2018 - Hospital Salazar de Villeta · 2018-10-11 · Actualiza información relacionada con el...

TESORERÍA

MANUAL DE USUARIO

2018

SISTEMAS CITISALUD SAS. ESTA PROTEGIDO POR LEYES Y TRATADOS INTERNACIONALES SOBRE DERECHOS DE AUTOR

Introducción

El módulo de Tesorería es un programa Monousuario y/o Multiusuario se encuentra desarrollado en Visual Basic 6.0 para trabajar en ambientes Windows, este le permitirá como su nombre lo dice realizar todo el Proceso administrativo relacionado a la parte de tesorería en la solución Citisalud.

Iniciación Módulo Tesorería

La Incorporación de los saldos iníciales de los bancos, corporaciones de ahorro y caja general para no generar traumatismos en el proceso de caja y bancos y realizar en forma ordenada y precisa la iniciación del módulo en forma sistematizada, la empresa debe tomar los saldos de periodos contables que estén cerrados; es decir, que se encuentren firmados tanto por el representante de la empresa como por el responsable de caja y bancos.

Definición y creación de permisos y usuarios.

Para que la aplicación de tesorería trabaje en forma adecuada es necesario que se sigan los siguientes procedimientos:

Ordenar y seleccionar los ingresos recibidos, las órdenes de pago, las notas débito y crédito, las consignaciones y demás documentos en poder del tesorero, para su incorporación (este proceso es previo al registro y requiere la revisión por parte del responsable de caja y bancos de la Empresa).

Inicio Módulo

Para poder acceder al módulo debe buscar el siguiente icono en el escritorio de su equipo de trabajo:

Si el código o la clave no son correctos aparecerá el mensaje “Usuario o Clave Incorrecta” en este caso, deberá hacer clic sobre el botón Aceptar, corrija el código del usuario

Si el usuario se encuentra matriculado para el mes y el año, la clave y código son correctos se genera la siguiente ventana informativa, al dar clic en aceptar se da el acceso al módulo.


Cuando se ingresa al módulo con el usuario correcto muestra el siguiente menú:

Generalidades Del Sistema

Para elegir las opciones que ofrecen los menús o botones de cada ventana o formulario, Caja y Bancos tiene estandarizado su manejo, y se puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos.

Ventana De Actualización De Registros

Genera un registro a la Base de Datos. Cada vez que se haga clic en este botón desde cualquier pantalla, deja al usuario listo para incluir la información del nuevo registro.

Permite eliminar la información en la Base de Datos del registro actual.

Almacena la información en la Base de Datos del registro actual según el formulario.

Ir al primer registro.

Varios registros hacia delante.

Un registro hacia atrás.

Ir al último registro.

Para moverse dentro de los campos de los formularios del Módulo de NÓMINA basta con presionar la tecla TAB o haciendo clic sobre el campo deseado.

Consulta Y/O Actualización De Registros

Para hacer una consulta basta con desplazarse utilizando los botones de movimiento en el formulario hasta encontrar el registro requerido.

Para actualizar cualquier dato, una vez hallado el registro ubíquese con el Mouse en el campo que se va a modificar, realice el campo y guarde inmediatamente con la combinación de teclas ALT+G haga clic en la opción Guardar.


Procedimiento De Búsqueda

La búsqueda la realiza el Módulo Nómina de forma automática una vez se seleccione el campo por el cual se desea efectuar la consulta y se digite el criterio en el cuadro de texto “Condición”. Cada uno de los formularios de Consulta y/o Actualización cuenta con su propio método de Consulta.

Para ejecutar la búsqueda basta con hacer clic sobre el botón Buscar o simplemente presionando las teclas ALT+B.

Manual De Usuario

Citisalud sistemas presenta la aplicación de Caja y Bancos sistematizada con el fin de agilizar el manejo de las cuentas bancarias y similares(cuentas de ahorro), sus movimientos y detalle de los registros realizados, así como la composición del dinero en caja que maneja la empresa.

Actualiza información relacionada con el manejo de cuentas por pagar, cartera, facturación y contabilidad. El módulo de tesorería permite el manejo y registro de información para los tipos de caja:

Caja general Caja(s) menor Caja (s) auxiliar

De acuerdo a la caja asociada al usuario en el momento de acceder al módulo se habilita los menús y sus respectivas opciones. Para iniciar el proceso de caja y bancos es indispensable haber definido previamente los siguientes elementos:

Cajas NIT o Proveedores


Conceptos bancarios Bancos o entidades financieras Formas de pago Conceptos para los Recibos Cuentas contables Usuarios Conceptos de Cuentas x Pagar Conceptos de Impuestos y Retenciones

La aplicación de caja y bancos maneja una lista de opciones a través de las cuales el usuario puede realizar el registro, consulta, actualización e impresión de los procesos realizados.

Los conceptos que relacionamos a continuación son básicos para entender en forma integral el manejo de la aplicación de caja y bancos:

Cajas: Se pueden manejar varias cajas, cuadrar cada caja independientemente y hacer traslado entre ellas.

NITS o Proveedores: Son los NITS o cédulas de las empresas o personas naturales con las cuales la empresa tiene algún tipo de relación. Se utilizan para presentar la información contable detallada por NIT o por tercero.

Conceptos bancarios: Son los documentos que permiten efectuar los movimientos de caja y bancos de la empresa.

Bancos o entidades financieras: Son las entidades donde se tienen las cuentas bancarias o de ahorros.

Formas de recibo: Son las distintas formas de recibo de los ingresos, tales como efectivo, cheque, tarjeta de crédito, entre otras.

Conceptos contables: permiten definir los asientos contables; tipos que se elaboran en un recibo u orden de pago con el fin de facilitar la codificación de estos documentos.

Cuentas contables: Son las cuentas que la Empresa ha establecido o tiene definidas para desarrollar la actividad de acuerdo con su objetivo a cumplir (privada o pública). La aplicación trabaja con cuentas desde 1 hasta 16 dígitos, con niveles opcionales según los requerimientos de la empresa, citamos:

Nivel 1 - un dígito, identifica la clase - Mayor Nivel 2 - dos dígitos, identifica el grupo Nivel 3 - cuatro dígitos, identifica la cuenta Nivel 4 - seis dígitos, identifica la subcuenta

Los anteriores niveles son fijos y están dados por el plan general de cuentas establecido. A partir del Nivel 5 se maneja como auxiliares y la concepción y creación de la misma obedece a las necesidades de la empresa.

Usuarios: Son las personas autorizadas para manejar la aplicación. Concepto de las cuentas por pagar: Permite grabar la información de

los diferentes conceptos de cuentas por pagar que establezca la empresa.

Concepto de impuestos y retenciones: Por la compra o adquisición de bienes o servicios se puede generar una retención dependiendo del tercero que la genera, para lo cual hay que especificar una cuenta contable según sea el caso.

El sistema con la información registrada permite realizar transacciones que afectan el estado de los saldos de las cuentas bancarias y el estado de la caja.

Cada documento registrado alimenta el módulo de contabilidad, identificándolos de acuerdo al movimiento que se ha configurado.


Se puede obtener información del estado de los bancos y de las transacciones por los diferentes conceptos que se han establecido previamente.

El manejo de este módulo es independiente y por lo tanto cada usuario debe tener un permiso o clave para ingresar al módulo.

Descripción Menús De La Aplicación

Las transacciones realizadas en el módulo de caja y bancos deben soportarse con un documento, el cual debe contener la fecha y la secuencia numérica de elaboración.

Relacionamos a continuación los movimientos a realizar en cada uno de los menús presentados en el módulo de Tesorería:

Archivo

Este presenta las siguientes opciones.

Tablas

Este presenta las siguientes opciones.

Cajas

Permite crear las diferentes cajas que va a manejar la empresa, para crear una caja debemos realizar lo siguiente:


1. Código con el cual se identificara la caja. 2. Descripción: Nombre de la caja. 3. Cuenta Contable: Cuenta que llevara la caja, la cual registrara los

movimientos en contabilidad. 4. Cuenta Contable Abono: Podrá configurarse la misma que el

punto anterior o una cuenta distinta, esta dependerá de la empresa.

5. Tipo Caja: Seleccionaremos una de las opciones mostradas en la casilla “Tipos Caja”.

6. Devoluciones: Para las opciones “Concepto Tipo Tercero” y “Concepto de Descuento” se configurara si es necesario y lo requiere el tipo de caja; Se le asociara un tipo de cuenta contable a cada concepto.

7. Estado de la caja: Aquí podremos configurar si la caja estará activa o inactiva.

8. Luego de verificar que todo esté debidamente configurado le daremos a el botón “”Guardar”.

Para consultar las cajas existentes no dirigimos a la casilla “Búsqueda” y parametrizaremos la búsqueda, El formulario o Ventana de búsqueda es el siguiente.


Formas de pago

Permite configurar las distintas formas de pago que acepta la empresa.

Para adicionar una nueva forma de pago realizaremos lo siguiente:

1. Código con el cual se identifica la forma de pago. 2. Descripción: Nombre de la forma de pago. 3. Cuenta: Cuenta que llevara el concepto, la cual registrara los

movimientos en contabilidad. 4. Tipos de pago: Seleccionaremos una de la lista desplegable, esta

será la forma de pago que tendrá el nuevo concepto. Estas debieron ser creadas con anterioridad en el módulo de “Administrador”.

5. Cta. Comisión: Cuenta que se asociara al concepto, y el cual registra los movimientos contables.

6. Cta. IVA Comi: Cuenta que se asociara al concepto, y el cual registra los movimientos contables.

7. Cta. Ica Comi: Cuenta que se asociara al concepto, y el cual registra los movimientos contables.

8. Cta. Rte Comi: Cuenta que se asociara al concepto, y el cual registra los movimientos contables.

9. Base Retención – Porcentajes: Asociaremos en la casilla “Base Retención” a partir de que tope empezara a aplicar las retenciones, a su vez asociaremos los porcentajes de retención para las cuatro casillas restantes.

10. Indicadores: Seleccionaremos las casillas correspondientes para la forma de pago.

11. Estado: Si la forma de pago se encuentra activa o inactiva para su uso.

12. Una vez revisado que todo esté debidamente configurado le daremos el botón “Guardar”.

Para Buscar que formas de pago se han creado nos dirigimos la casilla de “Búsqueda” y parametrizamos la búsqueda seleccionaremos con doble clic y toda la información se traerá a la ventana principal.


Bancos

Permite el ingreso de los bancos que maneja la empresa.

Para adicionar un nuevo Banco realizaremos lo siguiente:

1. Código con el cual se identificara el banco. 2. Nit: Este deberá estar creado como tercero en caso contrario no dejara

guardar el Banco posteriormente. 3. Descripción: Se recomienda que para este campo se escriba el nombre

del Banco para evitar inconvenientes a futuro. 4. Una vez revisado que todo esté debidamente configurado le daremos el

botón “Guardar”. Para Consultar que formas de pago se han creado nos dirigimos la casilla de “Búsqueda” y parametrizamos la búsqueda seleccionaremos con doble clic y toda la información se traerá a la ventana principal.


Conceptos Bancarios

Permite el ingreso de los conceptos de notas débito y crédito bancarios.

Para adicionar un nuevo concepto seguiremos los siguientes pasos:

1. Código con el cual se identificara el concepto bancario. 2. Descripción: Nombre del concepto bancario. 3. Cuenta Contable: Cuenta que se le asociara la cual guardara los

movimientos contables. 4. código: Este corresponde al banco. 5. CtaBancaria: Numero de la cuenta del banco. 6. Descripción: Se traerá de manera automática una vez ingresado el

código. 7. Se marca si el concepto es por cheque devuelto. 8. Notas: Seleccionamos si es Debito o Crédito. Si se escoge la opción

Debito se habilitara una opción que marcaremos si cumple con el criterio especificado. En caso de ser Crédito solo se marca esta opción.

9. Rubro Presupuestal: Si este tendrá interfaz con presupuesto se diligenciara los campos correspondientes.

Cuentas Bancarias

Formulario de configuración de las cuentas bancarias de la empresa.


Para adicionar una nueva cuenta se seguirán los siguientes pasos:

1. Código: Corresponde al código del banco al que se le asociara una cuenta bancaria.

2. Cta Banco: Número de cuenta bancaria. 3. Cuenta Contable: Cuenta que se asociara la cual guardara los

movimiento contables. 4. Código de la Oficina: Se diligencia si es necesario. 5. Código de la Ciudad: Se diligencia si es necesario. 6. Formatos: Se configura la ruta donde se tienen los formatos para los

conceptos Egreso y Cheque. 7. Gravamen financiero: Se configura si este es necesario. 8. Secuencia de Cheques: Seleccionaremos si esta será manual o

automático. 9. Tipo de Cuenta: Si la cuenta es Corriente o Ahorros.

10. Estado de la Cuenta: Si esta se encuentra activa o inactiva 11. Una vez esté bien configurado le daremos al botón Guardar.

Si deseamos consultar las cuentas existentes no dirigiremos a la pestaña Búsqueda y parametrizaremos la búsqueda.

Conceptos CxP

Formulario de creación de conceptos los cuales se utilizaran en la acusación de documentos de cuentas por pagar.


Para adicionar un nuevo concepto realizaremos lo siguiente

1. Código al cual se asociara el concepto. 2. Descripción: Nombre del concepto de cuenta x pagar. 3. Cuenta Contable: Cuenta a la que se le asociara los movimientos

contables.

IVA CxP

Formulario de creación de conceptos de IVA los cuales se relacionan con aquellos conceptos de cuentas x pagar que lo requieran para el cálculo automático del IVA.

1. Código y descripción del concepto. 2. Cuenta contable donde se registrara los movimientos de este

concepto. 3. Tipo de movimiento, lo seleccionaremos de la lista desplegable. 4. Este punto es importante ya que de esto dependerá los puntos

siguientes, 5. Tope anterior y desde el cual se le aplicara un porcentaje. 6. Porcentaje que se aplicara si el tope es igualado o superado. 7. Tope actual y desde el cual se aplicara el porcentaje. 8. Porcentaje que se aplicara si el tope es igualado o superado.

Podemos consultar los conceptos creados en la pestaña “Búsqueda” y parametrizando los campos en blanco.

Conceptos De Recibos

Son los conceptos que se requieren para ingresos por otros conceptos o para los


descuentos de los recibos de cartera.

1. Código y descripción del concepto.

2. Tipo de recibo la seleccionaremos de la lista desplegable.

3. Movimiento contable lo seleccionaremos de la lista desplegable

4. Cuenta contable que registrara los movimientos realizados.

5. Código del rubor el cual tendrá interfaz con presupuesto.

Podemos consultar los conceptos creados en la pestaña “Búsqueda”.

Actividad Económica

Formulario para ingresar las actividades económicas ICA, o modificar las tarifas existentes.


Tipo Tercero

Formulario de creación de tipos de terceros con su respectiva configuración.

1. Código y descripción del tipo de tercero.

Si el tipo de tercero corresponde a Caja menor marcaremos la casilla correspondiente.

2. Cuenta contable la cual registrara los movimientos correspondientes. 3. El tipo de movimiento que maneja, lo seleccionaremos de la lista

desplegable. 4. Si el tercero maneja una cuenta por devoluciones la configuraremos

en esta casilla, puede manejar la misma cuenta que la del punto dos, esto depende únicamente de la empresa.

5. El tipo de movimiento que maneja, lo seleccionaremos de la lista desplegable.

Los siguientes puntos se configuraran cuando el tipo de tercero lo requiera y los campos necesario.

6. Cuenta correspondiente a retención en la fuente para el tipo de tercero

7. Cuenta correspondiente a retención ICA para el tipo de tercero. 8. Cuenta correspondiente a retención IVA para el tipo de tercero.

Si aplica algún tipo de tope al momento de retener el IVA, marcaremos la casilla correspondiente.

9. Código para cuenta por pagar Disminución para el tipo de tercero. 10. Código contable para cuentas por par Aumento para el tipo de

tercero. 11. Código para cuentas por pagar Descuento para el tipo de tercero. 12. Tipo de indicador que manejara el tipo de tercero.

Podremos consultar los tipos de tercero ya creados en la pestaña “Búsqueda”.


Terceros

Permite el registro de los terceros con la configuración requerida para su identificación.

1. Seleccionaremos el tipo de persona de la lista desplegable. 2. Tipo de identificación los seleccionaremos de la lista desplegable. 3. Nit del tercero, en cuanto lo ingresemos el campo “Dv.” Se llenara

automáticamente. 4. Estos campos cambiaran según el tipo de persona seleccionado,

pero por lo general se muestran dos opciones, el que muestra la imagen y el segundo posible nombrado Razón social.

5. Configuraremos el país, el departamento y la ciudad de la lista desplegable.

6. Configuraremos datos básicos para el tercero. 7. El tipo de tercero lo seleccionaremos de la lista desplegable. 8. Se pondrá el código de la actividad económica en caso de no

recordarlo presionaremos F1 y nos mostrara una ventana de ayuda.

9. Se pondrá el código de la entidad reciproca en caso de no


recordarlo presionaremos F1 y nos mostrara una ventana de ayuda.

10. Configuraremos todo lo correspondiente a la descripción tributaria.

11. Configuraremos lo correspondiente al banco; cuenta, nombre del

banco y tipo de cuenta; realizado esto presionaremos el botón y el banco deberá agregarse en el recuadro.

Tipos de Retención

Permite la configuración de los tipos de retención y su respectiva consulta.

1. Código del tipo de retención. 2. Nombre del tipo de retención

Podremos consultar los tipos de retención creados nos dirigimos a la pestaña “Búsqueda”.

Config. Cuentas Retención


1. Pondremos el código del concepto, este debió ser creado con anterioridad.

2. Pondremos la cuenta que manejara el concepto de CxP, este debió haber sido creado con anterioridad.

3. Seleccionaremos el tipo de retención de la lista desplegable. 4. Este campo es opcional.

Podremos consultar los ya creados en la pestaña “Búsqueda” y traer toda la información de esta seleccionado y presionando el clic derecho.

Menú Movimientos

Este menú maneja las siguientes opciones, las cuales explicaremos en el presente manual.

Facturación

Este despliega el siguiente sub menú:


Abonos.

Es el recaudo que se genera por anticipado, anterior a la prestación del servicio o a la generación de la factura. Estos pueden ser generados en el módulo de Tesorería como en el módulo de Facturación, esto depende de los permisos configurados al usuario.

Para generar un abono se deberá realizar lo siguiente:

1. Digitamos el número de identificación del paciente, en caso de no recordarlo presionaremos la tecla F1 y se nos abrirá la ventana de ayuda.

2. Descripción del abono, porque y bajo que concepto se está creando. 3. Valor del abono 4. Diligenciamos los conceptos presentados en el recuadro, empezando

con la forma de pago (La seleccionaremos presionando la tecla F1 para que nos muestre los ya configurados).

Recibos de Facturación.

Es el recaudo que se genera Posterior a la prestación del servicio y a la generación de la factura. Esto es para aquellos facturadores que Generan factura pero no recaudan y el recaudo es realizado por un usuario diferente al que genero la factura.


Para generar un recibo de facturación haremos lo siguiente:

1. Digitamos el número de identificación del paciente, en caso de no recordarlo presionaremos la tecla F1 y se nos abrirá la ventana de ayuda.

2. Una vez buscado el paciente nos traerá a pantalla todas las facturas pendientes por generarse, de lo contrario se quedara en blanco.

3. Traerá información referente a la caja de la cual se generara el recibo. 4. Descripción el cual identificara el recibo para su posterior consulta. 5. Diligenciamos los conceptos presentados en el recuadro, empezando

con la forma de pago (La seleccionaremos presionando la tecla F1 para que nos muestre los ya configurados).

Devoluciones de Facturación

Permite realizar devolución de valores recaudados por abonos o recibos de facturación, los cuales no se hayan cruzado con una factura de Venta.


Para generar una devolución de facturación haremos lo siguiente:

1. Digitamos el documento del paciente, en caso de no recordarlo presionaremos la tecla F1 y nos abrir la ventana de ayuda.

2. Si el paciente tiene recibos de facturación creados aparecerán en pantalla en el recuadro correspondiente.

3. Cargara los datos de la caja que fue asignada al usuario en el momento de su creación.

4. Se dará un detalle del motivo de la anulación. 5. Llenaremos cada una de las casillas empezando con el tipo de pago,

presionaremos la tecla F1 y seleccionaremos con el que fue creado con anterioridad.

Recibos de Cartera.

Es el recaudo que se genera por empresas este formulario alimenta el módulo de cartera para generar la amortización correspondiente, permite ingresar los descuentos que por retención o pronto pago se hallan generado con el pago.

Cuando se recibe el dinero, los cheques, o títulos valores se llevan a la caja auxiliar o general para luego consignarlos o llevarlos directamente a un banco porque son ingresos directos al banco.

1. Seleccionaremos la empresa de la lista desplegable. Realizado esto

los campos Nit Empresa, Cód Empresa y Tipo Empresa traerán información automáticamente.

2. Seleccionamos el método de pago, Caja o Banco. 3. Según lo seleccionado Se habilitaran los siguientes campos: Caja: En este solo tendremos que seleccionar el lugar, ya que

los restantes debieron ser configurados con anterioridad.


Banco: Digitaremos el código del banco, en caso de no recordarlo presionaremos la tecla F1 y se abrirá la ventana de ayuda, realizado esto los campos Descripción, Cta Contable y Cta Bancaria, traerán automáticamente información. Por ultimo debemos seleccionar el lugar de la lista desplegable.

4. Digitamos el valor por el que se generara el recibo. 5. Descripción. 6. Este se divide en tres pestañas que explicaremos a continuación: Conceptos: Aquí cargaremos los impuestos que se cargaran,

digitaremos el código, en caso de olvidarlo presionar F1 y se abrirá la ventana de ayuda. Luego solo tendremos que digitar el valor.

Formas de Pago: En este cargaremos el tipo de pago que se

realizara para este recibo.

Detalle Contable: Aquí podremos evidenciar los

movimientos contables se realicen una vez realizado el recibo.

Recibo por otros conceptos.

Corresponde al recibo de todos aquellos conceptos que no están claramente definidos dentro de la venta de servicios.


1. Seleccionaremos el Lugar de la lista desplegable. 2. Seleccionaremos la Unidad Funcional de la lista desplegable. 3. Seleccionaremos el Centro de Costo de la lista desplegable. 4. Digitaremos el documento del paciente o el nit del tercero. 5. Según lo seleccionado Se habilitaran los siguientes campos: Caja: En este solo tendremos que seleccionar el lugar, ya que

los restantes debieron ser configurados con anterioridad.

Banco: Digitaremos el código del banco, en caso de no

recordarlo presionaremos la tecla F1 y se abrirá la ventana de ayuda, realizado esto los campos Descripción, Cta Contable y Cta Bancaria, traerán automáticamente información. Por ultimo debemos seleccionar el lugar de la lista desplegable.

6. Descripción: motivo del recibo a crear. 7. Este se divide en tres pestañas que explicaremos a continuación: Conceptos: Aquí cargaremos los impuestos que se cargaran,

digitaremos el código, en caso de olvidarlo presionar F1 y se abrirá la ventana de ayuda. Luego solo tendremos que digitar el valor.

Formas de Pago: En este cargaremos el tipo de pago que se

realizara para este recibo.

Detalle Contable: Aquí podremos evidenciar los

movimientos contables se realicen una vez realizado el recibo.

Traslado entre cajas

Este se realiza entre las diferentes cajas auxiliares y la caja general configurada o creada por la empresa que se han definido para el recibo de efectivo, documentos o títulos valores.


Este Formulario ya contiene instrucciones de cómo debe ser diligenciado, y no genere errores en su transcurso.

Cambio de composición de la caja.

Este procedimiento se utiliza para modificar o cambiar la composición de la caja. El caso más frecuente es cuando se realiza el cambio de un cheque por efectivo, la devolución de un cheque o el cambio de un título valor por efectivo u otro documento.


1. Seleccionaremos el lugar de la lista desplegable. 2. Descripción del motivo del traslado. 3. Esta parte del formulario cargaremos los documentos que

deseemos realizarle cambio de composición. 4. Esta última parte de la sección se diligencia de qué manera

deseamos que entren los documentos a cambiar.

Consignaciones Bancarias

Una vez la caja general ha recibido el efectivo, los cheques, los recibos de consignación de las tarjetas de crédito, procede a realizar la Consignación por cada uno de estos documentos.

Antes de comenzar a diligenciar el formulario el sistema valida automáticamente si se tiene documentos por consignar pendientes.

1. Se cargan los documentos pendientes por radicar con toda su información relacionada.

2. Al seleccionar uno o más documentos la información se traerá automáticamente si cumple con los criterios

3. Si es necesario dar un valor por comisión este campo se diligencia. 4. Diligenciamos los datos del Banco, Digitamos el código en caso de

no recordar ´presionaremos la tecla F1 y se abrirá la ventana de ayuda.

5. Daremos una descripción para la consignación, para así evidenciarla para futuras consultas.

Notas bancarias.

Están conformadas por:


Notas débito.

Son las recibidas por los bancos, como consecuencia de las transacciones bancarias.

1. Digitamos el código del banco, en caso de no recordarlo

presionaremos la tecla F1 y nos abrirá la ventana de ayuda. Realizado esto los campos Cta. Bancaria Nro. y Cta Contable Nro. traerán información automáticamente.

2. Digitamos el valor de la nota débito. 3. Si se tiene interfaz con el módulo de Presupuesto se deberá

generar un registro presupuestal para poder generar la nota, en caso de ser así el sistema validara que se halla creado y traerá la información correspondiente.

4. Descripción de la generación de la nota débito. 5. Se diligencia los campos correspondientes, en caso de que la

información está incompleta el sistema no lo informara. 6. Se diligencia los campos correspondientes, en caso de que la

información está incompleta el sistema no lo informara.

Notas crédito.

Son las generadas por los bancos, como consecuencia de las transacciones bancarias.


1. Digitamos el código del banco, en caso de no recordarlo presionaremos la tecla F1 y nos abrirá la ventana de ayuda. Realizado esto los campos Cta. Bancaria Nro. y Cta Contable Nro. traerán información automáticamente.

2. Digitamos el valor de la nota débito. 3. Seleccionamos el lugar de la lista desplegable. 4. Descripción de la generación de la nota débito. 5. Se diligencia los campos correspondientes, en caso de que la

información está incompleta el sistema no lo informara. 6. Se diligencia los campos correspondientes, en caso de que la

información está incompleta el sistema no lo informara.

Saldo Inicial -- caja

En este formulario se ingresa los saldos iníciales de las cajas en el momento de iniciar el módulo, después de ingresar los saldos el módulo no permitirá ingresarlos de nuevo, es importante que se registren correctamente ya que no se podrá efectuar correcciones. Se encuentra ubicado en el menú Movimientossaldo inicial caja.

Para ingresar los saldos iníciales de caja se debe realizar los siguientes pasos.

Seleccionamos la caja a la que se le va a ingresar los saldos iníciales.

Forma de pago se selecciona las opciones de pago según la forma en que ingresa el valor.

Se digita el valor y se da adicionar. Muestra la información en la malla de los valores y formas de pago a

adicionar.

Se Ingresa la observación, se da guardar en archivograbar muestra el mensaje de confirmación.


Se debe hacer por cada caja a la que le se va ingresar el saldo inicial, después de salir del formulario y si se intenta de ingresar muestra el siguiente mensaje y no se puede ingresar de nuevo.

Saldos Inicial -- Bancos

Son los saldos con los cuales inicia el módulo, transacciones, teniendo en cuenta que los saldos de Bancos y de cuentas por pagar deben ser coincidentes con los que muestra Contabilidad, solo se ingresan una vez.

Al momento de abrir la ventana listara los bancos en los cuales se puede tener un valor.

Se define la fecha. Se digita en la malla de bancos en el campo valor la cantidad que haya

en el banco. Se escribe una descripción. Se da archivo –grabar para guardar.

Si se intenta ingresar de nuevo muestra el siguiente mensaje.


Saldo Inicial – Recibos pendientes x cruzar

En este formulario se registra por cada tipo de empresa, el saldo que contablemente está pendiente a la fecha por amortizar.

Para registrar un recibo de cartera se deben seguir los siguientes pasos:

1. Fecha: se digita el día en que se reciben los pagos o abonos de

cartera. 2. Seleccione la empresa que efectúa el pago o abono y

automáticamente aparecerá el Nit de la empresa. 3. Si la empresa tiene configurados más de un tipo de empresa se

debe seleccionar tipo empresa por el cual se genera el ingreso de lo contrario el programa cargara el tipo que tenga configurado.

4. El programa carga por defecto la caja del usuario, si el ingreso fue directamente a bancos se debe seleccionar la opción banco, el programa cargara automáticamente la ayuda para que el usuario seleccione el banco al cual desea cargar el ingreso.

5. Digitar un breve comentario en la caja descripción. 6. En la caja de valor recibo se debe ingresar el valor del recaudo

más los descuentos generados por la empresa, diferentes a glosas ya que estos se registran directamente desde el módulo de cartera.

7. En el separador de conceptos se deben cargar concepto a concepto los descuentos que se generan sobre el recibo. En la parte inferior derecha en la caja de texto valor total se carga el valor de recaudo neto que equivale al valor de ingreso a caja o banco.


8. El programa carga por defecto en el separador de forma de pago efectivo, si el usuario requiere modificarlo por cheque u otros títulos valores, puede utilizar este para cambiar la forma de pago o agregar una nueva, se deben digitar los datos anexos a cada forma de pago según se requiera.

9. Desde el menú archivo se puede guardar o guardar e imprimir el documento a generar.

En cambio de los otros formularios de saldos anteriores este si se puede abrir de nuevo para generar recibos de cajas.

Saldos Iníciales C X P

En este formulario se realiza el cargue de saldos iníciales de cada una de las cuentas por pagar, este proceso solo se hace en la fase inicial de la implementación, es recomendable ingresar el saldo factura por factura de tercero y no una totalidad por tercero.

Para cargar los saldos iníciales se requiere los siguientes datos:

Identificamos el nit del tercero, este ya debe estar creado. La actividad económica la trae automáticamente de igual manera si se

requiere modificar el campo se da en el botón que tiene puntos suspensivos y muestra la ventana de ayuda.

Trae el tipo de tercero en caso de que sea por otra cuenta, se puede

buscar en la flecha y muestra el tipo tercero y Cta contable en la que se aplica el movimiento.

Se digita el valor Neto a cancelar En el campo factura se indica Prefijo y Número de factura designando la

fecha de la factura y la fecha de vencimiento. En la malla de conceptos se define los conceptos de CxP, estos deben


tener una Cuenta contable que coincida con la cuenta de tipo de tercero y estar conciliada con el área contable, si no se sabe la cuenta se puede generar la ventana de ayuda con la tecla F1 y realizar la búsqueda. El movimiento siempre debe ser debito para que el saldo inicial haga efecto cero y permita guardar.

Con estos datos se empieza a registrar los saldos iníciales de Cuentas Por Pagar, el orden de ingreso NIT, Valor, prefijo, Numero de factura, fecha de factura, descripción, y cuenta, estos documentos que se generan acá de saldos iníciales se le pueden generar egresos, notas créditos y débitos y asociarlos con vigencias anteriores para cuando la licencia es pública y tiene interface a presupuesto.

Apertura caja menor

En este formulario se genera la apertura de caja menor, este proceso se hace una única vez al año por caja que exista, al realizar la apertura en el módulo de contabilidad lleva el documento egresos. Cuando se hace la apertura con interface de presupuesto se genera el documento obligación al realizar la apertura y el documento de giro al realizar el egreso. Se hace normalmente en inicio del mes de enero o cuando se realiza la apertura de una caja.

Para ingresar la apertura de caja se debe seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la caja si hay más de una caja menor. Se selecciona el tercero. El tipo de tercero lo trae el cual tenga asociado la caja menor. Se digita el valor que se le va asignar a la caja menor. Registro presupuestal trae información de los registros asociados al

tercero. Se da archivo – grabar para guardar

Después de guardar el registro presupuestal no se podrá realizar ninguna modificación.

Para que quede completo el proceso de apertura de caja menor se debe ir al formulario de egreso y realizar un egreso y se debe evidenciar en la caja menor el valor que se dio en la apertura.

Menú Cuentas Por Pagar.

En este menú se realizan las siguientes transacciones:


Órdenes de pago

Sistematiza las facturas y cuentas de cobro generando la causación respectiva para contabilidad y el registro de cuentas por pagar.

1. Digitamos el NIT, en caso de no recordarlo presionaremos la tecla F1 y abrirá la ventana de ayuda. Hecho esto los campos Tipo Tercero y Cta Contable traerá información automáticamente.

2. Diligenciamos un detalle para la orden de pago. 3. Diligenciamos los campos necesarios, en caso de que algunos

campos sean obligatorios el sistema nos lo informara. 4. Si se tiene interfaz con el área de Presupuesto se deberá generar

con anterioridad un registro presupuestal para que la orden de pago pueda ser guardada, de caso contrario de que no se tenga interfaz, esta parte del formulario no se verá.

5. Esta cuenta con pestañas adicionales: Conceptos: Diligenciamos los campos, en caso de cometer

errores el sistema no lo informara mediante mensajes.

Detalle Contable: Una vez diligenciado las pestaña anterior esta traer todo los detalles contables correspondientes a lo


realizado con anterioridad.

Anticipos

Permite generar anticipos los cuales después se cruzaran con la orden de pago al legalizar la cuenta con la factura o cuenta de cobro.

1. Digitamos el código del tercero, en caso de no recordarlo

presionaremos la tecla F1 y se abrirá le ventana de ayuda. Hecho esto el campo Tipo Tercero traerá información automáticamente.

2. Diligenciamos un detalle del anticipo. 3. Este contiene pestañas adicionales:

Conceptos: Diligenciamos los campos, en caso de que la información sea errónea o falte el sistema nos informara mediante mensajes.

Detalle Contable: Une vez diligenciado la pestaña anterior este traerá todo los detalles contables.

Órdenes de pago caja menor

Por cada reembolso o reintegro de valores efectuado por el responsable del manejo del fondo se genera una orden de pago por este Concepto.


1. Digitaremos el nit, en caso de no recordarlo presionaremos la

tecla F1 y se abrirá la venta de ayuda. 2. Cargara los recibos pendientes por orden de pago. 3. Si se tiene interfaz con Presupuesto se deberá generar con

anterioridad el registro presupuestal para poder generar la orden de pago. En caso de no tener interfaz esta parte de la pestaña se encontrara inhabilitada.

4. Esta cuenta con pestañas adicionales: Conceptos: Diligenciaremos los campos, en caso de que la

información sea errónea el sistema no lo informara mediante mensajes.

Detalle Contable: Un vez realizado lo anterior, aquí podremos ver más en detalle los movimientos contables que este genera.

Órdenes de Pago Retenciones

Permite generar una orden de pago por los conceptos de retención y cuentas que maneja la entidad.


1. Seleccionaremos el tipo de retención de la lista desplegable. 2. Seleccionamos una de las opciones presentadas. 3. Digitamos el Nit a quien se le generara la orden de pago, en caso

de no recordar presionaremos la tecla F1 y se abrirá la ventana de ayuda. Hecho esto los campos Tipo Tercero, Cuenta y Centro de Costo traerá información automáticamente.

4. Pondremos un detalle de la orden de pago para ser evidenciada en futuras consultas.

5. Una vez seleccionada el Tipo de retención, cargara información sobre la retención seleccionada.

6. Este campo es opcional. 7. Muestra en detalle los valores correspondientes a cada campo.

Notas

Este se divide en dos sub menús:

Notas débito

Se realiza cuando por alguna circunstancia debe ajustarse una cuenta por pagar al valor real, cuando este se encuentre por debajo de la causación realizada.


1. Digitamos el tercero, en caso de no recordarlo presionamos la

tecla F1 y se abrirá la ventana de ayuda. 2. Digitaremos el número de orden de pago al que queremos

generarle la nota débito. 3. Diligenciamos un detalle de la nota debito para ser evidenciada en

futuras consultas. 4. Esta cuenta con pestañas adicionales:

Concepto: Diligenciamos los campos necesarios, en caso de suministrar información errónea el sistema nos mostrara mensajes.


Notas crédito

Se realiza cuando por alguna circunstancia debe ajustarse una cuenta por pagar al valor real, cuando este se encuentre por encima de la causación realizada.


1. Digitamos el tercero, en caso de no recordarlo presionamos la tecla F1 y se abrirá la ventana de ayuda.

2. Digitaremos el número de orden de pago al que queremos generarle la nota crédito.

3. Diligenciamos un detalle de la nota debito para ser evidenciada en futuras consultas.

4. Esta cuenta con pestañas adicionales: Concepto: Diligenciamos los campos necesarios, en caso de

suministrar información errónea el sistema nos mostrara mensajes.


Egresos

Cuando se trata de egresos se debe digitar toda la información del beneficiario, informando el banco, fecha, y el detalle contable Respectivo.

El sistema imprime el cheque y elabora el egreso.

El usuario tiene que definir el formato de impresión del cheque de acuerdo al banco que está girando.

1. Digitamos el nit, en caso de no recordar presionaremos la tecla F1

y se abrirá la ventana de ayuda. 2. Se cargara las órdenes de pago según el tercero cargado, en caso

de no tener pendientes nos mostrara un mensaje informativo. 3. Esta cuenta con tres pestañas, las cuales funcionan una

independiente de otra, su función es de qué forma se realizara el pago.


Cheque: Diligenciamos los campos, en caso de suministrar datos incorrectos el sistema mostrara un mensaje de error.

Efectivo: Nos mostrara la caja que usaremos para realizar el pago, el saldo que tiene y la cuenta que se usara para registrar los movimientos.

Transferencia: Buscaremos el código del banco donde se retirara, una vez buscado nos traerá la información correspondiente a este, por ultimo seleccionaremos el banco de destino de la transferencia.

4. En caso de aplicar algún tipo de descuento ingresaremos los datos

correspondientes. 5. Diligenciamos descripción para evidenciar el egreso en futuras

consultas. 6. Esta cuenta con las siguientes pestañas:

Concepto: Diligenciamos los campos necesarios, en caso de suministrar información errónea el sistema nos mostrara mensajes.


Retenciones: Ingresaremos las retenciones que se aplicaran a la orden de pago.

Presupuesto – Detalle Obligación(es): Si se tiene interfaz con Presupuesto se debió de haber generado un registro presupuesto con anterioridad de lo contrario no se podrá generar el egreso. En caso de no tener interfaz esta pestaña estará deshabilitada.


Egresos de nómina.

El submenú egresos de nómina cuenta con las siguientes opciones:

Egresos

Este formulario permite generar la cancelación de las órdenes de pago por concepto de la nómina a los empleados, seguridad social y descuentos de empleados para cancelar a acreedores, el cual cuenta con interface de Nomina – Tesorería – Contabilidad y presupuesto cuando tiene interfaz a presupuesto, se pueden cancelar n órdenes de pago (correspondientes a n nominas), hacer abonos a las órdenes de pago, el pago se puede registrar en cheque, efectivo y transferencia y solo se puede tomar una obligación para cliente público con interfaz a presupuesto.

Se puede realizar el pago de dos maneras pago consolidado o pago individual.

Por pago individual se busca cada uno de los tercero que hicieron parte de la nomina

Para registrar los egresos de nómina se deben seguir los siguientes pasos:

1. Fecha: se digita el día en que se realizan egreso. 2. Seleccionamos si es pago individual con clic derecho o tecla F2 o pago

consolidado con clic derecho o tecla F3, o por el menú del formulario Opciones y se selecciona la opción a escoger.


3. Digitar el NIT en la caja de texto, de no conocerlo se puede utilizar la ayuda con la tecla F1,

4. Digitar en la caja de texto concepto la descripción para el documento.

5. Seleccionar en la pestaña Ordenes de pago pendientes los registros a

cancelar con el egreso esto se realiza con doble clic, para deseleccionar se hace de la misma forma, al estar seleccionado se coloca en color verde y muestra el orden de selección en la columna (FilaR)

6. Si la licencia es pública tiene interfaz de presupuesto, se debió

haber realizado previamente una obligación en el módulo de presupuesto seleccionando la opción nomina para que se visualice en el recuadro Obligación presupuestal.

7. Si se intenta generar el egreso si seleccionar la obligación presupuestal

el programa nos mostrara el mensaje informativo y no permitirá continuar el proceso.

8. Para seleccionarla se debe pararse en la obligación y darle doble clic y

se debe colocar la fila de color gris mostrara la obligación con la columna Vr Aplicar, se debe digitar el mismo valor que está en el campo Total al final de la hoja.

9. En la pestaña forma de pago muestra tres diferentes formas de pago

con la que se puede generar el egreso de nómina Cheque, Transferencia o Dispersión de Fondos y Efectivo. Cheque: en esta forma de pago se da seleccionar el banco si no se sabe el código se oprime la tecla F1 y muestra la ventana de ayuda para seleccionar algún banco, al seleccionar un banco muestra que si no tiene saldo permite sobre girar el banco se da la opción si y automáticamente trae la información pertinente del banco con el saldo respectivo.


Transferencia o Dispersión de Fondos: por esta opción se selecciona el banco que va a realizar la transferencia y a que cuenta va ingresar la transferencia.

Se digita el código de banco si no se sabe el código, con la tecla F1 podemos traer la ventana de ayuda y seleccionar el banco, traerá el mensaje “El saldo del banco no cubre el valor del egreso Desea Sobregirar el banco”, traerá toda la información respectiva a la cuenta bancaria, cuenta contable y el saldo que hay en esa cuenta. En el campo banco Destino se digita el banco al que se va a realizar, si no se sabe el código con la tecla F1 muestra la ventana de ayuda y se selecciona el banco la cuenta bancaria se debe digitar manual.

Efectivo: esta opción se habilitara si el saldo de la caja general es mayor al pago que se va efectuar, si no lo es o no es saldo la opción se encontrara deshabilitada.

En la pestaña detalle contable muestra el movimiento que se va a generar el débito y crédito deben ser iguales.


Se da ArchivoGrabar guarda la información y muestra el mensaje de confirmación.

Por pago consolidado se resumen las nómina de la entidad o por cooperativa, al ingresar el Nit muestra las nóminas que tiene asociada el nit seleccionado en la siguiente ventana, seleccionamos a la que se va hacer el egreso y se coloca en color verde, se da aceptar

Carga toda la información de los empleados que estén en esa nómina y el ejercicio es el mismo como si fuera individual.


Se puede seleccionar todos los empleados de la nómina ubicándose en la malla de órdenes de pago pendientes, se da clic derecho y muestra un menú contextual el cual se puede buscar un empleado especifico, se seleccionan todos o se quita la selección y ordenar ascendentemente y descendentemente, ya depende la acción que el usuario desee realizar. Si se revisa la pestaña Forma de pago Egreso se valida la opción Efectivo se encuentra deshabilitada porque el valor del pago es superior a el saldo de caja general.

La pestaña Detalle contable muestra el movimiento contable que se va efectuar, en este caso hay más cuentas contables ya que las valida por nit o documento y como es una opción de pago consolidada es la nómina completa.

Se da ArchivoGrabar y guarda la información del egreso. Cuando la licencia privada no tiene interfaz de presupuesto la opción de obligación presupuestal esta deshabilitada en estos casos se omiten los pasos de presupuesto.


Se puede evidenciar los documentos de este formulario en los diferentes módulos.

Módulo de tesorería en el menú Consultadocumentos, buscamos el documento de egreso.

Módulo de contabilidad en el menú ConsultarComprobante, Buscamos la aplicación (tesorería) y el documento Egreso.

Módulo de presupuesto (si tiene interfaz) en el menú Consulta – Documentos, buscamos el documento Giro.

Cheques Devueltos

Registrar los cheques que se pierden, no fueron cobrados, que no pueden ya ser anulados por cierres contables y es necesario volver activar la cuenta del pasivo a cancelar, no se pueden devolver cheques generados por los egresos de nómina, se genera una nota crédito bancaria devolviendo la plata al banco y activando el saldo cancelado en las órdenes de pago pertenecientes al egreso, para clientes públicos con interfaz a presupuesto genera una nota debito a la obligación correspondiente a las órdenes de pago, dejando de nuevo para los rubros el saldo en la obligación, quedando disponible para generar un nuevo egreso desde el módulo de tesorería, no tiene proceso de anulación.

Para registrar los cheques devueltos se deben seguir los siguientes pasos:

Se digita el código del banco al que se le va a devolver el cheque, si el usuario no sabe el código con la tecla F1 nos mostrara la ayuda para seleccionar el banco, nos asociara la Cta bancaria y la Cta contable a la que se generara el movimiento.

Se debe digitar el número de cheque si el usuario no sabe el número de cheque se puede ayudar con la tecla F1 y se podrá visualizar el formulario cheques a devolver, el usuario al estar en este formulario puede buscar por rango de fecha y nit o solo el rango de fecha y oprime el botón buscar , mostrara los cheques devueltos en el rango de fecha estipulado o del nit ingresado.


Para seleccionar un cheque se coloca el cursor en un registro y da doble clic en él, nos muestra el formulario con el cheque y su respectiva información. Cuando la licencia es pública con interfaz a presupuesto el formulario se visualizara con las columnas No Giro, No Obligación y No Registro como lo muestra en la imagen siguiente.

Si es licencia privada que no tiene interfaz de presupuesto nos mostrar sin los campos anteriormente nombrados, como en la siguiente imagen.

Se da archivo guardar y muestra el mensaje de confirmación.

Se puede evidenciar los documentos de este formulario en los diferentes módulos.

Módulo de tesorería en el menú Consulta - documentos, buscamos el documento de nota crédito bancaria.


Módulo de contabilidad en el menú ConsultarComprobante, Buscamos la aplicación (tesorería) y el documento nota crédito bancario.

Módulo de presupuesto (si tiene interfaz) en el menú ConsultaDocumentos, buscamos el documento Notas débito.

Vigencias anteriores

Este formulario solo está habilitado para licencias públicas con interfaz de presupuesto, solo aplica para las órdenes de pago que quedaron con presupuesto anterior al 31 de diciembre del año anterior y de saldos iníciales de CxP, no genera ninguna interfaz a contabilidad ya que se toma la misma orden de pago pendiente por cancelar, se debió haber generado en el módulo de presupuesto un registro presupuestal marcado en vigencias anteriores.

Para registrar una vigencia anterior se deben seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el tercero, nos traerá la información en la pestaña cruce por vigencia anterior del registro presupuestal creado con vigencia anterior y nos mostrara la orden de pago de los años anteriores o el saldo inicial,

Nota (si el tercero no tiene orden de pago en años anteriores o saldos iníciales no cargara la información en el formulario).

Seleccionamos la orden de pago en el campo de órdenes de pago, se colocara el registro en verde.

Seleccionamos el registro presupuestal con vigencia anterior y nos cargara una ventana para aplicar el valor de la obligación presupuestal, digitamos el valor en la columna Vr. a Aplicar, este valor debe ser igual al total del formulario o al del saldo de la orden de pago. Por esta opción no se podrá realizar abonos. Para guardar se da en el menú del formulario Archivoguardar muestra el mensaje de confirmación.

Después de este proceso ya se puede realizar el egreso, porque ya hay un registro presupuestal para el egreso. Se puede evidenciar los documentos de este formulario en los diferentes módulos.


Módulo de presupuesto en el menú Consulta – Documentos, se busca el documento Obligaciones.

Menú Consulta.

Este menú cuenta con las siguientes opciones:

Documentos

Podremos consultar la mayoría de documentos generados en los menús anteriores y que hayan sido creados hasta la fecha de su consulta.

El siguiente es la ventana del formulario:

1. Seleccionaremos el mes del cual se quiere consultar los

documentos. 2. Si seleccionamos “Búsqueda Fecha Específica” se habilitara la

siguiente sección.

3. Seleccionamos de la lista desplegable el tipo de documento que

deseamos buscar. 4. Si se quiere buscar un único documento pondremos el número en

este campo, sin olvidar que los puntos 1 y 3 son necesarios. 5. Si se quiere realizar la búsqueda hacia un único tercero,

seleccionaremos “Búsqueda x Nit” y se habilitara la siguiente sección.

Cabe resaltar que los puntos 1 y 2 funcionan independientemente uno del otro, es decir si configuramos el punto 1 el dos no se tomar en cuenta en la búsqueda y viceversa. El punto 4 y 5 pueden ser utilizados en conjunto o individualmente esto dependerá de que tan precisa se requiera la búsqueda.

6. El formulario contiene las siguientes pestañas: Todos: Trae toda la información referente a la búsqueda

realizada.


Vista Preliminar: Nos muestra el documento como será impreso si es solicitado.

Menú Cierres

Este menú despliega las siguientes opciones:

Cierres Mensuales

Como su nombre lo indica cada vez que se desee cerrar o abrir un mes se debe ingresar a este menú dándole la opción respectiva.

1. Seleccionaremos el tipo de cierre de la lista desplegable. 2. Carga lo datos según lo seleccionado anteriormente.

Cierres de Caja Menor

Como su nombre lo indica cada vez que se desee cerrar la caja menor se debe ingresar a este menú dándole la opción respectiva.


Cambio de Mes

Este formulario permite registrar en un mes anterior o posterior al cual se encuentra el usuario sin la obligación de generar un cierre, esta opción solo está habilitada para usuarios de caja general.

Menú Reportes

Este menú permite al usuario tener diferentes tipos de reportes que reflejan los movimientos y saldos en un periodo determinado.

Reportes Generales

Los reportes se generan dependiendo de los requerimientos y necesidades de información que requiera la empresa, se entregan los reportes básicos para el normal funcionamiento de los procesos de la entidad.

Los reportes adicionales pueden ser generados a través del generador de reportes que se entrega junto con esta aplicación y se entrega al administrador de la solución Citisalud. Depende de las consultas SQL del diseño de cada reporte, se realizan según lo requiera el cliente.


En este formulario se listan los reportes generados por el administrador o entregados por Citisalud. sistemas, los reportes pueden tener parámetros, si los tiene el cargara un formulario para digitar los datos que requiere el reporte por ejemplo año y mes de información, no todos los reportes solicitan los mismos parámetros.

Posterior al ingreso de los parámetros se da Clic en aceptar y con esto se cargaran los datos según el diseño que tenga el reporte, como el ejemplo siguiente.

Saldos de Terceros

Este Submenú nos permite tener información de los saldos de cuentas por pagar a determinado corte, en este se encontraran las siguientes opciones de presentación:


Generales

Esta opción permite generar las edades de cuentas x pagar por columnas de 0-30 30-60 60-90 90-180 180-360 y más de 360 días el programa carga un formulario que le permite al usuario escoger el tipo de tercero para el reporte ejemplo proveedor determinar una fecha de corte y el tercero o los terceros para el reporte, estos se pueden digitar o utilizar el botón de ayuda si se desconoce el NIT.

Para generar un reporte general se debe seleccionar el tipo de tercero o si se requiere de todos los terceros se selecciona la opción todos.

Se establece una fecha de corte para el reporte de saldos a terceros

Se selecciona un nit si se requiere la información por nit, si el usuario no lo sabe oprime el botón Ayuda para Nit a Terceros.

Este botón desplegara una ventana de ayuda el cual se puede seleccionar varios terceros o todos para incluir en los reportes

Para seleccionar varios terceros se hace clic en el registro y se colocara en verde o si el reporte se necesita con todos los terceros se oprime el botón de todos y se marcara todos los terceros en verde y se da el botón aceptar. Muestra el reporte en un diseño preestablecido.


Las siguientes opciones del menú tienen la misma dinámica de funcionamiento, su diferencia radica en el tipo de tercero del cual se desea generar reporte.

Proveedores

Generación del reporte predefinido para los terceros identificados como proveedores, solo lista las órdenes de pago que vienen desde la interfaz desde suministros, se genera por rango de fechas.

Honorarios

Generación del reporte predefinido para los terceros identificados por pago de honorarios, solo lista las órdenes de pago que identifica como pago de honorarios, se genera por rango de fechas.

Otros proveedores

Generación del reporte predefinido para todos los terceros, lista otros tipos de terceros que tienen órdenes de pago pendientes por cancelar, se genera por rango de fechas.

Total Cuentas Por Pagar

Generación del reporte predefinido para todos los terceros, lista todos los terceros que tienen órdenes de pago pendientes por cancelar, se genera por rango de fechas.

Al dar clic en cualquier de las opciones anteriormente señaladas el programa cargara el siguiente formulario:


La diferencia radicara en los terceros que el listara, dependiendo de la opción seleccionada, la dinámica de esta ayuda es igual a la del reporte generales, para seleccionar un tercero se da clic izquierdo o barra espaciadora sobre la fila a seleccionar este quedara en tono verde para identificar que se encuentra

seleccionado. O si se realiza la selección de todos con el botón.

Para ubicar más fácilmente el tercero se puede digitar el nombre o razón social de esta forma el programa se ubicara en las coincidencias que él tenga según el texto digitado, después de seleccionar el tercero el texto digitado se borra para iniciar una nueva búsqueda.

Luego de tener seleccionado el tercero o terceros requeridos para el informe se da clic en el botón aceptar para cargar la información en pantalla según el diseño preestablecido.

En este tipo de reporte lista las cuentas por pagar y genera totales por mes y un total general por cada tercero de pendiendo el selecciono.

Ya en pantalla se pueden ver las diferentes hojas utilizando los botones de


flechas ubicados en la parte inferior izquierda del formulario e imprimir el documento si así lo requiere el usuario del módulo. La misma utilidad de la flechas se puede utilizar en estos formularios de reportes.

Pagos a Terceros

Reporte de egresos generados a terceros total o dentro de un periodo específico seleccionado por el usuario, su dinámica es igual a la de los reportes de saldos a terceros, el programa carga el formulario para que el usuario seleccione el tercero o terceros que se requieren para el reporte.

Lista todos los terceros que han generado egresos. Este informe cuenta con las opciones de:

Resumido Discriminado: Por la opción resumida se carga el valor del egreso total.

La opción discriminada permite identificar el valor pagado a cada una de las causaciones generadas, ya que con un egreso se pueden pagar varias facturas de un mismo tercero.

si se requiere un periodo especifico de pagos se debe dar clic en

el botón opciones nos mostrara el resto del formulario y se debe digitar el rango de fechas requerido para el informe.

Las flechas son para el desplazamiento entre las hojas que muestre el reporte, también se puede visualizar la cantidad de hojas que cargue el reporte.

Libros Auxiliares

Los libros de caja y bancos reflejan el movimiento detallado de las cajas y bancos configurados en el sistema y que tengan movimiento desde el módulo de tesorería.


El formulario genera informes dependiendo la condición puede ser por cuenta, Todas las cuentas o un rango de cuentas.

Si se genera el informe por cuenta nos solicita la cuenta específica el cual si el usuario no la sabe con la tecla F1 despliega el formulario de ayuda y la puede seleccionar, se da una fecha inicial y una fecha final en el formato que solicite el

reporte y se oprime el botón de búsqueda .

Si se genera el informe por Todas las cuentas solo nos solicita

El rango de fechas en que va el reporte que es la fecha inicial y una fecha final

en el formato que solicite el reporte y se oprime el botón de búsqueda .


Si se genera el informe por Rango de cuentas nos solicita la cuenta específica y el Rango Final el cual si el usuario no la sabe con la tecla F1 despliega el formulario de ayuda y la puede seleccionar, se da una fecha inicial y una fecha final en el formato

que solicite el reporte y se oprime el botón de búsqueda

La información generada por el reporte se carga en el diseño de un libro auxiliar de contabilidad y este permite llevar el control de documentos generados en el módulo de tesorería.

Es bueno anotar que este solo carga la información sistematizada a través del módulo de tesorería si se digita alguna nota desde el módulo de contabilidad propiamente esta no quedara reflejada en el libro auxiliar de caja y bancos.

Diseño de libro auxiliar, se puede Imprimir , exportar , refrescar y mostrar el árbol de cuenta que está al lado izquierdo de la imagen , al seleccionar una cuenta del árbol de cuentas lleva directamente a esa cuenta en el informe.


Calculadora

Al hacer clic en esta opción se genera la ventana de calculadora, esta también se puede abrir oprimiendo la tecla F2.

Acerca De

En este menú al hacer clic en Acerca de Tesorería se despliega la siguiente ventana informativa acerca del módulo.

Interfaz Contable

Este módulo alimenta directamente el módulo de contabilidad con todos los documentos generados.

El documento contable debe identificar claramente la transacción realizada llevando la secuencia numérica, la fecha de elaboración, el concepto del documento y la cuenta contable respectiva.

Se pueden obtener reportes periódicos para verificar que la información procesada este registrándose correctamente en contabilidad.

2018 - Hospital Salazar de Villeta · 2018-10-11 · Actualiza información relacionada con el...

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