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Formación Directiva Personalizada FDP®Administración del Trabajo Cotidiano

Objetivos, indicadores y metas

Carta DescriptivaDatos de identificación

Competencia: Administración del Trabajo Cotidiano

Elemento de competencia:

Objetivos, indicadores y metas.

Duración de la tutoría: 4 horas

Objetivo general

Habilitar al participante en el protocolo: Objetivos, indicadores y metas, con el fin de mejorar la gestión que llevan a cabo dentro de la organización.

Actividad Objetivo Descripción Materiales TP TA

1. Inicio de la tutoría

Presentación del grupo

El instructor propiciará la creación de la comunidad de aprendizaje generando un ambiente de confianza de los integrantes.

- El tutor solicitará a los participantes que se presenten mediante la técnica:La ruta de la experiencia.

- Descripción de la técnica Anexo 1 10' 10'

Presentación de la tutoría

El tutor expondrá las reglas e indagará las expectativas de los participantes.

- El tutor expondrá los momentos, tiempos y reglas bajo los cuales se desarrollará la sesión e indagará las expectativas.

- Hojas de rotafolio

15’ 25’- Marcadores de colores

Nota general: el uso de las técnicas de energía recomendadas es opcional a partir del criterio del tutor.


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2. Homologación

Introducción del elemento de la tutoría

Dar a conocer el objetivo y los aspectos esenciales del elemento de la competencia.

- El tutor explicará los aspectos relevantes del elemento de "objetivos, indicadores y metas" en el trabajo cotidiano en la organización o área de trabajo.

- Formará dos o tres equipos y les solicitará que dialoguen sobre la importancia, ventajas y utilidad del tema en el área de trabajo. Después de unos minutos pedirá a un miembro de cada equipo que exponga las ideas que hayan surgido.

- Ppt 15’ 40’

3. Modelamiento

Revisión del protocolo

Conocer protocolo de Objetivos, indicadores y metas.

El tutor les entregará a los participantes el formato impreso del protocolo y dará tiempo para que lo lean.

- Formatos del protocolo10’ 50’

Explicación del protocolo

Entender el protocolo correspondiente, a partir del cuchicheo entre los participantes

Los participantes dialogarán por parejas o tríos sobre el procedimiento, reglas, recomendaciones y consideraciones.

Cada equipo expondrá sus conclusiones y el tutor deberá enriquecer el discurso del grupo, consolidando la pertinencia del protocolo para lograr los fines y resultados de la organización.

- Pintarrón y rotuladores 30’ 1°20’

Nota general: el uso de las técnicas de energía recomendadas es opcional a partir del criterio del tutor.3. Modelamiento






Ilustración del protocolo

Ilustrar el protocolo y vincularlo a un ejemplo desarrollado a través del ordenamiento de tarjetas.

Los participantes se dividirán en dos equipos y se repartirá a cada uno de ellos un juego de tarjetas de la ilustración.

El tutor leerá la introducción y cada equipo tendrá que ordenar las tarjeras lógicamente según el procedimiento estudiado.

El tutor revisará que el orden sea correcto y pedirá al equipo vencedor que la lea en voz alta, mientras el otro equipo rectifica su avance. En plenaria se comentarán las principales dificultades para organizar las acciones.

- 2 juegos de tarjetas (Anexo 2) 30’

1° 50’

Ejemplificación del protocolo

Vincular el protocolo aprendido a una situación de la cotidianidad laboral.

Los participantes deberán reunirse en cuchicheo con las mismas personas que en la explicación del protocolo y pensarán en una situación laboral donde crean que hubiera sido benéfico aplicar el procedimiento revisado.

Cada pareja o trío deberá compartir una situación en plenaria, destacando las razones por las cuales creen que hubiera obtenido mejor resultado si hubieran aplicado el protocolo.

El tutor enriquecerá los comentarios y hará énfasis en la función del protocolo para lograr las metas laborales de los participantes dentro de la organización.

- No aplica 25’2° 15’







4. Receso 10’ 2° 25’

5. Moldeamiento

Técnica de energía

Promover la dinámica del grupo, generando la motivación necesaria para continuar la tutoría.

Se aplicará la técnica: El rey manda.- Descripción de la técnica Anexo 1 10’

2° 35’

Ejemplo directo

Ejercitar la administración del trabajo cotidiano, a través de la aplicación de los conocimientos adquiridos a la cotidianidad laboral.

- Cada participante responderá individualmente su ejercicio directo. Cuando hayan terminado se reunirán con otro de sus compañeros.

- Formatos del ejercicio directo impresos 50’

3° 25’

- En parejas compartirán sus ejercicios y retroalimentarán el ejercicio del compañero.

- Cuando el tutor lo indique tendrán que cambiar de pareja. (La rotación se hará el mayor número posible, sin sobrepasar el tiempo estimado).

- En plenaria los participantes compartirán aspectos que aportaron sus compañeros a la redacción de su ejercicio directo.






Actividad Objetivo Descripción Materiales TP TA6. Plan de instrumentación

Llenado del plan de instrumentación

Establecer compromisos de transferencia en el área real de trabajo del participante.

- Los participantes establecerán compromisos de transferencia a su área de trabajo sobre el elemento de competencia revisado durante la sesión.

- El tutor verificará que la propuesta de cada uno de los participantes corresponda al direccionamiento establecido por el jefe directo, así como el establecimiento de evidencias.

- Anexo 1 20’ 3° 45’

7. Cierre

Cierre de sesión Dar cierre a la sesión.

- El tutor forma 2 o 3 equipos, le distribuye una hoja de papel a cada equipo y solicita que escriban las ideas sobre lo que aprendieron en la sesión o les pareció más interesante.

- El tutor recoge las hojas y las lee en voz alta reforzando los elementos que se aprendieron destacando su relación con la optimización del trabajo cotidiano.

- De igual forma, señalará cuando considere pertinente, aquellos elementos que serán revisados en las siguientes sesiones.

- El tutor dará por concluida la sesión, agradeciendo la asistencia y participación de los asistentes.

- Hojas blancas 15’ 4° 00’






Anexo 1Descripción de técnicas

Nombre de la técnica: La ruta de la experiencia

Objetivo: Generar un ambiente de confianza y de rompehielo entre participantes y el instructor.

Tipo de técnica: Presentación del grupoTiempo: 10 minutosMateriales: Hojas blancas y lápices

Instrucciones:

- El tutor solicitará a los participantes que formen parejas y uno de ellos narrará como se ha dado su experiencia en el trabajo. El participante describirá momentos importantes, obstáculos superados y los retos a los que se enfrentó etc.

- Posteriormente el compañero que escuchó en la primera ocasión, anotará lo que menciona su compañero y en cuanto el instructor lo indique cambiarán de rol.

- En plenaria se compartirán las experiencias de cada uno de los participantes y el tutor reflexionará sobre la importancia de conocer cómo y de qué manera se ha dado nuestro crecimiento personal, laboral, y de cómo el trabajo ha sido una de las principales motivaciones para lograr lo que somos y tenemos.

Nombre de la técnica:

El Rey manda

Objetivo: Lograr la atención del grupo mediante la aplicación de un

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ejercicio de energía a fin de mantener su atención en la tutoría.Tipo de técnica: EnergíaTiempo: 10 minutosMateriales: N/A

Instrucciones:

- El tutor explicará al grupo que deberán realizar lo que les solicite cuando diga: “El rey manda...”

- Si el tutor no dice “El Rey Manda”, entonces el grupo no debe seguir las instrucciones! El facilitador empieza por decir algo como: “El Rey Manda que aplaudan.”

- El grupo aplaude.

- El facilitador acelera las actividades y los participantes las ejecutarán, siempre y cuando el instructor diga la frase “El rey manda. “

- Aquellos participantes que no sigan las instrucciones, se les invita a seguir las reglas y continuar el ejercicio mientras siga siendo divertido.





Anexo 2

Tarjetas de la ilustración

Instrucciones: Lea a los participantes la introducción de la ilustración, y una vez que lo haya realizado, proporcione las tarjetas del ejercicio y solicite que las ordenen la historia en secuencia lógica. Considere que en este material la historia se encuentra desordenada, para verificar la secuencia correcta, consulte el formato de ilustración con pistas tipográficas.

Introducción: Una importante empresa del país goza de amplio reconocimiento en su giro, razón por la cual se ha mantenido en el mercado por más de 15 años. Cambios recientes, causados por una reestructuración interna, han dado como resultado una importante disminución en los resultados de productividad.

Para que la empresa consiga sostener y aumentar su ventaja competitiva, es fundamental que cada departamento y área que lo conforma funcione como un sistema y asuma su rol en el logro de los objetivos estratégicos. Consciente de esta situación, Marcela González, responsable del Área de Ventas de la empresa, decidió aprovechar el fin de semana para realizar un cuidadoso análisis de la situación actual del departamento a su cargo. Al hacerlo, se percató de que había muchos asuntos atrasados y pendientes de resolver. Marcela se propuso hacer un ejercicio de planeación que le permitiera establecer los objetivos, metas e indicadores que le ayudarían a realizar su trabajo cotidiano con mayor eficiencia, y así cumplir con su labor y la de su área.



Finalmente, Marcela González tenía muy claros las metas y objetivos para los que trabajaría en las próximas semanas. Estaba lista para llegar el lunes a desglosar las actividades necesarias para alcanzarlos. Con la tranquilidad que sintió al realizar el ejercicio de planeación, Marcela se dispuso a disfrutar del resto de su fin de semana.

A este punto, Marcela comenzó a preguntarse cómo debía realizarse esa contribución al objetivo organizacional. Identificó las condiciones en las que se implementarían tales mejoras.

a. Las ventas del área se realizan sólo a nuevos clientes b. El área de cobertura es la zona metropolitana c. La promoción se realiza bajo políticas corporativas

Marcela se dio cuenta de que debía identificar cómo su función contribuye al objetivo organizacional. Por lo que identificó la intención organizacional de su área: “Incrementar los montos de venta”.





Finalmente, Marcela González tenía muy claros las metas y objetivos para los que trabajaría en las próximas semanas. Estaba lista para llegar el lunes a desglosar las actividades necesarias para alcanzarlos. Con la tranquilidad que sintió al realizar el ejercicio de planeación, Marcela se dispuso a disfrutar del resto de su fin de semana.

Al repasar la definición que acababa de redactar, se percató de que no describía en realidad su responsabilidad, por ello la diseñó en términos de las mejoras que buscaba obtener a través de las actividades de su cargo. Replanteó la definición en estos términos: “Promocionar productos y servicios a nuevos clientes”.

Con este análisis, Marcela estaba lista para redactar su objetivo, integrando en una sola oración los tres pasos anteriores: “Incrementar los montos de venta mediante la promoción de productos y servicios a nuevos clientes de la zona metropolitana, cumpliendo las políticas corporativas”.

Al establecer por escrito el objetivo del área, Marcela tuvo una perspectiva diferente de su trabajo y de lo que conseguiría a través de su equipo de colaboradores, más allá de las tareas cotidianas que realizaban.





Lo que seguía en la planeación de Marcela era fijar metas para cada indicador. Así, estableció el punto de mejora que deseaba lograr para cada indicador, marcando el punto actual de la medición y el resultado esperado.

a. Incrementar el número de visitas diarias a prospectos, de las 20 que realiza actualmente, a 25 en un mes.

b. Disminuir el porcentaje de prospectos no interesados, de un 50% que se tiene actualmente, a un 40% en el próximo mes.

c. Aumentar el monto de ventas mensuales de nuevos clientes, de $500,000 que se logra actualmente, a 1.5 millones en tres meses.

Marcela revisó sus metas para asegurarse de que fueran valiosas y factibles. Al hacerlo, se percató de que la primera meta era poco valiosa, debido a que su fuerza de ventas estaba ocupada actualmente en un 50%, y que la tercera meta era poco factible

Marcela consideró que era importante contar con elementos que le permitieran medir, y posteriormente evaluar, el nivel de avance en los resultados del trabajo cotidiano de su equipo. Estableció, entonces, los siguientes indicadores:

1. Número de prospectos visitados diariamente 2. Porcentaje de prospectos no interesados3. Monto de ventas de nuevos clientes





Marcela revisó sus metas para asegurarse de que fueran valiosas y factibles. Al hacerlo, se percató de que la primera meta era poco valiosa, debido a que su fuerza de ventas estaba ocupada actualmente en un 50%, y que la tercera meta era poco factible porque para alcanzarla necesitaría aumentar la efectividad de sus ventas en un 300%. De modo que replanteó su meta de esta forma:

b. Incrementar el número de visitas diarias a prospectos, de las 20 que realiza actualmente, a 30 en un mes.

d. Aumentar el monto de ventas mensuales de nuevos clientes, de $500,000 que se logra actualmente, a $750,000 en tres meses.

Posteriormente, siguió su planeación definiendo la función que ella realiza en su puesto de trabajo. La definió así: “Supervisar que todos los colaboradores a su cargo, realicen su trabajo puntualmente para ofrecer los servicios”.

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