) que el beneficiario incorpora como si fueran suyos, sus costes son elegibles siempre que se cumplan con las condiciones generales de elegibilidad

2.- Si llevan a cabo parte del trabajo sus costes son elegibles siempre que:

• La TP sea elegible para financiación, • La TP este identificada en el Anexo 1, • La TP acepte una responsabilidad solidaria con el beneficiario si la CE lo solicita, • Las TP se somete a las reglas (elegibilidad de costes y controles) que se apliquen al beneficiario En este caso, existen 2 tipos: – Linked TP (affiliated or legal link), – Subcontrataciones








TERCERAS

PARTES









solicita,



TERCERAS PARTES TIPOLOGIAS

37 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



In kind contributions against payment (Art. 11 GA) e In kind contributions free of charge (Art. 12 GA) • Se basan en el concepto de “secondement” (transferencia temporal al beneficiario y sigue cobrando de la TP) • El beneficiario incluye este coste en su propio Estado Financiero (coste real del tercero) • Identificación de la tercera parte, justificación de sus contribuciones y estimación de su coste en Anexo 1 (aunque la CE puede aceptar

la participación de terceros que no aparezcan en el Anexo 1 sin modificar el GA cuando lo apruebe en Informe Técnico Periódico y siempre que no se amenacen los principios de igualdad de trato y transparencia “simplified approval procedure”)

• El gasto indirecto a cargar será en función del lugar donde se usen los recursos: – En las instalaciones del beneficiario: 25% en partida de CI del beneficiario – En las instalaciones del tercero: coste incrementado con el overhead del 25% y no se incluye en el calculo de sus CI

• El beneficiario debe asegurarse que la CE, la Corte de los Auditores o la OLAF tienen derecho a auditar el coste real de los recursos aportados por el tercero y su correcta contabilización.

• En el caso de las in-kind contributions free of charge: analizar si los recursos aportados son Ingresos del proyecto (Contribuciones para ser utilizadas específicamente en el proyecto + declaradas como coste elegible)

TERCERAS PARTES QUE APORTAN RECURSOS

Ejemplos:

• Una empresa cede un equipo médico a un Hospital para un proyecto H2020 por su coste de amortización real (Art. 11 GA)

• Funcionario pagado por el Ministerio y prestando sus servicios en una Universidad (Art. 12 GA)

• Fundaciones creadas para gestionar las tareas administrativas/financieras del beneficiario (Art. 12 GA)








TERCERAS

PARTES









solicita,



38 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA




• Cubren partes limitadas del proyecto (salvo en la Fase 2 del SME Instrument); • Respetar los principio de mejor relación CALIDAD-PRECIO y evitar conflictos de intereses, • Asegurar que la mayor parte del trabajo de I+D se realice en los Estados miembros o asociados, • Las tareas a subcontratar deben estar en el Anexo 1 y el coste estimado en el Anexo 2 (Coste justificado y estimado en

Anexo 1 (aunque la CE puede aceptar la participación de terceros que no aparezcan en el Anexo 1 sin modificar el GA cuando lo apruebe en Informe Técnico Periódico y siempre que no se amenacen los principios de igualdad de trato y transparencia “simplified approval procedure”)

• Responsabilidad siempre del beneficiario, • El subcontratista no tiene derechos ni obligaciones en relación con la CE ni con el resto del consorcio PERO debe asegurarse

que aplican al subcontratista: revisión por parte de la CE, Corte de Auditores y OLAF, conflicto de intereses, visibilidad, confidencialidad, responsabilidad por daños,

– Algunas tareas del coordinador no pueden subcontratarse (Art. 41.2 (b)) – Prohibida la Subcontratación entre beneficiarios y a entidades afiliadas (excepto que exista un framework contract)

TERCERAS PARTES QUE LLEVAN A CABO PARTE DEL TRABAJO

Ejemplos:

• Construcción de un prototipo o una planta piloto

• Pruebas de resistencia de materiales si aparecen entre las acciones del Anexo 1

39 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



Linked Third Parties (Art. 14 GA)

• Son entidades vinculadas legalmente al beneficiario de forma duradera (más allá del proyecto H2020): – Control directo o indirecto >50 % acciones, derechos de voto o poder de decisión) – Vinculo legal en el marco de una estructura legal (asociaciones y sus miembros) o a través de un Convenio/Acuerdo marco

• Deben aparecer en el Art. 14 del GA (LEAR +PIC necesarios) • Presentan sus propios Estados Financieros a través de su beneficiario (aplica el CFS > 325.000€

/Linked Third Party); • Se aplican las mismas normas de justificación que a los beneficiarios; • El beneficiario debe asegurarse que las linked third party se someten a los mismos controles y

auditorias

• La CE puede solicitar Joint and Several Liability de la linked third party si: FV del beneficiario es “weak” o el beneficiario se dedica principalmente a coordinar el trabajo de su linked third party (i.e: asociaciones, etc.)

• En principio el beneficiario lleva a cabo la maYor parte de las tareas (salvo EEIGs, Asociaciones, etc.) • Siempre necesario AMENDMENT para cambiar o incluir nuevas Linked Third PartieS

TERCERAS PARTES QUE LLEVAN A CABO PARTE DEL TRABAJO

40 (23/10/2015)

UNIÓN EUROPEA



• Solo para casos específicos (COFUND: “cascading grants”) • Ex-clausula Especial 42 de FP7 • Limite máximo de 60.000 € para cada TP (no es una norma

general para todas las TP)

• OJO (!): NO interpretar que aplica a todas las TP

TERCERAS PARTES FINANCIAL SUPPORT TO THIRD PARTIES (Art.15)

Ejemplos:

• Apoyo financiero a usuarios finales previsto en algunas convocatorias

• Premios

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• PROPIEDAD DE LOS RESULTADOS • Los conocimientos resultantes del proyecto son PROPIEDAD de

el(los) participante(s) que los ha(n) generado. • Novedad H2020: cambio terminología Foreground por Results

• PROPIEDAD DEL BACKGROUND • Cada Beneficiario es y continua siendo el propietario de su

background, incluso si contribuye con él al proyecto o ha concedido derechos de acceso a otros Beneficiarios.

• Novedad H2020: Obligación para los participantes de definir por escrito el Background que aportan al proyecto (lista positiva o negativa)

REGLAS DE EXPLOTACIÓN, DISEMINACIÓN E IPR ORIENTACIONES GENERALES

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• PROTECCIÓN DE LOS RESULTADOS – Si es posible, razonable y justificado (explotación comercial), cada participante debe proteger adecuadamente sus

resultados explotados comercial o industrialmente, – Si no se protegen la UE puede asumir su propiedad • Si es posible, razonable y justificado, cada participante debe proteger adecuadamente los resultados susceptibles

de ser Cualquier forma de protección es valida (Patente, Marca, Diseño industrial, Copyright, secreto comercial, confidencialidad)

• Respetar los legítimos intereses de otros beneficiarios Novedad H2020: Obligación de informar a la CE si hay intención de abandonar la protección o no extenderla

• EXPLOTACION DE LOS RESULTADOS – Hacer lo posible (best efforts) para explotar (comercial o Investigación) sus resultados directa o indirectamente – Las transferencias de propiedad deben notificarse previamente a los otros participantes que tienen derecho a

oponerse – Las licencias son posibles siempre que se respeten los derechos de acceso correspondientes. Licencias exclusivas

son posibles si los otros participantes ceden sus derechos de acceso – La CE puede objetar las transferencias de propiedad o licencias exclusivas a TP establecidas fuera de la UE / AC

por razones de seguridad, competitividad y ética) Novedad H2020: Obligaciones adicionales de explotación se pueden incluir en el GA


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• DISEMINACIÓN DE LOS RESULTADOS Salvo que vaya en contra de sus intereses legítimos, el beneficiario tienen la obligación de diseminar los resultados (tras decidir sobre su protección), respetando las siguientes obligaciones:

• Obligación de protegerse resultados (Art. 27 GA)

• Confidencialidad (Art. 36 GA)

• Obligaciones relacionadas con Seguridad (Art. 37 GA): autorización previa de la CE

• Obligaciones relacionadas con los Datos personales (Art. 39 GA)

– Obligación de comunicar la intención de diseminar con al menos 45 días de antelación

– Obligación de comunicar la NO intención de proteger los resultados

– Algunos formas de Diseminación: Website, Presentaciones en conferencias, Publicaciones.


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• Open Access to Scientific Publications: es una obligación Novedad en H2020

(Ojo: La obligación NO es publicar, sino que si se hace, se haga en Open Access). Doble vía:

- GOLD WAY: Cubierto por autores (prepago) - GREEN WAY: repositorios abiertos tras periodo de embargo

• Open Access to Research Data: experiencia piloto a definir en los WP (posibilidad de “Opt-Out for legitimate reasons” la EC no lo chequeará “trust based approach”)

NB: Coste de publicar Open Access es ELEGIBLE

REGLAS DE EXPLOTACIÓN, DISEMINACIÓN E IPR OPEN ACCESS (ART. 29 GA)

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• Para implementar la acción: acceso a Background/Results a beneficiarios “on a royalty free basis”,

• Para explotar los resultados: acceso a Background a beneficiarios /affiliates in MS/AC “under fair and reasonable conditions” (puede incluir royalty free),

Novedad H2020: Se establecen Derechos de Acceso para las instituciones EU (policy making purposes) y para los Estados Miembros (Security)

REGLAS DE EXPLOTACIÓN, DISEMINACIÓN E IPR DERECHOS DE ACCESO

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THE EUROPEAN IPR HELPDESK Para sus consultas sobre IPR en H2020: https://www.iprhelpdesk.eu

REGLAS DE EXPLOTACIÓN, DISEMINACIÓN E IPR IPR EN HORIZON 2020 - HELPDESK

Documentacion de interés publicada: IP Management in Horizon 2020: project proposal IP management in Horizon 2020: grant preparation How to manage IP in Horizon 2020: project implementation and conclusion (https://www.iprhelpdesk.eu/library/fact-sheets) Etc.

https://www.iprhelpdesk.eu/

https://www.iprhelpdesk.eu/

https://www.iprhelpdesk.eu/library/fact-sheets









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– Costes de IPR, incluyendo los asociados a la protección de resultados (registro de patentes) y royalties sobre derechos de acceso son elegibles como COSTS OF OTHER GOODS AND SERVICES (Art. 10 GA)

– En H2020 NO se cubrirán costes como licencias y costes de patentes pagaderos tras la finalización del proyecto

– Costs regarding intellectual property rights, including those related to protecting results (e.g. fees paid to the patent office for patent registration) and royalties on access rights, are among the types of costs that can be eligible for reimbursement as costs of other goods and services.14 It is therefore advisable to consider costs related to intellectual property at the proposal stage and to include them in the budget.15 Even though Horizon 2020 may not cover all the associated costs associated with intellectual property, for instance any licensing, in fees or patent fees to be paid after the end of the project, these grants are certainly a great opportunity to gain leverage from intellectual property protection and exploitation during the implementation of the project with less expenses.

IPR EN HORIZON 2020 GASTOS DE IPR ELEGIBLES

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“Both beneficiaries and coordinators must have a sufficient financial capacity to be able to implement the action (i.e. achieve its expected objectives and results)”.

• Ex-Ante (participantes tienen a su disposición una herramienta de auto-evaluación:

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/lfv.html)

• Ex-Post (Tras evaluación positiva y solo para aquellos beneficiarios que sean coordinadores y con presupuesto total incluya una aportación UE de 500.000€). FV valida para 18 meses

• Que parámetros financieros se evaluan? - La liquidez - La solvencia - La autonomía financiera - La rentabilidad

• Resultados: Good / Acceptable / Weak / Insufficient

• Si WEAK: no podrá ser coordinador y si tiene linked third parties con presupuesto superior al 50% de la contribución UE solicitada, la CE les pedirá que acepten una responsabilidad conjunta y solidaria. En cualquier caso, la decision final sobre la participación de una entidad con una FVC “WEAK”, depende del Authorising Officer

• Si INSUFFICIENT: no podrá participar en el proyecto

VERIFICACION DE LA VIABILIDAD FINANCIERA

Todo contacto con la REA a través del PP

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/lfv.html

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/lfv.html

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Se hacen on-line (My Area) por el coordinador (Anexo 3): • Añadir/Quitar beneficiarios, • Cambio de coordinador, • Partial takeover (Vs UTRO) • Cambio de número de cuenta de coordinador • Cambio Fecha de inicio, duración de la acción o de las reporting periods

• Cambios significativos en el Anexo 1: – tareas añadidas / suprimidas, – inclusión de terceras partes de los Art. 11, 12 y 13 (opcion de incluirlos sin amendment bajo la

responabilidad del beneficiario hasta aprobacion en el Informe tecnico correspondeinte (section ‘unforeseen subcontractor’): ‘approval without formal amendment’

• Cambios significativos en el Anexo 2 (que afecten al Anexo 1, cambios a formas de costes que no estaban previstas en el Presupuesto original)

IMPLEMENTACIÓN AMENDMENTS (ART. 55 GA)

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IMPLEMENTACION ENTREGABLES E INFORMES

ENTREGABLES • Información adicional a los informes periódicos y finales (software, listas, brochures, etc.) • Aparecen en la “list of deliverables” del Anexo 1

INFORMES TECNICOS Y FINANCIEROS • PERIODIC REPORTS (regla general 18 meses): descripción y justificación del trabajo

realizado, progreso, cuestionario, resúmenes para publicar, declaraciones de costes individuales, explicaciones del uso de recursos, plan para explotación y diseminación, etc.

• FINAL REPORT (60 días tras la fecha del ultimo periodo): resumen final para publicación, CFS si fuera necesario.

• No incluir información confidencial o “EU classified” • Enviados por el coordinador (CoCo): se informa automáticamente al resto de socios

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IMPLEMENTACION PAGOS

Pagos al Coordinador que tiene la obligación de distribuirlos a los Beneficiarios “without unjustified delay” (Art. 27.1 GA) – Aclarar en el Acuerdo de Consorcio.

PREFINANCIACION • Pago de la Prefinanciación: 30 días a partir de la última de las dos fechas (ENTRADA EN VIGOR o INICIO) • Importe: mínimo un 5% y normalmente el 100% de la contribución financiera media por periodo (Art. 21.2 GA) • Del importe de la prefinanciación se descontará un 5% de la contribución máxima (art. 5.1) en concepto de fondo de garantía.

PAGOS INTERMEDIOS • La CE realizará los pagos intermedios al coordinador en un plazo máximo de 90 días desde la recepción de los informes periódicos; • Importe máximo : Importe máximo financiable - Pre-financiación – 5% DE Retención Fondo de garantía - 10% de retención

PAGO FINAL • La CE realizará al coordinador el pago final en un plazo máximo de 90 días desde la recepción del informe final. Este pago incluirá el 5% destinada al inicio

para el fondo de garantía y el 10% de retención

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1. AUDITORÍA DE COSTES (Certificate on the Financial Statement: CFS)

• Obligatoria solo cuando contribución europea

por proyecto y beneficiario supere los 325.000 €

• En el momento de reclamar el “payment of the balance” (pago final)

• Gasto de la Auditoria SOLO es elegible (Art. 10 GA) cuando es OBLIGATORIO

• Emitido por Auditores externos (ROAC) utilizando el modelo del Anexo 5

• CFS se envía y es un coste elegible al final del proyecto aunque se pague y reporte en informes previos

2. AUDITORIAS METODOLÓGICAS para definir Costes Unitarios (costes medios de personal) y LRI

• Cuando la CE acepte este CoM, se deberá utilizar para TODAS las acciones financiadas por H2020 y la CE no podrá atribuirle errores sistémicos o recurrentes

IMPLEMENTACION CONTROLES Y AUDITORIAS

Tipos de Costes recogidos en el GA:

1.COSTES REALES (REAL COSTS)

2.COSTES UNITARIOS DE PERSONAL (AVERAGE PERSONNEL COSTS)

3.COSTES UNITARIOS (UNIT COSTS)

4.TARIFAS FIJAS (FLAT RATE COSTS)

5.TANTO ALZADO (LUMP SUM COSTS)

Costes a tener en

cuenta para el

minimo exigido

para presentar

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3. CONTROLES: La CE/Agencia directamente o a través de expertos externos puede chequear y/o solicitar información adicional al beneficiario y terceras partes en cualquier momento.

4. REVISIONES: La CE/Agencia directamente o a través de expertos externos puede revisar la correcta implementación técnica por parte del beneficiario y/o terceras partes en cualquier momento y hasta 2 años tras el “payment of the balance”

5. EX-POST AUDITS • Calidad de la implementación financiera • Por la propia CE, empresas de auditoria contratadas por la CE, Corte de Auditores ó OLAF • A partir de la presentación del primer Certificado de Costes y hasta 2 años después del “payment of the

balance”.

ERRORES SISTEMATICOS (EXTRAPOLACIONES ) Cuando la CE detecta errores sistemáticos, propone 3 opciones al beneficiario para el resto de proyectos de la entidad:

1. Recalcular el importe real y preciso para cada proyecto 2. Extrapolar el error en la categoría de coste dónde se ha localizado 3. Extrapolar el error sobre el total de gastos

IMPLEMENTACION CONTROLES Y AUDITORIAS En H2020 = Menos Controles y

Auditorias!!! (5-7%)

Índice



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PROXIMAS NOVEDADES

• New version of the AGA: Before 30/11 including: – examples on how to include trainees / interns as personal costs – Explanations for lump sum MGA, – More details on internal invoices,

• The MGA will be most likely updated around January/February 2016 fro including again the option for REAL personnel costs on top of the current “last closed financial year”

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57 (23/10/2015)

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Carmen Hormigo (CSIC) E-mail: [email protected]

Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III)

Email: [email protected]

Anxo Moreira (OTRI Universidad de Vigo): E-mail: [email protected]

Andrés Martinez (CDTI-SOST) Email: [email protected]

A su servicio, los NCPs PARA TEMAS LEGALES Y FINANCIEROS:

mailto:[email protected]






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Gracias por su atención…

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