3 Manual de Contratacion Del Mdn Aplicado Al Ejercito (1)

8/19/2019 3 Manual de Contratacion Del Mdn Aplicado Al Ejercito (1)

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INTRODUCCION

El Comandante del Ejército de acuerdo a lo preceptuado en la Ley 80 de 1993, susdecretos reglamentarios y modificatorios, el decreto 2772 del 10 de Agosto de 2005 y

las Resoluciones 591 del 17 de Mayo de 2005 y 168 del 24 de Febrero y sumodificatoria la No. 1465 del 28 de junio de 2006 del Ministerio de Defensa Nacionalemite las siguientes políticas internas en cuanto al cumplimiento del articulado anteriorcon las siguientes consideraciones:

La actividad contractual del Ejército Nacional como una manifestación del ejercicio dela función administrativa, debe ceñirse bajo los principios de igualdad, moralidad,eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, entre otros y en cuanto a losprocesos de selección, celebración y ejecución de los contratos estatales, a lospostulados del artículo 209 de la Constitución Política y a lo dispuesto por la LeyGeneral de Contratación de la Administración Pública.

El “Manual de Contratación” del Ministerio de Defensa Nacional establece losprocedimientos generales aplicables a la actividad contractual del Ministerio y alEjército como unidad ejecutora del mismo, permitiendo asumir una defensa sustantiva,sistemática, permanente y eficaz de sus intereses, que en últimas se traducen en losintereses de los administrados dado que con los procesos contractuales se persigue elcumplimiento de los fines estatales.

Con la adopción del presente Manual, el Ejército Nacional persigue, acondicionar anuestra organización, unificar, simplificar, capacitar, divulgar y esquematizar losprocesos de selección de contratistas, con el propósito de ejecutarlos de formaeficiente y eficaz.

Con el fin de asegurar el cumplimiento de los cometidos institucionales, fortalecer latransparencia y propender por procesos abiertos y participativos, se hace necesarioadoptar el Manual de Contratación del MDN aplicado al Ejército Nacional, para quecon su aplicación regule los procesos de selección de contratistas y procureherramientas para controlar la ejecución contractual.

NORMAS

Dentro de las disposiciones legales aplicables al proceso de contratación, se enuncianlas siguientes, sin perjuicio de la aplicación de normas que sobre la materia no serelacionen en este texto, o se expidan con posterioridad a la vigencia de este manual,caso en el cual, se entenderán incluidas.

Constitución Política de Colombia. Ley 80 de 1993 por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública. Decreto 855 de 1994 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de

Contratación Directa.

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Decreto 2681 de 1993 por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones deCrédito Público, las de Manejo de la Deuda Pública, sus asimiladas y conexas y lacontratación directa de las mismas.

Decreto 94 de 1994 por el cual se delega la facultad de celebrar a nombre de la

Nación las operaciones a que se refiere el decreto 2681 de 1993. Decreto 679 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993. Decreto 92 de 1998 y 2788 de 2003. Decreto 287 de 1996 por el cual se reglamentan los artículos 24, 25, 29 y 30 de la

Ley 80 de 1993. Decretos Ejecutivos 1512 de 2000 y 049 de 2003, por medio de los cuales se

reestructura el Ministerio de Defensa Nacional. Decreto 2170 de 2002 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el

Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de1999.

Decreto 2434 de 2006 por el cual se modifica el decreto 2170 de 2002. Resolución 591 del 17 de Mayo de 2005, que emite el manual de contratación del

Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras. Resolución de delegación No.168 de 2006 y su modificatoria la No. 1465 de 2006

y toda aquella que la modifique, sustituya o revoque.

CAPITULO I.

GENERALIDADES

ARTICULO PRIMERO

OBJETIVOS

Son objetivos del Manual, los siguientes:

1. OBJETIVO GENERAL

Dotar al Ejército Nacional, de un instrumento competitivo que garantice altos nivelesde eficiencia y eficacia en materia contractual, logrando los cometidos institucionalesbajo esquemas objetivos y al amparo de compromisos éticos.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Dotar de una herramienta que propenda por la eficacia y calidad en el procesode contratación.

Regular procedimientos y establecer procesos uniformes de trabajo. Ejecutar eficazmente los recursos asignados. Garantizar unidad de criterio. Generar opciones para capacitación a los destinatarios de la actividad

contractual.

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ARTICULO SEGUNDO

DESTINATARIOS

Son destinatarios del presente Manual, entre otros:

1. Jefatura de Estado Mayor y Segundo Comandante del Ejército.2. Inspección General.3. Jefatura de Operaciones.4. Jefatura de Desarrollo Humano.5. Jefatura de Educación y Doctrina.6. Jefatura de Logística.7. Departamento E3.8. Departamento E4.

9. Departamento de Planeación.10. Ayudantía General.11. Dirección de Inteligencia.12. Dirección de Acción integral.13. Dirección de Personal.14. Dirección de Instrucción y Entrenamiento.15. Dirección de Ingenieros16. Dirección de Informática.17. Dirección de Reclutamiento y Control de Reservas.18. Dirección de Disciplina y Bienestar.19. Intendencia General del Ejército.

20. Dirección de Prestaciones sociales.21. Intendente Local Comando Ejército.22. Liceos del Ejército.23. Divisiones.24. Brigadas.25. Gaulas de Ejército.26. Unidades Tácticas con tesorería y contaduría.27. Batallones de Ingenieros con respecto a sus obras.28. Batallones de ASPC.

Igualmente serán destinatarios todas aquellas personas naturales o jurídicas quetengan relación directa o indirecta con el Ejército Nacional, los relacionados en elartículo noveno del presente manual, entes de control y vigilancia para la contrataciónestatal, las veedurías ciudadanas para su control, los proponentes u oferentes, loscontratistas, entre otros.

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ARTICULO TERCERO

MARCO ÉTICO

En los procesos de contratación que se adelanten bajo el régimen de este Manual,prevalecerán los compromisos éticos al interior de la institución y en la interaccióncon terceros. Con la expedición de este Manual los funcionarios encargados de laactividad contractual en el Ejército Nacional, asumen un compromiso ético en susactuaciones, garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestiónadministrativa, para lo cual suscribirán un pacto de ética y compromiso anticorrupciónen el que haga explícito su compromiso para fortalecer la transparencia en losprocesos de contratación y la responsabilidad de rendir cuentas. (Formato No. 37)

Valores: Los valores que se enuncian, regulan la gestión de todos los servidorespúblicos que por virtud de sus funciones y/o de asesoría especializada, al igual que losterceros que participan en los procesos de selección de contratistas, velarán por sucumplimiento.

• Honestidad

• Lealtad

• Respeto

• Compromiso

• Responsabilidad

• Servicio

• Eficacia

• Solidaridad

• Disciplina

ARTICULO CUARTO

MARCO JURÍDICO

El Ejército Nacional garantiza en el desarrollo de su actividad contractual elcumplimiento integral de los Principios y disposiciones que rigen el ejercicio de laFunción Pública y de la Contratación en la administración pública, consagrados en laConstitución Política y la Ley. Dentro de éstos se mencionan:

PRINCIPIOS

Debido Proceso. Todo trámite se surtirá con observancia formal y material delas normas que determinen la ritualidad del proceso, en los términos de la ley ydel presente reglamento.

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Buena Fe: El derecho que se busca garantizar con la presunción de buena fees el derecho de las personas a que los demás crean en su palabra, lo cual seinscribe en la dignidad humana, al tenor del artículo primero de la Carta. (…) Labuena fe se afianza gracias a disposiciones de derecho positivo que se inspiran

en ese postulado y así logran crear un cauce y un marco seguro a la actividadestatal y particular. (…)". Transparencia. En virtud de este principio en los procesos contractuales se

concederá a los interesados y a las autoridades públicas que así lo requieran,la oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisionesque se rindan o adopten, para lo cual establecerá etapas que permitan elconocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresarobservaciones. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que debe existirpor parte de los Comités Evaluadores durante el proceso de evaluación, previoal traslado del informe pertinente y sobre aquellos asuntos o documentos quepor su naturaleza la ley o los interesados, le imponen el carácter dereservados.

Planeación. Previo a la apertura del procedimiento de selección o de la firmadel contrato, según el caso, el Ministerio de Defensa – Ejército Nacionalelaborará los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos decondiciones o términos de referencia. Toda contratación responderá a unaplanificación encaminada al cumplimiento de los propósitos, objetivos, metas yprioridades del Ejército. Este principio de planeación contractual en armoníacon los de interés general y legalidad, procura recoger para el régimen jurídicode los negocios del Estado el concepto según el cual, la selección deContratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de losmismos, no pueden ser, de manera alguna, producto de la improvisación.

Economía. Los procesos de selección de Contratistas, se cumplirán yestablecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para laselección de la propuesta más favorable. Para este propósito, se señalarántérminos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas de la selección ylas autoridades darán impulso oficioso a las actuaciones. En virtud de estePrincipio no se ordenará la apertura de procedimiento de selección alguno, sinque previamente se cuente con los estudios, diseños, proyectos requeridos,pliegos de condiciones o términos de referencia, e igualmente sin que existanlas respectivas partidas o disponibilidades presupuestales. En todos los casosse tendrá presente que las reglas, procedimientos y recursos de la actividadcontractual, buscan servir a los fines estatales, a la adecuada, continua yeficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de losderechos de los administrados, para lo cual se evitarán interpretaciones quegeneren trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos, o quepermitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitospara no decidir o proferir providencias inhibitorias.

Responsabilidad. Los servidores públicos están obligados a buscar elcumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución delobjeto contratado y a proteger los derechos del Ministerio de Defensa – EjércitoNacional, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por laejecución del Contrato. En todos los casos los servidores públicos responderán

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por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los dañosque se causen por razón de ellas. Por su parte los Contratistas, responderáncuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y decontratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del

contrato. Igualmente responderán por haber ocultado al contratar,inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministradoinformación falsa.

Calidad. Los funcionarios que intervienen en la actividad contractual, deacuerdo con las competencias a ellos asignadas, controlarán la calidad de losprocesos y de los bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de laejecución de los contratos. A tal efecto, exigirán que los bienes, obras yservicios contratados se ajusten a los requisitos mínimos previstos en lasnormas técnicas de carácter nacional, fichas técnicas o aquellas expresamenteestablecidas por el Ministerio de Defensa – Ejército Nacional. En aquelloscasos en que así lo requiera el Ministerio de Defensa - Ejército Nacional, elcontratista indicará los planes o programas de aseguramiento de la calidad conel cual respalde los bienes, obras o servicios que ofrece

Igualdad. Se proscribe toda forma de discriminación y por consiguiente atodas las personas que participen en sus procesos de selección, se lesconcederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden enque hayan actuado.

Selección Objetiva. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haceal ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin teneren consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clasede motivación subjetiva. Por ello, ofrecimiento más favorable es aquel que,teniendo en cuenta factores tales como cumplimiento, experiencia,organización, equipos, calidad, plazo, precio, entre otros y la ponderaciónprecisa, detallada y concreta de los mismos, se ajusta a las condicionesobjetivas previstas en el pliego de condiciones. Para este mismo efecto elMinisterio de Defensa – Ejército Nacional efectuará las comparaciones del casoteniendo en cuenta, adicionalmente, los precios o condiciones de mercado y losestudios propios de la entidad.

Moralidad. Se garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasióndel proceso de contratación estarán inspiradas por los principios legales quedirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad. Como instrumento garantede la efectividad del principio, se adoptan los pactos de integridad ocompromisos éticos, los cuales se suscribirán tanto por los servidores públicos,como por los interesados en presentar propuestas al Ministerio de Defensa –Ejército Nacional. (Formato No. 37)

Publicidad. Todos los procesos y documentos de contratación estarán adisposición pública, excepto aquellos que por su naturaleza estén amparadosde reserva legal o sobre los referidos a condiciones técnicas especiales quegeneran restricción de acceso. Por norma general, los procesos se publicaránen el sitio Web www.contratos.gov.co y se garantiza a todos los interesados ellibre e incondicional acceso a los pliegos de condiciones y/o términos dereferencia.

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ARTICULO QUINTO

RÉGIMEN APLICABLE EN MATERIA DISCIPLINARIA

Para todos los efectos será aplicable el régimen de inhabilidades e incompatibilidadesy prohibiciones previstas en la Constitución Política y en las Leyes, especialmente laLey 80 de 1993, en sus artículos, No. 8º “Serán inhábiles para contratar” – artículo No. 9º “Inhabilidades e incompatibilidades sobrevivientes” - artículo No. 10º“Excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades”; también será aplicable la ley734 de 2002 en su artículo 35 “prohibiciones, a todo servidor público le esta prohibido”y la ley 836 de 2003 respectivamente, según las calidades de su destinatario.

ARTICULO SEXTO

COMPETENCIA PARA CONTRATARLa competencia para contratar a nombre del Ministerio de Defensa Nacional – EjércitoNacional, está distribuida según delegación conferida para la presente vigenciamediante la Resolución No.168 del 24 de Febrero y su modificatoria la No.1465 del 28de junio de 2006 y aquella que la modifique, adicione o sustituya, que para tal efectoexpida el Ministro de Defensa Nacional; no obstante para todos los efectos, seaplicarán las disposiciones generales contenidas en la Ley 489 de 1998 y demásnormas que la modifiquen.

ARTICULO SEPTIMO

INSTANCIAS DECISIVAS

Para los efectos de este manual, las instancias decisivas en el Ministerio de Defensa -Ejército Nacional, serán las que se enuncian a continuación:

• Segundo Comandante y Jefe de Estado Mayor del Ejército el cual Define lanecesidad de la adquisición.

• Jefe Logístico del Ejército, define y coordina todas las actividades logísticas yadministrativas.

• El Departamento E-4 con el apoyo de las Jefaturas, las Direcciones del

Comando del Ejército y las Unidades a todo nivel, consolida los planes decompras, define el plan de compras centralizado lo pública y controla, deacuerdo a lo descrito en el artículo décimo octavo del presente manual.

• Comandantes a todo nivel o Directores de institutos adscritos al Comando delEjército, definen las prioridades de ejecución de los procesos, avalan con sufirma los planes de toda índole, que se realizarán en la vigencia, aplicando elprincipio de planeación.

• Jefes de Estado Mayor de las unidades operativas menores, en sus cuartelesgenerales avalan con su firma los planes propios y centralizados de toda índole;

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y lideran, controlan, supervigilan, facilitan y responden por la actividadadministrativa de sus organizaciones.

• Ordenador del gasto o competente contractual: Prepara, da apertura ydesarrolla el proceso de contratación acorde con la delegación asignada,

adjudica, lleva a término y liquida el contrato; nombra y se apoya en losfuncionarios y comités descritos en el artículo noveno del presente manual.• Gerentes de Proyectos: Coordina con los integrantes de los comités y

estructuran el estudio de conveniencia y oportunidad, los proyectos de pliegos(prepliegos) y los definitivos, de conformidad con los lineamientos y funcionesque se establecen en el artículo décimo primero del presente manual.

• Supervisor y/o Interventor: Fiscaliza, controla y lleva el cumplimiento delcontrato hasta el acta de liquidación y aplica lo descrito en el artículo décimoquinto de este manual.

ARTICULO OCTAVOPOLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS

Las políticas definidas por el Ministerio de Defensa Nacional y relacionadas en elpresente Manual, tienen por objeto desarrollar adecuadamente las disposicioneslegales que rigen la contratación estatal, orientados a garantizar la gestióntransparente, la garantía del interés público y la satisfacción de las necesidadescolectivas con el logro de la misión Institucional. Por lo tanto todo proceso que se surtadebe ejecutarse bajo las siguientes políticas:

•

Oportunidad.

• Austeridad.

• Calidad.

• Imparcialidad.

• Eficiencia y Celeridad.

• Mejoramiento Continuo.

• Acatamiento integral de la Constitución y las leyes.

• Profundo respeto por la persona humana.

• Cooperación e integración interna.

• Publicidad en los Procesos.

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ARTICULO NOVENO

FUNCIONARIOS Y COMITÉS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO DECONTRATACIÓN

Los funcionarios y comités que participan en el proceso de contratación en elMinisterio de Defensa Nacional - Ejército Nacional, son:

ORDENADOR DEL GASTO (COMPETENTE CONTRACTUAL POR DELEGACIÓN)GERENTE DE PROYECTOCOMITÉ ECONOMICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR)COMITÉ JURIDICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR)COMITÉ TECNICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR)COMITÉ DE ADQUISICIONESCOMITÉ DE CIERRES DE OFERTAS (RECIBO DE COTIZACIONES)

SUPERVISOR DE CONTRATO Y CUANDO APLIQUE, EL INTERVENTORARTICULO DECIMO

ORDENADOR DEL GASTO (COMPETENTE CONTRACTUAL)

El ordenador del gasto es el competente contractual delegado del Ministro de laDefensa Nacional por resolución; para el año 2006 mediante la No. 168 fechada 24 defebrero y su modificatoria la No.1465 del 28 de junio, las cuales delegan lacompetencia en materia de contratación estatal que se encuentra atribuida por la ley alMinistro y aclara en su artículo 4º la que no se delega, modificándose dependiendo delas necesidades y cuando la vigencia lo requiera. El alcance de la gestión contractualdelegada se refiere a las siguientes actividades propias del proceso de contrataciónpública:

1. PREPARACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. Se delega en general lacompetencia para el ejercicio de funciones de nombramiento de funcionarios ycomités, si es del caso gestiona ante el superior jerárquico o Jefe de Estado Mayorel nombramiento de los comités o funcionarios de mayor antigüedad o de otrasorganizaciones o unidades, también se delega la atención y decisión de los asuntosestablecidos por la ley para dar inicio oportuno, preparación del desarrollo eficaz delos procesos de contratación, de los contratos y en particular:

1.1 Para solicitar la inclusión del proyecto, servicio o adquisición dentro del plande compras y adquisiciones del Ejército Nacional, el cual debe ser elaboradobajo los lineamientos establecidos en el Decreto 3512 de 2003, por el cual sereglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema deInformación para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE, creado mediantela ley 598 de 2000.

1.2 Para solicitar y adoptar el estudio de conveniencia y oportunidad paracontratar. (Formato No.1)

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1.3 Para solicitar la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestaly vigencias futuras que se requieran cumpliendo con las últimas disposicionesestablecidas para el presupuesto general de la nación.

1.4 Para la convocatoria de licitaciones públicas, concursos de méritos ycontrataciones directas, así como para la formulación de invitaciones a cotizar,según lo señale la ley.

1.5 Para disponer la realización de publicaciones en diarios de ampliacirculación. (Formato No.3)

1.6 Para la estructuración y publicación del prepliego; del pliego de condicionesy/o Términos de Referencia definitivos, en la página WEB www.contratos.gov.co ,(Formato No.39) así como de los avisos de prensa, de conformidad con lodispuesto por el decreto 2170 de 2002 su modificatorio el decreto 2434 de 2006 yel artículo 30 de la ley 80 de 1993.

1.7 Para la suscripción de los demás actos de impulso o trámite a que haya lugardentro de la etapa preliminar al proceso de contratación.

1.8 Para la convocatoria y desarrollo de la Audiencia Preliminar y las que serequieran.

2. PROCESO DE CONTRATACIÓN. Se delega en general el ejercicio defunciones y la atención y decisión de los asuntos necesarios para el desarrollo eficazdel proceso de contratación y en particular:

2.1 Para la expedición de pliegos de condiciones y/o términos de referencia ydocumentos para la contratación.

2.2 Para la coordinación necesaria en aras de la debida expedición de adendasy de comunicaciones de aclaración.(formato No.13)

2.3 Para la coordinación necesaria en aras de la debida formulación derequerimientos o aclaraciones de las propuestas.

2.4 Para la coordinación necesaria en aras de la debida adopción y expediciónde informes de evaluación.

2.5 Para la coordinación necesaria en aras de la debida citación y presidencia delas audiencias preliminares de aclaración, previas y de adjudicación del procesode contratación, cuando a las mismas haya lugar, así como de los actos de cierredel proceso y de apertura de ofertas.

2.6 Para la definición del proceso de contratación, a través de actosadministrativos de adjudicación, bien sea a través de resoluciones u oficios quecorrespondan según la naturaleza del proceso de contratación que se adelante.

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2.7 Para la suscripción del contrato originado del proceso de contrataciónrespectivo; y para la obtención del correspondiente registro presupuestal.

2.8 Para las demás actuaciones propias del proceso de contratación que no seencuentren atribuidas por delegación, competencia o asignación de funciones acualquier otra autoridad u organismo y para la suscripción de los demás actos deimpulso o trámite a que haya lugar dentro del proceso de contratación.

3. EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Se delega en general el ejercicio de las funciones yla atención y decisión de los asuntos necesarios para la ejecución oportuna, eficaz yadecuada de los contratos estatales y en particular:

3.1 Para la aprobación de las garantías de los contratos.(Formato No.21) y (VerNumeral 5 artículo vigésimo cuarto el presente manual)

3.2 Para la coordinación necesaria en aras de la debida verificación de losrequisitos de legalización, timbre y pago de publicaciones en el Diario Único deContratación.

3.3 Para la elaboración y firma de los extractos únicos de Publicación.

3.4 Para la suscripción de los documentos necesarios para la extensión,prórroga, adición, modificación de los contratos suscritos en uso de lacompetencia delegada, siempre que no impliquen la celebración detransacciones y/o conciliaciones. Las actividades de transacción y conciliaciónserán adelantadas centralizadamente en el Ministerio de Defensa Nacional, demanera que el delegatario correspondiente podrá solicitarla, cuando ello seaprocedente. (Tener en cuenta el capítulo IV del presente manual)

3.5 Para la expedición y/ o refrendación de las Obligaciones y Ordenes de Pago;y aprobación de cuentas.

3.6 Para la declaración de los incumplimientos, la imposición de las sanciones aque haya lugar y su reporte al Registro Único de Proponentes de la Cámara deComercio.

3.7 Para la utilización de las facultades concedidas por la Ley o pactadascontractualmente relacionadas con la interpretación unilateral, laModificación unilateral, terminación unilateral, liquidación unilateral y ladeclaratoria de la caducidad de los contratos suscritos en uso de la competenciadelegada.

3.8 Para la formulación de requerimientos y demás comunicaciones yactuaciones que apoyen, impulsen e implementen la debida y eficaz ejecución delos contratos estatales suscritos en uso de la competencia delegada.

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3.9 Para adelantar las impugnaciones ante la Cámara de Comercio, deconformidad con lo señalado en el artículo 22 numeral 5 de la Ley 80 de 1993,así como el cobro prejurídico de las sanciones que se hayan impuesto por razónde los contratos suscritos en ejercicio de la delegación. Así como la

correspondiente reclamación ante las Compañías Aseguradoras.3.10 Para la suscripción de los demás actos de impulso o trámite a que hayalugar dentro de la ejecución del contrato.

4. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: Se delega la competencia para laliquidación tanto consensual como unilateral de los contratos en los términos legalesy en tal medida, para la suscripción de las actas de terminación y liquidación de loscontratos, las actas de cancelación de presupuestos y/o liberación de apropiaciones,respecto de los cuales se encuentre delegada la competencia y para la suscripciónde los demás actos de impulso o trámite a que haya lugar dentro del proceso deliquidación de los contratos celebrados. (Formatos No.27,28)

ARTICULO DECIMO PRIMERO

GERENTES DE PROYECTOS

Los Gerentes de Proyecto del Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, sonfuncionarios de apoyo a la contratación, propuestos por el Competente contractual,para coordinar el proceso de estructuración y trámite del proceso de contratación, enforma eficaz, eficiente y efectiva. El alcance de esta tarea parte de la etapaprecontractual y se agota con el cumplimiento de los requisitos de ejecución delcontrato, sin perjuicio de la interacción que corresponda adelantar con el supervisordel contrato; ello implica que los actos preparatorios, de trámite, de adjudicación,suscripción y perfeccionamiento del contrato, deben ser coordinados por el Gerente deProyecto, sin perjuicio de las responsabilidades que le asistan a otros funcionarios,asesores, comités o supervisores.

Los Gerentes de proyecto del MDN – EJC, podrán ser militares y/o civiles vinculados ala planta de personal del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares,Igualmente pero de manera excepcional podrán serlo, los asesores vinculadosmediante contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad decontratación.

Podrán los competentes contractuales delegados, nombrar como Gerentes (FormatoNo.41) en las unidades centralizadas a los Ejecutivos de las unidades apoyadas solopara sus proyectos, en los proyectos de la División o Brigada a los Oficiales G-4, B-4 uoficiales del Estado Mayor, (Formato No.50) para los recursos de los Centros deInstrucción al Director, en las unidades tácticas que ejecutan su presupuesto al oficialS-4 u oficiales de la plana Mayor o Unidades Fundamentales, cualquier funcionario

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que acredite formación profesional o técnica que tengan conocimiento de la materia oaspectos del bien o servicio que se pretende contratar.

1. Funciones del Gerente de Proyecto.

El Gerente del Proyecto tendrá las siguientes funciones:

1.1 Las funciones de Gerentes de Proyectos comportan la coordinación de laslabores de los comités estructuradores y evaluadores de las ofertas, actividadque dependerá de su gestión e impulso.

1.2 La disposición de la etapa precontractual del proceso de contratación,entendida como el aprestamiento administrativo y logístico para la consecuciónde los documentos previos, de índole legal, presupuestal y técnico, enconsecuencia la estructuración de los estudios de mercado, de precios ytécnicos, son de su responsabilidad y competencia.

1.3 La vocería del proceso de contratación. En consecuencia cualquierinformación interna o externa que deba producirse o tramitarse, deberá serconocida o propuesta por el Gerente del Proyecto.

1.4 Estructurar en coordinación con el personal del área a su cargo, losestudios previos que anteceden al proceso de contratación, diseñando elestudio de conveniencia y oportunidad el cual debe comprender un estudio demercado y estudio de precios con base en los siguientes lineamientos:Definición de la necesidad y definición técnica, informando objeto, plazo, formade pago, sitio y condición de entrega, soporte económico del valor del contratoy certificado de disponibilidad presupuestal.

1.5 Estructurar de común acuerdo con el Comité Técnico, la elaboración ydiseño de las especificaciones técnicas del Pliego de Condiciones y/o Términosde Referencia, solo cuando no exista la norma técnica del Ministerio dedefensa; el Gerente del Proyecto junto con el Comité Técnico estructuradorsuscribirán documento dirigido al competente contractual, indicando las razonesque fundamentan las citadas especificaciones, así como las que resultenaplicables, para demostrar la asignación de valores y puntajes.

1.6 Realizar por intermedio de sus asesores o colaboradores, las gestionespertinentes ante las diferentes dependencias de la Unidad (Sección Cuarta,Presupuesto, Contaduría, Tesorería, Oficina de Contratación o quien haga susveces, B4, G4, etc.) tendientes a garantizar la suficiencia de recursospresupuestales, físicos y humanos necesarios para la viabilidad del proceso,dentro de la normatividad vigente.

1.7 Liderar las gestiones que sea necesario adelantar en el ámbito interno yexterno de la institución, con el propósito de garantizar el desarrollo delproceso, para dar cumplimiento al cronograma diseñado para tal efecto.

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1.8 Coordinar la expedición de los documentos que se hagan necesarios o quecontengan los ajustes requeridos y necesarios, en orden de expedir e integrarel prepliego de condiciones.

1.9 Asistir a la audiencia preliminar de aclaración de prepliegos y coordinar laactividad de los comités, en aras de estructurar el pliego definitivo.

1.10 Asistir a la diligencia de cierre del proceso y presentación de ofertas,suscribiendo la correspondiente acta.(Artículo Decimocuarto)

1.11 Coordinar las actividades de los comités, ofreciendo las aclaraciones ydirectrices que se hicieren necesarias y avalando con su firma los formulariosde preguntas y respuestas, así como los adendos que se haga necesarioexpedir.

1.12 Suscribir en señal de aval los requerimientos y aclaraciones que debenremitirse a los proponentes durante la etapa de evaluación de las ofertas.

1.13 Suscribir en señal de aval, el informe de evaluación de las ofertas,convocar y liderar una reunión previa a la publicación del informe, con loscomités y el ordenador del gasto, dejando constancia mediante documento yremitirlo a la carpeta maestra.

1.14 Recibir de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces, lasobservaciones al informe de evaluación y coordinar la expedición del informedefinitivo de evaluación de ofertas.

1.15 Solicitar ante la oficina de contratación o quien haga sus veces, larealización del Comité de Adquisiciones en los casos que existan términos laconvocatoria se hará con tres días de anticipación, cuando sea necesario.

1.16 Coordinar la elaboración, tramite y sustentación ante el Comité de Adquisiciones, de las ponencias y recomendaciones que requieran de suaprobación, con la presentación oportuna de los documentos que soporten losaspectos a tratar.

1.17 Coordinar la realización y presentación de la audiencia de definición delproceso, convocando para tal efecto a los miembros de los comitésevaluadores.

1.18 Liderar, responder, controlar, gestionar todas las actividades tendientes aldesarrollo del proceso.

1.19 Asistir a la audiencia de decisión del proceso, e intervenir en lo que resultede su competencia.

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1.20 Avalar con su firma el anexo técnico del contrato y/o de los contratosresultantes.

1.21 Disponer lo necesario, para obtener dentro de los tres (3) días hábiles

siguientes a la firma del contrato, su correspondiente registro presupuestal y losrequisitos de legalización, perfeccionamiento y ejecución.

1.22 Coordinar la actividad de los comités y avalar con su firma los formulariosde preguntas y respuestas, así como los adendas que se hiciere necesarioexpedir.

1.23 Entregar mediante acta, las actuaciones realizadas durante su desempeñoal supervisor del contrato, si fuere del caso.

1.24 Las demás que guarden relación directa con el respectivo proceso.

2. Del procedimiento para el ejercicio de la función de Gerentes de Proyecto.

Momento y Plazo para el ejercicio de la función de Gerentes de Proyecto.

2.1 Para consolidar la gestión de la Gerencia de Proyecto se hace necesaria lanotificación de oficio de designación.

2.2 Las funciones de Gerente de Proyecto, cesarán una vez se haya suscrito elcontrato y se hayan cumplido la totalidad de los requisitos de legalización yperfeccionamiento.

2.3 Plazos. Como quiera que el proceso de contratación deba adelantarsedentro de los términos preclusivos fijados por la ley, todas las funciones aquíenlistadas a cargo del Gerente del proyecto, deben cumplirse dentro de losprecisos plazos o términos allí señalados.

2.4 El Gerente deberá enviar a la Oficina de Contratación o quien haga susveces, los siguientes documentos con el propósito de iniciar los procesos decontratación:

• ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD.(con sus soportes)• ESTUDIO DE MERCADO.(comité económico estructurador)• ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.(comité técnico estructurador)• CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.• ANEXO CONTENTIVO DE LAS CANTIDADES MÍNIMAS Y LAS

CONDICIONES DE PAGO.(comité económico estructurador)

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ARTICULO DECIMO SEGUNDO

COMITÉS ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES DE PROPUESTAS

Los funcionarios designados por el competente contractual para ejercer la funciónestructuradora y evaluadora de las ofertas que se reciban dentro de un proceso deselección, se trate de licitación, concurso o contratación directa, podrán ser militaresy/o civiles vinculados a la planta de personal del Ministerio de Defensa Nacional,Fuerzas Militares o Igualmente pero de manera excepcional podrán serlo, losasesores vinculados mediante contratos de prestación de servicios o cualquier otramodalidad de contratación y deberán acreditar formación profesional o técnica quetengan conocimiento de la materia o aspectos a estructurar o evaluar, del bien oservicio que se pretende contratar.

Las calidades y el perfil profesional o técnico de los funcionarios designados oseleccionados para ejercer la función estructuradora y evaluadora, deberán garantizaral Ejército Nacional la estricta aplicación del deber de selección objetiva y la correctaevaluación de las ofertas.

Los competentes contractuales delegados, podrán nombrar como comitésestructuradores o evaluadores (Formato No.44) en las unidades centralizadas a losContadores, Tesoreros, auxiliares de la contaduría, auxiliares de la tesorería, Oficialeso suboficiales de la Oficina de contratación o quien haga sus veces, en los proyectosde la División o Brigada a los Oficiales o Suboficiales de los G-4, B-4 o del EstadoMayor, en las unidades tácticas que ejecutan su presupuesto a los Oficiales oSuboficiales del S-4, de la plana Mayor o Unidades Fundamentales, o cualquierfuncionario que acredite formación profesional o técnica que tengan conocimiento dela materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar.

La función estructuradora y evaluadora se ejercerá previa designación del competentecontractual, de obligatoria aceptación en funcionarios (civiles o militares), que comomínimo tengan un conocimiento general del objeto que se contrata y un perfilprofesional que permita garantizar el estricto cumplimiento del deber de selecciónobjetiva; y se cumplirá a través de cada uno de los comités, según su naturaleza,ejerciendo su función con plena autonomía respecto del competente contractual y delos miembros del Comité de Adquisiciones.

Cuando la insuficiencia de personal obligue, se nombrará un solo funcionario comointegrante del comité estructurador, quien no podrá ser designado como comitéevaluador para el mismo proceso, lo anterior para garantizar el principio detransparencia previsto en la ley.

1. Funciones de los Comités Estructuradores.

1.1 Elaborar los prepliegos de condiciones y/o términos de referencia, y lospliegos de condiciones definitivos y/o solicitudes de oferta, en el áreacorrespondiente con la mayor responsabilidad, eficiencia técnica profesional

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y diligencia respetando los principios constitucionales y legales quegaranticen una escogencia objetiva en concordancia con el art. 24 de la ley80 de 1993 consagratorio del principio de transparencia el cual aboga"serán ineficaces de pleno derecho", particularmente aquéllas que

establezcan reglas de selección por fuera de la objetividad, claridad y justicia que debe manifestarse en los pliegos que gobiernan el proceso deselección. Debe tenerse en cuenta que el proceso de contratación debetener previamente unas condiciones claras, expresas y concretas querecojan las especificaciones jurídicas, técnicas y económicas a que hayande acomodarse la preparación de las propuestas y el desarrollo del contrato.

1.2 Los conceptos e informes de los estructuradores, serán el soportetécnico, jurídico, financiero y administrativo de que dispondrá el Comité de

Adquisiciones para recomendar la selección de un contratista, no obstante,el competente contractual o el mismo Comité, podrán apartarse bajo su totalresponsabilidad de los conceptos e informes emitidos, por losestructuradores.

1.3 Estudiar y evaluar las solicitudes o inquietudes presentadas por losinteresados a los pliegos de condiciones y/o solicitudes de oferta y prepararlas explicaciones que se requieran según el caso, respecto del contenido delos pliegos.

1.4 Propender por el acatamiento de las normas técnicas y/o fichasaprobadas y por la actualización en las mismas, así mismo las jurídicas yeconómicas para que sean incluidas en los pliegos de condiciones.

1.5 Incluir en el pliego de condiciones y/o solicitudes de oferta, previoanálisis, las especificaciones técnicas, los factores de verificación y suponderación de matemática selección y la asignación de pesos y puntajes.

1.6 Establecer las fórmulas costo beneficio cuando haya lugar y la forma deponderación de los aspectos económicos a evaluar.

1.7 Consultar previamente cuando se trate de bienes importados, con laDirección de comercio exterior del Ejército, con el fin de determinar lamodalidad de entrega y los costos asociados a la importación, con el fin dedefinir el ANEXO respectivo del pliego de condiciones y/o solicitudes deoferta (comité económico).

1.8 Revisar la legislación tributaria antes de establecer el precio base de laadquisición.

1.9 Unificar criterios con el gerente del proyecto en cuanto a plazos y formasde entrega.

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1.10 Suscribir concepto, previo a la integración del pliego de condiciones y/oTérminos de referencia, donde manifieste su actuación respecto al procesode contratación.

1.11 Participar en la Audiencia Informativa Preliminar y en la de aclaraciónde pliegos de condiciones y/ o términos de referencia si a ella hubiere lugar.

1.12 Analizar, estudiar y verificar las inquietudes presentadas al prepliego afin de consolidar el pliego definitivo.

1.13 Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones al pliegodefinitivo, a fin de expedir adendas.

1.14 Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso através de proyectos de Formularios de Preguntas y Respuestas.

1.15 Desarrollar sus funciones de forma coordinada con el Gerente deProyecto y el Jefe de la oficina de contratación o quien haga sus veces.

1.16 Mantener informado a los Gerentes de Proyecto sobre cualquiernovedad que se presente en el desarrollo y elaboración de los pliegos decondiciones.

1.17 El estudio integral de las condiciones económicas, jurídicas y técnicas,así como de las financieras, de los bienes, equipos o servicios a adquirir.

1.18 El estudio y presentación de los aspectos a incluir en el pliego decondiciones y/o Términos de referencia ante el Gerente del Proyecto,verificando que los aspectos allí consignados cumplan con todos y cada unode los requisitos exigidos en la ley, para garantizar una selección objetiva.

1.19 El estudio integral del pliego de condiciones y/o términos de referenciacon sus respectivos adendas o modificaciones si los hubiere, el estudio delcontenido del acta de audiencia de aclaraciones al pliego, de los formulariosde preguntas y respuestas y la verificación del cronograma previsto para eldesarrollo de la licitación, concurso o contratación directa y en particular, losmecanismos y factores de evaluación establecidos en el pliego decondiciones y las posibles causales de rechazo, inhabilidad,incompatibilidad o prohibición que contenga.

1.20 La función estructuradora cesará una vez se reciban las ofertas o seefectúe la diligencia de cierre del proceso, salvo que durante la etapasubsiguiente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pliego decondiciones y/o términos de referencia. En consecuencia prevalece estadesignación sobre cualquier situación administrativa.

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2. Del procedimiento para el ejercicio de la función evaluadora

2.1. Momento y plazo para el ejercicio de la función evaluadora.

De acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en los pliegosde condiciones y/o términos de referencia está señalado el plazorazonable dentro del cual deben elaborarse los estudios técnicos,económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas ypara solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que seestimen indispensables y que puedan realizarse de conformidad con laley.

El funcionario designado para el ejercicio de la función evaluadora de unproceso de selección, comenzará su función, una vez reciba el oficio de sudenominación, junto con una fotocopia del pliego de condiciones, de lasadendas si las hubiere, del acta de la audiencia de aclaraciones, de losformularios de preguntas y respuestas, del cronograma de la licitación yuna copia de las ofertas presentadas, teniendo en cuenta que paracualquier eventualidad que requiera confrontar, podrá consultar elexpediente original completo en la Oficina de Contratación o la oficina quehaga sus veces.

La función de evaluación en el proceso finalizará una vez esté en firme laresolución de adjudicación o se resuelvan los recursos de reposición quese hubieren interpuesto contra el acto de la resolución de declaratoria dedesierta, para este lapso no podrán los funcionarios designados para estefin, hacer uso de permisos, vacaciones, traslados o comisiones; y para laejecución del contrato técnicamente acompañará al supervisor y/ointerventor, en las entregas parciales o totales para verificar que el bien oservicio contratado sea el que se recibe, culminando con la asesorìa parala elaboración del acta de liquidación.

2.2. Requerimientos.

Los evaluadores una vez reciban las copias de las ofertas, dentro de lostres (3) días hábiles siguientes formularán los requerimientos, o dentro delplazo establecido en el Pliego de Condiciones y/o Términos de referenciaque consideren necesarios con la finalidad de aclarar las ofertaspresentadas por los contratistas, los que serán suscritos por el competentecontractual (ordenador del gasto) previa revisión del asesor jurídico y de laOficina de Contratación o quien haga sus veces.

Transcurrido el término que establece la ley o el pliego de condiciones y/osolicitudes de oferta, para que los oferentes conozcan los informes deevaluación de las propuestas, los evaluadores están en la obligación dedar respuesta a todas y cada una de las observaciones presentadas

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dentro de los términos previamente establecidos en el cronograma deactividades.

Los evaluadores enviarán las respuestas a las observaciones presentadas

por los proponentes a la Oficina de Contratación o quien haga sus vecesen medio magnético y en documento escrito dentro de los términosestablecidos en el pliego de condiciones y será causal de mala conductael no dar estricto cumplimiento a los mismos, a menos que medie un actoadministrativo de prórroga de los términos establecidos.

2.3 Reunión previa a la exhibición o traslado del informe deevaluación.

El Jefe de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces, deberáconsiderar dentro del cronograma de actividades de la licitación ocontratación directa, la realización de una reunión previa que permitaanalizar y discutir con los evaluadores y el Gerente del Proyecto losresultados de su verificación y examen y evaluación de propuestas.(Formato No.2)

Cuando se aprecien graves irregularidades en la presentación de una oferta,que amenace o entorpezca el proceso de selección que se lleva a cabo, esobligación del evaluador informar por escrito dentro del día hábil siguiente ala ocurrencia de los hechos, al competente contractual, y al Jefe de laoficina de contratación o quien haga sus veces, para que estos asuman lasacciones correspondientes.

2.4. Obligaciones de los evaluadores ante el Comité de Adquisiciones

Los evaluadores de las ofertas que se presenten al Ejército Nacional,como producto de un proceso de selección están en la obligación depresentar ante el Comité de Adquisiciones, si esta así lo requiere, susinformes de evaluación, debidamente sustentados.Si de las decisiones o discusiones que se surtan en el Comité de

Adquisiciones se requiere de una ampliación o profundización de suinforme, este deberá ser presentado nuevamente.

3. Funciones Generales de los evaluadores.

Dentro del presente numeral se establecen una serie de funciones que competen,a nivel general, al ejercicio de evaluación de ofertas, en este sentido, es importantetener en cuenta que en el proceso de selección de contratistas, en el EjércitoNacional, intervienen diferentes funcionarios y oficinas, dependiendo obviamentedel servicio o bien a contratar y de las necesidades que deba cubrir.

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Quien ejerza la función evaluadora de una propuesta presentada en un proceso deselección en el Ejército Nacional, deberá realizar de manera general las funcionesque se describen a continuación:

El estudio detallado y técnico de las ofertas presentadas, de tal forma que elevaluador garantice no sólo el deber de selección objetiva, sino la verificación delas ofertas presentadas y evaluadas, verificando que éstas cumplan con todos ycada uno de los requisitos exigidos en el pliego de condiciones y en la ley.

Los evaluadores velarán porque la escogencia del contratista siempre sea objetivay en consecuencia es su obligación recomendar al Comité de adquisiciones elegirel ofrecimiento más favorable, sin que la favorabilidad la constituyan factoresdiferentes a los contenidos en el pliego de condiciones y/o términos de referenciaes decir, aquel que cumpla los factores de verificación y escogencia establecidosen el pliego de condiciones o términos de referencia, tales como cumplimiento,

experiencia, organización, plazo, entre otros y que a la vez resulte ser el másventajoso para la entidad.

Los evaluadores deberán suscribir informes sobre la evaluación realizada, dejandoconstancia de todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar que ocurrieran enel desarrollo de su función evaluadora.

Para la entrega de Documentos a la oficina de contratación o quien haga susveces, los evaluadores deberán ejercer su función con la diligencia debida, demanera que los informes de evaluación estén a disposición de la oficina decontratación o la Dependencia que haga sus veces, con dos (2) días de antelacióna la fecha en que deban ponerse a disposición de los interesados. Este informeserá revisado previo al traslado de los proponentes, por el Gerente del Proyecto yel Ordenador del Gasto.

3.1 En el aspecto Técnico – Administrativo

a) Verificar que las especificaciones particulares de los bienes o servicioscontratados, correspondan a las solicitadas y definidas en el pliego decondiciones y/o términos de referencia.

b) Verificar la calidad de los bienes y/o servicios que sean ofertados yhacer las observaciones pertinentes y/o rechazar cualquier ofrecimiento queno corresponda a las calidades o características exigidas en el pliego decondiciones, pero siempre en estricta aplicación de lo solicitado en losmismos.

c) Presentar dentro de los términos establecidos, los informes deevaluación de las ofertas, tanto a la Oficina de contratación o quien hagasus veces, como al Comité de Adquisiciones y al competente contractual.

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d) Proyectar y remitir a la Oficina de contratación o quien haga sus vecesdentro de los términos previstos en el cronograma de actividades, larespuesta a las observaciones al informe de evaluación que presenten losproponentes, dando estricta aplicación a la ley 80 de 1993, normas

reglamentarias y al pliego de condiciones.e) Asistir a la audiencia pública de decisión del proceso de licitación ocontratación directa, interviniendo en lo que resulte de su competencia.

f) Y las demás que le asignen y asistan referentes a su área.

3.2 En el aspecto legal

a) Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales exigidos en elpliego de condiciones y en especial de la capacidad y calidad de losproponentes, según se establece en el acápite respectivo del pliego decondiciones y/o términos de referencia.

b) Presentar dentro de los términos establecidos, los informes de evaluaciónde las ofertas, tanto a la Oficina de contratación o quien haga sus veces,como al Comité de Adquisiciones y al competente contractual.

c) Proyectar y remitir a la Oficina de contratación o quien haga sus veces,dentro de los términos previsto en el cronograma de actividades, larespuesta a las observaciones al informe de evaluación que presenten losproponentes, dando estricta aplicación a la ley 80 de 1993, reglamentarios yal pliego de condiciones y/o términos de referencia.

d) Apoyar permanentemente a los diferentes comités durante su funciónevaluadora.

e) Y las demás que le asignen y asistan respecto a su área.

3.3 En el aspecto económico y financiero.

a). Verificar el cumplimiento de todos los aspectos económicos y financierosestablecidos en los pliegos de condiciones y/o términos de referencia, asícomo de los indicadores financieros objetos de evaluación o ponderación.

b) Verificar que los ofrecimientos recibidos, estén acordes con las condicionesde precio y plazo señalados en los pliegos de condiciones o Términos dereferencia.

c). Verificar los precios del mercado a efectos de dar cumplimiento a lodispuesto en el artículo 6 del Decreto 2170 de 2002.

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d). Verificar que los valores propuestos incluyan los impuestos de ley si a éstoshubiere lugar.

e) Y las demás que le asignen y asistan respecto a su área

ARTICULO DECIMO TERCERO

COMITÉ DE ADQUISICIONES

El Comité de adquisiciones es la unidad asesora que recomienda al competentecontractual para las actividades precontractuales, contractuales y poscontractuales;desarrollará su gestión, con base en las facultades y obligaciones establecidas en eldocumento legal o acto de nombramiento, sin perjuicio de la aplicación de la norma

que sobre la materia se expida con posterioridad a la vigencia de este manual, casoen el cual, se entenderán incluidas y de obligatorio cumplimiento.

El Comité de adquisiciones estará integrado por Militares en servicio activo o civilesdebidamente nombrados por el Competente contractual delegado por el Ministro deDefensa Nacional, los cuales se relacionan en el numeral 10 del presente artículo.

Funciones del comité de adquisiciones

1. EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL.

1.1 Acoger, solicitar complementaciones, u objetar, según sea el caso, lasevaluaciones efectuadas a las diferentes propuestas con base en los Pliegos deCondiciones y/o Términos de Referencia al que se encontrará sujeto el procesocontractual y particularmente los factores de selección del contratista.

1.2 En caso de resultar procedente, ordenar reevaluaciones, requerimientos o visitasen aras de obtener una evaluación integral y objetiva de las ofertas.

1.3 Recomendar la aceptación de las ofertas o la correspondiente declaratoria dedesierta.

1.4 Las restantes acciones que resulten necesarias en aras de garantizar unaselección objetiva de las propuestas.

1.5 Las demás que defina y asigne el competente contractual en aras de realizar unexcelente proceso.

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2. EN LA ETAPA DE EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN

2.1 Verificar el desarrollo del contrato, cuando éste sea sometido a su conocimiento.

2.2 Conceptuar y recomendar las acciones y gestiones (suspensión de plazos, multas,incumplimientos, caducidad, potestades excepcionales, reconocimientos deintereses, restablecimiento del equilibrio económico), que se considere necesario ypertinentes para el cabal desarrollo del contrato, cuando sean sometidas a suconocimiento.

2.3 Las demás que crea conveniente el competente contractual en aras de realizar unacorrecta ejecución del contrato y de garantizar el objeto contractual.

3. EL SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES: El secretariotécnico del comité de adquisiciones será quien sigue en antigüedad al jefe de la oficinade contratación o quien haga sus veces o el suboficial más antiguo de la oficina del S-4o el nombrado de oficio por el competente contractual y cumplirá las siguientesfunciones:

3.1 Establecer con el Gerente del proyecto la fecha y hora para la convocatoria delComité de Adquisiciones de acuerdo con las necesidades del proyecto.

3.2 Preparar la agenda a debatir en la sesión del Comité, con dos días hábiles deantelación; y remitirla a los miembros del mismo, junto con los soportes que lesirvan de apoyo.

3.3 Verificar y constatar que la documentación que se allegue, se ajuste a lorequerido en la agenda.

3.4 Verificar la existencia del quórum, llamando a lista a los integrantes.

3.5 Las demás que sean asignadas por el competente contractual referentes a sucargo.

4. DE LA CONVOCATORIA Y SESIONES DEL COMITÉ: La convocatoria se efectuarácon dos (2) días hábiles de anticipación o cuando lo requiera el competente contractualo el jefe de la oficina de contratación o quien haga sus veces (Intendente Local, Jefe depresupuesto, Jefe o Director administrativo), anexando ponencia preparada por elGerente de Proyecto (Formato No.6) para que el comité la revise con antelación a lacitación. (Formato No.7)

5. DE LOS QUÓRUMS

QUÓRUM TOTAL: Se entenderá que existe quórum total, cuando se hagan presentesla totalidad de los miembros del comité de adquisiciones.QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO: Se entenderá que el comité puedesesionar, deliberar y decidir su recomendación cuando se encuentren presente la mitad

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mas uno de los miembros que integran el quórum total. En consecuencia, en el eventoen que no se complete este quórum, el Comité no podrá sesionar y el SecretarioTécnico, deberá dejar constancia de tal circunstancia y citar nuevamente al Comité.

6. SESIONES: El Secretario Técnico del Comité, al inicio de la sesión verificará siexiste el quórum deliberatorio mínimo del organismo e informará de ello al mas antiguodel comité, quien dará inicio a la sesión.

7. DESARROLLO DE LAS SESIONES: Una vez instalado el Comité, el Gerente delproyecto presentará los aspectos generales del pliego de condiciones y/o términos dereferencia y la finalidad esperada dentro del proceso de adquisiciones.

Cada uno de los comités evaluadores designará un vocero quien presentará el capítulocorrespondiente del pliego y/o términos, informando las condiciones pertinentesexigidas en el mismo y los cuadros comparativos que demuestran el apartamiento ocumplimiento de las ofertas frente a las exigencias del pliego y/o términos, señalando elnúmero de folio en la oferta donde se evidencia tal circunstancia.

8. RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACION O DECLARATORIA DE DESIERTO: Larecomendación, sea unánime o dividida será puesta en conocimiento del competentecontractual, quien tendrá la absoluta libertad de acogerla o desecharla de acuerdo a susfundamentos.

9. CONSTANCIAS Y ACTAS: De cada una de las sesiones del Comité el secretariotécnico levantará un acta en resumen de la misma, indicando la recomendación votaday acordada, que dará cuenta de lo ocurrido la cual deberá ser suscrita por todos losasistentes a la sesión correspondiente. Las decisiones serán adoptadas por mayoría delos integrantes (la mitad más uno de los integrantes). (Formatos No. 7,14,18) .

10. COMPOSICIÓN DE LOS COMITÉS DE ADQUISICIONES.

10.1 PARA CUANTÍAS SUPERIORES A LOS 10.000 SALARIOS MÍNIMOSLEGALES VIGENTES CON DESTINO AL EJÉRCITO NACIONAL.

Serán integrantes del comité de adquisiciones para procesos de contratacióncon destino al Ejército Nacional, los siguientes funcionarios:

CON VOZ Y VOTO

a) El Intendente General.b) El Director Financiero del Ejército.c) El Jefe de la Oficina de Contratación de Ejército.d) El Jefe de la Sección de Asesoría Jurídica de la Jefatura Logística.e) El Gerente del proyecto.

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10.2 PARA CUANTÍAS COMPRENDIDAS ENTRE LOS 3.000 Y LOS 10.000SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES; EN EL EJÉRCITONACIONAL:

Para la celebración de todos los contratos por cuantías iguales o superiores a lostres mil (3.000) y hasta los diez mil (10.000) salarios mínimos mensualesinclusive, cualquiera que sea el competente delegado, se conformará un comitéde adquisiciones que estará integrado por mínimo tres (3) miembros, los cualesserán designados por el Jefe Logístico del Ejército, uno de los cuales debe tenercarácter técnico, y el otro encontrarse vinculado con el área financiera y/o depresupuesto de la unidad ejecutora correspondiente; el tercero deberá ser unabogado con conocimientos en contratación administrativa de la unidadejecutora.

Para cumplimiento de lo anterior se deberá enviar por parte de los competentescontractuales que están dentro de esta cuantía, la propuesta de integrantes alJefe de Logística el cuál procederá a emitir la resolución respectiva.

10.3 PARA CUANTÍAS MENORES A LOS 3.000 SALARIOS MÍNIMOSMENSUALES LEGALES VIGENTES.

Para la celebración de todos los contratos por cuantías superiores a cien (100)salarios mínimos legales mensuales, y menores a los tres mil (3.000) salariosmínimos mensuales legales vigentes, el comité de adquisiciones estarácompuesto por mínimo (3) tres miembros, nombrados por el competentecontractual, (formato No.43) uno de los cuales debe tener carácter técnico y elotro encontrarse vinculado con el área financiera y/o de presupuesto; el tercerodeberá ser un abogado preferiblemente con conocimientos en contrataciónadministrativa.

Siguiendo los parámetros establecidos y ajustándolos a nuestraorganización, PODRÁN INTEGRAR este comité con VOZ Y VOTO:

PARA UNIDADES CENTRALIZADAS

• El Oficial B4, Ejecutivos de los Batallones apoyados (Solo en estos casosel acto administrativo sería el suscrito por el 2do Comandante y JEM, sison mas antiguos que el competente contractual) (Formato No.50)

• El Gerente del proyecto.• El Oficial S4 del BASPC.• El Intendente local y/o Jefe de presupuesto.• El Director o Jefe de Sección usuaria de los elementos o servicios a

adquirir.• El Contador y/o el Tesorero.• El Asesor jurídico.

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• Delegado del Comandante de Unidad Táctica que tenga conocimientosen contratación.

PARA UNIDADES QUE EJECUTAN SU PRESUPUESTO

• El Gerente del proyecto y/o el Jefe de sección o Comandante deCompañía usuaria de los bienes o servicios a adquirir.

• El Oficial S4.• El Intendente local y/o Jefe de presupuesto.• El Contador y/o el Tesorero.• Delegado del Comandante que tenga conocimientos en contratación así

pertenezca a la Plana Mayor o las Compañías del Batallón.PARA LA DIRECCION DE INTELIGENCIA

• El Subdirector o quien sigue en antigüedad.• El Gerente del proyecto y/o Jefe de Sección usuario de los bienes o

servicios a adquirir.• El Jefe de presupuesto de la DINTE.• El Delegado de la asesoría Jurídica de la JELOG.• El Jefe de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces.

PARA LA DIRECCION DE RECLUTAMIENTO

• El Delegado del Director con conocimientos en contratación.• El Gerente del proyecto y/o Jefe del Servicio usuario de los bienes o

servicios a adquirir.• El Contador y/o el Tesorero.• El Asesor jurídico.• El Jefe de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces.

PARA LA INTENDENCIA LOCAL DEL COMANDO DEL EJÉRCITO

• El Jefe o Director que tiene asignado el presupuesto o sección apoyada.• El Gerente del Proyecto y/o Jefe del Servicio usuario de los bienes o

servicios a adquirir.• El Contador.•

El Asesor Jurídico.• El Jefe de la sección financiera de la DIFIN.

PARA LA DIRECCION DE PERSONAL

• El Director o Jefe de la sección usuaria de los bienes o servicios aadquirir.

• El Subdirector o quien sigue en antigüedad.• El Jefe sección de Ejecución presupuestal.

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• El Gerente del proyecto.• El jefe de la asesoria juridica o asesor de la JELOG.

PARA LA DIRECCION DE INGENIEROS

• El Jefe de la sección técnica para adquisición de servicios.• El Jefe de la sección de equipo para la adquisición de bienes.• El Asesor Jurídico.• El Gerente del Proyecto.• El Jefe sección administrativa.

PARA LA BRIGADA DE AVIACION• El Delegado del Comandante con conocimientos en contratación.• El Gerente del proyecto.• El Oficial B4.• El Jefe sección Contratos y/o de presupuesto.• El Contador y/o el Tesorero.• El Asesor jurídico.

PARA LA INTENDENCIA GENERAL• El Director de la Oficina de Contratación.• El Jefe de la Asesoría Jurídica de la JELOG.• El Gerente del Proyecto.• El Director de Comercio Exterior y/o Subdirector.• El Subjefe del Depto E-4.• El Jefe de la sección de Presupuesto de la DIFIN y/o CEITE.

PARA LICEOS DEL EJÉRCITO• El Delegado del Director con conocimientos en contratación.• El Jefe departamento Administrativo.• El Gerente del Proyecto.• El Contador y/o el Tesorero.• El Rector del Liceo o el Jefe de la sección usuaria de los bienes o

servicios a adquirir.• El Asesor Jurídico.

CONSIDERACIONES ESPECIALES DE ESTOS COMITES:

1: Para la celebración de todos los contratos de cuantías inferiores a cien (100)salarios mínimos mensuales legales,(Contratación directa menos del 10% de lamenor cuantía) el funcionario en quien se encuentre delegada la competenciadeterminará la necesidad de conformar el Comité de Adquisiciones a que hacereferencia el presente manual, (Formato No.42) teniendo en cuenta lascircunstancias, naturaleza y cuantía de los bienes y servicios a adquirir. En el

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evento de conformarse este comité, deberán seguirse los mismos parámetrosestablecidos para el efecto.

2: El acto administrativo de nombramiento deberá ser suscrito por el competente

contractual y hará referencia a los cargos o quienes hagan sus veces y no a losnombres de las personas que los ocupan, así mismo se entenderá, que quieneslos reemplacen por ausencia transitoria o permanente debidamente nombradosdeberán cumplir con las funciones asignadas en el presente manual. Seprocurará que el número de integrantes sea impar para efecto de susdecisiones. Los cargos mencionados anteriormente no obligan a que elcompetente contractual delegado los nombre en la cantidad y comotextualmente están escritos.

ARTICULO DECIMO CUARTO

COMITÉ DE CIERRES DE OFERTAS O RECIBO DE COTIZACIONESEl Comité de cierre de ofertas o recibo de cotizaciones es la unidad asesora que confunciones precisas actúa como garante de la transparencia con la que se efectúan loscierres de los procesos contractuales, recepcionando los sobres contentivos de lasofertas o cotizaciones presentadas simultáneamente por los oferentes en la hora ysitio registrado; en el pliego de condiciones y/o términos de referencia o solicitud decotización; dicho comité desarrollará su gestión, con base en las facultades yobligaciones establecidas en el documento legal o acto de nombramiento por elcompetente contractual debidamente notificado. (Formato No.49)

Podrán nombrarse en el Comité de cierres los siguientes funcionarios:

El Gerente del Proyecto.El Asesor Jurídico.El Jefe de la Oficina de contratación (Intendente Local o Jefe de Presupuesto.El Oficial S-4.El Control Interno.El Delegado del comandante con conocimientos en contratación.

Cumplirán las siguientes funciones:

1. Intervenir en la fecha y hora señaladas para los cierres de las ofertas queadelante el competente contractual, teniendo en cuenta que para este efecto sedebe garantizar la hora oficial dada por la superintendencia de Industria yComercio. La cuál podrá ser consultada en la pagina Web (www.sic.gov.co) ytambién en la Web (www.ejercito.mil.co).

2. Verificar que el acto de cierre se realice en la fecha y hora señalada en lospliegos de condiciones y/o términos de referencia o solicitud de cotización.

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3. Constatar que los sobres contentivos de las ofertas se hayan entregado a tiempoy se encuentren debidamente sellados al momento del cierre y que su aperturase efectúe en presencia de todos los asistentes.

4. Verificar que las ofertas se encuentren foliadas consecutivamente y rubricar folioa folio el documento original de las ofertas presentadas.

5. Verificar los documentos básicos, la carta de presentación, quien la suscribe, lapóliza de seriedad de la oferta si aplica, la propuesta económica, estosdocumentos deberán ser leídos a todos los asistentes.

6. Dar apertura oficial de las ofertas presentadas. A este acto puede asistircualquier persona que represente a los oferentes o veedor ciudadano.

7. La Composición del comité de cierres y recibo de ofertas será con funcionariosque ya están participando en el proceso, relacionados en el segundo párrafo delpresente artículo y podrá nombrarse más funcionarios para mayor transparenciay tranquilidad de la administración y de los oferentes.

CONSIDERACIONES: Se seguirán los parámetros establecidos en numeral 3del artículo décimo tercero para el nombramiento del secretario. Del cierre selevantará acta que deberá ser suscrita por los miembros del Comité y losrepresentantes de las firmas presentes en el acto. (Formato No.14)La convocatoria la efectuará el Jefe de la Oficina de Contratación o quien hagasus veces con dos (2) días hábiles de anticipación a la fecha establecida para elcierre.

ARTICULO DECIMO QUINTO

SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS Y/O INTERVENTORÍA

Todo contrato que se celebre bajo las disposiciones previstas en este manual, debecontar con supervisor debidamente nombrado por el competente contractual en actoadministrativo (formato No.48) el cual representa a la entidad y cuando se requiera lainterventoría se realizará por concurso de méritos, para cuyo ejercicio se haceindispensable el cumplimiento de sus funciones.

Los Supervisores de los contratos serán diferentes a los Gerentes de los Proyectos ypodrán ser militares y/o civiles vinculados a la planta de personal del Ministerio deDefensa Nacional, y los interventores serán los contratados para este fin.

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Podrán los competentes contractuales nombrar como supervisores en:

DIRECCIONES DEL COMANDO DEL EJÉRCITO

A los Subdirectores. A los Jefes de las secciones administrativas. A cualquier funcionario que acredite formación profesional o técnica que tengaconocimiento de la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar.

UNIDADES CENTRALIZADAS

A quien sigue en antigüedad a los Jefes de las secciones usuarias de los bienes oservicios contratados.

A los Oficiales o suboficiales del Estado o plana Mayor, en los CIE a los Jefes deInstructores.En los proyectos de la División o Brigada a los funcionarios de los G-4, B-4.

A cualquier funcionario que acredite formación profesional o técnica que tengaconocimiento de la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar.

UNIDADES TÁCTICAS O ESPECIALES QUE EJECUTAN SU PRESUPUESTO

A quien sigue en antigüedad a los Jefes de las secciones usuarias de los bienes oservicios contratados

A los Oficiales o suboficiales de la plana Mayor o quienes hagan sus veces. A los Ejecutivos de las unidades fundamentales. A cualquier funcionario que acredite formación profesional o técnica que tengaconocimiento de la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar.

1. Del ejercicio de las funciones de supervisión y/o interventoría de loscontratos.-

El ejercicio de la función de Supervisión y/o interventoría y seguimiento de laejecución contractual comprenderá, entre otras funciones, las siguientes:

. La revisión de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de losderechos y obligaciones de las partes y, en particular, los mecanismos establecidos enel contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.

. La intervención formal en la coordinación, vigilancia y control del desarrollo delobjeto contratado, para garantizar al Ministerio de Defensa – Ejército Nacional que lasobligaciones contractuales se han cumplido y que éste puede tramitar los pagoscorrespondientes al contratista.

La expedición de informes sobre la ejecución del contrato y en especial el informeanexo al acta de recibo parcial y/o final que sustente el debido pago de lasobligaciones contraídas por el contratista.

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La intervención formal en la liquidación de los contratos, dejando constancia sobrelos acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso dedivergencias presentadas.

2. Del procedimiento para el ejercicio de la función de supervisión y/ointerventoría o seguimiento de la ejecución de los contratos. (FormatoNo.30)

Momento y Plazo para el ejercicio de la función de Supervisión y/oInterventoría o seguimiento:

Los SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES DE LOS CONTRATOS, seránfuncionarios designados por el competente contractual para el ejercicio de lafunción de seguimiento de un contrato determinado, comenzará su actividad,una vez se encuentre perfeccionado, esto es, suscrito el contrato, registrado elcompromiso y legalizado el mismo, es decir, aprobadas las pólizas ycancelados el impuesto de timbre y los derechos de publicación en el DiarioÚnico de contratación.

Para este efecto, el Jefe de la oficina de Contratación o quien haga sus veces,le informará al Supervisor y/o interventor mediante un memorando sobre elcumplimiento de los anteriores requisitos. A éste efecto le enviará fotocopia delos siguientes documentos:

Del contrato. Copia de la propuesta. De las pólizas con su correspondiente aprobación. Del impuesto de timbre, cuando haya lugar. Del pago de la publicación. (Una vez se surta el trámite del extracto único

de publicación, se remitirá fotocopia correspondiente.)

Para cualquier eventualidad que requiera confrontar, podrá consultar osolicitar copias del expediente o carpeta original (Carpeta Maestra) en laoficina de contratación o quien haga sus veces.

En todo caso, el SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR DE LOS CONTRATOSvigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo eltiempo que este vigente y su función sólo caducará, una vez se haya suscritoel acta de liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por laspartes.

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3. Manifestaciones de inconformidad de supervisores y/o interventores delos contratos en relación con la ejecución de los contratos.

Cuando los SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES DE CONTRATOS se

manifiesten en desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligacionespactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos ocircunstancias examinadas, deberá sin excepción, formular todos sus reparospor escrito.

Dichos reparos deberán ser motivados con razonamientos fundados enhechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado ydeberán comprender todas las observaciones y objeciones correspondientes.

El Supervisor y/o interventor dará cuenta al competente contractual, a ladependencia directamente interesada en el contrato y a la oficina decontratación o quien haga sus veces, de los resultados más relevantes de suactuación y recomendará las actuaciones que considere más convenientes uoportunas para la normal ejecución del contrato.

El Supervisor y/o interventor podrá solicitar al competente contractual, larevisión de los actos que considere perjudiciales para los intereses delMinisterio de Defensa Nacional – Ejército Nacional.

Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecución de un contrato queamenace su paralización, es obligación del Supervisor y/o interventor informarpor escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia delos hechos al competente contractual, al Gerente del proyecto y al jefe de laoficina de contratación o quien haga sus veces, para que estos inicien lasacciones correspondientes.

4. Cumplimiento de órdenes del competente contractual, comoconsecuencia de irregularidades o circunstancias que afecten el normaldesarrollo de un contrato.

Los SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES de los contratos que suscribael MDN – EJÉRCITO NACIONAL, están en la obligación de acatar lasobservaciones y decisiones que adopte el competente contractual, en loseventos de discrepancias en la ejecución del contrato y no están autorizadosa expedir cumplidos para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tantono se tenga pronunciamiento favorable del competente contractual para eseefecto.

5. Liquidación de las obligaciones contraídas

LOS SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES de los contratos que suscribael Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, están en la obligación deentregar debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con sus

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respectivos soportes, como acta de liquidación y otros. En este momentodeberá quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos losrequisitos necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo delMinisterio de Defensa Nacional – Ejército Nacional y del resultado favorable

de la comprobación formal y material del cumplimiento de las obligaciones delcontratista.

El contratista deberá suscribir el acta de liquidación que se le remita en unplazo de 15 días hábiles, posteriores al recibo de la misma. Si al vencimientode este plazo, el contratista no se allanare a su suscripción, el Ministerio deDefensa Nacional – Ejército Nacional procederá a la liquidación de maneraunilateral.

6. Funciones generales de los supervisores y cuando aplique a losinterventores.

Dentro del presente numeral se listan una serie de funciones que competen, anivel general, al ejercicio de la función de seguimiento en el aspecto técnico,administrativo y en el aspecto legal y que describirá en forma general losprocesos de esta labor.

Para facilitar la comprensión de estas funciones, es importante tener encuenta que en el proceso contractual y en la ejecución de los contratos, en elMinisterio de Defensa – Ejército Nacional, intervienen diferentes funcionarios,dependiendo obviamente del servicio o bien a contratar y de las necesidadesque deba cubrir cada una de las dependencias.

Se recuerda que quien ejerza la Supervisoría y/o interventoría de un contratoen el Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, deberá tener plenoconocimiento del objeto contratado, para poder constatar la debida ejecucióndel mismo y realizar entre otras, las funciones que se describen acontinuación:

6.1.- En el aspecto Técnico – Administrativo

a) Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes oservicios contratados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas enel contrato.

De presentarse dudas sobre este particular, deberá formularlas por escritodentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de estacircunstancia, a la Oficina de contratación o quien haga sus veces y este a suvez al competente contractual.

La oficina de contratación o quien haga sus veces, deberá responder a esterequerimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su reciboclarificando la situación.

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b) En los eventos que así lo determine el contrato, o si la naturaleza delmismo lo requiere, el Supervisor y/o interventor deberá suscribir conjuntamentecon el contratista y el competente contractual, las actas de iniciación o de recibo

de bienes y/o servicios, dentro del término que se haya establecido en elcontrato.

Copia de estas actas, deben enviarse dentro de los tres (3) días hábilessiguientes a su firma, a la Oficina de Contratación o quien haga sus veces parasu respectiva incorporación en la carpeta maestra del contrato.

c) Cuando se requieran cronogramas o programación de actividades alcontratista para la ejecución del objeto contratado, el Supervisor y/o interventordeberá exigirlos y recibirlos, para efectos de revisión y control, dentro de losplazos estipulados en el contrato. Copia de estos cronogramas o programaciónde actividades deben enviarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a surecibo, a la oficina de contratación o quien haga sus veces para sucorrespondiente archivo en la carpeta maestra del contrato.

d) Cuando se trate de la Interventoría de contratos de obras, las personasnaturales o jurídicas o los funcionarios designados para este efecto, deberánabrir y llevar conjuntamente con el contratista o la persona delegada por éste,una memoria diaria de la obra, en donde se harán constar las accionesrealizadas diariamente en ella, así como las actas de los comités técnicos deobra o administrativos que periódicamente deban realizarse y las observacionesque se consideren pertinentes.

Este documento formará parte integral del contrato, por lo tanto, copia mensualdel documento debe enviarse a la oficina de contratación o quien haga susveces, para que este repose en la carpeta maestra del contrato.

e) El Supervisor y/o interventor podrá citar o convocar a reuniones alcontratista, al competente contractual y a los funcionarios que tengan un interésdirecto en la ejecución del contrato o hayan participado en la elaboración de lostérminos de referencia y elaboración de la minuta del contrato, cuando se tengandudas sobre los términos del contrato y/o se considere necesario para la normalejecución y desarrollo del mismo.

De estas reuniones levantará una ayuda memoria suscrita por los que en ellaintervinieron y la misma deberá contener como mínimo los asuntos discutidos,las decisiones, acciones y compromisos a ejecutar. Copia de este documento,se enviará a la carpeta maestra, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes asu suscripción, para su correspondiente archivo.

f) Los supervisores y/o interventores de los contratos, si la naturaleza delmismo lo requiere y así se hubiere estipulado en la minuta del contrato, deberánelaborar actas de recibo parcial de bienes o servicios, las cuales suscribirá

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g) El Supervisor y/o interventor debe exigir la buena calidad y correctofuncionamiento de los bienes y servicios que sean contratados, y abstenerse dedar el respectivo cumplido si éstos no corresponden a las calidades, cantidadesy especificaciones técnicas exigidas, para lo cual el supervisor debe mantenercontrol y coordinación permanente sobre el desarrollo del contrato, de tal maneraque implemente actividades, tales como, reuniones con el comité evaluador ycontratista, visitas que sean pertinentes a las empresas y otras que se estimenconvenientes y necesarias.

h) El Supervisor y/o interventor deberá verificar que el contratista entregue losbienes y/o servicios que presentó en la propuesta. En el evento de que algunosde los bienes o servicios no sean acordes con lo estipulado en el contrato y en laoferta, éste exigirá al contratista que sean cambiados o ajustados en el menortiempo posible, o en el indicado para estos eventos en el contrato para quepueda darse una adecuada ejecución del mismo. En este evento se procederáde la siguiente manera:

1) En el evento en que el material o bien, sea entregado por elcontratista con algún defecto menor, el supervisor podrá devolver el materialpara que éste corrija o subsane los defectos, en un término que el supervisorconsidere perentorio sin que afecte el plan logístico de la Unidad.

2) En el evento en que el material o bien entregado, presente undefecto que no afecte la funcionalidad o la trazabilidad del mismo o quedisminuya la durabilidad de éste, pero que no sea susceptible de corrección,el Supervisor recibirá el material y autorizará su distribución, conservando lasmuestras defectuosas del total de muestras evaluadas según el plan demuestreo que esté previsto en la norma técnica o especificación técnica odejando cinco (5) muestras de los bienes recibidos, recolectadas al azar lascuales deben ser marcadas y etiquetadas de manera que se puedanidentificar suficientemente, para efectos de que sobre las mismas, sepractiquen las pruebas que el comité técnico receptor del material considereprocedentes, en aras de determinar las acciones legales a que haya lugar.

3) En el evento en que el material o bien entregado, presentedefectos mayores el material será rechazado por el Supervisor, conservandolas muestras defectuosas del total de muestras evaluadas según el plan demuestreo que esté previsto en la norma técnica o especificación técnica odejando igualmente cinco (5) muestras de los bienes recibidos, recolectadasal azar las cuales deben ser marcadas y etiquetadas de manera que sepuedan identificar suficientemente para

3 Manual de Contratacion Del Mdn Aplicado Al Ejercito (1)

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