La importancia de la gestión de costos en las empresasUn enfoque desde los distintos sistemas de costeo

1.Los costos en las empresas: objetivos, etapas.

2.El cálculo de costos: problemas comunes.

3.Los distintos sistemas de costeo y sus características.

4.Conclusiones: costos ocultos, control de costos.

TEMARIO

Disertante:Cra MBA Silvina TalamoniPrograma de Mejora de la ProductividadINTI-Córdoba

Objetivos del Cálculo de Costos

La mayoría de las Pymes calculan sus costos con el fin de:

1.Fijar un precio de venta, ya que:

Precio de venta=costo total unitario + margen de utilidad

2. Conocer el resultado del negocio:Ingresos-costos totales=resultados (positivos o negativos)

Sin embargo, un buen sistema de costeo es mucho más que esto: es una HERRAMIENTA DE PLANIFICACION, CONTROL Y GESTION.

El cálculo de los costos es fundamental para TOMAR CUALQUIER DECISICION dentro de TODAS las áreas de la empresa. Por eso es

importante DEFINIR EL OBJETO DE COSTOS.

¿Por qué es necesario conocer la estructura de costos de su empresa?

Etapas del Desarrollo de Costos en las Empresas

1. Proporcionar informes relativos a costos para valuar el inventario (balance general), fijar y/o negociar precios y medir la utilidad (estado de resultados).

2. Ofrecer información para el planeamiento y el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (detección de desvíos, reducción de costos, mejorar la eficiencia).

3. Proporcionar información para fundamentar la toma de decisiones (decidir comprar o producir, agregar o discontinuar productos, aceptar o no ordenes especiales).

Las herramientas de análisis de costos permiten realizar análisis más objetivos, pero deben complementarse con la experiencia y la intuición del

empresario o las autoridades de la empresa.

El principal desafío de las Pymes es generar

información de costos confiable y oportuna

La gestión de costos

Hoy, la mayoría de los empresarios Pymes conducen su empresa mediante una gestión INFORMAL. Recién en situaciones de crisis general o cuando existen problemas

financieros en la compañía, se empiezan a enfocar en los COSTOS.

Los datos provenientes de la contabilidad tradicional NO están preparados para la toma de

decisiones, sino es necesario adecuarla a cada propósito.

TEORIA DE LA REALITIVIDAD DEL COSTO: existen costos distintos para propósitos distintos.

Pueden elaborarse distintos informes de costos como costos por productos, presupuestos, informes de desvíos, informes evolutivos, informes de punto de equilibrio, etc.

Cada informe implica clasificar y exponer los costos de manera tal que permita cumplir con el objetivo del análisis, siguiendo determinados criterios técnicos. Un error muy común es utilizar la misma información para todo…

El costeo de un productoLa mayoría de las empresas determinan su precio de venta partiendo del siguiente esquema:

+Costo de la materia prima

+Costo de la mano de obra

+Cuota o porcentaje de “Gastos generales”: incluye alquileres, sueldos de

supervisores, impuestos, gastos de mantenimientos, gastos de administración, etc…

=COSTO TOTAL

+ MARGEN DE UTILIDAD (MARK UP)

=PRECIO DE VENTA

Determinar los consumos de las materias primas y los tiempos de la mano de obra de

cada producto conlleva ciertas dificultades, de manera tal que la persona responsable

de hacerlo deberá poseer experiencia en el tema de modo que los eventuales “errores”

sean reducidos a límites tolerables. Por ello, es importante el trabajo en equipo entre

ADMINISTRACION Y PRODUCCION.

Los problemas en el cálculo del costos del producto

NO existen costos EXACTOS, pero un sistema de costeo razonable yadecuado puede evitar tomar decisiones equivocadas.

Costo del Producto

COSTOS FIJOS: son sensibles al nivel de producción.

COSTOS INDIRECTOS: la cuota de costos a cargar depende del criterio elegido (base de asignación)

La mayoría de los “gastos generales” son…

Ejemplo: prorrateo o asignación de costos indirectosDatos iniciales:

Estado de Resultado

Ventas 4.000.000$ 1 Costo de materia prima 2.000.000$

2 Costo de mano de obra 800.000$

3 Gastos generales 1.000.000$

Resultado 200.000$

4 Precio de venta 300$

5 Costo unitario de MP 100$

6 nº empleados MOD 40

7 hs anuales prom/emp 1600

8 hs de MOD/unidad 10

CALCULOS

Precio de venta 300$

Materia prima 100$

MOD 125$ valor hora promedio*hs de procesamiento/unidad

Gastos grales ????? 12,50$ 10

Costo total 225$ Resultado ?????

Ejemplo: prorrateo o asignación de costos indirectos

El Sistema de Costeo utilizado se denomina de “Tasa Única” porque imputa los gastos generales sobre la base de un solo parámetro: materia prima o mano de obra

Tasa de aplicación de los Gastos Grales:

a) En función a la materia prima GG/Materia prima

0,50$ Por cada $ de materia prima, incurro en $0.5 de GG

b) En función a la mano de obra GG/Mano de obra Por cada $ de mano de obra, incurro en $1.25 de GG

1,25$

Por lo tanto, el cálculo en cada caso sería:Precio de venta 300$ Precio de venta 300$

c Materia prima 100$ c Materia prima 100$

d MOD 125$ d MOD 125$

e Gastos grales 50$ c*a e Gastos grales 156$ d*b

Costo total 275$ Costo total 381$ Resultado 25$ Resultado -81$

Características de un buen sistema de costeo

• Analítico: permite localizar los puntos fuera de control, es decir, dónde se producen los desvíos y su responsable.

• Operativo: es capaz de aportar información para que el empresario pueda tomar decisiones.

Respecto del Sistema de Costeo de Tasa Única, se puede decir que NO es:

• Analítico: porque agrupa una serie de costos considerablemente distintos, dificultando el control de gestión de cada uno de ellos.

• Operativo: supone que cada aumento en la materia prima o mano de obra genera un aumento de la misma proporción en todos los conceptos incluidos en los gastos generales.

Esta generalidad produce una sobrecarga de gastos generales en productos con elevada incidencia en materia prima y viceversa (o mano de obra, si fuese la base de

asignación elegida).

El sistema de costeo tradicional o por centros de costos

Utiliza DISTINTAS bases de asignación de costos para los DISTINTOS costos indirectos.

BASE DE ASIGNACIÓN

Base de distribución

Tasa de aplicación de costos indirectos

Inductor de costosCOSTOS INDIRECTOS OBJETO DE COSTOS

CENTRO DE COSTO PRODUCTO

OBJETO DE COSTOS OBJETO DE COSTOS

CENTRO DE COSTO

Centro de costos: grupo de costos homogéneo (por función, territorio, recursos o contables).

El sistema de costeo tradicional o por centros de costos

PASOS

1. Identificar los costos directos a los productos: MATRIZ INSUMO/PRODUCTO2. Determinar la cantidad y precio de cada material directo.3. Clasificar la mano de obra por sector y determinar el costo laboral total (incluyendo las

cargas sociales, SAC, premios, vacaciones, etc.)4. Definir los centros de costos: 5. Distribuir los costos de conversión (MOD+CIF) entre los distintos centros de costo

(DISTRIBUCION PRIMARIA)

6. Distribuir los costos de los departamentos de servicio a los productivos. DISTRIBUCION SECUNDARIA-método secuencial

Corte Ensamble y armado Pintura y terminado

Administración

de Fábrica Mantenimiento Depósito

(+) (+) (+) (+) (+) (+)

Corte Ensamble y armado Pintura y terminado

Administración

de Fábrica Mantenimiento Depósito

(+) (+) (+) (-) (-) (-)

Método Tradicional de Costeo: PASOS

7. Distribuir los costos de los departamentos productivos a los productos o servicios prestados.

RESUMEN:

Corte Ensamble y armado Pintura y terminado Sillas

(-) (-) (-)

Mesas

COSTOS DIRECTOS PRODUCTOS

CENTROS Base de asignación

PRODUCTIVOS

COSTOS

INDIRECTOS Base de asignación

Base de asignación

CENTROS DE

APOYO

Distribución primaria Distribución secundaria Distribución terciaria

Características del Sistema de Costeo Tradicional

• Analítico: permite localizar los puntos fuera de control, es decir, dónde se producen los desvíos y su responsable.

• Operativo: es capaz de aportar información para que el empresario pueda tomar decisiones.

Respecto del Sistema de Costeo Tradicional, se puede decir que es:

• Analítico: porque permite localizar los excesos de consumo, de manera que se puede conducir una gestión bajo control, y utiliza distintas bases de asignación para los diferentes costos, teniendo en cuenta el grado de correlación elegida y el costo a imputar.

• NO Operativo: no permite responder a preguntas tales como, cuál es la rentabilidad de mis productos, cuál es el nivel de ventas mínimo que cubre todos mis costos, cuál es el precio mínimo al que debo vender, me conviene continuar o discontinuar una línea de producto determinada?

Repasando, un buen sistema de costeo es:

La aplicación de este sistema de costeo requiere conocer el proceso productivo, elegir los centros de costos y analizar cada ítem de costos y su base de asignación más

adecuada.

Prorrateo o asignación de costos indirectosLa elección de la base de asignación puede basarse en los siguientes criterios:

Relación causa-efecto: gastos de mantenimiento/horas requeridas en cada máquina.Beneficios recibidos: publicidad institucional/unidades vendidasCapacidad para soportar costos: cuando el precio de venta lo define el mercado.

Nº de unidades producidas, kg o litrosNº de unidades vendidas, kg o litrosNº hs hombreNº hs máquinaNº de montajesNº de ensamblesNº unidades inspeccionadas (calidad)Nº de reparacionesNº de cajas en stockNº de entregas, nº de embarques, nº de cajas enviadasNº de empleados, nº de vendedoresNº de unidades transportadasNº de clientes, nº de visitas a clientesNº de pedidos, remitos, facturas, ordenes

Costo MODCosto materiales directosCosto primoCosto de conversiónCosto de los repuestosCosto de las reparacionesValor de los activos (servicio de vigilancia)Ventas en pesosPrecio de ventaTamaño del pedidoValor del pedidoKm recorridosTiempo invertido (en producir, vender, controlar)DiámetroSuperficiePeso

Este sistema de costeo requiere clasificar los costos en fijos y variables

Análisis marginal

Los costos variables se relacionan con el nivel de actividad.

Los costos fijos se relacionan con la estructura o capacidad instalada de la empresa.

El Análisis Marginal vs el Sistema Tradicional

El Análisis Marginal para la toma de decisiones

A pesar que todos los productos tienen una CMg positiva, la empresa está obteniendo pérdidas.Sin embargo, qué pasaría si se elimina alguno de los productos?

.

Informes de costos bajo el enfoque del Margen de Contribución

Conclusión: conceptualmente, la CMg representa el exceso de ingresos sobre los costos variables; es lo que contribuye cada producto a cubrir los costos fijos, y una vez cubiertos, a generar un beneficio.

IMPORTANTE: la separación entre costos fijos y variables debe incluir tanto los costos de producción como los costos administrativos, comerciales y financieros.

DATOS INICIALES Producto A Producto B Producto C

Unidades 250 180 210

Precio de venta 25,00$ 18,00$ 21,00$

Costo variable unitario 15,00$ 12,00$ 17,00$

Costos Fijos 30.000

CALCULOS Producto A Producto B Producto C Total

Ventas 6.250,00$ 3.240,00$ 4.410,00$ 13.900,00$

Costos Variables 3.750,00$ 2.160,00$ 3.570,00$ 9.480,00$

Margen de contribución 2.500,00$ 1.080,00$ 840,00$ 4.420,00$

Costos fijos 30.000,00$

Resultado -25.580,00$

Características del Análisis Marginal

• Analítico: permite localizar los puntos fuera de control, es decir, dónde se producen los desvíos y su responsable.

• Operativo: es capaz de aportar información para que el empresario pueda tomar decisiones.

Respecto el Análisis Marginal, se puede decir que es:

• NO es analítico: cuando clasifica los costos por su comportamiento y no por función y/o centro de costo o no segrega cada ítem de costo, sino los trata globalmente.

• Operativo: permite responder a preguntas tales como, cuál es la rentabilidad de mis productos, cuál es el nivel de ventas mínimo que cubre todos mis costos, cuál es el precio mínimo al que debo vender, me conviene continuar o discontinuar una línea de producto determinada?

Repasando, un buen sistema de costeo es:

RESUMIENDO…

SISTEMA DE COSTEO ANALITICO OPERATIVOTASA UNICA NO NO

ANALISIS MARGINAL (mal llamado costeo variable o directo) NO SI

COSTEO POR CENTROS DE COSTOS (costeo integral o por asborción) SI NO

¿Cómo hacemos para elegir entre sistemas alternativos de costeo?

Sobre la base de la relación beneficio-costo, tener en cuenta las metas

deseadas y el costo del sistema implicado.

Por ejemplo:

Conocer el costo total de mis productos y fijar precio

Tomar decisiones estratégicas o tácticas

Los costos y la toma de decisiones

Modelos de Fijación de Precios

El elemento más importante para la fijación de precios es el mark up que debe agregarse a la base de costos para determinar el precio.

Este margen debe ser lo suficiente para cubrir TODOS los costos (fijos/variables) y obtener el rendimiento deseado.

Existen dos formas de determinar el precio de venta:

Enfoque de Costo Total Producto A Enfoque del Margen de Contribución Producto A

Materiales directos 6$ Materiales directos 6$

Costos de conversión variables (*) 3$ Costos de conversión variables 3$

Costos de conversión fijos 11$ Gastos de adm y venta variables 2$

Costo total de producción 20$ Total de costos variables 11$

Margen 10 50% Margen 19,03 173%

Precio de venta 30$ Precio de venta 30$

(*) costos de conversión: mano de obra directa+costos indirectos de fabricación

Aunque aparentemente no hay diferencias entre cada método, el segundo deja de lado los costos fijos unitarios (que siempre son algo arbitrarios).

Algunas empresas incorporan los gastos

administrativos y comerciales al costo de

producción, y recién allí le agregan el mark up.

CONCLUSIONES

En las Pymes, los costos OCULTOS representan alrededor del 30% de los costos totales.

Causas:

• Productos reprocesados• Excesos de stock• Ausencia de puntos de control en el proceso• Falta de compromiso del grupo• Falta de capacitación• Ausencia de mantenimiento preventivo• Existencia de tiempos muertos en el traslado y manipulación de materiales

Hoy, la mayoría de los empresarios industriales están más preocupados por aumentar su producción que en analizar sus costos, cuando una mejora en la productividad les

permitiría fabricar más y disminuir costos simultáneamente.

CONCLUSIONES

La gestión de costos

No busque en el asesoramiento profesional una “receta” para reducir costos, sino genere información que le permita detectar

puntos fuera de control.

Los programas de reducción de costos ayudan a las compañías a crear una CULTURA de planificación y administración de costos.

Tipos Descripción Ejemplos Alternativas

Capacidad

Depreciaciones, seguros,

impuestos

Operación

Sueldos,

mantenimiento,

servicios públicos

Programables Capacitación, publicidad

Eliminar estructura, renegociar precio, obtener

beneficio impositivo

Idem, más políticas de restricción, cambios

tecnológicos, MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD

Controlables por la empresa.

Reducción de costos fijos

Estructura

Puesta en marcha

Decisión

CONCLUSIONES

Algunas pautas sugeridas para gestionar costos:

•Eliminar fallas, desperdicios y en general cualquier actividad que no agregue valor.•Armar presupuestos o flujos de fondos a corto, mediano y largo plazo.•Tener un “controller” en la empresa independiente de quienes compran y/o utilizan losrecursos.•Promover la competencia entre los proveedores por las compras que realiza la empresa.•Evaluar a fondo las distintas alternativas de financiación.•Solicitar justificación de todo pedido de compra.•Analizar la tercerización y/o asociación con clientes/proveedores para una mayor integración en la cadena de valor.•Capacite a sus empleados, manténgalos motivados.

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Muchas gracias por su atención