2ILFLDOGD8QLmRQ VHomR S D GH GHRXWXEURGH Art. Q...

RESOLUÇÃO Nº 1134, DE 19 DE SETEMBRO DE 2016Documento nº 00000.053528/2016-57

O DIRETOR-PRESIDENTE DA AGÊNCIA DE ÁGUAS-ANA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 95, inciso XVII, do Regimento Interno aprovado pela Resolução no 2020, de 15 de dezembro de 2014, torna público que a DIRETORIA COLEGIADA, em sua 629ª Reunião Ordinária, realizada em 19 de setembro de 2016; e,

considerando o estabelecido na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

c onsiderando o estabelecido e as determinações contidas na Lei Complementar nº

95, de 26 de fevereiro de 1998, bem como no Decreto nº 4.176 de 28 de março de 2002; e

considerando o estabelecido nas Portaria s Interministeria is MJ/MP nº 2.320, de 30 de dezembro de 2014, e nº 1.677, de 7 de outubro de 2015 , republicada com correção no Diário Oficial da União nº 194, seção 1, p. 27 a 33, de 9 de outubro de 2015;

resolveu:

Art. 1º Aprovar o Manual de Documentos e Arquivos Digitais da Agência Nacional de Águas - ANA.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 3º Revoga-se o Anexo II da Resolução nº 480, de 12 de novembro de 2007, publicado no Boletim de Pessoal e Serviço, Ed. Ext. nº 3, de 14 de janeiro de 2008.

(assinado eletronicamente)VICENTE ANDREU

ARQUIVO ASSINADO DIGITALMENTE. CÓDIGO DE VERIFICAÇÃO: ED33B53E.

MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS EARQUIVOS DIGITAIS


República Federativa do BrasilMichel TemerPresidente da República

Ministério do Meio AmbienteJosé Sarney FilhoMinistro

Agência Nacional de ÁguasDiretoria ColegiadaVicente Andreu Guillo (Diretor-Presidente)Paulo Lopes Varella NetoJoão Gilberto Lotufo ConejoGisela Damm ForattiniNey Maranhão

Secretaria Geral (SGE)Mayui Vieira Guimarães Scafura

Centro de Documentação (CEDOC)Andréia de Castro Costa Xavier

AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUASMINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE


MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS DIGITAIS

5ª EdiçãoRevisada e Ampliada

SGE/CEDOC

Brasília – DF


© 2016 Agência Nacional de Águas (ANA)

Setor Policial - Área Especial 5 – Quadra 3 – Blocos “B”, “L”, “M” e “T”.CEP 70610-200 - Brasília – DFPABX (61) 2109.5400/2109.5252Endereço eletrônico: http:\\www.ana.gov.brCorreio eletrônico: [email protected]

Comitê de EditoraçãoJoão Gilberto Lotufo ConejoDiretorReginaldo Pereira MiguelRepresentante da Procuradoria FederalSérgio Rodrigues Ayrimoraes SoaresRicardo Medeiros de Andrade Joaquim Guedes Corrêa Gondim FilhoSuperintendentesMayui Vieira Guimarães ScafuraSecretária-Executiva

Equipe EditorialSupervisão editorial: Andréia de Castro Costa XavierElaboração dos originais: Andréia de Castro Costa XavierRevisão dos originais: Mayui Vieira Guimarães Scafura , Maurício Andrés Ribeiro, Rosângela Aparecida Bottino Oliani, Francisco Rogério de Oliveira e Théo Albuquerque de Paula.Editoração eletrônica dos originais: Raimunda Raquel Araújo de Oliveira

Todos os direitos reservados.É permitida a reprodução de dados e de informações contidos nesta publicação, desde que citada a fonte.

Catalogação na fonte: CEDOC/Biblioteca

A265m Agência Nacional de Águas (Brasil)Manual de gestão de documentos e arquivos digitais. / Agência Nacional de Águas,

Brasília: ANA, SGE, CEDOC, 2016. __ p. 92

1. Arquivologia. 2. Documento eletrônico. 3. Gestão. 4. Manual

CDU 930.25 (035)


http://www.ana.gov.br

mailto:[email protected]

Lista de ilustrações

Figura 1: Modelo de Termo de Juntada por Anexação...............................................................................28Figura 2: Modelo de Termo de Juntada por Apensação............................................................................29Figura 3: Modelo de Termo de Desapensação.......................................................................................... 29Figura 4: Modelo de Termo de Desentranhamento....................................................................................29Figura 5: Modelo de Termo de Desmembramento.....................................................................................30Figura 6: Modelo de Termo de Reconstituição de Processo......................................................................30Figura 7: Modelo de Termo de Reconstituição de Volume.........................................................................31Figura 8: Organograma do CEDOC........................................................................................................... 39


Siglas

AA.................................................... Área de Administração

AG.................................................... Área de Gestão

AH.................................................... Área de Hidrologia

AP..................................................... Área de Planejamento

AR..................................................... Área de Regulação

AUD.................................................. Auditoria Interna

COAUD................................. Coordenação de Auditorias

COPAC................................. Coordenação de Planejamento e Acompanhamento de Auditorias

COR................................................. Corregedoria

GAB................................................. Chefe de Gabinete

COSUS................................... Coordenação de Gestão Ambiental e Sustentabilidade

GGAC............................................. Gerência Geral de Articulação e Comunicação

ASCOM...................................... Assessoria de Comunicação Social

ASINT...................................... Assessoria Internacional

COINT.................................... Coordenação de Cooperação Internacional

COECE.................................. Coordenação de Eventos e Cerimonial

COPAR.................................. Coordenação de Assuntos Parlamentares

GGES............................................... Gerência Geral de Estratégica

CMGES.................................. Coordenação de Modernização da Gestão

CPLIN..................................... Coordenação de Planejamento Institucional

DIPLO............................... Divisão de Planejamento Orçamentário

PF/ANA............................................ Procuradoria Federal

SAF................................................... Superintendência de Administração, Finanças e Gestão de Pessoas

CGGEP....................................... Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas

CCADE.................................. Coordenação de Capacitação e Desenvolvimento

DIADE............................... Divisão de Avaliação de Desempenho

COAPE.................................. Coordenação de Administração de Pessoal Ativo e Inativo

DIBAP............................... Divisão de Benefícios, Aposentadoria e Pensão e Legislação Aplicada

COGEF....................................... Coordenação-Geral de Execução Orçamentária, Financeira e Contábil

CCONT.................................. Coordenação de Contabilidade

DIARC.............................. Divisão de Arrecadação e Cobrança

DICOG............................. Divisão de Conformidade de Gestão

COEFI.................................... Coordenação de Execução Orçamentária e Financeira

DIPAS................................ Divisão de Diárias e Passagens


COACC................................ Coordenação de Aquisição, Contratos e Convênios

DIACC.............................. Divisão de Apoio Administrativo às Contratações

COAPO................................. Coordenação de Administração Predial, Obras e Serviços Auxiliares

DIOSA............................... Divisão de Obras e Serviços Auxiliares

COORF.................................. Coordenação de Orçamento e Finanças

DIPRO............................... Divisão de Programação Orçamentária

COREL................................... Coordenação de Recursos Logísticos

DIALM............................... Divisão de Almoxarifado

DILOG............................... Divisão de Logística e Serviços Gerais

DIPAT................................ Divisão de Patrimônio

SAS................................................... Superintendência de Apoio ao Sistema Nacional de Gerenciamento de Recursos Hídricos

CAURH.................................. Coordenação de Articulação com os Setores Usuários de Recursos Hídricos

CCAPS.................................. Coordenação de Capacitação no SINGREH

CINCS.................................... Coordenação de Instâncias Colegiadas do SINGREH

COAPP.................................. Coordenação de Apoio e Articulação com o Poder Público

CSCOB.................................. Coordenação de Sustentabilidade Financeira e Cobrança

SFI.....................................................

Superintendência de Fiscalização

COCAD................................. Coordenação de Cadastro

COFIS.................................... Coordenação de Fiscalização de Serviços Públicos e Segurança de Barragens

COFIU.................................... Coordenação de Fiscalização de Uso

SGE.................................................. Secretaria Geral

CEDOC................................. Centro de Documentação

DIARQ.............................. Divisão de Arquivo Central

DIBIB................................. Divisão de Biblioteca

DPROE............................. Divisão de Protocolo e Expedição

SGH.................................................. Superintendência de Gestão da Rede Hidrometeorológica

CODIH................................... Coordenação de Dados e Informações Hidrológicas

COREH.................................. Coordenação de Operação da Rede Hidrometeorológica

CPLAR................................... Coordenação de Planejamento da Rede Hidrometeorológica

CRNQA................................. Coordenação da Rede Nacional de Monitoramento da Qualidade da Água

SIP.....................................................

Superintendência de Implementação de Programas e Projetos


COGEP.................................. Coordenação de Gestão de Projetos

COIMP................................... Coordenação de Implementação de Projetos Indutores

COSUB................................... Coordenação de Águas Subterrâneas

SOE...................................................

Superintendência de Operações e Eventos Críticos

COART.................................. Coordenação de Articulação com o Sistema Nacional de Proteção e Defesa Civil

CORSH.................................. Coordenação de Acompanhamento de Reservatório e Sistemas Hídricos

COVEC................................. Coordenação de Eventos Críticos

SPR................................................... Superintendência de Planejamento de Recursos Hídricos

CCOGI.................................. Coordenação de Conjuntura e Gestão da Informação

CESET.....................................

Coordenação de Estudos Setoriais

COHID................................... Coordenação de Estudos Hidrológicos

CPLAN................................... Coordenação de Planos de Recursos Hídricos

CQUAL.................................. Coordenação de Qualidade da Água e Enquadramento

SRE................................................... Superintendência de Regulação

COMAR................................. Coordenação de Marcos Regulatórios e Alocação de Água

COOUT.................................. Coordenação de Outorga

COREG.................................. Coordenação de Regulação

COSER................................... Coordenação de Regulação de Serviços Públicos e da Segurança de Barragens

STI.....................................................

Superintendência de Tecnologia da Informação

COGTI................................... Coordenação de Governança e Segurança de Tecnologia da Informação

COINF.................................... Coordenação de Infraestrutura de Tecnologia da Informação

COSFI.................................... Coordenação de Sistemas Finalísticos

COSIN.................................... Coordenação de Sistemas Institucionais


SumárioAPRESENTAÇÃO........................................................................................................................................ 9

CAPÍTULO I................................................................................................................................................10

SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DA ANA......................11

1.1. SISTEMA.......................................................................................................................................... 11

1.2. CREDENCIAMENTO DE USUÁRIO........................................................................................................ 11

1.2.1. Acesso à conta de mais de uma UORG (inclusão de perfil).................................................. 11

1.2.2. Alteração de unidade de usuário............................................................................................12

1.3. INCLUSÃO, ALTERAÇÃO OU EXCLUSÃO DE PERMISSÕES DE USUÁRIO (PERFIS)..................................... 12

1.4. REATIVAÇÃO DE USUÁRIO................................................................................................................. 12

1.5. DESCREDENCIAMENTO DE USUÁRIO.................................................................................................. 12

1.5.1. Para acesso à conta de mais de uma UORG (exclusão de perfil)......................................... 12

1.5.2. Para acesso ao sistema......................................................................................................... 12

1.5.3. Credenciamento de UORGs, comissões, grupos de trabalho, comitês e programas............ 13

1.5.4. Descredenciamento de UORGs, comissões, grupos de trabalho, comitês e programas.......13

1.6. MALA DIRETA................................................................................................................................... 13

1.6.1. Cadastro de interessado (autoridade) na mala direta do sistema..........................................13

CAPÍTULO II...............................................................................................................................................16

ARQUIVOS SETORIAIS.............................................................................................................................17

2.1. CRIAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO.............................................................................................................17

2.2. ASSISTÊNCIA TÉCNICA...................................................................................................................... 17

2.3. AUDITORIA....................................................................................................................................... 17

CAPÍTULO III..............................................................................................................................................18

GESTÃO DOCUMENTAL NA ANA............................................................................................................ 19

3.1. REGRAS GERAIS.............................................................................................................................. 19

3.2. RECEBIMENTO E REGISTRO DE DOCUMENTO E DE PROCESSO EXTERNOS............................................19

3.3. ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO E PROCESSO EXTERNO RECEBIDO............................................... 20

3.4. AVISO DE RECEBIMENTO – AR...........................................................................................................20

3.5. EXIGÊNCIA....................................................................................................................................... 20

3.6. TRAMITAÇÃO....................................................................................................................................20

3.6.1. Rotinas das UORGs...............................................................................................................21

3.6.1.1. Para receber tramitação................................................................................................... 21

3.6.1.2. Para fazer tramitar............................................................................................................ 21

3.7. DISTRIBUIÇÃO.................................................................................................................................. 21

3.8. PRODUÇÃO...................................................................................................................................... 21

3.8.1. Rotinas das UORGs...............................................................................................................22

3.8.1.1. Documentos de circulação interna....................................................................................22

3.8.1.2. Documentos de circulação externa...................................................................................23

3.8.1.3. Remessa...........................................................................................................................23

3.9. EXPEDIÇÃO......................................................................................................................................23

3.10.EMISSÃO DE VIAS OU ORIGINAIS MÚLTIPLOS.......................................................................................24

3.11.SEGUNDA VIA...................................................................................................................................24

3.12.ARQUIVAMENTO............................................................................................................................... 24

3.12.1. Desarquivamento................................................................................................................... 25

3.13.FLUXO DE TRABALHO (WORKFLOW).................................................................................................. 25

CAPÍTULO IV..............................................................................................................................................26

PROCESSO............................................................................................................................................... 27

4.1. FORMAÇÃO OU AUTUAÇÃO DE PROCESSO..........................................................................................27

4.2. JUNTADA......................................................................................................................................... 27

4.2.1. Juntada de documento a processo por anexação..................................................................27

Juntada por anexação de processo a processo.................................................................................28


4.2.2. Juntada por apensação de processo a processo...................................................................28

4.2.3. Desapensação de processo(s)...............................................................................................29

4.3. DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS DO PROCESSO..................................................................... 29

4.4. DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS DO PROCESSO........................................................................ 30

4.5. RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO.......................................................................................................30

4.6. RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME...........................................................................................................31

CAPÍTULO V...............................................................................................................................................32

CONSULTA, PEDIDO DE CÓPIA E PEDIDO DE VISTA DE DOCUMENTOS, PROCESSOS E ACERVOS............ 33

5.1. CONSULTA.......................................................................................................................................33

5.2. PEDIDO DE CÓPIA.............................................................................................................................33

5.3. PEDIDO DE VISTA............................................................................................................................. 33

5.4. PEDIDO DE EMPRÉSTIMO..................................................................................................................34

CAPÍTULO VI..............................................................................................................................................35

CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA, ARQUIVAMENTO, TRANSFERÊNCIA E DESTINAÇÃO FINAL DOS

DOCUMENTOS E PROCESSOS...............................................................................................................36

6.1. CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA.......................................................................................................... 36

6.2. TRANSFERÊNCIA.............................................................................................................................. 36

6.3. DESTINAÇÃO....................................................................................................................................36

6.4. ELIMINAÇÃO.....................................................................................................................................37

CAPÍTULO VII.............................................................................................................................................38

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO – CEDOC...............................................................................................39

7.1 DEFINIÇÃO E PROPÓSITO................................................................................................................. 39

7.2 ESTRUTURA..................................................................................................................................... 39

7.3 COMPETÊNCIAS................................................................................................................................39

7.3.1 Centro de Documentação – CEDOC.......................................................................................39

7.3.2. Divisão de Protocolo e Expedição - DPROE..........................................................................40

7.3.3. Arquivo Setorial - Setorial.......................................................................................................41

7.3.4. Divisão de Arquivo Central - DIARQ...................................................................................... 41

7.3.5. Divisão de Biblioteca - DIBIB..................................................................................................41

ANEXO I..................................................................................................................................................... 43

FLUXOGRAMA: RECEBIMENTO DE DOCUMENTO – EXTERNO (ELETRÔNICO, VIA POSTAL E

PRESENCIAL)............................................................................................................................................43ANEXO II.................................................................................................................................................... 45

FLUXOGRAMA: PRODUÇÃO DE MINUTA PARA ASSINATURA DE MAIS DE UM SIGNATÁRIO......... 45

ANEXO III................................................................................................................................................... 47

PRODUÇÃO DE MINUTA PARA APROVAÇÃO E ASSINATURA PELO RESPONSÁVEL PELA UORG47

ANEXO IV...................................................................................................................................................49

FLUXOGRAMA: EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTO..................................................................................... 49

ANEXO V....................................................................................................................................................51

FLUXOGRAMA: AUTUAÇÃO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS............................................................ 51

ANEXO VI...................................................................................................................................................53

MODELO DE CAPA DE PROCESSO........................................................................................................ 53

ANEXO VII..................................................................................................................................................54

PEDIDO DE VISTA/CÓPIAS DE DOCUMENTOS..................................................................................... 54

GLOSSÁRIO...............................................................................................................................................56

BIBLIOGRAFIA...........................................................................................................................................62

REFERÊNCIAS LEGISLATIVAS................................................................................................................63


9

Apresentação

Este Manual constitui a quinta atualização das normas e procedimentos sobre gestão de

documentos na Agência Nacional de Águas - ANA.

As novidades desta versão que justificam a atualização deste manual se referem às

portarias interministeriais MJ/MP nº 2.320, de 30 de dezembro de 2014, alterada pela Portaria 851, de 3

de julho de 2015, e nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, bem como a consolidação do Programa Papel

Zero implantado pela ANA em 2015.

Tal metodologia de trabalho, longe de ser a definitiva, pretende atualizar os

procedimentos concernentes à gestão documental na Agência, tendo em vista suas condições atuais. É

preciso ter presente que essas condições se encontram em constante processo de transformação,

decorrentes do amadurecimento institucional e da aplicação de modernas técnicas de estruturação

organizacional e de tecnologia da informação que buscam a otimização das atividades da ANA.

Mantém-se como indispensável, para a continuidade da gestão documental na ANA, o

apoio participativo das unidades organizacionais - UORGs, sempre com postura crítica construtiva e,

principalmente, com espírito proativo e visionário.


Capítulo I

Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos da ANA


11

Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos da ANA

1.1. Sistema

O Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos da ANA é único e oficial sendo o seu uso de caráter obrigatório.

É de responsabilidade de todos os servidores, colaboradores e estagiários, denominados “usuários” atenderem à Política de Segurança da Informação da ANA bem como:

a) registrar todas as atividades de gestão documental no sistema;

b) não revelar, fora do âmbito profissional, fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, salvo em decorrência de decisão competente na esfera legal;

c) manter absoluta cautela quando da exibição de dados em tela, ou ainda, na gravação de meios eletrônicos, a fim de que deles não venham tomar ciência pessoas não autorizadas;

d) não se ausentar do computador sem encerrar a sessão de uso do sistema, garantindo assim a impossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

e) evitar o uso de senhas compostas de elementos facilmente identificáveis por possíveis invasores, por exemplo: nome do próprio usuário, nome de membros da família, datas, números de telefone, letras e números repetidos, entre outros;

f) responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou das transações em que esteja habilitado;

g) não fornecer a sua senha de acesso ao sistema a outros usuários, sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa; e

h) comunicar à Coordenação de Infraestrutura de Tecnologia da Informação - COINF toda e qualquer mudança percebida em privilégios, inferiores ou superiores, de acesso ao sistema ou disponibilização para alteração de documentos e processos diferentes dos estabelecidos para seu perfil.

O disposto na alínea “h”, acima, não afasta a responsabilidade dos titulares das respectivas UORGs que não comunicarem ou alterarem os perfis e a lotação dos servidores, conforme o caso.

1.2. Credenciamento de usuário

Todo servidor, terceirizado, colaborador ou estagiário que necessitar utilizar o sistema em razão de serviço receberá uma senha e treinamento a serem fornecidos pela COINF sob orientação do CEDOC.

A respectiva senha será gerada mediante o recebimento de solicitação da Coordenação Geral de Gestão de Pessoas - CGGEP ou do responsável pela UORG na qual o usuário está ou será lotado, e após ativação do correio eletrônico (e-mail) deste na rede da ANA.

A qualquer momento, poderá ser fornecida senha ou alterado perfil de usuário no sistema em razão de serviço, desde que solicitado pelo responsável pela UORG interessada.

1.2.1. Acesso à conta de mais de uma UORG (inclusão de perfil)

Quando um usuário necessitar de credenciamento para acesso à conta de mais de uma UORG no sistema, o responsável pela nova UORG, objeto de credenciamento do usuário, ou a chefia superior, deverá encaminhar solicitação à COINF.

O referido credenciamento poderá ocorrer de ofício quando se tratar de comissões, grupos de trabalho, comitês, entre outros, cuja criação foi objeto de publicação de ato normativo.

1.2.2. Alteração de unidade de usuário

A alteração de unidade de lotação de usuário ocorrerá mediante o recebimento de solicitação de seu superior hierárquico, da CGGEP ou de ofício quando se tratar de publicação de matéria no Boletim de Pessoal e Serviço - BPS.


12

1.3. Inclusão, alteração ou exclusão de permissões de usuário (perfis)

A inclusão, alteração ou exclusão de permissões de usuário no sistema ocorrerá de acordo com a necessidade de serviço e após aprovação do CEDOC.

Tais ações ocorrerão mediante o recebimento de solicitação do responsável pela UORG na qual o usuário está lotado ou de ofício mediante publicação de ato normativo que altere a situação do usuário.

A qualquer tempo o CEDOC poderá autorizar à COINF a alteração das permissões de usuários quando percebida qualquer mudança em privilégios, inferiores ou superiores, de acesso ao sistema ou disponibilização de recursos para alteração de documentos e processos diferentes dos estabelecidos para seu perfil.

Os perfis dos usuários estão classificados em:

a) Comum: permite ao usuário acessar as listagens de documentos, processos e arquivos, receber e realizar distribuição, incluir minutas, sobrestar e desfazer sobrestamento, comentar, realizar pesquisa simples e avançada, acessar follow-up , tirar relatórios, utilizar a mala direta, alterar senha e realizar configuração pessoal, acessar manuais e normas, assinar ou recusar pendência de assinatura e manter pendência;

b) Específico: todos os itens da alínea “a” acima acrescidos das permissões de anexar documento a documento e a processo, cadastrar documento produzido e incluir providências; e

c) Arquivo Setorial: todos os itens das alíneas “a” e “b” acrescidos das permissões de tramitar documentos e processos, cancelar tramitação e receber tramitação.

1.4. Reativação de usuário

A reativação de senha no sistema ocorrerá em caso de retorno de servidor, terceirizado, colaborador ou estagiário às atividades na Agência por meio de término do prazo de afastamento ou por recondução, reintegração, reversão etc.

A respectiva reativação ocorrerá a partir do primeiro dia de exercício do usuário, mediante recebimento de solicitação da CGGEP ou do responsável pela UORG na qual o usuário está ou será lotado.

1.5. Descredenciamento de usuário

1.5.1. Para acesso à conta de mais de uma UORG (exclusão de perfil)

Quando findar o motivo do credenciamento de usuário para acesso à conta de mais de uma UORG no sistema, o responsável pela respectiva unidade ou chefia superior deverá encaminhar solicitação à COINF para exclusão do perfil no sistema.

O referido descredenciamento poderá ocorrer de ofício quando se tratar de comissões, grupos de trabalho, comitês, entre outros, cujo término da vigência constar em ato normativo, ou mediante publicação de matéria que altere a situação do usuário.

1.5.2. Para acesso ao sistema

A senha de usuário que se afastar por um período superior a cento e oitenta dias da ANA será desativada no sistema.

O servidor, terceirizado ou colaborador que estiver se desligando ou se afastando da ANA deverá, sempre que possível, finalizar a ação administrativa sob sua responsabilidade e devolver a carga dos documentos e processos para o arquivo setorial de sua UORG. Somente após será emitido o nada consta no sistema pelo CEDOC.

O desligamento do usuário será comunicado à COINF pela CGGEP ou pelo responsável pela UORG na qual o usuário está lotado e será efetivado pela COINF no primeiro dia útil após a saída do servidor, terceirizado, colaborador ou estagiário da Agência.

1.5.3. Credenciamento de UORGs, comissões, grupos de trabalho, comitês e programas

A criação de UORGs, comissões, grupos de trabalho, comitês e programas no sistema ocorrerá de ofício quando constar de publicação de ato normativo ou mediante solicitação pelo seu responsável ou pela chefia superior.

Na solicitação deverá constar o documento legal de criação, o nome dos membros (caso não conste no documento legal de criação) e o nome do responsável pelo Arquivo Setorial designado


13

para desempenhar as atividades de produção, tramitação, distribuição, instrução processual e transferência dos documentos.

Os responsáveis pelas unidades, colegiados e programas deverão prestar todas as informações requeridas pelo CEDOC para atendimento da demanda, inclusive, sobre migração de documentos.

1.5.4. Descredenciamento de UORGs, comissões, grupos de trabalho, comitês e programasO descredenciamento de UORGs, comissões, grupos de trabalho, comitês e programas

ocorrerá de ofício, mediante a publicação de ato normativo ou a pedido do responsável pela unidade ou de sua chefia superior.

1.6. Mala direta

1.6.1. Cadastro de interessado (autoridade) na mala direta do sistema1.6.1.1. Regras gerais

O sistema possui um módulo para cadastro de interessado (nome/autoridade) e de endereços de pessoas avulsas ou em grupos. Estes dados são utilizados no cadastramento e expedição de documentos bem como na autuação de processos.

A entrada de dados de interessado (Autoridade) no sistema será sempre pelo nome da instituição, por extenso, sem abreviaturas, seguido de hífen e sigla se houver.

Somente será admitido o cadastramento de dados de interessado (Autoridade) como pessoa física quando esta não tiver vinculação com órgão, instituição ou qualquer outra pessoa jurídica.

Exemplo:

Dados do Destinatário

A Sua Excelência a SenhorXxxxxxx XxxxxxxxMinistro de Estado do Meio AmbienteEsplanada dos Ministérios, Bloco B, 5º andar, sala 55270.068-900 – Brasília. DF


14

Ao se iniciar o cadastro de um documento e for verificada a necessidade de alteração provisória no registro de algum dado do interessado na Mala Direta tais como o nome do responsável (no caso de pessoa jurídica) ou o endereço, é possível alterar este(s) dado(s) vinculando-o(s) apenas ao registro em fase de cadastramento, sem a necessidade de abertura de novo registro na base, evitando-se, assim, duplicidade.

Toda vez que for detectada a necessidade de atualização definitiva de dados cadastrais de determinado interessado deverá ser enviada mensagem eletrônica à Divisão de Protocolo e Expedição - DPROE para que proceda a referida atualização.

Quando ocorrer alteração de nome do interessado, este novo nome deverá ser cadastrado no sistema e valerá para uso e pesquisa para os novos registros a serem cadastrados:

Exemplo:

Nome Anterior

Ministério do Planejamento - MP

Nome Atual

Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - MPOG

Quando uma instituição possuir nome em vários idiomas, deverá ser registrado, preferencialmente, o nome existente em língua portuguesa, se houver. Caso negativo, registrar conforme o idioma oficial.

Exemplo:

Forma Correta

1. Organização das Nações Unidas para a Educação, Ciência e Cultura - UNESCO

2. American Library Association

Instituições governamentais nas esferas estadual e municipal deverão ter o nome escrito por completo conforme o nome oficial do governo ou prefeitura.

Exemplo:

Forma Correta

1. Governo do Estado do Espírito Santo;

2. Governo do Estado de Santa Catarina;

3. 3. Prefeitura Municipal da Cidade do Rio De Janeiro.

As secretarias, departamentos e demais divisões deverão ser precedidos pelo nome da entidade a qual estão vinculados, desde que o nome seja necessário à identificação da unidade subordinada.

Exemplo:

Cadastro de Vinculações Administrativas


15

1. Ministério do Meio Ambiente – MMA / Secretaria Executiva

2. Câmara dos Deputados / Comissão de Meio Ambiente

3. Governo do Estado de São Paulo/Secretaria de Recursos Hídricos

4. Prefeitura Municipal de Rio Pardo/Secretaria de Meio Ambiente

Entidade cujo nome seja de natureza geral ou que implique tão somente uma subdivisão geográfica, cronológica, numérica ou designada por letras, deve ser cadastrada pelo nome da instituição, não deixando de identificar o estado, região ou número quando necessário.

Exemplo:

Cadastro de Entidades

1. Conselho Regional de Biblioteconomia (1ª Região)

2. Procuradoria Regional da República (3ª Região)

Entidade cujo nome por si só a identifique terá entrada pelo próprio nome sem identificação da instituição superior.

Exemplo:

Cadastro de Entidades

1. Instituto Brasileiro de Informação Científica e Tecnológica - IBICT

2. Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico - CNPQ

3. Departamento Nacional de Estradas de Rodagem - DNER

Sempre que aparecer a expressão “primeira (o)”, “segunda (o)” etc., usar numerais ordinais.

Exemplo:

Forma Correta

Congresso Brasileiro De Águas Subterrâneas (1º)

1.6.1.2. Exceção

Para o caso de entrada de dados de interessado (Autoridade) que possuir cargo eletivo tais como senador, deputado, governador etc deverá ser selecionada a opção pessoa física e citar o cargo antes do nome do interessado, conforme exemplo a seguir:

Exemplo:

Forma Correta

1. Senador Carlos Magno de Almeida

2. Prefeito Nilmar Gavino Ruiz

3. Governador José da Silva


Capítulo II

Arquivos Setoriais


17

Arquivos setoriais

2.1. Criação e implementação

Considera-se Arquivo Setorial o Arquivo de uma UORG, divisão, setor, comitê, comissão, grupo de trabalho ou programa bem como o responsável pelo desempenho das atividades de gestão de documentos e Arquivos de cada um daqueles.

Para que uma UORG, divisão, setor, comitê, comissão, grupo de trabalho ou programa constitua seu Arquivo Setorial é necessário que possuam as seguintes características:

a) estejam previstos no Regimento Interno da Agência; ou

b) tenham sido criados por um ato normativo;

c) tenham um titular indicado, oficialmente, para despachar e assinar os documentos recebidos e produzidos na sua esfera de competência;

d) tenham em seu quadro de pessoal um responsável para executar as atividades concernentes à gestão dos documentos e arquivos recebidos e produzidos; e

e) o responsável pelo Arquivo Setorial tenha recebido orientação e treinamento do CEDOC sobre gestão de documentos, processos e arquivos bem como sobre como utilizar o sistema informatizado de gestão arquivística de documentos da Agência; este último ministrado pela COINF ou CEDOC.

A qualquer momento os responsáveis pelos Arquivos Setoriais poderão ser convocados pelo CEDOC para receber orientação técnica ou participar de capacitação e reciclagem, conforme o caso.

2.2. Assistência técnica

As unidades que forem implementar seus Arquivos Setoriais poderão solicitar assistência técnica do CEDOC, via telefone ou e-mail.

A qualquer momento o CEDOC poderá ser solicitado a prestar assistência técnica, in loco ou à distância, às UORGs, colegiados e programas visando orientar sobre procedimentos concernentes à gestão de documentos, arquivos e operação do sistema.

Os responsáveis pelos Arquivos Setoriais e demais servidores que necessitarem de auxílio deverão entrar em contato com o CEDOC por meio de telefone ou e-mail.

O responsável pelo atendimento deverá prestar as informações necessárias por telefone ou e-mail e, caso seja necessário, realizar visita técnica à UORG colegiados e programas.

2.3. Auditoria

O CEDOC realizará auditoria nos Arquivos Setoriais, periodicamente, para avaliar o desempenho das unidades quanto à gestão de documentos e operação do sistema.

O resultado dessa avaliação será encaminhado ao responsável pela UORG, colegiados e programas contendo as recomendações técnicas, se houver.


Capítulo III

Regras Gerais de Gestão Documental em meio digital na ANA


19

Gestão documental na ANA

3.1. Regras Gerais

As atividades concernentes à gestão de documentos na ANA são obrigatórias, de responsabilidade técnica do CEDOC e administrativa de cada responsável por UORG bem como de seus servidores e colaboradores nas suas respectivas esferas de competências.

Considera-se gestão de documentos arquivísticos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Tais procedimentos e operações técnicas serão executados em cada UORG pelo seu dirigente, servidor e colaborador na sua esfera de competência.

As comunicações e o fluxo documental resultantes do exercício das funções e atividades desempenhadas pela Agência deverão ser registrados, tramitados e distribuídos no Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.

Para efeito deste manual o termo documento se refere, na maioria dos casos, a documento avulso e processo.

As diretrizes para acesso a documentos sigilosos, tratamento de e-mails institucionais, digitalização e preservação de documentos digitais estão definidas em normativos específicos.

As UORGs que desejarem incluir documentos em fluxo de trabalho ( Workflow ) deverão encaminhar a solicitação juntamente com o fluxo documental proposto ao CEDOC para análise e orientação.

3.2. Recebimento e registro de documento e de processo externos

Todo documento e processo oficial de âmbito externo destinado à ANA deverá ser enviado preferencialmente por meio de transmissão entre sistemas integrados, pelo serviço de protocolo eletrônico (e-protocolo) ou entregue na Divisão de Protocolo e Expedição - DPROE, responsável pela captura destes no sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, e seguirá o fluxo constante do Anexo I.

Aplicam-se, também, ao disposto acima:

a) os e-mails ou faxes institucionais recebidos. Caso ocorra recebimento descentralizado pelas UORGs, servidores ou colaboradores, o destinatário deverá encaminhá-lo à DPROE para registro e tramitação; e

b) as mídias removíveis, desde que a ANA possua capacidade tecnológica para o recebimento e leitura. É obrigatória a capacidade de leitura de documentos nos formatos definidos nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico – e-Ping, no que diz respeito a arquivos do tipo documento (texto estruturado), planilha, apresentação, imagens estáticas, áudio e vídeo. Outros formatos digitais poderão ser utilizados desde que previamente acordado pelas partes.

Excepcionalmente, cópia de documento não-digital será aceita desde que autenticada por cartório.

A coleta de documento não digital endereçado à ANA nas agências dos correios será realizada, somente, por servidor/colaborador do CEDOC, devidamente autorizado.

As diretrizes para recebimento de documento eletrônico pelo serviço de e-protocolo pela ANA são definidas em normativos específicos.

3.3. Encaminhamento de documento e processo externo recebido

Após capturar o documento ou processo no sistema, a DPROE fará tramitar o registro digital correspondente pelo sistema à SGE, responsável por fazê-lo tramitar à UORG destinatária/responsável pelo assunto tratado.

O documento ou o processo não digital correspondente ao registro capturado no sistema será transferido pela DPROE à Divisão de Arquivo Central - DIARQ para guarda até a finalização da ação e o consequente arquivamento do registro e cumprimento dos prazos previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD.


20

3.4. Aviso de recebimento – AR

Ao receber a devolução de um Aviso de Recebimento - AR expedido pela ANA para comprovação de entrega de documento, a DPROE deverá anexá-lo ao registro do documento que lhe deu origem e enviar notificação de recebimento à UORG demandante pelo sistema.

3.5. Exigência

É o pedido de esclarecimento acerca de documentos ou processos recebidos externamente pela ANA ou internamente pelas UORGs que estejam incompletos, equivocados, com inconsistências ou falhas ou por terem deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal.

Quando os documentos ou processos recebidos pela ANA caírem em exigência poderá ser promovida diligência, visando o esclarecimento da situação e a indicação das providências necessárias.

Os documentos ou processos que caírem em exigência poderão ser recusados e devolvidos à unidade protocolizadora do órgão ou entidade ou à UORG responsável pelo registro do documento para que sejam sanadas as inconsistências ou falhas.

No caso de processos relativos à pessoa física ou jurídica, não pertencentes à Administração Pública Federal, essas deverão ser convocada pela unidade administrativa interessada por meio de correspondência registrada, com aviso de recebimento – AR, ou por meio eletrônico que garanta o efetivo recebimento pela parte interessada para que seja(m) cumprida(s) a(s) exigência(s). A cópia da convocação expedida será anexada ao processo, juntamente com o respectivo aviso ou confirmação de recebimento.

3.6. Tramitação

Entende-se por tramitação a movimentação de um documento ou processo de uma UORG para outra.

Para efetivo controle dos documentos e processos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio do responsável pela UORG ou por meio dos Arquivos Setoriais, cabendo a estes monitorar o recebimento pela UORG destinatária.

A tramitação dos documentos e processos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última UORG, detentora do registro, responsável por dar continuidade à tramitação no sistema.

O recebimento da tramitação de documento e processo é obrigatório, devendo ocorrer imediatamente após a notificação da entrega pelo sistema.

Nenhum documento ou processo recebido poderá permanecer sem tramitação na DPROE por mais de 24 horas, salvo os recebidos às sextas-feiras, véspera de feriados e pontos facultativos.

Da mesma forma, nenhuma UORG poderá permanecer com documento para tramitação por mais de 24 horas, salvo os recebidos às sextas-feiras, véspera de feriados e pontos facultativos.

Os documentos e processos serão tramitados apenas digitalmente pelas UORGs não havendo correspondente não digital.

3.6.1. Rotinas das UORGs

3.6.1.1. Para receber tramitação

Antes de receber um documento ou processo pelo sistema, verificar:

a) se o assunto tratado no documento ou processo é de competência da UORG;

b) no caso de documento, se este possui alguma inconsistência tal como arquivo digital incompleto e se está assinado por quem da UORG tenha tal competência; e

c) no caso de processo, se este contém documento de encaminhamento.

Caso seja detectada alguma inconsistência, efetuar a recusa motivada do documento ou do processo via sistema para a UORG remetente visando sanar as exigências.

3.6.1.2. Para fazer tramitar

Ao fazer tramitar um documento ou processo, a UORG deverá proceder da seguinte


21

forma:

a) conferir se o documento está assinado e/ou despachado por quem da UORG tenha tal competência;

b) indicar a unidade para a qual está sendo remetido o documento ou processo; e

c) transcrever os dados do despacho de forma clara e precisa informando as razões do encaminhamento, tais como: para parecer, para pagamento, para publicar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc.

3.7. Distribuição

Entende-se por distribuição a movimentação de um documento ou processo ao servidor / colaborador da mesma UORG que decidirá ou prestará informações sobre a matéria nele tratada.

O prazo máximo para a UORG processar e fazer distribuir documento é de 24 horas, salvo os recebidos às sextas-feiras, véspera de feriados e pontos facultativos.

A distribuição e a redistribuição de documento e processo são descentralizadas dentro da UORG sendo o último servidor ou colaborador, detentor do registro, responsável por dar continuidade à distribuição no sistema.

Constituem rotinas indispensáveis à distribuição de documentos e processos:

a) a indicação do nome da pessoa para a qual está sendo remetido o documento ou processo; e

b) o registro, de forma clara e precisa, das razões do encaminhamento do documento ou processo, tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para autorizar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc.

Os documentos e processos serão distribuídos apenas digitalmente pelas UORGs não havendo correspondente não digital.

3.8. Produção

Todo documento será produzido de acordo com o Manual de Padronização de Documentos, Formulários e Atos Oficiais da ANA cujos modelos digitais estão disponíveis no Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.

Caso a UORG necessite criar um novo modelo específico de documento ou formulário inclusive como anexo de ato normativo, deverá encaminhar o pedido ao CEDOC. Este, por sua vez, fará a análise e revisão dos formulários do ponto de vista da padronização. Após aprovado pelas instâncias superiores o referido formulário será incluído como novo tipo de documento no sistema, constará do Manual de Padronização de Documentos, Formulários e Atos Oficiais e será classificado de acordo com o Código de Classificação – CCD e da Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD. Os modelos de uso geral são incluídos diretamente pelo CEDOC.

A numeração dos tipos de documentos será sequencial, numérico-cronológica, iniciada a cada ano e controlada automaticamente pelo sistema.

O registro dos metadados do documento no sistema será efetuado, de forma descentralizada, por cada UORG na sua esfera de competência.

Os documentos de circulação interna serão produzidos, cadastrados, assinados eletronicamente, tramitados e distribuídos de forma totalmente digital pelas UORGs, não havendo correspondente não digital.

O documento principal cadastrado no sistema deverá ser exibido no formato .pdf. Excepcionalmente seus anexos poderão ser incluídos no formato zip se houver necessidade de compressão dos arquivos ou por serem de extensão distinta de pdf. Neste caso, tais arquivos não serão exibidos no visualizador de documentos em pdf do sistema.

Existem duas maneiras de se iniciar a produção de um documento na ANA: como minuta e como template (de minuta) antes que este documento se transforme em original.

Segundo Bellotto, a minuta é um escrito preparatório para que a partir dele se possa confeccionar o documento original. Ainda, segundo Bellotto, documento original é um escrito que é um ato jurídico revestido de uma ou mais assinaturas.

Segundo o portal Educação, template é um modelo a ser seguido, com uma estrutura predefinida que facilita o desenvolvimento e criação do conteúdo a partir de algo construído a priori.


22

Os modelos de tipos de documentos utilizados são fornecidos eletronicamente aos usuários como minutas ou templates (de minutas) para que esses preparem o seu pré-original.

Na ANA, a diferença entre minuta e template (de minuta) é que a primeira é de livre preenchimento pelo usuário no sistema podendo este discorrer sobre a matéria em análise. Já o template possui conteúdo predefinido cabendo ao usuário digitar nos campos pré-fixados do sistema, chamados de atributos, as informações variáveis que deverão alimentar/compor automaticamente a versão final do documento.

3.8.1. Rotinas das UORGs

3.8.1.1. Documentos de circulação interna

Cabe à UORG a execução das seguintes rotinas para cadastramento de um documento de circulação interna no sistema:

a) verificar se não faltam anexos;

b) preencher o campo “Referência” quando os documentos tiverem relação, porém, não necessitam tramitar juntos;

c) preencher o campo “Resposta ao” quando o documento estiver respondendo um outro documento;

d) incluir o documento em pendência de assinatura por quem da UORG tenha tal competência;

e) após assinatura, anexar digitalmente o documento a outro ao qual tenha relação (principal) ou ao processo do qual faz parte, quando esses necessitarem tramitar juntos; e

f) fazer tramitar o documento para a UORG destinatária.

3.8.1.2. Documentos de circulação externa

Quando o documento for encaminhado a destinatário externo, seguir as orientações contidas nas alíneas ‘a’ a ‘d’ do item acima, acrescidas das rotinas a seguir:

a) se o documento for referente a um processo, gerar uma via do documento contendo seus anexos, se houver, e anexá-la aos autos; e

b) fazer tramitar digitalmente o documento original para a DPROE providenciar a sua expedição informando o tipo de remessa, como por exemplo, Sedex, Aviso de Recebimento - AR etc, caso o destinatário não possua recursos tecnológicos para recebimento apenas eletrônico.

Caberá à DPROE providenciar a expedição do documento preferencialmente em meio digital ou por meio não digital caso o destinatário não possua recursos tecnológicos para recebimento apenas eletrônico.

É vedada a retirada de cópia não digital de documento para arquivamento na UORG.

3.8.1.3. Remessa

A rastreabilidade de um objeto postal é possível por meio da adição do serviço de registro à modalidade pela qual está sendo expedido.

Sendo assim, o serviço de Aviso de Recebimento – AR somente deverá ser adicionado ao objeto postal que está sendo expedido quando for necessária a comprovação do recebimento desse objeto.

O Serviço de Remessa Expressa – Sedex somente será utilizado em caráter de urgência.

Os casos excepcionais serão submetidos à SGE.

3.9. Expedição

Documentos e processos digitais devem ser transmitidos (expedidos) por meio de sistemas integrados, protocolo eletrônico da instituição destinatária, e-mail ou mídias removíveis.

A ANA trabalhará com as modalidades de expedição de documento de circulação externa nesta ordem de prioridade:

a) Eletrônica: por meio de sistemas integrados, de protocolização eletrônica ou e-mail;


23

b) em mídias removíveis. Neste caso o documento digital contido na mídia removível será encaminhado ao destinatário como anexo a um documento não digital;

c) Por meio do serviço e-carta dos correios; e

d) Não digital. Neste caso serão mantidos os procedimentos de instruções processuais convencionais previstos em legislação sob responsabilidade da DPROE.

A UORG que desejar expedir documento por sistema integrado, e-protocolo de outras instituições ou e-mail deverá fazer tramitar o registro à DPROE informando o endereço do sistema ou e-mail para que a DPROE proceda a expedição e atualize a situação do documento no sistema da ANA para “expedido”.

A expedição de documento e processo não digital somente será necessária se o destinatário não possuir recursos tecnológicos para receber o documento por meio eletrônico.

Nesse caso, o documento ou processo deverá ser tramitado à DPROE para providenciar a expedição via correios, sendo o documento não digital considerado original e o digital uma cópia.

Quando houver necessidade de expedição de documento ou processo externo não digital recebido pela Agência e arquivado no Arquivo Central, a UORG remetente deverá:

No caso de processo:

a) providenciar o documento em resposta ou o que encaminhará o processo;

b) anexar digitalmente esse documento aos autos e fazê-lo tramitar à DPROE para expedição.

No caso de documento:

a) informar no trâmite à DPROE a qual documento no Arquivo Central aquele deve ser anexado par a devida expedição.

Caso alguma UORG necessite expedir materiais de grande volume que requeiram acondicionamentos especiais, o responsável deverá entrar em contato com o CEDOC para que seja providenciada a programação para o processamento desses materiais.

Os documentos de caráter particular não serão expedidos pela ANA.

3.10. Emissão de vias ou originais múltiplos

São documentos cujo conteúdo implica obrigações recíprocas, tais como tratados, acordos, ajustes, contratos e convênios , ou ordens com igual peso jurídico e administrativo, dirigidos a várias UORGs, órgãos ou entidades dependentes do mesmo comando. Todos são originais, já que contêm todos os elementos essenciais, mesmo havendo diferenças acessórias, como no caso de diferentes destinatários. Terão vias (ou originais múltiplos) os tipos de documentos abaixo:

Acordo de Cooperação;

Auto de Infração;

Circular;

Contrato;

Convênio;

Ofício Circular etc.

3.11. Segunda via

É a via recuperada do documento fisicamente danificado ou extraviado sob a guarda do Arquivo Central quando exauridas as possibilidades de restauração ou localização, conforme o caso.

A geração de 2ª via de documento ocorrerá somente quando houver correspondente não digital extraviado.

3.12. Arquivamento

Arquivamento significa a guarda do documento ou processo cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento ou a formação do processo.

O arquivamento de documento ou processo ocorrerá diante das seguintes condições:


24

a) por deferimento ou indeferimento do pleito;

b) pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou

c) por decisão motivada de autoridade competente.

O documento será arquivado mediante despacho da autoridade competente registrado como metadados do sistema.

No caso de processos será anexado um despacho de arquivamento da autoridade competente nos autos.

Os documentos e processos encerrados deverão ser tramitados pelas UORGs para a DIARQ para arquivamento no Arquivo Central e cumprimento dos prazos previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos da ANA.

A DIARQ ao receber um documento ou processo procederá da seguinte forma:

a) após constatar a sua regularidade, registrará o recebimento no sistema;

b) se constatada irregularidade, o recusará via sistema para regularização das exigências; e

c) efetuará o arquivamento do documento ou processo no sistema se atendida a alínea “a”, acima.

3.12.1. Desarquivamento

Consiste no retorno do documento ou processo arquivado no Arquivo Central ao trâmite documental por necessidade de continuidade da ação administrativa.

A solicitação de desarquivamento à DIARQ será feita pela unidade organizacional / servidor por meio do sistema.

Após o desarquivamento, o documento ou processo poderá ser tramitado ou a ele ser(em) anexado(s) ou apensado(s) novo(s) documento(s).

3.13. Fluxo de trabalho (Workflow)

Essa ferramenta permite a automação de procedimentos onde documentos, informações e tarefas são passadas de um participante a outro mediante um conjunto de regras predefinidas.

Os benefícios da utilização dessa ferramenta, quando antecedida de uma revisão de procedimentos visando a sua racionalização, são:

a) redução no tempo do ciclo da tomada de decisão;

b) aumento da eficácia;

c) padronização dos processos de trabalho;

d) redução significativa de erros;

e) controle e monitoramento de atividades de forma constante e apoiadas por processos de recebimento de mensagens e envio de cobranças automáticos;

f) redução de esforço no levantamento e compilação de informações sobre histórico de operações; e

g) rastreabilidade do andamento de todas as ações concernentes a determinado documento desde a sua criação até a sua finalização.

Para que uma UORG seja usuária desta ferramenta e tenha seus procedimentos parcial ou totalmente automatizados, serão necessários os seguintes procedimentos:

a) estudo dos documentos recebidos e produzidos por sua área que envolvam ações complexas e variadas que justifiquem a criação de um Fluxo de Trabalho;

b) elaboração de um fluxograma (desenho) detalhado, contendo todas as atividades, ações e prazos relacionados ao fluxo de trabalho em questão; e

c) encaminhamento da solicitação, juntamente com o fluxograma e demais dados ao CEDOC para que seja estudada a possibilidade de configuração do fluxo específico no sistema.


Capítulo IV

Processo


26

Processo

4.1. Formação ou autuação de processo

A autuação de documentos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões de duas ou mais unidades administrativas da Administração Pública Federal.

Compete à DPROE a formação ou autuação de processo na ANA.

O processo poderá ser iniciado pela DPROE:

a) quando existir regulamentação interna da ANA;

b) por solicitação da UORG; ou

c) por requerimento do interessado.

É vedada a formação de mais de um processo versando sobre interessados e assuntos idênticos.

O processo será constituído de documentos na seguinte ordem:

I. capa digital, modelo constante do Anexo VI; e

II. termo de abertura de processo.

A capa digital conterá brasão, nome da Agência, número do processo, data e hora da abertura, interessado e assunto.

Os processos serão formalizados e instruídos digitalmente não havendo correspondente não digital.

Em caso de expedição em que o destinatário não receba processo digital, a DPROE formalizará e expedirá o processo de forma não digital.

As rotinas para formalização de processo são:

I – UORG, COLEGIADO OU PROGRAMA DA ANA

a) fazer tramitar à DPROE o documento inicial, juntamente com os demais documentos (anexados) que comporão os autos, se houver.

II – DPROE

a) verificar a existência de antecedentes. Caso exista algum processo sobre o mesmo assunto, avaliar, juntamente com a UORG, colegiado ou programa, a pertinência de anexação dos documentos ao processo já existente;

b) formalizar a abertura do processo; e

c) fazer tramitar o processo no sistema à UORG demandante.

O fluxo documental para autuação de processo encontra-se no Anexo V.

4.2. Juntada

4.2.1. Juntada de documento a processo por anexação

A juntada de documento a processo por anexação visa à continuidade da ação administrativa e ocorre em caráter definitivo. Após o procedimento de juntada por anexação é vedada a retirada do documento do processo, ressalvadas as hipóteses de desentranhamento e desmembramento.

É imprescindível que o documento seja anexado imediatamente aos autos do qual faça parte para que o processo mantenha a ordem cronológica e lógica dos atos praticados, devendo o processo ser constituído do documento mais antigo para o mais recente.

A juntada de um documento a processo por anexação será realizada pela UORG, colegiado ou programa que estiver trabalhando com os autos no momento do recebimento ou da produção do documento.

Quando o documento produzido for para expedição deverá ser gerada uma via no sistema para anexação aos autos.

A juntada de documento a processo poderá ser realizada por Arquivo Setorial, servidor


27

ou colaborador da ANA, conforme a organização administrativa definida pelo responsável pela UORG, colegiado ou programa.

Juntada por anexação de processo a processo

Esta juntada se caracteriza pela união de um ou mais processos (processos acessórios) a outro processo (processo principal), desde que referentes a um mesmo interessado e assunto.

O processo com número mais antigo é considerado principal sendo os demais acessórios.

Entende-se como processo principal aquele que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento a sua decisão.

Entende-se como processo acessório aquele que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

A anexação de processos será realizada no sistema pela DPROE mediante solicitação e tramitação dos autos pela UORG que detectar a respectiva necessidade.

O sistema gerará e anexará automaticamente o TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO como última folha do processo principal.

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃOEm...../......./......faço anexar ao presente processo de nº(s)........................o processo nº............, passando o todo a constituir-se de........................................folhas.

...............................Assinatura

Figura 1: Modelo de Termo de Juntada por Anexação

Após a anexação, a inclusão de novos documentos ocorrerá a partir da última folha do conjunto processado.

4.2.2. Juntada por apensação de processo a processo

Essa juntada se caracteriza pela união provisória de dois ou mais processos para realização de estudo, instrução e uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidade e independência.

Essa juntada se caracteriza pela junção de um ou mais processos (processos acessórios) a outro processo (processo principal). Neste procedimento, considera-se como processo principal o que contiver o pedido da juntada por apensação, observando-se que este não será, necessariamente, o processo mais antigo.

Entende-se como processo principal aquele que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a apensação de um ou mais processos como complemento a sua decisão.

Entende-se como processo acessório aquele que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal.

A apensação de processos será realizada no sistema pela DPROE mediante solicitação e tramitação dos autos pela UORG que detectar a respectiva necessidade.

O sistema gerará e anexará automaticamente o TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO como última folha do processo principal e do acessório.

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃOEm...../......./......faço apensar ao presente processo de nº.......................o(s) processo(s) de nº(s)...............................................................

...............................Assinatura

CargoFigura 2: Modelo de Termo de Juntada por Apensação

4.2.3. Desapensação de processo(s)

A desapensação consiste na separação de dois ou mais processos quando alcançado o


28

efeito que levou à apensação.

A desapensação de processos será realizada no sistema pela DPROE mediante solicitação e tramitação dos autos pela UORG que detectar a respectiva necessidade.

O sistema gerará e anexará, automaticamente, o TERMO DE DESAPENSAÇÃO como última folha do processo principal e do acessório.

TERMO DE DESAPENSAÇÃO

Em......./......./.......faço desapensar do processo nº ..................o(s) processo(s) de nº(s)........................

...............................Assinatura

CargoFigura 3: Modelo de Termo de Desapensação

A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo(s).

4.3. Desentranhamento de documentos do processo

O desentranhamento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando:

a) há interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado;

b) constatada a anexação indevida ou duplicada de documentos;

c) há necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoa física, pessoa jurídica, órgãos ou entidades públicas, entre outros) ou em outro processo já existente.

O desentranhamento de folhas/documentos será realizado no sistema pela DPROE mediante solicitação e tramitação dos autos pela UORG que detectar a respectiva necessidade.

É vedada a retirada do documento e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo, definido como peça inicial.


29

O sistema gerará e anexará, automaticamente, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO aos autos.

TERMO DE DESENTRANHAMENTOEm........../......../..........o(s)documento(s) de nº(s)....... do processo nº.....foi(ram)retirado(s) por motivo de desentranhamento.

...............................Assinatura

Cargo

Figura 4: Modelo de Termo de Desentranhamento

Caso o documento retirada necessite voltar ao processo de origem, será anexada ao final dos autos.

4.4. Desmembramento de documentos do processo

Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo.

O desmembramento de folhas/documentos de um processo e a autuação de novo processo com as peças retiradas serão realizados no sistema pela DPROE mediante solicitação e tramitação dos autos pela UORG que detectar a respectiva necessidade.

É vedada a retirada do documento e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo, definido como peça inicial.

O sistema gerará e anexará, automaticamente, o TERMO DE DESMEMBRAMENTO aos autos.

TERMO DE DESMEMBRAMENTO

Em........../......../..........o(s)documento(s) de nº(s)....... do processo nº.....foi(ram)retirado(s) por motivo de desmembramento.

...................................Assinatura

CargoFigura 5: Modelo de Termo de Desmembramento

Caso o documento retirado necessite voltar ao processo de origem, será anexado ao final dos autos.

4.5. Reconstituição de processo

É o ato pelo qual se reconstitui um processo por motivo de perda ou extravio quando exauridas as possibilidades de sua localização.

Ao ocorrer a perda ou extravio do processo, o responsável pela UORG que detectar o fato deverá providenciar uma correspondência destinada ao CEDOC informando sobre a ocorrência e solicitando a reconstituição.

O processo reconstituído receberá novo número mantendo-se o número anterior como referência.


30

Será anexado o TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO como primeira folha do processo reconstituído.

TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO

Em........../......../..........procedi a reconstituição do processo nº .............que receberá o nº.............................

...................................Assinatura

Cargo

Figura 6: Modelo de Termo de Reconstituição de Processo

Caso o processo perdido ou extraviado seja localizado deverá prosseguir sua tramitação, depois de anexado a ele o processo reconstituído.

Caberá à SGE comunicar o fato à autoridade competente cabendo a esta promover a apuração dos fatos por meio de sindicância ou processo administrativo.

4.6. Reconstituição de volume

É o ato pelo qual se reconstitui um volume de processo por motivo de perda ou extravio quando exauridas as possibilidades de sua localização.

Ao ocorrer a perda ou extravio de volume de processo, o responsável pela UORG que detectar o fato deverá providenciar uma correspondência destinada ao CEDOC informando sobre a ocorrência e solicitando a reconstituição.

O volume reconstituído receberá o mesmo número e conterá o Termo de Reconstituição de Volume o qual será a primeira folha do volume reconstituído.

Será anexado o TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME como primeira folha do processo reconstituído.

TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME

Em........../......../..........procedi a reconstituição do ......volume do processo nº ..........................................................

AssinaturaCargo

Figura 7: Modelo de Termo de Reconstituição de Volume

Caso o volume perdido ou extraviado seja localizado deverá prosseguir sua tramitação, depois de anexado a ele o volume reconstituído.

Caberá à SGE comunicar o fato à autoridade competente cabendo a esta promover a apuração dos fatos por meio de sindicância ou processo administrativo.


Capítulo V

Consulta, Pedido de Cópia e de Vista eEmpréstimos de Documentos, Processos e Acervos


32

Consulta, Pedido de Cópia e Pedido de Vista de Documentos, Processos e AcervosO atendimento a pedido de consulta, cópia e vista a documento e processo classificado

em grau de sigilo e de acesso restrito será tratado em normativo específico.

5.1. Consulta

A consulta a documento ou processo não digital, produzido até 31 de dezembro de 2014, ou recebido de âmbito externo, somente ocorrerá em razão de serviço e nos casos excepcionais justificados. Neste caso o servidor/colaborador da ANA deverá realizar a solicitação do documento ou processo pelo sistema e se dirigir às dependências do Arquivo Central mediante agendamento prévio, após autorização da SGE.

Toda consulta será registrada em formulário de atendimento.

5.2. Pedido de cópia

O pedido de cópia de documento ou processo deverá ser solicitado por meio de requerimento dirigido à SGE.

O requerimento poderá ser encaminhado pelo interessado ou seu representante legal preferencialmente pelo serviço de protocolo eletrônico (e-protocolo), pelo e-mail [email protected], pelos correios ou ser entregue em mãos na DPROE.

O requerimento deverá conter:

a) dados de identificação e endereço do requerente;

b) especificação da cópia requerida; e

c) informação de como o interessado deseja obter a cópia, se por e-mail , CD/DVD, ou em meio não digital (papel).

O referido pedido poderá ser formulado utilizando-se o formulário constante do Anexo VII deste manual.

O atendimento ao interessado será realizado pelo CEDOC.

As cópias poderão ser fornecidas das seguintes maneiras:

a) via e-mail utilizando-se o File Transfer Protocol - FTP (Protocolo de Transferência de Arquivos). Neste caso, o CEDOC solicitará resposta ao interessado confirmando o recebimento do arquivo íntegro e completo. Ao receber o e-mail de confirmação, deverá anexá-lo ao processo ou ao documento do qual foi solicitada cópia, conforme o caso;

b) em meio digital (CD, DVD) devendo o interessado entregar ou encaminhar, no momento do recebimento dos dados gravados, um quantitativo de mídias novas, a ser informado previamente, para reposição da(s) utilizada(s) na gravação; e

c) em meio não digital (papel) mediante depósito do valor correspondente na Conta Corporativa da ANA, por meio da Guia de Recolhimento da União – GRU a ser fornecida ao solicitante pelo CEDOC. Após o pagamento, o interessado deverá enviar o comprovante ao CEDOC por e-mail ou entregar pessoalmente.

O carimbo “CONFERE COM O ORIGINAL” deverá ser utilizado quando do fornecimento de cópias não digitais dos documentos, aposto preferencialmente na frente da folha, de forma que não prejudique a leitura.

5.3. Pedido de vista

O pedido de vista a documento ou processo deverá ser solicitado por meio de requerimento dirigido à SGE.

O requerimento poderá ser encaminhado pelo interessado ou seu representante legal preferencialmente pelo serviço de protocolo eletrônico (e-protocolo), pelo e-mail [email protected], pelos correios ou ser entregue em mãos na DPROE.

O requerimento deverá conter os dados de identificação e endereço do requerente.

O pedido poderá ser formulado utilizando-se o formulário constante do Anexo VII deste Manual.

O atendimento será realizado pelo CEDOC nas dependências do Arquivo Central após




33

agendamento prévio com o interessado.

5.4. Pedido de Empréstimo

Excepcionalmente, ocorrerá empréstimo físico de documento, processo ou parte de acervo que consistirá na sua retirada das dependências do Arquivo Central por servidor/colaborador da ANA ou por terceiros, para fins de consulta, análise, digitalização ou extração de cópias.

O empréstimo de documento e processo será realizado eletronicamente devendo o servidor/colaborador da ANA acusar o seu recebimento pelo sistema. O empréstimo de acervo será registrado por formulário próprio.

É vedado à unidade organizacional/usuário solicitante retirar ou acrescentar folhas ou objetos em documentos/processos emprestados, bem como realizar despachos, repassar, emprestar ou fazer tramitar, por qualquer meio, a outra unidade da ANA ou a órgão externo.

Nos casos em que mais de uma UORG solicitar o empréstimo do mesmo documento/processo, o Arquivo fixará data para devolução, não devendo ultrapassar o prazo de 24h, exceto se a solicitação ocorrer às sextas-feiras e vésperas de feriados.

A devolução do documento/processo ocorrerá no prazo máximo de 15 (quinze) dias, podendo ser prorrogado, conforme solicitação do usuário, por igual período.

O Arquivo Central poderá solicitar, de acordo com a necessidade do serviço, a imediata devolução de documento/processo emprestado.


Capítulo VI

Gestão de Arquivo


35

Classificação Arquivística, Arquivamento, Transferência e Destinação Final dos Documentos e Processos

O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e Fim da ANA serão tratados em normativo específico.

6.1. Classificação arquivística

A classificação por assunto é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos e processos sob um mesmo tema como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação.

Todo documento deverá ser classificado e arquivado de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio - CCD, estabelecido pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, por meio da Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, atualizada pela Resolução nº 35, de 11 de dezembro de 2012, e com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo: Atividades-Fim da ANA – CCD, aprovados pela Resolução ANA nº 2014, de 15 de dezembro de 2014, e pela Portaria nº 295, de 29 de dezembro de 2014, do Arquivo Nacional.

A classificação deve ser realizada por servidores/colaboradores treinados de acordo com as seguintes operações:

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado;

b) CODIFICAÇÃO: consiste na seleção do código numérico atribuído ao assunto de que trata o documento no sistema no momento de seu cadastramento. Quando necessário, deverá ser utilizado o Índice do Código de Classificação de Documentos no sistema para agilizar a localização do código correspondente ao assunto tratado.

6.2. Transferência

Caso haja alguma demanda excepcional de transferência de documentos, processos ou acervos esses serão transferidos para o Arquivo Central de acordo com os seguintes critérios:

a) serão transferidos apenas os documentos de arquivo definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pela ANA em decorrência do exercício de suas atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento;

b) os documentos e processos deverão conter despacho para arquivamento conforme item 3.12.

Somente serão aceitas as transferências que estiverem de acordo com as exigências fixadas no presente Manual, devendo o Arquivo Central recusar os registros incorretos devolvendo-os ao Arquivo Setorial de origem para correção de eventuais falhas verificadas, bem como prestar assistência técnica, caso necessário.

6.3. Destinação

A ANA possui a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim – TTD aprovada pela Resolução nº 2014, de 15 de dezembro de 2014, que contém os prazos de guarda e a destinação final dos documentos e processos podendo ser para guarda permanente ou eliminação.

A referida tabela foi elaborada pela Comissão Permanente de Documentos – CPADOC, submetida à Diretoria Colegiada – DIREC e aprovada pelo Arquivo Nacional por meio da Portaria nº 295, de 29 de dezembro de 2014.

Periodicamente a DIARQ aplica a tabela de temporalidade de documentos e dá início aos procedimentos relativos à eliminação.

6.4. Eliminação

Compete à CPADOC aprovar a Listagem de Eliminação de Documentos que contém a relação de documentos cujos prazos de guarda previstos na TTD expiraram e cuja destinação final é a eliminação.

Após deliberação da CPADOC, a referida Listagem é submetida à aprovação pela


36

DIREC e encaminhada ao Arquivo Nacional para aprovação final, para que se possa dar andamento aos procedimentos de descarte dos documentos destituídos de valor histórico.


Capítulo VII

Centro de Documentação - CEDOC


38

Centro de Documentação – CEDOC

7.1 Definição e Propósito

O CEDOC foi concebido para atuar como responsável pela coordenação da gestão de

documentos e disseminação de informações, objetivando dotar a ANA de meios adequados ao

desempenho das atividades decorrentes de suas funções, visando ao apoio à tomada de decisões.

7.2 Estrutura

O CEDOC é subordinado hierarquicamente à Secretaria Geral e tem os arquivos

setoriais vinculados tecnicamente a ele.

O CEDOC possui a seguinte estrutura organizacional:

Figura 8: Organograma do CEDOC.

7.3 Competências

7.3.1 Centro de Documentação – CEDOC

Ao CEDOC, subordinado à Secretaria Geral, compete:

7.3.1.1. gerir a política de documentação da ANA, garantindo a recuperação da informação, o

acesso ao documento e a preservação de sua memória;

7.3.1.2. normatizar e coordenar os procedimentos de recebimento, registro, produção, expedição,

tramitação, arquivamento, avaliação, eliminação, consulta, empréstimo, digitalização,

certificação digital, automação de fluxos de trabalho e processamento eletrônico de

formulários e documentos de arquivo, bem como os de aquisição, intercâmbio,

tratamento, alimentação de base de dados, empréstimo e avaliação de documentos

bibliográficos;

7.3.1.3. executar, por intermédio de suas divisões, as atividades pertinentes ao Protocolo e

Expedição (DPROE), ao Arquivo Central (DIARQ) e à Biblioteca (DIBIB); e

7.3.1.4. definir e gerenciar os sistemas eletrônicos de gestão de documentos arquivísticos e

bibliográficos no âmbito da ANA e orientar a gestão e preservação dos documentos

digitais;

7.3.1.5. orientar a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de

Documentos da ANA, e presidir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

7.3.1.6. atender a pedidos de informação do Serviço de Informações ao Cidadão – SIC/ANA no

tocante à informação classificada ou desclassificada em grau de sigilo e às solicitações

de pedidos de cópias e de vista de documentos e processos no âmbito interno e externo

à ANA; e

7.3.1.7. planejar e coordenar o treinamento e capacitação e prestar apoio aos servidores e

responsáveis pelos arquivos setoriais das unidades organizacionais da ANA, no sistema

informatizado de gestão arquivística de documentos.

7.3.2. Divisão de Protocolo e Expedição - DPROE

À DPROE, subordinada ao CEDOC, compete:

7.3.2.1. gerenciar o recebimento, a expedição de documentos e informações institucionais;


39

7.3.2.2. gerenciar o registro, a indexação, a classificação arquivística, a digitalização, o

tratamento e a restauração de documentos e informações institucionais recebidos no

âmbito da ANA;

7.3.2.3. proceder à autuação e gestão de processos;

7.3.2.4. auxiliar na gestão e atualização das tabelas auxiliares do sistema informatizado de

gestão arquivística de documentos bem como administrar o serviço de mala direta;

7.3.2.5. atender aos usuários internos e externos e orientá-los no uso dos produtos e serviços

disponíveis para expedição de documentos, envio de documentos pelo serviço de

protocolo eletrônico (e-protocolo) dentre outros concernentes à sua esfera de atuação; e

7.3.2.6. realizar controle de qualidade dos documentos recebidos e a serem expedidos pela

Agência.

7.3.3. Arquivo Setorial - Setorial

Ao Setorial, subordinado administrativamente à sua UORG e tecnicamente ao CEDOC, compete:

7.3.3.1. realizar o controle de qualidade dos documentos produzidos pela sua UORG;

7.3.3.2. cadastrar os documentos produzidos pela sua UORG no sistema;

7.3.3.3. fazer tramitar e controlar os documentos produzidos pela sua UORG e recebidos das

demais;

7.3.3.4. aplicar o Código de Classificação de Documentos aos documentos produzidos pela sua

UORG; e

7.3.3.5. transferir documentos e processos encerrados ao Arquivo Central.

7.3.4. Divisão de Arquivo Central - DIARQ

À DIARQ, subordinada ao CEDOC, compete:

7.3.4.1. planejar, gerenciar e executar as atividades de organização, identificação, registro,

endereçamento, armazenamento, higienização, classificação, arquivamento,

desarquivamento, recebimento das transferências, avaliação e descrição de documentos

da ANA;

7.3.4.2. gerenciar os instrumentos de gestão arquivística no âmbito da ANA bem como a

eliminação dos documentos, após a aprovação da lista de eliminação pela Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos – CPADOC e do Arquivo Nacional;

7.3.4.3. gerenciar a digitalização, o tratamento e a restauração de documentos do Acervo;

7.3.4.4. prestar assistência técnica às UORGs na transferência de documentos e operação do

sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, em conformidade com a

política arquivística da Agência;

7.3.4.5. gerenciar o atendimento das solicitações de empréstimo e consulta dos documentos sob

sua guarda; e

7.3.4.6. realizar capacitação de pessoal em gestão de documentos, processos, arquivos,

utilização do sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e nos serviços

e produtos disponíveis na área de arquivos.


40

7.3.5. Divisão de Biblioteca - DIBIB

À DIBIB, subordinada ao CEDOC, compete:

7.3.5.1. planejar, supervisionar e orientar os serviços de disseminação seletiva da informação e

de gestão de biblioteca no âmbito da ANA;

7.3.5.2. executar as atividades relacionadas à seleção, aquisição, tratamento e processamento

técnico, organização e divulgação do acervo bibliográfico, audiovisual e iconográfico e

pesquisa bibliográfica e legislativa;

7.3.5.3. propor normas concernentes à seleção, aquisição, tratamento e processamento técnico,

organização e divulgação do acervo bibliográfico, audiovisual e iconográfico;

7.3.5.4. gerenciar o vocabulário controlado;

7.3.5.5. prestar suporte técnico ao Comitê de Editoração;

7.3.5.6. realizar intercâmbio com outras bibliotecas e centros de documentação;

7.3.5.7. administrar o sistema de Biblioteca e demais bases de dados;

7.3.5.8. orientar e atender aos usuários;

7.3.5.9. controlar empréstimos, reservas e devoluções; e

7.3.5.10. realizar capacitação de pessoal no tocante aos serviços e produtos disponíveis na

Biblioteca.


Anexo IFluxograma: recebimento de documento – Externo (eletrônico, via postal

e presencial)


42


Anexo II

Fluxograma: Produção de minuta para assinatura de mais de um signatário


44


Anexo III

Produção de minuta para aprovação e assinatura pelo responsável pela UORG


46


Anexo IV

Fluxograma: expedição de Documento


48


Anexo V

Fluxograma: autuação de processos eletrônicos


50


51

Anexo VI

Modelo de capa de processo


52

Anexo VII

Pedido de Vista/Cópias de Documentos

PEDIDO DE VISTA / CÓPIAS DE DOCUMENTOS

Número de Protocolo (Próton)

________________________________

(a ser preenchido pela ANA)

Data de abertura

___/____/_____


Prazo para atendimento

____/____/____


I – IDENTIFICAÇÃO DO REQUERENTE

Nome

Endereço

Cep.: Cidade: UF:

E-mail:

Telefone (1): Telefone (2):

I – ESPECIFICAÇÃO DA DEMANDA

A – Requerimento de Acesso à Informação. Se sim, especificar: Sim Não

Número de protocolo

Espécie (nota técnica, parecer etc.)

Nº: Data: _____/_____/_____

Descrição do assunto

Consulta Presencial

Pedido de cópia Por e-mail Em CD/DVD Em papel

Forma de encaminhamento Por e-mail Endereço eletrônico:

(informar se for diferente do item I)

Por correio

Endereço:

(informar se for diferente do item I)


53

III – DADOS DO ATENDIMENTO


Realizado. Não realizado.

Protocolo de Resposta (Próton) nº:

Ofício nº: Data: ____/_____/______

___________________________________________________ Data: ___/___/_______________________________________________________ Data: ___/___/____


54

Glossário

ACERVO – Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.

ACONDICIONAMENTO – Ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada à sua preservação e manuseio.

ARMAZENAMENTO – Ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim.

ARQUIVAMENTO – guarda do documento ou processo uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou a produção do documento.

ARQUIVO CENTRAL – Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração e pela guarda dos documentos da Fase Intermediária e Permanente (dependendo da aprovação do Arquivo Nacional). Também chamado de Arquivo Geral.

ARQUIVO CORRENTE – 1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.2. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários.

ARQUIVO PERMANENTE – 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente também chamado de arquivo histórico.

ARQUIVO SETORIAL – Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração.

ASSUNTO - O tema principal do conteúdo do documento.

ATIVIDADE-FIM – Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição.

ATIVIDADE-MEIO – Atividade de apoio empregada para execução da atividade-fim, ou seja, atividade administrativa, financeira, patrimonial etc.

AUTORIDADE COMPETENTE – Qualquer agente público que tenha a competência para executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do cargo ou função.

AVALIAÇÃO – Processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos.

CLASSE – Cada divisão que compõe um sistema de classificação.

CLASSIFICAÇÃO – atribuição de um descritor e/ou um código a documento ou processo, resultante de uma mesma função ou atividade, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos.

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS – Sistema de código derivado de um Plano de Classificação.

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO – Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documento de um arquivo.

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.

CÓPIA – A cópia apresenta um documento formalmente idêntico a um original. Suas finalidades podem ser: a) reproduzir originais existentes e b) substituir originais desaparecidos. As cópias não devem ser confundidas com os originais múltiplos, estes se destinam a ações jurídicas ou administrativas simultâneas.


55

DESARQUIVAMENTO – Retorno de documento ou processo à tramitação quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa.

DESCRIÇÃO – Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa. DESTINAÇÃO – Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminação.

DIGITALIZAÇÃO – Processo de conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado.

DILIGÊNCIA – Ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender às formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão responsável pela falha, a fim de corrigi-la ou saná-la.

DOCUMENTAÇÃO – 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou serviço de coleta, organização, processamento técnico e disseminação de informações e documentos.

DOCUMENTO – Informação registrada, qualquer que seja o suporte utilizado.

DOCUMENTO AVULSO – Aquele que não está reunido e ordenado em processo.

DOCUMENTO DIGITAL – Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.

DOCUMENTO SIGILOSO – Documento ou processo que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor.

DOSSIÊ – Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.

ELIMINAÇÃO – Destruição de documento que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente.

ESPÉCIE DOCUMENTAL – Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório.

EXIGÊNCIA – Pedido de esclarecimento acerca dos documentos, processos e/ou informações, recebidos pelo órgão ou entidade, que estejam incompletos ou equivocados ou apresentem inconsistências ou falhas.

FASE CORRENTE – Aquela na qual os documentos se encontram em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

FASE INTERMEDIÁRIA – Aquela na qual os documentos, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

FASE PERMANENTE – Aquela na qual os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo devem ser definitivamente preservados.

FOLHA DE PROCESSO – São as duas faces de uma página do processo.

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS – Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

GRAU DE SIGILO – Gradação de sigilo atribuída a um documento ou parte dele em razão da natureza de seu conteúdo e com o objetivo de limitar sua divulgação a quem tenha necessidade de conhecer.

ÍNDICE – Produto da indexação, como instrumento de pesquisa autônomo ou complemento de outro.


56

INTERESSADO – Pessoa física ou jurídica diretamente afetada pelas decisões tomadas em relação ao objeto de análise do documento ou processo.

JUNTADA – União de um processo a outro ou de um documento a um processo e realiza-se por Anexação ou Apensação.

JUNTADA POR ANEXAÇÃO – União em caráter definitivo e irreversível de documento(s) ou processo(s) a outro processo, desde que referentes a um mesmo interessado ou assunto, visando à continuidade da ação administrativa.

JUNTADA POR APENSAÇÃO – União em caráter temporário de processo(s) a outro processo, destinada ao estudo, instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e servir de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não.

MENSAGEM DE CORREIO ELETRÔNICO – Documento digital criado ou recebido via um sistema de correio eletrônico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem.

MINUTA – Escrito preparatório para que a partir dele se possa confeccionar o documento original.

NUMERAÇÃO DE PEÇAS – Numeração atribuída às partes integrantes do processo.

ORDENAÇÃO – Ato ou efeito de dispor documentos ou informações segundo um determinado método.

ORIGINAL – Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO – Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

PRAZO DE ELIMINAÇÃO – Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminação de documentos não considerados de valor permanente.

PRAZO DE GUARDA – Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção.

PROCESSO - Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento.

PROCESSO ACESSÓRIO – Processo que, no procedimento de juntada, apresenta matéria indispensável à instrução de outro processo, denominado processo principal.

PROCESSO ELETRÔNICO – Processo no qual todas as peças processuais são virtuais, ou seja não há utilização de papel.

PROCESSO HÍBRIDO – Processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente indivisível.

PROCESSO PRINCIPAL – Processo que, pela natureza de sua matéria, assume o caráter de principal, quando exigir a juntada de um ou mais processos coo apoio à sua decisão.

PROTOCOLO-GERAL – Unidade encarregada de recebimento e expedição de documentos junto ao órgão ou entidade.

PROTOCOLO SETORIAL – Unidade encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da área à qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades de protocolo central.

RECOLHIMENTO – 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística.2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO – Reunião de documentos com o objetivo de remontar processo


57

que tenha sido perdido ou extraviado.

RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME DE PROCESSO – Reunião de documentos com o objetivo de remontar processo que tenha sido perdido ou extraviado.

RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO – Ato ou efeito de identificar ou localizar a informação desejada.

REGISTRO – Cadastramento das informações com o objetivo de controlar a tramitação dos documentos ou processos, produzidos e recebidos em um órgão ou entidade.

SEGUNDA VIA - Via recuperada do documento perdido ou extraviado.

SELEÇÃO – Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos.

SISTEMA INFORMATIZADO – Ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de elementos/dados intelectualmente organizados.

TABELA DE TEMPORALIDADE – Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.

TEMPLATE – Modelo a ser seguido, com uma estrutura predefinida que facilita o desenvolvimento e criação do conteúdo a partir de algo construído a priori.

TERMO DE DESAPENSAÇÃO – Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a separação de processo(s) apensado(s) a processo.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO – Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a retirada de folha/documento de um processo que foram anexados indevidamente ao mesmo.

TERMO DE DESMEMBRAMENTO – Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a retirada de folha/documento de um processo para formar outro.

TERMO DE ELIMINAÇÃO – Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram eliminados.

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO – Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a união definitiva de processo(s) a processo.

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO – Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a junção provisória de processo(s) a processo.

TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO – Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a reconstituição de um processo que tenha sido perdido ou extraviado.

TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME DE PROCESSO – Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a reconstituição do volume de um processo que tenha sido perdido ou extraviado.

TIPO DOCUMENTAL – Divisão de espécie documental, que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais: planilha contábil, planta arquitetônica, termo de convênio, instrução normativa, portaria de designação.

TRAMITAÇÃO – Curso do documento ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como movimentação.

TRANSFERÊNCIA – Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

UNIDADE ADMINISTRATIVA – Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos ou processos.

UNIDADE DE PROTOCOLO – Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos ou processos, bem como


58

responsável pela autuação de documentos avulsos para formação de processos e pela atribuição de Número Único de Protocolo – NUP aos documentos e processos.

VALOR ADMINISTRATIVO – Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.

VALOR FISCAL – Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.

VALOR INFORMATIVO – Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório.

VALOR LEGAL – Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

VALOR PERMANENTE – Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo.

VALOR PRIMÁRIO – Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.VALOR SECUNDÁRIO – Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

VIAS OU ORIGINAIS MÚLTIPLOS - Documentos cujo conteúdo implica obrigações recíprocas tais como as expressas em tratados, acordos, ajustes, contratos, convênios, ou ordens com igual peso jurídico e administrativo, dirigidos a várias repartições dependentes do mesmo comando. Todos são originais, já que contêm todos os elementos essenciais, mesmo havendo diferenças acessórias, como no caso de diferentes destinatários.

VOLUME – Subdivisão de um processo.

ZIP – Formato de arquivo usado para compactação de dados armazenados no computador.


59

Bibliografia

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Subsídios para um dicionário brasileiro de terminologia arquivística . Disponível em: <www.arquivonacional.gov.br/download/dic_term_arq.pdf >. Acesso em: 18 abr. 2007.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes : tratamento documental. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2006.

CASTRO, Astréa de Moraes; CASTRO, Andresa de Moraes; GASPARIAN, Danuza Moraes e Castro. Arquivística = técnica, arquivologia = ciência. Rio de Janeiro: Ao Livro Técnico, 1998.

CONTEÚDO aberto. In: Wikipédia: a enciclopédia livre. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Conteúdo_aberto&oldid=15696001> Acesso em: 30 out. 2013.

DICWEB. Dicionário de informática. (2001-2013). Disponível em: http://www.dicweb.com >. Acesso em 30 out. 2013.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 4. reimp. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

PORTAL EDUCAÇÃO. O que é template? Disponível em: <http://www.portaleducacao.com.br/educacao/artigos/39828/o-que-e-template>. Acesso em: 05 jul. 2016.

SIGNIFICADOS. Significado de Zip: o que é Zip. Disponível em: < http://www.significados.com.br/zip >. Acesso em: 05 jul. 2016.

TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL. Guia prático para a gestão de documentos correntes ou setoriais / Tribunal Superior Eleitoral. – Brasília: Tribunal Superior Eleitoral, 2012.


60

Referências Legislativas

BRASIL. Defensoria Pública da União. Portaria nº 190, de 4 de abril de 2011. Aprova o Regimento Interno da Defensoria Pública da União. Diário Oficial da União, de 6 de abril de 2011.

BRASIL. Ministério do Estado da Justiça e do Planejamento, Orçamento e Gestão. Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015. Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

BRASIL. Ministério do Estado da Justiça e do Planejamento, Orçamento e Gestão. Portaria Interministerial nº 2.320, de 30 de dezembro de 2014. Alterada pela Portaria Interministerial nº 851, de 3 de junho de 2015. Institui o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Portaria Normativa nº 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os órgãos da Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG, quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único de processos e documentos. Diário Oficial da União, de 19 de maio de 2003.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil).

______. Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996. Dispõe sobre a publicação de editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, estados e municípios. Diário Oficial da União, de 11 de outubro de 1996.

______. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 04, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-meio, a ser adotado como modelo pra os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-meio da Administração Pública. Diário Oficial da União, de 8 de fevereiro de 2002.

______. Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004. Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Diário Oficial da União, de 19 de julho de 2004.

______. Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007. Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Diário Oficial da União, de 19 de julho de 2004.

______. Resolução nº 32, de 17 de maio de 2010. Dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil. Diário Oficial da União, de 18 de maio de 2010.

______. Resolução nº 35, de 11 de dezembro de 2001. Atualiza o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, publicada no DOU, de 8 de fevereiro de 2002. Diário Oficial da União, de 12 de dezembro de 2012.


61

______. Resolução nº 36, de 19 de dezembro de 2012. Dispõe sobre a adoção das Diretrizes para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Diário Oficial da União, de 20 de dezembro de 2012.

______. Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012. Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais. Diário Oficial da União, de 20 de dezembro de 2012.

______. Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Diário Oficial da União, de 11 de dezembro de 2014.


62


2ILFLDOGD8QLmRQ VHomR S D GH GHRXWXEURGH Art. Q...

Documents

Transcript of 2ILFLDOGD8QLmRQ VHomR S D GH GHRXWXEURGH Art. Q...