ELABORACIN DE BASES DE LICITACINFormacin contInua

Identificar y analizar los conceptos y elementos importantes en la elaboracin de Bases de Licitacin que permitan contribuir a mejorar la eficiencia en el proceso de compra

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

Definicin de requerimiento 1Seleccin del mecanismo de compra2Llamado y recepcin de ofertas3Evaluacin de ofertas4Adjudicacin oferta5Recibo de producto o servicio6Seguimiento y monitoreo de la compra7 INICIO FINII. PROCESO DE ABASTECIMIENTOElaboracin de Bases de Licitacin

1. PROCEDIMIENTO DE DEFINICIN DE UN REQUERIMIENTO (RFI)Solicitud de RequerimientoDirectorFuncionariosJefes Dptos, entre otros.Bsqueda de equipo de trabajoEn el caso de compras complejas buscar expertos para este requerimiento. Internos o externos. En caso de compras sobre 1000 UTM establecer una Comisin de al menos 3 personas.Request for information (Solicitar Informacin)Invitar a los proveedores sobre el tema para comprender claramente qu comprar. Utilizar aplicacin Consultas al mercado que se ubica en la opcin de men Licitacin.Reunin con equipo de trabajoSe rene el comprador con el equipo de trabajo para definir ahora con ms informacin qu se desea comprar (priorizando precio, calidad, etc). Importante es que este mismo equipo de trabajo se quien haga la evaluacin de las ofertas.Definicin de requerimientoSe detalla y especifica que bien ser el mejor para la institucin. Un requerimiento se define como la necesidad de adquirir un bien o servicio para el funcionamiento de la institucin.

12345Internos (propia institucin)

APLICACIN RFI:

IMPORTANTE

Definir clara y de manera precisa el requerimiento, utilizando el conocimiento que la organizacin tiene del bien.

Es muy necesario formar un grupo de trabajo experto que sea parte del comit evaluador.

No olvidar establecer clausulas de readjudicacin en las bases.

Cuando las contrataciones superen las 1000 UTM, la licitacin pblica ser siempre obligatoria, salvo lo sealado en el art. 10 del reglamento. Adems, debern ser evaluadas por una comisin de al menos tres funcionarios pblicos internos o externos al organismo (Art.37 reglamento).

RECORDAR NO SLO QU DESEO COMPRAR, SINO TAMBIN:

1. PARA QU NECESITO ESTE PRODUCTO O SERVICIO?

2. CUNDO LO NECESITO?

En el marco de un acuerdo para el mejoramiento del entorno laboral, el Departamento de Recursos Humanos solicit la contratacin de un curso de capacitacin en prevencin de riesgos laborales. La Unidad de Abastecimiento realiz un llamado a licitacin indicando en el requerimiento que el criterio determinante ser el precio. Tambin se indic el presupuesto con que se contaba. Se recibieron 3 ofertas: Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3

2. Ejemplo de la importancia de definir eficazmente un requerimiento

Debemos definir el requerimiento lo mejor posible, considerando todos sus aspectos relevantes.Los proveedores nos ofertan mejor con una buena definicin del requerimiento.Una mejor definicin el requerimiento nos permite contar con criterios claros para evaluar la mejor oferta.PROBLEMAS DEL CASO Existen factores que no permiten comparar nuestras ofertas (Ej: Curso de stress v/s curso de riesgos laborales). El precio no es nico factor o criterio para tomar decisiones.EN QU NOS PERJUDICA COMO COMPRADORES? Perder tiempo, dinero y credibilidad ante la jefatura y proveedores. Generar mayor revisin por parte de los auditores internos y externos.Declarar desierta la LicitacinCONCLUSIONES

III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIN1. Enfquese en las compras importantes

2. Haga participar al usuario interno

3. Consulte a sus pares, expertos y/o proveedores

4. Defina las caractersticas claves (criterios) del producto o servicio

5. Registre y utilice la informacin de las adquisiciones

III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIN1. Enfquese en las compras importantes

2. Haga participar al usuario interno

3. Consulte a sus pares, expertos y/o proveedores

4. Defina las caractersticas claves (criterios) del producto o servicio

5. Registre y utilice la informacin de las adquisiciones

III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIN1. Enfquese en las compras importantes

2. Haga participar al usuario interno

3. Consulte a sus pares, expertos y/o proveedores

4. Defina las caractersticas claves (criterios) del producto o servicio

5. Registre y utilice la informacin de las adquisiciones

III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIN1. Enfquese en las compras importantes

2. Haga participar al usuario interno

3. Consulte a sus pares, expertos y/o proveedores

4. Defina las caractersticas claves (criterios) del producto o servicio

5. Registre y utilice la informacin de las adquisiciones

III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIN1. Enfquese en las compras importantes

2. Haga participar al usuario interno

3. Consulte a sus pares, expertos y/o proveedores

4. Defina las caractersticas claves (criterios) del producto o servicio

5. Registre y utilice la informacin de las adquisiciones

1. Enfquese en las compras importantes, complejas o costosas, no descuidando las compras rutinarias.

III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIN

2. Haga participar al usuario interno

En el caso de compras estratgicas es muy importante constituir una comisin o equipo de trabajo que est formado al menos por: el solicitante, algn experto en el tema y un representante de abastecimiento. No olvidar que sobre 1000 UTM se necesita una Comisin de al menos tres funcionarios.

En caso que fuese necesario, debe involucrarse algn asesor legal y/o representante de finanzas.III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIN Hacer participar a quienes formulan el requerimiento al comenzar y en el proceso de la compra.

3. Consulte a sus pares, expertos y/o proveedores

Consulte a proveedores. Preguntar por las opciones existentes en el mercado que solucionan mejor nuestra necesidad. Esta consulta debe ser amplia y transparente (Request For Information). Utilizar el formulario que entrega el sistema.III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIN Preguntar a compradores de otras instituciones. Revisar las Bases de Licitacin publicadas en el portal www.mercadopublico.cl, las cuales estn disponibles para todo usuario. Consulte a expertos internos. Por ejemplo al comprar tecnologas complejas.

El Departamento de Recursos Humanos ha solicitado la contratacin de un curso de capacitacin en materia de Asesoras Comunicacionales. Se trata de un curso enfocado especficamente para el anlisis del discurso que enfrenta el Director cada da ante los ciudadanos. Se deja constancia que en esta institucin no existe personal con los conocimientos apropiados para definir adecuadamente el tipo de asesora que convendra realizar. Por esta razn, la unidad de abastecimiento tiene serias dificultades para preparar la definicin de requerimientos, por lo que ha decidido consultar a los eventuales oferentes respecto de las caractersticas principales que debiera tener la asesora. Para tales efectos, y siendo lo ms transparente posible, la invitacin fue hecha de manera formal, invitando por medio del sistema en la aplicacin Consulta al Mercado a todos los oferentes del o los rubros seleccionados, con la finalidad de realizar consultas y solicitar caractersticas principales de la asesora a contratar: nmero de horas de la asesora, contenidos, metodologa de evaluacin, mejores experiencias, etc. En sntesis, con la informacin recogida se elabor la definicin del requerimiento atendiendo a la informacin entregada por los propios eventuales oferentes.

4. Definir los elementos claves (criterios) al evaluar una ofertaIII. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIN Existen otros factores distintos al precio cuando evaluamos. Tales como: Calidad (Ej. Certificaciones) Experiencia (Ej. Aos de la empresa en el rubro) Caractersticas Tcnicas (Ej. Rendimiento del producto) Servicio post venta (Ej:Servicio Tcnico) Costo de repuestos e insumos (Hay disponibilidad y son econmicos? Garanta en caso de fallas (Ej. Condiciones de garanta)Tiempo de respuesta o entrega (Ej. Tiempo de entrega del producto) Eficiencia energtica (Ej. Menos gasto de energa) Otros

Pondere los criterios adecuadamente para obtener la evaluacin final de cada propuesta. Para poder comparar sobre la base de criterios, stos deben ser cuantificables de alguna forma (medibles). No se deben incorporar aspectos que resulten discriminatorios o que impliquen barreras ilegtimas para la competencia. Elegir un nmero adecuado de criterios de comparacin. Dejar fuera alguno importante puede ser complejo, pero tener demasiados har ms difcil la evaluacin. Si fuese necesario establecer Factores o Subfactores que desagreguen y expliquen mejor el criterio.

Imagine que deseamos adquirir 10 impresoras lser para nuestras oficinas. Supongamos que disponemos de dos alternativas que satisfacen nuestros requerimientos. Sus costos son: 5. Registre y utilice la informacin de las adquisicionesIII. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACINMucha informacin que generamos al realizar Licitaciones nos puede servir para elaborar futuras bases.Ejemplo: Confeccionar en Excel una tabla con los datos de mayor importancia para el comprador.

FECHAEMPRESA(IDENTIFICACIN)NOMBRE LICITACIN E IDDESCRIPCIN DEL PRODUCTO O SERVICIOCARACTERSTICAS ESPECFICAS COSTOEVALUACIN DE LA COMPRA(1 a 7)EVALUACIN DEL PROVEEDOR (1 a 7)

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