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FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Contratar los servicios para adelantar las gestiones necesarias para el cobro pre jurídico y jurídico de las obligaciones incumplidas por los emprendedores, con ocasión al contrato de cooperación empresarial, suscritos con el Fondo Emprender a nivel nacional

LICITACIÓN PÚBLICA

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ANEXO 02:

ESPECIFICACIONES TECNICAS

BOGOTÁ D.C., MAYO DE 2010

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ESPECIFICACIONES TECNICAS 1. Objeto Contratar los servicios para adelantar las gestiones necesarias para el cobro pre jurídico y jurídico de las obligaciones incumplidas por los emprendedores, con ocasión al contrato de cooperación empresarial, suscritos con el Fondo Emprender a nivel nacional

2. Descripción General de los Bienes y Localización ��

La ejecución del contrato será en la ciudad de Bogotá D.C. Los cobros a realizar a los beneficiarios del Fondo Emprender serán en el Territorio Nacional. �

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El FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO - FONADE, en ejecución del convenio 193048 suscrito con el SENA; está interesado en contratar una firma especializada para efectuar todas las actividades que sean necesarias para obtener un pronto y efectivo recaudo de las obligaciones correspondientes a los planes de negocio del FONDO EMPRENDER que deben rembolsar los recursos o que solicitaron acuerdos de pago o se les determinó incumplimiento de contrato según lo establecido en el reglamento interno del FONDO EMPRENDER, sometido a la jurisdicción civil ordinaria. Teniendo en cuenta lo anterior el cobro jurídico es aquel donde interviene una autoridad judicial y el cobro prejurídico todas aquellas acciones necesarias para el cobro y recaudo de la cartera sin mediación judicial y previa al cobro jurídico.

FONADE CARTERA FONDO EMPRENDER

VALOR TOTAL APROXIMADO $ 14.457.407.661 Catorce mil cuatrocientos cincuenta y siete millones cuatrocientos siete mil seiscientos sesenta y un pesos

Departamento Ciudad

Número de Deudores (Plan de negocio)

Porcentaje de la

Cartera

Departamento Ciudad


Porcentaje de la

Cartera

Antioquia Bello 1 0,55% Huila Isnos 2 0,78% Cañasgordas 1 0,25% La Argentina 1 0,29% Jardín 1 0,30% La Plata 1 0,23% Medellín 6 1,90% Neiva 3 0,81%

Rionegro 7 1,43% Tesalia 1 0,51%

Total Antioquia 16 4,43% Total Huila 8 2,61%

Atlántico Barranquilla 14 4,91% La Guajira Maicao 1 0,15% Galapa 1 0,17% Total La Guajira 1 0,15% Sabanalarga 1 0,55% Magdalena El Retén 1 0,02%

Santo Tomás 1 0,38%

Santa Bárbara De Pinto 1 0,10%

Suan 1 0,18% Total Magdalena 2 0,12% Total Atlántico 18 6,19% Meta Villavicencio 1 0,15%

Bogotá D.C Bogotá 57 19,28% Total Meta 1 0,15% Total Bogotá D.C 57 19,28% Nariño Contadero 1 0,30%

Bolívar Cartagena 9 2,73% Córdoba 1 0,45%

Clemencia 1 0,23% Cuaspud 1 0,50%

El Guamo 1 0,05% Cumbal 1 0,21%

Maria la Baja 1 0,53% La Unión 1 0,50%

San Estanislao 1 0,11% Pasto 1 0,51%

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Departamento Ciudad


Porcentaje de la

Cartera

Departamento Ciudad


Porcentaje de la

Cartera

San Onofre 1 0,35% Tumaco 2 0,69%

Turbaco 1 0,18% Total Nariño 8 3,16%

Total Bolívar 15 4,19% Norte de Santander Bochalema 1 0,50%

Boyacá Belen 1 0,54% Cúcuta 5 1,26%

Cómbita 2 0,91% Cucutilla 1 0,56%

Duitama 2 0,40% El Zulia 2 0,24%

Motavita 1 0,11% Lourdes 1 0,55%

Panqueba 1 0,39% Ocaña 2 0,97%

Sogamoso 3 1,38% Salazar 2 0,23%

Tunja 5 2,36% Tibu 2 1,05%

Tuta 1 0,22% Total Norte de Santander 16 5,37%

Villa De Leyva 2 0,68% Quindío Armenia 1 0,28%

Total Boyacá 18 6,99% Génova 1 0,59%

Caldas Manizales 7 2,54% Total Quindío 2 0,87%

Pácora 1 0,08% Risaralda BeléN De Umbría 1 0,05%

Riosucio 1 0,12% Dosquebradas 6 2,16%

Victoria 1 0,41% Guática 2 0,96%

Total Caldas 10 3,14% Marsella 1 0,22%

Caquetá Milán 1 0,47% Pereira 12 4,60%

San José Del Fragua 1 0,52% Pueblo Rico 1 0,23%

Total Caquetá 2 1,00% Total Risaralda 23 8,23%

Cauca Argelia 1 0,55% Santander Barrancabermeja 1 0,15%

Bolívar 2 0,16% Bucaramanga 4 1,55%

Cajibío 1 0,09% Girón 1 0,29%

El Tambo 1 0,29% Piedecuesta 1 0,26%

Inzá 1 0,55% Puerto Wilches 1 0,39%

López 1 0,10% Total Santander 8 2,64%

Padilla 1 0,44% Sucre Sincelejo 1 0,55%

Popayán 6 1,48% Toluviejo 1 0,03%

Puerto Tejada 1 0,31% Total Sucre 2 0,59%

Santander De Quilichao 5 0,97% Tolima Ambalema 1 0,10%

Silvia 2 0,43% Ibagué 15 4,86%

Suárez 2 0,34% Icononzo 1 0,42%

Timbío 1 0,33% líbano 4 1,19%

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Departamento Ciudad


Porcentaje de la

Cartera

Departamento Ciudad


Porcentaje de la

Cartera

Timbiquí 1 0,21% Total Tolima 21 6,58%

Total Cauca 26 6,26% Valle del Cauca

Buenaventura 3 1,53%

Cesar Aguachica 1 0,48% Caicedonia 1 0,49%

Valledupar 2 0,77% Cali 14 5,45%

Total Cesar 3 1,25% Ginebra 1 0,34%

Chocó Quibdó 1 0,25% Guadalajara De Buga 2 0,23%

Total Chocó 1 0,25% Palmira 3 0,56%

Córdoba Sahagún 1 0,27% Riofrío 1 0,55%

Valencia 1 0,44% Sevilla 2 0,93%

Total Córdoba 2 0,71% Tuluá 4 1,46%

Cundinamarca Agua De Dios 1 0,41% Total Valle del Cauca 31 11,55%

Bogotá 1 0,25% Total general 300 100,00%

Chía 1 0,55%

Facatativá 2 1,10%

Guatavita 1 0,56%

Madrid 1 0,31%

San Juan De Río Seco 2 1,13%

Total Cundinamarca 9 4,31% �

3. OBLIGACIONES �� 1) Recibir de FONADE como administrador del FONDO EMPRENDER, la información respectiva

de identificación de los deudores, tales como: Datos personales de ubicación, monto adeudado, identificación e información de la empresa, con ello se efectuará la cuantificación del volumen real y estado actual de la cartera.

2) El CONTRATISTA comunicará a los beneficiarios del FONDO EMPRENDER las condiciones de su crédito y los valores de las cuotas con las que deben responder en sus pagos mensuales, ratificando los comunicados de FONADE o enviando nuevos, en todo caso debe cubrir la totalidad de las cuentas recibidas de FONADE.

3) El CONTRATISTA mantendrá permanente comunicación con los deudores para que conozcan del estado de su crédito en forma continua y sobre los propios vencimientos que se produzcan, para lo cual tendrá que tener acceso a dicha información mediante acceso a Internet vía web, mantener la información actualizada con el último movimiento y gestión realizada identificando la fecha y hora de la última actualización.

4) El CONTRATISTA realizará mensualmente y durante el plazo de ejecución del contrato el cobro de las obligaciones pendientes a las tasas de interés y de mora establecidas en el Manual de Financiación del FONDO EMPRENDER.

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5) En los eventos de Acciones de tutela y demandas que tengan que ver con la gestión de cobro prejurídico o jurídico, EL CONTRATISTA debe suministrar al FONADE en un (1) día hábil la información requerida para que atienda en la oportunidad y pertinencia exigida por la Ley.

6) El CONTRATISTA elaborará los estudios financieros tendientes a la normalización de la deuda, entendiendo por estos: la elaboración de planes de pago del deudor, el estudio financiero histórico y futuro del deudor, tablas de amortización, recomendaciones sobre la mejor opción de pago, garantías necesarias para respaldar el pago de deuda, y demás gestiones de índole profesional en materia de finanzas, tendientes a obtener la recuperación del capital semilla otorgado.

7) El CONTRATISTA dará un trato digno, respetuoso y amable a los usuarios del servicio a contratar. Para tal fin el CONTRATISTA deberá presentar, para la aprobación del FONADE, en un documento escrito el protocolo básico de atención y comunicación con el deudor.

8) El CONTRATISTA avisará al FONADE, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes al conocimiento del hecho o circunstancias que puedan incidir en la no oportuna o debida recuperación de los valores adeudados o que puedan poner en peligro los intereses legítimos del FONDO EMPRENDER, EL SENA Y FONADE.

9) El CONTRATISTA responderá por los daños y perjuicios causados al FONDO EMPRENDER y al FONADE por el uso indebido de la información o elementos de trabajo que le hayan sido entregados, para el desarrollo de la gestión encomendada y por las liquidaciones mal hechas y los perjuicios que de allí se deriven.

10) El CONTRATISTA ofrecerá cubrimiento nacional del servicio que permita el seguimiento de cerca con el deudor y procure el cumplimiento de la consignación (es) según los acuerdos de pago efectuados con los deudores; por su parte FONADE destinará una cuenta bancaria de recaudo nacional, que permita al deudor el cumplimiento de las obligaciones para con el FONDO EMPRENDER.

11) El CONTRATISTA contará para el seguimiento de su gestión de cobranza, con un nombre de usuario y contraseña para la consulta de los movimientos de la cuenta bancaria que destine FONADE, de manera que pueda efectuar el seguimiento a los compromisos de pagos suscritos con los deudores.

12) El CONTRATISTA debe establecer todos los procedimientos que sean necesarios para comunicar eficazmente los datos de la cuenta bancaria que determine FONADE, como administrador de los recursos del FONDO EMPRENDER, en la cual los deudores deben realizar las consignaciones de los recursos fruto de la gestión de cobranza y recaudo de la cartera del FONDO EMPRENDER. El CONTRATISTA se obliga a realizar y registrar en su sistema de información las gestiones previas antes de cumplirse el plazo para consignar las distintas cuotas y cualquier gestión referente al acuerdo de pagos que se haya establecido y así garantizar que el recaudo de la cartera se realice de forma puntual y en los montos establecidos con los deudores.

13) Los pagos a obligaciones que efectúen los deudores mediante cheques consignados a la cuenta establecida por FONADE, se entenderán como recaudo únicamente cuando el dinero se haga efectivo. En caso de devoluciones de cheques el CONTRATISTA aplicará las sanciones que tenga establecida la legislación Colombiana y los recursos obtenidos por concepto de dicha sanción deberán ser consignados a la misma cuenta bancaria que haya establecido FONADE.

14) El CONTRATISTA entregará todos y cada uno de los soportes físicos en los cuales se pueda evidenciar el resultado de su gestión de cobro, es decir, los comprobantes de pagos realizados por los deudores de la cartera cobrada y los honorarios causados, para tal fin deberá relacionar en forma anexa a los informes mensuales que se presenten dichos documentos de soporte de los pagos. En la eventualidad de no presentar algún comprobante

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de pago, tendrá que entregar documento escrito y firmado por el Contratista adjuntando la copia del comprobante de consignación que genere la sucursal virtual del banco en donde se recaudan los recursos objeto del contrato.

15) EL CONTRATISTA exigirá a los deudores copias de los comprobantes de consignación y deberá realizar las gestiones que sean requeridas para obtener dichos soportes en menos de 5 días posteriores al pago.

16) A más tardar, el segundo día hábil de cada mes, las partes harán conciliación de la Cartera efectivamente cobrada y consignada por los deudores y de los honorarios ocasionados durante la ejecución mensual del contrato, siendo claro que todos los saldos que resulten serán consignados a la cuenta bancaria que destine FONADE para tal fin a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a dicha conciliación.

17) El recaudo de los pagos de la Cartera deberá hacerse directamente en la cuenta bancaria designada por parte de FONADE para tal fin.

18) El CONTRATISTA deberá garantizar que cuenta con la infraestructura administrativa, operativa, tecnológica y de equipo de trabajo profesional, que cumplan con lo exigido en el presente pliego de condiciones, con el objeto de que localmente y en cada una de las ciudades en donde se encuentran ubicados los deudores adelanten las gestiones de cobranza y recaudo de la cartera e interpongan y administren en su totalidad los procesos judiciales a su cargo. El control y administración de la operación deberá estar centralizada en la oficina principal del CONTRATISTA.

19) Si el CONTRATISTA dispone de oficinas en distintas ciudades de Colombia, las gestiones de cobro y recuperación de la cartera deberán realizarse en esas oficinas, sin embargo, el control y administración de la operación deberá estar centralizada en la oficina principal del CONTRATISTA y a cargo del Director del Proyecto designado y el que haya sido aprobado por el FONADE. En la medida que El CONTRATISTA disponga de oficinas en distintas ciudades de Colombia deberá presentar a FONADE la relación de las mismas. Sin embargo, el CONTRATISTA debe presentar en medio escrito la metodología de cómo agrupará y segmentará el proceso de gestión de cobro y recaudo de las obligaciones en cada ciudad y el Supervisor del Contrato lo analizará y verificará. En caso de requerir aclaraciones o modificaciones, el CONTRATISTA tendrá tres (3) días hábiles para presentar el respectivo informe aclaratorio. Durante el plazo de ejecución del Contrato y en la medida que se requiera se podrá modificar la distribución, previa presentación en el comité de seguimiento del contrato, con el fin de optimizar el proceso de cobro y recaudo de la cartera.

20) Cuando EL CONTRATISTA, a través de sus gestiones de cobro estime que algún crédito es irrecuperable, deberá cumplir con el procedimiento señalado en el numeral 3.3.1.9 del presente documento.

21) El CONTRATISTA debe mantener, para el desarrollo de la gestión, el personal y la infraestructura física ofrecida en la propuesta. En caso de retiro de alguno de estos componentes, deberá ser reemplazado por otro de igual o de mejor experiencia, condición y calidad de los ofrecidos, previa autorización del Supervisor del contrato.

22) El CONTRATISTA debe retirar de la infraestructura operativa de su gestión, aquellas personas que a juicio del Supervisor del contrato y/o FONADE desarrollen su labor en forma inconveniente o se encuentren incurso en causales sobrevinientes de inhabilidad, incompatibilidad o conflictos de intereses con el FONADE y el FONDO EMPRENDER.

23) EL CONTRATISTA se hace responsable de los documentos que FONADE le entregue, con las responsabilidades propias de custodio de los mismos.

24) EL CONTRATISTA proveerá y mantendrá durante el plazo de ejecución del contrato el equipo de trabajo profesional mínimo requerido en el presente pliego de condiciones. En caso

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de requerirse, EL CONTRATISTA deberá proveer personal adicional sin costo adicional para el FONADE con el fin de asegurar el adecuado cumplimiento de las obligaciones contractuales.

25) El CONTRATISTA se obliga a cumplir con los instructivos, reglamentos y modificaciones a los mismos, establecidos por el SENA, FONADE Y FONDO EMPRENDER para el recaudo y cobranza de la cartera, los cuales harán parte integral del contrato a celebrarse. El CONTRATISTA no está autorizado para negociar con los usuarios en términos contrarios a los Reglamentos e instructivos del SENA, FONADE y el FONDO EMPRENDER o en condiciones diferentes a las estipuladas en el presente documento.

26) Para el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, se compromete a recibir capacitación en el sistema del Fondo Emprender, para familiarizarse con el tipo de información adicional que puede solicitar a FONADE o de la forma en que deba entregar información para ser incorporada en el aplicativo del Fondo.

27) Para los procesos de recuperación de cartera con aceptación de equipos o activos en dación de pago, EL CONTRATISTA deberá coordinar las actividades y procedimientos necesarios a realizar con el centro del SENA al cual corresponde la unidad de emprendimiento del proyecto o la más cercana al sitio del desarrollo de la empresa, conforme lo establece el manual de financiamiento del FONDO EMPRENDER y en especial la Resolución 2509 del 09 de septiembre de 2009 emitida por el Director General del SENA. La coordinación anteriormente descrita no implica el reconocimiento por parte del FONADE, EL SENA o el FONDO EMPRENDER de ningún tipo de costo asociado.

28) Adicionalmente el CONTRATISTA debe registrar con detalle en su sistema de información las gestiones de coordinación anteriormente mencionadas y en el informe mensual que presenta al Supervisor del contrato, para lo cual entregará un registro detallado de las labores adelantadas indicando nombres, apellidos, cargo del funcionario del SENA con el cual coordinó, nombre y dirección del centro del SENA, ciudad, departamento, teléfono del centro del SENA, descripción del activo, entre otros, más los campos que sean requeridos por FONADE.

29) Atender las visitas de seguimiento que realice el supervisor en forma programada o que se generen en cualquier momento, a las oficinas del CONTRATISTA, con el fin de constatar el cumplimiento de las obligaciones del contrato.

30) El CONTRATISTA deberá mantener los documentos relacionados al cobro prejurídico y jurídico y de todas las actuaciones realizadas ante los juzgados y demás autoridades competentes, debidamente actualizado, organizado mediante carpetas físicas y en orden cronológico, claramente identificadas y separadas por subcuenta o plan de negocios. Adicionalmente el CONTRATISTA deberá mantener el archivo físico en un sitio seguro y con acceso restringido solo al personal autorizado, en organizadores o archivadores independientes y exclusivos para el desarrollo del Contrato. Por otra parte, deberá presentar a FONADE las políticas y procedimientos de control sobre la administración, manejo y acceso al archivo objeto del contrato. El supervisor del contrato continuamente realizará el seguimiento al cumplimiento de esta obligación y solicitará ajustes cuando los considere pertinente.

31) El CONTRATISTA atenderá y cumplirá las sugerencias y recomendaciones impartidas por el Supervisor del contrato, así como las decisiones que adopte el Comité de Seguimiento del Contrato respecto de la administración, el cobro y recaudo de la cartera del FONDO EMPRENDER. Así mismo deberá emitir los conceptos que le fueren solicitados por FONADE en los asuntos relacionados con la ejecución del contrato y en situaciones conexas.

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3.2 REQUERIMIENTOS MINIMOS DE TECNOLOGIA

1) EL CONTRATISTA debe disponer de la arquitectura tecnológica (software y hardware), centro de gestión de llamadas o call center, componentes de seguridad informática necesarios para proteger y asegurar la información, anchos de banda de canales de transmisión de datos nacionales e internacionales, componentes de conectividad, sistemas de redes de datos y comunicaciones licenciamiento de los sistemas operativos, aplicaciones de oficina (hoja de cálculo, procesador de palabras, visor de imágenes) y demás software requerido, durante la ejecución del contrato.

2) El contratista deberá proveer una línea gratuita de atención al cliente con un único número telefónico de cobertura nacional para que los deudores puedan comunicarse de manera eficiente. El horario de atención será de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. y sábados de 08:00 a.m. a 12:00 a.m. En caso de que el CONTRATISTA disponga de oficinas en distintas ciudades de Colombia, deberá proveer los números telefónicos de cada oficina, sin embargo, la operación de registro de las llamadas deberá realizarla centralizadamente en la oficina principal. El reporte de esta línea de información y atención deberá estar en el informe mensual de gestión.

3) El contratista deberá demostrar la tenencia de un software de administración de cartera, en el cual deberá crear una subcuenta independiente por cada plan de negocio, conforme a los valores desembolsados por el FONDO EMPRENDER y que se constituyen el valor adeudado por cada proyecto. El software debe estar en la capacidad técnica de manejar las subcuentas, con saldos independientes, su afectación de ajuste en cartera, el control de pagos por cada empresa o plan de negocio, la desagregación de intereses, la desagregación de intereses por mora y demás información para el buen manejo de la documentación, la información y el logro de recuperación de la cartera del FONDO EMPRENDER.

4) El CONTRATISTA deberá dar acceso, para que el FONDO EMPRENDER pueda tener información directa del sistema de información de cartera, con un perfil especifico y mediante interface web o comunicación en red a través de internet, esta consulta debe estar garantizada para tener información actualizada, en tiempo real y con la información de cobranza y de recaudo de la cartera por subcuenta o plan de negocio, por deudor y de manera consolidada por distintos criterios de selección y búsqueda. El software del proponente o contratista de forma adicional deberá permitir que en línea y en tiempo real se pueda generar el reporte semanal de deudores y mantener un histórico, para consulta, de todos los reportes generados. Los costos en que incurra EL CONTRATISTA para adecuar su plataforma de software corren por su cuenta y no tendrán reconocimiento económico alguno por parte del FONADE, el SENA o el FONDO EMPRENDER.

5) El CONTRATISTA deberá implementar los web services necesarios para que el Sistema de Información de Cartera de su propiedad, sea compatible con el Sistema de Información del FONDO EMPRENDER, para lo cual generará la información de cartera en sistemas de archivos planos que serán incorporados en el aplicativo o sistema de información del Fondo Emprender.

6) El software de administración de cartera que presente el proponente para el desarrollo del contrato deberá tener como mínimo las siguientes especificaciones: a) Verificación y actualización de la información suministrada por el FONDO EMPRENDER, b) Verificación y actualización de la información recibida del CONTRATISTA, c) Consolidación de informes de gestión de cobranza, d) posible de consultar en línea y por vía web por cada acreedor o deudor de su estado de cuenta, e) Establecer indicadores de gestión y efectividad, f) Registro diario de los resultados obtenidos en cada una de las etapas de gestión de cobro adelantas, tales como: Llamadas telefónicas, visitas domiciliarias, acuerdos de pago y/o negociaciones, envío de comunicaciones, entre otros, g) Administrar la cartera por diferentes criterios de agrupación: por regionales, por encargado de cobranza, edades de vencimiento, por saldos, tipos de crédito, resultados de gestión de cobranza, entre otros, h) Operar vía

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Internet con el fin de tener un acceso en línea a la información actualizada y consolidada de la gestión de cartera, así como del avance de los procesos prejurídicos y jurídicos, i) Registro y control de los procesos jurídicos, avances en las etapas de un proceso, compromisos judiciales por abogado, compromisos de deudores, entre otros.

3.3 CONDICIONES DE LAS FASES DEL RECAUDO

3.3.1 EN EL COBRO PRE-JURÍDICO

El CONTRATISTA deberá adelantar las etapas de gestión del COBRO PRE JURÍDICO bajo los siguientes parámetros mínimos definidos así:

3.3.1.1 Localización de los deudores (emprendedores beneficiarios del Fondo Emprender).

El contratista debe establecer el contacto directo con los deudores (emprendedores beneficiarios del Fondo emprender) a través de las siguientes gestiones:

� Gestión telefónica: El contratista debe ubicar a los deudores a través de la información existente en:

• La base de datos suministrada por el FONADE • Las carpetas de los deudores, ubicadas en el FONADE • Información suministrada por terceros (las referencias laborales, bancarias, comerciales,

etc.) • Otras bases de datos debidamente legalizadas y certificadas (directorios telefónicos,

centrales de información, EPS. Secretarías de Tránsito y Transporte, etc.) • Se deben realizar como mínimo tres (3) llamadas por proyecto o las que se requieran.

� Envío de correspondencia: El contratista debe requerir por escrito como mínimo dos (2) veces al deudor principal y deudores solidarios (todos los emprendedores en caso de grupos son solidarios), que no hayan podido contactar telefónicamente o aquellos que son renuentes a cancelar su obligación.

� Visita domiciliaria: El contratista realizará por lo menos una (1) visita domiciliaria o las que se requieran tanto al lugar de residencia, como al lugar de trabajo de los deudores solidarios, levantándose un acta de visita de conformidad con el formato establecido por el contratista para tal fin, indicando la situación encontrada (tipo de vivienda, personas que entrevistó, etc.)

3.3.1.2 Suscripción de acuerdos de pago.

Una vez localizados los deudores, el contratista gestionará el(los) acuerdo(s) o forma(s) de pago con los deudores del FONDO EMPRENDER, según las instrucciones y políticas del mismo. En el evento en que el contratista diligencie acuerdos de pago con información errada o errores en la liquidación, deberá responder por el error.

FONADE entregará al contratista el listado y los documentos soportes respectivos de los casos que a la fecha se hayan pactado acuerdos o formas de pago entre los deudores y el Administrador del Fondo Emprender; los cuales pueden haber sido pactados en efectivo o con entrega de bienes dados en dación de pago, con el fin de que el Contratista continúe con la gestión de recuperación de la cartera. (Nota: estos casos se encuentran incluidos dentro de los Planes de Negocios a gestionar, producto del presente proceso). El Contratista deberá informar inmediatamente a FONADE, y registrar en el sistema de cartera, en un plazo máximo de dos (2) días calendario la Obligación con acuerdo de pago vigente.

3.3.1.3 Gestión del cobro

El contratista deberá velar por el correcto y cumplido recaudo de cada una de las cuotas aceptadas o convenidas con los deudores en la suscripción de acuerdos de pago, para ello deberá recurrir a los mecanismos descritos en el numeral 3.3.1 necesarios.

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EL CONTRATISTA se obliga a promover entre los deudores los planes de recuperación y recaudo exitoso de la cartera del FONDO EMPRENDER, en cumplimiento del objeto del contrato.

3.3.1.4 Pago por el deudor a FONADE en cobro pre jurídico.

El CONTRATISTA debe incluir en los procesos que se adelante en cobro pre jurídico, por concepto de honorarios a cancelar por el deudor, una porcentaje del ocho por ciento (8%) del resultado del proceso en todos los cobros realizados bajo ésta modalidad y liquidando sobre el valor del recaudo efectivo de la obligación. Los recursos recibidos por concepto de honorarios deben ser consignados en la cuenta bancaria que destine FONADE.

3.3.1.5 Investigación de bienes.

Para todas las obligaciones se debe realizar la investigación de bienes en las Oficinas de Instrumentos Públicos, el Instituto Geográfico Agustín Codazzi y Secretarías de Tránsito y Transporte de los lugares donde residen los deudores y de los lugares donde se entregó el capital semilla, tanto para deudores principales como solidarios. Para los casos de deudores renuentes, se debe proponer una investigación de bienes más exhaustiva.

3.3.1.6 Entrega de paz y salvo. Una vez el o los deudores hayan realizado el pago total de la obligación el CONTRATISTA debe informar al Supervisor que designe FONADE para que proyecte, para la firma del administrador del FONDO EMPRENDER, el respectivo paz y salvo.

3.3.1.7 Plazo de la gestión de cobro pre jurídico. La gestión de cobro prejurídico de las obligaciones asignadas inicialmente por el FONADE, se llevará cabo por un término de máximo 60 días, sin embargo, si el CONTRATISTA estima que antes de este plazo debe iniciar el proceso de cobro judicial lo podrá hacer. Este término se reducirá a treinta (30) días, a partir de las siguientes asignaciones.

3.3.1.8 Informe con relación de casos por incumplimiento propuestos para Cobro Jurídico. Una vez agotadas las gestiones de cobro prejurídico, de conformidad con lo señalado en el presente documento y en el procedimiento que el CONTRATISTA presentó para cobro pre jurídico, procederá a presentar, al comité de seguimiento designado por FONADE, un informe que contenga la relación de los deudores que por incumplimiento en sus obligaciones pueden ser alternativa de cobro judicial a nivel nacional y susceptibles de iniciar proceso ejecutivo.

El CONTRATISTA determinará la viabilidad de la iniciación de un proceso ejecutivo, teniendo en cuenta la identificación de los deudores, de los bienes susceptibles de embargar y el monto de la obligación, para lo cual deberá realizar por cada obligación un estudio de la relación costo-beneficio, con el fin de justificar la conveniencia de iniciar un proceso judicial en contra de esos deudores. Para tal fin el SENA otorgará un “PODER ESPECIAL” por cada obligación en particular, otorgado para adelantar el proceso ejecutivo. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el Código Civil y el Código de Procedimiento Civil.

3.3.1.9 Obligaciones incobrables y su procedimiento. El CONTRATISTA informará sobre las obligaciones incobrables mediante el formato que tenga definido para tal fin y que haya sido aprobado por el Supervisor del Contrato y/o FONADE, además debe presentar un informe detallado (información financiera, de investigación de bienes, jurídica, de contacto de deudores, entre otra que se solicite) a FONADE. El CONTRATISTA debe demostrar que ha agotado todos los procesos, procedimientos, actividades y gestiones válidas de conformidad con lo establecido en el numeral 4.6 parte 2) del presente documento, acompañado con los soportes con los cuales se pueda constatar estas acciones de cobro, en forma detallada y expuesta los casos al Supervisor del Contrato.

El Supervisor presentará ante el Comité de Seguimiento o quien se determine, los casos de incobrabilidad, los cuales, una vez aceptado su concepto, serán retirados de la obligación del contratista y liquidado su costo de actuación conforme a lo establecido en el formato 7A. En este sentido FONADE a través del Supervisor del Contrato asignará nuevos casos de cobro en

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reemplazo de estos incobrables, manteniendo las cantidades de proyectos o subcuentas de cartera.

3.3.2 CONDICIONES EN EL COBRO JURÍDICO

El CONTRATISTA deberá adelantar las etapas de gestión del COBRO JURÍDICO bajo los siguientes parámetros mínimos definidos así:

1) El CONTRATISTA adelantará el cobro judicial de la cartera del FONDO EMPRENDER, en un término no mayor a 60 días, contados a partir del incumplimiento de las obligaciones por parte del(os) deudor(es) con plena autonomía y con sus propios medios, sin que este trabajo implique relación alguna de dependencia o subordinación de carácter laboral con el mismo.

2) El CONTRATISTA en la medida que se vaya requiriendo los pagarés solicitará a FONADE

mediante una relación de los mismos que contenga la información actualizada que se requiera para el diligenciamiento correcto de los mismos, presentándola ante el comité de seguimiento. El CONTRATISTA recibirá debidamente inventariados los pagares y las respectivas cartas de instrucciones y se hará responsable por el cuidado y custodia de los mismos. Así mismo El CONTRATISTA se responsabiliza de usarlos tan solo para adelantar las gestiones de cobro jurídico, en el evento en que se extravíen, deterioren o queden inválidos, deberá responder por los daños y perjuicios ocasionados al SENA y FONADE y deberán utilizar todos los mecanismos jurídicos pertinentes para recuperar la respectiva obligación y reconstruir el título valor

Nota: Se aclara lo siguiente:

a) Tipo de Garantía: El FONDO EMPRENDER cuenta con los pagarés en blanco firmados y las respectivas cartas de instrucciones (que constituyen garantía como título valor). Teniendo en cuenta la destinación de los recursos entregados al Emprendedor habrá una prenda para aquellos Planes de negocio que hayan adquirido un bien, según los establecido en el Manual de Financiación del FONDO EMPRENDER y sus modificaciones.

b) Antigüedad del título: Para el caso de los Pagarés, como estos se encuentran en blanco, con su respectiva carta de instrucción, se entiende que la antigüedad es cero (0). El pagaré se diligenciará teniendo en cuenta la carta de instrucciones y la fecha del mismo se registrará en la medida que se requiera hacer uso del título tal como se establece en el Anexo No. 2.

c) Procedimiento de la Garantía: Cuando se asignaron los recursos a los distintos Planes de Negocios, las garantías que soportan cada uno de los contratos de cooperación empresarial son las establecidas en el manual de operación del FONDO EMPRENDER

3) El CONTRATISTA deberá proyectar y suministrar la información actualizada que se requiera para el diligenciamiento correcto con el registro de la información y diligenciar los espacios en blanco de los pagarés, de acuerdo con la carta de instrucciones. Esta información debe ser presentada al comité de seguimiento antes del diligenciamiento de los pagares y será verificada por la supervisión luego del diligenciamiento.

4) EL CONTRATISTA debe preparar todos y cada uno de los documentos legales y demás información necesaria para la presentación de las demandas judiciales.

5) En cualquier momento de la ejecución del contrato y bajo los procedimientos que tenga establecidos, EL CONTRATISTA debe presentar las demandas contra los deudores. El Supervisor del contrato, podrá solicitarle la interposición de una demanda en un término menor previa presentación de la justificación.

6) El CONTRATISTA debe informar oportunamente sobre las diligencias judiciales a que deba acudir un representante del SENA y FONADE y coordinar todo lo necesario para garantizar

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en ellas la participación del representante del CONTRATISTA con las suficientes atribuciones legales, del SENA y FONADE.

7) Presentar, mensualmente a FONADE, los informes de avance de los procesos, indicando en cada uno las expectativas de recuperación, el juzgado al cual correspondió el conocimiento de los diferentes procesos y el estado de los mismos.

8) Deberá abstenerse de realizar conciliaciones, transacciones, desistimientos, suspensiones o terminaciones de los procesos sin autorización previa y expresa por escrito del Supervisor del Contrato.

9) Deberá abstenerse de sustituir los poderes que le hayan sido otorgados, sin previa y expresa autorización escrita del SENA.

10) Diseñar y estructurar la estrategia de defensa judicial para instaurar las demandas en contra de los deudores del FONDO EMPRENDER.

11) Remitir al supervisor del contrato copia de todas las actuaciones procesales que se surtan en el Despacho Judicial y durante el informe del mes respectivo al de la radicación de instauración de una demanda.

12) El CONTRATISTA tendrá en cuenta que dentro del presupuesto asignado por FONADE para la ejecución del presente contrato, se incluyen todos los gastos y expensas procesales que se causen como: causaciones, honorarios de auxiliares de la justicia, publicaciones de edictos, avisos y demás gastos judiciales ordenados por el juzgado respectivo, para hacerlos efectivos al deudor del FONDOEMPRENDER, por lo tanto, debe asumirlos.

Pago por el deudor a FONADE en cobro jurídico:

1. El CONTRATISTA debe tener en cuenta que dentro del presupuesto estimado por FONADE se encuentra incluido el pago de todos los gastos de expensas o judiciales* como son: causaciones, honorarios de auxiliares de la justicia, publicaciones de edictos, avisos y demás gastos judiciales ordenados por el juzgado respectivo, deben ser trasladados y hacerlos efectivos al deudor del FONDO EMPRENDER. Estos gastos hacen parte del recaudo y por lo tanto deben ser consignados en la cuenta bancaria designada por FONADE para el recaudo de la cartera.

2. Los honorarios en la etapa jurídica para el CONTRATISTA deben ser cancelados por el deudor y se establecen por cuota litis; los mismos se calcularán de acuerdo con el estado de la obligación o la etapa en que se encuentre el proceso ejecutivo al momento de realizar el pago, el cual se liquidará sobre el valor efectivamente recaudado así:

Etapa del proceso

Porcentaje de Honorarios que el

CONTRATISTA cobrará al DEUDOR

Presentación de demanda Hasta el 7% Admisión demanda Hasta el 9% Notificación mandamiento de pago Hasta el 12% Sentencia a favor del FONADE Hasta el 13% Liquidación del FONADE aprobada Hasta el 14% Pago o remate de bienes Hasta el 15%

En el evento en que los deudores cancelen la obligación y no cancelen los respectivos honorarios por la gestión de cobro realizada, el SENA, el FONADE y el FONDO EMPRENDER en ningún caso responderá ni garantizará el pago de dichos honorarios.

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* Los gastos de expensas o judiciales son entendidos como aquellos que se generan con ocasión de la preparación de un negocio u obligación para su envío al cobro judicial, para el desarrollo normal del proceso jurídico y que se generan con ocasión de la terminación del proceso, al normalizarse una obligación, serán siempre a cargo del deudor y deberán reintegrarse a la cuenta bancaria designada por FONADE. Eventos que no generan honorarios: Los siguientes eventos no generan ningún tipo de honorarios:

• Pagos soportados con documentos falsos. • Pagos generados con cheques devueltos. • Obligaciones indebidamente liquidadas por el contratista, que implique un valor menor

al saldo real de la obligación. En este caso la firma debe responder por el saldo pendiente que no se liquido al deudor.

• Cuando como resultado de los cobros efectuados se concluya que no existe una obligación clara, expresa y exigible a favor del FONDO EMPRENDER.

• Obligaciones con inconsistencias en el saldo del crédito, como por ejemplo: Inconsistencias en aplicación de pagos, giros, liquidación en cuotas, entre otros relacionados.

• Obligaciones en las que el CONTRATISTA no acredite la gestión de cobro realizada. • Los no autorizados por FONADE.

13) Hacer seguimiento diligente y preventivo de todos y cada uno de los procesos judiciales a su cargo controlando su desarrollo y en la medida que se requiera sugerir los cambios a que haya lugar; rendir cuentas a FONADE.

14) Representar al FONDO EMPRENDER y a FONADE en los procesos que le sean encomendados, relacionados con la ejecución del contrato y en situaciones conexas, en cualquier ciudad del país desarrollando todas las actividades requeridas hasta la culminación del proceso judicial. Esta actividad comprende defensa judicial en todas las instancias procesales.

15) Responder económicamente con su patrimonio por las costas impuestas al SENA, FONADE y al FONDO EMPRENDER por interponer mal las demandas, dejar prescribir los pagarés, entre otras derivadas falta de la falta de cuidado y diligencia en la gestión de cobro jurídico.

16) Un (1) mes antes de la finalización del Contrato, el Supervisor del Contrato convocará al Comité de seguimiento con el fin de verificar el estado de cada proceso jurídico a fin de determinar las acciones a seguir; por cuanto se deben tener en cuenta la fecha de cierre de juzgados y vacancia judicial y la fecha de vencimiento del término del contrato. Por lo tanto, El Contratista y Supervisor del Contrato en esta etapa generarán un plan de trabajo que permita la continuación de la gestión de cobro y de recaudo; igualmente desarrollarán las actividades que sean necesarias para facilitar las acciones de planeación que permita la terminación del contrato de manera organizada y liquidar los honorarios y demás valores de cada subcuenta hasta la fecha en que gestione el Contratista.

17) Una vez finalizado el Contrato, El CONTRATISTA no podrá seguir gestionando ni podrá solicitar el pago de gastos en que incurra con posterioridad y deberá para el cierre del contrato renunciar al (os) poder(es) otorgados por el SENA, de conformidad al seguimiento y aval del Supervisor del Contrato.

18) Una vez vencido o terminado el contrato, EL CONTRATISTA devolverá a FONADE los pagarés, originales y en buen estado, de los procesos en los cuales no presentó o inició la demanda. Adicionalmente, EL CONTRATISTA devolverá a FONADE copia en medio físico

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los documentos de todas las actuaciones realizadas ante los juzgados y demás autoridades competentes, debidamente organizadas mediante carpetas, identificadas y separadas por subcuenta o plan de negocios y en orden cronológico.

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4.1 DEFINICIÓN DE PARÁMETROS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL RECAUDO

El CONTRATISTA deberá presentar en un documento impreso “Capacidad Organizativa para el desarrollo del contrato” donde se describa el plan de acción y la metodología detallada que aplicará para la ejecución del levantamiento de información para el análisis de información, los procedimientos y procesos que se aplicarán para lograr la debida organización del recaudo y cobro de la cartera del FONDO EMPRENDER, incluyendo todos los aspectos que se describen en el presente anexo.

4.2 PROCESOS DE GESTION Se debe describir un Plan de acción, donde el proponente expresa como va a desarrollar y ejecutar el proyecto y el cumplimiento de las condiciones anotadas como mínimas exigidas para llevar a cabo el proyecto, obligándose a cumplirlo a cabalidad.

El CONTRATISTA deberá tener en cuenta que debe dimensionar de acuerdo al número minimo de de planes de negocio (300) establecidos para el presente proyecto que debe cuantificar el número de deudores morosos a los que debe realizar gestión de cobro en etapa prejurídica y jurídica, para con base en esto definir:

� Metodología que utilizará para el cobro de las partidas proyectando manejar información clara por niveles de dificultad hasta el logro del recaudo efectivo (Planes de negocio de difícil cobro, en cobro jurídico, en dación de pagos, en recaudo posible)

� Los mecanismos y formas que propone para la relación y manejo de información para ser analizada y verificada por el Supervisor del contrato, aceptando las decisiones del comité de seguimiento.

� Recurso humano e infraestructura que pondrá a disposición para la ejecución del contrato. � Propuesta de la gestión en el plan financiero, el análisis de riesgos y el Plan de

aseguramiento de calidad de los procesos

4.3 METODOLOGÍA

• El CONTRATISTA adjudicatario deberá anexar a la propuesta un documento de Plan de Gestión de Calidad en el cual se defina y describa el Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa, mediante la cual se pueda evidenciar que cuenta con los niveles de autoridad y responsabilidad que permitan la orientación a las partes interesadas (Clientes, proveedores, empleados) respecto a los lineamientos, políticas, procedimientos y controles establecidos en el sistema así como una guía que permita informar sobre los principios, normas, procedimientos y demás herramientas orientadas hacia la mejora en la prestación de servicios de gestión de cartera.

• El CONTRATISTA describirá los procedimientos a aplicar durante todo el proceso de cobro prejurídico y jurídico y debe orientarse al alcance y características señaladas en la justificación de este pliego.

• Deberá incluir flujogramas de procesos, organigramas y la descripción de las funciones del personal asignado al proyecto.

• Cronograma de actividades a desarrollar durante la ejecución del contrato. • Describir los informes a presentar sobre la gestión adelantada y de los resultados

alcanzados, que entregará al FONADE, así como la periodicidad de los mismos. • Describir los mecanismos que utilizará de control y supervisión internos y en coordinación

con el FONADE. • Adjuntar con la propuesta un Documento de Metodología que detalle y especifique los

procedimientos y los recursos asociados que deben aplicarse, quien y cuando deben

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aplicarse a los procesos de gestión de cartera referentes a la cartera del FONDO EMPRENDER. Además debe presentar la formulación de los parámetros que permitan la implantación de un modelo normalizado y de consulta en línea para FONADE para la gestión de cartera.

• El documento de metodología lo debe presentar en un documento impreso y en medio digital que aplicará para el levantamiento de información, diagnóstico, análisis de información y ejecución de la propuesta técnica. El documento debe señalar los procesos, procedimientos, diagramas de flujo y rutas críticas por proceso que se aplicaran para lograr la debida organización del cobro y recaudo de la cartera del FONDO EMPRENDER. El documento debe incluir con detalle los procedimientos de: a) manejo de subcuentas, b) control de pagos por cada deudor, c) administración y gestión financiera de la cartera, d) administración y gestión del call center a nivel tecnológico, administrativo y operativo, e) administración y gestión de los procesos en etapa prejurídica y jurídica, f) archivo, custodia, seguridad y confidencialidad de los documentos físicos y digitales, g) administración del sitio web, h) políticas de administración de los sistemas de información, i) políticas de seguridad de la información, j) copias de seguridad, entre otros. El supervisor del Contrato tres (3) días hábiles posteriores a la firma del contrato presentará un informe de análisis del documento y en caso de requerirse ajustes los solicitará al Contratista quien deberá entregarlos dos (2) días hábiles posteriores.

• El documento de metodología, sus anexos y versiones debe cumplir normas técnicas de desarrollo de documentos para sistemas de gestión de calidad y podrá ser modificado tantas veces como sea necesario con el fin de ajustarlo a la gestión que se vaya presentando durante la ejecución del Contrato. Cualquier modificación que se realice al documento de metodología tendrá que ser autorizada por el Supervisor del Contrato. El Contratista se obliga a llevar versiones del documento y de sus anexos. El documento original y sus versiones serán firmados como mínimo por el Director del Proyecto del Contratista y por el Supervisor del Contrato.

4.4 EQUIPO DE TRABAJO: El CONTRATISTA debe conformar su equipo de trabajo con el número de personas mínimo requerido en el presente documento. Sin embargo, si considera que debe incrementar la dedicación en tiempo y la cantidad de personal para ejecutar la labor contratada lo podrá hacer. Los costos adicionales por incrementar el equipo de trabajo correrán con cargo único al CONTRATISTA.

En caso de que se requiera personal adicional, para dar cumplimiento a los servicios ofertados, el Contratista deberá aportarlo sin costo adicional. En caso de requerir personal adicional por aumento del número de cuentas deberá solicitar al supervisor estimando su valor por debajo del costo promedio de personal propuesto y conforme al número de proyectos adicionales que se reciben para el recaudo.

El CONTRATISTA deberá contar con el equipo de trabajo mínimo requerido para la ejecución del contrato, sin poder sustituirlo sin justa causa y sin la autorización previa y expresa del FONADE, como que se relaciona a continuación: (Continúa página siguiente)

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FONADE se reserva el derecho de requerir, en caso de ser necesario, para la firma del acta de inicio la siguiente información para cada profesional: hoja de vida, fotocopia de los títulos por estudios universitarios y de postgrados, fotocopias de certificaciones de estudios y original ó fotocopia de las certificaciones de trabajo expedidas por el contratante, indicando el cargo específico, las labores desarrolladas y el tiempo de ejecución de dichas labores.

Cant. CARGO RESPONSABILIDAD DEDICACION PERFIL EXPERIENCIA

1 Director del Proyecto

Responsable de la coordinación administrativa y técnica de la operación de los servicios.

50%

Profesional titulado en áreas financieras, Contables o Administrativas con Especialización o maestría en gerencia de proyectos o en el Área Financiera o contable.

Debe tener mínimo cinco (5) años de experiencia profesional especializada en gerencia de proyectos y/o dirección y/o auditoria de proyectos. Experiencia certificada de: Dirección de Mínimo dos (2) proyectos de organización o administración financiera en el área de cartera y un proyecto en elaboración de un (1) sistema de gestión de cartera sistematizada.

2 Abogado

Responsable de la gestión jurídica para la administración, recaudo, cobro de la cartera y generación de los compromisos judiciales con los deudores.

60%

Profesional titulado en derecho. Especialización o maestría en derecho procesal.

Debe tener mínimo tres (3) años de experiencia profesional certificada en gestión, cobranza y recaudo de cartera o con un monto superior a mil (1.000) millones de pesos.

1 Ingeniero en sistemas de información

Responsable de la administración del sistema de información, operación tecnológica del servicio y generación de reportes.

30%

Ingeniero de Sistemas o informático con especialización en sistemas de información o similar.

Debe tener mínimo dos (2) años de experiencia técnica especializada en el cargo de administrador de Sistemas de Información en mínimo dos (2) proyectos de implementación y administración de sistemas de información en entidades financieras y áreas de gestión, cobranza y recaudo de cartera. O demostrar experiencia adicional a la experiencia certificada en administración de Sistemas de Información de entidades financieras

2 Analista de información

Responsables de la aplicación de los procesos de saneamiento contable, recaudo y cobranza de cartera.

100%

Profesional titulado en contaduría o áreas económicas, Ingeniería industrial o administración de empresas.

Debe tener mínimo tres (3) años de experiencia certificada en la aplicación de procesos de saneamiento contable, recaudo de cartera y elaboración de acuerdos de pago.

Cant. CARGO RESPONSABILIDAD DEDICACION PERFIL EXPERIENCIA

2 Profesionales Operativos

Responsables de la atención y gestión de cobranza de cartera.

100%

Tecnólogos o Profesionales en áreas de Derecho/ Contaduría/Administración de Empresas o industrial

Debe tener mínimo un (1) año de experiencia certificada en la atención de procesos de recaudo de cartera o servicios de atención al cliente.

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Si los profesionales requieren ser cambiados por caso fortuito o de fuerza mayor, deberán ser reemplazados por otros de igual o mayor experiencia profesional y técnica especializada, previa aprobación por parte del Supervisor del contrato, que además se reserva el derecho de exigir el reemplazo o retiro de cualquier empleado vinculado al proyecto siempre y cuando justifique debidamente la solicitud. Es responsabilidad del contratista la planificación necesaria para que el personal propuesto, esté disponible al momento del inicio de la ejecución del contrato. 4.5 CRONOGRAMA DE TRABAJO

El CONTRATISTA debe presentar en forma impresa en formato de manejo de proyectos MS Proyect o cualquier otro software o herramienta computacional para el manejo de proyectos, el listado de actividades que desarrollara durante la ejecución del contrato, en el orden y forma que respalde todos los compromisos establecidos en el presente anexo técnico y en general de todas las condiciones establecidas en los presentes pliegos de condiciones.

Debe identificar las actividades de rutina por cada cobro o subcuenta en las diversas fases en que puede estar cada deudor, señalando el uso de recursos humanos, técnicos e informáticos en cada una de las mismas.

El cronograma debe identificar y establecer las reuniones del COMITE DE SEGUIMIENTO, que propone, así como las reuniones con el supervisor desde el inicio del contrato hasta su finalización, previendo una periodicidad mínima con el supervisor de forma mensual como mecanismo de control y seguimiento a la información sobre las gestiones relacionadas con el cobro pre jurídico y de cobro jurídico y demás actividades conexas. Sin embargo, toda vez que sea requerido por FONADE, EL CONTRATISTA deberá asistir para atender asuntos propios de la ejecución del contrato. El CONTRATISTA deberá contar con toda la información actualizada relacionada con el desarrollo del Contrato, las dificultades presentadas, las soluciones implementadas, el cumplimiento de cronogramas, las metas parciales alcanzadas, el seguimiento y gestión realizada con cada uno de los deudores, entre otras, y toda la información que sea pertinente o requerida por la Supervisión del Contrato. La reuniones se realizarán en la oficina de la supervisión del contrato o donde lo pacten previamente las partes,

El CONTRATISTA debe presentar con el cronograma, con base en las estimaciones de recuperación de cartera propuestas, la determinación de los ingresos que se espera recibir, en forma porcentual y los costos relacionados, como un flujo de caja esperado en la recuperación ajustada al cronograma propuesto y la inversión de recursos propuestos, así como estado de pérdidas y ganancias para el plazo de ejecución del contrato.

El cronograma debe señalar la ruta crítica determinada por el CONTRATISTA, conteniendo el mapa de riesgos asociado a la aplicación de lo previsto en el presente documento para la organización de la cartera, definiendo procesos, subprocesos actividad nombre del riesgo asociado, descripción, consecuencias, tipo de riesgo, impacto, probabilidad de ocurrencia y estrategias para eliminarlo o minimizarlo.

En el cronograma se debe tener en cuenta las fechas estimadas o los cronogramas previstos para adelantar las visitas domiciliarias, El contratista se compromete a no efectuar ninguna visita que involucre gastos de viáticos o desplazamientos aéreos sin la autorización previa del supervisor del contrato y contra programación previamente establecida en el comité de seguimiento o aprobada por la misma supervisión.

En la medida que los gastos de viáticos, gastos de viaje y honorarios por desplazamiento corresponden a lo reglamentado para la Función Pública, FONADE teniendo en cuenta dicha reglamentación para Funcionarios, Contratistas y Otros Terceros cuenta con las circulares internas y sus modificaciones que aplica para este tipo de gastos (Se anexa la Circular No. 073 del 26 de noviembre de 2009 expedida por la Gerencia General de Fonade). En consecuencia, la tarifa diaria

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en pesos que se establece para el reconocimiento al Contratista por gastos de viajes y honorarios por desplazamiento es la que corresponde a los valores comprendidos entre $0 a $1.536.077,oo de la mencionada circular No. 073. Por lo anterior, el CONTRATISTA entregará a FONADE, en documento escrito, la clasificación por zonas geográficas de la distribución y agrupamiento de las obligaciones. A partir de dicha distribución el CONTRATISTA realizará, mediante la metodología que tenga diseñada para tal fin, la planificación de las gestiones de cobro y recaudo junto con la programación de los viajes y desplazamientos que considere necesaria para garantizar la eficiencia de las gestiones de cobro. Previa gestión de contacto con los deudores, El CONTRATISTA debe presentar en el comité de seguimiento del contrato, la programación de viajes y desplazamientos para el mes siguiente adjuntando un cronograma detallado, el costeo detallado, los motivos que lo hacen viajar o desplazarse, el detalle de las gestiones a realizar y los resultados esperados. Se considera importante resaltar que El Contratista se obliga a reservar y tomar tiquetes de avión única y exclusivamente en clase económica.

Se llevará un control de viáticos, gastos de viajes y desplazamientos así como de los gastos por expensas procesales o judiciales, los cuales serán presentados en los informes mensuales de visitas y de ejecución presupuestal para legalizar ante FONADE, conforme la autorización previa dada por la supervisión y mediante actas suscritas donde se describa en detalle la utilización de los mismos y con los soportes respectivos a cada gasto.� Por lo anterior, el CONTRATISTA debe garantizar que con los anteriores recursos cubrirá los costos de viajes, traslado a otras ciudades, los gastos y expensas procesales durante el tiempo de vigencia del contrato y para la totalidad de los procesos que le sean asignados. La utilización de estos recursos debe realizarse estrictamente en un marco de austeridad económica y de buen manejo de los recursos.

4.6 INFORMES

INFORME DE DIAGNOSTICO DE LA CARTERA CON METAS DE RECUPERACION: Una vez culminado el primer mes de ejecución del Contrato, el CONTRATISTA se compromete a entregar y exponer ante el Comité de Seguimiento del contrato un informe que contemple el diagnóstico detallado de la cartera, las metas mensuales de recuperación y el porcentaje ajustado del éxito de la gestión. El informe debe contener la información por cada plan de negocio de manera mensual y consolidada, valor estimado a recuperar y el tiempo estimado de recaudo. Las cifras adicionalmente se deben proyectar en porcentajes.

Se deberá presentar con periodicidad mensual, cinco (5) días hábiles posteriores al vencimiento del mes, un Informe de la gestión de Cobranza que contenga cuando menos la siguiente información:

1) INFORME DE DEUDORES CONSOLIDADO FASE PRE JURIDICO: que debe realizar, presentar y exponer en las reuniones de seguimiento, EL CONTRATISTA, con la información de las gestiones y avances relacionados al cobro pre jurídico, con los campos e información completa, solicitada en las condiciones del sistema de información. La estructura del informe estará definida por el comité de seguimiento, a propuesta del contratista y con toda la información suficiente y necesaria para el Fondo Emprender la que como mínimo debe incluir, sin limitarse, la siguiente información: Número de la obligación, nombre del (los) deudor (es), número de cédula, número de identificación tributaria, ciudad y departamento, valor inicial de la obligación, capital, intereses corrientes, intereses de mora, fecha de suscripción del acuerdo de pagos, valor consignado, fecha de la consignación o pagos efectuados, si la consignación se hizo en efectivo y/o mediante cheque, número de cuotas del acuerdo, tasa de interés, tasa de interés de mora (cuando aplique), tiempo en días de mora, abonos acumulados a capital y a intereses, número de cuotas canceladas, número de cuotas por pagar, saldo por pagar, periodicidad del cobro, gestión de cobro y recaudo realizada, número de llamadas realizadas (efectivas y no efectivas), número de comunicaciones escritas enviadas, acciones tomadas cuando se presenta mora en los pagos, entre otras.

2) INFORME DE DEUDORES CONSOLIDADO FASE JURIDICO: que debe realizar, presentar y exponer en las reuniones de seguimiento, EL CONTRATISTA, con la información de las

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gestiones y estado del cobro jurídico, con los campos e información completa, solicitada en las condiciones del sistema de información. La estructura del informe estará definida por el comité de seguimiento, a propuesta del contratista y con toda la información suficiente y necesaria para el Fondo Emprender que como mínimo debe incluir, sin limitarse, la siguiente información: Número de la obligación, nombre del (los) deudor (es), número de cédula, número de identificación tributaria, ciudad y departamento, valor inicial de la obligación, capital, intereses corrientes, intereses de mora, fecha de suscripción del acuerdo de pagos, valor consignado, fecha de la consignación o pagos efectuados, si la consignación se hizo en efectivo y/o mediante cheque, número de cuotas del acuerdo, tasa de interés, tasa de interés de mora (cuando aplique), tiempo en días de mora, abonos acumulados a capital y a intereses, número de cuotas canceladas, número de cuotas por pagar, saldo por pagar, periodicidad del cobro, descuento de la comisión a favor del CONTRATISTA, valor de la comisión, Número y nombre del juzgado al cual correspondió el conocimiento de los diferentes procesos (cuando aplique), gastos de expensa, gestión de cobro y recaudo realizada, número de llamadas realizadas (efectivas y no efectivas), número de comunicaciones escritas enviadas, acciones tomadas cuando se presenta mora en los pagos, entre otras.

3) INFORME DE GESTION: El informe mensual a presentar por parte del CONTRATISTA debe registrar como mínimo: 1) Seguimiento al cronograma establecido, con las alternativas presentadas por el deudor, la recomendación, el correspondiente flujo de caja para su recuperación, la capacidad de pago del obligado y la posibilidad de recuperación total del saldo de la obligación, 2) Estado de las actividades del personal vinculado y 3) una información de la actividad detallada en la línea de atención asociada incluyendo la persona que se comunicó, la gestión realizada en cada llamada, la totalidad de llamadas recibidas, la totalidad de llamadas atendidas y no atendidas, la ciudad de origen. El reporte debe estar tipificado con el fin de obtener una clasificación clara por tema de llamada. Se entregará al FONADE una base de datos en formato de Excel con los datos de contacto actualizados de los deudores.

4) INFORME DE VISITAS: En forma mensual se debe agregar en acta independiente un informe del cumplimiento de las visitas programadas con los gastos detallados de la ejecución, con sus soportes anexos a la misma. Especificando el costo de tiquetes aéreos, desplazamientos terrestres o viáticos del personal. En ningún momento se pueden reconocer gastos superiores a las tablas de viáticos establecidos para FONADE o para el SENA, considerando los más bajos respectivos.

5) INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: En forma mensual se debe presentar el informe presupuestal ejecutado por fuente de recursos, es decir, discriminando los costos unitarios por plan de negocio recaudado: Personal profesional requerido, Personal de apoyo logístico y administrativo, Gastos de envíos masivos de correos, Gastos de llamadas o Call Center, Gastos de viaje y desplazamientos, Gastos de cartera y expensas procesales que se causen como: pólizas judiciales, timbres de pagarés, honorarios de secuestre, peritos o Curador Ad litem, con los soportes respectivos.

4.6.1 COMPROMISOS DEL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES

1) Todos los informes, soportes y anexos deberán ser presentados y radicados en el centro de correspondencia de FONADE. Deberán ser entregados de manera escrita, en original y en medio magnético a la supervisión del contrato. Los informes deberán ser presentados mediante los formatos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad del FONADE o definidos por el comité de seguimiento.

2) Los informes deberán ser aprobados por la Supervisión del contrato. Si el Supervisor del contrato solicita cualquier corrección en los informes, ésta deberá ser realizada e incluida en los informes dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. FONADE podrá realizar la solicitud de corrección por medio escrito o por medio

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electrónico. Hasta tanto no sean efectuadas todas las correcciones solicitadas o dirimidas todas las dudas, el informe respectivo no será aprobado.

El FONADE se reserva el derecho de requerir al CONTRATISTA en cualquier momento de la ejecución del contrato para que realice aclaraciones sobre el documento que expida e igualmente se reserva el derecho de aprobar o no el contenido de sus comunicaciones.

3) El CONTRATISTA deberá presentar el informe de cobranza mensual. En todo caso, el FONADE podrá solicitar informes sobre cualquier obligación, en cualquier tiempo y a su vez, el CONTRATISTA, debe hacer llegar la gestión, ya sea por correo electrónico, fax, correo postal, hoja electrónica u otro medio pactado en un término no mayor a un (1) día hábil y el CONTRATISTA deberá enviarlos de acuerdo a la estructura exigida, al siguiente día hábil de haberse solicitado.

4) El pago mensual del servicio al CONTRATISTA está sujeto a la presentación y aprobación, por parte del Supervisor del Contrato o a quien FONADE designe, del Informe Mensual de cobranza junto con todos sus soportes.

4.6.2 INFORME FINAL

Al finalizar el Contrato, quince (15) días hábiles posteriores a la finalización del contrato, EL CONTRATISTA presentará al FONADE el Informe Final del contrato el cual contendrá como mínimo la siguiente información:

a) Toda la información recopilada para el desarrollo del objeto del contrato, tanto cualitativa como cuantitativa, con su respectivo informe presupuestal por fuente de recursos.

b) Seguimiento metodológico desarrollado para efectuar la gestión de recuperación de cartera.

c) Deudores en el cual debe incluir, sin limitarse, la siguiente información: Número de la obligación, nombre del (los) deudor (es), número de cédula, Fecha de asignación, número de identificación tributaria, ciudad y departamento, valor inicial de la obligación, capital, intereses corrientes, intereses de mora, edad de vencimiento de la obligación, valor vencido, honorarios recaudados, valor recaudado, fecha de suscripción del acuerdo de pagos, valor consignado, fecha de la consignación o pagos efectuados, si la consignación se hizo en efectivo y/o mediante cheque, número de cuotas del acuerdo, tasa de interés, tasa de interés de mora (cuando aplique), tiempo en días de mora, abonos acumulados a capital y a intereses, número de cuotas canceladas, número de cuotas por pagar, saldo por pagar, periodicidad del cobro, descuento de la comisión a favor del CONTRATISTA, valor de la comisión, Número y nombre del juzgado al cual correspondió el conocimiento de los diferentes procesos (cuando aplique), gestión de cobro y recaudo realizada, número de llamadas realizadas (efectivas y no efectivas), número de comunicaciones escritas enviadas, acciones tomadas cuando se presentó mora en los pagos, estado de localización de los deudores, etapas realizadas describiendo la gestión desarrollada en cada una y sus resultantes, estadísticas que permitan evaluar la gestión de cobro adelantada y el estado inicial de la obligación y recomendaciones. La anterior información se deberá incluir, en su totalidad.

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5. FORMA DE PAGO

5.1 Honorarios por Prestación de Servicios:

No Desembolso % de Pago

Tiempo de ejecución

Metas iníciales propuestas por FONADE

Productos entregables

Primer desembolso de Hasta el 15%

1 semana Una vez legalizado el contrato y suscrita el Acta de Inicio.

� Un informe que contenga la capacidad organizativa para el desarrollo del contrato, donde se describa el Plan de Acción, la Metodología a utilizar y un cronograma de trabajo y actividades y demás entregables considerados en el Pliego de Condiciones y sus Anexos..

� Presentación de los costos proyectados, Anexo No. 7 A del Pliego de condiciones.

Segundo Desembolso de Hasta el 15%

30 días contados a partir del acta de inicio.

� Localización de los deudores: Gestión telefónica; Envío de correspondencia; Visita domiciliaria; Investigación de Bienes.

� Suscripción primeros acuerdos de pago por parte del contratista.

� Coordinación, verificación, seguimiento a acuerdos en dación de pago (Fondo Emprender-Deudores).

� Presentación de un Informe que contenga un diagnóstico de la cartera, producto de la gestión del primer mes y la presentación de un Plan de Metas que contenga el porcentaje a recaudar y de efectividad del recaudo.

� Informe de Deudores Fase Pre-jurídica con las bases de datos y especificaciones señaladas en el Anexo Técnico.

� Informe de Visitas. Acta de Control de gastos con soportes, avalado por el Supervisor del contrato.

� Informe de Ejecución Presupuestal � Demás entregables considerados en el Pliego

de condiciones y sus Anexos.

Tercer Desembolso de Hasta el 10%

60 días

� Suscripción acuerdos de pago en etapa pre-jurídica.

� Coordinación, consecución y seguimiento a acuerdos en dación de pago.

� Informe de procesos para cobro jurídico.

� Informe de Deudores Fases Pre-jurídica y Jurídica.

� Informe de Gestión � Informe de Visitas. Acta de Control de gastos

con soportes, avalado por el Supervisor del contrato



Cuarto Desembolso de Hasta el 10%

90 días

� Seguimiento acuerdos de pago en etapa pre-jurídica.

� Consecución nuevos acuerdos de pago en pre-jurídico.


� Inicio de procesos en etapa jurídica






Quinto Desembolso de Hasta el 10%

120 días




� Seguimiento a procesos en cobro-jurídico






Sexto Desembolso de Hasta el 10%

150 días




� Presentación con soportes de





�

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No Desembolso % de Pago

Tiempo de ejecución

Metas iníciales propuestas por FONADE

Productos entregables

casos incobrables. � Seguimiento a procesos en

cobro-jurídico.


Séptimo desembolso de Hasta el 10%

180 días



� Seguimiento a procesos en cobro-jurídico

� Renuncia al Poder otorgado para adelantar procesos jurídicos.






Octavo desembolso de Hasta el 20%

210 días � Seguimiento y últimas entregas

para acuerdos en dación de pago.

� Presentación de soportes de casos incobrables.

� Informe Final � Informe de Visitas. � Informe Final de Ejecución Presupuestal � Demás entregables considerados en el Pliego

de condiciones y sus Anexos. � Acta de Entrega y Recibo Final del Contrato

FGPPE41 � Acta de Entrega de Bienes y Servicios de

FONADE al Cliente 5.2 Prima de éxito en Cobro Pre-jurídico:

FONADE reconocerá y desembolsará directamente al CONTRATISTA los honorarios teniendo en cuenta que los mismos se causan por el cumplimiento en el recaudo exitoso de la cartera en las etapas pre-jurídica y previa presentación de los informes revisados y aprobados por parte del supervisor del contrato y consignados los recursos en la cuenta bancaria que destine FONADE. Teniendo en cuenta lo anterior y las obligaciones establecidas en los pliegos de condiciones y sus anexos, la forma de pago se realizará de la siguiente manera.

Por el logro de la recuperación de cartera y el cumplimiento de las metas de recaudo se le reconocerá una prima de éxito sobre el valor total de la obligación recaudada, siempre y cuando de cumplimiento con las metas y porcentajes de recuperación establecidas mes a mes y con los entregables establecidos en el pliego de condiciones y sus anexos. Para la liquidación de la prima de éxito se tendrá en cuenta la siguiente tabla:

Porcentaje de Recaudo Porcentaje de la Prima de Éxito 90%-99% 6% (seis por ciento) o proporcional 100% 7% (siete por ciento) Superior o igual 101% 8% (ocho por ciento)

Se tendrá en cuenta la meta que establece el CONTRATISTA una vez realizado el diagnóstico del estado de la cartera del cobro al deudor en esta etapa pre-jurídica por el cobro exitoso de la misma previa verificación y aval del Supervisor del contrato. El valor recaudado será presentado por el Contratista y constatado por el Supervisor del Contrato contra el estado de la cuenta bancaria destinada por FONADE

5.3 Porcentajes a reconocer en Cobro Jurídico: Los honorarios en la etapa jurídica deben ser cancelados por el deudor y se establecen por cuota litis. Dichos honorarios se cobrarán de acuerdo con el estado de la obligación o la etapa en que se encuentre el proceso ejecutivo al momento de realizar el pago y se liquidarán sobre el valor efectivamente recaudado así:

�

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Etapa del proceso porcentaje Honorarios Presentación de demanda Hasta el 7% Admisión demanda Hasta el 9% Notificación mandamiento de pago Hasta el 12% Sentencia a favor del FONADE Hasta el 13% Liquidación del FONADE aprobada Hasta el 14% Pago o remate de bienes Hasta el 15%

Si además la ejecución ordena o niega el cumplimiento de obligaciones de hacer, se incrementarán los porcentajes citados según lo fije el juez en la instancia respectiva.

6. COMITÉ DE CONTROL Y SEGUIMIENTO: Para la coordinación de actividades producto de la ejecución del contrato se conformará un comité de seguimiento, el cual estará conformado por tres representantes así: Por FONADE el Gerente del Convenio No. 193048 y/o el Supervisor del Contrato y por el CONTRATISTA el Director del Proyecto. Las funciones del Comité de seguimiento, serán definidas por FONADE mediante comunicación escrita dirigida al CONTRATISTA una vez sea suscrito y legalizado el contrato. Las reuniones del Comité se realizarán por convocatoria de cualquiera de sus integrantes, mediante la citación por escrito con dos (2) días hábiles de anticipación, pero cuando menos debe reunirse mensualmente.

Desde el inicio del contrato hasta su finalización, el CONTRATISTA seleccionado deberá reunirse con el supervisor del contrato quincenalmente (el segundo día hábil de cada quincena) para informar sobre las gestiones relacionadas al cobro prejurídico y mensualmente (el tercer día hábil de cada mes) para informar sobre las gestiones de cobro jurídico y demás actividades conexas. Sin embargo, toda vez que sea requerido por FONADE, EL CONTRATISTA deberá asistir para atender asuntos propios de la ejecución del contrato. La reuniones se realizarán en la oficina de la supervisión del contrato, los días y a la hora que sean pactados por las partes, para rendir informes verbales y escritos de la situación y avance del Contrato. Para cada reunión de seguimiento, incluyendo el comité de seguimiento, el CONTRATISTA deberá contar con toda la información actualizada relacionada con el desarrollo del Contrato, las dificultades presentadas, las soluciones implementadas, el cumplimiento de cronogramas, las metas parciales alcanzadas, el seguimiento y gestión realizada con cada uno de los deudores, entre otras, y toda la información que sea pertinente o requerida por la Supervisión del Contrato.

El CONTRATISTA deberá registrar con detalle en un acta, mediante los formatos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad del FONADE, los temas tratados y los compromisos adquiridos durante la reunión. Dicha acta debe contar con la aprobación y firma, tanto de la supervisión del contrato como del director de proyectos del CONTRATISTA y debe ser presentada como máximo cinco (5) días hábiles después de realizada la reunión.

Los informes deberán ser presentados mediante los formatos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad del FONADE. �

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